Tài liệu Quản lý nguy cơ trong bênh viện - Nguyễn Quang Vinh

Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh Bài 1: QUẢN LÝ NGUY CƠ TRONG BỆNH VIỆN Quản lý nguy cơ/rủi ro (Risk Management) là một khái niệm còn khá mới mẻ trong lĩnh vực Y tế ở Việt Nam. Thuật ngữ Quản lý nguy cơ đã đƣợc đƣa vào ứng dụng trong hoạt động công nghiệp của các nƣớc phƣơng Tây từ những năm 1900. Sau đó, đƣơc sử dụng phổ biến trong lĩnh vực bảo hiểm và ngân hàng từ những năm đầu của thập niên 70 thế kỷ trƣớc và đƣợc đƣa vào áp dụng trong các bệnh viện tại Mỹ từ khoảng năm 1975. Điều đặc biệt, khi mới bắt đầu đƣợc áp dụng ở các bệnh viện tại Mỹ thì Quản lý nguy cơ đã nổi lên nhƣ một yếu tố không thể tách rời trong hoạt động của các bệnh viện Mỹ. Quá trình này là một cơ chế tự bảo vệ trong các hợp tác về bảo hiểm và để bảo đảm điều chỉnh phí bảo hiểm thƣơng mại. Tuy nhiên, những hoạt động quản lý nguy cơ thời đó chƣa đƣợc gọi tên cụ thểbằng cụm từ “Risk Management – Quản lý nguy cơ” nghĩa là họ có triển khai một số hoạt động nhƣng họ coi nhƣ nó là thành phần của hoạt động quản trị bệnh viện nói chung. Vào giai đoạn đầu của việc quản lý nguy cơ trong bệnh viện đơn thuần chỉ là việc các Điều dƣỡng đảm bảo chất lƣợng thực hiện báo cáo sự cố và xu hƣớng trong chăm sóc cấp tính ở các Bệnh viện, nhƣng có rất ít hoặc không có hoạt động phòng chống chủ động cụ thể đƣợc triển khai. Theo thời gian, Quản lý nguy cơ đƣợc định nghĩa là một quá trình phức hợp bao gồm xác định, đánh giá, và giải quyết các nguy cơ tiềm ẩn và thực tế (Theo Keddy định nghĩa) . Nói chung, quản lý nguy cơ là quá trình để bảo vệ tài sản và giảm thiểu tổn thất tài chính cho tổ chức. Quản lý nguy cơ là một chức năng chủ động. Nó thực thi các hành động để giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của các sự cố bất ngờ, giảm tác động của yêu sách pháp lý và thúc đẩy hiệu suất đáng tin cậy Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh cao, thiết kế hệ thống an toàn và các cải tiến phạm vi bảo hiểm, bao phủ loại trừ hƣớng đến bảo đảm an toàn ngƣời bệnh và cải tiến chất lƣợng dịch vụ y tế cung cấp. Điều nhấn mạnh then chốt trong quản lý nguy cơ ở bệnh viện đó chính là cơ chế và giải pháp giúp kiểm soát và bảo vệ tài chính chứ không đơn thuần là kiểm soát loại bỏ những nguy cơ gây mất an toàn trong bệnh viện. Có hai quyết định của tòa án nổi tiếng liên quan đến tầm quan trọng của quản lý nguy cơ: thứ nhất là vụ việc liên quan đến Bệnh viện Đa khoa Darling vs Charleston vào năm 1965 đã xác lập trách nhiệm pháp lý của bệnh viện về chất lƣợng chăm sóc và vụ phán quyết thứ hai tại Bệnh viện Corleto vs Shore đã xác định rằng nhân viên y tế có thể phải chịu trách nhiệm về chất lƣợng chăm sóc. Sau hai quyết định mang tính lịch sử này ở Hoa Kỳ, quản lý nguy cơ hiệu quả đƣợc coi trọng hơn vì số lƣợng yêu cầu bồi thƣờng đối với bệnh viện ngày càng tăng, thiệt hại cao hơn, và sự công khai xấu ảnh hƣởng đến các bệnh viện. Các vụ án tẩy chay chống lại các bác sĩ và bệnh viện ở Hoa Kỳ đã đạt đến giai đoạn khủng hoảng vào đầu những năm 1980. Giá bảo hiểm trên thị trƣờng thƣơng mại đã trở nên quá cao khiến nhiều bệnh viện thành lập bảo hiểm bắt buộc. Đây là sự bắt đầu của "báo cáo sự cố" chính thức và bổ sung các nhà quản lý nguy cơ nội bộ để phân tích các xu hƣớng và đề xuất các biện pháp can thiệp nhằm ngăn chặn hoặc giảm nhẹ yêu cầu bồi thƣờng. Các bƣớc để triển khai chƣơng trình quản lý nguy cơ trong bệnh viện đƣợc khuyến nghị: 1) Bổ nhiệm một nhân lực phụ trách Quản lý nguy cơ, ngƣời này sẽ đƣợc sự hỗ trợ của hội đồng quản trị, giám đốc điều hành, nhân viên y tế và các bộ phận khác trong bệnh viện. Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh 2) Ngƣời phụ trách Quản lý nguy cơ sẽ tuần tự đến gặp các trƣởng đơn vị/bộ phận khoa phòng trong bệnh viện để làm quen với mỗi ngƣời trong số họ với thông báo cho họ biết về các vai trò và trách nhiệm của mình. 3) Thực hiện chƣơng trình “sáu bƣớc - sixsteps” sau với sự hợp tác của Bộ phận Quản lý nguy cơ để đảm bảo rằng bệnh viện đang làm tất cả những gì có thể trong lĩnh vực quản lý nguy cơ. (A) Xác định các tình huống trong bệnh viện có thể gây ra sự cố có thể dẫn đến tổn thất về tài chính. (B) Đánh giá các báo cáo sự cố ít nhất sáu tháng và so sánh các số liệu sẵn có về các sự cố tại bệnh viện khác có thể xác định những tình huống trong bệnh viện có khả năng gây ra một sự cố. (C) Loại bỏ các thủ tục nguy hiểm không cần thiết đƣợc thực hiện tại cơ sở, bán/loại bỏ thiết bị có thể dẫn đến các khoản bồi thƣờng. (D) Giảm rủi ro để bệnh viện có thể cảm thấy thoải mái khi thiết lập một cơ chế bảo hiểm đƣợc tài trợ và hoạt động nội bộ. (E) Chuyển giao trách nhiệm pháp lý bằng cách có thỏa thuận "giữ vô hại" với các nhà sản xuất thuốc và cung ứng vật tƣ trang thiết bị. (F) Bảo hiểm bao phủ chi trả thông qua các lựa chọn tốt nhất về giá trị thƣơng mại các bảo hiểm bắt buộc và tự nguyện của chính nó hoặc kết hợp để đáp ứng nhu cầu của bệnh viện một cách đáng tin cậy và hiệu quả nhất. Hơn thế nữa, bệnh viện cần có các thành phần sau đây nhƣ là một phần không tách rời của chƣơng trình quản lý nguy cơ: 1. Cơ chế khiếu nại trong bệnh viện. Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh 2. Thu thập dữ liệu liên tục về các trƣờng hợp chăm sóc sức khỏe với đầu ra “chƣa tốt/tiêu cực” 3. Cơ chế đánh giá chăm sóc y tế. 4. Các chƣơng trình giáo dục cho nhân viên của bệnh viện trong các hoạt động chăm sóc bệnh nhân. 5. Liên tục sàng lọc các thủ tục quản lý nguy cơ và làm cho nó trở thành một phần của các tiêu chuẩn về chất lƣợng trong bệnh viện. Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh Bài 2: BÁO CÁO SAI SÓT SỰ CỐ (Incident Reporting) Báo cáo sai sót sự cố là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý nguy cơ. Các nghiên cứu ghi nhận hầu hết các nhân viên y tế đặc biệt là Bác sỹ hầu nhƣ rất e ngại trong việc báo cáo sai sót sự cố cho cấp trên. Các kết quả khảo sát ghi nhận rằng hầu hết các nhân viên y tế có xu hƣớng thích báo cáo, chia sẻ sai sót sự cố với đồng nghiệp khi có một vấn đề hoặc sự cố y khoa nào xảy ra. Việc báo cáo sai sót sự cố trong môi trƣờng bệnh viện hầu hết còn là vấn đề gặp khá nhiều vƣớng mắc và rào cản. Một trong những nguyên nhân trọng yếu đó chính là đặc thù của công việc trong bệnh viện đòi hỏi tính tự chủ, quyết đoán cá nhân, các quy tắc và kinh nghiệm cá nhân đƣợc áp dụng trong thực hành y khoa, cá tính mạnh mẽ đây là những nguyên nhân chính yếu khiến cho việc báo cáo sự cố sai sót y khoa chƣa đƣợc đẩy mạnh và phổ biến. Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh Quản lý nguy cơ là một quá trình kiểm soát các sự cố, sai sót – điều này có mâu thuẩn với và gây tác động đến thực hành hoặc các hoạt động thƣờng ngày trong bệnh viện. Báo cáo sai sót sự cố trở thành một nền tảng, trụ cột chính yếu trong hệ thống quản lý nguy cơ. Báo cáo sai sót sự cố là một chu trình khép kính goomfg các bƣớc tuần tự: xác định, phát hiện sai sót sự cố; phân tích sự cố; rút ra bài học từ sự cố; phản hồi hành động từ sự cố. Điều quan trọng chính là đây là một chu trình và cần thực hiện liên tục. Quy trình báo cáo sai sót sự cố đƣợc thiết kế để thực hiện các nhiệm vụ chính yếu nhƣ sau: 1. Nhận dạng và phát hiện các nguy cơ 2. Quy định về đánh giá nguy cơ 3. Dự báo những thiệt hại hoặc mất mát 4. Quyết định các bƣớc/hành động để giảm thiểu những tác động lên ngƣời bệnh và bệnh viện Đối với những báo cáo sai sót sự cố chƣa hoàn chỉnh hoặc thiếu trung thực có thể gây trở ngại quá trình phát hiện các sự cố. Dƣới đây là một số khuyến nghị về việc báo cáo sai sót sự cố: 1. Diễn tả/tƣờng thuật lại “chính xác” những gì đã diễn ra 2. Đơn giản hóa và thực tế về mặt hình thức báo cáo, đồng thời dành thời gian có thể và nỗ lực hết sức để hoàn thành các báo cáo Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh 3. Bao gồm các thông tin cơ bản: tên, địa chỉ, tuổi và tình trạng của cá nhân có liên quan, đồng thời phải chính xác về địa điểm, thời gian ngày giờ cụ thể và mô tả những gì đã xảy ra. 4. Phải có dữ liệu, thông tin kiểm tra của Bác sỹ 5. Bao gồm các bảng kiểm hoặc bộ câu hỏi để nhắc nhở ngƣời bảo cáo về các nội dung chi tiết nhƣ tình trạng tại giƣờng bệnh, lý do nhập viện, mô tả những cá nhân liên quan, những nhân chứng và những vấn đề xảy ra ngoài giƣờng bệnh. HỘI ĐỒNG QUẢN LÝ NGUY CƠ Chúng ta cần xác định và xây dựng cấu trúc hội đồng sao cho phù hợp và hiệu quả trong việc thực hiện các chức năng quản lý nguy cơ. Thành viên phụ trách hội đồng quản lý nguy cơ nên là thành viên trực thuộc Hội đồng/Bộ phần quản lý chất lƣợng. Thành viên của hội đồng cần đại diện và trực thuộc các đơn vị, khoa phòng sau: - Quản lý chất lƣợng - Đánh giá kiểm tra bệnh viện - Kiểm soát nhiểm khuẩn - An ninh, bảo vệ - Truyền thông, giáo dục - Khối Bác sỹ - Khối điều dƣỡng - Khối quản trị, điều hành, hỗ trợ Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh - Dƣợc, vật tƣ trang thiết bị y tế - Hồ sơ bệnh án - Các đơn vị nguy cơ cao: truyền máu, cấy ghép, lọc thận - .. Mục đích của Hội đồng quản lý nguy cơ chính là hỗ trợ cho Ngƣời phụ trách Quản lý nguy cơ hoàn thành các công việc, trách nhiệm đƣợc giao phó để giảm thiểu tối đa chấn thƣơng, thiệt hại cho ngƣời bệnh, khách viếng thăm, nhân viên bệnh viện,và THẤT THOÁT TÀI CHÍNH của bệnh viện. ĐẨY MẠNH CÁC CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NGUY CƠ Với những thay đổi chóng mặt của các vấn đề đang phải đối mặt trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe. Tăng cƣờng các chƣơng trình theo dõi và đánh giá hoạt động quản lý nguy cơ là điều cần thiết. Dƣới đây là một số khuyến nghị về đẩy mạnh các chƣơng trình quản lý nguy cơ: 1. Giáo dục nhân viên và các cá nhân nhân phụ trách chính về quản lý nguy cơ 2. Theo dõi và đánh giá các chƣơng trình hành động tích hợp 3. Liên hệ với các bộ phận, tổ chức, đơn vị quản lý tại địa phƣơng, quốc gia, quốc tế để củng cố và cải thiện các chƣơng trình của bệnh viện. 4. Khảo sát nghiên cứu các tình huống có nguy cơ tiềm ẩn hiện diện các mối nguy dẫn đến các tai nạn 5. Sẵn có các dữ liệu quan trọng về những ca phức tạp, rắc rối đã xảy ra 6. Xác định những khu vực có nguy cơ cao trong bệnh viện Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh 7. Phát triển các biểu mẫu báo cáo sự cố đáp ứng các nhu cầu hiện tại 8. Yêu cầu, đề nghị nhân viên điền file báo cáo sự cố ngay lập tức sau khi các sự cố, sai sót xảy ra 9. Báo cáo cho Bác sỹ, điều dƣỡng và các bên liên quan đến sai sót sự cố 10. Theo dõi và cải tiến chất lƣợng chăm sóc đƣợc cấp bởi Bác sỹ và nhân viên y tế khác bởi vì số lƣợng các báo cáo gia tăng đang ảnh hƣởng trực tiếp đến họ khi mọi sai sót sự cố xảy ra. 11. Hỗ trợ liên tục cho các vùng điểm (khu vƣc tiềm ẩn nguy cơ cao) và khoa phòng trong toàn bệnh viện 12. Thu thập và lƣu trữ dữ liệu từ nguồn trong và ngoài bệnh viện 13. Các chƣơng trình đại diện cho quyền lợi của ngƣời bệnh cần đảm bảo tính trung thực và phù hợp với các cấp độ khác nhau 14. Giảm thiểu mức độ nguy hại một các hiêu quả, nhờ đó bệnh viện có thể đảm bảo thất thoát và thiệt hại quan đến tài chính và bảo hiểm 15. Loại bỏ các thủ tục không cần thiết và có thể gây nguy hiểm Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh Bài 3: TẬP HUẤN CHO NHÂN VIÊN BỆNH VIỆN VÀ KHÁCH HÀNG VỀ QUẢN LÝ NGUY CƠ I. Nhân viên bệnh viện - Nhiều nghiên cứu đƣợc thực hiện để tổng hợp các sự cố tại bệnh viện và tìm ra các nguyên nhân. Kết quả cho thấy rằng: việc nhân viên y tế thiếu kỹ năng, kiến thức về nguy cơ và xử lý nguy cơ là nguyên nhân phổ biến. Điều này mình chứng rõ tầm quan trọng của việc tập huấn và nâng cao nhận thức, thực hành của nhân viên y tế về vấn đề quản lý nguy cơ. Để làm tốt đƣợc điều này chúng ta cần: 1. Xây dựng kế hoạch định kỳ về tập huấn và truyền thông về quản lý nguy cơ cho nhân viên bệnh viện. 2. Đảm bảo trong kế hoạch có thể hiện đƣợc vai trò và trách nhiệm của nhân viên y tế khi tập huấn. 3. Xác định số lƣợng chƣơng trình tập huấn mà mỗi cá nhân cần phải tham gia (từ cơ bản đến nâng cao) căn cứ dựa trên nhu cầu và quy mô của bệnh viện. 4. Đảm bảo rằng ban điều hành/ban giám đốc hỗ trợ và phê duyệt các chƣơng trình đồng thời tích cực theo dõi chỉ đạo các lãnh đạo phòng/khoa phụ trách triển khai. Chƣơng trình tập huấn nhƣ thế nào thì phù hợp? 1. Tập huấn cơ bản về quản lý nguy cơ: Chƣơng trình này cần đƣợc triển khai tập huấn cho tất cả các nhân viên bệnh viện (yêu cầu tất cả mọi ngƣời tham gia) bất kể từ bảo vệ, lễ tân, hành chính cho đến các bác sỹ, điều dƣỡng, đội ngũ điều hành và hỗ trợ. Nôi dung chƣơng trình tập huấn cơ bản cần trang bị cần bao hàm các nội dung sau: Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh + Định nghĩa đƣợc quản lý nguy cơ là gì? + Vai trò và trách nhiệm của mỗi ngƣời/vị trí công việc trong quản lý nguy cơ; + Nhận dạng/Xác định nguy cơ; + Đánh giá và phân tích cơ bản đƣợc các nguy cơ; + Phòng ngừa và quản lý các nguy cơ; + Đo lƣờng và theo dõi các nguy cơ; + Thống kê và báo cáo + Tổng quan về an toàn ngƣời bệnh, an toàn y tế dƣới góc nhìn quản lý nguy cơ; + Các chƣơng trình quản lý nguy cơ trong bệnh viện; + Thực hành phân tích một ca sự cố y khoa và đƣa ra các hành động tiếp theo; + Xây dựng văn hóa quản lý nguy cơ trong bệnh viện; + Các nội dung giáo dục và tƣ vấn cho khách hàng về nguy cơ. 2. Tập huấn nâng cao về quản lý nguy cơ: Chƣơng trình này tập trung hƣớng đến nhóm đối tƣợng thực hiện chính các công việc về quản lý nguy cơ, lãnh đạo, nhóm quản lý và những đối tƣợng có nhu cầu nâng cao kiến thức về quản lý nguy cơ. Thành viên Phòng Ban phụ trách quản lý nguy cơ và hội đồng quản lý nguy cơ cần tham gia và hoàn thành đầy đủ khóa học này về quản lý nguy cơ. Nội dung chƣơng trình nâng cao tập trung chính yếu vào các vấn đề dƣới đây: + Củng cố và nâng cao kiến thức về quản lý nguy cơ, chu trình quản lý nguy cơ; + Phƣơng pháp, công cụ thực hiện quản lý nguy cơ (nhận dạng, đánh giá, phân tích, báo cáo); Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh + Cách thức xây dựng, triển khai, theo dõi và đánh giá một chƣơng trình quản lý nguy cơ; + Hƣớng dẫn, văn bản pháp lý, quy trình, quy định, tài liệu về quản lý nguy cơ; + Xây dựng các quy trình chuẩn về quản lý nguy cơ; + Xử lý một sự cố/nguy cơ tiềm ẩn hiệu quả; + Quản lý nguy cơ chuyên biệt theo từng nhóm chuyên môn: tài chính, hành chính, an ninh trật tự, dịch vụ khách hàng, chuyên khoa y khoa (nội khoa, sản khoa, ngoại khoa, nhi khoa). - Câu hỏi tiếp theo đƣợc đặt ra đó là làm sao để đảm bảo việc các nhân viên y tế đều tham gia và hoàn thành các chƣơng trình tập huấn? Dƣới đây là một số gợi ý: + Sắp xếp về mặt thời gian tập huấn. Vì đặc thù của bệnh viện các cá nhân rất khó để đồng thời rời bỏ vị trí làm việc để tham gia tập huấn. Do đó cần lên thời gian biểu hợp lý cho chƣơng trình tập huấn, tạo điều kiện để tất cả mọi ngƣời có thể sắp xếp tham gia. Thông báo trƣớc đến lãnh đạo các phòng khoa để bố trí và sắp xếp nhân lực phù hợp để tham dự tập huấn. + Xây dựng chƣơng trình tập huấn hoàn chỉnh và có tính thu hút, hình thức tổ chức đa dạng. + Đƣa vào nội dung chƣơng trình đào tạo liên tục nội bộ của bệnh viện, kết hợp cấp giấy chứng nhận tham dự và giá trị của việc hoàn thành khóa học. - Làm sao để việc học tập liên tục? Hiệu quả của việc tập huấn về quản lý nguy cơ không chỉ thể hiện ở việc chúng ta hoàn thành các khóa tập huấn mà Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh còn thể hiện ở việc học tập liên tục để áp dụng thực hành liên tục trong công việc hằng ngày. Để đạt đƣợc điều đó cần: + Ghi lại và lƣu trữ các buổi tập huấn, các tài liệu tập huấn để nhân viên y tế dễ dàng truy cập và tải về khi cần thiết. + Đảm bảo các chƣơng trình tập huấn cho những ngƣời mới vào làm tại bệnh viện. + Đảm bảo các tài liệu cần thiết theo nhu cầu cho nhân viên bệnh viện luôn sẵn có. + Đăng tải, bố trí các nội dung thiết yếu tại các bảng thông báo, màn hình, vị trí dễ nhìn dễ đọc. + Sẵn sàng cung cấp các quy trình, hƣớng dẫn về quản lý nguy cơ cho toàn thể nhân viên. + Xây dựng chƣơng trình kiểm tra, đánh giá sau tập huấn. + Biểu dƣơng, khen thƣởng cá nhân, tập thể có thành tích tốt trong hoạt động quản lý nguy cơ. II. Khách hàng của bệnh viện (bệnh nhân, thân nhân, đối tác) Tƣơng tự đối với nhân viên bệnh viện thì việc tập huấn và tuyên truyền cho khách hàng bệnh viện về các vấn đề liên quan đến quản lý nguy cơ. Tuy nhiên, nội dung chia sẻ hoặc tập huấn cho đối tƣợng này chủ yếu tập trùng vào các quy định, pháp lý và các chú ý an toàn cảnh báo về nguy cơ trong bệnh viện. Do vây, việc tận dụng các phƣơng tiện và nhân lực sẵn có của bệnh viện để tập huấn là điều nên làm. Tuy nhiên, điều quan trọng là các nội dung chia sẻ hoặc hƣớng dẫn cần đƣợc phê duyệt hoặc kiểm tra cẩn thận, tránh trƣờng hợp dễ gây hiểu lầm cho đối tƣợng khách hàng bệnh viện về việc trình bày các nguy cơ trong bệnh viện. Các việc có thể xem xét triển khai: Quản lý nguy cơ bệnh viện Nguyễn Quang Vinh + Mỗi nhân viên bệnh viện hãy đóng vai trò là một ngƣời hỗ trợ, giúp đỡ khách hàng của bệnh viện để phòng tránh và đối mặt với các nguy cơ có thể xảy ra. + Sử dụng các bảng thông báo, màn hình để trình chiếu các nội dung về quản lý nguy cơ; + Kiểm tra, lắp đặt và đa dạng hóa các bảng biểu cảnh báo về nguy cơ tại các vị trí cần thiết trong bệnh viện. Đòi hỏi các bảng biểu cần dễ hiểu và dễ nhìn, gây sự chú ý cao. + Kết hợp phát các tài liệu phù hợp cho từng đối tƣợng để đối tƣợng có thể tham khảo và thực hành. “Bài viết có lược dịch, sử dụng và tham khảo tài liệu của nhiều bài báo và tác giả khoa học quốc tế”