Xây dựng hệ thống quản lý và biên tập tạp chí khoa học - Giáo dục

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN 17 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ BIÊN TẬP TẠP CHÍ KHOA HỌC - GIÁO DỤC DEVELOPING MANAGEMENT AND PUBLISHING SYSTEM FOR THE JOURNAL OF SCIENCE AND EDUCATION Lê Nhật Anh(1), Phạm Thị Hồng Hạnh(2) (1) (2)Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn; {anhln, hanhpth}@viethanit.edu.vn Tóm tắt Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục đã được xuất bản định kỳ 02 tập một năm. Với số lượng nghiên cứu ngày càng nhiều, công việc xử lý ngày càng lớn, đòi hỏi sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình xuất bản, từ gửi bài đến tổ chức phản biện, qua đó giúp cho việc xuất bản chuyên đề - tương lai sẽ được Nhà trường đầu tư phát triển thành Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện, hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện. Từ khóa: Hệ thống thông tin, Xuất bản tạp chí. Abstract After more than seven issues, the journal of Science and Education are published twice a year and the number of articles is increasing. Hence, it’s necessary to have a journal management and publishing online system. The system has been designed to reduce the time and energy devoted to the clerical and managerial task for authors, editors and reviews. It assists with every stage of the refereed publishing process, from submissions through to online publication. As the result, the publishing process is more professional, convenient and highly effective. Keywords: Information system, Journal publishing. 1. Đặt vấn đề Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục của Trường đã để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp, tạo nên những bước đột phá trong phong trào nghiên cứu khoa học, góp phần xây dựng thương hiệu mạnh cho Trường. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý trong việc xuất bản và biên tập tạp chí, nhất là trong giai đoạn Trường đang triển khai nhanh và mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động giảng dạy và quản lý, Ban giám hiệu, Hội đồng Khoa học Nhà trường đã đưa vấn đề này vào định hướng nghiên cứu khoa học. Do vậy, nhóm tác giả đề xuất được thực CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018) 18 hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học này. Với định hướng trong tương lai Chuyên đề được phát triển thành Tạp chí, để việc quản lý được thuận lợi và hiệu quả, sau khi nghiên cứu, phân tích mô hình hoạt động xuất bản Chuyên đề của Nhà trường và tham khảo một số hệ thống nhận bài trực tuyến, nhóm đã xây dựng một hệ thống quản lý và biên tập Tạp chí Khoa học và Giáo dục tương đối hoàn chỉnh, giúp giảm thời gian và công sức cho các tác vụ hành chính và quản lý gắn với việc biên tập một tạp chí, đồng thời cải tiến việc lưu giữ hồ sơ và hiệu suất của các quá trình biên tập. Đây cũng xem như là bước chuẩn bị ban đầu để đảm bảo tốt việc tiến tới xuất bản Tạp chí Khoa học riêng của Trường sau này. 2. Phân tích hệ thống 2.1. Quy trình hiện tại Với quy trình hiện tại, mỗi năm 2 lần, chuyên viên Khoa học Công nghệ (CV KHCN) của Phòng Hợp tác quốc tế và Khoa học công nghệ (HTQT&KHCN) sẽ thay mặt Ban Biên soạn (BBS) chuyên đề ra thông báo nhận bài cho số mới. Sau khi hết hạn nhận bài, CV KHCN sẽ tập hợp danh sách các bài đã gửi, đề xuất phản biện cho từng bài và trình lên trưởng BBS, nếu được đồng ý sẽ tiến hành quá trình phản biện, còn không sẽ thay đổi, cập nhật theo yêu cầu. Người phản biện sau khi nhận được thông tin bài nghiên cứu, sẽ tiến hành phản biện và gửi phiếu đánh giá. Sau khi CV KHCN nhận được phiếu đánh giá, sẽ gửi thông báo chỉnh sửa theo yêu cầu cho tác giả. Tác giả nghiên cứu sau khi chỉnh sửa xong sẽ gửi lại cho CV KHCN và nghiên cứu chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho phản biện đánh giá lại, đạt hay không đạt. Quá trình phản biện có thể diễn ra một hoặc nhiều lần. Kết thúc quá trình phản biện, CV CNKH sẽ lập danh sách các bài nghiên cứu được phản biện đồng ý, gửi tờ trình lên Hiệu trưởng và Trưởng BBS để phê duyệt quyết định xuất bản. Sau khi được đồng ý, sẽ tiến hành các bước tiếp theo để xuất bản tập mới như biên tập bản in, ký hợp đồng xuất bản với nhà xuất bản, sau khi nhà xuất bản bàn giao, sẽ kết thúc hợp đồng và tiến hành thủ tục thanh toán. 2.2. Yêu cầu với hệ thống Dựa trên quy trình và yêu cầu thực tế trong công tác quản lý, ứng dụng quản lý Tạp chí Khoa học - Giáo dục hướng tới mục đích đáp ứng những yêu cầu về quản lý, lưu trữ thông tin lý lịch khoa học của người dùng; Quản lý, lưu trữ thông tin về tạp chí: số, bài nghiên cứu, thông tin chung; Hỗ trợ quy trình gửi bài và phản biện bài nghiên cứu; Tra cứu thông tin nghiên cứu và thống kê nghiên cứu. 2.3. Tác nhân tham gia vào hệ thống Các tác nhân tham gia vào hệ thống bao gồm: - Người dùng bình thường: Là người dùng không đăng nhập, chỉ tra cứu thông tin. Sau khi đăng ký hoặc đăng nhập, người dùng bình thường sẽ trở thành các tác nhân khác dựa trên quyền được cấp. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN 19 - Quản trị hệ thống: Người quản trị chung về hệ thống. - Biên tập viên: Người quản trị cho một tạp chí. - Tác giả: Người gửi bài đăng tạp chí. - Phản biện: Người được ban biên tập tạp chí mời phản biện một bài nghiên cứu. Từ danh sách mô tả các trường hợp sử dụng, biểu đồ use case sử dụng của hệ thống của 3 tác nhân quan trọng gồm biên tập viên, tác giả và phản biện được mô tả như hình dưới đây: Hình 1. Use case tổng quan của hệ thống Biên tập viên CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018) 20 3. Xây dựng chương trình 3.1. Tổng quan hệ thống Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng hệ thống VHMIS, sử dụng công nghệ Web, người dùng thao tác với ứng dụng thông qua các trình duyệt. Dựa trên ý tưởng của mô hình kiến trúc Microservices (các dịch vụ nhỏ), ứng dụng được tách nhỏ chức năng tùy mục đích, nhờ đó có thể sử dụng lại các ứng dụng có sẵn hoặc ứng dụng của bên cung cấp thứ 3. Các tác nghiệp quản lý người dùng, phân quyền, đăng nhập do các dịch vụ có sẵn VHMIS đảm nhiệm. Việc thông báo bằng email được đảm nhiệm bởi dịch vụ SMTP của server mail trường. Thông tin lý lịch khoa học của cán bộ giảng viên trong trường được lấy từ ứng dụng Quản lý Thông tin khoa học trên hệ thống ESYS. Thông qua Hệ thống VHMIS, ứng dụng được tích hợp sẵn tính năng đăng nhập bằng tài khoản của ESYS và Email trường, nhờ đó không cần phải cấp mới tài khoản đối với người dùng là cán bộ giảng viên của Trường. Trang web công khai để quảng bá tạp chí được thiết kế riêng, tích hợp vào Website trường và thông tin cơ sở dữ liệu được lấy từ hệ thống qua các API được xây dựng kèm. Hình 2. Sơ đồ tổng quan hệ thống Ứng dụng quản lý Tạp chí TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN 21 3.2. Hệ thống đề xuất phản biện Để hệ thống có thể đề xuất phản biện chính xác, chúng tôi áp dụng cách xây dựng danh mục lĩnh vực đồng nhất với hệ thống quản lý lý lịch khoa học. Việc đồng bộ này sẽ giúp hệ thống có thể truy vấn các nhà khoa học có khả năng phản biện dựa theo quá trình nghiên cứu khoa học của họ. Danh mục lĩnh vực được áp dụng gồm 4 cấp, 3 cấp lớn nhất cơ bản dựa trên danh mục BẢNG PHÂN LOẠI LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, cấp 4 là cấp chia nhỏ do ban biên tập đặt ra. Việc tìm kiếm người phản biện phù hợp trước tiên sẽ tìm các nhà khoa học có chung nghiên cứu ở lĩnh vực cấp 4 với bài nghiên cứu, trong trường hợp không thể tìm ra, hệ thống sẽ đề xuất dựa trên lĩnh vực cấp 3. Với cách xây dựng đề xuất này, cơ bản đã hỗ trợ các biên tập viên rút ngắn thời gian tìm kiếm. Ngoài ra, để thuận tiện, hệ thống còn cho phép Ban biên tập xây dựng nên danh sách các chuyên gia cho từng lĩnh vực dựa trên thống kê thủ công, từ đó có thể cho đề xuất chính xác nhất. Hình 3. Hệ thống đề xuất chuyên gia có thể mời cho một bài báo thuộc lĩnh vực marketing 3.3. Xây dựng API Để đảm bảo tính mở của hệ thống, cũng như chia sẻ thông tin về các tạp chí và cung cấp công cụ phát triển cho các ứng dụng khác liên quan, ứng dụng Quản lý Tạp chí khoa học còn cung cấp các API công khai trên nền tảng web theo chuẩn RESTful. Các API được cung cấp từ địa chỉ https://vhmis.viethanit.edu.vn/research/public-api. Với mục tiêu cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng dụng thứ 3, các tài nguyên được API cung cấp bao gồm: - GET /journal Lấy danh sách các tạp chí. CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018) 22 - GET /journal/{journalId} Lấy thông tin tạp chí. - GET /journal/{journalId}/issue Lấy danh sách các số của tạp chí. - GET /journal/{journalId}/issue/{issueID} Lấy thông tin trong 01 số của tạp chí. - GET /journal/{journalId}/submission/{submissionID} Lấy thông tin một bài nghiên cứu của tạp chí. - GET/journal/{journalId}/submission/{submissionID}/full-text tải toàn văn của bài nghiên cứu (nếu miễn phí). 3.4. Kết quả thực hiện Sau gần 6 tháng phát triển, nhóm tác giả đã xây dựng được 1 ứng dụng Quản lý Tạp chí khoa học, với các tính năng sau: - Quản lý được nhiều tạp chí trên các phương diện: thông tin chung, số báo, bài báo. - Quản lý được quá trình gửi, nhận, quá trình biên tập, quá trình phản biện và xuất bản cho một bài báo khoa học. - Phản biện không giới hạn số lần và số người phản biện trong 1 lần. - Quản lý được danh sách các nhà khoa học và lĩnh vực chuyên môn để đề xuất phản biện. - Cung cấp thông tin thống kê cho tạp chí. Hình 4. Giao diện quản lý quyết định đối với bài báo TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN 23 - Cung cấp được API cho ứng dụng thứ 3 phát triển. - Chức năng đề xuất người phản biện là một trong những chức năng quan trọng của hệ thống. Nó cho phép biên tập viên đề xuất người phản biện thông qua danh sách các giảng viên/nhà khoa học có chuyên môn tương đương với lĩnh vực mà bài nghiên cứu đang cần tìm phản biện do hệ thống đề xuất dựa trên kho dữ liệu người dùng sẵn có. - Hệ thống cho phép soạn thư tự động, gửi duyệt đích danh và thông báo qua email khi có bài duyệt mới. - Hệ thống cho phép nhận phản hồi của tác giả và phản biện trực tiếp trên hệ thống. 3.5. Thử nghiệm và đánh giá kết quả Từ trung tuần tháng 6/2017, hệ thống đã được triển khai dùng thử trên thực tế tại địa chỉ https://vhmis.viethanit.edu.vn/research/journal, quá trình thử nghiệm dùng để triển khai công tác xuất bản tập thứ 8 của Chuyên đề Khoa học - Giáo dục. Hệ thống được triển khai đến cho cán bộ quản lý chuyên môn ở phòng HTQT&KHCN, cùng giảng viên nhu cầu gửi bài và được mời phản biện. Hầu hết, người dùng đều có thể thao tác được với các tính năng thông qua hướng dẫn được biên soạn sẵn. Kết quả tính đến ngày 31/10/2017, hệ thống cơ bản đã đáp ứng được quá trình xuất bản cho tập 8 của chuyên đề, đã có 22 bài nghiên cứu của 20 tác giả được gửi trên hệ thống và tiến hành đầy đủ các quy trình của phản biện, cụ thể 44 lượt phản biện đến từ 17 người phản biện. Các chức năng quản lý đề tài như gửi bài, mời phản biện, phản biện và gửi ý kiến phản hồi đều được thực hiện trực tuyến, dữ liệu được lưu và cập nhật ngay cho người dùng khi có thay đổi. Chức năng tìm phản biện giúp biên tập viên lựa chọn phản biện có chuyên môn phù hợp với đề tài mà không cần phải xem hồ sơ khoa học của họ. Nhìn chung hệ thống đã phần nào giúp tin học hoá công tác quản lý, giảm thời gian điều hành tác nghiệp, nâng cao hiệu suất quản lý, đạt được yêu cầu đề ra ban đầu. Hệ thống được xây dựng trên framework có sẵn của Trường do chính tác giả nghiên cứu và phát triển trước đây, mà không sử dụng bất kỳ hệ quản trị nội dung web miễn phí có sẵn. Qua đó góp phần gia tăng độ bảo mật, tính ổn định của website. 4. Kết luận Qua thời gian triển khai, nhóm nghiên cứu đã hoàn thành việc xây dựng ứng dụng đáp ứng được các yêu cầu đặt ra ban đầu cũng như các nhu cầu phát sinh trong quá trình triển khai nghiên cứu. Sản phẩm đã được tích hợp vào Hệ thống Thông tin của Trường và đã hoàn tất các bước chạy thử nghiệm. Ứng dụng đã thay thế hoàn toàn việc thực hiện biên soạn/biên tập chuyên đề Khoa học - Giáo dục qua email. Ứng dụng được thiết kế theo hướng mở, dễ dàng phát triển mở rộng nâng cấp trong tương lai, linh hoạt trong giao tiếp và tương tác; dễ dàng trong quản trị, đơn giản trong bảo trì; có thể áp dụng cho các loại tạp chí khác, và còn có khả năng sử dụng cho các CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018) 24 hội nghị hội thảo khoa học. Khả năng chia sẻ dữ liệu thuận lợi và đơn giản. Sản phẩm được đánh giá cao về khả năng ứng dụng vào thực tế và đáp ứng đầy đủ yêu cầu phát triển cho mô hình gửi bài và xuất bản trực tuyến. Thông qua hệ thống, Lãnh đạo Trường có thể nắm bắt kịp thời tình hình xuất bản chuyên đề, từ đó có thể giải quyết nhanh những vấn đề liên quan. Trong tương lai, hệ thống sẽ được bổ sung các tính năng theo góp ý của người dùng, kết hợp phát triển với VHMIS để đưa vào sử dụng hệ thống thông báo, trao đổi, cũng như tìm kiếm dữ liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống có thể ứng dụng Web ngữ nghĩa, dữ liệu đồ thị sẽ giúp hệ thống tìm kiếm, đề xuất phản biện được tối ưu hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Ban ISO (2017), Quy trình Xuất bản Chuyên đề Khoa học và Giáo dục QT.04-HTQT, Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn. [2] Lê Nhật Anh, Lê Công Võ (2012), Nghiên cứu và xây dựng Framework PHP hỗ trợ việc phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trường Cao đẳng CNTT Việt - Hàn, Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn. [3] Lê Nhật Anh (2012), Tài liệu hướng dẫn sử dụng Framework VHMIS, Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn. [4] Trung tâm CNTT (2016), Tài liệu hướng dẫn sử dụng Framework ESYS, Đại học Huế. [5]