Những hiểu biết cơ bản về máy tính

1 B¶o hiÓm x· héi ViÖt Nam Tµi liÖu §Ò c•¬ng «n tËp tin häc (Dïng cho thi tuyÓn viªn chøc vµo ngµnh B¶o hiÓm x· héi n¨m 2011) Hµ Néi, th¸ng 4 n¨m 2011 2 NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH Máy tính là thiết bị giúp con ngƣời thực hiện các công việc : Thu thập, quản lý, xử lý, truyền nhận thông tin một cách nhanh chóng. Ta chỉ xem xét dạng thông dụng nhất của máy tính hiện nay, là máy vi tính, hay còn gọi là tính cá nhân (PC). Thông thƣờng , một máy tính cá nhân có cấu trúc đơn giản nhƣ sau : Các thành phần cơ bản của máy tính Thành phần cơ bản của máy tính là khối xử lý trung tâm (CPU – Central processing Unit), bao gồm : CPU INPUT OUTPUT EXTERNAL MEMORY INTERNAL MEMORY 3 - Bộ điều khiển trung tâm : điều khiển toàn bộ hoạt động của máy tính cùng các thiết bị kết nối ; - Bộ thao tác trực tiếp thực hiện các phép tính số học và logic; - Bộ nhớ trong để lƣu giữ các thông tin thƣờng xuyên phục vụ cho hoạt động của máy tính. Ngoài ra là những thiết bị phụ trợ, đƣợc gọi là các thiết bị ngoại vi, nhƣ : - Bộ nhớ ngoài để lƣu trữ thông tin ngoài máy nhƣ : Đĩa mềm, đĩa cứng, USB… - Các thiết bị vào để đƣa thông tin vào máy tính nhƣ : bàn phím, chuột, máy quét … - Các thiết bị ra để đƣa thông tin từ máy tính ra nhƣ : màn hình, máy in, máy vẽ … Ngoài khối xử lý trung tâm (CPU), các thành phần còn lại đƣợc xem là các thiết bị ngoại vi. 1. Khối xử lý trung tâm (CPU) Là bộ chỉ huy của máy tính, khối xử lý trung tâm CPU có nhiệm vụ điều khiển các phép tính số học và logic, đồng thời điều khiển các quá trình thực hiện các lệnh. CPU có 3 bộ phận chính : Khối tính toán số học và logic, khối điều khiển và một số thanh ghi. 2. Bộ nhớ trong (Main Memory) Là thành phần nhất thiết phải có của máy tính. Bên cạnh bộ nhớ trong còn có bộ nhớ ngoài, cùng đƣợc dùng để lƣu giữ thông tin, bao gồm dữ liệu và chƣơng trình. Một tham số quan trong của bộ nhớ dung lƣợng nhớ. Đơn vị chính để đo dung lƣợng nhớ là byte (1 byte gồm 8 bit) các thiết bị nhớ hiện nay có thể có dung lƣợng nhớ lên tới nhiều tỷ byte. Do vậy ngƣời ta còn dùng bội số của byte để đo dung lƣợng nhớ: 1 KB (Kilobyte) =2 10 byte = 1024 byte 1 MB (Megabyte) = 2 10 KB = 1 048 576 byte 1 GB (Gi ga bai) = 2 10 MB = 1 073 741 824 byte … Bộ nhớ trong của máy tính (còn đƣợc gọi là bộ nhớ trung tâm). Bộ nhớ trong có tốc độ trao đổi thông tin rất lớn, nhƣng dung lƣợng bộ nhớ trong thƣờng không cao. Các bộ nhớ trong hiện nay thƣờng đƣợc xây dựng với hai loại vi mạch nhớ cơ bản nhƣ sau : - RAM (Random Access Memory) : Là bộ nhớ khi máy tính hoạt động ta có thể ghi vào, đọc ra một cách dễ dàng. Khi mất điện hoặc tắt máy thì thông tin trong bộ nhớ RAM cũng mất luôn. - ROM (Read Only Memory): Là bộ nhớ ta chỉ có thể đọc thông tin ra. Thông tin tồn tại trên bộ nhớ ROM thƣờng xuyên, ngay cả khi mất điện và tắt 4 máy. Việc ghi thông tin vào bộ nhớ ROM là công việc của nhà sản xuất. Bản thân máy tính không thể thay đổi dữ liệu đã ghi trong ROM. 3. Bộ nhớ ngoài: Còn gọi là bộ nhớ phụ là các thiết bị lƣu giữ thông tin với khối lƣợng lớn, nên nó còn đƣợc gọi là “bộ nhớ lƣu trữ dung lƣợng lớn” Bộ nhớ ngoài điển hình nhất là đĩa CD, ổ cứng di động, USB … 4. Các thiết bị vào: Đƣợc dùng để cung cấp dữ liệu cho bộ vi xử lý máy tính nhƣ bàn phím, chuột, máy quét ảnh… 5. Các thiết bị ra: Là phần đƣa ra kết quả tính toán, tài liệu, các thông tin cho con ngƣời biết đó là : màn hình, máy in , máy vẽ… 5 HỆ ĐIỀU HÀNH MICROSOFT WINDOWS XP Windows là phần mềm hệ điều hành của hãng Microsoft. Với giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại đa dạng, hệ điều hành Windows dễ sử dụng và tƣơng đối dễ học. Các hệ thống máy vi tính hiện nay thƣờng dùng hệ điều hành Windows (Việt Nam là một trƣờng hợp). Đến nay, hãng Microsoft đã phát triển các hệ điều hành Windows3x, Windows9x, Windows 2000, Windows ME, Windows XP , Windows 2003, Windows 7... Windows là hệ điều hành đa tác vụ, nghĩa là có thể thực hiện đồng thời nhiều công việc. Ví dụ, vừa nghe nhạc, vừa sử dụng phần mềm Excel để tính toán, hay phần mềm Winword để soạn thảo văn bản. Ngoài ra hệ điều hành Windows còn có chức năng Plug and Play (cắm và chạy) tự động cài đặt các thiết bị đƣợc gắn thêm vào hệ thống, cũng nhƣ các tiện ích để nối kết mạng và Internet. 1. KHÁI NIỆM VỀ Ổ ĐĨA, TẬP TIN VÀ THƢ MỤC 1.1. Ổ đĩa (drive) : Để quản lý các ổ đĩa hệ thống máy tính thƣờng đặt tên cho mỗi ổ đĩa bao gồm 1 ký tự chữ (bắt đầu từ ký tự “A”, và tiếp tục với các ký tự kế tiếp – thƣờng do hệ thống tự đặt tên) và dấu hai chấm (:). Trong hệ điều hành Window ổ đĩa còn có nhãn (do ngƣời sử dụng hoặc máy tạo). Ví dụ : Data (C:), Local Disk (D:), … 1.1.1. Các ổ đĩa mềm : Để đọc các đĩa mềm, máy tính phải đƣợc gắn ổ đĩa tƣơng ứng với loại đĩa. Một hệ thống máy tính có thể có tối đa 2 ổ đĩa mềm , 4 khe cắm USB và dành 2 tên ổ đĩa A: và B: để đặt tên cho 2 ổ đĩa mềm này. 1.1.2. Các ổ đĩa cứng : Máy tính thƣờng đƣợc gắn 1 đĩa cứng để tiện làm việc, tuy vậy trên các máy tính hiện nay có thể gắn đƣợc 4 đĩa cứng. Khi một đĩa cứng đƣợc gắn vào máy tính, nó sẽ đƣợc gán một tên gọi để phân biệt với các ổ đĩa khác. Ổ đĩa cứng đƣợc đặt tên từ ký tự C trở đi (C:), có thể có thêm các ổ đĩa D:, E:, ... Thƣờng 1 máy tính PC có thể gắn 1-2 đĩa cứng vật lý, nhƣng tên các ổ đĩa cứng có thể nhiều hơn vì trên 1 đĩa cứng chúng ta có thể phân thành nhiều vùng đĩa (partition), và mỗi vùng đĩa này đƣợc gọi là một đĩa “logical”, đƣợc đặt tên theo quy ƣớc của ổ đĩa cứng. 6 1.1.3. Các ổ CD : Tƣơng tự nhƣ ổ đĩa mềm, muốn đọc (và ghi) thông tin trên đĩa CD, máy tính phải có ổ đĩa tƣơng ứng. Trên một máy tính, thƣờng có thể gắn 1-2 ổ đĩa CD. Tên của ổ đĩa CD thƣờng bắt đầu với chữ cái kế tiếp các chữ cái đặt tên cho đĩa cứng (và dấu :). Ghi chú : Tên ổ đĩa, tên tập tin, tên thƣ mục trong hệ điều hành Windows hay DOS không phân biệt chữ thƣờng và chữ hoa. 1.2. Tập tin (file) : 1.2.1. Khái niệm : Tập tin là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau, thƣờng đƣợc lƣu trữ trên bộ nhớ ngoài. Cụ thể chúng chính là các chƣơng trình, dữ liệu đƣợc lƣu trữ trên đĩa. Để phân biệt giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin có một tên. 1.2.2. Quy tắc đặt tên tập tin : Trong đó phần tên chính (filename) là bắt buộc phải có, phần mở rộng (extension) có thể có hoặc không. ≡ [.] Trong môi trƣờng Windows, tên tập tin có thể dài đến 255 ký tự. Phần mở rộng, nếu có, bắt đầu từ dấu chấm cuối cùng tính từ trái qua phải. Tên tập tin không nên sử dụng các ký tự có dấu tiếng Việt, vì có thể không đọc đƣợc trên các máy tính khác. Lưu ý : Các ký tự không đƣợc dùng để đặt tên tập tin là / \ : * ? “ | 1.3. Thƣ mục (Folder / Directory) : Thƣ mục là phân vùng hình thức trên đĩa để việc lƣu trữ các tập tin đƣợc tổ chức một cách có hệ thống. Ngƣời sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều “ngăn”riêng biệt, mỗi ngăn là một thƣ mục. Trong một thƣ mục có thể chứa các tập tin hay/và thƣ mục con; các thƣ mục con hoặc mặc định theo hệ thống (ví dụ thƣ mục “COMMAND” trong thƣ mục “WINDOWS”) hoặc tùy theo ngƣời sử dụng. 7 Tên của thƣ mục (Folder/Directory Name) đƣợc đặt theo đúng quy luật đặt tên của tập tin, thƣờng tên thƣ mục không đặt phần mở rộng. Trong một thƣ mục, tên của các tập tin và thƣ mục con là duy nhất (không đƣợc giống nhau) 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WINDOWS 2.1. Màn hình nền Windows : Màn hình giao diện của Windows gọi là màn hình nền (desktop). Trên màn hình nền thƣờng có các biểu tƣợng (icon) và thanh tác vụ (Taskbar). 2.1.1. Các biểu tượng Các biểu tƣợng hoặc là các đại diện của thư mục, tập tin hay một đối tƣợng khác của Windows hoặc là các nối kết (shortcut) đến 1 thƣ mục hay 1 tập tin xác định (thƣờng là nối kết đến 1 chƣơng trình ứng dụng). Số lƣợng các biểu tƣợng tùy theocác chƣơng trình đƣợc cài đặt, ta có thể thêm hoặc xóa bớt các biểu tƣợng này. Trong môi trƣờng Windows, các hoạt động thƣờng đƣợc thực hiện thông qua các biểu tƣợng, cũng có thể thực hiện với hệ thống thực đơn và các tổ hợp phím. Thao tác tạo Shortcut trên desktop: Bƣớc Thực hiện 1. Click chuột phải lên màn hình, một menu hiện lên. 2. Chọn trên menu: New -> Shortcut, một Shortcut mới hiển thị trên desktop, và một hộp thoại tạo Shortcut hiển thị 3. Chọn nút , hộp thoại hiển thị hệ thống file và folder giúp ngƣời sử dụng dễ dàng tìm kiếm vị trí tập tin muốn tạo Shortcut 8 4. Chọn một tập tin (thƣờng là chương trình ứng dụng) với vị trí của nó trong hệ thống thƣ mục muốn tạo shortcut. Sau đó click nút Next. Hộp thoại đặt tên cho Shortcut xuất hiện 5. Đặt tên cho Shortcut, và chọn nút Menu khi click phải chuột lên Desktop Hộp thoại tạo Shortcut Thao tác sắp xếp các biểu tƣợng trên desktop: Bước Thực hiện 1. Click chuột phải lên màn hình, một menu hiển thị lên 2. Chọn Arrange Icon 2.1.2. Thanh tác vụ 9 Dƣới đáy màn hình là thanh tác vụ (taskbar), vị trí này có thể thay đổi . Phía trái Taskbar là nút Start, nhắp vào nút Start này, hay bấm tổ hợp phím Ctrl-Esc, sẽ xuất hiện thực đơn chính để khởi động hầu hết các công việc trong Windows (để chạy các ứng dụng, kiểm tra các tham số của hệ thống, cũng nhƣ để tắt máy …) Phần kế bên nút Start là các biểu tƣợng nhằm khởi động nhanh một số chƣơng trình thƣờng xử dụng (có thể có hoặc không tùy theo phiên bản của Windows và cách cài đặt). Kế tiếp là các ứng dụng đang đƣợc mở ra trong môi trƣờng Windows. Để làm việc với một trong các ứng dụng đã đƣợc mở này, chúng ta click vào ô có tên của ứng dụng đó trên thanh Taskbar, hay click lên cửa sổ của nó, hay sử dụng tổ hợp phím Alt-Tab làm xuất hiện một khung chứa biểu tƣợng của các chƣơng trình đang hoạt động để chúng ta có thể chọn 1 biểu tƣợng của chƣơng trình tƣơng ứng. Phía phải Taskbar là biểu tƣợng của các ứng dụng thƣờng trú (thƣờng đƣợc khởi động từ khi mở máy). Thao tác thiết lập lại thuộc tính cho taskbar: Thẻ Taskbar 10 • Lock the taskbar: không cho dịch chuyển hoặc thay đổi thanh taskbar • Auto hide the taskbar: tự động ẩn thanh taskbar khi di chuyển mouse ra ngoài thanh này. • Show quick launch: hiển thị các Icon nhỏ gần menu Start kết nối internet hoặc các ứng dụng khác • Show the clock: hiển thị đồng hồ ở góc dƣới bên phải. Bƣớc Thực hiện 1. Right-click trên thanh taskbar. Một menu hiện ra. 2. Chọn Properties Hộp thoại thuộc tính của Taskbar hiển thị. Dùng chuột để thanh đổi các thuộc tính của taskbar. Thẻ Start Menu o Start menu : Kiểu hiển thị của Windows XP thuận tiện cho việc kết nối internet và email… o Classic Start menu: Hiển thị menu Start trở lại các kiểu Windows 98 hoặc Windows 2000 2.2. Cửa sổ ứng dụng (Application Window): Khi khởi động một ứng dụng, thƣờng xuất hiện một cửa sổ tƣơng ứng của ứng dụng đó. Phía trên cùng cửa sổ là thanh tiêu đề (title bar), ghi tên của ứng dụng và tên tập tin đang đƣợc mở ra. Phía phải thanh tiêu đề có ba nút để điều khiển cửa sổ: nút Minimize để cực tiểu hóa cửa sổ ứng dụng đƣa về thành một biểu tƣợng trên thanh Taskbar, nút Maximize để phóng to cửa sổ ra toàn màn hình (khi nút có một hình chữ nhật ) hoặc thu nhỏ cửa sổ về kích thƣớc trƣớc khi phóng to (khi trên nút có hai hình chữ nhật ) và nút Close để đóng cửa sổ ứng dụng. Các thao tác trên có thể thực hiện thông qua một hộp điều khiển 11 (control menu box) ở đầu góc trái thanh tiêu đề bằng cách click vào biểu tƣợng của nó. Để hiệu chỉnh kích thƣớc của cửa sổ, di mouse đến các cạnh hay các góc của cửa sổ cho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều, rê mouse đến vị trí mong muốn. Trong một số cửa sổ có thực đơn ngang (menu bar) gồm danh sách các mục (lệnh), mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (menu popup) và nằm ngay sát dƣới thanh tiêu đề. Để mở thực đơn dọc của một mục, nhắp chuột vào tên mục hoặc gõ Alt + kí tự đại diện (đƣợc gạch dƣới) của tên mục này. Nếu cửa sổ không đủ rộng để hiện tất cả các thông tin, thanh cuốn sẽ xuất hiện ở cạnh bên phải và cạnh đáy của cửa sổ, ta có thể kéo nút cuốn hoặc nhắp các nút mũi tên trên thanh cuốn để hiện thông tin cần xem. Để di chuyển cửa sổ, rê chuột tại thanh tiêu đề của cửa sổ để di chuyển. 2.3. Hộp thoại (Dialog box): Hộp thoại trong Windows giúp cho ngƣời dùng có thể thực hiện các lựa chọn và ra quyết định hành động. Dòng trên cùng của hộp thoại là thanh tiêu đề ghi tên hộp thoại. Trên hộp thoại thƣờng có các thành phần thƣờng gặp sau : * Nút đóng hộp thoại : nằm ở cuối góc phải thanh tiêu đề. * Có nhiều dạng để chọn 1 giá trị nào đó : 2.3.1. Dạng khung chọn (push button) : Là những khung hình chữ nhật trên đó có ghi chữ. Các nút thƣờng dùng : khẳng định các lựa chọn, hủy bỏ các sửa đổi và thoát khỏi hộp thoại. nút có chữ với 3 dấu chấm, khi chọn sẽ sinh ra hộp thoại mới. 2.3.2. Dạng ô đánh dấu (check box) : Là các ô nhỏ với tính chất ghi bên cạnh, nhắp vào ô này sẽ thay đổi trạng thái “chọn” hay “không chọn” tính chất tƣơng ứng. Ký hiệu cho biết tính chất ghi bên cạnh đƣợc chọn . Trong một hộp thoại có thể có nhiều ô đánh dấu. 3.3.3. Dạng nút đài (radio button) : Là những ô hình tròn bên cạnh có chữ, để lựa chọn một gía trị chúng ta nhắp vào ô có giá trị tƣơng ứng, nút đƣợc chọn sẽ có một chấm to màu đen . Mỗi tính chất có thể xuất hiện nhiều nút đài tƣơng ứng với nhiều giá trị, chúng ta chỉ có thể chọn đƣợc một giá trị mà thôi. Trong một hộp thoại có thể chọn giá trị cho nhiều tính chất. 12 2.3.4. Dạng danh sách kéo xuống (combo box) : Là những nút mà bên phải nút có mũi tên. Khi click vào mũi tên này, sẽ xuất hiện một thực đơn cho phép ta lựa chọn một mục. 2.3.5. Dạng hộp văn bản (text box) : Giống nhƣ dạng danh sách kéo xuống nhƣng linh động hơn là chúng ta có thể nhập các ký tự vào khung chọn. Ví dụ hộp văn bản sau để ghi tên tập tin văn bản đang soạn. 2.3.6. Các trang (tab) : Một số hộp thoại đƣợc tổ chức thành nhiều trang nhƣ một cuốn tập, tên các trang nằm ở phần phía trên hộp thoại. Mỗi trang lại tƣơng ứng với các mục lựa chọn riêng, có thể coi mỗi trang nhƣ là một hộp thoại con. Nút trợ giúp : nằm ở phía trên bên phải cửa sổ, khi click nút này, dấu chấm hỏi sẽ dính vào con trỏ chuột, di chuyển con trỏ chuột tới bất kỳ mục nào trong hộp thoại và click thì ta sẽ đƣợc hƣớng dẫn trực tiếp của chính mục này. 3. THOÁT KHỎI WINDOWS VÀ TẮT MÁY : Với hệ điều hành Windows, một khi muốn tắt máy chúng ta tuyệt đối không nên tắt máy bằng cách ngắt dòng điện, mà nên thực hiện theo quá trình sau. Bƣớc Thực hiện 1. Click nút Start trên thanh tác vụ, xuất hiện 1 thực đơn dọc 2. Chọn mục Turn of Computer, một hộp thoại xuất hiện 3. Thao tác trên hộp thoại Turn off 13 3.1. Nếu muốn tắt máy, chọn Turn off 3.2. Nếu muốn tắt máy và khởi động lại, chọn Restart 3.3. Nếu muốn máy ở chế độ tạm nghỉ (ở trạng thái này gần nhƣ máy ngừng hoạt động đĩa cứng, màn hình, khi gõ lại phím bất kỳ máy sẽ trở lại bình thƣờng), chọn Stand by. Nhấn nút OK để thực hiện. Lƣu ý: Trong một số tình huống, máy sử dụng hệ điều hành Windows bị treo do một ứng dụng nào đó, nên thực hiện thao tác sau để tắt các ứng dụng đó Bƣớc Thực hiện 1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Esc (Ctrl + ALT + DEL), màn hình quản lý các ứng dụng sẽ hiển thị. 2. Chọn ứng dụng nghi ngờ làm treo máy, sau đó nhấn enter 4. KHỞI ĐỘNG MỘT CHƢƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG. - Nhắp đúp biểu tƣợng chƣơng trình ứng dụng trên desktop. - Hoặc vào Start  Programs, chọn tên ứng dụng. - Hoặc vào Start  Run, chọn tên chƣơng trình ứng dụng. 5. TRÌNH ỨNG DỤNG WINDOWS EXPLORER Ứng dụng này dùng để quản lý hệ thống file và folder trên máy tính 5.1. Khởi động Windows Explorer Ngoài 3 cách khởi động nhƣ đã nêu trên, chúng ta có thể khởi động Windows Explorer bằng cách : - Right click trên nút Start hay trên biểu tƣợng My Document rồi chọn Explore. 5.2. Cửa sổ làm việc của Windows Explorer 14 Chia làm 2 vùng: * Vùng bên trái (All Folders) :cho thấy cấu trúc của ổ đĩa, thƣ mục trên toàn bộ hệ thống máy tính. * Vùng bên phải (Contents of ...) : thể hiện chi tiết bên trong của folder đƣợc chọn bên trái. 5.3. Các lệnh dùng trên folder và file 5.3.1. Chọn folder hoặc file - Click vào biểu tƣợng của folder hoặc file để chọn đƣợc 1 folder hoặc file, có thể dùng mũi tên của bàn phím di chuyển đến, hoặc gõ ký tự đầu của tên folder. - Chọn nhiều folder hoặc nhiều file - Chọn rời rạc: kết hợp với Ctrl và click mouse để chọn - Chọn liên tục 1 dãy: kết hợp với shift bấm ở đầu và cuối dãy. - Chọn tất cả : vào Edit menu - chọn Select all hoặc Ctrl- A * Bỏ chọn : bấm mouse vào khoảng trống trên màn hình. 15 5.3.2. Tạo một folder mới Cách 1: từ menu File chọn - New chọn Folder. Nếu muốn tạo folder con trƣớc bấm đôi vào folder đã có để vào trong sau đó tiến hành chọn File menu và tiến hành Cách 2: nhắp phải mouse trên vùng muốn tạo folder con chọn New Folder và tạo folder mới. 5.3.3. Đổi tên (folder - file - shortcut) - Cách 1: Chọn vào folder nhắp phải mouse chọn Rename, sau đó nhập vào tên mới, bấm enter. - Cách 2: Chọn vào folder, vào menu File chọn Rename, sau đó nhập vào tên mới, bấm enter. - Cách 3: Chọn vào folder bấm nút F2 đánh vào tên mới và Enter. 5.3.4. Di chuyển (folder - file - shortcut) - Cách 1: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - bấm và rê mouse đến nơi cần di chuyển đến thả ra. - Cách 2: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - Nhấn Ctr - X (cut) - hoặc bấm vào biểu tƣợng cắt và đến nơi cần di chuyển chọn Paste hoặc Ctrl-V. - Cách 3: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - có thể nhắp phải mouse chọn Cut rồi Paste vào thƣ mục muốn chuyển đến. 5.3.5. Copy (folder - file - shortcut) - Cách 1: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - bấm và rê mouse kết hợp với nút Ctrl đến nơi cần di chuyển đến thả ra.(Không giữ Ctrl trong cùng một ổ đĩa thực hiện di chuyển, khác ổ đĩa thì copy). - Cách 2: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - Nhấn Ctrl - C (copy) - hoặc bấm vào biểu tƣợng cắt và đến nơi cần di chuyển chọn Paste hoặc Ctrl-V - Cách 3: Chọn 1 hoặc nhiều đối tƣợng - có thể dùng mouse phải chọn Copy và rồi Paste vào thƣ mục muốn copy vào. 5.3.6. Xóa (folder - file - shortcut) - Chọn các đối tƣợng cần xóa 16 - Cách 1: bấm nút Delete trên bàn phím máy sẽ xuất hiện hộp thoại: chọn Yes để xoá, No để bỏ lệnh. Thực ra lệnh xóa này chuyển đối tƣợng vào Recycle Bin (sọt rác) và có thể lấy lại đƣợc. - Cách 2: Nhắp phải mouse chọn Delete - Cách 3: chọn trên công cụ - Cách 4: Kéo thả vào Recycle Bin. * Phục hồi đối tượng bị xóa còn nằm trong sọt rác: bấm đôi vào biểu tƣợng sọt rác (Recycle bin) chọn đối tƣợng - chọn Restore. Nếu chọn Empty Recycle Bin sẽ xóa sạch không thể khôi phục lại đƣợc. * Có thể mở menu Edit và chọn Undo Delete. 5.3.7. Sắp xếp Nhắp phải mouse trên vùng các biểu tƣợng chọn Arrange có 5 cách sắp xếp nhƣ sau: - Name: Tên sắp xếp theo thứ tự - Size : Sắp xếp theo kích cỡ file - Type: Sắp phần mở rộng theo ABC - Modified :sắp theo ngày hiệu chỉnh. - Auto Arrange: sắp xếp tự động. 5.4. Các lệnh của đĩa mềm,USB 5.4.1. Định dạng đĩa mềm, USB Khi định dạng dữ liệu trên đĩa xóa sạch không thể khôi phục đƣợc. 17 Trên màn hình Windows Explorer bấm nút phải trên biểu tƣợng ổ đĩa A hoặc E, : chọn Format - Capacity : Dung lƣợng đĩa - Format type: chọn kiểu định dạng đĩa + Quick : Định dạng nhanh + Full: thực hiện kiểm tra lại có thể khôi phục lại đƣợc + Copy system files only: chỉ chép vùng hệ thống khởi động cho đĩa mềm. - Label: đặt tên cho đĩa - Display summary when finished: cho hiện ra bảng tổng kết về tình trạng đĩa sau khi định dạng. - Copy system files: format xong chép các tập tin hệ thống lên đĩa. Các đĩa này có thể dùng để khởi động máy tính. 5.4.2. Sao Chép hai đĩa - Dữ liệu trong đĩa gốc sẽ đƣợc chép hoàn toàn qua 1 đĩa thứ hai. Dữ liệu đã có sẵn, nếu có, trên đĩa thứ hai này sẽ bị xóa sạch. - Đƣa đĩa nguồn (đĩa có dữ liệu muốn chép) vào ổ đĩa và right-click trên biểu tƣợng ổ đĩa A:, chọn Copy Disk, sau đó máy đọc và tiến hành chèn đĩa thứ hai (thƣờng là đĩa trắng hay đĩa đã có dữ liệu nhƣng không cần nữa) vào khi máy yêu cầu. 6. CHƢƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG PAINT Paint là chƣơng trình ứng dụng dùng để vẽ hình. Không giống nhƣ soạn thảo văn bản, mỗi nét vẽ hay mỗi chữ đánh lên màn hình Paint đều biến thành điểm ảnh (pixel). Có thể mở các hình có sẳn hiệu chỉnh lại hoặc thêm dòng văn bản. Paint không phải là chƣơng trình xử lý ảnh chuyên nghiệp. 7. CONTROL PANEL Các ứng dụng trong Control Panel điều khiển cấu hình hoạt động của Windows. Để kích hoạt cửa sổ Control Panel, vào Start - Settings - Control Panel 18 Trong cửa sổ Control Panel có nhiều mục với chức năng khác nhau. Sau đây là một số các mục thƣờng đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với môi trƣờng làm việc. 7.1. Hiệu chỉnh ngày, giờ (Date - time) Đây là ngày giờ theo đồng hồ của máy tính. Chúng ta có thể thay đổi ngày giờ của hệ thống bằng cách sau: Nhắp đúp vào biểu tƣợng đồng hồ trên thanh Taskbar. _ Hoặc chọn mục Date/Time trong Control Panel. Date: Thay đổi tháng, năm và ngày chọn vào ô ngày - bấm Apply. Time: Thay đổi giờ : bằng cách hiệu chỉnh từng ô giờ, phút, giây - với ngày tính năng chọn cho mỗi ngày là 24 giờ chọn AM và PM cho thích hợp. Ví dụ: 7 giờ tối thì nhập vào 19 giờ. 19 Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi múi giờ cho thích hợp với từng địa phƣơng. 7.2. Cách thể hiện trên màn hình (Display properties) Khởi động: Nhắp đúp vào biểu tƣợng Display trong Control Panel hoặc bấm phải mouse trên màn hình và chọn Properties. Cấu hình cho màn hình nền desktop gồm nhiều thẻ : 7.2.1. Themes Để chọn một các kiểu hiển thị giao diện kiểu Windows XP hoặc Windows trƣớc đây. 7.2.2. Desktop Chọn trang trí cho nền desktop: Khung Backgroud: Để chọn 1 tập tin hình ảnh làm nền màn hình desktop. Sau khi chọn loại ảnh, click ô Apply để thay đổi. 7.2.3. Screen Saver Thiết lập màn hình lúc đang tạm ngƣng làm việc sau 1 thời gian tùy chọn. Màn hình sẽ hiện một hình ảnh động tùy chúng ta chọn. Ý nghĩa các mục : ScreenSaver : chọn mẫu hình ảnh di chuyển. 20 Wait: đặt khoảng thời gian nghỉ không gõ phím để bật lên chế độ ScreenSaver. Password protected: đặt mật khẩu chống kẻ lạ xâm nhập vào máy khi chúng ta tạm nghỉ. 7.2.4. Appearance Chọn cách thể hiện màu, font chữ và nền cho cửa sổ. Scheme: chọn tên bộ màu thể hiện cách đặt màu cho tất cả các thành phần của cửa sổ. Sau khi thay đổi để trở lại bình thƣờng chúng ta chọn Windows Standard. 7.3.Keyboard: Điều khiển bàn phím. Repeat delay: khoảng thời gian giữa hai lần gõ phím liên tiếp. Có thể thay đổi từ Long đến Short. 7.4. Fonts Đây là mục thêm và bỏ đi các font chữ có trong máy tính. Để thêm font chữ chúng ta chọn File- Install new fonts, sau đó chọn thƣ mục chứa font chữ với các file *.ttf, rồi chọn các font mong muốn để thêm vào. Xóa font : chọn ngay biểu tƣợng của font chữ đó và bấm Delete. 7.5. Mouse Kích hoạt biểu tƣợng mouse trong cửa sổ Control Panel. 7.6. Regional and Language Options 7.6.1. Regional options Thay đổi tên nƣớc mà máy tính đang sử dụng - Múi giờ. Khi chọn một nƣớc sẽ có sự thay đổi ở các thẻ trong mục Customize. Có thể chọn khuôn dạng Vietnamese, nếu đã đƣợc cài đặt. Nếu giữ khuôn dạng mặc định English (United State), chúng ta cần phải khai báo lại các tham số sao cho phù hợp với quy định của Việt Nam. Click khung Customize để kiểm tra và khai báo lại các tham số sau 7.6.2. Number 21 Decimal symbol (dấu phân cách số lẽ thập phân) : Chọn dấu phẩy (,). Digit grouping symbol (dấu phân cách hàng ngàn) : Chọn dấu chấm (.). No of digits after decimal (số ký số sau dấu phân cách thập phân) : 2 List separator: dấu phân cách giữa các đối số trong công thức, nhóm số. Nênchọn 1 ký hiệu khác với dấu phân cách số lẽ thập phân và dấu phân cách hàng ngàn, thƣờng là dấu chấm phẩy (;). 7.6.3. Time Thay đổi cách hiển thị giờ hh:mm:ss (giờ: phút: giây) 7.6.4. Date Chọn cách hiển thị ngày tháng: dd/MM/yyyy (17/02/2011), hoặc dd-MMM-yyyy (17-Feb-2011) 8. MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC 8.1. Tìm kiếm file - folder Chọn Start - Search – For Files or Folders / All files and folders 22 Search for files or folders name : gõ vào tên của file cần tìm có thể dùng dấu * thay thế cho một nhóm ký tự và dấu ? thay thế cho một ký tự trong tên file hoặc folder. Ví dụ cần tìm tập tin BAITAP.DOC ta có thể gõ lệnh tìm nhƣ sau: baitap.* (tìm tất cả các tập tin có phần tên là baitap), hoặc bai*.doc (tìm tất cả các tập tin có phần tên có 3 ký tự đầu là BAI và phần mở rộng là DOC). Containing text: có thể nhập thêm 1 đoạn văn bản có trong file cần tìm. Look in: xác định vị trí muốn tìm kiếm, ổ đĩa hay thƣ mục. (cần lưu ý) Options: có thể cho biết thêm một số thống số khác về ngày soạn thảo tập tin, kiểu, kích thước … để giới hạn việc tìm kiếm. 8.2. Máy tính tay (calculator) Khởi động: Start  Programs Accessories  CaLculator. Mọi thao tác tính toán giống nhƣ máy tính tay. Trong máy có thể hiển thị hai máy tính: Standard và Scientific Sau khi tính toán có thể copy (Ctrl_c) và paste kết quả ra chƣơng trình soạn thảo văn bản (Ctrl_V). 9. BẢO VỆ DỮ LIỆU – CHỐNG VIRUS MÁY TÍNH 23 9.1. Bảo vệ dữ liệu. Dữ liệu lƣu trữ trong máy tính đƣợc chứa trên các đĩa cứng, USB hoặc đĩa CD-ROM. Dữ liệu đƣợc lƣu theo những dạng đặc biệt có tính logic rất cao, khi một phần của đĩa không đọc đƣợc gây ra dữ liệu trên đĩa hoàn toàn bị mất. Dữ liệu bị mất có nhiều nguyên nhân, chủ yếu là các nguyên nhân sau: - Do ngƣời sử dụng xoá. Hoặc ghi dữ liệu khác đè lên file dữ liệu đã có vùng có dữ liệu. - Do hệ thống không đọc đƣợc dữ liệu, cúp điện đột ngột, điện áp không ổn định, do thiết bị lƣu trữ hƣ hỏng… - Do virus tấn công vào các bản đồ lƣu trữ thông tin hệ thống đĩa làm dữ liệu còn nhƣng không thể đọc đƣợc. Cách bảo vệ dữ liệu: - Lƣu dữ liệu ở nhiều nơi trên đĩa, lƣu trên nhiều đĩa. - Hệ thống máy tính phải có trang bị các chƣơng trình chống virus, khóa phần mềm, khoá phần cứng không cho ngƣời không thẩm quyền truy cập. - Các hệ cơ sở dữ liệu lớn cần có hệ thống lƣu trữ chuyên dụng. - Cẩn thận khi sử dụng các chƣơng trình lạ, đĩa lạ, dowsload từ internet... 9.2. Virus máy tính là gì? Đây là một chƣơng trình ứng dụng thƣờng rất nhỏ, đƣợc nạp vào bộ nhớ hoặc ký sinh trên file nào đó trong máy tính bị nhiễm. Có khả năng lây lan sang máy tính khác thông qua các tập tin hay đĩa đã bị nhiễm, truy cập, tải file từ mạng internet. Hiện nay máy tính rất dễ bị nhiễm vius qua đƣờng e-mail với các tập tin đính kèm, hay truy cập đến địa chỉ web đã bị nhiễm vius. Tác hại: Làm hƣ hỏng phần mềm, dữ liệu, nhất là phần khởi động máy tính làm máy tính không khởi động đƣợc. Virus rất đa dạng có thể gây đứng máy, có khi không gây hại gì cả, có loại hẹn đến ngày giờ nhất định tung ra phá máy tính. Triệu chứng: máy hay bị treo trong khi chạy chƣơng trình, máy không khởi động đƣợc, máy chạy chậm hơn bình thƣờng, không kết nối vào mạng internet đƣợc, không in đƣợc … Hoặc xuất hiện các thông báo lạ lúc đó chúng ta cần đến các chƣơng trình kiểm tra - diệt virus máy tính. Kiểm tra diệt virus máy tính 24 - Cần có đĩa mềm chứa chƣơng trình chống virus máy tính chuyên nghiệp nhƣ: Tải tại www.bkav.com.vn, SCAN (nƣớc ngoài) , McAfee VirusScan, Norton AntiVirus … Phòng chống virus xâm nhập vào máy - Không dùng đĩa lạ nghi ngờ có virus trƣớc khi đƣa vào máy cần khởi động chƣơng trình chống virus kiểm tra. - Không sao chép các phần mềm lạ - trò chơi điện tử ở các máy mà chúng ta không tin thật sự nơi đó không có virus máy tính. Cần phải kiểm tra virus trƣớc khi chép vào máy. - Khi chép file từ máy mạng hoặc Internet cần kiểm tra virus thật kỹ. - Khi đã bị lây nhiễm virus cần tìm ra và diệt thật “sạch” rồi mới vào sử dụng lại các chƣơng trình đã có trên đĩa, nếu có điều kiện nên format toàn bộ đĩa và cài đặt lại từ đầu. Hiện nay có nhiều chƣơng trình phòng chống virus. Cần cập nhật các phiên bản hàng ngày để có thể phòng chống các virus mới. 25 Néi dung microsoft Word Tæng quan vÒ Microsoft office I. C¸ch khëi ®éng ch•¬ng tr×nh microft Word. C¸ch 1: Vµo Start --> Programs --> Microsoft Word C¸ch 2: Khëi ®éng tõ biÓu t•îng + KÝch chuét vµo biÓu t•îng Microsoft Word trªn thanh Office. + KÝch ®óp chuét vµo biÓu t•îng Microsoft Word trªn mµn h×nh Windows (NÕu tån t¹i biÓu t•îng trªn mµn h×nh Windows). 26 C¸ch 3: Start --> Run t¹i môc Open nhËp C:\Program Files\ Microsoft office\office\Winword.exe II. Giíi thiÖu mµn h×nh Microsoft Word. - Title Bar: Lµ thanh tiªu ®Ò chøa tªn Microsoft Word. - Menu Bar: øng víi mét Menu ngang chøa toµn bé c¸c c«ng viÖc cña Microsoft Word theo c¸c chñ ®Ò (§Ó kÝch ho¹t Menu däc trong Menu ngang ta chØ cÇn bÊm nót chuét tr¸i t¹i môc ®ã hoÆc Ên tæ hîp phÝm Alt+ Ký tù g¹ch ch©n trong tªn cña Menu däc ®ã). - Standard Toolbar: Thanh c«ng cô cña Microsoft Word. - Format Toolbar:Thanh chøa c«ng cô ®Ó ®Þnh d¹ng d÷ liÖu. - Toolbar: Muèn hiÓn thÞ c¸c thanh c«ng cô kh¸c. - View -->Toolbar --> Chän c¸c thanh c«ng cô cÇn hiÓn thÞ. - Thanh th•íc (Ruler): HiÖn ra vµ Èn ®i b»ng c¸ch chän View chän Ruler, thanh th•íc nµy chia tõng cm dïng ®Ó c¨n chØnh v¨n b¶n. - Thanh cuén (Scroll bar): Dïng ®Ó xem v¨n b¶n bÞ che khuÊt - Thanh tr¹ng th¸i (Status bar): HiÓn thÞ to¹ ®é con trá, trang hiÖn t¹i , tæng sè trang trong v¨n b¶n, sè hiÖu cña ®o¹n v¨n b¶n trong mét trang. III. Tho¸t khái ch•¬ng tr×nh Microsoft Word. - C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu t•îng Close trªn gãc ph¶i mµn h×nh - C¸ch 2: Vµo File -->Exit. - C¸ch 3: Ên tæ hîp phÝm t¾t Alt +F4. IV. C¸c qui T¾c so¹n th¶o v¨n b¶n. - Kh«ng dïng Enter ®Ó kÕt thóc dßng mµ chØ dïng khi kÕt thóc ®o¹n v¨n b¶n. Muèn kÕt thóc dßng th× ta Ên Shift + Enter. - Gi÷ Shift ®Ó gâ mét kÝ tù lµ ch÷ hoa, chØ nªn bËt phÝm Caps Lock ®Ó gâ ch÷ hoa kh«ng dÊu. - Trong khi so¹n th¶o ta cã thÓ Ên phÝm Delete ®Ó xo¸ kÝ tù bªn ph¶i con trá vµ nhÊn Back space ®Ó xo¸ kÝ tù bªn tr¸i con trá. V. C¸ch di chuyÓn vµ ®¸nh dÊu nhanh trong v¨n b¶n. 1. C¸c thao t¸c di chuyÓn nhanh. + §•a con trá vÒ ®Çu dßng: Home + §•a con trá vÒ cuèi dßng: End 27 + §•a con trá vÒ ®Çu v¨n b¶n: Ctrl + Home + §•a con trá vÒ cuèi v¨n b¶n: Ctrl + End + §•a con trá lªn trªn mét trang mµn h×nh: Page Up + §•a con trá xuèng mét trang mµn h×nh: Page Down + §•a con trá lªn trªn mét trang giÊy: Ctrl+ Page Up + §•a con trá lªn xuèng mét trang giÊy: Ctrl+ Page Down 2. C¸c thao t¸c ®¸nh dÊu v¨n b¶n. + Shift + C¸c phÝm dÞch chuyÓn: §¸nh dÊu VB theo chiÒu dÞch chuyÓn. + Ctrl + A: §¸nh dÊu toµn bé v¨n b¶n. VI. C¸c thao t¸c vÒ tÖp. * Thao t¸c ghi tÖp v¨n b¶n vµo m¸y. + File --> Save (Ctrl + S): §Æt tªn File v¨n b¶n + File-->Save as : nÕu muèn ghi tÖp ra vÞ trÝ míi hoÆc ghi tÖp víi tªn míi. Save in: chän n¬i l•u tÖp. Creat new folder: t¹o míi mét th• môc ®Ó l•u tÖp. File name: §Æt tªn tÖp cÇn ghi. * §ãng trang so¹n th¶o. File --> Close (hoÆc Ên ®ång thêi hai phÝm Ctrl + W) * Më míi trang ®Ó so¹n th¶o. File--> New --> OK hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm (Ctrl + N) * Më tÖp ®· tån t¹i. - File --> Open hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm (Ctrl + O) + Look in: Chän th• môc chøa tÖp, chän tÖp cÇn më. C¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng Muèn ®Þnh d¹ng phÇn nµo trong v¨n b¶n ph¶i ®¸nh dÊu (b«i ®en phÇn v¨n b¶n ®ã) c¸c hiÖu øng ®Þnh d¹ng chØ cã t¸c dông víi phÇn v¨n b¶n bÞ ®¸nh dÊu. I. §Þnh d¹ng Font ch÷. * §¸nh dÊu phÇn v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng: - C¸ch 1: Format -->Font: (hay Ên Ctrl + D) xuÊt hiÖn hép tho¹i gåm: 28 + Font: Chän Font ch÷. Chó ý: Muèn chän Font ch÷ TiÕng ViÖt chän Font cã tªn b¾t ®Çu b»ng “.Vn”. NÕu chän Font ch÷ hoa: chän Font tªn kÕt thóc lµ ch÷ H. + Font Style: Chän kiÓu ch÷ (Bold, Italic, Underline) : §Ëm, nghiªng, ch÷ g¹ch ch©n. + Size: Chän cì ch÷. + Underline Style: §Þnh d¹ng ch÷ g¹ch ch©n. + Font Color: Chän mµu ch÷. + Underline Color: Mµu viÒn g¹ch ch©n. §Ó kÕt thóc c¸c lùa chän ta Ên OK. Muèn mÆc ®Þnh cho tÊt c¶ c¸c lÇn sau ta chän nót Default - C¸ch 2: Ta cã thÓ c¨n chØnh trªn thanh c«ng cô Formatting Font: Chän font ch÷ (hoÆc Ên phÝm Ctrl+Shift+F) Font Size: chän cì ch÷ (hoÆc Ên phÝm Ctrl+Shift+P) Chó ý: Gi÷ phÝm Ctrl + ] ®Ó t¨ng cì ch÷. Gi÷ phÝm Ctrl + [ ®Ó gi¶m cì ch÷. B (Bold): Ch÷ ®Ëm (hoÆc Ên phÝm Ctrl + B). I (Italic): Ch÷ nghiªng (hoÆc Ên phÝm Ctrl+I). U (Underline): Ch÷ g¹ch ch©n (hoÆc Ên phÝm Ctrl + U). II. C¨n chØnh ®o¹n v¨n b¶n. 29 * §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn c¨n chØnh. C¸ch 1: Format --> Paragraph: + Alignment: C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n: + Left : LÒ tr¸i + Right : LÒ ph¶i + Special : Thôt lÒ cña ®o¹n. First line: T¹o kho¶ng c¸ch cña dßng ®Çu tiªn ®o¹n so víi lÒ tr¸i. Hanging: T¹o kho¶ng c¸ch cña c¸c dßng trong ®o¹n so víi lÒ tr¸i trõ dßng ®Çu tiªn. + Before: T¹o kho¶ng c¸ch cña ®o¹n sau so víi ®o¹n tr•íc. + After: T¹o kho¶ng c¸ch ®•îc chän so víi ®o¹n d•íi. + Line spacing: T¹o kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng trong ®o¹n. Single: Kho¶ng c¸ch dßng chuÈn. 1,5 line: Kho¶ng c¸ch dßng lµ 1,5 lÇn kho¶ng c¸ch dßng chuÈn. Double: Kho¶ng c¸ch dßng gÊp ®«i kho¶ng c¸ch dßng chuÈn. At least: Chän kho¶ng c¸ch dßng nhá nhÊt. Exactly: Kho¶ng c¸ch dßng lµ chÝnh x¸c do ta ®Æt trong môc At. Multiply: Kho¶ng c¸ch dßng lµ béi sè cña kho¶ng c¸ch dßng ®¬n. Sau khi lùa chän xong b¹n chän OK. C¸ch 2: Chän trªn thanh c«ng cô Formatting. Align left: C¨n tr¸i (Ctrl + L) Center: C¨n gi÷a (Ctrl + E) Align Right: C¨n ph¶i (Ctrl+R) Justify: C¨n ®Òu hai bªn (Ctrl + J) Ctrl + 1: Kho¶ng c¸ch dßng chuÈn. 30 Ctrl + 2: Kho¶ng c¸ch dßng gÊp ®«i kho¶ng c¸ch dßng chuÈn. Ctrl + 5: Kho¶ng c¸ch dßng 1,5 lÇn dßng chuÈn. * C¸c mÉu h×nh trªn thanh th•íc: => MÉu tam gi¸c trªn (First line indent): t¹o kho¶ng c¸ch cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n so víi lÒ tr¸i. => MÉu tam gi¸c d•íi (Hanging Indent): T¹o kho¶ng c¸ch cña c¸c dßng trong ®o¹n so víi lÒ tr¸i trõ dßng ®Çu tiªn. => MÉu h×nh vu«ng:(Left indent) T¹o kho¶ng c¸ch cña tÊt c¶ c¸c dßng trong ®o¹n so víi lÒ tr¸i.Chó ý: Format painter (chæi s¬n) ®Ó ®Þnh d¹ng v¨n b¶n. HoÆc dïng Ctrl + Shift + C ®Ó sao chÐp ®Þnh d¹ng råi d¸n ®Þnh d¹ng b»ng c¸ch Ên Ctrl +Shift + V. Chó ý: Muèn huû thao t¸c võa thùc hiÖn. Ctrl + Z hoÆc chän biÓu t•îng Undo trªn thanh c«ng cô. (hoÆc Edit --> Undo) Chó ý: Muèn lÆp l¹i thao t¸c võa thùc hiÖn: NhÊnF4 Ctrl + Y hoÆc chän biÓu t•îng Redo trªn thanh c«ng cô. (hoÆc Edit --> Redo) III. C¸ch t¹o cét gi¶. B•íc 1: Chän biÓu t•îng Insert Table trªn thanh c«ng cô Standard --> KÐo ngang lÊy c¸c « cÇn t¹o. B•íc 2: So¹n th¶o c¨n chØnh néi dung trong c¸c « ®ã. B•íc 3: Bá ®•êng viÒn cña c¸c «: B«i ®en c¸c « ®ã --> Chän biÓu mÉu tam gi¸c bªn ph¶i biÓu t•îng Outside Border --> Chän No Border (trªn thanh Formatting). C¸c thao t¸c víi Khèi v¨n b¶n 1. C¸ch xo¸ khèi v¨n b¶n. + §¸nh dÊu khèi cÇn xo¸ --> Delete 2. Sao chÐp khèi v¨n b¶n. + Chän khèi cÇn sao chÐp. + Edit -->Copy cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+C hoÆc chän biÓu 31 t•îng Copy trªn thanh c«ng cô. 3. C¸ch c¾t khèi v¨n b¶n . + Chän khèi cÇn c¾t. + Edit --> Cut, hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+X, cã thÓ chän biÓu t•îng Cut trªn thanh c«ng cô. 4. D¸n d÷ liÖu ®· c¾t hay copy ra vÞ trÝ míi + §•a con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n. + Edit -->Paste, Ên tæ hîp phÝm Ctrl+V, hoÆc chän biÓu t•îng Paste trªn thanh c«ng cô. 5. C¸ch ng¾t trang. + §•a con trá vµo vÞ trÝ cÇn ng¾t trang + Insert --> Break --> Page Break kÕt thóc Ên OK. (HoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + Enter) 6. C¸c thao t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n nhanh. * §Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n Auto Text: + §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Æt tªn. Insert --> Auto Text --> New (PhÝm t¾t lµ Alt + F3) ---> T¹i môc Please Enter Autotext: ®Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n --> OK. + §Ó gäi l¹i ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt tªn: gâ tªn ®· ®Æt sau ®ã Ên phÝm F3. + Xãa tªn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt. 32 Insert --> Auto Text --> Auto Text --> nhËp tªn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt --> chän Delete. 7. C¸ch chia v¨n b¶n thµnh d¹ng cét b¸o. 1/. Chia v¨n b¶n cét b¸o. - B«i ®en vïng v¨n b¶n cÇn chia cét b¸o . Vµo Format -> Chän Columns -> Cöa sæ: * Môc Preset: Chän kiÓu chia cét b¸o. * Hép Number of Column: Sè cét muèn chia. * Width and Spacing: §iÒu chØnh ®é réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét. + Equal Column Width: Tù ®éng chia ®Òu ®é réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét. * Line Between: T¹o mét ®•êng th¼ng ph©n c¸ch gi÷a c¸c cét. * Môc Apply to: + Whole Document: Chia toµn bé v¨n b¶n thµnh d¹ng cét b¸o. + This point forward: ChØ chia vïng v¨n b¶n kÕ tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi. + Selected Text: ChØ chia vïng v¨n b¶n ®· b«i ®en. * Chó ý: Khi v¨n b¶n ng¾n qu¸, muèn chia ®Òu sè cét theo ý muèn ta cã 2 c¸ch: + C1: Tr•íc khi chia cét b¸o, ta ®•a con trá vÒ cuèi v¨n b¶n -> NhÊn Enter ®Ó t¹o ra vµi dßng trèng ë cuèi b¶ng -> Khi b«i ®en ®Ó chia th× bít l¹i nh÷ng dßng trèng ®ã. + C2: Ng¾t tù do: Sau khi chia cét b¸o, ta ®•a con trá vµo vÞ trÝ sÏ ng¾t sang cét míi -> Vµo Insert -> Break -> Chän Column Break -> Chän OK (Ctrl+Shift+Enter). 2/. T¹o ch÷ c¸i lín cho ®Çu v¨n b¶n: - B«i ®en ch÷ c¸i -> Vµo Format -> Chän Drop Cap: + Position: Chän kiÓu ch÷ c¸i: - None: Ch÷ c¸i d¹ng th«ng th•êng. - Dropped: Ch÷ c¸i ®Æc biÖt. 33 - Margin: Ch÷ c¸i ®Æc biÖt (n»m ngoµi lÒ v¨n b¶n – kh«ng dïng ®•îc khi v¨n b¶n chia vÒ d¹ng cét b¸o). + Lines to Drop: Sè dßng mµ ch÷ c¸i sÏ thôt xuèng. + Font: Font ch÷ cho ch÷ c¸i. + Distance from Text: Kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i tíi v¨n b¶n. -> OK. * Chó ý: NÕu v¨n b¶n võa chia cét b¸o, võa t¹o ch÷ c¸i lín th× ta ph¶i chia cét b¸o tr•íc -> t¹o ch÷ c¸i lín sau. 8. T×m kiÕm vµ thay thÕ côm tõ trong v¨n b¶n. - Vµo Edit -> chän Replace (Ctrl+H) -> Cöa sæ: - NhËp côm tõ cÇn t×m kiÕm vµo hép Find What. - NhËp côm tõ sÏ thay thÕ vµo hép Replace With. - Nót More: §Æt thªm mét sè chÕ ®é cho viÖc t×m kiÕm -> Cöa sæ: - Hép Search: chän vïng t×m kiÕm: Up, Down, All. - Match Case: §Æt chÕ ®é t×m kiÕm cã ph©n biÖt ch÷ hoa vµ ch÷ th•êng. - Nót Format: §Þnh d¹ng cho tõ cÇn t×m hoÆc tõ sÏ thay thÕ. - Nót Replace: T×m kiÕm vµ thay thÕ tõng tõ mét (kÕt hîp víi nót Find Next). - Nót Replace All: Tù ®éng thay thÕ tÊt c¶ c¸c tõ khi t×m thÊy. KÕt thóc viÖc t×m kiÕm -> XuÊt hiÖn th«ng b¸o tæng sè tõ ®· ®•îc thay thÕ -> Chän OK -> Close. ThiÕt kÕ b¶n vÏ vµ 34 chÌn ch÷ nghÖ thuËt vµo v¨n b¶n. I. ThiÕt kÕ b¶n vÏ. 1/. Gäi thanh c«ng cô vÏ ®Ó lµm viÖc (nÕu ch•a cã): - Vµo View -> Chän Toolbars -> Chän Drawing. 2/. Giíi thiÖu c¸c nót trªn thanh c«ng cô vÏ: - Nót Line ( ): Dïng ®Ó vÏ ®•êng th¼ng. (§Ó vÏ ®•êng th¼ng tuyÖt ®èi -> NhÊn gi÷ fÝm Shift trong khi vÏ). - Nót Arrow ( ): Dïng ®Ó vÏ mòi tªn. - Nót Rectangle ( ): Dïng ®Ó vÏ HCN (§Ó vÏ h×nh vu«ng -> nhÊn gi÷ fÝm Shift trong khi vÏ). - Nót Oval ( ): Dïng ®Ó vÏ h×nh Elipse (§Ó vÏ h×nh trßn -> nhÊn Shift khi vÏ). - Nót Text Box ( ): Dïng ®Ó vÏ HCN vµ cã thÓ gâ v¨n b¶n vµo bªn trong. - Nót Insert WordArt ( ): Dïng ®Ó chÌn ch÷ nghÖ thuËt vµo v¨n b¶n. - Nót Fill Color ( ): Dïng ®Ó t« mµu nÒn cho h×nh vÏ. - Nót Line Color ( ): Dïng ®Ó chän l¹i mµu nÐt vÏ. - Nót Font Color ( ): Chän l¹i mµu ch÷. - Nót Line Style ( ): Dïng ®Ó chän l¹i kiÓu nÐt vÏ. - Nót Dash Style ( ): Chän l¹i kiÓu nÐt ®øt. - Nót Arrow Style ( ): Chän l¹i kiÓu vµ h•íng mòi tªn. - Nót Shadow ( ): T¹o bãng cho h×nh vÏ. - Nót 3 – D ( ): T¹o h×nh kh«ng gian cho h×nh vÏ. - Nót Auto Shapes: Dïng ®Ó vÏ c¸c h×nh c¬ së cã s½n: + Lines: Dïng ®Ó vÏ c¸c nÐt vÏ tù do, cung,..... + Basic Shapes: Dïng ®Ó vÏ c¸c h×nh c¬ së: Tø gi¸c vo trßn gãc, thoi, ®a gi¸c,... + Block Arrows: Dïng ®Ó vÏ c¸c d¹ng mòi tªn ®Æc biÖt. + Flowchart: Dïng ®Ó vÏ c¸c h×nh ®Æc biÖt. + Stars and Banets: Dïng ®Ó vÏ ng«i sao, vµ c¸c h×nh mÉu. + Callouts: dïng ®Ó vÏ c¸c h×nh d¹ng hép chó thÝch, ®¸m m©y,... 35 - Nót Free Rotates ( ): Dïng ®Ó xoay c¸c h×nh vÏ mét c¸ch tù do. - Nót Select Objects ( ): Dïng ®Ó chän nhiÒu h×nh vÏ cïng mét lóc b»ng c¸ch vÏ ra mét khung bao c¸c h×nh cÇn chän (§Ó chän mét sè h×nh rêi r¹c ta nhÊn fÝm Shift vµ nh¸y chuét vµo h×nh cÇn chän). 3/. Ph•¬ng thøc vÏ. - Phãng to mµn h×nh vÏ: Vµo View -> Chän Full Screen. - C¸ch vÏ: Chän h×nh cÇn vÏ -> kÝch chuét t¹i ®iÓm ®Çu, gi÷ chuét vµ kÐo tíi ®iÓm cuèi. 4/. C¸c thao t¸c trªn b¶n vÏ. a/. ThiÕt lËp l•íi vÏ. - C¸ch thiÕt lËp: Vµo Draw -> Chän Grid -> Cöa sæ: + Horizontal Spacing vµ Vertical Spacing: §Æt chiÒu réng vµ chiÒu cao cña m¾t l•íi (0.3 - 1 cm). + Chän Snap to Grid -> Chän OK. - Môc ®Ých: Lµm cho con trá vÏ ph¶i dÞch chuyÓn theo kho¶ng c¸ch x¸c ®Þnh cña m¾t l•íi -> T¹o sù chÝnh x¸c cho c¸c h×nh vÏ. - Gì bá l•íi: Vµo Draw -> Grid -> Bá ®¸nh dÊu ë Snap to Grid -> OK (Khi cÇn vÏ tù do). b/. Xoay lËt c¸c h×nh vÏ. - Chän h×nh vÏ -> Draw -> Rotate or Flip: + Free Rotate: Xoay tù do. + Rotate Left: Xoay sang tr¸i mét gãc 900 + Rotate Right: Xoay sang ph¶i mét gãc 900 + Flip Vertical: LËt h×nh vÏ ®èi xøng theo chiÒu ngang. + Flip Horizontal: LËt ®èi xøng theo chiÒu däc. c/. Thay ®æi vÞ trÝ h×nh vÏ. - §•a chuét vµo viÒn h×nh vÏ -> XuÊt hiÖn mòi tªn 4 chiÒu -> Gi÷ chuét vµ kÐo tíi vÞ trÝ míi. d/. Thay ®æi kÝch cì h×nh vÏ. - Nh¸y chuét chän h×nh vÏ -> §•a chuét vµo c¸c « vu«ng trªn viÒn -> XuÊt hiÖn mòi tªn 2 chiÒu -> Gi÷ chuét vµ kÐo ra kÝch cì míi. e/. Sao chÐp nhanh c¸c h×nh vÏ. - Chän c¸c h×nh vÏ -> §•a chuét vµo viÒn -> XuÊt hiÖn mòi tªn 4 chiÒu th× nhÊn gi÷ fÝm Ctrl, gi÷ chuét vµ ®ång thêi di chuyÓn chuét ®Ó kÐo tíi vÞ trÝ míi vµ nh¶ chuét tr•íc khi nh¶ fÝm Ctrl. 36 f/. ViÕt ch÷ vµo h×nh vÏ. - Cã 2 c¸ch: + C1: ViÕt ch÷ vµo c¸c h×nh vÏ: Nh¸y ph¶i chuét vµo h×nh vÏ -> Chän Add Text -> Gâ ch÷. + C2: ViÕt ch÷ t¹i vÞ trÝ bÊt kú: VÏ ra mét hép Text Box t¹i vÞ trÝ cÇn viÕt ch÷ -> Gâ ch÷ vµo hép Text Box -> Vµo Fill Color chän No Fill ®Ó bá nÒn, vµo Line Color chän No Line ®Ó bá viÒn. g/. Thay ®æi trËt tù c¸c h×nh vÏ. - Chän h×nh vÏ -> Draw -> Oder: + Bring to Front: §•a h×nh vÏ ra tr•íc tÊt c¶ c¸c h×nh kh¸c. + Send to Back: §•a ra sau c¸c h×nh kh¸c. + Bring Forward: §•a ra tr•íc h×nh gÇn nhÊt. + Send Backward: §•a ra sau h×nh gÇn nhÊt. + Bring in front of Text: §•a h×nh vÏ ra tr•íc v¨n b¶n. + Send behind Text: §•a h×nh vÏ ra sau lµm nÒn cho v¨n b¶n. h/. Nhãm gép c¸c h×nh vÏ. - Sau khi vÏ xong, ®Ó cho c¸c h×nh vÏ kh«ng bÞ xª dÞch khi c¨n chØnh l¹i v¨n b¶n -> gép c¸c c¸c h×nh vÏ lµm mét: Chän c¸c h×nh vÏ -> Draw -> Group. - §Ó huû bá nhãm -> Draw -> Ungroup. - Sau khi söa xong muèn gép trë l¹i -> Draw -> Regroup. i/. C¨n chØnh lÒ vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c h×nh vÏ. - Chän c¸c h×nh vÏ -> Draw -> Align or Distribute: 4/. §Þnh d¹ng chung mét h×nh vÏ. - Nh¸y ®óp chuét vµo h×nh vÏ (Chän h×nh vÏ -> Format -> Chän Auto Shapes) -> Cöa sæ -> Chän c¸c ®Þnh d¹ng -> OK. II. T¹o ch÷ nghÖ thuËt trong v¨n b¶n. - Vµo Insert -> Chän Picture -> WortArt -> Cöa sæ -> Chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt -> OK -> Cöa sæ: + Gâ néi dung dßng ch÷ vµo hép Text. + Hép Font: Chän l¹i Font ch÷. -> OK -> XuÊt hiÖn dßng ch÷ nghÖ thuËt cïng víi thanh c«ng cô WordArt ®Ó chØnh söa dßng ch÷ nghÖ thuËt. 37 * C¸c thao t¸c víi ch÷ nghÖ thuËt t•¬ng tù nh• víi h×nh vÏ. III. ChÌn mét sè ®èi t•îng vµo v¨n b¶n. 1. ChÌn tranh ¶nh. - Vµo Insert -> Picture -> Clip Art -> Cöa sæ: Chän bøc tranh tuú ý -> Insert. * C¸c thao t¸c ®èi víi bøc tranh t•¬ng tù víi h×nh vÏ. 2. ChÌn ký tù ®Æc biÖt. - §Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn -> Insert -> Symbol -> Cöa sæ: Chän ký tù ®Æc biÖt cÇn chÌn -> Insert -> Close. Font: Chøa c¸c font ch÷, th• viÖn c¸c kÝ tù ®Æc biÖt. Chän ký tù cÇn chÌn --> Insert --> Close. - Tr•êng hîp muèn chän c¸c ký tù ®Æc biÖt kh¸c -> Nh¸y chuét vµo hép Font chän môc cã chøa c¸c ký tù ®Æc biÖt. + Môc Symbol: Chøa c¸c ký hiÖu to¸n häc. + Môc Wingdings: Chøa c¸c h×nh ¶nh ®Æc biÖt - d¹ng thu nhá. - Tr•êng hîp th•êng xuyªn sö dông ký tù ®Æc biÖt ®Ó chÌn ë nhiÒu vÞ trÝ kh¸c nhau -> Ta cã thÓ t¹o fÝm nãng cho ký tù ®ã ®Ó khi cÇn chÌn chØ viÖc nhÊn fÝm nãng ®ã: Chän ký tù th•êng dïng -> Shortcut key -> Cöa sæ -> Gâ tæ hîp fÝm nãng cho ký tù vµo hép Press New Shortcut key -> Chän Assign -> Close 38 (Tæ hîp fÝm nãng th•êng ®•îc kÕt hîp b»ng fÝm Alt+ Mét ch÷ sè nµo ®ã, VD: Alt+1, Alt+2,....). 3. ChÌn c«ng thøc to¸n häc vµo v¨n b¶n. - Vµo Insert -> Chän Objects -> Cöa sæ -> Chän Microsoft Equation 3.0 -> OK -> XuÊt hiÖn mµn h×nh so¹n th¶o cña Equation. Trong ®ã cã mét « dïng ®Ó nhËp c«ng thøc cïng víi thanh c«ng cô Equation dïng ®Ó chän c¸c ký hiÖu vµ c¸c kiÓu c«ng thøc: + Dßng 1: Chøa c¸c ký hiÖu to¸n häc ®Æc biÖt: + Dßng 2: Chøa c¸c kiÓu c«ng thøc: c¨n sè, ph©n sè, tÝch ph©n, ma trËn,..... - Khi t¹o c«ng thøc ®Ó di chuyÓn con trá gi÷a c¸c « ta nhÊn fÝm Tab. - §Ó kÕt thóc t¹o c«ng thøc -> Nh¸y chuét vµo vïng trèng trªn mµn h×nh (HoÆc nhÊn fÝm ESC). Khi ®ã, muèn hiÖu chØnh l¹i c«ng thøc -> Nh¸y ®óp chuét vµo c«ng thøc (HoÆc nh¸y chuét ph¶i vµo c«ng thøc -> Chän Equation Object -> Chän Edit). t¹o ký tù §¸nh dÊu ®Çu dßng - §¸nh sè thø tù tù ®éng Vµ t¹o khung viÒn v¨n b¶n I. t¹o ký tù tù ®éng. + §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn t¹o ký tù tù ®éng. + Chän Menu Format --> Bullets and Numberring. + Chän Bulleted. + Chän kiÓu ký tù cÇn chÌn theo c¸c mÉu cã s½n ®ang hiÓn thÞ. + Customize: Ng•êi so¹n th¶o tù chän mÉu kÝ tù cÇn chÌn. + Chän Bullet. §Ó kÕt thóc c¸c lùa chän ta Ên OK. ii. t¹o sè thø tù tù ®éng. + §¸nh dÊu v¨n b¶n cÇn t¹o thø tù tù ®éng. + Format --> Bullets and Numbering--> Numbered. 39 + Chän kiÓu sè cÇn t¹o tù ®éng. + Customize: Ng•êi so¹n th¶o tù chän mÉu sè . Chän kiÓu sè trong môc Number Style. NhËp sè b¾t ®Çu vµo môc Start At. §Ó kÕt thóc sù lùa chän b¹n Ên OK. iiI. §ãng khung vµ T¹o mµu nÒn cho v¨n b¶n. + §¸nh dÊu v¨n b¶n cÇn ®ãng khung. + Format --> Boder and Shading. + Boder -->Box t¹o hiÖu øng ®ãng khung. + Style: KiÓu ®•êng viÒn. + Color : Mµu ®•êng viÒn. + Width : §é réng viÒn. + Shading: Mµu nÒn cho khung v¨n b¶n. §Ó kÕt thóc chän OK. Chó ý: Muèn ®ãng khung cho c¶ trang v¨n b¶n chän. Format --> Borders and Shading--> Page Border. Style: Chän kiÓu ®•êng viÒn cÇn t¹o. Color: Chän mµu viÒn cÇn t¹o. Width: Chän ®é réng viÒn. Art: Chän ®•êng viÒn kiÓu nghÖ thuËt. Apply: Chän ph¹m vi cña hiÖu øng ®•êng viÒn. Options --> Measure From --> Text: ®•êng viÒn bao quanh vïng text cña v¨n b¶n. 40 C¸c thao t¸c vÒ B¶ng I. C¸ch t¹o b¶ng. C¸ch 1: Chän biÓu t•îng Insert Table trªn thanh c«ng cô: KÝch chuét tr¸i chän sè cét vµ sè dßng cÇn t¹o. C¸ch 2: Table  Insert Table. + Number of Columns: Sè cét + Number of Rows: Sè dßng + Columns Width: §é réng cét ii. C¸ch Thao t¸c víi b¶ng. - Thao t¸c ®¸nh dÊu b¶ng. + §¸nh dÊu «: Shift + Mòi tªn. + §¸nh dÊu hµng: KÝch chuét vµo mÐp ®Çu cña hµng cÇn ®¸nh dÊu hoÆc ®•a con trá vµo hµng cÇn chän vµo Table  Select Row. + §¸nh dÊu cét: KÝch chuét vµo mÐp ®Çu cña cét cÇn ®¸nh dÊu hoÆc ®•a con trá vµo cét cÇn chän vµo Table  Select Column. + §¸nh dÊu b¶ng: §•a con trá vµo b¶ng Table  Select Table. - C¨n chØnh b¶ng. 41 + §iÒu chØnh ®é réng hµng (hay cét): §•a chuét vµo ranh giíi gi÷a hµng (cét) cÇn thay ®æi , khi chuét biÕn thµnh mòi tªn hai chiÒu th× ta kÝch chuét kÐo vÒ phÝa cÇn thay ®æi (hoÆc chän Table Cells Height and Width). + Muèn c¨n b¶ng vµo chÝnh gi÷a cña trang giÊy th× ta vµo Table  Cells Height and Width chän Row chän Center. Chó ý: Muèn t¹o c¸c cét cã ®é réng b»ng nhau th× ta ®¸nh dÊu c¸c cét cÇn t¹o chän Table  Distribute Columns Evenly. Muèn c¸c dßng cã ®é réng b»ng nhau: §¸nh dÊu c¸c dßng cÇn t¹o chän Table  Distribute Rows Evenly. iii. xo¸ trong b¶ng. + Xo¸ «: §¸nh dÊu « cÇn xo¸ Table  Delete Cells. + Xo¸ cét: §¸nh dÊu cét cÇn xo¸ Table  Delete Column. + Xo¸ hµng: §¸nh dÊu hµng cÇn xo¸ Table  Delete Row. + Xo¸ b¶ng: §¸nh dÊu b¶ng cÇn xo¸ Table  Delele Columns. iv. thªm bít dßng, cét trong b¶ng. + Thªm cét: Table  Insert Column. + Thªm dßng: Table  Insert Row. + Thªm «: Table  Insert Cell. v. C¸ch NhËp, t¸ch «. + NhËp «: §¸nh dÊu c¸c « cÇn trén: Table  Merge cells. + T¸ch «: §¸nh dÊu « cÇn t¸ch chän Table  Split cells. Number of Column: Sè cét cÇn t¸ch. Number of Row: Sè dßng cÇn t¸ch. §Ó kÕt thóc ta chän OK. vi. KÎ viÒn b¶ng vµ chän mµu nÒn cho b¶ng. §¸nh dÊu b¶ng cÇn t¹o ®•êng viÒn vµ t¹o mµu nÒn. Format  Boders and Shading. Chän Boders ®Ó t¹o ®•êng viÒn. Chän Shading ®Ó t¹o mµu nÒn cho b¶ng. §Ó kÕt thóc tao chän OK. 42 Chó ý: TÊt c¶ c¸c thao t¸c trªn ta cã thÓ lµm trªn thanh c«ng cô Table And Boders. vIi. c¸c hiÖu øng ®Æc biÖt cña b¶ng . - Xoay d÷ liÖu trong « : B«i ®en d÷ liÖu tõ menu Format  Text Direction  Chän h•íng xoay. - C¨n d÷ liÖu trong « : Table  Properties  Cells  chän kiÓu  OK hoÆc kÝch ph¶i chuét vµo «  Cells Alignment - §¸nh sè thø tù trong b¶ng : Format --> Bullets and Numbering--> Number  chän kiÓu ®¸nh sè  OK. - Ph•¬ng ph¸p tÝnh tæng trong b¶ng : §•a trë kÝ tù vÒ « cña dßng cÇn tÝnh tæng. Tõ Menu Table  Formula (hoÆc nhÊn phÝm Alt+A+O) Formula : NhËp c«ng thøc cÇn tÝnh : VÝ dô : =SUM(a3:b3) Chó ý : ChØ cÇn tÝnh to¸n cho « ®Çu tiªn cña cét (hµng). §Ó tÝnh to¸n hµng cét tiÕp theo, ®•a dÊu nh¸y vÒ « cña cét (hµng) cÇn tÝnh råi nhÊn phÝm F4. T•¬ng tù tÝnh c¸c hµm Average : Hµm trung b×nh hµm Product :Hµm tÝnh tÝch c¸c sè hµm Max, Min : Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, nhá nhÊt - Ph•¬ng ph¸p s¾p xÕp theo thø tù Anfa. B«i ®en c¸c cét cÇn s¾p xÕp : Menu Table  Sort (hoÆc tæ hîp phÝm ALT + A + S) T¹o tiªu ®Ò ®Çu , cuèi trang ®¸nh sè trang, in Ên v¨n b¶n i. C¸ch t¹o tiªu ®Ò ®Çu trang, cuèi trang. + View  Header and Footer. + So¹n th¶o néi dung cÇn t¹o ®Çu trang t¹i môc Header. 43 + So¹n th¶o néi dung cÇn t¹o cuèi trang t¹i môc Footer. + Muèn chuyÓn ®æi gi÷a ®Çu trang (Header) vµ cuèi trang (Footer) chän biÓu t•îng Switch Between Header and Footer hoÆc dïng phÝm mòi tªn lªn xuèng ®Ó chuyÓn ®æi. So¹n th¶o xong chän Close trªn thanh c«ng cô Header and Footer. ii. §¸nh sè thø tù trang cho v¨n b¶n. + Insert  Page number xuÊt hiÖn hép tho¹i gåm: + Position: VÞ trÝ cña sè thù tù trang. + Alignment: chän lÒ cho trang. + Show number on First page: Cã hiÖn sè trang ë trang ®Çu hay kh«ng? + §Þnh d¹ng sè trang ta vµo môc Format. + Gâ sè trang b¾t ®Çu t¹i môc Start at. §Ó kÕt thóc ta chän OK. Chó ý: Cã thÓ sö dông c¸c tÝnh n¨ng trªn ë thanh c«ng cô Header and Footer. III. C¸ch in Ên v¨n b¶n. . ThiÕt lËp khæ giÊy vµ h•íng giÊy. - Vµo File -> Chän Page Setup -> Cöa sæ: 1. Môc Margins: T¹o kho¶ng c¸ch lÒ cho trang v¨n b¶n. + Top: Kho¶ng c¸ch lÒ trªn (2.5-54 cm). 44 + Bottom: Kho¶ng c¸ch lÒ d•íi (2.5-2.54cm) + Left: Kho¶ng c¸ch lÒ tr¸i (3 cm). + Right: Kho¶ng c¸ch lÒ ph¶i (2-2.5 cm). + Gutter: Kho¶ng c¸ch g¸y trang (0-0.5cm). + From Edge: Kho¶ng c¸ch cho c¸c tiªu ®Ò trang. - Header: Kho¶ng c¸ch tiªu ®Ò trªn (1.27 cm). - Footer: Kho¶ng c¸ch tiªu ®Ò d•íi (1.27 cm). + Mirror Margin: T¹o sù ®èi xøng cho 2 trang liÒn nhau. 2. Môc Paper Size: Chän khæ giÊy vµ h•íng giÊy. + Hép Paper Size: Chän kÝch cì khæ giÊy (th«ng th•êng ta chän khæ giÊy A4–210x297 mm). + Width vµ Hieght: §iÒu chØnh l¹i ®é réng vµ chiÒu cao cña khæ giÊy. + Môc Orientations: Chän h•íng giÊy. - Portrait: H•íng in däc. - Landscape: H•íng in ngang. * Môc Apply to: Chän vïng v¨n b¶n sÏ thùc hiÖn: + Whole Document: Thùc hiÖn c¸c ®Þnh d¹ng ®· lùa chän cho toµn bé v¨n b¶n. + This point Forward: ChØ thùc hiÖn víi vïng v¨n b¶n kÓ tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi. + Selected Text: ChØ thùc hiÖn víi vïng v¨n b¶n ®· b«i ®en. * Nót Default: ThiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng ®· lùa chän lµm chuÈn ngÇm ®Þnh cho c¶ c¸c v¨n b¶n sau nµy. * Nót OK: ChØ thùc hiÖn víi v¨n b¶n ®ang më. 3. Muèn xem v¨n b¶n tr•íc khi in: File  Print Preview (hoÆc chän biÓu t•îng Print Preview trªn thanh c«ng cô , cã thÓ Ên phÝm t¾t b»ng Ctrl + F2) + In v¨n b¶n : File  Print (hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + P). Name : HiÓn thÞ tªn m¸y in Page range : Chän ph¹m vi in gåm: All : In tÊt c¶ Current page: In trang hiÖn hµnh (trang ®ang chøa con trá) Page : In c¸c trang do theo chØ ®Þnh Number of Copies: Sè b¶n cÇn in Print : Ph¹m vi in 45 §Ó kÕt thóc ta chän OK. Néi dung microsoft excel 46 Lµm quen víi b¶ng tÝnh EXCel I. C¸ch khëi ®éng - tho¸t khái ch•¬ng tr×nh 1. C¸ch khëi ®éng ch•¬ng tr×nh. - C¸ch 1: Chän Start  Programs  Microsoft Excel. - C¸ch 2: Nh¸y chuét ch¹y vµo biÓu t•îng Microsoft Excel trªn thanh Office - C¸ch 3: Nh¸y ®óp chuét tr¸i vµo biÓu t•îng Microsoft Excel 2. Tho¸t khái ch•¬ng tr×nh. - C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu t•îng Close trªn gãc ph¶i mµn h×nh - C¸ch 2: Chän File  Exit. - C¸ch 3: Ên tæ hîp phÝm t¾t Alt +F4. 3. Mở một file có sẵn - Chän File  Open hoặc Ctrl+O 4. Lưu trữ một file - Chän File  Save hoặc Ctrl+S (Lưu trữ cùng tên ) - Chän File  Save as (Lưu trữ khác tên) ii. Giíi thiÖu mµn h×nh Microsoft Excel. Sau khi khëi ®éng mµn h×nh Microsoft Excel cã d¹ng: 47 Mét tÖp Workbook trong Excel bao gåm tèi ®a lµ 255 Sheet (®•îc ®¸nh chØ sè tõ Sheet1  Sheet255). Sè sheet hiÓn thÞ mÆc ®Þnh lµ 3 sheet. HiÓn thÞ nhiÒu sheet trªn mét Workbook: Tools  Options  Geranal  Cho sè Sheet cÇn hiÓn thÞ trong môc Sheet in New Workbook  OK. Mçi Sheet lµ mét b¶ng gåm: + Tèi ®a lµ 256 cét (®•îc ®¸nh chØ sè tõ A IV). + Tèi ®a 65536 dßng (®•îc ®¸nh tõ 1  65536).  Mçi « trong Workbook ®•îc ®Æc tr•ng bëi mét ®Þa chØ cã d¹ng: Tªn Sheet VÝ dô: sheet1!A1: ¤ A1 ë sheet 1. NÕu chØ thao t¸c trªn mét Sheet th× phÇn tªn sheet kh«ng hiÓn thÞ. III. C¸c thao t¸c c¬ b¶n trªn b¶ng tÝnh Microsoft Excel. - C¸ch di chuyÓn trong b¶ng tÝnh: + Dïng c¸c phÝm dÞch chuyÓn vµ phÝm Tab. + Sö dông phÝm di chuyÓn nhanh kh¸c. - C¸ch ®¸nh dÊu: Muèn ®¸nh dÊu c¸c « chØ cÇn gi÷a Shift + c¸c phÝm mòi tªn dÞch chuyÓn. Muèn ®¸nh dÊu toµn bé c¸c « trong Sheet ta Ên Ctrl + A - C¸ch nhËp d÷ liÖu trªn Excel: Mçi « (cell) trong excel cã mét ®Þnh d¹ng ®éc lËp. §Ó nhËp d÷ liÖu cho 48 c¸c « ®•a con trá ®Õn « cÇn nhËp, nhËp d÷ liÖu cho « ®ã nÕu kÕt thóc th× Ên Enter, Muèn kÕt thóc mét ®o¹n (xuèng dßng) th× Ên Alt+Enter. Muèn söa ®æi d÷ liÖu trong «: §•a thanh s¸ng ®Õn « cÇn söa ®æi råi Ên phÝm F2 hoÆc kÝch ®óp chuét vµo « ®ã. Chó ý nhËp d÷ liÖu cho vïng: §¸nh dÊu vïng cÇn nhËp, thùc hiÖn nhËp d÷ liÖu cho « ®Çu tiªn, kÕt thóc viÖc nhËp b»ng c¸ch Ên Ctrl + Enter. - C¸ch t¹o d·y cã thø tù: Excel cho phÐp ng•êi dïng t¹o ra c¸c d·y cã thø tù theo quy luËt (nh• d·y sè thø tù, d·y c¸c ngµy trong tuÇn…..). C¸ch 1: Sö dông tÝnh n¨ng AutoFill. C¸ch 2: Cã thÓ dïng chuét: B»ng c¸ch ®¸nh sè ®Çu vµo « 1, gâ tiÕp sè tiÕp theo vµo « thø 2 ®Ó tÝnh to¸n b•íc t¨ng. Chän 2 « liªn tiÕp ®ã. Nh¸y chuét tr¸i vµo gãc ph¶i d•íi cña vïng chän khicon trá biÕn thµnh dÊu + th× kÐo chuét tr¸i vÒ phÝa cÇn ®¸nh sè thø tù råi nh¶ chuét. NÕu sè thø tù cã b•íc t¨ng lµ 1: Th× ta chØ cÇn nhËp gi¸ trÞ vµo « ®Çu cÇn ®¸nh  Chän « ®ã gi÷ Ctrl + nhÊn chuét tr¸i vµo gãc d•íi cïng bªn ph¶i kÐo vÒ phÝa cÇn t¹o. - C¸ch ®iÒu chØnh ®é réng hµng vµ cét: + Dïng chuét: + Dïng b¶ng chän: §é réng dßng: Format  Row  Height. Format  Row  AutoFit: §é réng dßng võa ®ñ cho d÷ liÖu nhËp vµo §é réng cét: Format  Colum  Width. Format  Colum  AutoFit Selection  lÊy ®é réng cét võa ®ñ ®Ó tr×nh bµy d÷ liÖu trong c¸c « trªn cét ®ã. - C¸ch nhËp t¸ch «: + NhËp «: Merge And Center trªn thanh c«ng cô Formating hoÆc Format  Cells (Ctrl +1)  Alignment  Merge Cells  OK + T¸ch « ®· nhËp: Format  Cells  Alignment  Merge cells (bá ®¸nh dÊu)  OK. - C¸ch ®Þnh d¹ng b¶ng tÝnh: 49 + §¸nh dÊu c¸c « cÇn ®Þnh d¹ng Format  Cells (Ctrl+1): Alignment: C¨n chØnh lÒ. Font: C¨n chØnh Font ch÷. Border: T¹o ®•êng viÒn. Patterns: Chän mµu nÒn  Chän OK - C¸ch xo¸ d÷ liÖu: + §¸nh dÊu d÷ liÖu cÇn xo¸. + Vµo Menu : Edit  Clear. - Muèn kh«i phôc: Ctrl + Z. Thao t¸c tÝnh to¸n T¹o §Þa chØ tuyÖt ®èi vµ ®Þa chØ t•¬ng ®èi - sao chÐp d÷ liÖu I. C¸ch tÝnh to¸n trong b¶ng. + §•a thanh s¸ng vµo « cÇn tÝnh to¸n råi nhËp c«ng thøc tÝnh to¸n: + C«ng thøc tÝnh to¸n ®•îc b¾t ®Çu b»ng dÊu (=) hay dÊu (+). + C¸c to¸n tö: PhÐp céng (+), PhÐp trõ (-), PhÐp nh©n (*), PhÐp chia (/). PhÐp luü thõa (^), PhÐp to¸n tÝnh phÇn tr¨m (%). C¸c to¸n h¹ng: Lµ c¸c sè cô thÓ hoÆc lµ ®Þa chØ « chøa gi¸ trÞ. Chó ý: Trªn Excel sau khi tÝnh to¸n cho mét c«ng thøc, muèn sao chÐp c«ng thøc cho c¸c « kh¸c t•¬ng tù th× ta thùc hiÖn nh• sau: Dïng chuét: Chän « ®· tÝnh råi nhÊn chuét tr¸i vµo gãc d•íi cïng bªn ph¶i cña « ®ã kÐo vÒ phÝa cÇn sao chÐp. Dïng phÝm t¾t: Ctrl + D Sao chÐp tõ trªn xuèng. 50 Ctrl + R Sao chÐp tõ tr¸i sang ph¶i. II. §Þa chØ tuyÖt ®èi vµ ®Þa chØ t•¬ng ®èi. * §Þa chØ t•¬ng ®èi: (§Þnh nghÜa). §Þa chØ t•¬ng ®èi lµ ®Þa chØ mÆc ®Þnh cña Excel cã d¹ng. * §Þa chØ tuyÖt ®èi: $$ * §Þa chØ hçn hîp: Lµ ®Þa chØ bao gåm c¶ ®Þa chØ tuyÖt ®èi vµ t•¬ng ®èi. + §Þa chØ tuyÖt ®èi hµng vµ t•¬ng ®èi cét: Hµng cè ®Þnh , cét thay ®æi $ + §Þa chØ tuyÖt ®èi cét vµ t•¬ng ®èi hµng: Cét cè ®Þnh , hµng thay ®æi $ Chó ý: Muèn chuyÓn ®æi gi÷a c¸c ®Þa chØ nµy sau khi lÊy ®Þa chØ t•¬ng ®èi ta Ên phÝm F4. III. C¸ch sao chÐp d÷ liÖu. + §¸nh dÊu d÷ liÖu cÇn sao chÐp chän biÓu t•îng Copy trªn thanh c«ng cô hay Ên tæ hîp phÝm Ctrl + C. + §•a thanh s¸ng ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n chän biÓu t•îng Paste trªn thanh c«ng cô hay Ên tæ hîp phÝm Ctrl + V. IV. C¸ch di chuyÓn d÷ liÖu. + §¸nh dÊu d÷ liÖu cÇn di chuyÓn chän biÓu t•îng Cut trªn thanh c«ng cô hay Ên tæ hîp phÝm Ctrl + X. + §•a thanh s¸ng ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n chän biÓu t•îng Paste trªn thanh c«ng cô hay Ên tæ hîp phÝm Ctrl + V. C¸c thao t¸c vÒ hµng - cét vµ Sheet I. Thao t¸c vÒ hµng. + Thªm hµng: C¸ch 1: KÝch chuét ph¶i vµo hµng cÇn thªm Insert C¸ch 2: Insert  Rows + Xo¸ hµng: 51 C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo hµng cÇn xãa  Delete C¸ch 2: Edit  Delete + C¸ch Èn hµng: Format  Row  Hide + C¸ch hiÖn hµng: Format  Row  Unhide II. thao t¸c vÒ cét. + Thªm cét: C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo cét cÇn thªm  Insert C¸ch 2: Insert  Columns + Xo¸ cét: C¸ch 1: KÝch chuét ph¶i vµo cét cÇn xo¸  Delete C¸ch 2: Edit  Delete + C¸ch Èn cét: Format  Column  Hide + C¸ch hiÖn cét: Format  Column  Unhide III. thao t¸c vÒ Sheet. + Thªm Sheet: C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét tr•íc sheet cÇn thªm  Insert C¸ch 2: Insert  WorkSheet + Xo¸ Sheet: C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo sheet cÇn xãa  Delete C¸ch 2: Edit  Delete Sheet + Sao chÐp hay di chuyÓn Sheet: C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo sheet cÇn sao chÐp  Move or Copy C¸ch 2: Edit  Move or Copy Sheet To Book: Chän tªn tÖp cÇn copy hay di chuyÓn ®Õn. Before Sheet: Chän tªn Sheet cÇn ®Æt lªn phÝa tr•íc sheet ®ã. Creat a copy: Copy Sheet  Ok + C¸ch Èn Sheet: Format  Sheet  Hide + C¸ch hiÖn Sheet: Format  Sheet  Unhide Chän tªn Sheet  OK + C¸ch ®æi tªn Sheet: 52 C¸ch 1: KÝch ®óp chuét vµo tªn Sheet cÇn ®æi C¸ch 2: KÝch ph¶i chuét  Rename C¸ch 3: Format  Sheet  Rename  Gâ tªn Sheet cÇn ®Æt  Enter Chó ý: TÝnh to¸n gi÷a c¸c Sheet C¸c hµm tÝnh to¸n c¬ b¶n trªn Excel 1. Hµm cho gi¸ trÞ tuyÖt ®èi ABS(). = ABS (bt) 2. Hµm lÊy c¨n bËc hai cña mét sè SQRT(). = SQRT(sè) 3. Hµm tÝnh tæng SUM(). = SUM(c¸c tham sè cÇn tÝnh) C¸c tham sè cÇn tÝnh cã thÓ lµ mét gi¸ trÞ cô thÓ, lµ c¸c « chøa gi¸ trÞ cÇn tÝnh to¸n hay lµ bao gåm hµm tÝnh to¸n. Vµ c¸c tham sè nµy ng¨n c¸ch nhau b»ng dÊu (,) hay dÊu (;) phôc thuéc vµo m¸y dïng dÊu (.) hay dÊu (,) ng¨n c¸ch cho phÇn thËp ph©n. NÕu c¸c « cÇn tÝnh to¸n mµ kÒ nhau th× ta chØ cÇn gâ ®Þa chØ cña « ®Çu: §Þa chØ cña « cuèi (hay ®¸nh dÊu tõ « ®Çu ®Õn « cuèi). 4. Hµm tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh AVERAGE(). = AVERAGE(c¸c tham sè cÇn tÝnh) 5. Hµm tÝnh nh©n PRODUCT(). = PRODUCT(c¸c tham sè cÇn tÝnh) 6. Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt MAX(). = MAX(c¸c tham sè cÇn t×m) 7. Hµm t×m gi¸ trÞ nhá nhÊt MIN(). = MIN (c¸c tham sè cÇn t×m) 8. Hµm xÕp h¹ng RANK(). = RANK(x,ds,Option) Hµm nµy sÏ x¸c ®Þnh thø h¹ng cña trong . Trong ®ã: 53 x: Lµ gi¸ trÞ cÇn ®em ra so s¸nh trong vïng ds. ds: Lµ tËp hîp c¸c gi¸ trÞ lµm giíi h¹n so s¸nh. Option cã thÓ lµ 0 hay 1, nÕu lµ 0 th× danh s¸ch ®•îc xÕp h¹ng theo thø tù gi¶m dÇn (sè lín nhÊt ®•îc xÕp ë ®Çu) cßn 1 lµ ng•îc l¹i. Mét sè hµm logic 9. Hµm IF(). =IF(§K, GT§, GTS) Hµm nµy sÏ kiÓm tra ®iÒu kiÖn nÕu ®iÒu kiÖn lµ ®óng th× hµm sÏ tr¶ ra gi¸ trÞ ®óng cßn ng•îc l¹i hµm sÏ tr¶ ra gi¸ trÞ lµ sai. Trong ®ã: + §K: §iÒu kiÖn cÇn xÐt - Lµ mét biÓu thøc so s¸nh. + GT§, GTS: Gi¸ trÞ ®óng - Gi¸ trÞ sai Gi¸ trÞ tr¶ ra (GT§, GTS) vµ gi¸ trÞ so s¸nh víi biÓu thøc ®iÒu kiÖn ph¶i lµ mét gi¸ trÞ cô thÓ hay lµ mét biÓu thøc tÝnh to¸n. NÕu gi¸ trÞ cô thÓ mµ lµ x©u ký tù th× ta ph¶i ®Æt chóng trong cÆp dÊu (“ ”). IF chØ xÐt ®•îc tèi ®a hai tr•êng hîp. Khi sè tr•êng hîp lín h¬n hoÆc b»ng 3 th× ta ph¶i sö dông c¸c hµm IF lång nhau trong ®ã: - Hµm IF sau lµ gi¸ trÞ sai cña hµm IF tr•íc. CÊu tróc nh• sau: =IF(§K1, GT1, IF(§K2, GT2, …., IF(§Kn, GTn, GTn+1)..)) (trong ®ã n<=7) 10. Hµm AND(). =AND(bt1,bt2,..,btn) Hµm nµy sÏ cho gi¸ trÞ ®óng nÕu tÊt c¶ c¸c biÓu thøc trong ngoÆc ®Òu ®óng, cßn ng•îc l¹i hµm sÏ tr¶ ra gi¸ trÞ lµ sai khi cã Ýt nhÊt mét biÓu thøc ®iÒu kiÖn trong hµm lµ sai. 11. Hµm OR(). =OR(bt1,bt2,..,btn) Hµm nµy sÏ cho gi¸ trÞ sai nÕu tÊt c¶ c¸c biÓu thøc trong ngoÆc ®Òu sai, cßn ng•îc l¹i nã sÏ cho ra gi¸ trÞ ®óng khi Ýt nhÊt mét biÓu thøc ®iÒu kiÖn trong hµm lµ ®óng. Chó ý: Trong khi xÐt c¸c tr•êng hîp mµ sè ®iÒu kiÖn lín h¬n hoÆc b»ng 54 hai th× ta sö dông c¸c hµm IF lång nhau theo cÊu tróc sau: CÊu tróc 1: =IF(AND(…, OR(….),….), GT§, GTS) CÊu tróc 2: =IF(OR(…, AND(….),….), GT§< GTS) Trong ®ã: (....) Lµ c¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn cÇn xÐt 12. C¸c hµm xö lý x©u c¬ b¶n. - Hµm LEN() =LEN(BT) - Hµm LEFT() =LEFT(bt_chuçi,n) Trong ®ã: n: Sè ký tù cÇn c¾t bt_chuçi: X©u ký tù cÇn c¾t - Hµm RIGHT() =RIGHT(bt_chuçi,n) Trong ®ã: n: Sè ký tù cÇn c¾t bt_chuçi: X©u ký tù cÇn c¾t 13. Hµm tham chiÕu. a. Hµm tham chiÕu theo cét VLOOKUP(). =VLOOKUP(®k,vïng_tham_chiÕu,cét_kq,lùa_chän) Trong ®ã: ®k: Lµ ®iÒu kiÖn tham chiÕu Vïng_tham_chiÕu: Lµ tËp hîp c¸c « chøa gi¸ trÞ ®•îc tr×nh bµy theo cét trong ®ã cã cét ®Çu tiªn lµ cét chøa gi¸ trÞ cÇn so s¸nh víi ®iÒu kiÖn tham chiÕu vµ cét chøa kÕt qu¶ - Vïng nµy lµ cè ®Þnh  LÊy ®Þa chØ tuyÖt ®èi Lùa chän cã hai lùa chän: + NÕu lùa chän lµ 0: Vïng tham chiÕu kh«ng cÇn ph¶i s¾p xÕp d÷ liÖu vµ hµm t×m lÊy gi¸ trÞ chÝnh x¸c so víi ®iÒu kiÖn t×m, nÕu kh«ng cã gi¸ trÞ nµo tho¶ m·n th× hµm tr¶ ra lµ #N/A nÕu cã gi¸ trÞ ®óng so víi ®iÒu kiÖn tham chiÕu th× hµm tr¶ ra gi¸ t•¬ng øng trong cét kÕt qu¶ (cét_kq). + NÕu lùa chän lµ 1: vïng tham chiÕu ph¶i s¾p xÕp cét ®Çu tiªn theo thø tù t¨ng dÇn vµ hµm sÏ t×m gi¸ trÞ t•¬ng ®èi so víi ®iÒu kiÖn tham chiÕu. LÊy gi¸ trÞ gÇn ®óng (<=) so víi ®iÒu kiÖn t×m. b. Hµm tham chiÕu theo hµng HLOOKUP(). CÊu tróc: =HLOOKUP(®k,vïng_tham chiÕu,hµng_kq,lùa_chän). Hµm nµy t•¬ng tù nh• hµm VLOOKUP nh•ng nã sÏ tr¶ ra gi¸ trÞ theo hµng (gi¶i thÝch t•¬ng tù nh• VLOOKUP() thay cét = hµng - LÊy lùa chän lµ 0). 55 14. Hµm Lµm trßn. - Hµm lµm trßn b»ng c¸ch lÊy phÇn nguyªn INT() =INT(biÓu_thøc) Trong ®ã: BiÓu_thøc lµ mét sè thùc hay mét phÐp tÝnh to¸n - Hµm lÊy phÇn d• cña phÐp chia MOD() =MOD(tö sè, mÉu sè) - Hµm lµm trßn lÊy n ch÷ sè phÇn thËp ph©n ROUND() =ROUND(bt,n) Trong ®ã: bt lµ mét sè thùc hay lµ mét phÐp tÝnh to¸n n lµ sè ch÷ sè cÇn lÊy sau phÇn thËp ph©n 15. Mét sè hµm ngµy th¸ng. - Hµm cho ngµy th¸ng n¨m hiÖn t¹i TODAY() = TODAY() - Hµm cho ngµy cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m DAY() =DAY(BiÓu_thøc) Trong ®ã: Tham sè lµ mét biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m - Hµm cho th¸ng cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m MONTH() =MONTH(BiÓu_thøc) - Hµm cho n¨m cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m YEAR() =YEAR(BiÓu_thøc) Chó ý: C¸ch tÝnh tuæi C¸ch 1: =INT((Today()-NTNS)/365) C¸ch 2: =YEAR(Today())-YEAR(NTNS) C¸ch s¾p xÕp d÷ liÖu vµ läc d÷ liÖu I.. C¸ch s¾p xÕp d÷ liÖu: Sort. Data  Sort: My list has: Header Row: B¶ng d÷ liÖu cã dßng tiªu ®Ò No Header Row: B¶ng d÷ liÖu kh«ng cã dßng tiªu ®Ò 56 Sort by: Chän tªn tr•êng cÇn s¾p xÕp chÝnh Then by: Chän tªn tr•êng cÇn s¾p xÕp •u tiªn tiÕp theo khi cã gi¸ trÞ trïng nhau trong tr•êng s¾p xÕp tr•íc. Ascending: S¾p xÕp t¨ng dÇn Desceding: S¾p xÕp gi¶m dÇn  Chän OK II. C¸ch läc d÷ liÖu. Data  Filter  AutoFilter: - Chän ®iÒu kiÖn läc t•¬ng øng cña c¸c tr•êng - Muèn läc theo c¸c gi¸ trÞ cô thÓ cã trong tr•êng: Chän gi¸ trÞ ®ã d•íi môc (Custom). - Muèn hiÓn thÞ tÊt c¶ c¸c gi¸ trÞ trong tr•êng: Chän (All) - Muèn hiÓn thÞ tõ b¶n ghi ®Çu ®Õn b¶n ghi do ta chØ ®Þnh: Chän (Top 10) - Muèn läc theo c¸c ®iÒu kiÖn logic: Chän (Custom) trong ®ã: Equals: B»ng Does not Equals: Kh«ng b»ng Is Greater than: Lín h¬n Is Greater than or Equal to: Lín h¬n hoÆc b»ng Is Less than: Nhá h¬n Is Less than or Equal to: Nhá h¬n hoÆc b»ng Begin with: B¾t ®Çu b»ng Does not begin with: Kh«ng b¾t ®Çu b»ng End with: B¾t ®Çu b»ng Does not end with: Kh«ng b¾t ®Çu b»ng Contains: Bao gåm Does not Contain: Kh«ng bao gåm Ngoµi ra ta cßn sö dông AND hay OR ®Ó kÕt hîp ®iÒu kiÖn trong tr•êng ®ã.  Chän OK Chó ý: Sau khi läc: Ta thùc hiÖn Copy c¸c b¶n ghi ®· läc vµ Paste sang vïng d÷ liÖu kh¸c. Muèn hiÓn thÞ toµn bé danh s¸ch: Vµo Data  Filter  Show All Muèn bá ®iÒu kiÖn läc: Vµo Data  Filter  AutoFilter. §Þnh d¹ng trang in vµ in Ên b¶ng tÝnh. I. §Þnh d¹ng trang in. 57 - Vµo File -> Chän Page Setup -> Cöa sæ: * Môc Page: Chän khæ giÊy vµ h•íng in. - Orientation: Chän h•íng in: + Portrait: H•íng in däc. + Landscape: H•íng in ngang. - Scaling: Chän tû lÖ in: + Adjust to:....% normal size: Tû lÖ phÇn tr¨m cña ch÷ khi in ra. + Fit to:.....page(s) wide by.....tall: Tù ®éng dån vÒ 1 trang trong tr•êng hîp b¶ng tÝnh gåm 2 trang vµ trang 2 chØ cã 1 vµi dßng. - Paper size: Chän kÝch cì khæ giÊy (A4-210x297mm). - Print quality: Chän chÊt l•îng in (dpi – Dot per inch – Sè chÊm ®iÓm trªn 1Inch = 2.54cm). Cµng nhiÒu dpi nÐt ch÷ sÏ cµng râ. - First page number: Sè hiÖu cña trang ®Çu tiªn. * Môc Margins: C¨n chØnh kho¶ng c¸ch lÒ trang in. * Header/Footer: T¹o tiªu ®Ò cho trang in. - Custom Header: Dïng ®Ó t¹o tiªu ®Ò trªn. - Custom Footer: Dïng ®Ó t¹o tiªu ®Ò d•íi. => C¸c nót trªn thanh c«ng cô Header/Footer: + Nót 1: §Þnh d¹ng Font ch÷ cho tiªu ®Ò. + Nót 2: ChÌn sè hiÖu trang. + Nót 3: ChÌn tæng sè trang. + Nót 4+5: ChÌn thêi gian. + Nót 6: ChÌn tªn tÖp b¶ng tÝnh. + Nót 7: ChÌn tªn b¶ng tÝnh. * Môc Sheet: §Æt thªm 1 sè chÕ ®é cho trang in: - Môc Print: §Æt chÕ ®é in: 58 + Gridlines: In c¶ c¸c ®•êng l•íi. + Black and White: ChØ in víi 2 mµu ®en tr¾ng. + Draft quality: Thùc hiÖn in nhanh vµ bá qua chÊt l•îng trang in (Dïng ®Ó in kiÓm tra sè liÖu ®óng hay sai). + Row and column headings: In c¶ dßng tiªu ®Ò cét vµ tiªu ®Ò hµng (ChØ dïng khi in tµi liÖu lµm gi¸o tr×nh gi¶ng d¹y). - Môc Page order: §Æt thø tù cho trang in: + Down, then over: In lÇn l•ît c¸c trang tõ trªn xuèng tÝnh theo cét, råi sang ph¶i vµ in tiÕp. + Over, then down: In lÇn l•ît c¸c trang tõ tr¸i qua ph¶i tÝnh theo hµng, råi xuèng d•íi. II. Quan s¸t b¶ng tÝnh tr•íc khi in. - Vµo File -> Chän Print Preview -> Mµn h×nh d¹ng quan s¸t cïng víi thanh c«ng cô Preview. + Next: Quan s¸t trang tiÕp theo. + Previous: Quay vÒ trang tr•íc. + Zoom: Tû lÖ quan s¸t. + Print: Thùc hiÖn in. + Setup: §Þnh d¹ng l¹i trang in. + Margins: C¨n chØnh trùc tiÕp kho¶ng c¸ch lÒ vµ ®é réng c¸c cét khi quan s¸t. + Page Break Preview: Thùc hiÖn ng¾t trang theo mµn h×nh quan s¸t. III. In Ên b¶ng tÝnh. - Vµo File -> Chän Print (Ctrl+P) -> Cöa sæ: * Môc Print range: Chän vïng b¶ng tÝnh sÏ in: - All: In tÊt c¶ c¸c trang. - Page(s) from: In sè trang theo ý muèn. * Môc Print what: Chän l¹i vïng d÷ liÖu sÏ in: 59 - Selection: ChØ in vïng b¶ng tÝnh ®· b«i ®en. - Active sheet(s): In tÊt c¶ c¸c trang trong c¸c b¶ng tÝnh ®· chän (®Ó chän 1 sè b¶ng tÝnh ta nhÊn fÝm Ctrl vµ nh¸y chuét vµo tªn b¶ng tÝnh trªn thanh Sheet). - Entire workbook: In tÊt c¶ c¸c trang trong tÊt c¶ c¸c b¶ng tÝnh cña tÖp ®ang më. * Number of copies: Sè b¶n sÏ in ra. - Collate: NÕu ®•îc chän sÏ in tõng b¶n 1; ng•îc l¹i sÏ in sè b¶n cña tõng trang 1. => Chän OK ®Ó in. Kh¸i niÖm vÒ Internet Internet ®•îc xem nh• lµ mét "m¹ng cña c¸c m¹ng" (Network of Network), ®•îc t¹o ra b»ng viÖc kÕt nèi c¸c m¸y tÝnh vµ c¸c m¹ng m¸y tÝnh víi nhau trong mét m¹ng chung réng lín mang tÝnh chÊt toµn cÇu. C¸c m¹ng m¸y tÝnh riªng rÏ ®ã cã thÓ lµ cña mét tr•êng häc, mét viÖn nghiªn cøu, mét th• viÖn, mét h·ng kinh doanh, cã thÓ lµ mét c¬ quan Nhµ n•íc hay mét tæ chøc phi ChÝnh phñ,... ViÖc liªn kÕt vÒ mÆt vËt lý c¸c m¹ng m¸y tÝnh nµy ®•îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c m¹ng viÔn th«ng kh¸c nhau nh• m¹ng ®iÖn tho¹i c«ng céng, ®•êng truyÒn tèc ®é cao ADSL, qua vÖ tinh (Satellite), c¸c kªnh vi ba, qua c¸c ®•êng thuª riªng (dedicated lines), hoÆc c¸p quang (fiber - optic). KÕt nèi cña ng•êi sö dông ®Õn c¸c m¹ng nµy cã thÓ lµ mét trong c¸c kÕt nèi trªn, phô thuéc vµo c¸c kh¶ n¨ng kü thuËt vµ tµi chÝnh cho viÖc kÕt nèi ®ã. 1. Internet - M¹ng th«ng tin toµn cÇu WorldWide Web (WWW). §©y lµ dÞch vô rÊt phæ biÕn ngµy nay vµ cã tèc ®é ph¸t triÓn nhÊt trªn Internet. WWW ®•îc x©y dùng dùa trªn mét kü thuËt cã tªn gäi lµ HyperText (siªu v¨n b¶n). Kü thuËt nµy cho phÐp tr×nh bµy th«ng tin trªn mét trang v¨n b¶n cã c¸c liªn kÕt ®Ó ng•êi sö dông, víi chØ mét "c¸i nhÊn chuét " cã thÓ "nh¶y" (jumping) ®Õn c¸c trang Web kh¸c trªn c¸c m¸y chñ ë nh÷ng m¹ng kh¸c. 60 Mét mÆt trang Web cã thÓ cïng mét lóc hiÓn thÞ nhiÒu kiÓu th«ng tin kh¸c nhau nh• TEXT, h×nh ¶nh (tÜnh hay chuyÓn ®éng) hay ©m thanh, video.v..v... §Ó ®äc, xem, "nh¶y", l•ít (suffering) trªn Internet, ng•êi ta sö dông mét phÇn mÒm cã tªn gäi chung lµ Web Browser hay lµ Tr×nh duyÖt Internet. 2. Tr×nh duyÖt Internet, c¸c tr×nh duyÖt th«ng dông. HiÖn nay, t¹i ViÖt Nam rÊt phæ biÕn c¸c tr×nh duyÖt Internet cña c¸c h·ng lín cã tªn tuæi nh• Microsoft Corp, vµ Netscape Communications Corp... Nãi chung c¸c tr×nh duyÖt nµy ®Òu ®•îc ®¸nh gi¸ lµ "m¹nh " vµ th•êng ®•îc cung cÊp kÌm theo ch•¬ng tr×nh E - mail client còng nh• nhiÒu tiÖn Ých kh¸c trong viÖc sö dông vµ "l•ít " trªn Internet . 3. Thao t¸c víi tr×nh duyÖt Internet Explorer. KÝch ho¹t tr×nh duyÖt: KÝch ®óp biÓu t•îng Internet Explorer trªn mµn h×nh Gâ ®Þa chØ WEBSITE b¹n muèn truy cËp vµo môc Address Khi trang Web ®· hiÖn lªn trªn mµn h×nh cña b¹n, muèn ®i tiÕp vµo mét néi dung nµo ®ã, h·y bÊm chuét vµo c¸c liªn kÕt (n¬i con chá trë thµnh h×nh bµn tay). 61 ChØ cã hai chó ý duy nhÊt khi b¹n sö dông tr×nh duyÖt ®ã lµ: Gâ ®Þa chØ WebSite vµ thanh ®Þa chØ t¹i môc Address §Ó xem th«ng tin nµo ®ã, h·y bÊm chän liªn kÕt (n¬i con trá trë thµnh h×nh bµn tay) ®Ó më néi dung th«ng tin cña liªn kÕt ®ã ra. 4. T×m kiÕm th«ng tin trªn WEBSITE. TÝnh n¨ng quan träng nhÊt trong viÖc sö dông INTERNET ®ã lµ t×m kiÕm th«ng tin, c¸c SITE næi tiÕng nhÊt trong viÖc t×m kiÕm th«ng tin ®ã lµ: …. Khi thùc hiÖn t×m kiÕm c¸c SITE chøa th«ng tin b¹n cÇn t×m, nhËp c¸c tõ cÇn t×m (kÕt hîp c¸c to¸n tö AND, OR...) ®Ó t¨ng hiÖu n¨ng t×m kiÕm sau ®ã nhÊn enter. T×m hiÓu thanh c«ng cô. Menu ch•¬ng tr×nh. C¸c nót chøc n¨ng. Thanh ®Þa chØ, lu«n cã d¹ng: VÝ dô : Website cña B¶o hiÓm x· héi ViÖt Nam cã ®Þa chØ : website cña B¶o hiÓm x· héi Hµ Néi : ý nghÜa cña c¸c nót chøc n¨ng: BACK: Trë vÒ trang kÕ tr•íc. FORWARD: Tíi trang kÕ sau (®· tõng ®•îc duyÖt qua). STOP: Ngõng duyÖt trang hiÖn thêi. HOME: Trë vÒ trang chñ (do ®Æt mÆc ®Þnh trong tr×nh duyÖt). FAVORITES: HiÓn thÞ nh÷ng ®Þa chØ b¹n yªu thÝch ®· ®•îc l•u tr÷. HISTORY: HiÓn thÞ nh÷ng ®Þa chØ ®· tõng duyÖt qua trong qu¸ khø. PRINT: In trang Web hiÖn thêi. L•u mét ®Þa chØ vµo FAVOTITES 62 T¹i trang Web mµ b¹n yªu thÝch, chän Menu FAVORITES --> ADD TO FAVORITES Sau ®ã b¹n ®Æt cho ®Þa chØ yªu thÝch nµy mét tªn dÔ nhí ®Ó sau nµy truy cËp l¹i. Xem c¸c trang web ®· duyÖt qua BÊm chän nót HISTORY trªn thang c«ng cô. L•u néi dung trang Web vµo m¸y cña b¹n Khi trang Web ®ang më trªn tr×nh duyÖt, b¹n chän menu FILE -> SAVE AS. Chó ý: Víi c¸c ng«n ng÷ HTML th«ng th•êng b¹n chØ l•u tr÷ ®•îc v¨n b¶n hoÆc h×nh ¶nh. Download File tõ Internet KÝch chuét vµo liªn kÕt cña File cÇn download, chän SAVE THIS PROGRAM TO DISK. Th• ®iÖn tö vµ øng dông 63 I. Giíi thiÖu e - mail vµ nh÷ng kh¸i niÖm liªn quan. 1. Giíi thiÖu E-mail. E-mail - viÕt t¾t cña Electronic Mail (th• ®iÖn tö) lµ mét dÞch vô tiÖn Ých nhÊt trong øng dông cña internet ®•îc triÓn khai trªn c¸c m¹ng m¸y tÝnh cho phÐp ng•êi dïng cã thÓ göi th• cho nhau. 2. Nh÷ng kh¸i niÖm liªn quan. Account: gåm ®Þa chØ th• vµ password. §Þa chØ hßm th• cã d¹ng: ®Þa chØ@tªn nhµ cung cÊp dÞch vô. VÝ dô: batuocvn2009@yahoo.com baohiemxahoi@vss.gov.vn Mét sè phÇn mÒm E-mail miÔn phÝ II. Sö dông ch•¬ng tr×nh OUTLOOK EXPRESS. Start=> Programs => Outlook Express Giao diÖn Outlook Express. 64 T¹o kÕt nèi cña Outlook víi Server. T¹i cöa sæ Outlook chän Tools=> Account=> Mail =>Add=> Mail Sau ®ã b¹n ®Æt tªn cho E-mail nµy (tªn nµy do tuú chän) vµ khai b¸o c¸c th«ng sè. T¹i thÎ GENERAL khai c¸c th«ng sè nh• sau: Name : Tªn hiÓn thÞ khi göi th• ®i Email Address: Gâ ®Þa chØ b¹n ® •îc cung cÊp (chÝnh x¸c) Reply Address : §Þa chØ b¹n sÏ nhËn th• (chÝnh x¸c) Outgoing Mail: Gâ ®Þa chØ (chÝnh x¸c) Incoming Mail: Gâ ®Þa chØ (chÝnh x¸c) Chó ý: C¸c ®Þa chØ Mail Server cña ISP ViÖt nam VDC : in : mail.hn.vnn.vn out : mail.hn.vnn.vn FPT in: imail.fpt.vn out: omail.fpt.vn 65 NETNAM: in: pop.netnam.vn out: smtp.netnam.vn Log in using: Gâ tªn truy cËp mµ b¹n ®•îc cung cÊp ®Ó göi nhËn th•. Password: Gâ mËt khÈu truy cËp mail (chó ý mËt khÈu nµy kh¸c víi mËt khÈu truy cËp Internet). T¹i thÎ CONNECTION Chän mét kÕt nèi cã s½n tõ danh s¸ch, ®Ó khi b¹n khëi ®éng ch•¬ng tr×nh th• tÝn sÏ tù ®éng quay sè kÕt nèi. Sau khi xong c¸c thao t¸c trªn, bÊm OK, b¹n ®· sö dông ®•îc Email. Nh• vËy, b¹n ®· kÕt thóc qu¸ tr×nh cµi ®Æt account Email. Lóc nµy b¹n ®· s½n sµng sö dông Email víi Outlook express. Chó ý : Th«ng th•êng nÕu b¹n lµm viÖc cho 1 tæ chøc hay 1 c¬ quan nµo ®ã, b¹n sÏ ®•îc cÊp 1 tµi kho¶n cã tªn miÒn ®•îc ®¨ng ký cña tæ chøc hay c¬ quan ®ã ®Ó thuËn tiÖn cho b¹n göi nhËn email dÔ dµng theo ®óng quy ®Þnh cña c¬ quan Nhµ n•íc. B¹n kh«ng dïng tµi kho¶n th• miÔn phÝ nh• yahoo, gmail ®Ó nhËn, göi email . III.Thao t¸c trªn OutLook EXPRESS. BÊm ®óp lªn biÓu t•îng OutLook EXPRESS trªn mµn h×nh sÏ xuÊt hiÖn giao diÖn ch•¬ng tr×nh T¹o th• míi Göi vµ nhËn th• Khai b¸o sæ ®Þa chØ. Mçi khi khëi ®éng, nÕu cã th• míi nhËn, OutLook sÏ cã th«ng b¸o. Ch÷ sè trong ngoÆc mÇu xanh Inbox() b¸o cho biÕt sè th• míi cã trong hßm th•. 1. C¸ch göi ®i mét th• míi. Trªn thanh c«ng cô, nh¾p chuét tr¸i vµo nót Compose Message (hoÆc New mail). 66 C¸c th• míi nhËn - Néi dung th•. Mµn h×nh so¹n th¶o th• míi: Gâ ®Þa chØ ng•êi nhËn Gâ néi dung th• chøa file g¾n kÌm Sau khi ®· gâ néi dung th• vµ ®iÒn ®Çy ®ñ vµo c¸c ®Þa chØ ®Õn, ta cã thÓ göi th• b»ng c¸ch nh¾p chuét tr¸i vµo nót Send. 67 2. Gñi kÌm c¸c file tµi liÖu. B¹n cã thÓ göi mét file tµi liÖu cho ng•êi nhËn, c¸c b•íc nh• sau: Con trá ®Æt ë phÇn néi dung. Nh¾p chuét tr¸i vµo biÓu t•îng cã h×nh chiÕc ghim kÑp råi chän File cÇn göi kÌm. Chän file tõ trong æ ®Üa cña b¹n hoÆc trªn æ ®Üa m¹ng. Chän nót Attach ®Ó g¾n file göi kÌm Gâ néi dung th• Chän Send ®Ó göi th• ®i. 3. NhËn th•, ®äc c¸c file tµi liÖu g¾n kÌm. NhËn th• t¶i File ®i kÌm: Nh¾p chuét tr¸i vµo Inbox, xuÊt hiÖn ra c¸c th• hiÖn cã trong hßm th•. C¸c th• ch•a më cã h×nh phong b× d¸n kÝn. §Ó ®äc th• ta nh¾p chuét tr¸i vµo biÓu t•îng cña th• ®ã, hép tho¹i phÝa d•íi sÏ hiÓn thÞ néi dung th•. §Ó t¶i mét File ®i kÌm, bÊm phÝm ph¶i chuét vµo biÓu t•îng cña File n»m trªn th•, chän: Open nÕu muèn xem néi dung hoÆc chän Save As nÕu muèn t¶i vÒ ®Üa cøng. Më th• ®Ó xem l•u file vµo æ ®Üa. 68 4. Tr¶ lêi th•. To: Gâ ®Þa chØ ng•êi nhËn; CC: ®Þa chØ ng•êi ®ång nhËn; (C¸c ®Þa chØ CC ®•îc c¸ch nhau b»ng dÊu ;). BCC: ®Þa chØ ng•êi ®ång nhËn kh«ng hiÓn thÞ danh s¸ch nh÷ng ng•êi ®ång nhËn Subject: tiªu ®Ò th• Send ®Ó gëi bøc th• ®i. NÕu sau ®ã muèn tiÕp tôc göi hoÆc nhËn th• míi, ta nhÊn phÝm F5 . 5. Xo¸ c¸c th• cò. Chän Inbox Chän c¸c th• ®· më (biÓu t•îng phong b× ®· më) BÊm ph¶i ph¶i chuét, chän Delete 6. C¸c th«ng b¸o lçi hay gÆp Kh«ng thÓ thiÕt lËp ®•îc kÕt nèi : Do ®•êng truyÒn bËn, modem kh«ng ho¹t ®éng, hoÆc cable kÕt nèi kh«ng tèt. Kh«ng t×m thÊy MailServer Lçi ®Þa chØ Server trªn hÖ thèng Internet §Þa chØ ng•êi nhËn kh«ng ®óng Cã mét sè th• t¹i Outbox, cã muèn göi ®i kh«ng Mét sè th• viÕt nh•ng ch•a göi, h·y chän yes ®Ó göi th• ®i. IV. Khai th¸c c¸c dÞch vô th• miÔn phÝ trªn internet. Internet cung cÊp mét sè dÞch vô E - mail sö dông dùa trªn tr×nh duyÖt. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ ®Ó sö dông E-mai, b¹n ch¼ng cÇn g× kh¸c ngoµi c«ng cô c¬ b¶n: Browser - c«ng cô mµ bÊt cø ai còng ph¶i cã ®Ó truy cËp Internet. Tãm l¹i, ®Ó sö dông E - mail trong tr×nh duyÖt Web, b¹n ®· s½n sµng. Sau ®©y lµ mét sè ®Þa chØ Web site cung cÊp c¸c account E-mail miÔn phÝ: mail.yahoo.com www.hotmail.com www.gmail.com §Çu tiªn c¸c b¹n t¹o tµi kho¶n miÔn phÝ trªn web site mµ b¹n sö dông. C¸c web site sÏ h•íng dÉn lÇn l•ît viÖc b¹n ph¶i lµm ®Ó t¹o ®•îc tµi kho¶n dÔ dµng. ViÖc sö dông c¸c dÞch vô e-mail nµy t•¬ng ®èi gièng nhau, chØ cã c¸c kh¸c biÖt nhá ë vµi khÝa c¹nh sö dông , ®iÒu nµy tuú vµo thãi quen vµ yªu cÇu cña b¹n. 69 môc lôc sè trang NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH 1 HỆ ĐIỀU HÀNH MICROSOFT WINDOWS XP 4 1. KHÁI NIỆM VỀ Ổ ĐĨA, TẬP TIN VÀ THƢ MỤC 4 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WINDOWS 6 3. THOÁT KHỎI WINDOWS VÀ TẮT MÁY : 11 4. KHỞI ĐỘNG MỘT CHƢƠNG TR×NH ỨNG DỤNG. 12 5. TR×NH ỨNG DỤNG WINDOWS EXPLORER 13 6. CHƢƠNG TR×NH ỨNG DỤNG MSPAINT 16 7. CONTROL PANEL 16 8. MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC 20 9. BẢO VỆ DỮ LIỆU – CHỐNG VIRUS MÁY TÍNH 21 Tæng quan vÒ Microsoft office 24 I. C¸ch khëi ®éng ch•¬ng tr×nh microft Word. 24 II. Giíi thiÖu mµn h×nh Microsoft Word. 24 III. Tho¸t khái ch•¬ng tr×nh Microsoft Word. 24 IV. C¸c qui T¾c so¹n th¶o v¨n b¶n. 24 V. C¸ch di chuyÓn vµ ®¸nh dÊu nhanh trong v¨n b¶n. 25 VI. C¸c thao t¸c vÒ tÖp. 25 C¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng 26 I. §Þnh d¹ng Font ch÷. 26 II. C¨n chØnh ®o¹n v¨n b¶n. 26 III. C¸ch t¹o cét gi¶. 28 C¸c thao t¸c víi Khèi v¨n b¶n 29 1. C¸ch xo¸ khèi v¨n b¶n. 29 2. Sao chÐp khèi v¨n b¶n. 29 3. C¸ch c¾t khèi v¨n b¶n . 29 4. D¸n d÷ liÖu ®· c¾t hay copy ra vÞ trÝ míi 29 5. C¸ch ng¾t trang. 29 6. C¸c thao t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n nhanh. 29 7. C¸ch chia v¨n b¶n thµnh d¹ng cét b¸o. 30 8. T×m kiÕm vµ thay thÕ côm tõ trong v¨n b¶n. 31 ThiÕt kÕ b¶n vÏ vµ chÌn ch÷ nghÖ thuËt vµo v¨n b¶n 32 I. ThiÕt kÕ b¶n vÏ. 32 II. T¹o ch÷ nghÖ thuËt trong v¨n b¶n. 35 III. ChÌn mét sè ®èi t•îng vµo v¨n b¶n. 35 t¹o ký tù §¸nh dÊu ®Çu dßng - §¸nh sè thø tù tù ®éng Vµ t¹o khung viÒn v¨n b¶n 37 70 I. t¹o ký tù tù ®éng. 37 ii. t¹o sè thø tù tù ®éng. 37 iiI. §ãng khung vµ T¹o mµu nÒn cho v¨n b¶n. 38 C¸c thao t¸c vÒ B¶ng 39 I. C¸ch t¹o b¶ng. 39 ii. C¸ch Thao t¸c víi b¶ng. 39 iii. xo¸ trong b¶ng. 40 iv. thªm bít dßng, cét trong b¶ng. 40 v. C¸ch NhËp, t¸ch «. 40 vi. KÎ viÒn b¶ng vµ chän mµu nÒn cho b¶ng. 40 vIi. c¸c hiÖu øng ®Æc biÖt cña b¶ng . 40 T¹o tiªu ®Ò ®Çu , cuèi trang , ®¸nh sè trang, in Ên v¨n b¶n 41 i. C¸ch t¹o tiªu ®Ò ®Çu trang, cuèi trang. 41 ii. §¸nh sè thø tù trang cho v¨n b¶n. 41 III. C¸ch in Ên v¨n b¶n. 42 Lµm quen víi b¶ng tÝnh EXCel 45 I. C¸ch khëi ®éng - tho¸t khái ch•¬ng tr×nh 45 ii. Giíi thiÖu mµn h×nh Microsoft Excel. 46 III. C¸c thao t¸c c¬ b¶n trªn b¶ng tÝnh MS-Excel. 46 Thao t¸c tÝnh to¸n T¹o §Þa chØ tuyÖt ®èi vµ ®Þa chØ t•¬ng ®èi - sao chÐp d÷ liÖu 48 I. C¸ch tÝnh to¸n trong b¶ng. 48 II. §Þa chØ tuyÖt ®èi vµ ®Þa chØ t•¬ng ®èi. 48 III. C¸ch sao chÐp d÷ liÖu. 48 IV. C¸ch di chuyÓn d÷ liÖu. 49 C¸c thao t¸c vÒ hµng - cét vµ Sheet 49 I. Thao t¸c vÒ hµng. 49 II. thao t¸c vÒ cét. 49 III. thao t¸c vÒ Sheet. 49 C¸c hµm tÝnh to¸n c¬ b¶n trªn Excel 50 C¸ch s¾p xÕp d÷ liÖu vµ läc d÷ liÖu 54 I.. C¸ch s¾p xÕp d÷ liÖu : Sort. 54 II. C¸ch läc d÷ liÖu. 54 §Þnh d¹ng trang in vµ in Ên b¶ng tÝnh. 55 I. §Þnh d¹ng trang in. 55 II. Quan s¸t b¶ng tÝnh tr•íc khi in. 56 III. In Ên b¶ng tÝnh. 57 Kh¸i niÖm vÒ Internet 58 Th• ®iÖn tö vµ øng dông 61 71 I. Giíi thiÖu e - mail vµ nh÷ng kh¸i niÖm liªn quan. 61 II. Sö dông ch•¬ng tr×nh OUTLOOK EXPRESS. 62 III.Thao t¸c trªn OutLook EXPRESS. 64 IV. Khai th¸c c¸c dÞch vô th• miÔn phÝ trªn internet. 67 Môc lôc 68