Tiểu luận Làm việc nhóm như thế nào cho hiệu quả

Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh Trường Đại Học Kinh Tế Khoa Quản Tri Kinh Doanh –&— TIỂU LUẬN LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ GVHD : Th.s NGUYỄN VĂN THỤY Nhóm : 5 Lớp : QTKD Khoá: VB2_K 11 Tp.HCM, tháng 10 năm 2008 MỤC LỤC Trang Phần I: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN …3 1.1. Khái niệm nhóm …3 1.2. Tại sao nên làm việc nhóm……………………………………………………………………………………………………4 1.3. Các giai đoạn phát triển của nhóm ……………………………………………………………………………………6 1.4. Phân loại nhóm.………………………………………………………………………………………………………………………….7 Phần II: LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ 9 2.1. Xây dựng nhóm như thế nào cho hiệu quả 10 2.2 KỸ NĂNG GIAO TẾP TRONG NHÓM ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 17 2.3. TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUA Û 21 2.4. GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN/ XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 25 2.5. .RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM 27 2.6. KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH TRONG NHÓM 28 2.7. CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM 29 Phần III: THỰC TRẠNG LÀM VIỆC NHÓM Ở VIỆT NAM 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 Phần 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I. KHÁI NIỆM NHĨM 1. Định nghĩa: Nhĩm là tập họp những cá nhân thõa 4 yêu cầu sau: - Cĩ từ 2 thành viên trở lên - Cĩ thời gian làm việc chung nhau nhất định - Cùng chia sẽ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến 1 mục tiêu cả nhĩm kỳ vọng. - Hoạt động theo những quy định chung của nhĩm. 2. Vai trị và hiệu quả của nhĩm - Hoạt động nhĩm mang lại những hiệu quả mà từng cá nhân khơng thể làm được hay làm được mà hiệu quả khơng cao. - Hoạt động nhĩm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua qua những cản trở của cá nhân, xã hội để /hồn thành được các kết quả/mục tiêu cao hơn. Đồng thời kéo theo kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhĩm - Việc hợp tác của mộtt nhĩm nhỏ các thành viên trong cơ quan, cơng ty, hay xã hội tạo tiền đề để phát triển tốt các nhĩm nhỏ khác xung quanh cộng đồng. Vì các nhĩm phát triển sau học hỏi những kinh nghiệm từ nhĩm ban đầu. Ghi chú : Số thành viên tốtt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thơng thường là 4- 15 người - Nhĩm quá ít thành viên sẽ khơng phát huy đượcc hiệu quả của nhĩm vì khơng cĩ nhiều người đĩng gĩp ý kiến hay thực hiện cơng việc. - Nhĩm quá đơng sẽ khĩ đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do trong nhĩm cĩ nhiều người khác nhau cĩ ý kiến, quan điểm khác nhau. II. TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHĨM? - Hiểu được những lợii ích của nhĩm và làm việc nhĩm - Những thuận lợi và khĩ khăn khi làm việc nhĩm Tại sao phải làm việc nhĩm 1. Lợi ích của nhĩm - Tận dụng những năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể. - Ảnh hưởng cảu nhĩm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt. - Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng tồn diện hơn, do cĩ nhiều thành viên khác nhau, cĩ kinh nghiệm và kiến thức khác. - Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhĩm khắc phục những khĩ khăn đang gặp phải. 1.1 Tình huống Một nhĩm 7 người đứng xếp hàng gần nhau, cùng quay mặt về một phía, tay Người này chồng qua vai người kia. - Lần 1: Nhĩm cử ra 1 người nhĩm trưởng để hơ khẩu lệnh “ bước lên trước 1 bước”, và tất cả các nhĩm viên nghe và làm theo mệnh lwjnh của nhĩm trưởng. Kết quả: Cả hàng tiến về trước 1 bước - Lần 2: nhĩm cũng làm như lần 1, nhuưng lần này yêu cầu 1 thành viên trong nhĩm “cố tình khơng bước”, để cho các nhĩm viên khác ‘kéo” mình đi theo. Khi nghe khẩu lệnh “bước lên trên 1 bước” từ nhĩm trưởng. Cả nhĩm đều bước (trừ 1 thành viên). Kết quả: Cả nhĩm vẫn đi về trước 1 bước, mặc dù cĩ 1 thành viên khơng bước (bị các thành viên khác “lơi” đi). Kết luận: Lần 1: Nhĩm đồng lịng, hiệu quả cao Lần 2: cĩ 1 người trong 7 người khơng đồng lịng, cả nhĩm vẫn tiến lên được, và kéo theo thành viên khơng đồng lịng - Tập thể sẽ “kéo” được một vài cá nhân yếu, để cùng phát triển và đạt mục tiêu - Cá nhân phải phục tùng tập thể 2. Những thuận lợi của làm việc nhĩm - Chia sẽ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh nghiệm xã hội. - Nhĩm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khĩ khăn của từng cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt các mục tiêu chung của nhĩm. - Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân cĩ thể thay đổi theo chiều hướng tốt trong bối cảnh nhĩm do yêu cầu cơng việc vai trị của thành viên. Sau thời gian tham gia hoạt động nhĩm, từng thành viên cảm thấy họ tự “ lớn lên” ở nhìêu mặt, kinh nghiệm, kiến thức, hay kỹ năng. Ví dụ: Phát biểu trước đám đơng khơng cịn run, học được cách quản lý thời gian. - Trong một nhĩm, mỗi thành viên là một ngưới giúp đỡ tiềm năng hay là “một thiên tài nằm trong lá ủ”. Mỗi người là một nhân tài, nếu mơi trường hoạt động của nhĩm của nhĩm thích hợp với từng cá nhân, sẽ tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt động, suy nghĩ và làm việc. Kết quả sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá nhân. - Mơi trường nhĩm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo sự “hưng phấn” trong cơng việc và suy nghĩ cho mỗi thành viên. 3. Những bất lợi làm việc nhĩm - Nhĩm cần cĩ sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân như: đĩng quỹ, xây dựng nội quy, trang thiết bị, thời gian làm việc chung…..Nên mỗi cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng buộc trong một số hồn cảnh.Ví dụ: + Họp nhĩm lúc 7g30 tối, đúng vào thời điểm bạn muốn xem chương trình thời sự của đài truyền hình Việt nam, một chương trình mà bạn thích nhất. + Phải đĩng quỹ hoạt động, tốn tiền, đơi khi cá nhân phải hy sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích cá nhân vì nhĩm. Trong khi thảo luận phân chia cơng việc sẽ cĩ một số cá nhân phải “hy sinh” một phần cá nhân về lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn thực hiện các mục tiêu chung của nhĩm. Ví dụ: + Bạn muốn đi ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, nhưng đa phần các thành viên đề nghị đi ăn lẩu hải sản. Bạn phải chấp nhận đi ăn lẩu hải sản mà khơng được ăn mĩn sở trường là vịt nấu chao. + Cơng ty phân cơng cả nhĩm đi cơng tác trong tất cả các huyện trong tỉnh An Giang bằng xe gắn máy. Khơng ai chịu đi huyện An Phú, vì phải qua phà và đi xa. Nhưng bạn bốc thăm trúng huyện An Phú, bạn phải đi huyện An Phú, xa hơn các bạn khác. – Một số cá nhân miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhĩm, khi trong nhĩm cĩ sự phân chia bè phái tiêu cực. Trong thực tế, nhũng nhĩm quản lý khơng tốt, sự hình thành các bè phái trong nhĩm, nhất là các nhĩm làm việc liên quan đến kinh tế, tiền bạc, hay chức vụ… Khi biểu quyết, ý kiến được chấp thuận cho cả nhĩm là ý kiến của nhĩm nào cĩ đơng thành viên hơn trong bè phái. Nên mặc dù quyết định đưa ra gọi là quyết định nhĩm, nhưng thực chất nĩ là quyết định của một số đơng người trong nhĩm mà thơi. - Các vấn đề riêng tư cá nhân thường được tiết lộ trong nhĩm, gây nên những chuyện khơng hay trong quan hệ, xử sự lẫn nhau trong nhĩm. Do hiểu thơng tin lẫn nhau khơng rõ, mất cân đối, nên một số thành viên thường tiết lộ một số thơng tin cá nhân khơng cần thiết cho các nhĩm viên, nhưng khơng ngờ nhĩm viên này lại dùng những thơng tin trên vào mục đích khơng lành mạnh. –Một số cá nhân sẽ thiệt thịi khi họ“quá hiền” hay khi nhĩm trưởng khơng cĩ sự quan tâm hết các thành viên hay khi nhĩm quá đơng thành viên. Trong thực tế, cĩ những cá nhân do cĩ địa vị xã hội thấp hơn những cá nhân khác, hay do bản tính hiền, ít nĩi, hay cĩ tính dễ dàng chấp nhận “ ai sao tơi vậy”…. Họ thường khơng dám đưa ra ý kiến hay khơng đưa ra ý kiến. Ghi chú : -Cĩ nhiều dạng nhĩm khác nhau. -Mỗi nhĩm cĩ những thuận lợi và khĩ khăn riêng. -Nhĩm khác nhau về mục tiêu sẽ cĩ những hoạt động khác nhau. III. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM Bước tiền đề Giai đoạn 1 Hình thành Giai đoạn 2 Xung đột Giai đoạn III Bình thýờng hĩa Giai đoạn IV Vận hành Giai đoạn V Thối trào 1) Giai đoạn thành lập: Giai đoạn tìm hiểu, tham dị nhau - Giai đoạn này mọi thành viên trong nhĩm đều mới biết nhau hay làm việc với nhau . Những thơng tin mà người này biết về người kia thường khơng đầy đủ, đang trong quá trình cập nhật. - Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhĩm thăm dị nhau , đánh giá khả năng của nhau.Các thành viên thường tìm thơng tin của các cá nhân khác và so sánh với chính bản thân mình , từ đĩ tìm ra các phương thức hoạt động cụ thể. Chú ý : Đây cũng là giai đoạn các thành viên cần được sự giải thích rõ ràng về các quy định, nội quy nhĩm và các tình hình khác trong nhĩm. 2) Giai đoạn “bão táp “ giai đoạn cạnh tranh xác định từng cá nhân trong nhĩm. - Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhĩm tìm mọi cách để thể hiện khả năng tốt nhất, nổi trội nhất của mình với các thành viên. - Đây là giai đoạn dễ phát sinh bè phái, những nhĩm nhỏ trong nhĩm hay một số cá nhân sử dụng “ nhiều cách thức” khác nhau để đạt được các ý đồ mục đích mà từng cá nhân mong muốn . - Nếu sự cạnh tranh này mang tính chuyên mơn thì nhĩm sẽ phát triển tốt , vì sau cạnh tranh nhĩm sẽ phân cơng được các thành viên “đúng người, đúng việc” . Ví dụ: Cĩ 2 người muốn dạy mơn “kỹ năng giao tiếp “ cả 2 người đều trình bày các ý tưởng đề cương giảng dạy cho các thành viên khác đánh giá , cuối cùng nhĩm sẽ chọn người nào tốt hơn để dạy mơn giao tiếp. - Nếu sự cạnh tranh mang tính cá nhân, khơng lành mạnh , trong nhĩm sẽ xuất hiện mâu thuẫn gây nên những tư tưởng bất mãn trong nhĩm. Ví dụ: Nhĩm được thưởng chuyến du lịch Thái Lan trong 3 ngày .Một số cá nhân bắt đầu mang quà cáp hay tìm cách tiếp cận nhĩm trưởng để xin 1 xuất du lịch trong khi xuất du lịch đĩ đáng lẽ dành cho 1 cá nhân khác xuất sắc hơn. 3) Giai đoạn ổn định : Giai đoạn chấp nhận sự khác biệt của nhau, mơi trường thay đổi. - Các thành viên tìm hiểu nhau ở mức độ sâu hơn , hiểu nhau về cá tính và khả năng . -Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhĩm bằng những khả năng, kỹ năng , hay kinh nghiệm nhằm định đích cho sự phát triển chung của nhĩm. - Cá nhân yếu sẽ tự rút lui trong các cuộc tranh chấp khẳng định vị thế, họ tìm cho mình một hướng đi mới, một lĩnh vực mới trong nhĩm. - Giai đoạn này đơi khi phải thay đổi các phương pháp để đạt mục tiêu cho phù hợp với tình hình mới, vì cĩ nhiều thành viên mới thể hiện những khả năng mới và cách làm hay giúp cả nhĩm đạt mục tiêu dễ hơn những phương pháp trước đây. 4) Giai đoạn trưởng thành : Giai đoạn chia sẽ lãnh đạo và trách nhiệm . - Từng cá nhân trong nhĩm cĩ chỗ đứng thích hợp .Hiểu nhau sâu sắc hơn, quen dần với cơng việc, sự phối hợp nhau nhịp nhàng hơn , nên kết quả cơng việc được giải quyết nhanh , gọn , hiệu quả cao. - Cĩ sự hình thành thứ bậc, ngơi vị trong nhĩm - Các thành viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới từ thực tiễn cơng việc hay từ kinh nghiệmcủa các thành viên. 5) Giai đoạn kết thúc : Khi các mục tiêu của nhĩm đã đạt. - Cả nhĩm cùng vượt qua các khĩ khăn để đạt các mục tiêu đề ra IV. PHÂN LOẠI NHÓM 1. Các nhĩm chính thức Các nhĩm chính thức là những nhĩm cĩ tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện cơng việc cĩ tính thi đua, và cĩ phân cơng rõ ràng. Họ cĩ cùng chung tay nghề chuyên mơn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án riêng của họ. 2. Các nhĩm khơng chính thức: Những nhĩm người nhĩm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc cĩ tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như: - Các nhĩm thực hiện theo dự án theo thời vụ, - Các nhĩm linh động bàn thảo chiến lýợc hay cần dàn xếp từng vụ việc, - Các nhĩm nĩng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo, - Những lực lýợng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn 3. So sánh các nhĩm chính thức và khơng chính thức Nhĩm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nĩ về các mặt như: các quy tắc của cơng ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thơng lệ. Cũng thế, các nhĩm khơng chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp cĩ thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn. Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay khơng chính thức, việc lãnh đạo nhĩm luơn phải hướng về các thành quả và cĩ sự phối hợp giữa các nhĩm với nhau Phần 2 LÀM VIỆC NHÓM NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ I. XÂY ĐỰNG NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUẢ Đối xử công bằng dối với các thành viên Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Đối với người lãnh đạo nhĩm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhĩm, luơn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng nhĩm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho...Sự khác nhau giữa hai nhĩm làm việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo Để nhóm làm việc hiệu qủ, nhóm trưởng nên thực hiện 10 lời khuyên sau : 1. Làm rõ sự trơng đợi: Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhĩm, hãy truyền đạt một cách rõ ràng sự trơng đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành viên của nhĩm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhĩm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.2. Bối cảnh: Để các thành viên trong nhĩm hiểu được vì sao họ cĩ mặt trong nhĩm. Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhĩm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhĩm để hồn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức?3. Sự giao phĩ: Làm thế nào để mỗi thành viên lơi cuốn vào cơng việc chung của nhĩm? Làm thế nào để họ cảm thấy nhĩm của họ cĩ một sứ mệnh rất quan trọng và luơn cố gắng hết năng lực để hồn thành tốt nhiệm vụ chung của nhĩm, và trơng chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhĩm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhĩm thấy trước được sự cơng nhận về những đĩng gĩp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhĩm. Để mỗi thành viên của nhĩm bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến.4. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhĩm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luơn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhĩm. Nếu khơng, hãy làm cho các thành viên của nhĩm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đĩ là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hồn thành sứ mệnh.5. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhĩm đảm nhận mỗi cơng việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hồn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đĩng gĩp, đo lường được qui trình mà nhĩm đã thực hiện để hồn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhĩm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhĩm đã sáng tạo.7. Sự hợp tác: Nhĩm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trị và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của nhĩm là những vị lãnh đạo và những vị quan tịa của nhĩm. Họ cĩ quyền giải quyết mọi vấn đề của nhĩm, đưa ra phương pháp cải thiện cơng việc, đặt mục tiêu và cĩ chung quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhĩm hợp tác với nhau để hồn thành nhiệm vụ.8. Sự liên lạc: Làm sao để nhĩm cung cấp và được cung cấp những thơng tin quan trọng về hoạt động chuyên mơn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhĩm cĩ sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhĩm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào.9. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luơn quan tâm đến sự thay đổi. Hãy để nhân viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới.10. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhĩm cảm thấy họ cĩ nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhĩm. Là những phần thưởng và sự cơng nhận được đáp ứng khi họ thành cơng. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhĩm hay cho cá nhân nào cĩ thành tích nổi bật, lúc đĩ hãy đề phịng hoặc đưa ra giải pháp nếu cĩ sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và cơng bằng 2.3.1. Một nhóm lý tưởng ( làm việc hiệu quả) cần có các thành viên sau đây: a) Người góp ý: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhĩm.  Khơng bao giờ thoả mãn với phýõng sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy đýợc các mặt yếu trong đĩ. Luơn địi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Tạo phương sách chỉnh lý khả thi Một nhĩm cĩ thành viên phản biện thì hiệu quả làm việc cao hơn Cĩ người cho rằng” nhất ngồi ỳ, nhì đồng ý” cho nên việc cĩ thành viên phản biện trong nhĩm sẻ khơng những khơng ảnh hưởng đến kiệt quả theo chiều tiêu cực mà là ngược lại nếu biết vận dụng tốt. b) Những ” ngôi sao” Tạo ra một bầu khơng khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội. c) Người bổ sung: Đảm bảo nhĩm hoạt động trơi chảy Suy nghĩ cĩ phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Cĩ trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc. Cĩ khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại. d) Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhĩm  Người cĩ ngoại giao và phán đốn đúng các nhu cầu của người khác Gây được sự an tâm và am hiểu  Nắm bắt đúng mức tồn cảnh hoạt động của nhĩm Chín chắn khi xử lý thơng tin, đáng tin cậy e) Người điều phối: Lơi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết Hiểu những nhiệm vụ khĩ khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận được những ưu tiên. Cĩ khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Cĩ tài giải quyết những rắc rối. d) Người tham gia ý kiến: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của tồn nhĩm Luơn cĩ những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ khơng là những tai hoạ e) Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao  Luơn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.Nghiêm túc, đơi khi cịn cần tỏ ra mơ phạm, chuẩn mực. Phán đốn tốt về kết quả cơng việc của mọi người. Khơng chần chừ đưa vấn đề ra. Cĩ khả năng phân tích và tìm ra sai sĩt. 2.3.2. Để là một thành viên nhĩm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau: Hãy đúng giờ, điều đĩ giúp cho các thành viên khác trong nhĩm làm việc khơng phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn. Luơn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nĩi chuyện về những chủ đề khơng liên quan, gây lỗng chủ đề, thiếu tập trung. Hãy nghĩ mình là một phần của nhĩm chứ khơng phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhĩm chứ khơng phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luơn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người. Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nĩi. Nếu cĩ gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc. Hãy đồn kết để đạt đến mục tiêu chung. Khơng ai cĩ đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ cĩ là họ đĩng gĩp được nhiều hay ít mà thơi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, khơng phải bằng cảm xúc. Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn cĩ thấy nĩ thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thơi, đừng chỉ trích riêng ai cả. Hãy luơn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lịng của cả nhĩm, kể cả những cá nhân cĩ ý kiến bị bác bỏ. Việc này khơng thể nhanh chĩng đạt được mà phải cần cĩ thời gian. Hãy cố gắng tơn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung. II. KỸ NĂNG GIAO TẾP TRONG NHÓM ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Lý thuyết Johary trong họat động nhóm: Cửa sổ Johary được phát minh bởi 2 nhà phát minh JOSHEPH LUFT và HARRY INGHAM. Họ đã nghiên cứu và kết luận rằng mỗi cá nhân, mỗi con người được chia thành 4 vùng hay 4 cửa sổ Vùng chung hay vùng mở Vùng mật hay vùng kín Vùng mù hay vùng ngạt Vùng tối hay vùng tương lai Tìm hiểu - chấp nhận nhau Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên trong nhĩm tìm hiểu thơng tin của tất cả các thành viên trong nhĩm, tạo sự gần gũi nhau trong cơng việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc… nhằm đạt được mục tiêu chung của nhĩm. Ví dụ: Tìm hiểu về cá tính của thành viên, động cơ hợp tác , nghề nghiệp, kinh nghiệm bản thân, hơn nhân, tình yêu, tơn giáo, quan niệm, số nhà, số điện thoại, email… * Những thơng tin cần chú ý khi tìm hiểu nhĩm Nhĩm gì? Xác định mục tiêu/ tiêu chí , hoạt động chính của nhĩm này làm gì Ví dụ: Nhĩm phát triển sản phẩm mới, nhĩm nghiên cứu thị trường , nhĩm học tập, nhĩm nấu ăn, nhĩm du lịch,nhĩm sống vui, nhĩm nokia, nhĩm @... -Thành viên của nhĩm là ai? Tìm hiểu thơng tin chung về các thành viên như: giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên mơn, tơn giáo, cá tính… - Các quy định, nội quy nhĩm: Tìm hiểu các quy định của nhĩm như : số lượng thành viên, nguyên tác hoạt động, nguyên tắc đĩng gĩp quỹ, thời gian họp và làm việc chung. - Mục tiêu cần đạt được của nhĩm : Mục tiêu chung của nhĩm cần đạt được là gì? để đạt được các mục tiêu đĩ, địi hỏi những điều kiện về tài chính , kỹ năng , kinh nghiêm gì?... - Các thơng tin cá nhân như: ngày sinh nhật, ngày cưới, những ngày quan trọng trong gia đình, sở thích cá nhân… - Quan điểm của nhĩm là gì? - Phương thức hoạt động của nhĩm cơ cấu , vai trị , trách nhiệm, mối quan hệ bên trong và bên ngồi nhĩm, các hoạt động nào được sử dụng, cách thức tổ chức… * Chấp nhận nhau - Mỗi cá nhân đều cĩ mặt mạnh yếu hay dở khác nhau. Nên chúng ta khơng nên cầu tồn mà phải chấp nhận nhau. Đừng quá quan tâm đến cá tính của người khác, chỉ nên quan tâm đến mục tiêu hoạt động của nhĩm. - Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc. Khơng nên nhìn vào các khuyết điểm và hạn chế về một cá nhân trong nhĩm và mục tiêu chung của nhĩm . - Nên quan tâm vào mục tiêu chính khi tham gia nhĩm là gì.Khơng nên quá quan tâm về tín ngưỡng, tơn giáo, quan niệm, hay lịng tin của một cá nhân trong nhĩm Kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin 4. III. TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP NHÓM NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUẢ 1. Một buổi họp nhóm hiệu quả cần 2 yếu tố 5.2.Các yếu tố để tiến hành họp nhóm hiệu quả 5.3. Cách ứng xử đối với những người có tính cách khác nhau trong buổi họp 5.3..1 Người trầm lặng: Người nói nhiều: 5.3..3. Nhà thông thái 5.3.4. Người thích đùa : 5.3.5. Người hay phủ định: Đối với người này, bạn nên: 5.3.6. Người hay công kích: 5.3.7. Người tích cực: IV. GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN/ XUNG ĐỘT TRONG NHÓM V. RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM VI. KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH TRONG NHÓM VII. CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM Phần 3 THỰC TRẠNG LÀM VIỆC NHÓM Ở VIỆT NAM I. THỰC TRẠNG Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nĩi đến nhiều nhưng hình như nĩ vẫn chỉ được “nghe nĩi” chứ chúng ta chưa thực hiện nĩ theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành cơng trong những dự án làm việc theo nhĩm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. II. NGUYÊN NHÂN Quá nể nang các mối quan hệ.: nên ngại phê bình, ngại từ chối… sợ mất lịng người khác Người phương Tây cĩ cái tơi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hồn thành cơng việc cần nhiều người. Cịn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho cĩ vẻ nhẹ nhàng. Đơi khi cĩ cãi nhau vặt theo kiểu cơng tư lẵn lộn. Cịn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của khơng tơn trọng, khơng biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hồ vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một cơng trình bị chậm tiến độ. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu và châu Mỹ luơn tách biệt giữa cơng việc và tình cảm cịn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lịng người khác bằng cách luơn luơn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi khơng đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đĩ sẽ làm cho cả nhĩm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lịng cịn cơng việc thì khơng hồn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuơn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ cĩ một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác “Cha chung khơng ai khĩc”: nếu làm một mình thì làm hết mình, mà việc của tập thể thì cứ làm đến đâu hay đến đấy, đùn đẩy cho người khác càng nhiều càng tốt Chính sự thảo luận khơng dứt điểm, phân chia cơng việc khơng phân minh nên ai cũng nghĩ đĩ là việc của người khác chứ khơng phải của mình. Khi đang đĩng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và khơng nĩi ra. Trong kỳ dọn dẹp cơng sở cuối năm, khi cơng việc đươc tuyên bố”tồn cơng ty dọn dẹp phịng làm việc” thì sau một tuần phịng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thơi thì cơng việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ cĩ một người, họ buộc phải làm chứ khơng thể đùn cho ai khác! Cịn với cả nhĩm, nếu nhĩm gặp thất bại, tất nhiên, khơng phải tại ý kiến của mình, vì mình cĩ nĩi gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn cịn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình khơng phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân cơng việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lịng tự tin và tâm lý sợ sai. Khơng chú ý đến cơng việc của nhĩm Một khuynh hướng trái ngược là luơn luơn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhĩmvho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhĩm nhỏ_những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà khơng cho người khác tham gia. Chỉ vài hơm là chia rẽ nhĩm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình khơng tốt nên khơng chịu nĩi ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên khơng tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nĩi chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ cịn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã cĩ một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình. Các vấn đề khác : Đặt vấn đề tình cảm, giai tầng xã hội lên cao quá: các thành viên trong nhĩm "hợp" nhau thì nhĩm mới hoạt động tốt được. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: mọi người cĩ lý do, tìm cách để tránh việc, cơng việc tất cả sẽ đổ dồn lên một vài người Dành hết việc do khơng tin tưởng người khác Khả năng lãnh đạo nhĩm chưa tốt Thiếu sự cộng tác: Người Việt Nam thường nhìn thấy và chỉ trích điểm yếu của người khác thay vì giúp họ làm tốt hơn. Mắc bệnh ngơi sao Cĩ người tự cho mình la số 1 la trung tâm, và ra vẻ coi thường những người khác trong nhĩm. Nhưng khi cho họ thực hiện cơng việc cần cĩ sự hợp tác lại thất bại. TÀI LIỆU THAM KHẢO: Stude,