Nghiên cứu thị trường trong thương mại điện tử

Phần một: Nghiên cứu thị trường trong thương mại điện tử 1. Khái niệm thị trường TMĐT Thị trường là nơi dùng để trao đổi Thông tin, Hàng hoá, Dịch vụ, Thanh toán. Thị trường tạo ra giá trị cho các bên tham gia: Người mua, Người bán, Người môi giới, Toàn xã hội. Đối với doanh nghiệp thị trường chính là khách hàng. Thị trường có 3 chức năng cơ bản: − Làm cho người mua và người bán gặp nhau − Hỗ trợ trao đổi thông tin, hang hoá, dịch vụ và thanh toán bằng các giao dịch thị trường − Cung cấp một cơ sở hạ tầng để phục vụ và đưa ra các thể chế để điều tiết Các yếu tố cấu thành thị trường TMĐT gồm: Khách hàng: là người đi dạo trên web tìm kiếm, trả giá, đặt mua các sản phâm. Khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp chiếm 85% hoạt động của TMĐT Người bán: Có hàng trăm ngàn cửa hàng trên web thực hiện quảng cáo và giơi thiệu hàng triệu các Web sites. Người bán có thể bán trực tiếp từ Web site hoặc qua chợ điện tử Hàng hoá : là các sản phẩm vật thể, hay số hoá, dịch vụ Cơ sợ hạ tầng: phần cứng, phần mềm, mạng internet Front-end: Cổng người bán, Catalogs điện tử, Giỏ mua hàng, Công cụ tìm kiếm, Cổng thanh toán Back-end: Xử lý và thực hiện đơn hàng, Quản lý kho, Nhập hàng từ các nhà cung cấp, Xử lý thanh toán, Đóng gói và giao hàng Đối tác, nhà môi giới: Nhà môi giới là người trung gian đứng giữa người mua và người bán Các dịch vụ hỗ trợ: Dịch vụ chứng thực điện tử, Dịch vụ tư vấn 2. Các loại thị trường TMĐT Cửa hàng trên mạng (Electronic storefronts) — là một Web site của một doanh nghiệp dùng để bán hàng hoá và dịch vụ qua mạng thông qua các chức năng của website. Thông thường website đó gồm: Catalogs điện tử, Cổng thanh toán, Công cụ tìm kiếm , Vận chuyển hàng, Dịch vụ khách hàng, Giỏ mua hàng. Hỗ trợ đấu giá Siêu thị điện tử (e-malls) — là một trung tâm bán hàng trực tuyến trong đó có nhiều cửa hàng điện tử. Người ta có thể phân loại: Siêu thị tổng hợp – là một chợ điện tử trong đó bán tất cả các loại hàng hoá, siêu thị chuyên dụng chỉ bán một số loại sản phẩm hoặc Cửa hàng/ siêu thị hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp Sàn giao dịch (E-marketplaces) — là thị trường trực tuyến thông thường là B2B, trong đó người mua và người bán có thể đàm phán với nhau, có một doanh nghiệp hoặc một tổ chức đứng ra sở hữu. Có thể phân ra 3 loại sàn giao dịch TMĐT: − Sàn giao dịch TMĐT riêng do một công ty sở hữu: Công ty bán các sản phẩm tiêu chuẩn và sản phẩm may đo theo yêu cầu của công ty đó. Công ty mua là các công ty đặt mua hàng từ công ty bán − Sàn giao dịch TMĐT chung là một chợ B2B thường do một bên thứ 3 đứng ra tổ chức tập hợp các bên bán và mua để trao đổi mua bán với nhau − Sàn giao dịch TMĐT chuyên ngành- Consortia là tập hợp các người mua và bán trong một ngành công nghiệp duy nhất Cổng thông tin (Portal) là một điểm truy cập thông tin duy nhất để thông qua trình duyệt có thể thu nhận các loại thông tin từ bên trong một tổ chức. Người ta có thể phân loại cổng thông tin là nơi để tìm kiếm thông tin cần thiết, cổng giao tiếp là nới các doanh nghiệp có thể gặp gỡ và trao đổi mua bán hàng hoá và dịch vụ và cao nhất là cổng giao dịch trong đó doanh nghiệp có thể lấy thông tin, tiếp xúc và tiến hành giao dịch. Khái niệm cổng thông tin nhấn mạnh nhiều về mức tự động hoá bằn CNTT, bản chất thương mại thì nó cũng là một sàn giao dịch TMĐT. Ví dụ: Cổng thông tin Hà Nội, Cổng thông tin bộ thương mại, Cổng thông tin Việt Trung (VCCI) 3. Nghiên cứu thị trường trong thương mại điện tử Nghiên cứu thị trường là việc thu thập thông tin về: kinh tế, công nghiệp, cty, sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối, xúc tiến thương mại, hành vi mua hàng của thị trường mục tiêu. Mục đích nghiên cứu thị trường là tìm ra thông tin và kiến thức về các mối quan hệ giữa người tiêu dùng, sản phẩm, phương pháp tiếp thị, và các nhà tiếp thị. Từ đó: − Tìm ra cơ hội để tiếp thị − Thiết lập kế hoạch tiếp thi − Hiểu rõ quá trình đặt hàng − Đánh giá được chất lượng tiếp thị Khi nghiên cứu thị trường, người ta phải phân khúc thị trường, tức là chia thị trường ra thành nhóm logic để tiến hành tiếp thị, quảng cáo và bán hàng. Có thể sử dụng nhiều công cụ: điều tra, hỏi ... Nghiên cứu thị trường TMĐT online là công cụ mạnh để nghiên cứu hành vi khách hàng, phát hiện ra thị trường mới và tìm ra lợi ích người tiêu dùng trong sản phẩm mới. Nghiên cứu thị trường trên cơ sở Internet có đặc trưng là khả năng tương tác với khách hàng thông qua giao tiếp trực tuyến, làm cho hiểu rõ hơn khách hàng, thị trường, và cạnh tranh. Nó giúp: − Xác định các đặc điểm mua hàng của cá nhân và nhóm − Tìm ra các yếu tố khuyến khích mua hàng − Biết được thế nào là trang web tối ưu − Cách xác định người mua thât − Khách hàng đi mua hàng ra sao − Xu hướng tiếp thị và sản phẩm mà thị trường cần 4. Các nguồn thông tin nghiên cứu thị trường điện tử trên Internet.ITC ( vừa mới biên soạn một thư mục của các cổng thương mại điện tử, chúng ta cũng có thể tìm thấy nó ở mục. Những bản tóm tắt đặc biệt (Special Compendiums) qua các thông số dẫn đến các nguồn thông tin thương mại trên Internet .Các cổng đó được liệt kê ra làm 3 loại:· Phục vụ cộng đồng (Service Communities), bao gồm các cổng như EI Engineering Village, có thể dùng địa chỉ: nó cung cấp cho chúng ta sự hỗ trợ và hướng dẫn tìm kiếm trực tuyến, thông tin liên hệ về các chuyên gia kỹ sư, thông tin kỹ thuật và kinh doanh, và các công trình nghiên cứu công nghiệp mới nhất.· Các cổng sản phẩm (Product Portals): bao gồm site của người Châu Á và cộng đồng Pacific Coconut, địa chỉ: nó công bố những trang tin tức và các tài liệu khác, đưa thông tin chi tiết về các hội nghị, quảng cáo các sự kiện, là người giúp đỡ ý kiến và là tổ chức cung cấp các dịch vụ thúc đẩy thị trường phát triển.· Các cổng quốc gia/lục địa (country/regional portals): một ví dụ là Intermundo Ejecutivo của Mêxicô, địa chỉ: Site này cung cấp những thông tin về kinh tế, thương mại, công nghiệp và kỹ thuật của người Mêxicô cũng như các mục đặc biệt thú vị như Mujer Ejecutiva cho nữ thương nhân.Những thư mục khác tuy không phải là những thư mục đặc thù phục vụ cho thương mại điện tử, nhưng nó cũng sẽ rất hữu dụng đối với những loại thương mại bình thường, ví dụ như những thư mục về cung ứng, xuất khẩu, nhập khẩu,v.v...Một vài thí dụ điển hình như:· Hướng dẫn đến thư mục của những nhà nhập khẩu: Bertrand Jocteur-Monrozier. Miễn phí với các nước phát triển. Trung tâm thương mại thế giới UNTAD/WTO,Palais des Nations,CH1211 Ðại lộ số 10, Thuỵ Ðiển. Ðiện thoại:+41 22 730 0111, Fax:+41 22 733 4439, E-mail: itereg@intracen.org .Danh sách được in thành những thư mục, những nhà nhập khẩu, cơ sở dữ liệu trực tuyến, cơ sở dữ liệu CD-ROM và các trang web .· Mục liên hệ thông tin (Contact Information) của chỉ số dẫn tới nguồn thông tin thương mại trên Internet của ITC (xem phần trên).· Thư mục của các tiểu thương người Châu Âu: Công ty trách nhiệm hữu hạn Newman Book, đường cầu Vauxhall số 32,Luân Ðôn SWIV 2SS, UK. Ðiện thoại: +44 171 973 6402, Fax: +44 171 973 4798, E-mail: pointer@hemming-group.co.uk. 5. Nguồn thông tin về các thị trường nước ngoài.Thông tin thị trường theo đặc điểm từng nước theo các nguồn sau:· CIA World Fact Book, xuất bản hàng năm. Agency Intelligent Agency. có thể tìm được miễn phí ở địa chỉ : cũng có thể kiếm được bằng cách mua các trang in (65$) hoặc đĩa CD-ROM(17$). Người quản lý tài liệu, PO Box 371954, Pittsburgh, PA 15250-7954, USA. Ðiện thoại :+1 202 512 1800, Fax:+1 202 512 2250, E-mail: gpoaccess@gpo.gov. Cung cấp những thông tin về chính trị, địa lý và cơ sở hạ tầng, cũng như những chỉ số kinh tế cho các quốc gia và cá nhân.· Country Commercial Guides, xuất bản hàng năm. Văn phòng chính phủ US, miễn phí tại địa chỉ : US, miễn phí tại địa chỉ : Quản lý bằng tài liệu, PO Box 371954, Pittsburgh, PA 15250-7954, USA. Ðiện thoại:+1 202 512 1800,Fax: +1 202 512 2250, E-mail: gpoaccess@gpo.gov. Những hướng dẫn này cung cấp “cái nhìn toàn diện về các nước”, các môi trường thương mại, nền kinh tế thực dụng, những phân tích chính trị và thị trường.· Economist Intelligence Unites Country Reports, xuất bản theo quý, 450$ một năm, mỗi năm phát hành 04 lần. Phổ biến ở Châu Âu , vùng Trung Ðông và Châu phi, thông qua Charlie Segal. The economist Intelligence Unit, 15 đường Regent, Luân Ðôn SW1Y4LR, UK, điện thoại:+442078301007, Fax:+4420 7380 1023, E-mail: london@eiu.com. Phục vụ ở Châu Á và Úc thông qua Amy Ha, Economist Intelligence Unit, trung tâm tài chính Dah Sing,108 đường Gloucester, Wanchai, Hồng Kông, điện thoại :+852 2802 7288, Fax:+852 2802 7638, E-mail: hongkong@eiu.com, ở Châu Mỹ thông qua Albert Capozelli, Economist Intelligence Unit, 111 W đường số 57, NewYork, NY 10019, USA, điện thoại: +1 212 554 0600, Fax: +1 212 586 0248, E-mail: newyork@eiu.com. Cung cấp các thông tin về sự phát triển kinh doanh, các hàng rào kinh tế và chính trị của các quốc gia .· Exporters’ Encyclopaedia,xuất bản thường xuyên.Dun và Bradstreet, đường One Diamon Hill, Muray hill, NJ 07974 1218, USA, điện thoại:+1 908 665 5000, Fax: +1 908 665 5000.Thuê bao và bán hàng: điện thoại: 1 800 526 065, E-mail: customerservice@dnb.com. Những yêu cầu được cập nhật: điện thoại:+1 610 882 7000. Ðường dây nóng giải đáp những câu hỏi về xuất khẩu: Châu Mỹ, Ðông Nam á và Châu Phi: điện thoại: +1 610 882 6124; Châu Âu, phía Bắc và trung tâm của Châu á : điện thoại:+1 610 882 6376, Châu Phi và vùng Trung Ðông: điện thoại:+1 610 882 7260. Cung cấp thông tin về các điều chỉnh thương mại, các yêu cầu tài liệu, vận tải và pháp luật liên quan đến thương mại của trên 220 nước.· Chỉ số dẫn đến các nguồn thông tin thương mại trên mạng, Trung tâm thương mại thế giới UNCTAD/WTO(ITC). Miễn phí ở địa chỉ: Mục mà tiêu đề là Siêu thị thông tin cung cấp những tin tức gay cấn, những cơ sở dữ liệu được đề cập và dữ liệu của những trang văn bản đầy đủ được xuất bản, được liệt kê theo từng nước.· Ngân hàng dữ liệu thương mại quốc gia STAT- USA. CD-ROM. Phí thuê bao: 75$ một tháng cho 1 CD. Phòng thương mại Mỹ, Washington, DC.20230,USA. điện thoại:+1 202 482 2164, E-mail: DC.20230,USA. Ðiện thoại:+1 202 482 2164, E-mail: stat-usa@doc.gov. Hơn 20000 trang văn bản đầy đủ về công nghiệp / quốc gia trên khắp thế giới và các siêu thị học tập được điều khiển bởi các cố vấn thuơng mại cuả Mỹ ở nước ngoài, một đĩa CD một năm là đủ.· Un Marché, FF120. CFCE xuất bản, Paris. Nhà phân phối: Thư viện thương mại thế giới, đại lộ số 10 Lêna,75783 Paris Cedex 16, điện thoại:+33 1 40 73 3460, Fax:+331 40 73 3146. Nó chứa những thông báo thị trường, kinh tế của Pháp.Internet là một nguồn thông tin hữu ích của siêu thị thông tin . Những trang web với siêu thị thông tin theo từng quốc gia và lục địa được liệt kê dưới đây:Quốc gia/ Châu lục Ðịa chỉ InternetAfrica - Argentina - Australia Austria - Balgium - Brazil - Canada - European Union - China - Czech Republic - Finland - France - Germany - Ghana - Honduras - HongKong ( China) - Ireland - Japan - Mexico - Morocco - Netherlands - Phillippines - Portugal - Russian Federation - South Africa - Sweden - Turkey - United Kingdom - United State - Zimbabwe - Various countries -  6. Những nơi có thể tiếp cận thị trường phục vụ lĩnh vực hoạt động của bạnChỉ số dẫn đến nguồn thông tin trên mạng của ITC, lấy từ địa chỉ: nhóm lại các nguồn thông tin để nghiên cứu từng lĩnh vực.· Mục Siêu thị thông tin của Index có một tiểu khu với những siêu liên kết với các nhà xuất bản, bao gồm siêu thị học tập, ra đời bởi các tổ chức quốc gia như các phòng ban thương mại.· Tiểu khu của Special Compendiums (Những bản tóm tắt đặc biệt) thuộc các tổ chức xúc tiến thương mại có những siêu liên kết với các cơ quan xúc tiến nhập khẩu (IPOs) trên cơ sở các nước phát triển có chế độ thuế có lợi cho thương mại, nhập khẩu, các nước đang phát triển. Nhiều cơ quan xúc tiến thương mại tiến hành và công bố nghiên cứu trị trường mang tính lĩnh vực. Một ví dụ điển hình là trung tâm của Netherland khuyến khích nhập khẩu từ những nước đang phát triển(CBI), địa chỉ của họ là: PO Box 30009, N1 3001 DA Rotterdam; điện thoại: +31 10 201 34 34, Fax: +31 10 411 40 81, Email: cbi@cbi.nl; Hầu hết các nghiên cứu thị trường của CBI đều có thể lấy xuống miễn phí, trừ một số nhà xuất bản có lấy giá in ấn.Một số IPO được liệt kê trong những chỉ số của ITC cũng có thể tự mình bán các bản nghiên cứu thị trường .Internet là một tài liệu nghiên cứu thị trường có nhiều ưu điểm. Hiện nay có rất nhiều các cổng thông tin chuyên môn về sản phẩm và công nghiệp, như cổng thông tin công nghiệp kim loại địa chỉ : và cổng thông tin của ngành công nghiệp giấy và bột giấy, địa chỉ: Các cổng thông tin khác được liệt kê trong phần Chỉ số dẫn đến những nguồn thông tin thương mại trên Internet của ITC. www.tradeport.org cũng chứa những bản nghiên cứu thị trường như một ngành công nghiệp. 7. Nghiên cứu thị trường trong cộng đồng mạng + Tại thời điểm này, bạn hiểu khách hàng của mình đến mức nào? Ngày nay, nhiều công ty có thể cho bạn xem những bản mô tả sơ lược tổng hợp về khách hàng tiềm năng của họ, bao gồm các thông tin về công việc, nhu cầu, khả năng tài chính lẫn thành quả trong công việc. Không còn nghi ngờ gì nữa, việc nắm trong tay những thông tin trên thực sự rất quan trọng. Nhưng nếu chỉ trông cậy duy nhất vào một loạt thông tin đó để nối kết với khách hàng thì cũng giống như bắt đầu đối thoại chỉ với một tấm danh thiếp bằng bìa cứng. Như thế thôi thì chưa đủ. Khách hàng của bạn là những con người thật sự. Nhu cầu, mối quan tâm và động cơ của họ là động lực thay đổi liên tục trong môi trường này, đồng thời, là kết quả của việc sa thải, cắt giảm ngân sách cũng như những mối lo lắng chung khác về tình hình kinh tế. Bây giờ, hơn lúc nào hết, bạn cần phải biết khách hàng của bạn nghĩ gì hằng ngày, họ cần gì và họ muốn gì, điều gì khuyến khích họ, suy thoái kinh tế ảnh hưởng đến họ như thế nào, và họ sẽ chuẩn bị mua những gì khi giá cả tăng cao. Những hiểu biết trên là yếu tố quyết định giúp bạn dự báo trước được cơn bão khủng hoảng kinh tế. Không những thế, nó có thể dẫn bạn đi đến thành công khi cơn bão đi qua. Tuy nhiên, may mắn thay là mặc cho nền kinh tế xấu đi, nhiều công ty đã thấy được tầm quan trọng của việc tập trung vào nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các phương pháp mới để kết nối với khách hàng, học hỏi từ họ, và đạt kết quả tốt mà không cần tăng nhiều ngân sách. Trong số các trưởng phòng Marketing và marketer cấp cao được điều tra trong báo cáo gần đây Forrester Research, 47% đang tập trung vào cộng đồng người tiêu dùng và gia tăng việc sử dụng truyền thông xã hội để tập hợp, kiểm tra và tung ra thị trường những ý tưởng. Ngoài ra, 50% người được hỏi đang thử nghiệm những cải tiến mới ở tầm vi mô, nhằm làm quy trình cải tiến hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Những người điều hành bộ phận marketing trên hiểu việc thực hiện nghiên cứu thị trường đúng nơi đúng chỗ quan trọng như thế nào. Hơn lúc nào hết, họ cần những hiểu biết quý giá để dẫn hướng cho các quyết định kinh doanh, cải tiến sản phẩm và phát triển Marketing. Vì thế mà họ đang sử dụng cộng đồng khách hàng trên mạng như một phương cách nhanh hơn, đạt hiệu quả với chi phí thấp nhằm tập hợp những hiểu biết có chất lượng. + 3 phương pháp đang dùng cho nghiên cứu cộng đồng mạng. Phương pháp 1: Sử dụng cộng đồng mạng để quan sát và thấu hiểu Cộng đồng khách hàng trên mạng là nơi lý tưởng để lắng nghe tiếng nói của người tiêu dùng. Tập hợp đủ thành viên thích thú với việc lướt web và trò chuyện, và bạn sẽ có được những phán đoán tốt về các ý tưởng của họ, mối quan tâm, nguyện vọng, động cơ của họ, và nhiều thứ khác nữa. Hơn nữa, vượt xa hơn những cuộc chuyện trò không được cấu trúc sẵn chính là sự dồi dào về khả năng để thấu hiểu người tiêu dùng và khám phá nhu cầu thị trường. Nhiều thương vụ làm ăn đang khám phá việc tận dụng các hoạt động trực tiếp như viết báo trực tuyến, bảng quảng cáo trực tuyến, kỹ thuật truyền hình có thể bổ sung hoặc thậm chí thay thế những hoạt động ngoại tuyến cho nhóm tốn kém nhiều thời gian, tiền bạc cũng như các nghiên cứu về nhân khẩu học. Nếu được kết hợp lại, những buổi thảo luận không được cấu trúc (mạng xã hội) và những hoạt động trực tiếp (thu thập thông tin) cung cấp một cái nhìn nhiều màu sắc hơn và hoàn thiện hơn về người tiêu dùng. Và bạn có thể khai thác cái nhìn này bất cứ khi nào bạn cần, với câu trả lời và hiểu biết gần như ngay lập tức. Phương pháp 2: sử dụng cộng đồng để nảy sinh ra ý tưởng mới Người tiêu dùng có thể là một nguồn tài nguyên ý tưởng vô tận. Ngày càng nhiều công ty đang bắt đầu khai thác những nguồn tài nguyên mới này bằng cách thực hiện Marketing, nghiên cứu và phát triển, quản lý sản phẩm, và quá trình cải tiến để tạo ra một điểm đến cho những ý tưởng từ ngoài tổ chức. Cộng đồng mạng đưa ra một kênh hoàn hảo (và hiệu quả về chi phí) để nắm bắt các ý tưởng. Việc phát sinh ý tưởng đạt hiệu quả cao trong các phiên thảo luận mang tính chất chuyên môn được thiết kế đặc biệt cho việc động não, thảo luận đám đông hay lập ý tưởng chuyên môn. Những phiên thảo luận trực tuyến này có thể thay thế cho những chiến lược tìm kiếm ý tưởng hay bổ sung chúng bằng cách đem đến một diễn đàn để các cuộc thảo luận mở đầu hoặc tiếp tục, cho phép người tham dự nghiên cứu sâu về những chủ đề có liên quan đến công việc kinh doanh. Những ý tưởng có thể cũng xuất hiện tự nhiên hơn một cách liên tục. Công ty Clorox, đặt trụ sở tại Oakland, California, là một ví dụ điển hình về giá trị của các ý tưởng được tạo ra bởi đám đông. Công ty đã sử dụng cộng đồng mạng cho những sáng kiến mới cởi mở, để kiếm ý tưởng cho các sản phẩm thân thiện với môi trường và hóa chất. Trong vòng vài tháng sau khi cộng đồng mạng được mở ra, một thành viên đề nghị ý tưởng về một dung môi thân thiện với môi trường hứa hẹn mang về đủ doanh thu để trả cho các khoản đầu tư vào cộng đồng mạng. Phương pháp 3: Sử dụng cộng đồng để dánh giá và chọn lọc ý tưởng Tìm ra hàng trăm ý tưởng là một vấn đề. Còn một vấn đề khác là phải nhận dạng, phát triển và chọn lọc những ý tưởng tốt nhất. Cộng đồng mạng là môi trường lý tưởng giúp bạn thu nhặt và sắp xếp các ý tưởng, bởi vì nó cho phép người tiêu dùng đánh giá: đặt sản phẩm mới và mẫu mã mới trước mặt người tiêu dùng, nhìn xem cách họ phản ứng với từng mẫu quảng cáo, thăm dò đánh giá của họ và thảo luận về những quan niệm về mẫu bao bì mới của bạn. Rally Software tại Boulder, Colo., là một ví dụ tốt về cách kết hợp cộng đồng mạng với quá trình làm việc bên trong của công ty. Khách hàng và những người phát triển phần mềm của Rally đóng góp khoảng 100 ý tưởng sản phẩm mỗi tháng, đánh giá chúng và vì thế giúp Rally dẫn đầu. Những ý tưởng tốt nhất được kết hợp lại trong hệ thống và quá trình phát triển sản phẩm, đưa chúng vào quá trình sản xuất. Một khi những ý tưởng đó đã được bổ sung dồi dào, Rally sẽ đưa nguyên mẫu được thiết kế quay ngược lại cho cộng đồng kiểm tra và phản hồi. Bằng cách sử dụng một cộng đồng mạng để đánh giá và chọn lọc những ý tưởng, bạn có thể tập hợp nhiều phản hồi cho chất lượng cao, nhiều sản phẩm sẵn sàng để tung ra thị trường hơn, trong khi làm cô đọng lại vòng quay cải tiến và thời gian đưa ra thị trường ngắn hơn. Đi theo tiếng nói của người tiêu dùng Gắn bó với người tiêu dùng có thể đem đến cho bạn một lợi thế cạnh tranh thực sự, đặc biệt trong những thời điểm nền kinh tế nhạy cảm. Những điều kiện thay đổi nhanh chóng làm cho việc làm này trở nên thiết yếu để duy trì một sự hiểu biết kịp thời về những thứ họ đang nói và làm, hôm nay, ngày mai, hoặc tại ngay thời điểm này, nếu cần thiết. Việc làm đó bổ sung những hành động nhanh chóng đúng thời điểm mà các kỹ thuật nghiên cứu thị trường truyền thống mang lại cho chúng ta, cũng đồng nghĩa với việc nuôi dưỡng sự đối thoại đang diễn ra và kích hoạt một dòng ý tưởng mới. Sử dụng cộng đồng khách hàng mạng đang nhanh chóng trở thành cách tốt nhất để cải tiến và đoạt lấy thuận lợi của những cơ hội trong thị trường. Và thời điểm để bắt đầu công việc này chẳng lúc nào chính xác hơn hiện tại, trong một nền kinh tế đang suy thoái. Phần hai: Cách thức lấy và cung cấp thông tin trên mạng Cách thức cung cấp thông tin trên mạng Web không được tổ chức một cách chính thức, có nghĩa là không một sự điều khiển trung tâm nào hay cá nhân có thẩm quyền nào làm cho các thông tin trở nên có giá trị trên Web, hoặc làm thế nào để nó xuất hiện . Tuy nhiên, mặc dù không một nơi nào đồng ý đăng ký các site, thông tin trên Web vẫn có thể lấy ra bằng cách tìm kiếm nó và nó được lấy ra bằng cách được cung cấp.Về mặt nhu cầu mà nói, người ta tìm kiếm thông tin để làm phương tiện nghiên cứu, tìm chỉ dẫn, quảng cáo, tiến cử cá nhân, các cổng chủ đề đặc trưng và đôi lúc là những e-mail tự nguyện để tìm những site thích hợp. Thông tin trên mạng là rất phong phú từ hàng triệu triệu trang web hiện có trên mạng. Người ta có thể tra cứu tìm kiếm moi nguồn thông tin trên mạng internet. Việc tìm kiếm thông tin từ các trang web cho doanh nghiệp một phương tiện nghiên cứu thị trường. Mặt khác, doanh nghiệp muốn nhiều doanh nghiệp khác tìm đến mình, vì vậy để cung cấp những thông tin có giá trị cho mọi người thì doanh nghiệp phải: − Ðảm bảo rằng những trang Web của mình được đăng ký với những phương tiện tìm kiếm như Alta Vista, Google và HotBot, và Yahoo − Quảng cáo trên những tạp chí in ấn hoặc tạp chí chuyên môn trực tuyến. − Ðẩy mạnh việc cung cấp miễn phí các thông tin giá trị đến nhóm khách hàng tiềm năng thông qua email và các tin tức được cập nhật kịp thời liên quan đến ngành nghề kinh doanh. Các địa chỉ có thể tìm những thông tin có ích trên mạng Nếu doanh nghiệp có kế hoạch bán sản phẩm cho nước ngoài, điều cần thiết là những sản phẩm đó phải phù hợp với những tiêu chuẩn an toàn và sức khoẻ của quốc gia đó nên phải biết thông tin về những tiêu chuẩn đó và nó phải được cập nhật. Ví dụ một số site có ích là: Codex Alimentarius Commission, địa chỉ: cung cấp những thông tin chi tiết về các tiêu chuẩn của ngành công nghiệp lương thực v.v. ITC ( vừa mới biên soạn một thư mục của các cổng thương mại điện tử giúp ta dễ tìm thấy. Những bản tóm tắt đặc biệt (Special Compendiums) sẽ dẫn đến các nguồn thông tin thương mại trên Internet. Các chính phủ, các cục quản lý tiêu chuẩn quốc gia và các tổ chức quốc tế đang bắt đầu cảm thấy việc phổ biến những tài liệu văn phòng thông qua Internet dễ dàng và rẻ hơn nhiều so với việc gửi các ấn phẩm được in ấn theo đường bưu điện.Một số site có ích, cũng là những site đặc trưng trong cơ sở dữ liệu “Các chỉ tiêu và tiêu chuẩn”của ITC, đó là:· Codex Alimentarius Commission, địa chỉ: cung cấp những thông tin chi tiết về giới hạn tối đa của phân bón và các tiêu chuẩn khác của ngành công nghiệp lương thực.· Fish INFOnetwork, địa chỉ: cung cấp những thông tin và những mạng lưới liên kết của các ngành công nghiệp thuỷ sản lục địa.· International Organisation for Standardization (ISO), địa chỉ: cung cấp thông tin của tất cả các tổ chức quốc gia đã nối kết với ISO, những công cụ mới, và các công ty phải làm thế nào để có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO cho những sản phẩm của họ. Bạn có thể viết yêu cầu cho tổ chức này cung cấp những thông tin tiêu chuẩn đặc thù.· Green Seal, địa chỉ: cung cấp thông tin về những thủ tục vệ sinh môi trường, xúc tiến sản xuất và tiêu thụ những sản phẩm tiêu dùng có tinh thần trách nhiệm.· Packinfo-World, là trang web của Tổ chức đóng gói thế giới (World Packing OrganisationWPO), địa chỉ: Packing Organisation -WPO),địa chỉ: cung cấp những thông tin về các chỉ tiêu và tiêu chuẩn đóng gói.· Mạng dịch vụ những tiêu chuẩn thế giới (World Standards Service Network), địa chỉ; cung cấp những mạng liên lạc, những thông tin của tổ chức tiêu chuẩn thế giới (ISO), Uỷ ban kỹ thuật điện thế giới (IEC), Hiệp hội truyền hình thế giới (ITU), WSSN đồng thời cũng cung cấp các mạng liên lạc đến hầu hết các viện tiêu chuẩn quốc gia.Cơ sở dữ liệu trực tuyến chính như DIALOG ( đã thiết lập những trang web để xúc tiến các dịch vụ của họ và thiết lập các phần mềm thông tin truy cập dễ dàng hơn mà không cần đến những sự kết nối của modem đặc biệt. 2. Cách thâu tóm thông tin trên mạng Tin tức trên web hiện nay nhiều vô kể và bạn không thể nào có đủ thời gian để đọc hết. Có một số công cụ và dịch vụ web có thể giúp bạn kiểm soát hiệu quả nguồn thông tin vô cùng phong phú này.Công nghệ tiến bộ nhanh chóng nhưng thông tin còn phát triển nhanh hơn. Khó mà theo kịp dòng thác tin blog và các nguồn tin trên Internet hiện nay nếu như bạn chỉ dùng trình duyệt web thông thường. Giải pháp cho vấn đề này là những dịch vụ giúp sàng lọc tin tức hiệu quả và các trình đọc tin (TĐT) cho phép đăng ký nhận tin để đọc như email.Gần như tất cả các giải pháp lọc tin trên web đều dựa trên nguồn tin dạng RSS (Really Simple Syndication) - định dạng XML đặc biệt dùng để quảng bá nhanh thông tin tóm lược của bài viết, tin blog... Nguồn tin RSS thường được nhận diện bằng ký hiệu "XML" hay "RSS" màu cam trên các website. Sau khi nhập nguồn tin (nhấn chuột phải lên ký hiệu "XML" để lấy địa chỉ liên kết) vào TĐT, trình này sẽ định kỳ kiểm tra nguồn tin để lấy tin mới. Những TĐT tốt cho phép bạn duyệt qua các site chỉ mất nửa thời gian so với dùng trình duyệt. Nếu phát hiện tình trạng "spam" ở một nguồn tin nào đó, bạn có thể ngưng không lấy tin từ nó nữa.Mặc dù các TĐT giúp duyệt tin nhanh nhưng chúng có thể làm bạn mất nhiều thời gian để đọc tin hơn trước đây vì bạn sẽ dễ bị cám dỗ đăng ký càng nhiều nguồn tin hơn. Đó chính là lý do xuất hiện các site lọc tin.Lọc tinDựa vào cấu trúc thông tin trao đổi trên Internet, thói quen đọc tin của bạn và thói quen duyệt web của những người có cùng khuynh hướng, một bộ lọc tin tốt có thể giúp bạn đi ngay đến tin mà bạn quan tâm. Tuy nhiều site loại này vẫn còn chưa hoàn thiện nhưng phần lớn đáng để thêm vào danh sách site tin tức chủ chốt của bạn.Techmeme ([url=""]techmeme.com[/url]) là một trong những site tốt nhất thuộc loại này. Site này (trước đây là tech.memeorandum) tự phong là "Trang A1" (hàng đầu) của thế giới blog công nghệ, cung cấp tin được nhiều người quan tâm nhất trong ngày. Techmeme truy cập liên tục những nguồn tin (website, blog) công nghệ hàng đầu để nhận diện những tin được liên kết đến nhiều nhất và những thảo luận cũng như các tin liên quan.Đây là nơi tập hợp các tin công nghệ mới nhất trên web và cũng là nơi tuyệt vời để tìm blog cung cấp nguồn tin. Gabe Rivera, chủ sở hữu duy nhất của site này, áp dụng thuật toán để tạo các bộ lọc tin chuyên về chính trị ([url=""]Memeorandum.com[/url]), bóng chày ([url=""]Ballbug.com[/url]) và về những người nổi tiếng ([url=""]WeSmirch.com[/url]), tác giả còn dự định tiếp tục bổ sung những chủ đề mới.Một website tương tự có tên TailRank ([url=""]tailrank.com[/url]) cố gắng tạo "tờ báo" hàng đầu đặc biệt hướng đến các mối quan tâm của bạn, dựa trên các nguồn tin mà bạn yêu cầu thu thập. Nó sẽ đếm số các site liên kết đến các tin trong nguồn tin của bạn và đưa ra các tin theo mức độ phổ biến. TailRank còn có một phiên bản cá nhân hoá có tính năng "người thích tin X cũng thích tin Y" của Amazon.com, dựa trên cơ sở so sánh các nguồn tin của bạn với những người khác.Tuy TailRank không khôn khéo bằng Techmeme trong việc lọc những tin trùng và đảm bảo các liên kết liên quan thật sự, nhưng nó có một tính năng rất hữu ích: khi nhấn vào một nút, TailRank sẽ kiểm tra history, cache hay cookie trình duyệt của bạn để xác định những blog hay site tin tức mà bạn truy cập gần đây và cho bạn bổ sung vào danh sách nguồn tin.Giám sát việc đọc tin[CENTER]Spotback giúp dễ dàng truy cập những chủ đề mà bạn quan tâm[/CENTER]Có ba site khác áp dụng giải pháp thông minh hơn để điều chỉnh tin tức theo sở thích bằng cách kiểm tra tin bạn đã đọc. Google News (news.google.com) có lẽ là cái tên nổi tiếng nhất trong số này. Sau khi bạn đăng nhập với Google ID, site này sẽ giám sát thói quen xem tin và tìm kiếm trên web của bạn để điều chỉnh các tin hiển thị trên trang Google News. Các thay đổi tùy biến cá nhân thực hiện chậm và không được đánh dấu rõ ràng nhưng site này làm tốt việc hiển thị nổi bật các tin quan trọng nhất và mới nhất mà không cần có người nhúng tay vào. Nhấn liên kết "Standard News" để xem sự khác biệt giữa các trang mặc định và tùy biến cá nhân.Findory (findory.com) sử dụng phương pháp tương tự nhưng cho phép bạn bổ sung danh sách site tin của mình. Trong "tích tắc", site này thay thế loạt tin đủ loại mặc định của nó bằng các tin mà bạn quan tâm. Nhưng không có cách nào để site này biết những tin mà bạn không quan tâm.Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó với Spotback (spotback.com), một site vừa ra mắt vào tháng 5 và cung cấp nhiều phương thức để bạn điều chỉnh các tin cần xem. Một thanh trượt cho phép bạn chỉ định mức độ quan tâm với từng tin theo thang điểm từ -5 đến +5. Ngoài ra, còn có menu sổ xuống Less" và "More" để bạn chặn hay yêu cầu nhiều tin hơn từ một nguồn tin hay nhóm chủ đề nào đó.Giao diện người dùng xuất sắc của Spotback đặt màu nền vàng bên dưới những tin bạn đã đọc và khi xếp hạng một tin bạn sẽ nhận được phản hồi tức thời: site này sử dụng kỹ thuật Ajax để chèn vào tin bài có liên quan ngay bên dưới tin mà bạn vừa cho điểm. Tiếc là Spotback có vấn đề về thời gian đưa tin. Phần "Computers and Internet" thỉnh thoảng đưa những tin cũ 6-7 ngày - vô cùng lạc hậu ở thời đại tin trực tuyến.Trí tuệ của số đôngBình chọn của độc giả tạo nên sự phổ biến rộng rãi của các site tin tức cộng tác, những site dùng trí tuệ của cộng đồng độc giả để xếp hạng tin. Site Digg (digg.com) nhờ kỹ thuật này mà trở thành site tin tức công nghệ phổ biến qua mặt cả đàn anh Slashdot (slashdot.org).Kỹ thuật của Digg hết sức đơn giản: người dùng gửi các liên kết và những người dùng khác bình luận và cho điểm. Theo lý thuyết, tin nào được điểm cao nhất sẽ nhảy lên trang đầu. Digg có kế hoạch mở rộng mô hình này cho loại tin khác ngoài công nghệ.Thành công của Digg đã tạo nên một số "bản sao" khá thú vị. Fantacular (fantacular.com) là site bắt chước khá sát, chỉ tập trung về tin công nghệ. Gather.com là site blog cộng tác với đủ các mục từ thơ văn đến thực phẩm.CrispyNews (crispynews.com) và Reddit (reddit.com) thể hiện tương lai của các bộ lọc tin cộng đồng. CrispyNews cho phép người dùng tạo riêng bộ lọc cộng đồng thu nhỏ bao gồm những chủ đề hẹp. Reddit, một site giống Digg, tập trung vào những tin mới và phổ biến trên web, trang chính của nó có thêm dịch vụ đề cử dựa trên sở thích của bạn và hiển thị nổi bật những tin mà những người dùng có thói quen đọc tin tương tự đã bình chọn. Reddit có tham vọng phân tích nội dung của tin cũng như siêu dữ liệu và từ khoá.Kiểm soát tinĐây là điều tuyệt vời của các site lọc tin: Một khi sử dụng chúng thành thạo, bạn có thể dùng đầu ra của chúng làm nguồn RSS cho TĐT độc lập để thực hiện nhiều điều khiển hơn.Đây là cách hiệu quả nhất để tùy biến luồng tin tức. Trước hết chọn TĐT cho tải về hay trực tuyến để làm việc, sử dụng nó để tạo danh sách nguồn tin của bạn. Bạn sẽ có khá nhiều lựa chọn, gồm các trang chủ có thể tùy biến (xem "Netvibes so với My Yahoo"), TĐT làm việc trên web, phần mềm chuyên dụng cho phép bạn tinh chỉnh từng nguồn tin hay tin, thậm chí các trình email và trình duyệt web có hỗ trợ RSS.[CENTER]Bloglines cung cấp bộ sưu tập nguồn tin hữu ích cho người mới làm quen[/CENTER]Hầu hết TĐT đều cho phép xuất danh sách nguồn tin ưa thích của bạn ra tập tin văn bản có đuôi là .opml để có thể nhập tập tin .opml này vào TĐT bất kỳ nào khác.Radio Userland (radio.userland.com) đã giúp thúc đẩy định dạng RSS vào thời kỳ đầu và hiện nó vẫn làm việc. Mặc dù yêu cầu tải về, Radio Userland làm việc như TĐT trực tuyến, liệt kê tất cả tin trong 1 cột, theo thứ tự thời gian ngược. Dạng này được gọi là giao diện "dòng tin", tương tự như giao diện hộp thư inbox của hầu hết trình email.Nhiều chương trình khác, bao gồm Google Reader (reader.google.com), đã đi ngược lại giải pháp đơn giản này. Về nhiều phương diện, Google Reader là TĐT tương đương Gmail. Nó hoàn toàn không dùng folder, làm việc cực nhanh nhờ sử dụng kỹ thuật lập trình Ajax. Nhưng cũng như Gmail, các tùy biến của Google Reader hạn chế. Ví dụ, bạn chỉ có thể sắp xếp tin theo ngày hay theo thuật toán riêng của Google.Bloglines (bloglines.com) thích hợp cho người mới làm quen với TĐT, dịch vụ trực tuyến này được Ask.com mua lại vào năm 2005. Bạn cần có địa chỉ email để đăng ký sử dụng, site có sẵn các nguồn tin cho những nhóm người dùng cụ thể (ví dụ, Bookworm cho người mê sách, Conservative Politico dành cho người quan tâm đến chính trị, Parental Unit dành cho các bậc cha mẹ...), màn hình đọc tin có 2 khung hiển thị các folder dễ cấu hình ở bên trái và tin ở bên phải.Tính năng hay nhất của Bloglines là cung cấp địa chỉ email không giới hạn dùng để đăng ký danh sách nhận tin. Tin có thể gửi email, lưu hay ghi blog. Site làm việc chưa được nhanh lắm và cần có nhiều tùy chọn hiển thị hơn. Bloglines còn có phiên bản di động dùng để giới thiệu blog rất hay và trình báo tin cho tải về.TĐT trực tuyến cạnh tranh Rojo (rojo.com) cũng có các nhóm người dùng thiết lập trước và chấp nhận tập tin .opml, cho phép bạn đăng ký thêm nguồn tin của mình. Rojo mặc định hiển thị các tin liên quan được xác định theo số người dùng bình chọn. Ngoài ra còn có tùy chọn hiển thị theo loại tin và theo thời gian.Rojo gần đây bổ sung tab Today hiển thị những tin hiện được nhiều người quan tâm, tuy nhiên giá trị của nó còn hạn chế vì mới chỉ có ít người dùng Rojo bình chọn; công cụ "bookmarklet" cho phép đăng ký nhanh các site khi duyệt web. Rojo là TĐT trực tuyến tốt nhưng không cho phép sắp xếp lại các tin theo những folder khác nhau và không có trình báo tin.TĐT trực tuyến dùng AjaxBloglines và Rojo đều tốt, nhưng còn có các site khác hay hơn nhờ biết khai thác những kỹ thuật lập trình web hiện đại như Ajax.Ví dụ, Alesti (alesti.org) dùngAjax để tạo TĐT trực tuyến có 3 khung theo kiểu Outlook, cho phép bạn duyệt nhanh qua các folder nguồn tin. Nó tạo được ấn tượng tốt nhưng còn cần phải hoàn thiện: chẳng hạn khi nhấn nút back của trình duyệt, bạn "văng" khỏi site này thay vì quay lại tin vừa đọc. Alesti cũng còn thiếu một số tính năng cơ bản như gửi email tin.Bloxor (bloxor.com) là TĐT trực tuyến nguồn mở dùng Ajax. Nó chỉ làm việc với các trình duyệt dựa trên Gecko (tên mã thư viện trình duyệt) như Firefox và Mozilla và dường như hướng đến cộng đồng hacker trẻ tuổi (tên chính thức của site này là "t3h Blox0r"). TĐT 3 khung này khác biệt với các TĐT khác bởi khả năng chuyển đổi dễ dàng thành dạng 3 cột và đáng kể hơn là khả năng lấy tin trực tiếp từ website gốc thay vì lấy nội dung text của tin từ nguồn XML. Tuy giải pháp này không phải lúc nào cũng tốt nhưng các tin đọc trong môi trường bình thường của nó trông dễ chịu. Site này thiếu một số tính năng cơ bản như email và ghi blog, nhưng nếu bạn muốn TĐT tốc độ trong khi vẫn nhìn thấy các site ở dạng HTML gốc của chúng thì đây là lựa chọn tốt.SpeedFeed Reader của Gritwire (gritwire.com) chọn Flash để thực hiện TĐT 3 khung có giao diện khá đẹp. Tiếc là nó thiếu các tùy chọn cấu hình và đôi khi bị đứng khi nhập nguồn tin RSS 1.0. Nó cũng bị những hạn chế của Flash, như thoát khỏi chương trình nếu vô tình nhấn nút back.Lấy tin mọi nơiNếu bạn thích giải pháp đọc tin di động, hãy thử NewsGator Online (newsgator.com). Site NewsGator có TĐT tích hợp và có thể kết hợp với thư viện Outlook của NewsGator hay TĐT trên PC như FeedDemon (đã được NewsGator mua lại). Nó có các tính năng email và đánh dấu tốt cũng như giao diện dạng folder hay "dòng tin" gọn gàng. Site NewsGator không được thiết kế giống ứng dụng client (chạy trên PC) và làm việc khá chậm khi chuyển từ nguồn tin này sang nguồn tin khác. Không giống nhiều TĐT trực tuyến khác, nó cho phép bạn tạo folder và di chuyển tin giữa chúng, đồng bộ các thay đổi của bạn với phần mềm client của nó.Người dùng không đăng ký nhận được 1 tài khoản email miễn phí (người dùng có phí nhận được 5) để đăng ký nhận tin hay tạo nguồn tin RSS dùng chung. Người dùng NewsGator có thể chuyển 1 tìm kiếm từ khóa trên web thành nguồn tin (người dùng có phí chuyển được 5). Dịch vụ này cũng có trình client di động, truy cập POP3 và các công cụ cho blogger và cho người dùng muốn đồng bộ podcast và videocast với PC hay thiết bị di động.Mặc dù có tính năng phong phú, nhưng site này làm việc chậm và thiếu cơ chế tìm kiếm nên khó dùng; nó chỉ đáng quan tâm như là bổ sung cho thư viện Outlook của NewsGator hay FeedDemon.Phần mềm chính thốngVới nhu cầu đọc tin RSS cơ bản, bạn có thể không cần gì khác hơn trình duyệt web đáng tin cậy. Xem phần "Trình dyệt hỗ trợ RSS: IE 7 Beta 2 so với Firefox (với Sage) so với Opera". Tuy nhiên, với nhu cầu đọc tin "chuyên nghiệp" thì cả trình duyệt và dịch vụ trực tuyến đều không đủ nhanh cũng như cấu hình không đủ linh hoạt bằng trình client tải về.[CENTER]Rojo làm việc giống Bloglines, nhưng có thêm tính năng lọc tin.[/CENTER]Ngay bản beta như SharpReader (sharpreader.net) cũng đã hiệu quả hơn nhiều trong việc di chuyển nhanh giữa các nguồn tin so với TĐT trực tuyến tốt nhất. Mặc dù có thể tốn nhiều bộ nhớ nhưng SharpReader có các cửa sổ thông báo và hỗ trợ phân loại tuyệt vời, lại có thể hiển thị những tin được liên kết từ các nguồn khác - dấu hiệu về mức độ quan trọng của tin. Phần mềm này cũng thực hiện tốt việc nhận diện đường dẫn nguồn tin RSS khi bạn nhập vào địa chỉ URL của một site.Awasu ( lại là một bước tiến bộ khác. Phiên bản miễn phí của nó bao gồm TĐT 3 khung trau chuốt và nhiều tính năng với trình duyệt đầy đủ trong khung thứ ba có khả năng duyệt tab giúp dễ dàng quay lại nguồn tin trước đó. Awasu cũng cho phép tìm các nguồn tin nhanh chóng và trong số hàng loạt tùy biến của nó có các thư viện cho phép thiết lập tìm kiếm Google, lưu các tập tin multimedia vào thư mục định trước và đăng ký các nhóm tin của Yahoo. Khuyết điểm duy nhất của Awasu là thiếu các lệnh bàn phím và có khuynh hướng ngốn nhiều tài nguyên hệ thống. Phiên bản có phí (29 USD) không bị những hạn chế về số thư viện và nguồn tin, cho phép người dùng đăng ký nguồn tin có bảo vệ bằng mật khẩu.FeedDemon 2.0 của [url=""]NewsGator[/url] xứng đáng với cái giá 30USD. Nó làm việc rất nhanh, không tốn nhiều bộ nhớ và kết hợp nhiều tùy chọn bố trí giao diện trực quan với một loạt tùy chọn đáp ứng phong cách đọc tin của bạn.Công cụ send-to cho phép bạn dễ dàng gửi tin đến site đánh dấu cộng tác Del.icio.us, sao chép nó vào bộ nhớ tạm hay gửi email, ghi blog. Khung thứ hai hỗ trợ nhiều tab có thể dùng để nạp nguồn tin hay hiển thị tin được chọn theo dạng duyệt web, bạn có thể đưa tin vào Favorites của IE. Khuyết điểm đáng kể duy nhất của chương trình này là thứ tự sắp xếp nguồn tin theo chữ cái không thay đổi được và phương thức mở tin cứng nhắc trong một tab mới. Đây chỉ là những lỗi nhỏ nhặt. Thiết kế độc đáo và tính năng phong phú của FeedDemon, kết hợp với khả năng đồng bộ nhiều máy tính và TĐT di động của NewsGator làm cho FeedDemon trở thành ứng dụng đọc tin số 1.Tin như mailMột số chương trình, như [url=""]News Gator Inbox 2.6[/url], kết hợp các nguồn RSS với email. Quá trình cài đặt News Gator Inbox đơn giản, có tuỳ chọn tiện lợi để đưa vào các loại nguồn tin cho trước. Tuy nhiên, quá trình nhập vào nhiều nguồn tin tốn bộ nhớ và mất nhiều thời gian.Một ứng dụng thú vị khác, [url=""]Omea Reader[/url], là một phần của gói sản phẩm đầy tham vọng với giải pháp tổng hợp. Nó có thể làm việc như TĐT độc lập, hay tích hợp với Omea Pro giá 49 USD để trở thành trình email, trình đọc RSS, trình duyệt web, lịch làm việc, trình IM và ứng dụng tìm kiếm desktop.Omea Pro có một số tính năng xuất sắc, như có tab cho phép đọc các nguồn tin theo từng hàng, nhiều vùng làm việc để tách biệt các dự án và một trình quản lý địa chỉ email.Các công cụ kiểm soát tin tức nói chung vẫn còn sơ khai và cần tiếp tục được cải tiến. Trong khi chờ giải pháp hoàn hảo, có lẽ cách tốt nhất là kết hợp nhiều giải pháp để khai thác những tính năng hay. Lấy các nguồn RSS từ các site cộng tác như Digg đưa vào các site đề cử như TailRank hay Findory rồi lấy nguồn tin tùy biến riêng để dùng cho TĐT mà bạn ưa thích; bạn sẽ có được hầu hết những tin cần thiết mà không phải mất cả ngày lục lọi. 3. Sáu lời khuyên để tìm kiếm thông tin trực tuyến hiệu quả hơn Google là một công cụ tìm kiếm tuyệt vời, nhưng nó không phải lúc nào cũng cho bạn biết trang web nào hoặc nguồn nghiên cứu nào là xác thực. Những thủ thư chuyên nghiệp và các nhà nghiên cứu đã giải thích nên tìm kiếm tại những trang chuyên, tập trung chỉ vào một vấn đề mà bạn cần quan tâm sẽ hạn chế được nhiều kết quả tìm kiếm không phù hợp. Mạng Internet đã khiến cho việc nghiên cứu thay đổi sâu sắc. Hiện nay, rất khó để từ chối các công cụ tìm kiếm, đặc biệt là Google, một khi các tính năng của nó lớn mạnh. Nhưng bạn có thể sẽ bỏ qua cơ hội nhận được những thông tin quý báu thuộc các chủ đề CNTT nếu bạn chỉ dựa vào các bộ máy tìm kiếm.Các thủ thư chuyên nghiệp và các nhà nghiên cứu sẽ cho bạn biết Web có những cơ hội để bạn tìm kiếm nhiều thông tin hơn về các chủ đề kinh doanh. Hãy thực hiện 6 kỹ năng sau đây để cải thiện các kết quả nghiên cứu của bạn:+ Sử dụng bộ máy tìm kiếm và Wikipedia để tìm các nguồn tư liệu có chất lượngCác bộ máy tìm kiếm là vạch xuất phát thuận lợi. Bạn có thể bắt đầu tìm kiếm ở những trang như Google, Yahoo và Ask.com, và xem liệu có bài viết nào trên Wikipedia hay không. Nhưng hãy sử dụng chúng để đưa bạn đến những nơi tốt hơn.Theo Ann Cullen, một trợ giảng thuộc chương trình khoa học thư viện tại Trường Simmons và là quản lý các hoạt động giảng dạy tại Thư viện Baker, trường Kinh tế Harvard, “Bản thân Wikipedia có khá nhiều rủi ro. Tôi đã đọc những bài viết trên Wikipedia khiến tôi thấy sốc vì những gì không kèm trong đó. Và những bài khác lại làm tôi thấy phục vì chúng thật tuyệt vời. Wikipedia là một công cụ hoàn hảo để tìm những nguồn khác, nhưng bản thân nó không nên được dùng làm nguồn.”Những bộ máy tìm kiếm khác như GeniusFind và Beaucoup phân loại dữ liệu cụ thể theo chủ đề, ví dụ như giải pháp mạng lưới hoặc nền tảng phần mềm, và chúng cũng là những nơi bắt đầu tốt.+ Tìm ở blog những chuyên gia, những người lướt web thay cho bạnBlog và các diễn đàn là những ngôi nhà trực tuyến đối với nhiều chuyên gia của các lĩnh vực. Một cách dùng Google làm “bệ phóng” là tìm kiếm theo từ khóa với chức năng tìm kiếm blog (Blog Search).Blog là một cách tuyệt vời để xem những người bạn vòng quanh thế giới đang nghĩ gì về bất kỳ chủ đề cho sẵn nào, từ quản lý dây chuyền cung cấp đến bất kỳ loại hình bổ sung hệ thống nào. Nhưng hãy cảnh giác: Google thường đem đến cho bạn những trang chỉ muốn chào hàng.Theo Jessamyn West, thủ thư công nghệ và một diễn giả quốc tế, chủ một blog thư viện nổi tiếng (www.librarian.net) đang cập nhật cho các chuyên gia thư viện về xu hướng nghiên cứu và công nghệ, “Thật khó mà tách được “buôn bán” ra khỏi việc thảo luận và học tập.”Nhưng một lần nữa, Google không phải là công cụ tìm kiếm duy nhất cho phép bạn lướt blog hiệu quả. Cullen cho biết “Công cụ tìm kiếm blog tốt nhất mà tôi biết là QuackTrack, phân loại theo chủ đề.” QuackTrack là một thư mục các blog với hơn 11.000 blog về công nghệ và các thư mục phụ.Nếu bạn có thể bỏ qua mục chào hàng, blog là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin. Technorati, một trang tập trung nội dung người dùng viết như blog, có danh mục độ phổ biến đối với tài liệu của mình, một cách tốt để xác định thông tin bạn đang đọc đáng tin cậy đến mức nào. “Nếu bạn có thể bỏ qua sự nhũng nhiễu trên các blog, dựa vào chủ đề chúng có thể là một cách tuyệt vời để nắm được mọi người đang nghĩ gì.”Blog cũng tiết kiệm thời gian của bạn. “Nếu bạn tìm được người viết blog về chủ đề của bạn, thì họ sẽ dẫn đến những trang liên quan và có giá trị khác. Sau đó bạn không cần phải đọc 100 blog, chỉ cần đọc blog của người từng đọc 100 blog.”Một website nữa giúp định vị blog là Blogdigger.Nếu bạn tìm thấy một trang blog nào mình thích, hãy đăng ký chế độ RSS feed của nó để được thông báo khi blog này được cập nhật. Kiểm tra có bao nhiêu người đăng ký hoặc nhận xét trên một blog cũng là một cách để xác định có nên tin những gì chủ blog viết hay không.Đọc các nhận xét có thể cũng có ích như đọc chính blog đấy. Blog có thể tạo ra một môi trường đối thoại, vì vậy không chỉ có ý kiến tác giả là đáng đọc.Tìm kiếm các diễn đàn của mọi người đang thảo luận cũng là một cách tuyệt vời để hiểu biết về các xu hướng và đề tài nóng bỏng, cũng như nhận được hồi đáp về một công ty hoặc phần mềm cụ thể. Ví dụ, Cullen nhắc đến Harvard Bursiness School’s Working Knowledge, một diễn đàn dành cho các mẩu đối thoại cách tân doanh nghiệp, chia theo chủ đề và ngành nghề. Oracle và Microsoft cũng có diễn đàn dành cho người dùng. Và người dùng cũng có diễn đàn dành riêng cho mình, đối với những chủ đề như lập trình và đảm bảo chất lượng phần mềm.+ Nghiên cứu website của các trường kinh doanhCác học viện đều chia sẻ kiến thức của họ trực tuyến. Nếu bạn xác định được một trường có chương trình MBA tốt, một trường kết hợp các yếu tố công nghệ vào chương trình học của mình, bạn có thể đọc thông tin do các sinh viên hoặc giảng viên cung cấp. “Các học viện thường là đơn vị duy nhất đăng tải các số liệu về công nghệ kinh doanh. Và nếu họ quan tâm đến một chủ đề công nghệ nào đó, có khả năng là họ sẽ viết blog về nó.”Bạn có thể sử dụng Google để tìm các website trường kinh doanh và các chi nhánh thư viện của họ. Có hơn 200 đại học và hiệp hội loại này, và hơn 200 blog về MBA. Mỗi trang có các nguồn nghiên cứu khác nhau. Cullen cũng hướng dẫn các sinh viên MBA Harvard đến với BizSeer, cơ sở dữ liệu trực tuyến miễn phí về các tài liệu kinh doanh học thuật (cũng cho phép bạn tìm kiếm các trường kinh doanh).Hoặc là, chọn một trường kinh tế và tìm kiếm ở trang các nguồn điện tử thư viện của trường. Ví dụ, Thư viện Baker của Harvard có một trang web liên kết đến các nhà nghiên cứu chuyên nghiệp, ví dụ như Dịch vụ nghiên cứu nhanh của Thư viện công New York, đơn vị có tính phí cho mỗi lần nghiên cứu.Cullen cho biết “Nhiều dữ liệu nghiên cứu mà một trường kinh tế có được sẽ là nguồn mà các công ty sử dụng. Ở trường Kinh tế Harvard, các nguồn mà chúng tôi chọn cũng thường là nguồn mà sinh viên chúng tôi sẽ sử dụng trong nghề nghiệp của họ.”+ Tìm các số liệu phân tích từ nguồn chính phủCác trang của chính phủ thường công bố các dữ liệu công. Họ có thể không có các thông tin cập nhật về chủ đề bạn chọn, nhưng các trang của chính phủ rất tuyệt đối với các dữ liệu và số liệu khó tìm, cả hiện tại và trong lịch sử.Hãy thử các chỉ số của FedStats, hoặc trung tâm nghiên cứu của Dịch vụ tham khảo kinh doanh của Thư viện Quốc hội dành cho khoa học, công nghệ và kinh doanh. Nếu bạn hứng thú với việc “xanh hóa” các cửa hiệu IT của mình, hãy kiểm tra các dữ liệu năng lượng trên trang của Cơ quan Thông tin năng lượng.Và nếu bạn đang tìm kiếm các thông tin về nghề nghiệp hoặc xu thế, Cục Số liệu lao động (Bureau of Labor Statistics) là cả một kho báu. Định hướng nghề nghiệp cho các ngành công nghiệp (Career Guide to Industries) và Tổng quan về số liệu theo ngành công nghiệp hoặc việc làm (Overview of Statistics by Industry or Occupation) cũng là những nơi đáng để xem xét.+ Nghiên cứu các nhóm ngành nghề và các ấn bản dành cho chủ đề hiện tạiCác tạp chí chuyên ngành và các hiệp hội nghề nghiệp cập nhật cho bạn về những xu hướng hiện tại trong vấn đề chuyên môn. Chúng cũng là nguồn nghiên cứu các chủ đề nóng tuyệt vời.Hiệp hội các ngành nghề là những cộng đồng mà mọi người tập trung để chia sẻ ý tưởng và các vấn đề của mình. Cullen cho biết không chỉ các hiệp hội và các ấn bản là nguồn nghiên cứu kinh doanh tuyệt vời mà các buổi trình chiếu chuyên ngành cũng thường rất giá trị. Nếu bạn không thể tham dự, hãy kiểm tra website của buổi trình chiếu dành cho các chủ đề đang được thảo luận để cập nhật kiến thức của mọi người. Lý tưởng là các trang này sẽ có tài liệu cho phép download để bạn lướt qua.Hãy thử những nhóm như Hiệp hội Công nghệ kinh doanh (Business Technology Association). Một ví dụ về một nhóm chuyên môn thu hẹp hơn là 1394 Trade Association, bao gồm các công ty và nhân viên quan tâm đến việc ủng hộ chuẩn IEEE dành cho hệ thống điện tử người tiêu dùng. Những nhóm như thế có thể giúp bạn với các vấn đề nghiên cứu riêng của mình.Để tìm những nhóm khác, hãy vào trang tìm kiếm Business.com và chọn ngành mà bạn quan tâm và sau đó click vào các hiệp hội của ngành đó. Bạn cũng có thể tìm kiếm tại Liên đoàn các hiệp hội quốc tế (Union of International Associations) và American Society of Association Executives’ Gateway to Industry Associations.+ Đến các thư viện để tìm thêm nguồn nghiên cứu và dữ liệu trực tuyếnCác thư viện và tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp được đào tạo để giúp đỡ các nhà nghiên cứu. Bạn nên xem xét việc đến thăm các thư viện thật, hoặc ít nhất trang web dành cho thư viện địa phương hoặc thư viện của một trường kinh tế hàng đầu.Có vẻ như điều này hơi cổ điển. Nhưng thư viện, đặc biệt ở các khu đô thị lớn, có quyền truy cập vào những dữ liệu chứa tài sản thông tin đáng tin cậy mà bạn khó có thể tìm ở những nơi khác (và không thể tiếp cận mà không có quyền sử dụng miễn phí sự đăng ký của thư viện).Những dữ liệu nghiên cứu phổ biến như OneSource, Hoover’s, Standard & Poor’s và Data Monitor là các cổng thông tin doanh nghiệp tuyệt hảo. Tập hợp các tin báo in như Factiva và LexisNexis cho phép bạn tìm kiếm theo từ khóa các ấn bản doanh nghiệp như The Wall Street Journal, Fortune và Harvard Business Review – 3 ấn bản tuyệt vời dành cho thông tin doanh nghiệp hiện tại.Nếu bạn bị quá tải, hãy nhờ đến sự trợ giúp của một thủ thư thật. Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy đến thăm Digital Librarian, thư mục các nguồn trực tuyến được phân loại theo chủ đề. Virtual Library là một danh mục theo chủ đề được các chuyên gia trong lĩnh vực đó quản lý.Trong khi những trang này hữu ích, không có gì thay thế được giao tiếp mặt đối mặt. Theo West “Các trang web tổ chức thông tin có rất ít điểm chung với những gì bạn nhận được từ một thủ thư thật. Cả hai đều hữu ích nhưng tôi sẽ không bao giờ nói ‘Nếu bạn không có thời gian để gặp một thủ thư thật, hãy đến một trang web và tìm các đường link.’ Tôi sẽ khuyên bạn đến thăm một trong những trang tham khảo hoạt động 24/7 để bạn có thể nói chuyện với một thủ thư thực thụ.”Nếu bạn có khả năng tài chính và cần sự giúp đỡ để chuẩn bị bản báo cáo hoặc thuyết trình, hãy xem xét chọn các dịch vụ của các nhà nghiên cứu chuyên nghiệp.Nếu bạn nghiên cứu để hỗ trợ nghề nghiệp, hoặc quan tâm đến việc theo sát các chủ đề công nghệ hoặc kinh doanh đặc biệt lâu dài, bạn nên dành ra thời gian để nghiên cứu trực tuyến. Nhưng bạn phải có chiến thuật về phương pháp nghiên cứu của mình nếu không bạn sẽ bị quá tải. Nhìn chung, theo Cullen, “bạn nên xem sự say mê dành cho nghiên cứu như một phần công việc là điểm tốt, vì các đối thủ của bạn cũng làm điều đó vì vậy bạn nên cập nhật các kiến thức chung và ý kiến càng sát càng tốt.”Cách lựa chọn những thông tin đáng tin cậyLàm sao bạn biết thông tin trực tuyến nào đáng tin cậy? Sau đây là 5 lời khuyên từ một thủ thư chuyên về nghiên cứu:1. Tên miền: nếu tên miền kết thúc bằng .edu, .gov hoặc .org bạn có thể tin rằng thông tin bạn tìm được ở đó là nguyên gốc. Các nguồn nguyên gốc thường đáng tin hơn nguồn thứ hai.2. Số lượng người truy cập. Điều này đặc biệt đúng đối với blog. Càng nhiều người đặt đường link hoặc đăng ký trên trang đó, thì trang đó càng đáng tin.3. Xếp hạng thành viên. Đối với các hiệp hội nghề nghiệp, hãy kiểm tra danh sách các công ty được niêm yết. Những tên tuổi lớn sẽ giúp bạn nhận ra hiệp hội đó có danh tiếng hay không.4. Nguồn tham khảo. Hãy nghĩ đến Wikipedia. Bản thân trang Wikipedia không đáng tin vì bất kỳ ai, không nhất thiết là một chuyên gia, đều có thể viết nó. Kéo xuống phần cuối của một bài viết và đi đến các đường link được dẫn ra trong mục Tham khảo. Càng nhiều tham khảo (lý tưởng đối với các tin hoặc sách), thì bài viết wiki càng đáng tin.5. Chất lượng đường link và nguồn được liệt kê. Nhìn chung, thông tin càng nguyên bản thì càng tốt. Nhưng bạn là người bận rộn. Vì vậy hãy tìm nhóm các thông tin nguyên bản tốt. Ví dụ, một trang blog có thể trích dẫn một quyển sách lấy nguồn từ một báo cáo chính phủ. Bạn không cần phải tin blog hoặc thậm chí quyển sách đó. Báo cáo đó là kết quả của hàng tháng trời nghiên cứu. Nếu bạn có thể truy cập bản thân các công trình thô đó, đó là nguồn thông tin hoàn hảo nhất nhưng “các báo cáo của chính phủ là cái mà một nên tìm đến, không phải là công trình nghiên cứu. Phân nửa kinh nghiệm trở thành một CIO là tìm những người thu hoạch thứ 2 tốt của các nguồn đầu tiên.” 4. Tìm kiếm thông tin trên Internet - Tìm kiếm thông tin trên Internet Mạng Internet được cấu thành nên bởi hàng triệu máy vi tính, mỗi máy vi tính này lại có hồ sơ và trang web riêng của nó. Bằng cách nào mà bạn có thể tìm kiếm được những thông tin cần thiết. Thật may mắn, có những công cụ điện tử có chức năng như một danh bạ điện thoại sẽ giúp bạn tìm kiếm trực tuyến những hồ sơ và trang web đó. Những danh bạ này (thường được gọi là công cụ tìm kiếm) xuất hiện mỗi ngày và tìm kiếm trên Internet những chủ đề mới. Ngay khi chúng tìm được một chủ đề mới, chúng sẽ kiểm tra nội dung và tự động tạo ra cổng vào cho chủ đề này. Nếu bạn tạo cho mình một trang web hay một hồ sơ dữ liệu, nó sẽ được nằm trong danh sách của những danh bạ này chỉ trong vài tuần. Tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn cho những người truy cập vào trang web của bạn, bạn có thể tiến hành điền vào mẫu trong công cụ dò tìm một cách thủ công. Yahoo là một trong những thư mục web phổ biến nhất Khi trang web là chủ đề tìm kiếm của bạn – chẳng hạn bạn đang tìm kiếm một thị trường hiện hữu cho những nhà cung cấp rượu - bạn truy cập vào công cụ tìm kiếm và nhập vào từ khóa tìm kiếm của bạn. Công cụ tìm kiếm chính rất dể truy cập bằng kênh Internet đó là trang web 15H16H16H và trang web 16H17H17H Có rất nhiều công cụ tìm kiếm khác, nhưng hai công cụ trên đây có thể chỉ ra cho bạn đường đi đúng nhất và cung cấp đường dẫn đến những công cụ tìm kiếm khác. Trang chủ của công cụ tìm kiếm AltaVista Nhập vào từ khóa của bạn để tìm kiếm – trong trường hợp này là rượu – và nhấp chuột vào nút Search. Công cụ tìm kiếm này sẽ kiểm tra dữ liệu cơ sở dữ liệu của chúng và hiển thị kết quả. Thông tin mà nó hiển thị là một đường dẫn đến trang web có thông tin về rượu, cùng với vài dòng đầu tiên mô tả nội dung của trang web này. Một khả năng khác là sử dụng các cổng thương mại (portal) mà bạn biết. Sở Thương mại TP.Hồ Chí Minh hiện đã thiết lập một cổng thương mại mà từ đó, bạn có thể tìm thấy nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Lần theo các liên kết, bạn có thể tìm thấy địa chỉ và mô tả từng doanh nghiệp. Bạn có thể viết email cho họ hoặc tổ chức một cuộc hẹn gặp dựa vào các thông tin mà bạn tìm thấy để bắt đầu những hợp tác kinh doanh. Chức năng tìm kiếm trong trang web của Sở TM TP HCM. (17H18H18Hwww.trade.hochiminhcity.gov.vn) Lời khuyên Nếu bạn tìm kiếm sản phẩm với quá nhiều kết quả, lưu dữ liệu lại để đọc sau (khi bạn không kết nối Internet) nhằm mục đích là tiết kiệm hóa đơn điện thoại của bạn. Làm việc này với việc sử dụng lựa chọn File/Save As trong Web Browser (trình duyệt) để lưu trữ dữ liệu thành tập hồ sơ trong ổ đĩa cứng của bạn. Như một sự lựa chọn, tạo một thẻ đánh dấu vào trang này trong trình duyệt của bạn, và như vậy, bạn có thể trở lại trang web có chứa đựng kết quả mà bạn cần ngay lập tức. Để truy cập vào trang web được mô tả, nhấp vào đường dẫn của nó (được thể hiện bằng màu khác và thường được gạch dưới). Khi bạn đã xem qua trang web này, bạn có thể trở về trang web chứa kết quả tìm kiếm bằng cách sử dụng nút lệnh Back trong trình duyệt của bạn. - Tìm kiếm thông tin ở đâu Có rất nhiều cơ sở dữ liệu và thư viện trực tuyến, nơi mà bạn có thể để tìm kiếm thông tin mà bạn cần. Mỗi công cụ tìm kiếm này đều có những mục đích lợi ích khác nhau và hầu hết (không phải tất cả) đều không có tính phí sử dụng. Vinaseek, công cụ tìm kiếm do công ty Tinh Vân phát triển và vận hành (18H19H19Hwww.vinaseek.com) Nguồn thông tin từ các cổng thương mại của các cơ quan nhà nước tại Việt Nam cũng có thể là những nguồn thông tin phong phú giúp các bạn tìm thấy các đối tác tiềm năng hay các cơ hội đầu tư phát triển kinh doanh. Cổng Thương mại điện tử quốc gia, chẳng hạn, cho phép ta tìm kiếm các manh mối thương mại cũng như các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau hiện đang tìm kiếm đối tác hay có nhu cần phân phối sản phẩm. Những nguồn này thường khá tập trung và rất phù hợp với bước đầu khám phá cơ hội hợp tác kinh doanh qua Internet. Cổng thương mại điện tử quốc gia (203H20H20Hwww.ecvn.gov.vn) a. Yahoo! với trang web 21H21Hwww.yahoo.com, nhanh chóng và khá toàn diện. b. AltaVista với trang web www.altavista.com , cung cấp dịch vụ cho Yahoo. Cả hai cơ sở dữ liệu này đều đang được sử dụng, vì mỗi công cụ này đều kéo thêm nhiều đường dẫn khác. c. Google! Dành cho người Việt thì có trang web 20H2H2Hwww.google.com.vn và cung cấp yếu tố Việt Nam cho trang web. d. Lycos với trang web 23H23Hwww.lycos.com , cung cấp cơ sở dữ liệu toàn diện và dịch vụ FPT (giao ước truyền tệp), dung lượng phụ thuộc theo sức chứa. Nó thường cung cấp nhiều thông tin về các tài liệu hoặc trang web hơn là Yahoo! Hay Alta Vista. e. InfoSeek với trang web 2H24H24Hwww.infoseek.com và cung cấp một phạm vi lớn những thư viện bao gồm mọi loại hồ sơ, tài liệu và trang web trên Internet. Nó có một sự chọn lọc có giới hạn mà bạn có thể truy cập miễn phí, hoặc bạn có thể đăng nhập với một khoản phí để tìm kiếm mọi mảng dữ liệu. f. McKinley và trang web 23H25H25Hwww.mckinley.com có một cơ sở dữ liệu nhỏ hơn những trang web khác. Điểm khác biệt là nó xem xét nội dung của dữ liệu một cách rất cẩn thận. g. Nếu bạn nhận ra rằng những công cụ tìm kiếm này mang về quá nhiều thông tin (hàng ngàn nhóm tài liệu cho một sự tìm kiếm đơn giản), bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm hỗ trợ như AskJeeves (24H26H26Hwww.askjeeves.com). Gõ vào câu hỏi bằng ngôn ngữ tiếng Anh bình dân và nó sẽ hiện ra một danh sách ngắn những câu trả lời có khả năng - những mẩu tin có giá trị hơn những thông tin quá tải. - Những dịch vụ mới Nếu bạn muốn giữ cho những tin tức và bài báo cáo luôn được cập nhật hàng ngày, bạn nên xem qua những dịch vụ sau - dịch vụ tốt nhất được bố trí ở Mỹ. 1. CNN với trang web 25H27H27Hwww.cnn.com. Trang web này cung cấp một nơi tuyệt vời tốc độ xử lý nhanh những tin tức về các bài báo cáo, phân tích, thời tiết và nhiều thứ khác nữa. 2. ABC với trang web www.abc.com, cung cấp dịch vụ cạnh tranh với CNN nhưng nhấn mạnh vào những điểm nổi bật. 3. BBC với trang web 26H28H28Hwww.bbc.co.uk cung cấp đường dẫn tới những chương trình và tin tức của BBC. 4. MSNBC với trang web 27H29H29Hwww.msn.com cung cấp tin tức được cập nhật mới nhất về các vấn đề thế giới nhắm vào những tin tức ở Mỹ. Tin tức từ VNExpress (28H30H30Hwww.vnexpress.net/Vietnam/Home/) - Báo chí Hầu hết những tờ báo lớn đều có thể được truy cập qua Internet. Một vài tờ báo cung cấp những bài viết hoàn chỉnh trên trang báo trực tuyến, một vài tờ báo khác chỉ cung cấp tin tức hoặc những tiết mục chủ chốt. Có nhiều nguồn không có giá trị cho nghiên cứu và mẫu ấn phẩm về công ty yêu thích của bạn. 1. The Financial Times với 29H31H31Hwww.ft.com, cung cấp những mẩu chuyện, tin tức về tài chính và cả giá cổ phiếu. 2. The Wall Street Journal với 30H32H32Hwww.wsj.com, trọng tâm là cung cấp những tin tức về tài chính 3. Reuters với 31H3H3Hwww.reuters.com, cung cấp những tin nóng, tin nổi bậc từ khắp thế giới. 4. Hội nhà báo Press Association với 32H34H34Hwww.pa.press.net cung cấp thông tin cập nhật hàng giờ từ khắp thế giới. Thanh niên online (3H35H35H - Tạp chí Những nhà xuất bản tạp chí đặt những số xuất bản cũ của họ trên mạng và cho phép bạn tìm kiếm những thông tin nổi bật cũng như những bài đánh giá. Chúng là những nguồn quan trọng về thông tin cơ sở và những mẩu xuất bản của những bài phê bình về sản phẩm. Cách tốt nhất để tìm kiếm cuốn tạp chí của bạn là tìm kiếm qua Yahoo! Hay AltaVista cho tựa đề của quyển tạp chí đó, nó sẽ cung cấp lại cho bạn thông tin về nhà xuất bản và địa chỉ của trang web. - Nhóm thảo luận Để có được ý kiến về những việc đang xảy ra tại một vị trí cụ thể về giáo dục hay kinh tế, hoặc để đánh giá ý kiến phản hồi về một ý tưởng hay sản phẩm mới, bạn nên xem qua nhóm thảo luận. Có hơn 40.000 nhóm thảo luận khác nhau bao gồm một lĩnh vực rộng lớn những khu vực chủ đề, từ giáo dục trẻ em qua kinh tế, liên doanh, góp vốn đến phim ảnh và chương trình truyền hình. Bạn có thể truy cấp vào những nhóm thảo luận này bằng cách sử dụng trình duyệt của bạn (nếu như có chức năng này – trình duyệt Netscape Navigator có thể hỗ trợ) hoặc sử dụng những chương trình riêng biệt. Diễn đàn trên trang Web của Sở Thương Mại TP HCM Để tìm lĩnh vực của những nhóm thảo luận hiện hữu (chúng được thêm vào mỗi ngày), nhập vào tên của máy chủ quản lý nhóm thảo luận với nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn. Khi bạn được kết nối, bạn sẽ nhận được một danh sách các nhóm thảo luận hiện hữu. Để thấy được những thông điệp trong bất kỳ nhóm thảo luận nào, nhấp đúp chuột vào tên chúng và bạn sẽ nhận được tất cả những thông điệp cá nhân. Những thông điệp trong một nhóm thảo luận thường được tổ chức trong một cấu trúc thứ bậc với thông điệp đầu tiên và những thông điệp phản hồi cho trường đầu tiên bên dưới nó. Nó giúp cho chúng ta dễ dàng theo dõi một cuộc thảo luận cụ thể mà không bị mất thông tin. Bạn cũng có thể đăng thông điệp của chính bạn - hỏi xem liệu rằng mọi người có biết được chủ đề hay thiết bị mà bạn đang nghiên cứu. Có 2 lời khuyên cho bạn khi đăng thông điệp của mình. Đừng đăng thông điệp của bạn với quá nhiều lời quảng cáo, nếu không bạn sẽ chỉ nhận được những lời chỉ trích (bạn có thể sẽ nhận những thông điệp cảnh cáo). Thứ hai, đừng đăng những thông điệp yêu cầu giống như nhau trong hầu hết những nhóm thảo luận (điều này được gọi là “thịt dăm bông” và bạn sẽ chỉ nhận lại được những câu cảnh cáo). - Cập nhật hàng ngày bằng danh sách địa chỉ nhận thông tin Cuộc gọi cuối cùng của bạn cho thông tin cập nhật là một đặc điểm hữu dụng của Internet, được gọi là danh sách địa chỉ nhận thông tin thường xuyên hay danh sách những máy chủ. Những thứ này giống với những hộp mail tự động, bạn có thể gửi sang máy vi tính của bạn và giữ chúng luôn được cập nhật. Trong trường hợp này, một công ty có một danh sách địa chỉ mà bạn có thể đăng ký nhận dài hạn. Nó sẽ tự động gửi, qua email, nhắn tin về những sản phẩm mới hoặc những sự kiện được quan tâm. Để đăng ký nhận dài hạn danh sách địa chỉ này, thông thường bạn phải gửi một vài dòng tin cụ thể cho máy vi tính sở hữu danh sách địa chỉ bằng email. Có hàng ngàn danh sách địa chỉ hiện hữu: nếu bạn muốn một danh sách đầy đủ của tất cả những danh sách hiện hữu, chủ đề mà nó chứa đựng cũng như cách thức đăng ký, bạn nên dùng trình duyệt Web để xem xét trên trang web 34H36H36Hwww.liszt.net. HƯỚNG DẪN TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET 1. Internet là một nơi phát hành tự phát. Đó không phải là một thư viện với các tài liệu đã được chọn lọc. Thay vào đó, Internet là một dạng môi trường mà rất nhiều các thông tin khác nhau được trình bày. Vì vậy, những gì lấy được từ Internet cần được phân tích để đánh giá sự phù hợp của chúng đối với nhu cầu của ta. 2. Trước khi bạn chọn một công cụ tìm kiếm, luôn hướng về tiêu đề của bạn và những gì mà bạn tìm kiếm. Khi bắt đầu tìm kiếm, hãy chắc chắn rằng bạn phải tìm kiếm trên nhiều website hơn là chỉ dựa vào một. 3. Google rất tốt nhưng không phải là tất cả. Còn có nhiều công cụ tìm kiếm khác có thể giúp bạn tìm ra những gì bạn cần một cách nhanh chóng hơn. 4. Những nguồn có qui mô lớn chứa các thông tin trên Internet là thư mục chủ đề (subject directory), công cụ tìm kiếm (search engine), và nội dung của các web chuyên sâu (deep Web). THƯ MỤC CHỦ ĐỀ Định nghĩa: Thư mục chủ đề là dịch vụ tập hợp các đường liên kết đến các nguồn tài nguyên Internet đăng ký bởi các cá nhân hay tổ chức có website và được tổ chức thành các thư mục. Dịch vụ thư mục sử dụng các tiêu chí lựa chọn để tìm kiếm các liên kết. Phần lớn các thư mục là đều có chức năng tìm kiếm. Những điều cần ghi nhớ: • Có hai loại thư mục cơ bản: thư mục hàn lâm và thư mục chuyên môn, thường là được lập và duy trì bởi các chuyên gia hỗ trợ cho nhu cầu thông tin của các nhà nghiên cứu. Các thư mục chứa trong các cổng thương mại (commercial portals) cung cấp thông tin cho công chúng và thường là chúng cạnh tranh lẫn nhau. • Các thư mục khá khác nhau về cách lựa chọn. Hãy xem các chính sách của các thư mục mà bạn chọn. Điều thử thách là phần lớn các thư mục không muốn đưa ra các chính sách cũng như các chuyên gia đánh giá nội dung của mình. Điều này thể hiện rất rõ đối với các thư mục của cổng giao dịch thương mại (commercial portals). • Nhiều người không biết cách dùng thư mục mà dùng thẳng công cụ tìm kiếm. Cần nhớ rằng các thư mục hàn lâm được lựa chọn công phu và chúng thường bao gồm các liên kết đến các website có chất lượng cao. 35H37H37HINFOMINE, từ Đại học California, là một ví dụ về website hàn lâm, Yahoo là một ví dụ tiêu biểu về thư mục cổng giao dịch thương mại . CÔNG CỤ TÌM KIẾM Định nghĩa: Một công cụ tìm kiếm là một dạng cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm có trang bị các công cụ được lập trình như wanderer, crawler, robot, worm, spider. Đánh dấu (Indexing) các tập tin được đánh dấu thông qua tiêu đề (title), toàn bộ văn bản (full text), qui mô (size), địa chỉ (URL)….. Một công cụ tìm kiếm bao gồm 3 thành phần: • Spider (Nhện): là chương trình chạy dò tìm trên web từ liên kết này đến liên kết khác để xác định và đọc nội dung các trang. • Index (đánh dấu): là dạng cơ sở dữ liệu có chứa bản sao của các trang web do các nhện thu thập • Search engine mechanism (Cơ chế công cụ tìm kiếm): phần mềm giúp cho người sử dụng dò tìm thông tin. 36H38H38HGoogle là một ví dụ tiêu biểu về công cụ tìm kiếm. WEB CHUYÊN SÂU Định nghĩa: Web chuyên sâu bao gồm các thông tin được chứa trong các cơ sở dữ liệu cho phép tìm kiếm. Thông tin chứa trong các cơ sở dữ liệu này cho phép tìm kiếm theo dạng chủ đề mục tiêu hay các khía cạnh của chủ đề. Các nhện của công cụ tìm kiếm không thể hoặc không đánh dấu các thông tin này. Web chuyên sâu chứa nhiều tập tin hình ảnh, hay định dạng pdf. Có nhiều dịch vụ tìm kiếm cung cấp các chức năng tìm kiếm để tìm các tập tin này. AlltheWeb, AltaVista và MSN là một số ví dụ tiêu biểu. Lưu ý: • Rất nhiều cơ sở dữ liệu trên web là có thể tìm kiếm. Vì vậy, một thư mục tốt sẽ liên kết với những site này. Thêm vào đó, kết quả từ công cụ tìm kiếm cũng có thể được lấy từ cơ sở dữ liệu. Một khi ta đã liến kết đến site này, chúng ta có thể tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu của nó. • Phạm vi chủ đề của các web không nhìn thấy (invisible web) là rất rộng. Điều này thách thức người tìm kiếm vì ta không biết trước những gì là có sẵn trong cơ sở dữ liệu. • Thư mục là một phần của các web chuyên sâu. Các ví dụ bao gồm thư mục điện thoại (phone books) và một số công cụ khác như tìm kiếm bác sĩ, luật sư, bằng sáng chế, dữ liệu công ty... 5. 37H39H39HYahoo là một trong các website phổ biến nhất trên Internet. Đó cũng là cổng giao dịch thương mại lớn nhất. Khi bạn tìm kiếm trên Yahoo, bạn sẽ tìm thấy thông tin trên các web thông thường và từ thư mục riêng của nó. Có vài hạn chế của thư mục này: • Thư mục này được hình thành từ các đăng ký của các website khác. • Thư mục này có khuynh hướng đánh dấu các trang chính của website. Vì vậy, các trang khác cho dù có chứa các thông tin quan trọng cũng có ít cơ hội được nhìn thấy. 6. Cần hiểu thêm về nguyên tắc của tìm kiếm dạng Boolean khi sử dụng công cụ tìm kiếm trên web. Đây là chức năng tìm kiếm logic. 7. Các chiến lược tìm kiếm khác cũng cần được phân tích để ta biết cách sử dụng các công cụ tìm kiếm trên web nói chung. 8. Khi ta đưa vào trên 1 từ khoá vào công cụ tìm kiếm, khoảng trắng giữa các từ có một ý nghĩa nào đó và chúng có ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm của chúng ta. Điều này được gọi là default syntax. Ví dụ: Trong 38H40H40HGoogle, khi ta tìm kiếm từ Chim bay thì có nghĩa là ta có thể tìm các tài liệu mà có chứa hai chữ ‘chim’ và ‘bay’. Lý do là vì khoảng trắng giữa 2 từ này có nghĩa là VÀ (AND) theo cách tìm kiếm logic. Nếu ta muốn tìm kiếm logic HOẶC, chẳng hạn: "sự nóng toàn cầu" "hiệu ứng nhà kín" Bạn sẽ cần sử dụng chức năng HOẶC (OR) và phải dùng đến các chức năng tìm kiếm nâng cao (advanced search) trong công cụ tìm kiếm. 9. Khi sử dụng công cụ tìm kiếm web, nếu bạn không biết chắc dùng ngôn ngữ nào, ta có thể dùng các dấu như: • + cho các từ mong muốn tìm kiếm: +chim +bay • Cụm từ trong ngoặc kép: "hiệu ứng nhà kín" 10. Các công cụ tìm kiếm trình bày kết quả tìm kiếm theo một trật tự nhất định. Chúng thường dùng các tiêu chí nhất định để xếp hạng các nội dung tìm kiếm được. Các tiêu chí bao gồm: mức độ trùng khớp giữa từ khóa và dòng tiêu đề, địa chỉ URL, dòng chữ đầu tiên trên văn bản, các thẻ HTML META ; số lần mà từ khóa đang tìm kiếm xuất hiện trên văn bản cần tìm kiếm, sự sắp xếp gần nhau của các cụm từ khóa trên văn bản cần tìm kiếm … 11. Một trong các sự phát triển gần đây là sự áp dụng phân loại kết quả tìm kiếm bởi các đánh giá của người sử dụng, khái niệm, tên miền hơn là sự liên hệ với từ cần tìm kiếm. Ví dụ: • 39H41H41HGoogle xếp hạng các liên kết bằng sự đánh giá riêng của dịch vụ tìm kiếm của họ. • 40H42H42HAsk.com xếp loại các liên kết theo số lượng trang có cùng chủ đề với từ khoá đang tìm có trong website đó • 41H43H43HVivisimo phân loại kết quả theo các nhóm tiêu biểu cho các khái niệm suy ra từ sự tìm kiếm của bạn. 12. Nếu bạn tìm thấy nhiều kết quả tìm kiếm hay các kết quả không có liên quan đến điều mình cần tìm, hãy làm những điều sau: • Thêm vào các từ mới thể hiện rõ hơn điều bạn quan tâm tìm kiếm • Sử dụng từ ngữ có liên quan cụ thể đến nội dung tìm kiếm hơn là các khái niệm chung. Ví dụ Kinh đô thay vì là bánh kẹo. • Sử dụng các chức năng tìm kiếm logic (Boolean) như AND ( + ) • Sử dụng các từ gần tương đương nếu có thể • Thu hẹp phạm vi tìm kiếm đến các thành phần của trang web như tiêu đề, trang web đầu tiên…. • Sử dụng Boolean NOT để loại bỏ những nội dung mà bạn không cần đến 13. Nếu bạn tìm thấy quá ít kết quả tìm kiếm: • Bỏ bớt các khái niệm không cần thiết để làm cho chủ đề bạn tìm kiếm được rộng rãi hơn. • Sử dụng các từ tổng quát hơn. • Sử dụng chức năng tìm kiếm logic (Boolean) như OR 14. Các công cụ tìm kiếm dạng Meta cho phép tìm kiếm cùng lúc trên nhiều công cụ tìm kiếm khác nhau. Chúng còn được gọi là các công cụ tìm kiếm đồng hành. Chúng có ích khi: • Khi ta có một chủ đề mà bao quát một phạm vi lớn, nhiều ý nghĩa • Khi ta chưa gặp may mắn trên các công cụ tìm kiếm khác • Tìm kiếm của ta là đơn giản • Muốn tìm kiếm các kết quả liên quan Phần lớn các công cụ tìm kiếm Meta cho một danh sách kết quả sau khi đã loại bỏ các trang trùng lắp tìm thấy giữa các công cụ tìm kiếm con mà chúng dựa vào. Điều này có các ý nghĩa sau: o Công cụ tìm kiếm dạng Meta chỉ mang lại một số văn bản tìm thấy từ các công cụ tìm kiếm con o Kết quả tìm kiếm có thể rất gần với những gì ta mong muốn vì chúng luôn lấy những kết quả có phân hạng cao nhất từ các công cụ tìm kiếm con. Copernic.com là một ví dụ tiêu biểu về công cụ tìm kiếm dạng Meta. 15. Cần nhớ rằng các công cụ tìm kiếm không đánh dấu hết tất cả văn bản có trên web. Ví dụ chúng không thể đánh dấu các trang được bảo vệ bằng mật khẩu, các trang nằm bên trong tường lửa hay các trang đã được lập trình để tránh các đánh dấu của công cụ tìm kiếm. Một số trang cũng không được công cụ tìm kiếm lưu ý đến nếu chúng không có liên kết đến trang web nào. Phần ba: Sử dụng thư điện tử trong giao dịch ĐT 1. Thư điện tử Thư điện tử, hay email (từ chữ electronic mail), đôi khi được dịch không chính xác là điện thư, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính. Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML. Phần mềm thư điện tử (email software) là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Thông tin có thể đưa vào phần mềm thư điện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay cách phương cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (scanner), dùng máy ghi hình số (digital camera) đặc biệt là các Web cam. Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các (điện) thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thư điện tử là Loại phần mềm thư điện tử được cài đặt trên từng máy tính của người dùng gọi là email client, hay phần mềm thư điện tử (cho) máy khách. Các thí dụ loại phần mềm này bao gồm: Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Comunicator, hay Eudora. Phần mềm thư điện tử này còn có tên là MUA (từ chữ mail user agent) tức là Tác nhân sử dụng thư. Một cách gọi tên thông dụng khác của email client là ứng dụng thư điện tử (email application) nếu không bị nhầm lẫn Ngược lại, loại phần mềm thư điện tử không cần phải cài đặt mà nó được cung ứng bởi các máy chủ (web server) trên Internet gọi là WebMail, hay Phần mềm thư điện tử qua Web. Để dùng được các phần mềm loại này thường các máy tính nối vào phải có một máy truy cập tương thích với sự cung ứng của WebMail. Thí dụ loại này là mail.Yahoo.com, hay hotmail.com. Nơi cung ứng phần mềm cũng như phương tiện chuyển thư điện tử gọi là nhà cung ứng dịch vụ thư điện tử (email sevice provider). Máy tính làm việc cung ứng các dịch vụ thư điện tử là MTA (từ chữ mail transfer agent) hay là đại lý chuyển thư. Vì đây là máy chủ nên khi không bị nhầm lẫn với các loại máy chủ khác thì người ta cũng gọi MTA là máy chủ hay rõ hơn là máy chủ thư điện tử. Các dịch vu thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có lệ phí tuỳ theo nhu cầu và mụch đích của ngưòi dùng. Ngày nay, email thường được cung cấp kèm với các phương tiện Internet khi người tiêu dùng ký hợp đồng với các dịch vụ Internet một cách miễn phí. 2. Sử dụng thư điện tử trong giao dịch ĐT Một ưu điểm lớn nhất của vịêc sử dụng thư điện tử và giao tiếp trực tuyến đó là chi phí thấp. Hiện nay nhiều nhà doanh nghiệp đã sử dụng thư điện tử cho phần lớn các giao tiếp không chính thức của mình chẳng hạn như để gửi bản memo thông báo, báo cáo, thông tin hoặc để gửi các chào hàng mua hoặc bán. Thư điện tử còn có thể được sử dụng để chuyển giao các số liệu, biểu đồ, âm thanh, hình ảnh và chữ viết. Cách viết một thư điện tử: − Trong dòng người nhận “To”: phân dòng và đánh địa chỉ của người nhận . − Trong dòng tiêu đề: dòng, cần ngắn gọn, sử dụng các động từ động và cung cấp các chi tiết cụ thể về nội dung thông báo qua. − Phần bản thân “CC” (carbon copy): dòng này sẽ cho phép gửi một bản copy thông báo của mình tới những người khác ngoài điạ chỉ đã xác định trong “To”. − BCC (blind carbon copy): đặc điểm này sẽ cho phép gửi một bản copy tới những người khác mà không đề địa chỉ của người nhận. − Khi gửi thư điện tử, chỉ nên gửi tới những người cần đọc, cần lưu ý rằng đối tác có thể phải nhận rất nhiều thư hơn nên cần nghĩ trước khi đưa ra quyết định gửi thư. - Cần đề họ tên, tiêu đề, địa chỉ, số điện thoại, số fax( cùng với mã vùng, mã quốc gia) và địa chỉ thư điện tử trong bất kì thư nào. Có thể sẽ muốn tạo một chữ kí tự động nhập vào cuỗi mỗi bức thư để không làm mất thời gian cho việc này mỗi khi gửi thư. - Cần làm cho bức thư của mình rõ ràng dễ hiểu. -Nếu muốn người đọc hành động theo những gì đã thông báo trong thư, cần viết nội dung này lên đầu. -Cần nhanh chóng phúc đáp các bức thư, thường trong vòng 24 giờ. -Cần tránh đánh chữ in hoa vì điều này dễ dẫn đến sự hiểu không tốt cho người nhận. -Tránh gửi kèm hoặc các biểu đồ phức tạp vì người nhận có thể mất nhiều thời gian để tải xuống.Nếu bắt buộc phải gửi kèm cần chắc chắn rằng người nhận cũng có phần mềm tương tự để xem chúng. -Cần lưu ý cân thận khi mở các thư gửi kèm. Virus phần mềm gây hại rất nhiều cho máy tính và thường lan tỏa thông qua các thư gửi kèm. Để bảo vệ hệ thống máy tính của mình cần: +Cài đặt các phần mềm diệt virus +Thiết lập hàng rào bảo vệ chống virus, vì thế nó có thể tự động và thường xuyên quét virus trên ổ cứng. +Khi nhận được một thư điện tử có các gửi kèm, đừng mở nó trong hộp thư điện tử mà lưu giữ nó trong ổ cứng vì thế khi mở ra các chương trình diệt virus sẽ kiểm tra và nếu có nó sẽ diệt. 3. Đặc điểm của thư điện tử khi so sánh với bưu chính thông thường Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program). Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người. Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện. Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy. Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng Gbyte như dịch vụ của Gmail chẳng hạn, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa. Các trường hợp thư phá hoại trên hệ thống bưu điện (như là thư có bột antrax, thư bom, ...) rất hiếm có nhưng có thể gây thương vong. Ngược lại, hệ thống thư điện tử, không thể gây thương tích mà thường rất phải đương đầu với nhiều vấn nạn như virus máy tính, các thư nhũng lạm (spam mail), các thư quảng cáo (advertisement mail) và các thư khiêu dụ tình dục (pornography mail), đặc biệt là cho trẻ em, thì lại rất nhiều. Đối với các loại thư độc hại (malicious mail) này người dùng cần phải cài đặt thêm các tiện ích hay chức năng lọc (sẵn có trong phần mềm hay phải mua thêm) để giảm trừ. Tuy nhiên, một điều chắc chắn là không có công cụ phần mềm nào là tuyệt hảo. Các dạng chuyển tiếp (chain mail) trong đó người nhận lại chuyển đi nội dung lá thư cho một hay nghiều người khác thường cũng phổ biến trong cả hai hệ thống bưu chính và thư điện tử. Khả năng ảnh hưởng về thông tin của hai loại này là tương đương mặc dù thư điện tử chuyển tiếp có nhiều xác suất gây nhiễm virus máy tính. Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hẳn hoi. Tương tự, trong hệ thống thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa nội dung các email cộng vói điạ chỉ của người chủ thư điện tử. Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện tử sẽ có nhiều chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ.Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email (và phải được đăng ký qua một hệ thống nào đó). Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác.Như vậy có thể hoàn toàn không nhầm lẫn khi dùng danh từ hộp thư điện tử hay hòm thư điện tử (email account) để chỉ một phần mềm email đã được đăng kí dùng để nhận và gửi email cho một cá nhân. 4. Cấu trúc chung của một địa chỉ emai Một địa chỉ email sẽ bao gồm ba phần chính có dạng Tên_định_dạng_thêm tên_email@tên_miền Phần tên_định_dạng_thêm: Đây là một dạng tên để cho người đọc có thể dễ dàng nhận ra người gửi hay nơi gửi. Tuy nhiên, trong các thư điện tử người ta có thể không cần cho tên định dạng và lá thư điện tử vẫn được gửi đi đúng nơi. Thí dụ: Trong địa chỉ gửi thư tới viết dưới dạng Nguyễn Thị A nguyenthia111@yahoo.com hay viết dưới dạng nguyenthia111@yahoo.com thì phần mềm thư điện tử vẫn hoạt động chính xác và gửi đi đến đúng địa chỉ. Phần tên_email: Đây là phần xác định hộp thư. Thông thường, cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài kí tự đặc biệt. Phần tên này thường do người đăng kí hộp thư điện tử đặt ra. Phần này còn được gọi là phần tên địa phương. Phần tên_miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Ngay sau phần tên_email bắt đầu bằng chữ "@" nối liền sau đó là tên miền. 5. Các chức năng có thể có của một hộp thư điện tử Ngoài chức năng thông thường để nhận và soạn thảo email, các phần mềm thư điện tử có thể còn cung cấp thêm những chức năng khác như là: Lịch làm việc (calendar): người ta có thể dùng nó như là một thời khoá biểu. Trong những phần mềm mạnh, chức năng này còn giữ nhiệm vụ thông báo sự kiện đã đăng kí trong lịch làm việc trước giờ xảy ra cho người chủ hộp thư. Sổ địa chỉ (addresses hay contacts): dùng để ghi nhớ tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hay cho cá nhân. Sổ tay (note book hay notes): để ghi chép, hay ghi nhớ bất kì điều gì. Công cụ tìm kiếm thư điện tử (find hay search mail). Để hiểu hết tất cả các chức năng của một phần mềm thư điện tử người dùng có thể dùng chức năng giúp đỡ (thường có thể mở chức năng này bằng cách nhấn nút bên trong phần mềm thư điện tử). Giải thích căn bản về giao diện kiểu WebMail của Yahoo 6. Những thuật ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử bằng Anh ngữ + Các mệnh lệnh Anh ngữ để đi vào các ngăn chứa thư Đây thực ra chỉ là các ngăn chứa thư từ đã được phân loại theo tình trạng của các email cho tiện dùng. Người chủ thư có thể tự mình xếp loại các mail này hay chúng được xếp một cách tự động (do cài đặt hay do mặc định). Inbox có nghĩa là Hộp thư nhận hay Hộp thư vào: Đây là ngăn đựng các thư mới nhận về. Outbox có nghĩa là Hộp thư gửi hay Hộp thư ra: Đây là ngăn đựng các thư đang chờ được gửi đi. Thông thường, nếu hệ thống email hoạt động tốt thì các thư nằm trong hộp này chỉ trong thời gian rất ngắn (vài giây đến vài phút là tối đa). Do đó, ngăn chứa này thường là một ngăn trống. Draft có nghĩa là Ngăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi. Trash, Trash can hay Deleted Item có nghĩa là Ngăn xóa: Còn có thể gọi là Thùng rác hay Ngăn thư đã xóa. Đây là chỗ dự phòng tạm thời chứa các email đã xóa bỏ trong một thời gian. Chức năng này tiện lợi để phục hồi hay đọc lại các thư điện tử cần thiết đã lỡ tay bị xóa. Sent, sent Messages hay Sent Item có nghĩa là Ngăn đã gửi: Nơi này dùng để chứa các thư đã gửi. Junk hay Bulk có nghĩa là Ngăn thư linh tinh: Đây là nơi chứa các mail đã được lọc và bị loại ra một cách tự động, còn được gọi là Thùng thư rác hay Ngăn chứa tạp thư. Thường thì nơi này sẽ chứa các thư quảng cáo, các thư nhũng lạm, các thư được gởi đến một số lượng lớn địa chỉ có cùng một nội dung, hay các loại thư độc hại ... + Các mệnh lệnh Anh ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử New hay compose có nghĩa là Thảo thư mới: Đây là mệnh lệnh cho phép bắt đầu soạn thảo một email mới. Send có nghĩa là Gửi: Mệnh lệnh này sẽ tức khắc gửi thư tới các địa chỉ trong phần To, CC, và BCC. Save as Draft hay Save Draft có nghĩa là Lưu bản nháp: Mệnh lệnh này sẽ giúp lưu giữ lá thư đang soạn thảo và đưa vào ngăn chứa Darft để có thể dùng lại về sau. Attach hay Attach Files có nghĩa là Đính kèm: Đây là lệnh để người soạn email có thể gửi đính kèm theo lá thư các tập tin khác. Các tập tin này không giới hạn kiểu cấu trúc của nó, nghĩa là chúng có thể là các loại tập tin hình vẽ, phim, nhạc,... và ngay cả virus máy tính. + Các thuật ngữ Anh ngữ thông dụng trong một thư điện tử To có nghĩa là Đến: Chổ chứa địa chỉ của các người nhận. CC (từ chữ carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm: Đây là chổ chứa thêm địa chỉ gửi kèm, ngoài địa chỉ chính trong phần To bên trên. Các hộp thư nhận sẽ đọc được các địa chỉ người gửi và các địa chỉ gửi kèm này. BCC (từ chữ blind carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm kín: Đây cũng là chỗ ghi các địa chỉ mà lá thư sẽ được gửi kèm tới, nhưng các địa chỉ này sẽ được dấu kín không cho những người trong phần To hay phần CC biết là có sự đính kèm đến các địa chỉ nêu trong phần BCC. Subject có nghĩa là Đề mục: Chỗ này thường để tóm tắt ý chính của lá thư hay chỗ ghi ngắn gọn điều quan trọng trong thư. 7. Phương thức hoạt động của một hệ thống thư điện tử Hoạt động của hệ thống email hiện nay có thể được minh họa qua phân tích một thí dụ như sau Nguyễn dùng MUA của mình để soạn một lá thư có địa chỉ người nhận là Trần với địa chỉ là Tran@b.org. Nguyễn nhấn nút Send và phần mềm thư điện tử của Nguyễn áp dụng SMPT để gửi mẫu thông tin (lá thư) đến MTA, hay máy chủ thư điện tử, của Nguyễn. Trong thí dụ thì máy chủ này là smtp.a.org được cung cấp từ dịch vụ Internet của Nguyễn. MTA này sẽ đọc địa chỉ chỗ nhận (tran@b.org) và dựa vào phần tên miền nó sẽ tìm hỏi địa chỉ của tên miền này, nơi có máy chủ sẽ nhận email gửi đến, qua Hệ thống Tên miền. Máy chủ DNS của b.org là ns.b.org sẽ trả lời về một bản ghi trao đổi thư từ, đây là bảng ghi chỉ ra cách thức làm thế nào định tuyến cho email này. Trong thí dụ thì mx.b.org là máy chủ từ dịch vụ cung ứng Internet của Trần. smtp.a.org gửi mẫu thông tin tới mx.b.org dùng giao thức SMTP, điều này sẽ phân phối lá thư đến hộp thư của Trần. Khi đọc Trần ra lệnh nhận thư trên máy (MUA) của Trần, điều này tạo ra việc lấy về mẫu thông tin bằng cách áp dụng giao thức POP3. Trong trường hợp Nguyễn không có MUA mà chỉ dùng Webmail chẳng hạn thì bước 1 sẽ không xảy ra tức là MTA của Nguyễn sẽ làm việc trực tiếp. Tưong tự cho trường hợp Trần không có MUA riêng. Trước đây, nếu một MTA không thể gửi tới đích thì nó có thể ít nhất ngừng lại ở chỗ gần với chỗ nhận. Sự ngừng này sẽ tạo cơ hội để máy đích có thể nhận về các mẫu thông tin trong thời gian trễ hơn. Nhiều MTA sẽ chấp nhận tất cả mẫu thông tin từ người gửi bất kì và tìm mọi cách để phân nó về đến máy đích. Những MTA như vậy gọi là những ngưng đọng thư mở (open mail relays). Điều này khá cần thiết vì sự chất lượng liên lạc của hệ thống Internet lúc đó còn yếu.Ngày nay, do việc lợi dụng trên cơ chế hoạt động của hệ thống thư điện tử nhiều người đã gửi ra các loại thư vô bổ. Như là hậu quả, rất ít MTA ngày nay còn chấp nhận các ngưng đọng thư mở. Bởi vì các thư như vậy rất có thể là các loại thư nhũng lạm. Hoạt động của hệ thống thư điện tử 8. Các giao thức SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao thức chuyển thư đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể được lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) -- hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về.Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ được phát triển bởi đại học Standford năm 1986. POP (từ chữ Post Office Protocol) -- hay là giao thức phòng thư. Giao thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP.Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể được dùng mà không cần tới SMTP. 9. Sử dụng thư điện tử (Email) Thư điện tử làm tăng năng suất lao động, tăng cường giao tiếp và giảm chi phí. Một khi bạn bắt đầu sử dụng Internet, bạn nên suy nghĩ cách khai thác thư điện tử. Thư điện tử cho phép bạn gửi thông tin cho một người. Bạn có thể gọi điện cho 1 người và gửi lời hỏi thăm. Nhưng bạn có thể gửi rất nhiều thông điệp bằng thư điện tử đến rất nhiều người với chi phí của một cuộc điện thoại nội hạt. Một email cho phép ta gửi kèm theo các tập tin. Như vậy, email cũng là kênh truyền tải thông tin. Trong Outlook Express của Microsoft Windows, bạn có thể dán một nội dung thông điệp đã có sẵn vào trong cửa sổ email mà bạn đang viết. Bạn cũng có thể đính kèm các file về âm thanh và hình ảnh. Email còn là công cụ hữu ích để tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng. Bạn có thể chọn chức năng báo cáo khi gửi email (ví dụ trên trên cửa sổ __________soạn thảo email của Outlook Express: gõ Tool >Request Read Receipt) cho phép bạn nhận biết email của bạn đã được tiếp nhận chưa, thời điểm (giờ, ngày tháng) mà người nhận tiếp nhận email của bạn. Bạn cũng có thể chọn một số qui tắc (rules) để hộp thư của bạn tự động gửi thư trả lời khi nhận được thư từ bên ngoài hay chuyển tiếp (forward) cho một người khác trong thời gian bạn đi vắng. 1- Địa chỉ email Khi sử dụng email, bạn cần đăng ký một địa chỉ. Chẳng hạn: 7H8H8Hminhnv@hcm.vnn.vn. Phần phía bên phải của ký tự ‘@’ là tên miền của máy chủ. Trường hợp này là máy chủ của Công ty Truyền thông và Dữ liệu Vietnam VDC. Khi bạn đăng ký dịch vụ Internet với công ty, bạn sẽ được cấp một email và một hộp thư trên máy chủ này. Có nhiều khách hàng làm như vậy. Do đó, bạn sẽ thấy có rất nhiều email có phần đuôi này giống như phần đuôi của email của bạn. Nếu bạn đã có tên miền riêng và cũng đã có máy chủ, bạn có thể nhờ nhân viên kỹ thuật tạo cho mình email với những địa chỉ mà bạn muốn dựa theo tên miền đó. Ví dụ tên miền của bạn là ‘abc.com.vn’. Lúc đó bạn có thể yêu cầu đặt địa chỉ email của bạn là 8H9H9Hminhnv@abc.com.vn . Phần bên trái ký tự ‘@’ chính là tên của người sử dụng. Bạn có thể chọn từ nào cũng được nhưng tốt nhất là những từ mà bạn có thể nhớ dễ dàng. Những doanh nghiệp muốn duy trì sự xuất hiện trước công chúng gây được ấn tượng về tính chuyên nghiệp nên cân nhắc đầu tư mua tên miền để sử dụng cho nhu cầu web và email của mình. Địa chỉ website (sẽ được đề cập trong các phần sau) và email là những thông tin ghi trên danh thiếp hay các ấn phẩm mà bạn sẽ dùng để giao dịch hằng ngày với khách hàng. Để gửi email cho một người nào đó, bạn cần có địa chỉ email của họ như những gì bạn có. Dấu hiệu rất đặc trưng của địa chỉ email là chúng luôn có ký tự ‘@’ (đọc là ‘at’ trong tiếng Anh, hay ‘a cồng’ theo cách gọi thông thường của chúng ta). 2- Gửi email Có hai cách sử dụng chương trình email – trực tuyến (online) và phi trực tuyến (offline). Sự khác biệt của hai hình thức này chỉ ra rằng vào thời điểm bạn gõ thông điệp email, máy của bạn đang kết nối hay không có kết nối với Internet. Chẳng hạn nếu bạn cần hoàn tất nhiều email trước , bạn bắt đầu kết nối vào Internet và gửi các email đó đi một lần. Cách thức này có thể giúp cho bạn giảm chi phí kết nối Internet mà vẫn sử dụng được các chức năng của email như bình thường. Ngày nay, dịch vụ ADSL khá phổ biến và nhiều doanh nghiệp cũng duy trì kết nối Internet thường trực nên nếu bạn đang làm việc tại văn phòng của công ty thì không cần phải dùng email phi trực tuyến. Nếu bạn phải thường xuyên di chuyển và cần gửi email những lúc đang công tác xa văn phòng, phương tiện truyền thông của bạn có thể là đường dây điện thoại của khách sạn nơi bạn lưu trú trong thời gian công tác và chiếc máy tính xách tay, sử dụng email phi trực tuyến là cách mà bạn nên làm để giảm bớt chi phí kết nối Internet không cần thiết. 3- Nhận email Thư điện tử trước khi đến với bạn sẽ được lưu trữ ở máy chủ nơi có giữ trương mục email của bạn. Khi bạn kết nối vào máy chủ và bắt đầu tải email về thì lúc đó chúng sẽ ‘đổ’ về hộp thư (inbox) trên máy tính của bạn. Trên Outlook Epress chẳng hạn, bạn có thể tạo ra nhiều thư mục theo các phân loại địa chỉ người gửi khác nhau để dễ quản lý và truy lục khi cần thiết. Bạn cũng có thể cài các chức năng như cho phép các email đang quan tâm tự động đổ vào một hoặc vài thư mục riêng nào đó mà bạn muốn. 4- Tiêu chuẩn email Có nhiều tiêu chuẩn được sử dụng để gửi email trên Internet, trong đó hai tiêu chuẩn phổ biến nhất là POP3 và SMTP. Có hai hệ thống được sử dụng để chuyển email giữa các máy chủ kết nối vào Internet. Thông thường phầ__________n mềm email của bạn sẽ sử dụng kết hợp hai tiêu chuẩn: SMTP để gửi email đến nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và POP3 để tiếp nhận email. Có hai tiêu chuẩn khác nhau vì SMTP thường được dùng để giao tiếp giữa máy tính của người sử dụng với máy chủ làm chức năng email (post-office server) và POP3 được dùng để tiếp cận với các mail lưu trữ trên máy chủ làm chức năng email. 5- Danh mục email (mailing list) Có hơn 50.000 danh mục email thường xuyên được sử dụng trên Internet. Chúng thường được tập hợp với những mục tiêu cụ thể hơn nhóm tin tức (newsgroup), ít người sử dụng hơn và vì vậy dễ quản lý hơn. Chẳng hạn bạn tìm thấy một danh mục email về công nghệ khoan cắt mà bạn đang quan tâm, bạn gửi một thư đăng ký (subscription message) đến máy chủ quản lý danh mục (đó là một phần mềm nhỏ quản lý danh mục email). Thư đăng ký của bạn phải chứa email của bạn để phần mềm trên tự động đưa nó vào danh mục email. Kể từ đó, khi bất kỳ thành viên nào gửi một thông điệp lên danh mục email, chúng sẽ được lập tức chuyển đến cho tất cả các thành viên trong danh mục. Trước khi đưa một thông điệp vào danh mục email, bạn cần xem qua hết phần giải đáp của các câu hỏi thường gặp (FAQ-Frequently asked questions). Những thông tin này giúp cho bạn biết các qui tắc và điều kiện mà một thông điệp cần có. Chẳng hạn, một số danh mục email không cho phép đính kèm các quảng cáo trong thông điệp. Một số khác lại không chấp nhận các câu hỏi về cách thức sử dụng một sản phẩm. Danh mục email là một công cụ giúp cho bạn luôn cập nhật với thị trường của bạn. Vì có nhiều danh mục email, bạn cần tìm những danh mục nào có liên quan đến ngành mà bạn quan tâm. 6- Dịch vụ trả lời thư tự động Một trong những công dụng của email là khả năng trả lời tự động. Chẳng hạn bạn cần thiết lập chức năng trả lời tự động cho các email của phòng bán hàng. Trên trang web bán hàng của bạn, bạn có thể ghi “Hãy gửi email đến 9H10H10Hsales@abc.com để biết thêm thông tin chi tiết về chính sách bán hàng và đặt hàng. Những email như vậy thường nhận được rất nhiều yêu cầu mỗi ngày. Vì vậy khả năng trả lời tự động sẽ giúp khách hàng biết ngay rằng yêu cầu của họ đã được tiếp nhận bởi công ty và sẽ được xem xét trong thời gian sớm nhất. Có một số cách để làm điều này. Cách đơn giản nhất là sử dụng ngay phần mềm email đang chạy trên máy của bạn. Phần lớn các phần mềm này đều hỗ trợ cho bạn các chức năng như phân tích một email vừa tiếp nhận để quyết định xem nên chuyển nó vào một thư mục riêng hay lập tức phản hồi như “chúng tôi đã tiếp nhận được yêu cầu của quí khách và sẽ phúc đáp trong thời gian sớm nhất”. Cách thứ hai là tạo ra một hộp thư phúc đáp ngay trên máy chủ. Những chuyên viên quản trị máy chủ đều có khả năng làm được công việc này. Hãy trao đổi với họ. Nếu bạn sử dụng máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, bạn hãy thử trao đổi với họ xem có thể yêu cầu dịch vụ này không. 16 10. Những điều cần ghi nhớ về email 1. Cố gắng kiểm tra và phúc đáp email ít nhất một lần trong ngày. 2. Tiết kiệm chi phí kết nối Internet bằng cách hoàn tất các email trước, sau đó kết nối vào Internet và chuyển chúng đi đồng thời một lần. 3. Tạo ra tập tin chữ ký đơn giản cho các email gửi đi của bạn để đính kèm vào đó địa chỉ trang web hay các thông tin khác mà bạn muốn chia sẻ với những người khác. 4. Sử dụng các danh mục email để giúp bạn cập nhật với tình hình thị trường. 5. Nếu bạn phải di chuyển nhiều, hãy làm quen với các chức năng trả lời email tự động để khách hàng không phải bối rối vì không thấy phúc đáp của bạn sau khi gửi thư yêu cầu lúc bạn đi vắng. 6. Thành lập danh mục email để giúp nhà phân phối hay khách hàng cập nhật về các sản phẩm mới của bạn. 11. Tiếp thị bằng Email • Xác định mục tiêu: Bạn đang cố gắng thúc đẩy việc bán hàng, phát triển thương hiệu, lôi kéo khách hàng đến website, văn phòng hay kho hàng, gợi ý cho một chủ đề, thúc đẩy thêm yêu cầu về thông tin, tăng thêm người tham gia cho một sự kiện, giành được sự tài trợ, chỉ định dịch vụ? • Xác định khách hàng của bạn. Bạn đang nhắm đến phân khúc khách hàng của mình dựa trên danh sách có sẵn. Nhu cầu, mong muốn, quan tâm của họ là gì? Điều gì là quan trọng đối với họ? Điều gì sẽ thúc đẩy họ đi đến hành động? • Xác định thông điệp của bạn Thu hút khách hàng và cung cấp dựa trên yêu cầu của họ. Sử dụng những gì mà bạn biết về khách hàng của mình để xác định xem bằng cách nào, làm như thế nào để mô tả và minh họa giá trị mà bạn cung cấp cho họ. • Xác định phương tiện của bạn. Giờ thì bạn đã hiểu được mục tiêu và khách hàng của mình. Làm thế nào để bạn có thể truyền đạt thông tin với họ một cách có hiệu quả nhất. Nghĩ ra những cách thức mà bạn có thể dùng. Bạn có nhiều sự lựa chọn bao gồm gửi email, những hình thức khuyến mãi theo mùa, giảm giá cho khách hàng, thông báo về sản phẩm hay dịch vụ mới, phát hành sách báo, mời khách hàng tham gia sự kiện, chương trình chào mừng kỳ nghỉ hè và còn nhiều cách khác nữa. • Xác định thời gian viết thư Khi nào khách hàng “mở” và “đọc” thông điệp của bạn? Trong chu kỳ biến đổi tâm lý khách hàng, chúng ta phát hiện ra rằng việc cung cấp vào giữa buổi trưa có tác dụng nhiều hơn là vào sáng sớm hay buổi tối. Chọn ra một ngày phù hợp trong tuần là điều rất quan trọng. Thông thường, những ngày thứ Ba và thứ Tư dể dành được kết quả khả quan hơn ngày đầu tiên hoặc ngày kết thúc của tuần. Khách hàng của bạn có thể có sự khác biệt, hãy làm một vài bài kiểm tra để chọn ra thời gian thích hợp nhất cho bạn. Trả lời những câu hỏi sau: Xuất xứ của bạn và dòng tiêu đề _ Dòng ghi xuất xứ của bạn có bao gồm tên công ty và nhãn hiệu hay không? _ Dòng tiêu đề có chiều dài phù hợp không? (5-8 từ, 40 ký tự bao gồm cả khoảng trắng) _ Dòng tiêu đề của bạn có phản ánh được một nguồn lợi cụ thể nào không? _ Dòng tiêu đề của bạn có chứa đựng nhãn hiệu công ty không? (nếu như vì lý do nào đó mà dòng xuất xứ công ty chưa ghi) _ Dòng tiêu đề của bạn có thể hiện một sự “nài nỉ” nào không? Bản sao email của bạn _ Email của bạn có được xác định mục đích rõ ràng, có sự liên quan và hợp thời? _ Email của bạn có thể hiện được tính cá nhân hóa với họ, tên hay cả họ và tên của người nhận. _ Bản sao email của bạn có rõ ràng, xúc tích? _ Nó có chứa đựng một “lời kêu gọi hành động” nào không? _ Nó có nhắm vào lợi nhuận? _ Nó có tạo ra một sự “nài nỉ”, mời mọc nào không? Những chi tiết quan trọng _ Bạn có được chuẩn bị để quản lý những email trả lời cho những câu hỏi mà bạn gửi ra ngoài? Điều này được xem như rất quan trọng cho cuộc tiếp xúc đầu tiên. Bạn có bỏ lỡ cơ hội để mở một đoạn đối thoại hai chiều với những người nhận này không? _ Bạn có sử dụng những mẩu đồ họa thích hợp để tối đa hóa việc sử dụng những khoảng trắng của bạn không? _ Bạn có xem lại dòng tiêu đề, xuất xứ và bản copy email của mình một cách kỹ lưỡng không? _ Bạn có kiể