Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 8: Tăng ca

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 8 Tăng Ca Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Định nghĩa các loại tăng ca thích hợp với quy định của công ty.  Xử lý trường hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên 1, không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác.  Xử lý khoảng thời gian được hưởng tăng ca đối với ca làm có thời gian làm thêm giờ vượt mốc 0h00 trong ngày.  Thiết lập cơ chế tự động tính tăng ca khi người lao động vô sớm hơn so với giờ vào quy định (tăng ca trước giờ vào).  Khai báo khoảng thời gian nhỏ nhất khi vô sớm hơn so với giờ vào quy định thì được tính làm thêm giờ tự động.  Thiết lập cơ chế tự động tính tăng ca khi người lao động về trễ hơn so với giờ ra quy định (tăng ca sau giờ ra).  Khai báo khoảng thời gian nhỏ nhất khi về trễ hơn so với giờ ra quy định thì được tính làm thêm giờ tự động.  Xử lý trường hợp thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều (hoặc ít) hơn so với thời gian thực ghi nhận theo log giờ chấm công (vd: trừ giờ giải lao, giờ cơm trong giờ làm thêm).  Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc mong muốn của công ty.  Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc trong ngày.  Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm).  Chỉ định loại tăng ca được tính khi không muốn phần mềm tự động phân loại.  Làm tròn giờ tăng ca đăng ký theo quy tắc mong muốn của công ty.  Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ tăng ca. Tăng ca là khoảng thời gian làm thêm giờ. Để tính được khoảng thời gian làm thêm này thì eTimeGold đã cung cấp cho người sử dụng công cụ để tính tăng ca. eTimeGold cho phép người quản lý tăng theo 2 cách : quản lý tăng ca tự động và quản lý tăng ca theo đăng ký. Đồng thời cung cấp giao diện cho người dùng định nghĩa tăng ca theo hệ số phù hợp với chính sách tăng ca của công ty. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Khởi tạo tăng ca Tùy vào đặc điểm làm thêm giờ của mỗi công ty thì sẽ có các loại tăng ca với hệ số khác nhau. Chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] hỗ trợ người dùng tự định nghĩa loại tăng ca theo đặc thù công việc của công ty. Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Dùng để tạo mới thông tin một loại tăng ca Dùng để chỉnh sửa một thông tin loại tăng ca đã khởi tạo trước đó Dùng để xóa loại tăng ca đã tạo trước đó Làm mới lưới dữ liệu thông tin loại tăng ca đã khai báo Xuất báo cáo đối tượng nhân viên hiệu lực theo loại tăng ca Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”, bắt đầu hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo], nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “OT15”. b. Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”. c. Cột [Ngày hết hạn]. d. Cột [Loại hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold. e. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca trên eTimeGold”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. GHI CHÚ: Ký hiệu báo cáo chính là hạng mục sử dụng cài đặt công thức lương. Tham khảo tài liệu chương 13 để hiểu cách thức đưa loại tăng ca vào cài đặt công thức lương. Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu. Hình minh họa: : Khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”.  Có thể bỏ trống  Có thể bỏ trống  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)   Bắt buộc nhập liệu.  Cho phép sử dụng Unicode.  (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 II. Chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo Trong quá trình sử dụng, người dùng phát sinh nhu cầu cần chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo cáo của loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày từ “OT15” thành “OT150”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form như sau. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “OT15” thành “OT150”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 III. Hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo Trường hợp thông tin khởi tạo sai hoặc quy định công ty không còn sử dụng loại tăng ca đã khai báo, người dùng mong muốn hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã được khởi tạo. Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại tăng ca Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form như sau. 4. Click chuột check vào ô [Hủy bỏ]. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại tăng ca từ thời điểm khai báo nhưng vẫn giữ lại dòng thông tin loại tăng ca trong danh sách khởi tạo. GHI CHÚ: Chỉ có những loại tăng ca chưa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực phân loại thời gian tăng ca, cũng như còn trong danh sách loại tăng ca khi lookup chọn khai báo nghiệp vụ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại tăng ca Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm từ ngày 31.1.2012 theo cách 2 nêu trên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm trên lưới dữ liệu. 3. Click nút [Chỉnh Sửa]. 4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin. Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại tăng ca đã khai báo Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt khỏi danh sách loại tăng ca 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Xóa], click nút [OK]. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp khai báo sai thông tin loại tăng ca, không muốn lưu trữ trong danh sách khởi tạo. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại tăng ca theo kế hoạch thời gian định sẵn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 IV. Điều kiện phân loại thời gian tăng ca Khi nhân viên làm thêm giờ theo những khoảng thời gian khác nhau, các loại ngày khác nhau thì được công ty tính thời gian theo các hệ số khác nhau. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày, bắt đầu hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên để ghi nhận những nhân viên tăng ca trong khoảng thời gian từ 06h sáng đến 22h đêm các ngày từ thứ 2 đến thứ 7 trong tuần. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] . 2. Chọn [Tạo Mới]. 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT150”. c. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”. d. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo điều kiện phân loại OT trên eTimeGold”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Chọn dòng chứa dữ liệu Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới danh sách loại tăng ca. 6. Chọn tab dữ liệu [Điều Kiện Thời Gian]. a. Dùng chuột click chọn các ô [Thứ Hai], [Thứ Ba], [Thứ Tƣ], [Thứ Năm], [Thứ Sáu], [Thứ Bảy] ở mục [NGÀY TRONG TUẦN]. b. Click nút [Lƣu trữ], chọn [OK] để xác nhận lưu trữ. c. Click nút [Tạo mới] ở mục [GIỜ TRONG NGÀY] nhập “06:00” ở cột [Từ Giờ], nhập “22:00” ở cột [Đến Giờ]. Click nút [Lƣu Trữ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 V. Tăng ca tự động trƣớc giờ vào & Hiệu lực Là khoảng thời gian làm việc trước giờ bắt đầu quy định vào của ca làm việc. Muốn hệ thống tính tăng ca tự động trước giờ vào, người dùng thiết lập trong chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trước giờ vào khi nhân viên được phân công làm việc theo [Ca Hành Chánh]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca Hành Chánh]. 3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (BOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK]. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trước giờ vào khi nhân viên được phân công làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ vào sau 13h00, không khấu trừ thời gian tăng ca tự động thực tế của nhân viên. Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động trước giờ vào cho nhân viên. 1. [Số phút Min để tính BOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để tính tăng ca tự động trước giờ vào làm việc (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca) 2. [Số phút trừ giờ BOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian tăng ca trước giờ làm. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca Hành Chánh. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]. 3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (BOT)?], nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính BOT], nhập “0” ở cột [Số phút trừ giờ BOT]. 4. Click nút [Cập nhật], click nút [OK] để lưu trữ thông tin mới. KINH NGHIỆM LÀM VIỆC: Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ BOT], người dùng sẽ xử lý được trường hợp muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, ..khi tăng ca tự động). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc. Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt như trên Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động trước giờ vào được hưởng 13:09 0 12:21 99 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chức có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 VI. Tăng ca tự động sau giờ ra & Hiệu lực Là khoảng thời gian làm việc sau giờ quy định ra của ca làm việc. Muốn hệ thống tính tăng ca tự động sau giờ ra, người dùng thiết lập trong chức năng ca kíp bước 1. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi NV được làm việc theo [Ca 2]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]. 3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (AOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK]. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động Nội dung thực hành: thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi nhân viên được phân công làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ ra trước 23h00, không khấu trừ thời gian tăng ca tự động thực tế của nhân viên. Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động sau giờ ra cho nhân viên. 1. [Số phút Min để tính AOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để tính tăng ca tự động sau thời gian kết thúc ca làm việc chính thức. (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca) 2. [Số phút trừ giờ AOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian tăng ca sau giờ làm. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chức có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] xem lại chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca kíp bƣớc 1] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]. 3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (AOT)?] Nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính AOT], nhập “0” ở cột [Số phút trừ giờ AOT]. Click nút [Cập nhật] và nút [OK]. KINH NGHIỆM LÀM VIỆC: Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ AOT], người dùng sẽ xử lý được trường hợp muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, ..khi tăng ca tự động). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc. Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt như trên Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động sau giờ ra được hưởng 22:39 0 23:19 79 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chức có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 VII. Đăng ký tăng ca & Hiệu lực Đây là hình thức tính tăng ca căn cứ trên các phiếu tăng ca. Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Thực hiện lưu trữ thông tin điều chỉnh mới trên phiếu tăng ca Dùng để đăng ký 01 phiếu tăng ca mới Dùng để xóa thông tin phiếu đăng ký tăng ca đã nhập Hiển thị danh sách phiếu đăng ký tăng ca đã nhập Xuất báo cáo danh sách nhân viên đã đăng ký tăng ca Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=4 ngày 18.1.2012 từ 14h đến 19h. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu tăng ca. a. Click chuột vào biểu tượng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên] b. Check chọn nhân viên có mã AC 4 c. Click nút [Thực Hiện]. d. Click trỏ chuột chọn ngày “18/1/2012” tại cột [Ngày tăng ca]. e. Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca trên eTimeGold”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 VIII. Chỉnh sửa thông tin tăng ca đã đăng ký Trong quá trình khởi tạo nếu người dùng có nhập sai thông tin nào đó thì phần mềm sẽ cho phép người sử dụng chỉnh sửa nhanh chóng những sai sót đó. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời gian kết thúc tăng ca thành 20h00 cho phiếu đăng ký tăng ca ngày 18.01.2012 của nhân viên mã AC=4. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã AC=4. 3. Đặt trỏ chuột tại ở ô thứ 2 của cột [Từ Giờ], sửa 19:00 thành 20:00. 4. Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa. GHI CHÚ: Nếu thời gian nhập ở ô thứ 1 của cột [Từ Giờ] lớn hơn thời gian nhập ở ô thứ 2 của cột này thì thời gian tăng ca được tính đến giờ ngày hôm sau. Thời gian tăng ca tính từ 2012/01/18 14:00 đến 2012/01/19 03:00.  Tham khảo chương 1 để hiểu thêm về các cách tăng (giảm) dữ liệu giờ (phút). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 4, có thông tin [Ngày tăng ca]=18/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 IX. Hủy bỏ phiếu đăng ký tăng ca đã nhập liệu Nội dung thực hành: Xóa thông tin phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã AC=4. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã AC=4. 3. Click nút [Xóa], click nút [OK]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 4, có thông tin [Ngày tăng ca]=18/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 X. Chỉ định loại tăng ca khi đăng ký phiếu tăng ca Trường hợp người dùng không muốn hệ thống tự động phân loại tăng ca. Khi đó người dùng chỉ định loại tăng ca khi khai báo phiếu tăng ca. Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=6, ngày 18/01/2012 từ 14h đến 19h theo loại tăng ca “Tăng ca chủ nhật”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới]. 3. Lần lượt khai báo thông tin a. Click chuột vào biểu tượng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn nhân viên] b. Check chọn nhân viên có mã AC 6, click nút [Thực Hiện]. c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “18/01/2012” tại cột. d. Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2. e. Check chọn ở ô [Bắt buộc khai báo loại tăng ca]. f. Dùng chuột click chọn biểu tượng ở ô [Loại tăng ca], màn hình hiển thị form dữ liệu. Click chọn dòng dữ liệu chứa [Tên loại tăng ca] là “Tăng ca chủ nhật”, click nút [Thực Hiện]. g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca (có chỉ định loại tăng ca) trên eTimeGold”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 XI. Đăng ký tăng ca qua ngày Khoảng thời gian tăng ca tính từ ngày đăng ký đến ngày hôm sau Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19/01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian tăng ca thực tế từ 19/01/2012 22:30 đến 20/01/2012 02:00. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới]. 3. Lần lượt khai báo thông tin a. Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn nhân viên] b. Check chọn nhân viên có mã AC 6, click nút [Thực Hiện]. c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “19/01/2012” d. Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “22:30” vào ô thứ nhất, “02:00” ở ô thứ 2. e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Khoảng thời gian tăng ca tính cho ngày đăng ký, thực tế làm việc là khoảng thời gian nằm trong ngày hôm sau Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19/01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian tăng ca thực tế từ 20/01/2012 02:30 đến 20/01/2012 04:00. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới]. 3. Lần lượt khai báo thông tin a. Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn nhân viên] b. Check chọn nhân viên có mã AC 4, click nút [Thực Hiện]. c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “19/01/2012” d. Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “02:30” vào ô thứ nhất, “04:00” ở ô thứ 2. e. Check chọn ở ô [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày]. f. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày (cộng 01 ngày)”. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Đối tƣợng hiệu lực loại tăng ca Loại tăng ca có thể áp dụng cho tất cả nhân viên, cũng có thể hiệu lực theo từng đối tượng riêng biệt. Khái niệm đối tượng hiệu lực loại tăng ca hỗ trợ người dùng xử lý trường hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên 1 nhưng không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác. Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực loại tăng ca Phƣơng thức 1: Loại tăng ca hiệu lực tất cả nhân viên Đây là loại hiệu lực mặc định khi người sử dụng khởi tạo một loại tăng ca mới. Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu loại tăng ca đang khai báo được áp dụng cho tất cả nhân viên. Phƣơng thức 2: Loại tăng ca hiệu lực theo nhân viên chỉ định Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật áp dụng cho nhân viên có mã AC là 6,9,10 từ ngày 1.1.2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn nút [Tạo Mới]. 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày chủ nhật”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT200”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đăc biệt (vd: \ / : * ? ” | % * ).  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 c. Click trỏ chuột chọn ngày “1/1/2012” tại cột [Ngày hiệu lực]. d. Cột [Ngày hết hạn]. e. Cột [Loại hiệu lực] dùng chuột click chọn “2. Nhân viên trực tiếp”. f. Cột [Hủy Bỏ] để mặc định. g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca áp dụng cho nv 6,9,10 trên eTimeGold”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Khai báo danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp. a. Click chọn dòng chứa loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật. b. Click chuột chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp]. c. Click nút [Chọn nhân viên].  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).  Có thể bỏ trống.  Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 d. Chọn nhân viên có mã AC là 6, 9 ,10 và click nút [Thực hiện]. e. Kết quả hiển thị như trong hình bên dưới. GHI CHÚ: Khi loại tăng ca hiệu lực cho 1 số nhân viên riêng biệt, (những nhân viên này không có thuộc tính chung để gom nhóm nhân sự) thì người dùng sử dụng phương thức này để khai báo đối tượng hiệu lực tăng ca. Nút chức năng khác trong tab [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp] Nút [Xóa nhân viên]: Dùng để xóa những nhân viên trong danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp đã khai báo. Nút [Refresh]: Làm mới lại lưới dữ liệu danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 Phƣơng thức 3: Loại tăng ca hiệu lực theo nhóm nhân viên. Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ áp dụng cho nhóm nhân viên Lắp đặt chuyên biệt từ ngày 1.1.2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] . 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày lễ”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT300”. c. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”. d. Cột [Ngày hết hạn]. e. Cột [Loại hiệu lực] click chọn “3. Nhân viên trực tiếp”. f. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca áp dụng cho nhóm NV trên eTimeGold”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Khai báo nhóm nhân viên hiệu lực a. Ở màn hình hiển thị dạng lưới, click chọn dòng chứa loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ. b. Click chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm].  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).  Có thể bỏ trống.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đăc biệt (vd: \ / : * ? ” | % * ).  Bắt buộc nhập liệu. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 5 để biết cách khởi tạo nhóm nhân sự và nhóm biến động nhân sự. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 c. Click nút [Chọn Nhóm]. d. Click chọn nhóm nhân viên Lắp đặt chuyên biệt. Click nút [Thực hiện]. e. Kết quả hiển thị như trong hình bên dưới GHI CHÚ: Khi loại tăng ca hiệu lực cho đối tượng nhân viên có các thuộc tính chung thì người dùng sử dụng cách chỉ định nhóm nhân viên này. Nút chức năng khác trong tab [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm] Nút [Xóa Nhóm]: Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm nhân viên hiệu lực đã khai báo. Nút [Refresh]: Làm mới lại lưới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 II. Quản trị điều kiện phân loại tăng ca Có 02 yếu tố để hệ thống phân loại tăng ca Yếu tố 1: Loại Ngày Có 03 loại ngày sử dụng khi cài đặt 1. Ngày thường: là thứ trong tuần gồm Thứ hai, Thứ ba, Thứ tƣ, Thứ năm, Thứ 6, Thứ 7, Chủ nhật. 2. Ngày nghỉ tuần: là ngày off khi làm việc theo ca kíp [Ngày nghỉ tuần (weekend)] 3. Ngày lễ: là ngày nghỉ theo quy định của luật lao động hoặc nội quy công ty (ví dụ ngày Quốc Khách) [Ngày lễ (holiday)]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa danh mục ngày lễ được áp dụng. Trƣờng hợp 1: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và KHÔNG khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với toàn bộ danh sách ngày lễ đã khởi tạo. Trƣờng hợp2: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và CÓ khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với ngày lễ vừa khai báo ở mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ngày nghỉ tuần trong ca kíp làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 Yếu tố 2: Khoảng Thời Gian Là khoảng thời gian được khai báo ở đoạn [Từ Giờ], [Đến Giờ] trong mục [GIỜ TRONG NGÀY]. GHI CHÚ: Nếu [Từ Giờ] < [Đến Giờ] thì khoảng thời gian được tính thuộc cùng ngày. Từ 06 sáng đến 22h đêm trong cùng 01 ngày. Nếu [Từ Giờ] >= [Đến Giờ] thì khoảng thời gian được tính thuộc 02 ngày, trong đó [Đến Giờ] được tính qua ngày hôm sau. Từ 22h đêm hôm nay đến 06h sáng hôm sau. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 III. Đặc điểm phân loại tăng ca ở mốc 0h Khái niệm ngày thông thường được khởi điểm từ 0h và kết thúc tại 24h. Việc phân loại tăng ca cũng căn cứ vào nguyên tắc này. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt (làm ca qua ngày, theo quy định công ty) thì khái niệm ngày được định nghĩa theo nhu cầu thực tế. Ví dụ: ngày là khoảng thời gian bắt đầu từ 18h chiều hôm nay đến 18h chiều hôm sau. Yết tố [Phân loại tại mốc 0 giờ] cho phép người dùng phân loại tăng ca theo khái niệm ngày mà công ty đang quy định. Trƣờng hợp 1: KHÔNG check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởI tạo loại tăng ca thì khái niệm ngày được tính từ 0h và kết thúc lúc 24h Trƣờng hợp2: CÓ check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởI tạo loại tăng ca thì khái niệm ngày được tính theo khoảng thời gian được khai báo trong mục [GIỜ TRONG NGÀY]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 So sánh phân loại thời gian tăng ca theo 02 cách khởi tạo sau Cách 1: Khởi tạo a (1)  KHÔNG check [Phân loại tại mốc 0 giờ] Cách 2: Khởi tạo b (2)  CÓ check [Phân loại tại mốc 0 giờ] Kết quả phân loại thời gian tăng ca giữa khởi tạo a (1) và khởi tạo b (2) Khởi tạo a (1) Khởi tạo b (2) Thời gian tăng ca đăng ký Log giờ tăng ca thực tế Phân loại tăng ca 360ph tăng ca loại [Tăng ca thứ 7] 60ph tăng ca loại [Tăng ca thứ 7] 300ph tăng ca loại [Tăng ca chủ nhật] Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 IV. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại tăng ca Khi khoảng thời gian được hưởng tăng ca phù hợp với điều kiện phân loại của nhiều loại tăng ca khác nhau. Mặc định hệ thống ưu tiên cho loại tăng ca có thứ tự ở trên trong danh sách đã tạo ở chức năng [Khởi Tạo Loại Tăng Ca]. Dữ liệu cột [Thứ tự] sẽ xác định thứ tự ưu tiên khi phân loại tăng ca. Loại tăng ca ngày thường áp dụng vào ngày thứ 2 trong KTG từ 06~22h Loại tăng ca ngày lễ áp dụng cho ngày 23/01/2012 (mùng 1AL) (Thứ 2 trong tuần), trong KTG 06~22h. Nhân viên có thời gian tăng ca từ 19h00~21h00 (tổng thời gian 120ph) ngày 23/01/2012 sẽ được phân loại như sau. Trƣờng hợp 1: tính 120ph loại tăng ca ngày thƣờng [OT15] Trƣờng hợp 2: tính 120ph tăng ca ngày lễ [OTLe] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu phần I (mục A) của chương 8 để hiểu cách Khởi Tạo Loại Tăng Ca. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 V. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca Mặc định hệ thống sẽ chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca là “giờ”. Ngoài ra, người dùng còn có lựa chọn các đơn vị: Ngày (1 ngày=8h) đối với phân loại tăng ca theo danh sách trong chức năng [Khởi tạo loại tăng ca] Ngày (1 ngày=số giờ quy định trong ca làm việc) đối với tăng ca tự động Phút. Hình ảnh minh họa Đơn vị tính: giờ. Đơn vị tính: phút. Đơn vị tính: ngày. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 11 để hiểu cách khai báo Đơn vị hiển thị. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 VI. Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc riêng của công ty. Có 04 cách cài đặt làm tròn số liệu Cách 1: Không làm tròn Thời gian không thay đổi. Cách 2: Làm tròn lên Tăng thời gian theo 01 block đơn vị tối thiểu. Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 1 Tổng thời gian tăng ca thực (phút) Tổng thời gian tăng ca sau làm tròn (giờ) 473 7,88 454 7,56 390 6,50 318 5,30 312 5,20 Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 2 Tổng thời gian tăng ca thực (phút) Tổng thời gian tăng ca sau làm tròn (giờ) 473 8,00 454 8,00 390 6,50 318 5,50 312 5,50 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 Cách 3: Làm tròn xuống Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu. Cách 4: Làm tròn Block Làm tròn lên hoặc xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu căn cứ vào kết quả so sánh thời gian thực tế với giá trị tối thiểu của 01 block. Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 3 Tổng thời gian tăng ca thực (phút) Tổng thời gian tăng ca sau làm tròn (giờ) 473 7,50 454 7,59 390 6,50 318 5,00 312 5,00 Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 4 Tổng thời gian tăng ca thực (phút) Tổng thời gian tăng ca sau làm tròn (giờ) 473 8,00 454 8,00 390 6,50 318 5,50 312 5,00 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa phương thức làm tròn cho các hạng mục. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 VII. Khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] Sử dụng đối với doanh nghiệp sản xuất, đi làm theo ca kíp và có tăng ca qua ngày. So sánh kết quả theo 02 đăng ký liên quan khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày) Thời gian làm thực tế: 01/06/2012 17:55 đến 01/06/2012 22:06 Thời gian làm thực tế: 01/07/2012 17:55 đến 01/07/2012 22:06 Kết quả: Tổng thời gian tăng ca thực tế là 4 tiếng của ngày 01/06/2012. Kết quả: Tổng thời gian tăng ca thực tế là 4 tiếng của ngày 01/06/2012. Hiển thị báo cáo: Hiển thị báo cáo: Cột [Từ giờ]: giá trị nhập ở ô thứ 1< ô thứ 2 Trƣờng hợp 1: KHÔNG check [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] Thời gian chấm công thực tế theo [Ngày tăng ca] Trƣờng hợp 1: CÓ check [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] Thời gian chấm công thực tế liền sau [Ngày tăng ca] 01 ngày. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 VIII. Quy trình chứng từ cho tăng ca & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ tăng ca 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt). GHI CHÚ: Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình chứng từ xem tại chương 2. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình tăng ca. User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Soạn thảo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Chuyển tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 User [QuanLy] phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Xét duyệt. GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 Quy trình chứng từ tăng ca Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ tăng ca tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và hiệu lực. Soạn Thảo Chứng Từ Tăng Ca 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao]. 2. Mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. 3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo a. Tại cột [Mã AC] chọn vào nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Nhân viên] b. Check chọn nhân viên số “5000”. c. Click [Thực hiện]. d. Chọn [Ngày tăng ca] là ngày “19/01/2012”. e. Nhập thời gian cho tăng ca tại [Từ Giờ], ô thứ nhất nhập “18:00”, ô thứ hai nhập “22:30”. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 f. Nhập vào [Ghi chú] “Anh Tiến Minh đăng ký tăng ca từ 18h đến 22h30 của ngày 19/1”. g. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu chứng từ lại. h. Chọn [Nộp] để nộp chứng từ lên. Chuyển Tiếp Chứng Từ Tăng Ca 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep]. 2. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012. 4. Cột [Ghi chú].  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000, có thông tin [Ngày tăng ca]=19/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 5. Chọn vào [Chuyển Tiếp] để đưa chứng từ tăng ca này lên cấp trên duyệt. Duyệt Chứng Từ 1. Đăng nhập vào hệ thống với user [Quanly]. 2. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000, có thông tin [Ngày tăng ca]=19/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” Click nút [Duyệt]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ tăng ca Sau khi các chứng từ tăng ca được duyệt thì những chứng từ này sẽ được hiệu lực và lưu vào lịch sử. Để quản lý được những chứng từ tăng ca đã được duyệt người sử dụng phải được phân quyền [Quản Lý Lịch Sử]. Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, người soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ đổi lịch làm việc đã duyệt đồng thời có quyền trả lại chứng từ. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp. Quản lý lịch sử chứng từ tăng ca 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 3. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “67”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 6/01/2012. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 6, có thông tin [Ngày tăng ca]=6/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 Trả lại chứng từ tăng ca khi đã đƣợc duyệt 1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012. Nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt 4. Click nút [Trả Lại].  Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000, có thông tin [Ngày tăng ca]=19/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 Xem lịch sử chứng từ tăng ca. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Xem lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [SoanThao]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 3. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012.