Tin học căn bản - Chương 7: Excel 5.0

Tin học cơ bản - Excel CHƯƠNG VII EXCEL 5.0 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn. - Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán ... - Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ,.... 1.1. Khởi động Excel Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN ). Chọn nhóm làm việc (nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Excel. 1.2. Màn hình Excel Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: 81 Tin học cơ bản - Excel a. Thanh thực đơn (Menu bar) Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đến đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File. b. Thanh công cụ (Standard Toolbar) Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng biểu tượng (icon), các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm: c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar) Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề .... Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiện trên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars . d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành. 82 Tin học cơ bản - Excel e. Một số thuật ngữ Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là: - ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắt đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, ... , IV, có tổng số 256 cột. - ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ 1, có tổng cộng 16.384 dòng. - Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. Ví dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh. - Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thể tăng đến 255). g. Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình. h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, CapsLock, ..... 1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tính a. Di chuyển phím Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím hoặc các tổ hợp phím khác nhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là: ←, →, ↑, ↓ Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dưới tương ứng Ctrl + ←, →, ↑, ↓ End + ←, →, ↑, ↓ Di chuyển tới ô kế không trống Tab Di chuyển qua một ô về bên phải Enter Di chuyển một ô xuống bên dưới Home Di chuyển đến cột A của hàng hiện hành Ctrl + Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính Ctrl + End Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính Page Up Di chuyển lên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình Alt + Page Up Di chuyển về bên trái một màn hình 83 Tin học cơ bản - Excel Alt + Page Down Di chuyển về bên phải một màn hình Ctrl + Page Up Di chuyển đến bảng tính kế tiếp Ctrl + Page Down Di chuyển về bảng tính đứng trước Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định. Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địa chỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn . Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp "Toạ độ hiện hành" (Trên thanh công thức). Nhắp hộp, gõ địa chỉ ô muốn chuyển đến rồi ấn . Ngoài ra có thể nhắp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ tới ô đó. b. Chọn ô - vùng Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối, dạng: :. Ví dụ: A1:E5 Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể một hoặc nhiều vùng) - Chọn một ô : di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột. - Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột - Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng - Chọn một vùng, có các cách sau:  Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối vùng.  Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng  Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối vùng. - Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác. c. Cách nhập các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + -. Một số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó. Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên như sau: ', ", ^, \ . Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys. 84 Tin học cơ bản - Excel Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau: date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ; time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM. Để nhập ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:). Kiểu công thức: Một trong các đặc điểm giá trị nhất của Excel là khả năng tính toán các giá trị bằng cách dùng các công thức. Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầu bởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-). Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ công thức. Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức. Khi gõ xong công thức ấn , kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ), toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4 ... Các toán tử sử dụng trong công thức: - Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm) - Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi) - Toán tử so sánh : = (bằng), (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng) Độ ưu tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ. 1.4. Thoát khỏi Excel Dùng một trong ba cách sau: - Nhắp đúp chuột vào Control menu box . - Vào Menu File/Exit ( hoặc ấn Alt+F,X). - Dùng tổ hợp phím Alt+F4. Nếu văn bản hiện hành có sửa đổi mà chưa ghi vào đĩa thì khi thoát Excel sẽ thông báo: Thoát, có ghi Không thoát Trợ giúp Thoát, không ghi 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH VÀ TRÊN FILE 2.1. Thao tác trên vùng a. Xoá dữ liệu vùng Chọn vùng muốn xoá, gõ phím Del. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn "Clear Contents" b. Hiệu chỉnh dữ liệu bảng tính - Chọn ô cần hiệu chỉnh, gõ F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô đó. 85 Tin học cơ bản - Excel - Sửa xong, gõ c. Lặp lại và huỷ bỏ một lệnh Để lặp lại và huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện, có 2 cách: - Dùng bàn phím: Huỷ bỏ: Vào Menu Edit/ Undo ... hoặc gõ Ctrl+Z Lặp lại: Vào Menu Edit/ Repeat ... hoặc ấn phím F4 - Dùng chuột: Huỷ bỏ: Nhắp chuột vào biểu tượng Undo trên Standard Toolbar Lặp lại: Nhắp chuột vào biểu tượng Redo trên Standard Toolbar Undo Redo d. Sao chép dữ liệu trong bảng tính Sao chép và dán dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần sao chép - Chọn Edit/ Copy hoặc gõ Ctrl+C. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Copy - Chọn ô cần dán dữ liệu đã sao chép - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste; nếu muốn dán một lần thì gõ Enter. Có thể dùng biểu tượng Copy, Paste: Copy Paste Sao chép dữ liệu bằng cách rê và thả chuột. Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình É thì ấn Ctrl đồng thời rê chuột đến vị trí mới. Sao chép dữ liệu với Auto Fill Lệnh Auto Fill có thể sao chép nội dung trong ô đến ô liền kế bên rất nhanh. - Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép. - Đưa con trỏ về nút Fill Handle (dấu + ở góc dưới bên phải của ô chọn). - Nhấn và rê chuột sang các ô kế tiếp, rồi thả chuột ra. e. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp Địa chỉ tương đối (Relative Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách. Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6 86 Tin học cơ bản - Excel - Công thức tại ô C1 là: =A1*B1 Ö Kết quả là 8 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là: =A2*B2 và kết quả là 24 - Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là: =B1*C1 và kết quả là 32 Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối. Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $$. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn. Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau: Công thức: =$C$1/B3 - Số tiền đổi được ghi vào ô C1 - Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ - Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ - Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $ (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc $ (tương đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng. Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5 - Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5 - Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5 - Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5 f. Di chuyển dữ liệu trong bảng tính Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển 87 Tin học cơ bản - Excel - Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut. - Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến. - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste. Hoặc dùng biểu tượng Cut Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình É thì rê chuột đến vị trí mới. 2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô a. Chèn cột, hàng và ô Chèn cột (Columns): - Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện - Chọn Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một cột mới còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải. Chèn hàng: - Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện - Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng mới vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới. Chèn một ô hay một vùng: - Chọn vùng muốn chèn ô trống - Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Xuất hiện hộp thoại - Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải. Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dưới. Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời. Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời. - Chọn OK. b. Xoá cột, hàng và ô Xoá cột: - Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá. Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá hàng: 88 Tin học cơ bản - Excel - Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá. Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá ô hay nhiều ô: - Chọn ô hay vùng muốn xoá - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện: - Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái. Shift Cells Up: dời các ô lên trên. Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn. Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn - Chọn OK. c. Chèn và xoá bảng Chèn bảng Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành. Để chèn một bảng chọn bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet. Xoá bảng Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet. Di chuyển bảng Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới. Tên bảng Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, ... . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên bảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa. Nhắp đúp Sheet tab của bảng tính cần đổi tên. Hộp thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện. Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK. 2.3. Đánh số thứ tự 89 Tin học cơ bản - Excel - Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên. - Chọn vùng cần đánh số thứ tự. - Chọn: Edit/Fill/Series. Xuất hiện hộp thoại: - Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns). - Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện:  Linear : cộng với trị số bước nhảy.  Growth : nhân với trị số bước nhảy.  Date : theo dạng ngày.  AutoFill : theo chế độ điền tự động. - Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy. - Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc. - Chọn OK hay gõ Enter. 2.4. Thao tác trên tệp Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS. a. Lưu trữ tệp trên đĩa - Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp cần lưu trữ. - Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp chuột vào biểu tượng b. Mở một tệp đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở. c. Tạo một tệp mới Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. d. Đóng một tệp: Chọn File/Close. 3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẢNG TÍNH 3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng 90 Tin học cơ bản - Excel - Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp. - Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. 3.2. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ... ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng ... a. Dùng menu Bar - Chọn vùng chứa số cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Number. - Chọn loại trong lớp (Category). - Nháy chuột tại các mẫu trong danh sách Format Codes: Tương ứng là dạng mẫu trong mục Sample. - Chọn OK hay gõ Enter. b. Dùng biểu tượng trên Toolbar Có thể ứng dụng nhanh chóng kiểu định dạng số, dạng tiền tệ, dấu phảy, hay dấu phần trăm bằng cách sử dụng nút định dạng số liệu sẵn thanh công cụ. 91 Tin học cơ bản - Excel Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy Tăng số thập phân Giảm số thập phân Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công cụ, phải chọn ô có chứa số cần định dạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ. Kiểu mã số # Vị trí số thực sẽ hiển thị. 0 Cũng giống như dấu # nhưng ngoại trừ số 0 của phần thập phân để kết hợp với kiểu số đã định dạng. $ Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số. , Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị. . Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị. % Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển thị số đó cùng với ký hiệu phần trăm. 3.3. Định dạng kiểu ngày tháng - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Chọn Tab Number, chọn Date trong Category. - Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes. - Chọn OK Kiểu mã ngày tháng m Tháng không hiện số 0 đứng trước (8). mm Tháng có số 0 đứng trước (08). mmm Tháng có 3 chữ viết tắt (8-Mar). mmmm Tháng với tên đầy đủ. d Ngày không hiện số 0 đứng trước. 92 Tin học cơ bản - Excel dd Ngày có hiện số 0 đứng trước. ddd Ngày có 3 chữ viết tắt. dddd Ngày với tên đầy đủ. yy Năm chỉ hiện 2 số cuối. yyyy Năm hiện đầy đủ 4 chữ số. 3.4. Sắp xếp dữ liệu theo kiểu Alignment - Chọn ô hay vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment. - Chọn mục Horizontal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô: General: Văn bản canh trái còn số canh phải. Left : Văn bản và số đều canh lề trái. Center : Văn bản và số đều canh giữa. Fill : Canh đều nội dung ra hai bên của ô. Right : Văn bản và số đều canh phải. Justify : Khi văn bản được bao trong phạm vi một ô và canh giữa khung các ô. Center Across: Canh giữa văn bản ngang qua các cột. - Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô: Top : Canh trên. Bottom : Canh dưới. Center : Canh giữa. - Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang. - Chọn OK hoặc gõ Enter. 3.5. Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét chữ), Style (nghiêng, đậm, gạch chân, ...) và Size (kích cỡ chữ). 93 Tin học cơ bản - Excel Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells: - Chọn vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font. - Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline và Effects, chọn kích thước chữ trong mục Size. - Chọn OK hay gõ Enter. Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar. 3.6. Tạo khung đường viền Dùng Menu Bar - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border. - Trong mục Border: chọn Outline để vẽ viền quanh vùng ô, chọn Left, Right, Top, Bottom để kẻ viền trái, phải, trên, dưới vùng ô đã chọn. - Trong mục Style: chọn kiểu đường kẻ đơn, kép, nét liền, nét đứt đoạn. - Chọn OK hay gõ Enter. Nhắp chuột để chọn cỡ chữ Canh theo mép phải Nhắp chuột để chọn tên các Font chữ Canh vào giữa ô Canh theo mép tráiKiểu chữ đậm Kiểu chữ nghiêng Kiểu chữ gạch chân 94 Tin học cơ bản - Excel - Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar: 3.7. Định dạng nền dữ liệu - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern. - Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern. - Chọn OK hay gõ Enter. 4. SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL 95 Tin học cơ bản - Excel Các hàm số của Excel là những công cụ tính toán được được lập sẵn để thực hiện các tính toán phức tạp về tài chính, thống kê hoặc phân tích chúng tham gia trong quá trình ra quyết định, lập và thao tác văn bản. Mặc dù có thể gõ vào nhiều hàm số thuộc loại này, nhưng nếu dùng hàm số được lập sẵn, sai số sẽ giảm bớt. Ví dụ: công thức =A3+A4+A5+A6+A7+A8 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A8). Dạng thức tổng quát của hàm =(Danh sách đối số). Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, ... Đối số : có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm. a. Nhập các hàm số Trong Excel có thể dùng vài cách để nhập một hàm số:  Tự gõ tên hàm số.  Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng dữ liệu.  Dùng Wizard hàm số để nhập vào hàm số. Gõ vào các hàm số Hàm phải bắt đầu bởi dấu (=), tên hàm không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Đối số phải đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy. Gõ xong ấn Enter. Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng Để tính tổng các cột hay các hàng liền nhau, ta đặt con trỏ tại ô kế cận vùng cần tính tổng, sau đó nhắp nút AutoSum. Dùng Wizard hàm số: - Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu. - Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất hiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2. 96 Tin học cơ bản - Excel - Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sáng đến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuất hiện nhóm các tên hàm mẫu. - Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name. Ví dụ hàm AVERAGE - Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp. - Chọn các đối số theo quy định của từng hàm. - Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. Chú ý: - Nếu sau bước 1, chọn Finish. Excel đóng hộp thoại và đưa tên hàm lên thanh công thức. Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh công thức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2,...). - Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn. - Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. b. Khảo sát một vài hàm số mẫu Hàm ngày tháng và thời gian  DATE(năm,tháng,ngày) Cho giá trị là một dãy số của ngày tháng cụ thể.  DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =DAY(“10/1/97”) cho kết quả 10 =DAY(B5) cho kết quả 25 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)  MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =MONTH(“10/1/97”) cho kết quả 1 =MONTH(B5) cho kết quả 2 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)  NOW() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng và thời gian hiện tại. Ví dụ: Sử dụng hàm NOW() để nhập 10/8/97 8:30.  TODAY() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng hôm nay. Ví dụ: Sử dụng hàm TODAY() để nhập vào ngày hiện tại như 10/8/97.  Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =YEAR(“10/1/97”) cho kết quả 1997 97 Tin học cơ bản - Excel =YEAR(B5) cho kết quả 1996 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 5/10/96) Hàm số toán học và lượng giác  ABS(N) Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N Ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả 25 =ABS(10-25) cho kết quả 15  COS(N) Cho giá trị là cosin của một số  INT(N) Cho giá trị là phần nguyên của biểu thức số N Ví dụ: =INT(115.15) cho kết quả 115  PI() Cho trị là số Pi (3.14593)  ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ. Nếu n>0 làm tròn về bên phải cột thập phân. Nếu n<0 làm tròn về bên trái cột thập phân. Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000 =ROUND(123.383,2) cho giá trị 123.38 =ROUND(12345.543,0) cho giá trị 12346  SQRT(N) Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0) Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả 5  SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô C8 là: =SUM(C1:C4,C7). Giá trị trả về trong ô C8 là 15. Hàm thống kê  AVERAGE(N1,N2,...) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5. Công thức ở ô C5 là: =AVERAGE(C1:C4). Giá trị trả về trong ô C5 là 4.  COUNT(Giá trị1,Giá trị 2,...) Tính tổng số lượng các số là đối số.  MAX(N1,N2,...) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số.  MIN(N1,N2,...) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số. Hàm văn bản  CONCATENATE(text1,text2,...,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản.  LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường.  TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản.  UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa. Hàm Logic  AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ... ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng. Ví dụ: AND(3>2,4<7) cho giá trị TRUE AND(TRUE,FALSE) cho giá trị FALSE  IF(điều kiện,trị đúng,trị sai) - Điều kiện là một biểu thức logic. 98 Tin học cơ bản - Excel - Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp). - Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi,số, logic) và cũng có thể là một hàm IF.  OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ...): Cho giá trị đúng khi có bất kỳ một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng. Ví dụ: =OR(3>2,5=8) cho giá trị TRUE =OR(1+1=3,2+4=5) cho giá trị FALSE  NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện là đúng. Các hàm tìm kiếm  VLOOKUP(x,Bảng,Cột tham chiếu,Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1. Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1. - Nếu cách dò là 1:  Danh sách ở cột bên trái của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.  Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi).  Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng.  Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. - Nếu cách dò là 0:  Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.  Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi).  Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), mới cho trị là của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao động là: loại A: 20000 đồng/công, loại B: 10000 đồng/công, loại C: 5000 đồng/công. Tiền lương được tính theo công thức: TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông. Ta thực hiện như sau: - Tạo bảng gồm 2 cột: cột A chỉ các loại công lao động (A,B,C) và cột B chỉ số tiền công tương ứng. - Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6 99 Tin học cơ bản - Excel Copy công thức này xuống các ô E7 E8, ... Ta có kết quả: - Nếu công thức ở ô E6 là: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6 thì ta có kết quả: Chú ý: Trong công thức ta dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy.  HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò). Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới: 5. BIỂU ĐỒ BẢNG TÍNH Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và các cột trên đồ thị thành hình khối, đồ thị, ... Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỷ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính. 5.1. Các bước tạo biểu đồ Xét bảng tính dưới đây: Bảng thống kê giá trị xuất khẩu năm 1996 Loại Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Khoáng sản 180000 252000 155000 195000 Nông sản 165000 255455 165000 122000 100 Tin học cơ bản - Excel Thuỷ sản 210000 241255 185000 164600 Lập biểu đồ để so sánh kết quả xuất khẩu giữa các loại trong từng quý và của từng loại qua 4 quý. Trục đứng Z biểu diễn giá trị xuất khẩu theo loại, trục ngang X biểu diễn thời gian: quý 1, quý 2, quý 3, quý 4. Tạo biểu đồ: chọn cả bảng tính, gồm cả các tiêu đề cột và dòng để tạo biểu đồ. Các bước lập biểu đồ: Bước 1: Nhắp chuột vào biểu tượng Chart Wizard: trên thanh công cụ. Khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu (+). Hãy vẽ phác hoạ một vùng trên bảng tính để đặt biểu đồ vào đó bằng cách rê chuột từ góc trên bên trái đến góc dưới bên phải của vùng. Hộp đối thoại sau xuất hiện: Nhắp chuột vào nút Next > để tiếp tục bước 2 Bước 2: Chọn kiểu đồ thị, Excel có 15 kiểu khác nhau, muốn chọn kiểu nào thì nháy chuột vào hình kiểu đó để chọn (ở đây ta chọn kiểu 3-D Column) Nhắp chuột chọn kiểu biểu đồ cần tạo Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 3. Bước 3: Chọn kiểu chi tiết cho kiểu vừa chọn ở bước 2. 101 Tin học cơ bản - Excel Nhắp chuột chọn kiểu tạo biểu đồ Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 4. Bước 4. Đồ thị “nháp”, dựa vào các thao tác ở 3 bước trước, Chart Wizard phác hoạ một đồ thị như sau với các thông số có thể thay đổi được: - Data Series in: chọn Rows (hàng) nếu muốn phân tích dữ liệu theo hàng, chọn Columns (cột) nếu muốn phân tích dữ liệu theo cột. - Use First Row(s) for Category (X) Axis Labels: Sử dụng hàng đầu tiên (trong khối dữ liệu đã chọn) gán nhãn trục X. - Use First Column(s) for Legend Text: Sử dụng cột đầu tiên (trong khối dữ liệu đã chọn) gán giá trị phân tỷ lệ trục Z (trục thể hiện giá trị xuất khẩu). Cuối cùng nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 5. 102 Tin học cơ bản - Excel - Add a Legend?: Có thêm phần chú giải không? Chọn Yes sẽ có khung bên cạnh cho biết cột màu gì là khoáng sản, nông sản, thuỷ sản. Chọn No thì không có khung này. - Chart Title: đặt tiêu đề cho biểu đồ. - Axis Title: đặt tiêu đề cho trục X và Z. Hộp Category (X): gõ tiêu đề trục X. Hộp value (Z): gõ tiêu đề trục Z. Cuối cùng chọn Finish, ta có biểu đồ sau: Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 G Ýa t r Þ Quý BiÓu ®å theo dâi xuÊt khÈu Kho¸ng s¶n N«ng s¶n Thuû s¶n 5.2. Hiệu chỉnh biểu đồ - Chọn: Nhắp chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh, khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. - Di chuyển: Dùng chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vị trí mới - Thay đổi kích thước: dùng chuột rê các nút trên khung viền. - Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ, nhắp đúp chuột trong phạm vi, khi đó Excel cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ.  Muốn chọn thành phần nào, nhắp chuột vào thành phần đó.  Thay đổi kích thước, vị trí của từng thành phần được thao tác như trên.  Muốn định dạng thành phần nào, nhắp đúp chuột vào thành phần đó.  Thay đổi kiểu biểu diễn đồ thị: thực hiện lệnh Format/AutoFormat. 103 Tin học cơ bản - Excel Mục Galleries: chọn nhóm đồ thị. Mục Formats: chọn kiểu đồ thị trong nhóm.  Xoá tiêu đề của biểu đồ: nhắp chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tương tự để xoá tiêu đề của trục X, Z và chú giải.  Để hiệu chỉnh tiêu đề của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục: thực hiện lệnh Insert/Title rồi đánh dấu chọn mục tiêu đề cần hiệu chỉnh. Sau đó nhắp đúp chuột vào tiêu đề cần chỉnh rồi tiến hành hiệu chỉnh. 6. QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH 6.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu (Database) Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc bảng (dòng và cột) để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract. Vùng Database là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên trường phải là kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi một mẫu tin CSDL hay gọi là bản ghi (Record). Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, trích, ... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện. Vùng Extract là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác trích, còn các thao tác tìm kiếm, xoá... không cần dùng đến vùng này. Ví dụ: Ở đây: Vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng A9:D11 là vùng Extract. Để tiện cho việc nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong một danh sách, Excel cung cấp một mẫu dữ liệu (Data Form) để giới thiệu cách tổ chức dữ liệu và tạo nhập dữ liệu dễ dàng hơn và chính xác hơn. Mẫu để trình bày các tên trường, hộp chữ để nhập dữ liệu, nút nhập thêm nút xoá và nút tìm các bản ghi để có thể nhập vào bản ghi mới, hiệu chỉnh bản ghi hiện có, tìm và xoá các bản ghi bằng cách dùng Data Form. 104 Tin học cơ bản - Excel 6.2. Sử dụng hộp đối thoại Data Form Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database. Thực hiện lệnh: Date/Form.... Hộp đối thoại sau hiện ra: Criteria : nhập điều kiện truy tìm. Delete : xoá mẫu tin hiện hành. Restore : khôi phục dữ liệu vừa nhập/xoá. Find Prev: đến mẫu tin trước mẫu tin hiện hành. Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành. Công dụng của các nút lệnh trong khung đối thoại: New : nhập mẫu tin mới.  Ø×: đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hiện hành.  Enter: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành.  PgUp,PgDn: đến mẫu tin đầu/cuối.  Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các khung dữ liệu. Trong đó hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin, có thể sử dụng các phím sau: 6.3. Thao tác tìm kiếm, trích, xoá và sắp xếp a. Tìm kiếm Thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo trước vùng Extract. - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Chọn Data/Filter/Advanced Filter. Xuất hiện hộp đối thoại sau: - Chọn: Filter the List, in place ở mục Action (hiển thị những mẫu tin thoả mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL). - Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp: List Range. - Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range. 105 Tin học cơ bản - Excel - Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin không thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình bày các mẫu tin thoả mãn điều kiện. Chú ý: Sau đó muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin của CSDL, dùng lệnh: Data/Filter/Show All b. Trích - Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria và vùng Extract. - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Chọn Data/Filter/Advanced Filter. Hộp đối thoại như chức năng tìm kiếm hiện ra: - Chọn Copy to Another Location ở mục Action. - Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp: List Range. - Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range. - Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp: Copy to. - Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin không thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract. Nếu chọn Unique Records Only: Các mẫu tin giống nhau trong vùng trích chỉ tồn tại một mẫu tin. Nếu không chọn Unique Records Only: trích đầy đủ các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. c. Xoá Thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo trước vùng Extract. - Thực hiện các bước như thao tác tìm kiếm. - Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria chọn các dòng này và thực hiện lệnh Edit/Delete Row. - Thực hiện lệnh Data/Filter/Show All để trình bày trở lại các mẫu tin bị dấu đi trong thao tác tìm kiếm. d. Sắp xếp dữ liệu Trong Excel có thể sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc cột dọc. Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khoá. Ví dụ, nếu một danh sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tên, cùng tên sắp xếp theo Họ thì khoá thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khoá thứ hai là dữ liệu cột Tên, khoá thứ ba là dữ liệu cột Họ. Các bước để sắp xếp dữ liệu: - Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp. - Thực hiện lệnh Data/Sort. Hộp đối thoại Sort hiện ra: - Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp. Ascending : tăng. Descending : giảm. - Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ hai và thứ tự sắp xếp nếu có. - Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ ba và thứ tự sắp xếp nếu có. - Chọn OK hay gõ Enter. 106 Tin học cơ bản - Excel Chú ý: muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay sắp xếp theo cột, thì chọn Options ... Hộp đối thoại sau hiện ra: Theo hàng Theo cột 6.4. Các dạng vùng tiêu chuẩn a. Tiêu chuẩn số Ô điều kiện có kiểu số. SỐ CON 2 Ví dụ: tiêu chuẩn SỐ CON bằng 2 b. Tiêu chuẩn chuỗi Ô điều kiện có kiểu chuỗi. CHỨC VỤ GD Ví dụ: tiêu chuẩn CHỨC VỤ là "GD": Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc * TÊN H* Ví dụ: tiêu chuẩn TÊN bắt đầu bằng chữ "H" : c. Tiêu chuẩn so sánh Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm: >, <, >=, . SỐ CON >2 Ví dụ: tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2: d. Tiêu chuẩn công thức Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý: - Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng Database. 107 Tin học cơ bản - Excel - Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Ví dụ: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của tên khác "H". TÊN-H TRUE Công thức trong ô điều kiện là: = LEFT(C2,1) "H" Xuất hiện TRUE/FALSE hay 0/1 e. Liên kết tiêu chuẩn Có thể tìm kiếm, xoá hay trích các mẫu tin trong vùng Database bằng cách giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau. - Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao. - Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội. Ví dụ: Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện: SỐ CON bằng 1 và CHỨC VỤ là NV hay SỐ CON lớn hơn 2 và CHỨC VỤ là GD. SỐ CON CHỨC VỤ 1 >2 NV GD 6.5. Filter (Lọc hoặc Tóm lược) dữ liệu trong danh sách Khi cần làm việc với một vùng dữ liệu nhỏ trong danh sách, ta có thể lọc danh sách chỉ có một số bản ghi xuất hiện. Sau đó ta có thể thay đổi, tính toán một phần hay toàn bộ hoặc sao chép dữ liệu đến vị trí khác trong bảng tính. Có thể dùng lệnh AutoFilter để tóm lược nhanh dữ liệu hoặc dùng Custom AutoFilter để tóm lược bằng các ràng buộc theo ý người dùng. Ví dụ: Ta có danh sách Dùng AutoFilter - Chọn một ô trong danh sách cần tóm lược 108 Tin học cơ bản - Excel - Chọn Data/Filter/AutoFilter. Excel sẽ chèn các mũi tên hướng xuống cho mỗi đầu cột liên tiếp trong danh sách. - Nhắp mũi tên hướng xuống trong cột, Excel hiển thị một danh sách chỉ tất cả các khoản mục trong cùng một cột. - Chọn khoản mục cần trình bày. Chọn Blanks để hiển thị ô trống hoặc chọn Noblanks để trình bày lại các ô chứa dữ liệu. - Lặp lại bước 3 và 4 cho các cột cần tóm lược. Excel chỉ hiện thị các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn tóm lược và khi đó ở đầu hàng của bản ghi thích hợp có màu sắc khác. Để trở về tình trạng nguyên thuỷ của danh sách, chọn ALL trong danh sách trải từ trên xuống của mỗi cột. Tạo Custom AutoFilter - Chọn một ô trong danh sách cần tóm lược - Chọn Data/Filter/AutoFilter. - Nhắp mũi tên hướng xuống trong cột có chứa dữ liệu cần tóm lược, chọn Custom, xuất hiện hộp thoại sau: 109 Tin học cơ bản - Excel - Nhắp mũi tên trải xuống của hộp chọn so sánh để chọn kiểu so sánh. Sau đó nhập dữ liệu cần so sánh vào hộp chữ, hoặc nhắp mũi tên để chọn khoản mục cần so sánh. - Để thêm ràng buộc thứ hai, chọn AND hoặc OR. - Chọn OK hoặc gõ Enter. 6.6. Tổng hợp số liệu theo nhóm: Subtotal Trên một danh sách thường có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ theo Thiết bị, Kho bạc, tháng, ... Tính năng Subtotal của Excel dùng để phân tích các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi. Tạo SubTotals - Sắp xếp dữ liệu căn cứ vào trình tự bạn muốn tạo Subtotals. Ví dụ để phát sinh Subtotals dựa vào loại thiết bị, trước hết sắp xếp danh sách theo "Thiết bị".  Chọn khối cần sắp xếp.  Chọn Data/Sort. + ở hộp Sort By: chọn Thiết bị, Ascending. + ở mục My List Has: chọn Header Row.  Chọn OK hoặc gõ Enter. - Chọn một ô trong danh sách cần tóm lược. - Chọn Data/Subtotals, xuất hiện hộp đối thoại Subtotal. 110 Tin học cơ bản - Excel - Trong mục At Each Change in chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp. Ví dụ: chọn trường "Thiết bị". - Trong mục Use Function chọn hàm SUM. - Trong mục Add Subtotals to chcọ dữ liệu cần Subtotals. Ví dụ: chọn trường "Số lượng". - Chọn OK hoặc gõ Enter. Kết quả ta có bảng sau: Chú ý: Mé trái của bảng có các nút điều khiển thứ bậc số liệu: Nếu nháy chuột vào nút số 1, Database chỉ còn mỗi một dòng Grand total. Nếu nháy chuột vào nút số 2, Database chỉ còn lại các dòng Total và một dòng Grand Total ở cuối. Muốn huỷ bỏ tính năng Data/Subtotal trong danh sách, chọn một ô trong danh sách và chọn Data/Subtotals rồi chọn Remove all. 7. IN ẤN 111 Tin học cơ bản - Excel 7.1. Định dạng trang in Chọn File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại sau: a. Chọn mục Page: Để thay đổi hướng in và chọn loại giấy in, .... - Trong Orientation: chọn Portrait để in dọc, Lanscape để in ngang. - Trong Scaling: chọn tỷ lệ in. Thường để 100% normal size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng có thể chọn Fit to 1 page để ép lại cho vừa một trang. - Trong Page size: chọn kích cỡ giấy in. - Trong Print Quality: chọn chất lượng in, càng nhiều dpi chữ càng nét. b. Chọn mục Magins: Để thay đổi lề trang bảng tính. - Top : lề trên - Bottom : lề dưới - Left : lề trái - Right : lề phải - From Edge : khoảng cách từ tiêu đề đến biên trang giấy. - Center on Page: chọn/bỏ canh giữa. Horizontally : canh giữa trang theo chiều ngang. Vertically : canh giữa trang theo chiều dọc. 112 Tin học cơ bản - Excel Chú ý: Ở đây kích thức theo kiểu "inches", muốn thay đổi theo kiểu "cm", ta phải chọn Control Panel - Regional Settings - Measurement System: Metric (đối với Windows 95). Chọn Control Panel - International - Measurement: Metric (đối với Windows 3.11). c. Chọn mục Header/Footer: để tạo chú thích đầu và cuối trang in. - Excel luôn luôn in một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và in một dòng dưới cuối trang gọi là dòng chân trang (Footer). - Mặc nhiên Excel sẽ in tên bảng tính trên Header và in số thứ tự trang dưới Footer. Việc này thường không thích hợp với người sử dụng, do đó để không in hoặc in nội dung khác ở Header và Footer ta chọn mục Custom Header ... và Custom Footer ... để điều chỉnh lại. Cả hai đều dẫn đến một hộp thoại gần như nhau, trong đó ngoài các hướng dẫn còn có các biểu tượng để chọn. Ví dụ chọn Custom Header ..., xuất hiện hộp đối thoại sau: Nội dung nhập vào Header hoặc Footer có thể trình bày một trong ba khu vực: trái, giữa, phải; muốn xuống dòng gõ Enter. Ý nghĩa các biểu tượng: 113 Tin học cơ bản - Excel Nút Tên Dấu hiệu Mô tả Font Không Trình bày hộp thoại Font Số trang &[Page] Chèn số trang Tổng số trang &[Page] Chèn tổng số trang Ngày &[Date] Chèn giờ hiện hành Giờ &[Time] Chèn giờ hiện hành Tên File &[File]Chèn tên file Tên bảng tính &[Tab]Chèn tên bảng tính đang hoạt động d. Chọn mục Sheet: để tắt những đường kẻ phân cách giữa các ô và khai báo vùng chọn in,... - Print Area: nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành. - Gridlines: Bật/tắt những đường phân cách giữa các ô. Thông thường tắt chế độ này. - Notes: Bật/tắt việc in chú thích. - Page Order (thứ tự trang): không nên thay đổi. Down, then Across: in từ trên xuống dưới. Across, then Down: từ trái sang phải, xuống dưới. 7.2. In bảng tính a. Xem bảng tính trước khi in Có thể xem trước dữ liệu khi in để coi nó trình bày đã đúng ý mình chưa, có thể thay đổi cách định lề, độ rộng nếu cần. - Chọn File, Print Preview, hoặc nhắp vào biểu tượng , Excel chuyển qua màn hình xem trước trong trang in và trình bày vùng in như sau: 114 Tin học cơ bản - Excel - Next : di chuyển tới trang sau. - Privious : di chuyển về trang trước. - Zoom : phóng to, thu nhỏ bảng tính. - Print... : mở hộp thoại Print để in. - Setup... : mở hộp thoại Page setup - Margins : Chỉnh lề cho trang - Close : Quay về cửa sổ bảng tính. Sau khi hiệu chỉnh xong, chọn nút Print... để in. b. In bảng tính - Nhắp chuột vào biểu tượng . - Chọn File/Print... hoặc gõ Ctrl+P. Xuất hiện hộp thoại sau: 115 Tin học cơ bản - Excel - Trong Find What: Selection: in vùng được chọn. Selected Sheet(s): in những bảng tính được chọn. Entire Wordbook: in toàn bộ bảng tính có chứa dữ kiện. - Copies: số bản in. - Page Range: phạm vi in. All: in tất cả. Page(s) From: ... To: ...: In từ trang ... đến trang... 116