Tin học kế toán - Bài 3: Ứng dụng kế toán trên phần mềm kế toán doanh nghiệp

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 81 BÀI 3: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Việc ứng dụng các phần mềm kế toán vào công việc quản lý kế toán hiện nay đang rất phổ biến. Và phần mềm kế toán Misa, Phần mềm kế toán Fast và Phần mềm kế toán LinkQ là ba phần mềm kế toán thông dụng và được sử dụng nhiều nhất. Những phần mềm này được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp từ doanh nghiệp thương mại dịch vụ đến doanh nghiệp xây dựng, xây lắp, sản xuất, Vậy nên, giờ đây các nhà tuyển dụng cũng chú trọng nhiều hơn đến các ứng viên biết sử dụng làm việc trên các phần mềm kế toán này. * Phần mềm kế toán Misa: là giải pháp cho các loại hinh doanh nghiệp vừa và nhỏ và được áp dụng trong các trường hợp như: Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp thương mại đơn giản, và mức độ quản lý không quá phức tạp, doanh nghiệp có yêu cầu quản trị cao hơn và mô hình hoạt động lớn ở mức tương đối, doanh nghiệp thực hiện kinh doanh ở nhiều lĩnh vực. Phần mềm kế toán Misa có ưu điểm là dễ sử dụng bởi giao diện trực quan và thân Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 82 thiện với người dùng, những người mới bắt đầu sử dụng phần mềm cũng sẽ cảm thấy thoải mái, không nhức mắt, cho phép cập nhật dữ liệu như nhiều hóa đơn 1 phiếu chi một cách linh hoạt, các mẫu giấy tờ chứng từ tuân theo quy định ban hành. Và điểm nổi trội nữa của Misa là chức năng thao tác lưu và ghi sổ dữ liệu khá quan trọng. và công nghệ bảo mật dữ liệu cao vì phần mềm Misa chạy trên cơ sở dữ liệu Sql và tính chính xác trong việc xử lý số liệu tính toán cũng rất chính xác. * Phần mềm kế toán Fast: là giải pháp cho các loại hình doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn điển hình là các doanh nghiệp lớn phải cần báo cáo về việc quản lý, hay các doanh nghiệp xây dựng sản xuất thì nên dùng phần mềm kế toán fast. Và chắc chắn Fast cũng sẽ có nhiều ưu điểm như: giao diện cũng rất dễ làm việc, luôn cập nhật những thay đổi mới nhất về các chính sách điều khoản thuế, thông tư và các nghị định của Bộ tài chính, bám sát các chế độ kế toán hiện hành, và xử lý dữ liệu số liệu một cách nhanh, Cho phép kết xuất báo cáo ra Excell với mẫu biểu sắp xếp đẹp. Giờ việc hạch toán sổ sách bằng tay không còn nhiều người áp dụng thay vào đó là các phần mềm kế toán chuyên dụng giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc cho những người kế toán. Do đó các bạn sinh viên mới ra trường hay những người đi làm nên trang bị trước những kiến thức và kỹ năng thành thạo các phần mềm kế toán để tiện cho công việc hơn. * Phần mềm kế toán LinkQ: là phần mềm được xây dựng trên công cụ lập trình tiên tiến C#.NET, cơ sở dữ liệu SQL Server tích hợp trên Font chuẩn Unicode. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 83 - Mô hình cấp dữ liệu cho phép tập hợp và quản lý theo sơ đồ Tổng công ty - công ty thành viên- chi nhánh. - Tính linh động, dễ chỉnh sửa: cho phép người dùng khai báo thêm các trường thông tin để theo dõi. - Theo dõi và hạch toán song song nhiều loại tiền tệ. - Cho phép làm việc trên nhiều cửa sổ trong cùng 1 thời điểm, di chuyển nhanh đến danh mục hay chứng từ trên nhiều phân hệ khác. - Giao diện và báo cáo tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Hoa và ngôn ngữ khác do người dùng tự định nghĩa. - Kết xuất dữ liệu ra bộ office dễ dàng, kết xuất trực tiếp qua HTTK, iHTKK, TaxOnline. - Tích hợp trên nhiều hệ điều hành như: Winxp, Vista, Win 7 - Có thể kết nối dữ liệu từ xa (trường hợp bán hàng có showroom, chi nhánh, công ty con..) Vậy chúng tôi xin giới thiệu và đi sâu vào phương pháp sử dụng phần mềm misa doanh nghiệp vừa và nhỏ: 1. Cài đặt hệ thống Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 84 MISA SME.NET - phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft .NET, làm việc được cả trên mạng nội bộ LAN và mạng diện rộng WAN hay Internet. Với hàng loạt những tính năng ưu việt, MISA SME.NET giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kế toán viên, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp. MISA SME.NET sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu. MISA SME.NET 2012 luôn cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất của Bộ Tài chính: - Thông tư 138/2011/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa - Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế - Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. - Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp. - Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. - Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng. - Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng trên các win xp, win 7. Lưu ý khi trước khi cài đặt nên tắt toàn bộ các phầm mềm diệt virut. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 85 2. Xây dựng cơ sở dữ liệu Cách thao tác: Để bắt đầu tạo dữ liệu kế toán mới, thực hiện một trong các cách sau: - Vào menu Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012 Tools\Company Setup. - Tại màn hình Bắt đầu MISA SME.NET 2012 (màn hình gồm 3 chức năng: Xem dữ liệu kế toán mẫu , Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán): - Nhấn nút >. Xuất hiện hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế toán: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 86 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tiếp theo Sang bước đầu tiên của việc tạo mới DLKT Hủy bỏ Đóng hộp hội thoại, không thực hiện việc tạo DLKT Nhấn nút > để bắt đầu bước Chọn máy chủ. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 87 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên máy chủ Chọn máy chủ để lưu DLKT của doanh nghiệp Quay lại Quay lại màn hình đầu tiên Chọn máy chủ cần tạo dữ liệu kế toán. Tên máy chủ có dạng: TênMáyTính (VD: NHYEN). Nhấn nút > để sang bước Chọn loại dữ liệu kế toán. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tạo mới từ đầu Tạo DLKT mới hoàn toàn, không có số liệu mà chỉ có một số danh mục được thiết lập sẵn Tạo mới từ dữ liệu năm trước Tạo DLKT mới trong đó chuyển toàn bộ danh mục và số dư của DLKT năm trước sang Chọn cơ sở dữ liệu Cho phép chọn dữ liệu năm trước cần kết chuyển số dư sang năm sau Trường hợp muốn tạo dữ liệu mới hoàn toàn, NSD tích chọn Tạo mới từ đầu. Trường hợp lấy danh mục và số dư của dữ liệu năm trước sang dữ liệu mới, NSD sẽ: + Tích chọn Tạo mới từ dữ liệu năm trước. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 88 + Sau đó chọn dữ liệu năm trước từ bằng cách tích vào nút sổ xuống ở mục Chọn cơ sở dữ liệu và chọn dữ liệu kế toán. Sau khi lựa chọn xong cách tạo dữ liệu kế toán mới, NSD nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tên dữ liệu Tên của DLKT sẽ được tạo mới (bắt buộc nhập) Nơi lưu Đường dẫn tới nơi lưu DLKT mới (bắt buộc chọn) Email Địa chỉ Email để hệ thống gửi lại mật khẩu khi quên mật khẩu đăng nhập - Đặt tên DKLT mới tại ô tên Dữ liệu kế toán. - Chọn nơi lưu DLKT mới bằng cách nhấn nút bên phải của ô Nơi lưu. - Nhập địa chỉ Email - Nhấn nút > để sang bước Thông tin doanh nghiệp. Tên DLKT nên viết liền không dấu, đồng thời khong được phép chứa các ký tự đặc biệt như / \ * ? : và dấu chấm, độ dài không quá 256 ký tự. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 89 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Thông tin chung Nhập các thông tin chung về doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp sử dụng, địa chỉ, mã số thuế, Tài khoản ngân hàng Nhập số tài khoản và nơi mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp Có chi nhánh hạch toán phụ thuộc Tích vào trong trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh con hạch toán phụ thuộc Nhập khẩu Nhập khẩu chi nhánh hạch toán phụ thuộc công ty trong trường hợp đã đăng ký giấy phép sử dụng cho các chi nhánh Thêm Thêm Sửa Sửa chi nhánh Xóa Xóa chi nhánh - Nhập các thông tin về doanh nghiệp. - Trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh hạch toán phục thuộc, NSD tích vào “Có chi nhánh hạch toán phụ thuộc”. Tại đây, NSD có thể: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 90 + Thực hiện Thêm, Sửa hoặc Xóa các chi nhánh hoặc có thể khai báo chi nhánh khi mở dữ liệu kế toán bằng cách vào Danh mục\Chi nhánh. + Ngoài ra NSD có thể thực hiện nhập khẩu danh sách các chi nhánh bằng cách kích chuột vào nút >. (Chức năng này chỉ được thực hiện khi NSD đã đăng ký Giấy phép sử dụng cho các chi nhánh khi vào Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012 Tools\License Manage). - Nhấn nút > để sang bước Người ký. - Nhập tên của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho và Người lập báo cáo - Tích vào “In tên lên báo cáo” trong trường hợp NSD muốn lấy thông tin đã nhập lên chứng từ, sổ sách, báo cáo. - Nhấn nút > để sang bước Thiết lập năm kế toán. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Ngày bắt đầu năm tài chính Là ngày đầu tiên của năm tài chính Năm tài chính Là năm bắt đầu dữ liệu kế toán Ngày bắt đầu hạch toán Thông tin về ngày bắt đầu hạch toán (ngày tối thiểu trên chứng từ kế toán sẽ nhập vào chương trình) Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 91 - Chọn ngày bắt đầu hạch toán. - Nhấn nút > để sang bước Chọn đồng tiền hạch toán. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Đồng tiền hạch toán Thông tin về đồng tiền sẽ được sử dụng để hạch toán - Nhấn nút > để sang bước Chọn chế độ kế toán. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 92 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chế độ kế toán Doanh nghiệp lựa chọn hạch toán theo quyết định 15 hoặc quyết định 48 Linh vực hoạt động Tích chọn lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp đang kinh doanh: thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây lắp - Chọn hệ thống tài khoản sử dụng. - Nhấn nút > để sang bước Tùy chọn lập hóa đơn. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Lựa chọn này được tích khi lập hóa đơn bán hàng phần mềm sẽ đồng thời lập phiếu xuất kho, nghĩa là cho phép phản ánh đồng thời bút toán doanh thu và giá vốn. NSD có thể in ngay phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho Lựa chọn này được tích khi lập hóa đơn bán hàng phần mềm không đồng thời lập phiếu xuất kho, nghĩa là chỉ phản ánh bút toán doanh thu. NSD không in được phiếu xuất kho Sử dụng MISA SME.NET 2012 để quản lý phát hành hóa đơn Mặc định không tích chọn, khi NSD tích chọn chương trình sẽ hiển thị lên Thông báo thỏa thuận quyền sử dụng, nếu NSD đồng ý với thỏa thuận này thì chương trình cho phép NSD tích chọn "Sử dụng MISA SME.NET 2012 để quản lý phát hành hóa đơn" (Lưu ý: Tùy chọn này chỉ cho phép NSD có vai trò là Admin được tích chọn) Chọn chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 93 - Nhấn nút > để sang bước chọn Phương pháp tính giá. Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Bình quân cuối kỳ Thực hiện tính giá xuất kho vào thời điểm cuối kỳ Bình quân tức thời Thực hiện tính giá xuất kho vào thời điểm xuất bán vật tư, hàng hóa Nhập trước, xuất trước Thực hiện tính giá xuất kho căn cứ vào giá của những vật tư nhập trước sẽ tính trước, vật tư nhập sau tính sau Đích danh Giá xuất của vật tư nào sẽ lấy giá thực tế nhập của vật tư đó - Chọn phương pháp tính giá xuất cho vật tư hàng hóa. - Nhấn nút > để sang bước Thực hiện tạo dữ liệu. - Nhấn nút >. - Khi hiện màn hình đăng nhập dữ liệu, NSD nhấn nút > để đăng nhập vào dữ liệu kế toán vừa tạo. 3. Khai báo ban đầu 3.1. Menu Danh mục Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 94 Menu Danh mục cho phép thiết lập danh sách các tài khoản, hệ thống mục lục ngân sách, danh sách các phòng ban, nhân viên, vật tư, tài sản cố định, chương trình mục tiêu, Việc thiết lập này phải được thực hiện ngay sau khi bắt đầu sử dụng MISA SME.NET 2012. Menu Danh mục bao gồm: Tài khoản, Phòng ban, Chi nhánh, Loại Khách hàng, nhà cung cấp, Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, Khách hàng, nhà cung cấp, Nhân viên, Lương nhân viên, Kho, Loại vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, Vật tư, hàng hóa, Công cụ dụng cụ, Loại tài sản cố định, Tài sản cố định, Yếu tố chi phí, Đối tượng tập hợp chi phí, Cổ đông, Ngân hàng, Tài khoản ngân hàng, Thẻ tín dụng, Mã thống kê và Khác. 3.2. Nhập số dư ban đầu Cho phép nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. * Cách thao tác: - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, xuất hiện màn hình sau: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 95 - Chọn tài khoản cần nhập số dư ban đầu. - Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để tiến hành nhập số dư ban đầu cho tài khoản đó. - Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để tiến hành xóa số dư ban đầu cho các tài khoản đó ngay trên màn hình danh sách. Khi NSD thực hiện xóa số dư tài khoản tổng hợp thì sẽ thực hiện xóa hết các tài khoản con. Không cho phép xóa nhiều tài khoản 1 lúc. * Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng Chức năng Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản theo dõi chi tiết theo Đối tượng là Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên. VD: TK 131, 141, 331, Cách thao tác - Tại màn hình nhập số dư ban đầu, NSD kích đúp chuột vào các tài khoản có theo dõi theo đối tượng. - Hoặc kích chuột chọn tài khoản, sau đó nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hay kích chuột phải chọn “Nhập”, xuất hiện hộp hội thoại: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 96 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Tài khoản Lựa chọn các tài khoản thuộc nhóm theo dõi theo tài khoản ngân hàng để nhập số dư Loại tiền Nhập số dư theo nhiều loại tiền khách nhau Mã đối tượng Mã của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên có liên quan đến nghiệp vụ nhập số dư ban đầu Tên đối tượng Tên đối tượng khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên có liên quan đến nghiệp vụ nhập số dư ban đầu Dư Nợ Nhập vào số Dư Nợ đối với những TK có tính chất là Dư Nợ Dư Có Nhập vào số Dư Có đối với những TK có tính chất là Dư Có Nhân viên Cho phép chọn trong trường hợp muốn theo dõi số dư của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp theo từng nhân viên bán hàng hoặc mua hàng ĐT tập hợp CP Cho phép chọn trong trường hợp muốn theo dõi số dư của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp theo từng Đối tượng tập hợp chi phí (Công trình, vụ việc, Đơn hàng) TK ngân hàng Cho phép chọn trong trường hợp muốn theo dõi số dư của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp theo từng tài khoản ngân hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 97 Hợp đồng Cho phép chọn trong trường hợp muốn theo dõi số dư của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp theo từng hợp đồng mua, hợp đồng bán - Chọn tài khoản và loại tiền để nhập số dư - Chọn đối tượng sau đó nhập số dư vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có tùy theo tính chất của tài khoản. - Trong trường hợp muốn theo dõi số dư của đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp theo từng nhân viên bán hàng hoặc mua hàng, theo đối tượng tập hợp chi phí, theo tài khoản ngân hàng, theo hợp đồng, NSD chọn tại các cột tương ứng. - Sau khi nhập số dư cho các đối tượng xong, NSD nhân nút > để lưu lại số dư vừa nhập. * Số dư TK theo dõi chi tiết theo vật tư, hàng hóa, CCDC Chức năng Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo Vật tư, hàng hóa, CCDC. VD: TK 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158. Cách thao tác - Tại màn hình nhập số dư ban đầu, NSD kích đúp chuột vào các tài khoản có theo dõi theo đối tượng tập hợp chi phí. - Hoặc kích chuột chọn tài khoản, sau đó nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hay kích chuột phải chọn “Nhập”, xuất hiện hộp hội thoại: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 98 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Kho Kho chứa vật tư hàng hóa cần nhập số dư ban đầu Nhập theo đơn vị chuyển đổi Cho phép nhập số dư cho vật tư, hàng hóa theo đơn vị chuyển đổi Mã hàng Mã của vật tư, hàng hóa, CCDC cần nhập số dư ban đầu Tên hàng Tên của vật tư, hàng hóa, CCDC cần nhập số dư ban đầu Loại hàng Loại của vật tư, hàng hóa, CCDC cần nhập số dư ban đầu Số lượng Số lượng tồn của vật tư, hàng hóa, CCDC Đơn giá Đơn giá của vật tư, hàng hóa, CCDC Giá trị tồn Giá trị tồn = Số lượng * Đơn giá - Chọn vật tư hàng hóa có cần nhập số dư ban đầu. - Nhập số lượng và đơn giá của vật tư hàng hóa vào các cột tương ứng. - Giá trị tồn kho của vật tư hàng hóa được tự động tính và điền vào cột Giá trị tồn. - Nhấn nút > để lưu lại số dư vừa nhập. Trong trường hợp muốn nhập mã quy cách cho vật tư, hàng hóa, CCDC, NSD nhập số lượng cho vật tư, hàng hóa, CCDC sau đó nhấn F6 xuất hiện hộp thoại cho phép nhập mã quy cách. Trường hợp muốn theo dõi giá trị tồn của vật tư, hàng hóa theo đơn vị chuyển đổi, NSD kích chuột vào “Nhập theo đơn vị chuyển đổi”. Khi đó tại màn hình nhập số sư sẽ bổ sung thêm cột Đơn vị chuyển đổi, Số lượng chuyển đổi và Đơn giá chuyển đổi * Số dư cho các tài khoản khác Chức năng Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản trừ các tài khoản chi tiết theo đối tượng và chi tiết theo vật tư, hàng hóa VD: TK 111, 112, 121, 128, 133, 138, 142, 221, 222, 333, 334, 335, 338, 411, 421, Cách thao tác - Tại màn hình nhập số dư ban đầu, NSD kích đúp chuột vào các tài khoản cần nhập số dư. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 99 - Hoặc kích chuột chọn tài khoản, sau đó nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hay kích chuột phải chọn “Nhập”, xuất hiện hộp hội thoại: Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Loại tiền Nhập số dư theo nhiều loại tiền khác nhau Số tài khoản Số hiệu của các tài khoản không theo dõi chi tiết Tên tài khoản Tên của các tài khoản không theo dõi chi tiết Dư Nợ Nhập vào số Dư Nợ đối với những TK có tính chất là Dư Nợ Dư Có Nhập vào số Dư Có đối với những TK có tính chất là Dư Có ĐT tập hợp CP Chọn Đối tượng tập hợp chi phí khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí TK ngân hàng Chọn Tài khoản ngân hàng khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản chi tiết theo Tài khoản ngân hàng Hợp đồng Chọn Hợp đồng khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản chi tiết theo Hợp đồng - Chọn loại tiền cần nhập số dư. - Nhập vào Dư Nợ hoặc Dư Có tùy theo tính chất của Tài khoản. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 100 - Với các tài khoản chi tiết theo ĐT tập hợp CP, TK ngân hàng, Hợp đồng thì cần chọn chi tiết theo tại các cột tương ứng. - Nhấn nút > để lưu lại số dư vừa nhập. Trường hợp các tài khoản chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí, muốn nhập số dư chi tiết theo từng yếu tố chi phí thì NSD nhấn phím F9 để nhập 4. Nhập dữ liệu chứng từ vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ 4.1. Phân hệ quỹ Phân hệ Quỹ cho phép lập Phiếu thu, Phiếu chi và xem được tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào. 4.1.1. Quy trình của phân hệ Quỹ Chức năng Giải quyết các vấn đề Phiếu thu Cho phép hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và in Phiếu thu trong các trường hợp như: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. - Thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản ký cược, ký quỹ. - Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. - Nhận khoản ký cược, ký quỹ của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt. - Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 101 Phiếu chi Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi trong các trường hợp như: - Xuất quỹ gửi vào tài khoản tại ngân hàng. - Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vào công ty con, góp vốn liên kết. - Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả. - Xuất quỹ sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác. - Sổ quỹ - Xem và in Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN). Khách hàng, nhà cung cấp - Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp liên quan đến hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp. Nhân viên - Khai báo danh sách nhân viên nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp theo từng nhân viên. 4.1.2. Phiếu thu * Các nghiệp vụ được ghi chép trong màn hình này + Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122) + Thu hồi các khoản nợ phải thu Định khoản: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 102 Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 131 Phải thu của khách hàng Có TK 136 Phải thu nội bộ khácb Có TK 138 Phải thu khác (1388) Có TK 141 Tạm ứng + Nhận tiền ngân sách nhà nước thanh toán về các khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339) + Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn, ký cược, ký quỹ hoặc các khoản cho vay về nhập quỹ tiền mặt Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn khác Có TK 128 Đầu tư ngắn hạn khác Có TK 138 Phải thu khác Có TK 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 228 Đầu tư dài hạn khác + Vay ngắn hạn, vay dài hạn Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 311 Vay ngắn hạn Có TK 341 Vay dài hạn + Nhận ký cược, ký quỹ của đơn vị khác bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn) Có TK 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 103 + Các khoản doanh thu tài chính và thu nhập khác bằng tiền mặt Định khoản: - Trường hợp đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 111 Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311) (Tiền thuế GTGT = Thuế suất x Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính ( Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711 Thu nhập khác (Giá chưa có thuế GTGT) - Trường hợp đối tượng chịu thuế GTGT nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Nợ TK 111 Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính (Tổng giá thanh toán) Có TK 711 Thu nhập khác (Tổng giá thanh toán) + Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3381) + Nhận vốn được giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 104 * Thêm mới một Phiếu thu + Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu thu, xuất hiện màn hình danh sách phiếu thu. + Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một Phiếu thu. * Nhập thông tin chung: + Nhập thông tin về đối tượng và địa chỉ, người nộp tiền, lý do nộp tiền và thông tin kèm theo. + Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). * Nhập thông tin chi tiết: - Trang Hạch toán: + Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. + Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Nợ là TK 1111, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. + Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. + Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. + Các cột Đối tượng tập hợp chi phí, Hợp đồng, Mã thống kê người sử dụng có thể chọn nếu phát sinh các hoạt động liên quan đến các mục này. - Trang Thuế: + Nhập giá tính thuế, thuế suất. + Chọn loại hóa đơn GTGT. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 105 + Nhập ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn + ... Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của Phiếu thu vừa lập. NSD cũng có thể thêm mới Phiếu thu bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách phiếu thu, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách Phiếu thu Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. * Sửa Phiếu thu - Tại màn hình chứng từ Phiếu thu, kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sau đó NSD sửa lại các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa Phiếu thu - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện Hộp hội thoại báo xóa, chọn >. 4.1.3. Phiếu chi Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 106 * Các nghiệp vụ được ghi chép trên màn hình này: + Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 Tiền mặt + Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, góp vốn liên doanh Định khoản: Nợ TK 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 221 Đầu tư vào công ty con Nợ TK 222 Vốn góp liên doanh Nợ TK 223 Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 228 Đầu tư dài hạn khác Có TK 111 Tiền mặt + Xuất quỹ tiền mặt đem đi ký quỹ, ký cược Định khoản: Nợ TK 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Nợ TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 107 Có TK 111 Tiền mặt + Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả Định khoản: Nợ TK 311 Vay ngắn hạn Nợ TK 315 Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331 Phải trả cho người bán Nợ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Nợ TK 334 Phải trả người lao động Nợ TK 336 Phải trả nội bộ Nợ TK 338 Phải trả, phải nộp khác Có TK 111 Tiền mặt + Các khoản chi phí khác bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK 627, 641, 642 Chi phí khác phát sinh Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 111 Tiền mặt + Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác Định khoản: Nợ TK 635 Chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 811 Chi phí hoạt động khác Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111 Tiền mặt * Thêm mới một Phiếu chi - Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu chi, xuất hiện màn hình danh sách phiếu chi. - Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một Phiếu chi. * Nhập thông tin chung: - Nhập thông tin về đối tượng và địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi và thông tin kèm theo. - Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 108 * Nhập thông tin chi tiết: - Trang Hạch toán: + Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. + Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ. + Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Có là TK 1111, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. + Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. - Trang Thống kê: NSD chọn từ các cột Đối tượng tập hợp chi phí, Hợp đồng, Mã thống kê nếu có phát sinh các hoạt động liên quan đến các mục này. - Trang Thuế: + Nhập giá tính thuế, thuế suất. + Chọn loại hóa đơn GTGT. + Nhập ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn + ... Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của Phiếu chi vừa lập. * Sửa Phiếu chi - Tại màn hình chứng từ Phiếu chi, kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sau đó NSD sửa lại các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa Phiếu chi - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện Hộp hội thoại báo xóa, chọn >. 4.2. Phân hệ Ngân hàng Phân hệ Ngân hàng cho phép lập và in Séc, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có...; cho phép hạch toán và theo dõi các khoản tiền đang chuyển, các khoản chi tiêu bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp. Đồng thời, cho Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 109 phép NSD kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán... (Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến). Ngoài ra, phân hệ Ngân hàng còn có chức năng Đối chiếu để doanh nghiệp thực hiện đối chiếu giữa số liệu tại sổ kế toán với bảng sao kê của ngân hàng. * Quy trình của phân hệ Ngân hàng Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chức năng Giải quyết các vấn đề Nộp tiền vào tài khoản Cho phép hạch toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng và in Giấy báo Có trong các trường hợp: - Thu tiền của khách hàng bằng tiền gửi. - Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược, nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần, bằng tiền gửi. - Các khoản thu khác bằng tiền gửi ngân hàng. - Séc/Ủy nhiệm chi Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng, lập và in Séc, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt trong các trường hợp: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. - Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền gửi. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 110 - Các khoản chi khác bằng tiền gửi. - Thẻ tín dụng - Cho phép hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền bằng các loại Thẻ tín dụng khác nhau. Ngân hàng trực tuyến - Cho phép kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán... (Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến). Đối chiếu - Cho phép thực hiện đối chiếu giữa số dư của ngân hàng và các chứng từ thu, chi tiền gửi trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Sổ tiền gửi - Xem và in Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN). Khách hàng, nhà cung cấp - Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp có hoạt động thu, chi với doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng. Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để theo dõi việc thu, chi tiền gửi ngân hàng theo từng nhân viên. Tài khoản ngân hang - Khai báo danh mục Tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp mở tại các ngân hàng. Phần mềm cho phép mở nhiều Tài khoản ngân Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 111 hàng tại một ngân hàng. 4.2.1. Danh sách tiền đang chuyển Cho phép nhập và quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan tới việc chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng * Cách thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Tiền đang chuyển\ sẽ xuất hiện màn hình gồm 03 phần: - Thanh tác nghiệp: Gồm các chức năng cho phép thêm nhanh các chứng từ, xem nhanh các danh mục và báo cáo liên quan đến Ngân hàng - Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ với một số thông tin chính như: Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Đối tượng, Nội dung thanh toán, Số tiền và Loại chứng từ. - Các thông tin liên quan: Gồm 02 trang hiển thị thông tin của chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. Tại màn hình danh sách, NSD có thể thực hiện các chức năng: - Thêm: Cho phép thêm mới chứng từ Tiền chuyển đi hoặc Tiền chuyển đến. Để thêm mới chứng từ, kích chuột phải rồi di chuyển đến chức năng “Thêm” và chọn loại chứng từ cần thêm, hoặc kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng trên thanh công cụ và chọn loại chứng từ cần thêm. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 112 - Xem: Cho phép xem chứng từ được chọn trước đó. Để xem chứng từ, chọn chứng từ cần xem sau đó kích chuột phải chọn “Xem”, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Xóa: Cho phép xóa chứng từ được chọn trước đó. Để xóa chứng từ, chọn chứng từ cần xóa sau đó kích chuột phải chọn “Xóa”, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Nạp: Cho phép làm tươi dữ liệu trong danh sách, hoặc thiết lập điều kiện hiển thị cho các chứng từ trong danh sách. Để làm tươi dữ liệu, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. Để thiết lập điều kiện hiển thị chứng từ, kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng trên thanh công cụ - Ghi sổ: Cho phép ghi sổ chứng từ được chọn trước đó. Để ghi sổ chứng từ, chọn chứng từ cần ghi sổ sau đó kích chuột phải chọn “Ghi sổ”, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Bỏ ghi: Cho phép bỏ ghi sổ chứng từ được chọn trước đó. Để bỏ ghi chứng từ, chọn chứng từ cần bỏ ghi sau đó kích chuột phải chọn “Bỏ ghi”, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - In: Cho phép in danh sách chứng từ. Để thực hiện chức năng In, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. 4.2.2. Nộp tiền vào tài khoản * Chức năng Cho phép nhập và quản lý tất cả các nghiệp vụ nộp tiền vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. * Cách thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Nộp tiền vào tài khoản, xuất hiện màn hình gồm 03 phần: - Thanh tác nghiệp: Gồm các chức năng cho phép thêm nhanh các chứng từ, xem nhanh các danh mục và báo cáo liên quan đến tiền gửi. - Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ với một số thông tin chính như Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Đối tượng nộp, Diễn giải, Số tiền và Loại chứng từ. - Các thông tin liên quan: Gồm 02 trang hiển thị thông tin của chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. * Giao diện nhập liệu trên phần mềm Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 113 * Thêm mới một chứng từ Nộp tiền vào tài khoản • Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Nộp tiền vào tài khoản, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ nộp tiền vào tài khoản. • Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ nộp tiền vào tài khoản. • Nhập thông tin chung: - Nhập thông tin về đối tượng và địa chỉ, chọn tài khoản ngân hàng và đánh diễn giải. - Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). • Nhập thông tin chi tiết: Trang Hạch toán: - Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Nợ là TK 1121, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. - Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. Trang Thuế: - Nhập giá tính thuế, thuế suất. - Chọn loại hóa đơn GTGT. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 114 - Nhập ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn - ... • Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ nộp tiền vào tài khoản vừa lập. NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Nộp tiền vào tài khoản bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách chứng từ nộp tiền, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách chứng từ nộp tiền vào tài khoản. Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. * Sửa chứng từ Nộp tiền vào tài khoản - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sửa các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa chứng từ Nộp tiền vào tài khoản - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn >. * In các chứng từ liên quan - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn mẫu chứng từ cần in trong danh sách. - Nhấn nút > để in chứng từ vừa chọn. * Tiện ích - Để thêm nhanh các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, mã thống kê ngay tại màn hình chi tiết của chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ rồi chọn chức năng tương ứng trong danh sách sổ xuống. * Các nghiệp vụ được ghi chép trên màn hình này: + Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 115 Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 Tiền mặt + Nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của doanh nghiệp Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 113 Tiền đang chuyển + Nhận được tiền ứng trước hoặc khi khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, căn cứ giấy báo Có của ngân hàng Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 Phải thu của khách hàng + Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược bằng tiền gửi ngân hàng Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 144 Cầm cố. ký quỹ ký cược ngắn hạn Có TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn + Nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần do các thành viên góp vốn chuyển đến bằng chuyển khoản Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh + Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3388) + Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn bằng chuyển khoản Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 116 Có TK 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn (giá vốn) Có TK 128 Đầu tư ngắn hạn khác Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính (lãi) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311) + Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thu từ hoạt động tài chính, hoạt động khác bằng chuyển khoản Định khoản: - Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ (giá bán chưa có thuế TGT) Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính (khoản thu chưa có thuế GTGT) Có TK 711 Thu nhập khác (thu nhập chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311) - Trường hợp doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (tổng giá thanh toán) Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ (tổng giá thanh toán) Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 Thu nhập khác + Thu lãi tiền gửi ngân hàng Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính 4.2.3. Danh sách Séc/Ủy nhiệm chi Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 117 * Chức năng Cho phép lập và quản lý Séc/Ủy nhiệm chi mà doanh nghiệp đã lập trong kỳ * Cách thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Séc,ủy nhiệm chi, xuất hiện màn hình gồm 03 phần: - Thanh tác nghiệp: Gồm các chức năng cho phép thêm nhanh các chứng từ, xem nhanh các danh mục và báo cáo liên quan đến tiền gửi. - Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ với một số thông tin chính như Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Đối tượng nhận, Diễn giải, Số tiền và Loại chứng từ. - Các thông tin liên quan: Gồm 02 trang hiển thị thông tin của chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. * Thêm mới một chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi • Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Séc/Ủy nhiệm chi, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ séc/ủy nhiệm chi. • Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ nộp tiền vào tài khoản. • Nhập thông tin chung: - Nhập thông tin về đơn vị trả tiền, Đối tượng nhận tiền. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 118 - Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). • Nhập thông tin chi tiết: Trang Hạch toán: - Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Có là TK 1121, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ. - Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. Trang Thuế: - Nhập giá tính thuế, thuế suất. - Chọn loại hóa đơn GTGT. - Nhập ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn - ... • Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ séc/ủy nhiệm chi vừa lập. NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách chứng từ séc/ủy nhiệm chi, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách chứng từ séc/ủy nhiệm chi. Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. * Sửa chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi đã lập - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sửa các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 119 - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn >. * In các chứng từ liên quan - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn mẫu chứng từ cần in trong danh sách. - Nhấn nút > để in chứng từ vừa chọn. * Tiện ích Để thêm nhanh các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, mã thống kê ngay tại màn hình chi tiết của chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ rồi chọn chức năng tương ứng trong danh sách sổ xuống. 4.2.4. Danh sách thẻ tín dụng * Chức năng Thẻ tín dụng là chức năng xử lý khi khách hàng sử dụng thẻ tín dụng để trả tiền cho nhà cung cấp, bao gồm hai việc chính: Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ tín dụng (đọc thẻ) và lập chứng từ xác nhận thanh toán (phiếu thu), chứng từ này sẽ xuất hiện trong phần thu tiền như những chứng từ thu tiền khác. * Cách thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Thẻ tín dụng, xuất hiện màn hình gồm 03 phần: - Thanh tác nghiệp: Gồm các chức năng cho phép thêm nhanh các chứng từ, xem nhanh các danh mục và báo cáo liên quan đến ngân hàng. - Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ với một số thông tin chính như Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Số thẻ, Đơn vị nhận, Diễn giải, Số tiền và Loại chứng từ. - Các thông tin liên quan: Gồm 02 trang hiển thị thông tin của chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 120 8 * Thêm mới một chứng từ Trả tiền bằng Thẻ tín dụng - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Thẻ tín dụng, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ thẻ tín dụng. - Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ thẻ tín dụng. - Nhập thông tin chung: + Nhập thông tin về thẻ tín dụng, đối tượng nhận tiền. + Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). - Nhập thông tin chi tiết: Trang Hạch toán: + Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. + Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ, TK Có. + Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. - Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ thẻ tín dụng vừa lập. Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 121 * Sửa chứng từ Trả tiền bằng Thẻ tín dụng - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sửa các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa chứng từ Trả tiền bằng Thẻ tín dụng - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn >. * In các chứng từ liên quan - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn mẫu chứng từ cần in trong danh sách. - Nhấn nút > để in chứng từ vừa chọn. * Tiện ích Để thêm nhanh các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, mã thống kê ngay tại màn hình chi tiết của chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ rồi chọn chức năng tương ứng trong danh sách sổ xuống. 4.2.5. Danh sách chuyển tiền nội bộ tiền gửi * Chức năng Cho phép nhập và quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc chuyển tiền gửi từ ngân hàng này sang ngân hàng khác, chuyển tiền gửi giữa các chi nhánh trong nội bộ doanh nghiệp. * Cách thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chuyển tiền nội bộ tiền gửi, xuất hiện màn hình gồm 03 phần: - Thanh tác nghiệp: Gồm các chức năng cho phép thêm nhanh các chứng từ, xem nhanh các danh mục và báo cáo liên quan đến ngân hàng. - Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ với một số thông tin chính như Ngày hạch toán, Số chứng từ, Ngày diễn giải, Diễn giải và Số tiền. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 122 - Các thông tin liên quan: Gồm 02 trang hiển thị thông tin của chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. * Thêm mới một chứng từ Chuyển tiền nội bộ Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chuyển tiền nội bộ tiền gửi, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ chuyển tiền nội bộ tiền gửi. - Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ chuyển tiền nội bộ. - Nhập diễn giải cho chứng từ. - Chọn ngày chứng từ và ngày hạch toán. Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ. - Nhập số chứng từ. - Chọn tài khoản ngân hàng chuyển tiền và tài khoản nhân tiền. - Chọn chi nhánh chuyển tiền và chi nhánh nhận tiền - Nhập số tiền chuyển - Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ chuyển tiền nội bộ vừa lập. NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Chuyển tiền nội bộ bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách chứng từ chuyển tiền nội bộ, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách chứng từ chuyển tiền nội bộ. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 123 Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. Đối với các công ty đa chi nhánh, trên giao diện Chuyển tiền nội bộ tiền gửi sẽ xuất hiện thêm thông tin về Chi nhánh chuyển đi và Chi nhánh chuyển đến * Sửa chứng từ Chuyển tiền nội bộ - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để sửa chứng từ. - Sửa các thông tin cần thiết trên chứng từ. - Kích chuột vào biểu tượng để lưu thông tin vừa sửa. * Xóa chứng từ Chuyển tiền nội bộ - Kích chuột vào biểu tượng để bỏ ghi sổ chứng từ (nếu chứng từ đó đã được ghi sổ). - Kích chuột vào biểu tượng để xóa chứng từ. - Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn >. * In các chứng từ liên quan - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn mẫu chứng từ cần in trong danh sách. - Nhấn nút > để in chứng từ vừa chọn. * Tiện ích Để thêm nhanh các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, mã thống kê ngay tại màn hình chi tiết của chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ rồi chọn chức năng tương ứng trong danh sách sổ xuống. 4.2.6. Đối chiếu ngân hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 124 - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Đối chiếu với ngân hàng. - Chọn tài khoản ngân hàng cần đối chiếu - Nhập ngày đối chiếu, chọn loại tiền cần đối chiếu và nhập số dư tại ngân hàng (Số dư tại ngày đối chiếu). - Nhấn nút > để các chứng từ thu chi tiền gửi lên phần Danh sách chứng từ thu tiền và Danh sách chứng từ chi tiền. - Thực hiện tích đối chiếu giữa các chứng từ thu tiền gửi và chứng từ chi tiền gửi - Căn cứ vào Số dư đã khớp lần trước, các chứng từ thu chi đã đối chiếu phần mềm sẽ tính ra số Đã khớp đối chiếu cuối kỳ - Khi Chênh lệch = 0 (So giữa số đã khớp đối chiếu cuối kỳ và số dư tại ngân hàng), nhấn nút > để thực hiện thao tác đối chiếu. - Nhấn nút > để in báo cáo Bảng đối chiếu với ngân hàng. 4.3. Mua hàng Phân hệ Mua hàng cho phép lập và in Đơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn mua dịch vụ,... Chức năng Trả tiền nhà cung cấp cho phép in được chứng từ trả tiền nhà cung cấp như Phiếu chi, Séc/Ủy nhiệm chi.... Đồng thời, cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, phân hệ này còn giải quyết được tất cả các nghiệp vụ phức tạp trong mua hàng như: Mua hàng không qua kho, Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng mua, hàng về trước hóa đơn về sau, mua hàng nhập khẩu có thuế nhập khẩu, có thuế tiêu thụ đặc biệt, Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 125 mua hàng có chi phí mua hàng và tự động phân bổ chi phí mua hàng để tính vào giá trị nhập kho... * Quy trình của phân hệ Mua hàng Chức năng Giải quyết các vấn đề Đơn mua hàng - Cho phép lập và in Đơn mua hàng. Mua hàng - Cho phép lập và in Hóa đơn mua hàng. - Mua hàng trong nước. - Mua hàng nhập khẩu có thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. - Mua hàng về trước, hóa đơn về sau. - Mua hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay. - Mua hàng hóa có theo dõi mã quy cách như số khung, số máy của xe máy, số sim, số IMEI của điện thoại... Nhận hóa đơn - Cho phép khai báo thông tin về thuế và hóa đơn mua hàng của số hàng mua đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 126 Nhập hóa đơn dịch vụ - Cho phép lập và in các Hóa đơn mua dịch vụ như: chi phí mua hàng, dịch vụ điện, nước, điện thoại, Internet, Hàng mua trả lại, giảm giá - Cho phép lập và in Hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ Giảm giá hàng mua. Trả tiền nhà cung cấp - Cho phép thực hiện trả tiền nhà cung cấp, xem và in các chứng từ trả tiền nhà cung cấp (Phiếu chi, Séc/Ủy nhiệm chi...). Tổng hợp công nợ phải trả - Xem và in báo cáo Tổng hợp công nợ phải trả. Sổ chi tiết mua hàng - Xem và in Sổ chi tiết mua hàng Nhà cung cấp - Khai báo danh mục Nhà cung cấp để hạch toán và quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng Nhà cung cấp. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 127 Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý việc mua hàng và trả nợ Nhà cung cấp... qua Nhân viên. Kho - Khai báo danh mục Kho VTHH, CCDC để quản lý VTHH, CCDC theo từng kho. Vật tư hàng hóa - Khai báo danh mục VTHH để quản lý VTHH trong các kho của doanh nghiệp. 4.3.1. Đơn mua hàng Tại màn hình thêm mới Đơn mua hàng, NSD thực hiện: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 128 Chọn thông tin đối tượng nhà cung cấp nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng . Trong trường hợp đối tượng chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng (VD: Công ty Cổ phần Hà Thành). Thông tin về địa chỉ và mã số thuế của nhà cung cấp sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thông tin về đối tượng đã được khai báo trước đó. Nhập nội dung của nghiệp vụ mua hàng vào ô Diễn giải. (VD: Đặt hàng mua của Công ty Hà Thành). Nhập ngày đơn hàng. (VD: 21/03/2012). Nhập số đơn hàng (VD: DMH00001) Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số đơn hàng sẽ tự động tăng lên. Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ NSD có thể chọn điều khoản thanh khoán, ngày giao hàng, hạn thanh toán, phương thức vận chuyển và nhân viên mua hàng (nếu có). • Tại trang Hàng tiền - NSD chọn mã vật tư từ danh sách vật tư hàng hóa đã được khai báo trước đó. (VD: TV_LGPHANG19 và TV_LGPHANG21). - Diễn giải trên phần Hàng tiền chương trình sẽ tự động lấy lên, tuy nhiên NSD vẫn có thể thay đổi nội dung diễn giải. - Nhập số lượng và đơn giá của vật tư được mua. TV_LGPHANG19 Số lượng: 12 Đơn giá: 2.300.000 TV_LGPHANG21 Số lượng: 10 Đơn giá: 3.000.000 • Tại trang Thuế, NSD nhập % thuế suất thuế GTGT (VD: 10%), hệ thống sẽ tự động tính tiền thuế GTGT, mặc định tài khoản thuế là 1331 và một số thông tin khác, NSD có thể nhập một số thông tin trên trang Thống kê (nếu có). Sau khi khai báo xong nhấn vào nút > để lưu giữ Đơn mua hàng vừa lập. 4.3.2. Mua hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 129 * Thêm mới một chứng từ Mua hàng Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ Mua hàng. Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ mua hàng. NSD lựa chọn phương thức thanh toán ngay hoặc chưa thanh toán. • Nhập các thông tin chung: - Chọn đối tượng nhà cung cấp, toàn bộ thông tin về mã, tên, địa chỉ sẽ được chương trình tự động lấy lên. - Nhập người giao hàng (nếu có). - Nhập thông tin phần diễn giải - Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). • Nhập thông tin liên quan: - Lựa chọn hình thức mua hàng là trong nước hay nước ngoài, chọn đơn hàng (nếu có), chọn loại tiền, hạn thanh toán (nếu có), sau đó nhập tên nhân viên mua hàng (nếu có). • Nhập thông tin chi tiết: Trang Hàng tiền: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 130 - Nhập hoặc chọn mã ký kiệu của vật tư, hàng hóa mua về bằng cách nhấn nút ở cột Mã hàng như tronng phần Danh mục\Vật tư hàng hóa đã khai báo trước đó - Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Có là TK 331, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. - Nhập số lượng, đơn giá của từng mã vật tư hàng hóa mua về, hệ thống sẽ tự động tính ra số thành tiền - Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. Trang Thuế: - Thông tin cột Mã hàng và Diễn giải được tự động lấy lên như bên trang Hàng tiền - Nhập thuế suất vào cột % thuế GTGT, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuế GTGT - Nhập hoặc chọn tài khoản Thuế GTGT bằng cách nhấn nút ở cột TK Thuế GTGT. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Thuế GTGT là TK 1331, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. - Ngoài ra NSD có thể nhập một số thông tin khác liên quan như Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn Trang Thống kê: NSD chọn từ các cột Đối tượng tập hợp chi phí, Hợp đồng, Mã thống kê nếu có phát sinh các hoạt động liên quan đến các mục này. Trang Chứng từ chi phí: - Nhập một số thông tin liên quan đến chứng từ phát sinh chi phí như ngày hạch toán, ngày chứng từ, số tiền, nhà cung cấp Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ Mua hàng vừa lập. NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Mua hàng bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách Hóa đơn mua hàng, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách Hóa đơn mua hàng. Trường hợp doanh nghiệp muốn lập chứng từ mua hàng cho nhiều đơn đặt hàng đã được lập trước đó. NSD có thể chọn 1, nhiều hoặc tất cả các đơn hàng đã được lập trước đó bằng cách kích chuột vào biểu tượng Trường hợp hàng mua về gồm nhiều mặt hàng và có phát sinh chi phí mua hàng: nếu NSD muốn thực hiện phân bổ chi phí cho từng mặt hàng thì có thể thực hiện được bằng cách nhấn vào chức năng . Khi đó chi phí mua hàng sẽ được cộng vào giá trị nhập kho của từng mặt hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 131 Trong trường hơp chứng từ mua hàng được lập căn cứ vào đơn mua hàng trước đó, thì toàn bộ thông tin về đối tượng, và vật tư, hàng hóa chương trình sẽ tự động lấy lên. NSD chỉ cần phải nhập các thông tin về Diễn giải, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ. Với các chứng từ mua hàng lập nhưng chưa tích vào “Đã nhận hóa đơn”, thì khi có hóa đơn về, NSD sẽ vào chức năng Nhận hóa đơn trên sơ đồ quy trình phân hệ Mua hàng để ghi nhận thông tin về thuế GTGT. 4.3.3. Mua hàng không qua kho Tại màn hình thêm mới chứng từ Mua hàng không qua kho: NSD lựa chọn hình thức thanh toán là thanh toán ngay bằng Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hay Séc tiền mặt. Trong trường hợp hàng mua về đã có hóa đơn GTGT kèm theo, NSD sẽ tích vào “Đã nhận hóa đơn”. Còn trường hợp chưa có hóa đơn kèm theo thì NSD không tích vào và khi nào có hóa đơn về sẽ vào Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn để thực hiện việc khai báo các thông tin liên quan đến thuế GTGT. Sau đó, NSD chọn tài khoản của đơn vị trả tiền, nếu tài khoản này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng . Trong trường hợp tài khoản này chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng Nhập nội dung của nghiệp vụ mua hàng vào ô Diễn giải. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 132 Chọn đối tượng nhà cung cấp tại phần đối tượng nhận tiền, nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng . Trong trường hợp đối tượng này chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng Nhập tài khoản và ngân hàng của đơn vị nhận tiền để thực hiện chuyển khoản. Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ Nhập số chứng từ (VD: SCK00001). Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên. Chọn hình thức mua hàng là mua hàng trong nước hay mua hàng nhập khẩu. (VD: mua hàng Trong nước) Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ. Nếu muốn theo dõi hoạt động mua hàng chi tiết cho từng đối tượng nhân viên mua hàng thì NSD kích vào biểu tượng và chọn đối tượng. Tại trang Hàng tiền, - NSD chọn mã vật tư, hàng hóa, CCDC mua về, phần diễn giải sẽ được chương trình tự động lấy lên. Tuy nhiên, NSD vẫn có thể thay đổi lại đổi dung diễn giải bằng cách đanh lại nội dung. - Lựa chọn lại tài khoản Nợ, còn tài khoản Có chương trình sẽ tự động lấy lên căn cứ vào việc NSD lựa chọn hình thức thanh toán - Nhập số lượng và đơn giá của vật tư, hàng hóa Tại trang Thuế - Nhập % thuế suất thuế GTGT, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuế GTGT, mặc định tài khoản thuế là 1331 và một số thông tin khác NSD có thể nhập một số thông tin trên trang Thống kê, Chứng từ chi phí Sau khi khai báo xong nhấn vào nút > để lưu giữ chứng từ séc chuyển khoản mua hàng vừa lập. * Các nghiệp vụ được ghi chép trên màn hình này: + Mua nguyên vật liệu, hàng hóa chưa thanh toán, đem vào sử dụng ngay (không qua kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ Định khoản: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 133 - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán) - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 331 Tổng giá thanh toán + Mua nguyên vật liệu, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt, đem vào sử dụng ngay (không qua kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ Định khoản: - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 111 Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 134 - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111 Tiền mặt + Mua nguyên vật liệu, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng, đem vào sử dụng ngay (không qua kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ Định khoản: - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (tổng giá thanh toán) - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 135 - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 311 Vay ngắn hạn (tổng giá thanh toán) - Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 311 Vay ngắn hạn 4.3.4. Mua dịch vụ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 136 * Thêm mới một chứng từ Mua hàng Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua dịch vụ, xuất hiện màn hình danh sách chứng từ Mua dịch vụ Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm mới một chứng từ mua dịch vụ • Nhập thông tin chung: - Nhập thông tin về nhà cung cấp như tên, địa chỉ nhà cung cấp - Nhập nội dung chứng từ mua dịch vụ vào phần diễn giải - Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán và số chứng từ. (Chú ý ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ). - Nhập thông tin chi tiết: Trang Hạch toán: - Nhập hoặc chọn mã dịch vụ bằng cách nhấn nút ở cột Mã dịch vụ như tronng phần Danh mục\Vật tư, hàng hóa đã khai báo trước đó - Nhập nội dung của nghiệp vụ phát sinh vào cột Diễn giải. - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Nợ bằng cách nhấn nút ở cột TK Nợ - Nhập hoặc chọn tài khoản ghi Có bằng cách nhấn nút ở cột TK Có. - Nhập số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào cột Số tiền. Trang Thuế: - Thông tin cột Mã dịch vụ và Diễn giải được tự động lấy lên như bên trang Hạch toán - Nhập thuế suất vào cột % thuế GTGT, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuế GTGT - Nhập hoặc chọn tài khoản Thuế GTGT bằng cách nhấn nút ở cột TK Thuế GTGT. Ở đây hệ thống đã mặc định TK Thuế GTGT là TK 1331, NSD có thể thay đổi mặc định này trong Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định. - Nhập ngày HT thuế GTGT - Ngoài ra NSD có thể nhập một số thông tin khác liên quan như Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn Trang Thống kê: NSD chọn từ các cột Đối tượng tập hợp chi phí, Hợp đồng, tích chọn CP không hợp lý, Mã thống kê nếu có phát sinh các hoạt động liên quan đến các mục này. Sau đó, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để lưu thông tin của chứng từ Mua dịch vụ vừa lập. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 137 NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Mua dịch vụ bằng cách kích chuột phải tại màn hình danh sách chứng từ mua dịch vụ, chọn Thêm hoặc kích chuột vào chức năng trên thanh Tác nghiệp ở màn hình danh sách Chứng từ mua dịch vụ Nếu NSD để tùy chọn là “Cất không ghi sổ” trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, thì sau khi lưu chứng từ phải kích chuột vào biểu tượng Ghi sổ trên thanh công cụ để ghi sổ chứng từ. * Các nghiệp vụ được ghi chép trên màn hình này: + Mua dịch vụ chưa thanh toán Định khoản: Nợ TK 152, 1561, 627, 641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 331 Tổng giá thanh toán + Mua dịch vụ thanh toán ngay bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK152, 156, 627, 641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 111 Tổng giá thanh toán + Mua dịch vụ thanh toán ngay bằng tiền gửi Định khoản: Nợ TK152, 156, 627, 641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 112 Tổng giá thanh toán + Mua dịch vụ thanh toán ngay bằng thẻ tín dụng Định khoản: Nợ TK152, 156, 627, 641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 311, 3388 Tổng giá thanh toán 4.3.5. Nhận hóa đơn * Nhận hóa đơn giá trị gia tăng (Trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau) Định khoản: Nợ TK 1331 Số tiền thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 Ví dụ: Ngày 16/02/2012 phát sinh nghiệp vụ mua Máy in của công ty TNHH Hà Liên, nhưng chưa có hóa đơn GTGT. Khi đó NSD sẽ nhập chứng từ mua hàng như hình minh họa sau: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 138 Đến ngày 20/02/2009, công ty nhận được hóa đơn bán hàng của Công ty TNHH Hà Liên. Giao diện nhập liệu trên phần mềm: Tại màn hình sơ đồ quy trình phân hệ Mua hàng, NSD chọn chức năng Nhận hóa đơn, chương trình xuất hiện hộp hội thoại: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 139 Chọn đối tượng nhà cung cấp bằng cách kích vào biểu tượng . (VD: Công ty TNHH Hà Liên). Chọn hình thức mua hàng (VD: mua trong nước) Chọn khoảng thời gian, sau đó nhấn vào nút >. Trên giao diện hiển thị các chứng từ mua hàng chưa được lập hóa đơ. Tích chọn các chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn sau đó nhấn <<Đồng ý>> chương trình hiển thị thông báo "Cập nhật thông tin hóa đơn thành công" như sau: 4.3.6. Danh sách hàng mua trả lại, giảm giá * Hàng mua trả lại Định khoản: Nợ TK 111, 112, 331 Số tiền hàng mua trả lại Có TK 156 Hàng mua trả lại Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Giao diện nhập liệu trên phần mềm: Tại màn hình thêm mới chứng từ Hàng mua trả lại, NSD thực hiện: Trường hợp lập chứng từ hàng mua trả lại từ các hóa đơn mua hàng đã lập - NSD nhấn chuột vào chức năng , xuất hiện hộp hội thoại chọn chứng từ mua hàng: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 140 - Chọn đối tượng nhà cung cấp bằng cách kích chuột vào biểu tượng . (VD: Công ty quảng cáo ASH). - Chọn chứng từ mua hàng, chọn vật tư hàng hóa trả lại, sau đó kích chuột vào biểu tượng . Khi đó thông tin về chứng từ và vật tư, hàng hóa sẽ được lấy sang phần Danh sách hàng mua trả lại, giảm giá. - Nhấn nút > để quay lại màn hình nhập chứng từ hàng mua trả lại. Hóa đơn Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 141 Nhập lại số lượng hàng sẽ trả lại. Kiểm tra lại các thông tin trên trang hóa đơn, sau đó kích chuột sang trang Phiếu xuất: Nhập thông tin về người nhận lại hàng. (VD: Nguyễn Xuân Trường). Nhập lý do xuất. (VD: Xuất trả lại hàng cho Công ty Phú Thái). Nhập lại số chứng từ của phiếu xuất. (VD: XK00066). - Sau đó nhấn nút > để cất giữ chứng từ hàng mua trả lại vừa lập * Hàng mua giảm giá Định khoản: Nợ TK 111, 112, 331 Số tiền hàng mua trả lại Có TK 156 Hàng mua trả lại Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Giao diện nhập liệu trên phần mềm: Tại màn hình thêm mới chứng từ Hàng mua giảm giá, NSD thực hiện: • Trường hợp lập chứng từ hàng mua giảm giá từ các hóa đơn mua hàng đã lập - NSD nhấn chuột vào chức năng , xuất hiện hộp hội thoại chọn chứng từ mua hàng: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 142 - Chọn đối tượng nhà cung cấp bằng cách kích chuột vào biểu tượng . (VD: Công ty Cổ phần Phú Thái). - Chọn chứng từ mua hàng, chọn vật tư hàng hóa được giảm giá, sau đó kích chuột vào biểu tượng . Khi đó thông tin về chứng từ và vật tư, hàng hóa sẽ được lấy sang phần Danh sách hàng mua trả lại, giảm giá. - Nhấn nút > để quay lại màn hình nhập chứng từ hàng mua giảm giá. - Nhập số lượng hàng được giảm giá và nhập giá trị được giảm tương ứng với từng mặt hàng. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 143 - Kiểm tra lại các thông tin, sau đó nhấn nút > để cất giữ chứng từ hàng mua giảm giá vừa lập. • Trường hợp lập chứng từ hàng mua giảm giá không căn cứ vào các hóa đơn mua hàng đã lập Chọn thông tin nhà cung cấp nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng . Trong trường hợp đối tượng chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng (VD: Công ty TNHH Hà Liên) Nhập nội dung của nghiệp vụ mua dịch vụ vào ô Diễn giải. (VD: Giảm giá hàng mua). Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ (VD: trên phiếu thu này Ngày hạch toán bằng ngày chứng từ là 31/03/2012). Nhập số chứng từ (VD: MGG00003) Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên. Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 144 Tại trang Hàng tiền, NSD chọn mã vật tư, hàng hóa, CCDC mua về (VD: DD_NOKIAN6). Khi đó toàn bộ các thông tin về Kho, Đơn vị tính TK Có sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thông tin khai báo vật tư ban đầu. NSD chỉ cần nhập thông tin về N 331/C 1561, giá trị giảm của hàng mua về, Tại trang Thuế, NSD nhập % thuế suất thuế GTGT, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuế GTGT, mặc định tài khoản thuế là 1331 và một số thông tin khác NSD có thể nhập một số thông tin trên trang Thống kê. Sau khi khai báo xong nhấn vào nút > để lưu giữ chứng từ hàng mua giảm giá vừa lập. 4.3.7. Đối trừ chứng từ * Chức năng: Cho phép tự động bù trừ công nợ giữa các khoản phải trả của nhà cung cấp với các khoản đã trả. VD: Bù trừ giữa chứng từ mua hàng với phiếu chi tiền trả nhà cung cấp hoặc giữa chứng từ mua hàng với chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá. * Cách thao tác: Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ, xuất hiện hộp hội thoại: Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Nhà cung cấp Chọn nhà cung cấp cần đối trừ công nợ Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 145 TK phải trả Chọn tài khoản theo dõi công nợ phải trả Loại tiền Chọn loại tiền hạch toán Chứng từ còn nợ Bao gồm số dư công nợ đầu kỳ và các chứng từ mua hàng phát sinh trong kỳ của nhà cung cấp đã chọn Chứng từ trả tiền Là các chứng từ thanh toán tiền mua hàng như: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, và các chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá Đối trừ Thực hiện đối trừ công nợ giữa các chứng từ đối trừ và các chứng từ đã trả Bỏ đối trừ Bỏ các thao tác đối trừ đã được thực hiện trước đó Kết thúc Đóng hộp hội thoại đối trừ Chọn nhà cung cấp để thực hiện đối trừ chứng từ. Chọn tài khoản phải trả và loại tiền hạch toán. Tích chọn chứng từ còn nợ và chứng từ trả tiền, sau đó nhấn nút <<Đối trừ>>. Trong trường hợp muốn bỏ đối trừ, NSD kích chọn nút >. 4.3.8. Trả tiền nhà cung cấp Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 146 Các nghiệp vụ được ghi chép trên màn hình này: - Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt - Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng - Trả tiền nhà cung cấp bằng thẻ tín dụng 4.4. Bán hàng Phân hệ Bán hàng cho phép lập và in Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng...; cho phép giải quyết các nghiệp vụ như: Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán ; tự động tính lãi nợ cho những khoản nợ quá hạn, in thông báo công nợ đến từng khách hàng; cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. * Quy trình của phân hệ Bán hàng Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chức năng Giải quyết các vấn đề Đơn đặt hàng - Cho phép nhập các đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. Báo giá - Cho phép lập và in báo giá để gửi cho khách hàng. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 147 Tính lãi nợ - Cho phép tính tiền lãi đối với các khoản phải thu đã quá hạn. Thông báo công nợ - Cho phép lập thông báo công nợ và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Bán hàng chưa thu tiền - Cho phép lập và in hóa đơn bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được tiền. Thu tiền khách hàng - Cho phép lập và in chứng từ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Bán hàng thu tiền ngay - Cho phép lập chứng từ thu tiền, hóa đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Hàng trả lại, giảm giá - Cho phép lập và in Hóa đơn hàng bán trả lại, chứng từ Giảm giá hàng bán. Sổ chi tiết bán hàng - Xem và in Sổ chi tiết bán hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 148 Tổng hợp công nợ phải thu - Xem và in báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu Khách hàng - Khai báo danh mục Khách hàng để hạch toán và quản lý việc bán hàng, công nợ theo từng Khách hàng. Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý việc bán hàng và thu tiền Khách hàng... theo Nhân viên. Kho - Khai báo danh mục Kho VTHH, CCDC để quản lý VTHH, CCDC theo từng kho. Vật tư hàng hóa - Khai báo danh mục VTHH để quản lý VTHH trong các kho của doanh nghiệp. Tra cứu nghiệp vụ liên quan đến Bán hàng Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 149 4.5. Kho Cho phép NSD lập Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, chứng từ Lắp ráp, tháo dỡ, chứng từ chuyển kho VTHH, CCDC; cho phép thực hiện điều chỉnh hàng tồn kho, tính giá xuất kho cho VTHH. * Quy trình của phân hệ Kho Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chức năng Giải quyết các vấn đề Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 150 Nhập kho - Nhập kho thành phẩm sản xuất. - VTHH, CCDC xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho. - Nhập kho VTHH, CCDC do vay mượn hoặc được biếu tặng của các doanh nghiệp khác. - Xuất kho - Xuất kho VTHH, CCDC phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong doanh nghiệp. - Xuất kho VTHH đi bán trong trường hợp doanh nghiệp không chọn hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. - Xuất VTHH, CCDC đi góp vốn vào doanh nghiệp khác. Chuyển kho - Doanh nghiệp chuyển VTHH, CCDC từ kho này sang kho khác như: xuất chuyển kho nội bộ, xuất hàng gửi bán đại lý, Lắp ráp tháo dỡ - Lập chứng từ lắp ráp hoặc tháo dỡ thành phẩm. Điều chỉnh tồn kho - Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê VTHH tồn kho, phát hiện thấy VTHH giữa sổ kế toán và tồn kho thực tế bị chênh lệch (thừa hoặc thiếu), khi đó kế toán sẽ tiến hành lập chứng từ điều chỉnh tồn kho (gồm có điều chỉnh về số lượng hoặc điều chỉnh về giá trị). Tính giá xuất kho - Cuối tháng doanh nghiệp thực hiện việc tính đơn giá xuất kho cho các vật tư, hàng hóa tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Thẻ kho - Xem và in thẻ kho Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 151 Vật tư, hàng hóa - Khai báo danh mục VTHH tại doanh nghiệp. CCDC - Khai báo danh mục CCDC tại doanh nghiệp. Kho - Khai báo danh mục kho VTHH, CCDC tại doanh nghiệp để quản lý và theo dõi VTHH, CCDC trong từng kho. Khách hàng, nhà cung cấp - Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp để quản lý việc xuất kho, nhập kho cho từng khách hàng, nhà cung cấp. Nhân viên - Khai báo danh sách Nhân viên có liên quan đến các hoạt động xuất, nhập kho, chuyển kho VTHH, CCDC trong doanh nghiệp. Phòng/Ban - Khai báo danh mục Phòng Ban tại doanh nghiệp để quản lý việc sử dụng VTHH, CCDC tại các Phòng Ban Tra cứu nghiệp vụ liên quan đến kho Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 152 4.6. Tài sản cố định Cho phép khai báo TSCĐ, lập các chứng từ mua TSCĐ (mua trong nước, mua nhập khẩu, mua chưa thanh toán, mua bằng tiền mặt, tiền gửi, thẻ tín dụng), ghi tăng, ghi giảm, điều chỉnh, tính khấu hao TSCĐ; theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng tại doanh nghiệp. * Quy trình của phân hệ Tài sản cố định Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 153 Chức năng Giải quyết các vấn đề Khai báo TSCĐ - Khai báo các thông tin liên quan đến TSCĐ trước khi ghi tăng TSCĐ. Ghi tăng - Mua TSCĐ trong nước, mua nhập khẩu. - Mua TSCĐ chưa thanh toán. - Mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi, thẻ tín dụng. - Ghi tăng TSCĐ do được biếu tặng, được nhận vốn góp hoặc nhận vốn cấp. - Kế toán TSCĐ phát hiện thừa. - Ghi giảm - Nhượng bán, thanh lý TSCĐ. - Góp vốn vào công ty con, công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng TSCĐ. - Kế toán TSCĐ phát hiện thiếu. - TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận theo quy định phải chuyển thành công cụ, dụng cụ. - Điều chỉnh - Điều chỉnh giá trị tính khấu hao - Điều chỉnh số năm tính khấu hao - Điều chỉnh phương pháp tính khấu hao Tính khấu hao - Hàng tháng kế toán thực hiện tính và phản ánh giá trị khấu hao TSCĐ vào tài khoản chi phí đã chọn khi khai báo TSCĐ. Thẻ TSCĐ - Xem và in thẻ tài sản cố định Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 154 Nhà cung cấp - Khai báo danh mục Nhà cung cấp liên quan đến hoạt động mua TSCĐ của doanh nghiệp. Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên có liên quan đến hoặt động mua, ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển TSCĐ. Phòng ban - Khai báo danh mục Phòng Ban tại doanh nghiệp để quản lý việc sử dụng TSCĐ tại các Phòng Ban. * Tra cứu nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ + Mua tài sản cố định nhưng chưa thanh toán Định khoản: - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Nợ TK 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Phải trả cho người bán - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 331 Phải trả cho người bán Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 155 + Mua tài sản cố định thanh toán ngay bằng tiền mặt Định khoản: - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Nợ TK 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 Tiền mặt - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 111 Tiền mặt + Mua tài sản cố định thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng Định khoản: - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Nợ TK 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng - Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 156 Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Nhận vốn góp hoặc nhận vốn cấp bằng tài sản cố định Định khoản: Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh + Tài sản cố định tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành Định khoản: Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 241 Xây dựng cơ bản + Doanh nghiệp nhận tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh Định khoản: Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 Bát động sản đầu tư Có TK 711 Thu nhập khác + Nhượng bán tài sản cố định dùng vào sản xuất, kinh doanh Định khoản: - Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán: Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (Giá trị đã hao mòn) Nợ TK 811 Chi phí khác (Giá trị còn lại) Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 157 Có TK 211, 213, 217 (Nguyên giá) - Ghi nhận doanh thu nhượng bán TSCĐ: + Trường hợp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu từ: Nợ TK 111, 112, 131,... Có TK 711 Thu nhập khác (Giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Trường hợp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 111, 112, 131,... Có TK 7111 Thu nhập khác (tổng giá thanh toán) + Nhượng bán tài sản cố định dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án Định khoản: - Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán: Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (Giá trị đã hao mòn) Nợ TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) Có TK 211, 213, 217 (Nguyên giá) - Ghi nhận doanh thu nhượng bán TSCĐ: + Trường hợp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu từ: Nợ TK 111, 112, 131,... Có TK 711 Thu nhập khác (Giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Trường hợp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 111, 112, 131,... Có TK 7111 Thu nhập khác (tổng giá thanh toán) + Nhượng bán tài sản cố định dùng vào hoạt động văn hóa phúc lợi Định khoản: - Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán: Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (Giá trị đã hao mòn) Nợ TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4313) (Giá trị còn lại) Có TK 211, 213, 217 (Nguyên giá) - Đồng thời phản ánh: Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 158 + Số thu về nhượng bán TSCĐ: Nợ TK 111, 112, Có TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312) Có 3331 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (nếu có) + Số chi về nhượng bán TSCĐ: Nợ TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312) Có TK 111, 112, + Chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ do không đủ tiêu chuẩn ghi nhận Định khoản: Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Nếu giá trị còn lại nhỏ) Nợ TK 242 Chi phí trả trước dài hạn (Nếu giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần) Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn) Có TK 211, 213, 217 (Nguyên giá) + Định kỳ tính, trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác Định khoản: Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6234) Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung (TK 6274) Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 811 Chi phí khác Có TK 214 Hao mòn tài sản cố định 4.7. Tiền lương Cho phép lập bảng chấm công theo giờ hoặc theo buổi, lập bảng lương cơ bản cố định hoặc bảng lương thời gian, lập chứng từ hạch toán chi phí lương, chứng từ chi tiền trả lương, thanh toán thuế TNCN, đóng bảo hiểm (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản). * Quy trình của phân hệ Tiền lương Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 159 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chức năng Giải quyết các vấn đề Chấm công - Cho phép thực hiện chấm công, lập và in bảng chấm công theo giờ hoặc theo buổi. Lập bảng lương - Cho phép lập bảng lương cơ bản cố định hoặc bảng lương thời gian. Hạch toán chi phí lương - Hạch toán các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng theo quy định phải trả cho nhân viên. - Hạch toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí của doanh nghiệp. - Hạch toán các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ vào lương và thu nhập của nhân viên trong doanh nghiệp. Trả lương - Thực hiện trả lương hàng tháng cho nhân viên bằng tiền Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 160 mặt hoặc chuyển khoản. Thanh toán thuế, bảo hiểm - Thực hiện nộp KPCĐ, BHXH, BHYT hoặc nộp thuế thu nhập cá nhân bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Bảng quyết toán lương, thuế, bảo hiểm - Xem và in bảng quyết toán lương, thuế và bảo hiểm của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Phòng/Ban - Khai báo danh sách Phòng Ban tại doanh nghiệp để quản lý và theo dõi tiền lương và thu nhập của các nhân viên theo từng phòng ban. Nhân viên - Khai báo danh sách Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và thu nhập của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Biểu thuế thu nhập - Khai báo biểu thuế suất tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. 4.8. Giá thành 4.8.1. Giá thành (QĐ 15) Với các DN áp dụng QĐ 15, cho phép khai báo danh mục Đối tượng tập hợp chi phí (Sản phẩm, Phân xưởng, Quy trình công nghệ, Công trình, vụ việc, Đơn đặt hàng), danh mục yếu tố chi phí, tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí chung cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo các tiêu thức: Nguyên vật liệu trực tiếp, Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 161 Nhân công trực tiếp, Định mức Tính giá thành tổng hợp và giá thành đơn vị của từng thành phẩm theo các phương pháp tính giá thành: Giản đơn, Tỷ lệ, Hệ số Phân hệ này áp dụng đối với các loại hình doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, tư vấn * Quy trình tính giá thành theo Công trình, vụ việc * Quy trình tính giá thành theo Đơn hàng và Sản xuất liên tục - Kỳ tính giá thành theo công trình, vụ việc - Kỳ tính giá thành theo đơn hàng hoặc sản xuất liên tục - Tập hợp chi phí trực tiếp - Phân bổ chi phí Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 162 - Kết chuyển chi phí - Đánh giá sản phẩm dở dang - Tính giá thành - Nghiệm thu - Định mức phân bổ - Định mức sản phẩm 4.8.2. Giá thành (QĐ 48) Với các DN áp dụng QĐ 48, chương trình cho phép khai báo danh mục Đối tượng tập hợp chi phí (Sản phẩm, Phân xưởng, Quy trình công nghệ, Công trình, vụ việc, Đơn đặt hàng), danh mục khoản mục chi phí, tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí chung cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo các tiêu thức: Nguyên vật liệu trực tiếp, Nhân công trực tiếp, Định mức Tính giá thành tổng hợp và giá thành đơn vị của từng thành phẩm theo các phương pháp tính giá thành: Giản đơn, Tỷ lệ, Hệ số Phân hệ này áp dụng đối với các loại hình doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, tư vấn * Quy trình tính giá thành theo Công trình, vụ việc * Quy trình tính giá thành theo Đơn hàng và Sản xuất liên tục Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 163 - Kỳ tính giá thành theo công trình, vụ việc - Kỳ tính giá thành theo đơn hàng hoặc sản xuất liên tục - Tập hợp chi phí trực tiếp - Phân bổ chi phí - Đánh giá sản phẩm dở dang - Tính giá thành - Nghiệm thu - Định mức phân bổ - Định mức sản phẩm 4.9. Thuế Cho phép NSD lập và in Bảng kê thuế GTGT đầu vào, Bảng kê thuế GTGT đầu ra, Tờ khai thuế GTGT; thực hiện Khấu trừ thuế GTGT đầu vào; cho phép thực hiện nộp thuế, xem và in chứng từ nộp thuế ngay sau khi thực hiện nộp thuế (Phiếu chi, Giấy báo Nợ). * Quy trình của phân hệ Thuế Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 164 Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Chức năng Giải quyết các vấn đề Lập bảng kê mua vào thuế GTGT - Liệt kê tất cả các hóa đơn, chứng từ mua vào trong kỳ để NSD chủ động lựa chọn chứng từ kê lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào chịu thuế GTGT. Lập bảng kê mua vào thuế TTĐB - Cho phép NSD nhập các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu mua vào chịu thuế TTĐB và số thuế TTĐB được khấu trừ. Lập bảng kê bán ra thuế GTGT - Liệt kê tất cả các hóa đơn, chứng từ bán ra trong kỳ để NSD chủ động lựa chọn chứng từ kê lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 165 Lập bảng kê bán ra chịu thuế TTĐB - Liệt kê tất cả các hóa đơn, chứng từ bán ra trong kỳ để NSD chủ động lựa chọn chứng từ kê lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế TTĐB. Khấu trừ thuế - Cho phép thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra. Tờ khai thuế - Xem và in Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT). Nộp thuế - Cho phép thực hiện nộp các loại thuế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, xem và in chứng từ nộp thuế (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi). Nhóm HHDV mua vào - Cho phép khai báo Nhóm hàng hóa dịch vụ mua vào dùng để kê khai lên các nhóm chỉ tiêu trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Ngoài ra trên bàn làm việc của phần mềm còn tich hợp một số tiện ích khác như: Hợp đồng, cổ đông và ngân sách. 5. Thực hiện bút toán tổng hợp cuối kỳ * Thực hiện kết chuyển lãi lỗ vào cuối chu kỳ kinh doanh Định khoản: - Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính - Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái: Nợ TK 635 Chi phí tài chính Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 166 Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 Chiết khấu thượng mại Có TK 531 Hàng bán bị trả lại Có TK 532 Giảm giá hàng bán - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Nợ TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 711 Thu nhập khác Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng hóa, chi phí tài chính, chi phí khác, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 635 Chi phí tài chính Có TK 811 Chi phí khác Có TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - Cuối kỳ kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Có TK 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421 Lợi nhuận chưa phân phối * Giao diện nhập liệu trên phần mềm Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 167 Tại màn hình thêm mới Kết chuyển lãi lỗ, NSD thực hiện: Nhập lý do nộp tiền của chứng từ kết chuyển (VD: Kết chuyển lãi lỗ đến ngày 30/06/2009). Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ. Chương trình sẽ tự động sinh ra các bút toán kết chuyển với giá trị tính đến ngày 30/06/2009. NSD kiểm tra lại các bút toán kết chuyển sau đó nhấn vào nút > để lưu giữ Chứng từ kết chuyển lãi lỗ vừa lập. 6. Kiểm tra và in báo biểu kế toán Lập báo cáo tài chính hợp nhất - Chức năng: Cho phép thiết lập các kỳ cần lập Báo cáo tài chính hợp nhất - Cách thao tác: Vào menu Tiện ích\Lập báo cáo tài chính hợp nhất, xuất hiện màn danh sách Kỳ báo cáo. Gồm 3 cột • Kỳ: Thiết lập kỳ lập BCTCHN • Năm: Năm lập BCTCHN • Diễn giải: Ghi lại những thông tin khác có liên quan đến kỳ lập báo cáo Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 168 Tại màn hình danh sách kỳ báo cáo tài chính hợp nhất, NSD có thể thực hiện các chức năng: - Thêm mới kỳ hợp nhất BCTC - Sửa thông tin của kỳ lập BCTCHN - Xóa kỳ BCTCHN đã lập trước đó - Nạp - In danh sách các kỳ Báo cáo tài chính hợp nhất Bảng cân đối kế toán hợp nhất: Tại màn hình danh sách Kỳ báo cáo, kích chuột phải chọn Lập báo cáo thợp nhất\Bảng cân đối kế toán hợp nhất Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất: Tại màn hình danh sách Kỳ báo cáo, kích chuột phải chọn Lập báo cáo thợp nhất\Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất: Tại màn hình danh sách Kỳ báo cáo, kích chuột phải chọn Lập báo cáo thợp nhất\Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất: Tại màn hình danh sách Kỳ báo cáo, kích chuột phải chọn Lập báo cáo thợp nhất\Thuyết minh báo cáo tài chinh hợp nhất 7. Thực hành Thao tác trên máy và làm các bài tập thực hành về phần mềm MISA. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 169 Câu 1: Lập Bảng lương theo mẫu (trang 4) với danh sách từ 7 đến 10 người. Trong đó lớp trưởng có phụ cấp chức vụ là 0,45; lớp phó có phụ cấp chức vụ là 0,3; phụ cấp khu vực là 0,2; phụ cấp ưu đãi 30% lương tối thiểu theo vùng 3 là 2.100.000 đồng; hệ số lương tùy chọn. Tỷ lệ các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành. (4đ) Câu 2: Cho số liệu như sau: (6đ) 1. Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh toàn phong, hoạt động trong lĩnh vực thương mại và sản xuất, bắt đầu sử dụng phần mền kế toán MISA SME.NET 2012 từ ngày 01/01/2012 có các thông tin sau: Chế độ kế toán : Áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC Ngày bắt đầu : 01/01/2012 Tháng đầu tiên của năm tài chính : tháng 1 Đồng tiền hạch toán : VNĐ Chế độ ghi sổ : Cất đồng thời ghi sổ Tùy chọn lập hóa đơn : Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phương pháp tính giá xuất kho : Bình quân cuối kỳ Phương pháp tính thuế GTGT : Phương pháp khấu trừ 2. Danh mục: 2.1. Danh mục vật tư, hàng hóa: STT MÃ VT, HH Tên VT, HH Loại VT, HH Thuế suất thuế GTGT Đơn vị tính Kho ngầm định TK kho 1 GIẤY_60 Giấy A4 loại 60gr Vật tư 10 Gram 152 152 2 GIẤY_70 Giấy A4 loại 70gr Vật tư 10 Gram 152 152 3 GIẤY_80 Giấy A4 loại 80gr Vật tư 10 Gram 152 152 4 Giấy_CUON Giấy cuộn Vật tư 10 KG 152 152 5 GIAY_CACBON Giấy Cacbon Vật tư 10 KG 152 152 6 MUC_DEN Mực đen Vật tư 10 Hộp 152 152 7 MUC_XANH Mực in màu xanh Vật tư 10 Hộp 152 152 8 HDON Hóa đơn Thành phẩm 10 Quyển 155 155 9 SACH Sách Thành phẩm 10 Quyển 155 155 10 TCHI Tạp chí Thành phẩm 10 Quyển 155 155 Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 170 2.2. Danh mục công cụ dụng cụ: STT MÃ CCDC Tên CCDC Loại CCDC Thuế suất thuế GTGT Đơn vị tính Kho ngầm định TK kho 1 MAY_GHIM Máy dập ghim CCDC 10 Gram 153 153 2 MAY_CAT Máy cắt giấy CCDC 10 Gram 153 153 2.3. Danh mục Tài sản cố định” MÃ TSCĐ Tên TSCĐ Phòng ban Ngày tính khấu hao Thời gian sử dụng (năm) Nguyên giá Hao mòn lũy kế NX1 Nhà xưởng 1 PX1 01/01/2008 10 120.000.000 48.000.000 NX2 Nhà xưởng 2 PX2 01/01/2009 15 180.000.000 36.000.000 MM1 Máy in 1 PX1 12 360.000.000 90.000.000 MM2 Máy in 2 PX2 10 200.000.000 60.000.000 MM3 Máy dập số nhảy PX1 10 70.000.000 21.000.000 MM4 Máy đóng gáy PX2 5 45.000.000 27.000.000 Tổng cộng: 975.000.000 282.000.000 2.4. Danh mục đối tượng tập hợp chi phí: STT Mã đối tượng tập hợp chi phí Tên đối tượng tập hợp chi phí Tên thành phẩm 1 PX1 Phân xưởng 1 Hóa đơn 2 PX2 Phân xưởng 2 Sách Tạp chí 3. Số dư ban đầu: 3.1. Vật tư tồn kho đầu kỳ: STT MÃ VT, HH Tên VT, HH Số hiệu TK Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 GIẤY_60 Giấy A4 loại 60gr 152 Gram 2.500 45.00 112.500.000 2 GIẤY_70 Giấy A4 loại 70gr 152 Gram 3.000 50.000 150.000.000 3 GIẤY_80 Giấy A4 loại 80gr 152 Gram 4.000 55.000 220.000.000 4 Giấy_CUON Giấy cuộn 152 KG 1.500 42.000 63.000.000 5 GIAY_CACBON Giấy Cacbon 152 KG 750 78.000 58.500.000 6 MUC_DEN Mực đen 152 Hộp 50 200.000 10.000.000 7 MUC_XANH Mực in màu xanh Vật tư Hộp 50 250.000 12.500.000 Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Tin học kế toán 171 Tổng cộng: 626.500.