Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Quản lý hoạt động du lịch của công ty ODC Travel

BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài:Quản lý hoạt động du lịch của công ty ODC Travel Giáo viên hướng dẫn:Vũ Anh Hùng Nhóm sinh viên thực hiện: 1. Đỗ Thị Loan 2. Trịnh Đình Tuân 3. Lưu Sơn Tùng 4. Nguyễn Thị Thu Trang Kế hoạch phỏng vấn 2. Mẫu phiếu phỏng vấn 3.Mô tả chi tiết công việc 4. Bảng tổng hợp công việc. 5. Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu Mô tả bài toán: 1. Công ty du lịch quốc tế ODC chuyên tổ chức các Tour cho khách nuớc ngoài thăm quan du lịch Việt Nam. Công ty có rất nhiều các văn phòng bán Tour cho khách ( Booking office) tại khu phố cổ Hà Nội nơi tập trung rất nhiều khách du lịch. 2. Khi khách hàng muốn đi du lịch, họ sẽ tìm đến các văn phòng bán Tour của công ty để có thêm thông tin và mua Tour. Khi đó nhân viên bán hàng (Sale staffs) sẽ giói thiệu cho khách một số chương trình của công ty về tuyến điểm mà họ định tới, đồng thời cũng đưa cho khách xem quyển chương trình Tour của công ty ( Tour programe) để khách có thể biết thêm chi tiết hơn nữa và lựa chọn chương trình phù hợp cho mình. 3.Sau khi đã chọn được chương trình, khách có thể thanh toán tiền cho công ty ngay , hay có thể đặt cọc 1số tiền nhất định dựa vào bảng giá các Tour rồi khi đi Tour sẽ trả nốt. Nhân viên bán hàng sẽ giao cho khách hoá đơn gốc(Travel ticket) và giữ lại 1 hoá đơn để nộp cho công ty.Từ hoá đơn gốc khách sẽ biết được ngày giờ đi.Ngay sau đó bộ phận bán Tour sẽ điện về văn phòng thông báo cho bộ phận điều hành về số lượng khách tránh tình trạng khách đặt quá nhiều công ty không đáp ứng được.Sau đó sẽ vào sổ đăng ký đi Tour.Vào buổi tối bộ phận bán Tour sẽ nộp tiền Tour cho bộ phận kế toán và sổ đăng ký Tour cho bộ phận điều hành để bộ phận điều hành có thể dễ dàng nên chương trình cho chuyến Tour và điều HDV cho từng Tour. 4. Buổi sáng HDV sẽ tới văn phòng nhận chương trình Tour,tiền để mua vé thắng cảnh và các chi phí khác của chuyến tour. Xe bus của công ty sẽ tới đón khách tại khách sạn hay địa điểm đã hẹn trước. Khách sẽ đưa hoá đơn cho HDV để đề phòng mình bị đón nhầm.Sau đó HDV sẽ đưa khách tới địa điểm thăm quan. Trên đường khách sẽ được nghe một số thông tin cơ bản về đất nước Việt Nam, các địa điểm du lịch nổi tiếng cũng như một số đặc điểm nổi bật của các vùng mà đoàn khách đi qua Khi tới địa điểm tham quan, HDV cho khách tới 1 nơi qui định như nhà nghỉ hay phòng chờ để khách nghỉ ngơi và chờ HDV mua vé. Sau đó sẽ dẫn khách đi thăm quan và giới thiệu cho khách các đặc điểm ở đó.HDV có thể cho khách ăn trước hoặc sau tuỳ vào từng chương trình hay thực tế lúc đó.Nếu có khách ăn chay hoặc có yêu cầu riêng thì HDV phải báo trước cho nhà bếp. 5.Trong quá trình đi Tour, nếu có phát sinh vấn dề về đoàn khách HDV phải tuỳ từng trường hợp để giải quyết. Nếu có thể giải quyết được thì tự giải quyết và cũng phải chịu trách nhiệm về việc mình làm. Nếu không thể giải quyết được thì gọi điện về bộ phận điều hành để công ty tìm phương pháp tối ưu tránh làm mất lòng hay ảnh hưởng tới khách cũng như công ty. 6.Trước khi kết thúc Tour HDV sẽ đưa cho mỗi khách 1 phiếu đánh giá để khách đánh giá về công ty. Khi kết thúc Tour, khách được đưa về khách sạn hay tại các địa điểm mà đón khách đi Tour.Trước khi về khách sạn HDV nói lời cảm ơn đoàn khách đã chọn công ty mình và mong họ sẽ chọn công ty mình khi đến Việt Nam vào lần tới hay có thể giới thiệu bạn bè về công ty sau đó dặn khách kiểm tra lại hành lý của mình. Sau đó HDV sẽ quay lại văn phòng để nộp chương trình đi Tour của công ty và phiếu đánh giá của khách cho bộ phận điều hành, nộp toàn bộ hoá đơn thanh toán, chi phí phát sinh cho bộ phận kế toán để họ có thể đối chiếu và thanh toán cho các nhà hàng, khách sạn mà công ty đặt trước cho khách. CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU: D1 Quyển chương trình Tour: D3 Hoá đơn ghi cho khách: D6 vé thắng cảnh: D8 Phiếu đánh giá: Động từ +Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Đi du lịch Khách Tác nhân Giới thiệu cho khách Quyển chương trình Tour Hồ sơ dữ liệu  1 số chương trình Bộ phận bán Tour Tác nhânChọn được chương trình Khách Tác nhân Hoá đơn Hồ sơ dữ liệu Bảng giá các Tour Hồ sơ dữ liệu Nộp tiền Tour Bộ phận kế toán Tác nhân Bộ phận điều hành Tác nhânNhận chương trình HDV Tác nhân  Chương trình Tour Hồ sơ dữ liệuT ớI địa điểm tham quan Vé thắng cảnh Hồ sơ dữ liệu HDV Tác nhânPhát sinh vấn đề Bộ phận điều hành Tác nhân HDV Tác nhân Khách Tác nhân  Yêu cầu riêng Bộ phận nhà bếp Tác nhân Kết thúc Tour Phiếu đánh giá Hồ sơ dữ liệuQuay lại văn phòng Chương trình đi Tour Hồ sơ dữ liệu Hoá đơn thanh toán Hồ sơ dữ liệu  Hoá đơn chi phát sinh Hồ sơ dữ liệu Bộ phận kế toán Tác nhân Biểu đồ ngữ cảnh 0 Hoạt Động Du Lịch Khách hàng Ban lãnh đạo Đặt Tour Đáp ứng Tour Báo cáo thông tin Yêu cầu báo cáo Biểu đồ phân rã chức năng HOẠT ĐỘNG DU LỊCH 2. ĐiTour 3.Xử lý sự cố 4.Báo cáo 2.1 Gọi điện báo cho bộ phận điều hành 2.4 HDV đon khách đi Tour 2.3 Báo cho nhà hàng ,khách sạn hay tàu du lịch 1.1Chọn chương trình đi Tour 1.2Xem bảng giá Tour. 1.3 Thanh toán 3.1 HDV tự giải quyết 3.2 Xin hướng giải quyết. 4.1 Lập báo cáo 1. Đặt và đáp ứng Tour. 2.2 Điều HDV cho từng Tour Mô tả chi tiết các chức năng lá 1.1 Chọn chương trình đi Tour :Khi khách đến văn phòng bộ phận bán Tour sẽ đưa cho khách quyển chương trình Tour của công ty để khách xem và chọn chương trình mà mình muốn. 1.2 Xem bảng giá Tour: Khi khách đã chọn được Tour nhân viên sẽ đưa bảng giá Tour cho khách xem. 1.3 Thanh toán : Sau khi khách đã đồng ý về giá cả thì bộ phận bán Tour sẽ viết hoá đơn.Khách có thể trả tiền ngay hoặc đặt cọc 1 số tiền, số còn lại sẽ trả khi đi Tour.Một hoá đơn sẽ giữ lại nộp cho công ty còn hoá đơn gốc sẽ giao cho khách .Khi HDV đến đón thì khách sẽ đưa tờ hoá đơn đó cho HDV tránh tình trạng đón nhầm khách hay HDV quên khách. Khi đó khách sẽ cầm tờ hoá đơn đến công ty ,công ty sẽ thanh toán lại số tiền hay chuyển khách đi vào ngày hôm sau và sẽ giảm giá nếu khách đặt Tour khác của mình. 2.1 Gọi điện báo cho bộ phận điều hành:Khi khách mua Tour xong thì bộ phận bán Tour sẽ gọi điện cho bộ phận điều hành để họ biết số lượng khách tránh tình trạng khách đặt quá nhiều công ty không thể đáp ứng được. 2.2 Điều HDV cho từng Tour: Vào buổi tối bộ phận điều hành sẽ gọi điện cho HDV báo họ đi Tour vào ngày mai. 2.3 Báo cho nhà hàng, khách sạn hay tàu du lịch :sau khi gọi cho HDV bộ phận điều hành gọi điện báo cho nhà hàng khách sạn hay tàu du lịch biết số lượng khách để họ chuẩn bị đồ ăn, phòng và tàu cho từng chuyến Tour. 2.4 HDV đón khách đi Tour : Buổi sáng HDV đến công ty nhận chương trình đi Tour rồi đến đón khách tại các khách sạn hay địa điểm đã hẹn trước.Sau đó sẽ đưa khách tới các địa điểm thăm quan.Trên đường đi HDV cung cấp 1 số thông tin về đất nước,con người, các phong tục cổ truyền và các địa điểm du lịch nổi tiếng ở trong nước.Ngoài ra HDV có thể giới thiệu cho khách về các đặc điểm nổi bật của các vùng mà đoàn khách đi qua.Khi đến địa điểm thăm quan HDV cho khách xuống xe và dẫn khách tới 1 nơi qui định như nhà nghỉ hoặc phòng chờ để nghỉ ngơi chờ HDV đi mua vé thắng cảnh. Sau đó dẫn khách tới địa điểm thăm quan và giới thiệu cho khách các đặc điểm ở đó.HDV có thể cho khách ăn trước hoặc sau tuỳ vào từng chương trình hay thực tế lúc đó. Nếu có khách ăn chay hoặc có yêu cầu riêng thì HDV phải báo cho nhà bếp biết trước. 3.1 HDV tự giải quyết: Trong quá trình đi Tour nếu có phát sinh vấn đề về đoàn khách HDV phải xem tình hình thực tế lúc đó để tự mình đưa ra hướng giải quyết nhưng cũng phải chịu trách nhiệm về việc mình làm. 3.2 Xin hướng giải quyết: Nếu có vấn đề gì mà HDV không thể tự giải quyết được thì phải gọi điện về cho bộ phận điều hành để tìm phương pháp tối ưu cho vấn đề đó tránh làm mất lòng khách hay ảnh hưởng tới công ty. 4.1 Lập báo cáo :Khi ban lãnh đạo có yêu cầu báo cáo thì bộ phận điều hành sẽ báo cáo với công ty Các hồ sơ dữ liệu liên quan: D1: Quyển chương trình Tour. D2: Bảng giá Tour. D3: Hoá đơn ghi cho khách. D4:Sổ đăng ký Tour. D5: Chương trình đi Tour. D6: Vé thắng cảnh. D7: Các hoá đơn thanh toán. D8: Các hoá đơn chi phát sinh. D9: Phiếu đánh giá. D10: Báo cáo. Ma trận thực thể chức năng. Các chức năng D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1.1 Chọn chương trình R đi Tour 1.2 Xem bảng giá R 1.3 Thanh toán C 1. Đặt và đáp ứng Tour R R C 2.1 Gọi điện báo cho bộ phận R điều hành 2.2 Điều HDV cho từng Tour R 2.3 Báo cho nhà hàng, khách R sạn hay tàu du lịch 2.4 HDV đón khách đi Tour R 2. Đi Tour R R R 3.1 HDV tự giải quyết C 3.2 Xin hướng giải quyết C 3.Xử lý sự cố C 4.1Lập báo cáo R R R C 4.Báo cáo R R R C Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: 1.0 ĐẶT VÀ ĐÁP ỨNG TOUR 2.0 ĐITOUR D2 Bảng giá Tour D3 Hoá đơn ghi cho khách D4 Sổ đăng ký đi Tour D5 Chương trình đi Tour Đặt Tour Đáp ứng Tour GiảI quyết sự cố D8Các hoá đơn chi phát sinh KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG 3.0 XỬ LÝ SỰ CỐ D1 Quyển chương trình Tour Thông Tin sự cố Chuẩn bị điTour Đón khách 4.0 BÁO CÁO BAN LÃNH ĐẠO D10 Báo cáo Yêu cầu báo cáo báo cáo thông tin D6 Vé thắng cảnh D7 Các hoá đơn thanh toán D9 Phiếu đánh giá BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1:Biểu đồ của tiến trình “Đặt và đáp ứng Tour” 1.1 Chọn chương trình đi Tour 1.2 Xem bảng giá Tour 1.3 Thanh toán KHÁCH HÀNG D2 Bảng giá Tour D3 Hoá đơn ghi cho khách D1 Quyển chương trình Tour chuyển tiền cho bộ phận bán Tour viết hoá đơn Biểu đồ của tiến trình “Đi Tour” 2.1 Gọiđiện báo cho bộ phận điều hành 2.2 Điều HDV cho từng Tour 2.3 Báo cho nhà hàng khách sạn hay tàu du lịch 2.4 HDV đón khách đi Tour D3 Hoá đơn ghi cho khách D4 Sổ đăng ký đi Tour D5 Chương trình đi Tour KHÁCH HÀNG Đón được khách Đi Tour Biểu đồ của tiến trình “ xử lý sự cố”: 3.1 HDV tự giảI quyết 3.2 Xin hướng giảI quyết D8Các hoá đơn chi phát sinh KHÁCH HÀNG Thông Tin sự cố GiảI quyết sự cố Biểu đồ của tiến trình “ Báo cáo”: 4.1 Lập báo cáo BAN LÃNH ĐẠO D10 Báo cáo D6 Vé thắng cảnh D7 Các hoá đơn thanh toán D9 Phiếu đánh giá Yêu cầu báo cáo báo cáo thông tin