Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận vận tải quốc tế Kassa

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH GNVT QUỐC TẾ KASSA Tổng quan về công ty Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển Ngày nay khi sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển và đòi hỏi các doanh nghiệp phải có quan hệ buôn bán và trao đổi hàng hóa với nhau, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điền kiện để tổ chức được quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa hiệu quả nhất, đó chính là nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của của các công ty dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Kassa cũng ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Kassa là một công ty tư nhân 100% vốn trong nước. Công ty được thành lập 2004 theo giấy phép kinh doanh số 43234689 đăng ký ngày 13/04/2004 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Tên giao dịch tiếng việt : công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế KASSA Tên giao dịch quốc tế : KASSA International Transport & Logistics Co., LTD Vốn điều lệ : 400.000.000 VNĐ Trụ sở đặt tại : 2 Nguyễn Công Trứ, Phường 19, Quận Bình Thạnh, TP. HCM Điện thoại : ( 84-8 ) 3 5144 606 Fax : ( 84-8 ) 3 5144 607 Email : kassa_logistics@kassa.com.vn Mã số thuế : 0303254797 Số tài khoản : 010074654956 Tại ngân hàng công thương Việt Nam Công ty được thành lập năm 2004 với tên gọi Công ty TNHH TM DV và quảng cáo Kassa, chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ quảng cáo và thu mua nông sản. Đến năm 2007 thấy được tìm năng của ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa công ty quyết định chuyển sang kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Khi mới chuyển qua kinh doanh lĩnh vực giao nhận công ty chủ yếu chỉ làm thủ tục hải quan cho khách hàng và ngày nay đã mở rộng thêm nhiều dịch vục khác như là vận tải, lưu kho, bãi…. Công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Kassa luôn lấy phương châm “ nhanh nhạy, tận tâm, hiệu quả” làm mục tiêu hoạt động của công ty. 2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty 2.1.2.1 Chức năng của công ty Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác xuất nhập khẩu. Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuế Hải quan, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu... 2.1.2.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty Dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Dịch vụ khai Hải quan và Hải quan điện tử. Dịch vụ vận chuyển hàng công trình, hàng dự án. Dịch vụ vận tải bằng đường biển, đường hàng không. Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG MARKETING GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN GIAO NHẬN Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Là doanh nghiệp được thành lập 7 năm nên công tác tổ chức nhân sự của công ty của công ty cũng tạm đi vào ổn định nhưng do số lượng nhân viên của công ty không nhiều nên công tác bố trí còn gặp nhiều khó khăn. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc công ty Là người điều hành cao nhất của công ty, nhân danh công ty để điều hành và quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định đó. Điều hành, phân công, công tác cho nhân viên của công ty, đồng thời quyết định những khoản chi liên quan đến việc mua tài sản cố định. Là người đưa ra các phương án kinh doanh, các phương án phát triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề. Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ. Phó giám đốc Là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hổ trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định. Phòng Marketing – kinh doanh Là bộ phận rất quan trọng của công ty vì đây là bộ phận tìm nguồn khách hàng cho công ty, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tin cần thiết về khách hàng từ đó có thể đề ra phương hướng thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc. Ngoài ra, phòng còn có thể tìm hiểu tình hình cạnh tranh trên thị trường ( đối thủ cạnh tranh) từ đó có thể cùng Ban Giám Đốc đề ra phương án cạnh tranh. Thường xuyên theo dõi thực hiện việc soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng và tham mưu cho Giám Đốc trong việc soạn thảo ký kết hợp đồng giao nhận. Ngoài ra, phòng Marketing còn phối hợp với Giám Đốc tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng. Phòng kế toán Là bộ phận giúp Giám Đốc thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt kế toán, tài chính, nắm chắc các số liệu thống kê để có thể phục vụ tốt cho nhiệm vụ chỉ đạo và tổ chức kinh doanh. Đồng thời có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh nhằm phản ánh toàn diện hoạt động kinh doanh, dịch vụ, giúp lãnh đạo nắm được đầy đủ cụ thể tình hình thực hiện và chỉ ra được điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ hoạt động của công ty để cho Ban lãnh đạo khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh. Phòng xuất nhập khẩu Là phòng trực tiếp đảm nhận khẩu nghiệp vụ về thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, phòng được chia thành 2 bộ phận : bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận. Bộ phận chứng từ Nắm bắt được nội dung của chứng từ để tham mưu cho giám đốc trong việc thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng. Đồng thời cũng đảm nhiệm về tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên chứng từ. Thường xuyên theo dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn, và giúp Giám Đốc soạn thảo các chứng từ, tham mưu, bàn bạc, đóng góp ý kiến váo các quyết định kinh doanh. Soạn thảo bộ hồ sơ kèm thủ tục Hải quan và các công văn cần thiết để giúp bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao với thời gian ngắn nhất. Thường xuyên liên lạc với khách hàng để thông báo cho khách hàng biết những thông tin cần thiết về lô hàng. Thường xuyên theo dõi các thông tư, nghi định của chính phủ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa và các quy định của Hải quan để kịp thời sửa đổi cho phù hợp. Bộ phận giao nhận Tiến hành giao nhận hàng hóa với khách hàng để thực hiện đăng ký các phương tiện vận chuyển hàng hóa. Đồng thời chịu trách nhiệm về công việc và tiến hành làm các thủ tục thông quan Hải quan tại cảng để tiến hành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu theo các hợp đồng giao nhận mà công ty đã được khách hàng ủy thác. Vận chuyển , trung chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu ra cảng, sân bay để giao hàng xuất khẩu và ngược lại đối với hàng hóa nhập khẩu, phục vụ yêu cầu của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. 2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty Bảng 2.1 : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ĐVT: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1 Doanh thu thuần 3.578.789.567 4.345.211.000 5.720.300.000 2 Giá vốn hàng bán 2.377.678.907 3.004.738.000 3.990.789.900 3 Lợi nhuận gộp 1.199.110.660 1.340.473.000 1.729.510.100 4 Chi phí bán hàng 420.786.587 450.000.000 623.678.000 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 267.678.789 300.507.000 341.167.000 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 510.645.284 589.966.000 764.665.000 7 Thuế TNDN 127.661.321 147.491.500 191.166.250 8 Lợi nhuận sau thuế 382.983.963 442.474.500 573.498.750 Nguồn phòng kế toán STT Chỉ tiêu Năm 2009/2008 Năm 2010/2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối 1 Doanh thu thuần 766.421.433 121,42% 2.375.089.000 154,6% 2 Giá vốn hàng bán 627.059.093 126,37% 1.986.051.900 166,09% 3 Lợi nhuận gộp 141.362.340 111,7% 389.037.100 129.02% 4 Chi phí bán hàng 29.213.422 106,94% 173.678.000 138,6% 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 32.828.211 112,26% 40.660.000 113,53% 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 79.320.716 115,53% 174.699.000 129,61% 7 Thuế TNDN 19.830.179 115,53% 43.674.750 129,61% 8 Lợi nhuận sau thuế 59.490.537 115,53% 131.024.250 129,61% Bảng 2.2 Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh ĐVT : VNĐ của công ty năm 2008-2010 2008 2009 2010 ĐVT: nghìn VNĐ Biểu đồ 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Kassa từ năm 2008 đến năm 2010 Qua bảng báo cáo tài chính và bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ta nhận thấy rằng : ? Về doanh thu Doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng lên 21,42% tương ứng với 766.421.433 VNĐ. Do năm 2008 khủng hoảng kinh tế thế giới làm giá cả nguyên vật liệu nhập khẩu có nhiều biến động, thị trường tài chính bất ổn đã ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của một số doanh nghiệp mà doanh thu của các công ty giao nhận phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khẩu của công ty sản xuất nên doanh thu năm 2008 của công ty chỉ đạt 3.578.789.567 VNĐ, sang đến năm 2009 do sự can thiệp của nhà nước đã làm cho nền kinh tế dần dần ổn định, giúp hoạt động nhập khẩu hoạt động lại vì thế Kassa đã đạt được doanh thu là 4.345.211.000 VNĐ. Sang đến năm 2010 do công ty đã đưa ra nhiều biện pháp để tránh những áp lực bên ngoài nên doanh thu tiếp tục tăng lên 54,6% tương ứng với 2.375.089.000 VNĐ. ? Về giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng Cùng với doanh thu các loại chi phí năm 2009 so với năm 2008 của Kassa đã tăng lên lần lượt như sau giá vốn hàng bán tăng 26,37% tương ứng tăng 627.059.093 VNĐ do tình hình kinh tế bất ổn và lạm phát đã làm cho giá cả các dịch vụ vận tải như xe tải, đầu kéo container …..tăng lên làm cho mọi chi phí liên quan điều tăng lên, do đầu tư vào hoạt động của bộ phận bàn hàng để tìm kiếm nhiều khách hàng tìm năng đã đẩy chi phí bán hàng tăng lên 6,94% tương ứng tăng 32.828.211 VNĐ, và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 12,26% tương ứng 32.828.211 VNĐ để cải thiện thêm tiền lương của nhân viên thời kỳ lạm phát. Đến năm 2010 chi phí của doanh nghiệp tiếp tục gia tăng nhưng ở mức thấp hơn so với năm đợt gia tăng từ năm 2009 và năm 2008. Tương ứng như giá vốn hàng bán tăng 66,09% tương ứng tăng 389.037.100 VNĐ do công ty đã có nhiều thêm hợp đồng giao nhận mới làm chi phí tăng lên, tiếp tục đầu tư bộ phận bán hàng và trang thiết bị cho bộ phận quản lý doanh nghiệp làm cho chi phí bán hàng tăng 38,6% tương ứng 173.678.000 VNĐ, và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 13,53% tương ứng 40.660.000 VNĐ. ? Về lợi nhuận Tuy chi phí tăng lên nhưng cũng không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận của Kassa so với năm 2008 thì năm 2009 lợi nhuận tăng 15,53% tương ứng với 59.490.537 VNĐ. Đến năm 2010, tình hình hoạt động của công ty đã đi dần vào ổn định hơn sau đợt khủng hoảng kinh tế năm 2008 và chính phủ đã kiềm chế được lạm phát năm 2009 giúp doanh thu của Kassa tăng 29,61% tương ứng với 131.024.250 VNĐ. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH GNVT quốc tế Kassa 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Căn cứ vào quá trình hoạt động giao nhận của Kassa, về cơ bản thì quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty gồm 6 bước cơ bản sau: Nhận và kiểm tra BCT Lên tờ khai hải quan Lấy lệnh giao hàng Làm thủ tục hải quan tại cảng Giao hàng Quyết toán Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Kassa Sau khi công ty ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận với công ty đối tác. Công ty Kassa sẽ thay mặt khách hàng đăng ký thủ tục hải quan điện tử. Ngày nay việc đăng ký thủ tục hải quan điện tử được áp dụng cho tất cả các cảng TP Hồ Chí Minh, vì vậy khi công ty nào muốn nhập khẩu hay xuất khẩu hàng hóa thì phải đăng ký khai hải quan điện tử. Khai hải quan điện tử nó giúp cho việc lam thủ tục thông quan hàng hóa giảm được rất nhiều thời gian, giúp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiêm rất nhiều chi phí. Sau khi đăng ký thủ tục hải quan điện tử xong, khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa sẽ liên hệ với công ty Kassa. Họ sẽ fax những chứng từ cần thiêt cho việc mở tờ khai qua cho công ty. Lúc này công ty tiến hành thực hiện những bước sau đây: † Bước 1: Nhận chứng từ khách hàng và kiểm tra chứng từ Thông thường khách hàng sẽ fax những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan như sau: Commercial Invoice Packing list Bill of lading Arrival note (nếu có) Contract Sau khi nhận được BCT từ khách hàng, nhân viên chứng từ của Kassa tiến hành kiểm tra tính hợp lý của chứng từ về nội dung và cả về hình thức. Cụ thể nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra những chứng từ như: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng xem những nội dung của chứng từ đó có liên quan đến nhau hay không và phải đồng nhất với nhau mới có thể lên BCT hoàn chỉnh làm thủ tục hải quan. Trước hết nhân viên chứng từ cần kiểm tra những thông tin trên hợp đồng như: tên người nhập khẩu, người xuất khẩu, tên hàng hóa, ngày và số hợp đồng, điếu kiện giao hàng, cảng đi, cảng đến, thời gian và đồng tiền thanh toán, tổng giá trị thanh toán, số và ngày LC, ngân hàng mở LC để kiểm tra thông tin xem có trùng khớp với thông tin mà khách hàng đã báo lại cho công ty không, và để biết xem công ty Kassa sẽ phải liên hệ với ngân hàng nào có thể ký hậu vận đơn để lấy hàng. Khi kiểm tra xong hợp đồng nhân viên chứng từ kiểm tra xem hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói có cùng thông tin như hợp đồng hay không ví dụ cần kiểm tra những thông tin sau: số và ngày hóa đơn thương mại, cảng đi cảng đến, điều kiện giao hàng, tổng giá trị thanh toán và đồng tiền thanh toán có trùng khớp với trong hợp đồng hay không. Tương tự như đối với phiếu đóng gói, tuy nhiên đối với phiếu đóng gói hàng hóa nó giúp nhân viên của công ty biết cách hàng của mình được đóng gói và số lượng từng kiện hàng được đóng và quy cách đóng hàng như thế nào để biết khi lấy hàng có thể kiểm tra xem hàng hóa có đúng theo yêu cầu hay không. Và một chứng từ khác rất quan trọng mà nhân viên chứng từ không thể bỏ qua đó là vận đơn, nhân viên chứng từ thường kiểm tra số và ngày phát hành vận đơn, tên hàng hóa, số container và số seal, bao nhiêu container? và lọai cont là bao nhiêu? Để biết được số tiền mà công ty sẽ ứng cho nhân viên giao nhận để đi lấy lệnh và làm thủ tục hải quan. Nếu trong trường hợp chưa có thông báo hàng đến thì nhân viên chứng từ sẽ phải liên hệ với hàng tàu để có thể biết được ngày dự kiến tàu đến để lên tờ khai hải quan. Sau khi kiểm tra xong những thông tin trên nếu không có gì sai sót nhân viên chứng từ sẽ lên tờ khai hải quan điện tử. Đồng thời, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với công ty khách hàng xem BCT gốc của công ty đã được chuyển tới hay chưa để có thể liên hệ với ngân hàng để ký hậu, đảm bảo cho việc thực hiện thủ tục hải quan được nhanh chóng và không phải đợi ngân hàng ký hậu chứng từ khi mà tờ khai hải quan đã sẵn sàng. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra BCT đôi lúc nhân viên chứng từ vì quá quen thuộc với công việc của mình nên cũng sơ suất trong việc kiểm tra kỹ từng thông tin của chứng từ, nên việc kiểm tra mắc phải những lỗi tưởng như là đơn giản nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến việc thông quan hàng hóa. Như là, nhầm lẫn số hóa đơn thương mại của hợp đồng này với hợp đồng kia, tên hàng bị sai hoặc thiếu thông tin. Chính việc làm theo chiếu lệ và không cẩn thận của nhân viên chứng từ ảnh hưởng đến việc khi lên tờ khai hải quan bị thiếu thông tin cần thiết nên phải liên hệ lại với khách hàng kiểm tra lại thông tin nhưng việc kiểm tra lại thông tin của khách hàng phải mất nhiêu thời gian hơn nên làm trễ thời gian giao nhận hàng làm cho khách hàng không hài lòng ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. † Bước 2: Lên tờ khai hải quan Khi kiểm tra xong BCT, nhân viên chứng từ lên tờ khai hải quan, thì ngày nay, tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hải quan điện tử. Đầu tiên, khi tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử, nhân viên chứng từ cần chú ý xem doanh nghiệp mà công ty Kassa làm là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hay là công ty 100% vốn trong nước để biêt mà chọn chi cục hải quan khai báo hợp lý. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì chi cục hải quan cần khai báo mà chi cục hải quan đầu tư. Riêng đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước thì tùy theo tàu mà hàng hóa của khách hàng đi cập cảng nào sẽ khai báo tại chi cục hải quan đó. Trong tất cả các thông tin của tờ khai quan điện tử tất cả các thông tin của tờ khai phải hoàn toàn chính xác và không có bất kỳ sai sót nào. Đặc biệt nhân viên chứng từ cần đặc biệt chú ý đến những thông tin như là áp mã HS, số và ngày vận đơn, số seal, số container, tổng giá trị thanh toán, trọng lượng hàng hóa, tên doanh nghiệp nhập khẩu và xuất khẩu. Áp mã HS đa số công ty dịch vụ điều muốn áp mã số thuế sao cho doanh nghiệp của mình chịu mức thuế ưu đãi nhất, nhưng không làm sai với quy định của hải quan. Đó cũng chính là điểm mà hải quan hay không chấp nhận thông tin áp mã HS của công ty. Vì thế, khi làm việc áp mã HS phải đòi hỏi nhân viên chứng từ phải hiểu rõ bản chất của hàng hóa và biểu thế xuất nhập khẩu. Đa số, nhân viên chứng từ của công ty ít có sai sót trong việc áp mã HS vì chủ yếu hàng hóa mà công ty làm là hàng hóa lâu năm nên ít thay đổi. Chỉ có một số ít lần do không cẩn thận trong việc áp mã nên bị hải quan yêu cầu phải xác định lại hàng hóa và công ty đã phải chịu trách nhiệm về khoản chi phí phát sinh này. Đối với việc số và ngày vận đơn cần phải ghi chính xác số và ngày vận đơn nếu ghi sai sẽ không lấy được hàng hóa. Tuy nhiên, nhân viên chứng từ của công ty đã lên nhầm một vài lần khi khai báo, công ty đã phải chi thêm chi phí cho hải quan mới có thể thông quan tờ khai và lấy hàng về kho công ty khách hàng chính vì thế đã làm cho chi phí làm tờ khai hải quan tăng lên, làm cho công ty mất đi khoảng chi phí đáng lẽ sẽ không mất do lỗi của nhân viên chứng từ. Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin tờ khai Hải quan. Nhân viên chứng từ sẽ truyền thông tin tờ khai qua mạng để hải quan kiểm tra, nhân viên truyền thông tin tờ khai qua mạng để được nhân viên hải quan kiểm tra và lấy những thông tin sau: Số tiếp nhận Số tờ khai Phân luồng Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu. Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “ đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu. Luồng đỏ: Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu. Việc truyền thông tin tờ khai qua mạng chủ yếu lấy những thông tin trên để khi nhân viên giao nhận đi làm thủ tục hải quan tại cảng, nhân viên giao nhận có thể dựa vào những thông tin trên để có thể chuẩn bị những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục được thuận lợi và mất ít thời gian làm hàng. Sau khi lấy được tất cả thông tin cần thiết, nhân viên chứng từ sẽ in tờ khai hải quan ra và nhân viên giao nhận sẽ ký tờ khai tại công ty khách hàng và lấy BCT gốc. Khi lấy được BCT gốc nhân viên giao nhận phải lý hậu tại ngân hàng, khi có B/L ký hậu nhân viên giao nhận sẽ lên hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục còn lại tại cảng. † Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O Sau khi nhận được vận đơn gốc ( Bill of Lading ) nhân viên giao nhận đi đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu lấy lệnh giao hàng ( Delivery Order ), khi đến hãng tàu nhân viên giao nhận cần mang theo những chứng từ sau : Giấy giới thiệu Vận đơn gốc ( Bill of Lading Origin ) Thông báo hàng đến ( Notice Arrivel ) Nhân viên giao nhận đóng phí nhận D/O và phí cược container còn phí vệ sinh container và phí nâng hạ sẽ được đóng ở phòng thương vụ cảng. Giá cược container mỗi hãng tàu khác nhau, và sẽ được đóng tại cảng hay tại hãng tàu. Sau khi đóng tiền cước container xong hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, thông báo tàu đến, giấy giới thiệu và trả lại cho nhân viên giao nhận 2 giấy cược container và bộ lệnh giao hàng có đóng dấu “ hàng giao thẳng và ngày hết hạn của D/O” hoặc “ hàng rút ruột và ngày hết hạn của D/O” tùy theo khách hàng muốn lấy hàng như thế nào. Khi lấy lệnh giao hàng thì không quá khó nên ít có sai sót, chỉ có vài thiếu sót khi không xem kỹ ngày hết hạn của lệnh giao hàng nên khi đến lấy lệnh có thể không đủ tiền gia hạn lệnh nên có thể ảnh hưởng đến thời gian chạy đi lại để nhân viên giao nhận lấy tiền gia hạn lệnh. Trong một số trường hợp như khi lấy lệnh cho công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến. Nhân viên giao nhận đã cầm nhằm lệnh của lô hàng khác, đó là do lỗi của nhân viên giao nhận không kiểm tra kỹ lệnh giao hàng khi nhận lệnh từ nhân viên hãng tàu. † Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại cảng Nhân viên giao nhận mang theo bộ chứng từ gồm những chứng từ sau làm thủ tục thông quan: Tờ khai hải quan (2 bản) Hợp đồng (1 bản sao y) Hóa đơn thương mại (1 bản chính) Bảng kê chi tiết hàng hóa (1 bản chính) Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có) Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nếu cần) Vận đơn (1bản sao y) Sau đó nhân viên giao nhận nộp bộ chứng từ vào đúng ô ghi trên tờ khai cho nhân viên hải quan đó kiểm tra chi tiết hồ sơ, sau khi kiểm tra nếu không phát hiện sai sót, nhân viên hải quan đó sẽ chuyển tờ khai sang tính thuế nếu là hàng miễn kiểm, và chuyển sang kiểm hóa nếu hàng kiểm. Trong lúc đợi nhân viên hải quan kiểm tra bộ chứng từ nhân viên giao nhận sẽ đi đến phòng thương vụ đóng phí nâng hạ container tại cảng , khi đi đóng phí này nhân viên giao nhận sẽ mang theo lệnh giao hàng ( Delivery Order ). õ Kiểm hóa Đăng ký cắt seal Sau khi tìm thấy vị trí Container, nhân viên giao nhận mang một bộ lệnh đến phòng Điều độ của Cảng để đăng ký cắt seal và kiểm hóa. Tại đây nhân viên phòng Điều độ của Cảng sẽ đóng dấu cắt seal kiểm hóa lên lệnh và phân đội bốc xếp để cắt seal mở kiểm hóa Nhân viên giao nhận liên hệ với đội bốc xếp để mở seal và liên hệ trực tiếp với Hải quan kiểm hóa lô hàng mình để đội bốc xếp cắt seal trước sự chứng kiến của Hải quan kiểm hóa. Điều này đảm bảo quyền lợi cho Công ty. Kiểm hóa Sau khi việc mở Cont hoàn tất , Hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm hóa thực tế lô hàng. Xác suất kiểm tra 5% tương đương với 6 kiện. Việc kiểm tra lô hàng này chỉ cần kiểm tra về loại mặt hàng, hàng mới 100%, xuất xứ hàng hóa. Sau khi các bộ kiểm hóa kiểm tra thực tế lô hàng xong, xác nhận hàng hóa đúng với khai báo của Công ty, cán bộ Hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra lên tờ khai và chuyển tờ khai sang cho người tính thuế. õ Tính thuế Ở bước này Cán bộ tính thuế sẽ tiến hành tính lại thuế dựa vào phần ghi nhận của cán bộ kiểm hóa đồng thời đối chiếu với mục áp mã tính thuế trên tờ khai. Sau khi kiểm tra tính thuế lại nhận thấy sự phù hợp trong cách áp mã tính thuế và số tiền thuế phải nộp do công ty khai báo là phù hợp cán bộ tính thuế sẽ đóng dấu và ký tên lên ô số 36 của tờ khai (phần giành cho cán bộ tính thuế). Sau khi tính thuế xong nhân viên hải quan sẽ chuyển tờ khai sang bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ và xem bảng trả tờ khai để vào nhận tờ khai. Nhân viên giao nhận khi nhận tờ khai phải mua tem (lệ phí hải quan) dán tờ khai hải quan để hải quan lưu tờ khai này và nhân viên hải quan sẽ trả cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và phiếu ghi kết quả kiểm hóa (nếu hàng kiểm), phiếu ghi kết quả hồ sơ giấy, tất cả các chứng từ trên đều có đóng dấu xác nhận của hải quan. õ Thanh lý Để được thanh lý cổng nhân viên giao nhận phải xuất trình : một lệnh giao hàng, tờ khai và phụ lục kèm bản chính đã đóng dấu hoàn thành thủ tục Hải quan, tờ khai photo kèm phụ lục tờ khai cũng photo, phiếu EIR. Hải quan cổng sẽ xem xét các chứng từ trên và ký nhận, đóng dấu, ký tên lên phiếu EIR màu xanh, ký tên lên phiếu EIR màu vàng để tài xế ra cổng khi lấy cont. Trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai chính, phụ lục chính và các phiếu EIR còn lại. † Bước 5 : Giao hàng cho khách hàng Sau khi hoàn thành việc thanh lý cổng nhân viên giao nhận sẽ mang những phiếu EIR còn lại cùng với giấy hạ container cho tài xế xe Vận tải mà công ty Kassa đã ký hợp đồng trước đó. Dù chưa có đầu kéo container nhưng công ty Kassa cũng đảm nhận luôn cả dịch vụ này để đưa hàng về ngay kho của Công ty khách hàng bằng cách ký hợp đồng dài hạn với công ty vận tải. Tài xế xe cont sau khi chở hàng đến kho của công ty khách hàng sẽ nhanh chóng rút hàng khỏi cont. Sau khi nhân viên công ty khách hàng nhận hàng và kiểm tra hàng nhận thấy đầy đủ và phù hợp không tổn thất gì thì xem như việc giao hàng cho khách đã hoàn thành. Bước tiếp theo tài xế xe sẽ chở cont rỗng đến đúng địa điểm ghi trên giấy hạ rỗng để trả container cho hãng tàu, đại lý của hãng tàu này sẽ ký nhận vào giấy hạ container để xác nhận rằng container đã được trả rồi. † Bước 6: Quyết toán Sau khi giao hàng cho khách hàng xong, công ty sẽ tiến hành quyết toán với nhân viên giao nhận và sau đó công ty Kassa tiến hành viết giấy báo nợ để gởi đến công ty khách hàng để thông báo cho khách hàng một số chi phí cho quá trình làm hàng. Nhân viên giao nhận giao cho nhân viên chứng từ những biên lai lệ phí và bộ chứng từ làm hàng gồm: Hóa đơn làm dịch vụ Hóa đơn thương mại Tờ khai đã hoàn thành thủ tục thông quan (bản chính và 3 bản sao) Các chứng từ kèm theo khác (nếu có) Biên lai đóng các khoản chi phí mà theo hợp đồng giao nhận bên khách hàng phải chịu (công ty cho nhân viên giao nhận ứng trước để làm hàng cho khách hàng) và các chi phí khác. Nhân viên chứng từ kiểm tra lại và chuyển cho phòng kế toán các hóa đơn. Nhân viên kế toán tính phí dịch vụ và các chi phí phát sinh có hóa đơn đính kèm và báo cho khách hàng biết, khách hàng sẽ trả tiền lại cho công ty. Thị trường giao nhận hàng nhập khẩu Bảng 2.3 Bảng một số thị trường nhập khẩu tại Kassa ĐVT: USD, % Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Nhật 6.789.678 43,30 6.800.500 42,56 7.567.670 39,86 Thái Lan 3.568.000 22,76 3.567.600 22,32 4.678.908 24,64 Hàn Quốc 1.768.700 11,28 1.656.900 10,34 1.848.890 9,74 Malaysia 1.678.900 10,70 1.689.900 10,58 1.989.689 10,48 Singapore 989.800 6,30 910.677 5,70 1.088.788 5,73 Thị trường Khác 883.759 5,64 1.353.321 8,50 1.813.733 9,55 Tổng 15.678.837 100 15.978.898 100 18.987.678 100 Nguồn phòng xuất nhập khẩu Biểu đồ 2.2 Cơ cấu thị trường nhập khẩu năm 2008 Biểu đồ 2.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu năm 2009 Hàn Quốc Singapore Thái Lan Malaysia Nhật khác Biểu đồ 2.4 Cơ cấu thị trường nhập khẩu năm 2010 Bảng 2.4 Bảng một số thị trường nhập khẩu một số công ty tại khu vực TP. Hồ Chí Minh ĐVT :Triệu USD Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Phân theo khối nước chủ yếu  ASEAN 4585,72 3142,88 5229,7  APEC 12471,65 10884,45 13189,1  EU 1324,08 1326,56 1734,7  OPEC 567,46 561,5 910  Phân theo nước và vùng lãnh thổ chủ yếu Malaysia 608,4 569,89 674,3  Singapore 2197,75 966,64 2468,9  Hàn Quốc 1700,27 1587,34 2104,8  Nhật Bản 1931,13 1699,21 2066,4  Thái Lan 1149,63 1027,09 1268,0  Tổng giá trị nhập khẩu khu vực TP.HCM 18326,1 15915,5 21063,5  Nguồn: trích số liệu thống kê tổng cục thống kê Nhìn vào bảng 2.3 và bảng 2.4 chúng ta nhận thấy rằng: Thị trường nhập khẩu của công ty chủ yếu tập trung vào thị trường châu Á. Và đặc biệt hơn nữa là chủ yếu ở khu vực ASEAN. Điều đó dẫn đến kết luận ban đầu là thị trường nhập khẩu của công ty không đa dạng và bao quát cả trên toàn thế giới cho thấy rằng thị trường hoạt động của công ty rất nhỏ dẫn đến thị phần giao nhận của công ty không lớn trên thị trường giao nhận trên cả nước và cụ thể hơn là khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Để làm rõ được thị trường giao nhận tại Kassa cần đi vào phân tích từng thị trường giao nhận cụ thể như sau: < Nhật Bản Nhật Bản là thị trường chiếm tỷ trọng cao nhất trong thị trường nhập khẩu tại công ty Kassa với giá trị giao nhận là 6.789.678 USD chiếm tỷ trọng 43,30% trên toàn thị trường giao nhận tại Kassa vào năm 2008, nếu đem thị trường này so sánh với giá trị thị trường nhập khẩu từ Nhật vào khu vực TP.HCM thì nó chiếm 0,35% trên toàn khu vực TP.HCM một tỷ trọng rất nhỏ trong toàn bộ giá trị hàng nhập khẩu từ Nhật Bản vào TP.HCM. Đến năm 2009, khi tình hình kinh tế thế giới dần hồi phục thì Nhật Bản vẫn là thị trường mang lại cho Kassa giá trị giao nhận hàng đầu với 6.800.500 USD chiếm tỷ trọng 42,56%, và nó chiếm 0,4%trên tổng giá trị hàng nhập tại khu vực TP.HCM, như vậy thì đến năm 2009 giá trị nhập khẩu tại thị trường Nhật Bản đã tăng lên 0,05% giúp cho công ty tăng thị phần giao nhận lên một phần tuy là rất nhỏ mặc dù giá trị giao nhận thị trường Nhật đã giảm 231,92 triệu USD. Năm 2010, giá trị nhập khẩu tại thị trường Nhật Bản đạt 7.567.670USD chiếm tỷ trọng 39,86% và nó chiếm tỷ trọng 0,37% như vậy đến năm 2010 tỷ trọng giá trị nhập khẩu thị trường Nhật Bản tại Kassa vẫn giữ nguyên tỷ trọng nhưng so với tỷ lệ tăng giá trị hàng nhập khẩu khu vực TP.HCM thì nó lại không gia tăng vậy xem như giá trị giao nhận tại thị trường Nhật Bản không đạt yêu cầu so với khu vực TP.HCM. Qua đó cho ta thấy rằng Nhật Bản luôn là thị trường chủ chốt mang lại doanh thu cho Kassa và thị trường Nhật Bản luôn là thị trường có giá trị cao trên khu vực TP.HCM. Một số mặt hàng nhập khẩu từ thị trường Nhật bản như là : nguyên vật liệu (hạt nhựa, màng nhôm), máy móc….. < Thái Lan Nếu Nhật Bản là thị trường chủ chốt cho hàng nhập khẩu tại Kassa thì Thái Lan là thị trường không kém cạnh khi nó cũng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá trị giao nhận tại Kassa. Vào năm 2008, giá trị nhập khẩu tại thị trường Thái Lan đạt 3.568.000 USD chiếm 22,76% trong tổng giá trị giao nhận tại Kassa và chiếm 0,31% trên tổng giá trị giao nhận nhập khẩu tại khu vực TP.HCM nhập khẩu từ thị trường Thái Lan. Nhưng đến năm 2009, do tình hình chính trị tại Thái Lan gặp nhiều bất ổn làm cho các doanh nghiệp nhập khẩu trong nước gặp nhiều vấn đề trong việc nhập khẩu từ Thái Lan về vì thế giá trị giao nhận của nó tại Kassa đã giảm, chỉ đạt 3.567.600 USD chiếm 22,32% trong toàn bộ giá trị nhập khẩu tại Kassa năm 2009 và chiếm tỷ trọng 0,35% trên toàn bộ giá trị giao nhận hàng nhập khẩu từ Thái Lan tại khu vực TP.HCM, mặc dù giá trị trên toàn khu vực TP giảm nhưng so ra thì giá trị tại Kassa giảm không đáng kể so với toàn khu vực nên làm cho tỷ trọng nó tăng 0,04%. Đến năm 2010, mặc dù tình hình bên Thái Lan vẫn còn nhiều bất ổn nhưng mà các doanh nghiêp nhập khẩu đã tìm được nguồn nhập khẩu nguyên vật liệu ổn định đã làm cho giá trị giao nhận đạt 4.678.908 USD chiếm 24,64% thị trường nhập khẩu tại Kassa và giá trị nhập khẩu từ Thái Lan tại khu vực TP.HCM đạt 1268 triệu USD và Kassa chiếm tỷ trọng 0,37% mặc dù giá trị nhập khẩu tại khu vực tăng rất cao 240,01 triệu USD . Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu từ Thái Lan vẫn là nguyên vật liệu (hạt nhựa, các loại màng nhựa dùng trong công nghiệp)… < Hàn Quốc Hàn Quốc cũng là thị trường chiếm tỷ trọng tương đối trong thị phần giao nhận tại Kassa 11,28% tương ứng 1.768.700 USD vào năm 2008 và chiếm tỷ trọng 0,099% một tỷ trọng rất nhỏ so với toàn khu vực TP.HCM mặc dù Hàn Quốc là thị trường mà có giá trị hàng nhập khẩu tương đối so vơi các khu vực còn lại tại khu vực TP.HCM. Vào năm 2009, hàng nhập khẩu của Hàn Quốc vào Việt Nam giảm vì thế thị trường nhập khẩu của Hàn Quốc tại Kassa cũng giảm nó chỉ đạt được 1.656.900 USD chiếm tỷ trọng 10,34% điều đó cho thấy rằng thị trường nhập khẩu này đang có xu hướng giảm nhưng so với toàn khu vực TP.HCM thì tỷ trọng của thị trường Hàn Quốc đạt 0,1% tăng 0,001% so với năm 2008 và đến năm 2010 giá trị của thị trường Hàn Quốc đạt 1.848.890 USD chiếm 9,74% trên giá trị giao nhận tại Kassa và chiếm 0,088% so với toàn khu vực TP.HCM về giá trị nhập khẩu từ Hàn Quốc, điều đó cho thấy rằng giá trị nhập khẩu từ thị trường Hàn Quốc tại Kassa dần mất đi vị thế của mình trong khu vực. Như vậy, thị trường giao nhận hàng nhập từ Hàn Quốc đang có dần mất đi vị trí của mình trên tổng giá trị giao nhận toàn công ty. Hàng nhập từ Hàn Quốc chủ yếu của công ty là da thuộc tổng hợp, nguyên vật liệu dùng làm bao bì, máy móc… < Malaysia Tương tự như Hàn Quốc thị trường của Malaysia đang có có giá trị tăng dần. Năm 2008, giá trị giao nhận thị trường Malaysia đạt 1.678.900 USD chiếm 10,7% trên toàn công ty và chiếm tỷ trọng 0,28% so với toàn khu vực TP.HCM, nhìn tổng quan thì Malaysia là thị trường nhập khẩu chiếm tỷ trọng khá cao so với các thị trường còn lại của Kassa tính trên khu vực TP.HCM. Đến năm 2009, giá trị giao nhận đạt 1.689.900 USD chiếm 10,58%, tỷ trọng của thị trường Malaysia giảm 0,12% cho thấy thị trường nhập khẩu của Malasysia tăng không ứng với tốc độ gia tăng giá trị giao nhận của toàn công ty và tỷ trọng của nó chiếm khoảng 0,3% trong khu vực TP.HCM về thị trường nhập khẩu từ Malaysia. Năm 2010, giá trị đạt 1.989.689 USD chiếm tỷ trọng 10,48%, như vậy đến năm 2010 giá trị nhập khẩu thị trường Malaysia đang tăng theo đúng với tỷ lệ tăng giá trị giao nhận tại công ty và chiếm 0,3% trên khu vực TP.HCM, như vậy nhìn chung giá trị thị trường Malaysia đang tăng dần theo từng năm và ngày càng chiếm tỷ trọng đáng kể trong khu vực TP.HCM. Hàng nhập khẩu chủ yếu từ thị trường Malaysia vẫn là nguyên vật liệu dùng cho chế biến bao bì, và hạt nhựa… < Singapore Tiếp theo là thị trường Singapore, Singapore là thị trường có giá tị nhập khẩu nằm trong nhóm cao của khu vực TP.HCM. Tại công ty Kassa vào năm 2008 giá trị giao nhận đạt 989.800 USD chiếm tỷ trọng 6,3% trong giá trị giao nhận tại Kassa và chiếm khoảng 0,045% trên toàn khu vực TP.HCM, một tỷ trọng rất nhỏ trong khu vực mặc dù Singapore là thị trường nhập khẩu tương đối nhiều vào TP.HCM. Năm 2009, giá trị nhập khẩu thị trường Singapore 910.677 USD chiếm 5,7% trên giá trị giao nhận tại Kassa và chiếm khoảng 0,094% một tỷ trọng khá cao so với năm 2008 trong khi tình hình nhập khẩu từ Singapore vào khu vực TP.HCM đã giảm rất nhiều 1231,11 triệu USD, điều đó cho thấy năm 2009 là năm mà công ty Kassa đã phát triển tốt tại thị phần giao nhận này. Đến năm 2010, giá trị nhập khẩu đạt 1.088.788 USD chiếm 5,73% giá trị nhập khẩu tại Kassa và chiếm tỷ trọng khoảng 0,044% trên thị trường nhập khẩu từ Singapore vào khu vực TP.HCM. Năm 2008 chiếm tỷ trọng 0,045% đến năm 2009 chiếm tỷ trọng 0,094%, và đến năm 2010 tỷ trọng giảm xuống còn 0,044% cho ta thấy rằng thật sự giá trị giao nhận của thị trường Singapore không tăng nhiều mà giá trị của nó vẫn giữ nguyên nhưng vì giá trị toàn khu vực tăng giảm từ giai đoạn nên làm cho tỷ trọng giao nhận của nó tương đối tăng năm 2009 chiếm thị phần cao tại khu vực. Về mặt hàng nhập khẩu từ Singapore chủ yếu vẫn là nguyên vật liệu chất dẻo dùng trong công nghiệp chế tạo bao bì…. < Thị trường khác Một số thị trường khác như là Quatar, Trung Quốc, Đài Loan,…những thị trường này chiếm tỷ trọng giao nhận rất nhỏ tại công ty Kassa. Tính tất cả các thị trường còn lại thì nó chiếm khoảng 5,64% trên tổng số giá trị giao nhận tại Kassa tương ứng với 883.759 USD vào năm 2008. Năm 2009, giá trị giao nhận của nó đạt 1.353.321 USD chiếm khoảng 8,5% tại Kassa có thể thấy một số thị trường đã tăng giá trị giao nhận lên đáng kể, công ty cần phát huy những thị trường này giúp cải thiện thị phần giao nhận của mình trên toàn khu vực. Năm 2010, giá trị nhập khẩu đạt 1.813.733 USD chiếm tỷ trọng khoảng 9,55% so với giá tị nhập khẩu toàn công ty. ð Nói tóm lại, so với toàn khu vực TP.HCM thì thị trường giao nhận tại Kassa tương đối chỉ tập trung chủ yếu ở khu vực Châu Á, trong khi nhiều thị trường khác lại có giá trị nhập khẩu vào khu vực khá cao nhưng đa phần những nước đó công ty Kassa ít có nhập khẩu hầu như là không có nhập lô hàng nào từ những thị trường đó, tuy nhiên cũng không thể như vậy mà có thể nói rằng giá tị giao nhận tại Kassa không đạt yêu cầu, vì giá trị giao nhận là doanh thu mà người làm dịch vụ giao nhận nhận được, không có thị trường bao phủ trên toàn cầu mà chỉ cần giá trị nhập khẩu mang lại cho doanh thu cao là được. Nhưng khi tiếp tục xét về khía cạnh giá trị nhập của các thị trường mà Kassa làm dịch vụ cho khách hàng thì chúng ta cũng nhận thấy rằng giá trị giao nhận của nó cũng không đảm bảo mang lại cho công ty nguồn doanh thu ổn định, nhìn tổng quan thì thị trường Nhật Bản là thị trường có giá trị nhập khẩu luôn đứng đầu công ty về giá trị nhập khẩu và cũng là thị trường chiếm tỷ trọng cao nhất trong khu vực TP.HCM, những thị trường còn lại chỉ chiếm 1 phần rất nhỏ trong khu vực như Singapore một thị trường nhập khẩu có giá trị nhập khẩu khá cao nhưng công ty chỉ chiếm 1 phần quá nhỏ trong thị trường đó. Từ đó ta có thể khẳng định một lần nữa là thị trường giao nhận công ty quá hẹp và giá trị nhập khẩu của nó trên thị trường đó cũng không cao vì thế giá trị giao nhận mà Kassa nhận được tương đối thấp so với khu vực. Có thể nhìn thấy nguyên nhân của vấn đề này chính là do khách hàng của công ty quá ít, chỉ tập trung chủ yếu vào một công ty là công ty Tân Tiến còn một số công ty còn lại chỉ có những hợp đồng giao nhận mang tính chất thời vụ, vì thế mặt hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu dùng trong chế tạo bao bì là điều dễ hiểu. Chính vì lương khách hàng ít nên thị trường giao nhận của công ty chủ yếu tập trung vào khu vực châu Á, đặc biệt là ASEAN. Công ty nếu muốn mở rộng thêm thị trường giao nhận của mình thì cần phải đầu tư hơn nữa bộ phận bán hàng để tìm kiếm thêm nhiều khách hàng nâng cao giá trị giao nhận. Để đạt được điều đó công ty cần chú trọng vào hệ thống Marketing của công ty để tìm kiếm nhiều hơn nữa những đối tác có lượng hàng nhập khẩu lớn. Giá trị giao nhận hàng nhập khẩu Bảng 2.5 Bảng giá trị giao nhận hàng xuất nhập khẩu ĐVT: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Doanh thu từ hoạt động giao nhận 3.578.789.567 100 4.345.211.000 100 5.720.300.000 100 Giá trị giao nhận hàng xuất khẩu tại Kassa 949.898.567 26,54 1.143.389.000 26,29 1.619.399.500 28,30 Giá trị giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa 2.628.891.000 73,46 3.201.822.000 73,71 4.100.900.500 71,70 Chi phí nhập khẩu * 1.967.689.800 2.478.789.000 2.980.789.600 Nguồn phòng xuất nhập khẩu Kassa (*Chi phí bao gồm chi phí thuê xe, làm thủ tục hải quan) Dựa vào bảng 2.5 ta dễ dàng nhận thấy giá trị giao nhận hàng nhập khẩu chiếm chủ yếu cho doanh thu hoạt động giao nhận của công ty từ đó chúng ta có thể kết luận rằng dịch vụ nhập khẩu là dịch vụ chủ chốt cho hoạt động của công ty. Năm 2008 giá trị giao nhận hàng nhập khẩu của công ty đạt 2.628.891.000 VNĐ và chiếm 73,46% trên toàn hoạt động giao nhận của công ty trong khi đó giá trị giao nhận hàng nhập khẩu chỉ đạt 949.898.567 VNĐ với 26,54% trên doanh thu của công ty, chứng tỏ vị trí của dịch vụ giao nhận nhập khẩu trong công ty là rất cao và là nguồn doanh thu chính của công ty, nó có thể đảm bảo cho công ty có nguồn thu ổn định để duy trì hoạt động giao nhận bất kể hoạt động giao nhận xuất khẩu trong công ty có thể gặp khó khăn hơn. Nhưng số liệu trên chỉ là tính doanh thu khi công ty làm dịch vụ giao nhận cho khách hàng tuy nhiên công ty phải bỏ ra chi phí thuê xe tải hoặc đầu kéo container về công ty khách hàng và một số chi phí làm thủ tục hải quan. Vì thế khi nhìn vào bảng 2.5 ta thấy với 2.628.891.000 VNĐ nhưng mà chi phí cho tất cả lô hàng mà công ty phải bỏ ra vào năm 2008 là 1.967.689.800 VNĐ như vậy chi phí mà công ty bỏ ra đã lên đến 74,84% một chi phí cũng khá cao, nếu công ty có thể đầu tư thêm đội xe hoặc đầu kéo cont chi phí cho hoạt động nhập khẩu sẽ giảm đáng kể giúp cho lợi nhuận của công ty tăng lên công ty cần chú ý đến vấn đề này để tăng thêm dịch vụ giao nhận. Đến năm 2009 thì giá trị giao nhận hàng nhập khẩu đã tăng thêm 572.931.000 VNĐ so với năm 2008 đạt giá trị là 3.201.822.000 VNĐ tương ứng tỷ trọng của nó tăng lên 0,25% và giá trị giao nhận hàng nhập khẩu cũng tăng giá trị của nó đạt 1.143.389.000 VNĐ tăng 193.490.433 VNĐ tuy nhiên nếu xét về tỷ trọng so với doanh thu toàn công ty thì tỷ trọng của nó giảm 0,25%. Mặ dù giá trị giao nhận hàng xuất nhập khẩu điều tăng nhưng nhập khẩu vẫn chứng tỏ được thế mạnh của mình trong công ty. Xem đến chi phí hoạt động nhập khẩu ta nhận thấy năm 2009 mặc dù tình hình kinh tế đang trên đà hồi phục tuy nhiên lạm phát vẫn còn tăng cao và công ty có thêm nhiều lô hàng hơn nên chi phí cũng tăng lên 911.099.200 VNĐ chi phí tăng lên quá nhiều so với năm 2008 gần gấp 2 lần, công ty nên chú trọng hơn về các chi phí xe cho hoạt động giao nhận, nên tìm ra nhà chuyên chở khác có thể có giá cả cạnh tranh hơn, còn về chi phí làm thủ tục hải quan tăng lên là điều hợp lý vì do đời sống xã hội ngày càng tăng và ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế năm 2008. Vào năm 2010 tình hình kinh tế thế gới và trong nước đều đi vào ổn định hơn nên cũng giúp cho giá trị giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty tiếp tục tăng lên. Đặc biệt giá trị giao nhận hàng nhập vẫn tăng nhiều hơn giá trị giao nhận hàng xuất khẩu tương ứng giá trị giao nhận hàng nhập khẩu tăng 899.078.500 VNĐ và giá trị giao nhận hàng xuất khẩu tăng 476.010.500VNĐ, như vậy vào năm 2010 giá trị giao nhận hàng xuất khẩu đã tăng lên rất nhiều so với các năm còn lại cụ thể năm 2010 giá trị nhập khẩu đạt 4.100.900.500VNĐ và xuất khẩu đạt 1.619.399.500VNĐ tương ứng với 28,3% và 71,7% so với tổng giá trị giao nhận toàn công ty. Như vậy năm 2010 là năm mà hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của công ty đã có những chuyển biến tốt công ty cần tiếp tục phát huy hoạt động này. Còn xét về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tuy tỷ trọng của nó giảm nhưng vẫn là hoạt động mang lại nguồn thu chính cho công ty với 71,7%. Tính đến chi phí cho hoạt động giao nhận nhập khẩu thì chi phí năm 2010 tăng không nhiều so với năm 2009, chỉ tăng lên 502.000.600 VNĐ do công ty đã tìm được đối tác vận chuyển hàng hóa có giá cả hợp lý hơn nên đã tiết kiệm được khoảng chi phí thuê xe, giúp công ty tăng thêm lợi nhuận. ð Nói tóm lại năm 2010 là năm công ty đã tăng giá trị giao nhận hàng nhập khẩu lên nhiều, và cả về chi phí, có thể xem năm 2010 là năm thành công của hoạt đông giao nhận hàng nhập khẩu lẫn hàng xuất khẩu của Kassa. Năm 2009 là năm công ty phải bỏ ra chi phí cho hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đứng đầu vì thế năm 2009 là năm không mấy thành tựu của công ty. Và qua phân tích về giá trị giao nhận của Kassa chúng ta có thể khẳng định rằng giao nhận hàng nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của công ty còn hoạt động xuất khẩu của công ty chỉ mang tính là hoạt động hổ trợ. Vì thế công ty cần đẩy mạnh thêm nữa những biện pháp khắc phục những điểm yếu của công ty để nâng cao lợi nhuận là điều cần thiết. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu Hoạt động giao nhận hàng hóa luôn mang tính thời vụ nó chính là đặc điểm của hoạt động giao nhận mà rất nhiều doanh nghiệp muốn khắc phục. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận thể hiện rất rõ vào những mùa hàng hải, lương hàng hóa giao nhận quá lớn, làm không hết việc, nhân viên giao nhận phải làm liên tục và thiếu nhân lực làm việc, nhiều khi thiếu thiết bị, không có cont, không đặt được tàu…. Trong khi đó vào những mùa vắng hàng, khối lượng hàng giảm rất rõ, công việc thì ít lúc này doanh nghiệp lại đương đầu với bài toán về nhân lực và tìm nguồn hàng cho công ty. Thông thường khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 8 và những dịp cuối năm thì lượng hàng rất nhiều nên doanh thu của doanh nghiệp vào những tháng này rất cao, song những tháng còn lại gặp rất nhiều khó khăn. Tính thời vụ này khiến cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp không đồng điều giữa các tháng, điều đó ảnh hưởng đến thu nhập của người lao động, gây ra nhận thức không đúng về nghề nghiệp và nhiều lao động phải nghĩ việc để đi làm những nghề khác, nhưng khi đến lúc hàng nhiều thì công ty lại thiếu nhân lực, làm cho việc hoạt động của công ty luôn gặp phải khó khăn. Không những thế vào những tháng khó khăn công ty vẫn phải khấu hao những chi phí như là máy móc, thiết bị, trả lương cho nhân viên làm giảm sút đi lợi nhuận. Tồn tại này hiện đang gây khó khăn cho rất nhiều doanh nghiệp vì thế nếu công ty khắc phục được tình trạng này thì hoạt động giao nhận của công ty sẽ đạt nhiều thành công. Đánh giá hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu Bảng 2.6 Khối lượng giao nhận hàng nhập khẩu tại khu vực TP.HCM ĐVT: Tấn,% Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Sản lượng Tỷ trọng Sản lượng Tỷ trọng Sản lượng Tỷ trọng Khối lượng hàng nhập khẩu tại TP HCM 54.191.000 100 57.087.000 100 57.549.000 100 Các công ty giao nhận khác 54.182.011 99,983 54.077.467 99,983 57.538.321 99.981 Khối lượng hàng nhập khẩu tại Kassa 8.989 0,017 9.533 0,017 10.679 0,019 Nguồn phòng xuất nhập khẩu Kassa, tổng cục thống kê Mặc dù công ty được thành lập chưa lâu, hoạt động giao nhận tại công ty chưa thật sự hoàn hảo nhưng 7 năm là thời gian mà công ty đã nổ lực cạnh tranh trên thị trường giao nhận và đạt được những thành tựu đáng kể. Một điều khó mà công ty giao nhận nào có thể có được là lượng khách hàng của công ty rất ổn định, có được lòng tin của khách hàng, một trong những khách hàng chủ yếu của công ty là công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến, một trong những doanh nghiệp được thành lập lâu năm và có lượng hàng nhập khẩu khá ổn định và thường xuyên đảm bảo được nguồn thu cho Kassa, hơn thế việc làm thủ tục nhập khẩu cũng đạt được nhiều thuận lợi vì đó là công ty được nhà nước ưu tiên và khuyến khích nhập khẩu. Và có được một số công ty khác nhưng không thường xuyên chỉ mang tính mùa vụ. Sản lượng giao nhận hàng nhập khẩu của công ty thì ổn định và tăng dần qua các năm giúp doanh thu giao nhận của công ty đạt được kết quả kinh doanh tốt. Hơn thế công ty cũng đã đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận tương đối tốt đáp ứng được nhu cầu hội nhập ngày nay. Đội ngũ nhân viên tuy còn chưa nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động giao nhận nhưng có tác phong làm việc tận tình và minh bạch, luôn hoàn thành công việc một cách hiệu quả, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi nhanh nhẹn nhiệt tình là sức mạnh tiềm năng của công ty, chính nhiệt huyết của tuổi trẻ thôi thúc họ học hỏi và trao dồi thêm nhiều kỹ năng phù hợp với nhu cầu của thị trường nhưng để đạt được điều đó công ty cần có những chính sách thu hút nhân tài. Bên cạnh những thành tựu đạt được công ty cũng có nhiều mặt hạn chế cần khắc phục thứ nhất có thể nhận thấy đó là thị phần giao nhận tại công ty tương đối thấp. Nhìn vào bảng 2.4 dễ nhận thấy rằng thị trường giao nhận của Kassa không phân bố rộng rãi trên toàn cầu mà chỉ tập trung vào khu vực châu Á, do sự hạn chế của thị trường giao nhận làm cho sản lượng giao nhận của công ty chỉ chiếm 0,017% so với khu vực TP.HCM vào năm 2008 đến năm 2009 công ty đưa ra nhiều chính sách nhằm nâng cao thị phần giao nhận nhưng lại không mang nhiều hiệu quả tỷ trọng sản lượng của nó vẫn giữ 0,017% so với toàn khu vực TP.HCM, đến năm 2010 tỷ trọng sản lượng giao nhận của công ty đã tăng lên 0,019% công ty đã cố gắng nâng cao được thị phần của mình lên, nhưng mà tỷ trọng của công ty cũng chỉ tương đối trên thị trường có thể xem là rất thấp không thật sự đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty. Không những thị phần giao nhận thấp mà xem xét về một yếu tố quan trọng trong hoạt động của công ty giao nhận đó là quy trình giao nhận thì quy trình giao nhận của công ty còn nhiều sai sót, trong khi đó những sai sót đó rất nhỏ mà đáng lẽ nhân viên công ty có thể kiểm soát được như là lấy lệnh giao hàng thiếu đóng dấu hay là không cược container làm cho xe cont không hạ rỗng được hoặc là in tờ khai bị thiếu, đánh nhằm mã HS,…nói chung do sự quản lý không cẩn thận và thiếu chặc chẽ làm cho việc lưu thông hàng hóa không thuận lợi và mất thời gian. Qua đó cũng có thể nhận thấy hạn chế nữa của công ty là trình độ cán bộ công nhân viên còn hạn chế. Mà hoạt động giao nhận là công việc khá phức tạp đòi hỏi tính chuyên nghiệp rất cao và phải có kiến thức đa dạng và hiểu biết sâu rộng. Khi nhân viên giao nhận giao dịch với khách hàng và nhân viên hải quan. Đối với nhân viên làm nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cần phải có nghiệp vụ chuyên môn giỏi, nắm vững các tuyến đường, và nắm vững mức giá cước trên thị trường với từng dịch vụ cụ thể, nắm rỏ những quy định thông tư của chính phủ, có kiến thức tổng quát về từng loại hàng hóa cụ thể, có khả năng thuyết phục khách hàng và tư vấn cho khách hàng biết được từng dịch vụ vận chuyển của công ty, giúp khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của công ty khách hàng. Tại Kassa, với 7 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Nhân viên của công ty cũng có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận nhưng hạn chế, và nếu so sánh với các công ty giao nhận khác thì trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty không chuyên nghiệp bằng đặc biệt trong thời kỳ hội nhập ngày nay thì trình độ cán bộ công nhân viên trong Kassa không đáp ứng được yêu cầu. Đa phần trình độ nhân viên trong công ty chỉ học qua lớp nghiệp vụ giao nhận tại trung tâm nên không đáp ứng được nhu cầu trong thời kỳ hội nhập. Trình độ nhân viên còn nhiều yếu kém nên ảnh hưởng đến những sai sót trong lúc làm hàng đã tăng chi phí cho việc thủ tục. Cơ chế quản lý trong công ty còn nhiều điểm không hợp lý mặc dù bộ máy tổ chức của công ty không quá cồng kềnh, trưởng phòng không phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên cụ thể, và không quản lý được tiến độ làm việc của nhân viên. Và còn hạn chế dễ nhận thấy nhất của công ty là loại hình dịch vụ giao nhận của công ty chưa đa dạng. Mặc dù được thành lập 7 năm nhưng mà loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp chủ yếu là làm thủ tục hải quan mặc dù công ty kiêm luôn vận tải hàng hóa về kho hàng của khách hàng, tuy nhiên công ty không có đầu kéo container mà phải ký hợp đồng dài hạn với công ty vận tải khác để lấy hàng. Vì thế, nhiều lúc công ty phải liên hệ trước với công ty làm vận tải để thông báo cho biết lịch trình lấy hàng, việc làm này đã làm tăng chi phí cho việc vận tải đáng lẽ công ty nên chủ động đầu tư vào loại hình này thì việc giao nhận hàng hóa dễ dàng hơn và giá cả dịch vụ mà công ty đưa ra sẽ mang tính cạnh tranh hơn đáp ứng nhiều hơn yêu cầu của khách hàng. Nói tóm lại, có thể rút ra được những ưu điểm và những mặc hạn chế của Kassa như sau: àƯu điểm - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình, năng động. - Sản lượng giao nhận ổn định. - Có được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng. - Cơ sở vật chất phục vụ tốt cho quá trình hoạt động giao nhận. - Ban lãnh đạo trong công ty luôn theo dõi sát quá trình hoạt động giao nhận của công ty, cập nhật nhanh chóng thông tin mới của nhà nước nên có thể giải đáp nhanh nhất những thắc mắc của khách hàng. àHạn chế - Thị phần giao nhận còn hạn chế. - Thị trường giao nhận còn hẹp chủ yếu tập trung vào khu vực ASEAN. - Đội ngũ nhân viên trẻ nên còn thiếu kinh nghiệm và trình độ nhân viên trong công ty không cao đặc biệt là khả năng ngoại ngữ của nhân viên trong công ty còn rất nhiều hạn chế. - Công tác quản lý trong công ty còn rườm rà. - Loại hình dịch vụ chưa đa dạng. - Còn nhiều sai sót trong quá trình làm chứng từ tại công ty. Kết luận chương 2 Chương 2 đã giới thiệu tổng quan về công ty về quá trình hình thành phát triển các loại hình mà công ty cung cấp cho khách hàng và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008 đến năm 2010. Và đánh giá được thành tựu và các mặt còn hạn chế của công ty. Nhìn chung trong quá trình thành lập được 7 năm công ty cũng có nhiều thành tựu như là có được lượng khách hàng ổn định, vị trí giao nhận tốt, cơ sở vật chất công ty đảm bảo cho hoạt động giao nhận và đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ năng động đầy nhiệt huyết. Tuy nhiên, trong thời gian hoạt động chưa lâu công ty cũng đã bộc lộ được khá nhiều thiếu sót như là trình độ cán bộ công nhân viên còn hạn chế, thị phần giao nhận hẹp chủ yếu tập trung ở khu vực Châu Á, không có được vị trí cạnh tranh tốt trên thị trường giao nhận, loại hình giao nhận thì không đa dạng không thu hút được nhiều khách hàng, quy trình giao nhận của công ty còn nhiều điểm sai sót. Chính những vấn đề còn tồn tại đó ở công ty đã làm giảm đi lượng khách hàng tìm năng khác mà công ty muốn tìm kiếm để mở rộng thị trường giao nhận, nhận thấy được một vài mặt hạn chế đó của công ty và mục tiêu và phương châm hoạt động của công ty là “nhanh nhẹn, tận tâm và hiệu quả” nhằm muốn giúp công ty hoàn thành mục tiêu kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch giao nhận và để dảm bảo công ty có được vị trí vững chắc trong thị trường giao nhận, em sẽ đưa ra một vài giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận nhằm mang tính tham khảo cho Kassa sẽ được tình bày trong chương 3.