Xây dựng chương trình mô phỏng qui trình tính lương và thanh toán lương

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUI TRÌNH TÍNH LƯƠNG VÀ THANH TOÁN LƯƠNG Đỗ Quốc Bảo, Võ Trọng Bình Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Lạc Hồng baolachong@yahoo.com.vn Tóm tắt: Trải nghiệm môi trường thực tế khi làm một việc gì cũng khá quan trọng cho nên có câu trăm nghe không bằng một thấy, học phải đi đôi với hành…Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên mà tầm ảnh hưởng của khoa học công nghệ là hết sức to lớn. Điều đó cho phép chúng ta có thể làm nhiều công việc thực tế chỉ thông qua các cỗ máy thông minh do con người “đào tạo” nên . Ở đây chúng tôi muốn trình bày phần mềm mô phỏng qui trình kế toán tiền lương, thông qua màn hình máy tính hình ảnh doanh nghiệp như được hiện hữu với các công việc thực tế phải làm hằng ngày giúp chúng ta có cảm giác như đang làm việc thực sự, với các cơ sở đào tạo có thể nói đó là một môi trường khá lý tưởng để sinh viên tiếp cận và làm quen công việc trong tương lai của mình. I. GIỚI THIỆU Hàng năm đầu ra của các cơ sở đào tạo trong cả nước là khá lớn, nhu cầu tuyển dụng lao động của các doanh nghiệp thì không hề nhỏ thế nhưng một nghịch lý là các doanh nghiệp vẫn không tuyển đủ số lượng như mong muốn hoặc nhận rồi phải mất thời gian đào tạo lại mới đáp ứng được yêu cầu công việc. Kinh tế nước ta đang trên đà khởi sắc, gia nhập WTO tức con thuyền của chúng ta đã ra khơi, thách thức và cơ hội là như nhau. Nguồn lực con người luôn có yếu tố quyết định trong mọi giai đoạn mọi thời đại. Câu hỏi đặt ra, làm thế nào để đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội? Công tác đào tạo phải lấy chất lượng làm tiêu chí hàng đầu, giỏi lý thuyết không chưa đủ mà phải vận dụng lý thuyết đó vào thực hành một cách khoa học và sáng tạo. II. TỔNG QUAN Hiện nay, mô hình phòng thực hành kế toán đã được thực hiện tại nhiều trường đại học và cao đẳng. Một số công trình nghiên cứu trước nay có liên quan đến đề tài như: AccNet – Công ty Cổ phần tin học Lạc Việt và Đại học Bình Dương Với phần mềm này, sinh viên sẽ được bổ sung kiến thức và kĩ năng nghiệp vụ trong việc ứng dụng vào công tác kế toán tài chính của doanh nghiệp và có thể tạo báo cáo và sổ sách kế toán trên phần mềm này. Phần mềm kế toán tài chính AccNet cho Khoa Quản Trị Kinh Doanh sử dụng trong việc giảng dạy sinh viên năm cuối chuyên ngành Kế Toán trong khuôn khổ môn học “Tin Học Kế Toán”. Theo đề cương môn học, phần lớn thời gian của môn học sẽ dành cho việc thực hành tổ chức công tác kế toán trên phần mềm AccNet áp dụng cho một “doanh nghiệp ảo”. Khóa học sẽ tổ chức thành các nhóm sinh viên “đóng vai” như một Phòng kế toán “ảo”, nhập dữ liệu kinh tế phát sinh trong 01 tháng của một doanh nghiệp có thật trong thực tế Lạc Việt AccNet – Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Phần mềm giảng cho sinh viên năm cuối với môn Hệ thống thông tin kế toán. Việc làm này giúp sinh viên làm quen với việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo báo cáo và sổ sách kế toán trên phần mềm. Trường đã tạo ra những phòng kế toán ảo cho sinh viên làm quen. Điều này giúp sinh viên kết hợp lý thuyết với thực tiễn ngay trên giảng đường Đại học, đến khi ra trường có khả năng thực hiện công tác của chuyên viên phân tích hệ thống, có thể tư vấn thiết kế và tin học hoá công tác kế toán. MISA Mimosa và MISA-SME – Công ty Cổ phần MISA và trường Cao đẳng Công nghệ Viettronics Ngày 23-1-2007, tại 118 Cát Bi, quận Hải An, thành phố Hải Phòng, Công ty Cổ phần MISA và trường Cao đẳng Công nghệ Viettronics đã tổ chức lễ ký kết hợp tác đào tạo đưa phần mềm kế toán MISA Mimosa và MISA-SME vào công tác giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy. Phần mềm giúp các bạn sinh viên không chỉ nắm vững kiến thức về lý thuyết mà còn có cơ hội ứng dụng các kiến thức được học để sẵn sàng làm việc khi ra trường. “Phòng thực hành kế toán ảo” – Khoa Kế toán - Học viện Tài chính Nhà trường có bộ môn Kế toán máy với nội dung bao gồm : Tổ chức công tác trong điều kiện kế toán máy. Mục đích của phần này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trên máy. Hay nói cách khác nội dung của phần học này có thể giúp người học có thể trả lời được câu hỏi: Khi thực hiện tổ chức kế toán trên máy thì doanh nghiệp cần phải tổ chức như thế nào đối với từng nội dung cụ thể về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với môn học kế toán trên máy, để nâng cao khả năng thực hành kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo, tạo điều kiện cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu tốt hơn, năm học 2003 Học viện đã xây dựng và trang bị "Phòng thực hành kế toán ảo". Phòng thực hành kế toán ảo được xây dựng với những tính năng như một thư viện điện tử, một phòng kế toán ảo giúp cho sinh viên dễ dàng tra cứu thu thập thông tin kế toán và tự thực hành các nghiệp vụ kế toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán tới tổng hợp lập báo cáo kế toán, hơn thế nữa chương trình còn cho phép các giáo viên soạn thảo bài tập với những kịch bản, tình huống khác nhau, sinh viên thực hành sau đó có thể đối chiếu với đáp án khi cần thiết. Qua các công trình trên chúng ta nhận thấy: ¾ Ưu điểm: các phần mềm thực hiện thành công việc mô phỏng công việc qui trình kế toán tổng quát, tạo được môi trường thực tế cho sinh viên kế toán. ¾ Nhược điểm: Từ một dữ liệu đầu vào ta sẽ giải quyết bài toán từ đầu cho đến cuối. Điều đó có thể dẫn đến sự chủ quan trong công việc cũng như thiếu tính thách đố cho người học, đặc biệt là không mô phỏng được công việc một cách chi tiết nhất. Người học khi muốn thực hành một vai trò nào đó có thể phải làm công việc của vài vai trò mới có dữ liệu đầu vào cho vai trò của mình, thật không thuận tiện khi các vai trò khác chúng ta đã biết rõ hoặc ta không có nhiều thời gian chẳng hạn. III. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ¾ Thay vì xây dựng chương trình mô phỏng tổng quát, chúng tôi chia nhỏ qui trình thành nhiều vai trò nhỏ hơn nhưng vẫn mô phỏng được qui trình. Các vai trò của qui trình lại được diễn giải một cách chi tiết rất thuận lợi cho người học. ¾ Việc chia nhỏ qui trình cũng khắc phục được sự chủ quan của người học, với một dữ liệu đầu vào thì mọi vai trò đều có thể thao tác ngay vào công việc của mình. Ngoài ra các kết quả hệ thống lấy một cách ngẫu nhiên nên chương trình còn thách đố được người học: à, công việc gồm những việc như thế hay tại sao cột tiền hưởng chế độ 100% của bảng lương này là đúng…. ¾ Nếu người học muốn thao tác từ đầu đến cuối vẫn có thể thực hiện bằng cách chọn một tình huống cho tất cả vai trò của mình. Ngoài ra để hấp dẫn người học và cho sinh động chúng tôi dùng các hoạt cảnh đồ họa động phục vụ cho việc mô phỏng của mình. IV. QUI TRÌNH THỰC HIỆN Bước 1: Tìm hiểu và các kiến thức về kế toán nói chung và qui trình “kế toán tiền lương” nói riêng. Bước 2: Song song với việc tìm hiểu các kiến thức về kế toán chúng tôi tìm hiểu các kiến thức về đồ họa cũng như cách tạo con trỏ chuột động từ các file ảnh để giúp cho công việc mô phỏng của mình. Bước 3: Phân tích yêu cầu chương trình, bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005. Bước 4: Viết chương trình dùng Visual Basic 2005, kết hợp tạo các hoạt cảnh trong flash dùng cho việc mô phỏng, tạo các con trỏ chuột cho chương trình thêm sinh động bằng Axialis CursorWorkshop. Bước 5: Lặp lại bất kỳ bước nào bên trên nếu trong quá trình viết và kiểm tra thấy cần thiết. V. ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Sau thời gian nghiên cứu và thực hiện, đề tài đã hoàn thành các nhiệm vụ đề ra, đó là: xây dựng chương trình mô phỏng qui trình tính lương và thanh toán lương chạy trên máy tính để giúp người học có thể dễ dàng nắm bắt các công việc kế toán. Sau đây là một vài kết quả đạt được: ¾ Đề tài đã mô phỏng được quy trình tổng quát cũng như các bước thực hiện trong quy trình Kế tóan tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp. ¾ Giao diện đơn giản và các bước thực hiện được cụ thể hóa tương đối gần với thực tế giúp sinh viên có thể dễ dàng hình dung và thực hiện phần hành hiệu quả. ¾ Đề tài giúp cho sinh viên có thể hệ thống lại các kiến thức cơ bản nhất về Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đồng thời còn giúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm những kiến thức về lý thuyết đã được học ở trường trong thực tế của doanh nghiệp. ¾ Bộ số liệu chính xác đã nêu và xử lý một số tình huống thường xảy ra trong thực tế, giúp sinh viên có thể củng cố và nắm vững những gì cơ bản nhất. Điều này khá quan trọng vì nó giúp ích sinh viên khá nhiều trong giai đoạn thử việc tại các doanh nghiệp, làm cho sinh viên được đánh giá cao trong giai đoạn này. ¾ Sinh viên có thể đứng ở tất cả các vai trò liên quan đến quy trình trong doanh nghiệp. ¾ Ngoài những thao tác nghiệp vụ tính toán lương, chương trình mô phỏng này còn giúp sinh viên học ngành Tài chính kế toán năm cuối có điều kiện tiếp cận môi trường làm việc thực tế của một nhân viên kế toán tiền lương ngay từ trên ghế nhà trường: cần gặp ai, làm gì và sử dụng các biểu mẫu liên quan ra sao trong công tác tính lương. ¾ Chúng tôi đã xây dựng được các vai trò tương ứng với các công việc liên quan trong quá trình tính lương trong công ty. ¾ Sau khi hoàn tất, dung lượng chương trình đã đóng gói là 11.3MB và cần 21.5MB bộ nhớ để cài đặt và lưu trữ dữ liệu. Với mục tiêu mô phỏng trực quan qui trình kế toán thực tế, vì vậy vấn đề hình ảnh đồ họa được đưa vào sử dụng trong chương trình là khá phổ biến dễ dẫn đến việc tăng dung lượng chương trình, xong chúng tôi đã giảm thiểu được mối lo ngại này với sản phẩm hình tĩnh từ photoshop (for web) và hình động từ flash hoặc Axialis CursorWorkshop. ¾ Chương trình đã được chạy thử nghiệm trên nhiều loại máy tính đơn có phạm vi cấu hình của chúng khá rộng từ Centrino 1,73GB và 1GB RAM cho đến Core 2 Duo 2,4GHz và 2,7GB RAM hoặc đã từng cài đặt và chạy thử trên hệ thống 30 máy tính chia xẻ dữ liệu trong một mạng nội bộ có cấu hình chung là Core 2 Duo, 2.2GHz và 1GB RAM. Hiện nay, chương trình sử dụng các tình huống minh họa một cơ quan tối đa có 7 bộ phận (phòng ban), mỗi bộ phận khoảng 10 nhân viên, như vậy với khoảng dưới 100 dòng dữ liệu hiện có và với phương pháp truy xuất dữ liệu đang được sử dụng trong chương trình chủ yếu là random thì chỉ mất khoảng 1/1000 của phút để xuất kết quả. Ước tính, trên thực tế, nếu cơ quan có 100 bộ phận, mỗi bộ phận có 100 nhân viên thì số dòng dữ liệu cũng chỉ tăng đến 10000 dòng thì chi phí thời gian duyệt dữ liệu vẫn nằm trong khoảng chấp nhận được. Điều này cho thấy, phần mềm không đòi hỏi quá cao về cấu hình máy tính. Dự đoán, măc dù các hãng sản xuất máy tính liên tục tung ra thị trường những sản phẩm có cấu hình phần cứng ngày càng được nâng cao nhưng chương trình vẫn có thể sử dụng cho nhiều cấu hình máy cao hơn trong thời gian dài về sau mà vẫn chưa lạc hậu. VI. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt [1] Phương Lan, “Visual Basic 2005 - lập trình cơ sở dữ liệu với ADO.NET 2.0”, tập 3, quyển 1, Nhà xuất bản Phương Đông, 2007, 408tr. [2] Võ Văn Nhi, PGS.TS, “Kế Toán Tài Chính”, Nhà xuất bản Tài Chính, 2009, 320tr. [3] Trần Thị Yến Phương, “Xây dựng mô hình phòng thực hành kế toán tài chính tại trường đại học DL Lạc Hồng”, Đề tài nghiên cứu khoa hoc, 2005. [4] Nguyễn Trường Sinh, “Macromedia Flash MX 2004”, Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội, 2004, 192tr. [5] Nguyễn Trường Sinh, “Tự học Flash”, Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội, 2005, 276tr . [6] Nguyễn Trường Sinh, “Lập Trình ActionScript Cho Flash ”, tập 1, Nhà xuất bản Lao Động Xã Hội, 2007, 396tr. [7] Đậu Quang Tuấn, Cử nhân Toán-Kỹ sư tin học, “Thiết Kế Ảnh Động & Thiệp Điện Tử Bằng Macromedia Flash MX 2004 Một Cách Nhanh Chóng Và Hiệu Quả Qua Các Chương Trình Mẫu”, Nhà xuất bản Giao Thông Vận Tải, 2006, 400tr. Các website