Quản trị vận chuyển trong chuỗi cung ứng

QUẢN TRỊ VẬN CHUYỂN TRONG CHUỔI CUNG ỨNG 1. Tổng quan về quản trị vận chuyển: a) Xu thế chung về sự phát triển của vận chuyển trong nền kinh tế hiện nay: Ngày nay, dưới hơi thở gấp gáp của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là quá trình toàn cầu hóa mạnh của nền thương mại thế giới. Hàng hóa không còn được tiêu thụ chính tại nơi sản xuất ra nó, mà nó còn được tiêu thụ ở xa hoặc ở xa nơi sản xuất. Ví dụ như cà phê, lúa gạo Việt Nam được tiêu thụ rộng rãi ở Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Phi… hoặc các nước Châu Á: Philippines, Indonesia… Ngay trong lãnh thổ của một quốc gia thì hàng hóa cũng được tiêu thụ khắp các vùng miền thông qua các đầu mối phân phối. Để làm được điều đó, phải gắn liền với hoạt động vận chuyển, một hoạt động nhằm thay đổi vị trí (không gian) của hàng hóa từ nơi này đến nơi khác bắng sức người hoặc các phương tiện vận tải. Với sự phát triển vượt bậc của kinh tế Việt Nam cũng như của toàn thế giới. Dòng chảy của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm sẽ nhanh hơn và nhiều hơn. Song song với nó quá trình chuyên môn hóa vẫn không ngừng tiến bộ, đã và sẽ xuất hiện nhiều hơn doanh nghiệp, tổ chức chỉ chuyên môn về vận chuyển. Cũng dưới góc nhìn từ bên thứ ba (third party logistics) chúng tôi thực hiện bài viết này. b) Đặc điểm của hoạt động vận chuyển hàng hóa: Chúng ta đều biết, sản phẩm dịch vụ không thể hình dung hay sờ, nắm được như các sản phẩm vật chất khác. Mà có những đặc điểm riêng của nó như tính vô hình, tính không đồng nhất (đối với các khách hàng khác nhau), tính không tách rời (sản xuất và tiêu dùng đồng thời), tính dễ hỏng (không thể lưu trữ được), mà vận chuyển hàng hóa là một sản phẩm như vậy. Chính vì những lý do đó, khi người ta (khách hàng) chọn mua sản phẩm thì họ sẽ căn cứ chủ yếu vào minh chứng vật chất công ty cung cấp (chất lượng phương tiện, bến bãi…). Độ tịn cậy đối với khách hàng khác và kinh nghiệm chính bản thân họ. Để từ đó khách hàng sẽ có một sự kì vọng về sản phẩm mà họ sắp mua: nhận hàng có đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng với số lượng và chất lượng trước khi qua quá trình vận chuyển hay không. Cũng như bao sản phẩm dịch vu khác, dịch vụ vận chuyển không thể lưu kho được. Trong khi nhu cầu vận chuyển lại dao động rất lớn. Trong thời kì cao điểm (các mùa mua sắm) thì các đơn vị vận tải phải có nhiều phương tiện hơn gấp bội để đảm bảo phục vụ. Ngược lại, khi vắng khách vẫn phải tốn các chi phí cơ bản và khấu hao tài sản, duy tu bảo dưỡng phương tiện, chi phí quản lý… Bên cạnh đó, có những yếu tố doanh nghiệp không thể kiểm soát được như điều kiện thời tiết, giao thông… cũng tác động không nhỏ đến chất lựơng dịch vụ. Đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ và đưa ra những giải pháp hợp lý để khai thác tối đa nguồn lực mà doanh nghiệp sở hữu. c) Vai trò quan trọng của vận chuyển trong chuỗi cung ứng: Trong khi thực hiện bài viết này, chúng tôi có một cuộc thăm dò nhỏ đối với trên 100 người thuộc các doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa, vật tư. Câu hỏi mà chúng tôi đặt ra là: “Logistics là gì?”. Có đến 90% số người được hỏi trả lời logistics là vận chuyển, trong khi đó chỉ có 3% trả lời đúng ý nghĩa của từ này. Đối với những ai từng nghiên cứu hoặc đã đọc qua các tài liệu logistics đây quả thực là sự nhầm lẫn khó tin. Nhưng nó cũng chỉ ra rằng vận chuyển giữ vai trò hết sức quan trọng trong chuỗi cung ứng. Trước hết về đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản trị vận chuyển sẽ giúp cho chiến lược marketing của doanh nghiệp thành công trong việc phân phối đủ rộng và đủ sâu để đáp ứng một cách hoàn hảo nhu cầu của thị trường. Thứ hai, vận chuyển sẽ đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian. Có thể nói yêu cầu này là cần thiết trong nền kinh tế hiện nay. Vì sao nó lại như vậy? Thật khó có thể giải thích được nếu bạn không đặt mình vào các tình huống để suy ngẫm. - Nếu bạn là nhà phân phối, có thể là một siêu thị bạn sẽ nghĩ gì nếu hàng hóa trong kho của bạn không có để bán cho khách hàng trong ngày hôm nay, nhưng lại đầy ắp vào ngày hôm sau. - Công nhân và máy móc của bạn phải trả lương hoặc khấu hao hằng ngày đang phải đợi nguyên vật liệu do vận chuyển chậm trễ để tiến hành sản xuất. Chính vì lý do đó, quản trị vận chuyển được xem là huyết mạch của chuỗi cung ứng. Vì sao ư? đơn giản nó tác động trực tiếp đến dịch vụ khách hàng tốt hay không tốt, quản trị dự trữ thừa hay thiếu, hoạt động hỗ trợ khách hàng như nhà kho có hoạt động hiệu quả hay không. 2. Quản trị vận chuyển cần thiết phải có sự nhất quán giữa các bên tham gia. Vì sao phải như vậy? Để giải thích được rõ hơn vấn đề này chúng tôi xin được chia các thành phần tham gia trong quá trình vận chuyển hàng hóa thành hai nhân tố chính : nhân tố bên trong (người gửi hàng, người nhận hàng, đơn vị vận tải). Nhân tố bên ngoài (chính phủ và công chúng). Để có thể dễ dàng hình dung hơn thì có thể sơ lược các thành phần tham gia cụ thể như sau: - Người gửi hàng (shipper): là người yêu cầu vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian cho phép. - Người nhận hàng (consiqie: còn gọi là khách hàng) là người yêu cầu được chuyển hàng hóa đến đúng địa điểm, đúng thòi gian, đúng số lượng và chất lượng đã thỏa thuận với bên người gửi. - Đơn vị vận tải (carrier) : là chủ sở hữu và vận hành các phương tiện vận tải. - Chính phủ: thường là người đầu tư và quản lý hạ tầng hệ thống giao thông cho con đường vận chuyển. - Công chúng: là thành phần rất quan tâm đến hoạt động vận chuyển hàng hóa nói riêng và giao thông vận tải nói chung. Nhân tố bên trong (lợi ích cục bộ) : Sự phát triển của phân công lao động cũng như nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn, doanh nghiệp không thể ‘ôm đồm’ cả sản xuất và phân phối cho khách hàng nên doanh nghiệp vận tải đóng vai trò như một mắc xích giữa doanh nghiệp sản xuất và khách hàng của họ. Để hoạt động được diễn ra thuận lợi thì cần có những chứng từ mang tính pháp lý như vận đơn (còn gọi là hợp đồng) và hóa đơn. - Sự chấp nhận luật chơi: ở khía cạnh này chúng tôi không đặt thành vấn đề là có bao nhiêu điều khoản? Hay hóa đơn như thế nào? Mà điều đáng quan tâm là các bên tham gia thực hiện các điều khoản như thế nào? Trong thực tế,chi phí của doanh nghiệp cho việc vận chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm của các doanh nghiệp từ vài đến vài chục phần trăm trong tổng ngân sách hoạt động của một kỳ kinh doanh. Cho nên việc các bên tham gia thực hiện đúng giao kèo đã cam kết là tiên quyết. Nếu giao kèo bị đổ vỡ không những làm cho các bên bị thiệt hại về mặt kinh tế, và tệ hơn là lúc các bên vào ‘cuộc chiến’ (khiếu nại vận tải) đem lại sự phiền toái, ảnh hưởng đến nhân lực và tài lực, thậm chí là tương lai của các doanh nghiệp. - Sự linh hoạt trong hợp tác để đạt hiệu quả cao nhất : Theo quan điểm đồng minh chiến lược, thì các bên tham gia trong một quá trình diễn ra các hoạt động kinh tế phải xem các đối tác của mình như các đồng minh chiến lược. Chính sự hỗ trợ tích cực từ bên này sẽ tạo thành lợi thế cạnh tranh không nhỏ cho bên kia. Đối với vận chuyển, cũng theo nhu cầu không ổn định hàng hóa mà các bên tham gia phải linh hoạt trong việc kí kết các hợp đồng vận chuyển và các điều khoản trong hợp đồng như : + Hợp đồng dài hạn: thời gian hợp đồng từ một năm trở lên áp dụng cho những mặt hàng có khối lượng lớn, tầng số tương đối đều đặn và ổn định. + Hợp đồng ngắn hạn: tương tự như hợp đồng dài hạn nhưng thời hạn hợp đồng là từng tháng, từng quý. + Hợp đồng từng chuyến: áp dụng trong những lô hàng đột xuất không nằm trong kế hoạch của chủ hàng. Phần đông số người sẽ lời câu hỏi : mục đích của kinh doanh là lợi nhuận và để tăng lợi nhuận thì phải quản lý chi phí hoặc là giảm chi phí. Nhưng trong một quá trình (logistics) thì chi phí của cả quá trình mới là điều quan trọng. Nếu chỉ quản lý chi phí tốt nhất cho một cá thể mà gây biến động tăng chi phí của cả một tập thể thì quá trình đó không hiệu quả. Nhân tố bên ngoài (lợi ích tổng thể xã hội) : Chính phủ : như đã nói ở trên chính phủ là người đầu tư các hạ tầng cơ sở giao thông như : đường xá, bến cảng...Hằng năm chính phủ phải đầu tư đến vài chục % của GDP cho các hạng mục này để đầu tư cho cho việc phát triển kinh tế xã hội. Chính vì hoạt động vận chuyển có ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế quốc dân, môi trường xã hội, môi trường sinh thái và chất lượng cuộc sống cộng đồng nên song song với việc đầu tư thì nhà nước cũng can thiệp vào các hoạt động vận chuyển thể hiện dưới nhiều hình thức trực tiếp hay gián tiếp như : luật và các văn bản dưới luật, chính sách khuyến khích hoặc giới hạn quyền sở hữu các phương tiện vận tải, giới hạn hoặc mở rộng thị trường, quy định giá, hỗ trợ phát triển ngành giao thông vận tải...Trên thực tế Việt Nam, nhà nước độc quyền các hình thức công cộng như đường sắt (Tổng công ty đường sắt), Việt Nam Airline, Tổng công ty đường sông...tác động không nhỏ đến chất lượng vận chuyển. Ví dụ như thành phố Đà Nẵng thì ga đường sắt nằm ngay ở trung tâm thành phố sẽ làm cản trở sự phát triển của vận chuyển nói chung và logistics nói riêng. Công chúng : chính là người được hưởng lợi nhiều nhất từ các hoạt động vận chuyển. Tuy nhiên trong thực tế thì thành phần này cũng tác động không nhỏ đến hoạt động vận chuyển.Trên báo Thanh Niên có bài viết dài kỳ phản ánh về ‘ văn hóa giao thông’ ở Việt Nam. Tình trạng mạnh ai nấy đi đã làm tắc nghẽn giao thông tại các thành phố lớn tác động không nhỏ đến hoạt động vận chuyển, tồi tệ hơn là có thể làm cho các bên tham gia đỗ vỡ hợp đồng. Tóm lại, để cho vận chuyển có chất lượng thì phải có sự đồng bộ của các nhân tố tác động trực tiếp đến nó. 3) Vì sao phải có sự phối hợp các phương tiện vận tải ? Để hoàn thành các đơn hàng (hợp đồng) thì các doanh nghiệp thường phối hợp các phương tiện vận tải để tạo ra một sản phẩm có chất lượng tối ưu nhất. Vận tải đơn phương thức (phối hợp nhiều trọng tải). Thông thường hoạt động cung ứng hàng hóa ở mỗi vị trí là khác nhau. Ngoài việc bố trí mạng lưới vận chuyển thì các doanh nghiệp thường phối hợp nhiều trọng tải khác nhau tùy theo khối lượng hàng hóa và địa bàn vận chuyển. Ví dụ: doanh nghiệp dùng xe rơ-móc vận chuyển thùng tải (côngterno) đến 30 tấn chỉ để hoàn thành đơn hàng với đối tác là 5 tấn . Điều này thật là phi lý. Ngoài ra còn phụ thuộc vào cơ sở đường xá, hệ thống kênh rạch để phục vụ cho việc vận chuyển. Cho nên doanh nghiệp thường phối hợp nhiều trọng tải khác nhau như xe tải (đường bộ) là 1, 2, hoặc 5, 10 tấn...Xà lan, tàu (đường thủy). Ngoài việc linh hoạt và hiệu quả thì cũng cắt giảm một phần chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vận tải đơn phương thức chỉ được sử dụng chủ yếu trong một khoảng cách hẹp, khối lượng giao dich thường không lớn. Còn đối với những hợp đồng xuyên quốc gia, qua Châu Âu hay Châu Á chẳng hạn thì xin mời vào phần tiếp theo. Vận chuyển đa phương thức : Chính những nhược điểm của vận chuyển đơn phương thức, khi vận chuyển trên nhiều tuyến đường khác nhau thì phải giao dịch với từng người vận chuyển, phải thượng lượng với nhiều đầu mối vận chuyển khác nhau, sẽ làm cho các chủ hàng mệt mỏi vì phải đầu tư quá nhiều nhân lực và chi phí mà không hẳn đã thấp hơn. Nếu một doanh nghiệp cung ứng dịch vụ phối hợp tốt nhất hai loại phương tiện vận tải, sử dụng một chứng từ duy nhất và chịu hoàn toàn về quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ được ưu tiên bởi ưu thế trọn gói giao dịch và giá cả hợp lý của nó. Chính vì yếu tố đặc thù của các phương thức vận tải như : - Đường biển : giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận. - Đường sắt : giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận. - Đường bộ : nhanh, thuận tiện, chi phí tương đối cao. - Đường hàng không : nhanh, giá thành cao. - Đường ống : tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn hàng hóa. Với bảng xếp hạng đặc điểm các phương thức cụ thể (1 là tốt nhất, nhanh nhất,và rẻ nhất ; 5 là tối nhất, chậm nhất và đắt nhất) Các chỉ tiêu Đường sắt Đường thủy Đường bộ Đường hàngkhông Đường ống 1.Tốc độ 3 4 2 1 5 2. Tính liên tục 4 5 2 3 1 3. Độ tin cậy 3 5 2 4 1 4. Năng lực vận chuyển 2 1 3 4 5 5. Tính linh hoạt 2 4 1 3 5 6. Chi phí 3 1 4 5 2 Tổng 17 20 14 20 19 Xét trên yếu tố tốc độ và chi phí doanh nghiệp dùng vận tải đơn phương thức thì chỉ đạt là nhanh nhất hay rẻ nhất mà thôi nên vận tải đa phương thức sẽ tạo ra được dịch vụ tối ưu.Ví dụ một hợp đồng vận chuyển hàng hoá (30 tấn) từ Hà Nội đến Quảng Nam là 10 ngày. Dùng bằng 2 cách: Đơn phương thức: Hà Nội Đường Bộ Quảng Nam 6 ngày, 30 triệu đồng Đa phương thức: Hà Nội Đường bộ Hải Phòng Đường thuỷ Đà Nẵng Đường bộ Quảng Nam 1 ngày, 5 tr.đ 7ngày, 15tr.đ 1 ngày,5 tri.đ Vận chuyển đa phương thức lợi dụng được ưu thế vốn có của mỗi loại phương tiện, và do đó có thể cung cấp dịch vụ thống nhất với tổng chi phí thấp nhất. Đây là điều cần thiết trong vận chuyển hàng hoá nói riêng và logistics nói chung. Tất nhiên việc kết hợp các phương thức vận tải còn xét đến tính khả thi của nó ví dụ hàng không là gần như không thực hiện được. 4) Làm thế nào để quản trị vận chuyển đạt đến thành công? a) Chiến lược và mục tiêu xây dựng mạng lưới vận chuyển. Đối với hoạt động kinh doanh có một nguyên tắc bất biến rằng: Nếu bạn tăng một đồng doanh thu không có nghĩa bạn được một đồng lợi nhuận. Nhưng giảm đi một đồng chi phí thì bạn chắc chắn có được một đồng lợi nhuận. Tất nhiên hoạt động vận chuyển cũng không nằm ngoài nguyên tắc đó. Bạn đừng bao giờ hỏi: làm sao để giảm chi phí một cách tốt nhất? Bởi vì có vô vàng câu trả lời cho câu hỏi ấy: - Bạn có thể phối hợp đa phương thức (như đã đề cập ở trên) để tận dụng ưu điểm của mỗi loại phương tiên. - Bạn có thể thiết kế mạng lưới và tuyến đường vận chuyển để có hiệu quả và phát huy tối đa nguồn lực bạn có. + Vận chuyển thẳng giản đơn: để xoá được các khâu trung gian. + Vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng: sẽ tăng hiệu suất sử dụng trọng tải xe. + Vận chuuyển qua trung tâm phân phối sẽ tạo được lợi thế nhờ quy mô và lợi thế về khoảng cách. + Vận chuyển qua trung tâm phân phối với tuyến đường vòng sẽ khai thác được tính quy mô và giảm đựơc số lần vận chuyển không tải. + Hay bạn phối hợp các phương án trên (vận chuyển đáp ứng nhanh) để tăng mức độ đáp ứng và giảm chi phí. - Nếu bạn không tự lực làm được thì bạn có thể nhờ các đại lý vận chuyển hay nhà môi giới vận tải để tránh tình trạng vận chuyển “rỗng”… Tất cả điều đó sẽ chẳng có nghĩa lý gì, cho đến khi bạn nhận thấy rằng khách hàng mới là nguồn cung cấp “dinh dưỡng” cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Để duy trì và tạo dựng các mối quan hệ với khách hàng bạn cần phải thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian, điạ điểm, quy mô và cơ cấu mặt hàng trong từng lô hàng vận chuyển. Trong đó thời gian và độ tin cậy là 2 yếu tố quan trọng nhất để tạo nên một dịch vụ khách hàng mong muốn. - Trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng nhiều bởi thời gian vận chuyển. Trong một chu kì đặt hàng thời gian vận chuyển chiếm nhiều nhất và do đó tốc độ vận chuyển có liên quan đến việc đáp ứng hàng hoá kịp thời cho khách hàng. - Độ tin cậy trong vận chuyển hàng hoá thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ khi di chuyển hàng. Tuy nhiên, trong thị trường cạnh tranh thì quyền thương lượng của khách hàng ngày càng tăng. Họ luôn đòi hỏi một sản phẩm tốt hơn hoặc rẻ hơn. Chính vì vậy doanh nghiệp phải đánh đổi giữa chi phí và chất lượng dịch vụ. Trong hoạch định chiến lược doanh nghiệp phải khéo léo đạt được sự cân đối giữa chi phí vận chuyển và chất lượng dịch vụ. Đó là trách nhiệm hàng đầu đối với nhà quản trị vận chuyển hay logisics. b) Mô hình 3A (kiềng 3 chân) Ngày nay, những đơn vị vận tốt nhất không chỉ là nhanh nhất và ít tốn chi phí nhất. Chúng cũng phải nhanh nhẹn (Agility) và tương thích nhanh (Adaptability) đồng thời chúng cũng đảm bảo quyền lợi chính doanh nghiệp và các đồng minh (Alignment). Điều này giải thích được những công ty đặc biệt là doanh nghiệp vận tải phải phản ứng nhanh nhẹn, có khả năng thích nghi và tương thích với cá thể tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững của chính doanh nghiệp và các đối tác. Những doanh nghiệp vận tải hiệu năng vẫn không giao hàng tốt. Tại sao vậy? Có nhiều lý do: doanh nghiệp vận dụng lợi thế về quy mô, họ giao từng côngteinơ đầy hàng đến khách hàng để giảm thời gian vận chuyển, chi phí và số lần giao hàng. Nhưng một biến động cung cầu, hay thời tiết đòi hỏi họ phải nhanh hơn, đáp ứng tốt hơn thì họ không làm được? Chính vì vậy doannh nghiệp vận tải hàng hoá cần phải : - Xây dựng khả năng nhanh nhẹn: với mục tiêu đáp ứng những thay đổi ngắn hạn của các đối tác một cách nhanh chóng. Đồng thời xử lý các sự gián đoạn khách quan một cách êm ái. + Để làm được điều này doanh nghiệp phải xây dựng được một dòng thông tin đối lưu với các đồng minh tin cậy. + Phải có một kế hoạch phòng hờ và phát triển các đội quản lý tình huống bất thường của thị trường hoặc thiên nhiên khách quan. - Tạo một sự thích nghi chủ động: điều này doanh nghiệp phải nắm bắt được thay đổi của cấu trúc và xu hướng thị trường thông qua chiến lược kinh doanh, sản phẩm và công nghệ. + Quan sát sự biến động của thị trường thông qua các nguồn thông tin như trung tâm tư vấn chuyên nghiệp, chính các đối tác và các bộ phận trong công ty. + Kịp thời thay đổi công nghệ để phù hợp với thực tế. + Phải luôn trả lơi các câu hỏi: khách hàng đang cần gì? Khả năng thanh toán của khách hàng là bao nhiêu? để cung cấp sản phẩm phù hợp. - Tạo sự tương thích đúng: tạo ra sự ưu đải tốt hơn tới các đồng minh vì thông thường mỗi công ty dù là ai cũng muốn tối đa hoá lợi nhuận của mình.Để tối đa hoá lợi nhuận của tổng thể thì: + Thông tin đa chiều và kiến thức phải đều đặn. + Đặt rõ vai trò và trách nhiệm của các bên tham gia. + Bình đẳng chia sẻ rủi ro, chi phí, lợi nhuận và sang kiến của các bên. Lĩnh hội mô hình bốn trụ cột của sự hoàn hảo trong chuỗi cung ứng. Một doanh nghiệp đều hiểu rằng sự hoàn hảo sẽ làm cho doanh nghiệp đạt được lợi ích thực sự. Sau đây chúng tôi xin trình bày 4 trụ cột chính trong sự hoàn hảo sẽ giúp cho sự phát triển liên tục của các chiến lược trong doanh nghiệp vận tải. * Trụ cột 1: Nguồn nhân lực có năng lực. Việc có đúng người với đúng kĩ năng là bước đầu để đạt tới sự hoàn hảo. Ví dụ như những cá nhân có kỹ năng về quản lý chi phí cũng là các nhân tố cực kỳ quan trọng. Hơn hết trong doanh nghiệp các bộ phận phòng ban: kỹ thuật, kế toán, marketing…luôn có quan hệ mật thiết với nhau. Muốn phát triển được “ý đồ” của chính công ty thì các bộ phận phải hoạt động ăn khớp với nhau. Để làm được điều này doanh nghiệp phải có chế độ tuyển dụng và động viên nguồn nhân lực một cách tốt nhất. * Trụ cột 2: sắp xếp cơ cấu phù hợp. Mặc dù thường hay bị bỏ qua, song thiết kế cơ cấu tổ chức đóng vai trò thúc đẩy hay cản trở việc đạt được mục tiêu của tổ chức.Việc tạo được những nhóm nhóm làm việc (phòng ban) được phân quyền và có trách nhiệm cụ thể sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Chính các nhóm làm việc khi được phân nhiệm sẽ biết được vai trò và công việc cụ thể của mình trong cả quá trình mà công ty thực hiện. Sẽ giúp các thành viên trong tổ chức phát huy hết khả năng của mình. Đây chính là điều mà các nhà quản trị mong muốn.Tuy nhiên, việc sắp xếp cơ cấu nhóm làm việc sẽ làm phát sinh chi phí. Doanh nghiệp khi thực hiện phải kiểm soát một cách tốt nhất. * Trụ cột 3: Công nghệ thông tin Sự hoàn hảo của hệ thống công nghệ thông tin sẽ hỗ trợ đắc lực cho một quá trình của doanh nghiệp thông qua dòng chảy thông tin thông suốt. Điều này dẫn đến các quyết định trong công ty chính xác hơn. Ví dụ như nắm thông tin về vị trí của phương tiện vận chuyển sẽ giúp cho công ty chủ động hơn trong việc triển khai hoạt động. Ngoài ra, thông tin duy trì với các đối tác một cách liên tục cũng tăng hiệu năng của một quá trình. * Trụ cột 4: Hệ thống đo lường và đánh giá đúng hiệu quả. Chỉ có một trong số mười công ty trả lời cho biết họ hài lòng với hệ thống đánh giá hiệu quả hiện tại của họ. Đây là mối nguy lớn vì đánh giá đúng hiệu quả là một điều cực kỳ quan trọng : + Thứ nhất, đánh giá mục tiêu sẽ hổ trợ cho việc ra quyết định. + Thứ hai, việc đánh giá là một cách lý tưởng để truyền đạt các yêu cầu rõ rang đến nhân viên đã làm được và tồn tại. Cho nên đánh giá là công cụ duy nhất và tốt nhất để kiểm soát các yếu tố nội lực. Bốn trụ cột này hợp lại sẽ hỗ trợ cho sự phát triển của chiến lược. Nếu tổ chức không xây dựng và liên tục cũng cố bốn trụ cột này. Thì sẽ luôn là những người đi sau mà thôi.