Xác định hành động phân tích nguồn lực cho chương trình tổng thể

P ag e1 XÁC ĐỊNH HÀNH ĐỘNG PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC CHO CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TS. BS. Dương Đình Công MỤC TIÊU: Sau khi học bài này sinh viên có khả năng: - Tầm quan trọng của việc phân tích hành động, nguồn lực - Phân tích được các nguồn lực theo hành động đã xác định - Trình bày được các bảng hành động, nguồn lực I. ĐẠI CƯƠNG: Trong quy trình lập kế hoạch, xây dựng chương trình dài hạn hay những dự án ngắn hạn, sau khi xác định vấn đề cần giải quyết, chọn lựa giải pháp, xây dựng hệ thống mục tiêu là bước xác định các hành động cần phải thực hiện để đạt các mục tiêu đã đề ra. Đối với chương trình dài hạn, chương trình giải quyết một vấn đề sức khỏe hay “tổng thể”, kế hoạch hành động sẽ được xây dựng theo từng mục tiêu lớn; nhưng các phần cụ thể bên trong như người thực hiện hay thời gian sẽ được trình bày một cách khái quát, do đây là tài liệu để trình duyệt, để tính kinh phí chung Sau khi chương trình được chấp thuận và có đủ điều kiện để triển khai, các nhà quản lý sẽ xây dựng kế hoạch hành động cho Đề án/Kế hoạch triển khai một cách cụ thể hơn để có thể thông tin, bàn bạc, hợp đồng với các nhóm thực hiện một cách cụ thể hơn và nhất là đảm bảo cho việc thực hiện các công việc được thống nhất, theo kế hoạch đã đề ra. II. XÁC LẬP CÁC HÀNH ĐỘNG: Ngay sau khi xây dựng mục tiêu, hoạt động cơ bản tiếp theo là xác lập các hành động, đây là một bước đòi hỏi nhiều suy nghĩ, sáng tạo. Phần này là bước quan trọng nhất vì đây là cơ sở để chương trình có thể triển khai được, vì không có hành động thì làm sao nói đến triển khai thực hiện. Nội dung bài này đề cập đến xác lập hành động và phân tích nguồn lực cho kế hoạch triển khai, như vậy đương nhiên đã có kế hoạch chương trình dự án rồi, đã được duyệt rồi, nay viết kế hoạch triển khai để bắt đầu thực hiện. P ag e2 1. Khái niệm về từ ngữ: a. Hoạt động (activity): Hoạt động được định nghĩa như là một trách nhiệm, một chức năng để thực hiện một mục tiêu trung giang hay chuyên biệt, một hoạt động bao gồm nhiều hành động hay nhiệm vụ. Chú ý hoạt động là một công việc kéo dài suốt quá trình thực hiện chương trình. VD: - Hoạt động khám chữa bệnh. - Hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe. - Hoạt động dự phòng. - Hoạt động kế hoạch hóa gia đình. b. Nhiệm vụ hay Hành động (tasks): Hành động liên quan đến một công việc cụ thể phải thực hiện, đó là hợp đồng giữa nhà quản lý và bên thực hiện chương trình, được phát biểu hay diễn tả bằng câu viết (rõ ràng, chi tiết, cụ thể) và xác định sản phẩm cuối cùng (output). VD: Hành động hay Nhiệm vụ: - Thông tin, tuyên truyền về KHHGĐ (trong tháng 9/2002) - Lên dự trù, tiếp nhận trang thiết bị cho đề án X. - Khám nội khoa trong đợt khám nghĩa vụ quân sự năm 2000. - Làm báo cáo cho đề án Y 2. Hai phương pháp xác lập hoạt động: a. Phương pháp đi lên: Tổ chức buổi họp “Động não” (Brain Storming) để tất cả các thành viên đề ra tất cả các hoạt động cần thiết. Thư ký ghi lại tất cả các hoạt động lên bảng lớn (không cần theo thứ tự), phòng họp phải được chuẩn bị các bảng lớn, hay giấy lớn dán trên tường để ghi tất cả các ý kiến. Sau đó, tổ chức họp nhóm nhỏ để phân tích lại các hành động, chọn lọc lại, xếp thành nhóm nhỏ, sau đó tập hợp các nhóm nhỏ thành nhóm lớn hơn. Số tầng (Từ hành động sơ đẳng  nhóm lớn) có thể thay đổi. Cuối cùng mọi thành viên đều có ý niệm về công việc mình sẽ làm. Sau đó chủ nhiệm chương trình sẽ viết thành một tài liệu gọi là cây hành động, sơ đồ hành động (Organigramme). b. Phương pháp đi xuống hay chia nhỏ công việc: Với mục tiêu đề ra, buổi họp thảo luận chia thành những hoạt động lớn, rồi chia thành các hoạt động nhỏ, cuối cùng là các hành động sơ cấp. Phương pháp này gọi là chia nhỏ công việc (Work breakdown) Theo các hướng:  Theo trách nhiệm P ag e3  Theo phương pháp thực hiện  Theo cách quản lý, theo địa dư. Phương pháp này chủ nhiệm chương trình được chủ động nhiều hơn. c. Trình bày kế hoạch hành động trong kế hoạch triển khai: Kế hoạch triển khai là bảng hợp đồng thực hiện nên khác với cách trình bày kế hoạch hành động trong chương trình, ở đây mỗi hành động đều phải được nêu rõ cách làm, cách thực hiện; hay chính xác hơn là phương pháp thực hiện cùng với các tiêu chuẩn chất lượng. Vấn đề này quan trọng vì như vậy, người quản lý có thể theo dõi các hành động có thể thực hiện theo đứng quy trình đề ra hay không? Có đảm bảo chất lượng sản phẩm hay không? III. PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC CẦN THIẾT: Từ danh sách các hành động, các nhà quản lý phải phân tích sâu vào 3 tham số thiết yếu của một kế hoạch triển khai đó là triển khai cụ thể về nhân lực, huy động nguồn lực vật chất, hạch toán kinh phí và xác định cụ thể thời gian. Trong phạm vi bài này, sau khi có các danh sách các hành động từ chương trình đã duyệt, việc chủ yếu là phân tích cụ thể các tài nguyên cần thiết cho mỗi hành động. Các tài nguyên được phân tích là: - Nhân lực:  Trong kế hoạch triển khai không nói tên tổng số nhân sự mà còn đi sâu vào việc xác định đó là ai, tên gì, làm cụ thể việc gì?  Xác định lại sơ đồ tổ chức có tên tổ chức, tên người phụ trách. Xây dựng bảng phân công trách nhiệm cụ thể. - Vật lực:  Xác định rõ các trang thiết bị, vật tư được ai huy động, mua sắm, sử dụng, giám sát - Tài lực:  Xác định kinh phí cho mỗi hành động, sau đó xây dựng bảng tổng kinh phí cho cả chương trình, đề án, có xác định nguồn cấp kinh phí - Ngoài ra, tùy theo tình hình cụ thể ta còn có thể phân tích thêm các chi phí cụ thể hơn như sau:  Mục tiêu chuyên biệt X – Đối với mỗi mục tiêu, xác định các hành động cần thiết để hoàn thành được mục tiêu đề ra. Sau đó lập bảng có các cột như sau: o Tên hành động. o Số người thực hiện o Nêu rõ địa điểm thực hiện P ag e4 o Thời gian thực hiện: số ngày hay thời gian. o Ai là người hỗ trợ? o Ai là người kiểm tra giám sát. o Số lượng, chất lượng vật tư, trang bị phải có theo thời gian. o Kinh phí cụ thể cho từng hành động (nếu có). - Sau đó tiếp tục phân tích hành động của các mục tiêu khác:  Mục tiêu chuyên biệt Y IV. LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH: Đối với việc xây dựng chương trình (không phải là kế hoạch triển khai). Việc lập kế hoạch hành động chủ yếu là trình bày các hoạt động cần phải có để đạt mục tiêu. Số lượng và nội dung các hành động cũng tương tự như kế hoạch triển khai. Sự khác biệt là trong “Chương trình” các nhu cầu về nhân lực, vật lực và thời gian sẽ dự kiến có tính chất chung chung và chủ yếu về số lượng, trái lại các nội dung này được phân tích sâu và rất cụ thể trong kế hoạch triển khai. V. CÁCH TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC: Trong chương trình, dự án có thể trình bay theo các bảng sau đây: 1. Bảng danh sách các hoạt động theo mục nhóm, mỗi nhóm hành động nhằm giải quyết một mục tiêu đề ra, có phân tích các nguồn lực cần thiết: Bảng phân tích hành động: Tên hành động Số người thực hiện Thời gian thực hiện Địa điểm Người giám sát Vật tư Kinh phí phân bố Ghi chú Hành động chuận bị chung 1. Lập KHTK 6 SV TYT CS. Long 2. Trình, xin duyệt KHTK với UBND Xã 3 SV UBND Xã Bảng KHTK (4 tờ) 4000đ 3. Xin và nhận kinh phí 3 SV UBND Xã TYT Bảng dự trù kinh phí 1000đ Mục tiêu chuyên biệt 1: Tập huấn NVSKCĐ 4. Xây dựng nội dung tập huấn cho NVSKCĐ 6 SV 2 ngày TYT Y tá Chẩn P ag e5 5. Lập danh sách NVSKCĐ 3 SV 1 ngày TYT Y tá Chẩn 6. Viết và phát thư mời cho NVSKCĐ 1 ngày TYT Nhà CTV Y tá Chẩn SV Huân Thư và bao thư 1000đ/bộ x 11 = 11000đ 7. In tài liệu tập huấn và bảng câu hỏi lượng giá 3 SV 1 ngày Phòng máy vi tính xã Thuê máy: 8000đ. In 1 bộ: 7000đ Photo 11 bộ: 3500đ/bộ x11 = 38500đ 8. Chuẩn bị hội trường 2 SV 1 ngày TYT Y tá Chẩn 01 Băng rôn 30000đ 9. Tập huấn cho NVSKCĐ 6 SV 1 ngày Hội trường TYT CS Long Nước uống Bánh kẹo Phim chụp hình Nước ngọt lớn: 20000đ Bánh kẹo: 50000đ Đĩa, ly giấy: 20 cái x500đ/cái = 10000đ Phim: 35000đ Rửa: 1500đ/tấm x10 = 15000đ Tráng phim: 5000đ 10. Lượng giá hiệu quả buổi tập huấn 6 SV Hội trường TYT Y tá Chẩn Nói tóm lại, bảng phân tích hành động được trình bày theo mẫu sau: Tên hành động Số người thực hiện Thời gian thực hiện Địa điểm Người giám sát Vật tư Kinh phí phân bố Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Mục tiêu chuyên biệt 1 Mục tiêu chuyên biết 2 2. Sơ đồ tổ chức nhân sự dự kiến: Trên sơ đồ tổ chức nhân sự của chương trình hay dự án, các tổ chức nhân sự nêu rõ tên tổ chức, tên những người tham gia quan trọng và mối quan hệ giữa các tổ chức mà thôi. P ag e6 Bảng phân công nhân sự: STT Tên họ Chức vụ Nhiệm vụ được phân công Ghi chú 3. Liệt kê danh mục, số lượng các loại trang thiết bị, vật dụng cần có (có phân tích tên vật tư, đơn vị, số lượng, giá đơn vị, giá thành...): Bảng dự trù vật tư cần thiết: STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Ghi chú 4. Dự trù và giải trình kinh phí (cần có và dự kiến nguồn kinh phí cho chương trình) Bảng dự trù kinh phí: Tên vật tư hay mục chi Đơn vị Đơn giá Thành tiền Nguồn Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Tổng phi phí: _______ Tỏng chi phí được cấp theo nguồn: Từ Ủy ban nhân dân: _______ Từ: 5. Kế hoạch hành động theo thời gian: Sơ đồ GANTT – Lịch thực hiện các hành động Ví dụ một chương trình hoạt động có 10 hành động, sau khi ghi danh sách tên 10 hành động, có thể xây dựng sơ đồ GANTT như sau: Hoạt động Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 1 2 3 P ag e7 Hoạt động Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Các điểm cần lưu ý: 1) Do thiết lập toàn bộ bảng KHHĐ thường dài nên các bài thi thường hạn chế số cột của bảng. 2) Không viết tên MTCB vào cột hành động. 3) Không viết tên các hành động vào cột cách làm. 4) Tên hành động là những hành động nhỏ, chứ không phải là giải pháp. VD: đối với MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ, việc mở lớp tập huấn không phải là hành động mà là giải pháp. 5) Hành động là một câu phải bắt đầu bằng từ hành động. 6) Tên hành động không quá lớn. VD: đối với MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ: Hai hành động: 1/ Lập danh sách; 2/ Mở lớp là quá quá lớn. 7) Tên hành động không quá nhỏ. VD: đối với MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ, các hành động viết thư, gửi thư phải được gộp chung lại thành một hành động. 8) Danh sách các hành động thiếu hành động chính của MTCB. VD: cho MTCB tập huấn NVSKCĐ mà lại không có hành động tiến hành tập huấn. 9) Do thiếu thời gian nên SV thường quên hành động Lượng giá và Tổng kết. 10) Trong cột người làm phải nếu số người thực hiện, chứ không phải nêu tên người. 11) Không có cột cách làm. Bài tập: 1) Trình bày 8 hoạt động thực tập chẩn đoán cộng đồng và viết chương trình can thiệp tổng thể dựa của lớp trong thời gian 5 tuần tại thực địa. (Dựa trên các hoạt động thực hành trong năm học trước và dựa trên sơ đồ 8 bước quản lý chương trình sức khỏe) 2) Trình bày 8 hoạt động thực tập trên sơ đồ GANTT. P ag e8 TÀI LIỆU THAM KHẢO: (hiện có tại khối bộ môn SKCĐ) 1) Harold Kerzner, Project Management, John Wiley and sons, New York, 1997: 1180. 2) Bộ Y tế, Tổ chức Y tế Thế giới, Quản lý Y tế, NXB Y học, Hà Nội 2001: 225. 3) Remigio D. Mercado, Tài liệu về Quan lý hệ thống Y tế, NXB Y học, 1994: 340. 4) Michael C. Thomsett, Cẩm nang về quản lý dự án, Trung tâm Thông tin KHKT hóa chất, Hà Nội 1997: 252. 5) Maurice Hamon, Quản lý theo dự án, Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế trung ương, Hà Nội, 1996: 188. 6) Vũ Công Tuấn, Quản trị dự án. NXB Tp. HCM 1999: 230. 7) Andrew Green, An Introduction to Healthe Planning in Developing Countries, Oxford 1995: 303. 8) Raynald Pineault – Carole Daveluy, La planification de la sante, editions Nouvelles 1995: 477. 9) Rosemary McMahon, Cho cán bộ đương nhiệm, NXB Y học, 1992: 478. 10) Dương Huy Liệu, Trương Việt Dũng, Nâng cao năng lực điều hành, NXB Y học 2000:25. 11) Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ năng quản lý dự án, Khoa phụ nữ học, Đại học mở bán công 1998: 154. 12) Nguyễn Thị Liên Điệp, Quản trị học, Khoa Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế 1993: 273.