Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng User Guide Manual

Chỉ cần chúng ta có tinh thần sáng tạo, tìm tòi cái mới, học tập cái mới, ủng hộ cái mới, thực hiện cái mới, thì việc gì chúng ta cũng làm được. HỒ CHÍ MINH PHIÊN BẢN 5.0 VERSION 5.0 Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng User Guide Manual iLibsupport@cmc.com.vn Mục lục Lời nói đầu Với mục tiêu tin học hóa các thư viện vừa và nhỏ với chi phí hợp lý nhưng mang lại hiệu quả cao, công ty CMC đã nghiên cứu và phát triển Giải pháp quản lý thư viện điện tử iLib.Me cho các thư viện mô hình vừa và nhỏ tại Việt Nam. iLib.Me đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của một thư viện hiện đại, bên cạnh đó kế thừa và phát triển các yếu tố truyền thống và đặc thù của các thư viện Việt Nam. iLib.Me có khả năng tích hợp với các hệ thống thông tin thư viện khác để khai thác và trao đổi dữ liệu, từng bước đưa thư viện Việt Nam dần hòa nhập với hệ thống thông tin thư viện thế giới. iLib.Me được thiết kế thân thiện, hướng tới người dùng, thao tác đơn giản, linh hoạt cùng hướng dẫn sử dụng rất cụ thể, chi tiết. Bạn không cần có kiến thức sâu về công nghệ thông tin cũng có thể tiếp thu và quản trị hệ thống này. Với giao diện đa ngôn ngữ, bạn có thể tùy biến lựa chọn giao diện của chương trình theo nhiều ngôn ngữ khác nhau. iLib.Me yêu cầu một mô hình phần cứng đơn giản, chỉ cần tối thiểu một máy trạm vừa đóng vai trò máy chủ vừa đóng vai trò máy trạm tra cứu. iLib.Me không yêu cầu cao về cấu hình máy tính. Kế thừa các cơ sở vật chất và hạ tầng sẵn có là mục tiêu của iLib.Me iLib.Me được thiết kế phù hợp với nhiều loại hình thư viện, từ các thư viện công cộng (thành phố, tỉnh, huyện), trung tâm thông tin, đến thư viện trường cao đẳng... Đặc biệt iLib.Me cho phép thực hiện việc nhập liệu theo chuẩn MARC21 và hiển thị đồng thời hai dạng ISBD và MARC21, tạo mới các loại tài liệu và các tính chất riêng của tài liệu đó cũng như tạo mới các trường nhập tin đặc thù của từng thư viện. Ngoài ra, iLib.Me hỗ trợ bảng mã Unicode trong toàn bộ quá trình nhập liệu, cho phép bạn có thể nhập liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Các tính năng nổi bật Chương trình iLib.Me có các đặc tính nổi bật sau: Có đầy đủ các tính năng phục vụ cho thư viện vừa và nhỏ. Áp dụng các công nghệ hiện đại vào lĩnh vực quản trị thư viện truyền thống, biến thư viện thực sự trở thành trung tâm thông tin. Dễ sử dụng và dễ quản trị. Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh qua mạng LAN, WAN và Internet. Cho phép xem nội dung tài liệu (ảnh, nhạc, phim, văn bản) từ xa. Tìm kiếm toàn văn Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Unicode). Biên mục thuận tiện, linh hoạt theo chuẩn MARC21, hiển thị dưới dạng MARC21 hoặc ISBD. Tích hợp mã vạch nhằm hỗ trợ lưu thông, quản lý bạn đọc, biên mục. Sử dụng tất cả các khung phân loại hiện có. Nhập biểu ghi theo MARC21, CDS/ISIS, Z.3950 Tìm kiếm OPAC dành cho bạn đọc Hàng đợi và gia hạn Các kí hiệu thuật ngữ Kí hiệu. HDD: Hard disk drive – ổ đĩa cứng. RAM: Random Access Memory: Bộ nhớ của máy tính. CPU: Central Processor Unit: Bộ vi xử lý. []: Phím. [xxx]: Phím chức năng có tên xxx. Form x: Cửa sổ làm việc có tên là x. Phím chức năng: Phím tương ứng với phím nóng đã nêu ở các bước. Thuật ngữ. Tham số (thông số): các các tính chất, thuộc tính của một tên trường dữ liệu mà người sử dụng có thể tự đặt, tự định nghĩa các tính chất và thuộc tính của các trường dữ liệu này theo quy tắc nhất định. Mã vạch: là tổ hợp các kí tự dưới dạng các vạch sọc theo chiều thẳng đứng. Thực chất, mã vạch là một phông chữ mà thể hiện ra màn hình hoặc in ra là các vạch sọc. Quản trị hệ thống: quản lý hệ thống chương trình bao gồm việc quản lý các công việc liên quan đến máy tính, phân quyền, sao lưu và an toàn dữ liệu sao cho đảm bảo hệ thống hoạt động bình thường và các cán bộ nghiệp vụ có thể thực hiện công việc của mình đúng như thiết kế chương trình đã dự kiến. MARC: Machine-Readable-Cataloguing - Khổ mẫu mô tả tài liệu thư viện để máy tính đọc được (hay còn gọi là Biên mục đọc máy). Barcode: trong chương trình, mã vạch được đánh đồng nghĩa với số đăng kí cá biệt. Các phím nóng Phím thêm mới: dùng tương đương với phím Insert trên bàn phím. Phím sửa chữa: tương đương với phím F4. Phím xóa: tương đương với phím Del hoặc Delete trên bàn phím. Phím ghi dữ liệu. Phím tìm kiếm: tương đương với phím F7. Phím đọc lại dữ liệu: tương đương với phím F5. Phím sao chép. Phím in ấn. Xuất ra Excel. Xuất ra Word. Phần I. Dành cho cán bộ quản trị Kết nối hệ thống CSDL. Thiết lập thông số đăng nhập vào hệ thống. Bạn cần thiết lập thông số này cho lần đăng nhập đầu tiên. Các lần cài đặt lại sau đó, chương trình đã lưu lại thông nên bạn không cần khai báo nữa. Từ màn hình làm việc, click vào biểu tượng IlibMeConfig trên desktop của máy tính. Bạn cần điền đầy đủ các thông tin trên form. Đối với dòng Mã truy cập, bạn cần liên hệ trực tiếp với cán bộ của Trung tâm iLib để được cấp Mã bản quyền sử dụng chương trình. Đăng nhập. Sau khi đã khai báo xong thông tin đăng nhập vào chương trình, bạn click vào biểu tượng iLibMeExe trên desktop của máy tính. Tên truy cập: là tên người dùng của chương trình, người dùng có quyền cao nhất và mặc định sau khi cài đặt là: admin Mật khẩu: mật khẩu truy nhập hệ thống của tên truy cập đó. Lưu ý: Khi đăng nhập bạn nhìn thấy thông báo dưới đây thì hãy liên lạc với quản trị hệ thống để được cấp mã truy cập hợp lệ vào cơ sở dữ liệu Thay đổi mật khẩu. Đây là chức năng hỗ trợ bạn thay đổi mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật cho từng bộ phận trong hệ thống. Bạn nhắp chuột [Hệ thống/Thay đổi mật khẩu] Bạn tiến hành nhập: Mật khẩu cũ: là mật khẩu được Quản trị cấp. Mật khẩu mới: mật khẩu muốn đổi. Gõ lại mật khẩu: xác nhận lại mật khẩu mới. Nhắp chuột vào [Thay đổi] để cập nhật thông tin. Nhắp chuột vào [Thoát] để kết thúc. Thiết lập thông số cho hệ thống. Đây là các thông tin chi tiết về thư viện bao gồm các mục chính: Thông số chung Thông số FTP để upload dữ liệu số Thông số khác Chú ý: Các thông tin này sẽ được sử dụng để hiển thị trên các báo cáo ở các module khác nhau của chương trình. Thông số ftp cần thiết lập chính xác mới upload được dữ liệu số từ máy trạm lên máy chủ để tra cứu. Thông số chung. Các bước thực hiện: Tại giao diện chính của chương trình nhắp chuột vào tab [Hệ thống/Thông số hệ thống] Điền các thông tin cần thiết. Tên đơn vị. Địa chỉ. Điện thoại. Fax. Thông số FTP. Điền các thông số cần thiết: Máy chủ: chứa dữ liệu số được upload theo đường ftp Cổng: mặc định là cổng 21. Tên truy nhập: user login vào máy chủ cài CSDL (cần phân biệt giữa user login vào máy chủ CSDL với user của đăng nhập vào chương trình iLib.Me 5.0). User login vào máy chủ CSDL phải có quyền admin thì mới có thể upload được dữ liệu số từ máy trạm. Mật khẩu: mật khẩu login vào máy chủ cài CSDL của user đó. Thư mục chứa: thư mục lưu dữ liệu số (thường là: C:\Inetpub\ftproot) Thư mục index: thư mục sẽ làm việc khi đánh chỉ mục để tìm dữ liệu số. Thông số khác. Nếu tích chọn vào nút lưu dữ liệu số vào CSDL, toàn bộ File dữ liệu số đính kèm sẽ được lưu cùng CSDL. Tuy nhiên, với tính năng này sẽ làm cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn hơn rất nhiều và vì thế, quá trình hoạt động của chương trình có thể sẽ bị chậm lại Số ngày thông báo sách mới: đây là tham số thiết đặt số ngày hiển thị tài liệu trên trang chủ OPAC, nhằm giúp bạn đọc biết được những tài liệu mới nhất của thư viện trong thời gian gần nhất. Nhấn [Ghi lại] để ghi lại các thông tin. Nhấn [Bỏ qua] để kết thúc việc thực hiện. Tham số từ điển - Các tham số trong tab từ điển là các tham số chung của chương trình. Để đảm bảo thuận tiện cho cán bộ nhập tin trong quá trình nhập liệu, bạn cần thiết lập đầy đủ, các tham số này sẽ được sử dụng trong quá trình nhập dữ liệu (tham khảo cách thiết lập tham số của từng module): - Để thực hiện, tại menu Từ điển, chúng ta chọn các từ điển cần sửa, sau đây là ý nghĩa của các từ điển Loại thẻ bạn đọc: dùng trong quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu (thẻ đọc, thẻ mượn ) Nhóm bạn đọc: dùng trong quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu (Sinh viên, nhân dân, thiếu nhi ) Loại tiền tệ: sử dụng khi phạt bạn đọc làm mất tài liệu hoặc làm rách tài liệu (USD, VND) Loại định kỳ xuất bản: dùng để thiết lập định kỳ xuất bản của báo, tạp chí (ngày, 2 số/tuần ) Nhà cung cấp: dùng thiết lập các nhà cung cấp tài liệu cho thư viện. Hình thức phạt: dùng để thiết lập tham số phạt bạn đọc khi bạn đọc vi phạm nội quy. Trạng thái biên mục: là trạng thái của biểu ghi thư mục. Giúp thủ thư và bạn đọc có thể biết được biểu ghi đó đã được xử lý nghiệp vụ hay chưa qua các module biên mục (đối với cán bộ xử lý nghiệp vụ) và module OPAC (đối với bạn đọc tìm tin qua OPAC) Trạng thái số ĐKCB: là trạng thái của số ĐKCB khi đăng ký vào chương trình. Giúp thủ thư và bạn đọc có thể biết được số cuốn sách được dán số ĐKCB (hay mã vạch) đó có được phép lưu thông (mượn/trả) hay không. Quản lý tài khoản truy nhập. Chức năng quản tài khoản truy nhập cho phép đặt quyền người tham gia hệ thống. Chỉ những cán bộ có thẩm quyền và phận sự mới được cấp quyền vào chương trình. Điều này đảm bảo tính bảo mật và an toàn tuyệt đối trong hệ thống. Mỗi cán bộ tham gia vào chương trình sẽ được cấp một quyền sử dung, truy cập vào hệ thống khác nhau, và các quyền này được định nghĩa dựa trên chức năng “Quản lý vai trò người sử dụng” trong tab Hệ thống Ví dụ: nếu cán bộ A được chỉ được cấp quyền Biên mục thì không thể tham gia vào phần Lưu thông. Việc tiến hành phân quyền cần căn cứ vào: Chức năng nghiệp và nhiệm vụ của người cán bộ trong thư viện. Chính sách của thư viện đối với các phòng ban nghiệp vụ. Chú ý: Người quản trị hệ thống có khả năng cấp quyền cho tất cả các cán bộ thư viện. Chương trình có hỗ trợ nhiều mức quyền và nhóm mức quyền khác nhau mà người quản trị hệ thống có thể tự thiết lập cho thư viện của mình. Từ màn hình chính, chọn [Hệ thống/Quản lý tài khoản truy nhập] Danh sách tài khoản truy cập. Danh sách tài khoản truy cập là liệt kê các tài khoản có trong chương trình. Việc tạo tài khoản căn cứ vào khả năng quản lý và can thiệp tới từng bộ phận nhỏ trong từng module chức năng. Trước khi phân quyền cho từng cán bộ khác nhau để có thể tham gia vào hệ thống thì ta cần thiết lập trước tài khoản truy cập. Chú ý: Các tài khoản đều có thể thay đổi trừ tài khoản quản trị hệ thống (Administrator) Các tài khoản này nên thiết lập trước khi gán quyền cho từng tài khoản cụ thể. Gợi ý (không có tính chất bắt buộc): các tài khoản nên đặt theo từng phòng của thư viện. Thêm mới tài khoản sử dụng chương trình. Nhấn chuột vào nút trên thanh công cụ. Bạn tiến hành nhập các trường: Tên truy nhập: tên tài khoản sẽ truy nhập vào hệ thống Họ và tên: mô tả tên người dùng Mật khẩu: nhập mật khẩu cho người dùng Gõ lại: gõ lại mật khẩu Sử dụng tài khoản này: khi được tích chọn, tài khoản sẽ có hiệu lực Quản trị: khi được tích chọn, tài khoản sẽ được cấp quyền như quyền quản trị hệ thống Bạn nhắp chuột vào nút [Ghi lại] để cập nhật thông tin vào hệ thống. Bạn nhắp chuột vào nút [Bỏ qua] để thoát. Quản lý vai trò người sử dụng. Vai trò người sử dụng là các quyền được cấp khi sử dụng các tính năng của chương trình. Với mỗi vai trò có thể được phân một hoặc nhiều nhóm quyền khác nhau. Khi có quyền sử dụng thì tài khoản người dùng mới có hiệu lực. Ví dụ: cán bộ Vũ Đăng Quang có 2 nhóm quyền: nhóm quyền quản trị hệ thống và nhóm quyền biên mục. Cấp quyền mới cho người dùng. Để cấp quyền cho người sử dụng, ta làm như sau: Chỉ con trỏ chuột vào tên nhóm quyền vừa tạo. Nhắp chuột vào nút Lựa chọn các quyền cho người dùng. Lựa chọn các vùng chức năng thao tác ứng với mỗi quyền sử dụng. Ví dụ: quyền biên mục bao gồm các thao tác lên các chức năng như Biên mục, phạm vi tìm kiếm, thiết lập thông số ISBD, Worksheet nhập tin. Gán quyền cho các tài khoản đã tạo bằng cách nhắp chuột vào nút . Chú ý: Việc phân quyền sai có thể dẫn tới các cán bộ chức năng không thực hiện được quyền thực hiện chương trình của mình (cho dù tên nhóm quyền vẫn phản ánh đúng chức năng của người cán bộ này) Gợi ý (không có tính chất bắt buộc): nên đặt quyền cho tất cả các cán bộ sử dụng máy tính và tham gia chương trình. Nhắp nút [X] để kết thúc việc tạo quyền người sử dụng. Chú ý: Tên nhóm quyền có thể đặt tuỳ ý nhưng quyền sử dụng thì không thay đổi được tên. Tên nhóm quyền nên đặt liên quan tới Quyền sử dụng. Sửa chữa nhóm quyền. Nhắp chuột vào nút chức năng [Sửa chữa] trên thanh công cụ. Các bước tiến hành sửa chữa thực hiện tương tự như thêm mới nhóm quyền. Xoá nhóm quyền. Chọn nút chức năng trên thanh công cụ. Hệ thống đưa ra thông báo, nếu chắc chắn xoá nhắp chuột vào nút [Yes] Xóa toàn bộ dữ liệu. Chú ý: cán bộ thư viện không lạm dụng chức năng này đề xóa dữ liệu vì khi thực hiện thì toàn bộ dữ liệu sẽ bị xóa hết và không khôi phục được. Chức năng này để cán bộ CMC thực hiện xóa dữ liệu thực hành khi đào tạo người sử dụng Vào tab [Hệ thống/Xóa toàn bộ dữ liệu] Chương trình đưa ra lựa chọn “Bạn đã chắc chắn xóa chưa” Nếu đồng ý thì đánh chữ YES vào hộp thoại và đồng ý Chương trình sẽ thực hiện xóa toàn bộ dữ liệu trong chương trình Tạo file ngôn ngữ XML chưa có trong hệ thống. Chức năng này dùng để tạo ra file XML, nếu như cần dịch sang Tiếng Anh (dành cho các chức năng được cập nhật sau khi cài đặt chương trình) Phần II. Dành cho độc giả tra cứu Tra cứu dữ liệu trực tuyến OPAC (OPAC: Online Public Access Cataloguing) Đây là module tra cứu dành cho bạn đọc, cho phép bạn có thể truy cập để tìm tin trọng mạng nội bộ (LAN) hoặc có thể thông qua truy cập công cộng Internet. Module OPAC cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh (trên nền công nghệ Ajax) với giao diện thân thiện dễ sử dụng, không yêu cầu người tìm tin phải có sự hiểu biết nhiều các toán tử và các kết hợp trong tìm kiếm, người tìm tin chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường để tìm kiếm. Yêu cầu của việc tra cứu. Phải có trình duyệt Internet: Internet Explorer (Nên chọn IE 5.0 trở lên) Phải có và kích hoạt bộ gõ Tiếng Việt: Bộ gõ tiếng việt phải hỗ trợ bảng mã Unicode. Ví dụ: Vietkey, Unikey đặt ở chế độ Unicode đựng sẵn (kiểu gõ tuỳ chọn vào cách mà bạn đọc hay sử dụng). Sau khi đáp ứng được các điều trên ta có thể thực hiện các chức năng của chương trình: Các kí hiệu khai báo khi sử dụng OPAC: %.... Tra cứu dữ liệu. Truy nhập OPAC. Kích hoạt trình duyệt Internet Explorer hoặc Netscape hoặc Firefox Gõ địa chỉ của máy chủ nơi chứa module tra cứu trực tuyến OPAC tại khung nhập địa chỉ. Ví dụ: Trong đó: server là tên máy chủ chứa CSDL. Chú ý: Thông thường, người cài đặt đã để sẵn một shortcut trên desktop của máy tra cứu. Bạn chỉ việc nhấn đúp vào đó để đăng nhập. Tại menu trái, có tab [Đăng nhập] để đăng nhập vào hệ thống. Bạn đọc cần khai báo tên truy nhập là số thẻ của bạn đọc và mật khẩu vào 2 ô tương ứng là TKhoản và MKhẩu. Chú ý: Khi nhập mật khẩu chú ý tránh kích hoạt tiếng Việt trên bộ gõ hoặc bật phím CAPLOCK. Mật khẩu này sẽ được người thủ thư cung cấp khi bạn làm thẻ tại thư viện. Bạn phải giữ và lưu mật khẩu này ở một vị trí an toàn tránh để người khác sử dụng quyền của bạn để tham gia vào hệ thống. Sau khi tìm kiếm và thực hiện các thao tác trên OPAC song, bạn nhớ thoát ra khỏi khỏi account của mình. Mục đích là tránh để người khác sử dụng account của bạn. Để đổi mật khẩu khi quên mật khẩu, yêu cầu thủ thư thực hiện giúp trên module Quản trị bạn đọc. Bạn đọc có thể tự đổi mật khẩu của mình qua module OPAC. Nhắp chuột vào nút [Đăng nhập] Sau khi đăng nhập được vào hệ thống bạn đọc có thể: Xem dữ liệu số Đăng ký mượn tài liệu qua mạng. Xem thông tin bạn, xin gia hạn. Tra cứu và mượn sách. Chức năng này cho phép người sử dụng có thể tra cứu tài liệu trên từng CSDL của máy chủ thư viện. Đồng thời bạn đọc có thể đăng ký mượn thông qua máy tính có kết nối với mạng của thư viện. Nhắp chuột vào nút [Tìm kiếm] trên màn hình Opac. Nhập các thông tin cần tìm kiếm. Tìm theo nhan đề. Tìm theo từ khoá. Tìm theo tác giả. Tìm theo chủ đề Tìm toàn văn (full text) .. Nếu bạn đọc không biết đích xác tên tài liệu, tác giả thì bạn đọc có thể tìm tin theo chủ đề, hệ thống sẽ tự động đưa ra những tài liệu có liên quan đến thuật ngữ đó. VD: Bạn đọc muốn tìm một cuốn sách có chủ đề về Tôn giáo thì chỉ cần gõ: %Tôn giáo: Khi ấy hệ thống sẽ tự động đưa ra những tài liệu có từ tôn giáo. Khi bạn đọc đã biết chính xác tên tài liệu mình muốn tìm thì gõ tên tài liệu đó vào. Nếu như muốn tìm về chủ đề tài liệu thì bắt buộc phải nhập thêm giá trị: % Nhấn vào nút [Tìm kiếm] Trong trường hợp, kết quả tìm kiếm nhiều hơn 1 trang, để chuyển sang trang tiếp theo bằng cách nhấn vào phím [Trang 1, 2, 3..] Xuất hiện màn hình liệt kê tất cả các tài liệu có chủ đề. Các cuốn sách sau khi tìm kiếm có thể xem thông tin chi tiết hơn bằng cách nhấn trực tiếp vào tên của tài liệu vừa tìm kiếm. Đối với dữ liệu số, có thể xem trực tiếp trên màn hình nếu bản thân máy tra cứu có cài các ứng dụng hỗ trợ việc xem dữ liệu số. Nhấn nút vào [Đăng ký] ở ngay phía dưới để đăng kí mượn qua mạng. Sau khi nhắp chuột vào nút [Đăng ký mượn] ấn phẩm sẽ tự động được đưa vào [Hàng đợi] trong chương trình và nút [Đăng ký mượn] sẽ tự động chuyển thành [Huỷ đăng ký] Xem yêu cầu đã được đáp ứng chưa. Nhấn vào tab [Đang chờ] yêu cầu mượn sách của mình có được đáp ứng chưa hay bị từ chối Nhấn vào tab [Sách đang mượn] để biết số lượng sách mình đang mượn, ngày phải trả sách... Chú ý: Bạn đọc chỉ có thể mượn khi sách còn trong kho: thể hiện ra là còn số đăng kí cá biệt cho cuốn sách đó. Bạn có thể đăng kí mượn nhiều cuốn một lúc nhưng không được vượt quá số sách giới hạn mà nội quy và chính sách thư viện đã đề ra. Nhấn vào tab [Gia hạn] để biết số lượng sách mình đang ký đang ở tình trạng nào yêu cầu, từ chối hay chấp nhận. Thay đổi mật khẩu cũ. Muốn thay đổi mật khẩu của mình, bạn đọc có hai cách: Yêu cầu cán bộ thư viện đổi hộ mật khẩu của mình trên phần Quản lý bạn đọc của cán bộ thư viện. Tự thay đổi mật khẩu của mình trên giao diện OPAC (đòi hỏi bạn đọc phải nhớ mật khẩu cũ) Cách làm như sau: Đăng nhập vào hệ thống. Nhấn vào nút [Đổi mật khẩu] trên góc trái màn hình. Điền mật khẩu cũ và điền 2 lần mật khẩu mới Chọn [Chấp nhận] để kết thúc việc thay đổi mật khẩu. Chú ý: Sau khi thay đổi mật khẩu, bạn đọc chỉ có thể vào với mật khẩu mới, mật khẩu cũ không còn dùng được nữa. Xin gia hạn qua OPAC. Đối với mỗi nhóm đối tượng bạn đọc thư viện lại có một chính sách mượn trả khác nhau về số lượng tài liệu đươc phép mượn, thời gian mượn. Khi hết hạn mượn thì bạn đọc phải gia hạn thêm thời gian mượn tài liệu, có thể bạn đọc đến trực tiếp thư viện để xin gia hạn hoặc xin gia hạn thông qua OPAC cách làm như sau: Đăng nhập vào OPAC. Nhắp chuột vào tab [Đã mượn] Tại tab này cho phép bạn đọc có thể xem được thông tin về những tài liệu bạn đọc đang mượn. Trong trường hợp tài liệu mượn quá hạn sẽ có một thông báo quá hạn màu đỏ bên cạnh mỗi tài liệu. Nhắp chuột vào nút [Gia hạn] để đăng kí gia hạn cho tài liệu mà mình đang mượn. Nhắp chuột vào [Thông tin gia hạn] ở dưới tiêu đề tài liệu xin gia hạn để xem chi tiết về thông tin gia hạn và xem tài liệu đó đã được chấp nhận cho gia hạn hay không được chấp nhận gia hạn tài liệu đó. Thoát khỏi hệ thống. Nhắp chuột vào [Thoát] để tiến hành thoát ra khỏi chương trình với số thẻ hiện tại. Chú ý: Bạn đọc luôn nhớ phải nhấn phím thoát để thoát khỏi bạn hiện tại trước khi ngừng truy cập nếu không bạn đọc khác có thể lạm dùng quyền bạn của bạn. Phần III. Dành cho cán bộ nghiệp vụ Bổ sung Giới thiệu. Bổ sung là một trong các thao tác ban đầu của nghiệp vụ thư viện. Thông thường các thư viện thường tổ chức khâu bổ sung với khâu biên mục vào trong phòng nghiệp vụ. Với iLib.Me 5.0, nghiệp vụ bổ sung được tách riêng với nghiệp vụ biên mục để giúp cho khâu quản lý nhập, xuất sách ở trong mỗi thư viện được thuận tiện và chặt chẽ hơn. Module bổ sung cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng về nghiệp vụ của công tác bổ sung tài liệu của một thư viện. Các tính năng ưu việt của phần bổ sung bao gồm: Theo dõi tình hình bổ sung tài liệu của thư viện. Quản lý tham số nhà cung cấp: các thông tin về tên và địa chỉ nhà cung cấp. Báo cáo thống kê về lượng tài liệu: cho phép bạn tìm kiếm và đưa ra các báo cáo thống kê theo thời gian. Giao diện chính của Module bổ sung gồm 2 phần: Xuất bản phẩm riêng biệt Xuất bản phẩm nhiều kỳ Tạo đơn nhận xuất bản phẩm riêng biệt. Thiết lập tham số nhà cung cấp. Để tiện lợi cho công tác bổ sung tài liệu thì trước khi tiến hành bổ sung tài liệu ta cần thiết lập một số trường tham số. Từ giao diện chính của chương trình nhắp vào tab [Từ điển/Nhà cung cấp] Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] để tạo một địa chỉ nhà cung cấp mới. Nhập các thông tin chi tiết về nhà cung cấp. Tên nhà cung cấp. Địa chỉ. Điện thoại. Nhắp chuột vào [Hệ thống/Thoát] để kết thúc việc tạo tham số. Tạo mới đơn nhận. Ở phần bổ sung xuất bản phẩm riêng biệt được chia làm 2 phần đơn nhận và chi tiết đơn nhận, gắn với mỗi đơn nhận sẽ có một chi tiết đơn nhận đi kèm. Vì vậy khi bổ sung tài liệu cán bộ bổ sung cần tạo đơn nhận trước và sau đó mới nhập chi tiết đơn nhận. Nhắp chuột vào [Thêm mới đơn nhận] màn hình sau xuất hiện. Nhập nội dung đơn nhận bao gồm các yêu tố như: Số đơn nhận. Tên đơn nhận. Ngày nhận. Nhà cung cấp. Ghi chú. Nhắp chuột vào nút hoặc F11 để ghi lại. Kết thúc tạo đơn nhận thì nhắp chuột vào nút Tạo chi tiết đơn nhận. Nhắp chuột vào nút ở phần [Danh sách sách nhận thuộc đơn] để tạo thông tin chi tiết cho đơn. Màn hình nhập chi tiết đơn nhận Có 2 cách nhập dữ liệu vào chương trình qua module bổ sung: Cách 1. Biên mục đơn giản Nhập các thông tin chi tiết về đơn nhận. Cơ sở dữ liệu. Nhan đề. Tác giả. Nơi xuất bản. Nhà xuất bản. Năm xuất bản. Số lượng. Đơn giá. Khung phân loại. Ngôn ngữ. Mẫu nhập. Nhắp chuột vào nút [Ghi lại] hoặc F11. Khi đó hệ thống sẽ đưa ra thông báo [Bạn có muốn đăng kí cá biệt ngay không] Nếu muốn đăng kí cá biệt ngay thì nhắp chuột vào [Đồng ý] (Xem hướng dẫn ĐKCB trang 24) Cách 2: Biên mục chi tiết tài liệu Nhắp chuột vào nút trên màn hình thêm mới chi tiết ấn phẩm. Xuất hiện màn hình tìm kiếm, bấm vào nút [Thêm mới] và tích chọn vào nút [Từ mẫu]. Sau đó chọn một Worksheet nhập tin phù hợp với tài liệu đang xử lý. Nhập thông tin tài liệu vào các trường nhập tin. Chú ý: Thông tin của tập sách điền vào khối trường 774 Tra trùng tài liệu trong đơn nhận. Khi bổ sung tài liệu, chức năng này cho phép tự động kiểm tra xem tài liệu đó đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa (5 yếu tố được coi là trùng: tên sách, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản và năm xuất bản). Tài liệu đã trùng rồi thì chỉ cần thêm số lượng bản. Ngoài ra cán bộ thư viện có thể tự tra trùng tài liệu. Nhắp vào nút [Thêm mới] ấn phẩm trong đơn nhận. Nhắp chuột vào nút để tiến hành tra trùng. Nhập thông tin và ấn nút tra trùng. Nếu đã có tài liệu trùng trong CSDL rồi, chương trình sẽ đưa ra thông báo. Khi đó các thông tin về nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản sẽ xuất hiện ở màn hình bổ sung. Bạn tiến hành nhập thông tin về số lượng và giá tiền chương trình sẽ tự động gán vào biểu ghi đã được biên mục. Đăng ký cá biệt cho tài liệu trong đơn nhận. Đăng kí cá biệt là đăng kí từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện. Mỗi quyển sách (bản, tập) đều tính là một đơn vị đăng kí độc lập. Số đăng kí các biệt phải theo mẫu thống nhất cho tất cả các kho của thư viện (trước khi đăng ký cá biệt cho tài liệu bạn cần tạo hệ thống kho trước. Tham khảo trong phần tạo hệ thống kho) Bạn muốn ĐKCB cho tài liệu thì nhắp chuột vào nút Màn hình ĐKCB cho tài liệu Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] Nếu bạn muốn đăng ký cá biệt cho 1 tên sách thì nhập thông tin vào màn hình theo chi tiết dưới đây: Chữ đầu: chữ cái đầu của số ĐKCB. Từ số: số bắt đầu của lần đăng kí đó. Đến số: số cuối cùng của lần ĐKCB đó. Độ rộng: độ dài của số ĐKCB đó là bao nhiêu kí tự. Trạng thái: trạng thái của số ĐKCB (lưu ý: chỉ có trạng thái sẵn sàng lưu thông thì tài liệu mới mượn/trả được). Kho: kho tài liệu được phân về để quản lý (bạn cần tạo tham số kho trước khi thực hiện việc ĐKCB cho tài liệu). VD: Đăng kí cá biệt cho tài liệu có số là PD0234, PD0235, PD0236, PD0237 ta cần nhập như sau: Chữ đầu: PD Từ số: 234 Đến số: 237 Độ rộng: 4 Trạng thái: sẵn sàng lưu thông Kho: phòng đọc Chọn [Cập nhật] để cập nhật vào hệ thống. Nhắp chuột vào nút [Kết thúc] để kết thúc việc ĐKCB cho tài liệu. Nếu muốn xóa số ĐKCB nhắp chuột vào nút Nếu muốn sửa số ĐKCB nhắp chuột vào nút Nếu cần cập nhật lại thông tin thì nhắp chuột vào nút Chú ý: Có thể đăng kí cá biệt cho từng cuốn sách một, hoặc đăng kí một loạt các tài liệu một lúc. Có 2 cách đăng kí cá biệt khi bổ sung sách: Đăng kí luôn khi nhập chi tiết đơn nhận. Khi nhập chi tiết đơn nhập xong mới đăng kí. Số ĐKCB bắt buộc phải có cả phần chữ và phần số. Nếu bạn muốn quét số ĐKCB, từ màn hình đăng ký cá biệt, bạn tích chọn Quét mã vạch, và quét mã vạch của cuốn sách vào ô bên cạnh. Tìm kiếm đơn nhận bổ sung. Nhắp chuột vào tab [Bổ sung] sau đó nhấn vào nút [Tìm kiếm] Nhập các thông tin tìm kiếm. Số đơn nhận Ngày nhận Nhà cung cấp Tích chọn và nhắp chuột vào nút [Tìm kiếm] để tiến hành tìm kiếm đơn nhận. Chương trình sẽ đưa ra thông báo về tổng số đơn nhận tìm được. Nội dung chi tiết của đơn sẽ hiện ở màn hình chính của module bổ sung. Muốn tìm kiếm chi tiết biểu ghi trong đơn, bạn vào chi tiết đơn và thực hiện tìm kiếm tương tự như tìm kiếm hóa đơn. Sửa chi tiết đơn nhận và sửa đơn nhận. Tìm đơn nhận. Vào chi tiết đơn, chọn biểu ghi và nhắp chuột vào nút Nhập các thông tin cần thay đổi. Các bước tiến hành sửa đơn nhận tương tự như sửa chi tiết đơn. Để cập nhật lại dữ liệu sau khi sửa đổi bạn nhắp chuột vào Xoá chi tiết đơn nhận và đơn nhận. Tìm các đơn nhận cần xoá. Vào chi tiết đơn, chọn biểu ghi và nhắp chuột vào nút (điều kiện để xóa được biểu ghi thì phải xóa số ĐKCB trước. Xem chi tiết phần xóa ĐKCB) Hệ thống sẽ hỏi bạn có chắc xóa bản ghi này không. Chọn [Yes] để xoá đơn nhận. Các bước tiến hành xóa đơn nhận tương tự như xóa chi tiết đơn. Để cập nhật lại dữ liệu bạn nhắp chuột vào nút In nhãn mã vạch cho tài liệu trong đơn. Mã vạch chính là số ĐKCB được thể hiện dưới dạng vạch sọc, được gián vào tài liệu để khi lưu thông đầu đọc mã vạch có thể đọc được. Cấu trúc của mã vạch gồm 2 phần: Phần chữ: là các kí hiệu đánh theo quy tắc của thư viện. Ví dụ: VV – Việt vừa Phần số: là phần đánh số cá biệt cho tài liệu. Phần số có thể điền một số cụ thể hoặc một khoảng số. Các bước thực hiện: Nhắp chuột vào tab [Báo cáo/Báo cáo bổ sung/In số mã vạch] trên thanh công cụ để thực hiện in. Điền thông tin về mã vạch. Nhắp chuột vào nút [Báo cáo] trên thanh công cụ để thực hiện in. Các báo cáo đơn nhận bổ sung. Hỗ trợ cán bộ bổ sung quản lý được các nguồn tài liệu của thư viện và có sự điều chỉnh kịp thời trong công tác bổ sung. Giúp cho cán bộ bổ sung nắm bắt được tình hình bổ sung sách theo từng khoảng thời gian nhất định. Cho phép cán bộ bổ sung báo cáo theo hoá đơn nhận về, thời gian, nhà cung cấp. Trong module này, chương trình hỗ trợ in các báo cáo sau: Nhãn môn loại. Sổ ĐKCB. Sổ ĐKTQ – UDC (in theo mẫu KPL 19 lớp của TVQG). Sổ ĐKTQ – DDC (in theo mẫu KPL của TVQH Mỹ). Thư mục thông báo sách mới – UDC (in theo mẫu KPL 19 lớp của TVQG). Thư mục thông báo sách mới – DDC (in theo mẫu KPL của TVQH Mỹ). Các bước thực hiện: Tại giao diện chính của module bổ sung, nhắp chuột vào tab [Báo cáo/Báo cáo bổ sung/In sổ đăng ký cá biệt] Nhập điều kiện in. Từ ngày đến ngày: ngày tạo các hóa đơn cần in. Kho: chọn kho cần in khi định in theo kho. Hiển thị Word: hiển thị quá trình xuất báo cáo ra Word. Nhắp chuột vào nút [Báo cáo] Nhắp chuột vào nút [Print] trên thanh công cụ để in báo cáo. Các báo cáo khác thực hiện in tương tự như vậy. Chú ý: Cần có số ĐKCB thì mới in được sổ ĐKCB. Nhận xuất bản phẩm nhiều kỳ. Xuất bản phẩm nhiều kì (báo, tạp chí) là một dạng tài liệu có tính chất liên tục, giao nhận từng số, đặt lại hàng năm, nên nghiệp vụ xử lý đối với những loại này được tách riêng. Vì vậy, module xuất bản phẩm nhiều kì nhằm mục đích giải quyết tốt các vấn đề quản lý liên quan đến đối tượng này. Thiết lập thông số. Phần [Thông số] là phần xác lập các kiểu từ điển, các thuật ngữ thường dùng để nhập liệu nhằm đảm bảo việc nhập liệu được tiến hành nhanh chóng và chính xác trong quá trình nhập các thông tin về xuất bản phẩm nhiều kì. Nhà cung cấp. Chức năng này cho phép định nghĩa các nguồn bổ sung sách từ đâu nhằm thuận tiện trong quá trình nhập tin. Tuỳ vào từng thư viện sẽ có các nguồn bổ sung khác nhau. Việc Thêm/Xóa các nguồn bổ sung có thể thực hiện bằng các thao tác sau: Thêm mới nhà cung cấp: Bước 1. Từ giao diện chính chương trình nhắp chuột vào [Từ điển/Nhà cung cấp] trên thanh công cụ. Bước 2. Xuất hiện màn hình liệt kê danh sách các nguồn cung cấp. Bước 3. Nhắp chuột vào nút thêm mới trên thanh công cụ. Bước 4. Nhập thông tin về nguồn bổ sung vào trường dữ liệu. Bước 5. Nhấn nút [X] để kết thúc các thao tác nhập nguồn bổ sung. Xóa nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp cần xóa. Nhắp chuột vào nút [Xoá] trên thanh công cụ. Chọn [Đồng ý] trên hộp thoại khẳng định việc xóa. Loại tiền tệ. Chức năng [Loại tiền] nhằm để định nghĩa các loại tiền sẽ dùng để bổ sung tài liệu. Mục đích cũng giống như phần [Nhà cung cấp] nhằm thuận tiện trong thao tác nhập liệu. Bước 1. Từ màn hình chính của chương trình chọn trường [Từ điển/Loại tiền] trên thanh công cụ. Bước 2. Các bước tiếp theo Thực hiện tương tự như với chức năng [Nhà cung cấp] Định kì xuất bản. Chức năng này nhằm định nghĩa các định kì xuất bản của các ấn phẩm nhiều kì. Mục đích là để quá trình nhập liệu được chính xác, thuận tiện và nhanh chóng. Thêm mới định kỳ xuất bản Từ giao diện chính của Module ấn phẩm định kỳ nhắp chuột vào trường [Từ điển/Loại định kỳ xuất bản] trên thanh công cụ. Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các thông tin cần thiết về định kỳ xuất bản. Nhắp vào [Chấp nhận] để ghi lại. Tiếp tục nhập các thông tin về định kỳ xuất bản. Nhắp chuột vào nút [X] để thoát. Chú ý: Việc thực hiện các thao tác này có thể thực hiện khi [Thêm mới] một ấn phẩm định kỳ. Thêm mới ấn phẩm định kỳ. Chức này cho phép thêm mới (nhập mới) một ấn phẩm nhiều kì (báo, tạp chí) vào hệ thống. Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các thông tin về ấn phẩm định kỳ như: Cơ sở dữ liệu. Tên ấn phẩm. Mẫu nhập tin. Nhà cung cấp. Loại định kì xuất bản. Ngày nhận ấn phẩm. Chọn [Ghi lại] hoặc F11. Nhập chi tiết ấn phẩm. Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] ở phần phía dưới của màn hình ấn phẩm định kỳ. Nhập các thông tin chi tiết về ấn phẩm định kỳ. Ngày nhận: tự động cập nhật ngày hiện thời Số nhận về. Số lượng. Giá. Loại tiền. Các bước tiếp theo tương tự như Thêm mới ấn phẩm định kỳ. Biên mục Giới thiệu. Module biên mục là module quan trọng và cơ bản nhất của hệ thống. Chương trình hỗ trợ khả năng biên mục nhất quán với màn hình làm việc MARC Editor thông qua chuẩn MARC21 (chương trình đã hỗ trợ sẵn một danh mục chuẩn bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt, các nhóm nhãn trường và nhãn trường theo chuẩn này). Hỗ trợ đầy đủ các công cụ cho cán bộ biên mục như bảng phân loại, nhãn trường. Cung cấp Worksheet nhập dữ liệu tuỳ biến phục vụ từng nhu cầu biên mục đặc thù. Với các tham số biên mục giúp cho cán bộ biên mục thuận tiện hơn trong quá trình biên mục tài liệu. Module Biên mục là module chính của hệ thống, nó bao gồm các chức năng cho phép người sử dụng thực hiện biên mục, sửa, xóa một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Trên màn hình làm việc, ta có hai cách thao tác trên các chức năng của nó bao gồm : Thao tác trên menu tương ứng. Hoặc thao tác trên các nút trên thanh công cụ. Lưu ý: Khi làm việc với module biên mục hay bất kì một module nào khác của chương trình trừ module OPAC bạn phải hết sức cẩn thận vì bạn đang thao tác trên chính CSDL của chương trình. Bất kì một tác động nhỏ nào của bạn khi đã nhấn phím [Lưu] đều tác động trực tiếp đến chương trình. Vì vậy, hết sức lưu ý khi sử dụng các chức năng này và tránh không để người không có thẩm quyền biết mật khẩu truy cập vào hệ thống. Biên mục là một trong các công đoạn thực hiện quan trọng trong nghiệp vụ thư viện. Vấn đề biên mục được chương trình giải quyết với các tính năng ưu việt như: Nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng: sử dụng hoàn toàn bằng bàn phím cho công tác nhập liệu. Cho phép biên mục mọi dạng tài liệu khác nhau. Hỗ trợ việc làm biểu ghi MARC21: cung cấp màn hình nhập tin MARC Editor. Kiểm soát việc nhập dữ liệu theo chuẩn MARC cũng như các dữ liệu tiêu chuẩn chính: số ISBN, ISSN. Có thể tạo mới biểu ghi trực tiếp hoặc lấy các các biểu ghi đã biên mục đơn giản từ bổ sung để biên mục chi tiết. Cho phép tạo ra các Worksheet nhập tin theo các loại tại liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu của bạn. Cho phép tạo các CSDL độc lập theo từng loại tài liệu và thực hiện tìm kiếm trên các CSDL đó. Cung cấp nhiều trạng thái biên mục cho các biểu ghi: kiểm soát được trạng thái biểu ghi phục vụ cho quá trình kiểm tra, duyệt biểu ghi Nhập dữ liệu từ CDS/ISIS, MARC21. Mềm dẻo trong tìm kiếm: kết hợp các các tiêu chí tìm kiếm, toán tử, các kết quả tìm, theo từng trường, cho phép đưa ra kết quả dưới dạng miêu tả ISBD.. Cung khả năng quản lý dữ liệu số. In phích theo chuẩn thư viện quốc gia: Phích tên sách Phích theo tác giả Phích theo phân loại Hỗ trợ tạo ra nhiều các khổ mẫu hiển thị tài liệu theo ISBD. Tra cứu đa ngôn ngữ. Cho phép hiển thị các biểu ghi dưới nhiều dạng: MARC21, hoặc dưới dạng ISBD đầy đủ, ngắn gọn. Thiết lập các tham số từ điển. Tham số từ điển là chức năng dùng để thiết lập các thông số, danh sách các nhãn trường, phạm vi tìm kiếm, cấu hình ISBD Các tham số từ điển nhằm để việc thiết lập hệ thống nhập tin nghiệp vụ cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của từng thư viện. Các tham số này chỉ cần định nghĩa một lần. Vì vậy trước khi biên mục, cán bộ biên mục cần nghiên cứu, xem xét kỹ hệ thống của mình để thiết lập những tham số chính xác và phù hợp. Chú ý: Phần biên mục được tổ chức theo chuẩn MARC21, vì vậy bạn không nên thêm các nhãn trường có giá trị trong khoảng từ 000-800. Khi muốn sử dụng một số trường nội bộ (trong thư viện), nên đặt các nhãn trường có giá trị bắt đầu từ 9xx (ví dụ: 910, 920). Việc thiết lập thông số cần được tiến hành bởi các cán bộ chuyên sâu về nghiệp vụ. Việc thiết lập các thông số từ điển chỉ nên thực hiện 1 lần khi mới dựng hệ thống phần mềm. Các tham số chương trình hỗ trợ hiện có: Cấu hình phạm vi tìm kiếm. Cấu hình hiện ISBD. Danh mục nhãn trường MARC21. Danh mục chỉ thị. Danh mục khung phân loại. Cấu hình phạm vi tìm kiếm. Phạm vi tìm kiếm là các tiêu chí mà căn cứ vào đó, bạn đọc tra cứu qua OPAC có thể tra cứu thông tin, cán bộ biên mục tra cứu được dữ liệu trong biên mục. Chính vì vậy, việc đặt phạm vi tìm kiếm là hết sức cần thiết. Chỉ khi đặt phạm vi tìm kiếm đúng và đủ, việc tìm kiếm cho phần biên mục mới thực hiện đúng và chính xác. Thông thường nên đặt phạm vi tìm kiếm và các thông số tìm kiếm theo các tiêu chí thường gặp trong quá trình biên mục và đại diện cho các bản ghi nhất. Việc thiết lập phạm vi tìm kiếm ta nên thiết lập thống nhất vào một lần. Thiết lập điểm truy cập tìm kiếm. Tại giao diện chính của module biên mục nhắp chuột vào nút [Từ điển/Cấu hình phạm vi tìm kiếm] trên thanh công cụ Xuất hiện cửa sổ bao gồm 2 phần thể hiện các thông số tìm kiếm đã được thiết lập trước. Đối với iLib.Me phạm vi tìm kiếm được thiết lập trên dựa trên các trường MARC21, vì vậy trước khi thiêt lập phạm vi tìm kiếm ta cần xác định trước những trường MARC21 có chưa các thông tin tìm kiếm. Màn hình thiết lập phạm vi tìm kiếm Nhắp chuột vào nút ở màn hình [Điểm truy cập tìm kiếm] để thêm mới một yếu tố tìm tin, xuất hiện màn hình sau: Nhập nhan đề tìm kiếm. Chú ý: Khi thêm mới một yếu tố tìm tin. VD: ở đây là Số ĐKCB chúng ta mới chỉ thêm vào Danh sách Phạm vi tìm kiếm một điểm tìm kiếm. Muốn đưa ra sử dụng trong chương trình và trên Opac làm như sau: Đưa ra sử dụng trong chương trình tích chọn Đưa ra sử dụng trên Opac tích chọn Chọn hoặc (F11) để ghi lại. Nhấn vào để sửa một điểm tìm kiếm. Để ReFresh màn hình thiết lập khi có thay đổi nhấn vào nút Nhắp chuột vào nút để kết thúc việc thiết lập điểm truy cập tìm kiếm. Thiết lập chi tiết dữ liệu tìm kiếm. Tại màn hình [Chi tiết dữ liệu sẽ tìm kiếm dựa trên nhãn trường] nhắp chuột vào nút màn hình sau xuất hiện. Căn cứ vào tên nhan đề tìm kiếm mà bạn vừa tạo ở trên (ở đây là số ĐKCB) mà nhập tên cho nhãn chính và nhãn con. VD: Số ĐKCB thì có nhãn chính và nhãn con là 852 và j (theo chuẩn MARC21) Nhắp chuột vào để lưu thông tin vừa thêm mới Để thoát khỏi màn hình hiện thời nhắp chuột vào Để sửa nhãn trường chính và nhãn trường con thì bấm nút , xóa thì bấm nút , cập nhật lại dữ liệu thì bấm nút Cấu hình ISBD. Danh sách ISBD dùng để lựa chọn kiểu ISBD mặc định cho công tác biên mục và thứ tự ISBD thể hiện trên phích, thư mục. Với mỗi kiểu ISBD có thể lựa chọn cách thức tổ chức khác nhau, liên kết khác nhau. Nội dung của ISBD: Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và một hệ thống kí hiệu dấu bắt buộc đặt trước mỗi yếu tố đó. Chú ý: Việc đặt các thông tin và các kí tự cần được tiến hành theo nghiệp vụ thư viện và phải được các cán bộ có nghiệp vụ sâu về thư viện thực hiện. Các quy tắc hiển thị ISBD đã có sẵn và có quy ước, xem các tài liệu có liên quan để đặt đúng cho chương trình. Từ giao diện chính của module biên mục nhắp chuột vào nút [Từ điển/Cấu hình ISBD] Xuất hiện màn hình Cấu hình ISBD. Thứ tự của các trường Marc thể hiện ở trên cửa sổ sẽ quyết định thứ tự thể hiện ở trên phích, vì vậy cán bộ biên mục cần nắm được rõ ràng ý nghĩa của các trường MARC21 để xác định vị trí cho đúng. Nhấn vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ phía trên. Điền các thông tin ký tự trước, ký tự sau, nhãn chính. Chọn [Cập nhật] để ghi lại và tiếp tục thêm mới. Chọn [Kết thúc] hoặc phím Esc để kết thúc. Nếu cho lặp trường con tích vào [Lặp trường con] Nhấn vào [Kết thúc] để thoát. Sửa chữa các thông số ISBD nhãn trường chính. Nhắp chuột vào nút [Sửa chữa] trên thanh công cụ. Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như thêm mới ISBD. Xoá nhãn trường chính hiển thị ISBD. Nếu muốn xóa bấm nút [Xoá] trên thanh công cụ để thực hiện xóa. Chọn [Yes] để xóa. Thao tác với nhãn trường con. Nhấn vào nút chức năng [Thêm mới] trên thanh công cụ phía trên. Điền các thông tin ký tự trước, ký tự sau, nhãn con. Chọn [Cập nhật] để ghi lại và tiếp tục thêm mới. Chọn [Kết thúc] hoặc phím Esc để kết thúc. Sửa chữa các thông số ISBD nhãn trường con. Nhắp chuột vào nút chức năng [Sửa chữa] trên thanh công cụ. Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như thêm mới ISBD nhãn trường chính. Xoá nhãn trường con hiển thị ISBD. Nếu muốn xóa bấm nút [Xoá] trên thanh công cụ để thực hiện xóa. Chọn [Yes] để xóa. Danh sách các nhãn trường MARC21. Danh sách các nhãn trường được sắp xếp và tổ chức theo chuẩn MARC21. Hiện chương trình đang hỗ trợ danh sách dưới 2 loại ngôn ngữ: Tiếng Việt. Tiếng Anh. Trong công tác biên mục, việc xác định các trường trong MARC21 là rất khó khăn, không phải ai cũng làm được. Chính vì vậy cần phải có người am hiểu về MARC21 để xác định các chỉ thị này. Vậy MARC21 là gì? MARC21 là cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử. MARC21 tuân thủ ISBD nên các thông tin thư mục sẽ được sắp xếp theo các vùng và yếu tố của nó. MARC21 chia thông tin cần quản lý ra các trường và định ra quy tắc thống nhất để điền vào các trường đó. Một số chú ý về cấu trúc của MARC21. Các trường mà MARC21 quy định sử dụng chia thành các khối: 0XX: Khối trường kiểm soát, số và mã 1XX: Khối trường về tiêu đề chính 2XX: Khối trường Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề 3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý 4XX: Khối trường về tùng thư 5XX: Khối trường về phụ chú 6XX: Khối trường điểm truy cập chủ đề 7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung 8XX: Khối trường tiêu đề tùng thư bổ sung 9XX: Khối trường thông tin cục bộ Thêm (sửa chữa) nhãn trường chính. Trường: là vị trí riêng trong khổ mẫu MARC21, trong đó chứa đựng một đơn vị thông tin của biểu ghi như: tác giả, nhan để Nhãn trường gồm là ba kí tự số cố định. Cách thêm nhãn trường chính. Từ màn hình chính của Module biên mục nhắp chuột vào trường [Từ điển/Danh sách các nhãn trường MARC21] trên thanh công cụ. Xuất hiện danh sách các trường MARC21 bao gồm cả nhóm nhãn trường chính và nhãn trường con. Bấm vào nút [Thêm mới] hoặc [Sửa chữa] trên thanh công cụ của phần nhóm nhãn trường chính. Nhập các thông về nhóm nhãn trường chính. Nhãn chính: nhãn trường chính. Mô tả: thông tin mô tả nhãn trường chính. Được lặp: cho biết trường này có lặp hay không. Bắt nhập: có nghĩa là khi nhập liệu (biên mục) cho tài liệu thì nhãn trường này bắt buộc phải có giá trị. Sẽ có thông báo nhắc nhở bạn nếu thông tin này không được điền đầy đủ. Việc không điền đầy đủ các thông tin này có thể dẫn tới một số chức năng không thực hiện được theo đúng ý muốn và ý đồ nghiệp vụ. Chọn [Cập nhật] để ghi lại. Chọn [Kết thúc] để hoàn tất quá trình. Thêm (sửa chữa) nhãn trường con. Trường con: ứng với mỗi trường thì có một số trường con nhất định. Một trường con quản lý một chi tiết cố định của đơn vị thông tin (trường). Các trường con giúp phân biệt yếu tố chính với các yếu tố phụ. Chọn nhãn trường chính. Chuyển con trỏ đến vị trí cần thêm mới hoặc sửa chữa. Bấm vào nút [Thêm mới] hoặc [Sửa chữa] trên thanh công cụ của phần nhãn trường MARC con. Nhập các thông tin về nhãn trường con. Loại: kiểu dữ liệu của nhãn trường con nhập vào. Từ điển: tham số nơi nhãn trường được nhập vào. Chọn [Chấp nhận] để ghi lại. Chọn [Kết thúc] để hoàn tất quá trình. Ngoài các trường con ra còn có một số trường lặp. Một trường xuất hiện nhiều lần có cùng bản chất, gọi là trường lặp Chú ý: Nếu con trỏ đang để ở nhãn trường con thì sẽ thêm nhãn trường con vào nhóm nhãn trường hiện thời mà con trỏ đang thường trú. Các trường từ 0XX - 8XX đã được xây dựng theo quy tắc chuẩn của MARC21, tính chất của các nhãn trường con đã được xây dựng theo các quy định này. Vì vậy, khi thay đổi phải hết sức cần thận. Để đảm bảo cho chương trình hoạt động bình thường thì danh sách biên mục phải có các trường sau: 245$a, 852$a, 852$b và 852$j để phục vụ in phích và tra cứu trên OPAC. Nhãn trường con 852$j phải để giá trị thể hiện (kiểu nhãn trường) là số thì mới thao tác được. 080, 082, 084 là các trường thuộc kiểu khung phân loại phải đặt giá trị thể hiện (kiểu nhãn trường) là khung phân loại tương ứng (UDC, DDC, BBK) thì mới thao tác được. Danh mục chỉ thị. Chỉ thị là 2 ký tự đầu tiên của mỗi trường dữ liệu và đứng trước một dấu phân cách trường con. Mỗi chỉ thị là một con số và mỗi trường có 2 chỉ thị. Có thể có chỉ thị không xác định. Khi đó vị trí của chị thị này sẽ bỏ trống. Các bước thêm mới, sửa, xóa các chỉ thị: Chọn tab [Từ điền/Danh mục indicator] trong màn hình biên mục. Bấm vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các giá trị trên Form. Mã chính: nhãn trường chính. Chỉ thị: chọn 1 trong 2 chỉ thị tương ứng với trường con đó. Giá trị: giá trị của chỉ thị được quy định theo quy tắc. Mô tả: mô tả chi tiết thông tin của chỉ thị đó. Nếu muốn sửa chữa hoặc xóa thì bấm vào các nút tương ứng trên thanh công cụ. Danh mục khung phân loại. Phần này sẽ xây dựng một tập hợp các danh mục khung phân loại và các giá trị bên trong khung phân loại đó. Kết quả của quá trình này sẽ giúp cho việc biên mục phân loại tài liệu được dễ dàng hơn khi chọn các giá trị của danh mục. Phân loại tài liệu là sự phân loại tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên có sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một kí hiệu phân loại nhất định và sắp xếp chúng theo 1 trật tự nhất định. Cấu trúc của bảng phân loại tài liệu thư viện thường được thiết kế theo trật tự đẳng cấp nghĩa là bảng phân loại chia ra các lớp lớn và các lớp lại chia ra các lớp nhỏ hơn phục thuộc. Trong chương trình đã đưa vào tất cả các khung phân loại hiện nay trên thế giới được sử dụng phổ biến, tuy nhiên giá trị của các khung phân loại rất lớn cho nên muốn sử dụng được thì cán bộ thư viện phải nhập thêm các giá trị của khung phân loại thư viện mình sử dụng. Thêm mới/Sửa chữa khung phân loại. Từ màn hình chính của module biên mục chọn tab [Từ điển/Danh mục Khung phân loại] Xuất hiện cửa sổ chữa khung phân loại được chia làm 2 phần phía trên là các khung phân loại, và phía dưới là giá trị của khung phân loại. Khi di chọn khung phân loại ở cửa sổ phía trên, thì giá trị của khung phân loại đó hiện ra ở cửa sổ phía dưới. Thực hiện tạo mới khung phân loại bằng cách nhắp vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các chi tiết về khung phân loại. Mã: mã viết tắt của khung phân loại. Khung phân loại: tên khung phân loại. Nhắp chuột vào [Cập nhật] để ghi lại. Nhắp chuột vào nút [Kết thúc] để kết thúc nhập mới KPL. Nếu muốn sửa chữa khung phân loại thì bấm vào nút [Sửa chữa] Thêm mới/Sửa chữa giá trị khung phân loại. Đặt chuột vào khung phân loại muốn thay đổi. Nhắp vào phím [Thêm mới] hoặc [Sửa chữa] trên thanh công cụ của phần Thêm mới giá trị khung phân loại. Nhập giá trị của khung phân loại. Những quy trình thêm mới, sửa chữa giá trị của khung phân loại tương tự như việc thêm mới khung phân loại. Thể hiện khung phân loại trong quá trình biên mục. Đối với các trường đã chọn kiểu giá trị khung phân loại, sẽ hiển thị ra các giá trị thuộc kiểu phân loại để bạn chọn trong danh mục đó để thực hiện. Biên mục tài liệu Tại hình chính của Module biên mục cho phép hiển thị các biểu ghi đã được biên mục trên cửa sổ chương trình tuỳ theo nhu cầu của cán bộ biên mục. Các biều ghi biên mục hiển thị theo thứ tự số MFN với các thông tin như: Nhan đề, thông tin trách nhiệm, nhà xuất bản, năm xuất bản Một số chức năng trên thanh công cụ của module biên mục: Nhắp chuột vào nút [Cơ sở dữ liệu] xuất hiện các CSDL như: Sách, Ấn phẩm định kỳ, Bài trích ... Thông số cột: thông số hiển thị của các cột thông tin trên màn hình. Cấu hình lọc: thông số lọc dữ liệu hiển thị theo nhãn trường. Thiết lập cơ sở dữ liệu. Để đảm bảo tính chính xác, dễ quản lý và thống kê, iLib.Me chia thành nhiều CSDL theo các loại hình tài liệu. Bạn có thể tạo lập và quản lý một cách dễ dàng nhất các CSDL này. Các bước tạo lập các CSDL. Tại màn hình chính của module biên mục, nhắp chuột vào tab [Hệ thống/Cơ sở dữ liệu] Tại màn hình [Danh sách cơ sở dữ liệu] nhắp chuột vào nút [Thêm mới] Nhập các thông số. Nhắp chuột vào nút [Cập nhật] để ghi lại dữ liệu. Nhắp vào nút [Kết thúc] để hoàn thành việc tạo lập. Nếu muốn sửa, xóa, cập nhật dữ liệu bạn bấm chuột vào các nút tương ứng trên màn hình. Thiết lập nhóm tài liệu Bước 1. Chọn CSDL Bước 2. Chọn tab lọc theo nhóm Bước 3. Chọn loại tài liệu cần tạo nhóm Bước 4. Bấm phải chuột vào loại tài liệu cần tạo nhóm và chọn [Thêm mới] Bước 5. Nhập tên nhóm tài liệu Mục đích của việc tạo nhóm tài liệu để chia tài liệu theo từng nhóm nhằm quản lý rõ ràng hơn, thuận lợi cho việc tra cứu và xem thông tin biểu ghi của bạn đọc trên OPAC Thiết lập Worksheet nhập liệu. Sau khi tạo lập các CSDL để nhập tin, bạn cần thiết lập các mẫu nhập tin (Worksheet nhập tin). Trên thực tế, thư viện có nhiều Worksheet nhập tin cho các loại tài liệu khác nhau. Việc lập bản khai cho tài liệu trong thư viện phải hoàn toàn tuân thủ theo những qui tắc nghiệp vụ của công tác thư viện, trong đó có qui tác mô tả ISBD, bảng phân loại, bảng từ khoá (từ chuẩn). Vì vậy, cần thiết lập các Worksheet nhập tin trên máy cho phù hợp với thư viện của mình. Chú ý: Thông thường, với các thư viện đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS mà vẫn dùng phiếu tiền máy, ta nên tổ chức các phiếu tiền máy này thành Worksheet nhập tin để làm việc trên máy. Số lượng Worksheet nên tổ chức thành các loại tài liệu cho phù hợp với thư viện và giúp cho việc nhập tin nhanh hơn. Cách tạo mới Worksheet như sau. Nhắp chuột vào tab [Mẫu nhập liệu/Danh sách mẫu nhập liệu] trên menu của màn hình biên mục. Chọn CSDL. Nhắp chuột vào nút [Chấp nhận] Bấm vào nút [Thêm mới] để tạo Worksheet. Nhập tên Worksheet vào trường [Tên Worksheet] Nếu muốn tạo một Worksheet giống Worksheet đã có trong hệ thống, tích chọn [Từ mẫu] Chọn [Chấp nhận] để ghi lại Xuất hiện màn hình nhập chi tiết các trường có trong Worksheet. Nhắp chuột lên nút [Chức năng/Thêm mới nhãn trường vào biểu ghi biên mục] trên thanh công cụ để tạo phạm vi trường cho Worksheet nhập tin. Chọn nhãn trường chính và nhắp chuột vào hộp thoại bên cạnh mỗi trường con để lựa chọn đưa vào Worksheet. Sau khi lựa chọn được tất cả các trường MARC21 cần thiết nhắp chuột vào nút [Thêm vào] để đưa nhãn trường vào trong Worksheet. Màn hình Worksheet nhập tin (Phiếu nhập tin) Xuất hiện màn hình Worksheet bao gồm 3 vùng. Vùng 1: các trường MARC21 chính. Vùng 2: Chỉ thị (Indicator). Vùng 3: Các trường con của MARC21. Chú ý: Worksheet hệ thống là Worksheet có sẵn trong chương trình. Trong chương trình thì màn hình biên mục và màn hình của Worksheet nhập tin giống nhau vì khi biên mục thì ta lấy trực tiếp các Worksheet nhập tin đã tạo trước ra để tiến hành biên mục. Không nên nhập tin ngay trên Worksheet nhập tin, vì khi nhập trên Worksheet thì dữ liệu sẽ lưu trực tiếp trên các Worksheet đó. Thông thường, với các thư viện đã sử dụng CDS/ISIS mà vẫn dùng phiếu tiền máy, ta nên tổ chức các phiếu tiền máy này giống như Worksheet để làm việc trên máy. Số lượng Worksheet nên tổ chức thành các loại tài liệu cho phù hợp với thư viện và giúp cho việc nhập tin nhanh hơn. Không thực hiện “Khởi tạo lại Worksheet hệ thống” nếu đã thiết lập các Worksheet nhập tin riêng. Nếu khởi tạo lại Worksheet hệ thống thì các Worksheet thiết lập riêng sẽ bị xoá. Sửa chữa Worksheet nhập tin. Tại màn hình Worksheet biên mục, chọn nút . Thực hiện đổi tên Worksheet. Nếu muốn sửa chi tiết Worksheet, chọn nút mũi tên quay xuống của nút sửa chữa. Tại màn hình Worksheet, click chuột phải vào nhãn trường chính nếu muốn sửa. Tạo bản sao nhãn trường chính Xóa nhãn trường chính Nhập Indicator (chỉ thị) Click chuột phải vào nhãn trường con nếu muốn sửa. Thêm mới nhãn trường con Tạo bản sao nhãn trường con Xóa nhãn trường con Chú ý: Chương trình đã hỗ trợ chức năng như xuất nhập Worksheet để phục vụ cho việc sao lưu Worksheet. Để sao lưu Worksheet ta làm như sau. Chọn Worksheet cần sao lưu. Nhắp chuột vào nút [Hệ thống/Xuất Worksheet đánh dấu ra file] Ghi dữ liệu xuất lại. Nhắp chuột vào nút [Hệ thống/Nhập Worksheet từ File] Chỉ đường dẫn tới File ghi biểu ghi cần nhập. Trong chương trình hệ thống đã mặc định sẵn một số Worksheet nhập dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế khi không thấy cần thiết phải giữ lại các biểu ghi đó có thể xoá nó đi. Đồng thời hệ thống cũng hỗ trợ chức năng khởi tạo lại những Worksheet hệ thống đã bị xoá đi. Để khởi tạo lại ta nhắp chuột vào nút [Sửa chữa/Khởi tạo lại Worksheet nhập tin] Biên mục tài liệu. Sau khi thiết lập xong các Worksheet (phiếu nhập tin), cán bộ thư viện sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào CSDL. Thực hiện biên mục trong chương trình theo MARC21 Editor. Về sơ bộ MARC21 hiển thị trên màn hình biên mục gồm 4 phần để tiện cho việc thực hiện biên mục: Vùng 1 [Các trường MARC21 chính]: với mỗi trường chính thì sẽ có một số các trường con khác nhau. Vùng 2 [Các trường MARC21 con]: nơi tiến hành nhập các dữ liệu để biên mục. Vùng 3 [Indicator - Các trường điều khiển]: Bao gồm các chỉ thị chứa thông tin liên quan đến việc truy cập vào biểu ghi. Vùng 4 [Đầu biểu]: chứa các trường giá trị do máy sinh ra, một số giá trị có khả năng điều chỉnh lại cho phù hợp với tính chất của tài liệu biên mục. Để biên mục mới ta cần phải thực hiện các chức năng sau: Thiết lập các thông số điều khiển nhằm xác định loại Worksheet nhập tin nào là cần thiết để thực hiện. Với mỗi loại tài liệu ta có thể tổ chức các Worksheet nhập tin khác nhau. Trước khi tiến hành biên mục một loại tài liệu nào đó, người dùng phải thiết lập Worksheet nhập tin cho tài liệu đó (Việc thiết lập này chỉ cần làm một lần khi tạo cơ sở dữ liệu. Tham khảo tài liệu hướng dẫn phần Thiết lập Worksheet nhập tin). Cách biên mục tài liệu trên 1 Worksheet nhập tin như sau: Nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ. Chọn Worksheet nhập tin phù hợp. Nhắp chuột vào nút [Chấp nhận] Xuất hiện Worksheet nhập tin với các trường MARC21. Nhập chi tiết về ấn phẩm theo chuẩn MARC21 với từng trường biên mục. Có thể di chuyển đến các nhóm nhãn trường khác bằng bàn phím hoặc di chuyển con trỏ. Chú ý: Đây là phần thực hiện nhập tin theo font chuẩn unicode. Vì vậy, để tiến hành nhập tin cần có bộ gõ hỗ trợ bảng mã unicode và font unicode. Có thể nhắp chuột để vào trong tên trường để thêm nhóm nhãn trường hay trường con của nhãn trường đang biên mục. Thao tác với trường chính. Lặp: Nhắp chuột vào trường chính cần lặp, bấm phải chuột và chọn [Tạo bản sao nhãn trường chính] Xoá: Nhắp chuột vào trường chính, bấm phải chuột và chọn [Xóa nhãn trường chính] Thêm trường vào biểu ghi: Nhắp chuột lên tab chức năng, chọn [Thêm nhãn trường MARC vào bản ghi biên mục] Thao tác với trường con. Lặp: Nhắp chuột vào trường con cần lặp, bấm phải chuột và chọn [Tạo bản sao nhãn trường con] Xoá: Nhắp chuột vào trường con, bấm phải chuột và chọn [Xóa nhãn trường con] Thêm trường vào biểu ghi: Nhắp chuột vào trường con, bấm phải chuột và chọn [Thêm mới nhãn trường con] Thao tác với Chỉ thị (Indicator). Nhắp chuột vào giữa trường MARC21 chính và trường MARC21 con, bấm phải chuột và chọn [Thay đổi Indicator] Xuất hiện một cửa sổ chứa 2 chỉ thị bao gồm: chỉ thị 1 và chỉ thị 2. Nhắp chuột để chọn các chỉ thị cần thiết. Đăng kí cá biệt. Có 2 cách để đăng kí cá biệt (ĐKCB): Đối với tài liệu chưa ĐKCB ở phần Bổ sung thì ta có thể ĐKCB khi Biên mục tài liệu bằng cách: Nhắp chuột vào tab [Chức năng/Nhập số ĐKCB] trên thanh công cụ. Các bước tiếp theo tương tự như việc đăng kí cá biệt ở Module Bổ sung. Để tiếp tục biên mục mới nhắp chuột vào nút [Thêm mới] và thực hiện. Chú ý: Tại Worksheet nhập tin ta có thể xem thông tin đã biên mục thể hiện dưới dạng ISBD ở phần màn hình phía dưới của cửa sổ biên mục. Có thể chọn kiểu thể hiện ISBD theo mong muốn bằng cách thay đổi thông số thể hiện ISBD. Các Worksheet nhập tin có thể thiết lập thông qua chức năng thiết lập cấu hình biên mục. Nếu biên mục một cuốn sách mới chỉ cần chọn vào phím [Tạo một biên mục mới như biên mục này]. Chương trình sẽ tự tạo/lấy Worksheet nhập tin giống như bản ghi vừa biên mục. Sau khi nhập song dữ liệu từ trường này chuyển sang trường khác để nhập dữ liệu nhấn Enter để cập nhật. Muốn sửa chữa dữ liệu đã biên mục ở trường nào thì di chuyển chuột đến vị trí trường có dữ liệu muốn sửa và nhấn Enter. Trong khi đang tiến hành biên mục, người biên mục có sửa chữa một số chức năng như: ISBD, Thêm các trường MARC21 nên nhắp chuột vào nút [Đọc lại] trên thanh công cụ để cập nhật những dữ liệu mới thêm hoặc thay đổi. Xem biểu ghi đang biên mục. Cho phép xem biểu ghi biên mục dưới các chuẩn khác nhau: MARC, ISBD. Tại màn hình biên mục, nhắp chuột vào nút [In báo cáo] để xem phích của biểu ghi. Chọn các kiểu phích cần hiển thị. Nhắp chuột vào nút tìm kiếm và thực hiện in phích. Nhắp chuột vào nút in phích nếu muốn in ngay khi biên mục. Ngoài ra, chương trình còn hỗ trợ xem biểu ghi biên mục đó thuộc hóa đơn nhận sách số bao nhiêu bằng cách nháy đúp chuột vào biểu ghi, chọn tab [Chức năng/Xem đơn nhận], chương trình sẽ tìm đến hóa đơn nhận sách mà biểu ghi đang thuộc đơn đó. Chú ý: Chương trình tự động lưu kết quả làm việc ngay sau khi người dùng nhấn Enter hoặc phím mũi tên xuống của mỗi dòng nhập liệu. ISBD sẽ tự sinh ra khi nhấn phím thoát khỏi màn hình nhập liệu này. Xuất dữ liệu biên mục ra danh sách dưới dạng Excel. Tại Worksheet biên mục nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ màn hình sau xuất hiện. Nhắp chuột vào [Export] để xuất biểu ghi hiện tại ra Excel. Xuất dữ liệu biên mục ra danh sách dưới dạng Word. Nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ màn hình sau xuất hiện. Nhắp chuột vào [Export] để xuất ra Word. Sau khi xuất ra Word hoặc Exel bạn có thể tuỳ biến biểu ghi như ý. Dữ liệu số. Dữ liệu số là các File dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. Bạn đọc có thể đọc được những tài liệu dữ liệu số thông qua trang OPAC. Thư mục upload dữ liệu số trên máy chủ có đường dẫn: C:\Inetpub\FTProot. Bạn cần cài đặt dịch vụ Web Internet Information Services của Window như sau: Vào Start/Settings/Control Panel/Add or Remove Programs Chọn Add/Remove Windows Components Chọn Internet Information Services (IIS) và bấm Detail Tích chọn vào 2 dịch vụ File Transfer Protocol (FTP) Service và World Wide Web Service Chọn OK và Next cho tới khi máy hỏi đĩa cài đặt Window Chọn thư mục I386 của đĩa cài đặt và Open Để máy tự cài đặt cho đến khi kết thúc thì chọn OK Sau khi đã cài đặt xong ứng dụng, bạn cần khởi động lại máy nhằm khởi động dịch vụ lên. Để upload được dữ liệu số từ máy trạm lên máy chủ theo đường FTP root thì bạn cần cấu hình như sau: Chọn Start/Settings/Control Panel/Administrative Tools/Chọn Internet Information Services. Chọn Default FTP Site trong tab FTP Sites. Bấm phải chuột vào FTP Sites, chọn Start, sau đó chọn Properties. Điền các tham số trong tab FTP Sites như trong hình. Chọn tab Home Directory và điền các tham số như hình dưới. Chọn Apply và OK để kết thúc việc thiết lập quyền upload. Vào chương trình, chọn tab [Hệ thống/Thông số hệ thống] Nhập các tham số (Tham khảo thêm phần nhập thông số hệ thống trong phần Quản trị hệ thống) Thêm/sửa dữ liệu số: sau khi thiết lập xong tham số FTP, tiến hành thêm dữ liệu số vào biểu ghi biên mục. Cách làm như sau. Tại Worksheet biên mục nhắp chuột vào tab [Chức năng/Nhập dữ liệu số] trên thanh công cụ. Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ để thêm dữ liệu số. Nhập thông tin mô tả dữ liệu số và nhắp chuột vào nút để chọn đường dẫn tới file dữ liệu số. Kích đúp vào file dữ liệu số. Nhắp chuột vào nút [Cập nhật] để đính kèm file dữ liệu số vào biểu ghi biên mục. Kết thúc bằng cách nhắp vào nút [Kết thúc] Các bước thao tác sửa/xóa dữ liệu số thao tác theo các nút tương ứng. Xem dữ liệu số Chọn dữ liệu số cần xem. Nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ để xem. Tạo một biên mục mới như bản đã biên mục Đây là chức năng cho phép giảm thao tác nhập liệu với các bản ghi có dữ liệu biên mục có nhiều chi tiết giống nhau, chức năng này giống như chức năng copy. Nó cho phép copy toàn bộ dữ liệu đã được nhập ở bản ghi hiện thời. Cách làm như sau: Nhắp đúp chuột vào buổi ghi cần copy. Tại màn hình chi tiết biểu ghi nhắp chuột lên thanh công cụ chọn [Chức năng/Tạo bản sao từ bản ghi này] Chương trình sẽ sao chép một biểu ghi giống hệt biểu ghi đang có. Một số tính năng của module biên mục. Tại hình chính của module biên mục cho phép liệt kê chi tiết tất cả các biểu ghi đã được biên mục theo thứ tự biên mục với các thông số như số MFN, nhan đề, thông tin trách nhiệm, nhà xuất bản, năm xuất bản. Màn hình chính của module biên mục Thiết lập thông số cột. Thông số cột chính là cấu hình trình bày dữ liệu theo các cột. Người dùng có thể tự định dạng các cột dữ liệu hiển thị theo độ rộng, theo màu nền, theo trường. Cách làm như sau: Tại màn hình Biên mục chọn xuất hiện màn hình. Nhập thông tin như: Tiêu đề: nhan đề tài liệu. Tiêu đề khác: phụ đề hoặc nhan đề song song. Hiện: cho cột đó hiển thị trên màn hình Hiện OPAC: cho cột đó hiển thị trên OPAC. Màu nền: màu nền của cột. Độ rộng: độ rộng của cột. Căn lề: căn lề thông tin trong cột. Nhãn chính: nhãn trường chính sẽ hiển thị. Nhãn con: nhãn trường con sẽ hiển thị. Thiết lập cấu hình lọc Bên cạnh việc Tìm kiếm biểu ghi biên mục theo các nhãn trường MARC21, chương trình còn hỗ trợ thiết lập cấu hình lọc biểu ghi Biên mục theo các tiêu chí. Để có thể .ọc biểu ghi biên mục theo các tiêu chí trước hết bạn phải thiết lập cấu hình lọc. Tại màn hình Biên mục chọn xuất hiện màn hình. Nhấn vào nút [Thêm mới] để thêm một cấu hình lọc. Nhập thông tin các nhãn trường để đưa ra làm các tiêu chí lọc, các thông tin cần nhập là: Nhãn chính. Nhãn con. Nhan đề: tên của các nhãn trường MARC21. Vị trí: thứ tự hiển thị trong bộ lọc. Nhắp chuột vào [Ghi lại] để cập nhật thông tin. Các bước [Sửa chữa] tương tự như [Thêm mới] Tìm kiếm theo bộ lọc. Bạn chọn [Cửa sổ lọc] màn hình cửa sổ lọc sẽ xuất hiện bên trái màn hình biên mục. Các thông tin có trong cửa sổ lọc là do bạn thiết lập trong [Cấu hình Lọc] Nếu bạn chọn [Toàn bộ] chương trình thực hiện list ra toàn bộ các nhãn trường đã nhập trong biên mục. Nếu bạn chọn 1 trong các tiêu chí. Nhan đề Nơi xuất bản. Chương trình thực hiện list ra theo các tiêu chí đã chọn. VD: Chọn tiêu chí lọc là [Nhan đề] chọn [Hồ Chí Minh tuyển tập VH] màn hình sau sẽ xuất hiện: Tìm kiếm các biểu ghi đã biên mục. Nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ, màn hình tìm kiếm sẽ xuất hiện bên dưới màn hình chính. Nhập nội dung tìm kiếm theo các tiêu chí: nhan đề, từ khoá, tác giả, năm xuất bản hoặc có thể kết hợp các toán tử and, or. Nhắp chuột vào [Tìm kiếm] hoặc F11 để tiến hành tìm. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ở màn hình chính của module biên mục. Sửa biểu ghi đã biên mục. Tìm kiếm biểu ghi cần sửa. Chọn biểu ghi cần sửa chữa. Nhắp chuột vào nút trên thanh công cụ. Xuất hiện màn hình Worksheet. Lần lượt sửa các dữ liệu cần thiết vào các cột Giá trị của mỗi trường. Sau khi sửa chữa xong nhắp vào nút [Hệ thống] chọn [Thoát] để ghi lại các thông tin vừa sửa. Chú ý: Chỉ xóa được biểu ghi khi không còn số ĐKCB tồn tại trong biểu ghi. Biểu ghi còn nằm trong hóa đơn nhận thì phải xóa trên hóa đơn trước mới xóa được trong biên mục. Xóa một biểu ghi đã biên mục. Tìm kiếm tài liệu cần xóa. Chọn biểu ghi muốn xoá. Nhấn vào biểu tượng hoặc click chuột phải vào màn hình biên mục chọn [Xoá biểu ghi được đánh dấu] Xuất hiện thông báo. Chọn [Yes] trên cửa sổ thông báo để chấp nhận xóa. Phân quyền cho biểu ghi biên mục. Đây là chức năng giúp cán bộ quản trị thiết lập chính sách phân quyền truy nhập biểu ghi tới từng người dùng. Sau khi đã thiết lập phân quyền thì chỉ có những user có quyền mới được phép truy nhập để xem, sửa, xóa biểu ghi Mở biểu ghi biên mục đã có. Tại màn hình phân quyền Quản trị hệ thống có thể phần quyền đến từng tên truy nhập đến từng thao tác bằng cách: Chọn tên truy nhập. Tích chọn vào các quyền tương ứng [Xem], [Sửa]. Xuất – nhập dữ liệu từ biên mục. Nhập dữ liệu từ File MARC21. Bạn nhắp chuột vào tab [Nhập dữ liệu] trong màn hình biên mục. Nhắp chuột vào nút trên thanh [Tệp dữ liệu] Bạn chọn file trong cửa sổ, sau đó chọn [Open] Thiết lập các thông số nhập vào CSDL trên máy chủ. Chọn [Thực hiện] để Import file vào hệ thống. Chọn [Thoát] để hoàn thành Xuất dữ liệu ra File MARC21. Bạn chọn tab [Xuất dữ liệu] trong màn hình biên mục. Bạn chọn [Tệp dữ liệu] Đánh tên tệp dữ liệu để xuất và bấm Save. Nhấn chọn [Thực hiện] để xuất ra file MARC21. Nhận được thông báo như bên dưới là thành công. In phích và thư mục theo chuyên đề. In phích. Phích mục lục là một sản phẩm in ấn được sử dụng để quản lý tài liệu biên mục và phục vụ độc giả tra cứu dữ liệu thư viện theo phương thức truyền thống. Cách in phích theo chương trình như sau: Tại màn hình của module biên mục, nhắp chuột vào biểu tượng Nhập điều kiện tìm kiếm. Chọn CSDL cần in. Chọn kho cần in. Chọn tài liệu cần in. Chọn loại phích cần in. Nhắp chuột vào nút In phích. Tất cả các biểu ghi được lựa chọn sẽ được đưa ra màn hình word trước khi được in trên giấy in chuyên dụng. Thực hiện in như in một văn bản bình thường. Chú ý: Có thể tìm kiếm toàn bộ: tìm kiếm trên tất cả các vùng tìm kiếm. Các điều kiện tìm kiếm có thể điều chỉnh phạm vi vùng tìm kiếm theo ý muốn thông qua phần [Thiết lập phạm vi tìm kiếm] Có thể tìm kiếm theo đơn nhận sách. Phích được thiết kế chủ yếu theo quy định của thư viện quốc gia. Giấy in phích được thiết kế thích hợp với tất cả các máy in có khả năng in khổ A4 (kể cả máy in laser). Phích được căn chỉnh vào giữa trang nên việc đặt giấy có thể để ở khung bất kì mà không sợ lệch. Thông thường sử dụng loại giấy in phích do TVQG cung cấp. Khi in, khay để giấy phải căn 2 bên, vừa bằng khổ giấy in. Phải có số ĐKCB thì mới in được phích. Phích của kho nào thì chọn kho đó. Chương trình hỗ trợ in phích theo 2 hình thức tổ chức kho: kho mở (loại hình kho xếp theo môn loại của tài liệu) và kho đóng (loại hình kho xếp theo số ĐKCB của tài liệu) Có 4 kiểu phích sau: phích tác giả (có tác giả nhập ở trường 100$a, 110$a, 111$a mới in lên); phích tên sách (không có tác giả ở trường 100$a, 110$a, 111$a thì sẽ in lên); phích môn loại (có hay không có tác giả nhập ở trường 100$a, 110$a, 111$a vẫn in lên) và phích báo - tạp chí. In thư mục chuyên đề. Thư mục chuyên đề là sản phẩm in ấn phục vụ độc giả tra cứu tài liệu theo một chủ đề nhất định. Tại màn hình của module biên mục, nhắp vào biểu tượng Nhập điều kiện tìm kiếm. Chọn CSDL cần in. Chọn kho cần in. Chọn tài liệu cần in. Nhắp chuột vào nút In thư mục. Tất cả các biểu ghi được lựa chọn sẽ được đưa ra màn hình word trước khi được in trên giấy in chuyên dụng. Thực hiện in như in một văn bản bình thường. Lưu thông Giới thiệu. Module lưu thông là một module quan trọng để thực hiện việc luân chuyển, theo dõi tất cả các hoạt động liên quan đến công tác mượn trả và bạn đọc. Các tính năng nổi bật: Cung cấp các dịch vụ cho bạn đọc: mượn qua mạng, xem thông tin bạn đọc, xem thông mượn qua mạng, gia hạn qua mạng, thông báo quá hạn qua mạng. Cho phép mượn/trả tài liệu bằng bàn phím hoặc đầu đọc barcode (tích hợp mã vạch). Ghi lại lịch sử lưu thông của: tài liệu, bạn đọc và thống kê bằng báo cáo nhanh chóng. Điều chỉnh được các tham số liên quan đến lưu thông: tài liệu mượn tối đa, gia hạn tối đa, đăng kí mượn tối đa. Cung cấp chức năng quản lý bạn đọc: cấp, huỷ, gia hạn thẻ, hồ sơ bạn đọc. Kiểm soát chặt chẽ tài liệu lưu thông theo từng thời điểm (ngày, tuần, tháng, năm) Thiết lập tham số lưu thông. Để tiện lợi trong quá trình nhập bạn đọc, hoặc thêm mới bạn đọc chúng ta cần thiết lập trước các tham số sau: Loại thẻ cho bạn đọc Đối tượng bạn đọc Hình thức phạt Thiết lập loại thẻ. Từ màn hình chính của chương trình chuột vào trường [Từ điển/Loại thẻ bạn đọc] Xuất hiện màn hình sau: Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Điền các thông tin cần thiết. Mã: là số tự nhiên. Loại thẻ: loại thẻ đọc hay mượn. Mượn tối đa: số tài liệu mượn trong một lần mượn tương ứng với từng loại thẻ khác nhau. Chọn [Hệ thống/Thoát] để hoàn thành việc xác lập các loại thẻ. Đối với mỗi loại thẻ sẽ có một nhóm bạn đọc tương ứng, với mỗi loại thẻ thông qua các nhóm sẽ có quyền mượn loại tài liệu, số lượng tài liệu khác nhau. Thiết lập nhóm đối tượng bạn đọc. Mỗi thư viện có một chính sách khác nhau đối với từng bạn đọc vì vậy người ta chia thành nhiều nhóm bạn đọc khác nhau. Ta có thể thiết lập tham số thêm mới nhóm bạn đọc bằng cách: Nhắp chuột vào tab [Từ điển/Nhóm bạn đọc] trên thanh công cụ. Xuất hiện màn hình sau: Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các thông tin chi tiết về nhóm bạn đọc. Mã: là số tự nhiên. Nhóm bạn đọc: bạn đọc được chia nhóm theo lứa tuổi, ngành nghề. Chọn [Hệ thống/Thoát] để hoàn thành việc xác lập các nhóm bạn đọc. Hình thức phạt. Từ màn hình chính của chương trình nhắp chuột vào tab [Từ điển/Hình thức phạt] Xuất hiện màn hình sau: Nhắp chuột vào nút [Thêm mới] trên thanh công cụ. Nhập các thông tin chi tiết về hình thức phạt. Mã: là chữ. Loại phạt: là hình thức phạt bạn đọc khi vi phạm nội quy mượn/trả sách. Chọn [Hệ thống/Thoát] để hoàn thành việc xác lập các hình thức phạt. Quản lý bạn đọc. Thêm mới bạn đọc. Tại màn hình chính của chương trình bạn nhấn chuột vào [Bạn đọc/Thêm mới bạn đọc] Nhập các thông tin sau: Số thẻ Họ tên bạn đọc Điện thoại Email Địa chỉ nhà và cơ quan Giới tính Ngày sinh Mật khẩu Loại thẻ Thuộc nhóm Ngày tạo và ngày hết hạn Nạp ảnh (nếu có).. Chương trình cho phép lấy ảnh của bạn đọc để ghi và in lên thẻ. Để thực hiện việc lấy ảnh làm như sau: Nhắp vào nút [Nạp ảnh] Tìm đến thư mục chứa ảnh của bạn đọc. Chọn ảnh và bấm Open. Để gỡ bỏ ảnh nhấn [Xóa ảnh] để loại bỏ hình ảnh đã chọn. Chú ý: Chương trình hỗ trợ các loại ảnh có định dạng như: bmp, gif, jpeg, jpg . Nhắp chuột vào [Cập nhật] để lưu lại thông tin vừa cập nhật. Chú ý: Trình tự nhập tin ngày tháng là dd/mm/yyyy. Tên các trường bắt buộc là các trường buộc phải nhập liệu bao gồm: Họ tên, giới tính, ngày sinh, thuộc nhóm, số thẻ loại thẻ, ngày tạo, hết hạn, mật khẩu. Ngày hết hạn của thẻ phải có giá trị sau ngày cấp. Phải ghi lại mật khẩu cho bạn đọc và lưu ý bạn đọc đổi lại mật khẩu của mình khi truy cập vào OPAC. Trong trường hợp bạn đọc quên mật khẩu thì cán bộ nghiệp vụ sẽ cấp lại mật khẩu cho bạn đọc trong phần này. Nhắp chuột [Kết thúc] để thoát. Tìm kiếm bạn đọc. Tại màn hình chính của phần quản lý bạn đọc, bạn chọn nút [Bạn đọc/Tìm kiếm bạn đọc] trên thanh công cụ của chương trình. Bạn nhắp chuột vào nút Nhập các tiêu chí tìm kiếm như: Số thẻ Họ tên Tích chọn và nhắp chuột vào nút [Tìm kiếm] để tiến hành tìm. Kết quả tìm kiếm xuất hiện tại màn hình chính của phần quản lý bạn đọc. Chú ý: Có thể tìm chính xác theo từng bạn đọc hoặc tìm theo nhóm bạn đọc, tuỳ thuộc vào tiêu chí mà cán bộ thủ thư lựa chọn. VD: Tìm theo Loại thẻ: Thẻ đọc Kết quả tìm kiếm sẽ đưa ra tất cả các bạn đọc được cấp thẻ là loại Thẻ đọc. Sửa các thông tin về bạn đọc. Tìm kiếm bạn đọc cần sửa thông tin. Tìm kiếm bạn đọc cần sửa thông tin. Chọn bạn đọc cần sửa chữa. Nhắp chuột vào nút [Sửa chữa] trên thanh công cụ của chương trình. Các bước sửa chữa thực hiện tiếp theo tương tự như [Thêm mới bạn đọc] In thẻ cho bạn đọc. In thẻ cho bạn đọc là chức năng giúp thư viện in thẻ cho tất cả các độc giả của mình. Chương trình hỗ trợ việc in đầy đủ các thông tin của bạn đọc lên mặt trước của thẻ (mặt sau của thẻ sẽ điền các thông tin về nội quy thư viện thì các thư viện sẽ tự soạn nội dung vào khi tiến hành in thẻ bạn đọc trên giấy in A4) Các bước thực hiện: Nhắp chuột vào [Bạn đọc/Tìm kiếm] Tìm kiếm bạn đọc cần in thẻ. Tích chọn số thẻ cần in và nhắp chuột vào nút [In thẻ] Thẻ bạn đọc sẽ được xuất ra màn hình word để người sử dụng có thể tuỳ biến thể hiện nội dung, kích cỡ và font chữ. Chọn nút [File/Print] trên thanh công cụ để thực hiện in. Nếu muốn in danh sách bạn đọc, bạn nhắp chuột vào tab [Báo cáo/Danh sách bạn đọc]. Còn nếu muốn xuất danh thẻ này ra Exel thì bạn chọn nút trên thanh công cụ . Chú ý: Thẻ bạn đọc được in trên khổ giấy A4, mỗi một tờ giấy A4 in được 4 thẻ. Phần nội quy được in ở mặt sau của thẻ, thư viện tự soạn nội dung bằng cách gõ trực tiếp vào file được xuất ra. Xoá bạn đọc. Lựa chọn đối tượng cần xoá bằng cáck tích chọn. Nhắp chuột vào nút [Xoá] trên thanh công cụ của chương trình. Nhắp chuột vào nút [Yes] để xoá bạn đọc. Chú ý: Sau khi thực hiện xong một chức năng nào đó lên đọc lại dữ liệu để chương trình có thể cập nhật tốt hơn. Thực hiện đọc lại dữ liệu bằng cách nhắp chuột vào nút [Đọc lại] trên thanh công cụ ở giao diện chính của Module Lưu thông để cập nhật lại chương trình. Quản lý tài liệu. Cho mượn tài liệu. Cho mượn là chức năng quan trọng trong phần [Lưu thông] và là màn hình làm việc chính đối với các cán bộ thư viện ở phòng mượn. Màn hình làm việc sẽ liệt kê toàn bộ các cuốn sách đang có trong lưu thông, và tên bạn đọc đang sử dụng cuốn sách đó. Để thực hiện việc cho mượn làm như sau: Tại màn hình chính nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Cho mượn tài liệu] Nhập [Mã bạn đọc] bạn đọc từ bàn phím hoặc máy đọc barcode (mã bạn đọc là số thẻ) Ấn [Enter] để hiện lên thông tin quan đến bạn đọc (nếu dùng bàn phím). Nhập [Mã barcode] của cuốn sách bằng phím hoặc đầu đọc mã vạch (mã barcode là số đăng ký cá biệt). Ấn [Enter] để hiện chi tiết ấn phẩm. Chọn ngày mượn và ngày phải trả. Chọn nút [Cho mượn] để đưa tài liệu vào lưu thông. Chọn nút [Thoát] để kết thúc quá trình cho mượn tài liệu. Tìm kiếm lượt mượn. Tại màn hình chính nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các lượt tài liệu đã mượn] Màn hình Danh sách lượt mượn sẽ hiển thị những ấn phẩm đang mượn. Bạn nhắp chuột vào để tìm theo các tiêu chí. Màn hình tìm theo tiêu chí xuất hiện. Bạn điền số thẻ vào ô [Bạn đọc] Bạn nhắp chuột vào để check số thẻ bạn đọc. Tích chọn vào ô và nhắp chuột vào nút [Tìm kiếm] để tìm kiếm theo tiêu chí [Bạn đọc] Tương tự như vậy bạn có thể kết hợp với các tiêu chí khác như: Khoảng thời gian mượn Mã đăng ký Loại (quá hạn hay chưa) Nhắp chuột vào nút [Quay về] để quay trở lại màn hình Danh sách ấn phẩm cho mượn. Trả tài liệu. Trả sách là chức năng quan trọng trong phần [Lưu thông] và là màn hình làm việc chính đối với các cán bộ thư viện ở phòng mượn. Màn hình làm việc sẽ liệt kê toàn bộ những độc giả và các cuốn sách đã trả: Để thực hiện việc trả tài liệu ta làm như sau: Tại màn hình chính chọn [Lưu thông/Trả tài liệu] Gõ [Mã barcode] hoặc quét mã vạch của tài liệu qua đầu đọc mã vạch. Hệ thống sẽ tự động đưa ra tên tài liệu và những thông tin về bạn đọc đang sử dụng tài liệu đó. Nếu bạn đọc mượn quá hạn cho phép hệ thống sẽ đưa ra thông báo. Nhấn phím [Trả tài liệu] để lưu lại việc trả. Tiếp tục thực hiện với các ấn phẩm được trả tiếp. Chọn nút [Kết thúc] để kết thúc việc trả tài liệu. Tìm kiếm lượt trả tài liệu. Tại màn hình chính nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các lượt tài liệu đã trả] Màn hình Danh sách ấn phẩm hoàn trả sẽ hiển thị những ấn phẩm đã trả. Bạn nhắp chuột vào để tìm theo các tiêu chí. Màn hình tìm theo tiêu chí xuất hiện. Bạn điền số thẻ vào ô [Bạn đọc] Bạn nhắp chuột vào để check số thẻ bạn đọc. Tích chọn vào ô và nhắp chuột vào nút [Tìm kiếm] để tìm kiếm theo tiêu chí [Bạn đọc] Tương tự như vậy bạn có thể kết hợp với các tiêu chí khác như: Ngày mượn. Mã đăng ký. Ngày trả. Nhắp chuột vào nút [Quay về] để về màn hình Danh sách ấn phẩm đã trả. Hàng đợi mượn và gia hạn mượn. Hàng đợi và gia hạn là các chức năng cho phép cán bộ lựa chọn và đưa ra các chính sách cụ thể đối với từng bạn đọc. Hàng đợi. Khi bạn đọc tra cứu trực tuyến và đề nghị mượn tài liệu thông quan tra cứu ở trang Opac thì các yêu cầu đó sẽ tự động chuyển vào hàng đợi. Cán bộ thư viện sẽ cân đối giữa số lượng yêu cầu đối với cùng 1 tài liệu và số tài liệu thực có trong kho để đưa ra thông báo có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc hay không. Để biết được tài liệu mình yêu cầu có được đáp ứng hay không bạn đọc có thể hỏi trực tiếp thủ thư hoặc xem thông tin ở phần [Yêu cầu] ở Opac (Xem hướng dẫn ở phần Opac). Các bước thực hiện như sau: Từ giao diện chính của chương trình chọn [Lưu thông/Hàng đợi mượn] Thông tin về yêu cầu mượn tài liệu của bạn đọc hiển thị ở màn hình [Danh sách hàng đợi]. Nếu danh sách yêu cầu mượn quá dài, bạn cần thực hiện tìm kiếm theo các tiêu chí như: số thẻ, trạng thái Thông tin về hàng đợi hiển thị ở màn hình. Để thay đổi trạng thái yêu cầu, bạn cần chọn yêu cầu đó và nhắp chuột vào nút [Thay đổi trạng thái] Cán bộ thư viện có thể thay đổi trạng thái ở đây để cho bạn đọc biết Có hay Không được mượn tài liệu và thông tin này sẽ được cập nhật trên Opac. Có 3 trạng thái: Yêu cầu. Chấp nhận. Từ chối. Nhắp chuột vào nút [Cập nhật] để thay đổi trạng thái. Nhắp chuột vào nút [Kết thúc] để thoát. Xin gia hạn. Khi thời gian mượn tài liệu của bạn đọc hết hạn, thì bạn đọc có thể gửi thư hoặc là đến trực tiếp để yêu cầu xin gia hạn về thời gian mượn tài liệu. Nếu bạn đọc không gia hạn qua OPAC mà đến gia hạn trực tiếp với thủ thư thì thao tác như sau: Tại màn hình chính nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các lượt tài liệu đã mượn] Chọn bạn đọc đang mượn tài liệu và bấm nút Điền đầy đủ các thông tin xin gia hạn mượn và thực hiện cho bạn đọc gia hạn mượn ấn phẩm. Nếu bạn đọc gia hạn qua OPAC thì thao tác như sau: Từ màn hình chính nhắp chọn [Danh sách hàng đợi gia hạn] Chọn ấn phẩm cần gia hạn. Bấm nút [Thay đổi trạng thái] Bạn chọn một trong các trạng thái trên để gia hạn cho tài liệu. Nhắp chuột vào nút [Cập nhật] để thay đổi trạng thái. Nhắp chuột vào nút [Kết thúc] để thoát. Phạt bạn đọc. Thực hiện phạt bạn đọc. Chú ý: Thực hiện với điều kiện: Bạn đọc làm hỏng sách. Bạn đọc mượn quá hạn. Không thực hiện phạt bạn đọc được nếu không mượn tài liệu. Tại màn hình chính, nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các lượt tài liệu đã mượn] Chọn số thẻ cần phạt trong danh sách ấn phẩm đang mượn. Nhắp chuột vào nút để tiến hành phạt bạn đọc. Điền các thông tin phạt đầy đủ. Bấm [Ghi lại] để thực hiện phạt bạn đọc. Tìm kiếm hồ sơ bạn đọc trong danh sách phạt. Nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các phiếu đã phạt] Bạn nhắp chuột vào để tìm kiếm bạn đọc bị phạt theo các tiêu chí. Bạn điền số thẻ vào ô [Bạn đọc] Bạn nhắp chuột vào nút hoặc Enter để check số thẻ bạn đọc. Sau khi check sẽ xuất hiện màn hình sau: Nhắp chuột vào [Tìm kiếm] để tìm kiếm theo tiêu chí [Bạn đọc] Tương tự như vậy bạn có thể kết hợp với các tiêu chí khác như: Khoảng thời gian. Mã đăng ký. Trạng thái. Nhắp chuột vào nút [Quay về] để quay trở lại màn hình Danh sách các phiếu phạt bạn đọc. Huỷ phạt. Chú ý: Thực hiện với điều kiện bạn đọc đang bị phạt: Treo thẻ. Phạt tiền – treo thẻ. Nhắp chuột vào tab [Lưu thông/Tìm kiếm các phiếu đã phạt] Chọn số thẻ đang bị phạt và bấm nút Chương trình hiển thị thông báo: Chọn [Yes] để thực hiện huỷ phạt. Nếu muốn in phiếu phạt, chọn bạn đọc đang bị phạt và nhắp vào nút Thông báo quá hạn. Chức năng này giúp cho cán bộ thư viện có thể gửi thư đòi những ấn phẩm mượn quá hạn thông qua mail. Tại màn hình chính, chọn tab [Lưu thông/Thông báo quá hạn] Trong màn hình thông báo quá hạn, tích chọn bạn đọc mượn quá hạn để gửi thông báo. Nhắp chuột vào nút để thực hiện gửi thông báo quá hạn qua thư (Thông tin mượn quá hạn sẽ gửi vào hộp thư đã khai báo của bạn đọc) Các báo cáo lưu thông. Trong quá trình lưu thông tài liệu, để có thể thống kê được tần suất lưu thông tài liệu, tần suất mượn/trả hoặc tài liệu không có người mượn, bạn đọc mượn quá hạn bạn có thể tiến hành thống kê bằng cách in các báo lưu thông. Cách thực hiện như sau: Tại màn hình chính, nhắp vào tab [Lưu thông/Báo cáo lưu thông tài liệu] Chọn báo cáo cần in. Nhập điều kiện in. Thực hiện In báo cáo. Chú ý: ý nghĩa của các báo cáo lưu thông Thống kê sách mượn quá hạn: thống kê tất cả sách đang mượn nhưng quá hạn và chưa trả theo khoảng thời gian nhất định. Thống kê sách không có người mượn: thống kê tất cả các sách còn trong kho. Thống kê lượt bạn đọc: thống kê tất cả các lần mượn/trả tài liệu của bạn đọc theo khoảng thời gian nhất định. Thống kê bạn đọc mượn quá hạn: thống kê tất cả các bạn đọc đang mượn sách quá hạn và chưa trả theo khoảng thời gian nhất định. Thống kê lượt lưu thông: thống kê tất cả các lượt mượn/trả tài liệu theo một khoảng thời gian nhất định. Quản lý kho Giới thiệu. Module quản lý kho cho phép tạo lập, tổ chức và quản lý kho theo yêu cầu của từng thư viện. Bạn có thể tự định nghĩa cấu trúc kho mới phù hợp với các cấp quản lý kho. Quản lý kho là khâu quan trọng trong việc quản lý các tài liệu. Với iLib.Me, cấu trúc kho được tổ chức dưới dạng cấu trúc hình cây cho phép quản lý kho theo nhiều cấp khác nhau giúp cho việc quản lý kho có hệ thống hơn. Quản lý các thông tin về kho tài liệu: tên kho, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu. Bạn tự tạo được nhiều cấp kho khác nhau trong hệ thống. Cho phép huỷ, sửa đổi, chuyển kho trong hệ thống. Xem thông tin tài liệu trong hệ thống: xem tình trạng của 1 hoặc nhiều tài liệu khác nhau trong kho: tên, số bản, tình trạng (mượn, mất, hiện có trong kho). Cho phép in ra báo cáo về một kho bất kỳ. Danh sách kho. Danh sách kho cho phép xây dựng và tổ chức các kho theo đặc thù của thư viện. Việc xây dựng các kho ảo và tổ chức kho sẽ căn cứ vào các kho tài liệu thực có trong thư viện, sẽ giúp việc quản lý kho, điều chuyển kho cũng như nắm được các tình trạng liên quan đến mọi loại tài liệu của thư viện một cách hiệu quả. Hệ thống kho được phân cấp theo hình cây với nhiều lớp kho khác nhau có thể trong một kho lớn có nhiều lớp kho con. Màn hình chính của Module Quản lý kho Chú ý: Việc tổ chức kho nên thực hiện một lần ngay khi thiết lập chương trình để hình thành cấu trúc kho ban đầu và chuẩn bị điều kiện cần thiết để nhập liệu cho một số tài liệu. Tạo kho mới. Hệ thống kho trong chương trình xây dựng theo hình cây cho nên khi muốn tạo một kho chính ta thực hiện như sau: Từ giao diện chính của chương trình, chọn tab [Kho sách/Thêm mới kho] Nhắp chuột vào nút [Cập nhật] để ghi lại thông tin kho mới tạo. Nhắp chuột vào nút [Kết thúc] để kết thúc quá trình tạo kho mới. Tạo kho con. Vì cấu trúc kho của iLib.Me 5.0 được cấu tạo theo hình cây cho nên ta có thể tạo được rất nhiều lớp kho con khác nhau tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức kho của mỗi thư viện. Tại màn hình chính của chương trình, chọn tab [Kho sách/Danh sách kho] Đánh dấu vào tên kho muốn tạo lớp kho con bên trong. Các bước tiếp theo tiến hành tương tự như nhập mới kho. Sửa chữa/Xóa kho. Thực hiện tương tự như nhập mới. Chú ý: Khi tiến hành xóa kho phải xóa kho con trước khi xóa kho cấp cao hơn và trong kho phải không có tài liệu (số ĐKCB) Báo cáo thống kê sách trong kho. T ại màn hình chính của chương trình, bạn nhắp chuột vào tab [Báo cáo/Báo cáo thống kê/Thống kê sách có trong kho] Thực hiện chọn Kho cần in. Bạn chọn [Báo cáo] để chấp nhận. Nhắp chuột vào [Thoát] để thoát khỏi màn hình hiện tại Nếu bạn muốn thống kê kho theo loại tài liệu thì chọn tab [Báo cáo/ Báo cáo thống kê /Thống kê kho theo loại tài liệu] Chuyển ĐKCB nhầm kho. Tại màn hình Danh sách kho, chỉ chuột vào màn hình chi tiết số ĐKCB trong kho và bấm chuột phải. Chọn số ĐKCB cần chuyển trạng thái, chuyển kho hoặc sửa chữa. Chọn 1 trong 3 cách trên. Thực hiện chuyển đổi theo lựa chọn. Module Z39.50 client Z39.50 client: là module cho phép người sử dụng có thể truy cập vào các máy chủ của các thư viện có hỗ trợ chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50 để tra cứu và lấy các thông tin cần thiết thông qua kết nối truyền thông giữa các máy chủ với nhau. Các kết nối chỉ thực hiện được khi: Thư viện nguồn (thư viện có thông tin cần lấy) có chính sách cho phép kết nối và hỗ trợ chuẩn Z39.50. Kết nối truyền thông giữa máy chủ thư viện và máy chủ của thư viện có thông tin cần lấy thực thực hiện tốt. Dịch vụ tra cứu Z39.50 phải được hỗ trợ và bật trong quá trình kết nối. Truy cập Để truy cập thông tin vào máy chủ có thông tin cần tra cứu đòi hỏi phải có đầy đủ các thông tin sau: Tên máy chủ Z39.50: nhập địa chỉ của máy chủ thư viện cần tra cứu. Cổng truy cập: cổng kết nối với máy chủ của thư viện cần tra cứu. Tên CSDL truy cập: nhập tên CSDL cần tìm của thư viện đó. Quyền truy cập: tên truy cập và mật khẩu. Chú ý: Để biết thêm các thông tin chi tiết hỏi quản trị hệ thống của đơn vị bạn và quản trị hệ thống của thư viện có thông tin cần tra cứu để thực hiện dịch vụ. Bạn chỉ có thể vào hệ thống khi có đủ quyền. Chỉ khi vào hệ thống bạn mới có thể thực hiện tìm kiếm và nhập dữ liệu này về (nếu cần). Tại màn hình chính của chương trình nhắp chuột vào tab [Z39.50] Nhắp chuột vào [Kết nối] Nhập các thông tin cần thiết để kết nối. Tên máy chủ. Tên cơ sở dữ liệu. Cổng. Nhắp chuột vào nút [Kết nối] để thực hiện việc truy cập. Tìm kiếm và lấy kết quả tìm kiếm. Tìm kiếm. Bạn nhập các tiêu chí tìm kiếm. Lựa chọn font chuyển đổi. Nhấn [Tìm kiếm] để thực hiện. Kết quả tìm kiếm qua Z39.50 Ghi kết quả tìm kiếm. Nhắp chuột vào [Xuất kết quả] Chọn dịch vụ ghi dữ liệu phù hợp. Chọn font chữ chuyển đổi phù hợp. (Bảng mã lựa chọn nên chọn là UTF8) Các bước thao tác như [Xuất dữ liệu] trong Biên mục. Chú ý: Có thể in ấn kết quả tìm kiếm bằng cách dùng phím [Chức năng/Xuất ra Excel] Một số địa chỉ tham khảo: Thư viện quốc hội Mỹ: Máy chủ: z3950.loc.gov, Cổng: 7090, CSDL: Voyager Thư viện quốc gia Úc: Máy chủ: library.anu.edu.au, Cổng: 210, CSDL: INNOPAC Thư viện Đại học OxFord: Máy chủ: library.ox.ac.uk, Cổng: 210, CSDL: ADVANCE Thư viện Quốc gia Việt nam: Máy chủ: www.nlv.gov.vn, Cổng: 210, CSDL: default Xuất - nhập dữ liệu Nhập dữ liệu với file MARC21. Chương trình hỗ trợ nhập dữ liệu từ bất kỳ một CSDL quản lý thư viện nào theo chuẩn MARC21. Các bước thực hiện như sau: Từ giao diện chính, nhắp chuột vào tab [Xuất - nhập dữ liệu] Bạn chọn dịch vụ [Nhập dữ liệu từ file MARC21] Chọn file dữ liệu [Tệp dữ liệu] và chỉ tới nơi lưu file. Bạn chọn dịch vụ [Ghi dữ liệu vào iLib.Me] Bạn thiết lập các thông số kết nối cho máy chủ. Bạn chọn [Kết nối] Chọn CSDL. Bạn chọn thực hiện để nhập dữ liệu vào iLib.Me. Chương trình sẽ xuất hiện thông báo là thành công.