Tài liệu hướng dẫn học tập soạn thảo văn bản pháp luật

1. PHẠM VI VÀ ðỐI TƯỢNG SỬ DỤNG Giáo trình có thể dùng tham khảo cho ngành: Luật Có thể dùng cho các trường: ñại học Các từ khóa: hành chính, tố tụng, xét xử, vụ án, án hành chính, tiền tố tụng, tòa án, phiên tòa, sơ thẩm, phúc thẩm. Yêu cầu kiến thức trước khi học môn này: học xong các học phần về Luật Hành chính Việt Nam. ðã xuất bản in chưa: chưa TRƯỜNG ðẠI HỌC CẦN THƠ KHOA LUẬT TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT
  Biên soạn: Ths. Diệp Thành Nguyên Cần Thơ, tháng 5 năm 2012 1 PHẦN MỞ ðẦU 1. Giới thiệu khái quát môn học Soạn thảo văn bản pháp luật là hoạt ñộng tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức. Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ quan nhà nước, ñặc biệt là trong hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước và cơ quan hành chính nhà nước. ðể xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất ñịnh về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc soạn thảo và trình bày văn bản không thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý. ðặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay ñổi thì những người làm công tác liên quan ñến xây dựng văn bản cần cập nhật thông tin nhằm ñảm bảo tính quy phạm của công tác này. Do tầm quan trọng như thế nên nội dung Soạn thảo văn bản pháp luật ñã ñược ñưa vào hầu hết các chương trình ñào tạo sinh viên bậc ñại học, cao ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp trong cả nước, ñặc biệt là cho sinh viên ngành luật. 2. Mục tiêu môn học Môn học hướng tới mục tiêu trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về các loại văn bản nhà nước, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu; ñồng thời cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về các vấn ñề liên quan ñến thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, trình tự thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo quy ñịnh của pháp luật hiện hành. 3. Yêu cầu môn học ðây là môn học chuyên ngành, do ñó yêu cầu sinh viên trước khi học môn này phải học xong và nắm vững kiến thức của các học phần về Lý luận chung về nhà nước và pháp luật, Luật Hiến pháp. 4. Cấu trúc môn học Môn học Soạn thảo văn bản pháp luật gồm có 4 phần (8 chương va 1 phụ lục), cụ thể: Phần 1: Công tác văn thư • Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư • Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản • Chương 3: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Phần 2: Công tác lưu trữ • Chương 4: Tổng quan về công tác lưu trữ • Chương 5: Thu thập, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ Phần 3: Xây dựng văn bản pháp luật • Chương 6: Khái quát chung về văn bản quy phạm pháp luật • Chương 7: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trung ương • Chương 8: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp. Phần 4: Phụ lục 5 văn bản Mẫu (Thông báo, Công văn, Quyết ñịnh cá biệt, Quyết ñịnh quy phạm pháp luật, Nghị ñịnh) 2 PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ ____________________ CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I- QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng, ban hành và chỉ ñạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau ñây: 1. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ñể trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết ñịnh: a) Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị ñịnh của Chính phủ, dự thảo quyết ñịnh của Thủ tướng Chính phủ về văn thư, lưu trữ; b) Chiến lược, quy hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, ñề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ. 2. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết ñịnh, ban hành: a) Dự thảo thông tư và các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ; 3 b) Kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ; c) Tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và ñịnh mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư lưu trữ; d) Chương trình, ñề án, dự án khác về văn thư, lưu trữ. 3. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ. 4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, ñề án sau khi ñược cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt. 5. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy ñịnh của pháp luật. 6. Thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý xác ñịnh giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ñược bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. 7. Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước. 8. Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ. 9. Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hiện ñại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt ñộng văn thư, lưu trữ. 10. ðào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. 11. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước ñã ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt. 12. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy ñịnh pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. 13. Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế ñược duyệt theo quy ñịnh; thực hiện chế ñộ tiền lương và các chế ñộ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật ñối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục theo quy ñịnh của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 14. Quản lý tài chính, tài sản ñược giao và tổ chức thực hiện ngân sách ñược phân bổ theo quy ñịnh của pháp luật. 15. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao. 4 Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm: (1) Căn cứ quy ñịnh của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về công tác văn thư; (2) Kiểm tra việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về công tác văn thư ñối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền (3) Tổ chức, chỉ ñạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; (4) Tổ chức ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư; (5) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và ñịa phương. 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau ñây gọi chung là văn thư cơ quan). Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: 1) Tiếp nhận, ñăng ký văn bản ñến; 2) Trình, chuyển giao văn bản ñến cho các ñơn vị, cá nhân; 3) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người ñược giao trách nhiệm theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến; 4) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; 5) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; ñóng dấu mức ñộ khẩn, mật; 6) ðăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi; 7) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; 8) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu ñăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy ñi ñường cho cán bộ, công chức, viên chức; 9) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. II- MỘT SỐ KHÁI NIỆM THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 Công tác văn thư là công tác bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Bản thảo văn bản là bản ñược viết hoặc ñánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản ñược cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.1 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và ñược cơ quan, tổ chức ban hành. Bản sao y bản chính là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản sao y bản chính phải ñược thực hiện từ bản chính. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản trích sao phải ñược thực hiện từ bản chính. Bản sao lục là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản, ñược thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy ñịnh. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn ñề, một sự việc, một ñối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) ñặc ñiểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những ñặc ñiểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất ñịnh. III- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản ñược hiểu là vật mang tin ñược ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng ñể ghi nhận và truyền ñạt thông tin từ chủ thể này ñến chủ thể khác. Theo cách hiểu này thì bia ñá, hoành phi, câu ñối, chúc thư, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ñều ñược gọi là văn bản. Theo nghĩa hẹp, văn bản ñược hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ ñược hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng ñể quản lý và ñiều hành các hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức như nghị quyết, quyết ñịnh, chỉ thị, công văn, thông báo, báo cáo ñều ñược gọi là văn bản. Văn bản là bản viết hoặc bản in mang nội dung là những gì cần ñược lưu lại làm bằng.2 2. Khái niệm và phân loại văn bản nhà nước 1 ðiều 1 Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ðiều của Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 2 Theo Từ ñiển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, xuất bản năm 1992, trang 1078. 6 Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo ñúng trình tự, tên loại do pháp luật quy ñịnh nhằm ñiều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc ñể giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình. Theo Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản nhà nước ñược chia thành hai loại: - Văn bản quy phạm pháp luật; và - Văn bản hành chính. 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục ñược quy ñịnh trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội ñồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong ñó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, ñược Nhà nước bảo ñảm thực hiện ñể ñiều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản quy phạm pháp luật ñược sử dụng nhiều lần, ñối với nhiều ñối tượng khi rơi vào trường hợp ñã nêu trong phần giả ñịnh của các quy phạm pháp luật. Các ñối tượng tác ñộng của chúng luôn luôn chung, trừu tượng, không có ñịa chỉ cụ thể. Ví dụ: Bộ luật hình sự năm 1999, Bộ luật lao ñộng năm 1994, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, v.v. . . . Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay (xem chương 6 cùng sách này). 2.2. Văn bản hành chính Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng ñể thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức. ðây là loại văn bản ñược sử dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy ñịnh rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác ñịnh thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa chọn ñể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính gồm: - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật); và - Văn bản hành chính thông thường. 2.2.1. Văn bản cá biệt Văn bản hành chính cá biệt gồm có: Nghị quyết cá biệt, Quyết ñịnh cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Quy chế, Quy ñịnh. 2.2.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường gồm hai loại: Văn bản hành chính thông thường có tên loại và Văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại 7 - Thông cáo: là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trung ương dùng ñể công bố với nhân dân một quyết ñịnh hoặc một sự kiện quan trọng về ñối nội, ñối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương ðảng Cộng sản Việt Nam ban hành. - Thông báo: là loại văn bản dùng ñể thông tin các vấn ñề trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức ñể các ñối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. - Báo cáo: là loại văn bản dùng ñể phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức trong khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc ñề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. - Tờ trình: là loại văn bản dùng ñể ñề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn ñề mới hoặc ñã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết ñịnh ñược. - Chương trình: là loại văn bản dùng ñể sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất ñịnh và trong một thời gian nhất ñịnh. - Kế hoạch: là loại văn bản dùng ñể xác ñịnh mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất ñịnh và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết ñể thực hiện nhiệm vụ ñó. - Phương án: là loại văn bản dùng ñể nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, ñiều kiện nhất ñịnh. - ðề án: là loại văn bản dùng ñể trình bày dự ñịnh, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong khoảng thời gian nhất ñịnh dựa trên cơ sở những ñặc ñiểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức. - Biên bản: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự việc, vụ việc ñã hoặc ñang xảy ra ñể làm chứng cứ pháp lý. Biên bản ñược sử dụng trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức hoặc trong hoạt ñộng giữa cơ quan, tổ chức với công dân. - Hợp ñồng: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong ñó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa vụ. - Công ñiện: là loại văn bản dùng ñể truyền ñạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc ñến cơ quan, tổ chức ñể thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. - Giấy chứng nhận: là loại văn bản dùng ñể xác nhận một sự việc, một ñối tượng có liên quan ñến hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức. - Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng ñể ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật) và người ñược ủy nhiệm. Theo ñó người ñược ủy nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật). - Giấy mời: là loại văn bản dùng ñể triệu tập công dân ñến trụ sở cơ quan, tổ chức ñể giải quyết các vấn ñề liên quan ñến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân. - Giấy giới thiệu: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ ñược giao khi ñi công tác. - Giấy nghỉ phép: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñược nghỉ phép theo quy ñịnh của pháp luật lao ñộng ñể giải quyết các công việc của cá nhân. 8 - Giấy ñi ñường: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñi công tác ñể tính phụ cấp ñi ñường. Giấy ñi ñường không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. - Giấy biên nhận hồ sơ: là loại văn bản dùng ñể xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gởi ñến. - Phiếu gửi: là loại văn bản dùng ñể gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân này ñến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. - Phiếu chuyển: là loại văn bản dùng ñể chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, ñơn vị, cá nhân ñến bộ phận khác ñể tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. * Văn bản hành chính thông thường không có tên loại Công văn (hành chính): ñược hiểu là thư công, là loại văn bản không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan ñến các lĩnh vực hoạt ñộng thường xuyên của cơ quan, tổ chức. IV- PHONG CÁCH VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1- Phong cách chức năng ngôn ngữ Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất không thể thiếu của loài người. Trong tất cả các thời kỳ lịch sử, ngôn ngữ phục vụ xã hội và ñồng thời phản ánh xã hội. Trong quá trình hoạt ñộng xã hội, con người cần phải hoạt ñộng giao lưu, giao tiếp, ngôn ngữ là công cụ ñể thực hiện sự trao ñổi, giao tiếp ấy. Vì là công cụ ñể giao tiếp, do ñó xã hội loài người càng phát triển, ñời sống xã hội càng phức tạp thì ngôn ngữ càng phát triển, trở nên phong phú và uyển chuyển hơn, dẫn ñến sự phân chia phong cách chức năng ngôn ngữ, và mỗi phong cách phục vụ một lĩnh vực nhất ñịnh của hoạt ñộng xã hội như khoa học, hành chính, văn học nghệ thuật. Phong cách chức năng ngôn ngữ là một hệ thống tương ñối khép kín những phương tiện biểu hiện nhất ñịnh của ngôn ngữ toàn dân, hình thành một cách lịch sử, ñược xã hội thừa nhận, dùng lặp ñi lặp lại trong một lĩnh vực hoạt ñộng xã hội nào ñó. Phong cách chức năng trong tiếng Việt ñược chia làm 5 loại: - Phong cách khẩu ngữ; - Phong cách văn chương; - Phong cách chính luận; - Phong cách khoa học; và - Phong cách hành chính. Ở góc ñộ môn học này chúng ta chỉ nghiên cứu phong cách hành chính, tức là phong cách ngôn ngữ trong văn bản nhà nước. 2. Phong cách hành chính Phong cách hành chính là phong cách của tiếng Việt dùng trong lĩnh vực pháp luật và quản lý nhà nước. 9 a) Ðặc ñiểm của phong cách hành chính (1) Tính chính xác - Tính chính xác có vai trò ñặc biệt quan trọng vì nó liên quan ñến hiệu quả ñiều chỉnh các quan hệ xã hội của văn bản nhà nước. - Tính chính xác ñòi hỏi văn bản chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ trong văn bản phải tạo ra cách hiểu giống nhau. - Muốn có những quy ñịnh chính xác trước hết phải làm rõ những khái niệm có nội dung dễ gây nhiều cách hiểu khác nhau. Ví dụ: khi quy ñịnh về phí và lệ phí thì cần làm rõ khái niệm phí là gì, lệ phí là gì. Theo quy ñịnh tại Ðiều 2 và Ðiều 3 Pháp lệnh về phí và lệ phí năm 2001 thì phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả khi ñược một tổ chức, cá nhân khác cung cấp dịch vụ ñược quy ñịnh trong Danh mục phí ban hành kèm theo Pháp lệnh này (Ðiều 2). Lệ phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi ñược cơ quan nhà nước hoặc tổ chức ñược uỷ quyền phục vụ công việc quản lý nhà nước ñược quy ñịnh trong Danh mục lệ phí ban hành kèm theo Pháp lệnh này (Ðiều 3). - Ðể ñảm bảo tính chính xác trong văn bản còn phải chú ý ñến vị trí các dấu ñược sử dụng. (2) Tính dễ hiểu - Văn bản phải viết ngắn gọn, dễ hiểu ñể nhân dân dễ tiếp thu, dễ nhớ. - Tính dễ hiểu phải gắn với tính chính xác. Không nên vì muốn dễ hiểu mà bỏ qua những nội dung, khái niệm cần thiết, yêu cầu chính là diễn ñạt ñúng ý. - Ðể văn bản dễ hiểu phải dùng tiếng Việt phổ thông (toàn dân) (không dùng từ ñịa phương), dùng từ nước ngoài ñã ñược Việt hoá, hoặc chỉ dùng từ nước ngoài khi trong tiếng Việt không có từ thay thế và phải giải nghĩa từ ñó. - Ðối với những khái niệm có tính trừu tượng, nếu có thể ñược thì diễn ñạt thành những câu ñơn giản. Ví dụ: khái niệm nam nữ bình ñẳng trong Hiến pháp 1992 ñược diễn ñạt ở ñiều 63: Công dân nữ và nam có quyền ngang nhau về mọi mặt. - Tính chính xác, tính dễ hiểu thường gắn liền với tính ngắn gọn. Viết nhiều lời, viết trùng lập, dùng câu thừa, chữ thừa sẽ làm lu mờ ý chính hoặc làm tối nghĩa. Có viết ngắn gọn, ñủ mới ñể lại trong ký ức người ñọc những ấn tượng rõ ràng. (3) Tính khách quan Văn bản của nhà nước là sản phẩm của các cơ quan nhà nước nên phong cách của văn bản không cho phép thể hiện những ñặc tính cá nhân. Ngôn ngữ trong văn bản nhà nước phải khách quan, không cá tính, phải trang nghiêm, không có tính biểu cảm, không có tính hình ảnh. Sự khách quan của phương tiện ngôn ngữ kết hợp với những luận cứ chính xác làm cho văn bản thể hiện tính nguyên tắc, do ñó có ñộ tin cậy và sức thuyết phục cao. 10 (4)Tính khuôn mẫu Văn bản nhà nước thường dùng lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc cú pháp có sẵn. Tính khuôn mẫu giúp cho người làm văn bản ñỡ tốn công sức, nội dung văn bản ñược chính xác, giúp người ñọc dễ tiếp thu. b) Ðặc ñiểm từ vựng và ngữ pháp trong phong cách hành chính (1) Từ ngữ trong văn bản nhà nước Xét theo góc ñộ ngữ nghĩa và phong cách, từ ngữ trong văn bản nhà nước ñược chia làm 4 nhóm: - Nhóm 1: nhóm từ thông dụng là nhóm từ ñược mọi người viết và dùng trong mọi phong cách của tiếng Việt. Tuy nhiên không phải tất cả những từ thông dụng ñều ñược sử dụng trong văn bản nhà nước, mà chỉ có những từ ñơn nghĩa mới ñược dùng. - Nhóm 2: từ ngữ hành chính. Ðây là những nhóm từ ñược sử dụng phần lớn trong phong cách hành chính. Chúng tạo nên vẻ riêng của phong cách hành chính. Ví dụ: tổ chức, thẩm quyền, cơ quan, các phòng ban, nghị ñịnh, chỉ thị v.v. . . - Nhóm 3: thuật ngữ luật. Chính nhờ những từ ngữ này giải thích ñược một cách chính xác các khái niệm, các phạm trù luật học. Ví dụ: tội phạm, bị cáo, bị can, quan hệ pháp luật, vi phạm pháp luật, trách nhiệm pháp lý v.v. . . - Nhóm 4: những từ ngữ của các ngành khoa học khác. Trong văn bản nhà nước cũng sử dụng những từ ngữ của các ngành khoa học khác. Lưu ý: Trong văn bản nhà nước sử dụng từ ngữ theo ñúng nghĩa ñen, mà không dùng những biện pháp tu từ, không dùng tiếng lóng, tiếng tục hoặc từ ngữ ñịa phương. Bởi vì văn bản nhà nước có ñặc ñiểm là chính xác, dễ hiểu, khách quan. (2) Ngữ pháp trong phong cách hành chính * Câu: theo mục ñích phát ngôn, câu trong tiếng Việt ñược chia làm 4 loại: câu tường thuật, câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm. - Câu tường thuật: ñược dùng ñể kể lại một sự việc nào ñó, ñược dùng phổ biến trong phong cách hành chính. - Câu cầu khiến: dùng ñể nêu lên một yêu cầu mà người khác phải làm. Câu này thường dùng trong khẩu ngữ, trong phong cách hành chính rất ít dùng. - Câu nghi vấn: dùng ñể hỏi. Phong cách hành chính không dùng loại câu này. - Câu biểu cảm: là câu biểu thị cảm xúc. Phong cách hành chính không dùng câu biểu cảm. * Dấu câu: dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết ñể làm rõ trên mặt chữ viết một cấu tạo ngữ pháp bằng cách chỉ ranh giới giữa các ñoạn, giữa các câu, giữa các thành phần của câu. Hiện nay trong tiếng Việt dùng 10 dấu câu. Phong cách hành chính dùng các dấu câu như các phong cách khác, chỉ trừ 3 dấu câu sau ñây: dấu hỏi (?), dấu chấm than (!), và dấu ba chấm(. . .)./. Câu hỏi 1) Trách nhiệm quản lý công tác văn thư? 11 2) Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức? 3) Hãy nêu các khái niệm: Công tác văn thư? Bản gốc văn bản? Bản chính văn bản? Bản sao y? Bản trích sao? Bản sao lục? Văn bản? Văn bản quy phạm pháp luật? Văn bản hành chính? 4) Cho biết ñặc ñiểm của phong cách hành chính? Hướng dẫn trả lời câu hỏi câu hỏi 1) Xem chi tiết tại mục 2 của I chương này. 2) Xem chi tiết tại mục 3 của I chương này. 3) Nêu các khái niệm theo nội dung ñược trình bày tại mục II và III chương này. 4) Xem mục 2 của IV chương này. Tài liệu tham khảo 1) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; 2) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HðND và UBND năm 2004; 3) Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 4) Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ðiều của Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 5) Quyết ñịnh 89/2009/Qð-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy ñịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ; 6) Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; 7) Website: 12 CHƯƠNG 2 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN I – THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số ký hiệu của văn bản; - ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức ñộ khẩn, mật (ñối với những văn bản loại khẩn, mật). ðối với công văn, ngoài các thành phần nêu trên, có thể bổ sung ñịa chỉ cơ quan, tổ chức; ñịa chỉ thư ñiện tử (E-mail); số ñiện thoại, số Telex, số Fax; ñịa chỉ Trang thông tin ñiện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. ðối với công ñiện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ñi ñường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung ñịa chỉ cơ quan, tổ chức; ñịa chỉ thư ñiện tử (E-mail); số ñiện thoại, số Telex, số Fax; ñịa chỉ Trang thông tin ñiện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. 1. Quốc hiệu 1.1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 1.2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu ñược trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” ñược trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 ñến 13, kiểu chữ ñứng, ñậm; Dòng thứ hai: “ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc” ñược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ ñứng, ñậm; ñược ñặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái ñầu của các cụm từ ñược viết hoa, giữa các cụm 13 từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng ñộ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ Hai dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn. 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 2.1. Thể thức ðối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội ñồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; ðoàn ðại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập ñoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (ñối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải ñược ghi ñầy ñủ hoặc ñược viết tắt theo quy ñịnh tại văn bản thành lập, quy ñịnh chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt ñộng hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI _______ TẬP ðOÀN ðIỆN LỰC VIỆT NAM __________________ HỘI ðỒNG NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN _____ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN ________ b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội ñồng nhân dân (HðND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤ ____ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC _______ 2.2. Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ñược trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ñược trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ ñứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. 14 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ ñứng, ñậm, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng từ 1/3 ñến 1/2 ñộ dài của dòng chữ và ñặt cân ñối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC _________ Các dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn. 3. Số, ký hiệu của văn bản 3.1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản. Việc ñánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản và năm ban hành. ðối với luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội thì ñánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật ñược sắp xếp như sau: a) Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội"; Ví dụ: Luật số: 17/2008/QH12 b) Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội"; c) Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp nêu tại mục a và b trên thì ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản" Ví dụ: 91/2006/Nð-CP 3.2. Số, ký hiệu của văn bản hành chính 3.2.1. Thể thức a) Số của văn bản Số của văn bản là số thứ tự ñăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản ñược ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt ñầu từ số 01 vào ngày ñầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. 15 b) Ký hiệu của văn bản - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng ñối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị quyết của Chính phủ ban hành ñược ghi như sau: Số: /NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành ñược ghi như sau: Số: /CT-TTg. Quyết ñịnh của Thường trực Hội ñồng nhân dân ban hành ñược ghi như sau: Số: /Qð- HðND Báo cáo của các ban của Hội ñồng nhân dân ñược ghi như sau: Số /BC-HðND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên ñơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn ñó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC. Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: /BNV- TCCB Công văn của Hội ñồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: ./HðND-KTNS Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SNV-VP Trường hợp các Hội ñồng, các Ban tư vấn của cơ quan ñược sử dụng con dấu của cơ quan ñể ban hành văn bản và Hội ñồng, Ban ñược ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội ñồng, Ban, ví dụ Quyết ñịnh số 01 của Hội ñồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ ñược trình bày như sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ðỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC __________________ Số: 01/Qð-HðTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực ñược giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các ñơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (ñối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể, bảo ñảm ngắn gọn, dễ hiểu. 3.3.2. Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu của văn bản ñược trình bày tại ô số 3, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” ñược trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ ñứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 16 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/Qð-HðND (Quyết ñịnh của Thường trực Hội ñồng nhân dân); Số: 19/HðND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội ñồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo). Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 1) Bản cam kết CK 2) Bản ghi nhớ GN 3) Bản thỏa thuận TTh 4) Báo cáo BC 5) Biên bản BB 6) Chỉ thị CT 7) Chương trình CTr 8) Công ñiện Cð 9) Công văn 10) ðề án ðA 11) Dự án DA 12) Giấy biên nhận hồ sơ BN 13) Giấy chứng nhận CN 14) Giấy ñi ñường ðð 15) Giấy giới thiệu GT 16) Giấy mời GM 17) Giấy nghỉ phép NP 17 Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 18) Giấy uỷ quyền UQ 19) Hợp ñồng Hð 20) Hướng dẫn HD 21) Kế hoạch KH 22) Nghị ñịnh Nð 23) Nghị quyết NQ 24) Nghị quyết liên tịch NQLT 25) Phiếu chuyển PC 26) Phiếu gửi PG 27) Phương án PA 28) Quy chế QC 29) Quy ñịnh Qyð 30) Quyết ñịnh Qð 31) Thông báo TB 32) Thông cáo TC 33) Thông tư TT 34) Thông tư liên tịch TTLT 35) Thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn) 36) Tờ trình TTr Bản sao văn bản 1. Bản sao y bản chính SY 2. Bản trích sao TS 18 Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt 3. Bản sao lục SL 4. ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 4.1. Thể thức 4.1.1. ðịa danh ðịa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của ñơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở; ñối với những ñơn vị hành chính ñược ñặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi ñầy ñủ của ñơn vị hành chính ñó, cụ thể như sau: - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty ðiện lực 1 thuộc Tập ñoàn ðiện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao ñẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: + ðối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + ðối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm ðồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố ðà Lạt, tỉnh Lâm ðồng): Lâm ðồng, - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, 19 Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, Trường hợp ñịa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh, - ðịa danh ghi trên văn bản của Hội ñồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn ñó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam ðàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn bản của Ủy ban nhân dân phường ðiện Biên Phủ (quận Ba ðình, TP. Hà Nội): Phường ðiện Biên Phủ, - ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và ñơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng ñược thực hiện theo quy ñịnh của pháp luật và quy ñịnh cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. 4.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản ñược ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải ñược viết ñầy ñủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ñối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 4.2. Kỹ thuật trình bày ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ñược trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái ñầu của ñịa danh phải viết hoa; sau ñịa danh có dấu phẩy; ñịa danh và ngày, tháng, năm ñược ñặt canh giữa dưới Quốc hiệu. 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 5.1. Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản ñều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 5.2. Kỹ thuật trình bày 20 Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại ñược trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết ñịnh, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) ñược ñặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; trích yếu nội dung văn bản ñược ñặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; bên dưới trích yếu có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng từ 1/3 ñến 1/2 ñộ dài của dòng chữ và ñặt cân ñối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ðỊNH Về việc ñiều ñộng cán bộ ______________ Trích yếu nội dung công văn ñược trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 ñến 13, kiểu chữ ñứng; ñược ñặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVðP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 6. Nội dung văn bản 6.1. Thể thức 6.1.1. Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo ñảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản ñược sử dụng; - Phù hợp với ñường lối, chủ trương, chính sách của ðảng; phù hợp với quy ñịnh của pháp luật; - ðược trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn ñạt ñơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ ñịa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). ðối với thuật ngữ chuyên môn cần xác ñịnh rõ nội dung thì phải ñược giải thích trong văn bản; - Chỉ ñược viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. ðối với những từ, cụm từ ñược sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần ñầu của từ, cụm từ phải ñược ñặt trong dấu ngoặc ñơn ngay sau từ, cụm từ ñó; - Khi viện dẫn lần ñầu văn bản có liên quan, phải ghi ñầy ñủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (ñối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “ ñược quy ñịnh tại Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản ñó; - Viết hoa trong văn bản hành chính ñược thực hiện theo Quy ñịnh viết hoa trong văn bản hành chính. 6.1.2. Bố cục của văn bản 21 Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý ñể ban hành, phần mở ñầu và có thể ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm hoặc ñược phân chia thành các phần, mục từ lớn ñến nhỏ theo một trình tự nhất ñịnh, cụ thể: - Nghị quyết (cá biệt): theo ñiều, khoản, ñiểm hoặc theo khoản, ñiểm; - Quyết ñịnh (cá biệt): theo ñiều, khoản, ñiểm; các quy chế (quy ñịnh) ban hành kèm theo quyết ñịnh: theo chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, ñiểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, ñiểm hoặc theo khoản, ñiểm. ðối với các hình thức văn bản ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều thì phần, chương, mục, ñiều phải có tiêu ñề. 6.2. Kỹ thuật trình bày Nội dung văn bản ñược trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) ñược trình bày bằng chữ in thường (ñược dàn ñều cả hai lề), kiểu chữ ñứng; cỡ chữ từ 13 ñến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ ñầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm ñến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các ñoạn văn (paragraph) ñặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng ñơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối ña giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). ðối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý ñể ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trường hợp nội dung văn bản ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương ñược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu ñề (tên) của phần, chương ñược trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; - Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục ñược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu ñề của mục ñược trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 ñến 13, kiểu chữ ñứng, ñậm; - ðiều: Từ “ðiều”, số thứ tự và tiêu ñề của ñiều ñược trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của ñiều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng, ñậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng; nếu khoản có tiêu ñề, số thứ tự và tiêu ñề của khoản ñược trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng; 22 - ðiểm: Thứ tự các ñiểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu ñóng ngoặc ñơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng. Trường hợp nội dung văn bản ñược phân chia thành các phần, mục, khoản, ñiểm thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần ñược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu ñề của phần ñược trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và ñược trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu ñề của mục ñược trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng; nếu khoản có tiêu ñề, số thứ tự và tiêu ñề của khoản ñược trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng, ñậm; - ðiểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm. 7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 7.1. Thẩm quyền ký tên trên văn bản * Ký thay (KT.) Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế ñộ thủ trưởng, người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực ñược phân công phụ trách. Lưu ý là việc phân công này phải thể hiện bằng văn bản. Có thể là “Giấy ủy quyền” hoặc “Bản phân công nhiệm vụ” . * Ký “thay mặt” (TM.) Áp dụng ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế ñộ biểu quyết tập thể ñối với các vấn ñề, nội dung quan trọng. Khi ñó, ñối với những vấn ñề quan trọng của cơ quan, tổ chức - mà theo quy ñịnh của pháp luật hoặc theo ñiều lệ của tổ chức, phải ñược thảo luận tập thể và quyết ñịnh theo ña số. Việc ký văn bản ñược quy ñịnh như sau: - Người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức thay mặt sẽ thay mặt (TM.) tập thể lãnh ñạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. - Cấp phó của người ñứng ñầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh ñạo khác ñược thay mặt tập thể, ký thay người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người ñứng ñầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực ñược phân công phụ trách. 23 - Riêng việc ký văn bản về những vấn ñề khác ñược thực hiện như quy ñịnh chung. * Ký “thừa ủy quyền” (TUQ.) Trong trường hợp ñặc biệt, người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người ñứng ñầu một ñơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải ñược quy ñịnh bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất ñịnh. Người ñược ký thừa uỷ quyền không ñược uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và ñóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền *Ký “thừa lệnh” (TL.) Người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số ñơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải ñược quy ñịnh cụ thể trong quy chế hoạt ñộng hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Lưu ý chung : Khi ký văn bản không ñược dùng bút chì; không dùng mực ñỏ hoặc các thứ mực dễ phai. 7.2. Thể thức a) Việc ghi quyền hạn của người ký ñược thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh ñạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: TM. HỘI ðỒNG NHÂN DÂN TM. ðOÀN ðẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người ñứng ñầu, ví dụ: KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó ñược giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TL. CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TUQ. GIÁM ðỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ 24 b) Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh ñạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám ñốc, Phó Giám ñốc, Q. Giám ñốc (Quyền Giám ñốc) v.v, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy ñịnh như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể bằng văn bản. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan ñược quy ñịnh tại quyết ñịnh thành lập; quyết ñịnh quy ñịnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh ñạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội ñồng. ðối với những ban, hội ñồng không ñược phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội ñồng, không ñược ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội ñồng hoặc ban chỉ ñạo của Nhà nước ban hành mà lãnh ñạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội ñồng ñược ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ðỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội ñồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội ñồng hoặc Trưởng ban, lãnh ñạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội ñồng hoặc Phó Trưởng ban ñược ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ðỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG Trần Văn B KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên ñệm (nếu có) và tên của người ký văn bản ðối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. ðối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang ñược ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. 7.3. Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ của người ký ñược trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký ñược trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký ñược trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. 25 Họ tên của người ký văn bản ñược trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm, ñược ñặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người có thẩm quyền ñược trình bày tại ô số 7c. 8. Dấu của cơ quan, tổ chức Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải ñóng dấu của cơ quan, tổ chức. Những văn bản do văn phòng hay ñơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn ñược giao phải ñóng dấu của văn phòng hay dấu của ñơn vị ñó. Dấu ñóng phải rõ ràng, ngay ngắn, ñúng chiều và dùng ñúng mực dấu quy ñịnh. Khi ñóng dấu lên chữ ký thì dấu ñóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc ñóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết ñịnh và dấu ñược ñóng lên trang ñầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc ñóng dấu giáp lai, ñóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành ñược thực hiện theo quy ñịnh của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu của cơ quan, tổ chức ñược trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai ñược ñóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu ñóng tối ña 05 trang văn bản. 9. Nơi nhận 9.1. Thể thức Nơi nhận xác ñịnh những cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như ñể xem xét, giải quyết; ñể thi hành; ñể kiểm tra, giám sát; ñể báo cáo; ñể trao ñổi công việc; ñể biết và ñể lưu. Nơi nhận phải ñược xác ñịnh cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy ñịnh của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, ñơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm ñề xuất những cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết ñịnh. ðối với văn bản chỉ gửi cho một số ñối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; ñối với văn bản ñược gửi cho một hoặc một số nhóm ñối tượng nhất ñịnh thì nơi nhận ñược ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; ðối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân nhận văn bản. ðối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau ñó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc ñơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; 26 - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. 9.2. Kỹ thuật trình bày Nơi nhận ñược trình bày tại ô số 9a và 9b. Phần nơi nhận tại ô số 9a ñược trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản ñược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân ñược trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân ñược trình bày trên một dòng riêng, ñầu dòng có gạch ñầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch ñầu dòng ñược trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung ñối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) ñược trình bày như sau: - Từ “Nơi nhận” ñược trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, ñậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân nhận văn bản ñược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ ñứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, ñơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, ñơn vị nhận văn bản ñược trình bày trên một dòng riêng, ñầu dòng có gạch ñầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên ñơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. 10. Dấu chỉ mức ñộ khẩn, mật 10.1. Thể thức a) Dấu chỉ mức ñộ mật Việc xác ñịnh và ñóng dấu ñộ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi ñối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước ñược thực hiện theo quy ñịnh tại ðiều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. b) Dấu chỉ mức ñộ khẩn Tùy theo mức ñộ cần ñược chuyển phát nhanh, văn bản ñược xác ñịnh ñộ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, ñơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản ñề xuất mức ñộ khẩn trình người ký văn bản quyết ñịnh. 10.2. Kỹ thuật trình bày a) Dấu chỉ mức ñộ mật Con dấu các ñộ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi ñược khắc sẵn theo quy ñịnh tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị ñịnh số 33/2002/Nð-CP của Chính phủ quy ñịnh chi 27 tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu ñộ mật ñược ñóng vào ô số 10a, dấu thu hồi ñược ñóng vào ô số 11. b) Dấu chỉ mức ñộ khẩn Con dấu các ñộ khẩn ñược khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên ñó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm và ñặt cân ñối trong khung hình chữ nhật viền ñơn. Dấu ñộ khẩn ñược ñóng vào ô số 10b. Mực ñể ñóng dấu ñộ khẩn dùng màu ñỏ tươi. 11. Dấu thu hồi và chỉ dẫn phạm vi lưu hành ðối với những văn bản có phạm vi, ñối tượng ñược phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân ñối trong một khung hình chữ nhật viền ñơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. 12. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Chỉ dẫn về dự thảo văn bản ñược trình bày tại ô số 12. 13. Ký hiệu người ñánh máy và số lượng bản phát hành ðối với những văn bản cần ñược quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người ñánh máy và số lượng bản phát hành. Ký hiệu người ñánh máy và số lượng bản phát hành ñược trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ ñứng. 14. ðịa chỉ cơ quan, tổ chức; ñịa chỉ thư ñiện tử (E-Mail); số ñiện thoại, số Telex, số Fax; ñịa chỉ Trang thông tin ñiện tử (Website) ðối với công văn, ngoài các thành phần ñược quy ñịnh có thể bổ sung ñịa chỉ cơ quan, tổ chức; ñịa chỉ thư ñiện tử (E-Mail); số ñiện thoại, số Telex, số Fax; ñịa chỉ trang thông tin ñiện tử (Website). Các thành phần này ñược trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 ñến 12, kiểu chữ ñứng, dưới một ñường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. * Các thành phần thể thức khác: 1) Phụ lục văn bản Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục ñó. Phụ lục văn bản phải có tiêu ñề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải ñược ñánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. 28 Phụ lục văn bản ñược trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục ñược trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; tên phụ lục ñược trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. 2) ðánh số trang văn bản Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở ñi phải ñược ñánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản ñược ñánh riêng, theo từng phụ lục. ðối với văn bản hành chính: Số trang của văn bản ñược trình bày tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng (lưu ý: không ñánh số trang thứ nhất). ðối với văn bản quy phạm pháp luật: Số trang của văn bản ñược trình bày tại chính giữa, trên ñầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng (lưu ý: không ñánh số trang thứ nhất). 3) Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 4) Khổ giấy, kiểu trình bày, ñịnh lề trang văn bản và vị trí trình bày 4.1). Khổ giấy Văn bản ñược trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển ñược trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). 4.2). Kiểu trình bày Văn bản ñược trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (ñịnh hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không ñược làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể ñược trình bày theo chiều rộng của trang giấy (ñịnh hướng bản in theo chiều rộng). 4.3). ðịnh lề trang văn bản (ñối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. 4.4). Vị trí trình bày Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 ñược thực hiện theo sơ ñồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo MẪU bên ngay dưới ñây: 29 Sơ ñồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Xem MẪU ở trang tiếp theo 30 20-25 mm 30-35 mm 15 - 20 m m 2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 12 11 6 14 7a 7b 7c 8 9b 13 20-25 mm 31 Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức ñộ mật 10b : Dấu chỉ mức ñộ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người ñánh máy và số lượng bản phát hành 14 : ðịa chỉ cơ quan, tổ chức; ñịa chỉ E-Mail; ñịa chỉ Website; số ñiện thoại, số Telex, số Fax II – THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN 1. Thể thức bản sao Thể thức bản sao bao gồm: 1. Hình thức sao “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”. 2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự ñăng ký ñược ñánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao. Số ñược ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt ñầu từ số 01 vào ngày ñầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. 32 4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm ñịa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận. 2. Kỹ thuật trình bày 2.1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4) Thực hiện theo sơ ñồ bố trí các thành phần thể thức bản sao theo MẪU bên dưới. Các thành phần thể thức bản sao ñược trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao ñược photocopy, dưới một ñường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. 2.2. Kỹ thuật trình bày bản sao Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” ñược trình bày tại ô số 1 bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2). Số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3). ðịa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4). Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c). Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6). Nơi nhận (tại ô số 7). Sơ ñồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản Xem MẪU ở trang tiếp theo 33 Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức bản sao 1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” 2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 : Số, ký hiệu bản sao 4 : ðịa danh và ngày, tháng, năm sao 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 : Dấu của cơ quan, tổ chức 7 : Nơi nhận phÇn cuèi cïng cña v¨n b¶n ®−îc sao 7 5a 5b 5c 6 1 4 2 3 20-25 mm 30-35 mm 15 - 20 m m 20-25 mm 34 Câu hỏi 1) Chọn một văn bản bất kỳ ñã ñược ban hành trên thực tế, sinh viên tìm chỗ sai về thể thức - kỹ thuật trình bày văn bản và sửa lại cho ñúng? 2) Hãy soạn thảo một văn bản hành chính bất kỳ? Hướng dẫn trả lời câu hỏi câu hỏi 1) Câu này sẽ ñược giảng viên hướng dẫn cụ thể khi làm bài tập và kiểm tra trên lớp. 2) Câu này sẽ ñược giảng viên hướng dẫn cụ thể khi làm bài tập và kiểm tra trên lớp. Tài liệu tham khảo 1) Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 2) Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ðiều của Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 3) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 4) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. 35 CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU I- QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Nguyên tắc chung Tất cả văn bản ñi, văn bản ñến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy ñịnh khác, ñều phải ñược quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (gọi tắt là văn thư). Văn bản ñi, văn bản ñến thuộc ngày nào phải ñược ñăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản ñến có ñóng các dấu ñộ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau ñây gọi chung là văn bản khẩn) phải ñược ñăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận ñược. Văn bản khẩn ñi cần ñược hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản ñược ký. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau ñây gọi tắt là văn bản mật) ñược ñăng ký, quản lý theo quy ñịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 2. Một số khái niệm Văn bản ñi: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành ñược gọi chung là văn bản ñi. Văn bản ñến: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản ñược chuyển qua mạng và văn bản mật) và ñơn, thư gửi ñến cơ quan, tổ chức ñược gọi chung là văn bản ñến. ðăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v... vào sổ ñăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính ñể quản lý và tra tìm văn bản. 3. Quản lý văn bản ñến 3. 1. Tiếp nhận, ñăng ký văn bản ñến a) Tiếp nhận văn bản ñến Khi tiếp nhận văn bản ñược chuyển ñến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người ñược giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản ñến trong trường hợp văn bản ñược chuyển ñến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; ñối với văn bản mật ñến, phải kiểm tra, ñối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản ñược chuyển ñến muộn hơn thời gian ghi trên bì (ñối với bì văn bản có ñóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người ñược giao trách nhiệm giúp người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau ñây gọi tắt là người ñược giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người ñưa văn bản. ðối với văn bản ñến ñược chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp 36 phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người ñược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản ñến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản ñến ñược phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức ðảng, các ñoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi ñích danh người nhận, ñược chuyển tiếp cho nơi nhận. ðối với những bì văn bản gửi ñích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan ñến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư ñể ñăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có ñóng dấu chữ ký hiệu các ñộ mật (bì văn bản mật); - ðối với bì văn bản mật, việc bóc bì ñược thực hiện theo quy ñịnh tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị ñịnh số 33/2002/Nð-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy ñịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy ñịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: - Những bì có ñóng các dấu ñộ khẩn cần ñược bóc trước ñể giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại ñối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, ñịa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu ñiện; cần soát lại bì, tránh ñể sót văn bản; - ðối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết ñể giải quyết; - Nếu văn bản ñến có kèm theo phiếu gửi thì phải ñối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, ñóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - ðối với ñơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần ñược kiểm tra, xác minh một ñiểm gì ñó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và ñính kèm với văn bản ñể làm bằng chứng. c) ðóng dấu “ðến”, ghi số và ngày ñến Văn bản ñến của cơ quan, tổ chức phải ñược ñăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản ñược ñăng ký riêng theo quy ñịnh của pháp luật và quy ñịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá ñơn, chứng từ kế toán v.v Tất cả văn bản ñến thuộc diện ñăng ký tại văn thư phải ñược ñóng dấu “ðến”; ghi số ñến và ngày ñến (kể cả giờ ñến trong những trường hợp cần thiết). ðối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi ñóng dấu “ðến”; ñối với văn bản ñến ñược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục ñóng dấu “ðến”. ðối với những văn bản ñến không thuộc diện ñăng ký tại văn thư thì không phải ñóng dấu “ðến” mà ñược chuyển cho ñơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu “ðến” ñược ñóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (ñối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (ñối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. d) ðăng ký văn bản ñến Văn bản ñến ñược ñăng ký vào sổ ñăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản ñến trên máy vi tính. - ðăng ký văn bản ñến bằng sổ 37 + Lập sổ ñăng ký văn bản ñến Tuỳ theo số lượng văn bản ñến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể việc lập các loại sổ ñăng ký cho phù hợp. ðối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản ñến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:  Sổ ñăng ký văn bản ñến (dùng ñể ñăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);  Sổ ñăng ký văn bản mật ñến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 ñến dưới 5000 văn bản ñến một năm, nên lập các loại sổ sau:  Sổ ñăng ký văn bản ñến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;  Sổ ñăng ký văn bản ñến của các cơ quan, tổ chức khác;  Sổ ñăng ký văn bản mật ñến. ðối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản ñến một năm thì cần lập các sổ ñăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất ñịnh và sổ ñăng ký văn bản mật ñến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều ñơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ ñăng ký ñơn, thư riêng; trường hợp số lượng ñơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ ñăng ký văn bản ñến ñể ñăng ký. ðối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, ñề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ ñăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy ñịnh của pháp luật. + ðăng ký văn bản ñến - ðăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản + Yêu cầu chung ñối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản ñến ñược thực hiện theo văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. + Việc ñăng ký (cập nhật) văn bản ñến vào cơ sở dữ liệu văn bản ñến ñược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm ñó. - Khi ñăng ký văn bản, cần bảo ñảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực ñỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. 3.2. Trình và chuyển giao văn bản ñến a) Trình văn bản ñến Sau khi ñăng ký, văn bản ñến phải ñược kịp thời trình cho người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức hoặc người ñược người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau ñây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ ñạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản ñến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác ñược giao cho các ñơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ ñạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). ðối với văn bản ñến liên quan ñến nhiều ñơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác ñịnh rõ ñơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những ñơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi ñơn vị, cá nhân (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản ñược ghi vào mục “chuyển” trong dấu “ðến”. Ý kiến chỉ ñạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản ñến (nếu có) cần ñược ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản ñến do các cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể. 38 Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ ñạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản ñến ñược chuyển trở lại văn thư ñể ñăng ký bổ sung vào sổ ñăng ký văn bản ñến, sổ ñăng ký ñơn, thư (trong trường hợp ñơn thư ñược vào sổ ñăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản ñến. b) Chuyển giao văn bản ñến Văn bản ñến ñược chuyển giao cho các ñơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản ñến cần bảo ñảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bản cần ñược chuyển cho ñơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; - ðúng ñối tượng: văn bản phải ñược chuyển cho ñúng người nhận; - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, ñối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; ñối với văn bản ñến có ñóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển. Cán bộ văn thư của ñơn vị hoặc người ñược thủ trưởng ñơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản ñến, phải vào sổ ñăng ký của ñơn vị, trình thủ trưởng ñơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ ñạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng ñơn vị, văn bản ñến ñược chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận ñược bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải ñóng dấu “ðến”, ghi số và ngày ñến (số ñến và ngày ñến là số thứ tự và ngày, tháng, năm ñăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho ñơn vị hoặc cá nhân ñã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Tuỳ theo số lượng văn bản ñến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết ñịnh việc lập sổ chuyển giao văn bản ñến theo hướng dẫn như sau: - ðối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản ñến một năm thì nên sử dụng ngay sổ ñăng ký văn bản ñến ñể chuyển giao văn bản; - Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản ñến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản. 3. 3. Giải quyết và theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến a) Giải quyết văn bản ñến Khi nhận ñược văn bản ñến, các ñơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn ñược pháp luật quy ñịnh hoặc theo quy ñịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức; ñối với những văn bản ñến có ñóng các dấu ñộ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không ñược chậm trễ. Khi trình người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ ñạo giải quyết, ñơn vị, cá nhân cần ñính kèm phiếu giải quyết văn bản ñến có ý kiến ñề xuất của ñơn vị, cá nhân. ðối với văn bản ñến có liên quan ñến các ñơn vị và cá nhân khác, ñơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản ñó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản ñến có ý kiến chỉ ñạo giải quyết của người có thẩm quyền) ñể lấy ý kiến của các ñơn vị, cá nhân. Khi trình người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết ñịnh, ñơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các ñơn vị, cá nhân có liên quan. b) Theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến Tất cả văn bản ñến có ấn ñịnh thời hạn giải quyết theo quy ñịnh của pháp luật hoặc quy ñịnh của cơ quan, tổ chức ñều phải ñược theo dõi, ñôn ñốc về thời hạn giải quyết. 39 Trách nhiệm theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến: - Người ñược giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, ñôn ñốc các ñơn vị, cá nhân giải quyết văn bản ñến theo thời hạn ñã ñược quy ñịnh; - Căn cứ quy ñịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản ñến, bao gồm: tổng số văn bản ñến; văn bản ñến ñã ñược giải quyết; văn bản ñến ñã ñến hạn nhưng chưa ñược giải quyết v.v... ñể báo cáo cho người ñược giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính ñể theo dõi việc giải quyết văn bản ñến thì cán bộ văn thư cần lập sổ ñể theo dõi việc giải quyết văn bản ñến . + ðối với văn bản ñến có ñóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo ñúng thời hạn quy ñịnh. 4. Quản lý văn bản ñi 4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc ñể phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người ñược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản - Ghi số của văn bản Tất cả văn bản ñi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy ñịnh khác, ñều ñược ñánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính ñược cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp ñánh số và ñăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + ðối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể ñánh số và ñăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 ñến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp ñánh số và ñăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng ñối với một số loại văn bản như quyết ñịnh (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy ñi ñường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất ñịnh (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v, và nhóm công văn); + ðối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên ñánh số và ñăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật ñi ñược ñánh số và ñăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản: tùy loại văn bản mà ghi ngày thông qua, hay ngày ký ban hành. c) Nhân bản Văn bản ñi ñược nhân bản theo ñúng số lượng và thời gian quy ñịnh. Việc nhân bản văn bản mật ñược thực hiện theo quy ñịnh riêng về bảo vệ bí mật nhà nước. 4.2. ðóng dấu cơ quan và dấu mức ñộ khẩn, mật Xem chương 2 sách này. 40 4.3. ðăng ký văn bản ñi Văn bản ñi ñược ñăng ký vào sổ ñăng ký văn bản ñi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản ñi trên máy vi tính. a) ðăng ký văn bản ñi bằng sổ - Lập sổ ñăng ký văn bản ñi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản ñi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể việc lập sổ ñăng ký văn bản ñi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ ñược chia ra thành nhiều phần ñể ñăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp ñánh số và ñăng ký văn bản ñi mà cơ quan, tổ chức áp dụng, cụ thể như sau: + ðối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:  Sổ ñăng ký văn bản ñi (loại thường);  Sổ ñăng ký văn bản mật ñi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 ñến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:  Sổ ñăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và văn bản cá biệt;  Sổ ñăng ký văn bản hành chính thông thường;  Sổ ñăng ký văn bản mật ñi. + ðối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:  Sổ ñăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và văn bản cá biệt;  Sổ ñăng ký văn bản hành chính thông thường có tên loại;  Sổ ñăng ký công văn (văn bản hành chính thông thường không có tên loại);  Sổ ñăng ký văn bản mật ñi. - ðăng ký văn bản ñi Mẫu sổ và việc ñăng ký văn bản ñi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, ñược thực hiện theo quy ñịnh chung. b) ðăng ký văn bản ñi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung ñối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản ñi ñược thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản ñi, văn bản ñến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi a) Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, ñộ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi ñược vào bì (ở dạng ñể nguyên khổ giấy hoặc ñược gấp lại) ñể có thể vào bì một cách dễ dàng. 41 Bì văn bản cần ñược làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua ñược và có ñịnh lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật ñược thực hiện theo quy ñịnh tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). - Trình bày bì và viết bì Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì ñược thực hiện theo quy ñịnh. - Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và ñộ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản ñể vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý ñể mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không ñể hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính ñều; mép bì phải ñược dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng ñể dán bì phải có ñộ kết dính cao, khó bóc. - ðóng dấu ñộ khẩn, dấu chữ ký hiệu ñộ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn bản khẩn phải ñóng dấu ñộ khẩn ñúng như dấu ñộ khẩn ñóng trên văn bản trong bì. Việc ñóng dấu “Chỉ người có tên mới ñược bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu ñộ mật trên bì văn bản mật ñược thực hiện theo quy ñịnh tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). b) Chuyển phát văn bản ñi - Chuyển giao trực tiếp cho các ñơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản ñi ñược chuyển giao trực tiếp cho các ñơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (ñược thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển ñến các ñơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết ñịnh lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ ñăng ký văn bản ñi ñể chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới ñây: + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản ñi ñược chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản ñược thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng. + ðối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản ñi ñược chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ ñăng ký văn bản ñi ñể chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản”. Khi chuyển giao văn bản cho các ñơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản ñi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác ñều phải ñược ñăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. - Chuyển phát văn bản ñi qua bưu ñiện Tất cả văn bản ñi ñược chuyển phát qua hệ thống bưu ñiện ñều phải ñược ñăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu ñiện kiểm tra, ký nhận và ñóng dấu vào sổ (nếu có). - Chuyển phát văn bản ñi bằng máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản ñi có thể ñược chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau ñó phải gửi bản chính ñối với những văn bản có giá trị lưu trữ. 42 - Chuyển phát văn bản mật Việc chuyển phát văn bản mật ñược thực hiện theo quy ñịnh tại ðiều 10 và ðiều 16 của Nghị ñịnh số 33/2002/Nð-CP và quy ñịnh tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT- BCA(A11). c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi ñể theo dõi việc chuyển phát văn bản ñi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác ñịnh những văn bản ñi cần lập phiếu gửi do ñơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản ñề xuất, trình người ký văn bản quyết ñịnh; - ðối với những văn bản ñi có ñóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi ñúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, ñối chiếu ñể bảo ñảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - ðối với bì văn bản gửi ñi nhưng vì lý do nào ñó (do không có người nhận, do thay ñổi ñịa chỉ, v.v...) mà bưu ñiện trả lại thì phải chuyển cho ñơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản ñó; ñồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản ñi bưu ñiện ñể kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người ñược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 4.5. Lưu văn bản ñi Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản ñi tại văn thư ñược sắp xếp theo thứ tự ñăng ký. Những văn bản ñi ñược ñánh số và ñăng ký chung thì ñược sắp xếp chung; ñược ñánh số và ñăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì ñược sắp xếp riêng, theo ñúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị ñầy ñủ các phương tiện cần thiết ñể bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy ñịnh của pháp luật và quy ñịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản ñi có ñóng dấu các ñộ mật ñược thực hiện theo quy ñịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. II- QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 1. Vị trí pháp lý của con dấu Con dấu ñược sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, ñơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt ñộng tại Việt Nam (dưới ñây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng ñịnh giá trị pháp lý ñối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu ñược quản lý theo quy ñịnh của pháp luật. 2. Các loại con dấu 43 Có 2 loại con dấu là: con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy (ở ñây tác giả không ñề cập ñến dấu tiêu ñề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký). 2.1. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước ñược dùng con dấu có hình quốc huy 1. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội ñồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, ñoàn ñại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; 3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ; 4. Văn phòng Chủ tịch nước; 5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân ñịa phương, các Viện Kiểm sát quân sự; 6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân ñịa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật ñịnh; 7. Hội ñồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp; 8. Cơ quan thi hành án dân sự; 9. Cơ quan ñại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan ñại diện ngoại giao, phái ñoàn ñại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan ñại diện thực hiện chức năng ñại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy ñịnh; 10. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; 11. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép. 2.2. Các cơ quan, tổ chức ñược sử dụng con dấu không có hình Quốc huy 1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp; 3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; 4. Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng; 5. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt ñộng nhân ñạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác ñược cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt ñộng; 6. Các tổ chức tôn giáo ñược cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt ñộng; 44 7. Các tổ chức kinh tế ñược quy ñịnh theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật ðầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích ñầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy ñịnh của pháp luật; các ñơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng ñại diện của các tổ chức kinh tế này; 8. Một số tổ chức khác ñược cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép. 9. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt ñộng hợp pháp tại Việt Nam. 3. Quản lý con dấu Người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo ñúng chức năng và thẩm quyền ñược pháp luật quy ñịnh. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải ñược giao cho nhân viên văn thư giữ và ñóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy ñịnh sau: - Không giao con dấu cho người khác khi chưa ñược phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; - Phải tự tay ñóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; - Chỉ ñược ñóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi ñã có chữ ký của người có thẩm quyền; - Không ñược ñóng dấu khống chỉ. 4. Sử dụng con dấu Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ ñược sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng ñể phân biệt với con dấu thứ nhất. Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì ñược khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ ñể phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải ñược cơ quan, tổ chức ñã ra quyết ñịnh thành lập cơ quan, tổ chức ñó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất. Con dấu làm xong phải ñược ñăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ ñược sử dụng sau khi ñã ñược cấp Giấy chứng nhận ñã ñăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận ñã ñăng ký mẫu dấu, phải ñề nghị cơ quan Công an nơi ñã cấp cấp lại. Việc ñăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy ñịnh của Bộ Tài chính. Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi ñã ñăng ký. Cơ quan, tổ chức khi bắt ñầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới. Con dấu phải ñược ñể tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải ñược quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết ñể giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ñó có thể mang con dấu ñi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an ñã cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu ñồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất. 45 Con dấu ñang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển ñổi về tổ chức hay ñổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo ñiều kiện ñể các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy ñịnh về quản lý và sử dụng con dấu. Cơ quan, tổ chức khi có quyết ñịnh chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu. Trong trường hợp tạm ñình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết ñịnh thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết. Mực in dấu thống nhất dùng màu ñỏ. 5. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu và ñăng ký lưu chiểu mẫu dấu Bộ Công an thống nhất quy ñịnh các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai; ñăng ký lưu chiểu và cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt ñộng làm con dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, ñăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan ñại diện ngoại giao, các cơ quan ñại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt ñộng hợp pháp tại Việt Nam. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, ñăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức ñịa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương ñóng tại ñịa phương theo phân cấp của Bộ Công an; ñăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là ñại diện ngoại giao ñã ñược phép mang vào Việt Nam ñể sử dụng. 6. Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu thực hiện như sau: Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, cơ quan, tổ chức sự nghiệp phải có quyết ñịnh thành lập và cho phép sử dụng con dấu theo quy ñịnh của pháp luật. Trường hợp trong quyết ñịnh chưa cho phép sử dụng con dấu thì phải bổ sung văn bản cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền. 46 Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp phải có quyết ñịnh thành lập hoặc công nhận, ðiều lệ về tổ chức và hoạt ñộng ñược cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Các tổ chức khoa học - công nghệ phải có giấy chứng nhận ñăng ký hoạt ñộng khoa học - công nghệ. Các tổ chức hoạt ñộng theo Luật Báo chí phải có giấy phép hoạt ñộng do cơ quan thông tin và truyền thông có thẩm quyền cấp. Các tổ chức kinh tế ñược thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật ðầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải ñăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi sử dụng. Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước ñề nghị làm lại con dấu hoặc ñề nghị cấp lại giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu do con dấu ñó bị mất, biến dạng, hỏng hoặc giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu ñó bị mất, rách nát thì chỉ cần có văn bản gửi cơ quan Công an có thẩm quyền và nêu rõ lý do. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận ñược hồ sơ hợp lệ của cơ quan, tổ chức, cơ quan Công an phải giới thiệu ñến cơ sở làm con dấu theo quy ñịnh. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận ñược giấy giới thiệu của cơ quan Công an hoặc ñề nghị của doanh nghiệp, cơ sở làm con dấu phải hoàn thành việc làm con dấu và chuyển cho cơ quan Công an kiểm tra, ñăng ký. 7. Thu hồi con dấu Con dấu của cơ quan, tổ chức bị thu hồi trong trường hợp dưới ñây: 1) Có quyết ñịnh chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển ñổi hình thức sở hữu; 2) Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh theo quyết ñịnh của cơ quan có thẩm quyền hoặc có các vi phạm theo quy ñịnh của pháp luật. Cơ quan ra quyết ñịnh thu hồi Giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh có trách nhiệm phối hợp với cơ quan công an có thẩm quyền thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận ñã ñăng ký mẫu dấu; 3) Con dấu bị mất ñược tìm thấy sau khi ñã có thông báo mất. Người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu theo quy ñịnh tại khoản này phải thu hồi con dấu và giấy chứng nhận ñã ñăng ký mẫu dấu ñể nộp lại cho cơ quan Công an nơi ñã ñăng ký. Trường hợp tạm ñình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức