Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán - Chương 5: Phương pháp tổng hợp - Cân đối kế toán

99 Chương 5 Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán I. Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa cña ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. 1. Kh¸i niÖm ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. Ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n lµ ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n mµ viÖc thiÕt kÕ vµ sö dông c¸c b¶ng tæng hîp - c©n ®èi ®­îc dùa trªn c¬ së mèi quan hÖ c©n ®èi vèn cã cña ®èi t­îng kÕ to¸n ®Ó tæng hîp sè liÖu tõ c¸c sæ kÕ to¸n theo c¸c chØ tiªu kinh tÕ tµi chÝnh cÇn nh»m cung cÊp th«ng tin cho viÖc ®iÒu hµnh, qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ cña ®¬n vÞ vµ nh÷ng ng­êi cã lîi Ých trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp n»m ngoµi ®¬n vÞ. Néi dung cña ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc thÓ hiÖn qua hÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. 2. ý nghÜa cña ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. §Ó ®Ò ra quyÕt ®Þnh kinh doanh ®óng ®¾n, c¸c nhµ sö dông th«ng tin cÇn cã nh÷ng th«ng tin kh¸i qu¸t, toµn c¶nh vÒ tµi s¶n, vÒ c¸c qu¸ tr×nh kinh doanh trong mèi liªn hÖ gi÷a c¸c yÕu tè, c¸c bé phËn cÊu thµnh ... §©y lµ nh÷ng th«ng tin tæng hîp ®· qua qu¸ tr×nh xö lý, sµng läc, ph¶n ¶nh nh÷ng mÆt b¶n chÊt, nh÷ng quan hÖ c©n ®èi c¬ b¶n gióp cho ng­êi ra quyÕt ®Þnh cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, mang tÝnh chiÕn l­îc vµ tæng thÓ. Nh÷ng th«ng tin nµy chØ cã thÓ thu thËp ®­îc nhê ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. Bëi v×, nh÷ng th«ng tin do c¸c ph­¬ng ph¸p kh¸c nh­ chøng tõ, tµi kho¶n cung cÊp riªng rÏ vÒ tõng nghiÖp vô, tõng mÆt, tõng qu¸ tr×nh. Ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n cã ý nghÜa rÊt quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh. Nhê cã ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n mµ c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Nhµ n­íc vµ c¸c nhµ qu¶n lý kinh tÕ nhËn biÕt ®­îc nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ mét c¸ch tæng qu¸t còng nh­ tõng mÆt, tõng qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Tõ nh÷ng th«ng tin nhËn ®­îc sÏ gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh kinh tÕ thùc hiÖn viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t, ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ, ®Ó tõ ®ã ®­a ra quyÕt ®Þnh kÞp thêi, ®óng ®¾n nh»m kh«ng ngõng ngµy cµng n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. 100 II. HÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. 1. Mét sè quan hÖ c©n ®èi Ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc vËn dông vµo thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n th«ng qua hÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. HÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc x©y dùng trªn c¬ së c¸c mèi quan hÖ c©n ®èi vèn cã cña ®èi t­îng kÕ to¸n vµ c¸c yªu cÇu qu¶n lý cô thÓ cña tõng ®èi t­îng kÕ to¸n, tõng yÕu tè, tõng qu¸ tr×nh kinh tÕ. C©n ®èi lµ tÝnh chÊt vèn cã g¾n liÒn víi ®èi t­îng mµ kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc, biÓu hiÖn qua mèi quan hÖ gi÷a tµi s¶n vµ nguån h×nh thµnh nªn tµi s¶n. Ngoµi ra nã cßn ®­îc biÓu hiÖn thµnh nh÷ng quan hÖ cô thÓ bªn trong cña b¶n th©n tµi s¶n, b¶n th©n nguån vèn vµ mèi quan hÖ gi÷a chóng víi nhau trong qu¸ tr×nh vËn ®éng. TÝnh c©n ®èi cña ®èi t­îng kÕ to¸n cßn b¾t nguån tõ ph­¬ng ph¸p ghi kÐp ®Ó ph¶n ¸nh mèi quan hÖ gi÷a c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n g¾n liÒn víi nghiÖp vô kÕ to¸n cô thÓ. C¸c quan hÖ c©n ®èi vèn cã cña ®èi t­îng kÕ to¸n bao gåm c¸c quan hÖ c©n ®èi chung vµ quan hÖ c©n ®èi bé phËn. - Quan hÖ c©n ®èi chung: Bao gåm: + Quan hÖ c©n ®èi gi÷a gi¸ trÞ tµi s¶n víi nguån h×nh thµnh tµi s¶n: Tµi s¶n = Nî ph¶i tr¶ + Nguån vèn chñ së h÷u. + Quan hÖ c©n ®èi gi÷a thu nhËp, chi phÝ vµ kÕt qu¶ kinh doanh. KÕt qu¶ cña ho¹t ®éng kinh doanh = Thu nhËp cña ho¹t ®éng kinh doanh trong kú - Chi phÝ cña ho¹t ®éng kinh doanh trong kú - Quan hÖ c©n ®èi bé phËn: Lµ quan hÖ c©n ®èi cña tõng lo¹i vèn cô thÓ, tõng lo¹i nguån cô thÓ: Quan hÖ c©n ®èi gi÷a sè hiÖn cã vµ sù vËn ®éng cña tõng ®èi t­îng: Vèn (nguån vèn) hiÖn cã ®Çu kú + Vèn (nguån vèn) t¨ng thªm trong kú - Vèn (nguån vèn) gi¶m ®i trong kú = Vèn (nguån vèn) hiÖn cã cuèi kú Ngoµi viÖc sö dông c¸c b¶ng tæng hîp - c©n ®èi, ®Ó cung cÊp th«ng tin phôc vô nhu cÇu ®iÒu hµnh qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ cña ®¬n vÞ, kÕ to¸n cßn thiÕt lËp mét sè b¶ng tæng hîp nh­: B¶ng tæng hîp c¸c kho¶n thu, tæng hîp c¸c 101 kho¶n chi, b¶ng tæng hîp c«ng nî, tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm... 2. C¸c hÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n. C¨n cø vµo møc ®é tæng qu¸t, toµn diÖn cña th«ng tin, c¨n cø vµo ®èi t­îng sö dông th«ng tin, c¨n cø vµo c¸c mèi quan hÖ c©n ®èi cña ®èi t­îng kÕ to¸n trong b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n, hÖ thèng c¸c b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n chia lµm hai hÖ thèng: - HÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n tæng thÓ cßn gäi b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh: lµ nh÷ng b¸o c¸o kÕ to¸n liªn quan ®Õn viÖc cung cÊp th«ng tin cho nh÷ng thµnh viªn bªn ngoµi ®¬n vÞ (c¸c nhµ ®Çu t­, nhµ tµi chÝnh, c¸c chñ nî, c¸c cæ ®«ng...) vÒ ho¹t ®éng kinh tÕ, t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ ®Ó cho ng­êi sö dông th«ng tin cã quyÕt ®Þnh thÝch øng. Thuéc b¸o c¸o tµi chÝnh th­êng bao gåm: b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n ng©n s¸ch hoÆc kinh phÝ... c¸c b¸o c¸o nµy th­êng ®­îc x©y dùng dùa trªn c¸c mèi quan hÖ c©n ®èi tæng thÓ cña ®èi t­îng h¹ch to¸n kÕ to¸n. C¸c b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n thuéc lo¹i nµy ph¶i lËp ®óng mÉu biÓu quy ®Þnh cña nhµ n­íc. LËp vµ göi b¸o c¸o ph¶i ®óng ®¾n, ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®óng thêi h¹n quy ®Þnh. - HÖ thèng b¶ng tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n bé phËn cßn gäi lµ b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ: lµ nh÷ng b¸o c¸o liªn quan ®Õn viÖc cung cÊp th«ng tin phôc vô cho viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh tÕ cña b¶n th©n ®¬n vÞ. §©y lµ nh÷ng b¸o c¸o ®­îc x©y dùng trªn c¬ së c¸c mèi quan hÖ c©n ®èi bé phËn, ph¶n ¸nh nh÷ng th«ng tin theo c¸c mÆt, c¸c lÜnh vùc riªng rÏ... tïy thuéc vµo nhu cÇu th«ng tin cho qu¶n lý. Ch¼ng h¹n, c¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh thu mua, dù tr÷, sö dông vËt t­, t×nh h×nh chi phÝ thu mua, s¶n xuÊt, tiªu thô tõng mÆt hµng, ... sè l­îng b¸o c¸o, kÕt cÊu mÉu biÓu, thêi h¹n lËp cña c¸c b¶ng tægn hîp c©n ®èi thuéc lo¹i nµy tïy thuéc vµo nhu cÇu sö dông th«ng tin vµ ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp. III. Nh÷ng c«ng viÖc chuÈn bÞ tr­íc khi lËp c¸c b¶ng tæng hîp c©n ®èi kÕ to¸n Th«ng tin kÕ to¸n lµ nh÷ng th«ng tin h÷u Ých phôc vô cho qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh vµ ®Ó ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ. V× vËy, c¸c th«ng tin trong c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chÝnh x¸c toµn bé ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. C¸c sè liÖu trong c¸c b¸o c¸o ®­îc lËp trªn c¬ së c¸c sè liÖu ë c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n. Do ®ã, tr­íc khi lËp c¸c b¶ng tæng hîp c©n ®èi kÕ to¸n, kÕ to¸n cÇn ph¶i thùc hiÖn tèt c¸c c«ng viÖc sau ®©y: 102 - Thu phËn ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh vµ hoµn thµnh ®Õn thêi ®iÓm lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. Kho¸ sæ kÕ to¸n, ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c sæ kÕ to¸n liªn quan; - §èi chiÕu, x¸c minh c¸c kho¶n c«ng nî; - TiÕn hµnh kiÓm kª tµi s¶n, so s¸nh, ®èi chiÕu gi÷a sè liÖu ghi trªn sæ kÕ to¸n víi sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ; - TiÕn hµnh ®iÒu chØnh sè liÖu ghi trªn sæ kÕ to¸n (nÕu cã chªnh lÖch gi÷a sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n cña ®¬n vÞ víi sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ, sè liÖu ®èi chiÕu víi c¸c ®¬n vÞ, liªn quan) nh»m ®¶m b¶o tÝnh thùc tÕ cña sè liÖu kÕ to¸n; - KiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp trªn c¸c tµi kho¶n tæng hîp, tµi kho¶n chi tiÕt b»ng c¸ch lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh, b¶ng chi tiÕt sè ph¸t sinh; - ChuÈn bÞ biÓu mÉu b¸o c¸o vµ tiÕn hµnh lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. IV. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. 1. Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ mét b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh cña mét doanh nghiÖp hoÆc mét tæ chøc, ph¶n ¸nh tæng qu¸t t×nh h×nh tµi s¶n cña ®¬n vÞ t¹i mét thêi ®iÓm b»ng h×nh th¸i tiÒn tÖ, theo gi¸ trÞ tµi s¶n vµ nguån h×nh thµnh tµi s¶n. VÒ thùc chÊt, b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ mét b¶ng tæng kÕt, mét b¶ng c©n ®èi tæng hîp gi÷a tµi s¶n víi nguån vèn chñ së h÷u vµ nî ph¶i tr¶. V× thÕ, b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cßn ®­îc gäi lµ b¶ng c©n ®èi tµi s¶n. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ mét b¸o c¸o quan träng, cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó nghiªn cøu, ®¸nh gi¸ tæng qu¸ t×nh h×nh vÒ tµi s¶n, t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh tÕ, t×nh h×nh sö dông vèn, kinh phÝ, c¸c mèi quan hÖ kinh tÕ vµ triÓn väng tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. 2. Néi dung vµ kÕt cÊu cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cã h×nh thøc vµ kÕt cÊu nh­ sau: NÕu tr×nh bµy b¶ng theo chiÒu ngang th× bªn tr¸i cña b¶ng gäi lµ tµi s¶n, ph¶n ¶nh c¸c lo¹i tµi s¶n mµ doanh nghiÖp ®ang së h÷u, ®ang sö dông ®Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh; bªn ph¶i gäi lµ nguån vèn, ph¶n ¸nh c¸c lo¹i nguån vèn h×nh thµnh nªn tµi s¶n cña doanh nghiÖp. NÕu tr×nh bµy b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n theo chiÒu däc th× phÇn trªn lµ tµi s¶n, phÇn d­íi lµ nguån vèn. MÉu b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n hiÖn hµnh (tr×nh bµy theo chiÒu däc). 103 §¬n vÞ: ...................... MÉu sè B01 - DN B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n LËp t¹i ngµy ..... th¸ng .... n¨m ..... §¬n vÞ tÝnh......... Tµi s¶n M· sè Sè ®Çu n¨m Sè cuèi kú 1 2 3 4 A. Tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ dµi h¹n I. TiÒn II. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n III. C¸c kho¶n ph¶i thu IV. Hµng tån kho V. Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c VI. Chi sù nghiÖp B. Tµi s¶n cè ®Þnh vµ ®Çu t­ dµi h¹n I. Tµi s¶n cè ®Þnh 1. Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 2. Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh 3. Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh II. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n III. Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang. IV. C¸c kho¶n ký quü, ký c­îc dµi h¹n Tæng céng tµi s¶n Nguån vèn A. Nî ph¶i tr¶ I. Nî ng¾n h¹n II. Nî dµi h¹n III. Nî kh¸c B. Nguån vèn chñ së h÷u I. Nguån vèn - quü II. Nguån kinh phÝ Tæng céng nguån vèn. 104 3. TÝnh chÊt "c©n ®èi" cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: TÝnh chÊt quan träng nhÊt cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ tÝnh "c©n ®èi", nghÜa lµ tæng sè tiÒn phÇn bªn tµi s¶n vµ tæng sè tiÒn phÇn bªn nguån vèn lu«n b»ng nhau. TÝnh 'c©n ®èi" ®ã lµ tÊt yÕu kh¸ch quan v× ®¬n vÞ hiÖn cã bao nhiªu tµi s¶n th× ph¶i cã bÊy nhiªu nguån vèn h×nh thµnh nªn. Tµi s¶n vµ nguån vèn lµ 2 mÆt cña cïng mét khèi l­îng tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Nã ®­îc tÝnh to¸n vµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn vµ ë cïng mét thêi ®iÓm, nªn tÊt yÕu chóng ph¶i b»ng nhau 'c©n ®èi" víi nhau. V× thÕ, tÝnh chÊt "c©n ®èi" cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ lu«n lu«n tån t¹i vµ tÊt yÕu. Nã còng lµ kh¸i niÖm ban ®Çu vµ c¬ së cña kh¸i niÖm c©n ®èi trong kÕ to¸n. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc lËp ra vµo mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh. Do ®ã, trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh tÕ hµng ngµy, mçi khi cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, tÊt nhiªn sÏ dÉn ®Õn t×nh h×nh tµi s¶n vµ nguån vèn thay ®æi. Tõ ®ã, dÉn ®Õn b¶ng c©n ®èi còng thay ®æi do c¸c hiÖn t­îng kinh tÕ xuÊt hiÖn, sù vËn ®éng cña tµi s¶n vµ nguån vèn g©y ra. MÆc dï vËy, tÝnh chÊt "c©n ®èi" cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vÉn gi÷ nguyªn. ThËt vËy, tuy c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu, ®a d¹ng, nh­ng xÐt tõ gãc ®é sù ¶nh h­ëng cña chóng ®èi víi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, ng­êi ta cã thÓ quy n¹p l¹i thµnh 4 tr­êng hîp sau ®©y: Tr­êng hîp 1: Mét hiÖn t­îng kinh tÕ x¶y ra lµm cho mét kho¶n tµi s¶n nµy t¨ng, mét kho¶n tµi s¶n kia gi¶m, t¨ng gi¶m cïng mét ®¹i l­îng, nghÜa lµ hiÖn t­îng kinh tÕ nµy chØ g©y nªn sù biÕn ®éng gi÷a c¸c lo¹i tµi s¶n, kh«ng cã quan hÖ g× ®Õn bªn nguån vèn. Nh­ vËy, tæng sè tµi s¶n cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kh«ng biÕn ®éng, quan hÖ "c©n ®èi" vÉn gi÷ nguyªn. Gi¶ sö cã b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµo ngµy 31/12/N cña doanh nghiÖp X nh­ sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n LËp t¹i ngµy 31 th¸ng 12 n¨m N §VT: 1.000® Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn TiÒn mÆt 200.000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 300.0 00 VËt liÖu 300.000 Nguån vèn kinh doanh 1.000.000 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 800.000 Tæng céng 1.300.000 Tæng céng 1.300.000 VÝ dô 1: Doanh nghiÖp ®­a 100.000 tiÒn mÆt göi vµo ng©n hµng Qua nghiÖp vô kinh tÕ nµy, tµi s¶n cña doanh nghiÖp biÕn ®éng, tiÒn mÆt gi¶m ®i 100.000, nh­ng tµi s¶n cña doanh nghiÖp göi ë ng©n hµng l¹i t¨ng 100.000. 105 Sau hiÖn t­îng nµy b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ nh­ sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m N §¬n vÞ tÝnh: 1.000® Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn TiÒn mÆt 200.000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 300.000 TiÒn göi ng©n hµng 100.000 Nguån vèn kinh doanh 1.000.000 VËt liÖu 300.000 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 800.000 Tæng céng 1.300.000 Tæng céng 1.300.000 NhËn xÐt: Qua tr­êng hîp 1: Tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kh«ng thay ®æi, chØ thay ®æi c¸c kho¶n môc tµi s¶n, mét kho¶n t¨ng, mét kho¶n gi¶m. T¨ng gi¶m cïng mét ®¹i l­îng nªn tæng sè kh«ng thay ®æi. Quan hÖ "c©n ®èi" vÉn gi÷ nguyªn. Ta cã ®¼ng thøc: Tæng tµi s¶n = Tæng nguån vèn (2001.000 - 100.000) + (0 + 100.000) + 300.000 + 800.000 = 300.000 + 1.000.000 Tr­êng hîp 2: Mét hiÖn t­îng kinh tÕ x¶y ra lµm cho mét nguån vèn nµy t¨ng, mét nguån vèn kia gi¶m, t¨ng gi¶m cïng mét ®¹i l­îng, chØ cã biÕn ®éng bªn nguån vèn kh«ng cã quan hÖ g× víi bªn tµi s¶n. Tr­êng hîp nµy tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi còng kh«ng thay ®æi. B¶ng c©n ®èi vÉn "c©n ®èi". VÝ dô 2: Doanh nghiÖp ®· ®­îc ng©n hµng cho vay ng¾n h¹n 100.000 ®Ó tr¶ bít nî cho ng­êi b¸n. HiÖn t­îng kinh tÕ nµy ®­îc thùc hiÖn ®· lµm cho kho¶n nguån vèn cña doanh nghiÖp do vay nî ng¾n h¹n cña ng©n hµng t¨ng 100.000, ®ång thêi ®· lµm gi¶m kho¶n nguån vèn cña doanh nghiÖp do ®· tr¶ nî cho ng­êi b¸n 100.000. Ta thÊy hiÖn t­îng kinh tÕ nµy lµm cho mét nguån vèn t¨ng, mét nguån vèn kh¸c gi¶m, t¨ng gi¶m cïng mét sè tiÒn 100.000 nªn tæng sè tµi s¶n vµ tæng sè nguån vèn cña doanh nghiÖp còng kh«ng thay ®æi. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vÉn gi÷ nguyªn trªn tæng sè. Sau hiÖn t­îng nµy b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ nh­ sau: 106 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m N §¬n vÞ tÝnh: 1.000® Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn TiÒn mÆt 200.000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 200.000 TiÒn göi ng©n hµng 100.000 Vay ng¾n h¹n 100.000 VËt liÖu 300.000 Nguån vèn kinh doanh 1.000.000 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 800.000 Tæng céng 1.300.000 Tæng céng 1.300.000 NhËn xÐt: Qua tr­êng hîp vÝ dô 2: Tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi tµi s¶n kh«ng thay ®æi, chØ thay ®æi c¸c kho¶n môc cña nguån vèn. Nguån vèn m¾c nî ng­êi b¸n gi¶m 100.000 nh­ng ®ång thêi nguån vèn doanh nghiÖp m¾c nî do vay ng¾n h¹n ng©n hµng t¨ng 100.000. Nh­ vËy, tæng sè tµi s¶n vµ nguån vèn cña doanh nghiÖp vÉn lµ 1.300.000. Tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kh«ng thay ®æi vµ vÉn "c©n ®èi". Ta cã ®¼ng thøc: Tæng tµi s¶n = Tæng nguån vèn 100.000 + 100.000 + 300.000 800.000 =(300.000 - 100.000) + (0 + 100.000) + 1.0000.000 Tr­êng hîp 3: Mét hiÖn t­îng kinh tÕ x¶y ra lµm cho mét kho¶n tµi s¶n t¨ng, ®ång thêi mét nguån vèn còng t¨ng. Lo¹i hiÖn t­îng kinh tÕ nµy cã quan hÖ c¶ ®Õn bªn tµi s¶n lÉn bªn nguån vèn, tæng sè tµi s¶n t¨ng, tæng sè nguån vèn còng t¨ng. Hai bªn cïng t¨ng, t¨ng cïng mét ®¹i l­îng. Do ®ã, tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ t¨ng vµ vÉn gi÷ quan hÖ "c©n ®èi". VÝ dô 3: §Ó bæ sung vèn cho hµnh ®éng kinh doanh, cÊp trªn ®· cÊp thªm cho doanh nghiÖp 500.000 b»ng tiÒn göi ng©n hµng. HiÖn t­îng kinh tÕ nµy ®­îc thùc hiÖn ®· lµm cho tµi s¶n cña doanh nghiÖp b»ng tiÒn göi ng©n hµng t¨ng thªm 500.000. §ång thêi còng lµm cho nguån vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp t¨ng 500.000. Nh­ vËy, tiÒn göi ng©n hµng t¨ng thªm 500.000, lµm cho tæng tµi s¶n cña doanh nghiÖp t¨ng 500.00, nguån vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp t¨ng 500.000, nªn tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cña 107 doanh nghiÖp sÏ thay ®æi. Tæng sè tµi s¶n t¨ng, tæng sè nguån vèn còng t¨ng, cïng t¨ng thªm 500.000, nªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vÉn gi÷ nguyªn quan hÖ "c©n ®èi".Sau hiÖn t­îng nµy b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ nh­ sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m N §¬n vÞ tÝnh: 1.000® Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn TiÒn mÆt 100.000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 200.000 TiÒn göi ng©n hµng 600.000 Vay ng¾n h¹n 100.000 VËt liÖu 300.000 Nguån vèn kinh doanh 1.500.000 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 800.000 Tæng céng 1.800.000 Tæng céng 1.800.000 NhËn xÐt: Qua tr­êng hîp vÝ dô 3: Tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®· thay ®æi, ®Òu t¨ng b»ng nhau, tµi s¶n b»ng tiÒn göi ng©n hµng cña doanh nghiÖp ®· t¨ng thªm 500.00, ®ång thêi nguån vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp còng t¨ng 500.000. Do ®ã tæng sè tµi s¶n vµ nguån vèn trªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®Òu t¨ng, quan hÖ "c©n ®èi" vÉn gi÷ v÷ng. Ta cã ®¼ng thøc: Tæng tµi s¶n = Tæng nguån vèn 100.000 + (100.000 + 500.000) + 300.000+800.000=200.000 + 100.000 + (1.000.000+ 500.000) Tr­êng hîp 4: Mét hiÖn t­îng kinh tÕ x¶y ra lµm cho mét kho¶n tµi s¶n gi¶m ®ång thêi mét nguån vèn còng gi¶m. Lo¹i hiÖn t­îng kinh tÕ nµy cã quan hÖ c¶ bªn tµi s¶n lÉn bªn nguån vèn. Tµi s¶n gi¶m, nguån vèn còng gi¶m theo. Hai bªn cïng gi¶m mét ®¹i l­îng. Do ®ã, tæng sè tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n gi¶m, tµi s¶n vµ nguån vèn còng gi¶m ®ång ®Òu nªn tæng sè vÉn c©n ®èi. VÝ dô 4: Doanh nghiÖp ®· dïng tiÒn göi ng©n hµng 50.000 ®Ó tr¶ bít nî tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng. HiÖn t­îng kinh tÕ nµy ®­îc thùc hiÖn ®· lµm cho tµi s¶n b»ng tiÒn göi ng©n hµng cña doanh nghiÖp gi¶m ®i 50.000. §ång thêi còng lµm cho nguån vèn vay ng©n hµng cña doanh nghiÖp còng gi¶m ®i 50.000. Nh­ vËy, tæng tµi s¶n cña doanh nghiÖp còng gi¶m ®i 50.000. Do ®ã, tæng tµi s¶n, tæng sè nguån vèn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cña doanh nghiÖp sÏ thay ®æi, tµi s¶n gi¶m, nguån vèn còng gi¶m cïng mét l­îng 50.000. Tæng sè cña b¶ng 108 c©n ®èi kÕ to¸n vÉn "c©n ®èi. Sau hiÖn t­îng nµy b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ nh­ sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m N §¬n vÞ tÝnh: 1.000® Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn TiÒn mÆt 100.000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 200.000 TiÒn göi ng©n hµng 550.000 Vay ng¾n h¹n 50.000 VËt liÖu 300.000 Nguån vèn kinh doanh 1.500.000 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 800.000 Tæng céng 1.800.000 Tæng céng 1.800.000 Tæng tµi s¶n = Tæng nguån vèn (600.000 - 50.000) + 100.000 300.00.0 800.000 = 200.000 + (100.000 - 50.000) + 1.500.000 NhËn xÐt: Qua tr­êng hîp vÝ dô 4 ta thÊy tæng sè 2 bªn cña b¶ng c©n ®èi ®· thay ®æi: ®Òu gi¶m b»ng nhau, tµi s¶n tiÒn göi ng©n hµng cña doanh nghiÖp gi¶m bít 50.000, ®ång thêi kho¶n nî vay ng¾n h¹n ng©n hµng còng gi¶m 50.000. Quan hÖ c©n ®èi cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vÉn gi÷ nguyªn. Tõ nh÷ng vÝ dô trªn ta cã nh÷ng nhËn xÐt sau: - Mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh sÏ lµm ¶nh h­ëng Ýt nhÊt 2 kho¶n môc trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. - NÕu nghiÖp vô kinh tÕ nµy chØ g©y ¶nh h­ëng ®Õn c¸c kho¶n môc ë mét bªn (bªn tµi s¶n hoÆc bªn nguån vèn) th× chØ lµm thay ®æi sè l­îng vµ tû träng cña c¸c kho¶n bÞ ¶nh h­ëng, cßn c¸c kho¶n kh¸c vµ sè tæng céng cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kh«ng thay ®æi. - NÕu nghiÖp vô kinh tÕ cã ¶nh h­ëng ®Õn c¸c kho¶n môc ë c¶ 2 bªn: tµi s¶n vµ nguån vèn th× t¶i s¶n vµ nguån vèn sÏ cïng t¨ng lªn hoÆc cïng gi¶m mét sè l­îng b»ng nhau. Do ®ã, sÏ lµm cho sè tæng céng cña c¶ hai bªn cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ cïng t¨ng hoÆc cïng gi¶m víi mét sè l­îng b»ng nhau. 109 Mäi hiÖn t­îng kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu kh«ng lµm mÊt tÝnh "c©n ®èi" cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Dï b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc lËp bÊt cø thêi ®iÓm nµo cña mét doanh nghiÖp còng "c©n ®èi". Tæng sè tiÒn bªn tµi s¶n lu«n lu«n b»ng tæng sè tiÒn bªn nguån vèn. 4. Nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p chung lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: §Ó lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc dÔ dµng, nhanh chãng vµ trung thùc, tr­íc hÕt ph¶i hoµn tÊt viÖc ghi sæ kÕ to¸n, tiÕn hµnh kho¸ sæ tµi kho¶n, kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu kÕ to¸n gi÷a c¸c sæ kÕ to¸n cã liªn quan ®Ó ®¶m b¶o tÝnh khíp ®óng cña sè liÖu gi÷a c¸c sæ kÕ to¸n. TiÕp ®ã, c¨n cø vµo c¸c chØ tiªu trªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ sè d­ cuèi kú cña tµi kho¶n ®Ó ph¶n ¸nh theo nguyªn t¾c: Sè d­ bªn Nî cña tµi kho¶n sÏ ®­îc ghi vµo bªn "Tµi s¶n"; Sè d­ bªn Cã cña tµi kho¶n sÏ ®­îc ghi vµo bªn "Nguån vèn". §èi víi mét sè tµi kho¶n võa cã sè d­ bªn Nî l¹i ®ång thêi ph¶i cã sè d­ bªn Cã (c¸c TK thanh to¸n nh­ c¸c tµi kho¶n: "Ph¶i thu cña kh¸ch hµng", "Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n"...), tuyÖt ®èi kh«ng ®­îc bï trõ sè d­ mµ c¨n cø vµo sè d­ chi tiÕt cña tõng kh¸ch nî, chñ nî, tæng hîp riªng sè d­ Nî, sè d­ Cã ®Ó ghi vµo c¸c chØ tiªu cho phï hîp hai bªn "Tµi s¶n" vµ "Nguån vèn". Khi lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, cÇn l­u ý mét sè tr­êng hîp ngo¹i lÖ sau: C¸c tµi kho¶n: "Dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi", "Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh",... mÆc dÇu cã sè d­ bªn Cã nh­ng ®­îc ghi bªn "Tµi s¶n" b»ng c¸ch ghi ®á hoÆc ®Æt trong ngoÆc ®¬n. C¸ch ghi nµy nh»m gióp cho kÕ to¸n x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ thùc cña tµi s¶n. C¸c tµi kho¶n: "Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n", "Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi",... cã thÓ cã sè d­ Nî hoÆc sè d­ Cã nh­ng ®­îc ghi bªn "Nguån vèn". NÕu d­ bªn Cã th× ghi b×nh th­êng. Tr­êng hîp d­ bªn Nî th× ph¶i ghi ®á ®Ó x¸c ®Þnh ®óng tæng sè nguån vèn. Tµi kho¶n cæ phiÕu quü d­ nî nh­ng vÉn ghi vµo bªn nguån vèn. 5. Mèi quan hÖ gi÷a b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n víi tµi kho¶n kÕ to¸n: Trong thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n, viÖc lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh ®Þnh kú, t¹i mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh (cuèi th¸ng, quý, n¨m). Së dÜ nh­ vËy lµ v× c¸c hµnh ®éng kinh tÕ x¶y ra th­êng xuyªn víi quy m« lín nªn ng­êi lµm kÕ to¸n kh«ng thÓ vµ kh«ng cÇn thiÕt cø sau mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh l¹i lËp mét b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n míi. Lµm nh­ vËy sÏ võa tèn c«ng søc, tiÒn cña võa l·ng phÝ thêi gian. Cho nªn, thay vÒ lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n míi, kÕ to¸n sÏ 110 dïng tµi kho¶n ®Ó ph¶n ¶nh. Tõ ®ã, tæng hîp sè liÖu ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Cã thÓ kh¸i qu¸t mèi quan hÖ gi÷a b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n víi tµi kho¶n kÕ to¸n trªn c¸c nÐt chÝnh sau: - KÕt cÊu cña tµi kho¶n kÕ to¸n vµ cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®­îc x©y dùng trong mèi quan hÖ phï hîp víi nhau. - §Çu kú, c¨n cø vµo sæ kÕ to¸n (tµi kho¶n kÕ to¸n) kú tr­íc ®Ó ghi chuyÓn sè d­ vµo sæ kÕ to¸n (tµi kho¶n kÕ to¸n) kú nµy; Cã thÓ c¨n cø vµo sè liÖu ë b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kú tr­íc ®Ó kiÓm tra l¹i viÖc ghi sè d­ ®Çu kú vµo sæ kÕ to¸n. - Trong kú, c¨n cø vµo chøng tõ ph¶n ¶nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo sæ kÕ to¸n cña c¸c tµi kho¶n; - Cuèi kú, kho¸ sæ kÕ to¸n, tÝnh ra sè d­ cuèi kú cña c¸c tµi kho¶n vµ lÊy sè liÖu ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n míi. Tuy nhiªn, ®Ó ®¶m b¶o tÝnh trung thùc, hîp lý cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, tr­íc khi lËp b¶ng, kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra sè liÖu h¹ch to¸n. Mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p kiÓm tra ®­îc sö dông lµ ph­¬ng ph¸p lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n. B¶ng nµy ®­îc lËp b»ng c¸ch liÖt kª toµn bé tµi kho¶n mµ ®¬n vÞ sö dông cïng sè d­ ®Çu kú, sè ph¸t sinh trong kú, sè d­ cuèi kú cña tµi kho¶n ®Æc tr­ng cña b¶ng lµ cã 3 cét sè tæng céng b»ng nhau tõng ®«i mét. Tæng sè d­ Nî ®Çu kú (hoÆc cuèi kú) cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n = Tæng céng sè d­ Cã ®Çu kú (hoÆc cuèi kú) cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n Tæng céng sè ph¸t sinh Nî cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n = Tæng sè ph¸t sinh Cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n VÝ dô: TrÝch b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ngµy 31/12/N t¹i mét c«ng ty (§VT: 1.000®). Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn 1. TiÒn mÆt 50.000 1. Vay ng¾n h¹n 150.000 2. TiÒn thu ë ng­êi mua (X) 170.000 2. Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ( B) 200.000 3.TiÒn ®Æt tr­íc cho ng.b¸n (A) 140.000 3. Nguån vèn kinh doanh 270.000 4. Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 260.000 Tæng céng 620.000 Tæng céng 620.000 Trong th¸ng 1/ N+1 , cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh sau ®©y: 111 NV1. Mua hµng ho¸ gi¸ 150.000 trong ®ã ®· tr¶ b»ng tiÒn mÆt 10.000, sè cßn l¹i trõ vµo tiÒn ®Æt tr­íc (ng­êi b¸n A). Hµng ®· nhËp kho ®ñ (gi¶ ®Þnh r»ng hµng ho¸ nµy cã thuÕ suÊt GTGT = 0%). NV2. NhËn ®­îc giÊy b¸o cã cña ng©n hµng vÒ sè tiÒn ng­êi mua X tr¶ nî 100.000, cßn nî 70.000. NV3. Ng­êi mua Y ®Æt tr­íc tiÒn hµng 50.000 b»ng tiÒn mÆt. T×nh h×nh trªn ®­îc kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµ ph¶n ¸nh vµo TK nh­ sau: * KÕ to¸n ®Þnh kho¶n NV1. Nî TK "Hµng ho¸": 150.000 Cã TK "Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n": 140.000 Chi tiÕt NB.A: 140.000 Cã TK "TiÒn mÆt: 10.000 NV2. Nî TK "TiÒn göi Ng©n hµng": 100.000 Cã TK "Ph¶i thu kh¸ch hµng: 100.000 Chi tiÕt KH.X: 100.000 NV3. Nî TK "TiÒn mÆt": 50.000 Cã TK "Ph¶i thu kh¸ch hµng": 50.000 Chi tiÕt KH.Y: 50.000 Ph¶n ¸nh vµo TK TK: Ph¶i thu kh¸ch hµng kh¸ch hµng X TK: Ph¶i thu kh¸ch hµng kh¸ch hµng Y D§K: 170.000 D§K: - 100.000 (2) 50.000 (3) SPS: - 100.000 SPS: - 50.000 DCK: 70.000 DCK: 50.000 TK: TiÒn mÆt TK: Ph¶i thu kh¸ch hµng D§K: 50.000 D§K: 170.000 (3) 50.000 10.000 (1) 100.000 (2) 50.000 (3) SPS: 50.000 10.000 SPS: - 150.000.000 (2) DCK: 90.000 DCK: 20.000 112 TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n TK: Ph¶i thu kh¸ch hµng D§K: 60.000 D§K: - 140.000 (1) (2) 100.000 SPS: - 140.000 SPS: 100.000 0 DCK: 200.000 DCK: 100.000 TK: TSC§ h÷u h×nh TK: Hµng ho¸ D§K: 260.000 D§K: - SPS: - - (1) 150.000 DCK: 260.000 SPS: 150.000 - DCK: 150.000 TK: Vay ng¾n h¹n TK: Nguån vèn kinh doanh D§K: 150.000 D§K: 270.000 SPS: - - SPS: - - DCK: 150.000 DCK: 270.000 TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n (A) TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n (B) D§K : 140.000 140.000 (1) D§K: 200.000 SPS: - 140.000 SPS: - - DCK: - DCK: 200.000 113 B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n Th¸ng 1/N+1 §¬n vÞ: 1.000® TK D­ ®Çu kú Ph¸t sinh D­ cuèi kú Nî Cã Nî Cã Nî Cã 1. T.K: TM 50.000 50.000 10.000 90.000 2. T.K: TGNH - 100.000 - 100.000 3. T.K: PTCKH 170.000 - 150.000 20.000 4. T.K: HH - 150.000 - 150.000 5. T.K: TSC§HH 260.000 - - 260.000 6. T.K: PTCNB 60.000 - 140.000 200.000 7. T.K: VNH 150.000 - - 150.000 8. T.K: VNKD 270.000 - - 270.000 Céng 480.000 480.000 300.000 300.000 620.000 620.000 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n LËp ngµy 31 th¸ng 1 n¨m N+1 §¬n vÞ tÝnh: 1.000® Tµi s¶n Sè cuèi kú Nguån vèn Sè cuèi kú 1. TiÒn mÆt 90.000 1. Vay ng¾n h¹n 150.000 2. TiÒn göi ng©n hµng 100.000 2. Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (B) 200.000 3. Ph¶i thu ë ng­êi mua (X) 70.000 3. TiÒn ®Æt tr­íc cña ng­êi mua 50.000 4. Hµng ho¸ 150.000 4. Nguån vèn kinh doanh 270.000 5. Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 260.000 Tæng céng 670.000 Tæng céng 670.000 114 C©u hái «n tËp ch­¬ng V 1- Tr×nh bµy kh¸i niÖm, ý nghÜa vµ h×nh thøc biÓu hiÖn cña ph­¬ng ph¸p tæng hîp-c©n ®èi kÕ to¸n. 1- T¹i sao nãi: trong hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh, b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n gi÷ vai trß quan träng trong viÖc cung cÊp th«ng tin cho ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý kinh tÕ? 2-TÝnh chÊt quan träng cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ g×? H·y tù cho vÝ dô vÒ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Ó chøng minh tÝnh chÊt ®ã cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. 3-Tr×nh bµy mèi quan hÖ gi÷a b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ tµi kho¶n kÕ to¸n 4-H·y nªu nh÷ng nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p chung ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. BµI TËP CH¦¥NG V Bµi sè 1: T¹i doanh nghiÖp “K” cã tµi liÖu kÕ to¸n quÝ I n¨m N nh­ sau:(§VT: 1.000®ång) I.B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ngµy 1 th¸ng 1 n¨m N Tµi s¶n Sè tiÒn Nguån vèn Sè tiÒn 1-TiÒn mÆt 2-TGNH 3-Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 4-Ph¶i thu kh¸c 5-T¹m øng 6-Nguyªn liÖu, vËt liÖu 7.Chi phÝ SXKD dë dang 8.Thµnh phÈm 9.TSC§ h÷u h×nh 50.000 450.000 50.000 20.000 10.000 500.000 20.000 30.000 820.000 1-Vay ng¾n h¹n 2- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 3- ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc 4- Ph¶i tr¶ ng­êi lao ®éng 5- Vay dµi h¹n 6. Nguån vèn kinh doanh 7. Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 8. Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi 9. Nguån vèn ®Çu t­ XDCB 350.000 200.000 50.000 20.000 130.000 1.050.000 80.000 30.000 40.000 Tæng céng tµi s¶n 1950.000 Tæng céng nguån vèn 1.950.000 II.C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh quÝ I n¨m N 115 NV1.Rót TGNH vÒ nhËp quü tiÒn mÆt: 30.000 NV 2.Ng­êi mua tr¶ nî tiÒn mua hµng cho doanh nghiÖp b»ng TGNH: 50.000 NV 3.ChuyÓn TGNH tr¶ nî ng­êi b¸n: 100.000 vµ nép thuÕ NSNN: 50.000 NV 4.ChuyÓn quü ®Çu t­ ph¸t triÓn sang nguån vèn ®Çu t­ XDCB: 60.000 NV 5.Mua mét TSC§ h÷u h×nh b»ng tiÒn vay dµi h¹n ng©n hµng: 140.000 NV 6.XuÊt quü tiÒn mÆt tr¶ l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn: 20.000 NV 7.Nhµ n­íc cÊp thªm nguån vèn ®Çu t­ XDCB b»ng TGNH cho doanh nghiÖp: 80.000 NV 8.Vay ng¾n h¹n ng©n hµng tr¶ nî ng­êi b¸n: 100.000 Yªu cÇu: C¨n cø vµo sè liÖu ®· cho: -NhËn xÐt ¶nh h­ëng cña c¸c nghiÖp vô tíi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ngµy 1/1/N - LËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n - Më c¸c TK ph¶n ¸nh t×nh h×nh quÝ I n¨m N (më vµ kho¸ sæ kÕ to¸n) - LËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cuèi I quÝ n¨m N Bµi sè 2: T¹i doanh nghiÖp “X” cã tµi liÖu kÕ to¸n quÝ I n¨m N nh­ sau (§¬n vÞ tÝnh: 1000®ång) I. Sè d­ ®Çu kú cña mét sè TK nh­ sau -TK “TiÒn mÆt”: 30.000 -TK “TGNH”: 410.000 -TK “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng”: 50.000 -TK “Nguyªn vËt liÖu”: 415.000 -TK “T¹m øng”: 10.000 -TK “Hao mßn TSC§”: 100.000 (Sè d­ bªn cã) -TK “Thµnh phÈm”: 140.000 -TK “Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang”: 30.000 -TK “TSC§” h÷u h×nh: 800.000 -TK “Nguån vèn kinh doanh”: 980.000 -TK “Vay ng¾n h¹n”: 490.000 -TK “Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n”: 180.000 116 -TK “ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc”: 50.000 -TK “Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi”: 85.000 II C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú: NV 1.Mua NVL ch­a tr¶ tiÒn ng­êi b¸n gi¸ mua lµ: 60.000, thuÕ GTGT ®Çu vµ lµ: 6000. NV 2.Chi phÝ vËn chuyÓn sè nguyªn liÖu vÒ nhËp kho ®· thanh to¸n b»ng TGNH lµ: 5.000 NV 3.XuÊt kho nguyªn vËt liÖu dïng cho SXKD 275.000 trong ®ã: - Dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm: 250.000 - Dïng ®Ó qu¶n lÝ ph©n x­ëng: 10.000 NV 4.TiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú 140.000 trong ®ã: - TÝnh vµo chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp: 100.000 - TÝnh vµo chi phÝ qu¶n lÝ ph©n x­ëng: 15.000 - TÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng: 5.000 - NV 5. TÝnh vµ trÝch BHXH, BHYT, KPC§ theo tû lÖ quy ®Þnh lµ 25% tiÒn l­¬ng trong ®ã tÝnh vµo chi phÝ cña bé phËn cã liªn quan theo tû lÖ quy ®Þnh lµ 19% vµ khÊu trõ vµo l­¬ng cña toµn doanh nghiÖp lµ 6% NV 6.XuÊt kho thµnh phÈm theo gi¸ vèn lµ: 140.000 NV 7.GÝa b¸n cña sè thµnh phÈm trªn lµ 250.000; thuÕ GTGT ®Çu ra lµ: 25.000 NV 8.Chi phÝ vËn chuyÓn s¶n phÈm b¸n ®· tr¶ b»ng TGNH lµ: 10.000 NV 9.Kh¸ch hµng tr¶ nî tiÒn mua s¶n phÈm cho doanh nghiÖp lµ: 275.000 b»ng TGNH NV 10.ChuyÓn TGNH nép thuÕ cho Nhµ n­íc 40.000 vµ tr¶ nî ng­êi b¸n 80.000, tr¶ nî tiÒn vay ng¾n h¹n 50.000 NV 11.Nhµ n­íc cÊp cho doanh nghiÖp 1 d©y truyÒn s¶n xuÊt trÞ gi¸ 200.000 lµm t¨ng nguån vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp. NV 12.Cuèi kú kÕt chuyÓn c¸c chi phÝ s¶n xuÊt liªn quan sang TK chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. NV 13.§¸nh gi¸ s¶n phÈm lµm dë cuèi kú trÞ gi¸ lµ 20.000. Thµnh phÈm s¶n xuÊt hoµn thµnh nhËp kho trong th¸ng theo gÝa thµnh thùc tÕ. NV 14.Cuèi kú kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n, doanh thu b¸n hµng thuÇn, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lÝ doanh nghiÖp sang TK x¸c ®Þnh kÕt qu¶. 117 NV15. X¸c ®Þnh thuÕ TNDN ph¶i nép vµ kÕt chuyÓn thuÕ TNDN sang TK x¸c ®Þnh kÕt qu¶. NV16.X¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô sau thuÕ TNDN trong th¸ng. Yªu cÇu: C¨n cø vµo sè liÖu ®· cho: -TÝnh to¸n, lËp ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú. -Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµo TK ch÷ T cã liªn quan -LËp b¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh c¸c TK quÝ I (b¶ng C§TK) -LËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n quÝ I Bµi sè 3: T¹i doanh nghiÖp M trong th¸ng 6 n¨m N cã tµi liÖu sau: I.Sè d­ ®Çu kú cña mét sè TK kÕ to¸n vµ sæ chi tiÕt nh­ sau: -TK “TiÒn mÆt”: 20.000 -TK “TGNH”: 450.000 -TK “TSC§ h÷u h×nh”: 900.000 -TK “Nguyªn vËt liÖu”: 100.000 Trong ®ã: +Nguyªn vËt liÖu A sè l­îng 100 kg sè tiÒn 80.000 +Nguyªn vËt liÖu B sè l­îng 50 kg sè tiÒn 20.000 -TK “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng”: 40.000 -TK “Nguån vèn kinh doanh”: 1.000.000 -TK “Vay ng¾n h¹n”: 370.000 -TK “Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n”: 100.000 Trong ®ã: +C«ng ty C: 60.000 +C«ng ty D: 40.000 -TK “ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc”: 40.000 II.C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng: NV1.Mua VL A vÒ nhËp kho ch­a tr¶ tiÒn c«ng ty C sè l­îng 150 kg thµnh tiÒn lµ: 150.000, thuÕ GTGT ®Çu vµo lµ:15.000 NV 2.Chi phÝ vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu A vÒ nhËp kho tr¶ b»ng tiÒn mÆt 120.000 NV 3.Kh¸ch hµng tr¶ nî tiÒn mua hµng b»ng TGNH sè tiÒn lµ: 40.000 NV 4.ChuyÓn TGNH tr¶ nî tiÒn vay ng¾n h¹n: 100.000 118 NV 5.ChuyÓn TGNH nép thuÕ cho NSNN lµ: 20.000 vµ tr¶ nî ng­êi b¸n lµ 60.000; trong ®ã c«ng ty C lµ 50.000, c«ng ty D lµ 10.000 NV 6.Doanh nghiÖp ®­îc nhµ n­íc cÊp thªm mét thiÕt bÞ s¶n xuÊt lµm t¨ng nguån vèn kinh doanh lµ 150.000 NV 7.Vay ng¾n h¹n ng©n hµng tr¶ nî tiÒn mua nguyªn vËt liÖu cña c«ng ty C sè tiÒn lµ 100.000 Yªu cÇu: - LËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trªn. - Ghi vµo nhËt ky sæ c¸i vµ sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu A, nguyªn vËt liÖu B vµ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n lµ c«ng ty C vµ c«ng ty D d­íi d¹ng ch÷ T. - LËp b¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n. (b¶ng c©n ®èi TK) - LËp b¶ng chi tiÕt sè ph¸t sinh cho TK ph¶i tr¶ ng­êi b¸n vµ b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt tån kho nguyªn vËt liÖu. - LËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. ------------------------------------ 119 Chương 6 Sổ kế toán và hình thức kế toán I. Sæ kÕ to¸n 1. Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa sæ kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n lµ c¸c tê sæ theo mÉu quy ®Þnh dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo ®óng ph­¬ng ph¸p cña kÕ to¸n trªn c¬ së sè liÖu cña chøng tõ kÕ to¸n. §Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh vµ sù biÕn ®éng cña tõng tµi s¶n, tõng nguån h×nh thµnh tµi s¶n vµ c¸c qu¸ tr×nh kinh tÕ cña c¸c ®¬n vÞ, kÕ to¸n ph¶i sö dông mét hÖ thèng sæ kÕ to¸n bao gåm nhiÒu lo¹i sæ kh¸c nhau. X©y dùng vµ tæ chøc vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc, hîp lý sÏ ®¶m b¶o cho viÖc tæng hîp sè liÖu ®­îc kÞp thêi, trung thùc, hîp lý, tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ vµ thêi gian c«ng t¸c. Sæ kÕ to¸n lµ ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông ®Ó thu nhËn, cung cÊp vµ l­u tr÷ th«ng tin theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n vµ c«ng t¸c qu¶n lý th­êng xuyªn, kÞp thêi tõng lo¹i tµi s¶n, tõng nguån h×nh thµnh tµi s¶n, tõng mÆt cña qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. Nhê cã sæ kÕ to¸n mµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi chÐp rêi r¹c trªn c¸c chøng tõ gèc ®­îc ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, cã hÖ thèng theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n ®Ó tõ ®ã kÕ to¸n cã thÓ tæng hîp sè liÖu lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n vµ ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×n h×nh vÒ tµi s¶n, t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ cña ®¬n vÞ t¹i mét thêi ®iÓm vµ trong tõng thêi kú nhÊt ®Þnh. 2. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n: Sæ kÕ to¸n lµ ph­¬ng tiÖn ®Ó cËp nhËt vµ hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n. §èi t­îng kÕ to¸n rÊt phong phó, ®a d¹ng vÒ néi dung kinh tÕ, vÒ ®Æc ®iÓm vËn ®éng vµ cã yªu cÇu qu¶n lý kh¸c nhau, do ®ã ®Ó ph¶n ¶nh c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n sæ kÕ to¸n còng bao gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau. MÆt kh¸c, xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu sö dông th«ng tin cña c¸c nhµ qu¶n lý vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ thu nhËn vµ xö lý th«ng tin, hÖ thèng sæ kÕ to¸n còng kh«ng ngõng ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn. Dùa vµo c¸c ®Æc tr­ng kh¸c nhau cña sæ kÕ to¸n mµ ng­êi ta cã thÓ chia c¸c sæ kÕ to¸n thµnh c¸c lo¹i sau: 2.1. Theo c¸ch ghi chÐp th× sæ kÕ to¸n ®­îc chia thµnh 3 lo¹i: 120 - Sæ ghi theo thø tù thêi gian: Lµ sæ kÕ to¸n dïng ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian nh­ Sæ nhËt ký chung, Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ,... - Sæ ghi theo hÖ thèng: Lµ sæ kÕ to¸n ghi chÐp nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo c¸c tµi kho¶n (tæng hîp hoÆc chi tiÕt) nh­ Sæ c¸i, Sæ chi tiÕt. - Sæ liªn hîp: Lµ sæ kÕ to¸n ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kÕt hîp gi÷a hai lo¹i sæ trªn nh­ Sæ nhËt ký - sæ c¸i. 2.2. Theo néi dung ghi chÐp th× sæ kÕ to¸n chi lµm 3 lo¹i: - Sæ kÕ to¸n tæng hîp: Lµ sæ kÕ to¸n dïng ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n ë d¹ng tæng qu¸t (theo c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp nh­ Sæ C¸i... cung cÊp th«ng tin tæng qu¸t vÒ ®èi t­îng kÕ to¸n). - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: Lµ sæ kÕ to¸n dïng ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n chi tiÕt, cô thÓ (theo tµi kho¶n kÕ to¸n chi tiÕt (cÊp 3, 4) nh­ Sæ chi tiÕt vËt t­... cung cÊp th«ng tin vÒ ®èi t­îng kÕ to¸n ë d¹ng chung, cô thÓ. - Sæ kÕ to¸n tæng hîp kÕt hîp chi tiÕt: Lµ sæ kÕ to¸n dïng ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh võa theo ®èi t­îng kÕ to¸n ë d¹ng tæng qu¸t võa theo c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n chi tiÕt, cô thÓ (ghi theo tµi kho¶n tæng hîp cÊp 1 kÕt hîp víi viÖc ghi chÐp chi tiÕt theo tµi kho¶n cÊp 3, 4) hoÆc c¸c tµi kho¶n chi tiÕt nh­ c¸c nhËt ký chøng tõ. 2.3. Theo c¸ch bè trÝ m©u sæ th× sæ kÕ to¸n ®­îc chia lµm 4 lo¹i: - Sæ ®èi chiÕu kiÓu hai bªn: Lµ sæ kÕ to¸n mµ trªn ®ã ®­îc chia thµnh hai bªn ®Ó ph¶n ¶nh sè ph¸t sinh bªn Nî vµ sè ph¸t sinh bªn Cã nh­ Sæ c¸i kiÓu 2 bªn. - Sæ kiÓu 1 bªn: Lµ sæ kÕ to¸n mµ trªn ®ã sè ph¸t sinh bªn Nî vµ sè phat s sinh bªn Cã ®­îc bè trÝ 2 cét cïng mét bªn cña trang sæ nh­ Sæ c¸i kiÓu 1 bªn. - Sæ kiÓu nhiÒu cét: Lµ sæ kÕ to¸n dïng ®Ó kÕt hîp ghi sè liÖu chi tiÕt b»ng c¸ch më nhiÒu cét bªn Nî hoÆc bªn Cã cña tµi kho¶n trong cïng mét trang sæ nh­ Sæ c¸i kiÓu nhiÒu cét. - Sæ kiÓu bµn cê: Lµ sæ kÕ to¸n ®­îc lËp theo nguyªn ta øc kÕt cÊu cña b¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh kiÓu bµn cê nh­ Sæ c¸i kiÓu bµn cê trong h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ. 121 2.4. Theo t×nh h×nh tæ chøc sæ th× sæ kÕ to¸n ®­îc chia lµm 2 lo¹i: - Sæ ®ãng thµnh quyÓn: Lµ lo¹i sæ kÕ to¸n mµ c¸c tê sæ ®· ®­îc ®ãng thµnh tõng tËp nhÊt ®Þnh. - Sæ tê rêi: Lµ sæ kÕ to¸n mµ c¸c tê sæ ®­îc ®Ó riªng rÏ. 3. Quy t¾c sæ kÕ to¸n 3.1. Ghi sæ kÕ to¸n: Nguyªn t¾c chung ®Ó ghi sæ kÕ to¸n lµ kÕ to¸n dùa vµo chøng tõ gèc hîp ph¸p, hîp lÖ ®Ó ®Þnh kho¶n råi tõ ®ã ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n cã liªn quan theo ®óng mÉu, ®óng ph­¬ng ph¸p vµ ®óng quy t¾c, c«ng viÖc ghi sæ ph¶i tr¶i qua ba giai ®o¹n sau: Giai ®o¹n 1: Më sæ: §Çu n¨m, kÕ to¸n c¨n cø vµo danh môc sæ kÕ to¸n ®· x©y dùng ®Ó më ®Çy ®ñ c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sö dông cho n¨m míi. Sau ®ã, c¨n cø vµo sè d­ trªn sæ kÕ to¸n cuèi n¨m tr­íc ®· ®­îc chØnh lý, kiÓm tra ®Ó ghi sè d­ ®Çu kú vµo c¸c sæ kÕ to¸n n¨m nay, ®ång thêi tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra víi sè liÖu ghi trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cuèi n¨m tr­íc ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu ghi trªn sæ kÕ to¸n. Giai ®o¹n 2: Ghi sæ: Ghi sæ lµ ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµo c¸c tµi kho¶n trong sæ kÕ to¸n trªn c¬ së cña chøng tõ gèc. NÕu chøng tõ cã liªn quan ®Õn nhiÒu sæ kÕ to¸n th× ph¶i cã sù lu©n chuyÓn theo mét tr×nh tù hîp lý. Khi ghi sæ kÕ to¸n ph¶i sö dông mùc tèt, kh«ng ®­îc ghi xen kÏ, ghi chång lªn nhau, c¸c dßng kh«ng cã sè liÖu ph¶i g¹ch chÐo, khi ghi sai ph¶i söa sai theo c¸c ph­¬ng ph¸p söa sai kÕ to¸n, kh«ng ®­îc tÈy xo¸, kh«ng ®­îc lÊy giÊy d¸n ®Ì, kh«ng ®­îc dïng chÊt ho¸ häc ®Ó söa ch÷a, c¸c chøng tõ sai nÕu ®· ghi vµo sæ kÕ to¸n råi th× kh«ng ®­îc tù ý xÐ bá, thay thÕ. Giai ®o¹n 3: Kho¸ sæ: Cuèi kú kÕ to¸n ph¶i kho¸ sæ kÕ to¸n, kho¸ sæ kÕ to¸n lµ t×m sè d­ cuèi kú cña c¸c tµi kho¶n vµ ghi vµo sæ kÕ to¸n b»ng c¸ch céng sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã råi tÝnh sè d­ cuèi kú. 3.2. Ph­¬ng ph¸p ch÷a sai sãt trong sæ kÕ to¸n: Trong qu¸ tr×nh ghi chÐp, cã thÓ x¶y ra sai sãt ë nh÷ng tr­êng hîp cô thÓ kh¸c nhau, khi ph¸t hiÖn sai sãt trong ghi sæ, kÕ to¸n ph¶i ch÷a sæ theo c¸c ph­¬ng ph¸p sau: 122 3.2.1. Ph­¬ng ph¸p c¶i chÝnh Lµ ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp thay thÕ phÇn ghi sai b»ng phÇn ghi ®óng lµ th­êng ¸p dông khi phÇn sai ®­îc ph¸t hiÖn sím, tr­íc khi céng dån sè liÖu hoÆc chuyÓn sæ nh­ng kh«ng sai quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n dïng mùc ®á g¹ch ngang phÇn sai vµ dïng mùc th­êng ghi phÇn ®óng vµo kho¶ng trèng phÝa trªn. Bªn c¹nh ghi râ hä tªn, ch÷ ký ng­êi söa . 3.2.2. Ph­¬ng ph¸p ghi bæ sung: Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông khi bá sãt nghiÖp vô khoÆc con sè ®· sæ nhá h¬n con sè thùc tÕ cÇn ghi vµ sai sãt ph¸t hiÖn muén, khi ®· céng dån sè liÖu vµ còng kh«ng sai quan hÖ ®èi øng. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n ghi sæ bæ sung b»ng ®Þnh kho¶n cïng quan hÖ ®èi øng víi sè chªnh lÖch thiÕu. VÝ dô: Ng­êi mua tr¶ tiÒn cho doanh nghiÖp b»ng tiÒn göi ng©n hµng 58.600.000 ®ång. Gi¶ sö kÕ to¸n ®· ghi sæ b»ng ®Þnh kho¶n: Nî TK: TiÒn göi ng©n hµng: 56.800.000® Cã T.K: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng: 56.800.000® Khi ph¸t hiÖn, kÕ to¸n ph¶i ghi bæ sung b»ng ®Þnh kho¶n: Nî TK: TiÒn göi Ng©n hµng: 1.800.000® 3.2.3. Ph­¬ng ph¸p ghi ®á (hay ph­¬ng ph¸p ghi ©m): Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc sö dông khi kÕ to¸n cÇn ®iÒu chØnh gi¶m bít (hoÆc xo¸ ®i toµn bé) con sè ®· ghi trong sæ trong tr­êng hîp ®· céng dån sè liÖu nh­ng kh«ng sai quan hÖ ®ãi øng hoÆc ghi sai quan hÖ ®èi øng. Khi cÇn ®iÒu chØnh gi¶m bít hoÆc xo¸ ®i sè liÖu ®· ghi trong sæ, kÕ to¸n sö dông bót ®á hoÆc ®Æt vµo khung ch÷ nhËt hoÆc trong dÊu ngoÆc ®¬n (...) con sè cÇn ghi khi ®Þnh kho¶n vµ ghi sæ ®Ó söa ch÷a c¸c con sè ®· ghi sai hoÆc ghi thõa. Cô thÓ: - Sè ®· ghi sæ lín h¬n sè thùc tÕ ph¸t sinh: kÕ to¸n ghi cïng quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n nh­ cò víi sè tiÒn chªnh lÖch thõa b»ng bót to¸n ®á. Ch¼ng h¹n, còng vÝ dô trªn, kÕ to¸n ®· ghi sæ b»ng ®Þnh kho¶n sau: Nî TK: TiÒn göi ng©n hµng: 85.600.000® Cã TK: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng: 85.600.000® Khi ph¸t hiÖn, ghi sæ b»ng bót ®á phÇn chªnh lÖch thõa víi ®Þnh kho¶n sau: Nî TK: Tiªng göi ng©n hµng: (27.000.000®) Cã TK: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng: (27.000.000®) 123 - Ghi trïng nghiÖp vô 2 lÇn: LËp ®Þnh kho¶n míi cïng quan hÖ ®èi øng, cïng sè ph¸t sinh vµ ghi sæ b»ng bót to¸n ®á ®Ó xo¸ gi¸ trÞ ghi thõa. - Ghi sai ®Þnh kho¶n: Khi ph¸t hiÖn, ghi laÞ ®Þnh kho¶n ®· ghi sai b»ng mùc ®á ®Ó xo¸, sau ®ã ghi l¹i ®Þnh kho¶n ®óng b»ng mùc th­êng. Ch¼ng h¹n, ë vÝ dô trªn, nÕu kÕ to¸n ®· ghi sæ b»ng ®Þnh kho¶n: Nî TK TiÒn göi ng©n hµng: 58.600.000® Cã TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n: 58.600.000® Khi ph¸t hiÖn, ph¶i ®ång thêi ghi sæ b»ng 2 ®Þnh kho¶n sau: - Nî TK: TiÒn göi ng©n hµng: (58.600.000®) Cã TK: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n: (58.600.000®) - Nî TK: TiÒn göi ng©n hµng: 58.600.000® Cã TK: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng: 58.600.000® 3.3. Nguyªn t¾c lËp vµ ®¨ng ký sæ kÕ to¸n Tr­íc khi dïng sæ kÕ to¸n ph¶i ®¶m b¶o thñ tôc sau: * §èi víi sæ ®ãng thµnh quyÓn: + Ph¶i cã nh·n hiÖu ghi râ tªn ®¬n vÞ kÕ to¸n, tªn sæ, sè hiÖu, tªn tµi kho¶n tæng hîp, tªn tµi kho¶n chi tiÕt, niªn ®é kÕ to¸n vµ thêi kú ghi sæ. + Trang ®Çu sæ ph¶i ghi hä tªn c¸n bé ghi sæ, ngµy b¾t ®Çu vµo sæ vµ ngµy chuyÓn giao cho c¸n bé kh¸c thay. + §¸nh dÊu trang vµ gi÷a hai trang ®ãng dÊu gi¸p lai cña ®¬n vÞ kÕ to¸n. + Trang cuèi sæ ph¶i ghi sè l­îng trang cña sæ, thñ tr­ëng ®¬n vÞ, kÕ to¸n tr­ëng pha Ø ký x¸c nhËn ë trang ®Çu vµ trang cuèi. * §èi víi sæ tê rêi: + §Çu mçi tê ph¶i ghi: Tªn ®¬n vÞ kÕ to¸n, sè thø tù tê rêi, sè hiÖu, tªn tµi kho¶n, th¸ng, hä tªn c¸n bé ghi sæ. + C¸c tê rêi tr­íc khi dïng ph¶i ®­îc thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký nhËn hoÆc ®ãng dÊu cña ®¬n vÞ kÕ to¸n vµ ghi vµo sæ ®¨ng ký, trong ®ã ghi râ: sè thø tù, ký hiÖu c¸c tµi kho¶n, ngµy xuÊt dïng, v.v... + C¸c sæ tê rêi ph¶i s¾p xÕp theo thø tù tµi kho¶n trong c¸c tñ hoÆc hép cã kho¸ vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt ®Ó tr¸nh mÊt m¸t, lÉn lén. Trong n¨m nÕu cÇn më thªm sæ, bé phËn kÕ to¸n ph¶i ®iÒn thªm vµo b¶n danh s¸ch l­u ë ®¬n vÞ ®ång thêi ph¶i b¸o cho ®¬n vÞ kÕ to¸n cÊp trªn biÕt. 124 Sæ kÕ to¸n ph¶i ghi kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, nhÊt thiÕt ph¶i c¨n cø vµo chøng tõ hîp ph¸p, hîp lÖ ®· ®­îc kiÓm tra tr­íc khi ghi sæ. §¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i lËp néi quy ghi sæ, ®Þnh kú ghi sæ cho tõng lo¹i sæ ®Ó ®¶m b¶o cho b¸o c¸o kÕ to¸n ®­îc kÞp thêi vµ trung thùc. Cuèi trang ph¶i céng ®uæi, sè céng ë dßng cuèi trang sÏ ghi: "ChuyÓn trang sau", vµ ®Çu trang sau sÏ ghi "ChuyÓn sang". Sau khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ®· ghi vµo sæ th× trªn chøng tõ cÇn ghi dÊu hiÖu (th­êng ghi t¾t ch÷ V) ®Ó tr¸nh viÖc ghi hai lÇn hoÆc ghi sãt. Còng cã thÓ viÕt sè trang cña sæ vµo chøng tõ ®ã. §¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i kho¸ sæ tõng th¸ng vµo ngµy cuèi th¸ng, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong th¸ng ®Òu ph¶i ghi vµo sæ trong th¸ng ®ã tr­íc khi kho¸ sæ. Tµi kho¶n trong th¸ng ph¶i quyÕt to¸n xong sau khi hÕt th¸ng vµ tr­íc khi lËp b¸o biÓu cuèi th¸ng. CÊm kho¸ sæ tr­íc thêi h¹n ®Ó lµm b¸o biÓu tr­íc khi hÕt th¸ng vµ cÊm lµm b¸o biÓu tr­íc khi kho¸ sæ. Hµng ngµy ph¶i kho¸ sæ quü tiÒn mÆt. §¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i lËp vµ thùc hiÖn chÕ ®é kiÓm tra ®èi chiÕu sæ kÕ to¸n: - §èi chiÕu gi÷a c¸c sæ chi tiÕt víi sæ tæng hîp, Ýt nhÊt mçi th¸ng mét lÇn. - §èi chiÕu gi÷a sæ quü vµ tiÒn mÆt ë quü hµng ngµy. - §èi chiÕu gi÷a sæ kÕ to¸n vµ sæ cña kho, Ýt nhÊt mçi th¸ng mét lÇn. - §èi chiÕu gi÷a sæ tiÒn göi ng©n hµng víi ng©n hµng n¬i më tµi kho¶n, mçi tuÇn lÔ mét lÇn. - §èi chiÕu sè d­ chi tiÕt vÒ c¸c tµi kho¶n thanh to¸n nî vµ kh¸ch hµng víi tõng chñ nî, tõng kh¸ch hµng Ýt nhÊt 3 th¸ngmét lÇn. C¸c ®¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh kho¸ sæ cuèi n¨m. Nh÷ng dßng kÎ cßn l¹i trong trang sæ khi kho¸ ph¶i g¹ch chÐo ®Ó huû bá. Sæ míi thÓ hiÖn sù tiÕp tôc c«ng viÖc kÕ to¸n cña n¨m cò, ph¶i chuyÓn sè d­ cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n nµo cßn sè d­ n¨m cò sang sæ n¨m míi (sè d­ cuèi n¨m cña tµi kho¶n nµy trong sæ n¨m cò sÏ lµ sè d­ ®Çu n¨m cña c¸c tµi kho¶n Êy trong sæ n¨m míi). NÕu cÊp trªn ph¸t hiÖn sai vµ ra lÖnh ®Ýnh chÝnh c¸c sè liÖu trªn b¸o c¸o kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn sæ kÕ to¸n vµ sè d­ cña mét sè tµi kho¶n, th× ®¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i dùa vµo tµi liÖu chÝnh thøc ®· ®­îc duyÖt mµ tiÕn hµnh lËp c¸c chøng tõ ®Ýnh chÝnh vµ c¨n cø vµo ®ã ghi vµo sæ cuèi n¨m ®ång thêi ph¶i ghi chó vµo 125 trang cuèi, dßng cuèi cña sæ kÕ to¸n n¨m tr­íc nh÷ng sè liÖu dïng kÌm b¶ng sao chøng tõ ®Ýnh chÝnh ®Ó tiÖn tra cøu. C¨n cø vµo ®iÒu kiÖn vµ ®Æc ®iÓm cô thÓ cña tõng ®¬n vÞ ®Ó x©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n cÇn thiÕt, phï hîp cho ®¬n vÞ (hay nãi c¸ch kh¸c lµ lùa chän cho h×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông cho ®¬n vÞ bëi øng víi mçi h×nh thøng kÕ to¸n kh¸c nhau sè l­îng, kÕt cÊu, tr×nh tù ghi chÐp vµo c¸c sæ kÕ to¸n còng kh¸c nhau). Cuèi n¨m, ®¬n vÞ ph¶i lËp danh s¸ch tÊt c¶ c¸c sæ kÕ to¸n dïng cho n¨m sau vµ ®¨ng ký cho c¬ quan cÊp trªn, c¬ quan thuÕ. HÖ thèng sæ kÕ to¸n lËp ph¶i ®¶m b¶o hÖ thèng ho¸ ®­îc toµn bé th«ng tin vÒ hµnh ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh ®Ó lËp ®­îc b¸o c¸o kÕ to¸n nh»m cung cÊp th«ng tin phôc vô cho qu¶n lý kinh tÕ - tµi chÝnh. 3.4. Nguyªn t¾c ghi sæ kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: HiÖn nay, chóng ta ®ang sèng trong thêi kú bïng næ cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ còng lµ thêi kú tin häc ho¸ kÕ to¸n, víi sù trî gióp ®¾c lùc cña m¸y vi tÝnh, nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n ®­îc thiÕt lËp ®a d¹ng vµ phong phó. Sù ra ®êi cña m¸y vi tÝnh ®· lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n cã ®­îc c«ng cô hÕt søc quan träng, cã ý nghÜa lín lao trong viÖc t¨ng c­êng chÊt l­îng cña c«ng t¸c kÕ to¸n, ®Æc biÖt lµ ®¶m b¶o ®­îc tÝnh nhanh chãng vµ kÞp thêi cña th«ng tin kÕ to¸n. Tuy nhiªn, phÇn mÒm kÕ to¸n cã ®­îc lµ nhê tõ viÖc thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh trªn m¸y vi tÝnh ®Ó thu nhËn vµ xö lý th«ng tin, cßn b¶n th©n m¸y vi tÝnh kh«ng thÓ t¹o nªn mét cÊu tróc míi cña mét h×nh thøc kÕ to¸n. Khi sö dông m¸y vi tÝnh, nã vÉn biÓu hiÖn quy tr×nh thu nhËn, xö lý vµ tæng hîp th«ng tin qua c¸c kh©u: Chøng tõ - Sæ kÕ to¸n - B¸o c¸o. §iÒu kh¸c ch¨ng lµ hÖ thèng sæ còng nh­ viÖc x¸c lËp vµ ghi sæ ®­îc cµi ®Æt vµ chøa ®ùng trong bé nhí cña m¸y vi tÝnh, lóc cÇn cã h×nh mÉu cô thÓ ng­êi ta sÏ dïng c¸c lÖnh cÇn thiÕt ®Ó truy xuÊt th«ng tin qua mµn h×nh vµ in ra c¸c lo¹i sæ cÇn thiÕt. Nh­ vËy, m¸y vi tÝnh chØ ®­îc xem lµ mét c«ng cô ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc thu nhËn vµ xö lý th«ng tin g¾n liÒn víi tõng h×nh thøc kÕ to¸n cô thÓ ®· vµ ®ang ®­îc sö dông trong c«ng t¸c kÕ to¸n. TiÕn tr×nh kÕ to¸n ®­îc b¾t ®Çu tõ khi lËp chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n cho ®Õn hi lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú. TiÕn tr×nh nµy còng lµ viÖc thùc hiÖn vµ phèi hîp c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n. TiÕn tr×nh kÕ to¸n cã thÓ ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c ph­¬ng ph¸p thñ c«ng hoÆc th«ng qua m¸y vi tÝnh. Qu¸ tr×nh thùc hiÖn th«ng qua c«ng t¸c kÕ to¸n thñ c«ng hay tù ®éng ho¸ (sö dông m¸y vi tÝnh) ®Òu ph¶i 126 vËn dông c¸c h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp. ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n nµo, cÇn c¨n cø vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ còng nh­ ®Æc ®iÓm kinh doanh cña ®¬n vÞ. HiÖn nay, qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n th«ng qua m¸y vi tÝnh ®· ®­îc sö dông réng r·i trong c¸c ®¬n vÞ. §Ó thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, th«ng th­êng ng­êi ta sö dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung. Khi sö dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n, mÆc dï cÊu tróc cña h×nh thøc kÕ to¸n kh«ng thay ®æi, song viÖc tæ chøc sö dông nh©n viªn kÕ to¸n l¹i cã nh÷ng thay ®æi c¨n b¶n do viÖc xö lý th«ng tin ®­îc cµi ®Æt b»ng m¸y vi tÝnh. Trong qu¸ tr×nh kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, c¸c bé phËn cã chøc n¨ng riªng biÖt trong bé m¸y kÕ to¸n: Bé phËn thu nhËp chøng tõ vµ ph©n tÝch d÷ liÖu theo ch­¬ng tr×nh ®· ®­îc cµi ®Æt; bé phËn qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (t¹o c¬ së d÷ liÖu - nhËp c¬ së d÷ liÖu); bé phËn cung cÊp, l­u tr÷ vµ b¶o vÖ c¸c th«ng tin kÕ to¸n trªn c¸c vËt thÓ kh¸c nhau. Khi thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh c«ng viÖc ®Çu tiªn lµ ph¶i chän phÇn mÒm kÕ to¸n thÝch hîp cho ®¬n vÞ (phÇn nµy cã thÓ do ®¬n vÞ lËp ra hoÆc ®Æt hµng víi c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm m¸y tÝnh). PhÇn mÒm kÕ to¸n lµ mét ch­¬ng tr×nh c¸c lÖnh logic theo mét trËt tù nhÊt ®Þnh tõ trªn xuèng, nhê cã ch­¬ng tr×nh nµy cµi ®Æt trong m¸y vi tÝnh nªn khi nhËp d÷ liÖu vµo (th«ng tin ®Çu vµo) m¸y sÏ xö lý theo ch­¬ng tr×nh cho ra c¸c sæ kÕ to¸n, c¸c b¸o c¸o (th«ng tin ®Çu ra) b¶o ®¶m ®­îc tÝnh nhanh nh¹y vµ kÞp thêi cña th«ng tin kÕ to¸n chi c¸c nhµ qh¶n lý. D÷ liÖu ®Çu vµo cña hÖ thèng kÕ to¸n lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®· ph¶n ¶nh trªn chøng tõ kÕ to¸n nh­: nghiÖp vô mua hµng, b¸n hµng thu tiÒn, b¸n chÞu hoÆc ph¸t sinh chi phÝ,... C¸c nghiÖp vô nµy ®­îc cËp nhËt vµo m¸y vi tÝnh, sau ®ã qua qu¸ tr×nh xö lý m¸y sÏ cho ra c¸c sæ kÕ to¸n, b¸o c¸o tµi chÝnh. Cã thÓ m« t¶ quy tr×nh h¹ch to¸n khi sö dông m¸y vi tÝnh qua s¬ ®å sau: Thu nhËn vµ ph©n lo¹i chøng tõ Ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm ®· ®­îc cµi ®Æt s½n Th«ng tin ®Çu ra Sæ kÕ to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh NhËp d÷ liÖu Vµo Ra 127 II. H×nh thøc kÕ to¸n 1. Kh¸i niÖm h×nh thøc kÕ to¸n H×nh thøc kÕ to¸n (cßn gäi lµ h×nh thøc tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n) lµ viÖc kÕt hîp c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n cã kÕt cÊu kh¸c nhau theo mét tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nhÊt ®Þnh nh»m hÖ thèng ho¸ vµ tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu theo yªu cÇu qu¶n lý kinh doanh. Trªn thùc tÕ cã c¸c h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n sau: 2. C¸c h×nh thøc kÕ to¸n 2.1. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc nhËt kÝ chung: tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi vµo sæ theo tr×nh tù thêi gian ph¸t sinh vµ cã ph©n tÝch theo tµi kho¶n ®èi øng, sau ®ã lÊy sè liÖu trªn sæ nhËt ký ®Ó ghi sæ c¸i theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n ®­îc sö dông trong h×nh thøc nhËt kÝ chung: sæ nhËt kÝ chung, sæ nhËt kÝ chuyªn dïng, sæ c¸i vµ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc nhËt kÝ chung: hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®· ®­îc kiÓm tra hîp lÖ, hîp ph¸p kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËt kÝ chung, sau ®ã c¨n cø vµo sæ nhËt kÝ chung ®Ó ghi vµo sæ c¸i theo c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n phï hîp. §èi víi c¸c ®èi t­îng ph¸t sinh nhiÒu cÇn qu¶n lý riªng, c¨n cø vµo chøng tõ ghi vµo c¸c sæ nhËt kÝ chuyªn dïng liªn quan, ®Þnh kú hoÆc cuèi th¸ng tæng hîp nhËt ký chuyªn dïng ®Ó ghi sæ c¸i. §ång thêi víi viÖc ghi sæ nhËt ký, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ®èi t­îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× c¨n cø chøng tõ ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt cã liªn quan. Cuèi k×, c¨n cø sæ chi tiÕt ®Ó lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt, sau ®ã ®èi chiÕu sè liÖu víi sæ c¸i, c¨n cø vµo sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. C¨n cø sè liÖu trªn b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, b¶ng tæng hîp chi tiÕt lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. 2.1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc nhËt kÝ chung: tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi vµo sæ theo tr×nh tù thêi gian ph¸t sinh vµ cã ph©n tÝch theo tµi kho¶n ®èi øng, sau ®ã lÊy sè liÖu trªn sæ nhËt ký ®Ó ghi sæ c¸i theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung gåm c¸c lo¹i sæ, chñ yÕu lµ sæ NhËt ký chung, Sæ NhËt ký ®Æc biÖt, Sæ c¸i, c¸c Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. 128 2.1.2 Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN nhËt ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra (a) Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®· kiÓm tra ®ù¬c dïng lµm c¨n cø ghi sæ, tr­íc hÕt ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµo sæ NhËt ký chung, sau ®ã c¨n cø sè l­îng ®· ghi trªn sæ NhËt ký chung ®Ó ghi vµo Sæ c¸i theo c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n phï hîp. NÕu ®¬n vÞ cã më sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt th× ®ång thêi víi viÖc ghi sæ NhËt ký chung, c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®ùoc ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan. Tr­êng hîp ®¬n vÞ më c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt th× hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®ùoc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµo sæ NhËt ký ®Æc biÖt liªn quan. §Þnh kú ( 3,5,10... ngµy) hoÆc cuèi th¸ng, tuú theo khèi l­îng nghiÖp vô ph¸t sinh, tæng hîp tõng sæ NhËt ký ®Æc biÖt, lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo c¸c tµi kho¶n phï hîp trªn sæ c¸i, sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng lÆp do mét sè nghiÖp vô ®ù¬c ghi ®ång thêi vµo nhiÒu sæ NhËt ký ®Æc biÖt ( nÕu cã). (b) Cuèi th¸ng, cuèi quý, cuèi n¨m, céng sè liÖu trªn Sæ c¸i, lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sau khi ®· kiÓm tra ®èi chiÕu khíp, ®óng sè liÖu ghi trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt ( ®­îc lËp tõ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt) ®­îc dïng ®Ó Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết 129 lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ nguyªn t¾c, tæng sè ph¸t sinh Nî vµ tæng sè ph¸t sinh Cã trªn b¶ng C©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng tæng sè ph¸t sinh Cã trªn sæ NhËt ký chung (hoÆc sæ NhËt ký chung vµ c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng lÆp trªn c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt) cïng kú. 2.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 2.2.1 §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký – Sá c¸i §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký-Sæ c¸i : C¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh ®­îc kÕt hîp ghi chÐp theo tr×nh tù thêi gian vµ theo néi dung kinh tÕ (theo tµi kho¶n kÕ to¸n) trªn cïng mét quyÓn sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt lµ sæ NhËt ký-Sæ C¸i. C¨n cø ®Ó ghi sæ NhËt ký-Sæ c¸i lµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n hÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký- Sæ C¸i gåm cã c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n nh­: NhËt ký-Sæ C¸i ; c¸c Sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. 2.2.2 Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN nhËt ký-sæ c¸i Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (a) Hµng ngµy, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n hoÆc c¸c b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i ®· ®ùoc kiÓm tra vµ ®­îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, tr­íc hÕt x¸c ®Þnh tµi kho¶n ghi Nî, tµi kho¶n ghi Cã ®Ó ghi vµo sæ NhËt Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH 130 ký-Sæ c¸i. Sè liÖu cña mçi chøng tõ (hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cung lo¹i) ®­îc ghi trªn mét dßng ë c¶ hai phÇn NhËt ký vµ phÇn Sæ C¸i. B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n ®ù¬c lËp cho nh÷ng chøng tõ cïng lo¹i (PhiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu xuÊt, phiÕu nhËp...) ph¸t sinh nhiÒu lÇn trong mét ngµy hoÆc ®Þnh kú 1 ®Õn 3 ngµy. Chøng tõ kÕ to¸n vµ b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i sau khi ®· ghi sæ NhËt ký-Sæ C¸i, ®ù¬c dïng ®Ó ghi vµo sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan. (b) Cuèi th¸ng, sau khi ®· ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ kÕ to¸n ph¸t sinh trong th¸ng vµo sæ NhËt ký - Sæ C¸i vµ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng sè liÖu cña cét sè ph¸t sinh ë phÇn NhËt ký vµ c¸c cét Nî, cét Cã cña tõng tµi kho¶n ë phÇn Sæ c¸i ®Ó ghi vµo dßng céng ph¸t sinh cuèi th¸ng. C¨n cø vµo sè ph¸t sinh c¸c th¸ng tr­íc vµ sè ph¸t sinh th¸ng nµy, tÝnh ra sè ph¸t sinh luü kÕ tõ ®Çu quý ®Õn cuèi th¸ng nµy. C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng (®Çu quý) vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng (trong quý), kÕ to¸n tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng (cuèi quý) cña tõng tµi kho¶n trªn NhËt ký-Sæ C¸i. (c) Khi kiÓm tra, ®èi chiÕu sè céng cuèi th¸ng ( cuèi quý) trong sæ NhËt ký-Sæ C¸i ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả cácTài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả cácTài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản. (d) C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt còng ph¶i ®ù¬c kho¸ sæ ®Ó céng sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã vµ tÝnh ra sè dù cuèi th¸ng cña tõng ®èi t­îng. C¨n cø vµo sè liÖu kho¸ sæ cña c¸c ®èi t­îng lËp “ B¶ng tæng hîp chi tiÕt” cho tõng tµi kho¶n. Sè liÖu trªn “ B¶ng tæng hîp chi tiÕt” ®ùoc ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã, vµ sè d­ cuèi th¸ng cña tõng tµi kho¶n trªn Sæ NhËt ký-Sæ C¸i. Sè liÖu trªn NhËt ký-Sè C¸i vµ trªn “ B¶ng tæng hîp chi tiÕt” sau khi kho¸ sæ ®ùoc kiÓm tra, ®èi chiÕu nÕu khíp, ®óng sÏ ®­îc sö dông ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. 2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 2.3.1- §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ + Ghi theo tr×nh tù thêi gian trªn sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ; + Ghi theo néi dung kinh tÕ trªn Sæ C¸i. 131 Chøng tõ ghi sæ do kÕ to¸n lËp trªn c¬ së tõng chøng tõ kÕ to¸n hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i, cã cïng néi dung kinh tÕ. Chøng tõ ghi sæ ®­îc ®¸nh sè hiÖu liªn tôc trong tõng th¸ng hoÆc c¶ n¨m (theo sè thø tù trong Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ) vµ cã chøng tõ kÕ to¸n ®Ýnh kÌm, ph¶i ®ù¬c kÕ to¸n tr­ëng duyÖt tr­íc khi ghi sæ kÕ to¸n. H×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ gåm cã c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n lµ: Chøng tõ ghi sæ, Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, Sæ C¸i, c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. 2.3.2- Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (a) Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i ®· ®ù¬c kiÓm tra, ®­îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, kÕ to¸n lËp Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 132 Chøng tõ ghi sæ. C¨n cø vµo chøng tõ ghi sæ ®Ó ghi vµo sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ, sau ®ã ®ùoc dïng ®Ó ghi vµo Sæ C¸i. C¸c chøng tõ kÕ to¸n sau khi lµm c¨n cø lËp Chøng tõ ghi sæ ®ùoc dïng ®Ó ghi vµo sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan. (b) Cuèi th¸ng, ph¶i kho¸ sæ tÝnh ra tæng sè tiÒn cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh trong th¸ng trªn sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ, tÝnh ra tæng sè ph¸t sinh Nî, tæng sè ph¸t sinh C¬ vµ sè d­ cña tõng tµi kho¶n trªn Sæ C¸i. C¨n cø vµo Sæ C¸i lËp b¶ng C©n ®èi sè ph¸t sinh. (c) Sau khi ®èi chiÕu khíp ®óng, sè liÖu ghi trªn Sæ C¸i vµ B¶ng tæng hîp chi tiÕt (®ù¬c lËp tõ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt) ®ù¬c dïng ®Ó lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. Quan hÖ ®èi chiÕu, kiÓm tra ph¶i ®¶m b¶o Tæng sè ph¸t sinh Nî vµ Tæng sè ph¸t sinh Cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng nhau vµ b»ng Tæng sè tiÒn ph¸t sinh trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Tæng sè d­ Nî vµ Tæng sè dù Cã cña c¸c tµi kho¶n trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng nhau vµ sè d­ cña tõng tµi kho¶n trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng sè d­ cña tõng tµi kho¶n t­¬ng øng trªn B¶ng tæng hîp chi tiÕt. 2.4. H×nh thøc NhËt ký - Chøng tõ: 2.4.1. §Æc ®iÓm cña h×nh th­c kÕ to¸n NhËt ký - Chøng tõ. - C¸c ho¹t ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh ®­îc ph¶n ¶nh chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ ®Ó ghi vµo cuèi kú tæng hîp sè liÖu tõ nhËt ký - chøng tõ ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. - KÕt hîp ghi sæ theo dâi thêi gian víi ghi sæ theo hÖ thèng ®Ó ghi vµo mét lo¹i: sæ kÕ to¸n tæng hîp lµ c¸c sæ nhËt ký - chøng tõ. KÕt hîp kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt ®ång thêi trªn cïng mét mÉu sæ vµ trong cïng thêi gian. 133 2.4.2. Tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ: Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký-chøng tõ ( sai phải làm lại) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra lÊy sè liÖu ghi trùc tiÕp vµo c¸c nhËt ký chøng tõ hoÆc b¶ng kª, sæ chi tiÕt cã liªn quan. §èi víi c¸c nhËt ký chøng tõ ®­îc ghi c¨n cø vµo c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt, th× hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n ghi vµo b¶ng kª, sæ chi tiÕt, cuèi th¸ng ph¶i chuyÓn sè liÖu tæng céng cña b¶ng kª, sæ chi tiÕt vµo nhËt ký chøng tõ. Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh 134 §èi víi c¸c lo¹i chi phÝ s¶n xuÊt - kinh doanh ph¸t sinh nhiÒu lÇn hoÆc mang tÝnh chÊt ph©n bæ, c¸c chøng tõ gèc tr­íc hÕt ®­îc tËp hîp vµ ph©n lo¹i trong c¸c b¶ng ph©n bæ, sau ®ã lÊy sè liÖu tõ c¸c b¶ng ph©n bæ ®Ó ghi vµo c¸c b¶ng kª vµ nhËt ký chøng tõ cã liªn quan. Cuèi th¸ng (quÝ) khãa sæ, céng sè liÖu trªn c¸c nhËt ký chøng tõ, kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c nhËt ký chøng tõ víi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt, b»ng tæng hîp chi tiªt cã liªn quan vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña c¸c nhËt ký chøng tõ ghi trùc tiÕp vµo sæ c¸i. §èi víi c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn c¸c sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt th× ®­îc trùc tiÕp vµo c¸c sæ, thÎ cã liªn quan. Cuèi th¸ng, céng c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ c¨n cø vµo sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®Ó ®èi chiÕu víi Sæ c¸i. Sè liÖu tæng céng ë sæ c¸i vµ mét sè chØ tiªu chi tiÕt trong nhËt ký chøng tõ, b¶ng kª vµ c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt ®­îc dïng ®Ó lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. 2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 2.5.1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh lµ c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn theo mét ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. PhÇn mÒm kÕ to¸n ®ù¬c thiÕt kÕ theo nguyªn t¾c cña mét trong bèn h×nh thøc kÕ to¸n hoÆc kÕt hîp c¸c h×nh thøc kÕ to¸n qui ®Þnh trªn ®©y. PhÇn mÒm kÕ to¸n kh«ng hiÓn thÞ ®Çy ®ñ qui tr×nh ghi sæ kÕ to¸n, nh­ng ph¶i in ®­îc ®Çy ®ñ sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o tµi chÝnh theo qui ®Þnh. C¸c lo¹i sæ cña h×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: phÇn mÒm kÕ to¸n ®ùoc thiÕt kÕ theo h×nh thøc kÕ to¸n nµo sÏ cã c¸c lo¹i sæ cña h×nh thøc kÕ to¸n ®ã nh­ng kh«ng b¾t buéc hoµn toµn gièng mÉu sæ kÕ to¸n ghi b»ng tay. 135 2.5.2 Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ghi chó: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra (a) Hµng ngµy, kÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n hoÆc B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i ®· ®ù¬c kiÓm tra, ®­îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, x¸c ®Þnh tµi kho¶n ghi Nî, tµi kho¶n ghi Cã ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo m¸y vi tÝnh theo c¸c b¶ng, biÓu ®ùoc thiÕt kÕ s½n trªn phÇn mÒm kÕ to¸n. Theo qui tr×nh cña phÇn mÒm kÕ to¸n, c¸c th«ng tin ®ù¬c tù ®éng nhËp vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp (Sæ C¸i hoÆc NhËt ký-Sæ C¸i...) vµ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan. (b) Cuèi th¸ng (hoÆc bÊt kú vµo thêi ®iÓm cÇn thiÕt nµo), kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c thao t¸c kho¸ sæ (céng sæ) vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. ViÖc ®èi chiÕu gi÷a sè liÖu tæng hîp víi sè liÖu chi tiÕt ®ù¬c thùc hiÖn tù ®éng vµ lu«n ®¶m b¶o chÝnh x¸c, trung thùc theo th«ng tin ®· ®ù¬c nhËp trong kú. Ng­êi lµm kÕ to¸n cã thÓ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ kÕ to¸n víi b¸o c¸o tµi chÝnh sau khi ®· in ra giÊy. Thùc hiÖn c¸c thao t¸c ®Ó in b¸o c¸o tµi chÝnh theo qui ®Þnh. Cuèi th¸ng, cuèi n¨m, sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc in ra giÊy, ®ãng thµnh quyÓn vµ thùc hiÖn c¸c thñ tôc ph¸p lý theo qui ®Þnh vÒ sæ kÕ to¸n ghi b»ng tay. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tæng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH 136 C©u hái «n tËp ch­¬ng VI: 1- Tr×nh bµy kh¸i niÖm, ý nghÜa cña sæ kÕ to¸n. Cã mÊy c¸ch ph©n lo¹i sæ kÕ to¸n? Nªu néi dung cô thÓ cña tõng c¸ch ph©n lo¹i. 2- Qui t¾c sæ kÕ to¸n bao gåm nh÷ng b­íc c«ng viÖc cô thÓ nµo? Trong qu¸ tr×nh ghi sæ kÕ to¸n nÕu ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai sãt th× ph¶i ch÷a sæ b»ng ph­¬ng ph¸p nµo? Cho vÝ dô minh ho¹. 3- H×nh thøc kÕ to¸n lµ g×? H·y tr×nh bµy ®Æc ®iÓm, sæ kÕ to¸n sö dông, tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ theo tõng h×nh thøc. bµi tËp ch­¬ng VI: Bµi sè 1: Doanh nghiÖp G trong th¸ng 9 n¨m N cã sè liÖu sau: (§VT: 1000®) I.Sè d­ ®Çu th¸ng cña mét sè TK kÕ to¸n nh­ sau: -TK “TiÒn mÆt”: 50.000 -TK “TGNH”: 500.000 -TK “Nguyªn liÖu, vËt liÖu”: 400.000 -TK “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng”: 60.000 -TK “Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n”: 50.000 II.C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng: NV 1: PhiÕu chi tiÒn mÆt sè 1 ngµy 02 th¸ng 9 chi tr¶ nî tiÒn mua nguyªn vËt liÖu: 50.000 NV 2: .PhiÕu thu tiÒn mÆt sè 2 ngµy 02 th¸ng 9 thu nî tiÒn b¸n s¶n phÈm th¸ng tr­íc lµ 60.000 NV 3: .PhiÕu chi tiÒn mÆt sè 2 ngµy 03 th¸ng 9 chi mua vËt liÖu nhËp kho gi¸ mua lµ 25.000, thuÕ GTGT ®Çu vµo: 2.500 NV 4: PhiÕu xuÊt kho vËt liÖu sè 10 ngµy 02 th¸ng 9 s¶n xuÊt s¶n phÈm trÞ gi¸ thùc tÕ lµ: 85.000 NV 5: PhiÕu chi tiÒn mÆt sè 3 ngµy 03 th¸ng 9 chi tr¶ tiÒn vËn chuyÓn vËt liÖu nhËp kho sè tiÒn lµ: 5.000 NV 6: Mua nguyªn vËt liÖu nhËp kho theo phiÕu nhËp sè 05 ngµy 08 th¸ng 9 ch­a tr¶ tiÒn ng­êi b¸n theo ho¸ ®¬n GTGT sè 7 ngµy 08 th¸ng 9: 137 - Gi¸ mua: 50.000 - ThuÕ GTGT ®Çu vµo: 5.000 NV 7: PhiÕu thu tiÒn mÆt sè 3 ngµy 08 th¸ng 9 thu tiÒn b¸n s¶n phÈm theo gi¸ b¸n lµ: 250.000, thuÕ GTGT ®Çu ra lµ: 25.000 NV 8: PhiÕu xuÊt kho sè 11 ngµy 08 th¸ng 9 xuÊt kho vËt liÖu dïng cho qu¶n lÝ ph©n x­ëng. NV 9: PhiÕu chi tiÒn mÆt sè 4 sè 10 ngµy 20 th¸ng 9 cho qu¶n lÝ doanh nghiÖp 10.000 Yªu cÇu: - LËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - LËp c¸c chøng tõ ghi sæ cho tõng nghiÖp vô trªn. - Ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n: “TiÒn mÆt”, “TGNH”, “Nguyªn liÖu vËt liÖu”, “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng”, “Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n”. - Ghi chÐp c¸c nghiÖp vô trªn vµo nhËt kÝ chung. 138 Chương 7 Tổ chức công tác hạch toán kế toán I. ý nghÜa vµ nhiÖm vô tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n 1. ý nghÜa tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n: Tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ viÖc thiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a c¸c ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n, (ph­¬ng ph¸p chøng tõ kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p tµi kho¶n kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸, ph­¬ng ph¸p tæng hîp - c©n ®èi kÕ to¸n) trong tõng néi dung h¹ch to¸n cô thÓ vµ trong tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ nh»m ph¶n ¶nh chÝnh x¸c, kÞp thêi t×nh h×nh tµi s¶n vµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹o ®¬n vÞ. Tõ ®ã, cung cÊp th«ng tin (®· kiÓm tra) cÇn thiÕt cho qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ nh÷ng ng­êi quan t©m. Nh­ vËy, tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n chÝnh lµ cÇu nèi gi÷a nh÷ng nguyªn lý chung vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n víi viÖc ¸p dông nh÷ng nguyªn lý ®ã vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n. ChÊt l­îng th«ng tin h¹ch to¸n kÕ to¸n phô thuéc chñ yÕu vµo chÊt l­îng tæ chøc. §Ó tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc, cÇn c¨n cø vµo c¸c yÕu tè nh­ nhu cÇu th«ng tin, qui m« vµ cÊu tróc cña c¸c dßng th«ng tin, vµo tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý vµ c¸n bé kÕ to¸n vµo tr×nh ®é trang bÞ vµ sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn tÝnh to¸n,... §Ó ph¸t huy ®­îc ®Çy ®ñ vai trß, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n cuÜng nh­ thùc hiÖn ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña kÕ to¸n, cÇn ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc vµ hîp lý. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n khoa häc vµ hîp lý ph¶i ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu sau: - Ph¶i phï hîp víi c¸c chuÈn mùc vµ chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh; - Ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt - kinh doanh, quy m« vµ ®Þa bµn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp; - Ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é cña ®éi ng÷ c¸n bé kÕ to¸n hiÖn cã; - Ph¶i xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu th«ng tin cña ng­êi ra quyÕt ®Þnh. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë doanh nghiÖp t¹o ®iÒu kiÖn cung cÊp th«ng tin kinh tÕ chÝnh x¸c, kÞp thêi, phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh cña doanh nghiÖp; ®¶m b¶o ghi chÐp, ph¶n ¸nh vµ qu¶n lý chÆt chÏ tµi s¶n, tiÒn vèn cña doanh nghiÖp; tÝnh to¸n, x¸c ®Þnh ®óng ®¾n kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n 139 xuÊt - kinh doanh; thóc ®Èy viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ më réng h¹ch to¸n kinh tÕ néi bé; ®¶m b¶o thùc hiÖn ®­îc ®Çy ®ñ chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ nh÷ng yªu cÇu cña kÕ to¸n. 2. NhiÖm vô tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: Nh÷ng nhiÖm vô chñ yÕu cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n lµ: - Tæ chøc khoa häc vµ hîp lý c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ, tæ chøc hîp lý bé m¸y kÕ to¸n, cã sù ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng ®èi víi tõng bé phËn kÕ to¸n, quy ®Þnh mèi quan hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c bé phËn kÕ to¸n víi nhau; - VËn dông ®óng ®¾n hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ h×nh thøc kÕ to¸n thÝch hîp; - Tõng b­íc cã kÕ ho¹ch trang bÞ vµ sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt tÝnh to¸n hiÖn ®¹i; båi d­ìng tr×nh ®é nghÒ nghiÖp cho c¸n bé kÕ to¸n; - Quy ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a phßng kÕ to¸n víi c¸c phßng, ban, c¸c bé phËn kh¸c trong doanh nghiÖp vÒ c¸c c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n, h­íng dÉn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é vÒ qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh, kÕ to¸n cho c¸n bé nh©n viªn trong doanh nghiÖp vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é ®ã. - Tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n néi bé ... II. Néi dung tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét vÊn ®Ò c¬ b¶n, bao hµm nhiÒu néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau, mçi mét néi dung ®Òu chøa ®ùng c¸c yÕu tè c¬ b¶n cña h¹ch to¸n kÕ to¸n. Do vËy, gi÷a c¸c néi dung cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau kh«ng thÓ t¸ch rêi. Cã thÓ kh¸i qu¸t néi dung tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n nh­ sau: 1. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: §Ó thu nhËp th«ng tin ®Çy ®ñ cã ®é chÝnh x¸c cao vÒ tr¹ng th¸i vµ sù biÕn ®éng cña tµi s¶n cô thÓ nh»m phôc vô kÞp thêi cho qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n, cÇn thiÕt ph¶i sö dông chøng tõ kÕ to¸n. Mäi nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh ph¸t sinh trong ®¬n vÞ ®Òu ph¶i lËp chøng tõ hîp ph¸p, hîp lÖ theo ®óng mÉu vµo ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n, néi dung ghi chÐp quy ®Þnh. Tïy thuéc vµo néi dung ho¹t ®éng kinh doanh, trªn c¬ së hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc vµ hÖ thèng chøng tõ h­íng dÉn mµ Nhµ n­íc ®· ban hµnh, kÕ to¸n sÏ x¸c ®Þnh nh÷ng chøng tõ cÇn thiÕt mµ ®¬n vÞ ph¶i sö dông. Tõ ®ã, h­íng dÉn c¸c 140 c¸ nh©n vµ bé phËn liªn quan n¾m b¾t ®­îc c¸c thøc lËp (hoÆc tiÕp nhËn), kiÓm tra vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. 2. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Trªn c¬ së hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n Nhµ n­íc ban hµnh, c¨n cø vµo néi dung vµ nhiÖm vô kinh doanh, c¸c ®¬n vÞ ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu, cô thÓ ho¸ vµ x¸c ®Þnh nh÷ng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông trong ®¬n vÞ m×nh. §ång thêi, x©y dùng danh môc vµ c¸ch thøc ghi chÐp c¸c tµi kho¶n cÊp III, cÊp IV ... phôc vô cho qu¶n trÞ doanh nghiÖp. 3. Tæ chøc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n: C¨n cø vµo quy m« vµ ®iÒu kiÖn kinh doanh cña ®¬n vÞ vµ c¸c h×nh thøc kÕ to¸n, ®¬n vÞ sÏ lùa chän cho m×nh mét h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp. §ã lµ mét trong c¸c h×nh thøc NhËt ký - Sæ c¸i, NhËt ký chung, Chøng tõ ghi sæ, NhËt ký chøng tõ. 4. Tæ chøc hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n: HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp bao gåm hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh (b¸o c¸o tæng thÓ vµ hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ (c¸c bé phËn). §èi víi c¸c b¸o c¸o mang tÝnh chÊt b¾t buéc, ®Þnh kú (th¸ng, quý, n¨m) kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh lËp vµ nép theo ®óng néi dung ph­¬ng ph¸p vµ thêi h¹n quy ®Þnh. §èi víi c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ chñ yÕu phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý néi bé cña ®¬n vÞ. KÕ to¸n ph¶i x©y dùng néi dung, chØ tiªu vµ ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n thÝch hîp, phï hîp víi nhu cÇu sö dông th«ng tin cña c¸c nhµ qu¶n lý ®¬n vÞ. 5. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n lµ viÖc t¹o ra mét mèi quan hÖ gi÷a c¸c c¸n bé kÕ to¸n nh»m b¶o ®¶m thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n víi ®Çy ®ñ chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ trªn c¬ së c¸c ph­¬ng tiÖn tÝnh to¸n vµ trang bÞ kü thuËt hiÖn cã. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n bao gåm nhiÒu c«ng viÖc kh¸ch nhau nh­ lùa chän ph­¬ng thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n (ph­¬ng thøc trùc tiÕp, trùc tuyÕn tham m­u hau ph­¬ng thøc chøc n¨ng), lo¹i h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n (lo¹i h×nh tËp trung, ph©n t¸n hay nöa tËp trung nöa ph©n t¸n), x¸c ®Þnh c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n vµ ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n. ViÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ph¶i lÊy hiÖu 141 qu¶ c«ng viÖc lµm tiªu chuÈn sao cho thu thËp th«ng tin võa chÝnh x¸c, kÞp thêi, võa tiÕt kiÖm chi phÝ. ViÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong c¸c ®¬n vÞ cã thÓ thùc hiÖn theo nh÷ng m« h×nh kh¸c nhau phï hîp víi lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mµ ®¬n vÞ ®· lùa chän. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« nhá hoÆc quy m« võa, tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn cïng mét ®Þa bµn hoÆc ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n nh­ng ®· trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp tÝnh to¸n th«ng tin hiÖn ®¹i, tæ chøc qu¶n lý tËp trung th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ, bao gåm c¸c bé phËn c¬ cÊu phï hîp víi c¸c kh©u c«ng vÖc, c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n. Thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé chøng tõ ph¶n ¶nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ. Bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: KÕ to¸n tr­ëng (Tr­ëng phßng kÕ to¸n) ®¬n vÞ Bé phËn kÕ to¸n vËt t­, TSC§ Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn KT kÕ to¸n , kiÓm to¸n néi bé Bé phËn tµi vô vôchÝn Bé phËn kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n C¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc 142 ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n, nh­ng ch­a trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n vµ th«ng tin hiÖn ®¹i, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n t¸n. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ vµ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ göi lªn, h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung toµn ®¬n vÞ, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. C¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc bao gån c¸c phËn cã cÊu phï hîp thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vi bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n trung t©m. M« h×nh bé m¸y kÕ to¸n trong c¸c ®¬n vÞ nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: Bé m¸y kÕ to¸n cña c¸c ®¬n vÞ tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ vµ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ ®¶m b¶o cho c«ng t¸c kÕ to¸n g¨n liÒn víi ho¹t ®éng ë c¸c bé phËn phô thuéc trong KÕ to¸n tr­ëng (Tr­ëng phßng kÕ to¸n) ®¬n vÞ Bé phËn kÕ to¸n vËt t­, TSC§ Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn KT kÕ to¸n, kiÓm to¸n, néi bé Bé phËn tµi chÝnh Tr­ëng phßng kÕ to¸n bé phËn phô thuéc Tr­ëng phßng kÕ to¸n bé phËn phô thuéc Bé phËn kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ 143 ®iÒu kiÖn ®¬n vÞ ho¹t ®éng ph©n t¸n, ch­a trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n thùc hiÖn tèt viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t trùc tiÕp, t¹i chç c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô kÞp thêi cho l·nh ®¹o ë c¸c bé phËn phô thuéc trong viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý cã hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng ë bé phËn phô thuéc ®ã. Tuy nhiªn, bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh nµy ch­a ®¸p øng ®­îc kÞp thêi nhu cÇu th«ng tin phôc vô cho l·nh ®¹o chung toµn ®¬n vÞ, h¹n chÕ sù kiÓm tra vµ chØ ®¹o s¸t sao cña l·nh ®¹o ®¬n vÞ ®èi víi toµn bé ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn mé ®Þa bµn, ®ång thêi cã mét sè bé phËn phô thuéc, ®¬n vÞ ho¹t ®éng ph©n t¸n trªn mét sè ®Þa bµn kh¸c nhau, ch­a trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n, th«ng tin hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng trªn c¸c ®Þa bµn ph©n t¸n th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung, võa ph©n t¸n. Khi ®ã, bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m«h×nh mét phßng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ, c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng - tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung toµn ®¬n vÞ vµ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung, thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phôc thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ cña toµn ®¬n vÞ, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vu ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n trung t©m, c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé c¸c chøng tõ ph¶n ¶nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn phô thuéc ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ. Bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh trªn ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: 144 Bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ, c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung thùc ra lµ sù kÕt hîp hai m« h×nh trªn, t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n g¾n víi c¸c ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ, kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ c¸c ho¹t ®éng ®ã phôc vô qu¶n lý cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Ngoµi c¸c néi dung chñ yÕu trªn, tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n cßn bao gåm c¶ tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n ban ®Çu thèng nhÊt, tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n, tæ chøc h¹ch to¸n c¸c yÕu tè, c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n .... nh÷ng néi dung nµy sÏ ®­îc tr×nh bµy cô thÓ trong c¸c m«n häc nghiÖp vô tiÕp theo. * Ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n: BÊt kú bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc nµo ®Òu ph¶i cã ng­êi ®øng ®Çu cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt vµ cã n¨ng lùc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ph¹m vi ®¶m nhiÖm, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Tïy theo tõng lo¹i h×nh ®¬n vÞ, cÊp ho¹t ®éng mµ ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n ®­îc gäi lµ kÕ to¸n tr­ëng hoÆc tr­ëng phßng kÕ to¸n hoÆc phô tr¸ch kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng (Tr­ëng phßng kÕ to¸n) ®¬n vÞ Bé phËn kÕ to¸n vËt t­, TSC§ Bé phËn kÕ to¸n vËt t­, TSC§ Bé phËn TK, kÕ to¸n kiÓm to¸n néi bé TSC§ Bé phËn tµi chÝnh Bé phËn kÕ to¸n.. Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng C¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc C¸c tr­ëng phßng ë c¸c bé phËn phô thuéc Bé phËn kÕ to¸n.. Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng 145 Ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n cã chøc n¨ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ thuéc ph¹m vi phô tr¸ch cña m×nh. Víi chøc n¨ng nµy, ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n lµ ng­êi gióp viÖc chñ tr­¬ng vÒ c«ng t¸c chuyªn m«n thuéc lÜnh vùc kÕ to¸n. §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ kh«ng tæ chøc ho¹t ®éng tµi chÝnh thµnh ho¹t ®éng ®éc lËp, ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n cßn lµm c¶ nhiÖm vô tæ chøc chØ ®¹o c¶ c«ng t¸c tµi chÝnh. Trªn c­¬ng vÞ ®ã, ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp vÒ hµnh chÝnh cña thñ tr­ëng ®¬n vÞ, ®ång thêi chÞu sù l·nh ®¹o vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n cña ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n cÊp trªn. Tr¸ch nhiÖm cña ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n lµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n thùc hiÖn ®Çy ®ñ 2 chøc n¨ng cña kÕ to¸n lµ th«ng tin vµ kiÓm tra. Tr­êng hîp ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n kiªm phô tr¸ch c«ng t¸c tµi chÝnh th× ph¶i ®ång thêi tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh tõ kh©u huy ®éng ®Õn kh©u sö dông c¸c nguån lùc tµi chÝnh ®· huy ®éng mét c¸ch cã hiÖu qu¶. Trªn c¬ së thùc hiÖn tèt tr¸ch nhiÖm chuyªn m«n cña m×nh, ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n cßn trùc tiÕp tham gia vµo c«ng t¸c qu¶n lý cña ®¬n vÞ. QuyÒn h¹n cña ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n g¾n liÒn víi tr¸ch nhiÖm ®· nªu tõ viÖc phæ biÕn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n ®Õn viÖc chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c chuyªn m«n, ký duyÖt c¸c tµi liÖu kÕ to¸n hoÆc tõ chèi kh«ng ký duyÖt c¸c tµi liÖu kh«ng phï hîp víi chÕ ®é quy ®Þnh. Ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n cßn cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn kh¸c trong ®¬n vÞ cung cÊp c¸c tµi liÖu cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n, còng nh­ phèi hîp thùc hiÖn nh÷ng mÆt c«ng t¸c cã liªn quan. 6. Tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n néi bé: 6.1. Tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n: Tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nh»m ®¶m b¶o cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn ®óng quy ®Þnh, cã hiÖu qu¶ vµ cung cÊp ®­îc th«ng tin ®óng, ph¶n ¶nh ®óng thùc tr¹ng cña doanh nghiÖp. KiÓm tra kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c kÕ to¸n. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ph¶i ph©n c«ng ng­êi cã n¨ng lùc chuyªn m«n, trung thùc, cã tr¸ch nhiÖm ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm tra kÕ to¸n. C«ng viÖc kiÓm tra kÕ to¸n bao gåm nh÷ng nhiÖm vô sau: - KiÓm tra tÝnh hîp ph¸p cña nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh; 146 - KiÓm tra viÖc tÝnh to¸n, ghi chÐp, ph¶n ¶nh cña kÕ to¸n vÒ c¸c mÆt chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ, trung thùc, râ rµng. KiÒm tra viÖc chÊp hµnh c¸c chÕ ®é, thÓ thÓ kÕ to¸n vµ kÕt qu¶ c«ng t¸c cña bé m¸y kÕ to¸n. - Th«ng qua viÖc kiÓm tra kÕ to¸n mµ kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh ng©n s¸ch, chÊp hµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt - kinh doanh, thu, chi tµi chÝnh, kû luËt thu nép, thanh to¸n; kiÓm tra viÖc gi÷ g×n, sö dông c¸c lo¹i vËt t­ vµ vèn b»ng tiÒn; ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa c¸c hiÖn t­îng vi ph¹m chÝnh s¸ch, chÕ ®é kinh tÕ tµi chÝnh. - Qua kÕt qu¶ kiÓm tra kÕ to¸n mµ ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng khiÕm khuyÕt trong c«ng t¸c kÕ to¸n, trong c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Néi dung kiÓm tra kÕ to¸n bao gåm kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chñ yÕu vµ kiÓm tra c¸c néi dung chñ yÕu cña kÕ to¸n nh­: kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh, vËt t­, hµng ho¸, lao ®éng tiÒn l­¬ng, chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, phÝ l­u th«ng, thµnh phÈm vµ hµng ho¸, thanh to¸n, vèn b»ng tiÒn... 6.2. KiÓm to¸n néi bé §Ó thùc hiÖn yªu cÇu kiÓm so¸t trong néi bé doanh nghiÖp nh»m môc ®Ých t¨ng c­êng chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý ho¹t ®éng tµi chÝnh - kÕ to¸n nãi riªng th× kiÓm to¸n néi bé ®­îc x¸c ®Þnh nh­ lµ mét c«ng cô hÕt søc cÇn thiÕt vµ cã mét ý nghÜa hÕt søc quan träng. Th«ng qua kiÓm to¸n néi bé sÏ gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cã ®­îc nh÷ng c¨n cø cã tÝnh x¸c thùc vµ cã ®ñ ®é tin cËy ®Ó xem xÐt, ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng trong néi bé, tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c quyÕt ®Þnh còng nh­ t×nh h×nh chÊp hµnh vµ thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®· ®­îc ban hµnh víi c¸c bé phËn vµ c¸c c¸ nh©n thõa hµnh. KiÓm to¸n néi bé ®­îc x¸c ®Þnh lµ mét hÖ thèng ®­îc dïng trong viÖc kiÓm tra, ®o l­êng vµ ®¸nh gi¸ tÝnh x¸c thùc cña c¸c th«ng tin tµi chÝnh cã tÝnh kh¶ thi cña c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý nh»m phôc vô cho yªu cÇu qu¶n trÞ trong néi bé doanh nghiÖp. KiÓm to¸n néi bé kh«ng chØ tiÒn hµnh ®èi víi ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n ®¬n thuÇn, mµ ®èi t­îng cña nã cßn ®­îc më réng víi hÇu hÕt c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau thuéc c¸c bé phËn trùc thuéc doanh nghiÖp nh÷ng dï sao th× khÝa c¹nh cÇn ®­îc nhÊn m¹nh vÉn lµ c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh - kÕ to¸n. Môc tiªu cña kiÓm to¸n néi bé h­íng vµo c¸c vÊn ®Ò sau: xem xÐt, kiÓm tra tÝnh tu©n thñ cña c¸c bé phËn nh»m h­íng c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau trong doanh nghiÖp phï hîp víi c¸c chÝnh s¸ch kh¸c nhau ®· ®­îc doanh nghiÖp ban hµnh, x¸c ®Þnh ®é tin cËy vµ tÝnh x¸c thùc cña c¸c th«ng tin tµi chÝnh ®Ó phôc vô cho yªu cÇu ra quyÕt ®Þnh vµ ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c quyÕt ®Þnh. 147 KiÓm to¸n néi bé ®­îc thùc hiÖn theo quy tr×nh chung: LËp kÕ to¸n kiÓm to¸n, thu thËp c¸c b»ng chøng kiÓm to¸n ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm to¸n, lËp b¸o c¸o kiÓm to¸n tr×nh bµy c¸c kÕt qu¶ vµ ý kiÕn. §Ó thùc hiÖn kiÓm to¸n néi bé, doanh nghiÖp cÇn tæ chøc mét bé phËn ®éc lËp trùc thuéc Gi¸m ®èc hoÆc Héi ®ång qu¶n trÞ nh»m t¹o cho bé phËn nµy cã ®­îc søc m¹nh cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn vµ ph¸t huy ®­îc chøc n¨ng gi¸m s¸t. C©u hái vµ bµi tËp ch­¬ng VII: 1-Tr×nh bµy kh¸i niÖm, ý nghÜa vµ nhiÖm vô tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. §Ó tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¸p øng ®ù¬c nh÷ng yªu cÇu g×? 2-Nªu mét sè néi dung c¬ b¶n cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. 3- Cã mÊy h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n? T­¬ng øng víi mçi h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n ®ù¬c tæ chøc nh­ thÕ nµo? H·y vÏ s¬ ®å vµ gi¶i thÝch chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn trong bé m¸y kÕ to¸n theo tõng h×nh thøc. 148 Danh môc HÖ thèng Tµi kho¶n Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 15/2006/Q§/BTC ngµy 20/3/2006 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh Sè hiÖu tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n Ghi chó CÊp 1 CÊp 2 1 2 3 4 Lo¹i Tµi kho¶n 1:Tµi s¶n ng¾n h¹n 111 TiÒn mÆt 1111 TiÒn ViÖt Nam 1112 Ngo¹i tÖ 1113 Vµng, b¹c, kim khÝ ®¸ quý 112 TiÒn göi ng©n hµng Chi tiÕt theo tõng ng©n hµng 1121 TiÒn ViÖt Nam 1122 Ngo¹i tÖ 1123 Vµng, b¹c, kim khÝ, ®¸ quý 113 TiÒn ®ang chuyÓn 1131 TiÒn ViÖt Nam 1132 Ngo¹i tÖ 121 §Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n 1211 Cæ phiÕu 1212 Tr¸i phiÕu 128 §Çu t­ ng¾n h¹n kh¸c 1281 TiÒn göi cã kú h¹n 1288 §Çu t­ ng¾n h¹n kh¸c 129 Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ ng¾n h¹n 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Chi tiÕt theo ®èi t­îng 133 ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc khÊu trõ 1331 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ cña hµng ho¸, dÞch vô 1332 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ cña TSC§ 136 Ph¶i thu néi bé 1361 Vèn kinh doanh ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc 1368 Ph¶i thu néi bé kh¸c 138 Ph¶i thu kh¸c 1381 Tµi s¶n thiÕu chê xö lý 1385 Ph¶i thu vÒ cæ phÇn ho¸ 1388 Ph¶i thu kh¸c 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 141 T¹m øng Chi tiÐt theo ®èi t­îng 142 Chi phÝ tr¶ tr­íc ng¾n h¹n 144 CÇm cè, ký c­îc, ký quü ng¾n h¹n 151 Hµng mua ®ang ®i ®­êng 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu Chi tiÕt theo yªu cÇu QL 153 C«ng cô dông cô 149 1531 C«ng cô dông cô 1532 Bao b× lu©n chuyÓn 1533 §å dïng cho thuª 154 Chi phÝ SXKD dë dang 155 Thµnh phÈm 156 Hµng ho¸ 1561 Gi¸ mua hµng ho¸ 1562 Chi phÝ thu mua hµng ho¸ 1567 Hµng ho¸ bÊt ®éng s¶n 157 Hµng göi ®i b¸n 158 Hµng ho¸ kho b¶o thuÕ §¬n vÞ cã xuÊt nhËp khÈu ®­îc lËp kho b¶o thuÕ 159 Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 161 Chi sù nghiÖp 1611 Chi sù nghiÖp n¨m tr­íc 1612 Chi sù nghiÖp n¨m nay Lo¹i Tµi kho¶n 2:Tµi s¶n dµi h¹n 211 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 2111 Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc 2112 M¸y mãc, thiÕt bÞ 2113 Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, truyÒn dÉn 2114 ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý 2115 C©y l©u n¨m, sóc vËt lµm viÖc vµ cho s¶n phÈm 2118 Tµi s¶n cè ®Þnh kh¸c 212 Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh 213 Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh 2131 QuyÒn sö dông ®Êt 2132 QuyÒn ph¸t hµnh 2133 B¶n quyÒn, b»ng s¸ng chÕ 2134 Nh·n hiÖu hµng ho¸ 2135 PhÇn mÒm m¸y vi tÝnh 2136 GiÊy phÐp vµ giÊy nh­îng quyÒn 2138 Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh kh¸c 214 Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh 2141 Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh h÷u hinh 2142 Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh ®i thuª tµi chÝnh 2143 Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh 2147 Hao mßn bÊt ®éng s¶n ®Çu t­ 217 BÊt ®éng s¶n ®Çu t­ 221 §Çu t­ vµo c«ng ty con 222 Vèn gãp liªn doanh 223 §Çu t­ vµo c«ng ty liªn kÕt 228 §Çu t­ dµi h¹n kh¸c 2281 Cæ phiÕu 2282 Tr¸i phiÕu 2288 §Çu t­ dµi h¹n kh¸c 150 229 Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ dµi h¹n 241 X©y dùng c¬ b¶n dë dang 2411 Mua s¾m TSC§ 2412 X©y dùng c¬ b¶n 2413 Söa ch÷a lín TSC§ 242 Chi phÝ tr¶ tr­íc dµi h¹n 243 Tµi s¶n thuÕ thu nhËp ho·n l¹i 244 Ký quü, ký c­îc dµi h¹n Lo¹i tµi kho¶n3:Nî ph¶i tr¶ 311 Vay ng¾n h¹n 315 Nî dµi h¹n ®Õn h¹n tr¶ 331 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Chi tiÕt theo ®èi t­îng 333 ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc 3331 ThuÕ GTGT ph¶i nép 33311 ThuÕ GTGT ®Çu ra 33312 ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu 3332 ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt 3333 ThuÕ xuÊt nhËp khÈu 3334 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 3335 ThuÕ thu nhËp c¸ nh©n 3336 ThuÕ tµi nguyªn 3337 ThuÕ nhµ ®Êt, tiÒn thuª ®Êt 3338 C¸c lo¹i thuÕ kh¸c 3339 PhÝ, lÖ phÝ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c 334 Ph¶i tr¶ ng­êi lao ®éng 3341 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 3348 Ph¶i tr¶ ng­êi lao ®éng kh¸c 335 Chi phÝ ph¶i tr¶ 336 Ph¶i tr¶ néi bé 337 Thanh to¸n theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y dùng Doanh nghiÖp x©y l¾p cã thanh to¸n theo tiÕn ®é KH 338 Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 3381 Tµi s¶n thõa chê gi¶i quyÕt 3382 Kinh phÝ c«ng ®oµn 3383 B¶o hiÓm x· héi 3384 B¶o hiÓm y tÕ 3385 Ph¶i tr¶ vÒ cæ phÇn ho¸ 3386 NhËn ký quü ký c­îc ng¾n h¹n 3387 Doanh thu ch­a thùc hiÖn 3388 Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 341 Vay dµi h¹n 342 Nî dµi h¹n 343 Tr¸i phiÕu ph¸t hµnh 3431 MÖnh gi¸ tr¸i phiÕu 3432 ChiÕt khÊu tr¸i phiÕu 3433 Phô tréi tr¸i phiÕu 151 344 NhËn ký c­îc, ký quü dµi h¹n 347 ThuÕ thu nhËp ho·n l¹i ph¶i tr¶ 351 Quü dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm 352 Dù phßng ph¶i tr¶ Tµi kho¶n lo¹i 4:Vèn chñ së h÷u 411 Nguån vèn kinh doanh 4111 Vèn ®Çu t­ cña chñ së h÷u 4112 ThÆng d­ vèn cæ phÇn C«ng ty cæ phÇn 4118 Vèn kh¸c 412 Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n 413 Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i 4131 Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i ®¸nh gi¸ l¹i cuèi n¨m tµi chÝnh 4132 Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i trong giai ®o¹n ®Çu t­ XDCB 414 Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 415 Quü dù phßng tµi chÝnh 418 C¸c quü kh¸c thuéc vèn chñ së h÷u 419 Cæ phiÕu quü C«ng ty cæ phÇn 421 Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi 4211 Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi n¨m tr­íc 4212 Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi n¨m nay 431 Quü khen th­ëng phóc lîi 4311 Quü khen th­ëng 4312 Quü phóc lîi 4313 Quü phóc lîi ®· h×nh thµnh TSC§ 441 Nguån vèn ®Çu t­ XDCB 461 Nguån kinh phÝ sù nghiÖp Dïng cho c¸c Tæng c«ng ty cã nguån kinh phÝ 4611 Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m tr­íc 4612 Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m nay 466 Nguån kinh phÝ ®· h×nh thµnh TSC§ Lo¹i tµi kho¶n5:Doanh thu 511 Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô Chi tiÕt theo yªu cÇu qu¶n lý 5111 Doanh thu b¸n hµng ho¸ 5112 Doanh thu b¸n c¸c thµnh phÈm 5113 Doanh thu cung cÊp dÞch vô 5114 Doanh thu trî cÊp, trî gi¸ 5117 Doanh thu kinh doanh bÊt ®éng s¶n ®Çu t­ 512 Doanh thu b¸n hµng néi bé ¸p dông khi cã b¸n hµng néibé 5121 Doanh thu b¸n hµng ho¸ 5122 Doanh thu b¸n c¸c thµnh phÈm 5123 Doanh thu cung cÊp dÞch vô 515 Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 521 ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i 531 Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n 152 Lo¹i tµi kho¶n 6:Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh 611 Mua hµng ¸p dông ph­¬ng ph¸p 6111 Mua nguyªn liÖu, vËt liÖu kiÓm kª ®Þnh kú 6112 Mua hµngho¸ 621 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 622 Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp 623 Chi phÝ sö dông m¸y thi c«ng ¸p dông chho ®¬n vÞ x©y l¾p 6231 Chi phÝ nh©n c«ng 6232 Chi phÝ vËt liÖu 6233 Chi phÝ dông cô s¶n xuÊt 6234 Chi phÝ khÊu hao m¸y thi c«ng 6237 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 6238 Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn 627 Chi phÝ s¶n xuÊt chung 6271 Chi phÝ nh©n c«ng ph©n x­ëng 6272 ChÝ phÝ vËt liÖu 6273 Chi phÝ dông cô s¶n xuÊt 6274 Chi phÝ khÊu hao TSC§ 6277 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 6278 Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c 631 Gi¸ thµnh s¶n xuÊt AD cho PP KK§K 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 635 Chi phÝ tµi chÝnh 641 Chi phÝ b¸n hµng 6411 Chi phÝ nh©n viªn 6412 Chi phÝ vËt liÖu, bao b× 6413 Chi phÝ dông cô, ®å dïng 6414 Chi phÝ khÊu hao TSC§ 6415 Chi phÝ b¶o hµnh 6417 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 6418 Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c 642 Chi phÝ qu¶n lý DN 6421 Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý 6422 Chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý 6423 Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng 6424 Chi phÝ khÊu hao TSC§ 6425 ThuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ 6427 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 6428 Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c Lo¹i tµi kho¶n 7:Thu nhËp ho¹t ®éng kh¸c 711 Thu nhËp kh¸c Chi tiÕt theo ho¹t ®éng Lo¹i tµi kho¶n 8:Chi phÝ ho¹t ®éng kh¸c 811 Chi phÝ kh¸c Chi tiÕt theo ho¹t ®éng 821 Chi phÝ thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 8211 Chi phÝ thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp hiÖn hµnh 153 8212 Chi phÝ thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ho·n l¹i Lo¹i tµi kho¶n 9:X¸c ®inh kÕt qu¶ kinh doanh 911 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Lo¹i tµi kho¶n 0:Tµi kho¶n ngoµi b¶ng 001 Tµi s¶n thuª ngoµi 002 VËt t­, hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, nhËn gia c«ng Chi tiÕt theo yªu cÇu QL 003 Hµng ho¸ nhË b¸n hé nhËn ký göi, ký c­îc 004 Nî khã ®ßi ®· xö lý 007 Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i 008 Dù to¸n chi sù nghiÖp, dù ¸n 154 Danh môc hÖ thèng TK kÕ to¸n trong doanh nghiÖp nhá vµ võa Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 48/ 2006 ngµy 14/9/2006 cña Bé tµi chÝnh. TT Số hiệu TK TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 1 2 3 4 5 6 LOẠI TÀI KHOẢN 1-TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng ngân hàng 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn 4 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 5 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 6 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 7 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 8 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 9 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu q. lý 10 153 Công cụ, dụng cụ Chi tiết theo yêu cầu q. lý 11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Chi tiết theo yêu cầu q. lý 12 155 Thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu q. lý 13 156 Hàng hoá Chi tiết theo yêu cầu q. lý 14 157 Hàng gửi đi bán Chi tiết theo yêu cầu q. lý 15 159 Các khoản dự phòng 1591 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn 1592 Dự phòng phải thu khó đòi 1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho LOẠI TÀI KHOẢN 2 - TÀI SẢN DÀI HẠN 16 211 Tài sản cố định 155 2111 TSCĐ hữu hình 2112 TSCĐ thuê tài chính 2113 TSCĐ vô hình 17 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 18 217 Bất động sản đầu tư 19 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2212 Vốn góp liên doanh 2213 Đầu tư vào công ty liên kết 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 20 229 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn 21 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản dở dang 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 22 242 Chi phí trả trước dài hạn 23 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI TÀI KHOẢN 3 -NỢ PHẢI TRẢ 24 311 Vay ngắn hạn 25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 26 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 27 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 28 334 Phải trả người lao động 29 335 Chi phí phải trả 30 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 156 3384 Bảo hiểm y tế 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 31 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn 3413 Trái phiếu phát hành 34131 Mệnh giá trái phiếu 34132 Chiết khấu trái phiếu 34133 Phụ trội trái phiếu 3414 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 32 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 33 352 Dự phòng phải trả LOẠI TÀI KHOẢN 4 - VỐN CHỦ SỞ HỮU 34 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần (Công ty cổ phần) 4118 Vốn khác 35 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 36 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 37 419 Cổ phiếu quỹ (Công ty cổ phần) 38 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 39 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi LOẠI TÀI KHOẢN 5 -DOANH THU 40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu khác 41 515 Doanh thu hoạt động tài chính 42 521 Các khoản giảm trừ doanh thu 5211 Chiết khấu thương mại 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán LOẠI TÀI KHOẢN 6 -CHI PHÍ SẢN XUẤT, KD 43 611 Mua hàng Áp dụng cho PP K.kê định kỳ 44 631 Giá thành sản xuất Áp dụng cho PP K.kê định kỳ 157 45 632 Giá vốn hàng bán 46 635 Chi phí tài chính 47 642 Chi phí quản lý kinh doanh 6421 Chi phí bán hàng 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 7- THU NHẬP KHÁC 48 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động LOẠI TÀI KHOẢN 8-CHI PHÍ KHÁC 49 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 50 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 9 -XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 51 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TÀI KHOẢN 0 -TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết theo yêu 3 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược cầu quản lý 4 004 Nợ khó đòi đã xử lý 5 007 Ngoại tệ các loại 158 Mét sè mÉu sæ kÕ to¸n §¬n vÞ:.................. MÉu sè S03a - DN §Þa chØ:................. ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006/Q§ - BTC ngµy 20/3/2006 cña Bé tr­ëng BTC) Sæ nhËt ký chung N¨m:........... Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i §· ghi sæ c¸i STT dßng Sè hiÖu TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã A B C D E G H 1 2 Sè trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau x x x - Sæ nµy cã.........trang, ®¸nh sè tõ trang sè 01 ®Õn trang............. - Ngµy më sæ:.............. Ngµy .......th¸ng..