Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

Lời mở dầu Trong bất cứ một xã hội nào, nếu muốn sản xuất ra vật liệu của cải hoặc thực hiện quá trình kinh doanh thì vấn đề lao động của con người là vấn đề không thể thiếu được, lao động là một yếu tố cơ bản, là một nhân tố quan trọng trong việc sản xuất cũng như trong việc kinh doanh. Những người lao động làm việc cho người sử dụng lao động họ đều được trả công, hay nói cách khác đó chính là thù lao động mà người lao động được hưởng khi mà họ bỏ ra sức lao động của mình. Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra. ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy việc xây dựng thang lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC em đã có cơ hội và điều kiện được tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em, những kiến thức em đã được học tại trường mà em chưa có điều kiện để được áp dụng thực hành. Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của Phó Giáo Sư-Tiến Sĩ: ………………, cũng như sự nhiệt tình của Ban Giám đốc và các Anh, Chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, Anh Phạm Tiến Dũng trong thời gian thực tập vừa qua, đã giúp em hoàn thành được chuyên đề thực tập này. Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 chương chính sau đây: PHẦN I : Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. PHẦN II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC PHẦN III: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Phần I: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Khái niệm, ý nghĩa kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Khái niệm Tiền lương là biểu hiện bằng tiền hay sản phẩm mà xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy tiền lương thực chất là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Ý nghĩa a. Vai trò của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thỏa mãn nhu cầu của người lao động vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm cốt là để nhận được khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho họ để đảm bảo cho cuộc sống. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra để trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho người lao động không đảm bảo được ngày công và kỷ luật lao động cũng như chất lượng lao động, lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có của doanh nghiệp để tồn tại như vậy lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy công việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi. b. ý nghĩa của tiền lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền lương, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động từ đó sẽ làm cho người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động nâng cao năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động c. Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khỏe, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương theo đúng chế độ. - Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận đơn vị sử dụng lao động. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. 3. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN Các hình thức tiền lương Hình thức tiền lương theo thời gian: Là tiền lương trả cố định căn cứ vào hợp đồng lao động và thời gian làm việc: Hình thức tiền lương theo thời gian được chia thành: Tiền lương tháng, ngày, giờ. - Tiền lương tháng: là tiền lương trả cho người lao động theo bậc lương quy định gồm có tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (nếu có). Được áp dụng cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. - Lương ngày: được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân, tính trả lương cho công nhân viên trong những ngày hội họp, học tập, trả lương theo hợp đồng. - Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra. Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng qui cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm. Theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất. Theo khối lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm áp dụng cho những công việc đơn giản, có tính chất đột xuất như: Khoán bốc vác khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản tiền lương, tiền thưởng thi đua được trích từ quỹ khen thưởng căn cứ vào kết quả bình xét A, B, C và hệ số tiền lương để tính. - Tiền lương về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động sẽ căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN Quỹ tiền lương Là toàn bộ số tiền lương trả cho số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương, phụ cấp. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động khi họ không làm việc bao gồm: nghỉ lễ, nghỉ phép, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan Quỹ bảo hiểm xã hội Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ qui định là 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động. - Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. - Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. - Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. - Chi công tác quản lý quỹ BHXH. Quỹ bảo hiểm y tế Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được chi tiêu trong trường hợp: khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang, kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp. 4. Tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả người lao động 4.1. Tính tiền lương phải trả người lao động 1. Chế độ tiền lương. Việc vận dụng chế độ tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động. *. Chế độ tiền lương cấp bậc. Là chế độ tiền lưong áp dụng cho công nhân. Tiền lương cấp bậc được xây dựng dựa trên số lượng và chất lượng lao động. Có thể nói rằng chế độ tiền lương cấp bậc nhằm mục đích xác định chất lượng lao động,so sánh chất lượng lao động trong các nghành nghề khác nhau và trong từng nghành nghề. Đồng thời nó có thể so sánhđiều kiện làm việc nặng nhọc, có hại cho sức khoẻ với điều kiện lao động bình thường. Chế độ tiền lương cấp bậc có tác dụng rất tích cực nó điều chỉnh tiền lương giữa các nghành nghề một cách hợp lý, nó cũng giảm bớt được tính chất bình quân trong việc trả lươngthực hiện triệt để quan điểm phân phối theo lao động. Chế độ tiền lương do Nhà Nước ban hành, doanh nghiệp dựa vào đó để vận dụng vào thực tế tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Chế độ tiền lương cấp bậc bao gồm 3 yếu tố có quan hệ chặt chẽ với nhau: thang lương, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật..... -Thang lương là bảng xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau theo trình độ cấp bậc của họ. Mỗi thang lương gồm một số các bậc lương và các hệ số phù hợp với bậc lương đó. Hệ số này Nhà Nước xây dựng và ban hành. Ví dụ : Hệ số công nhân nghành cơ khí bậc 3/7 là1.92; bậc 4/7 là 2,33... Mỗi nghành có một bảng lương riêng. - Mức lương là số lượng tiền tệ để trả công nhân lao động trongmột đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng) phù hợp với các bậc trong thang lương. Chỉ lương bậc 1 được quy định rõ còn các lương bậc cao thì được tính bằng cách lấy mức lương bậc nhân với hệ số lương bậc phải tìm, mức lương bậc 1 theo quy định phải lớn hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu. Hiện nay mức lương tối thiểu là 290.000 đồng. -Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu lành nghề của công nhân ở bậc nào đó thì phải hiểu biết những gì về mặt kỹ thuật và phải làm được những gì về mặt thực hành. Cấp bậc kỹ thuật phản ánh yêu cầu trình độ lành nghề của công nhân. Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là căn cứ để xác định trình độ tay nghề của người công nhân. Chế độ tiền lương theo cấp bậc chỉ áp dụng đối với những người lao động tạo ra sản phẩm trực tiếp. Còn đối với những người gián tiếp tạo ra sản phẩm như cán bộ quản lý nhân viên văn phòng... thì áp dụngchế độ lương theo chức vụ. *. Chế độ lương theo chức vụ. Chế độ này chỉ được thực hiệnthông qua bảng lương do Nhà Nước ban hành. Trong bảng lương này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lương cho từng nhóm. Mức lương theo chế độ lương chức vụ được xác định bằng cáchlấy mức lương bậc 1 nhân với hệ số phức tạp của lao động và hệ số điều kiện lao động của bậc đó so với bậc 1. Trong đó mức lương bậc 1 bằng mức lương tối thiểu nhân với hệ số mức lương bậc 1 so với mức lương tối thiểu. Hệ số này, là tích số của hệ số phức tạp với hệ số điều kiện. Theo nguyên tắc phân phối theo việc tính tiền lương trong doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bản thân Nhà Nước chỉ khống chế mức lương tối thiểu chứ không khống chế mức lươngtối đa mà nhà nước điều tiết bằng thuế thu nhập. Hiện nay hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng trong các doanh nghiệp là tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm. Tùy theo đặc thù riêng của từng loại doanh nghiệp mà áp dụng hình thức tiền lương cho phù hợp. Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ưu điêm và nhược điểm riêng nên hầu hết các doanh nghiệp đều kết hợp cả hai hình thức trên. Các hình thức trả lương. *. Hình thức tiền lương theo thời gian: Trong doanh nghiệp hình thức tiền lương theo thời gian được áp dụng cho nhân viên làm văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ- kế toán. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng bậc lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định, đó là căn cứ để trả lương, tiền lương theo thời gian có thể được chia ra. + Lương tháng, thường được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương, lương tháng được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Lương tháng = Mức lương tối thiểu * hệ số lương theo cấp bậc, chức vụ và phụ cấp theo lương. + Lương ngày, là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương tháng Mức lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng + Lương giờ : Dùng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. Mức lương ngày Mức lương giờ = Số giờ làm việc trong ngày Hình thức tiền lương theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động. Các chế độ tiền lương theo thời gian: - Đó là lương theo thời gian đơn giản - Lương theo thời gian có thưởng - Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản: Đó là tiền lương nhận được của mỗi người công nhân tuỳ theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc của họ nhiều hay ít quyết định. - Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Đó là mức lương tính theo thời gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng. - Hình thức tiền lương theo sản phẩm: + Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, hình thức tiền lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành. Tổng tiền lương phải trả = Đơn giá TL/SP * Số lượng sản phẩm hoàn thành Hình thức tiền lương theo sản phẩm: + Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp: Tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếo theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. Đối với Công ty không áp dụng được hình thức tiền lương này vì là Công ty kinh doanh thương mại. Tổng TL phải trả = Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành * đơn giá TL + Tiền lương sản phẩm gián tiếp. Là tiền lương trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất, như bảo dưỡng máy móc thiết bị họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng họ gián tiếp ảnh hưởng đến năng xuất lao động trực tiếp vì vậy họ được hưởng lương dựa vào căn cứ kết quả của lao động trực tiếp làm ra để tính lương cho lao động gián tiếp. Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không thực tế công việc. + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng. Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp nếu người lao động còn được thưởng trong sản xuất, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng này có ưu điểm là khuyến khích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động tăng cao, có lợi cho doanh nghiệp cũng như đời sống của công nhân viên được cải thiện. + Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến: Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng suất cao. Hình thức tiền lương này có ưu điểm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhằm giải quyết kịp thời thời hạn quy định theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng... Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng không tránh khỏi nhược điểm là làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy mà chỉ được sử dụng khi cần phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng, hoặc trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sản xuất. Nói tóm lại hình thức tiền lương theo thời gian còn có nhiều hạn chế là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động, kém tính kích thích người lao động. Để khắc phục bớt những hạn chế này ngoài việc tổ chức theo dõi, ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, kết hợp với chế độ khen thưởng hợp lý. So với hình thức tiền lương theo thời gian thì hình thức tiền lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn. Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lượng, chất lượng lao động, gắn chặt thu nhập tiền lương với kết quả sản xuất của người lao động. Kích thích tăng năng suất lao động, khuyến khích công nhân phát huy tính sáng tạo cải tiến kỹ thuật sản xuất, vì thế nên hình thức này được sử dụng khá rộng rãi. 4.2 Tính trợ cấp BHXH phải trả người lao động Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được chi tiêu trong trường hợp: khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang, kinh phí công đoàn. 5. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1. Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau: Mẫu số 01 - LĐTL - Bảng chấm công Mẫu số 02 - LĐTL - Bảng thanh toán TL Mẫu số 03 - LĐTL - Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH Mẫu số 04 - LĐTL - Danh sách người lao động hưởng BHXH Mẫu số 05 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 06 - LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn chỉnh Mẫu số 07 - LĐTL - Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 08 - LĐTL - Hợp đồng giao khoán Mẫu số 09 - LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán * Tài khoản sử dụng: TK 334 - phải trả công nhân viên TK 338 - phải trả phải nộp khác * TK 334 phản ánh các khoản phải trả CNV và tình hình thanh toán các khoản đó (gồm: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của CNV . Kết cấu TK 334: * Phương pháp hạch toán: TK 334 - Bên có: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản phải trả cho CNV - Dư nợ ác khoản TK (tiền thưởng) và các khoản khác còn phải trả CNV. - Bên nợ: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản khác đã ứng trước cho CNV. + Các khoản khấu trừ vào TL, tiền công của CNV - Dư nợ (cá biệt) số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả CNV. TK 141,138,338,333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào lương CNV TK111,112 TK 1512 TK 3331 Thanh toán TL và các khoản khác cho CNV bằng TM,TGNH Thanh toán TL bằng sản phẩm TK 627 TK 641,642 TK 3383 TL phải trả CNSX TL phải trả CN phân xưởng TL phải trả NVBH, QLDN BHXH phải trả Hạch toán các khoản phải trả CNV Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương thanh toán TL và các chứng từ liên quan khác, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả CNV và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH". Kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 334: Phải trả CNV - Tính ra số tiền lương phải trả CNV trong tháng, kế toán ghi: + Trường hợp thưởng cuối năm, thường thường kỳ: Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334 + Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thương NSLĐ: Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 334 - Tính ra số tiền ăn ca, tiền phụ cấp trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 334 - Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết, bồi thường vật chất, BHXH, BHYT công nhân viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách Nhà nước. Nợ TK 334: Tổng số khấu trừ Có TK 141: Tạm ứng thừa Có TK 333: Thuế thu nhập cá nhân Có TK 338: Đóng góp của người lao động cho quỹ BHXH, BHYT. - Khi thanh toán lương cho người lao động Nợ TK 334 Có TK 111, 112 - Nếu vì một lý do nào đó mà người lao động: Nợ TK 3388 Có TK 111, 112 * TK 338: Dùng để phản ánh các khoản trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội. - Kết cấu TK 338 + Phương pháp hạch toán Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả CNV trong tháng, kế toán trích BHXH, BHYT, CPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động. Nợ TK 622: 19% lương CNTTSX Nợ TK 627: 19% lương NVQLPX Nợ TK 641: 19% lương NVBH Nợ TK 642: 19% lương NVQLDN Nợ TK 334: 6% tổng số lương Có TK 338: Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ Có TK 338 (2): 2% KPCĐ Có TK 338 (3): 20% BHXH Có TK 338 (4): 3% BHYT - Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho các cơ quan quản lý quỹ: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 - Khi chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112 - Khi tính ra BHXH phải trợ cấp cho người lao động Nợ TK 3383 Có TK 111, 112 - KHi thanh toán BHXH cho người lao động Nợ TK 334 Có TK 111, 112 - KPCĐ và BHXH vượt chi khi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3382, 3383 - Thanh toán lương BHXH khi công nhân nghỉ ốm, thai sản Nợ TK 3383 Có TK 334 HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau, có thể áp dụng một trong 4 hình thức sau: - Nhật ký chung - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chung: Là hình thức kế toán đơn giản, sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các hoạt động kinh tế tài chính. Theo thứ tự, thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Các loại sổ kế toán của hình thức này bao gồm: sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung 2. Nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký - chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký - chứng từ để lần lượt ghi vào sổ cái. Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của một chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật ký - chứng từ. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán vào trong cùng một quá trình ghi chép. Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ Sổ cái các tài khoản Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán Bảng chi tiết số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ 3. Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 3.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 4. Nhật ký sổ cái: Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật ký - sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế. Các loại kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm: sổ kế toán tổng hợp - sổ nhật ký sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Sổ chi tiết Nhật ký sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Các báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký sổ cái. Phần II. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH tư vấn tài chính NTC A. Khái quát về công ty TNHH Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của cụng ty Quá trình hình thành, phát triển Tên Doanh nghiệp : Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Trụ sở chính : P201 - CT3 - khu đô thị Mễ Trì Hạ - Phạm Hùng -Hà Nội. Thành lập theo quyết định số..../BYT ngày 04 tháng 01 năm 2001 . Giấy phép kinh doanh số : 0603000003. Từ năm 2001 khi mới thành lập, Công ty có 20 cán bộ công nhân viên, qua quá trình hoạt động cho đến ngày hôm nay thì số cán bộ công nhân viên của Công ty đã lên tới 30 người. Trong quá trình phấn đấu và trưởng thành đến nay Công ty không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, hoạt động của Công ty đi vào thế ổn định, doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước, có cơ hội chiếm lĩnh thị trường về các mặt hàng mà Công ty kinh doanh như mỹ phẩm, các loại thuốc chữa bệnh... Cho đến nay công ty đã qua 9 năm hình thành và phát triển cũng đã trải qua biết bao thăng trầm từ một công ty chưa có danh tiếng gì trên thị trường thì nay công ty đã có thương hiệu riêng của mình trên thị trường 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty có chức năng nhiệm vụ là tư vấn về tài chính cho các doanh nghiệp trên địa bàn thành phổ hà nội và các tỉnh lân cận. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty *. Đặc điểm về sản phẩm: Sản phẩm của Công ty là tư vấn về tài chính cho các doanh nghiệp có nhu cầu trênthị trường 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý Tại Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC, mối quan hệ giữa các phòng ban,các bộ phận sản xuất kinh doanh là mối quan hệ chặt chẽ trong một cơ chế chung, hoạch toán kinh tế độc lập, quản lý trên cơ sở phát huy quyền làm chủ tập thể của người lao động. Nhằm thực hiện việc quản lý có hiệu quả, công ty đã chọn mô hình quản lý trực tuyến đang được sử dụng phổ biến và những ưu điểm và điều kiện áp dụng phù hợp với thực tế quản lý ở nước ta hiện nay. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Trợ lý giám đốc Phòng Bảo vệ Phòng tư vấn Phòng Tài chính kế toán Phòng kinh doanh 3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc: là người đứng đầu, đại diện cho tư cách pháp nhân của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty. - Dưới giám đốc là phó giám đốc. Có nhiệm vụ xác định các định mức về kinh tế kỹ thuật. Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều động nhân lực và quản lý nguồn vốn gửi điểm của công ty. Chịu trách nhiệm về phương hướng kinh doanh và phát triển thị trường. - Phòng tài chính kế toán: Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của công ty theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước và ban giám đốc của công ty. Hoàn thành việc quyết toán sổ sách và báo cáo tài chính, lưu trữ và bảo mật hồ sơ, chứng từ… Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lương, thường theo qui định. Quản lý trực tiếp các quỹ của công ty theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc. - Phòngkinh doanh: chịu trách nhiệm về mảng kinh doanh của công ty, tham gia về các hoạt động với giám đốc nhằm đưa công ty phát triển - Phòng tư vấn: đây là phòng sản xuất chính của công ty, chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về những yêu cầu đặt ra Phòng bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ cơ sở vật chất của công ty 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 4.1. Tổ chức bọ máy kế toán Với tư cách là một hệ thống thông tin, kiểm tra và hạch toán, bộ máy kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống quản lý. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán lao động tiền lương Kế toán vật tư tài sản cố định Kế toán giá thành, bán hàng Phòng Kế toán gồm có 6 thành viên, đó là kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ kiêm thủ kho, kế toán vật tư kiêm tài sản cố định, kế toán lao động tiền lương, kế toán bán hàng. Mỗi thành viên đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng theo quy định của pháp luật. Và mối quan hệ giữa các thành viên trong bộ máy kế toán là mối quan hệ ngang nhau có tính chất tác nghiệp và liên hệ chặt chẽ với nhau để hoàn thành nhiệm vụ kế toán. 4.2. Hình thức sổ kế toán Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với quy mô trung bình, để phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ công nhân viên, đồng thời căn cứ vào chế độ kế toán của nhà nước, công ty đã áp dung hình thức kế toán Nhật ký chung đối với bộ phận kế toán của Công ty. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc (1b) (1a) (1) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ Nhật ký chung (2) (3) (2a) Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (3a) (4) (7) Bảng cân đối số phát sinh (5) (6) Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc ghi sổ. (1a) - Riêng những chứng từ liên quan đến tiền mặt hàng ngày phải ghi vào sổ quỹ (1b) - Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan. (2) - Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ. (2a) - Căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt để đối chiếu với sổ cái tài khoản vào cuối tháng. (3) - Cuối tháng cộng sổ, thẻ chi tiết ghi vào sổ tổng hợp có liên quan (3a) - Cuối tháng cộng sổ các tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái đói chiếu với Bảng Tổng hợp chi tiết liên quan. (4) - Cuối tháng cộng sổ lấy số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh (5,6,7) - Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết sổ quỹ để lập báo cáo tài chính kế toán. 4.3. Các chính sách kế toán tại công ty Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ Niên độ kế toán của công ty được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ kế toán tuân thủ theo chế độ kế toán nhà nước, đó là sử dụng tiền Việt Nam (VND) Phương pháp kế toán công ty áp dụng Để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh, công ty đa sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo thời gian sử dụng. Và để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh kịp thời và chính xác một cách thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty sử dụng phương pháp kế tóan kê khai thường xuyên. Và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chế độ chứng từ kế toán sử dụng ở Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ Tài chính và quyết định số 167/TC/CĐ ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính, Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC sử dụng các loại chứng từ sau: - Kế toán tổng hợp thanh toán: căn cứ vào phiếu thu - chi, giấy báo nợ, giấy báo có, khế ước vay… - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: căn cứ vào phiếu nhập - xuất kho - Kế toán lao động tiền lương: căn cứ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu nghỉ BHXH, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán thưởng… - Kế toán thuế: căn cứ vào hoá đơn giao nhận hàng hoá, hoá đơn thuế GTGT Hệ thống tài khoản công ty sử dụng Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán trong chế độ kế toán, và căn cứ vào mô hình sản xuất kinh doanh cùng với yêu cầu hạch toán của công ty, phòng kế toán đăng ký sử dụng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho sử dụng những tài khoản sau: TK111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK131: Phải thu của khách hàng TK133: Thuế GTGT được khấu trừ TK138: Phải thu khác TK 311: Phải trả người bán TK333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước TK 334: Phải trả công nhân viên TK 338: Phải trả phải nộp khác TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK911: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Và những tài khoản khác: 311, 315, 621, 622, 627, 641, 642, 711 B. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty …. 1. Đặc điểm và phân loại lao động tại công ty 1.1. Đặc điểm Đặc điểm kinh doanh củâ công ty là kinh doanh về văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng nhưng công ty cũng không đòihỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các trưởng phòng đại diện và nhữgn người làm trong phòng kế toán. 1.2. Phân loại lao động tại công ty Tại công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp và chiếm 4% trên tổng số CBCNV toàn công ty được thể hiện qua bảng sau: STT Chỉ tiêu Số CNV Tỷ trọng 1 - Tổng số CNV + Nam + Nữ 30 16 14 30 16 14 2 - Trình độ + Đại học + Cao đẳng + Trung cấp 20 6 4 20 6 4 2. Xây dựng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN 2.1 Xây dựng quỹ tiền lương tại công ty Quỹ lương của công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ CNV của công ty. Hiện nay công ty xây dựng qũy tiền lương trên tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sẽ lấy tổng doanh thu đó nhân với 22% sẽ ra quỹ lương của công ty trong tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của công ty tháng 12 năm 2005 là 136.274.545,46đ 136.274.545,46 x 22% = 35.920.400đ 3. Hàng tháng công ty sẽ tính ra thưởng cho CNV lấy từ quỹ thưởng khoản tiền thưởng này góp phần thoả mãn nhu cầu vật chất cho 1 lao động, khuyến khích họ hăng say trong công việc với thời gian ngắn nhất. Tiền thưởng của công ty được tính 15% trên tổng quỹ lương: 15% x 35.920.400 = 5.388.060đ. Sau đó sẽ phân chia cho các bộ phận: - Bộ phận QLDN sẽ là: 2% x 35.920.400 = 718.408 đ - Bộ phận kinh doanh: 7% x 35.920.400 = 2.514.428đ - Bộ phận kỹ thuật: 5% x 35.920.400 = 1.796.020đ - Bộ phận kế toán: 1% x 35.920.400 = 359.204 đ 2.2. Xây dựng quỹ BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN a. Quỹ BHXH: Dùng để chi trả cho 1 người lao động trong thời gian nghỉ do ốm đau theo chế độ hiện hành. BHXH phải được tính là 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh của công ty. 5% do người lao động góp trừ vào lương công ty sẽ nộp hết 20% cho cơ quan bảo hiểm. Tháng 11 tổng quỹ lương của công ty là: 35.920.400đ Theo quy định công ty sẽ nộp BHXH với số tiền là: 35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Trong đó NV đóng góp trừ vào lương là: 35.920.400 x 5% = 1.796.020đ Còn lại 15% công ty tính vào chi phí: 7.184.080 - 1.796.020 = 5.388.060đ VD: Hồ Ngọc Chương thuộc bộ phận kinh doanh cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương là 924.000 vậy số tiền mà Chương phải nộp BHXH là: 924.000 x 5% = 46.200đ Còn tiền BHXH mà công ty phải chịu vào chi phí là: 924.000 x 15% = 138.600đ b. Quỹ BHYT: Dùng để chi trả cho người tham gia đóng góp trong thời gian khám chữa bệnh. BHYT được tính 3% trên tổng quỹ lương trong đó: - 2% tính vào chi phí của công ty - 1% tính vào lương của CNV Tháng 11 quỹ lương của công ty là 35.920.400đ. Theo qui định công ty sẽ nộp BHYT với số tiền: 35.920.400 x 5% = 1.077.612đ Trong đó: Nhân viên chịu trừ vào lương 1% 35.920.400 x 1% = 359.204đ Còn lại 2% công ty tính vào chi phí: 35.920.400 x 2% = 718.408 đ VD: Nhân viên Hồ Ngọc Chương với số lương là 924.000 thì số tiền mà Chương phải nộp BHYT là: 924.000 x1% = 9.240đ Còn 2% công ty tính vào chi phí: 924.000 x 2% = 18.480đ c. KPCĐ: Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn doanh nghiệp được tính 2% trên tổng quỹ lương, 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại tại doanh nghiệp.2% này được tính hết vào chi phí. Quỹ lương tháng 11 của công ty là: 35.920.400đ thì 2% KPCĐ được công ty tính vào chi phí là: 35.920.400đ x 2% = 718.408đ Trong đó: 1% mà doanh nghiệp phải nộp cấp trên là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ 1% giữ lại tại doanh nghiệp là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ Như vậy: Hai khoản BHXH, BHYT phải thu của nhân viên được tính vào là 6% trừ luôn vào lương của người lao động khi trả lương. Số tiền mà doanh nghiệp sẽ trừ vào lương của nhân viên là: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ 6. Cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho các bộ phận hạch toán như sau: * Ngày 15/11 tạm ứng lương kỳ I cho CNV: Nợ TK 334 Có TK 111 11.870.000 * Ngày 28/11 tính ra số tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN (bộ phận kỹ thuật + bộ phận kế toán) và bộ phận bán hàng Nợ TK 641: 14.309.400đ Nợ TK 642: 21.611.000đ Có TK 334: 35.920.400đ * Ngày 28/11 tính ra các khoản phải trích theo lương Nợ TK 641: 14.309.400 x 19% = 2.718.786đ Nợ TK 642: 21.611.000 x 19% = 4.106.090đ Nợ TK 334: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ Có TK 338: 35.920.400 x 25% = 8.980.100đ Có TK 3382: 35.920.400 x 2% = 718.408 Có TK 3383:35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Có TK 3384: 35.920.400 x 3% = 1.077.612đ * Tính ra số tiền từ quỹ khen thưởng, tiền trợ cấp BHXH từ qũy BHXH không phản ánh vào chi phí: Nợ TK 431: 5.388.060đ Nợ TK 3383: 2.079.666đ Có TK 334:7.467.726đ * Khi thanh toán lương cho công nhân viên (ngày 30/11/2005) Nợ TK 334 Có TK 111 26.358.794 * Khi nộp KPCĐ (1%), BHXH (20%), BHYT (3%) cho cơ quan quản lý quỹ lương bằng chuyển khoản. Nợ TK 338: 8.620.896đ Nợ TK 3382: 359.204đ Nợ TK 3383: 7.184.080đ Nợ TK 3384: 1.077.612đ Có TK 111: 8.620.896đ 3. Tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả người lao động Quỹ lương của công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ CNV của công ty. Hiện nay công ty xây dựng qũy tiền lương trên tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sẽ lấy tổng doanh thu đó nhân với 22% sẽ ra quỹ lương của công ty trong tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của công ty tháng 12 năm 2005 là 136.274.545,46đ 136.274.545,46 x 22% = 35.920.400đ 3. Hàng tháng công ty sẽ tính ra thưởng cho CNV lấy từ quỹ thưởng khoản tiền thưởng này góp phần thoả mãn nhu cầu vật chất cho 1 lao động, khuyến khích họ hăng say trong công việc với thời gian ngắn nhất. Tiền thưởng của công ty được tính 15% trên tổng quỹ lương: 15% x 35.920.400 = 5.388.060đ. Sau đó sẽ phân chia cho các bộ phận: - Bộ phận QLDN sẽ là: 2% x 35.920.400 = 718.408 đ - Bộ phận kinh doanh: 7% x 35.920.400 = 2.514.428đ - Bộ phận kỹ thuật: 5% x 35.920.400 = 1.796.020đ - Bộ phận kế toán: 1% x 35.920.400 = 359.204 đ 4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Để hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng nhiều loại chứng từ kế toán. Một số chứng từ kế toán lao động tiền lương như sau: Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Bộ phận quản lý Bảng chấm công Tháng 06 năm 2009 Mẫu số: 01-LĐTL Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính Số TT Họ và tên Cấp bậc chức vụ Số ngày trong tháng Quy ra công Số công hưởng lương theo thời gian Số công hưởng lương theo sản phẩm Số công hưởng BHXH A B C 1 2 3 4 5 6 … 25 26 27 28 29 30 D E F 1 Nguyễn Văn Hải Giám đốc + + + + + … + + + + + 26 2 Nguyễn Văn Thành Trưởng phòng + + + + + … + + + + + 26 3 Phạm Thị Hoa Thủ quỹ + + + + + … + + + + + 26 … … … … … … … … … … … … … … … … … Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngày 01 tháng 06 năm 2009 Người chấm công (Ký, họ tên) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Bộ phận quản lý Bảng thanh toán tiền lương Tháng 06 năm 2009 Mẫu số: 02-LĐTL Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính Đơn vị tính: đồng Số TT Họ và tên Chức vụ Bậc lương Tổng tiền lương và thu nhập Các khoản khấu trừ Tiền lương được lĩnh Lương theo thời gian Nghỉ hưởng 100% lương Phụ cấp Tổng 5% BHXH 1% BHYT Tổng Số tiền Ký nhận Cộng Số tiền 1 Nguyễn Văn Hải GĐ 4,81 26 1.394.900 60.000 1.454.900 69.745 13.949 83.694 1.371.206 2 Nguyễn Văn Thành TP 4,6 26 1.334.000 58.000 1.392.000 66.700 13.340 80.040 1.311.960 … … … … … … … … … … … … ... … Cộng 97.402.000 2.998.000 100.400.000 4.870.100 976.020 5.846.120 94.553.880 Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Bảng thanh toán tiền lương Tháng 06 năm 2009 Mẫu số: 02-LĐTL Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính Đơn vị tính: đồng Số TT Họ và tên Tổng tiền lương và thu nhập Các khoản khấu trừ Tiền lương được lĩnh Lương theo sản phẩm Nghỉ hưởng 100% lương Phụ cấp Tổng 5% BHXH 1% BHYT Tổng Số tiền Ký nhận SP hoàn thành Đơn giá TLSP Số tiền 1 Lê Thị Minh 324 2500 810.000 810.000 40.500 8.100 48.600 761.400 2 Phạm Quốc Tuấn 305 2500 762.000 762.000 38.100 7.620 45.720 716.280 3 Đào Văn Quân 278 2500 695.000 695.000 695.750 6.950 41.700 653.300 … … … … … … … … … … … ... … Cộng 24.036 60.090.000 60.090.000 3.004.500 600.900 3.605.400 56.484.600 Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phiếu nghỉ hưởng BHXH Tháng 06 năm 2009 Họ và tên: Phạm Văn Đạt Tên cơ quan Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y tá, bác sĩ (ký tên) Số ngày thực nghỉ Xác nhận của đơn vị phụ trách Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện quân y 108 06/06/2009 Nghỉ ốm 04 06/06 6/06 (đã ký) 04 Phiếu nghỉ hưởng BHXH Tháng 06 năm 2009 Họ và tên: Vũ Thị Hoà Tên cơ quan Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y tá, bác sĩ (ký tên) Số ngày thực nghỉ Xác nhận của đơn vị phụ trách Tổng số Từ ngày Đến ngày Phòng khám đa khoa 06/06/09 Nghỉ ốm 02 02/06 08/06 (đã ký) 02 Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Bảng thanh toán BHXH Tháng 06 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Số TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ thai sản Tổng số tiền Ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 Phạm Văn Đạt 4 60.231 60.231 (đã ký) 2 Vũ Thị Hoà 2 30.115 30.115 (đã ký) Cộng 90.346 90.346 (Tổng số tiền bằng chữ: Chín mươi ngàn ba trăm bốn mươi sáu đồng) Kế toán BHXH (Ký, họ tên) Trưởng ban BHXH (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Tháng 06 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Số TT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng Ghi Nợ các TK TK 334 - Phải trả CNV TK338 - Phải trả phải nộp khác TK335 - chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng Có TK334 KPCĐ 382 BHXH 3383 BHYT 3384 1 TK622 - CPCNTT 160.490.000 160.490.000 3.209.800 24.073.500 3.209.800 30.493.100 190.983.100 2 TK627 - CPSXC 103.300.000 103.300.000 2.066.000 15.495.000 2.066.000 19.627.000 122.927.000 3 TK641 - CPBH 4 TK642 - CP QLDN 5 TK335 - CP phải trả 6 TK334 - PTCNV 7 TK338 - PT,PN khác Cộng 263.790.000 263.790.000 5.275.800 39.568.500 5.275.800 50.120.100 313.910.100 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Nhật ký chung Năm 2009 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/06 14 29/06 Tính lương và BHXH trả thay lương 622 160.490.000 627 103.300.000 x 334 263.790.000 30/06 15 29/06 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 622 30.493.100 627 19.627.000 x 338 50.120.100 30/06 16,17 29/06 Trả lương CNV x 334 263.790.000 111 263.790.000 30/06 26 30/06 Nộp bảo hiểm x 338 44.844.300 111 44.844.300 30/06 27 30/06 Nộp KPCĐ x 338.2 5.275.800 5.275.800 30/06 28 30/06 Chi cho họp Ban chấp hành công đoàn x 338.2 501.000 111 501.000 Cộng 613.293.480 613.293.480 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Sổ Cái Tên tài khoản: Phải trả nhân viên Ký hiệu tài khoản: 334 Năm: 2009 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 7.209.000 30/06 14 29/06 Trích lương và BHXH trả thay lương 7 622 627 263.790.000 30/06 16,17 29/06 Chi trả lương CNV 7 111 263.790.000 Cộng phát sinh 263.790.000 263.790.000 Dư cuối tháng 7.209.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC Sổ Cái Tên tài khoản: Phải trả, phải nộp khác Ký hiệu tài khoản: 338 Năm: 2009 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 6.355.000 30/06 15 29/06 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 7 622 627 50.120.100 30/06 26 30/06 Nộp Bảo hiểm, KPCĐ 7 111 50.120.100 30/06 28 30/06 Chi cho họp BCH CĐ 7 111 501.000 Cộng phát sinh 50.621.100 50.120.100 Dư cuối tháng 5.854.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toỏn tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH tư vấn tài chính kế toán NTC Nhận xét về công tác kế toỏn tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Ưu điểm Kể từ khi thành lập với bề dầy kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh trải qua nhiều khó khăn thử thách tất cả các cán bộ công nhân viên trong công ty đều cố gắng phấn đấu vì mục tiêu ngày càng phát triển và vững mạnh của công ty giúp công ty vươn lên tự khẳng định mình. Với số lượng lao động vừa phải và đủ đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của công ty. Đồng thời việc bố chí lao động hợp lý đúng trình độ, nghành nghề đã phát huy tối đa khả năng của từng thành viên,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đặc biệt việc tổ chức công tác kế toán đã đáp ứng được nhu cầu trong quá trình quản lý kinh doanh ở công ty: Quá trình hoạch toán luôn đảm bảo tính thống nhất phải kịp thời và chính xác. Do đó việc tổ chức công tác kế toán đã diễn ra phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Với bộ máy kế toán tương đối độc lập cùng các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, việc sử dụng ghi chép sổ sách và chứng từ kế toán liên quan khá phù hợp và linh hoạt, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện chính xác, kịp thời và không khác nhiều so với lý thuyết do đó đã phát huy được khả năng sáng tạo trong công việc quản lý lao động tiền lương. Bởi vậy đã đảm bảo được tính phù hợp với đặc trưng của công ty và cũng đảm bảo được tính công bằng cho người lao động. Đồng thời cũng thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra của các cơ quan quản lý cấp trên, góp phần đáng kể trong việc giảm tối thiểu chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động tăng doanh lợi cho công ty. Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong công tác kế toán của công ty là hợp lý bởi lẽ với số lượng công nhân viên khá lớn, khối lượng công việc nhiều và diễn ra đều đặn thì việc áp dụng hình thức kế toán này cho phép các cán bộ kế toán có thể thực hiện công tác hạch toán được khoa học và phù hợp với trình độ năng lực của mình. Bên cạnh đó công ty đã đưa vào sử dụng hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán thực hiện hình thức kế toán máy đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất lao động. Nhận thấy việc ứng dụng khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông thông tin vào công tác quản lý sản xuất kinh doanh là hết sức hợp lý và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bởi vậy việc sử dụng hệ thống máy vi tính trong công việc quản lý lao động tiền lương đã giúp cho công ty giảm bớt được lượng lao động tại phòng kế toán mà vẫn đảm bảo yêu cầu công việc. Hạn chế Nhìn một cách tổng thể thì công tác kế toán của công ty có rất nhiều tính khả quan, song cũng không tránh khỏi một số hạn chế ở một vài khâu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh. ở công ty do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, mỗi nghiệp vụ đều liên quan đến nhau do đó việc theo dõi trên sổ sách đặc biệt là các sổ chi tiết và sổ nhật ký chung là rất cần thiết nhưng có nhiều trung lặp. Mặt khác số lượng lao động của công ty khá lớn nhưng việc quản lý không thực sự chặt chẽ do không có sự phân loại công nhân viên một cách cụ thể. Chính vì vậy mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán quản lý lao động tiền lương nói riêng có đôi chút thiếu chính xác do việc thực hiện kế toán tiền lương chỉ dựa vào bảng chấm công và số lương công việc - sản phẩm hoàn thành cùng với doanh thu đạt được của mỗi phân xưởng sản xuất hoặc mỗi phòng ban. Như vậy có thể gây tổn hại cho công ty và cả người lao động Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại cụng ty ….. Mặc dù có rất nhiều văn bản và chế độ quy định về công tác kế toán quản lý lao động tiền lương nhưng mỗi doanh nghiệp có quyền áp dụng linh hoạt sao cho phù hợp với đặc trưng của mình trong điều kiện là đúng đường lỗi và đem lại quyền lợi cho người lao động, cho doanh nghiệp và cho xã hội. Với mục tiêu này, cùng với quá trình thực tế tại công ty học hỏi về công tác kế toán lao động tiền lương, em xin mạnh dạn nêu lên một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương theo một số hạn chế đã được đề cập ở trên. Về công tác quản lý lao động Thực tế công tác quản lý lao động ở công ty vẫn còn mang tính chấtg chung chung, chưa có sự phân loại lao động cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng. Để công tác quản lý lao động đạt hiệu quả cao hơn nữa, công ty cần bổ nhiệm một cán bộ chuyên trách theo dõi, quản lý số lượng lao động và phân loại rõ ràng số lượng lao động theo cấp bậc, bậc thợ… theo từng bộ phận sản xuất kinh doanh theo mỗi tháng, lập báo cáo về tình hình lao động rồi nộp cho phòng ban quản lý để tổng hợp số liệu và có kế hoạch phân công lao động khoa học hơn. Việc quản lý thời gian lao động ngoài vấn đề theo dõi chặt chẽ qua bảng chấm công cần phải theo dõi thêm về thời gian số giờ làm việc. Nếu làm việc không đủ theo ca quy định thì trừ theo giờ, và nếu làm thêm giờ cũng cần có phiếu báo làm thêm giờ cùng với mức thưởng hợp lý cho thời gian làm thêm ngoài giờ ấy. Đối với công nhân sản xuất, được tính lương theo sản phẩm, nên chăng công ty có một mức quy định cụ thể về số lượng sản phẩm làm ra, nếu làm vượt mức được giao cũng cần có thưởng hợp lý theo doanh thu bên cạnh đó công ty nên bổ sung thêm vào quỹ lương phần quỹ khen thưởng dùng để làm khoản tiền thưởng cho những cá nhân hoặc tập thể đội sản xuất kinh doanh có sáng kiến, thành tích đạt được trong hoạt động của công ty sau mỗi kỳ sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng quỹ khen thưởng này không ảnh hưởng quá lớn đến quỹ lương của công ty mà nó còn góp phần trở thành động lực thúc đẩy người lao động hăng say sản xuất, sáng tạo và tích cực tham gia các phong trào của công ty nhằm nâng cao năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho công ty. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trên thực tế công tác kế toán phải luôn luôn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc thù của công ty. Do vậy việc thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế toán phải thường xuyên sửa đổi, điều chỉnh sao cho hợp lý. Đối với việc tính lương của công ty cần bổ sung thêm việc tính thưởng làm thêm giờ, hoặc thưởng theo doanh thu. Theo đó, tiền lương của các bộ phận trong công ty được tính theo thời gian làm việc cộng với thời gian làm thêm giờ hoặc là theo mức năng suất quy định cộng với mức năng suất vượt mức. Nói cách khác, tổng mức lương của công nhân viên bao gồm phần thưởng thời gian hay sản phẩm theo quy định về phần lương thưởng tuỳ theo thời gian hay sản phẩm làm thêm được. Cùng với cách tính lương này là hình thức tiền lương khoán theo doanh thu mà công ty đang áp dụng. Việc tính lương như vậy sẽ khiến cho người lao động có trách nhiệm hơn với công việc. Mặt khác nó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động tiền lương của công ty. Kết luận Mọi sản phẩm tạo ra đều là kết quả của lao động bởi vậy lao động là một yếu tố tất yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hai phí lao động sống. Do đó việc tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là khâu quan trọng trong sản xuất kinh doanh. Nó không chỉ giúp các nhà quản lý quản lý được số lượng, chất lượng lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động góp phần nâng cao năng suất lao động. Việc quản lý kế toán lao động tiền lương chính xác khoa học, linh hoạt theo chế độ chính sách của Nhà nước sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững cho mỗi doanh nghiệp. Và để tiền lương thực sự trở thành đòn bẩy làm tăng hiệu quả lao động, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp thì vấn đề đặt ra với mỗi doanh nghiệp là việc áp dụng hình thức tính trả lương và các khoản trích theo lương nào cho phù hợp và đảm bảo được mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động và với Nhà nước. Qua thời gian thực tập tại công ty Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC được tìm hiểu về tổ chức quản lý lao động công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, với kiến thức được học tập tại trường cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Quỳnh Như và sự chỉ bảo hết lòng của các anh chị ở phòng tài vụ công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập của mình. Song do thời gian có hạn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên báo cáo thực tập không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp và động viên của thầy cô giáo cùng các anh chị ở phòng tài vụ Công ty TNHH tư vấn tài chính NTC để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!