Quản lý cá nhân người học trong hệ thống tín chỉ

Hội thảo khoa học Đổi mới phương pháp giảng dạy theo học chế tín chỉ tr. 103 QUẢN LÝ CÁ NHÂN NGƯỜI HỌC TRONG HỆ THỐNG TÍN CHỈ TS. Huỳnh Văn Thông Khoa Báo chí và Truyền thông 1. Vấn đề quản lý cá nhân người học trong hệ tín chỉ Trong quá trình chuyển đổi từ hệ niên chế sang hệ tín chỉ, các trường đại học Việt Nam hiện nay hầu như đều đang tập trung nguồn lực và năng lực của mình để hoàn tất khâu chuyển đổi “hệ đếm” kiến thức từ “đơn vị học trình” sang “tín chỉ”, tập trung lo những việc như xây dựng đề cương môn học, ghi mã (code), mô tả học phần, nêu các yêu cầu tiên quyết (prerequisite). Có vẻ như đó là một công việc có tính quyết định đối với việc chuyển đổi sang hệ tín chỉ, đến mức nhiều trường không nhận ra rằng, thật ra đó chỉ là một trong những việc cần làm, chứ không phải là duy nhất, và thậm chí đó chỉ mới là một việc mang tính kỹ thuật. Giả sử các trường thu xếp làm xong công việc kỹ thuật này, lúc đó chính họ sẽ nhận ra rằng, chương trình đào tạo của trường họ mặc dù đã được gắn nhãn “tín chỉ”, nhưng hình như chẳng có mấy khác biệt so với trước đó, ngoài một vài khía cạnh có vẻ “mới”. Chẳng hạn, phương pháp dạy học được đổi mới, tương quan giữa giờ học lý thuyết và giờ học thực hành thay đổi theo hướng tăng cường thực hành, yêu cầu SV tự học, Nhưng thật ra, xét về bản chất, những chuyện như thế không trực tiếp liên quan đến việc chuyển đổi sang hệ tín chỉ. Chẳng qua, hệ thống giáo dục đại học Việt Nam nhiều năm liền hầu như không có chuyển động nào đáng kể về đổi mới phương pháp dạy học, nên đã nhân tiện cơ hội chuyển đổi sang hệ tín chỉ lần này để tạo ra một áp lực nhằm thúc đẩy hoạt động đổi mới phương pháp dạy học trong toàn hệ thống. Đâu phải chỉ trong hệ tín chỉ người ta mới chú ý đến chuyện bố trí tỷ lệ hợp lý giữa lý thuyết và thực hành? Đâu phải chỉ trong hệ tín chỉ người thầy mới phải yêu cầu SV tự học, mới phải tổ chức đánh giá môn học giữa kỳ? Trong khi mải mê chú ý đến những khía cạnh kỹ thuật hoặc chú ý nhầm đến những khía cạnh khác không liên quan đến bản chất của vấn đề tổ chức đào tạo theo hệ tín chỉ, nhiều trường không nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề quản lý cá nhân người học trong hệ tín chỉ - một trong những vấn đề mấu chốt của việc triển khai đào tạo theo hệ tín chỉ. Và điều này có nguy cơ làm méo mó giá trị đích thực của hệ tín chỉ đối với công tác tổ chức đào tạo, dễ khiến nhiều người cảm giác hệ tín chỉ thật ra chỉ là một “hệ đếm” thuần túy được ngành giáo dục đại học Việt Nam xem là mốt thời thượng và chạy theo phong trào để triển khai. Trên thực tế, dù là tự giác hay không tự giác, thì cách thức tổ chức đào tạo của một hệ thống giáo dục đều gắn với triết lý giáo dục cụ thể. Và cũng gần như chắc chắn, triết lý giáo dục nào cũng sẽ liên quan đến người học. Không phải ngẫu nhiên mà hệ tín chỉ lại chú trọng áp dụng công nghệ “lắp ghép module” trong việc cơ cấu lại chương trình đào tạo, phân biệt các yêu cầu về giáo dục đại cương (general education requirement) với giáo dục chuyên ngành (major education requirement). Cách làm đó cho phép đem lại nhiều lợi ích cho nhiều bên, đặc biệt là lợi ích cho người học. Hội thảo khoa học Đổi mới phương pháp giảng dạy theo học chế tín chỉ tr. 104 Những lợi ích này phát sinh trên nguyên tắc người học được “tháo rời” ra khỏi cơ cấu lớp học truyền thống, được nhận diện trong hệ thống đào tạo như một cá nhân có sự độc lập tương đối trong việc lựa chọn kiến thức để tích lũy phù hợp với mong muốn và khả năng của họ. Trên tinh thần đó, vấn đề quản lý cá nhân người học sẽ phải là một trong những vấn đề mà các trường cần quan tâm đúng mức hơn trong lộ trình chuyển đổi sang hệ tín chỉ. 2. Quản lý người học theo lớp và quản lý cá nhân người học Trong hệ niên chế, công tác quản lý người học theo lớp có xu hướng “đóng gói” các dữ kiện về người học vào trong một “kịch bản học tập” ít biến đổi và ít có sự khác biệt giữa các thành viên trong cùng một lớp. Kịch bản này cũng được gán giá trị thời gian cố định, buộc người học phải tuân thủ. Những trường hợp không tuân theo kịch bản chung này sẽ trở thành trường hợp “tai biến” và được xử lý đặc biệt, gây ra nhiều rắc rối cho người học. Ví dụ, chỉ cần người học gặp một khó khăn đột xuất về sức khỏe đến mức phải gián đoạn một thời gian học tập thì sau đó anh ta phải đối diện với hàng loạt những vấn đề rắc rối để xử lý “tai biến” này. Trong một tình hình như thế, người học chỉ có một cách là tuân thủ bất di bất dịch một lộ trình chung được vạch sẵn cho cả khóa học của anh ta. Điều này hạn chế tính chủ động của người học trong quá trình tiếp cận và hoàn thành chương trình đào tạo. Hệ tín chỉ tạo nhiều cơ hội hơn cho người học trong việc lựa chọn cơ cấu kiến thức, lựa chọn tiến độ học tập. Chẳng hạn, không còn khái niệm “lưu ban”, chỉ có khái niệm “chậm tiến độ”; và chậm tiến độ thì không dứt khoát là do học yếu, mà có thể là do người học chủ động lựa chọn tiến độ chậm cho phù hợp với hoàn cảnh cá nhân. Theo logic này, thái độ đối với người học chậm tiến độ cũng cần phải được điều chỉnh thỏa đáng. Số lượng các “biến” của bài toán quản lý người học trong hệ tín chỉ không tới mức vô số, nhưng không ít như trong hệ niên chế. Thực tế này sẽ gây quá tải lên hệ thống quản lý người học theo cách truyền thống vốn dựa nhiều vào sổ sách giấy tờ và những kỹ thuật thủ công của các trường đại học. Vì lý do đó, khi triển khai hệ thống tín chỉ, nhiều trường đều nhìn thấy yêu cầu phải tổ chức lại hệ thống thông tin và ứng dụng CNTT để hỗ trợ công tác quản lý đào tạo theo hệ tín chỉ, mà chực chất là hỗ trợ công tác quản lý cá nhân người học, từ quản lý quá trình học tập của cá nhân người học đến quản lý học phí, hồ sơ. Phân tích sơ bộ như trên để nhìn thấy những vấn đề lớn hơn về công tác quản lý cá nhân người học trong hệ tín chỉ. Bộ phận công tác SV ở các trường đại học lâu nay thường được hình dung là bộ phận có những chức trách truyền thống sau đây: 1) quản lý hồ sơ SV; 2) giải quyết những vấn đề về chính sách xã hội đối với SV; 3) tham mưu việc khen thưởng và kỷ luật đối với SV; 4) tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hình thức hoạt động phong trào để giáo dục tư tưởng chính trị và đạo đức lối sống cho SV. Có thể ở vài trường còn có thêm một vài công việc khác ngoài danh sách trên thuộc về chức năng công tác của bộ phận công tác SV. Đến khi các trường đại học chuyển đổi sang hệ tín chỉ, bộ phận công tác SV cũng đối diện với một câu hỏi có tính chất “tự vấn” là cần phải thay đổi như thế nào trong bối cảnh đào tạo theo hệ tín chỉ. Trên logic, một câu hỏi như vậy có thể dẫn đến những phương án sau: Hội thảo khoa học Đổi mới phương pháp giảng dạy theo học chế tín chỉ tr. 105 1) Các chức năng và cách làm cũ sẽ hoàn toàn “lỗi thời”, cần được thay thế bằng những chức năng và cách làm mới. 2) Một số chức năng và một số cách làm cũ sẽ không còn phù hợp, cần được thay thế bằng những chức năng và cách làm mới. 3) Không cần phải thay đổi gì, vì lúc nào cũng phải có chừng đó vấn đề liên quan đến việc quản lý người học. Dễ thấy, phương án thứ hai là phương án phù hợp với thực tế nhất, nhưng việc nhận diện cái gì không còn phù hợp và cái gì cần bổ sung sẽ là một chủ đề cần chia sẻ. Có xu hướng, phòng quản lý đào tạo là “linh hồn” của công tác chuyển đổi sang hệ tín chỉ, còn phòng công tác SV cũng chỉ tiếp tục là một “vai phụ” trong quá trình này, như lâu nay vẫn thế. Hầu như, động thái phổ biến là phòng công tác SV ngồi chờ xem những thay đổi về hệ tín chỉ do phòng quản lý đào tạo phát ra có liên quan gì đến công tác SV hay không để xác định các hành động tương ứng. Trong khi đó, lẽ ra, lộ trình chuyển đổi từ hệ niên chế sang hệ tín chỉ cần hình dung ngay từ đầu vấn đề quản lý người học trong hệ thống tín chỉ. Cứ đơn cử trường hợp của VUN cũng đủ để nhận ra thực tế này. Chủ đề hệ tín chỉ đã được nói đến trong nhiều kỳ hội thảo trước của VUN, nhưng vấn đề quản lý người học lần này mới được chính thức nêu ra. 3. Quản lý cá nhân người học trong hệ tín chỉ - nhận diện những điều cần thay đổi Để hệ tín chỉ vận hành thông suốt, các nhu cầu của cá nhân người học cần được nghiên cứu nhận diện và giải quyết theo hướng tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người học. Vì số lượng các “biến” của bài toán quản lý cá nhân người học sẽ rất lớn nên việc tạo điều kiện cho cá nhân người học thật ra là tạo điều kiện cho chính bản thân hệ thống đào tạo của nhà trường để hệ thống đó tránh tắc nghẽn. Từ thực tế của một trường đại học đã triển khai hệ tín chỉ, chúng tôi nhận diện bốn thay đổi cần thiết phải được triển khai tại các bộ phận chuyên trách về công tác SV của trường đại học. 3.1. Thay đổi cách thức tổ chức quản lý dữ liệu người học Dữ liệu người học trong hệ tín chỉ là kiểu dữ liệu tương tác, là yếu tố đầu vào của nhiều quá trình cụ thể trong chu trình tổ chức đào tạo, như quá trình phát sinh kế hoạch học tập cá nhân, quá trình phát sinh học phí, phát sinh thời khóa biểu, Nếu tiếp tục duy trì kiểu dữ liệu “đóng”, tức là dữ liệu người học “độc quyền” của bộ phận công tác SV thì quá trình quản lý cá nhân người học sẽ tắc nghẽn do mọi truy vấn thông tin về người học từ những bộ phận khác nhau trong trường và từ chính người học đều phải trực quy về kết nối dữ liệu của phòng công tác SV và gây ra nghẽn cổ chai trong hệ thống. Cách duy nhất để giải quyết trường hợp này là phải tổ chức quản lý dữ liệu người học theo mô hình cơ sở dữ liệu tập trung và dùng chung, và đương nhiên là phải “điện tử hóa” khối dữ liệu này để có thể chia sẻ trên mạng máy tính của nhà trường. Hơn thế nữa, khối dữ liệu người học cần được tích hợp trong một hệ thống phần mềm quản lý nhà trường tương tự như giải pháp ERP (enterprise resource planing)của doanh nghiệp. Chính vì lẽ này mà trong lộ trình chuyển đổi sang hệ tín chỉ, yêu cầu xây Hội thảo khoa học Đổi mới phương pháp giảng dạy theo học chế tín chỉ tr. 106 dựng hoặc nâng cao năng lực của mạng máy tính, thiết kế lại hệ thống thông tin trở thành một nhu cầu cấp bách. 3.2. Thay đổi cách thức cung cấp thông tin cho người học Việc tổ chức lại cách thức quản lý dữ liệu người học sẽ tạo điều kiện để có bước thay đổi tiếp theo trong cách thức cung cấp thông tin cho người học. Phương châm hướng đến là “mọi lúc, mọi nơi”. Vấn đề này cần được thảo luận triệt để về ý nghĩa thực tế. Vì thoạt nghe, có vẻ điều này liên quan đến dân chủ trường học, đến tinh thần “chăm sóc khách hàng” của doanh nghiệp đại học trong bối cảnh mới. Nhưng vấn đề ở trên mức ấy. Cá nhân người học cần phải có đầy đủ thông tin về dữ liệu học tập của cá nhân mình và những thông tin liên quan đến việc học (thời khóa biểu, thông tin về người dạy, về môn học, ) để có thể ra quyết định và điều chỉnh quyết định học tập của họ kịp thời, vì thế cần giả định rằng họ có quyền có nhu cầu truy vấn thông tin thường xuyên. Thử hình dung, một trục trặc về truy vấn thông tin củ người học có thể đẩy họ vào tình thế khó khăn trong việc xử lý các quyết định học tập và phải chấp nhận chậm tiến độ. Đơn cử, một khoản nợ học phí rất nhỏ của người học nếu không được truy vấn và xử lý kịp thời có thể khiến SV đó bị cấm thi cả một học kỳ (có một số trường nghiêm khắc vẫn làm như thế). Đây chính là lý do nhiều trường phấn đấu triển khai hệ thống thông tin điện tử theo mô hình webportal để có thể tăng cường các cơ hội truy vấn thông tin cho người học. Nhưng nếu phải giải quyết mọi nhu cầu ấy của người học một cách vô điều kiện, hệ thống thông tin và các dịch vụ quản lý của nhà trường sẽ quá tải. Giải pháp thích hợp có thể hình dung là chia thông tin cần cung cấp cho người học thành ba luồng có đặc tính khác nhau: luồng thông tin tham khảo chung – luồng thông tin học vụ chung – luồng thông tin học vụ của cá nhân. Luồng thứ nhất cung cấp trong các dịch vụ truy vấn miễn phí và có tính công cộng, chủ yếu thông qua website và tài liệu kiểu catalog. Luồng thông tin thứ hai cũng được cung cấp trong các dịch vụ truy vấn miễn phí nhưng có tính định kỳ, chủ yếu thông qua tài liệu kiểu cẩm nang SV của từng ngành học. Luồng thứ ba được cung cấp miễn phí có điều kiện, nghĩa là chỉ cung cấp miễn phí 1-2 lần/học kỳ. Ngoài những lần miễn phí đó, nếu SV có yêu cầu, họ phải trả chi phí. Giải pháp này giúp vừa đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời cho người học trong học chế tín chỉ vốn đòi hỏi người học phải chủ động, đồng thời giúp hạn chế tình trạng quá tải của hệ thống. 3.3. Tổ chức công tác tư vấn cho người học Thay vì bị ám ảnh bởi cụm từ “quản lý SV”, bộ phận chuyên trách về công tác SV nên chú trọng hơn đến cụm từ “tư vấn cho người học”. Nhiều trường đại học hiện nay vẫn tiếp tục duy trì mạng lưới giáo viên chủ nhiệm lớp – một cách làm cho thấy tư duy quản lý người học không theo kịp yêu cầu chuyển đổi sang hệ tín chỉ. Trong khi đó, công việc quan trọng hơn là bắt đầu xây dựng và phát triển mạng lưới các cố vấn học tập, tư vấn cho người học và hỗ trợ họ ra các quyết định học tập phù hợp. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong tổ chức đào tạo theo hệ tín chỉ. Tổ chức mô tả tác nghiệp cho vị trí công tác này trong trường đại học không khó, vì có thể học hỏi từ nhiều mô hình thực tế trên thế giới. Nhưng khó hơn và mất nhiều thời gian hơn sẽ là việc tổ chức tập huấn Hội thảo khoa học Đổi mới phương pháp giảng dạy theo học chế tín chỉ tr. 107 và xây dựng năng lực cho đội ngũ cố vấn học tập. Những người này không chỉ có phẩm chất nhiệt tình mà còn phải có hiểu biết phù hợp. Nếu bắt tay làm từ bây giờ, có thể phải đến năm học sau các trường đại học may ra mới có thể nhìn thấy kết quả của việc này. 4. Kết luận Đổi mới công tác quản lý người học trong quá trình chuyển đổi sang hệ tín chỉ là một yêu cầu khách quan không lệ thuộc vào mong muốn cá nhân của ai hoặc mong muốn cục bộ của bộ phận chuyên trách về công tác SV trong các trường đại học. Chuyển dịch của hệ thống đòi hỏi sự chuyển dịch của các thành tố trong hệ thống đó. Vấn đề chính là: 1) nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của vấn đề quản lý cá nhân người học trong học chế tín chỉ; 2) nhận diện những thay đổi cần có trong chức năng của bộ phận chuyên trách về công tác SV trong các trường đại học; 3) xác định các giải pháp thích hợp cho vấn đề quản lý cá nhân người học trong quá trình chuyển đổi sang học chế tín chỉ. Phân tích và đề xuất của chúng tôi về vấn đề này đã cố gắng đối chiếu giữa những vấn đề có tính lý luận về hệ tín chỉ và thực tiễn triển khai của một số trường đại học Việt Nam trong thời gian qua, với hy vọng sẽ góp phần làm cho quá trình chuyển đổi sang hệ tín chỉ mà nhiều trường đại học Việt Nam đang theo đuổi sẽ nhanh chóng và ít “tai biến” hơn, vì thể theo quy luật, các kế hoạch đổi mới thường kèm theo các “tai biến”.