Ứngdụng công nghệ thông tin – cơ hội và thách thức với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC VỚI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TÓM TẮT Ứng dụng công nghệ thông tin là một sự thúc ép, nhưng cũng mở ra không gian rộng lớn hơn bao giờ hết để các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) cải thiện vị thế cạnh tranh của mình. Bài báo tập trung nêu bật các thách thức và cơ hội của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các DNVVN. Với quan điểm xem ứng dụng công nghệ thông tin như một cải tiến có tính công nghệ, bài báo phân tích các đặc điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin và những khó khăn đặt ra với các DNVVN, như là sự gọi mở về các chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin trong khu vực này. 1. Công nghệ thông tin – Những chuyển biến căn bản trong thế giới kinh doanh Toàn cầu hóa những năm 1990 đã làm xuất hiện khuynh hướng xã hội quan trọng, đó là sự chuyển trạng thái từ xã hội công nghiệp sang xã hội kiến thức và trong đó thông tin giữ vai trò trọng yếu. Sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay báo trước một thời kỳ mới với những thay đổi xã hội lớn lao. CNTT như một công nghệ chung xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế xã hội. CNTT sẽ thay đổi các điều kiện thị trường và vị trí của các đối tác trong cấu trúc chuỗi cung cấp, người tiêu dùng sẽ giữ vai trò quan trọng thiết yếu trong toàn bộ chuỗi này. Điều đó sẽ có một tác động to lớn đến cấu trúc bên trong và bên ngoài của các công ty. Hơn nữa, khi lao động chủ yếu dựa trên cơ sở tri thức thì nội dung và hình thức của nó cũng sẽ thay đổi. CNTT đang có khuynh hướng xóa nhòa các biên giới, không thừa nhận sự biệt lập, mở ra không gian rộng rãi hơn nhiều cho những người tham gia sáng tạo, vì thế ứng dụng CNTT đang bày ra những cuộc chơi mới, với những nguyên tắc mới, buộc người tham gia phải chấp nhận. Áp lực của các kiểu kinh doanh này chắc hẳn ảnh hưởng không ít đến hoạt động kinh doanh của các DNVVN Việt Nam. CNTT như một thách thức đồng thời cũng là công nghệ quan trọng phổ biến nhất, lan tỏa mạnh nhất và hứa hẹn nhất giúp các doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Chính CNTT sẽ là một nguồn lực tạo ra những bứt phá quan trọng giúp nền kinh tế Việt Nam, nền kinh tế có tới 97% GDP từ các DNVVN, tìm được chỗ đứng trong cạnh tranh toàn cầu. Vấn đề là phải hướng đến việc tìm ra con đường để CNTT thâm nhập, lan tỏa nhanh nhất vào trong các DNVVN, nâng sức cạnh tranh của DNVVN. 2. Công nghệ thông tin - một cải tiến về công nghệ Căn cứ vào nền tảng của cải tiến có thể chia chúng thành các cải tiến trên cơ sở tri thức, công nghệ mới, còn gọi là các cải tiến có tính công nghệ, và các cải tiến dựa trên khai thác các công nghệ hiện có gọi là cải tiến mở rộng và khai thác. Một cải tiến có tính công nghệ liên quan đến “sự phát triển mới về trạng thái, đưa ra các công cụ, dụng cụ và phương sách mới trên cơ sở tri thức, nhờ nó con người mở rộng phạm vi và tăng mức tương tác với môi trường của họ”[5]. Dưới những điều kiện nhất định, công nghệ thông tin có thể được xem như một cải tiến về công nghệ. Cải tiến công nghệ liên quan cả đến cải tiến công nghệ sản phẩm và cải tiến các quá trình. Phân biệt này rất quan trọng, bởi vì: Thứ nhất, nó giúp nhận thức sâu sắc về mối liên hệ bổ sung giữa cải tiến sản phẩm và quá trình. Thứ hai, các cải tiến quá trình nói chung có ảnh hưởng lớn hơn với các hệ thống công nghệ và xã hội trên góc độ cải tiến. Thứ ba, giữa chấp nhận và ứng dụng các cải tiến quá trình và sản phẩm có những sự khác biệt. Điều này nói lên rằng nhận thức về các điều kiện cụ thể, các hàm ý của cải tiến là điều kiện tiên quyết cho việc chấp nhận, áp dụng, ứng dụng thành công cải tiến sản phẩm hay quá trình. Chúng ta sẽ nhấn mạnh vào cải tiến quá trình thông qua công nghệ thông tin, bởi các cải tiến quá trình là điều chủ yếu cho việc chuyên nghiệp hóa trong công nghiệp về dài hạn và như vậy trong chừng mực nào đó góp phần cải thiện vị thế cạnh tranh của các DNVVN với các doanh nghiệp lớn [1]. Hơn nữa, phần lớn các DNVVN thiếu kiến thức cần thiết về chiến lược ứng dụng các cải tiến quá trình chẳng hạn như công nghệ thông tin. Các đặc tính của cải tiến công nghệ Mở rộng, phổ biến và chấp nhận cải tiến công nghệ trong một hệ thống xã hội tùy thuộc nhiều vào các đặc tính của nó dưới góc nhìn của những người chấp nhận tiềm tàng. Có thể phân biệt năm đặc điểm chung của một cải tiến, trong đó có những đặc tính hoàn toàn liên quan đến CNTT. − Lợi thế tương đối của một cải tiến là một trong những chỉ định tốt nhất về mức độ phổ biến và chấp nhận của cải tiến. Doanh nghiệp quyết định chấp nhận một cải tiến chỉ khi nhận thức được lợi thế tương đối của nó, có thể dưới dạng như tăng sản lượng hay giảm chi phí. Các lợi thế tương đối của CNTT còn liên quan đến lợi thế về tính hiệu quả, hiệu lực và cạnh tranh. Tuy nhiên, trong trường hợp công nghệ thông tin, lợi thế tương đối của nó rất khó định lượng. − Mức độ tương thích với các chuẩn mực và các giá trị hiện tại của những người chấp nhận cải tiến. Xét trên góc độ này, công nghệ thông tin trong chừng mực nhất định đòi hỏi những chuẩn mực mới vượt khỏi các chuẩn mực hiện tại. Ví dụ, chuẩn mực về thanh toán điện tử, số hóa các hoạt động... − Mức độ phức tạp của cải tiến: với một người chấp nhận tiềm tàng không có nền tảng công nghệ, nói chung, CNTT có mức độ phức tạp cao. Điều này cũng là do có biểu hiện và khả năng ứng dụng CNTT rất khác nhau. Cách thức áp dụng công nghệ giữa các ngành và thậm chí giữa các doanh nghiệp rất khác nhau. − Khả năng thử của cải tiến: cải tiến có tính công nghệ như CNTT thường đòi hỏi phát huy tác dụng trong một hệ thống vốn không sẵn có trong các DNVVN. Vì vậy, khả năng thử khá hạn chế. − Khả năng quan sát kết quả của cải tiến trong CNTT rất khó định lượng, quan sát. Thậm chí, kết quả của ứng dụng CNTT lại tăng lên rất nhiều trong quá trình khai thác. Tornatzky và Fleischer lại nhấn mạnh thêm một số điểm liên quan đến cơ chế phổ biến và chấp nhận các cải tiến công nghệ phức tạp, bao gồm: − Mức độ phát triển của CNTT, là một nhân tố có tính cản trở trong việc ra quyết định liên quan đến việc chấp thuận CNTT, mà Nooteboom gọi là “sự trở ngại đối với phổ biến”[2]. − Mức độ tương tác của cải tiến ảnh hưởng đến mức độ chấp nhận cải tiến trong hệ thống xã hội (như các DNVVN). Việc chấp nhận và ứng dụng của một cải tiến có tính tương tác sẽ trở nên hấp dẫn hơn khi nhiều người ứng dụng cải tiến, lúc đó, các cá nhân giao tiếp theo cách tương tác với người khác. Cứ như thế giá trị của cải tiến ngày càng có tính tương tác cao. 3. Ứng dụng của công nghệ thông tin Trong suốt hơn 40 năm qua, mục đích sử dụng công nghệ thông tin trong hệ thống sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đã có nhiều sự thay đổi lớn lao. Các ứng dụng đầu tiên của CNTT trong những năm 1960 hướng đến các lợi thế về hiệu quả trong quá trình quản lý. Với công nghệ thông tin, các tính toán truyền thống được thực hiện nhanh, tin cậy và chính xác hơn nhiều. Các máy móc tương đối rẻ hơn sẽ thay thế cho lao động của con người. Đến nay, CNTT đã xâm nhập hết sức sâu rộng vào quá trình kinh doanh, không chỉ là việc tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt, sự phát triển của hệ thống thông tin quản trị trở thành hệ thống hỗ trợ quyết định đem đến ngày càng nhiều lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Một cách khái quát, lợi thế cạnh tranh này có thể có được theo ba cách: − Phát triển sản phẩm: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trên thị trường. Các công nghệ chẳng hạn tự động hóa sản xuất dẫn đến cải tiến về gói sản phẩm hay dịch vụ. − Phát triển thị trường, nghĩa là vươn tới thị trường mới với các sản phẩm hay dịch vụ hiện tại. Với việc sử dụng các ứng dụng như telemarketing, có thể vươn tới các thị trường mới thông qua các kênh phân phối mới. − Đa dạng hóa: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trên các thị trường mới. Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin và thêm vào cho các sản phẩm hay dịch vụ hiện có một dịch vụ mới có thể tạo ra cho các khách hàng hiện tại. Dịch vụ này cũng có thể tạo ra hấp dẫn để tổ chức có thể thâm nhập vào thị trường hoàn toàn mới. Khách hàng ngày càng yêu cầu giao hàng đúng hạn với chất lượng cao. Điều này đòi hỏi tích hợp tự động hóa sản xuất linh hoạt, với tự động hóa quản trị. Đặc biệt Internet đóng vai trò then chốt trong quá trình này. Hệ thống mạng đang vượt qua các giới hạn của một tổ chức, hướng tới tối ưu hóa trên toàn ngành, chuỗi cung cấp hay lĩnh vực. Kiểu cải tiến này tạo khả năng phục vụ khách hàng thường xuyên hơn với các sản phẩm phù hợp hơn, tin cậy hơn, nhanh hơn. Khách hàng sẽ ngày càng trở thành tâm điểm của các hoạt động trong chuỗi cung cấp. Chuỗi cung cấp sẽ có những đặc điểm gần giống hệ thống thủ công cũ, nhưng công nghệ thông tin cho phép sản xuất, đáp ứng khách hàng hiệu quả hơn nhiều lần. Vì mục đích này, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp đã chuyển hóa thành các cấu trúc thấp hơn, linh hoạt hơn với các nhân viên được huấn luyện đầy đủ hơn, các kiểu lao động mới độc lập hơn cũng xuất hiện. Các đối tác trong chuỗi cung cấp có những chức năng khác nhau và các mối liên hệ của họ trở nên gần gũi hơn và thường ở dạng các quần thể (cluster). Chính vì các thay đổi trong chuỗi cung cấp này mà DNVVN không thể nằm ngoài những sự phát triển cải tiến do áp dụng công nghệ thông tin. 4. Các DNVVN với công nghệ thông tin a. Khác nhau giữa DNVVN và các doanh nghiệp lớn Có sự khác biệt đáng kể giữa các DNVVN và các doanh nghiệp lớn. Theo Rothwell và Dodgson thì có thể phân biệt các lợi thế từ cải tiến thành lợi thế vật chất và lợi thế hành vi [3]. Sức mạnh của các doanh nghiệp lớn chủ yếu xuất phát từ lợi thế vật chất, liên quan tới tính kinh tế về qui mô và phạm vi, sự sẵn có của các công cụ tài chính rẻ tiền, cách thức bù trừ rủi ro và có năng lực tốt hơn về con người và phương tiện chuyên môn hóa [2]. Mặt khác, sức mạnh tương đối của các doanh nghiệp nhỏ hơn lại xuất phát từ các lợi thế hành vi liên quan tới các vấn đề như: động cơ làm việc của nhân viên cao hơn; dễ chấp nhận sự thay đổi và ứng biến trong công việc hơn; tri thức ẩn chứa vào các kỹ năng độc đáo; truyền thông hiệu quả hơn; sự linh hoạt do các quá trình ra quyết định ít quan liêu hơn; hợp tác quản trị tốt hơn. Các đặc điểm chung của các DNVVN là thiếu tri thức và thiếu thời gian để thu nhận kiến thức về các kỹ năng quản trị, hướng vào tăng trưởng và tầm nhìn ngắn hạn, hướng ngoại kém, điều này đồng nghĩa với việc nhận thức quá chậm về các dấu hiệu từ môi trường, vị thế tài chính yếu khiến mức đầu tư thấp, và thiếu các phương tiện để đào tạo nhân viên trong công ty [4] . b. Ứng dụng của CNTT trong các DNVVN Theo Nooteboom, sự khác nhau giữa các nhóm DNVVN về ứng dụng công nghệ có thể chia thành ba loại [2]: − Loại thứ nhất, liên quan đến các doanh nghiệp dẫn đạo công nghệ. Các doanh nghiệp này thường chú trọng hay phụ thuộc vào nghiên cứu cơ bản trong lĩnh vực như ngành vi sinh và công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp này cũng được gọi là các doanh nghiệp dựa trên công nghệ mới (New Technology Based Firms -NTBFs). − Các doanh nghiệp thuộc loại hai tập trung vào phát triển, đưa vào ứng dụng và thương mại hóa các công nghệ trong các sản phẩm, dịch vụ hay quá trình công nghệ, quản lý của họ. Các DNVVN thường rơi vào loại này, chẳng hạn trong các ngành chế tạo, xây dựng và dịch vụ kinh doanh thương mại. − Loại thứ ba là các doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, cung cấp thực phẩm, bán lẻ, và vận tải. Nhiều DNVVN rơi vào loại này. Chúng ta vẫn thường thấy những ứng dụng công nghệ thông tin phổ biến hiện nay trong các DNVVN Việt Nam là các phần mềm kế toán, rất giản đơn và cục bộ. Ngày nay, các ứng dụng CNTT trong DNVVN không chỉ là kế toán mà nó cũng có nhiều ứng dụng định hướng chiến lược. Hợp tác ngày càng tăng và việc tích hợp hơn nữa là vấn đề sống còn cho ứng dụng công nghệ thông tin trong các DNVVN. Định hướng tích hợp chủ yếu bao gồm: − Định hướng chiến lược hướng đến các vấn đề như các dạng hợp tác, các thay đổi cấu trúc trong toàn ngành dọc, các phương pháp marketing, các kênh phân phối... − Định hướng tổ chức hướng về các vấn đề như cấu trúc tổ chức, phương pháp quản trị, huấn luyện, tổ chức lao động... − Định hướng công nghệ hướng đến các sản phẩm hay dịch vụ, các hệ thống chế tạo, các hệ thống thông tin, xử lý dữ liệu điện tử ... c. Các khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các DNVVN Đặc biệt trong các doanh nghiệp nhỏ, việc đưa ra các kiểu công nghệ thông tin mới nhất không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Có thể kể ra một số lý do cho điều này. Trước tiên, DNVVN thường không có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực công nghệ thông tin, phần vì họ vốn chỉ chú ý vào các hoạt động tác nghiệp, do đó, dành rất ít thời gian cho các hoạt động cải tiến và chiến lược. Điều này cũng cản trở họ tích lũy kiến thức riêng về các phát triển mới nhất. Thứ hai, DNVVN thường không biết các nguồn thông tin mà họ nên tham khảo. Điều này khiến họ tụt hậu về công nghệ, không hiểu biết đầy đủ về các khả năng của CNTT và không nhận thức được lợi thế của một ứng dụng cụ thể. Thứ ba, CNTT có thể dẫn đến các lợi thế không thể đoán trước. Nhiều doanh nghiệp nhỏ vì thế không thể xác lập chính xác nhu cầu của họ nếu không có sự trợ giúp của các chuyên gia bên ngoài. Những người cung cấp giải pháp CNTT có khuynh hướng cung cấp hệ thống mở rộng, phức tạp hơn cần thiết và thường không cho biết các thông tin chính xác về thời gian cần cho việc học cách vận hành hệ thống. Thứ tư, cải tiến bằng CNTT thường bắt đầu với quá trình công nghệ sản xuất, loại cải tiến này yêu cầu thay đổi nhiều về các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm các bộ phận so với các loại cải tiến khác. Nó làm thay đổi từ bên trong tổ chức và các công việc, nhiệm vụ của các nhân viên. Các doanh nghiệp tụt hậu về công nghệ chủ yếu là do rất nhiều hạn chế về tổ chức. Điều cần thiết là phải thiết lập được quá trình xử lý thông tin và tiêu chuẩn hóa mà điều này lại hay thiếu trong các DNVVN, do phương pháp làm việc của họ thường không chính thức. Hơn nữa, ứng dụng CNTT vì mục đích cải tiến cũng yêu cầu tầm nhìn chiến lược thích đáng. 5. Kết luận Công nghệ thông tin là một thúc ép không thể tránh khỏi và cũng mở ra không gian rộng lớn để các DNVVN cải thiện vị thế cạnh tranh của mình nhanh chóng. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin là loại cải tiến có tính công nghệ, nó có thể thâm nhập vào mọi ngành, mọi lĩnh vực, làm thay đổi căn bản cả quá trình lẫn sản phẩm, cả mặt cung và những đòi hỏi của cầu. Các doanh nghiệp nhỏ cần phải nhận thức về khả năng áp dụng của công nghệ thông tin. Phải tạo ra các điều kiện tổ chức tốt hơn và chú ý đến việc phát triển tầm nhìn chiến lược về các áp dụng có thể của công nghệ thông tin, không chỉ trong chính các doanh nghiệp mà còn cả trong mạng lưới. Hơn nữa, các chính sách hỗ trợ của các tổ chức trung gian như các tổ chức chuyên môn ngành và chính phủ cũng rất cần thiết. Đối với Việt Nam, khi mà các DNVVN chiếm ưu thế tuyệt đối trong nền kinh tế, muốn cải thiện vị thế cạnh tranh, bằng lối “tư duy đi tắt, đón đầu” trước hết, không thể không nhận thức những vấn đề cốt lõi của phổ biến, chấp nhận và ứng dụng công nghệ thông tin. ------------------------------------------------------------------------------------ Kết quả điều tra của Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã phần nào phác họa bức tranh ảm đạm về ứng dụng CNTT - TT trong các doanh nghiệp (DN) Việt Nam hiện nay. DN coi CNTT là… xa xỉ Cả nước có trên 96% DN quy mô nhỏ và vừa, chính vì vậy các DN nhỏ và vừa thường bị hạn chế về cách thức tổ chức quản lý và ứng dụng CNTT. Điều này đã cản trở các DN tiếp cận và lựa chọn công nghệ phù hợp với mình. Nhiều chủ DN còn không quen điều hành bằng máy tính, có ấn tượng rằng CNTT là… xa xỉ chỉ dành cho các công ty lớn hơn. Báo cáo thực trạng ứng dụng CNTT trong DN nhỏ và vừa của ông Lê Văn Lợi, Viện trưởng Viện Tin học DN, VCCI cho thấy, hơn 50% số DN thừa nhận chưa có thói quen sử dụng các dịch vụ tư vấn CNTT-TT hoặc chưa tìm được nhà tư vấn phù hợp, chỉ có 19,4% số DN đã có website riêng, trong đó 91% số DN này chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, sản phẩm mà chưa tận dụng được những lợi ích khác như hỗ trợ đặt hàng, mua hàng, tư vấn và thanh toán trực tuyến... Không riêng ở Việt Nam, đây cũng là tình trạng nhiều quốc gia đang phát triển khác. Theo bà Christine Zhenwei Qiang, chuyên gia về CNTT của Ngân hàng Thế giới, ngoài nguyên nhân do nhận thức của các chủ DN còn do cơ sở hạ tầng truyền thông tại các nước còn nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu và thiếu tính cạnh tranh. Bằng kinh nghiệm và nghiên cứu của mình, tại Hội thảo "Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN nhỏ và vừa" do VCCI và Bộ Thông tin & Truyền thông tổ chức ngày 22/3, bà Zhenwei Qiang đã chỉ ra một số giải pháp thúc đẩy ứng dụng CNTT tại DN. Theo đó, cách phổ biến nhất mà chính phủ các nước áp dụng để khuyến khích DN nhỏ và vừa ứng dụng CNTT là thông qua các hội thảo, đào tạo, hướng nội dung các cuộc hội thảo, chương trình đào tạo cho nhiều loại đối tượng khác nhau, chỉ ra những lợi ích cụ thể và lâu dài của việc ứng dụng nhằm thu hút sự quan tâm của các DN. DN và cơ quan nhà nước phải cùng hành động Để thúc đẩy hoạt động ứng dụng CNTT - TT trong các DN đồng thời cải cách thủ tục hành chính tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho DN, tại nhiều cơ quan quản lý nhà nước đã và đang đưa CNTT vào hoạt động quản lý. Lĩnh vực được nhiều DN quan tâm hiện nay là ứng dụng CNTT trong đăng ký kinh doanh. Ông Bùi Anh Tuấn, Phó Cục trưởng Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Bộ KH & ĐT cho biết, Cục đang thực hiện hợp nhất quy trình đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Việc ứng dụng này đem lại rất nhiều lợi ích cho DN như: Giảm chi phí và thời gian hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, chống trùng tên DN trên phạm vi quốc gia… Ngoài ra, ứng dụng CNTT trong quản lý đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng thu hút sự quan tâm của cộng đồng DN. Với nguồn vốn ODA của Thụy Điển, Cục CNTT (Bộ Tài Nguyên và Môi trường) đã hoàn thành xây dựng Hệ thống thông tin đất đai và môi trường ELIS. Hệ thống này cho phép lồng ghép vấn đề quản lý đất đai và môi trường trong một hệ thống thống nhất, xây dựng và cung cấp một điểm truy cập duy nhất về thông tin đất đai và môi trường tại các tỉnh, thành. Chiến lược phát triển CNTT trong các cơ quan nhà nước phục vụ nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN nhỏ và vừa đã nêu rõ, đến năm 2015, 100% hộ chiếu cấp cho công dân Việt Nam là hộ chiếu điện tử, 30% số hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng được nộp qua mạng… Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Thứ ba, 22-03-2011 | 14:26:55 GMT+7 Bản in Email Ngày 22/3/2011, trong khuôn khổ Dự án Phát triển CNTT-TT tại Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam phối hợp tổ chức Hội thảo “Ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp nhỏ và vừa”. Ngày 22/3/2011, trong khuôn khổ Dự án Phát triển CNTT-TT tại Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam phối hợp tổ chức Hội thảo “Ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp nhỏ và vừa”. Hiện nay, Việt Nam có khoảng 95% doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng phần lớn các doanh nghiệp này đềucó những hạn chế nhất định về cách thức tổ chức quản lý và ứng dụng CNTT. Vì vậy đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, là một nhiệm vụ quan trọng, đã được nêu rõ trong Đề án của Chính phủ là đưa Việt Nam trở thành nước mạnh về CNTT. Doanh nghiệp còn hạn chế về ứng dụng CNTT Trong quá trình hội nhập quốc tế và cạnh tranh toàn cầu, khai thác hiệu quả các công cụ CNTT không chỉ nâng cao năng lực chỉ đạo điều hành của doanh nghiệp mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh và tạo ra các cơ hội mới cho doanh nghiệp. Nhưng hiện nay, việc ứng CNTT còn hạn chế, bên cạnh đó sự liên kết giữa các doanh nghiệp và các tập đoàn CNTT chưa chặt chẽ, điều này gây nên tình trạng các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn về tìm kiếm các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Để khắc phục tình trạng trên, ông Hoàng Văn Dũng – Phó Chủ tịch thường trực VCCI cho rằng: “Chúng ta cần phải nâng cao nhận thức của cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa về vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT trong phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế”. Chia sẻ kinh nghiệm của các nước, Bà Christine Zhenwei Qiang, Chuyên gia cao cấp về CNTT, của Ngân hàng Thế giới cho biết, CNTT có thể giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa ở cả hai vấn đề là tạo ra cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ. Tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ trong hầu hết các nước đang phát triển vẫn còn chậm chạp trong việc ứng dụng CNTT. Một số lý được bà Christine Zhenwei Qiang đưa ra, đó là nhiều nước đang phát triển vẫn còn có cơ sở hạ tầng truyền thông nghèo, trang thiết bị lạc hậu và thiếu tính cạnh tranh. Bên cạnh đó, là sự hiểu biết hạn chế về CNTT của chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc lựa chọn công nghệ phù hợp và hiểu rõ những lợi ích cụ thể của những công nghệ đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Bà Christine Zhenwei Qiang đưa ra cách phổ biến nhất cho các chính phủ để khuyến khích ứng dụng CNTT của doanh nghiệp nhỏ và vừa là thông qua các hội thảo, đào tạo, và cần phải điều chỉnh nội dung hội thảo, đào tạo cho các loại đối tượng khác nhau, tập trung vào những lợi ích cụ thể. Doanh nghiệp quan tâm đến ứng dụng CNTT trong hoạt động đăng ký kinh doanh Một trong những lĩnh vực ứng dụng CNTT mà các doanh nghiệp Việt Nam đang rất quan tâm là việc ứng dụng CNTT trong hoạt động đăng ký kinh doanh. Hiện, Chính phủ cũng đang thực hiện Chương trình cải cách đăng ký kinh doanh nhằm cải cách thủ tục gia nhập thị trường của doanh nghiệp; hợp nhất quy trình đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Một trong những nội dung quan trọng của Chương trình là việc xây dựng Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (NBRS), bao gồm Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo ông Bùi Anh Tuấn, Phó Cục trưởng Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, việc ứng dụng hệ thống NBRS đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp như: Giảm chi phí và thời gian hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế; Tên doanh nghiệp được chống trùng trên phạm vi toàn quốc giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; Mở rộng khả năng tiếp cận thông tin có giá trị pháp lý của doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc; Cho phép doanh nghiệp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Trong thời gian qua, những kết quả đạt được khi ứng dụng CNTT trong đăng ký kinh doanh đã góp phần cải thiện đáng kể môi trường đăng ký kinh doanh ở Việt Nam. Bên cạnh vấn đề đăng ký kinh doanh, việc ứng dụng CNTT trong quản lý đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng thu hút được sự quan tâm của cộng đồng doanh nghiệp. Theo Ông Trần Kiêm Dũng, Trưởng phòng KHCN & HTQT, Cục CNTT (Bộ Tài nguyên và Môi trường) hiện tại, nhiều địa phương còn chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, do vậy các dữ liệu đăng ký hầu hết ở dạng giấy, chưa được chuyển đổi sang dạng số. Để giải quyết những vấn đề đó, ông Dũng cho biết, với sự tài trợ của vốn ODA Thụy Điển, Cục CNTT – Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành xây dựng Hệ thống thông tin đất đai và môi trường ELIS. Hệ thống này cho phép lồng ghép được vấn đề quản lý đất đai và môi trường trong một hệ thống thống nhất; Xây dựng và cung cấp một điểm truy cập duy nhất về thông tin đất dai và môi trường tại các tỉnh, thành phố. Trong hội thảo “Ứng dụng Công nghệ Thông tin nhằm nâng cao Năng lực cạnh tranh cho Doanh nghiệpnhỏ và vừa”, đại diện một số công ty cung cấp giải pháp CNTT đã giới thiệu tại hội thảo những giải pháp cho doanh nghiệp như Sử dụng Chữ ký số trong giao dịch điện tử của FPT IS; Phần mềm quản lý công việc CTIN; Hệ điều hành tác nghiệp eDocman Plus… Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp: Manh mún và chưa hiệu quả Hiện nay, đã có khá nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm (PM) văn phòng và quản lý về tài chính, kế toán, nhân lực nhưng rất ít doanh nghiệp sử dụng các PM chuyên biệt ứng dụng trực tiếp trong dây chuyền sản xuất. Điều này cũng rất dễ hiểu, vì có tới gần 60% các doanh nghiệp Việt Nam làm thương mại và dịch vụ. Trong khi đó, việc ứng dụng các PM trực tiếp vào sản xuất lại chủ yếu trong các doanh nghiệp cần tự động hóa và sản xuất công nghệ cao nên ở Việt Nam, con số doanh nghiệp có ứng dụng rất ít, nếu không nói là trên “đầu ngón tay”, tiêu biểu là Công ty Cổ phần Đồng Tâm và Công ty CP sữa Việt Nam (Vinamilk), hai công ty vừa nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2008 trong lĩnh vực triển khai và ứng dụng PM và CNTT. Ông Võ Quốc Thắng- Tổng giám đốc Công ty cổ phần Đồng Tâm nói: “ Việc ứng dụng CNTT vào tất cả các quy trình, nghiệp vụ của đã đem lại nhiều lợi ích về kinh tế và xã hội. Đồng Tâm đã áp dụng CNTT cho những khâu đòi hỏi phải cần có những công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hoá những quy trình nghiệp vụ, giảm bớt những sai sót khách quan đem lại từ khâu bán hàng, sản xuất đến kế toán, giúp lãnh đạo công ty nắm rõ tình hình hoạt động để từ đó có những phương thức kinh doanh phù hợp”. Tiện ích thì đã rõ nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng làm được như Đồng Tâm. Công nghiệp sản xuất phần mềm ở Việt Nam còn ở mức “sơ khai” và trình độ ứng dụng PM của các doanh nghiệp cũng ở mức “sơ khai”, chủ yếu dừng ở việc sử dụng các PM về ứng dụng văn phòng Microsoft Office như Words, Excel, Outlook… để soạn thảo văn bản, thiết lập bảng biểu tính toán đơn giản hay gửi email báo giá, trao đổi thông tin, giao dịch với đối tác… hay là các PM kế toán “nội địa” phổ biến và dễ dùng như Misa, Asia, Fast… Chưa kể, chúng ta cũng không khai thác hết các tính năng sẵn có của các phần mềm phổ thông. Kinh nghiệm của Hàn Quốc cho thấy, chỉ với phần mềm Excel, họ đã giải quyết tốt rất nhiều công việc tính toán trong doanh nghiệp một cách tiết kiệm và hiệu quả mà không cần tới những phần mềm chuyên dụng khác. Ông Lê Văn Lợi - Phó Viện trưởng Viện Tin học doanh nghiệp, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI) cho rằng: “ Với điều kiện nhân lực và tài chính hiện có, các doanh nghiệp Việt Nam nên tận dụng cơ sở vật chất về CNTT để tối ưu hóa công việc sản xuất kinh doanh và tiết kiệm chi phí, đặc biệt là ở hai mảng ứng dụng văn phòng và kế toán tài chính. Xu hướng sắp tới là sử dụng các dịch vụ công với các công cụ tìm kiếm trên Internet để phục vụ sản xuất kinh doanh, tiến dần tới thương mại điện tử một cách hiệu quả hơn. Về phía VCCI, Viện Tin học doanh nghiệp sẽ tiếp tục kết hợp với các Ban ngành liên quan, đẩy mạnh việc hỗ trợ cho các DN trong ứng dụng CNTT theo đề án 191 của Chính phủ… Đầu tư chưa thích đáng Doanh nghiệp đã đầu tư cho CNTT như thế nào? Ở các thành phố lớn, hầu hết các doanh nghiệp đã đầu tư máy tính, các thiết bị ngoại vi khác và bước đầu “phổ cập” Internet tới đội ngũ văn phòng, nhưng sử dụng chúng như thế nào cho thiết thực, cho hiệu quả thì vẫn chưa có lời giải !!! Đa số các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về CNTT, ít chú trọng cử nhân viên đi đào tạo về CNTT và ít đầu tư thời gian và tiền bạc để được tư vấn chuyên sâu về các ứng dụng CNTT. Tình trạng chung là khi thấy thiếu mới… mò mẫm tìm hiểu, mua về rồi sử dụng một cách rời rạc, thiếu tính liên kết hệ thống. Một dẫn chứng cụ thể: Công ty CP Thương mại và Đầu tư công nghệ Anh Em - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh phân phối các sản phẩm CNTT mới thành lập, ngoài việc sử dụng các PM văn phòng thông thường để quản lý, giao dịch thì hiện tại, công ty chỉ sử dụng thêm PM kế toán Fast, gặp trục trặc thì lại gọi người của bên cung cấp PM đến để hướng dẫn và khắc phục sự cố. Còn ở “vùng sâu vùng xa” thì sao? Theo khảo sát mới đây của UBND tỉnh Yên Bái, có tới 70% doanh nghiệp trong tỉnh chưa kết nối mạng thông tin toàn cầu Internet và chỉ có hai doanh nghiệp trong tỉnh có website riêng, nhưng cũng chỉ dừng ở mức độ quảng bá hình ảnh và sản phẩm của công ty chứ chưa tiếp cận được thương mại điện tử, giao dịch mua bán trực tuyến nên rõ ràng đã không tận dụng triệt để tiện ích mà CNTT đem lại trong khả năng có thể. Tuy nhiên, cần nhìn nhận một thực tế khách quan nữa là khả năng tài chính của doanh nghiệp, chính sự hạn hẹp về ngân quỹ đã khiến họ không thể đầu tư có chiều sâu vào các ứng dụng CNTT. Phần mềm ERP (Enterprise Resources Planning) là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp hiệu quả nhất nhưng lại là “bài toán khó” đối với doanh nghiệp Việt Nam. Sản phẩm nhập khẩu giá thành lên tới vài chục ngàn USD, chưa kể khó triển khai do quy trình quản lý chưa tường minh và thống nhất, chưa có mô hình chung. Còn những PM kế toán hay quản lý nhân sự “made in” Việt Nam thì cũng có giá khoảng từ vài đến vài chục triệu đồng, dễ triển khai song thiếu tính hệ thống. Vẫn là bài toán về con người Một số doanh nhân và chuyên gia CNTT Việt Nam khi tiếp xúc với các đối tác kinh doanh Hoa Kỳ đã rất buồn khi nghe phàn nàn rằng, họ search cụm từ “doing business with Vietnam” trên Google thì được dẫn đến những… trang web “alibaba.com” lạ hoắc lạ huơ nào đó chứ rất hiếm khi link tới được website của doanh nghiệp Việt Nam để tìm hiểu thông tin và cơ hội hợp tác. Nếu may mắn tìm thấy một địa chỉ nào đó thì khi liên lạc sang bằng điện thoại thì lại xảy ra tình trạng “bất đồng ngôn ngữ” hoặc có biết diễn đạt bằng tiếng Anh thì lại khiến họ chẳng hiểu là các bạn Việt Nam đó đang sản xuất và kinh doanh… cái gì? Trong trường hợp này, thành ra, CNTT chẳng giúp ích được gì! Ngay cả lãnh đạo các doanh nghiệp, mặc dù cũng đã ít nhiều hiểu được lợi ích của ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng kỹ năng quản lý và nắm bắt CNTT của họ còn nhiều hạn chế… Mục tiêu của đề án 191 là nâng cao nhận thức và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp; Đào tạo nhân lực để ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp; Tư vấn cho các doanh nghiệp triển khai và lựa chọn giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với đặc thù và quy mô của doanh nghiệp; Cung cấp thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp và xúc tiến, hỗ trợ cho doanh nghiệp tham gia thương mại điện tử; Góp phần tạo môi trường pháp lý và điều kiện phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Ý kiến: Ông Nguyễn Mạnh Hùng- trưởng phòng tin học Công ty Mobifone Luôn dẫn đầu trong việc ứng dụng cntt Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh Viễn Thông, VMS – Mobifone luôn dẫn đầu trong việc ứng dụng CNTT vào các quy trình hoạt động như: Cung cấp dịch vụ và Quản lý thông tin khách hàng; Chăm sóc khách hàng; Phát triển phân phối và dịch vụ khách hàng; Thanh toán cước phí và Quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Hiệu quả mà VMS – Mobifone đã đạt được là luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tốt nhất với khẩu hiệu “mọi lúc - mọi nơi” và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập với quốc tế. Ông Trần Nguyên Sơn – Giám đốc IT, Cty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk): CNTT giúp tránh rủi ro ngoài ý muốn Vinamilk là đơn vị đầu tiên triển khai thành công hệ thống ERP Oracle EBS 1li và SAP CRM, BI tại Việt Nam. Hiệu quả từ việc áp dụng những công nghệ hiện đại vào quá trình hoạt động giúp cho tất cả các thao tác nghiệp vụ được thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống, tránh được những rủi ro ngoài ý muốn từ những khâu như: kế toán, phân phối, quản lý điều hành doanh nghiệp đều được vận hành một cách trôi chảy. Trong tương lai, Vinamikl sẽ xây dựng tính linh hoạt cho hệ thống CNTT và nâng cao trình độ, chất lượng đội ngũ CNTT để phù hợp với sự phát triển của nền CNTT và kinh tế Việt Nam trong thời kỳ hiện đại hoá, hội nhập 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài Trong bối cảnh Công nghệ thông tin đang Phát triển như vũ bão trên toàn thế giới; từng ngày làm thay đổi và tác động mạnh vào mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế - Xã hội của con người và đang giữ một vai trò hết sức quan trọng cho sự tăng trưởng của nền kinh tế toàn cầu thì các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của Việt Nam mới chỉ đứng ở ngưỡng cửa của công nghệ thông tin. Nói thế có nghĩa phần lớn các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của ta chưa sử dụng Công nghệ thông tin một cách có hiệu quả trừ những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng, viễn thông, hàng không v.v... việc ứng dụng Công nghệ thông tin đã trở thành yếu tố sống còn. Xu hướng CNTT năm 2011 của doanh nghiệp nhỏ Điện thoại di động ngày càng mang lại nhiều tiện ích hơn nên chúng được sử dụng nhiều trong công việc. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra những thách thức về mặt quản lý và bảo mật cho doanh nghiệp nhỏ và khách hàng của họ. Dưới đây là những xu hướng điển hình về CNTT của doanh nghiệp nhỏ trong năm 2011: 1. Giao thoa giữa việc riêng và công việc cơ quan Năm 2011, chúng ta sẽ chứng kiến sự xóa mờ ranh giới giữa hình thức giao tiếp công việc và cá nhân cũng như thông tin tại nơi làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN). Trong khi công nghệ di động mang lại nhiều tiện ích hơn cho nhân viên thì nó cũng tạo ra những thách thức về quản lý và bảo mật cho doanh nghiệp nhỏ và khách hàng của họ. Các doanh nghiệp nhỏ ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ di động để duy trì kinh doanh và cải thiện năng suất lao động. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp đều có đội ngũ CNTT riêng để quản lý các thiết bị di động của họ. Điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu công cụ để bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp đang lưu trữ trên các thiết bị di động đó một cách hiệu quả trước các nguy cơ, mất mát hoặc đánh cắp dữ liệu. Bộ phận Dịch vụ lưu ký của Symantec ước tính, tới cuối năm nay sẽ có khoảng 1 tỉ nhân viên sử dụng thiết bị di động, hoặc ở dạng bán thời gian hoặc là sử dụng để làm việc từ xa. Khi đó, các doanh nghiệp nhỏ sẽ cần phải giải quyết những thách thức liên quan bằng cách triển khai những mô hình mới, chẳng hạn như bảo mật đám mây, để thực thi các chính sách bảo mật web hiệu quả cho nhân viên của mình. 2. Sẵn sàng đối phó với làn sóng tấn công mạng Khi tấn công mạng trở nên thường xuyên hơn, DNVVN buộc phải hướng sự chú ý tới các biện pháp phòng tránh bởi họ ý thức được rằng, chỉ cần một cuộc tấn công làm lộ thông tin quan trọng cũng có thể khiến cho doanh nghiệp thiệt hại nặng, cả về mặt kinh doanh lẫn sự tồn vong của họ. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ cần phải sẵn sàng đối phó với các cuộc tấn công mạng bằng cách triển khai biện pháp bảo vệ toàn diện cho thiết bị, và giáo dục nhân viên cần thực hiện theo quy trình tốt nhất để ngăn chặn những cuộc tấn công này. Trong khi đó, tội phạm mạng vẫn tiếp tục chơi trò mèo vờn chuột với các nhà cung cấp giải pháp bảo mật. Đó cũng là lý do tại sao mà các nhà cung cấp giải pháp bảo mật luôn phải cố gắng hết mình để đi trước một bước những kẻ tội phạm này. 3. Quyền được chọn lựa: Thiết bị, Phần mềm và Đám mây Trong khi phần mềm tiếp tục thúc đẩy sự đổi mới, năm 2011 sẽ đón nhận những phương thức cấp phát thông tin mới nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong việc đơn giản hóa các hoạt động CNTT. Điện toán đám mây, thiết bị và các dịch vụ lưu ký là ví dụ cho các phương thức cấp phát ngày càng hấp dẫn, giúp thay đổi trung tâm dữ liệu hiện nay bằng việc mang lại khả năng linh hoạt và dễ dàng triển khai hơn cho các doanh nghiệp. Trong năm 2011, các doanh nghiệp nhỏ được mong đợi sẽ triển khai các dịch vụ đám mây để tối ưu lưu trữ nhằm có được khoản tái đầu tư tốt hơn. Vậy trong năm tới, đâu sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ? Đối với doanh nghiệp không có nhân viên chuyên trách về CNTT thì nhà cung cấp dịch vụ CNTT có thể thông qua quy trình đưa ra quyết định để định hướng cho doanh nghiệp xem nhu cầu lưu trữ của họ là gì, và đâu là phương thức cấp phát dịch vụ tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. 4. Cần ưu tiên kế hoạch ứng phó với thảm họa Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải chịu trách nhiệm quản lý một lượng lớn dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng riêng tư giống như các doanh nghiệp lớn. Họ phải tính toán làm sao để đảm bảo rằng, thông tin đó được bảo vệ một cách an toàn nhất. Những thông tin quan trọng như số tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ tín dụng, các bản ghi cá nhân cần phải được khôi phục lại trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc trục trặc hệ thống. Theo Khảo sát DNVVN chuẩn bị đối phó với thảm họa năm 2010 của Symantec, các DNVVN vẫn chưa coi trọng việc chuẩn bị đối phó với thảm họa khi hơn một nửa các doanh nghiệp khảo sát cho biết họ thậm chí còn chưa có bất cứ kế hoạch chuẩn bị nào. Cuộc khảo sát trên cũng cho thấy có tới 65% các DNVVN đang hoạt động tại các khu vực hay hứng chịu thảm họa thiên nhiên, và trung bình họ cũng phải hứng chịu khoảng 43 vụ mất điện lưới nghiêm trọng. Các nguyên nhân hàng đầu dẫn tới tình trạng gẫy đổ hệ thống thường là tấn công mạng, mất điện và do thảm họa thiên nhiên. Hầu hết các DNVVN không gánh nổi tổn thất nếu không có kế hoạch sẵn sàng đối phó với thảm họa. 5. Truyền thông xã hội Cách thức chúng ta giao tiếp sẽ tiếp tục thay đổi trong năm 2011 khi các doanh nghiệp nhỏ tăng cường truyền thông xã hội để cải thiện giao tiếp với khách hàng và nâng cao chất lượng công việc của nhân viên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ cũng cần nắm được cách thức bảo vệ và quản lý những ứng dụng phi chuẩn này, bởi những thông tin doanh nghiệp được trao đổi qua các kênh giao tiếp đó vẫn cần được bảo vệ chặt chẽ. Tầm quan trọng của lưu trữ truyền thông xã hội sẽ tăng lên khi các doanh nghiệp giải phóng sức mạnh của kinh doanh xã hội, trong khi vẫn duy trì lưu trữ như một cách thức kiểm soát để giảm thiểu rủi ro thông tin. Trong xu thế hội nhập hiện nay, một thách thức đặt ra cho các doanh nghiệp (DN) là cần phải làm gì để không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó chính là các biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào sản xuất, kinh doanh. DN có thể ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính, nhân sự, chất lượng sản phẩm, nguyên liệu vào kho, khách hàng… Trong xu thế hội nhập hiện nay, một thách thức đặt ra cho các doanh nghiệp (DN) là cần phải làm gì để không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó chính là các biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào sản xuất, kinh doanh. DN có thể ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính, nhân sự, chất lượng sản phẩm, nguyên liệu vào kho, khách hàng… CNTT là công cụ hỗ trợ đắc lực cho DN trong sản xuất kinh doanh, CNTT không chỉ là công cụ mà còn là phương tiện giúp các DN có thêm kênh thông tin, quảng bá sản phẩm hàng hóa và xúc tiến thương mại. Đồng thời, CNTT còn tạo môi trường kinh doanh cho DN như đặt hàng, thanh toán, đóng thuế và khai báo hải quan trên mạng Internet thông qua website… Mặc dù CNTT có vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ các DN sản xuất kinh doanh nhưng hiện nay, nhiều DN trên địa bàn tỉnh vẫn chưa thực sự chú trọng việc ứng dụng CNTT vòa hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Theo kết quả khảo sát của Sở TT&TT tại một số DN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk, phần lớn các DN không phủ nhận vai trò quan trọng của CNTT nhưng về lợi ích của việc ứng dụng CNTT đến mức nào, CNTT tác động tới quá trình sản xuất kinh doanh đến đâu, ra làm sao thì nhiều đơn vị vẫn chưa nhận thức một cách đầy đủ. Mặc dù nhiều DN, đơn vị đã có sự đầu tư trang bị máy tính nhưng số máy của mỗi đơn vị lại không nhiều và chất lượng còn thấp. Trên thực tế thì đa số DN đều ngại trạng bị máy tính, ngay cả trang bị rồi lại chưa chú trọng kết nối Internet. Thêm nữa, khi kết nối rồi thì đa số cũng chỉ dùng để tìm kiếm thông tin và chơi game. Chỉ có rất ít các DN lập website để xây dựng, quảng bá thương hiệu và tìm bạn hàng… Riêng về nguồn nhân lực hoạt động trong việc ứng dụng CNTT ở các DN còn thiếu và yếu, trên thực tế chỉ có khoảng 3% số DN có bộ phận chuyên trách về CNTT, 5% DN có nhân viên chuyên trách về CNTT và số nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng về CNTT mới đạt được khoảng 8%. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN trên địa bàn tỉnh vẫn chiếm tỉ lệ khá thấp, chỉ có khoảng 13% DN sử dụng phần mềm quản lí Email, 5% DN có website, 49% DN sử dụng phần mềm kế toán, 14% DN sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, 9% DN sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, 3% sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Đặc biệt, không có DN nào trong tỉnh sử dụng phương pháp kinh doanh thương mại điện tử. Đây là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử, là việc trao đổi thông tin thương mại qua các phương tiện CNTT mà nói chung là không cần phải in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch (hoạt động thương mại không giấy tờ). Thương mại điện tử bao gồm một loạt các các hoạt động kinh doanh trực tuyến đối với các sản phẩm và dịch vụ, giữa bản thân các DN cũng như giữa DN với khách hàng thông qua Internet. Ví dụ như việc trưng bày hình ảnh hàng hóa, thông tin về DN trên website là một phần của thương mại điện tử. Thương mại điện tử giúp cho các DN nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác, giảm chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, tiếp thị, tạo điều kiện cho DN sớm tiếp cận nền kinh tế số hóa… Hiện nay, hầu hết các DN trên địa bàn tỉnh chưa có chiến lược, kế hoạch cho việc ứng dụng CNTT ngắn và dài hạn. Lãnh đạo và nhân viên của nhiều DN chưa thật quan tâm và rất ngại ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh. Đa số các DN ở Đắk Nông thuộc hạng vừa và nhỏ, nhưng đại đa số các DN này thường tự tổ chức với quy mô hạn chế để có thể kiểm soát bằng nhân công, bởi thực tế họ không đủ khả năng kiêm soát máy tính. Ở DN quy mô lớn hơn thì đa số cho rằng chưa đủ điều kiện con người, vật chất để ứng CNTT. Các DN cho biết, để trang bị máy tính, phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực đủ mạnh để vừa có thể quản trị vừa có thể đẩy mạnh ứng dụng CNTT là chưa cho phép. Lý do được nhiều DN đưa ra là chi phí cao, khó quản trị, mắc nhiều lỗi về bảo mật, rủi ro… Thời gian qua thì phần lớn các DN trên địa bàn tỉnh chỉ mới ứng dụng CNTT một cách tự phát, không hệ thống và thiếu chiến lược dài hạn cũng như chưa có một giải pháp tổng thể. Các DN chưa nhận thức sâu sắc sự cần thiết và lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó còn thiếu chủ động trong việc thực hiện xây dựng DN trở thành DN điện tử. Cơ cấu đầu tư cho CNTT tại các DN chưa cân đối, chủ yếu đầu tư cho các thiết bị phần cứng chưa chú trọng đầu tư các hệ thống phần mềm. Các DN cũng chưa thật sự quan tâm đến việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ có trình độ cao cho việc ứng dụng CNTT. Ngoài ra, tỉnh còn thiếu đơn vị trung gian là các cơ quan tư vấn có uy tín để làm cầu nối giữa DN sử dụng và nhà cung cấp dịch vụ CNTT. Bên cạnh đó, về phía nhà nước vẫn chưa có nhiều chính sách hỗ trợ DN ứng dụng CNTT… Hệ thống công nghệ thông tin quản lý doanh nghiệp: Đầu tư ở mức nào? Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp không chỉ là chuyện đầu tư bao nhiêu tiền mà quan trọng hơn, đầu tư như thế nào để hệ thống hoạt động hiệu quả nhất. Tất nhiên, nếu chi phí bỏ ra thấp nhất lại càng hay! Một doanh nghiệp trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), vì thấy doanh nghiệp bạn đã làm và… cải thiện được năng lực cạnh tranh. Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ mục tiêu chiến lược; các phòng ban cũng chưa nêu được yêu cầu cụ thể về quy trình quản lý… Bỏ qua lời khuyên của nhà tư vấn về việc cấu trúc lại hệ thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghiệp này đã liều sử dụng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghiệp khác ngành. Rốt cuộc, họ cũng có được một hệ thống ERP nhưng hệ thống này lại… không phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm việc giữa các phòng ban và tệ hơn, nó không tương thích với hệ thống công nghệ thông tin đang vận hành tại doanh nghiệp. Chi phí cả trăm ngàn Đô la Mỹ cho việc đổi mới quản lý xem như đổ sông đổ biển! Tại một doanh nghiệp sản xuất khác, hệ thống công nghệ thông tin là… hàng trăm máy tính riêng lẻ; mạng Internet và địa chỉ e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… không chứa những dữ liệu quan trọng. Giám đốc doanh nghiệp cho biết, điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất việc mất dữ liệu mật do virus, phần mềm gián điệp, tội phạm công nghệ… đầy rẫy trên mạng Internet. Tuy nhiên, gần đây doanh nghiệp đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử dụng; cài đặt phần mềm có bản quyền và “mở cửa” môi trường Internet trong công ty. “Chúng tôi vừa mất một số khách hàng ở nước ngoài, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch qua e-mail. Việc sử dụng phần mềm không hợp lệ, không kịp thời nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin cũng làm chúng tôi không thể kết nối vào hệ thống của họ”, giám đốc này nói. Đầu tư hợp lý Hai trường hợp vừa nêu cho thấy việc đầu tư không hợp lý vào công tác quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin. Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, công nghệ thông tin có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuyên môn hóa cao (sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…). Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như: - Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu. - Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để tăng khả năng hợp tác với đối tác. - Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ). Minh họa: Khều. Ông Mai Hạo Nhiên - Tổng giám đốc Trung tâm NTIS, Giám đốc OSENCO và Chủ tịch Netmark Việt Nam - đã khái quát bốn giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin tại doanh nghiệp: - Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus) - Công cụ tác nghiệp căn bản (các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…). - Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo. - Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ. - Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh. Theo ông Nhiên, bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của công nghệ thông tin trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư công nghệ thông tin, ông Nhiên đưa ra bốn bước thực hiện: - Nghĩ lớn (doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình). - Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức mình). - Sử dụng ngay (để có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu). - Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp). Để cụ thể hóa các bước thực hiện này, ông Nhiên cho rằng trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ thực trạng và nhu cầu về công nghệ thông tin của mình để đầu tư đúng mức. Muốn vậy, doanh nghiệp phải được tổ chức tốt, các quy trình phải được chuẩn hóa trước khi đầu tư công nghệ thông tin. Kế đến, doanh nghiệp cần xây dựng, thiết kế tổng thể hệ thống công nghệ thông tin, lộ trình thực hiện để việc đầu tư không bị manh mún hoặc thừa thãi. “Việc đầu tư nên triển khai từng bước và phải đưa vào sử dụng ngay để chỉnh sửa kịp thời những sai sót. Doanh nghiệp có thể tận dụng các thành phần rẻ tiền hoặc tìm kiếm các phương thức hiệu quả trong quá trình đầu tư công nghệ thông tin”, ông Nhiên nói. Bàn về phương thức đầu tư ít tiền, ông Nhiên khuyên các doanh nghiệp nhỏ nên nghĩ đến giải pháp dùng phần mềm mã nguồn mở (miễn phí tiền bản quyền phần mềm). Hiện trên thế giới đã có hơn 150.000 phần mềm và dự án sử dụng mã nguồn mở, với nhiều công nghệ, giải pháp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là những lựa chọn cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm mã nguồn mở: Tiêu chí “sự khác biệt” ở đây đặc trưng cho mức độ tương thích của phần mềm khi ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp. Vì thế, tùy vào trình độ công nghệ thông tin sẵn có, mức phí sẵn sàng bỏ ra mà doanh nghiệp có thể chọn lựa hình thức đầu tư thích hợp. Ông Nhiên cũng lưu ý việc dùng phần mềm mã nguồn mở chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản tiền mua bản quyền phần mềm. Doanh nghiệp vẫn phải trả các khoản khác như phí cài đặt, bảo trì, chuyển đổi dữ liệu (từ phần mềm có bản quyền sang)… cho công ty tư vấn, dịch vụ nếu doanh nghiệp không có khả năng “tự xoay xở”. Bên cạnh đó, ông Nhiên cho biết việc dùng phần mềm mã nguồn mở có thể có những “bất tiện” khác như không được hỗ trợ của người lập trình (do doanh nghiệp tự tải xuống trên mạng); tốn phí đào tạo nhân viên; có thể gặp khó khăn trong giao dịch thương mại với khách hàng dùng phần mềm có bản quyền… Giải pháp tiết kiệm Ông Lưu Nghiệp Cường, Giám đốc Trung tâm Giải pháp phần mềm SSP, cũng chỉ ra một số điểm bất tiện mà doanh nghiệp sử dụng phần mềm mã nguồn mở có thể gặp phải như không đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng; thiếu thống nhất, không thể tích hợp; người dùng chịu rủi ro về chất lượng… Theo ông Cường, các doanh nghiệp hiện có nhiều lựa chọn cho các giải pháp công nghệ thông tin như dùng phần mềm thương mại; phần mềm dùng thử với thời gian giới hạn; phần mềm “chia sẻ”; phần mềm cho phép sử dụng phi thương mại… Vì thế, doanh nghiệp cần hiểu mình muốn gì từ hệ thống công nghệ thông tin, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp. 1.1.Nâng tầm doanh nghiệp bằng giải pháp Smartdzine Sự bùng nổ của internet và sự phát triển vượt bậc của thương mại điện tử đã khiến việc đầu tư vào website bán hàng, giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp trở thành hướng đầu tư khôn ngoan, dễ gia tăng lợi nhuận. Từ thực tế đó, Công ty Cổ phần Dịch vụ Công nghệ Thông tin & Truyền thông Webs-Pro Việt Nam đã xây dựng giải pháp về website mang tên Smartdzine. Ông Huỳnh Kim Tước – Chuyên gia giải pháp kinh doanh trực tuyến, vốn rất quan tâm đến chương trình “Hội nhập cùng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp nhỏ và các hộ kinh doanh cá thể” do Bộ Thông tin và Truyền thông đưa ra, nêu ý kiến: “Giải pháp về website này sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các hộ kinh doanh cá thể, nghề tự do tiếp cận với công nghệ thông tin, xây dựng thương hiệu số cũng như khai thác triệt để nguồn khách hàng và đối tác đến từ mạng lưới internet”. Giải pháp Smartdzine đang được hoàn thiện và được kỳ vọng sẽ đáp ứng nhu cầu thị trường với những ưu điểm nổi bật: - Sản phẩm/ dịch vụ chất lượng. Kho web mẫu khổng lồ với số lượng hàng ngàn template, thư viện nội dung viết sẵn phong phú, bộ sưu tập ảnh có bản quyền với hơn 50.000 hình ảnh. Ngoài ra, còn có nhiều dịch vụ kèm theo như hosting, bảo trì, chăm sóc khách hàng, E-marketing cùng các dịch vụ cộng thêm khác. - Thiết kế chuyên nghiệp, tiện ích. Với kinh nghiệm thiết kế và am hiểu các lĩnh vực kinh doanh, các nhà thiết kế web xây dựng hàng loạt mẫu web chuyên nghiệp, phù hợp với từng loại hình, quy mô và tính chất của doanh nghiệp. Nhờ có các công cụ hỗ trợ, việc quản trị mọi thay đổi, điều chỉnh hoặc nâng cấp website đều trở nên đơn giản, dễ dàng. - Tiết kiệm thời gian, chi phí. Các website được thiết kế sẵn bởi Smartdzine có giá thành thấp hơn đến 60% so với ngoài thị trường. Hơn nữa, công đoạn tạo website được rút gọn một cách tối đa, trong ít giờ đồng hồ là đã có một website hoàn thiện cả về thiết kế lẫn nội dung. Người dùng không tốn nhiều công sức để xây dựng website, điều đó đã được gợi ý và dựng sẵn trong các thiết kế. - Nhiều tính năng độc đáo. Kênh tương tác Smart Call, Smart SMS là cầu nối hữu hiệu giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tính năng tạo video nhanh gọn, hấp dẫn với hình ảnh, nhạc hiệu kèm lời thuyết minh tạo sẵn. Tính năng thay đổi Skin làm giao diện luôn tươi mới. Tính năng Backup và Retore giúp người dùng yên tâm tùy chỉnh website vì có thể trở về trạng thái ban đầu bất cứ lúc nào. Tất cả các tính năng đều được tích hợp trên website từ gói đơn giản nhất. - Hiệu quả kinh doanh và quảng bá cao. Khi chọn mua sản phẩm/dịch vụ của Smartdzine – với một mạng lưới doanh nghiệp/khách hàng rộng lớn sở hữu được từ việc kinh doanh website trong mọi lĩnh vực ngành nghề thì người dùng sẽ có cơ hội tham gia vào mạng lưới này, thông qua đó quảng bá tên tuổi, hình ảnh doanh nghiệp của mình đồng thời thu hút được một số lượng khách hàng, đối tác đáng kể. Ông Trần Kiến Uy – Giám đốc Kỹ thuật và Thiết kế Webs-pro chia sẻ: “Đội ngũ kỹ thuật và thiết kế của công ty đang xây dựng một hệ thống website thông minh, nhiều tính năng giúp mọi khách hàng dù là người không am hiểu về thiết kế hay lập trình cũng có thể sử dụng và quản trị dễ dàng, đồng thời chứng minh thế mạnh của website được thiết kế sẵn: rẻ-nhanh-hiệu quả”. Những ưu điểm trên là cơ sở để những nhà đầu tư và sáng lập nên Smartdzine đặt hi vọng giải pháp này sẽ góp phần vào sự phát triển của ngành thương mại điện tử cũng như nền công nghệ thông tin tại Việt Nam trong tương lai. Đặc biệt, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cá thể kinh doanh nhanh chóng xây dựng thương hiệu số, vươn mình bứt phá trên thị trường kinh doanh rộng lớn, đầy thử thách. 1.2. 36% doanh nghiệp Việt thờ ơ với sự cố thông tin Theo khảo sát về mức độ sẵn sàng ứng phó với thảm họa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) của Symantec khu vực châu Á Thái Bình Dương và Nhật Bản, chi phí phát sinh trung bình khi hệ thống ngưng trệ là 10.000 USD. Trong 12 tháng qua, trung bình một DNVVN trong khu vực đã trải qua 3 lần sập hệ thống hoặc gián đoạn kinh doanh. Nguyên nhân chủ yếu là do tấn công virus hay hacker (61%), mất điện (60%), và thảm họa thiên nhiên như lụt lội (57%). Nhưng 36% doanh nghiệp được khảo sát chưa có kế hoạch để ứng phó với những sự cố gián đoạn kinh doanh như vậy. Chướng ngại chính đối với bảo mật trong DNVVN tại khu vực châu Á Thái Bình Dương và Nhật Bản chủ yếu là ngân sách eo hẹp (41%) và thiếu nhân viên lành nghề (40%). Theo bà Suzie Tan, Tổng giám đốc, Symantec Việt Nam và khu vực Đông Dương, bảo vệ thông tin kinh doanh là điều kiện sống còn đối với DNVVN để duy trì được hiệu quả công việc cũng như khả năng cạnh tranh của mình. Vì vậy, để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những mối đe dọa tiềm tàng đối với hoạt động kinh doanh của họ, xử lý chúng trước khi sự việc quá muộn, Symantec đã đưa ra công cụ Symantec Business Threat Simulator (giả lập các mối đe dọa trong kinh doanh). Bảng tổng hợp những mối đe dọa thông tin trong môi trường kinh doanh giả lập. Công cụ này sử dụng phương thức mô phỏng những vụ tấn công đe dọa trong môi trường kinh doanh, nhằm đánh giá các nguy cơ lỗ hổng bảo mật, xác định những tác động liên quan tới hoạt động kinh doanh. Sau đó, chúng sẽ đưa ra những lời khuyên cho các doanh nghiệp để tăng cường khả năng bảo vệ thông tin của họ. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết sáng suốt về bảo vệ thông tin và có chiến lược hợp lý để bảo vệ hữu hiệu các hoạt động kinh doanh trước những mối đe dọa từ bên ngoài lẫn bên trong cũng như nguy cơ mất mát dữ liệu. Hiện, công cụ Business Threat Simulator của Symantec được cung cấp miễn phí tại các quốc gia thuộc khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản. Các doanh nghiệp có thể tải Symantec Business Threat Simulator tại đây. 1.3.Mẹo bảo vệ thông tin cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Nâng cao nhận thức của nhân viên Xây dựng cuốn hướng dẫn về bảo mật Internet, đồng thời đào tạo nhân viên về an toàn trên Internet, bảo mật và những mối đe dọa mới nhất. Nhờ đó, nhân viên sẽ biết được họ có thể nhấp chuột vào đâu, những gì cần tránh. Một điều quan trọng không kém khác là thường xuyên thay đổi mật khẩu và không bao giờ chia sẻ chúng với bất kỳ ai. 2. Bảo vệ những thông tin trọng yếu Doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) đang phải đối mặt với ngày càng nhiều những rủi ro đối với thông tin quan trọng, do đó, bảo vệ những dữ liệu này là vấn đề thiết yếu. Chỉ cần một vụ rò rỉ thông tin cũng có thể dẫn đến danh tiếng của công ty bị hủy hoại. Vì vậy, doanh nghiệp cần triển khai một phương thức bảo mật CNTT toàn diện, cho dù đó là thông tin thẻ tín dụng, dữ liệu khách hàng hay thông tin về nhân viên trong công ty. 3. Triển khai một kế hoạch sao lưu và khôi phục hữu hiệu Bảo vệ thông tin không chỉ đơn thuần là sử dụng phần mềm diệt virus. Sao lưu và khôi phục thông tin một cách hiệu quả là điều vô cùng thiết yếu, nhằm đảm bảo các hệ thống máy tính, máy chủ và ứng dụng chạy ổn định, thông suốt trong trường hợp gặp phải ngưng trệ hệ thống – do lũ lụt, động đất, virus hay lỗi hệ thống. Một vụ ngưng trệ hệ thống có thể đồng nghĩa với việc khách hàng không hài lòng, và đình trệ hoạt động kinh doanh khá tốn kém. 4. Bảo đảm an toàn tài sản web và thư điện tử Lựa chọn phần mềm bảo mật phù hợp có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp trước thư rác hoặc mối đe dọa email khác, nhờ đó bạn có thể bảo vệ những thông tin nhạy cảm của mình, đồng thời dành thời gian cho các hoạt động hàng ngày khác. Những kẻ phát tán thư rác và thư lừa đảo thường lợi dụng những sự kiện nổi bật đang diễn ra hay kỹ thuật liên quan đến mạng xã hội để lừa người dùng tiết lộ thông tin cá nhân như thông tin ngân hàng, thẻ tín dụng. 5. Bảo vệ thông tin Thay vì chỉ tập trung vào các thiết bị như máy xách tay, DNVVN cần phải xem xét lại thông tin của họ đang được lưu trữ ở đâu, và tiến hành triển khai bảo vệ những khu vực này. Bên cạnh việc cập nhật tính năng bảo mật và mã hóa, điều quan trọng đối với cả người quản lý lẫn nhân viên là phải quản lý mật khẩu của mình một cách cẩn thận. Luôn thiết lập mật khẩu “mạnh” sẽ giúp bảo vệ dữ liệu lưu trữ trên máy xách tay một cách tốt nhất nếu máy bị mất hoặc bị tin tặc đột nhập. Tuệ Minh Tags: bảo mật, bảo vệ, doanh nghiệp vừa và nhỏ, ngưng trệ, password 8th 01 - 2011 | comment closed 1.4.Mạng xã hội giúp tăng độ nhận biết thương hiệu doanh nghiệp vừa và nhỏ 60% doanh nghiệp được khảo sát khẳng định rằng họ nhận được những tác động tích cực và lợi ích cụ thể về doanh số từ mạng xã hội. Khảo sát 269 doanh nghiệp vừa và nhỏ của công ty Daryl Willcox Publishing, Anh Quốc, công bố: 46% doanh nghiệp cho biết “Nhờ mạng xã hội, độ nhận biết thương hiệu của khách hàng tăng”; 36% đã kiếm thêm những mối làm ăn mới nhờ nỗ lực gây dựng hình ảnh trên mạng xã hội. So với tháng 12/2009, số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng những trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter… để quảng cáo và tiếp thị trực tuyến tăng gấp đôi, lên 54%. Điều này cho thấy tầm quan trọng của mạng xã hội đối với hoạt động doanh nghiệp. Hàng ngày có 35% công ty đều đặn cập nhật thông tin lên LinkedIn, Facebook và Twitter. Trang mạng xã hội được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nhiều nhất là LinkedIn, 73%. Facebook đứng thứ hai, 64%. Tiếp sau đó là Twitter, 63%. 68% doanh nghiệp sử dụng mạng xã hội để kết nối mạng lưới quan hệ với mọi người. 63% thu hút khách hàng mới. 61% tăng độ nhận biết thương hiệu… Bên cạnh đó, 14% sử dụng mạng xã hội chỉ vì đối thủ của mình làm như thế. Và 12% chẳng chú ý mấy, với tư tưởng an nhàn: “Kiếm thêm được người khách hàng nào hay khách hàng đó. Không quan trọng”. Khảo sát cũng thực hiện đối với những doanh nghiệp không theo trào lưu trên. Kết quả là 35% viện lý do là không có thời gian. 31% cho rằng khách hàng của mình không quan tâm đến mạng xã hội. Và 24% không biết kỹ thuật. Mạng xã hội đang dần trở thành một phương thức tiếp thị bên cạnh e-mail, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, và tiếp thị trực tiếp của doanh nghiệp. 1.5.Ba lĩnh vực có thể khiến doanh nghiệp nhỏ phá sản CôngThương – Các doanh nghiệp nhỏ thường tự nhủ rằng tội phạm mạng chỉ chú tâm tới các con mồi lớn và do vậy họ không có gì phải lo lắng. Trên thực tế, phần lớn tội phạm mạng luôn tìm cách ‘quăng lưới’ rộng hơn và luôn lợi dụng tất cả các nạn nhân bị mắc lưới của chúng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ phải thực sự cảnh giác trước những nguy cơ này. 3 kiểu tấn công thường thấy có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp nhỏ, đó là: - Đánh cắp toàn bộ tiền trong tài khoản ngân hàng: Trojans ngân hàng Một trong những công cụ tấn công mạng phổ biến nhất hiện nay là “Zeus”, thường được dùng để đánh cắp các thông tin về tài khoản ngân hàng. Phần lớn giới tội phạm mạng sử dụng Zeus để theo dõi thông tin đăng nhập vào mật khẩu giao dịch ngân hàng của người dùng. Đây là hình thức đánh cắp béo bở nhất, và không may phần lớn nạn nhân trong số đó lại là doanh nghiệp nhỏ. Tại sao vậy? So với người tiêu dùng các nhân, doanh nghiệp nhỏ thường có nhiều tiền trong tài khoản hơn. Nhưng không giống người tiêu dùng cá nhân, những doanh nghiệp này lại có ít các biện pháp bảo vệ hơn để đảm bảo cho các giao dịch tài chính của họ. - Đánh cắp tài sản trí tuệ và thông tin khách hàng: Xâm nhập an ninh Khi dữ liệu quý giá bị mất hoặc bị đánh cắp, người ta thường gọi tình trạng này là xâm nhập an ninh. Do tác giả của phần lớn các vụ đánh cắp thông tin thẻ tín dụng là hacker nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải hết sức cẩn thận trong việc xử lý dữ liệu tài chính của khách hàng của mình. Theo bản báo cáo có tên APJ 2010 SMB Information Protection Survey (Báo cáo về thực trạng bảo vệ thông tin trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ năm 2010 tại khu vực châu Á-TBD và Nhật Bản) của Symantec gần đây, 76% các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) tại khu vực châu Á-TBD và Nhật Bản cũng rất/hoặc tương đối lo lắng về tình trạng mất cắp thông tin kinh doanh quan trọng. Điều này không có gì ngạc nhiên bởi trước đó đã có khoảng 58% doanh nghiệp mất thông tin điện tử ở dạng bí mật hoặc là tài sản riêng của công ty. - Khách hàng bỏ đi: Uy tín thương hiệu Các doanh nghiệp nhỏ đang nhận thấy rằng mạng xã hội và các giải pháp “Web 2.0” khác là công cụ lý tưởng để tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, thật không may là mọi thứ có thể trở nên rất tồi tệ khi hacker xâm nhập vào các tài khoản mạng xã hội, bởi tội phạm có thể sử dụng các tài khoản của doanh nghiệp nhỏ để vận hành các chiến dịch lừa đảo qua mạng, phát tán thư rác hoặc cài đặt phần mềm độc hại vào máy tính người dùng. Chính vì vậy, để bảo vệ doanh nghiệp nhỏ, Symantec đưa ra khuyến nghị: - Giáo dục nhân viên: Các doanh nghiệp cần xây dựng các hướng dẫn/quy định bảo mật cũng như giáo dục nhân viên về an ninh, an toàn Internet, các mối đe dọa mới nhất. Phần đào tạo nên tập trung vào tầm quan trọng của việc thay đổi mật khẩu thường xuyên và bảo vệ các thiết bị di động. - Bảo vệ thông tin doanh nghiệp quan trọng: Bảo vệ thông tin là một phần cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp ở mọi quy mô trong việc đối mặt với các nguy cơ rủi ro ngày càng tăng đe dọa tới dữ liệu quan trọng của họ. Chỉ cần một vụ xâm nhập dữ liệu cũng khiến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phá sản. Chính vì vậy, các DNVVN cần phải thực thi một giải pháp bảo mật toàn diện (không chỉ là phần mềm diệt virus) để đảm bảo rằng tài sản thông tin, dù là dạng thông tin thẻ tín dụng, dữ liệu khách hàng hay thông tin về nhân viên cũng phải được bảo vệ an toàn. - Có kế hoạch sao lưu và phục hồi hiệu quả: Bảo vệ thông tin không có nghĩa là chỉ triển khai một giải pháp diệt virus đơn thuần. Đó còn là sao lưu và phục hồi dữ liệu – thành phần tối quan trọng trong việc bảo vệ thông tin một cách toàn diện nhằm giữ cho hệ thống máy tính, máy chủ và các ứng dụng của các DNVVN chạy ổn định trong trường hợp xảy ra sự cố (lũ lụt, động đất, virus hay sự cố hệ thống). Chỉ cần một sự cố đình trệ hệ thống cũng có thể khiến cho khách hàng không hài lòng và chi phí khắc phục sự cố tốn kém, đồng nghĩa với việc tình hình kinh doanh của công ty gặp sóng gió. - Bảo vệ tài sản e-mail và web: Các DNVVN cần chọn lựa một giải pháp bảo mật thư điện tử và Web hiệu quả, giúp giảm thiểu tối đa các đe dọa về thư rác và e-mail để doanh nghiệp có thể bảo vệ được các thông tin nhạy cảm và dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày khác. Những kẻ phát tán thư rác và lừa đảo trực tuyến sẽ sử dụng các sự kiện nóng đang diễn ra và các kỹ thuật mạng xã hội để lừa người dùng cung cấp các thông tin cá nhân như thông tin thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng. 1.6. Tiếp cận các giải pháp CNTT chi phí thấp giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao năng lực cạnh tranh Theo VCCI tại Đà Nẵng, h iện nay, các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ít đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT); vấn đề bảo mật, an ninh mạng cũng chưa được quan tâm; chưa định hướng đúng các ứng dụng theo hướng thương mại điện tử nên khả năng cạnh tranh vẫn còn thấp. Hạn chế lớn nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh sản xuất là nặng về đầu tư thiết bị, chỉ dừng lại ở mức phục vụ cho công tác văn phòng, rất ít các doanh nghiệp đầu tư các giải pháp về CNTT như ERP, CRM… Hội thảo được tổ chức nhằm giúp các doanh nghiệp cập nhật những thông tin mới nhất về tình hình ứng dụng CNTT, tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp về các giải pháp CNTT hiệu quả với chi phí thấp nhằm nâng cao hiệu suất kinh doanh, năng lực cạnh tranh tại doanh nghiệp. Hội thảo cũng là cơ hội để các doanh nghiệp vừa và nhỏ trao đổi kinh nghiệm kinh doanh sản xuất; đồng thời tạo môi trường thảo luận, tiếp xúc giữa các cơ quan, ban ngành chức năng, chuyên gia, nhà cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển CNTT hiện nay. 1.7. Hội thảo nằm trong chương trình triển khai Đề án Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT năm 2010 Microsoft ra mắt bộ office 2010 dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam Theo ông Nguyễn Thế Đông, Giám đốc sản phẩm, Gói sản phẩm này chỉ có mặt tại 8 quốc gia đang phát triển trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam. Gói này gồm 4 sản phẩm Word 2010; Excel 2010; OneNote 2010 và Outlook with Business Contact Manager 2010. Gói Office 2010 chỉ được bán duy nhất theo hình thức Open Licensing (bản quyền mở) cho các doanh nghiệp Việt Nam và giới hạn tối đa 50 bộ/doanh nghiệp. Nếu số máy tính vượt quá 50, DN bắt buộc phải mua bộ Microsoft Office Standard với mức giá cao hơn 23%. Một lưu ý khác là DN mua gói sản phẩm này không được hưởng quyền bảo hiểm phần mềm như các gói thông thường khác. Trả lời vấn đề này, ông Nguyễn Thế Đông cho rằng, do gói phần mềm này được thiết kế nhằm cung cấp cho các DN nhỏ và vừa với quy mô nhỏ, chi phí tài chính hợp lý. Tuy nhiên, các dịch vụ hỗ trợ khác vẫn được các đại lý của Microsoft hỗ trợ tích cực. Tags: Microsoft Office 2010 Small Business Basic- hỗ trợ DN vừa và nhỏ CôngThương – Gói sản phẩm Small Business Basic(SBB) bao gồm 4 sản phẩm Word 2010, Excel 2010, OneNote 2010 và Outlook with Business Manager 2010 dành cho các đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mục đích của gói sản phẩm SBB nhằm đáp ứng nhu cầu căn bản của các DN vừa và nhỏ đối với nhu cầu sử dụng phần mềm ứng dụng văn phòng với mức giá hợp lý nhất (chỉ bằng 77% giá của gói Office 2010 Standard). Gói Office 2010 SBB chỉ được bán duy nhất theo hình thức Open Licensing cho các DN và mỗi DN chỉ được phép mua tối đa 50 bộ và cũng không được quyền chuyển đổi về các phiên bản trước như Microsoft Office 2007 hoặc Office 2003; Không được mua Software Assurance… Gói sản phẩm này được xem là một hình thức hỗ trợ cho các DN vừa và nhỏ dễ dàng hợp thức hóa phần mềm Office bản quyền với mức giá tốt nhất dành cho hình thức open License. 1.8.Bảo mật : 5 lời khuyên cho doanh nghiệp nhỏ Xây dựng cuốn hướng dẫn về bảo mật Internet, đồng thời đào tạo nhân viên về an toàn trên Internet, bảo mật và những mối đe dọa mới nhất. Có những nhân viên mà biết được họ có thể nhấp chuột vào đâu, những gì cần tránh là hoàn toàn cần thiết. Một điều quan trọng không kém khác là thường xuyên thay đổi mật khẩu và không bao giờ chia sẻ chúng với bất kỳ ai. DNVVN đang phải đối mặt với ngày càng nhiều các rủi ro đối với thông tin quan trọng của họ, do vậy bảo vệ những dữ liệu đó là vấn đề thiết yếu đối với họ. Chỉ cần một vụ rò rỉ thông tin cũng có thể dẫn đến danh tiếng của công ty bị hủy hoại. Hãy triển khai một phương thức bảo mật CNTT toàn diện để đảm bảo rằng thông tin của doanh nghiệp bạn được an toàn, cho dù đó là thông tin thẻ tín dụng, dữ liệu khách hàng hay thông tin về nhân viên trong công ty. Bảo vệ thông tin không chỉ đơn thuần là sử dụng phần mềm diệt virus. Để có thể sao lưu và khôi phục thông tin một cách hiệu quả là điều vô cùng thiết yếu nhằm đảm bảo các hệ thống máy tính, máy chủ và ứng dụng chạy ổn định, thông suốt trong trường hợp gặp phải ngưng trệ hệ thống – do lũ lụt, động đất, virus hay lỗi hệ thống. Một vụ ngưng trệ hệ thống có thể đồng nghĩa với việc khách hàng không hài lòng, và đình trệ hoạt động kinh doanh khá tốn kém. Lựa chọn phần mềm bảo mật phù hợp mà có thể giúp bảo vệ trước thư rác hoặc mối đe dọa email khác, nhờ đó bạn có thể bảo vệ những thông tin nhạy cảm của mình, đồng thời dành thời gian cho các hoạt động hàng ngày khác. Những kẻ phát tán thư rác và thư lừa đảo thường lợi dụng những sự kiện nổi bật đang diễn ra hay kỹ thuật liên quan đến mạng xã hội để lừa người dùng để lộ thông tin cá nhân như thông tin ngân hàng, thẻ tín dụng. Thay vì chỉ tập trung vào các thiết bị như máy xách tay, DNVVN cần phải xem xét lại thông tin của họ đang được lưu trữ ở đâu, và theo đó là triển khai bảo vệ những khu vực này. Bên cạnh việc cập nhận tính năng bảo mật và mã hóa, điều quan trọng đối với cả người quản lý lẫn nhân viên là phải quản lý mật khẩu của mình một cách cẩn thận. Luôn thiết lập mật khẩu ‘mạnh’ sẽ giúp bảo vệ dữ liệu lưu trữ trên máy xách tay một cách tốt nhất nếu máy bị mất hoặc bị hack. 1.9.Microsoft công bố gói sản phẩm mới tại VN Ông Nguyễn Thế Đông, Giám đốc tiếp thị nhóm sản phẩm Microsoft Office – Công ty TNHH Microsoft Việt Nam, cho biết, gói sản phẩm Small Business Basic gồm sản phẩm Word 2010, Excel 2010, OneNote 2010 và Outlook with Business Contact Manager 2010. Đối tượng sử dụng gói sản phẩm này là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc bổ sung gói sản phẩm trên đã nâng các gói Office 2010 trên thị trường Việt Nam lên 3 bộ, gồm: Small Business Basic 2010, Standard 2010 và Professional Pluc 2010. Theo khảo sát của Microsoft tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam thì nhu cầu sử dụng gói sản phẩm SBB 2010 khoảng 50 bộ trở xuống. Do vậy, Microsoft quy định chỉ bán cho các doanh nghiệp tối đa là 50 bộ sản phẩm SBB 2010. Nếu doanh nghiệp nào mua với số lượng lớn hơn sẽ phải mua các bộ Office 2010 khác, như: Standard hoặc Professional Plus, ông Đông giải thích. Gói sản phẩm Office 2010 Small Business Basic ra đời chỉ dành riêng cho các nước đang phát triển. Hiện nay gói sản phẩm này chỉ được triển khai tại 8 nước trên thế giới, như: Việt Nam, Lào, Philippin, Campuchia, Indonesia, Banglades…