Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 21: Quy trình chứng từ

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 21 Quy trình chứng từ Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Phân chia chức danh theo phòng ban và chức vụ nhằm bảo mật chứng từ gửi lên (vd: trưởng phòng A chỉ có quyền quản lý nhân viên thuộc quyền của mình, không thấy chứng từ chờ xét duyệt của nhân viên thuộc quyền quản lý của trưởng phòng B).  Cấp quyền soạn thảo chứng từ cho 01 user trong công ty.  Cấp quyền chuyển tiếp chứng từ cho 01 user trong công ty.  Cấp quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user trong công ty.  Ủy quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user khác trong khoảng thời gian hạn định.  Ủy quyền tự động để phần mềm tự động chuyển chứng từ lên cấp kế tiếp.  Cách ghi chú ý kiến hoặc đánh giá đi kèm khi soạn thảo, chuyển tiếp hoặc xét duyệt các loại chứng từ.  Cấp quyền để cấp thấp hơn theo dõi tình trạng chứng từ đã nộp (đã được duyệt hay bác bỏ).  Tham vấn, tra cứu lịch sử chứng từ đã duyệt để phục vụ cho việc thống kê quản lý, tham khảo ra các quyết định Nhân sự. Một quy trình chứng từ sẽ có các bước soạn thảo, xem xét đánh giá chuyển lên, hiệu lực cho chứng từ và lưu lại . Ngoài ra còn có các yêu cầu khác trong việc quản lý một quy trình chứng từ như có sự trả lại, hủy hay ủy quyền, truy vết chứng từ linh hoạt thì eTimeGold hoàn toàn có thể đáp ứng được các nhu cầu này. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Phân cấp user theo cây thƣ mục Để thực hiện một quy trình chứng từ thì người dùng cần phải có các user để phục vụ cho quá trình xử lý chứng từ. Mỗi user sẽ có các chứng năng quản lý khác nhau và ở các cấp độ quyền hạn khác nhau. Để làm được như vậy người dùng phải phân cấp những user này theo dạng cây thư mục và phân chia chức năng quản lý cho hợp lý. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Từ user chính khởi tạo và phân cấp các user mới tạo thành một cây dạng cây thư mục. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Chọn [Tạo Mới] để khởi tạo một user mới. a. Cột [Ngƣời dùng] nhập “UserTruongPhong”. b. Cột [Mật khẩu] nhập “123”. c. Cột [Xác nhận mật khẩu] nhập “123”. d. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tiếp tục tạo user tiếp theo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 e. Tương tự tạo user [UserPhoPhong] mật khẩu “123”. f. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tạo ra user thứ 3. g. Khởi tạo [UserNhanVien] mật khẩu “123”. h. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất quá trình . 3. Kéo thả để phân cấp các user mới tạo thành dạng cây thư mục. 4. Click trái chuột vào [UserPhoPhong] trên lưới dữ liệu và giữ chuột kéo thả vào [UserTruongPhong]. GHI CHÚ: Sau khi thả chuột ra tại [UserTruongPhong] thì [UserPhoPhong] sẽ được thay đổi và nằm ở nhánh dưới của [UserTruongPhong]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 5. Tiếp tục kéo thả [UserNhanVien] lên user [UserPhoPhong]. 6. Sau khi hoàn thành thì các user mới tạo đã được phân cấp thành dạng cây thư mục. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 II. Phân bổ quyền dữ liệu cho chứng từ Sau khi đã khởi tạo các user và phân cấp theo dạng cây thư mục thì người dùng đã có thể tiến hành phân quyền dữ liệu cho các chứng từ cần thực hiện theo quy trình. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Phân quyền dữ liệu quản lý quy trình chứng từ cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Chọn [UserTruongPhong]. 3. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click [Tạo Mới] để tạo một nhóm chức năng. GHI CHÚ: Không phải chức năng nào cũng có khả năng được phân quyền dữ liệu để đi theo quy trình chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 4. Tại [Tên nhóm menu] nhập “Chứng từ”, chọn [Lƣu Trữ]. 5. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] chọn tên nhóm menu [Chứng Từ]. 6. Tại [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] chọn [Tạo Mới] để khởi tạo chức năng quản lý. 7. Chọn biểu tượng lookup để mở ra bảng [Chọn Chức Năng]. 8. Chọn [Nghỉ Vắng Dài Hạn] và chọn [Thực Hiện]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 9. Tại cột [Tên Hiển Thị] nhập “Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt”. 10. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Xét Duyệt]. 11. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất việc phân bổ quyền dữ liệu cho user đầu tiên. 12. Tương tự đối với [UserPhoPhong] 13. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Chuyển Tiếp] chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành phân bổ chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 14. Tiếp tục phân bổ tương tự cho [UserNhanVien] với quyền [Soạn Thảo] trên chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 III. Hƣớng dẫn thực hiện quy trình chứng từ cơ bản Sau khi đã phân quyền dữ liệu cho các user thì người dùng đã có thể tiến hành đăng nhập vào các user này và quản lý chức năng đã được phân chia. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình soạn thảo, chuyển và duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn. Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn] đã phân bổ. 3. Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu soạn thảo một chứng từ mới. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Chọn nhân viên có mã AC là 1. c. Click nút [Thực Hiện]. d. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “22/2/2012”.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 e. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “24/2/2012”. f. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng]. g. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH. h. Click chọn [Thực Hiện]. i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Đơn xin nghỉ phép bệnh cho nhân viên Nguyễn Thị Loan”. 4. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Chọn [Nộp], click [Ok] để tiến hành đưa chứng từ đã soạn lên user quản lý ở cấp trên.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserPhoPhong]. 2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài hạn cho nhân viên mang mã số “1”. 4. Cột [Ghi chú] nhập “Ok, chấp nhận chuyển”. 5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đưa chứng từ này lên user cấp cao hơn xét duyệt.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserTruongPhong]. 2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài hạn cho nhân viên mang mã số “1”. 4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”. 5. Click nút [Duyệt], chọn [Ok]. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Khởi tạo chức danh Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo chức danh mới trong công ty và phân cấp chức danh theo dạng cây thư mục. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Danh]. 2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khởi tạo một chức danh mới. 3. Tại cột [Tên Chức Danh] nhập “Giám Đốc”. 4. Tại cột [Mã Chức Danh] nhập “GiamDoc”. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo. 6. Tiến hành kéo thả chức danh [Trƣởng Phòng] lên chức danh [Giám Đốc] để thực hiện chia chức danh theo nhánh dạng cây thư mục. Sau khi đã phân cấp xong : GHI CHÚ: Chức danh [Giám Đốc] như hình trên đang quản lý tất cả nhân viên đang được các chức danh cấp dưới quản lý. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 II. Giới hạn quyền quản lý bằng cách theo phòng ban, chức vụ Giám Đốc----- ----------Trƣởng Phòng : A01,B01 -------------------------------Phó Phòng: C01, D01 ----------------------------------------------Nhân Viên: E01, G01, H01, J01, X01 Nghiệp vụ: Trong khởi tạo chức danh ngoài việc khởi tạo tên và mã chức danh thì người dùng sẽ còn 2 lựa chọn : Chia theo phòng ban, Chia theo chức vụ. Nếu check vào chia theo phòng ban (không check chia theo chức vụ) tại vị trí trưởng phòng thì khi người dùng đăng nhập bằng user trưởng phòng người dùng chỉ thấy được chính mình và các user con cùng phòng ban. Chú ý : A01 là trưởng phòng Nhân Sự (Chức danh Trƣởng phòng - Chức vụ quản lý) B01 là trưởng phòng Kế Toán (Chức danh Trƣởng phòng - Chức vụ quản lý) C01 là phó phòng nhân sự (Chức danh Phó phòng - Chức vụ quản lý) D01 là phó phòng kế toán (Chức danh Phó phòng - Chức vụ quản lý) E01, G01, H01 là nhân viên kế toán (Chức danh Nhân viên - Chức vụ Kế Toán) J01, X01 là nhân viên nhân sự (Chức danh Nhân viên - Chức vụ Nhân sự). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 VD: Nếu lấy A01 đăng nhập vào thì nó sẽ thấy chính nó là Trưởng Phòng Nhân Sự A01, và Phó phòng Nhân Sự C01, và các nhân viên nhân sự là J01 và X01. Tương tự check chia theo phòng ban tại vị trí phó phòng, nếu đăng nhập bằng user phó phòng C01 thì nó chỉ có thể thấy chính nó là C01 và các user thuộc quyền quản lý của nó là J01, X01. Nếu check vào chia theo chức vụ ở vị trí trưởng phòng, khi ta login vào bằng user A01 ta sẽ thấy được các user sau: 1. Không check chia theo phòng ban và chia theo chức vụ: A01, C01, D01. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 2. Check chia theo phòng ban và check chia theo chức vụ: A01, C01. Thuộc tính chia theo phòng ban và chia theo chức vụ có tính kế thừa VD: Nếu check chia theo phòng ban ở vị trí trưởng phòng thì ở các vị trí phó phòng và nhân viên nó cũng tự hiểu là mình đang chia theo phòng ban, tuy ở đó không có check. Nhưng chỉ có những user ở vị trí được check mới thấy được sự kế thừa này. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 III. Bảo mật chứng từ Đặc điểm của việc bảo mật chứng từ. Cấp quản lý chỉ tập trung vào việc đánh giá, ra quyết định trên các chứng từ chờ xét duyệt. Công tác nhập liệu được phân tán ra các cấp quản lý thấp hơn. Không cho phép chỉnh sửa các chứng từ đã duyệt. Kiểm soát quá trình luân chuyển và tình trạng chứng từ. Hỗ trợ truy vết dữ liệu và lưu trữ lịch sử thông tin của các chứng từ. Các bƣớc chuẩn bị để thiết lập một quy trình bảo mật. 1. Thiết lập chia theo chức danh để trưởng phòng, phó phòng của phòng ban nào thì chỉ có khả năng thấy và giải quyết các chứng từ của phòng ban đó. 2. Thiết lập hệ thống phân cấp user theo dạng cây thư mục và phân chia chức năng quản lý theo quy trình cho các các cấp user. a. Thiết lập user đại diện cho nhân viên : Có chức năng soạn thảo một chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 b. Thiết lập user đại diện cho phó phòng : Có chức năng chuyển tiếp một chứng từ. c. Thiết lập user đại diện cho trưởng : Có chức năng xét duyệt một chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 3. Thiết lập quyền login user cho nhân viên. a. Thiết lập quyền login theo [UserNhanVien] cho nhân viên có chức danh là [Nhân Viên]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 b. Thiết lập quyền login theo [UserPhoPhong] cho nhân viên có chức danh là [Phó Phòng]. c. Thiết lập quyền login theo [UserTruongPhong] cho nhân viên có chức danh là [Trƣởng Phòng]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 Quy trình chứng từ theo phân cấp chức danh Tóm tắt sự chuẩn bị : -------Chức Danh Trƣởng Phòng : A01(Login với quyền của UserTruongPhong). ---------------------------- Chức Danh Phó Phòng: C01 (Login với quyền của UserPhoPhong). ------------------------------------------- Chức Danh Nhân Viên: E01, J01 (Login với quyền của UserNhanVien). A01 có chức danh [Trƣởng Phòng] thuộc phòng ban [Nhân Sự]. C01 có chức danh [Phó Phòng] thuộc phòng ban [Nhân Sự]. E01 có chức danh [Nhân Viên] thuộc phòng ban [Kế Toán]. J01 có chức danh [Nhân Viên] thuộc phòng ban [Nhân Sự]. UserTruongPhong : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Xét Duyệt]. UserPhoPhong : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Chuyển Tiếp]. UserNhanVien : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Soạn Thảo]. Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn. Bước 1: Nhân viên có mã nhân viên E01(nhân viên kế toán) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn] và soạn thảo chứng từ rồi chọn [Nộp]. GHI CHÚ: Khi chọn nhân viên để soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn thì nhân viên E01 này chỉ thấy chính mình, không thấy các nhân viên khác trong công ty. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 Bước 2: Nhân viên có mã nhân viên J01 (nhân viên nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn] và soạn thảo chứng từ rồi chọn [Nộp] Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn. Nhân viên có mã nhân viên C01 (phó phòng nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] và chọn [Chuyển] để đưa chứng từ lên. GHI CHÚ: Phó phòng nhân sự C01 chỉ thấy chứng từ của chính nhân viên nhân sự gửi lên. GHI CHÚ: Khi chọn nhân viên để soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn thì nhân viên J01 này chỉ thấy chính mình, không thấy các nhân viên khác trong công ty. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn. Nhân viên có mã nhân viên A01 (trưởng phòng nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] và chọn [Duyệt] để để hoàn thành quy trình chứng từ. GHI CHÚ: Trưởng phòng nhân sự A01 chỉ thấy chứng từ của chính phó phòng nhân sự gửi lên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 IV. Ủy Quyền Chứng Từ Có 2 cách ủy quyền chứng từ Ủy quyền tự động Ủy quyền tự động chứng từ là hình thức chuyển thẳng chứng từ lên một cấp cao hơn dành cho những chứng từ được phân quyền quản lý chuyển tiếp. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài hạn]. [UserNhanVien] sẽ soạn thảo một chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] và chuyển lên , [UserPhoPhong] đã ủy quyền chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] với quyền chuyển trước đó, chứng từ sẽ được tự động đưa lên một cấp. [UserTruongPhong] nhận chứng từ và duyệt chứng từ để kết thúc quy trình. Các bƣớc chuẩn bị: Tại chứng năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], người dùng khởi tạo hệ thống user có 3 cấp như sau: Phân chức năng [Nghỉ vắng dài hạn] với các quyền quản lý tƣơng ứng cho mỗi user. 1. Thiết lập [UserNhanVien] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Soạn Thảo]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 2. Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Chuyển Tiếp]. 3. Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 Thực hiện đăng ký ủy quyền tự động cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] tại [UserPhoPhong]. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserPhoPhong]. 2. Click chọn biểu tượng để mở ra form [My Detail]. 3. Click chọn tab [Ủy Quyền Chứng Từ] và chọn [Tạo Mới] để mở ra form khai báo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 4. Khai báo thông tin đăng ký ủy quyền. a. Cột [Ngày hiệu lực] click biểu tượng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày 24/2/2012 (ngày bắt đầu hiệu lực ủy quyền). b. Cột [Ngày hết hạn] click biểu tượng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày 29/2/2012 (ngày hết hiệu lực ủy quyền). c. Cột [Loại ủy quyền] click biểu tượng và chọn [2. Tự Động]. d. Cột [Nhận Ủy Quyền] để mặc định (chỉ chọn khi ủy quyền đối tượng). 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo ủy quyền. 6. Click chọn loại ủy quyền mới khởi tạo và click chọn nút [Hiệu Lực] để áp dụng chứng từ này. Nút [Hiệu Lực]: Để chấp nhận ủy quyền đang chọn có hiệu lực, nếu chưa đến ngày hiệu lực đã đặt ra thì hiệu lực này sẽ trong trạng thái chờ đến mốc thời gian quy định, nếu ngày hiệu lực trùng với ngày hiện tại hoặc ở quá khứ thì ủy quyền sẽ có hiệu lực ngay. Nút [Bỏ Hiệu Lực] : Dùng để thực thi hủy hiệu lực ủy quyền ngay lập tức, dù thời hạn ủy quyền vẫn còn. Nút [Lƣu Trữ]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 Thực hiện quy trình Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn tại [UserNhanVien]. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn]. 3. Click chọn [Tạo Mới]. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Chọn nhân viên có mã AC là 8. c. Click nút [Thực Hiện]. d. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “24/2/2012”. e. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “25/2/2012”. f. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng].  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 g. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH. h. Click chọn [Thực Hiện]. i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép 2 ngày”. 4. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành việc khai báo. 5. Chọn [Nộp], click [Ok] để đưa chứng từ lên. Nút [Nộp]: Dùng để nộp lên chứng từ đang chọn và hiển thị. Nút [Nộp Tất Cả] : Kết hợp với nút [Danh Sách], chọn những nhân viên cần nộp rồi chọn [Nộp Tất Cả] để đồng loạt đưa các chứng từ đã chọn lên. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 Do đã ủy quyền tự động tại [UserPhoPhong] có chức năng chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn nên chứngtừ đã tự động chuyển lên cho [UserTruongPhong] và chờ xét duyệt. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserTruongPhong]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] đang có chữ “New” nhấp nháy. 3. Quan sát phần ghi chú sẽ thấy được lịch sử đi lên của chứng từ. 4. Click [Duyệt], chọn [Ok] để hoàn thành quy trình và hiệu lực chứng từ. Nút [Trả Lại]: Dùng để trả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Trả Lại Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để trả tất cả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời duyệt tất cả các chứng từ đang chọn. Nút [Không Duyệt]: Dùng để hủy chứng từ đang chọn. Nút [Không Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời hủy tất cả các chứng từ đang chọn. Nút [Refresh]: để cập nhật chứng từ tại thời điểm hiện tại. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 Ủy quyền đối tƣợng Ủy quyền đối tượng chứng từ là hình thức chuyển chứng từ xuống một cấp dành cho những chứng từ được phân quyền quản lý xét duyệt. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài hạn]. [UserNhanVien] sẽ soạn thảo một chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] và chuyển lên , [UserPhoPhong] chuyển chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] lên một cấp. [UserTruongPhong] ủy quyền đối tượng chứng từ [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền duyệt cho [UserTroLy], và tại đây [UserTroLy] sẽ duyệt chứng từ này. Các bƣớc chuẩn bị: Tại chứng năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], người dùng khởi tạo hệ thống user như sau: Phân chức năng [Nghỉ vắng dài hạn] với các quyền quản lý tƣơng ứng cho mỗi user. 1. Thiết lập [UserNhanVien] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Soạn Thảo]. GHI CHÚ: User nhận ủy quyền đối tượng là user dưới một cấp của user ủy quyền và khác user chuyển chứng từ lên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 2. Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Chuyển Tiếp]. 3. Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 4. Thiết lập [UserTroLy] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt]. Thực hiện đăng ký ủy quyền đối tƣợng cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] tại [UserTruongPhong]. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserTruongPhong]. 2. Click chọn biểu tượng để mở ra form [My Detail]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 3. Click chọn tab [Ủy Quyền Chứng Từ] và chọn [Tạo Mới] để mở ra form khai báo. 4. Khai báo thông tin đăng ký ủy quyền. a. Cột [Ngày hiệu lực] click biểu tượng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày 25/2/2012 (ngày bắt đầu hiệu lực ủy quyền). b. Cột [Ngày hết hạn] click biểu tượng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày 29/2/2012 (ngày hết hiệu lực ủy quyền). c. Cột [Loại ủy quyền] click biểu tượng và chọn [1. Đối Tƣợng]. d. Cột [Nhận Ủy Quyền] click biểu tượng để hiện lên form chọn user dưới 1 cấp để nhận ủy quyền. e. Click chọn[UserTroLy] chọn [Thực Hiện]. Nút [Lƣu Trữ]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo ủy quyền. 6. Click chọn loại ủy quyền mới khởi tạo và click chọn nút [Hiệu Lực] để áp dụng chứng từ này. Thực hiện quy trình Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn tại [UserNhanVien]. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn]. 3. Click chọn [Tạo Mới]. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Chọn nhân viên có mã AC là 8. GHI CHÚ: Quy trình thực hiện dưới đây chỉ có [UserTruongPhong] ủy quyền đối tượng. Nếu tại [UserPhoPhong] có ủy quyền tự động thì kết hợp với ủy quyền đối tượng của [UserTruongPhong] chứng từ sau khi soạn thảo và nộp đi tại [UserNhanVien] chứng từ sẽ đến thẳng [UserTroLy]. Nút [Hiệu Lực]: Để chấp nhận ủy quyền đang chọn có hiệu lực, nếu chưa đến ngày hiệu lực đã đặt ra thì hiệu lực này sẽ trong trạng thái chờ đến mốc thời gian quy định, nếu ngày hiệu lực trùng với ngày hiện tại hoặc ở quá khứ thì ủy quyền sẽ có hiệu lực ngay. Nút [Bỏ Hiệu Lực] : Dùng để thực thi hủy hiệu lực ủy quyền ngay lập tức, dù thời hạn ủy quyền vẫn còn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 c. Click nút [Thực Hiện]. d. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “25/2/2012”. e. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “28/2/2012”. f. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng]. g. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH. h. Click chọn [Thực Hiện]. i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép 2 ngày cho chị Tú”. 4. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành việc khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 5. Chọn [Nộp], click [Ok] để đưa chứng từ lên. Nút [Nộp]: Dùng để nộp lên chứng từ đang chọn và hiển thị. Nút [Nộp Tất Cả] : Kết hợp với nút [Danh Sách], chọn những nhân viên cần nộp rồi chọn [Nộp Tất Cả] để đồng loạt đưa các chứng từ đã chọn lên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 Chuyển tiếp chứng từ tại [UserPhoPhong]. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserPhoPhong]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] đang có chữ “New” nhấp nháy. 3. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chấp nhận chuyển cho sếp duyệt”. 4. Click [Chuyển Tiếp], chọn [Ok] để chuyển chứng từ đi lên cấp trên. Nút [Trả Lại]: Dùng để trả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Trả Lại Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để trả tất cả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Chuyển Tiếp]: Chuyển chứng từ đang chọn lên một cấp. Nút [Chuyển Tiếp Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời chuyển tiếp tất cả các chứng từ đang chọn lên một cấp. Nút [Refresh]: để cập nhật chứng từ tại thời điểm hiện tại.  Có thể bỏ trống GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 Do đã ủy quyền đối tƣợng tại [UserTrƣởngPhong] có chức năng xét duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn chứng từ đã tự động chuyển xuống [UserTroLy] để xử lý xét duyệt. 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserTroLy]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] đang có chữ “New” nhấp nháy. 3. Tại cột [Ghi chú] nhập “Ok, Chấp nhận”. 4. Click [Duyệt], chọn [Ok] để hoàn thành quy trình và hiệu lực chứng từ. Nút [Trả Lại]: Dùng để trả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Trả Lại Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để trả tất cả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên. Nút [Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời duyệt tất cả các chứng từ đang chọn. Nút [Không Duyệt]: Dùng để hủy chứng từ đang chọn. Nút [Không Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời hủy tất cả các chứng từ đang chọn. Nút [Refresh]: để cập nhật chứng từ tại thời điểm hiện tại.  Có thể bỏ trống GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 V. Quản Lý Chứng Từ Xem chứng từ đã gửi đi Để xem lại những chứng từ đã gửi đi thì người quản lý cần phân thêm chức năng chứng từ quyền [Xem Lịch Sử]. Và quyền này chỉ thích hợp áp dụng cho user ở cấp soạn thảo chứng từ. Với quyền [Xem Lịch Sử] này user sẽ thấy những chứng từ của mình đã nộp lên, đang đi đến vị trí nào, đã được duyệt hay chưa, hay đã bị hủy. Và với chức năng này user chỉ có thể xem mà không thực hiện được bất cứ sự thay đổi nào. Nội dung thực hành: Xem lại những chứng từ đã được [UserNhanVien] nộp lên. 1. Tại chức năng [Quản lý ngƣời dùng] phân thêm chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý là [Xem Lịch Sử]. 2. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 3. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Xem]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 4. Ngoài chức năng xem, người dùng user này sẽ không còn quyền nào khác. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 Quản lý chứng từ đã đƣợc duyệt Sau khi chứng từ được [Duyệt] thì những chứng từ này sẽ được lưu vào lịch sử. Để xem lại những chứng từ đã duyệt thì người quản lý cần phân thêm chức năng chứng từ quyền [Quản Lý Lịch Sử]. Và quyền này chỉ thích hợp áp dụng cho những user ở vị trí cao cấp có quyền quản lý các chứng từ. Với quyền [Quản Lý Lịch Sử] này người dùng sẽ quản lý được tất cả những chứng từ đã được duyệt của user đang đăng nhập quản lý. Ngoài ra tại đây người dùng có thể dùng quyền [Trả Lại] để trả thẳng chứng từ về cho user đã soạn thảo và nộp chứng từ này lên. Nội dung thực hành: Xem lại chứng từ đã được duyệt trong chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền [Quản Lý Lịch Sử], và thực hiện [Trả Lại] chứng từ. 1. Tại chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] phân quyền [Quản Lý Lịch Sử] với chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] tại [UserTruongPhong]. 2. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserTruongPhong]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 3. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - QL]. 4. Chọn nút [Trả Lại], click [Ok] để trả thẳng chứng từ đang xem về người đã soạn thảo. 5. Đăng nhập bằng [UserNhanVien] để kiểm tra. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 6. Tại [UserNhanVien] mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn].