Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản bằng phần mềm microsoft word

Nh ng l i ph bi n khi so n th o văn b n b ngữ ỗ ổ ế ạ ả ả ằ ph n m m Microsoft Wordầ ề H u nh t t c tùy ch n c u hình c a Microsoft Word đ u n m trongầ ư ấ ả ọ ấ ủ ề ằ h p tho i Options và Autocorect Options mà b n có th truy c p vào h p tho iộ ạ ạ ể ậ ộ ạ này b ng menu l nh Tool đ tùy ch nh c u hình. Đ u tiên b n, hãy vào Toolằ ệ ể ỉ ấ ầ ạ >> Options đ l p l i m t s thông s sau:ể ậ ạ ộ ố ố - Th View: Trong th này b n b ch n 2 tùy ch n:ẻ ẻ ạ ỏ ọ ọ Startup Task Pane: n u ch n th này thì m i khi m Word lên màn hìnhế ọ ẻ ỗ ở s hi n th b ng tr giúp Word Help làm chi m ch không làm vi c c a Word.ẽ ể ị ả ợ ế ỗ ệ ủ T t nh t là b n nên b điố ấ ạ ỏ Smart tag: là nút nhãn hi n lên t đ ng m i khi b n nh p m t text nào gi ngệ ự ộ ỗ ạ ậ ộ ố v i nh ng nhãn đ nh nghĩa trong Smart Tag. Ví d nh khi b n đánh đ a ch nhàớ ữ ị ụ ư ạ ị ỉ theo đ nh d ng n c ngoài thì th này s xu t hi n.ị ạ ướ ẻ ẽ ấ ệ Text boundaries: Đây là vùng biên bao quanh text. Nó gi ng nh vi n c aố ư ề ủ đo n v y. Nh ng khi in ra vùng biên này không đ c in. Tuy nhiên khi b n làmạ ậ ư ượ ạ vi c v i nhi u b ng, hình thì vùng biên này l i làm b n r i m t.ệ ớ ề ả ạ ạ ố ắ - Th General:Trong th này b n c u hình l i:ẻ ẻ ạ ấ ạ B ch n nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes:ỏ ọ Đây là cái khung mà c xu t hi n m i khi b n Insert m t Text box. Cái Canvasứ ấ ệ ỗ ả ộ này có l i khi b n làm vi c v i 1 vài nh cùng nhóm. B n có th gom nhi uợ ạ ệ ớ ả ạ ể ề nh cùng nhóm vào khung Canvas. Tuy nhiên, khi b n làm vi c v i 1 hình đ nả ạ ệ ớ ơ l , nó tr nên th a th i.ẻ ở ừ ả Mearurement Units: Cái này là đ n v đo trong Microsoft Word. B n nênơ ị ạ chuy n sang Centimeters cho quen. M c đ nh Word ch n đ n v Inches. Cái nàyể ặ ị ọ ơ ị b n s th y có nhi u l i ít khi b n ch n Margin cho trang.ạ ẽ ấ ề ợ ạ ọ - Th Edit. Trong th này b n cũng thay đ i 2 thu c tính.ẻ ẻ ạ ổ ộ Insert/Past Pictures: Ch này qui đ nh cách th c m c đ nh c a hình nhổ ị ứ ặ ị ủ ả xu t hi n trên văn b n c a b n nh th nào. M c đ nh hình nh s đ c xemấ ệ ả ủ ạ ư ế ặ ị ả ẻ ượ nh 1 ký t (In the line with text), nh ng thông th ng chúng ta ch n cáchư ự ư ườ ọ Square đ text bao quanh hình nhi u h n. B n thay đ i cách th hi n nào b nể ề ơ ạ ổ ể ệ ạ th ng dùng nh t.ườ ấ B ch n Smart cut and past: Tùy ch n này là nguyên nhân gây ra l i cáchỏ ọ ọ ỗ kho n trong khi so n th o. Khi b l i này, ch s b cách b 1 kho n tr ng. Bả ạ ả ị ỗ ữ ẽ ị ở ả ắ ỏ tùy ch n này, b n s không bao gi g p l i này.ọ ạ ẽ ờ ặ ỗ - Th Spelling & Grammarẻ : b ch n t t c các m c có ch Checkỏ ọ ấ ả ụ ữ đ ng đ u đ làm m t nh ng đ ng g ch chân màu đ d ng g n sóng lăn tăn.ứ ầ ể ấ ữ ườ ạ ỏ ạ ợ - Th Saveẻ : Trong th này b n l i ph i ch n thêm 2 tùy ch n.ẻ ạ ạ ả ọ ọ 1 Ch n Always create backup copy: Đây là m t tính năng h p d n c a MSọ ộ ấ ẫ ủ Word 2003. Nó cho phép b n t o ra nhi u b n d phòng m i l n b n đóng c aạ ạ ề ạ ự ỗ ầ ạ ử s làm vi c Word. Cái này khác v i ch c năng save Version trong Word.ổ ệ ớ ứ Ch n Auto Save Recover info every: B n ch n tùy ch n này và xác đ nhọ ạ ọ ọ ị th i gian cho ch ng trình t Save l i thay đ i khi b n làm vi c. Cái này c uờ ươ ự ạ ổ ạ ệ ứ đ c r t nhi u ng i khi h g p s c cúp đi n.ượ ấ ề ườ ọ ặ ự ố ệ Xong ph n Options, gi thì b n tr v Tool vào AutotCorrect Options đầ ờ ạ ở ề ể ti p t c.Th AutoCorrect:ế ụ ẻ B ch n Show AutoCorrect Options button: Cái này cũng gi ng nh nútỏ ọ ố ư Smart Tag. Nó làm r i m t b n khi làm vi c. Nh ng nh khi b n dùng tínhố ắ ạ ệ ư ớ ạ năng này thì ph i b t nó lên l i.ả ậ ạ - Th SmartTag:ẻ Trong h p tho i này b n hãy b ch n 2 tùy ch n: Label text with smartộ ạ ạ ỏ ọ ọ tag và Show Smart tag Action button đ vô hi u hóa ch năng này!ể ệ ứ Đ n đây xem nh đã n. Các b n s không còn g p nh ng l i thôngế ư ổ ạ ẽ ặ ữ ỗ th ng c a Microsoft Word 2003 n a!Th AutoFormat As You Type:ườ ủ ữ ẻ B n nên b ch n m c Automatic bulleted lists và Automatic numberedạ ỏ ọ ụ lists m i khi không mu n các s th t hay ký hi u t đ ng.ỗ ố ố ứ ự ệ ự ộ Đôi lúc khi b n xài Tab thì ch đ Indent l i nh y đi khi làm cho vănạ ế ộ ạ ả b n không đúng nh ý mu n b n nên b ch n m c Set left-and first-indentả ư ố ạ ỏ ọ ụ with tabs and backspaces. 1. Hi n t ng ch sau cách xa ch tr c khi gõ font Unicode:ệ ượ ữ ữ ướ Nhi u khi, văn b n b n so n th o s b cách ra sau khi gõ d u, dù ch aề ả ạ ạ ả ẽ ị ấ ư h nh n phím cách. Đ kh c ph c tình ề ấ ể ắ ụ tr ngạ này, b n vào Tools > Options >ạ Edit r i b d u ch n dòng “Smart cut and paste”, nh n OK.ồ ỏ ấ ọ ấ 2. Ch hoa đ u câu là nguyên âm có d u ti ng Vi t b th t xu ng:ữ ầ ấ ế ệ ị ụ ố Tr c khi gõ t có ch hoa ướ ừ ữ nguyên âm đ u câu, b n vào Tools >ở ầ ạ AutoCorrect Options > AutoCorrect r i b d u ki m dòng Correct Two Intialồ ỏ ấ ể ở Capital và OK. 3. Mu n gõ ch th ng đ u dòng nh ng Word t s a thành chố ữ ườ ở ầ ư ự ử ữ hoa: B n vào Tools > ạ AutoCorrect Options > AutoCorrect r i b d u ki m ồ ỏ ấ ể ở dòng Capitalize first Letter of Sentence. 4. B d u g ch chân d ng sóng d i dòng ch .ỏ ấ ạ ạ ướ ữ Th c ra đây không ph i là ự ả l iỗ mà là ch c năng soát l i chính t và ngứ ỗ ả ữ pháp ti ng Anh. Nó cũng không xu t hi n trong b n in. Tuy nhiên, nhìn vào đóế ấ ệ ả 2 khá r i m t nên b n có th b đi b ng cách vào Tools > Options > Spelling andố ắ ạ ể ỏ ằ Grammar, b d u ki m dòng Check grammar as you type.ỏ ấ ể ở 5. Ch "i" th ng t đ ng bi n thành ch "I" hoa:ữ ườ ự ộ ế ữ Mô t hi n t ngả ệ ượ : Khi b n đánh t có ch "i" th ng, sau khi k t thúcạ ừ ữ ườ ế ch , đánh d u cách, nó t đ ng bi n thành ch "I" hoa, dù v trí cu i chữ ấ ự ộ ế ữ ở ị ố ữ nh : g I, t I, tôI...ư ọ ươ Cách kh c ph cắ ụ : B n vào Tools -> AutoCorrect Options, ch n tabạ ọ AutoCorrect, m c Replace đánh ch "i" , l p t c bên ph n With s xu t hi nở ụ ữ ậ ứ ầ ẽ ấ ệ ch "I", kích vào nút Delete là xong. ữ 6. Hi n t ng l ch d u trên ký t ch hoaệ ượ ệ ấ ự ữ Khi s d ng các font ch thu c b ng mã TCVN3, VNI-Windows … lúcử ụ ữ ộ ả chúng ta b d u thì s th y d u b l ch sang bên ph i làm cho văn b n thi uỏ ấ ẽ ấ ấ ị ệ ả ả ế th m m . Tr ng h p này là do ti n ích AutoCorrect c a Word.ẩ ỹ ườ ợ ệ ủ Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Ch n th AutoCorrect, b đánhọ ẻ ỏ d u m c Correct TWo INitial CApitals. Nh n OK.ấ ụ ấ 7. Đ i đ n v đo l ng ổ ơ ị ườ M c đ nh đ n v đo l ng trong MS Word là inch, nh ng VN chúng taặ ị ơ ị ườ ư ở dùng đ n v đo l ng là cm, trong th th c văn b n theo qui đ nh c a nhà n cơ ị ườ ể ứ ả ị ủ ướ cũng tính b ng đ n v đo là cm. Vì v y chúng ta c n chuy n đ i đ n v đoằ ơ ị ậ ầ ể ổ ơ ị l ng trong MS Word sang cm.ườ - Vào menu Tools - Options, ch n th General. Kích ch n Centimeters t i m cọ ể ọ ạ ụ Measurement units. - L u tài li u đang so n th o và kh i đ ng l i MS Word đ thi t l p có hi uư ệ ạ ả ở ộ ạ ể ế ậ ệ l c l n so n th o ti p theo. ự ở ầ ạ ả ế 8. Font ch m c đ nhữ ặ ị Hi n nay, trong h u h t các văn b n chúng ta đi u s d ng b ng mãệ ầ ế ả ề ử ụ ả Unicode và font ch chân ph ng nh t nh Arial, Times New Roman, Verdana,ữ ươ ấ ư … nh ng đôi khi chúng ta kh i đ ng Word ra và th y trên font ch trên thanhư ở ộ ấ ữ công c Formating không ph i là font chúng ta c n dùng, ho c chúng ta đãụ ả ầ ặ ch n nh ng khi nh n Enter đ qua đo n văn b n khác thì font ch l i thay đ i.ọ ư ấ ể ạ ả ữ ạ ổ Đ ti t ki m th i gian và đ m b o tính th ng nh t v ki u ch trong toàn vănể ế ệ ờ ả ả ố ấ ề ể ữ b n chúng ta c n ch n font ch m c đ nh, t c m i khi chúng ta kh i đ ng MSả ầ ọ ữ ặ ị ứ ỗ ở ộ Word văn b n s dùng là font ch v i kích c và đ nh d ng nh chúng ta đãả ẽ ữ ớ ỡ ị ạ ư ch n t tr c.ọ ừ ướ - Vào menu Format, ch n Font. Ch n th Font, ch n ki u ch th ngọ ọ ẻ ọ ể ữ ườ dùng nh t t i m c Font, ch n ki u dáng t i m c Font style, ch n kích c t iấ ạ ụ ọ ể ạ ụ ọ ỡ ạ m c Size…,…. Ch n xong, nh n nút Default, nh n Yes đ xác nh n trong h pụ ọ ấ ấ ể ậ ộ tho i hi n ra ngay sau đó. Nh n OK đ k t thúc thao tác thi t l p font chạ ệ ấ ể ế ế ậ ữ m c đ nh.ặ ị - L u tài li u đang so n th o và kh i đ ng l i MS Word đ thi t l pư ệ ạ ả ở ộ ạ ể ế ậ c a chúng ta có hi u l c khi l n sau s d ng MS Word.ủ ệ ự ầ ử ụ 3 9. T t khung bao quanh hình vắ ẽ khi v m t đ i t ng đ h a vàoẽ ộ ố ượ ồ ọ văn b nả Đây là m t tính năng m i c a MS Word, khi chúng ta v m t đ i t ng đ h aộ ớ ủ ẽ ộ ố ượ ồ ọ nh Autoshape, Textbox vào văn b n thì MS s t t o m t khung vi n baoư ả ẽ ự ạ ộ ề quanh vùng con tr so n th o đang đ ng, khung vi n này có tác d ng nhóm cácỏ ạ ả ứ ề ụ đ i t ng v thành m t kh i th ng nh t đ khi chúng ta di chuy n, thay đ iố ượ ẽ ộ ố ố ấ ể ể ổ thì c nhóm đ i t ng đ h a đi theo nó thay th cho vi c chúng ta ph i ch nả ố ượ ồ ọ ế ệ ả ọ nh ng đ i t ng đ h a và click ph i ch n Grouping… Nh ng đôi khi khungữ ố ượ ồ ọ ả ọ ư vi n này xu t hi n không h p lý và gây khó khăn cho chúng ta, đ t m th i t tề ấ ệ ợ ể ạ ờ ắ khung vi n nh n phím ESC.ề ấ 10. Xu t hi n mũi tên trong văn b nấ ệ ả Do ch đ hi n th các ký t đ nh d ng, trong màn hình so n th o b nế ộ ệ ị ự ị ạ ạ ả ạ có th th y các mũi tên màu đen n m gi a các kho ng tr ng trong văn b n, đóể ấ ằ ữ ả ố ả là các ký t th hi n đ nh d ng đi m d ng c a phím Tab (Tab Stop).ự ể ệ ị ạ ể ừ ủ Đ t t ch đ hi n th này, vào Tools - Options, ch n th View, bể ắ ế ộ ể ị ọ ẻ ỏ đánh d u m c Tab characters.ấ ụ T ng t khi xu t hi n các ký t l t i các v trí kho ng tr ng trongươ ự ấ ệ ự ạ ạ ị ả ố văn b n mà b n không xóa đ c thì có th đó là các ký hi u đ nh d ng c aả ạ ượ ể ệ ị ạ ủ Word, vào b t t c các đánh d u trong nhóm Formatting marks (xem hìnhỏ ấ ả ấ bên). 11.Xu t hi n ký t đánh d u đ u dòng:ấ ệ ự ấ ầ ví d : khi b n xu ng dòng l i xu t hi n kí tụ ạ ố ạ ấ ệ ự Mô t hi n t ng: M t s b n th c m c là t i sao trong trình so n th oả ệ ượ ộ ố ạ ắ ắ ạ ạ ả văn b n c a tôi, c xu t hi n d u ch m ho c ký t l trong văn b n, m c dùả ủ ứ ấ ệ ấ ấ ặ ự ạ ả ặ khi in ra thì văn b n v n s ch đ p nh ng làm cách nào đ chúng bi n m t điả ẫ ạ ẹ ư ể ế ấ trong lúc so n th o văn b n đ nhìn đ r i m tạ ả ả ể ỡ ố ắ Cách kh c ph c: Đó là do thi t l p ch đ "Show all" trong quá trìnhắ ụ ế ậ ế ộ so n th o Word, b n ch kích m t l n n a vào bi u t ng đó trên thanhạ ả ạ ỉ ộ ầ ữ ể ượ Standard đ b ch n đi là v n đ đ c gi i quy t.ể ỏ ọ ấ ề ượ ả ế 12.nh n phím space(kho ng tr ng)ấ ả ắ xu t hi n d u ch m trên đ u?ấ ệ ấ ấ ầ B n vào tool--options--nh p vào th view ph n Formatting marks b n ch nạ ấ ẻ ở ầ ạ ọ all 13. Đ nh d ng m t dòng/đo n, b áp d ng cho toàn văn b nị ạ ộ ạ ị ụ ả . Ví dụ: ch đ nh d ng (font, c ch , màu s c, căn trái ph i gi a, v.v…)ỉ ị ạ ỡ ữ ắ ả ữ bôi đen m t dòng/đo n nh ng b áp d ng cho toàn văn b nộ ạ ư ị ụ ả Gi i pháp kh c ph cả ắ ụ : Vào menu Format, ch n ọ Styles and Formatting sẽ hi n ra nh sau:ệ ư B đánh d u ô ỏ ấ ở Automatically update r i OK là xongồ 4 14. Khi nh n phím Home hay Endấ thì không có tác d ng:- Kh cụ ắ ph c: Vào menu Tools > Options > Ch n th Genaral r i h y d u ki m trong ôụ ọ ẻ ồ ủ ấ ể Navigation keys for Wordperfect users > nh n OK.ấ 15. Trên văn b n có màu n n là màu xanhả ề và ch màu tr ng:- Kh cữ ắ ắ ph c: Vào menu Tools > Options > Ch n th Genaral r i h y d u ki m trong ôụ ọ ẻ ồ ủ ấ ể Blue background, white text > nh n OK.ấ 16. Chèn hình vào văn b n nh ng không th y hình nh hi n lên:- Kh cả ư ấ ả ệ ắ ph c:ụ Vào menu Tools > Options > Ch n th View r i h y d u ki m trong ôọ ẻ ồ ủ ấ ể Picture Placeholders > nh n OK.ấ 17. Khi in văn b n nh ng l i in t cu i trang lên đ u trang:-ả ư ạ ừ ố ầ Kh c ph cắ ụ : Vào menu Tools > Options > Ch n th Print r i h y d u ki mọ ẻ ồ ủ ấ ể trong ô Reverse Print order > nh n OK.ấ 18. Đánh ch nh ng không th y ch và trên th c l i khôngữ ư ấ ữ ướ ạ th yấ s (t t c đ u bi n thành màu tr ng)- Kh c ph c: Trên Destop b n nh nố ấ ả ề ế ắ ắ ụ ạ ấ chu t ph i ch n Properties > ch n th Appearance > ch n ti p m c Advancedộ ả ọ ọ ẻ ọ ế ụ r i nh n chu t vào dòng ch Message text và t i h p Color b n ch n l i màuồ ấ ộ ữ ạ ộ ạ ọ ạ đen và nh n OK > nh n OK l n n a.. ấ ấ ầ ữ 19. Chữ “i” b ng b nhSo n th o v i font TCVN3-ABCướ ỉ ạ ả ớ có thể xu t hi nấ ệ tình hu ng nh p t k t thúc có ch “i” l i hóa “i hoa” ví d tố ậ ừ ế ữ ạ ụ ừ “tôi” trong câu “Hà N i và tôi” s thành “tôI”. Th ph m gây ra hi n t ng đóộ ẽ ủ ạ ệ ượ là do tùy ch n s a t đ ng AutoCorrect c a MS Word hi u nh m t ng c aọ ử ự ộ ủ ể ầ ừ ữ ủ ta v i c a Tây, ch cái bi u th ngôi th nh t trong Anh văn luôn đ c vi tớ ủ ữ ể ị ứ ấ ượ ế hoa là “I”. Kh c ph c nó, c n truy c p trình đ n Tool c a MS Word, l a ch nắ ụ ầ ậ ơ ủ ự ọ AutoCorrect Option, b d u tick Replace text as you type.ỏ ấ ở M t tình tr ng khác là ch “ ” t i v trí đ u câu nh “ hai đ u n iộ ạ ữ ở ạ ị ầ ư ở ầ ỗ nh ” s hóa thành ch “ …”, đó là do tùy ch n t đ ng vi t hoa ký t đ uớ ẽ ữ ậ ọ ự ộ ế ự ầ cũng trong AutoCorrect c a MS Word. Đ ti t tr nó c n b d u tick ủ ể ệ ừ ầ ỏ ấ ở Capitalize first letter of sentences. Xong b m OK.ấ 20. Để s a l i ch i b chuy n thành Iử ỗ ữ ị ể : Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect. Đánh ch i ô Replace, n u th y hai chữ ở ế ấ ữ i, I xu t hi n dòng bên d i thì b m ch n vào dòng đó -> Delete. OKấ ệ ở ướ ấ ọ 21. Đ s a l i đ n v khi đ nh d ng trang t Inches sangể ử ạ ơ ị ị ạ ừ Centimeters: Vào Tools -> Options -> Ch n Tab General -> ô Measurementọ Ở units ch n Centimeters. OKọ 21 Đ có đ ng bao quanh văn bể ườ ản: Vào Tools -> Options -> Ch nọ Tab View -> Đánh d u ch n ô Text boundaries. OKấ ọ ở 22. Đ xóa tri t đ các đ ng zíc z c đ g ch chân d i dòngể ệ ể ườ ắ ỏ ạ ướ ch : Vào Tools ->ữ Options -> Ch n Tab Spelling and Grammar -> Xóa d uọ ấ ch n toàn b các m c “Check…”. OKọ ở ộ ụ 23. Đ chuy n n n văn b n sang màu xanh, ch tr nể ể ề ả ữ ắ g: Vào Tools -> Options -> Ch n Tab General -> Đánh d u ch n ô Blue background, whiteọ ấ ọ ở text. OK 5 24. Cách đ nh d ng trang văn b nị ạ ả ( nh th c hi n b c này n uớ ự ệ ướ ế không khi in ra không nh mong mu n): Vào File -> Page setup -> Tabư ố Ở Margin ch n các thông s căn l , trên, d i; Tab Paper Size ch n c gi y inọ ố ề ướ ở ọ ở ấ (A4). OK 6