Tổ chức của Vinamilk và ba thuộc tính: Ưu, nhược điểm và giải pháp hoàn thiện

Nhóm 7 Tổ chức của Vinamilk và ba thuộc tính. Ưu, nhược điểm và giải pháp hoàn thiện. QUẢN LÝ HỌCCác thành viên trong nhóm:1. Đồng Thị Thảo 2. Nguyễn Thị Mai3. Nguyễn Diệu Thùy Các thành viên trong nhóm 1. Đồng Thị Thảo 2. Nguyễn Thị Mai3. Nguyễn Diệu Thùy4. Nguyễn Thị Kiều Liên5.Nguyễn Thị Tâm6. Phạm Thị Hòa7. Sungta OudomsoukNội dung thuyết trình:A. Giới thiệu về công ty cổ phần sữa Việt Nam VinamilkB. Cơ cấu tổ chức và các thuộc tínhA. Giới thiệu về công ty cổ phần sữa Việt Nam VinamilkVinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam. Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007.Phát triển hệ thống các trang trại chăn nuôi bò sữa chuyên nghiệp, phù hợp với các chuẩn mực quốc tế và quy định của pháp luật Việt Nam.Sản phẩm đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm với giá cả cạnh tranh hợp lý, tiệm cận giá thành sản xuất trung bình của thế giới.Hoạt động sản xuất - kinh doanh có hiệu quả kinh tế - xã hội thiết thực.1. Tầm nhìn2. Sứ mệnh3. Giá trị cốt lõi4. Triết lý kinh doanhI. Cơ cấu tổ chức của VinamilkII. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức 1. Các mối quan hệ quyền hạn 2.Tập trung và phi tập trung 3.Phối hợpB. Cơ cấu tổ chức và các thuộc tính I. Cơ cấu tổ chức của VinamilkII. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức1. Các mối quan hệ quyền hạn1.1, Loại hình tổ chức: Trực tuyến - chức năng1.2, Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức của Vinamilk: - Tổng giám đốc - Các bộ phận quản lý cấp cao - Ban kiểm soát 1.3, Ưu nhược điểm và biện pháp khắc phục > Ưu điểm.Quyền hạn trực tuyến.- Các bộ phận làm việc sẽ nhận mệnh lệnh trực tiếp từ 1 nhà lãnh đạo cấp trên trực tiếp.- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.VD: Các nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm trước TGĐ về mọi hoạt động của bộ phận. Nhận chỉ tiêu kế hoạch của công ty, khai thác thực hiện.Quyền hạn chức năng.- Phát huy đầy đủ hơn ưu thế chuyên môn hóa ngành nghề theo chức năng từng đơn vị.- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.- Đơn giản hóa việc đào tạo.- Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên- Hiệu quả tác nghiệp cao đối với nhiệm vụ lặp đi lặp lại hằng ngàyVD: Tổng giám đốc ủy quyền cho GĐ điều hành hành chính nhân sự để thực hiện việc tuyển dụng.Nhược điểm Quyền hạn trực tuyến- Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra mục tiêu hay chiến lược.- Trách nhiệm vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thường được gán cho cấp lãnh đạo cao. Quyền hạn chức năng- Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng.- Chuyên môn hóa cao => cán bộ quản lí sẽ có tầm nhìn hạn hẹp vì chỉ ở chuyên môn của mình, không giỏi hoặc không quan tâm đến chuyên môn khác- Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chungVD: Tổng giám đốc trao cho giám đốc điều hành hành chính nhân sự về tuyển chọn nhân lực, bố trí nhân lực, quản lý các khiếu nại về nhân sự, khi đó GĐ điều hành hành chính nhân sự sẽ chỉ quan tâm đến những vấn đề đó mà không quan tâm đến những lĩnh vực khác> Biện pháp- Người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nhờ đó, người lãnh đạo lợi dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý.VD: GĐ điều hành marketing cùng bộ phận đó có thể cung cấp lời khuyên, góp ý kiến cho GĐ điều hành kinh doanh xây dựng nên những quyết định phù hợp và đúng đắn cho bộ phận cũng như nhà quản lí(GĐ)2. Tập trung và phi tập trung2.1, Khái niệm Tập trungPhi tập trungỦy quyền Trao quyền2.2 Tập trung và phi tập trung trong tổ chức của VinamilkTập trungĐại hội cổ đôngHội đồng quản trịBan kiểm soátTổng giám đốc Vinamilk đã có sự tập trung hóa cụ thể các chính sách tồn tại và phát triển, các quyết định chiến lược được các cơ quan cấp cao hoạch định rõ ràng, tạo khuôn khổ thống nhất cho toàn Công ty.Phi tập trung Phi tập trung trong Công ty sữa Việt Nam Vinamilk sử dụng đa dạng ở cả hai hình thức uỷ quyền và trao quyền.Uỷ quyền:- Hội đồng quản trị :- Tổng giám đốc :- Giám đốc điều hành :- Ban Kiểm Soát :Trao quyền:- Tổng giám đốc trao quyền cho các Giám đốc điều hành để thực hiện nhiệm vụ; các Giám đốc điều hành có trách nhiệm báo có kết quả thực hiện.2.3 Ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phụcƯu điểmTập trung Tổng Giám Đốc có quyền hạn rõ ràng, có lợi cho quyết sách nhanh chóng hiệu suất cao.Khi mức độ tập trung thấp, Tổng Giám Đốc không bị sa lầy vàò các quyết định tác nghiệp của các Giám Đốc điều hành, do đó chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược sẽ hiệu quả hơn.Phi tập trung Là một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức ổn định nên Vinamilk có mức độ phi tập trung hóa lớn. Các quyết định được đề ra ở cấp thấp càng quan trọng.Các nhà quản lí cấp thấp được độc lập trong quá trình ra quyết định do đó thúc đẩy công ty phát huy hết nguồn lực. Từ đó, nâng cao sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của các nhân viên trong công ty. Nhược điểm Tập trungMức độ tập trung thấp, số lượng ra quyết định của các nhà quản lí cấp cao có phần hạn chế hơn.TGĐ phân quyền cho các GĐ điều hành, GĐ kiểm soát, GĐ kiểm toán nên chỉ nhận báo cáo về chức năng mỗi bộ phận và ra quyết định chiến lược.Phi tập trungCác GĐĐH có xu hướng trở thành những người điều hành độc lập của các phòng ban. Họ cần đến bộ máy tham mưu cho riêng mình dẫn đến tình trạng trùng lặp chức năng, gây thiệt hại về tài chính. Những nguy cơ tiềm ẩn của phi tập trung là sự thiếu nhất quán trong chính sách, tình trạng mất đi khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới.Giải pháp Để việc phi tập trung hóa có hiệu quả, Vinamilk cần có sự cân bằng thích đáng giữa tập trung và phi tập trung.Cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới. Các nhà quản lí cấp cao cần tích cực triển khai các chương đào tạo Tại Vinamilk, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc phát triển nhân viên trong vấn đề xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và tích cựcBên cạnh đó, hình thức khen thưởng bằng việc tăng cường tự chủ và sự đề bạt lên cương vị cao hơn có tác dụng mạnh mẽ đối với những nhà quản lí.3. Phối hợp3.1, Phối hợp là gì?3.2, Phối hợp trong cơ cấu tổ chức của Vinamilk: Cơ chế phối hợp chung và cơ chế phối hợp liên tiếp. Mức độ phối hợp còn lỏng lẻo.3.3, Ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục3> Ưu điểm:Có sự liên kết giữa các bộ phận, các phân hệ trong bộ máy tổ chức: Tổng giám đốc nhận được báo cáo theo chức năng bộ Bên cạnh đó có sự xuất hiện của ban kiểm soát nhận báo cáo trực tiếp từ giám đốc kiểm toán nội bộ và quản lý rủi ro, sau đó báo cáo trực tiếp với đại hội đồng cổ đông.Các luồng thông tin có thể tiếp nhận được từ nhiều nguồn: Tổng giám đốc nhận được báo cáo từ các giám đốc dưới quyền. Hội đồng quản trị sau khi nhận báo cáo  Các nhà quản lý có thể nắm được lượng lớn thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn, để phân tích tình hình công việc, kế hoạch nhiệm vụ của cấp dưới từ đó ra quyết định hợp lý, kịp thời.> Nhược điểm.Ban kiểm soát chỉ nhận được báo cáo từ GĐ kiểm toán nội bộ và quản lý rủi ro, trong khi tổng giám đốc thì nhận báo cáo từ nhiều nguồn thông tin.Các giám đốc đều phải báo cáo nhiệm vụ công việc với tổng giám đốc hoặc là trực tiếp, hoặc là theo chức năng..Trong khi đó ban giám sát lại chỉ nhận được báo cáo từ GĐ kiểm toán nội bộ và quản lý rủi ro, sau đó báo cáo lên đại hội đồng cổ đông mà thôi. Như vậy, việc thêm ban kiểm soát là không hiệu quả và còn gây lãng phí nguồn nhân lực.Cơ chế phối hợp còn lỏng lẻo, không có sự trao đổi thông tin kết hợp giữa các thuộc cấp với nhau.> Giải pháp.Giám đốc điều hành hoạt động sẽ thay bằng phó tổng giám đốc điều hành sẽ trực tiếp quản lý các giám đốc điều hành như: GĐ điều hành dự án, GĐ điều hành tài chính,Thêm phó tổng giám đốc kiểm soát: PTGĐ này sẽ nhận báo cáo trực tiếp từ các giám đốc khác như GĐ kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro, GĐ kiểm toán nội bộ, GĐ hoạch định chiến lược, sau đó trực tiếp báo cáo công việc với tổng giám đốc.Tổng giám đốc sẽ nhận các báo cáo theo tính chất công việc từ các giám đốc.Ban kiểm soát sẽ nhận báo cáo theo chức năng bộ phận của các phó tổng giám đốc.