Sử dụng một số tiện ích của Google và Facebook trong khảo sát thông tin việc làm của sinh viên sau khi tốt nghiệp tại trường Cao đẳng Sư phạm trung ương - Nha Trang

VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 250 Email: thuanpq@sptwnt.edu.vn SỬ DỤNG MỘT SỐ TIỆN ÍCH CỦA GOOGLE VÀ FACEBOOK TRONG KHẢO SÁT THÔNG TIN VIỆC LÀM CỦA SINH VIÊN SAU KHI TỐT NGHIỆP TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG - NHA TRANG Phạm Quang Thuận - Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang Ngày nhận bài: 05/6/2019 ; ngày chỉnh sửa: 01/7/2019; ngày duyệt đăng: 11/7/2019. Abstract: Surveying information about the employment of students after graduation is one of the important tasks of higher education institutions. Survey results on the proportion of students having jobs after graduation is one of the bases for training institutions to research, adjust enrollment targets, structure of training sectors, renew teaching content, training methods and strengthening of conditions to improve the quality of training. There are many ways to conduct a survey such as: interview, email, online, phone, mailing documents. In this article, we propose an online survey method using Google forms and a closed Facebook group to survey employment information of students after graduation. The effectiveness of this method has been verified at Nha Trang National College of Pedagogy. Keywords: Surveying students’ job information, Google form, Facebook closed group. 1. Mở đầu Khảo sát thông tin việc làm của sinh viên (SV) sau khi tốt nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các cơ sở giáo dục đại học, được quy định trong khoản b, mục 1 điều 7 về Công khai đối với cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng sư phạm, trung cấp sư phạm của Thông tư số 36/2017/TT-BGDĐT ngày 28/12/2017 của Bộ GD-ĐT ban hành Quy chế thực hiện công khai đối với cơ sở GD-ĐT thuộc hệ thống giáo dục quốc dân [1]. Kết quả khảo sát tỉ lệ SV có việc làm sau khi tốt nghiệp là một trong các căn cứ để các cơ sở đào tạo nghiên cứu, điều chỉnh chỉ tiêu tuyển sinh, cơ cấu ngành đào tạo, đổi mới nội dung chương trình, phương pháp đào tạo và tăng cường các điều kiện nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và tỉ lệ SV tốt nghiệp có việc làm. Báo cáo khảo sát SV tốt nghiệp là một trong các cơ sở để đăng kí chỉ tiêu tuyển sinh, đăng kí mở ngành đào tạo đồng thời để phục vụ công tác quản lí, thanh tra, kiểm tra theo quy định [2], [3], [4]. Theo [4], các hình thức khảo sát gồm có: phỏng vấn, email, trực tuyến, điện thoại, hoặc gửi tài liệu qua bưu điện. Các hình thức này có những ưu điểm và hạn chế khác nhau (xem bảng 1). Bảng 1. Ưu điểm, nhược điểm của các phương pháp khảo sát tình hình việc làm của SV sau khi tốt nghiệp STT Phương pháp khảo sát Ưu điểm Hạn chế 1 Phỏng vấn Lấy được thông tin tình hình việc làm SV một cách trực tiếp Khó thực hiện vì SV ra trường làm việc ở nhiều nơi khác nhau 2 Email - Gửi phiếu khảo sát tới nhiều SV cùng một lúc. - Có thể lấy được nhiều thông tin - Chi phí thấp - Địa chỉ email của SV không chính xác hoặc không dùng - Liên hệ gián tiếp 3 Trực tuyến - Lấy được thông tin trực tiếp thông qua các ứng dụng (Facebook, Zalo,) - Chi phí thấp Cần có thông tin về tài khoản (Facebook, Zalo,) của SV. 4 Điện thoại Lấy được thông tin trực tiếp - Số điện thoại của SV thay đổi - Khó thực hiện được trong giờ hành chính - Chi phí cao 5 Gửi tài liệu qua bưu điện Có thể lấy được nhiều thông tin - Khó thực hiện vì nhà trường không biết địa chỉ làm việc của SV sau tốt nghiệp - Chi phí cao VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 251 Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, đặc biệt là các ưu thế của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 là tính kết nối thì phương pháp khảo sát trực tuyến có nhiều lợi thế hơn cả. Hiện nay, có nhiều công cụ có thể hỗ trợ tốt việc khảo sát trực tuyến như: Facebook, Zalo,... Trong bài viết này, tác giả đề xuất phương pháp ứng dụng Google biểu mẫu và Nhóm kín Facebook trong khảo sát thông tin việc làm của SV sau khi tốt nghiệp. 2. Nội dung nghiên cứu 2.1. Google biểu mẫu (Google form) Google biểu mẫu là một ứng dụng miễn phí của hãng Google giúp người dùng có thể tạo ra các bảng khảo sát để thu thập ý kiến khách hàng hoặc dùng để tạo biểu mẫu liên hệ, đăng kí một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Để sử dụng Google biểu mẫu người dùng cần đăng kí một tài khoản Gmail. Các bước sử dụng Google biểu mẫu gồm: Bước 1: Đăng nhập Google Drive bằng tài khoản Gmail theo đường dẫn: https://www.google.com.vn/intl/vi/drive/ Bước 2: Bấm chuột chọn Tạo mới  Ứng dụng khác  Google Biểu mẫu Bước 3: Thiết kế Google Biểu mẫu Hình 1. Giao diện Google biểu mẫu Tùy theo nội dung của người dùng mà có thiết kế cho phù hợp. Các vị trí dùng trong quá trình thiết kế (xem hình 1). - Nhập tên của file. File biểu mẫu được lưu trong thư mục Drive. - Nhập tiêu đề và mô tả của form. - Nhập nội dung câu hỏi. Google biểu mẫu hỗ trợ các loại câu hỏi sau: Trả lời ngắn, Đoạn, Trắc nghiệm, Hộp kiểm, Menu thả xuống, Lưới trắc nghiệm, Lưới hộp kiểm. - Các đối tượng chèn vào form: Loại câu hỏi, hình ảnh, - Một số thao tác trên câu hỏi: sao chép, xóa, thiết lập thuộc tính bắt buộc. - Một số tùy chỉnh của Form: Màu sắc, chế độ xem trước, Bước 4: Chia sẻ Google biểu mẫu. Để chia sẻ file biểu mẫu cho đối tượng cần khảo sát. - Truy cập vào thư mục Drive. - Click chuột phải vào tên file Google Biểu mẫu  Chia sẻ. Hình 2. Giao diện cài đặt chia sẻ Hình 3. Giao diện thiết lập chế độ chia sẻ Để đối tượng khảo sát có thể truy cập vào Google Biểu mẫu, chúng ta cần cấp quyền truy cập bằng cách tại Giao diện cài đặt chia sẻ (xem hình 2) bấm nút chọn Thay đổi. Tại giao diện Giao diện thiết lập chế độ chia sẻ (xem hình 3) chúng ta có thể thiết lập chế độ Bật - Công khai trên web hoặc Bật - bất cứ ai có liên kết. Sau đó, chúng ta copy đường dẫn và gửi cho đối tượng khảo sát qua email hoặc đăng trên nhóm Facebook. VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 252 2.2. Nhóm kín Facebook (Private Facebook group) Ngày 06/10/2010, Facebook đã giới thiệu một vài chức năng mới của mình tới người dùng, trong đó có Group (nhóm). Group sẽ cho phép người dùng tạo nhóm, hội; đó có thể là thành viên trong một gia đình, trong một tổ chức hay cũng có thể là những người chung một chí hướng, một mục đích, sở thích nào đó. Khi đã vào nhóm, những người này sẽ có thể chia sẻ thông tin, trạng thái, hình ảnh hay bất cứ thứ gì với nhau mà những người không thuộc nhóm đó không thể nhìn thấy được. Ví dụ, trong group của một lớp SV, giáo viên chủ nhiệm (GVCN) muốn gửi một thông báo tới toàn thể lớp, GVCN đăng thông báo trên Group của nhóm lớp thì toàn thể SV có trong nhóm đó sẽ đồng loạt nhận được thông tin. Khi tạo nhóm người dùng có thể chọn một trong 3 loại: Public Group (nhóm công khai/nhóm mở): Bất cứ ai trên mạng xã hội Facebook cũng có thể thấy các nhóm, các thành viên và bài viết của họ. Closed Group (nhóm đóng): Bất cứ ai trên mạng xã hội Facebook cũng có thể tìm thấy nhóm và xem ai ở trong đó nhưng chỉ có thành viên trong nhóm có thể xem nội dung các bài viết. Secret Group (nhóm bí mật): Chỉ có thành viên trong nhóm có thể tìm thấy nhóm và xem bài viết. Tùy vào mục đích hoạt động mà người dùng có thể tạo loại nhóm phù hợp. Để tạo nhóm, người dùng cần có tài khoản Facebook. Các bước tiến hành cụ thể như sau: Bước 1: Đăng nhập tài khoản Facebook cá nhân Bước 2: Tại menu chính, bấm nút Tạo sau đó chọn Nhóm (xem hình 4) Hình 4. Giao diện tạo nhóm Facebook Bước 3: Thiết lập thông tin của Nhóm Hình 5. Thiết lập thông tin Nhóm Hình 6. Thiết lập quyền riêng tư Các thông tin cần thiết lập gồm: - Tên của nhóm (xem hình 5). - Thiết lập quyền riêng tư: Bấm mũi tên để chọn Quyền riêng tư. Đối với lớp SV nên chọn Quyền riêng tư là Bí mật (nhóm bí mật) để thông tin của nhóm chỉ có thành viên mới có thể xem được (xem hình 6). Bước 4: Bấm nút Tạo Hình 7. Giao diện của Nhóm mới được tạo Bước 5: Thêm thành viên vào nhóm: Muốn thêm thành viên mới, quản trị viên hoặc thành viên của nhóm sẽ nhập tên hoặc địa chỉ email để gửi lời mời tham gia nhóm. Người nhận được lời mời nếu chấp nhận sẽ trở thành thành viên của nhóm. VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 253 2.3. Ứng dụng Google biểu mẫu và nhóm kín Facebook trong khảo sát thông tin việc làm của sinh viên sau khi tốt nghiệp tại Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang Hàng năm, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang đều tiến hành khảo sát việc làm của SV sau khi tốt nghiệp. Công việc này được phòng Công tác SV chủ trì, khoa chuyên môn phối hợp, GVCN tiến hành. Quy trình như sau: - Phòng công tác SV lập danh sách SV cần khảo sát của từng lớp, sau đó gửi cho Khoa. - Các khoa gửi lại danh sách cho GVCN yêu cầu tiến hành khảo sát. - GVCN dựa vào danh sách sẽ tiến hành khảo sát. Sau đó, lập báo cáo kết quả gửi cho Khoa. Khoa sẽ tổng hợp các báo cáo của các GVCN rồi gửi cho phòng Công tác SV. Phòng Công tác SV khi nhận được báo cáo của các khoa sẽ làm báo cáo tổng hợp để gửi cho Bộ GD-ĐT, đồng thời, công bố công khai trên website nhà trường [5]. Mỗi GVCN thường quản lí 02 lớp, mỗi lớp từ 50 SV trở lên. Tất cả các lớp đều tạo các nhóm kín Facebook để hỗ trợ quản lí trong suốt quá trình học tại trường. Đây là kênh quan trọng kết nối giữa GVCN với SV, giữa SV với SV. Thông qua nhóm, GVCN có thể tiếp cận tới tất cả SV trong lớp. Đây là điều kiện thuận lợi hỗ trợ việc khảo sát tình hình việc làm của SV sau khi tốt nghiệp [6]. Tác giả Nguyễn Việt Dũng và cộng sự [7] đã ứng dụng Google biểu mẫu vào khảo sát trực tuyến ý kiến phản hồi từ SV đối với giảng viên. Tuy nhiên, khi thực hiện khảo sát nhóm tác giả “nhúng liên kết vào một diễn đàn, website hay mạng xã hội Facebook, Google,...” điều này chứng tỏ đối tượng khảo sát của nhóm tác giả là phân tán và không tập trung. Với bài báo này, tác giả đề xuất ứng dụng phương pháp khảo sát sử dụng Google biểu mẫu trên nhóm kín Facebook của các lớp SV để đảm bảo tính tập trung giúp tăng tỉ lệ phản hồi. Quy trình khảo sát được tiến hành như sau (xem hình 8). Bước 1: Sử dụng Google biểu mẫu thiết kế biểu mẫu khảo sát. Theo Phụ lục 2 văn bản [4], danh sách SV tốt nghiệp được khảo sát yêu cầu mỗi SV cần 22 (xem hình 5) thông tin. Tuy nhiên, một số mục thông tin nhà trường đã có, nên không cần đưa vào phiếu khảo sát. Chúng ta chỉ cần thiết kế mẫu khảo sát gồm các mục: Họ và tên (3), Giới tính (5,6), Điện thoại (11), Email (12), Có việc làm (16), VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 254 Đang học nâng cao (17), Chưa có việc làm (18), Nhà nước (19), Tư nhân (20), Liên doanh nước ngoài (21), Tự tạo việc làm (22). Chúng ta sẽ sử dụng Google biểu mẫu để thiết kế mẫu khảo sát. Các loại câu hỏi được sử dụng để thiết kế biểu mẫu được mô tả trong bảng 2. Hình 9. Mẫu báo cáo danh sách SV tốt nghiệp Bảng 2. Mô tả các loại câu hỏi và tùy chọn khi thiết kế các mục thông tin của biểu mẫu khảo sát Mục thông tin Tên mục thông tin Loại câu hỏi Tùy chọn (3) Họ và tên Trả lời ngắn Bắt buộc (5), (6) Giới tính Trắc nghiệm Bắt buộc (11) Điện thoại Trả lời ngắn Bắt buộc (12) Email Trả lời ngắn Bắt buộc (16), (17), (18) Tình trạng việc làm Trắc nghiệm Bắt buộc (19), (20), (21), (22) Khu vực làm việc Trắc nghiệm Bắt buộc Hình 10. Một phần của phiếu khảo sát việc làm được thiết kế bởi Google biểu mẫu Bước 2: Đưa đường dẫn lên trên nhóm kín của từng lớp và yêu cầu người học điền thông tin vào biểu mẫu. Hình 11. Phiếu khảo sát được đăng trên nhóm kín của lớp Trong thực tế không phải SV nào khi nhìn thấy thông tin yêu cầu khảo sát cũng thực hiện. GVCN sẽ dựa vào danh sách thành viên trong nhóm để gửi tin nhắn trực tiếp tới SV chưa khảo sát để yêu cầu thực hiện khảo sát. Hình 12. GVCN gửi tin nhắn tới SV để yêu cầu điền thông tin Khi SV thực hiện khảo sát, thông tin và dấu vết thời gian sẽ được lưu lại, chúng ta có thể xuất ra tập tin dạng Excel. GVCN có thể xem nội dung để biết SV nào đã thực hiện khảo sát. Hình 13. Một phần danh sách kết quả khảo sát mà GVCN nhận được từ Google biểu mẫu Bước 3: Tổng hợp kết quả khảo sát. Sau khi GVCN thấy số phiếu thu được đúng với danh sách của Phòng công tác SV yêu cầu thì dừng quá trình khảo sát và lập báo cáo tổng hợp. VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 7/2019, tr 250-255 255 2.4. Kết quả ứng dụng phương pháp khảo sát sử dụng Google biểu mẫu và nhóm kín Facebook Với yêu cầu cần khảo sát tình hình việc làm của 70 SV sau khi tốt nghiệp, tác giả đã sử dụng Google biểu mẫu và nhóm kín Facebook, kết quả thu được 61/70 phiếu, đạt tỉ lệ 87%. Còn 09 SV không trả lời, tác giả đã thực hiện khảo sát tiếp bằng gọi điện thoại và gửi email, tuy nhiên, không nhận được phản hồi. Với tỉ lệ 87% SV sau khi tốt nghiệp phản hồi chứng tỏ, phương pháp sử dụng đã cho kết quả tốt. Đặc biệt hơn, phương pháp này không tốn chi phí và linh hoạt khi sử dụng nên rất tiện lợi cho việc khảo sát. 3. Kết luận Phương pháp ứng dụng Google biểu mẫu và Nhóm kín Facebook trong khảo sát tình hình việc làm của SV sau khi tốt nghiệp tại Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang đã cho kết quả tốt. Hiệu quả của phương pháp này là tiết kiệm thời gian, chi phí và cho hiệu quả cao. Nó có thể áp dụng cho các cơ sở giáo dục đại học trên địa bàn TP. Nha Trang nói riêng và cả nước nói chung. Ngoài ra, chúng ta có thể vận dụng phương pháp này để tiến hành các cuộc khảo sát khác về chương trình đào tạo, cơ sở vật chất, làm cơ sở để các trường thu thập thông tin, từ đó cải tiến, nâng cao chất lượng đào tạo. Tài liệu tham khảo [1] Bộ GD-ĐT (2017). Thông tư số 36/2017/TT- BGDĐT ngày 28/12/2017 ban hành Quy chế thực hiện công khai đối với cơ sở giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. [2] Quốc hội (2018). Luật Giáo dục đại học, luật số 34/2018/QH14. [3] Bộ GD-ĐT (2017). Quy chế Tuyển sinh đại học hệ chính quy; tuyển sinh cao đẳng nhóm ngành đào tạo giáo viên hệ chính quy (Ban hành kèm theo Thông tư số 05/2017/TT-BGDĐT ngày 25/01/2017 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT). [4] Bộ GD-ĐT (2017). Công văn số 2919/BGDĐT- GDĐH ngày 10/7/2017 về việc Khảo sát tình hình việc làm của sinh viên tốt nghiệp. [5] Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang (2017). Thông tin khảo sát việc làm năm 2017, 2018, -lam-nam-2017-2018-03-032019010802. [6] Phạm Quang Thuận (2018). Nâng cao hiệu quả công tác chủ nhiệm với nhóm kín Facebook tại Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương - Nha Trang. Tạp chí Khoa học, Trường Đại học Khánh Hòa, số 2, tr 59-63. [7] Nguyễn Việt Dũng - Nguyễn Thị Thu Huyền (2017). Ứng dụng công cụ “Đám mây”- tiện ích của Google hỗ trợ khảo sát trực tuyến ý kiến phản hồi từ sinh viên đối với giảng viên tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên. Tạp chí Giáo dục, số 415, tr 53-57. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ CHUẨN ĐẦU RA (Tiếp theo trang 265) Tài liệu tham khảo [1] Đảng Cộng sản Việt Nam (2016). Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII. NXB Chính trị Quốc gia - Sự thật. [2] Bộ GD-ĐT (2010). Công văn số 2196/BGDĐT- GDĐH ngày 22/4/2010 về việc hướng dẫn xây dựng và công bố chuẩn đầu ra các ngành đào tạo. [3] Bộ GD-ĐT (2010). Đổi mới quản lí hệ thống giáo dục đại học giai đoạn 2010-2012. NXB Giáo dục Việt Nam. [4] Đặng Quốc Bảo (1999). Khoa học tổ chức và quản lí - Một số vấn đề lí luận và thực tiễn. NXB Thống kê. [5] Trần Khánh Đức (2010). Giáo dục và phát triển nguồn nhân lực trong thế kỉ XXI. NXB Giáo dục Việt Nam. [6] Nguyễn Phương Lan (chủ nhiệm đề tài, 2006). Một số biện pháp tăng cường quản lí nâng cao chất lượng dạy học môn ngoại ngữ ở trung tâm đào tạo bồi dưỡng cán bộ. Trường Đại học Hải Phòng. [7] Sử Ngọc Anh (2012). Xây dựng chuẩn đầu ra góp phần đảm bảo chất lượng giáo dục đại học. Tạp chí Giáo dục, số 288, tr 29-31; 23. [8] Hoàng Thị Hương (2018). Nâng cao chất lượng xây dựng chuẩn đầu ra chương trình đào tạo ở một số cơ sở giáo dục đại học nước ta. Tạp chí Giáo dục, số đặc biệt kì 2 tháng 5, tr 86-89. [9] Muhammad Abdul Malik - Ali Murtaza - Abdul Majeed Khan (2011). Role of Teachers in Managing Teaching Learning Situation. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research in Business, Vol. 3(5), pp. 783-833.