Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị logistics tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 3: ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TẠI DNVVN 3.1 TỔNG QUAN DNVVN 3.1.1 Một số khái niệm về DNVVN Tiêu chí xác định DNVVN tại nhiều nước rất khác nhau, DNVVN ở Việt Nam được định nghĩa là DN có vốn dưới 10 tỷ đồng, tương đương 670.000USD và có số lao động thường xuyên làm việc dưới 300. Với định nghĩa này thì hầu hết (khoảng 96%) các DN ở Việt Nam đều là DNVVN. Cơ cấu vốn trong DNVVN tại VN như sau: Hình 8: Cơ cấu nguồn vốn trong DNVVN (Nguồn: Tổng hợp 2005) Dù qui mô vừa và nhỏ nhưng thành phần kinh tế này đã đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng kinh tế quốc gia. Tốc độ tăng trưởng hàng năm của khu vực này là 20% . So với số DNVVN tại một số nước và chỉ tiêu phấn đấu trong khu vực APEC, con số DNVVN ở VN còn rất ít (chỉ khoảng 230.000 và phấn đấu đến 2010 sẽ có 500.000 DNVVN). Năm 2001, trung bình 964 người dân có 1 DN, năm 2005 tỷ lệ này là 1/500 người, trong khi các nước APEC đặt mục tiêu phấn đấu đạt 1/20 người . Một số số liệu về DNVVN trong các nước Châu Á cho thấy số lượng DNVVN tại VN vẫn còn rất ít. Tên nước Số DNVVN (số liệu gần đúng) Tỷ trọng trên tổng số DN (số liệu gần đúng) Nhật Bản Trên 5 triệu 99,7% Trung Quốc Khoảng 3,6 triệu 99% Hàn Quốc Khoảng 3 triệu 98.7% Việt Nam Khoảng 230 ngàn 96% Bảng 3: Số liệu DNVVN tại một số nước (Nguồn: Tổng hợp năm 2005) Tại Tp.HCM, theo số liệu của Tổng Cục Thống Kê đến tháng 31/12/2005 có 31.292 DN có số lao động bình quân dưới 300 và vốn không quá 10 tỷ. Con số này chắc chắn còn nhiều hơn nữa trong thời điểm hiện tại. Như vậy hơn 17% (trong 230.000 DNVVN trong cả nước) DNVVN tập trung tại Tp.HCM. Nhìn chung, ở nước ta, quy mô DNVVN còn hạn chế, công nghệ lạc hậu, khả năng cạnh tranh rất thấp, sản xuất kinh doanh mang tính chất tự phát, thiếu định hướng, mất cân đối, phân bổ không đều (DNVVN tập trung ở Đông - Nam Bộ 35,8%, đồng bằng sông Hồng 24,3%, đồng bằng sông Cửu Long 16,6%), tổ chức kinh doanh thiếu chặt chẽ, rất ít DN áp dụng phương thức kinh doanh, quản lý lỗi thời, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh; khả năng giải quyết việc làm cho người lao động chưa cao; năng lực và trình độ quản lý DN của đội ngũ chủ DN rất thấp (mà đây lại là yếu tố quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh); tình trạng thiếu vốn hoạt động, mặt bằng sản xuất, thông tin còn phổ biến. Theo Dương Đăng Khoa, Đoàn Ngọc Phúc, Tạp chí Lý luận chính trị tháng 10/2004 DNVVN có những ưu điểm sau: Cần ít vốn, chi phí quản lý, đào tạo không lớn, thường hướng vào những lĩnh vực phục vụ trực tiếp đời sống, những sản phẩm có sức mua cao, dung lượng thị trường lớn, nên huy động được các nguồn lực xã hội, các nguồn vốn còn tiềm ẩn trong người dân. Có thể sử dụng các loại máy móc, thiết bị sản xuất trong nước, dễ dàng thay đổi công nghệ, đổi mới trang thiết bị kỹ thuật mà không cần nhiều chi phí; có thể kết hợp cả những công nghệ truyền thống với công nghệ hiện đại, sản xuất những sản phẩm chất lượng cao trong điều kiện sản xuất không thuận lợi. Nhạy cảm với những biến động của thị trường, chuyển đổi mặt hàng nhanh phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng, tận dụng được các nguồn nguyên vật liệu, nhân lực tại chỗ. Dễ dàng duy trì sự tự do cạnh tranh, làm vệ tinh gia công, chế tác cho các DN lớn. DNVVN có thể len lỏi, xâm nhập vào các thị trường ngách và dễ dàng tạo nên sự phát triển cân đối giữa các vùng, miền trong lãnh thổ một quốc gia. Bên cạnh những ưu diểm đó DNVVN tại VN cũng có một số hạn chế: Thiếu chiến lược và tầm nhìn nên việc lập kế hoạch và triển khai hoạt động còn mang tính ngắn hạn, chắp vá.. Cách quản lý còn ảnh hưởng năng kiểu quản lý gia đình nên gây trì trệ Do ít vốn nên khả năng đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh còn thấp Giá trị tài sản hạn chế nên việc tiếp cận các nguồn vốn vay và thỏa mãn các điều kiện tín dụng của các ngân hàng thương mại và các tổ chức tài chính còn rất khó khăn. Thu hút và giữ chân nhân lực gặp nhiêu khó khăn (lương, chế độ phúc lợi xã hội chua hấp dẫn, đôi khi bị cắt xén bớt). Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, kinh doanh còn nhiều hạn chế, thiếu kỹ năng quản trị DN, thiếu kiến thức tiếp thị và thiếu kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh quốc tế (theo điều tra nguyên nhân thất bại của DNVVN, 96% là do quản lý yếu kém, 33.1% DNVVN có năng lực hạn chế trong việc tiếp thị và khai thác thị trường nước ngoài. Trình độ khoa học kỹ thuật và công nghệ của các DNVVN còn thấp, nhiều DNVVN sản xuất thủ công hoặc sử dụng thiết bị, công nghệ cũ. Bên cạnh đó, thiếu thông tin về xu hướng, nhu cầu thị trường, khách hàng và gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận thị trường quốc tế trong lĩnh vực công nghệ, máy móc thiết bị cũng là những mặt hạn chế của các DN này. Sự liên kết, hợp tác, hỗ trợ giữa các DN lớn với DNVVN còn thấp. Phần lớn các DNVVN thuộc các thành phần kinh tế hoạt động độc lập. Các DNVVN rất yếu trong lĩnh vực tiếp thị sản phẩm, không nắm bắt, khai thác và đáp ứng nhu cầu thị trường (đặc biệt thị trường nước ngoài) còn nhiều hạn chế. 3.1.2 Vai trò của DNVVN đối với nền kinh tế Theo số liệu thống kê của VCCI (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam), cả nước hiện có khoảng 230.000 DNVVN và 2 triệu hộ kinh doanh, chiếm tới 96% số lượng DN và đóng góp khoảng 26% GDP của đất nước, tạo công ăn việc làm cho 90% lao động. Nhiều chủ trương của Đảng và nhà nước luôn chú trọng hỗ trợ và phát triển các DNVVN do những ưu điểm đã nêu ở phần trên. Vai trò của DNVVN đối với nền kinh tế như sau: Tạo công ăn việc làm cho nhiều đối tượng lao động, đặc biệt là không yêu cầu lao động có trình độ chuyên môn cao. Góp phần làm năng động nền kinh tế và bảo đảm an sinh xã hội DNVVN có xuất phát từ nhiều thành phần xã hội làm kinh tế Trong những năm qua, DNVVN đã đóng góp quan trọng vào sự tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, xóa đói giảm nghèo, ổn định xã hội, giữ gìn và phát triển ngành nghề truyền thống, tăng kim ngạch xuất khẩu, đóng góp vào ngân sách (hằng năm các DNVVN đóng góp khoảng 7% ngân sách nhà nước, tương đương với mức đóng góp của DN FDI); khai thác tiềm năng, trí tuệ, nguồn lực trong dân. Hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế đều có DNVVN Theo Dương Đăng Khoa, Đoàn Ngọc Phúc, Tạp chí Lý luận chính trị tháng 10/2004 Đặc biệt DNVVN là cơ sở để phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ làm vệ tinh cho các ngành công nghiệp chính yếu 3.1.3 Sự cần thiết của quản trị Logistics đối với DNVVN Như đã trình bày ở phần ưu điểm và hạn chế của DNVVN cho thấy DNVVN xuất phát từ chỗ ít vốn, chi phí đào tạo thấp hoặc không có nên trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế, thiếu kĩ năng quản lý DN. Do vậy, sự nhận biết về hoạt động quản trị Logistics chưa được rõ ràng, thậm chí thuật ngữ Logistics còn rất xa lạ đối với DNVVN. Nếu làm tốt vai trò của quản trị Logistics DNVVN có thể cải thiện được một số hạn chế ở trên: Sử dụng hiệu quả nguồn vốn của DN vì quản trị chi phí là một thành phần của quản trị Logistics, đồng thời quản trị Logistics quan tâm đến những giải pháp để NVL, bán thành phẩm, …, thành phẩm từ nơi nhà cung cấp đến người tiêu dùng với chi phí thấp nhất. Hiện tại tổ chức hoạt động của nhiều DNVVN chưa xây dựng quy trình rõ ràng, nên quản trị Logistics là một bộ phận có thể kết nối, phối hợp hoạt động của các phòng ban hợp lý hơn giúp bộ máy DN vận hành hiệu quả hơn. Quản trị Logistics hỗ trợ sản xuất bằng kế hoạch cung ứng NVL, đảm bảo quá trình sản xuất của DNVVN được ổn định. Quản trị Logistics giúp DN nâng cao uy tín, chiếm được lòng tin của khách hàng bằng dịch vụ khách hàng, giúp DNVVN giữ chân khách hàng hiện tại và có thêm khách hàng mới. Một điều rất quan trọng đối với những DNVVN có xu hướng phát triển theo ngành công nghiệp hỗ trợ ( xu hướng này đang được khuyến khích tại VN), quản trị Logistics bài bản sẽ giúp DN nhanh chóng hội nhập trong chuỗi cung ứng của các đối tác lớn trong ngành công nghiệp chính. Từ đó, DN dễ dàng tiếp cận thị trường và tạo lòng tin cho các khách hàng lớn. Quản trị Logistics giúp DNVVN hội nhập tốt trong chuỗi cung ứng của ngành công nghiệp mà DN đó đang hoạt động. 3.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản trị Logistics trong DNVVN Thực tế các thành phần của quản trị Logistics đã có diễn ra trong DNVVN, nhưng không được nhìn nhận một cách có hệ thống, hơn nữa nhìn nhận về vai trò của quản trị Logistics còn rất hạn chế. DNVVN lại xuất phát từ cơ sở, hộ gia đình nên không có nền tảng bài bản về quản lý DN nói chung và quản trị Logistics nói riêng. Do vậy để quản trị Logistics có thể đạt được hiệu quả tốt nhất trước tiên rất cần sự nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của Logistics đối với DN. Thứ hai, nguồn nhân lực cho hoạt động này phải được trang bị kiến thức nền tảng về quản trị Logistics, điều này cũng đòi hỏi DN có ý thức được nhu cầu về nhân sự của DN trong lãnh vực này, nhằm khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên đi học để trao đổi, tiếp thu kinh nghiệm, cập nhật kiến thức mới. Thứ ba, như đã trình bày ở phần chuỗi giá trị của quản trị Logistics trong DN, Logistics tạo ra giá trị qua hai dòng chảy gồm thông tin và hàng hóa. Trong đó thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng, có thể nói thông tin là nguồn gốc cho mọi hoạt động, nên muốn quản trị Logistics đi đến thành công DN cần chú ý xây dựng một HTTT sao cho có thể luôn sẵn sàng đáp ứng, cung cấp cho người quản trị những thông tin chính xác và nhanh chóng. Thứ tư, là sự hợp tác giữa các thành viên, phòng ban trong DN. Để có thể đi đến thành công quản trị Logistics đòi hỏi phải phối hợp hoạt động của nhiều phòng ban vì quản trị Logistics xuyên suốt từ khâu làm việc với nhà cung cấp, hỗ trợ sản xuất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do vậy, sự hợp tác của các thành viên là một yếu tố rất quan trọng cho sự thành công của quản trị Logistics. Cuối cùng là nguồn tài chính của công ty rất cần thiết không chỉ riêng cho lĩnh vực Logistics mà còn cho tất cả các hoạt động khác. Nếu thông tin thông suốt, hàng hóa cũng đáp ứng nhanh chóng nhưng vòng quay của đồng tiền không đồng bộ với hoạt động của hàng hóa và thông tin thì DN cũng khó mà tồn tại. 3.1.5 Các vấn đề hạn chế của DNVVN trong hoạt động quản trị Logistics Một trong những hạn chế của DNVVN là trình độ quản lý của người lãnh đạo chưa cao, mà từ đó dẫn đến cách thức hoạt động, điều hành DN còn theo phương thức tự quản và mang nhiều cảm tính, thậm chí tập trung quyền lực. Theo điều tra mới đây của Bộ Kế hoạch và Đầu tư tại 63.000 DN ở 36 tỉnh thành cho thấy 43,3% người lèo lái công ty có trình độ học vấn dưới cấp ba. Số chủ DN trình độ thạc sĩ trở lên rất khiêm tốn, 2,99%. Còn một khảo sát của Viện Nghiên cứu Kinh tế phát triển, 65% trong số 2.000 chủ doanh nghiệp tại Tp.HCM từng là cán bộ lãnh đạo, công chức ở khu vực doanh nghiệp Nhà nước, được đề bạt, bổ nhiệm chức vụ hơn là vì những thành tích xuất sắc trong lãnh đạo. Khoảng 15% CEO là những doanh nhân thuộc gia đình có truyền thống kinh doanh lâu đời. Phần ít ỏi còn lại là CEO tự lực cánh sinh lớn lên. Do cơ cấu tổ chức không hợp lý, các lãnh đạo lại phải bận rộn với công việc nên không thể bổ sung trao đổi kiến thức mới làm cho khoảng cách về trình độ quản lý ngày một tăng. Điều này cũng kéo theo nhận thức về tầm quan trọng về quản trị Logistics cũng rất hạn chế. Hầu như trong cơ cấu tổ chức của DNVVN không có bộ phận phụ trách hoạt động này, hoặc ít nhất cũng chưa có người chịu trách nhiệm điều phối cho hoạt động quản trị Logistics Bên cạnh đó DNVVN chưa chú trọng đến giao tiếp, trao đổi thông tin trong DN. Trong khi đó quản trị Logistics cần có thông tin rõ ràng tập hợp từ nhiều nguồn để ra kết hợp các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Kế đến do hạn chế về nguồn vốn (khoảng 60% DNVVN không đủ vốn pháp định theo luật định, 50% không đủ vốn lưu động tương ứng với quy mô hoạt động (số DNVVN có số vốn dưới 1 tỷ đồng chiếm 26%, 1 - 5 tỷ đồng 55%, 5-10 tỷ đồng 19%), nên DNVVN cũng không đầu tư cho CNTT, ứng dụng các phương tiện điện tử trong truyền thông giao tiếp với khách hàng. Trong khi tận dụng những tiến bộ của CNTT có thể giúp DNVVN tiết kiện chi phí vận hành, nhân lực và hạn chế những sai sót do con người gây ra. Các vấn đề mà DNVVN gặp phải được mô tả trong hình sau: Vốn ít Hiệu quả quản trị Logistics thấp Chi phí hoạt động cao Giá thành cao Lợi nhuận thấp Không đầu tư ứng dụng C NTT HÌNH 9: VẤN ĐỀ CỦA CÁC DNVVN 3.2 ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN TRỊ LOGISTICS CỦA DNVVN 3.2.1 Lợi ích của ứng dụng CNTT đối với hoạt động quản trị Logistics trong DNVVN Lợi ích và tính hiệu quả của CNTT đối với kinh doanh là điều đã được khẳng định trên thế giới và tại Việt Nam. Khảo sát trên 217 DN trong cả nước của Bộ Bưu Chính-Viễn Thông tháng 8/2004 cho thấy CNTT giúp tăng năng suất lao động 77%, tăng chất lượng sản phẩm-dịch vụ 43% và giúp tăng khả năng cạnh tranh 56% Nguồn: ) . DNVVN rất nhạy cảm đối với những thay đổi thị hiếu của khách hàng. Các DN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất cạnh tranh với các DN lớn trong ngành theo chiều hướng thường xuyên thay đổi mẫu mã để thu hút khách, còn đối với DN hoạt động trong ngành thương mại, dịch vụ cũng phải uyển chuyển không có những chuẩn mực cố định như những công ty lớn. Như vậy, hoạt động sản xuất, dịch vụ của các DNVVN là luôn thay đổi nên DN cần đưa hoạt động của mình vào quy củ nhưng vẫn phải đảm bảo linh động đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Như đã trình bày ở trên, quản trị Logistics cần kết hợp hoạt động và thông tin từ nhiều phòng ban để có cơ sở ra quyết định hợp lý với những thay đổi thường xuyên của thị trường. Để hỗ trợ cho hoạt động của Logistics, DN cần thiết phải có một HTTT và ứng dụng các CNTT vào việc tạo và quản lý HTTT của mình. Do hoạt động quản trị Logistics rất cần những thông tin tổng hợp để có thể hoạt động tốt, nên bất kì một nỗ lực nào nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin đều sẽ thúc đẩy, hỗ trợ cho hoạt động Logistics được thuận lợi hơn. Các giải pháp khả thi nhằm khai thác nguồn thông tin bắt đầu từ việc tăng cường hệ thống thông tin, cải thiện mối liên kết giữa các DN cũng như giữa các bộ phận trong một DN. Ứng dụng CNTT&TT để đưa ra các giải pháp này sẽ nâng cao tính cạnh tranh của từng DN. Dựa vào chuỗi giá trị của hoạt động của quản trị Logistics ta có thể phân tích lợi ích của ứng dụng CNTT theo 3 lĩnh vực hoạt động của Logistics là cung ứng NVL, hỗ trợ sản xuất, và đáp ứng khách hàng Cung ứng NVL Cung ứng NVL bao gồm: Lên kế hoạch thu mua, thu mua, sắp xếp sự di chuyển của nguyên vật liệu (hoặc các bộ phận mua ngoài, bán thành phẩm) từ nhà cung cấp đến nhà máy hoặc dây chuyền lắp ráp. Nếu DN mua đi bán lại thì cung ứng sẽ sắp xếp sự di chuyển của thành phẩm đến người cùng cuối hoặc người bán lẻ (nhưng cách tiếp cận này sẽ đề cập ở phần đáp ứng khách hàng). DN ứng dụng CNTT có thể cải thiện chất lượng công việc trong một số hoạt động sau: Cách thức đặt hàng mua NVL, giao dịch với nhà cung cấp. DNVVN có thể dùng email hoặc mạng trực tuyến để đặt hàng và thực hiện giao dịch. Trong khi ngày nay mua nhu cầu NVL có thể vượt ra ngoài phạm vi một quốc gia, thì việc gặp mặt thương thảo trở nên rất tốn kém chi phí lẫn thời gian, ứng dụng CNTT có thể giúp DN gặp gỡ đối tác, bàn bạc một cách trực tiếp từ đó có thể thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng và giảm chi phí đáng kể. Vận chuyển NVL để cung ứng NVL đúng lúc và theo dõi được quá trình vận chuyển này. Vai trò của Logistics trong vấn đề này là xây dựng một chiến lược vận tải khoa học và hợp lý, thảo hợp đồng không được sơ hở, xúc tiến đôn đốc, kiểm soát, giải quyết các vấn đề khi có sự cố hư hỏng mất mát….). Ứng dụng CNTT trong vấn đề này có thể giúp DN luôn giữ được liên lạc với các nhà cung cấp và các kênh giao NVL, có thể cập nhật kịp thời tình hình NVL từ đó có kế hoạch sản xuất hợp lý hơn, tránh được tình trạng ngừng sản xuất do thiếu NVL. Quản lý hồ sơ, thông tin về tình hình đặt hàng, tình hình xuất nhập kho, lập các báo cáo về NVL. Ứng dụng CNTT&TT có thể thay đổi một số quy trình như xử lý văn bản, kế toán, quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch… dựa trên các phần mềm thiết kế hay các bảng tính đơn giản. Việc áp dụng này sẽ tự động hóa các bộ phận trong DN và do vậy, sẽ nâng cao nâng suất của các bộ phận này Hỗ trợ sản xuất: Logistics hỗ trợ việc sắp xếp di chuyển bán thành phẩm đúng lúc trên dây chuyền sản xuất, ngoài ra lên một kế hoạch sản xuất hợp lý kết hợp với việc hoạch định NVL giúp thông suốt quá trình sản xuất (điều độ sản xuất), duy trì một lương tồn kho hợp lý, giúp giảm chi phí lưu kho đáng kể. Một số ứng dụng CNTT trong vấn đề này là: Hệ thống sản xuất có sự hỗ trợ của máy tính (CAM-Computer added Manufacturing) đây là một hệ thống tự động hóa quá trình sản xuất. VD hệ thống thực hiện sản xuất sẽ kiểm soát quá trình, kiểm soát thiết bị… Hệ thống thực hiện sản xuất (MES-Manufacturing Excution System): thực hiện giám sát các hoạt động ở phân xưởng, theo dõi 5M (con người, máy móc, NVL..). Mạng sản xuất cộng tác: đây là ứng dụng thấy rõ nhất của mạng nội bộ và extranet kết nối việc lập kế hoạch, kiểm soát sản xuất, thu mua NVL (ứng dụng các bảng biểu, báo cáo,..) Các phần mềm riêng ứng dụng cho sản xuất hỗ trợ việc lập kế hoạch và dự đoán các biến động có thể xảy ra. Đáp ứng khách hàng: Quan trọng nhất và ứng dụng to lớn nhất của CNTT&TT là chu trình xử lý đơn hàng (order processing) vì CNTT&TT giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng nếu chuyển từ cách làm bằng tay sang máy tính. Ứng dụng CNTT có thể rút ngắn thời gian của các công đoạn như: Nhận đơn khách hàng Kiểm tra thông tin khách hàng Kiểm tra tình hình kho Kiểm tra lịch sản xuất xem có đáp ứng được hay không Kiểm tra dữ liệu quá khứ về việc sản xuất sản phẩm yêu cầu để dự trù những phức tạp nếu có cho sản phẩm này Thông báo khách hàng DN có chấp nhận đơn hàng hay không Phân bổ đơn hàng Phát lệnh chuyển hàng …. Kế đến là đáp ứng nhu cầu về thông tin của khách hàng: Khách cần biết đơn hàng của mình đã được thực hiện đến đâu, bao nhiêu phần trăm, khả năng giao hàng đúng hẹn. Điều này rất quan trọng giúp DN tạo được niềm tin vững chắc nơi khách hàng, làm tăng uy tín DN. DN có thể ứng dụng CNTT&TT bằng cách nối mạng Extranet với khách hàng để duy trì sự liên lạc và luôn sẵn sàng đáp ứng thông tin cho khách hàng. Như vậy ứng dụng CNTT&TT có thể thay đổi cách thức DN giao dịch với các khách hàng đơn lẻ hay khách hàng là tổ chức và cách thức quản lý hệ thống phân phối. Khi một DNVVN kinh doanh dựa trên những phương thức này để giao dịch với khách hàng, sẽ đáp ứng yêu cầu quan trọng của khách hàng là phải có được thông tin nhanh, với chi phí thấp và chính xác. Do đó không thể chối bỏ được vai trò của ứng dụng CNTT&TT trong việc cải thiện được chất lượng giao dịch với khách hàng cũng như tạo ra một kênh thông tin cần thiết trong nội bộ để cung cấp được các dịch vụ khách hàng hợp lý. Ứng dụng rõ ràng nhất của CNTT có lẽ là việc sử dụng rộng rãi thư điện tử cho cả giao dịch nội bộ và với đối tác bên ngoài. Điều này không chỉ cải thiện chất lượng thông tin và còn giảm chi phí đáng kể so với các cách thức truyền thống như bằng fax, thư hay điện thoại. Ứng dụng khác có thể là xây dựng trang web để cung cấp các dịch vụ giao dịch trực tuyến với khách hàng tiềm năng và tiếp cận trực tiếp với thị trường thế giới. Tóm lại, ứng dụng CNTT có thể dẫn đến một bước cuộc cải tổ trong các quá trình kinh doanh nội bộ, và nâng cao hiệu quả tổ chức. Điều này đặc biệt đúng nếu có thể tự động hóa các tiến trình, để đồng bộ các hoạt động của các bộ phận bên trong DN.Thông thường, một DN cần giải pháp hoàn chỉnh để đạt được mức tự động hóa này hoặc phải đầu tư dần dần vào từng thành phần của hệ thống cho tới khi hoàn chỉnh. Ngoài ra, ứng dụng CNTT giúp DN tự động hóa các mối quan hệ giao dịch bên ngoài ngoài DN, vượt qua mọi khoảng cách về không gian để có thể làm việc với nhiều khách hàng trên thế giới. 3.2.2 Một số kết quả khảo sát về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics tại DNVVN Việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản trị Logistics nói riêng và quản trị DNVVN nói chung trên thực tế vẫn chưa đạt được những hiệu quả phù hợp với đầu tư và mong muốn của DN. Các ứng dụng CNTT vẫn chưa phát huy hiệu quả tối đa. Một số kết quả khảo sát của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và một vài tổ chức khác cho thấy bức tranh ứng dụng CNTT của các DN không mấy khả quan. Về ứng dụng máy tính trong sản xuất kinh doanh Tỷ lệ ứng dụng máy tính trong sản xuất và kinh doanh khảo sát tại 160.000 DNVVN Việt Nam hiện chỉ là 30%, thấp thứ ba trong khu vực Châu Á - Thái Bình Dương. Tỷ lệ sử dụng máy tính trung bình tại các doanh nghiệp đạt 26 nhân viên/1máy tính, thấp thứ hai trong khu vực. (Ước tính của VCCI) Về tình hình sử dụng Website và triển khai thương mại điện tử: Theo khảo sát và đánh giá của Bộ Thương Mại, năm 2002, tại VN chưa đến 800 DN có Website. Năm 2004, con số này đã lên đến 3.000 DN. Mặt bằng cơ sở hạ tầng CNTT của VN cũng đã được trang bị đầy đủ so với khu vực. Đường truyền tốc độ cao ADSL có mặt từ đầu năm 2003, đến nay, số thuê bao của dịch vụ này tính riêng trên thị trường Hà Nội khoảng 600 (bao gồm cả cá nhân và DN). Cũng theo Bộ Thương Mại, hiện ứng dụng TMĐT của các DN Việt Nam vẫn còn ở mức sơ khai. Nếu các DN đánh giá được vai trò của TMĐT, thì con số này sẽ còn phải hơn thế, vì Hà Nội có khoảng 23.000 DN. Đa số các website mới chỉ dừng lại ở mức cung cấp thông tin cơ bản về DN và sản phẩm chứ chưa thực sự là công cụ tương tác giữa khách hàng và DN. Việc giao kết, ký hợp đồng và thanh toán trực tuyến trong TMĐT chưa thực hiện được do thiếu môi trường pháp lý thích hợp (chưa có văn bản cấp chính phủ về TMĐT) và hạ tầng CNTT cần thiết (thanh toán qua ngân hàng, đường truyền đôi khi quá tải nếu có nhiều người truy cập thanh toán cùng lúc hoặc chỉ sử dụng website để đăng ký rồi phải đến trực tiếp hiện trường giao dịch và thanh toán trực tiếp như vé máy bay Pacific Airlines hay vé tàu lửa ở ga SG..). Nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng TMĐT còn thiếu và chưa đủ trình độ để đáp ứng nhu cầu, mặc dù các trung tâm đào tạo CNTT, các khoa CNTT tại các trường ĐH vẫn tiếp tục tăng về số lượng. Hiệu quả ứng dụng TMĐT chưa cao do DN tham gia TMĐT một cách tự phát. Chính phủ chưa có sự chỉ đạo, hướng dẫn hoặc định hướng chính thức nào và chưa có chính sách khuyến khích, hỗ trợ cần thiết cho DN. Người dân chưa quen với phương thức mua hàng gián tiếp, DN chưa xây dựng được những quan hệ đối tác đủ tin cậy để đưa phương thức giao dịch B2B vào áp dụng cho giao dịch thường xuyên. Khảo sát 504 doanh nghiệp về tình hình ứng dụng thương mại điện tử do Bộ Thương mại tiến hành, trong số doanh nghiệp có website, có 32,8% bước đầu có tính năng hỗ trợ giao dịch thương mại điện tử như hỏi thông tin hàng hóa, gửi yêu cầu hoặc đặt hàng trực tiếp. Ngoài ra có đến 80% số doanh nghiệp chỉ đầu tư dưới 5% chi phí hoạt động triển khai thương mại điện tử. Điều này cho thấy, DN vẫn chưa khai thác hết lợi ích mà Website mang lại, và việc thực hiện thương mại điện tử vẫn không phải là giải pháp phổ biến trong DN. Về nhân lực và chi phí đầu tư ứng dụng CNTT trong các DNVVN Theo một khảo sát của VCCI có khoảng 23% DN thừa nhận có dưới 40% nhân viên có kỹ năng sử dụng những chương trình ứng dụng cơ bản, trong khi gần 63% số DN có dưới 20% số nhân viên có thể sử dụng các chương trình ứng dụng chuyên dùng hỗ trợ kinh doanh. Bên cạnh đó, các DN chỉ dành 4,8% tổng chi tiêu ứng dụng CNTT cho việc đào tạo nhân viên. 3.2.3 Một số so sánh về tình hình ứng dụng CNTT của các nước trong khu vực. Trước hết việc ứng dụng CNTT của các DNVVN tại VN cũng phải dựa trên nền tảng trình độ CNTT của cả nước. Trong bối cảnh mà tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý của cả nước không khả quan thì các DNVVN là những nhân tố còn nhỏ bé và muốn chuyển mình càng khó khăn. Báo cáo toàn cảnh công nghệ thông tin Việt Nam 2007 do Hội Tin học Thành phố Hồ Chí Minh công bố ngày 9/7 cho thấy vị thế công nghệ thông tin Việt Nam trên trường quốc tế có tăng bậc so với năm trước nhưng ở vị trí không cao. Báo cáo dẫn kết quả xếp hạng hàng năm mới nhất của các tổ chức quốc tế cho thấy mức độ phát triển công nghệ thông tin của Việt Nam đã tăng năm bậc lên vị trí 111 (trong số 183 quốc gia được xếp hạng). Đối với chỉ số sẵn sàng cho nền kinh tế điện tử, Việt Nam xếp ở vị trí 65/69, tăng 1 bậc. Bảng xếp hạng về các tiêu chí liên quan đến công nghệ thông tin-viễn thông của các tổ chức quốc tế cũng cho thấy chỉ số tri thức (KI) của Việt Nam xếp ở vị trí 95/132 quốc gia, vùng lãnh thổ và chỉ số nền kinh tế tri thức (KEI) xếp ở vị trí 99/132, đều tăng 14 bậc so với năm trước đó. Tuy nhiên, báo cáo của Hội Tin học Thành phố Hồ Chí Minh cũng cho biết chỉ số đánh giá mức độ chuẩn bị để tham gia và hưởng lợi từ các phát triển của công nghệ thông tin đã tụt 7 bậc xuống hạng 82/122, do bị đánh giá thấp ở các tiêu chí như xuất khẩu công nghệ cao, môi trường pháp luật, thủ tục hành chính, cơ sở hạ tầng. Tốc độ phát triển internet tại Việt Nam cũng ở mức cao, đạt 25%, đưa Việt Nam lên hạng 17 thế giới về số lượng người sử dụng internet và đứng thứ 93 trên thế giới về tỉ lệ người dùng internet trên tổng số dân (đạt 20%)./. Tại các hội thảo tiếp xúc với các DN Việt Nam đa số các nhà đầu tư đánh giá cao cố gắng của Việt Nam trong thời gian gần đây, đồng thời góp ý để môi trường đầu tư hoàn thiện hơn. Ông Ken Arakawa, phụ trách xúc tiến đầu tư của Jetro cho rằng Việt Nam cần tiếp thu những bài học từ Nhật Bản, Ấn Độ, Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Malaysia trong việc phát triển công nghiệp CNTT và thu hút đầu tư nước ngoài. Điều đó cho thấy chúng ta cần phấn đấu hơn nữa để thu ngắn khoảng cách về trình độ CNTT, có như vậy mới cạnh tranh thu hút được nguồn vốn đầu tư của nước ngoài. Sự phát triển của chính ngành CNTT trong nước cũng tác động mạnh mẽ đến tỷ lệ thành công trong ứng dụng CNTT trong DNVVN, vì một trong những tảng đá mà DNVVN không thể vượt qua là chi phí cho triển khai giải pháp CNTT quá lớn. Trong khi những giải pháp đến từ công ty “nội” tỏ ra không hiệu quả mà các giải pháp “ngoại” thì chi phí quá cao. Muốn cho tất cả các DNVVN sử dụng các phần mềm ứng dụng thiết kế riêng cho quy trình sản xuất của họ thì cần phải có sự hỗ trợ từ các công ty cung ứng dịch vụ và giải pháp đó. Do vậy nhà nước cần có chiến lược giúp các DN cung cấp giải pháp CNTT phát triển để có thể phục vụ cho đối tượng đầy tiềm năng như DNVVN. Các nước Singapore, Malaysia và Thái Lan đều có những chiến lược nghiện cứu, định vị để đầu tư cho các chương trình phát triển các sản phẩm ICT của mình trong từng giai đoạn 5 năm, do đó họ đã đạt được bước tiến khá bài bản. Các chương trình phát triển đều đặt trọng tâm vào: cải cách cơ sở hạ tầng/môi trường; phát triển nguồn nhân lực; chọn lựa công nghệ; nâng cao năng lực quản lý; định hướng thị trường và sản phẩm; cải tiến/nâng cấp hệ thống sản xuất và marketing. Một chỉ số cũng phản ảnh khá chính xác về trình độ phát triển CNTT của Việt Nam so với các nước trên thế giới là chỉ số cạnh tranh CNTT do Economist Intelligence Unit (thuộc tạp chí The Economist Anh) bình chọn năm 2007 CNTT Việt Nam xếp thứ 61/64 về cạnh tranh, chỉ có một số nước sở hữu mọi nhân tố cần thiết để hỗ trợ cho sự thịnh vượng của khu vực công nghệ thông tin, nhưng Mỹ, Nhật Bản và Hàn Quốc, Anh là bốn nước cung cấp môi trường mạnh mẽ nhất cho tính cạnh tranh của IT. Các nhân tố để Economist Intelligence Unit đánh giá chỉ số xếp hạng bao gồm nguồn cung kỹ năng dồi dào, văn hóa sáng kiến thân thiện, hạ tầng cơ sở công nghệ trình độ thế giới, cơ chế luật pháp và sự hỗ trợ của chính phủ, không đề cập đến vấn đề môi trường kinh doanh cạnh tranh lành mạnh. Trong khu vực Đông Nam Á, Việt Nam cuối bảng trong danh sách các nước được xếp hạng. Singapore cao điểm nhất, xếp thứ 11. Tiếp theo là Malaysia (36), Thái Lan (41) và Philippines (41). Tuy nhiên, Việt Nam được đánh giá cao về kỹ năng. Economist Intelligence Unit nhận định những thị trường mới nổi giàu nguồn nhân lực có kỹ năng sẽ chuyển lên vị trí cao hơn trong bảng xếp hạng. Những đối thủ trong tương lai của Ấn Độ và Trung Quốc sẽ đến từ Nga, Brazil, Malaysia và Việt Nam cũng như các quốc gia nhỏ hơn như Estonia, Lithuania và Chile. Theo Economist Intelligence Unit, những yêu cầu về kỹ năng đang thay đổi về căn bản. Tình trạng thiếu các nhân viên IT tài năng diễn ra ở khắp nơi và sẽ trở nên khó khăn hơn khi bản chất của các kỹ năng cần thiết đang thay đổi và Việt Nam chúng ta cũng không nằm ngoài khó khăn đó. Ngoài kiến thức về công nghệ, các nhân viên IT trong tương lai sẽ đòi hỏi chuyên sâu về quản trị dự án, quản lý sự thay đổi và phân tích kinh doanh… Hệ thống giáo dục ở một số quốc gia đang điều chỉnh chương trình đào tạo của họ nhưng ở nước ta chương trình đào tạo thay đổi không kịp so với thực tế, đây cũng là điều góp phần làm trì trệ sự phát triển các ứng dụng CNTT. Chỉ số cạnh tranh công nghiệp IT được tính trên 6  nhóm phân biệt của các chỉ tiêu định lượng và định tính. Các nhóm là môi trường kinh doanh tổng thể (10%); cơ sở hạ tầng IT (20%); nguồn nhân lực (20%); môi trường pháp lý (10%); môi trường nghiên cứu và phát triển (25%) và sự hỗ trợ cho sự phát triển của IT (15%). Điểm và xếp hạng STT Quốc gia Tổng điểm STT Quốc gia Tổng điểm 1 Mỹ 77.4 33 Hy Lạp 38.6 2 Nhật Bản 72.7 34 Latvia 37.9 3 Hàn Quốc 67.2 35 Lithuania 36.6 4 Anh 67.1 36 Malaysia 34.9 5 Úc 66.5 37 Nam Phi 33.4 6 Đài Loan 65.8 38 Saudi Arabia 32.5 7 Thuỵ Điển 65.4 39 Thổ Nhĩ Kỳ 32.3 8 Đan Mạch 64.9 40 Romania 32.1 9 Canada 64.6 41 Thái Lan 31.9 10 Thuỵ Sỹ 63.5 42 Bulgaria 31.6 11 Singapore 63.1 43 Brazil 31.4 12 Hà Lan 62.9 44 Mexico 30.4 13 Phần Lan 62.7 45 Argentina 30.0 14 Na uy 59.7 46 India 29.1 15 Ireland 58.6 47 Philippines 28.7 16 Đức 58.2 48 Russia 28.0 17 New Zealand 57.5 49 China 27.9 18 Pháp 55.8 50 Sri Lanka 26.0 19 Áo 55.3 51 Colombia 25.7 20 Israel 54.5 52 Venezuela 25.6 21 Hong Kong 53.4 53 Ecuador 25.2 22 Bỉ 53.3 54 Peru 25.1 23 Italy 46.4 55 Ai cập 24.3 24 Tây Ban Nha 46.1 56 Ukraine 23.9 25 (tie) Estonia 45.3 57 Indonesia 23.7 25 (tie) Bồ Đào Nha 45.3 58 Kazakhstan 21.4 27 Slovenia 44.2 59 Algeria 20.7 28 Hungary 41.5 60 Pakistan 20.2 29 Czech Republic 40.7 61 Việt Nam 19.9 30 Ba Lan 40.0 62 Azerbaijan 18.8 31 (tie) Chile 39.5 63 Nigeria 18.7 31 (tie) Slovakia 39.5 64 Iran 15.7 Bảng 4: Xếp hạng chỉ số cạnh tranh công nghiệp IT Nguồn: Economist Intelligence Unit, 2007 Số liệu trên cho thấy tình hình ứng dụng CNTT chung của cả nước còn khá thấp so với các nước trên thế giới và khu vực, điều này cũng là một yếu tố lớn tác động đến mức độ tin học hóa của các DNVVN tại Tp.HCM. Tuy nhiên, các DNVVN tập trung tại Tp.HCM có một lợi thế nhất định khi tập trung tại nơi được xem là trung tâm kinh tế của cả nước: Là nơi hoạt động CNTT diễn ra mạnh mẽ và tiến bộ nhất cả nước Đáp ứng đầy đủ cơ sở hạ tầng cho việc đầu tư ứng dụng CNTT Là nơi tập trung hoạt động của các công ty cung ứng giải pháp CNTT, các khu công viên phần mềm, khu công nghệ cao… Thu hút nguồn nhân lực có kiến thức trong lĩnh vực CNTT Nơi thường xuyên diễn ra các hội thảo chuyên đề về CNTT, giúp các DNVVN gặp gỡ trao đổi thắc mắc và kinh nghiệm trong vấn đề ứng dụng CNTT Với những lợi thế trên, việc ứng dụng CNTT tại các DNVVN ở Tp.HCM chắc chắn sẽ có nhiều khả quan và diễn ra nhiều hơn so với tình hình chung của cả nước, đây cũng là lý do chủ yếu tác muốn thực hiện khảo sát trên nhóm đối tượng này.