Phân tích kết quả khảo sát

Chương 4: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT 4.1 TÓM TẮT Từ quá trình nghiên cứu lý thuyết về quản trị Logistics và nghiên cứu những ứng dụng tiến bộ CNTT vào hoạt động này cho thấy CNTT là một nhân tố đóng vai trò chủ chốt để thực hiện quản trị Logistics thành công. Nhờ vào những ứng dụng CNTT, DN có thể rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động tác nghiệp, tự động hóa một số quá trình, đồng thời xây dựng một HTTT quản lý dữ liệu dễ dàng hơn, tạo một kho dữ liệu chung giúp truy xuất thông tin nhanh chóng…Do đó muốn nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng lợi thế cạnh tranh, DN cần xem xét chính tình hình hoạt động và quyết định với thực trạng hiện tại cần phải có những bước nào để đầu tư có hiệu quả, tránh gây lãng phí tiền bạc và nhân lực. Thế nhưng, cũng từ nghiên cứu này và tham khảo một số nghiên cứu đã thực hiện trước đó của các tổ chức có uy tín (đã trình bày trong chương III), sinh viên nhận thấy rằng hầu hết các cuộc khảo sát chỉ thăm dò thái độ, nhận thức của DNVVN đối với việc thực hiện đầu tư ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý. Các cuộc khảo sát cũng đi sâu vào điều tra tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, tình hình nhân lực mà chưa đi sâu vào tìm hiểu cách thức làm việc, giao tiếp, tổ chức thông tin trong nội bộ của DNVVN. Trong khảo sát của mình, ngoài việc tìm hiểu tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạng và các thiết bị hỗ trợ cho quản trị Logistics như dùng mã vạch, máy scan, thẻ EPC thiết bị nhận diện bằng sóng radio, sinh viên tập trung khai thác thêm tình hình sử dụng một số phần mềm chuyên dụng trong những bộ phận cụ thể như quản lý, hoạch định nhu cầu NVL, quản lý mối quan hệ khách hàng, quản lý kho…Bên cạnh đó, khảo sát cũng đi sâu tìm hiểu một số thao tác của nhân viên khi xử lý các đơn hàng, tìm kiếm thông tin nhà cung cấp cũng như làm việc với khách hàng đồng thời khảo sát những khía cạnh thông tin trong DN như cách thức lưu trữ, sắp xếp nguồn thông tin vì thông tin chính là yếu tố quan trọng để thực hiện tốt hoạt động quản trị Logistics. Cuối cùng là một số thăm dò ý kiến của DN về những khó khăn trong đầu tư ứng dụng CNTT, khảo sát những nhu cầu đầu tư trong tương lai để phát hiện mong muốn của DN trong vấn đề này, nhằm giúp cho phần đề xuất theo sát với tình hình của DN. Đối tượng khảo sát là DNVVN có mặt rộng khắp cả nước nên do giới hạn về thời gian và nguồn lực tác giả chỉ thực hiện khảo sát những DN tại Tp.HCM và để bảo đảm những thông tin thu thập có thể sử dụng được, khảo sát chỉ tập trung vào những DN có quy mô vừa (với số vốn dao động từ 10 tỷ đến 15 tỷ và số nhân viên từ 250 đến 400). 4.1 PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA 4.1.1 Mục tiêu Thu thập thông tin để gạn lọc chính xác đối tượng DN cần khảo sát Khảo sát tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm và sử dụng mạng trong DN để đánh giá sơ bộ mức độ tin học hóa trong DN Khảo sát cách tổ chức, xây dựng HTTT và thao tác làm việc của nhân viên trong DN để đánh giá phương thức làm việc có gắn liền với ứng dụng CNTT, qua đó nói lên tình hình ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics tiến triển ra sao. Khảo sát những đánh giá của DN qua hai tiêu chí mức độ quan trọng và hài lòng đối với HTTT đang sử dùng nhằm so sánh giữa mong muốn của DN đối với HT/PM đang sử dụng và lợi ích thực tế mà HT/PM đó mang lại cho DN Phát hiện một số khó khăn của DN đối với việc ứng dụng CNTT cho hoạt động quản trị. 4.1.2 Phương pháp thực hiện Là một nghiên cứu nhằm phát hiện từ thực tế tình hình tin học hóa của các DNVVN tại Tp.HCM, bảng khảo sát được thiết kế trên cơ sở lý thuyết của quản trị Logistics qua đó tác giả tập trung vào các khâu tạo ra tạo ra chuỗi giá trị của hoạt động quản trị Logistics và tìm hiểu những giải pháp CNTT được ứng dụng trong các khâu hoạt động này. Khi phân tích kết quả không đi sâu vào phân tích mối tương quan nhân quả các của vấn đề tin học hóa, mà chỉ nhằm thống kê khảo sát tình hình thực tế so với lý thuyết đã nghiên cứu trước. Phương thức thực hiện phát bảng khảo sát gồm gửi mail, gửi thư trực tiếp, đến các lớp bằng hai của trường Đại học Bách Khoa để phát trực tiếp. 4.1.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là các DNVVN tại Tp.HCM, đối tượng lý tưởng để trả lời bảng khảo sát là người đảm nhiệm vị trí quản lý như giám đốc, trưởng phòng, hoặc các nhân viên có sử dụng các ứng dụng và hiểu biết về CNTT. 4.1.4 Lấy mẫu Tổng thể là các DNVVN tại Tp.HCM, tuy nhiên để bảo đảm kết quả khảo sát thu được số liệu phân tích được tác giả tập trung vào DN có quy mô không quá nhỏ (với tiêu chí số vốn dao động từ 10 tỷ đến 15 tỷ và số nhân viên từ 250 đến 400). Về kích thước mẫu tác giả thực hiện lấy mẫu theo khả năng. Phương pháp lấy mẫu là lấy mẫu ngẫu nhiên sau đó sàn lọc lại ở phần thông tin DN trong bảng hồi đáp. 4.1.5 Thực hiện khảo sát 4.1.5.a Thiết kế bảng câu hỏi ban đầu Dựa vào các lý thuyết đã nghiên cứu về quản trị Logistics trong DN, nghiên cứu HTTT và ứng dụng CNTT vào việc xây dựng và quản lý thông tin tác giả lập một bảng câu hỏi để đáp ứng yêu cầu thông tin của đề tài gồm 4 phần chính: Phần gạn lọc thông tin DN (từ câu 1 đến câu 5) nhằm tìm hiểu quy mô, ngành nghề hoạt động, thời gian hoạt động trong ngành… Phần khảo sát tình hình đâu tư cho các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạng trong DN, mục đích sử dụng internet (từ câu 6 đến câu 9 và câu 15) Khảo sát các thao tác, phương thức thực hiện các nghiệp vụ của nhân viên trong DN (câu 10 đến câu 13) Cuối cùng là những đánh giá về HTTT đang sử dụng, khó khăn và nhu cầu trong tương lai đối với việc tin học hóa của DN (câu 14 đến câu 19) 4.1.5.b Kiểm tra bảng câu hỏi Sau khi hình thành bảng câu hỏi, tác giả gửi cho một số anh chị trong DN và được các anh chị góp ý. Về nội dung không cần sửa chữa nhiều ngoại trừ việc điều tra số lượng thiết bị phần cứng gây lúng túng cho người trả lời, hình thức gửi mail gây mất thời gian tải file và một số anh chị không có thói quen dùng email nên tác giả được đề nghị gửi bằng thư trực tiếp. Tác giả quyết định gửi thêm bảng khảo bằng thư trực tiếp và phát bảng câu hỏi để nâng tỷ lệ trả lời và bỏ đi phần điều tra số lượng 4.1.5.c Kết quả khảo sát Đề tài được khảo sát thực sự không phải là mới nếu xét về khía cạnh tìm hiểu việc DN ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, nhưng trong đề tài có đề cập đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị Logistics, và thuật ngữ Logistics còn rất mới nên tâm lý người trả lời e ngại rằng họ không biết nhiều về vấn đề này (mặc dù sinh viên tránh dùng thuật ngữ này, chỉ dùng trên tên của phiếu khảo sát). Do giới hạn về nguồn lực, đặc biệt là chi phí và nhân lực, nên kết quả hồi âm của cuộc khảo không cao dù rằng sinh viên đã tận dụng nhiều phương thức khảo sát khi có thể. Đã có 282 bảng khảo sát được gửi đi, trong đó 153 bảng gửi bằng email, đa số các địa chỉ email được tìm từ trang Web của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam, 78 bảng gửi bằng đường bưu điện (do một số DN không dùng email) các địa chỉ DN được tìm trên quyển niên giám những trang vàng của Nhà Xuất Bản Bưu Điện năm 2006 và 51 bảng khảo sát phát trực tiếp tại các lớp đại học bằng hai do học viên đa số đã đi làm trong công ty. Kết quả phản hồi sinh viên nhận được tóm tắt trong bảng sau: Hình thức gửi Số bảng câu hỏi gửi đi Số bảng câu hỏi nhận được Tỷ lệ phản hồi Số sử dụng được Tỷ lệ phản hồi (sử dụng được) Email 153 14 9.15% 8 5.23% Thư 78 13 16.67% 10 12.82% Phát trực tiếp 51 22 43.14% 14 27.45% Tổng 282 49 17.38% 32 11.35% Bảng 5: TÓM TẮT KẾT QUẢ PHẢN HỒI Có sự chênh lệch giữa tỷ lệ trả lời và số bảng câu hỏi sử dụng được là do tác giả không xác định được quy mô DN của một số DN trước khi khảo sát nên các bảng khảo sát của DN có quy mô lớn hoặ quá nhỏ không được sử dụng. Hình sau cho thấy sự chênh lệch giữa tỷ lệ phản hồi trong từng phương thức thực hiện, đồng thời so sánh kết quả nhận được và kết quả có thể sử dụng được. Hình 10: TỶ LỆ PHẢN HỒI CỦA TỪNG HÌNH THỨC KHẢO SÁT Từ kết quả khảo sát trên cho thấy tỷ lệ chung của cuộc khảo sát là 11.35%, trong đó tỷ lệ trả lời bằng email là 9.15% và dùng được là 5.23%, đây là một tỷ lệ rất thấp, một cách gián tiếp cho thấy các DN trong nhóm nhận email rất ít quan tâm đến đề tài này. Một nguyên nhân nữa cũng có thể DN không nhận thư do đường truyền của mạng, hoặc email của DN cài đặt chống nhận thư rác (vì có trường hợp sinh viên nhận được thư báo, hộp thư của DN từ chối nhận thư) và cũng có trường hợp người nhận được thư không biết nhiều về DN nên từ chối trả lời. Về phương thức khảo sát bằng thư trực tiếp, vì trong giai đoạn khảo sát thử, có ý kiến cho rằng các DNVVN không phải DN nào cũng có email và thói quen dùng email, hơn nữa bảng câu hỏi thiết kế gồm 19 câu, với dung lượng 248MB, nên việc đính kèm file cần tốn một chút thời gian nên sinh viên chọn thêm hình thức gửi thư trực tiếp trong đó có đính kèm sẵn bao thư có dán tem và địa chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho DN gửi hồi âm. Với tỷ lệ nhận được là 16.67% đây là một tỷ lệ không cao so với mong đợi nhưng cũng không quá thấp so với hình thức email. Từ đây một cách gián tiếp cho thấy hình thức thư trực tiếp, bưu phẩm vẫn là phương thức được các DN ưa chuộng. Về phương thức phát trực tiếp bảng khảo sát cho đối tượng học viên lớp bằng hai buổi tối. Từ việc nhận thấy rằng đối tượng này phần lớn đang làm việc trong các DN, và họ có một kiến thức nền tảng nhất định, tư tưởng cởi mở nên rất dễ tiếp cận thu thập thông tin. Thật vậy, tỷ lệ phản hồi trên đối tượng này là 43.14%, rất cao, nhưng bên cạnh đó sinh viên không thể có được thông tin ban đầu về những công ty của họ, không thể sàng lọc đối tượng khảo sát dẫn đến khảo sát rơi vào những DN có quy mô lớn, không phù hợp với tiêu chí ban đầu nên tỷ lệ sử dụng được trong nhóm này chỉ 27.45%, hao phí 15.69%. Điều này cho thấy phỏng vấn trực tiếp, có điều kiện tiếp xúc trao đổi tạo nên tỷ lệ thành công cao hơn. 4.3 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ 4.3.1 Thông tin doanh nghiệp Đối tượng được khảo sát là các DNVVN, trong 32 DN nhận trả lời khảo sát và bảng trả lời tương đối đầy đủ thì đa số đều có số năm hoạt động từ 10 năm trở lại đây, tức là thời gian DN tham gia ngành chưa lâu và số DN hoạt động không quá 5 năm chiếm đa số trong 32 DN này, chiếm tỷ lệ là 50%, đây là một tỷ lệ khá cao cho thấy tiềm năng phát triển của DNVVN trong tương lai. Qua đó, cho ta thấy đối tượng DNVVN là đối tượng trẻ, điều này cũng có những ảnh hưởng nhất định đến mức độ đầu tư cho CNTT và trình độ quản lý của các DNVVN như thời gian hoạt động không lâu dẫn đến việc không tích luỹ được vốn, kiến thức, kinh nghiệm quản lý cũng như một ý nghĩ phải mạnh dạn đổi mới, không đi theo lối mòn của những DN đi trước…Những DN này có thể cần thời gian để lo xây dựng thương hiệu xác định chỗ đứng trên thị trường hơn là nghĩ đến việc đầu tư cho đổi mới. Số năm hoạt động Số DN Phần trăm Trên 10 năm 3 9.38% 5 đến 10 năm 11 34.38% Ít hơn 5 năm 16 50.00% Không rõ 2 6.25% Tổng 32 100.00% Bảng 6: THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG CỦA DN Thành phần tham gia trả lời đa số hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, một số ít hoạt động dịch vụ, một số DN hoạt động trong cả hai lĩnh vực dịch vụ và sản xuất. Bảng sau tóm tắt thành phần DN trả lời khảo sát: Lĩnh vực hoạt động Số DN Tỷ lệ Sản xuất 21 65.63% Dịch vụ 4 12.50% Sản xuất và dịch vụ 7 21.88% Tổng 32 100.00% Bảng 7: THÀNH PHẦN DN TRẢ LỜI KHẢO SÁT 4.3.2 Tình hình sử dụng mạng, đầu tư phần cứng, phần mềm Với khoảng thời gian hoạt động từ 10 năm trở lại đây, và con số DN mới thành lập trong vòng 5 năm gần đây chiếm tỷ trọng cao (có khoảng 14.113 DN tạo lập mới mỗi năm) nhưng đa số các DN đều đã nối mạng Internet, điều này thể hiện 100% DN phản hồi cho biết hiện trong DN đều có sử dụng mạng internet nhưng ứng dụng mạng nội bộ không được triển khai trong hầu hết các DN, có 65.63% DN cho biết có dùng mạng nội bộ, và trong số đó chỉ 15.63% DN có nối mạng ra bên ngoài với nhà cung cấp, khách hàng. Đồng thời lần lượt 15.63%, 18.75% DN cho biết họ sẽ đầu tư mạng nội bộ và mạng Extranet trong tương lai. Số còn lại tỏ ra không có ý định gì để cải thiện cách làm việc cũ. Hình 11: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG MẠNG Khảo sát cũng đề cập đến thời gian gần đây DN thực hiện đầu tư, nâng cấp, thiết kế HTTT nhằm làm rõ thêm mức độ quan tâm của DN đến CNTT và qua đó có thể suy luận thêm ý thức về nhu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động của DN. Có 59.38% DN đã thực hiện đầu tư cho HTTT cách đây dưới 1 năm và 25% DN thực hiện cách đây trên một năm. Số còn lại không rõ thời gian thực hiện. Hình 12: THỜI GIAN THỰC HIỆN ĐẦU TƯ/NÂNG CẤP/THIẾT KẾ LẠI HTTT Khảo sát cũng cho thấy, tại các DNVVN số nhân viên phụ trách chuyên nghiệp về mảng CNTT rất ít, tỷ lệ DN chỉ có 1, 2 nhân viên phụ trách CNTT chiếm đa số, và 12.5% DN không có người chịu trách nhiệm vấn đề CNTT. Điều này có thể là vì khi có sự cố hoặc các vấn đề về CNTT DN thường thuê các nhân viên bên ngoài hoặc là DN thấy rằng vấn đề CNTT không cần thiết phải duy trì cán bộ cho lĩnh vực này. Hình 13: SỐ NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM CNTT Về đầu tư và tình hình sử dụng thiết bị phần cứng trong DNVVN, khảo sát cho thấy đa số DN tập trung vào máy tính, điện thoại, máy fax và các thiết bị mạng. Khảo sát cũng khai thác số lượng các thiết bị phần cứng nhưng đa số người được khảo sát từ chối trả lời, do đây là một câu hỏi quá chi tiết người trả lời không nhớ hoặc bản thân họ thấy không cần thiết. Hình 14: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN CỨNG Tuy nhiên số DN bày tỏ ý muốn đầu tư cho các thiết bị chưa có cũng thể hiện DN có xu hướng sẽ tận dụng các phương tiện này cho công việc kinh doanh. Rất tiếc khảo sát không thể thu được số lượng cụ thể của các phần cứng để làm rõ thêm phần trăm thiết bị đầu tư so với số lượng nhân viên của DN. Nhưng bên cạnh đó các DN cũng đánh giá mức độ quan trọng của các thiết bị phần cứng. 59.38% DN cho rằng máy tính là thiết bị quan trọng nhất, 53.13% DN cho máy fax là thiết bị quan trọng thứ hai, máy xách tay được 15.63% cho rằng quan trọng thứ ba. Điều này cho thấy đối với các DN phương tiện liên lạc chủ yếu vẫn là fax và tầm quan trọng của các thiết bị mạng, máy chủ thực sự không cao. Trong khi đó máy quét ứng dụng công nghệ mã vạch để quản lý thông tin NVL, bán thành phẩm, sản phẩm tốt hơn không được dùng nhiều trong 32 DN này, chỉ có 15.63% DN cho biết có sử dụng máy quét, 21.88% cho biết họ sẽ đầu tư và 43.75% nghĩ rằng không cần thiết hoặc không rõ ý định. Đây là một ứng dụng rất hiệu quả trong quản trị hoạt động Logistics, hỗ trợ đắc lực trong quản lý kho cần được phát triển nhiều hơn nữa. Hình 15: THỨ TỰ QUAN TRỌNG CỦA THIẾT BỊ PHẦN CỨNG Các DN cũng tỏ ra hài lòng trên những thiết bị mà họ cho là quan trọng qua hình sau. HÌNH 16: MỨC ĐỘ HÀI LÒNG KHI SỬ DỤNG PHẦN CỨNG Về tình hình sử dụng phần mềm, khảo sát tập trung vào phần mềm văn phòng, một mảng quen thuộc với hầu hết mọi người và phần mềm chuyên dụng cho quản lý. Một tỷ lệ đáng mừng là 100% DN cho biết đã sử dụng MS Window, MS Word, Exel, Acces. Với những phần mềm ít phổ biến hơn thì tỷ lệ này cũng thấp hơn 34.38% dùng MS Power Point, 15.63% dùng MS Outlook/Outlook Express. Khảo sát cũng đưa vào ứng dụng Skype dùng để giao tiếp rất nhanh chóng những rất tiếc ứng dụng này không được dùng trong DN, nhưng DN cũng cho biết sẽ đầu tư thêm cho phần mềm này, tỷ lệ đầu tư thêm cũng không cao so với tình hình còn thiếu chỉ có 31.25% cho rằng sẽ sử dụng Skype trong tương lai. Hình 17: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG Các DN cũng cho rằng MS Window, MS Word, Exel, Acces thực sự quan trọng, điều này cũng thể hiện ở tỷ lệ 100% DN đều dùng các phần mềm trên và mức độ hài lòng đều ở mức rất hài lòng 100% cho bốn phần mềm ứng dụng MS Window, MS Word, Exel, Acces (đối với 28 trường hợp trả lời câu hỏi này). Về tình hình sử dụng các phần mềm chuyên dụng, đây thực sự là mối quan tâm rất lớn của sinh viên đối với cuộc khảo sát. Vì những phần mềm này một phần thể hiện mức độ ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý của DN. Kết quả khảo sát cho thấy tình hình ứng dụng CNTT trong DNVVN còn nhiều hạn chế. Sử dụng nhiều rơi vào nhóm phần mềm quản lý vật tư, hoạch định nhu cầu NVL, hỗ trợ sản xuất lần lượt là: 65.63%; 53.33%, 68,73%. Trong khi đó, quản lý quan hệ khách hàng, kho bãi, vận chuyển lại chiếm một tỷ lệ thấp hơn rất nhiều. Và đặt biệt hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP chưa được triển khai trong các 32 DN này, trong khi hệ thống này được xem là xương sống cho hoạt động quản trị của DN. Việc triển khai ERP còn tuỳ thuộc nhiều vào tình hình và nhu cầu của DN, có 73.33% DN muốn đầu tư đầu tư HT này trong tương lai. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy DN mong muốn hướng đến xây dựng một HTTT chủ đạo để hỗ trợ hoạt động trong DN. Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm gặp trở ngại rất lớn do chi phí bản quyền của phần mềm cao, việc trang bị phần mềm cho mọi máy tính trong DN là rất tốn kém, gây tâm lý DN ngại đầu tư do chi phí cao. Hình 18: Tình hình sử dụng phần mềm chuyên dụng Tìm hiểu về mức độ hài lòng của DN khi sử dụng các phần mềm này cho thấy phần lớn các DN cũng chưa thực sự hài lòng về các phần mềm này. Các ứng dụng quản lý dịch vụ vận chuyển được các DN đánh giá là rất hài lòng khi sử dụng, tỷ lệ này là 38% trên 8 DN cung cấp câu trả lời là có sử dụng ứng dụng này. Trong khi đó các phần mềm còn lại có mức độ không hài lòng rất cao. Tuy nhiên đa số các DN đánh giá các phần mềm này rất quan trọng và tỷ lệ muốn sử dụng trong tương lai cũng khá cao. Hình 19: Đánh giá mức độ quan trọng của các phần mềm chuyên dụng Hình 20: Mức độ hài lòng về PM chuyên dụng 4.3.3 Tình hình sử dụng Internet và cách thức tổ chức sắp xếp thông tin Khảo sát về tình hình sử dụng Internet trong DN cho thấy hầu hết mạng Internet dùng để tìm kiếm thông tin (mức độ sử dụng của mục đích sử dụng này là khá thường xuyên) và còn lại là dùng cho mục đích cá nhân mục đích cá nhân, điều đáng lưu ý là tỷ lệ các DNVVN dùng mạng để quảng cáo cho sản phẩm của mình còn rất ít. Việc liên lạc với khách hàng cũng không tận dụng được tiện lợi của mạng internet như gọi điện thoại, email trao đổi thông tin. Thấp nhất là việc sử dụng dịch vụ tài chính qua mạng, điều này có thể là do việc sử dụng dịch vụ thanh toán qua mạng chưa được hỗ trợ từ các công ty cung cấp dịch vụ, và vẫn chưa có những quy định chặt chẽ bảo đảm sự an toàn cho việc thanh toán này. Hình 21: Mục đích sử dụng Internet Về phương thức các bộ phận trong DN thực hiện báo cáo cho thấy tỷ lệ các DN chuẩn hóa hệ thống báo cáo không nhiều, 75% DN có bộ phận vận chuyển phải tự thực hiện báo cáo bằng tay, các bộ phận còn lại lần lượt là BP kinh doanh, cung ứng NVL, kho, sản xuất cũng cho thấy tỷ lệ thực hiện bằng tay từ 43,75% tức là gần một nữa số DN được khảo sát thực hiện báo cáo theo kiểu thủ công mà không có biểu mẫu trích trong HT. Điều này cũng phù hợp với kết quả hài long của DN về các phần mềm hỗ trợ quản lý, vì một số lớn DN còn phải thực hiện thủ công nên mức độ hài lòng về phần mềm không cao do họ chưa tận dụng hết ưu điểm của phần mềm đang sử dụng Hình 22: Cách lập báo cáo của các BP trong DN Khảo sát cũng cho thấy, tuy 65.63% DN có mạng nội bộ, 100% dùng mạng internet, nhưng tình hình tổ chức lưu trữ thông tin trên mạng mạng chung không nhiều chỉ từ 12.50%(BP cung ứng NVL) đến 25% (BP kho) tại các bộ phận, 56.25% đến 68.75% DN cho biết lưu thông tin tại máy tính của từng bộ phận, 31.25% đến 43.75% lưu bằng sổ sách riêng. Trong đó có những DN thực hiện cả hai biện pháp lưu trên máy tính nội bộ và mạng chung. Số liệu này cho thấy ứng dụng CNTT trong lưu trữ dữ liệu dừng lại ở mức dùng máy tính để lưu trữ dữ liệu nhưng chưa có sự chia sẻ thông tin, chưa có kho thông tin chung hỗ trợ cho hoạt động của DN. Điều này càng thể hiện rõ hơn qua cách thức nhân viên tìm kiếm thông tin khi cần ở từng bộ phận, thao tác tìm trên mạng chung chỉ từ 3.13% đến 18.75% vẫn chưa tương xứng với tỷ lệ 65.63% DN có nối mạng nội bộ. Hình 23: CÁCH LƯU TRỮ DỮ LIỆU Hình 24: CÁCH TÌM KIẾM THÔNG TIN Về cách thức liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp cách thức liên lạc qua điện thoại/máy fax vẫn chiếm đa số, hình thức email không được phổ biến chỉ 15.63% giữa nhà cung cấp và DN, 18.75% giữa khách hàng và DN điều này cũng phù hợp với đánh giá của DN khi cho rằng máy fax là thiết bị khá quan trọng với họ. Cách thức liên lạc trực tuyến qua mạng chiếm tỷ lệ thấp vì số lượng DN nối mạng extranet không nhiều. Hình 25: CÁCH LIÊN LẠC GIỮA DN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP Ứng dụng HTTT trong quản trị Logistics có thể cải thiện được thời gian xử lý đơn hàng và đáp ứng tốt các thông tin cho nhân viên xử lý một đơn hàng. Khảo sát phương thức làm việc của các DN khi xử lý đơn hàng cho thấy thao tác xử lý công việc bằng các phần mềm chuyên không phổ biến, thấp nhất là tại khâu phát lệnh xuất hàng, gửi thông báo chỉ chiếm 6.25%, cao nhất tại bộ phận kho là 31.25%. Điều này cho thấy khâu xử lý đơn hàng còn theo cách khá thủ công, nhân viên cần tốn nhiều thời gian để thực hiện các quy trình mà lẽ ra HTTT sẽ giải quyết nhanh chóng. Hình 26: CÁCH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG Về các ứng dụng hỗ trợ quản trị Logistics, khảo sát một vài ứng dụng đặc trưng tại các DN cho thấy mã hóa bằng mã vạch và dùng máy scan là ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, nhưng cũng chỉ đạt tỷ lệ 44.83%. Dùng thẻ mã vạch điện tử EPC và sóng radio lại không được DN nào ứng dụng. Kết quả có 41.38% DN cho biết họ không đầu tư công nghệ nào bên dưới và cũng không liệt kê thêm công nghệ nào khác. Hình 27: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT HỖ TRỢ QUẢN TRỊ LOGISTICS Đối với HTTT hiện tại của DN ý kiến của người trả lời khảo sát, đồng thời cũng là người sử dụng HTTT này cũng phản ánh phần nào mức độ tin học hóa và hiệu quả của HTTT đó. Đa số người sử dụng đều rất hài lòng về tốc độ xử lý thông tin của HT tỷ lệ này chiếm 43.75%. Ở các tiêu chí khác như HT đã hỗ trợ cho công việc giải quyết đơn hàng, mối quan hệ khách hàng, quản lý kho lại không được sự hài lòng của người sử dụng. Hình 28: ĐÁNH GIÁ HTTT ĐANG SỬ DỤNG Khó khăn lớn nhất của DN trong đầu tư ứng dụng CNTT được phát hiện qua cuộc khảo sát này là các DN cho rằng các ứng dụng CNTT không phù hợp với quy trình nghiệp vụ kinh doanh của DN, do thực tế tổ chức trong DNVVN không cụ thể rõ ràng dẫn đến không co một quy trình cụ thể. Đây là kết quả tất yếu của một đội ngũ cán bộ quản lý chưa có nhiều kiến thức về quản lý như đã trình bày trong chương III. Một khó khăn nữa là DN không có ngân sách hoặc chưa muốn dùng khoản ngân sách cho đầu tư CNTT. Điều này thực chất vẫn xuất phát từ ý thực về tầm quan trọng của ứng dụng CNTT và quyết tâm thay đổi phương thức làm việc cũ. Hình 29: KHÓ KHĂN TRONG ỨNG DỤNG CNTT Hình 30: NHU CẦU TRONG ỨNG DỤNG HTTT Tiềm năng như cầu DNVVN trong ứng dụng CNTT càng cho thấy phần nào khó khăn của DN, 93.75% DN cho rằng cần phải đầu tư thêm cho các ứng dụng/ thiết bị CNTT, vấn đề nhân lực trong triển khai ứng dụng CNTT cũng được 90.63% DN lưu ý. Bên cạnh đó 53.13% DN cho biết họ cũng rất cần thêm thông tin và tư vấn của các DN làm việc trong lãnh vực CNTT. Hình 31: GIẢI PHÁP DN ĐANG QUAN TÂM Về những giải pháp mà DN đang quan tâm hiện nay, đa số các DN cho biết họ quan tâm đến các giải pháp quản lý sản xuất tốt hơn, có 68.75% DN cho biết điều này. Mặc dù tỷ lệ các DN dùng các phần mềm hỗ trợ quản lý sản xuất khá cao nhưng DN vẫn quan tâm nhiều đến giải pháp này cho thấy DN mong muốn cải thiện hơn nữa hiệu quả của giải pháp này. 4.4 TỔNG HỢP KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Kết quả khảo sát với tỷ lệ hồi đáp chung cho cả ba hình thức là 11.35%, đó là một tỷ lệ không cao nhưng lại là một khích lệ rất lớn đối với sinh viên thực hiện. Qua đó sinh viên cảm nhận được vẫn có sự hỗ trợ của DN đối với việc học tập của các sinh viên, DN luôn tạo điều kiện cho sinh viên nghiên cứu, tiếp cận thực tế. Qua cuộc khảo sát này cho thấy ứng dụng CNTT tại các DNVVN vẫn còn rất nhiều khó khăn: những vấn đề về thái độ của DN (ban lãnh đạo và nhân viên 53.13%, khả năng ứng dụng CNTT của nhân viên 18.75%). Một cuộc khảo sát của VCCI cũng đã cho thấy điều này cả nước phấn đấu đến 2010 đạt được 500.000 DN nhưng tỷ lệ ứng dụng CNTT trong DNVVN chỉ đạt 30% thấp nhất so với các nước trong khu vực (theo Vietnamnet) . Khảo sát sâu vào cách tổ chức, lưu trữ thông tin cho thấy DN không chú trọng tạo một kho thông tin chung, với ứng dụng những tiến bộ của CNTT DN có thể sắp xếp lưu trữ dữ liệu hợp lý hơn như vậy các sẽ tạo ra những thông tin tổng hợp có giá trị cho hoạt động quản trị. Việc thực hiện các khâu tương tác với khách hàng hay nhà cung cấp phần lớn mang tính thủ công. Do vậy, tin học hóa là nhân tố chủ yếu thúc đẩy hiệu quả của hoạt động quản trị Logistics. Khi mà chi phí hoạt động bên trong DN quá lớn, DN cần phải chi phí cho đội ngũ nhân hoạt động các khâu trong quản trị, trong khi đó nếu đầu tư cho CNTT DN sẽ tốn một chi phí ban đầu, và đương nhiên là rất khó khăn để tìm ra một giải pháp phù hợp nhưng lợi ích của việc ứng dụng rất lâu dài và cũng cần một thời gian nhất định mới thấy.