Xây dựng tôn chỉ hoạt động phù hợp sẽ có được phương cách quản lý hiệu quả

BAN LIÊN LẠC CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG VIỆT NAM 340 XÂY DỰNG TÔN CHỈ HOẠT ĐỘNG PHÙ HỢP SẼ CÓ ĐƯỢC PHƯƠNG CÁCH QUẢN LÝ HIỆU QUẢ Nguyễn Thị Thanh Huyền1 1. Đặt vấn đề Quản lý hiệu quả luôn đem lại lợi ích cho bất kỳ đơn vị, tổ chức nào trên mọi phương diện. Trước hết, nó giúp cho đơn vị tiết kiệm được chi phí, nguồn nhân lực, sau đó là giúp cho đơn vị nâng cao được uy tín và vị thế, dễ dàng thu hút các dự án hợp tác, đầu tư. Tuy nhiên, để thực hiện được quản lý một cách có hiệu quả không phải là điều đơn giản. Quản lý cơ sở vật chất, tài chính, công việc đã khó, quản trị nhân sự còn khó hơn. Vậy thì lời giải cho bài toán quản lý hiệu quả là gì? Đó chính là xác định được tôn chỉ hoạt động ngay từ đầu một cách đúng đắn và khoa học. Về mặt học thuật, tôn chỉ hoạt động trước hết phải xác định được nét đặc trưng, định vị hình ảnh riêng biệt của đơn vị trên thương trường. Chẳng hạn, nói đến dầu gội Clear là nói đến tính năng trị gầu, nói đến bột giặt Omo là nói đến “chuyên gia” giặt tẩy chất bẩn. Đề cập đến trường Đại học kinh tế quốc dân là nói đến sự nghiên cứu chuyên sâu (hàn lâm) và đa dạng, trường Đại học ngoại thương là nói đến sự nổi trội về ngoại ngữ, các hoạt động ngoại giao (dancing, giao tiếp). Khi có sự thay đổi tất yếu theo nhu cầu của toàn cầu hóa thương mại, của xã hội chẳng hạn như: các trường đại học, cao đẳng phải chuyển đổi đào tạo theo niên chế sang hệ thống tín chỉ, các trường phải tiến hành kiểm định chất lượng thông qua các hoạt động đánh giá trong và đánh giá ngoài thì cũng chỉ là các hoạt động “hòa nhập chung cùng cộng đồng”, còn các trường vẫn phải hướng tới con đường riêng mà mình đã lựa chọn. Đây còn là phương cách mà đơn vị tạo dựng được lợi thế cạnh tranh rất hiệu quả. Trong bối cảnh thông tin có quá nhiều, con người chỉ có thể nhớ đến những gì đơn giản nhất, cô đọng nhất và mang tính chuyên biệt sâu nhất. Sau khi xác định được đúng phù hợp tôn chỉ hoạt động cho đơn vị mình, bước tiếp theo là kế hoạch hành động tổng thể và chi tiết để triển khai thực hiện. Các nhánh kế hoạch nhỏ, cụ thể cho từng người, từng mốc thời gian và phân bổ ngân sách tương ứng sẽ giúp cho đơn vị bạn hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng hơn, đồng thời nó còn là 1 ThS – Trưởng khoa QTKD – Trường CĐ Cộng đồng Hà Nội HỘI THẢO KHOA HỌC: “GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG VIỆT NAM” 341 công cụ kiểm tra, đánh giá hữu hiệu mức độ, năng lực và cường độ làm việc của mỗi nhân viên. Vậy câu trả lời đầu tiên cần trả lời là: đơn vị của bạn sẽ định hình một vị trí, một hình ảnh như thế nào trong tương lai? Tôn chỉ hoạt động bao gồm tầm nhìn, sứ mạng, kế hoạch hành động cho phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. 2. Tôn chỉ hoạt động và phong cách quản lý tại Cao đẳng Cộng đồng Hà Nội Trường Cao đẳng Cộng đồng (CĐCĐ) Hà Nội có một lợi thế rất lớn là luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu học của xã hội, nâng cao vị thế của trường trong cộng đồng dân cư. Điều này thể hiện trên 4 mảng lĩnh vực hoạt động chính: - Thời gian nâng cấp trường nhanh nhất: xuất phát từ nhu cầu chung của xã hội là các học viên mong muốn được học ở bậc đại học. Do đó, trường đã nâng cấp từ bậc dạy nghề (năm 1997), lên trung học chuyên nghiệp (1998), lên cao đẳng (năm 2005) và mục tiêu hướng tới là đại học vào năm 2013. - Tốc độ nâng cao trình độ chuyên môn của giáo viên nhanh nhất: Năm 2005, tỷ lệ cán bộ, giảng viên, giáo viên trong trường có trình độ sau đại học là 5%, năm 2010, tỷ lệ này là 60%. - Là trường CĐ tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi hình thức đào tạo niên chế sang hệ thống tín chỉ: Bắt đầu từ năm học 2010-2011, trường đã tổ chức thực hiện sự chuyển đổi này, đi kèm với nội dung này là một loạt chương trình hành động để áp dụng hệ thống quản lý đồng bộ theo ISO kể từ đầu năm 2011. - Lãnh đạo nhà trường khuyến khích “tính tự chủ” cho các khoa đào tạo chuyên ngành: Mọi thông tin được cập nhật thường xuyên, các khoa được chủ động xây dựng chương trình đào tạo tổng thể trên cơ sở chương trình khung, rà soát và quyết định thay đổi nội dung môn học được cập nhật đưa vào giảng dạy trong thời gian ngắn... Một vấn đề quan trọng hơn cả, lãnh đạo nhà trường khuyến khích các khoa nỗ lực định hịnh và phát triển theo một phong cách riêng, đặc thù từng ngành nghề. Với cương vị là trưởng khoa Quản trị kinh doanh, trường CĐCĐ Hà Nội, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc “hoạch định con đường đi cho khoa” trong lĩnh vực quản lý đào tạo của mình, rất mong sự đóng góp ý kiến của quý vị để tôi hoàn thiện công tác quản lý tốt hơn. BAN LIÊN LẠC CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG VIỆT NAM 342 Xác định tôn chỉ đào tạo: Tăng cường thực hành kỹ năng nghề nghiệp trên mô hình mô phỏng và doanh nghiệp thực tế - Tên khoa : Quản trị kinh doanh - Chuyên ngành đào tạo : Quản trị Marketing - Phương châm : Năng động trong đào tạo kỹ năng - Slogan : Cƣờng thịnh kỹ năng, gia tăng phú quý - Tầm nhìn chiến lược : Hợp tác, liên kết cấp bằng quốc tế từ năm 2015 - Mục tiêu đào tạo: Sau khi học xong khóa học, học viên có khả năng:  Thuyết trình trước công chúng  Xác định mục tiêu, lập kế hoạch hành động  Phát triển thương hiệu  Tổ chức công việc, sự kiện  Phỏng vấn xin việc làm - Để thực hiện được mục tiêu đào tạo như trên, kế hoạch hành động được thực hiện trên 6 mảng hoạt động chính: Tích cực đổi mới phương pháp dạy học: thiên hướng về huấn luyện kỹ năng: học viên phải tự nghiên cứu tài liệu, giáo trình ở nhà, trên lớp sẽ thực hành kỹ năng và giải quyết các bài tập tình huống thực tế. Các kỹ năng nghề bao gồm: giao tiếp, thuyết trình, tìm hiểu tâm lý khách hàng, xác định mục tiêu và kế hoạch, tổ chức sự kiện, khai thác thị trường, tiếp thị sản phẩm, giám sát bán hàng, làm việc theo nhóm. Biên soạn chương trình, giáo trình, ngân hàng câu hỏi thi (chủ yếu là trắc nghiệm), bài giảng điện tử. Tăng cường các hoạt động truyền thông quảng bá: tham gia các chương trình game show trên truyền hình, thành lập trang Web của khoa trong trang Web của trường (với các chuyên mục mang tính đặc thù chuyên ngành), thiết kế logo riêng mang phong cách chuyên ngành Marketing... Đề xuất với nhà trường kế hoạch huấn luyện cho các học viên thực hành kỹ năng tổ chức sự kiện, giao tiếp, dẫn chương trình bằng việc phối hợp với nhà trường cùng HỘI THẢO KHOA HỌC: “GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG VIỆT NAM” 343 tham gia tổ chức và triển khai các sự kiện trong trường (chẳng hạn như ngày khai giảng, miting 20/11, bế giảng năm học). Tăng cường mối quan hệ với doanh nghiệp để tạo cơ hội việc làm bán thời gian cho học viên, đồng thời tạo điều kiện thực hành kỹ năng nghề nghiệp thực tế hơn. Đã triển khai từ năm 2009. Tăng cường các mối quan hệ với các tổ chức xã hội, tổ chức và tham gia các chương trình từ thiện, câu lạc bộ sở thích nhằm thực hành các kỹ năng làm việc với cộng đồng. Đã triển khai từ năm 2009. Xây dựng mô hình căng tin trong trường do khoa Quản trị kinh doanh quản lý để học viên có cơ hội thực hành nghề. Dự kiến thực hiện vào năm 2014. - Căn cứ vào 6 mảng hoạt động chính nêu trên khoa đã xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng phần, từng giai đoạn, tôi xin giới thiệu một số biểu mẫu giao kế hoạch: Biểu 1: kế hoạch công việc tổng thể TT Nội dung công việc Thứ tự ƣu tiên Ngƣời chủ trì Ngƣời phối hợp Ngân sách Thời gian Yêu cầu về kết quả Với mỗi một công việc cụ thể đều có bản mô tả công việc kèm theo người chủ trì cần phải làm, chịu trách nhiệm. Biểu 2: Bảng theo dõi tiến độ công việc PHIẾU GIAO KẾ HOẠCH DỰ THI HỘI GIẢNG CẤP TRƢỜNG Năm học: 2010 - 2011 Người thực hiện : Nguyễn Thị Bích Phượng Số năm giảng dạy : < 3 năm Số lần đã tham gia : chưa Học phần/ môn : ... Tên bài dự thi : .. BAN LIÊN LẠC CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG VIỆT NAM 344 Thời gian T8 Tháng 9 Tháng 10 T11 TT 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Chọn và đăng ký bài thi Soạn giáo án, thông qua tổ trưởng chuyên môn Giáo án thông qua trưởng khoa Trình bày ý tưởng và phương pháp cho tổ trưởng & trưởng khoa Soạn bài giảng trên Powerpoint Khoa duyệt và đóng góp ý kiến Chỉnh sửa hoàn tất Tham gia hội giảng Hà Nội, ngày .. tháng năm 2010 Trƣởng khoa (Đã ký) Ngƣời thực hiện (Đã ký) 3. Tóm lại Trên cơ sở xác định một “phong cách” đào tạo riêng cho chuyên ngành quản trị Marketing, khoa đã thiết kế các biểu mẫu giao kế hoạch cho từng tổ bộ môn, từng giáo viên, đồng thời sử dụng một số phần mềm để hỗ trợ cho công tác quản lý. Dựa trên quan điểm quản lý con người bằng hiệu quả công việc và các kế hoạch việc làm chi tiết được triển khai. Trong quá trình thực hiện, có những thay đổi, những sự kiện tác động đan xen sẽ được xem xét định hướng giải quyết ngay lập tức cho phù hợp. Đó chính là con đường mà khoa Quản trị kinh doanh trường CĐCĐHN đã, đang và sẽ thực hiện và có hiệu quả.