Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản lý dược tại khoa Dược bệnh viện Việt Đức - Hà Nội

BÀI TẬP LỚN Môn học : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Phân Tích Thiết Kế Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Dược. (Tại Khoa Dược – Bệnh Viện Viết Đức – Hà Nội) Danh mục quá trình khảo sát thíết kế và triển khai dự án : Nhận định dự án. Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nghiệp vụ khách hàng. Phân tích hệ thống về chức năng . Phân tích hệ thống về dữ liệu. Thiết kế hệ thống. Cài đặt và triển khai dự án. Các tài liệu đi kèm. Giáo Viên Hướng Dẫn : Thầy Đỗ Văn Uy. Nhóm S.V Thực Hiện : Nguyễn Huy Chung Hoàng Minh Hùng Horng Phan Phạm Hoài Văn Lớp : Tin3 – k45 MỤC LỤC I .NHẬN ĐỊNH DỰ ÁN : Mục đích dự án là xây dựng phần mềm quản lý dược bao gồm : - Phần mềm quản lý cung ứng thuốc, hóa chất, hóa chất xét nghiệm, khí y tế, bông băng gạc của khoa dược cho hoạt động của toàn bệnh viện. ( Nhập, lưu trữ, quản lý chất lượng, cấp phát cho các khoa phòng) - Phần mềm hỗ trợ cho công tác thông tin thuốc trong bệnh viện. 1. NHẬN ĐỊNH VỀ KHÁCH HÀNG – KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN VIỆT ĐỨC (Thực hiện ngày : sáng - 27/01/2004 ) - Khoa Dược là một bộ phận của Bệnh viện Việt Đức – một cơ quan dịch vụ xã hội, nằm dưới sự điều hành trực tiếp từ Bộ Y Tế. Được nhà nước định hướng trong cơ cấu tổ chức và hiện tại còn được bảo trợ về mặt kinh tế. Hoạt động trên nguyên tắc phục vụ là chính, các hình thức kinh doanh thu lợi nhuận không phải là mục đích hàng đầu. Hiện tại có chủ trương tin học hóa toàn bệnh viện thông qua việc : +Từng bước xây dựng hệ thống mạng nội bộ, quản lý một bộ phận thông tin tập trung cần thiết. + Đồng thời vẫn duy trì các phần mềm quản lý riêng với các chức năng tương ứng theo đòi hỏi nghiệp vụ của từng khoa phòng. + Cung cấp khả năng truy nhập Internet cho các khoa phòng co nhu cầu. - Khoa Dược hoạt động với các nhiệm vụ chính : Quản lý việc cung ứng thuốc, hóa chất, hoá chất xét nghiệm, khí y tế, bông băng gạc. Quản lý chất lượng thuốc, hóa chất, hóa chất xét nghiện, khí y tế , bông băng gạc. Công tác thông tin thuốc trong bệnh viện. Nghiên cứu và sản xuất dược sủ dụng nội bộ. . . . - Khoa Dược có đội ngũ nhân viên gồm các dược sĩ , dược sĩ trung cấp, kĩ thuật viên, kế toán, và công nhân. Đa phần là những người ít tiết xúc với lĩnh vực tin học. Trong đó, những nhân viên có tuổi đời cao (40 %) khó tiếp cận với tin học, những nhân viên trẻ (30%) có khả năng nhanh tiếp cận với tin học, sử dụng được các phần mềm tin học phục vụ công tác của mình. Về cơ bản, cơ cấu tổ chức nhân sự của Khoa là rất khó thay đổi. Song, các nhân viên trẻ có thể linh hoạt trong việc thay đổi một phần nhiệm cụ công tác của họ nếu không ảnh hưởng gì đến vị trí công tác, thời gian công tác, giới hạn năng lực lao động. Với chủ trương tin học hóa bệnh viện, trưởng khoa dược và các nhân viện có vị trí công tác liên quan đến việc tin học hóa này đều có thái độ tích cực, tạo diều kiện cho nhóm sinh viện chúng em tiếp xúc. Do thông qua dự án, ngoài việc xem xét xem có thể đưa dự án vào sử dụng thực tế hay không thì việc khảo sát và xây dựng dự án cũng giúp cho các nhân viện của khoa có thêm cơ hội để tiếp cận với tin học phục vụ công việc. - Về cơ sở vật chất liên quan dự án Bộ phận chính của Khoa dược nằm tại một tòa nhà hai tầng, hoạt động phát thuốc tập chung nhiều ở tầng một. Tầng 2 là khối phòng trưởng khoa, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng pha chế và một số kho hàng. Ngoài ra còn có các kho hàng khác như kho hóa chất, kho khí y tế nằm ở những địa điểm khác nhau trong bệnh viên. Hiện tại, khoa có một máy tính để bàn ( PC 586 – Windown 95 – Không có ổ CD) và một máy in Lazer HP 750 đặt tại phòng kế toán – tầng 2. Máy được sử dụng với một số phân mềm xây dưng trên M. Access 97 từ năm 1999, là những phần mềm tách rời theo từng nhiệm vụ trong công tác quản lý việc nhập kho và cấp phát hàng (thuốc, dịch truyền, khí y tế, hoá chất, bông băng gạc ) trong bệnh viện. và công tác soạn thảo công văn tài liệu cho toàn khoa. Đang chờ cấp thêm hai máy tính mới từ phía bệnh viện ( Đã được duyệt) - Các số yêu cầu chính của khoa dược đối với dự án (nếu được triển khai): Dự án không làm thay đổi cơ cấu tổ chức của bộ phận. Dự án phải giảm tối thiểu sự tác động đến các nhân “lâu năm” trong Khoa, những tác vụ đổi mới nên thuộc vào các nhân viên trẻ. Phải xử lý và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới (yêu cầu tối thiểu là dũ liệu của năm 2003, dũ liệu những năm trước Khoa Dược không có nhiệm vụ phải lưu trữ tiếp, nhiệm vụ này đã thuộc về phòng kế toán của bệnh viện) Dự án có khả năng nâng cấp thêm các chức năng cho việc giao tiếp và truyền dữ liệu khi bênh viên hoàn thành mạng máy tính hóa toàn bênh viên (trong vòng 2 năm tới kể từ năm 2004 ). 2. KẾT LUẬN SƠ BỘ VỀ TINH KHẢ THI & QUY MÔ CỦA DỰ ÁN : - Đây là một sự án quy mô nhỏ. Trong phạm vi trực tiếp của một Khoa (35 nhân viên) và mối quan hệ gián tiếp gần nhất là Bệnh Viên Việt Đức. Hoạt động thuộc vào loại dịch vụ phi lơi nhuận. - Dự án có tính khả thi vì những điểm cơ bản sau : + Dễ tiếp cận về nghiệp vụ của khách hàng. + Khách hàng có khả năng đáp ứng các đòi hỏi về phần cứng cho dự án. + Khách hàng có khả năng nhận và vận hành phần mềm khi đuợc bàn giao sau dự án. + Khánh hàng có thể đat đượccác ích lợi sau khi triển khai dự án : ( Đây chỉ là nhưng phát biểu chung nhất, sau khi khảo sát chi tiết, sẽ có phần chỉ rõ một cách chi tiết các ích lợi mà khách hàng có được) Giảm khối lượng và tăng hiệu quả làm việc của nhân viên khoa Dược. Thay thế một số công việc hiện đang làm việc trên giấy tờ. Thêm mới một số nghiệp vụ cần thiết trong công tác dược mà hệ thông cũ không thực hiện được hoặc mới nảy sinh do yêu cầu thực tế. Giúp nhân viên khoa dược tiếp cận với việc tin học hóa theo chủ trương của bệnh viện. 3. SƠ BỘ KẾ HOẶCH DỰ ÁN 1. Thời gian thực hiện dự kiến : 16tuần. 2. Những người thực hiện : Nguyễn Huy Chung (ChungNH) Hoàng Minh Hùng (HungHM) Horng Phan (HorngPhan) Phạm Hoài Văn (VanPH) 3 . Bảng phân công phần việc trong nhóm : (Cột K.Q trong bảng sẽ đánh giá việc thực hiện : 0 – chưa hoàn thành, x – hoàn thành) Stt Tên công việc Phân công Từ ngày Đến ngày K.Q 1 Nhận định dự án HungHM 02/02/04 02/02/04 x 2 KS hiện trạng và tìm hiểu nghiệp vụ khách hàng ChungNH HungHM 09/02/04 16/02/04 10/02/04 18/02/04 x 3 Phân tích hệ thống về chức năng ChungNH HorngPhan 18/02/04 20/02/04 0 4 Phân tích hệ thống về dữ liệu VanPH HungHM ChungPH 09/02/04 12/02/04 0 5 Thiết kế hệ thống Thiết kế tổng thể. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế chương trình. Thiết kế giao diện sử dụng. - Thiết kế các kiểm soát ChungPH VanPH HungHM HorngPhan VanPH 0 0 0 0 0 6 Cài đặt chương trình . (Code) . . . . . . - . . . ChungPH HungHM HorngPhan 0 0 0 7 Kiểm thử chương trình phần : HungHM,HorngPhan ChungPH Kiểm thử hệ thống VanPH HorngPhan VanPH 0 0 0 8 Tài liệu hướng dẫn sử dụng HorngPhan 0 0 9 Triển khai khách hàng Cài đặt hệ thống Convert DL cũ. - Hướng dẫn sử dụng. VanPH,HungHM 0 0 II. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ KHÁCH HÀNG : 1. KHẢO SÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC LAO ĐỘNG CỦA KHÁCH HÀNG (Thực hiện ngày : sáng 14/1/2004) ( Quá trình tiếp trưởng khoa và tiếp xúc sơ bộ với các nhân viên Khoa Dược) Khoa Dược được tổ chức thành 4 bộ phận chính. Trong đó có hai bộ phận liên quan trực tiếp tới dự án. - Bộ phận Dược Chính – với các công tác : Điều hành chung. Công tác về thông tin thuốc trong bệnh viện. Công tác nghiên cứu. Công tác kiểm tra và thực hiện quy chế Dược tại các khoa phòng trong bệnh viện. Kiểm tra, thẩm định và xử lí kiếu nại về chất luợng hàng. Duyệt phiếu nhập kho chính, lẻ và phiếu lĩnh của các khoa phòng. Kế toán. Vật tư. Về mặt nhân sự : 3 Dược Sĩ chính, 6 Dược Sĩ, nv Kế toán, nv Văn phòng,nv Vật tư, các dược tá và công nhân. Các dược sĩ chính là cán bộ lãnh đạo, có nhiều năm kinh nghiệm, còn lại là các dược sĩ trẻ. Nhân viên kế toán, nhân viện vật tư và các Dược sí có khả năng sử dụng máy tính phục vụ công tác. - Bộ phận Kho - với công tác là nhập, lưu trữ và cấp phát cho các khoa phòng.. Bao gồm các bộ phận nhỏ sau: Kho chính thuốc . Kho thuốc phát lẻ. (kho lẻ) Kho bông băng gạc. Kho hóa chất. Kho dịch truyền. Kho khí y tế. Về mặt nhân sự : gồm có 4 Dược Sĩ, 4 Dựoc Sĩ trung cấp, 3 công nhân. - Phòng pha chế : Không liên quan đến dự án. - Cửa hàng thuốc bệnh viện : Không ảnh liên quan đến dự án. Các bộ phận khác trong bệnh viện có liên quan đến hệ thống : - Ban giám đốc bệnh viện : Ký duyệt các quyết định có liên quan. - Phòng tài chính kế toán Bệnh Viện : kiểm tra các quá trình xuất nhập của Khoa Dược, duyệt hoá đơn mua hàng và cắt SEC thanh toán cho bộ phận vật tư của Khoa Dược. - Các khoa phòng : được Khoa Dược cung cấp thuốc, hóa chất. - Cá nhân, khoa phòng có yêu cầu cung cấp thông tin thuốc. Nhận định thu được : Các bộ phận đối tượng cần tiếp xúc để khảo sát chi tiếp có thể gói gọn trong hai bộ phận: phòng hành chình và bộ phận kho. Cũng có thể tìm hiểu thêm thông tin về công tác kế toán của bệnh viện phụ trách mảng khoa Dược thông qua kế toán khoa và nhân viên vật tư ; tìm hiểu về công việc lĩnh hàng của các khoa phòng thông qua các nhân viện phát của các kho hàng cho khoa phòng. Hệ thống mới có thể xây dựng để với nhưng người dùng trực tiếp là : nhân viên kế toán khoa, nhân viên vật tư, bộ phận làm công tác thông tin thuốc thuộc phòng Dược chính, bộ phân quản lý chất lượng và thực hiện quy chế dược thuộc phòng dược chính. 2. KHẢO SÁT CHI TIẾT NGHIỆP VỤ KHÁCH HÀNG (Thực hiện ngày : sáng 15-16/1/2004) 2.1 Quản lý cung ứng thuốc: 2.1.1 Cung ứng hàng : Yêu cầu cung ứng hàng được tập trung về phòng Dược Chính của khoa Dược mỗi tháng một lần.Yêu cầu cung ứng có thể là yêu cầu trực tiếp từ các khoa phòng hoặc từ các kho chính. Sau khi được tổng hợp và chỉnh lí, phòng Dược Chính sẽ chuyển bảng yêu cầu tổng hợp sang duyệt tại phòng trưởng khoa. Nhân viên vật tư của khoa sẽ nhận yêu cầu cung ứng đã được duyệt, liên hệ các nhà cung cấp, gọi hàng. Việc thực hiện yêu cầu gọi hàng và nhập hàng nói chung đều thực hiện theo cách thức sau : - Khi nhận được yêu cầu gọi hàng, công ty cung cấp sẽ đưa hàng và hóa đơn thanh toán tới BV để thực hiện giao hàng. Mỗi hóa đơn thanh toán có 3 liên : một liên giao cho khách hàng giữ. Có đầy đủ các thông tin cho công tác quản lý của khoa Dược: //---------------------- + Số hóa đơn tài chính ( in sẵn trên các hóa đơn) + Đơn vị bán hàng + Mã số thuế đơn vị bán. + Số điện thoại. //----------------------- + Tên đơn vị mua hàng : Khoa Dược – Bệnh Viện Việt Đức. + Họ tên người mua hàng. //------------------------ + Hình thức thanh toán. ( Trả chậm 30 ngày). + Ngày thực hiện + Thuế giá trị GT ( 5%) + Tổng số khoản. + Ký nhận của : người mua hàng, người viết hóa đơn, thủ kho (bên bán), kế toán trưởng(bên bán), thủ trưởng đơn vị (bên bán) //------------------------ + Danh mục hàng bao gồm : số thứ tự, tên hàng hóa hay dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. + Ký nhận đã nhập kho : (Phần này không được in sẵn trên hóa đơn mà do nhân viên kho hàng viết thêm và ký nhận trên hóa đơn thanh toán.) gồm có chữ Ký xác nhận của thủ kho (ghi kèm đã nhận), chữ ký xác nhận của trưởng KD. - Tại thời điểm nhập hàng phải có sự có mặt của các thành viên sau : người đại diện cho bên cung cấp hàng, nhân viên vật tư, DS chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng, DS làm thủ kho chính. Sau khi giao hàng, hóa đơn thanh toán phải có chữ Ký của nhân viên vật tư, nhân viên đại diện bên cung cấp hàng. Ký nhận xác định đã nhập kho của thủ kho. Sau đó, DS chịu trách nhiệm kiểm tra giao hành sẽ tiến hành giám sát giao hàng, kiểm tra phiếu báo lô của bên giao hàng, lấy chữ Ký xác nhận của bên giao hàng. Phiếu báo lô này sẽ được DS chịu trách nhiệm kiểm tra giao hành dữ tới khi tiến hành kiểm tra lô hàng theo đúng quy chế Dược song mới Ký xác nhận và chuyển về cho thủ kho lưu . Nếu có sai sót (chất lượng . . .) thì tùy theo mức độ sai sót, DS chịu trách nhiệm kiểm tra phải lập biên bản sai sót để đánh giá mức độ nghiêm trong của sai sót, thuộc phạm vi của khoa hay thuộc phạm vi của bệnh viên dựa trên quy chế Dược do Bộ Y Tế ban hành. Qua đó quyết định : chờ quyết định từ phía trưởng khoa Dược ? chờ quyết định từ phía bệnh viện ?, rồi gọi đại diện bên cung cấp hàng vào tiến hành sử lý sai sót . ( Trên tất cả hàng đều có in lô SX, nên việc kiểm tra chất lượng hàng có thể tiến hành sau khi đã giao hàng thông qua phiếu lô nhập được viết và Ký xác nhận khi giao hàng). Đồng thời, người đại diện bên cung cấp cũng có sổ giao hàng với đầy đủ thông tin về lô sản xuất, nhân viên vật tư cung phải Ký xác nhận vào sổ này. - Sau khi giao hàng, nhân viên vật tư có nhiệm vụ chuyển hóa đơn thanh toán lên cho nhân viên kế toán KD thực hiện nhập liệu. Rồi phải xin chữ Ký xác nhận của trưởng khoa Dược trên hóa đơn thanh toán. Khi có đầy đủ các thông tin kể trên, nhân viên vật tư tiếp tục đưa hóa đơn thanh toán lên phòng tài chính kế toán bệnh viện để nộp hóa đơn. Phòng kế toán tài vụ bệnh viện dựa trên hóa đơn thanh toán, viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên, chứa đầy đủ các thông tin trong hóa đơn thanh toán. Nhân viên vật tư KD lấy đầy đủ chữ Ký xác nhận của trưởng phòng kế toán BV, nhân viên kế toán viết phiếu, trưởng KD, thủ kho và chữ ký bản thân. Giao một liên cho thủ kho giữ, hai liên còn lại trả về phòng kế toán bệnh viện giữ sau khi đã có đầy đủ các chữ ký xác nhận. Các thông tin cần quản lý trên phiếu nhập kho là : +Ngày thực hiện. + Số phiếu nhập kho. + Nợ TK số. + Đơn vị bán hàng. + Địa chỉ. + Mã số hóa đơn bán. + Ngày giao hàng. + Số hợp đồng. + Nhập vào kho nào ? +Danh sách hàng bao gồm : số thứ tự, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tiền thuế VAT. + Chữ ký xác nhận của : Phòng tài chính kết toán, kế toán bệnh viện, thủ kho, Khoa Dược, Người nhập hàng (nhân viên vật tư). - Cuối mỗi tháng, nhân viên vật tư lấy số liệu, hiện tại là từ một phần mềm quản lý riêng phục vụ việc quản lý mua hàng do nhân viên vật tư tự nhập, tự thao tác để lên phòng tài vụ bệnh viện xin cắt Séc thanh toán tương ứng cho từng nơi cung cấp. Sec được quyết định cắt dưa trên phiếu nhập kho và hóa đơn thanh toán mà phòng tài chính kế toán bệnh viện đã lưu dữ. Theo yêu cầu mà nhân viên vật tư khoa Dược gửi lên, mỗi sác được cắt để trả tương ứng cho mỗi nguồn cung cấp hàng. Khi nhận Séc từ phòng tài chính kế toán, nhận viên vật tư khoa dược phải vào sổ ghi séc : số hiệu tờ séc, ngày giao séc, người giao séc. Nhân viên vật tư có sổ ghi Sec, khi giao Sec thanh toán, người đại diện bên bán phải ký nhận xác định đã lấy Sec thanh toán của Bệnh Viện trong sổ ghi séc và ghi rõ ngày nhận. Kết thúc một giao dịch mua hàng. - Có một số trường hợp đặc biệt, hàng mua về không nhập vào các kho chính của KD mà được chuyển trực tiếp xuông các KP của BV. Công việc cũng được thực hiện hoàn toàn tương tự song vị trí của nhân viên thủ kho được thay băng vị trí của nhân viên chiu trách nhiệm nhận hàng tương ứng ở các khoa phòng, đồng thời phải có thêm chữ Ký của trưởng khoa phòng nhận hàng đó trong phiếu nhập kho. 2.2.2 Quản lý kho hàng : ( Chỉ tập chung tìm hiểu chính về các nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý cung ứng thuốc ) - Công tác quản lý kho hàng của KD được chia thành các kho : + Kho chính phát thuốc. + Kho dich truyền. + Kho bông băng gạc. + Kho hóa chất. + Kho khí y tế. + Kho lẻ. - Quản lý kho thuốc chính : +Trong công tác quản lý, kho chính thuốc được chia thành 2 bộ phận : kho chính thuốc thường và kho chính thuốc độc – thuốc hướng thần – thuốc gây nghiện. +Công tác nhập kho chính đã được mô tả trong phần 2.2.1. Khi nhập hàng, thủ kho chính phải thực hiện việc vào sổ xuất nhập kho chính và sổ kiểm nhập thuốc kho chính. Sổ xuât nhập thuốc kho chính là sổ bắt buộc theo quy chế bệnh viện, được tổ chức theo mẫu được quy định trước trong quy chế Dược bệnh viên : số liệu một loại thuốc ghi vào một số trang nhất định (1 - 4 trang tùy theo lượng giao dịch đối với loại thuốc đó). Số liệu phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm. Số trang trong mỗi quyển sổ được dánh số, đong dấu giáp lai và phải có chưng nhận kiểm tra của ban giám đốc bệnh viện. Mỗi trang gồm các cột thông tin sau : Ngày thực hiện. Nhập / xuất / nhận bàn giao. Đơn vị nhập/ xuất/bàn giao.. Số lượng. Tồn kho Ghi chú Sổ kiểm nhập thuốc kho chính là sổ quản lý riêng của các thủ kho, thuộc về cách thức làm việc truyền thống từ trước đến nay của khoa Dược trong công tác quản lý kho. Mỗi trang sổ gồm các cột thông tin: Ngày nhập Tên thuốc, hàm lượng/hóa chất/vật tư tiêu hao. Đơn vị. Số phiêu báo lô. Đơn giá. Số lượng. Số phiếu nhập kho. Ghi chú. + Xuất kho chính thuốc : Kho chính thuốc phát hàng theo yêu cầu của kho lẻ. Song quy định hai buổi phát chính sáng thứ hai và thứ sáu trong tuần. Công tác phát kho chính sẽ được mô tả cụ thể trong phần quản lý kho lẻ. Hàng trong kho chính thuốc nói chung đều lưu trữ ỏ dạng nguyên đai nguyên kiên ( Ví dụ, một hộp thuốc có nhiều vỉ thuốc, đối với nhiều loại thuốc, một số hộp lại được đóng lại thành một ), khi xuất thuốc, kho chính thường không phát theo kiểu xé các đơn vị hàng. Bởi vậy, khi phát hiện hàng vỡ, hỏng hay hết hạn, thường thì kho chính sẽ làm thủ tục xuất sang kho lẻ để hủy. Khi đó, hàng được chuyển sang kho lẻ theo phiếu lĩnh kho chính của khỏ lẻ như bình thường. song phải có sự giám sát của DS phụ trách về chất lượng thuốc, và thủ kho chính phải viêt rõ là xuất vỡ hỏng và lý dó vỡ hỏng trong cột ghi chú của phiếu lĩnh. Ngoài ra, còn có trường hợp xuất thẳng từ kho chính xuống các khoa phòng, hay xuất sang bệnh viện khác. Khi đó cũng sử dụng phiếu lĩnh thuốc như trường hợp phát cho kho lẻ, nhưng còn phải có giấy yêu cầu cấp phát kèm theo. Trên phiếu ĩnh luc này phải có đủ chữ Ký của thủ kho chính, của trưởng KD, của truởng khoa phòng và nhân viện lĩnh trong trường hợp phát thẳng cho kho phòng trong bệnh viện, của ngưừoi lãnh đạo bệnh viện và người đại diện nhận hàng trong trường hợp xuất sang bệnh viện khác. - Quản lý kho lẻ : + Kho lẻ phát thuốc cũng đựoc chia thành ba bộ phận : kho lẻ thuốc thường, kho lẻ thuốc độc – thuốc hướng thần – thuốc gây nghiện, và tủ trực. Kho lẻ thuốc thường và kho lẻ thuốc độc – thuốc hướng thần – thuốc gây nghiện đều có chức năng phát thuốc hàng ngày hai buổi. Nhưng kho thuốc độc – thuốc hướng thần – thuốc gây nghiện phải được phát bởi một DS được giao nhiệm vụ thực hiện. Tử trực bao gồm tủ trực phát thuốc tại khoa dược, tử trực cấp cứu tại các khoa phòng. Tất cả các tủ trực đều có cơ số tủ trực xác định, cơ số tủ trực tại các khoa phòng được quyết định bởi nhân viên có trách nhiệm tại các khoa phòng, cơ số tủ trực tại KD đuơc truởng khoa quyết dịnh. Nếu trực cấp cứu ngoài giờ phát thuốc từ tủ trực KD thi ngay buổi phát đầu tiên của kho lẻ, kho lẻ phải chuyển bù lại vào tủ trực cho đủ cơ số, và thu lại phiếu lĩnh của các khoa phòng mà tủ trực đã phát. Tại các khoa phòng, nếu sử dụng thuốc tủ trực trong trường hợp cấp cứu, ngay buổi phát kho lẻ đầu tiên sau, khoa phòng đó phải viết phiếu lĩnh để lĩnh bù vào tủ trực đó. Trước mỗi buổi trực, DS trực và thủ kho lẻ phải tiến hành kiểm tra cơ số tử trực, giữa các phiên trực, các DS trực cung phải tiến hành kiểm tra bàn giao tủ trực. + Việc nhập kho lẻ là dựa trên số liệu lấy từ kiểm kê ngày hôm trước, thủ kho lẻ sẽ đưa ra danh sách lĩnh thuốc từ kho chính. Nếu không có yêu cầu đặc biệt sẽ dồn lại hai ngày định trước trong tuần để lĩnh. Song vẫn có thể lĩnh tại ngay trong các trường hợp cần thiết. Khi nhập thuốc từ kho chính, thủ kho lẻ sẽ viết phiếu lĩnh, gồm có các thông tin : Ngày lĩnh. Danh mục thuốc lĩnh : số thứ tự, tên thuốc lĩnh, đơn vị, số lượng. Chữ Ký xác nhận thủ kho lẻ. Chữ Ký xác nhận thủ kho chính. Sau khi lĩnh thuốc, thủ kho chính và thủ kho lẻ Ký xác nhận trên phiếu lĩnh. Thủ kho chính giữ lại liên thứ hai, liên gốc do kho lẻ dữ. Sau đó, thủ kho chính phải chuyển liên thứ hai cho nhân viên kế toán khoa nhập số liệu. Ngoài ra, còn có một số loại Nhập khác, trong các trường hợp như bệnh nhân không sử dụng được thuốc (xuất viện, thay đổi điều trị, tử vong, . . .), nhập thuốc tồn tại tủ thuốc cấp cứu tại các khoa phòng ( do thuốc tồn sắp hết hạn mà ít được sử dụng, thuốc hét hạn, . . .). Khi đó, thủ kho lẻ cung làm tương tự như nhập hàng từ kho chính, song thay vào chữ Ký của thủ kho chính là chữ Ký của người có trách nhiệm tại các bộ phận đưa hàng nhập lại kho lẻ. + Xuất kho lẻ ( phát thuốc cho các khoa phòng của bệnh viện) hàng ngày 2 buổi sáng (9h 15 – 11 h), chiều ( 2h15 – 4h15). (Quá trình duyệt phiếu lĩnh tại phòng Dược chính đươc thực hiện như sau : Nhân viên các khoa phòng lên lĩnh thuốc phải đem theo sổ cái -Sổ ghi chép về thuốc dùng cho từng bệnh nhân trong ngày và thuốc lĩnh bù vào cơ số tủ trực cấp cứu đã được sử dụng -, phiếu lĩnh thuốc có trữ Ký của bác sĩ có thẩm quyền tại các khoa phòng. Dược sĩ duyệt phiếu lĩnh – phòng Dược chính – có nhiệm vụ kiểm tra lại sổ cái, cộng tổng và so khớp với phiếu lĩnh. Trường hợp phát hiện sai cách dùng thuốc hoặc cần thay đổi thuốc hoặc hết thuốc có thể yêu cầu khoa phòng tương ưng kiểm tra lại từ phía bác sĩ. Rồi Ký xác định duyệt vào phiếu lĩnh - cả hai phần cuống và lá.Phiếu lĩnh kho lẻ có các loại : Phiếu lĩnh thuốc thường, Phiếu lĩnh thuốc hướng tâm thần, Phiếu lĩnh thuốc độc A – B , Phiếu lĩnh thuốc gây nghiện). Phiếu lĩnh khi đưa vào tới kho lẻ phải có đủ chữ Ký của chủ nhiệm khoa điều trị, chữ Ký người kiểm soát KD – DS duỵệt phiếu lĩnh. Sau khi phát, phiếu lĩnh phải có đủ chữ Ký của người lĩnh và người phát. Sau mỗi buổi phát, kho lẻ chuyển các liên 2 của phiếu lĩnh thuốc các khoa phòng cho nhân viên kế toán khoa, rồi tiến hành kiểm kê kho lẻ sau buổi phát. Nhân viên kế toán khoa nhập số liệu từ phiếu lĩnh, in ra báo cáo tồn kho lẻ sau buổi phát. Thủ kho lẻ phải so khớp báo cáo tồn sau buổi phát với số liệu kiểm kê kho lẻ sau buổi phát. Ý nghĩa của việc này là kịp thời phát hiện ra các sai sót nêu có trong buổi phát. Nếu phát hiện sai sót, thủ kho phải xác định phiếu lĩnh có khả năng sai xót và gọi điện ngay xuống khoa phòng đó để kiểm tra. Ngoài ra còn có một dạng xuất nữa là xuất vỡ hỏng, thuốc hết hạn tại kho lẻ. Kho lẻ dược coi như là một khoa phòng trong bênh viện, cũng có phiếu lĩnh, quá trình xuất này đươc kiểm tra bởi Dược sĩ chịu trách nhiện ở phòng Dược chính và thủ kho kho lẻ. Kho lẻ giữ lại cuống phiếu, liên còn lại của phiếu được ngừơi kiểm tra chuyền cho nhân viên kế toán vào số liệu . - Quản lý kho hóa chất, khí y tế : + Đối với hoá chất và khi y tế không có kho phát lẻ, hàng nhập về được đưa luôn vào kho chính. Công tác nhập hàng vào hoàn toàn tương tự công tác nhập hàng vào kho chính thuốc. Không có loại nhập trở lại từ các khoa phòng đã phát như đối với kho thuốc phát lẻ. + Xuất kho hoá chất, khí y tế : cả kho hoá chất và y tế đều quy định hai buổi phát cố định trong tuần cho các khoa phòng lên lĩnh. Lịch phát này do khoa Dược quyết định, khi có thay đổi sẽ thông báo xuống các khoa phòng. Tuy nhiên, hai kho này vẫn phát vào những buổi khác trong tuần nếu có yêu cầu phát cấp cứu. Công tác duyệt, phát được thực hiện giống như công tác này ở kho lẻ. Mẫu phiếu lĩnh sử dụng là mẫu phiếu lĩnh thuốc thường. Ngoài ra còn có xuất vỡ hỏng cũng được thực hiện giống như ở kho lẻ thuốc. -Quản lý kho bông băng gạc : + Đối với bông băng gạc cũng không có kho phát lẻ, công tác nhập hàng được thực hiện hoàn toàn tương tự kho thuốc chính. + Xuất kho bông băng gạc : kho bông băng gạc phát hàng tuần một buổi. Công tác duyệt phát được thực hiện cũng hoàn toàn tương tự phát kho lẻ. Mẫu phiếu lĩnh bông băng gạc của các khoa phòng sử dụng luôn mẫu phiếu lĩnh thuốc thường. Xuất vỡ hỏng cũng được thực hiện tương tự như ở kho lẻ thuốc. -Quản lý kho dịch truyền : + Kho dịch truyền cũng không có kho phát lẻ. Công tác nhập hàng thực hiện hoàn toàn tương tự kho thuốc chính. Số lượng loại hàng trong kho ít, và gần như không thay đổi. Nhưng lượng hàng sử dụng hàng ngày lớn. Không có dạng nhập lại dịch truyền từ các khoa phòng đã phát. + Công tác phát kho dịch truyền : công tác duyệt phát kho dịch truyền được thực hiện về cơ bản là như ở kho lẻ, có riêng mẫu phiếu lĩnh dịch truyền. Song thủ kho lẻ phải có thêm sổ theo dõi trả vỏ hàng (đối với dịch truyền đóng gói bằng trai), khi lĩnh, người lĩnh phải Ký vào số theo dõi chứng nhận là nợ vỏ trai. Nếu trả thiếu vỏ thì số lượng nợ được chuyển sang dòng của buổi lĩnh mới. Số lượng nợ vỏ trong sổ quá lâu không trả được, thủ kho dịch truyền sẽ quyết định yêu cầu giải thích nợ vỏ dựa theo số lượng và thời gian. Xuất vỡ hỏng được thực hiện tương tự nhu ỏ kho lẻ thuốc. 2.2.3 Lập dự trù trù kinh phí dược: a, Lập dự trù kinh phí dược hàng năm : Mỗi năm một lần, khoa Dược lập bảng dự trù kinh phí dược vào khoảng thời gian đầu năm dựa trên các số liệu sau : + Báo cáo số liệu tổng kết lượng dược phẩm của các khoa phòng trong năm trước. + Số liệu tổng hợp dự trù sử dụng dược phẩm của các khoa phòng năm trước. + Số liệu tổng hợp dự trù dược phẩm của các khoa phòng cho năm mới Khoa dược có nhiệm vụ xem xét các số liệu trên, lập bảng dự trù kinh phí dược cho năm mới. Và gửi các bảng dự trù dược phẩm phục vụ về các khoa phòng tương ứng, thu thập phản hồi từ các khoa phòng. Sau đó sẽ đưa ra bản dự trù kinh phí dược chính thức, thông qua Ký duyệt của trưởng khoa Dược, đưa lên phòng kế hoặc tổng hợp của bệnh viện để xin kinh phí dự trù. Như vậy, công tác dự trù kinh phí dươc hàng năm cuối cung phải gồm có các báo cáo sau : + Dự trù thuốc cho mỗi khoa phòng trong bệnh viện. + Dư trù kinh phí thuốc cho mỗi kho hàng ( các kho có chức năng nhập hàng) + Dự trù kinh phí tổng hợp, nhưng chia ra thành các nhóm thuốc (ATC – phân nhóm 2 mức) + Dự trù kinh kinh phí tổng hợp theo vần A,B,C . . . b, Lập dự trù kinh phí dược hàng tháng : Ngoài lập dự trù kinh phí hàng năm, hàng tháng, khoa dược cũng thực hiện lập kinh phí hàng tháng vào cuối tháng, để đưa yêu cầu trước tới đơn vị cung cấp. Dựu trù kinh phí này được lập dựa trên số liệu sử dụng thuốc trong các tháng trước trong năm, số liệu tồn kho tại thời điểm lập dự trù. Kêt quả của công tác dự trù thuốc hàng tháng là : các báo cáo dự trù kinh phí cho các kho (có chức năng nhập hàng) 2.2.4 Các thông tin cần quản lý đối với thuốc và các lọai hàng khác : - Tất các lọai thuốc, dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc, khí y tế đều có các thông tin cần quản lí sau: + Tên thuốc thông dụng. + Tên biệt dược + Hãng sản xuất. + Nước sản xuất. + Lô sản xuất. + Đơn vị. + Hạn dùng. - Ngoài ra, chúng được phân nhóm theo 2 tiêu trí. Theo quy chế quản lý Dược phục vụ cho công tác quản lý cung ứng thuốc của khoa Dược. Thuốc đựợc chia thành các nhóm chính : + Thuốc thường (thuốc thường loại viên, thuốc thường lọai ống,dịch truyền). + Thuốc gây nghiện. + Thuốc hướng thần. + Thuốc độc A – B. Hóa chất được chia thành các nhóm : + Hóa chất Độc. + Hóa chất kiểm nghiệm. + Hóa chất thường. Bông băng gạc được chia thành các nhóm: + Bông . + Băng. + Gạc. - Phục vụ công tác thông tin thuốc, thuốc được chia theo hệ thông phân loại ATC (Anatomical Therapeutic chemical classification) Cách phân chia này sẽ được trình bày cụ thể hơn trong phần thông Công tác thông tin thuốc trong bệnh viện. 2.2.5 Các yêu cầu tổng hợp thông tin : + Tồn kho lẻ sau mỗi buổi phát thuốc. + Tồn kho chính hàng tháng. (Tồn tại bất cứ thời điểm nào) + Tồn kho dịch truyền,bông băng gạc, hóa chất và khí y tế tại một thời điểm kiểm kê định kì. + Thông báo thuốc, dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc sắp hết (Số lượng giới hạn do một DS có được giao trách nhiệm quyết định. + Thông báo sắp hết hạn sử dụng hàng tuần. ( Thời gian đánh giá là sắp hết hạn do 1 DS chịu trách nhiệm quyết định). + Báo cáo tổng kinh phí thuốc, dịch truyền,hóa chất, bông băng gạc và khí y tế theo tháng, quí và năm. + Báo cáo kinh phí thuốc,dịch truyền, hóa chất, ôxi, bông băng gạc cho các khoa phòng theo tuần, tháng, quí, năm. + Báo cáo số liệu về một nhóm thuốc ( ví dụ : thuốc thường, thuốc độc, thuốc khánh sinh, . . . thuốc nội, thuốc ngoại . . ). + Báo cáo số liệu chi tiết cho một loại thuốc,dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc và khí y tế nào đó sử dụng theo tuần, tháng, năm và khoa phòng. + Báo cáo về vỡ, hỏng, hết hạn (hủy) theo tháng, quí, năm. + Báo cáo theo các nguồn nhập hàng. 2.2.6 Các mong muốn của khách hàng : + Nhân viên kế toán khoa : phân bớt nhiệm vụ nhập số liệu cho các bộ phận khác. + Trưởng khoa : Trợ giúp công tác quản lí kho và công tác kế toán khoa. In danh sách số lượng hàng thường phát trong mỗi buổi phát phục vụ cho công tác duyệt phiếu. Hệ thống mới có khả năng tìm kiếm dữ liệu về thuốc Thêm các báo cáo tổng hợp số liệu. Khi bệnh viện xây dựng hệ thống mạng nội bộ, phần mềm vẫn duy trì hoạt động độc lập cho khoa Dược, đồng thời phải có khả ăng nâng cấp để sao cho phòng dược không phải nhập số liệu hai lần trên hai hệ thống. 2.2 Công tác thông tin thuốc trong bênh viện của Khoa Dược 2.2.1 Khái niệm về công tác thông tin thuốc trong bênh viện : ( Dựa theo tài liệu : Tập huấn thông tin thuốc trong bênh viện _ Bộ y tế - Vụ diều trị _ Tháng 12 – 2003) Nhiệm vụ chính của công tác TTT là cung cấp thông tin cho các BS,DS và cán bộ y tế khác có trong bệnh viện và trong công đồng. Đồng thời trách nhiệm thu thập thông tin về các phản ứng có hại của thuốc và thuốc không đẩm bảo chất lượng để báo cáo lên cấp trên. - Về tổ chức nhân lực trong công tác TTT trong BV Việt Đức: Hội đồng thuốc Bênh Viện phụ trách công tác TTT trong BV. Công tác thu thập TTT thuốc sẽ do KD của bệnh viện thực hiện dưới điều hành của hội đồng thuốc BV. - Nhiệm vụ cụ thể của công tác TTT trong BV: + Sắp xếp, cập nhật thông tin để đáp ứng nhu cầu thông tin thuốc; tư vấn cho thầy thuốc trong việc điều trị, kê đơn. Tham gia thảo luận các vấn đề liên quan đến sử dụng thuốc cho bệnh nhân trong một số trường hợp nếu được yêu cầu. + Cung cấp thông tin về thuốc cho Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện lựa chọn thuốc. + Tuyên truyền giáo dục, hướng dẫn sử dụng thuốc cho bệnh nhân nội trú và ngạo trú ( Có thông qua ý kiến các thầy thuốc điều trị trước khi tuyên truyền hay trả lời bệnh nhân) + Tham gia theo dõi, xử lý các phản ứng có hại và theo dõi chất lượng thuốc của thuốc. + Quản lý thông tin về thuốc, thông tin về đánh giá hiệu quả của thuốc. + Cung cấp, tập hợp thông tin về thuốc cho các bệnh viện tuyến dưới. + Tham gia đào tạo, huấn luyện kiến thức sử dụng thuốc trong bệnh viện và cho bệnh viện tuyến dưới. + Báo cáo phản hồi thông tin thuốc lên tuyến trên. - Điều kiện cần cho hoạt động của công tác TTT trong bệnh viện : + Nguồn tài liệu : Tài liệu gốc – phản ánh bản chất của thuốc do nhà sản xuất cung cấp được kiểm chứng và được Bộ y tế công nhận. Tài liệu tham khảo – các tài liệu phản ánh quan điểm riêng về thuốc đó mà chưa có kết luận của Bộ y tế. Tài liệu cập nhật – tài liệu kết quả của công tác cập nhật thông tin mới. Tài liệu phản hồi – tài liệu kết quả của việc thu thập, xử lý thông tin thuốc từ thầy thuốc điều trị và người bệnh trong quá trình điều trị. Các tài liệu phải được sắp xếp theo vần hoặc theo nhóm sao cho thuận lợi cho việc tra cứu - hình thức lưu trữ phổ biến được khuyến nghi là thư viện hoặc máy tính. + Nội dung các thông tin về thuốc : 1) Phản ứng có hại và các nguy hai của thuốc. 2) Các khuyến cáo về : Liều dùng (dưới liều, quá liều điều trị) Dược động học và sinh khả dụng so sánh giữa các thuốc dưới các tên biệt dược khác nhau. 3)Các thông tin : Điều trị : cách sử lý, điều trị trong trường hợp dùng quá liều và ngộ độc. Tương tác thuốc : // Chống chỉ định của thuốc : // Kinh nghiệm sử dụng thuốc trong điều trị của các Hội đồng thuốc và điều trị tuyến trên cho tuyến dưới và thông tin phản hồi từ tuyến dưới. 4) Các thông báo : Những thuốc được phép lưu hành tại Việt Nam. Nhưng thuốc đã bị thu hồi và cấm ở Việt Nam và ở các nước khác. 2.2.2 Hiện trạng hoat động của công tác : Trong thời gian trước, công tác TTT trong bệnh viện Việt Đức hoạt động như sau : DS chịu trách TTT có nhiệm vụ theo dõi và cập nhật thông tin. Khi có tài liệu mới cập nhật mới sẽ lưu trữ lại vào tủ, sắp xếp theo một số chủng loại chung và theo thứ tự vần của tài liệu. Soạn tài liệu hướng dẫn để đưa tới các khoa phòng có liện quan. Khi nhận yêu cầu (Chủ yếu là các yêu cầu thông tin từ các khoa phòng, thông qua mạng điện thoại nội bộ hoặc bằng văn bản), DS chịu trách nhiệm TTT sẽ ghi lại tạm thời yêu cầu. Bắt đầu tra cứu tìm kiếm thông tin thông qua kiến thức bản thân, tài liệu gốc, tài liệu tham khảo và hỏi ý kiến từ những nguồn khác. Sau đó, trả lời yêu cầu . DS chịu trách nhiệm hiện tại vẫn do trưởng khoa Dược đảm nhận, công tác tra cứu tìm kiếm thông tin trong qúa trình trả lời yêu cầu có thể được DS trưởng khoa chỉ định một DS trong khoa thực hiện. Có nhiều thông tin khi xử lí phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, song sau khi trả lời, thông tin đã xử lí này thường không đ ược sử dụng lại. Hiện tại, sau đợt tập huấn vê công tác Thông tin thuốc trong bệnh viện vao thàng 12 năm 2003, KD bắt đầu triển khai công tác Thông tin thuốc theo cách thưc mới. Băt đầu là việc thành lập tổ công tác TTT trong BV, hoạt động theo với các chức năng chính sau : - Cung cấp thông tin(đáp ứng nhu cầu về thông tin thuốc) + Dùng điện thọai ( hoặc thư điện tử - khi BV xây dựng được mạng máy tính nội bộ) để tiếp nhận và trả lời yêu cầu trực tiếp từ thầy thuốc và y tá (hoặc cả các nguồn yêu cầu khác). + Với thông tin không cần ngay lập tức, có thểm lưu trữ lại theo khối, cứ ½ ngày, nhân viện chịu trách nhiệm sẽ lấy ra để xử lý. + Tất cả mọi thông tin đều được ghi chép để lưu trữ và tra cứu lại. + Khi cập nhật thông tin thuốc về một loại thuốc nào đó, nếu đánh giá thông tin đó là cần thiết, phải đưa nội dung cập nhật đó xuống thông báo tại các khoa phòng có liên quan. - Quy trình giải quyết một yêu cầu TTT : 1) Yêu cầu thông tin ( Dạng câu hỏi) sẽ được chuyển đến tổ công tác TTT của KD, quyết định giải quyết hay không. Nếu không giải quyết, phải đưa ra lý do. Nếu đồng ý giải quyết, phải các định mục đích của yêu cầu, xác định tính cấp bách của yêu cầu TTT. 2) Nếu không chắc yêu cầu, phải thảo luận tra cứu và gặp người có yêu cầu để thảo luận chi tiết. Nếu nắm chắc yêu cầu, xem xét các nguồn thông tin, chuẩn bị cách trả lời. Rồi quyết định cách trả lời bằng điện thoại hay băng văn bản. 3) Nếu người có yêu cầu thỏa mãn , tổng hợp các thông tin đã xử lí để lưu trữ đúng quy cách. Nếu người yêu cầu không thỏa mãn thì làm lại quy trình từ mục 2. - Yêu cầu về lưu trữ thông tin trong công tác TTT: + Với đặc điểm là một bênh viện ngoại khoa, công tác TTT trong bệnh viện lưu trữ cụ thể theo mỗi loại thuốc. Được xác định theo các trường thông tin sau : Tên gốc hóa chất Tên thông dụng của thuốc Gốc hóa chất chính của thuốc Các tên biết dược, các thông tin tương ứng với tên biệt dược về : Dược tính Sinh khả dụng tương ứng Phân nhóm theo hệ thống phân loại ATC (Anatomical Therapeutic chemical classification) : theo bộ phận hoặc hệ cơ quan mà thuốc tác dụng tới, rồi theo dược tính của thuốc. Tương tác thuốc : trường hợp sử dụnh tăng hiệu lực, giảm độc tính, tránh tương tác bất lợi . . . Chống chỉ định : chống chỉ định nói chung, chông chỉ định trong trườmg hợp phu nữ mang thai, cho con bú, trẻ em, người cao tuổi. Kinh nghiệm sử dụng thuốc trong điều trị của Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện. Tình trạng thuốc : được phép lưu hành ?, bị thu hồi ? bị cấm sử dụng ? + Về việc lưu trữ, KD phải tổ chức lưu trữ trên máy các thông tin trên, xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác với mục tiêu chính là lưu trữ một cách khoa học các TTT, dễ dàng tìm kiếm cập nhật, tìm kiếm lấy thông tin. 3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 3.1. Về công tác quản lý cung ứng thuốc: + Hệ thống cũ viết trên nền phiên bản phần mềm Microsoft Access 97. Gồm ba ứng dụng nhỏ là Quản lý thuốc, Quản lý hóa chất, Quản lý bông băng gạc, và không được xây dựng đồng bộ cùng một lúc. + Toàn bộ thao tác trên máy đều thuộc về nhân viên kế toán khoa. Do vậy, hệ thống cũ hoàn toàn không có các module kiểm soát quyền, và phân phân quyền sử dụng. Nhân viên kế toán có nhiệm vụ quản lý và bảo vệ dữ liệu trên máy trong khi máy còn được sử dụng bởi nhiều người khác trong khoa. Các file dữ liệu Microsoft Access 97 không có cài đặt bảo mật, che dấu dữ liệu. + Dũ liệu được back up và chia nhỏ theo năm, ghi vào một thư mục cụ thể trên cùng một ổ cứng máy. Nếu xảy ra sự cố, vẫn có nhiều khả năng mất dữ liệu (Virus là hỏng file Acces). + Khi dũ liệu trong năm lớn, hệ thống cũ hoạt động chậm trong các thao tác tìm kiếm và báo cáo thông tin tổng hợp. + Giao diện xấu, chưa thân thiện với người dùng, vẫn có chỗ chưa có tiếng việt. + Phần mềm quản lí trong hệ thông cũ mới chỉ dừng lại ở phạm vi công cụ tinh toán cho nhân viên kế toán khoa, chỉ được nhân viên kế toán sử dụng, không có tác dụng trong công tác đối với các bộ phận kho, nhập hàng, và quản lí chất lượng thuốc, hóa chất . . . của khoa Dược. + Nhiều chức năng trong công tác kho, quản lý hạn dùng thuốc, . . . vẫn phải thực hiện thủ công trên giấy tờ, mất nhiều thời gian và kém hiệu quả. Ví dụ như : vẫn xảy ra tình trạng thiếu thuốc phát do kho hết hàng . Hay việc quản lý hạn dùng thuốc trong kho hiện đang được phân cho cả hai bộ phận : thủ kho các kho chính và dược sĩ phụ trách quản lý chất lượng thuốc, song cả hai đều dựa vào các tài liệu ghi chép tay để làm, tự tổ chức cách nhớ cho riêng mình để bao quát một số lượng thuốc khá lớn (hàng trăm loại thuốc, trong mỗi laọi cũng có nhiều lô sản xuất khác nhau tương ứng với nhiều hạn dùng khác nhau) + Hiện tại, trong công tác dự trù, việc lấy số liệu thuốc sử dụng tương ứng cho các khoa phòng + Nhiều báo cáo tổng kết thông tin mới này sinh trên đà phát triển của Bệnh Viện – trở thành độc lập dần về tài chính theo hình thức khoán ngân sách của nhà nước, phần cơ sở dữ liệu trên hệ thông cũ không thể đáp ứng. 3.2 Công tác thông tin thuốc trong bệnh viện : Hiện tại chưa có phần mềm tin học nào được áp dụng vào công tác thông tin thuốc trong bệnh viện. Hệ thống cũ hoạt động hoàn toàn chỉ dựa vào con người trong tổ thông tin thuốc thực hiện. Việc này dẫn tới một số điểm yếu sau : + Thời gian tra cứu và thu thập thông tin thuốc kéo dài đối với nhiều yêu cầu về thông tin thuốc. + Cách thức lưu trữ trên giấy tờ các thông tin thuốc đã từng được tra cứu và thu thập không đạt hiệu quả, không phát huy được cho những lần trả lời sau. Xảy ra hiện tượng không thống nhất về dữ liệu hoặc lưu thừa dữ liệu Ví dụ như việc xác định một yêu cầu thông tin là mới hay là cũ, trong kho dữ liệu của nhưng lần trả lời yêu cầu thông tin cũ có tài liệu nào sử dụng lại được không ? Gần như phụ thuộc vào trí nhớ của DS thực hiện trả lời yêu cầu thông tin, nêu thời gian gặp lại của hai yêu cầu thông tin lớn hoặc không trùng một DS nhân được yêu cầu thi dữ liệu của lần trả lời trước sẽ không được sử dụng. Khi đó, do cách nghĩa chủ quan tại thời điểm hoàn thành trả lời yêu cầu thông tin, có khả năng dữ liệu về lần trả lời thứ 2 lại được lưu vào một chương mục khác trong tủ chứa tài liệu. + Hệ thống cũ không khai thác được thông tin về Dược trên mạng Internet phục vụ cho công tác tra cứu, cập nhât tài liệu cho công tác. 4. XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN 4.1 Xác định phạm vi, hạn chế và xác định các mục tiêu: a, Phạm vi và han chế - Khoa Dược có thể coi như một xí nghiệp nhỏ, người đứng đầu khoa hiểu biết khá tuờng tận về khoa. Hệ thống phần mềm dự định của dự án bao gồm hầu hết các nghiệp vụ công tác chính của Khoa Dược. - Dự án gặp phải hạn chế về nhân lực : Người xây dựng dự án là sinh viên, chưa tiếp xúc thực tế, khả năng giao khách hàng kém. Người dùng hệ thống hạn chế, vì có một số người khó tiếp cận được với tin hoc. - Gặp hạn chế khi tìm hiểu một số nghiệp vụ sâu về công tác Dược. b, Xác định các mục tiêu - Mang lại lợi ích nghiệp vụ : + Tăng khả năng giám sát việc nhập, lưu trữ và xuất hàng . + Thay thế tối đa các công việc đang làm bằng tay có thể. + Đưa ra được các báo cáo tổng kết chung và chi tiết về việc cung ứng và sử dụng. thuốc, dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc, khí y tế. + Thêm mới một số chức năng có lợi cho công tác của khoa dược. Ma trước đây hệ thống cũ không thực hiện được. - Mang lai lợi ích kinh tế : + Giảm lượng hàng tồn lâu + Hàng hết hạn sử dụng. - Mang lại lợi ích sử dụng : + Đảm bảo độ tin cậy về lưu trữ và phân quyền trong hệ thống. + Hoạt động nhanh hơn hệ thống cũ + Giao diện sử dụng thân thiện hơn với người dùng. 4.2 Phác họa các giải pháp : 1 . Tìm cách năng cấp trên nền phần mềm hệ thống cũ (M. Access). Tức gộp chung cả ba phần mêm cũ thành một cái duy nhất, bổ xung thêm các chức năng mới cho phù hợp yêu cầu khách hàng. - Cách này không đòi hỏi thiết kế mới, nhanh chóng triển khai, dễ bàn giao cho khách hàng. Không cẩn thay máy mới. - Song, việc gộp 3 cơ sở dũ liệu vào một sẽ giảm tính tối ưu của csdl, tăng thời gian xử trờ khi thực hiện lấy dữ liệu, bị động khi thực hiện, khó đáp ứng được nhưng biến đổi có thể xảy ra trong tương lai. 2. Xây dựng hệ thống mới cũng bằng M. Access : Không cần thay máy mới. Hệ thống mới phân quyền cho các loại người dùng : nv Vật tư, nv Kế toán, DS phu trách kiểm tra chất lượng thuốc, và quyền admin, tổ Thông Tin Thuốc. 3. Xây dựng hệ thống mới viết trên Visual Basic(/Java) – Access(/SQL server). Hệ thống mới phân quyền cho các loại người dùng : nv Vật tư, nv Kế toán, DS phu trách kiểm tra chất lượng thuốc, và quyền admin, tổ Thông Tin Thuốc. - Cách này đáp ứng được dầy đủ các mục tiêu đề ra. Nhanh hơn trong các thao tác, đảm bảo hơn về độ tin cậy dữliệu và cơ chế phân quyền trong hệ thống, giao diện sử dụng thuận tiện và thân thiện hơn đối với người sử dụng. - Song đòi hỏi mua máy mới ( Khoa Dược có thể đáp ứng được), mất nhiều thời gian hơn khi bàn giao hệ thống. III . PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG : 1. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG : 2. BIỂU DIỄN HỆ THỐNG BẰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU : Yêu cầu của Khoa Dược là không làm thay đổi cách thức làm trong các công tác của Khoa Dược, nên hệ thống mới có phân rã chức năng và các luồng dữ liệu tương tự hệ thống cũ, do vậy, các biểu đồ luồng dữ liệu trình bày dưới đây đi vào biểu diễn cho hệ thống mới. 2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh : Chú thích : KP : khoa phòng. TTT : thông tin thuốc. CLTT : các luồng thông tin. TT : thông tin. CT : công tác. 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh- mức 0: 2.3 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: III . PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU: 1 . XÁC ĐỊNH CÁC NHÓM THUỘC TÍNH XUẤT PHÁT CỦA HỆ THỐNG : Dựa trên tài liệu khảo sát hệ thống, biểu đồ phân cấp chức năng và các biểu đồ luồng dữ liệu trong hệ thóng, ta nhận tháy hệ thống có các thực thể cơ sở sau : - Hàng ( Thuốc, dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc, khí y tế ). - Hóa đơn giao nhận hàng. - Phiếu báo lô hàng nhập. - Phiếu nhập kho. - Sổ kiểm nhập hàng. - Phiếu lĩnh hàng của các khoa phòng. (dùng cho cả trường hợp kho lể lĩnh của kho chính) - Séc thanh toán tiền hàng. Ngoài các thực thể cơ sở trên, khi xây dựng mô hình quản hệ đối với dữ liệu sẽ xuất hiện thêm các thực thể mới là các phần tách ra và kết hợp của các thực thể cơ sở trên. 2. XÁC ĐỊNH THUỘC TÍNH TRONG CÁC NHÓM XUẤT PHÁT CỦA HỆ THỐNG : - Hàng : + Mã hàng. + Tên hàng. + Đơn vị. + Phân loại hàng : hàng là thuốc thường, thuốc độc, dịch truyền, hóa chất, bông băng gạc hay khí y tế. + Phân nhóm hàng : trong công tác dược, có nhu cầu phân loại hàng thành nhũng nhóm nhỏ. + Số lượng : số lượng hàng tồn kho chính, hàng tồn kho lẻ. + Thông tin về nguồn cung cấp. + Thông tin về phiếu nhập kho. + Thông tin về lô sản xuất . + Ghi chú. - Hóa đơn giao nhận hàng : + Số hiệu hóa đơn. + Ngày thực hiện. + Thuế suất GTGT + Cộng tiền hàng. + Tông tiên thanh toán. + Ký xác nhận người mua hàng. + Ký xác nhận người bán hàng. + Ký xác nhận thủ trương đơn vị bán. + Ký xác nhận trương khoa Dược. + Ký các nhận đã nhâp hàng của thủ kho ///////////////////////////////// + Mã nguồn cung cấp. + Tên nguồn cung cấp. + Số tài khoản . + Mã số thuế. + Địa chỉ. + Số điện thoại. ///////////////////////////////// + Họ tên người mua hàng. + Tên đơn vị mua. ( BV Việt Đức – HN ) + Địa chỉ : + Số tài khoản + Hình thức thanh toán + Mã số thuế. ///////////////////////////////// ( Danh mục hàng) + Số TT + Tên hàng – dịch vụ. + Đơn vị tính. + Số lượng. + Đơn giá. + Thành tiền. Phiếu báo lô nhập: + Số phiêu báo lô. + Tên nhà cung cấp. + Tên nhân viên bên bán làm phiếu báo lô. + Mã khách hàng + Tên khách hàng + Ngày giao phiếu báo lô. + Tổng số hóa đơn. giao hàng. + Tổng số khoản giao hàng + Số hiệu, ngày giao của các hóa đơn giao hàng. + Ký xác nhận của ngưừoi làm phiếu báo lô. + Ký nhận của người giao hàng.. + Ký nhận DS phụ trách chất lượng thuốc. + Ký nhận của thủ kho. + Ngày làm phiếu báo lô. ///////////////////////////////// ( Danh mục thuốc trong phiếu báo lô) + Số TT. + Số hóa đơn. + Tên thuốc – Hàm lượng. + Nơi sản xuất. + Đơn vị. + Số lượng. + Lô sản xuất. + Hạn dùng. + Quy cách. + Quy cách lô. - Phiếu nhập kho: + Mã số phiếu nhập kho. + Tài khoản nợ. + Đơn vị bán hàng + Địa chỉ đơn vị bán. + Hóa đơn giao hàng. + Ngày giao hàng. + Mã số hợp đồng. ( Hợp đồng cung cấp thuốc do Bệnh Viên ký với các nguồn cung cấp hàng thông qua xét duyệt của Hôi đồng thuốc). + Kho nhập hàng. ///////////////////////// (Danh sách hàng nhập kho) + Số thứ tự. + Mã vật tư. + Tên vật tư. + Đơn vị tính + Số lượng. + Đơn giá. + Thành tiền. + Thuế VAT. + Tổng tiền cho một mục hàng. ////////////////////////////////// + Cộng tổng tiền phiếu nhập kho. + Ký xác nhận phụ trách phòng tài chính kế toán. + Ký nhận của kế toán làm phiếu nhập kho. + Ký nhận của thủ kho. + Ký nhập của phụ trách khoa Dược. + Ký nhận của nhân viên nhập hàng ( nhân viên vật tư khoa dược) - Sổ ghi séc : + Số hiệu séc. + Người giao séc. ( nhân viên phòng tài chính kế toán ệnh viện). + Ngày giao séc. + Ký xác nhận. + Bên nhận séc thanh toán. + Ngày nhận séc. + Ký xác nhận bên nhận séc. - Sổ kiểm nhập kho hàng : (Dùng cho kho chính) ( Thông tin của sổ ) + Mã số sổ + Tên kho hàng. + Ngày bắt đầu sử dụng. + Ngày hết sổ, nộp lưu trữ. + Tổng số trang trong sổ. /////////////////////////////////// ( Danh sách các mục hàng nhập) + Số thứ tự. + Tên hàng – Hàm lượng. + Đơn vị. + Mã lô hàng. + Hạn dùng. + Nước sản xuất. + Số phiếu nhập kho. + Số lượng. + Đơn giá. + Ghi chú. - Sổ xuất nhập kho hàng ( dùng cho cả kho chính và kho lẻ) ( Thông tin của sổ) + Tên kho hàng. + Ngày bắt dầu sử dụng. + Ngày hết sổ, nộp lưu trữ. + Tổng số trang trong sổ. + Ký xác nhận của Ban Giám đốc Bênh viện /////////////////////////////// ( Thông tin các mục hàng) + Tên hàng – hàm lượng. + Đơn vị. + Ngày. + Loại giao dịch (VD : nhập bàn giao, nhập từ nguồn cung cấp, xuất kho lẻ . . .) + Mã lô hàng (chỉ có đối với sổ của kho chính) + Cột số lượng nhập. + Cột số lượng xuất. + Cột tồn hàng. + Mã phiếu nhập (trong trường hợp giao dịch là nhập) - Phiếu lĩnh hàng : + Mã phiếu lĩnh ( Phân biệt các sổ phiếu lĩnh khác nhau) + Số phiếu lĩnh. + Khoa phòng lĩnh hàng. + Ngày phát hàng. + Loại phiếu lĩnh. ( Thuốc thường, thuốc độc, dịch truyền, . . . ) + Ký nhận của người phát. + Ký nhận của người lĩnh. + Ký nhận của người duyệt. + Ký nhận của trưởng khoa điều trị. + Cộng tổng số khoản. /////////////////////////////// ( Danh mục hàng trong phiếu lĩnh ) + Số thứ tự. + Tên thuốc – Nồng độ - Hàm lượng. + Đơn vị tính. + Số lượng. + Ghi chú. - Dự trù hàng của các khoa phòng gửi lên khoa dược (hàng năm) + Tên khoa phòng. + Năm dự trù. + Ký xác nhận của trương khoa phòng gửi dự trù. /////////////////////////////// ( Danh mục hàng dự trù) + Số thứ tự. + Tên thuốc – Hàm lượng. + Đơn vị. + Số lượng. + Ghi chú. - Thông tin thuốc + Mã thuốc. + Tên thuốc (theo quy ước quốc tế) + Tên hoá học (tên hoá học của gốc hoá chất) + Các tên biệt dược. ( mỗi một nhà sản xuất + Dạng thuốc. + Chỉ định. + Chống chỉ định. + Liều dùng. + Lưu ý. + Tác dụng. + Tình trạng lưu hành. + Kinh nghiệm sủ dụng. (lưu giữ các thông tin từ nhũng lần nhận và xử lý yêu cầu thông tin ) - Yêu cầu thông tin thuốc + Mã yêu cầu. + Người yêu cầu. + Bộ phận yêu cầu. + Nguời nhận yêu cầu. + Ngày nhận yêu cầu. + Người xủ lý yêu cầu. + Ngày xử lý. + Nội dung. - Kết quả xử lý YC + Mã yêu cầu. + Ngày xử lý. + Nội dung. - Nội dung cập nhật kho TTT + Mã cập nhật. + Mã thuốc. + Nội dung. + Ngày cập nhật. + Người thực hiện 3. XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT CHO HỆ THỐNG : ( Lược đồ thể hiện mô hình được trình bày ở trang kế tiết, trong lược đồ, đường nối thể hiện quan hệ 1 – n theo quy uớc được thay thế bằng đường mũi tên : đầu gốc - n, đầu mũi tên – l) Theo như lược đồ thể hiện, mô hình thực thể/ liên kết mà ta có được ở đầy gần với dạng mô hình E/A hạn chế nhất. Nhưng trong một số trường hợp, vẫn có liên kết dạng 1 -1 và 0.1 – 1 thể hiện sự tồn tại thực tế công việc của hệ thống. Theo như phân tích chức năng của hệ thống. lược đò mô hình thực thể liên kết cũng được tách thành 2 phần : cho công tác thông tin thuốc và cho công tác quản lý cung ứng thuốc. (Kiểu liên kết 1 - nhiều : (n) (1) ) (Kiểu liên kết 1 - nhiều : (n) (1) )