Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho

ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO Giải pháp quản lý kho trong xưởng dệt Công ty TNHH Opticon VN, 04 Nguyễn Đình Chiểu, P.Đa Kao, Q1, Tp.HCM p. (+84)8 222 88 262 f. (+84) 8 222 88 268 Duy.doan@opticon.com www.opticon.vn MỤC LỤC I. Lợi ích của mã vạch trong quản lý kho ................................................................... 2 Kiểm soát hiệu quả hàng hóa Giảm lỗi từ người dùng Tiết kiệm chi phí, thời gian Quản lý kịp thời chuỗi cung ứng II. Quản lý kho trong xưởng dệt .................................................................................... 3 III. Giải pháp mã vạch trong quản lý kho ..................................................................... 4 Quy trình dán nhãn mã vạch cho sản phẩm Quy trình nhập kho Quy trình xuất kho Quy trình kiểm kê kho Quy trình điều chỉnh hàng tồn kho Quy trình kiểm tra nguồn gốc nguyên vật liệu IV. Hệ thống quản lý kho................................................................................................. 8 Máy quét mã vạch Phần mềm kiểm kho ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 2 LỢI ÍCH CỦA MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, giải quyết bài toán tồn kho là một vấn đề cấp thiết và quan trọng hàng đầu. Quản lý kho không tốt sẽ dẫn đến: số lượng hàng tồn động trong kho, quản lý hàng thủ công, tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực, cập nhật không kịp thời, kiểm soát không hết nếu số lượng hàng quá lớn Những yếu tố này ảnh hưởng nghiêm trọng tới chiến lược và kế hoạch của công ty. Vậy làm sao để doanh nghiệp quản lý kho một cách hiệu quả nhất, nắm bắt kịp thời chính xác số lượng hàng hóa với thời gian nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất? Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch với máy đọc mã vạch OPTICON sẽ là câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi này bằng những lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp. Kiểm soát hiệu quả hàng hóa Với số lượng hàng hóa lớn, việc kiểm tra thủ công là một phương pháp tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Bằng việc sử dụng mã vạch và thiết bị kiểm kho di dộng, các hoàng hóa sẽ được quản lý dễ dàng, nắm bắt được số lượng, thông tin sản phẩm nhanh chóng, kiểm soát được các hàng hóa lỗi, hết hạn sử dụng, thông báo kịp thời nếu có sự chênh lệch so với số lượng thực tế. Giảm lỗi từ người dùng Việc tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, giải pháp mã vạch sẽ giảm thiểu các thao tác nhập liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong hoạt động nghiệp vụ, từ đó, tất cả các quy trình từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê kho sẽ hoàn toàn chính xác. Tiết kiệm chi phí, thời gian Quản lý tồn kho bằng hệ thống mã vạch là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán. Các chi phí cho các hoạt động quản lý kho và nguồn nhân lực cũng giảm thiểu đáng kể khi các hoạt động này đã trở nên đơn giản với giải pháp mã vạch. Quản lý kịp thời chuỗi cung ứng Nắm bắt được hàng hóa trong kho bằng công nghệ mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động được chuỗi cung ứng của mình. Đối với hàng hóa còn tồn động nhiều trong kho hoặc hàng hóa sắp hết, hệ thống sẽ tự động thống báo để người quản lý có những hướng giải quyết thích hợp. Từ đó, doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 3 QUẢN LÝ KHO TRONG XƯỞNG DỆT Ngành dệt may là một trong những ngành có lượng hàng hóa trong kho khá lớn. Hơn thế nữa, đặc thù của ngành may là tính đa dạng trong mẫu mã, kích cỡ, chủng loại đơn đặt hàng sản phẩm và thường không lặp lại nên việc quản lý càng khó khăn hơn. Quản lý nguyên liệu dệt may rất đa dạng và phức tạp. Ngoài size, cỡ, màu, doanh nghiệp còn phải quản lý theo các tiêu thức khác như mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, các cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài của sợi bông... Do vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp ứng được các phân tích về tồn kho phục vụ sản suất cũng như bán hàng. Mã vạch trong ngành dệt may ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 4 GIẢI PHÁP MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO Hệ thống quản lý kho bằng công nghệ mã vạch là một giải pháp toàn diện, thống nhất, đầy đủ các tính năng cho tất cả các quá trình liên quan tới quản lý kho bãi từ nhập hàng tới xuất hàng. Quá trình quản lý hàng hóa sẽ hoàn toàn tự động, giảm thiểu các thao tác thủ công, đảm bảo các quá trình nhập liệu truy xuất thông tin một cách chính xác nhất. Hơn nữa với công nghệ không dây, hệ thống cho phép người dùng truyền tải thông tìn từ máy chủ một cách nhanh chóng và có thể truy xuất thông tin tại bất cứ địa điểm, thời gian nào. Quy trình dán nhãn mã vạch cho sản phẩm Mã vạch hỗ trợ quản lý thông tin nguyên vật liệu, sản phẩm nhập và xuất kho theo mã hàng, nhóm hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng. Việc dán mã vạch cho nguyên vật liệu, sản phẩm giúp cho công tác xuất, nhập và kiểm kho được thực hiện dễ dàng, chính xác và nhanh chóng đồng thời hỗ trợ truy tìm được nguồn gốc khi gặp hàng hóa lỗithông qua các mã vạch. Nhân viên sẽ tiến hành đặt mã cho sản phẩm. Sau đó, sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng, tùy thuộc vào sản phẩm để tạo nhãn mã vạch thích hợp. Nhãn này sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 5 Dán mã vạch cho sản phẩm Đối với ngành dệt may, các nguyên vật liệu và sản phẩm có thể được phân chia theo từng loại như: màu sắc, kích thước, chất liệu để dể dàng cho việc quản lý. Mỗi loại sẽ có một mã vạch khác nhau. Quy trình nhập kho Ứng dụng mã vạch trong nhập kho Sử dụng máy kiểm kho để thống kê lượng hàng nhập kho. Tất cả các thông tin được nhập vào phần mềm để quản lý, đối chiếu, hỗ trợ truy xuất, sắp xếp đảm bảo hoạt động toàn bộ dây chuyền sản xuất. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 6 Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch di động của OPTICON lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên mỗi hàng hóa. Quy trình xuất kho Xuất kho hàng hóa với mã vạch Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàngđều được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính. Quy trình kiểm kê kho Với sự hỗ trợ phần mềm và thiết bị mã số mã vạch, nhân viên nhanh chóng kiểm soát lượng nguyên vật liệu, hàng hóa sẵn có trong kho. Dễ dàng kiểm soát lượng hàng sẵn có trong kho, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho, chủ động đặt hàng đảm bảo dây chuyền sản xuất liên tục, không bị gián đoạn. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 7 Kiểm kê kho hàng hóa Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời báo cáo với nhà quản lý và cho phép cập nhật lại số liệu thực này. Quy trình điều chỉnh hàng tồn kho Trong quá trình kiểm kê kho hàng, khi có mặt hàng bị lỗi hay quá hạn sử dụng, với thiết bị quét mã vạch di động, nhân viên có thể lập tức ghi nhận vào hệ thống dữ liệu. Từ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt kịp thời các mặt hàng này và điều chỉnh xử lý hay nhập hàng thay thế. Bên cạnh đó, nếu có mặt hàng nào sai sót về thông tin hoặc cần thay đổi (ví dụ như thay đổi giá), người kiểm kho chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm để lấy thông tin về sản phẩm và chỉnh sửa thích hợp. Quy trình kiểm tra nguồn gốc nguyên vật liệu Trong trường hợp hàng nhập bị lỗi, xảy ra các vấn đề kỹ thuậtSử dụng mã số hàng hóa truy vấn vào phần mềm để dễ dàng tìm kiếm thông tin nguồn lô hàng nhập, thời gian nhập, đơn vị cung cấp để đưa ra những phương án giải quyết thích hợp. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 8 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO Máy quét mã vạch Thiết bị kiểm kho được sử dụng như một máy quét mã vạch di động (OPTICON – H27), với ứng dụng không dây khắc phục được hạn chế về phạm vi hoạt động của máy quét. Hơn thế nữa nó được tích hợp như một máy tính di động, có thể hoạt động độc lập, lưu trữ dữ liệu. Thiết bị kiểm kho giúp kiểm soát được lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng, bạn có thể biết rõ tuổi hàng tồn kho để ra quyết định kinh doanh, hay xuất hàng một cách hợp lý nhất. Đồng thời quản lý được lượng hàng thực tế và lượng hàng đã xuất kho thông qua dữ liệu có được. Được ứng dụng rộng rãi trong bán lẻ như siêu thị, cửa hàng cũng như trong quản lý kho, bãi của sản xuất, công nghiệp, dịch vụ. Máy quét mã vạch di động (kiểm kho) H-27 Kết hợp máy tính di động, công nghệ quét mã vạch và nhận dạng tần số radio cùng kết nối LAN không dây của OPTICON với các ứng dụng của đối tác để mang lại cho người dùng thông tin toàn diện về hàng tồn kho của mình. Trở nên hiệu quả hơn trong kho hàng của bạn và bạn sẽ có thể có chính xác những gì khách hàng mong muốn mà không cần lưu trữ nhiều hơn số lượng bạn cần. ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 9 MỘT SỐ THIẾT BỊ KIỂM KHO ĐƯỢC ĐỀ XUẤT Thiết bị kiểm kho OPTICON H-27 Android - Là thiết bị quét mã vạch di động chắc chắn với mắt đọc laser 1D hoặc chụp ảnh 2D. - Hệ điều hành Android 4.2.2 - Giao tiếp Bluetooth, Wifi, GPRS, 3G, USB. - Bộ nhớ trong 8GB, RAM 1GB, hỗ trợ thẻ nhớ MicroSD lên tới 32GB - Chuẩn công nghiệp IP: 65 Máy kiểm kho OPTICON H-22 Window Mobile - Thiết bị quét mã vạch di động tích hợp mắt đọc laser 1D và 2D. - Hệ điều hành Windows Mobile 6.5.3 - RAM 256MB, ROM 512MB, hỗ trợ thẻ microSD - Giao tiếp Bluetooth, Wifi, 3G, USB - Chuẩn công nghiệp IP: 65 Thiết bị kiểm kho OPTICON OPH-3001 - Thiết bị kiểm kho cầm tay tích hợp mắt đọc laser 1D. - Nand flash: 128 MB flashROM: 4 MB Ram: 4 MB Sram - Cổng giao tiếp USB, IrDA - Chuẩn công nghiệp IP: 54 ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 10 Thiết bị kiểm kho Bluetooh OPTICON OPN- 3002i - Máy quét mã vạch di động tích hợp mắt đọc laser 2D. - Cổng giao tiếp: Bluetooth, USB - 1 MB Storage Flash, 96 KB RAM - Kích thước nhỏ gọn, chỉ 57gram. - Chuẩn công nghiệp IP: 42 Phần mềm kiểm kho Một số phần mềm hữu ích và hợp lý sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi chặt chẽ các mặt hàng trong kho hay ngay tại các điểm bán hàng. Hãy tích hợp gói phần mềm kiểm kho của chúng tôi vào phần cứng máy quét mã vạch của bạn để đạt hiệu quả quản lý tốt nhất. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm kiểm kho:  Quản lý danh mục  Quản lý danh mục nhóm hàng hóa, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp  Quản lý đơn vị nhập, giá bán  Quản lý kho  Quản lý nhập, xuất, tồn: o Phiếu nhập, xuất kho o Giá bán, giá nhập có thể sửa đổi hoặc tự động theo quy định  Quản lý chuyển kho ỨNG DỤNG MÃ VẠCH TRONG QUẢN LÝ KHO - APRIL 2015 11  Quản lý dỡ hàng  Báo cáo kho  Báo cáo tổng hợp tồn kho  Báo cáo tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn  Báo cáo tồn kho theo từng mặt hàng, theo hàng hóa  Báo cáo chi tiết hàng hóa trong kho  Quản lý công nợ  Quản lý tổng hợp công nợ của khách hàng, chi tiết công nợ của từng khách hàng  Quản lý tổng hợp công nợ của nhà cung cấp, chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp  Tự động cảnh báo công nợ của khách hàng khi bán hàng  Hệ thống  Thiết lập tồn kho đầu kỳ và công nợ đầu kỳ  Quản lý, phân quyền người dùng trong hệ thống nhằm bảo mật cho phần mềm  Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn