Nguyên nhân và giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin

Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP 5.1 NGUYÊN NHÂN Việc ứng dụng CNTT tại các DNVVN có thời điểm chạy theo phong trào nhưng thực chất chỉ nặng tính bề nổi, chưa hiệu quả. Nhiều DN đã sử dụng khoản ngân sách không nhỏ đầu tư trang bị máy tính (chủ yếu phần cứng) nhưng các vấn đề của DN vẫn chưa được giải quyết hiệu quả. Từ những hoạt động tác nghiệp bình thường đến việc ra quyết định tổng hợp cũng chưa được cải tiến khi chỉ đơn thuần sử dụng máy tính văn phòng, điện thoại, fax hoặc email thay vì được tự động hóa trong quản lý bằng sử dụng phần mềm (hình 23, 24, 25, 26, 27 đã chỉ rõ điều này). Không phát huy được sức mạnh CNTT đồng nghĩa hoạt động quản trị của DN còn tốn nhiều chi phí về tiền bạc, thời gian và nhân lực đặc biệt trong triển khai hoạt động quản trị Logistics. Điểm lưu ý là quản trị Logistics cần sự hỗ trợ luồng thông tin thống nhất, xuyên suốt từ nhiều phòng ban, cần có một sự hiểu biết, phối hợp nhịp nhàng. Chỉ có sự giúp sức của CNTT mới góp phần quan trọng tạo nên HTTT hỗ trợ đắc lực cho hoạt động này. Khảo sát đã chỉ rõ từng khó khăn mà DNVVN đang gặp phải (hình 30) trong việc đầu tư ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics là: DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào có thể phù hợp với quy trình kinh doanh (71.88%) Ngân sách (71.88%), điều này cũng thể hiện rõ từ thực tế các DN làm ăn có tên tuổi hẳn hỏi trên thị trường nhưng lại sử dụng phần mềm không có bản quyền đến khi bị phát hiện lại mất uy tín, nhưng một phần cũng do chi phí bản quyền còn khá cao và chiếm một phần không nhỏ trong chi phí triển khai CNTT. Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo (53.13%). Đây cũng là các vấn đề thường được đề cập tại các hội thảo, các cuộc tuyên truyền và các nghiên cứu của các cơ quan ban ngành. Kế đến là DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng (43.75%) Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp (40.63%) Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT (18.75%) 5.2 GIẢI PHÁP Để đề xuất hướng giải quyết cho DNVVN, theo ý kiến của sinh viên, điều quan trọng nhất là cần phải hiểu rõ những điểm thuận lợi và điểm chưa thuận lợi của DN đối với việc đầu tư cho CNTT. Lý do chính là phần lớn DNVVN còn thiếu kinh nghiệm điều hành hoạt động, tài chính không nhiều. Sau khi họ đầu tư ngân sách để triển khai nếu gặp thất bại, họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn để có thể tái đầu tư vào lĩnh vực mà họ chưa nhận được lợi ích thuyết phục. Do vậy, việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics cần có sự kiên trì, từng bước, liên tục. Có thể tóm tắt những điểm thuận lợi, chưa thuận lợi ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT tại DNVVN qua bảng bên dưới. Điểm thuận lợi Điểm chưa thuận lợi 1 Cơ cấu tổ chức rất gọn, nhẹ, không phức tạp Chưa/Không có quy trình rõ ràng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh 2 Là đối tượng nằm trong nhiều chương trình hỗ trợ DN của nhà nước và các tổ chức DN, hiệp hội Lãnh đạo còn hạn chế về kiến thức quản lý nên có thể ngại thay đổi các quy trình đã định hình từ trước (dù có thể chưa hiệu quả, gây sai sót, tốn kém hữu hình lẫn vô hình), chưa dễ dàng ủng hộ phương pháp làm việc mới (có thể chưa mang lại ngay mọi ưu điểm trước mắt) 3 Là loại hình DN năng động, có thể thích ứng nhanh theo yêu cầu của thị trường Hạn chế về tài chính 4 Hạn chế về nhân lực có khả năng biết và sử dụng các tiện ích của CNTT Bảng 8: Điểm thuận lợi và Điểm chưa thuận lợi của DNVVN trong tin học hóa hoạt động quản trị Logistics Từ đây, cùng với việc kết hợp với kết quả khảo sát trong chương 4, sinh viên có những hướng đề xuất sau: 5.2.1 Đối với việc DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào phù hợp với quy trình kinh doanh Việc triển khai ứng dụng CNTT cần phải qua giai đoạn khảo sát để thiết kế các giải pháp thích hợp, sản phẩm CNTT không giống như những sản phẩm được thiết kế sẵn, không phải mua về là có thể sử dụng được. Để tìm được sản phẩm thích hợp, DN cần phải phối hợp với các công ty cung cấp giải pháp ngay từ khâu khảo sát đầu tiên. Tại giai đoạn này cần có những trao đổi thẳng thắn về vấn đề DN đang gặp phải và những mục tiêu kì vọng của DN sau khi triển khai các ứng dụng, như vậy chính DN cũng góp phần quan trọng xây dựng nên sản phẩm vừa hợp lý và giải quyết tốt các yêu cầu đặt ra. Nhân viên tư vấn và khảo sát cần dành nhiều thời gian tìm hiểu các quy trình trong hoạt động Logistics ở các bộ phận (nhập đơn hàng, xử lý đơn hàng, thu mua, sản xuất, tồn kho, vận chuyển…) ở các cấp quản lý lẫn thừa hành để xác định đúng tình trạng và những khó khăn mà DN gặp phải. Điều quan trọng là phải biết kế thừa những điểm làm DN đã làm tốt, hạn chế “rũ sạch” cái cũ nếu không cần thiết nhằm hạn chế gây xáo trộn gây ảnh hưởng không tốt đối với tâm lý nhân viên, nhất là những nhân viên trực tiếp sử dụng sau này. Sau đó, lên phương án rõ ràng, có chứng minh hiệu quả thu được tính bằng tiền, thời gian, nhân lực (định lượng), kế hoạch/thời gian triển khai. Cam kết cụ thể có thể sẽ giúp DN dễ đi đến quyết định hơn. Điểm lưu ý là, công ty thực hiện khảo sát và tư vấn cần khách quan trước khi định hướng và đưa ra những gói giải pháp (có thể kèm phần mềm), tránh trường hợp công ty phân phối cho sản phẩm của nhà cung cấp giải pháp nào thường có xu hướng tư vấn và hướng DN vào việc sử dụng sản phẩm mà họ đang phụ trách phát triển (không phải DN nào cũng đều phù hợp để triển khai sử dụng). 5.2.2 Đối với vấn đề ngân sách Xuất phát điểm của các DNVVN là vốn ít nên dành một phần ngân sách cho các ứng dụng CNTT là một quyết định được cân nhắc rất kĩ. Hơn nữa, lợi ích của việc đầu tư này sẽ không thể thấy được trong thời gian ngắn mà luôn đem lại một gánh nặng lo âu “tiền mất tật mạng”. Vấn đề là DN có chấp nhận và chịu nhìn thấy đây là một khoản đầu tư (chứ không phải chi phí) mà lợi ích mang lại của nó sẽ có ảnh hưởng tích cực trong dài hạn. Vấn đề kinh phí không chỉ là mối quan tâm của DNVVN, mà cũng là đích nhắm của các công ty cung cấp dịch vụ, giải pháp CNTT. Thật vậy, các DNVVN chắc chắn sẽ không thiếu thông tin về giá cả của những sản phẩm này, bởi các công ty hoạt động trong lĩnh vực CNTT luôn tìm cách tiếp cận khách hàng theo nhiều cách, và hiểu được những khó khăn của DNVVN. Họ đưa ra những giải pháp trọn gói nhưng có thể được triển khai từng phần tại các bộ phận ưu tiên nhất để DN có thể thích nghi dần, phù hợp với thực trạng và khả năng tài chính. Sau đó đánh giá kết quả từng bước để quyết định có tiếp tục nhân rộng hay cần phải điều chỉnh thêm không. Đây thực sự là một cách làm thận trọng và giải quyết bớt một gánh nặng chi phí ngay cùng một lúc. Tuy nhiên, DN cũng nên lưu ý và thận trọng với việc triển khai từng phần. Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT một cách bài bản, nhưng việc tin học hóa từng phần có thể gặp vất vả hơn các DN bắt đầu từ đầu vì họ phải giải quyết bài toán tích hợp cái đã có với cái xây dựng mới – điều không dễ dàng chút nào. Do đó việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT và xác định lộ trình triển khai nên có sự tham gia của các chuyên gia CNTT vì tự DN không thực hiện được một mình. Mặt khác, cũng không nên phó mặc cho chuyên gia vì lúc đó kế hoạch sẽ rất cứng nhắc, nặng tính kỹ thuật và thiếu thực tế. Cách làm "DN chủ động ra đề bài, chuyên gia cung cấp giải pháp" có thể được xem là tối ưu. Đối với các DN, Viện Tin Học DN thuộc VCCI là một trong những đầu mối đáng tin cậy có thể tìm kiếm và giới thiệu chuyên gia giỏi cho DN. Và cuối cùng, DNVVN nên kiên trì hợp tác và tin tưởng các chuyên gia đã chọn, vì nếu triển khai giải pháp từng phần, thì người sau bắt đầu từ những phần người trước đã làm, có thể làm công việc trở nên khó khăn và tốn kém chi phí đánh giá tìm hiểu. Ngoài ra để giải quyết các vấn đề chi phí bản quyền của các phần mềm quá cao DNVVN có thể nghĩ đến giải pháp sử dụng các phần mềm mã nguồn mở, Phần mềm nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép nguồn mở. Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi hoặc đã thay đổi, sử dụng phần mềm này cho phép DN chỉnh sửa lại cho phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình trên một cái “cốt lõi” chung giúp giảm chi phí thiết kế rất đáng kể. Tuy nhiên, khi sử dụng mã nguồn này, DN cần tăng cường bảo mật cho HTTT của DN, vì các phần mềm của DN được viết trên code chung nên việc xâm nhập HT rất dễ dàng, dẫn đến việc kẻ gian có thể gây ra những thiệt hại như: lấy cắp password, thông tin dữ liệu khách hàng, các mã số tài khoản thông tin…và quan trọng hơn nữa pháp luật Việt Nam chưa có những quy định chặt chẽ đối với việc này nên quyền lợi của người bị hại vẫn chưa được giải quyết thoả đáng. 5.2.3 Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo Lãnh đạo có vai trò như một thuyền trưởng định hướng cho con thuyền DN, do vậy việc lãnh đạo có tầm nhìn và thấy được lợi ích mang lại của tin học hóa là vô cùng quan trọng. DN nên chú trọng xây dựng văn hóa sử dụng CNTT nơi công sở, từ đó khuyến khích nhân viên tự tìm hiểu nâng cao hiểu biết về CNTT. Việc này đòi hỏi rất nhiều nỗ lực từ ban lãnh đạo, những việc làm từ ban lãnh đạo như một tấm gương để các nhân viên học hỏi, nếu một vị giám đốc luôn dùng email hay thông báo những quyết định trên trang Web nội bộ của công ty thì tất cả nhân viên cũng phải có thói quen làm dùng email và truy cập Web. Việc ứng dụng tốt các tiện ích của CNTT trong hoạt động Logistics có thể làm tiêu chí để đánh giá chất lượng công việc hoàn thành của nhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng. 5.2.4 DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng Từ bảng 8 cho thấy trong việc ứng dụng CNTT tại DNVVN không phức tạp như các DN lớn, do tổ chức trong DN rất gọn có thể khắc phục lại bằng cách sắp xếp các quy trình làm việc hợp lý hơn. Nếu quyết định triển khai ứng dụng, DNVVN cũng nhận được sự trợ giúp từ phía công ty tư vấn. DN cũng nên chú trọng khâu tiếp xúc với các đơn vị cung cấp giải pháp CNTT, cần có một sự hợp tác chặt chẽ giữa hai bên. Thực tế có rất nhiều DN xem nhẹ công tác tư vấn và nghiên cứu các giải pháp đề nghị, điều này cũng nguy hiểm giống như xây một ngôi nhà mà không cần xem qua thiết kế dẫn đến việc DN sẽ không định hướng trước hướng đi của mình và mau chóng bỏ cuộc trước những khó khăn bất ngờ. 5.2.5 Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ/giải pháp Đầu tư cho các ứng dụng CNTT đối với các DNVVN là một bước ngoặt rất lớn của DN. Nó đánh dấu bước chuyển từ cách hoạt động thủ công sang tự động hóa một số quy trình, nâng cao vị thế của DN trong ngành hoạt động. Điểm đặc thù của nhóm này như đã trình bày DNVVN luôn được dự quan tâm hỗ trợ của các cơ quan, ban ngành vì những đặc điểm đầu chương 3. Trong đó, đơn vị có nhiều hoạt động tích cực hướng về hỗ trợ DNVVN là Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI). Đơn vị này đã tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo về các vấn đề ứng dụng CNTT trong DN, thành lập các web site hỗ trợ kiến thức CNTT, thực hiện các khảo sát điều tra về ứng dụng CNTT để tìm ra giải pháp cho DN, đặc biệt là công ty Điện toán và Truyền số liệu là đơn vị trực thuộc VCCI hợp tác cùng Microsoft, Công ty Khai Trí và Công ty Nguyễn Hoàng thành lập Trung tâm Ứng dụng CNTT Doanh nghiệp, Trung tâm Tư vấn CNTT Doanh nghiệp, tại địa chỉ 83 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP. HCM là một hoạt động có ý nghĩa lớn. Mục tiêu của các nhà tổ chức là Trung tâm này sẽ hỗ trợ các DNVVN trong nước tiếp cận tốt hơn những tài nguyên và dịch vụ tư vấn CNTT nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của DN. Do vậy, theo tác giả DNVVN cần phải chủ động trong việc tìm hiểu tiếp cận những thông tin cần thiết và quyết định đầu tư từ các tổ chức, hiệp hội, công ty liên quan. 5.2.6 Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT Khi quyết định triển khai các ứng dụng CNTT, DN cần có một kế hoạch cho việc sắp xếp cho nhân viên phối hợp cùng đơn vị cung cấp giải pháp. Chính những nhân viên tham gia phối hợp sẽ là người nắm bắt được cách hoạt động của HT mới, động thời cần có thời gian tập huấn, hướng dẫn sử dụng sau khi bàn giao HT. DNVVN nên làm theo cách chọn những nhân viên nòng cốt, cho họ được bổ sung nắm vững cách vận hành HTTT từ đó nhân rộng và phổ biến trong DN, điều này giúp DN vừa tiết kiệm chi phí vừa khuyến khích khả năng vận dụng CNTT trong nhân viên. DN cũng cần lưu ý đến yếu tố tâm lý của nhân viên trước cái mới, tâm lý “ngại” thay đổi cố hữu trong mỗi con người để có phương pháp thích hợp giúp họ hợp tác tốt từ các bước triển khai đầu tiên tại các bộ phận được lựa chọn. Nếu họ cảm thấy không thích sử dụng thì việc áp đặt (bỏ qua giai đoạn tư vấn) có thể gặp nhiều rủi ro về kết quả đạt được. 5.3 CÁC ĐỀ NGHỊ THÊM CHO VIỆC THỰC HIỆN TIN HỌC HÓA Quyết định thực hiện tin học hóa cần có một lộ trình cụ thể và rất cần sự kiên nhẫn chờ đợi kết quả của DN. Có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết về ngân sách, thời gian và nhân lực cho việc triển khai. Xây dựng chiến lược kế hoạch, quy hoạch và kiến trúc mô hình để ứng dụng CNTT một cách làm khoa học và thành công vững chắc. DN nên bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT. Cần xác định rõ mục tiêu việc ứng dụng CNTT phải đạt trong ngắn hạn-trung hạn-dài hạn và khả năng tài chính có thể đầu tư, mức độ hiện đại hóa có thể thực thi, các nguồn lực cần phát huy... để từ đó xác định cụ thể những việc cần làm, trang bị máy móc thiết bị như thế nào, tổ chức dữ liệu ra sao, phát triển các ứng dụng nào và đào tạo nhân lực theo hướng nào. Việc triển khai nên thận trọng bằng cách chọn ra bộ phận để làm thí điểm, hoặc theo gói phần mềm tại các khâu mà DN cho là cần thiết, sau đó tiến hành đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm cho những lần sau. Việc triển khai thí điểm sẽ là một cơ sở đáng tin cậy cho việc quyết định có nhân rộng các ứng dụng tại bộ phận khác hay không. Một cách để tránh thiệt hại không đáng có là DNVVN nên chú ý học hỏi kinh nghiệm của những DN đã thực hiện tin học hóa thành công, những bài học thực tiễn sẽ giúp DN tiên lượng trước và vượt qua những tình huống khó khăn khi thực hiện. Dưới đây là một quy trình gồm các bước được đề nghị như sau: Bước 1: Xây dựng hệ thống mạng máy tính, mạng nội bộ (Internet) và triển khai các phần mềm quản lý (kế toán, quản lý khách hàng, quản lý hồ sơ) để chia sẻ thông tin và tối ưu hóa hiệu quả. Bước này giúp DN rà soát, sắp xếp lại các quá trình hoạt động đồng thời tạo một HTTT giúp cho thông tin được thông suốt qua các bộ phận DN. Bước2: Xây dựng mạng kết nối các xí nghiệp (Extranet) để mở rộng khả năng quản lý từ xa và kết nối Internet để giao tiếp với đối tác, khách hàng mà không phụ thuộc vào địa lý. Bước3: Xây dựng website và phát triển thương mại điện tử để mở rộng thị trường. Đương nhiên DN cần có sự hỗ trợ của các công ty cung cấp các giải pháp chuyên nghiệp. DN có thể tùy theo loại hình và quy mô của đơn vị mà tiến hành toàn bộ, lần lượt từng bước hoặc đặt trọng tâm phát triển cho mỗi bước. Ngay ở bước 1, trọng tâm là phần mềm quản lý vật tư với các doanh nghiệp sản xuất, hoặc phần mềm chăm sóc khách hàng với các công ty dịch vụ, hoặc quản lý phân phối với các đơn vị kinh doanh. Và khi đã đến bước 3, doanh nghiệp có thể vươn tới những thị trường xa hơn, không còn hạn chế ở quy mô trong nước mà đã bắt đầu đặt chân ra thị trường thế giới.