Sơ lược nguyên lý 80/20

Sơ lược nguyên lý 80/20: Nguồn gốc : Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế,20%dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập. Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học huyền thoại này đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được. Đây chính là nguồn gốc sự ra đời của nguyên lý 80/20, và phát triển cho đến ngày nay thì quy luật này đã được ứng dụng mạnh mẽ trong các lĩnh vực : cuộc sống, con người, kinh tế,… 80/20 là gì ? Nguyên tắc 80/20 xác nhận rằng, thông thường, một số ít các nguyên nhân, sự đóng góp hay nỗ lực của con người có thể dẫn đến phần lớn các kết quả, năng suất hoặc sự tương thưởng, đền công của họ. Nói một cách hình ảnh hơn, cụ thể hơn, điều này có nghĩa là 80% những gì bạn đạt được trong công việc thường đến từ 20% mức thời gian mà bạn bỏ ra. Nguyên tắc 80/20 cũng chỉ ra rằng, luôn luôn tồn tại một sự chênh lệch nhất định giữa nguyên nhân và kết quả, sự đóng góp và năng suất cũng như sự tưởng thưởng. Và mối quan hệ 80/20 chính là cách xác định hữu hiệu sự chênh lệch này: 80% năng suất đến từ 20% sức đóng góp, 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Trong kinh doanh, ta có thể gặp khá nhiều ví dụ về nguyên tắc 80/20. 20% sản phẩm mang lại khoảng 80% giá trị kinh doanh, và cũng tương tự, 20% khách hàng mang lại khoảng 80% giá trị kinh doanh. 20%sản phẩm hay khách hàng mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tầm quan trọng của nguyên lý 80/20 Nguyên lý 80/20 sẽ cho phép chúng ta có được những cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới chung quanh, cho dù chúng ta có nhận ra hay không thì nó vẫn áp dụng với cuộc đời, xã hội và nghề nghiệp của mỗi người. Đặc biệt nguyên lý này có tầm quan trọng rất lớn đối với các doanh nghiệp, góp phần chỉ ra các yếu kém còn tồn đọng trong mỗi doanh nghiệp, khi ma họ đang lãng phí lớn nguồn lực để tạo ra 80% những sản phẩm, trong khi nó chỉ đem lại 20% lợi nhuận. hoặc nhìn thấy khả năng lọi nhuận có thể nhân lên bao nhiêu nếu nhiều hơn những sản phẩm tốt nhất có thể được đem bán ra, những nhân viên tốt nhất được tuyển dụng hoặc những khách hàng ngon nhất được thu hút. Ngoài ra, nó còn nhắc nhở nhà lãnh đạo tập trung vào 20% phần quan trọng để làm việc có hiệu quả hơn. Cách sử dụng nguyên lý 80/20 Có 2 phương pháp sử dụng nguyên lý 80/20: + Phương pháp phân tích 80/20 + Lối tư duy 80/20 Nguyên lý 80/20 Phương pháp phân tích 80/20 Chính xác Định lượng Đòi hỏi điều tra Cung cấp dữ liệu Rất giá trị Mờ Định tính Đòi hỏi tư duy Cung cấp một cái nhìn sâu hơn về vấn đề Rất giá trị Lối tư duy 80/20 Các lĩnh vực ứng dụng nguyên lý 80/20 trong kinh doanh Phạm vi ứng dụng của nguyên lý này là vô cùng: nguyên lý này có thể áp dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực, chức năng để dẫn đến những cải tiến về tài chính và chiến lược. Vì thế dưới đây là danh mục “ Mười ứng dụng hàng đầu trong kinh doanh của nguyên lý 80/20” đã được tuyển chọn qua quá trình ngiên cứu, vận dụng nó, các nhà khoa học đã phát hiện về ngững tiềm năng của nguyên lý này và những giá trị chưa được khai thác đúng mức của nó. Đó là: Chiến lược Chất lượng Cắt giảm chi phí và cải tiến dịch vụ Tiếp thị Bán hàng Công nghệ thông tin Ra quyết định và phân tích vấn đề Quản trị kho Quản trị dự án Đàm phán Nguyên lý 80/20 trong Logistics là gì? Logistics là gi? Logistics có rất nhiều cách hiểu, nhưng xét theo quan điểm logistics chuỗi cung ứng thì logistics được hiểu là: “ Quá trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển, và dự trữ các nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”. Trong chuỗi cung ứng, logistics bao trùm cả hai cấp độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất đòi hỏi phải giải quyết vấn đề tối ưu hóa vị trí các nguồn tài nguyên. Cấp độ thứ hai liên quan tới việc tối ưu hóa dòng vận động trong hệ thống. Trong thực tế, hệ thống logistics ở các quốc gia và các khu vực có nhiều điểm khác nhau nhưng đều có điểm chung là sự kết hợp khéo léo, khoa học và chuyên nghiệp chuỗi các hoạt động như: marketing, sản xuất, tài chính, vận tải, thu mua, dự trữ, phân phối…để đạt được mục tiêu phục vụ khách hàng tối đa với chi phí tối thiểu. Trong điều kiện các doanh nghiệp Việt Nam như hiện nay thì đây là khái niệm thích hợp có thể sử dụng. Nguyên lý 80/20 trong logistics 80/20 trong dịch vụ khách hàng Trong hoạt động logistics, dịch vụ khách hàng được hiểu là toàn bộ kết quả đầu ra,là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống. Do đó muốn phát triển logistics thì phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng. Dịch vụ khách hàng được hiểu là quá trình diễn ra giữa người mua và người bán và bên thứ ba là nhà thầu phụ. Kết quả của quá trình này tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi, được đo bằng hiệu số giá trị đầu ra và giá trị đầu vào của một loạt các hoạt động kinh tế, có quan hệ tương hỗ với nhau và thể hiện qua sự hài lòng của khách hàng. Là thước đo chất lượng toàn bộ hệ thống logistics của doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng lớn đến thị phần, đến tổng chi phí bỏ ra và cuối cùng là đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, nguyên lý 80/20 được sử dụng trong việc xác định các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng, giúp cho các doanh nghiệp tính toán các mức đầu tư dịch vụ khách hàng thích hợp. 20% khách hàng sẽ tạo ra 80% lợi nhuận cho doanh ngiệp, đây là những khách hàng “ béo bở” mà doanh nghiệp cần tập trung duy trì tốt mối quan hệ với các mức dịch vụ tương ứng để có thể tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Khách hàng Doanh số bán Lợi nhuận Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh số(%) Nhóm A 18.350 8.150 44,4 Nhóm B 11.450 4.050 35,4 Nhóm C 43.150 3.969 9,2 Nhóm D 46.470 (2370) (5,1) Tổng cộng 119.370 13.790 11,5 Từ bảng trên cho ta thấy: Nhóm A là những khách hàng nhỏ, trực tiếp, trả giá rất cao và mang lại lợi nhuận gộp rất lớn, phải tốn một khoản chi phí kha khá để phục vụ họ nhưng lợi nhuận họ đem lại nhiều hơn có thể bù đắp được phần chi phí đó. Nhóm B là những khách hàng có khuynh hướng đặt những đơn hàng lớn và tốn rất ít chi phí để phục vụ họ, nhưng vì một lý do nào đó họ chấp nhận trả một giá tương đối cao, bởi chủ yếu hàng họ mua về chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí của họ. Do đó, doanh ngiệp cần tập trung vào hai nhóm khách hàng này,, họ chỉ chiếm 20% doanh số bán nhưng lợi nhuận đem lại tù họ là rất lớn, chiếm khoảng 80% lợi nhuận thu được. Khách hàng nhóm C cho dù họ có trả giá cao đi nữa thì bù lại chi phí phục vụ họ rất tốn kém, nhóm C là các khách hàng thường mặc cả về giá cả rất gay gắt và đòi hỏi nhiều ưu đãi. Đây là hai nhóm khách hàng chiếm tới 80% doanh số bán nhưng lợi nhuận họ mang lại thấp, tuy nhiên, để giữ được thị phần của mình doanh nghiệp cũng cần có họ. Như vậy, việc sử dụng nguyên lý 80/20 trong phân loại khách hàng giúp doanh nghiệp nhận biết được các đối tượng khách hàng để từ đó có các chính sách nhằm phuc vụ khách hàng một cách tốt nhất để tối ưu hóa lợi nhuận, vì khách hàng chính là nguồn sinh lợi của doanh nghiệp. 80/20 trong quản trị dự trữ Nguyên lý Pareto, còn được sử dụng trong phân loại sản phẩm dự trữ. Theo quy tắc này, những sản phẩm nào có tỷ trọng mặt hàng dự trữ ( hoặc tỷ trọng khách hàng, đơn dặt hàng, người cung ứng ) thấp(20%), nhưng có tỷ trọng doanh số cao(80%) thì được xếp vào loại A. Tương tự, tỷ trọng mặt hàng dự trữ cao hơn(30%), nhưng tỷ trọng doanh số thấp hơn(15%) được xếp vào loại B, và loại C có tỷ trọng mặt hàng dự trữ hàng hóa cao nhất(50%), và tỷ trọng doanh số thấp nhất(5%). Cách phân loại này xác định tầm quan trọng của loại sản phẩm, loại khách hàng trong kinh doanh để có chiến lược thích ứng Phương pháp phân loại này như sau: + Lập bảng phân loại sản phẩm, về cơ bản có mẫu như sau: STT Tên hoặc ký hiệu sản phẩm Doanh thu của từng loại sản phẩm Tỷ trọng doanh thu(%) Tỷ trọng doanh thu cộng dồn(%) Tỷ trọng mặt hàng cộng dồn(%) Phân loại theo nhóm A,B,C 1 max max A 2 3 80 20 … B … 95 50 C n 100 100 Cộng 100 + Sắp xếp sản phẩm theo thứ tự từ doanh số cao đến doanh số thấp trên bảng phân loại. Sau đó, tính tỷ trọng doanh số của từng mặt hàng điền vào bảng. + Tính tỷ trọng cộng dồn( tần suất tích lũy) doanh số và mặt hàng theo từng mặt hàng. + Tiến hành phân nhóm hàng hóa căn cứ vào kết quả tính toán và quy tắc phân loại Trên cơ sở phân loại mà có các mục tiêu khác nhau đối với các nhóm sản phẩm. Nhóm A là quan trọng nhất, do đó mục tiêu dịch vụ khách hàng của dự trữ cao nhất, thường có trình độ dịch vụ khách hàng bằng 1, nhóm C không cần thiết phải có trình độ dịch vụ khách hàng cao. Đối với nhóm hàng A thường sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ thường xuyên, hàng nhóm C sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ định kỳ, dài ngày… 80/20 trong quản trị kho Gần như tất cả các doanh nghiệp đều có lượng hàng lưu kho rất lớn, một phần vì họ có nhiều dòng sản phẩm, một phần vì mỗi dòng có quá nhiều loại sản phẩm. Hàng hóa lưu kho được đo bằng các đơn vị lưu kho, với mỗi đơn vị là một loại sản phẩm của một dòng sản phẩm. Hàng hóa lưu kho lúc nào cũng được phân bổ theo tỷ lệ 80/20: tức là, khoảng 80% hàng hóa lưu kho chiếm đến 20% doanh thu. Điều này có nghĩa là hàng hóa lưu kho càng lâu sẽ tốn kém hơn, chi phí đội lên nhiều hơn, và có thể đó là một sản phẩm tự thân không có khả năng sinh lợi trong bất kỳ trường hợp nào. Khi phân tích các dữ liệu, nguyên lý Pareto thể hiện khá rõ: 20% đơn vị lưu kho xuất ra chiếm 75% doanh thu hằng ngày. Trong số này, chủ yếu là những thùng hàng đầy đủ, và tính theo đơn vị lưu kho là thuộc số nhiều thùng hàng thường xuyên được xuất. Phần 80% đơn vị lưu kho còn lại chỉ chiếm 25% doanh số hàng ngày. Loại này tổng cộng chỉ vài món hàng/ đơn vị lưu kho/ ngày. Rõ ràng là 20% ấy có giá trị sinh lợi nhuận rất lớn, 80% còn lại đem lại rất ít lợi nhuận. Tuy kỹ năng quản trị kho rất quan trọng nhưng cũng cần phải lưu ý 4 điểm trọng yếu sau: + Mạnh dạn cắt giảm những chi phí không sinh lợi, đây là điểm mang tính chiến lược nhất đối với các doanh nghiệp. + Với một số lượng sản phẩm bất kỳ nào, doanh nghiệp nên cắt giảm những số lượng các sản phẩm cùng công năng, bắt đầu từ những mặt hàng bán chậm nhất. + Cố gắng đẩy bài toán và chi phí quản lý kho cho các bên khác trong chuỗi giá trị cộng thêm, tức là cho nhà cung cấp và khách hàng chịu. Giải pháp lý tưởng là đừng bao giờ để hàng hóa lưu kho đến gần phía mình. Với tình hình công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì điều này ngày càng khả thi và có thể giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng trong khi vẫn có thể cắt giảm chi phí. + Nếu buộc phải lưu kho hàng hóa, có rất nhiều chiến thuật áp dụng nguyên lý 80/20 đẻ cắt giảm chi phí và giảm thời gian hàng hóa lưu kho: có nghĩa là chừng 80% hoạt động chỉ có liên quan đến 20% lượng hàng lưu trong kho. Các khu vực trong kho trước đây đươc phân chia theo tiêu chí kích cỡ, trọng lượng…giờ được phân chia lại theo tiêu chí thời gian hàng hóa lưu kho. Nhìn chung, những mặt hàng nào thời gian lưu kho ngắn ngày nên được xếp ở những chỗ có tầm cao từ hông cho đến vai, như thế sẽ giảm thiểu thao tác và công sức chuyển vận. Tuy rằng ngành quản trị kho ngày nay vẫn chịu ảnh hưởng của quá khứ vói hình ảnh những nhà kho nặng nề, bụi bặm, trong tương lai ngành này sẽ phát triển rất nhanh và hấp dẫn. Chúng ta nên biết rằng, tiến bộ có được là do biết tập trung: tập trung vào các đối tượng khách hàng quan trọng nhất, tập trung vào dòng sản phẩm đơn giản, nhờ thế mà việc truy xuất và giao hàng được đơn giản hơn. Kết luận Nguyên lý 80/20 cho tới nay đã chứng minh được giá trị của nó trong tất cả các lĩnh vực sản xuất kinh doanh và đã góp phần không nhỏ trong sự thành công ngoài sức tưởng tượng ở các tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên thế giới nhất là ở phương Tây và các nước châu Á. Ngày nay, mở rộng kinh doanh có lẽ là mong muốn của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp dường như luôn thích thú với ngọn núi bên cạnh hơn là ngọn núi mình đang đứng. Kết quả, họ mất đi sự tập trung cần thiết để duy trì và phát triển thế mạnh của mình. Trong khi lẽ ra phải tập trung hơn vào sở trường, họ lại thích dàn trải hơn và trong hầu hết các trường hợp kết quả kinh doanh thường bi quan hơn. Trong kinh doanh nói chung và marketing nói riêng, tập trung luôn là một vấn đề cốt lõi và cần thiết để thành công. Cho dù đó là một thành công về thị phần, doanh thu hay sự phát triển dài hạn trong tương lai. Vậy ngay hôm nay, hãy xác định những sản phẩm hay khách hàng nằm trong “Top 20%” của mình và dành cho họ nhiều thời gian và nỗ lực hơn. Trong logístics thì nguyên lý 80/20 hầu như có mặt trong tất cả các hoạt động logistics như : dịch vụ khách hàng, quản trị dự trữ và quản trị kho hàng. Giữa chúng có mối quan hệ tác động lẫn nhau, khi ta tập trung vào 20% khách hàng là lúc ta cần phải tạo ra 20% sản phẩm hoặc 20% mặt hàng dự trữ trong kho phải nhắm vào 80% lợi nhuận sinh ra từ các khách hàng đó. Có thể nói nguyên lý 80/20 là biện pháp mà các nhà quản lý sử dụng để tối ưu hóa quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, nhờ đó, tạo ra khả năng giảm chi phí, gia tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ngày nay nguyên lý 80/20 không chỉ tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh , mà nó còn đuợc sử dụng rộng rãi trong cuộc sống của chúng ta ở những khía cạnh chủ yếu nào đó. Cho nên nó đuợc gọi là “quy luật vàng” trong mọi lĩnh vực. Và bây giờ hãy bắt đầu tìm kiếm và củng cố 20% của riêng mình để tiếp tục nâng hiệu quả làm việc lên gấp nhiều lần. Hãy áp dụng Nguyên lý Pareto trong mọi việc bạn làm và hãy sử dụng nó một cách thông minh. Tuy vậy không chỉ làm việc thông minh mà hãy làm việc một cách thông minh với những việc đúng đắn.