Nghiên cứu Benchmarking trong giáo dục Đại học

JOURNAL OF SCIENCE OF HNUE DOI: 10.18173/2354-1075.2015-0078 Educational Sci., 2015, Vol. 60, No. 6A, pp. 85-90 This paper is available online at NGHIÊN CỨU BENCHMARKING TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC Vũ Thị Hồng Viện Nghiên cứu Sư phạm, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Tóm tắt. Benchmarking đã được chứng minh là một phương pháp hiệu quả trong việc xác định những cách thức thực hành tốt nhất giúp cải tiến chất lượng và quy trình ở các tổ chức. Phương pháp này đã được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và công nghiệp, đang được tiếp tục hoàn thiện và nghiên cứu áp dụng trong giáo dục đại học. Bài báo mô tả hiệu quả của việc áp dụng Benchmarking trong giáo dục đại học từ những khía cạnh khác nhau để cải tiến chất lượng. Mục đích của bài báo là đi sâu làm rõ thuật ngữ Benchmarking, nguồn gốc xuất xứ, những lợi ích của Benchmarking và mô tả tổng quan thực tiễn nghiên cứu đã được thực hiện ở một số nước về Benchmarking trong giáo dục đại học. Từ khóa: Benchmarking, giáo dục đại học, chất lượng giáo dục đại học. 1. Mở đầu Trong bối cảnh giáo dục Việt Nam đang đổi mới quản lí nhằm nâng cao hiệu quả, và tăng trách nhiệm giải trình của giáo dục đại học đối với xã hội, một số quan niệm và cách tiếp cận trong quản lí của các nước tiên tiến trên thế giới đã được đưa vào nghiên cứu và sử dụng, trong đó có Benchmarking. Đây là một phương pháp trong quản lí trường đại học đang được áp dụng ở hầu hết các nước tiên tiến được xem là có tiềm năng đem lại một giải pháp hữu hiệu giúp giáo dục đại học Việt Nam xác định được vị trí của mình trên bản đồ giáo dục đại học thế giới – một yêu cầu được đặt ra cho ngành giáo dục đã lâu nhưng đến nay dường như vẫn chưa thực hiện được. Tuy nhiên, Benchmarking là gì? Khi nghiên cứu các tài liệu có liên quan đến chủ đề này trong các tài liệu đã công bố ở Việt Nam, tác giả nhận thấy hiện nay sự hiểu biết về nó trong giới quản lí giáo dục đại học còn hạn chế. Benchmarking được biết đến và sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh, kinh tế cả nước ngoài và Việt Nam, các tài liệu Việt hóa về Benchmarking hầu hết là trong lĩnh vực này còn trong giáo dục và đặc biệt là giáo dục bậc Đại học rất hạn chế. Điều này cũng dễ hiểu, trước hết vì đây là một khái niệm còn khá mới trong giáo dục đại học, chỉ mới được áp dụng phổ biến trong quản lí giáo dục đại học từ những 1990 trở lại đây. Không những thế, khái niệm này vẫn còn đang trong quá trình phát triển và thường xuyên có những bổ sung, điều chỉnh, và thay đổi, tùy theo thời gian và địa điểm mà Benchmarking được áp dụng. Vì vậy, trước khi quyết định áp dụng Benchmarking vào giáo dục đại học tại Việt Nam, trước hết cần phải hiểu sâu hơn và làm rõ nội hàm khái niệm này cũng như những điều kiện để có thể áp dụng, và lường trước những khó khăn có thể gặp phải trong thực tiễn của một nhà trường đại học cụ thể. Ngày nhận bài: 15/1/2015 Ngày nhận đăng: 01/4/2015 Liên hệ: Vũ Thị Hồng, e-mail: hongvu@hnue.edu.vn 85 Vũ Thị Hồng 2. Nội dung nghiên cứu 2.1. Nguồn gốc của Benchmarking Thuật ngữ “Benchmarking” xuất phát từ lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Sylvia Coding cho rằng Benchmarking được sử dụng lần đầu tiên ở Ai Cập từ xa xưa để đo đạc vị trí của các vật thể trong ba trạng thái: hơn, bằng, kém so với một điểm tham khảo [8]. Tuy nhiên, trong những thập niên gần đây, hầu hết các nhà nghiên cứu về Benchmarking đều liên kết Benchmarking với thành công của tập đoàn Xerox khi áp dụng nó sớm nhất vào cải tiến chất lượng hoạt động và để duy trì sự tồn tại trong cuộc cạnh tranh với các đối thủ Nhật Bản khi Tập đoàn này lâm vào khó khăn năm 1979. Vào thời điểm đó, Xerox bị mất phần lớn thị trường máy photocopy vào tay các đối thủ người Nhật Bản, những người bán các sản phẩm rẻ hơn các sản phẩm của người Mỹ. Sau đó, Xerox đã thực hiện một cuộc phân tích quá trình sản xuất của họ với các công ty bán chạy nhất Nhật Bản. Họ đánh giá xem tại sao họ thất bại, các sản phẩm được sản xuất ra như thế nào, và cách thức người Nhật đã thực hiện trong quá trình sản xuất. Và kết quả là ngay sau đó một năm, vào năm 1980, Xerox đã tồn tại được trong thương trường khi sản xuất ra các sản phẩm cạnh tranh và chất lượng và họ còn được trao giải thưởng Malcolm Baldrige danh giá về chất lượng năm 1991. Do đó, trong suốt những thập niên 1980-90s, Benchmarking đã trở thành công cụ quản lí phổ biến trong các tổ chức để đạt được chất lượng và học được các bài thực hành tốt nhất. Sau đó, nó đã được sử dụng bởi các công ty như General Motors, Hewlett Packard, Dupont, Motorola, Royal Mail và các tập đoàn kinh tế lớn khác. Zairi (1996) đã mô tả Benchmarking được sử dụng trong các công ty và mọi hoạt động kinh tế bao gồm dịch vụ, bưu điện, tài chính, điện tử, công nghệ thông tin, viên thông, công nghiệp hóa chất, công nghiệp hàng không vũ trụ, ô tô, chăm sóc sức khỏe,. . . [11] 2.2. Khái niệm Benchmarking Từ những kinh nghiệm của Xerox, Zairi (1996) định nghĩa Benchmarking là một quá trình liên tục và có hệ thống để đánh giá các công ty dẫn đầu trong ngành để xác định phương hướng kinh doanh và các quy trình sản xuất được coi là tốt nhất và thiết lập những mục tiêu thực hiện sáng suốt. Cho đến nay, đã có rất nhiều định nghĩa khác nhau về Benchmarking được liệt kê theo trình tự thời gian như sau: Spendolini, 1992: “Benchmarking là một quá trình liên tục có hệ thống để đánh giá các sản phẩm, dịch vụ và quy trình làm việc tại các đơn vị đã được xác định là đại diện cho phương pháp thực hành tốt nhất nhằm mục tiêu cải tiến tổ chức”. Boxwell, 1994: “Benchmarking làm cùng một lúc hai việc: Đề ra các mục tiêu bằng cách sử dụng các chuẩn khách quan bên ngoài và học hỏi xem phải cần bao nhiêu, và có lẽ quan trọng hơn cả, là học hỏi xem cần làm như thế nào nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”. Leonard, 1994: “Benchmarking là quá trình liên tục đo lường các sản phẩm, dịch vụ và quy trình và so sánh với các đối thủ mạnh nhất hoặc những đơn vị có danh tiếng nhất trong lĩnh vực riêng của họ”. Camp, 1995 cho rằng: “Benchmarking là tìm kiếm và triển khai các phương pháp thực hành tốt nhất”. Evens and Lindsay, 1996: “Benchmarking là quá trình tìm kiếm các phương pháp thực hành tốt nhất từ bất cứ công ty nào, trong bất kỳ ngành công nghiệp nào, tại bất cứ nơi đâu trên thế giới”. 86 Nghiên cứu Benchmarking trong giáo dục đại học Và gần đây theo APQC (American Productivity and Quality Centre – Trung tâm Sản phẩm và Chất lượng Hoa Kỳ) “Benchmarking là quá trình xác định, chia sẻ, vận dụng kiến thức và các phương pháp thực hành tốt nhất. Nó tập trung vào việc làm thế nào để cái tiến quá trình bằng cách vận dụng các thực hành xuất sắc nhất hơn là chỉ đơn thuần đo lường các hiệu quả. Tìm hiểu, học hỏi và áp dụng các thực tiễn tạo ra cơ hội lớn để đạt được các lợi thế trong chiến lược, hoạt động và tài chính” [9]. Với mỗi cách hiểu khác nhau lại tồn tại những phương pháp áp dụng khác nhau. Điều này khiến cho Benchmarking trở nên dễ hiểu nhầm, rối rắm và phức tạp. Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp đặt câu hỏi “What? How? Why? Who? để tìm hiểu bản chất thực sự của khái niệm Benchmarking thông qua các định nghĩa trên có thể thấy ba yếu tố cốt lõi của Benchmarking như sau: (1) Benchmarking là gì và được thực hiện như thế nào? Benchmarking là chuẩn đối sánh thực hiện các hoạt động đánh giá, đo lường và so sánh các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hoạt động của một đơn vị với một chuẩn bên ngoài. (2) Đối tượng của Benchmarking là ai? Đối tượng của Benchmarking là những đối thủ cạnh tranh mạnh nhất hoặc là đơn vị tốt nhất trong lĩnh vực của mình. (3) Benchmarking để làm gì hay tại sao phải thực hiện Benchmarking? Mục đích của Benchmarking là đề ra các mục tiêu cho một đơn vị bằng cách sử dụng các chuẩn khách quan từ bên ngoài và học hỏi để triển khai những phương pháp thực hành tốt nhất tại đơn vị mình với mục đích tự cải thiện và cải tiến liên tục. Hay đúng hơn là sử dụng thực tiễn của họ như là chuẩn đối sánh để cố gắng phấn đấu phát triển bằng hoặc vượt qua họ. Từ những yếu tố trên có thể định nghĩa về Benchmarking như sau: “Benchmarking là hoạt động nghiên cứu, vận dụng kiến thức, phương pháp thực hành tốt nhất của đơn vị được lựa chọn làm chuẩn đối sánh và chú trọng vào việc làm thế nào để cải tiến quá trình để bằng hoặc tốt hơn họ nhằm đạt được các lợi thế trong chiến lược, hoạt động và tài chính.” Logic của việc áp dụng đối sánh trong quản lí để cải tiến và cải tiến liên tục nhằm đạt được hiệu quả và chất lượng là hiển nhiên và không thể phủ định. 2.3. Những lợi ích khi nghiên cứu ứng dụng Benchmarking vào giáo dục đại học Như Alstete (1995) từng nói, Benchmarking là một sự thúc đẩy vĩ đại cho những thay đổi, nó có thể giúp vượt qua mọi rào cản khó khăn để thay đổi, những thứ có thể là rất lớn mạnh trong các tổ chức cố hữu và bảo thủ như là các trường cao đẳng và đại học, đó những tổ chức có rất ít sự thay đổi trong nhiều năm. Rút cuộc, nhân tố quan trọng nhất để hoạt động thay đổi được thực thi hay có hiệu lực thi hành là sự quyết tâm và kiên định của những nhà lãnh đạo để nhận ra những thiếu sót, hạn chế trong một tổ chức, rồi sau đó tìm kiếm những giải pháp tiềm năng từ những bên liên quan bao gồm cả những người ủng hộ và phản đối. Cuộc trưng cầu ý kiến và đề xuất giải pháp từ mọi thành viên của tổ chức sẽ giúp cùng đưa ra quyết định và hợp tác thực hiện kế hoạch [4]. Bender (2002) lại gợi ý, các tổ chức giáo dục phải thường xuyên đánh giá tất cả các mặt của họ và tạo ra các thay đổi cần thiết để khắc phục những sai lầm, thiếu sót, từ khung chương trình cho đến cây trồng. Một lợi ích của Benchmarking trong giáo dục đại học đó là tự phân tích,. . . các cơ sở giáo dục bắt buộc phải học từ những quy trình của chính họ như lựa chọn thông tin, tăng cường những câu hỏi về hiệu quả của những quy trình và hệ thống hiện hành [6]. 87 Vũ Thị Hồng Spendolini (1992) cho rằng Benchmarking cung cấp cơ hội cho những nhà thực hành giáo dục có suy nghĩ vượt ra khuôn khổ (out of the box) để khám phá những ý tưởng mới bởi có nhiều trường hợp các nhà lãnh đạo có xu hướng làm việc trong những chiếc hộp (boxes) của chính họ không một chút lo lắng, băn khoăn khi mà họ đã từng thành công. Trong tác phẩm của mình về Benchmarking năm 1992, Spendolini định nghĩa rõ ràng rằng Benchmarking là một quá trình liên tục, không phải là một sự kiện diễn ra một lần [2]. Alstete (1996) nhắc đến một số lợi ích của Benchmarking bao gồm [4]: • Benchmarking rất dễ hiểu và dễ áp dụng bởi tất cả mọi thành viên trong tổ chức ở mọi trình độ và ở tất cả các quy trình. • Nhiều công ti ví dụ như Xerox, Motorola, IBM. . . đã sử dụng trong nhiều năm. • Benchmarking sử dụng những công cụ nghiên cứu đáng tin cậy ví như điều tra, phỏng vấn, tham quan,. . . những thứ cung cấp những số liệu bên ngoài và khách quan cho việc thiết lập mục tiêu, và những thay đổi hiệu quả. Ngày nay, có nhiều tập đoàn, những tổ chức phi lợi nhuận và các cơ sở giáo dục đại học đang sử dụng Benchmarking như là công cụ chìa khóa cho việc đưa ra chiến lược và thực hiện thay đổi dựa trên tiếp cận quy trình và tiếp cận vấn đề cả theo chiều ngang và theo chiều dọc trong cấu trúc của họ (Alstete, 1996; Camp 1995; Rush 1994). Hiệp hội giáo dục đại học CEHE (Consortium for Excellence in Higher Education) (2003) khẳng định rằng Benchmarking có thể giúp một tổ chức trong việc: có được những đánh giá khách quan về quy trình của họ, những điểm mạnh, điểm yếu; tìm kiếm những phương pháp và ý tưởng để thúc đẩy tư duy tập thể; để vượt qua những rào cản, khó khăn để thay đổi phù hợp; cung cấp những phương pháp, cách thức thực hiện và các nguồn lực cần thiết để thành công [5]. Những nhà thực hành ở các trường cao đẳng và đại học nhận thấy Benchmarking giúp vượt qua sức ỳ để thay đổi, cung cấp một cấu trúc cho đánh giá ngoài, và tạo ra những mạng lưới giao tiếp mới giữa các nhà trường nơi mà thông tin giá trị và những kinh nghiệm có thể được chia sẻ (AACSB 1994). Benchmarking là một quy trình tích cực, cung cấp các phép đo khách quan làm dữ liệu tham khảo và thiết lập các giá trị, xác định mục tiêu và theo dõi sự cải tiến để có thể thay đổi một cách đáng kể (Shafer & Coate 1992). Thêm nữa, chiến lược chất lượng và những nỗ lực tái cấu trúc đều được tăng cường nhờ Benchmarking vì nó có thể xác định khu vực có thể được hưởng lợi nhiều nhất và thực hiện cải tiến [1]. 2.4. Thực tiễn nghiên cứu Benchmarking trong giáo dục đại học ở một số nước Theo truyền thống, các tổ chức giáo dục thường chia sẻ kiến thức và hợp tác trong nghiên cứu và hỗ trợ lẫn nhau. Một số tác giả còn cho rằng Benchmarking là phù hợp cho giáo dục đại học hơn là trong kinh doanh bởi môi trường đại học dễ dàng thúc đẩy sự hợp tác và cộng tác (Bender and Schuh, 2000; Alstete, 1995; Schofield, 1998). Thậm chí Schofield (1998) cho rằng mặc dù tăng áp lực cạnh tranh, giáo dục đại học vẫn tồn tại hoạt động cộng tác giữa các trường đại học kèm theo đó là sự hỗ trợ lẫn nhau mạnh mẽ [3]. Benchmarking được nghiên cứu ứng dụng trong tất cả các ngành trong đó có giáo dục và đặc biệt là trong quản lí giáo dục đại học vào khoảng thập niên 1990. Ở thời điểm này, giáo dục đại học trên toàn thế giới đang trải qua rất nhiều thay đổi ví như sự gia tăng đột biến nhu cầu học tập ở bậc đại học, sự cắt giảm các khoản hỗ trợ từ ngân sách của chính phủ dành cho các trường đại học, áp lực cạnh tranh giành sinh viên của các nhà trường, và đòi hỏi của xã hội về trách nhiệm 88 Nghiên cứu Benchmarking trong giáo dục đại học giải trình của các trường đại học. Những thay đổi trên đã khiến các nhà lãnh đạo và quản lí các nhà trường đại học phải quan tâm nghiên cứu tìm ra những phương pháp quản lí hữu hiệu để tiếp tục tồn tại và cạnh tranh, tương tự như sự cạnh tranh giữa các công ty Hoa Kỳ và Nhật Bản trên thương trường cách đó khoảng một thập niên. Đây chính là lí do thúc đẩy các trường đại học quan tâm áp dụng Benchmarking trong việc quản lí nhà trường [7]. Những quy trình và phương pháp Benchmarking được áp dụng sớm nhất vào giáo dục đại học ở Bắc Mỹ từ năm 1990. Một số tác giả như Jeffrey W. Alstete, John H. Schuh và Bender E. Barbara đã có đóng góp to lớn trong việc phát triển kiến thức Benchmarking và cách sử dụng nó trong giáo dục đại học. Gần đây, ở Hoa Kỳ, thực hành Benchmarking được sử dụng bởi các Hiệp hội nghề nghiệp (profesional associations) như NACUBO (National Association of College and University Business Officers), ACHE (The Association for Continuing Higher Education) and các trường đại học khác như Chicago, Oregon, Pennsylvania, Utah,. . . và các công ty tư vấn tư nhân giống như “The Benchmarking Exchange” (www.benchnet.com), hoặc “Educational Benchmarking” (www.webebi.com) [9]. Những phương pháp Benchmarking sau đó được chuyển giao trong giáo dục đại học ở Châu Âu và ở Úc những năm 1990. Ở Châu Âu, một số trung tâm nổi tiếng trong việc sử dụngvà thực hiện thành công chương trình Benchmarking như: Trung tâm Quản lí chiến lược các trường đại học Châu Âu (European Center for Strategic Management of Universities) ở Bỉ (www.esmu.be), Trung tâm phát triển giáo dục đại học (Centre for Higher Education Development) ở Đức (www.che.de), Trung tâm giáo dục đại học châu Âu (European Centre for Higher Education) (www.cepes.ro), Đại học Aveiro ở Bồ Đào Nha (www.ua.pt) [8]. Ở Vương Quốc Anh, các công trình nghiên cứu về Benchmarking gắn liền với sự đóng góp của Norman Jackson và Helen Lund, đây là những tác giả của cuốn sách: “Benchmarking trong giáo dục đại học”. Họ giải thích sự có mặt của Benchmarking trong giáo dục đại học trong thời kỳ giữa năm 1980 đến năm 1992 đã khiến số lượng sinh viên đăng kí nhập học gia tăng nhanh chóng (450.000 năm 1980 và 800.000 năm 1992) ở các trường đại học và cao đẳng của Vương Quốc Anh trong khi các nhà trường phải đối mặt với sự cắt giảm ngân sách của Chính phủ. Họ đã tìm kiếm các giải pháp lấp đầy chỗ trống tài chính bằng hai cách: tăng cường nỗ lực để giữ lợi tức từ các nguồn phi chính phủ và thắt chặt chi tiêu (Jackson, Helen, 2000). Trong báo cáo của HEFCE (Higher Education Funding Council for England) có một số lượng lớn các nghiên cứu đã được thực hiện và tồn tại những mạng lưới thực hành tốt ở Vương Quốc Anh. Ít nhất hai trong số dự án thực hành quản lí tốt của HEFCE là tập trung vào Benchmarking [10]. Ở Úc, Benchmarking được thực hiện sớm bởi Đơn vị Phát triển dạy học và giáo dục ở trường Đại học Công nghệ Queensland năm 1995. Kể từ đó, các trường Đại học của Úc đã tham gia vào dự án NACUBO Hoa Kỳ. Một số cuộc khảo sát Benchmarking đã được thực hiện ví như Dự án Benchmarking quản trị sinh viên năm 1996, Nhóm Tự vấn Boston, tổ chức AAPPA (Australian Association of Higher Education Facilities Officers) bao phủ 36 cơ sở giáo dục đại học ở Úc và New Zealand. 3. Kết luận Tóm lại, Benchmanrking là một phương pháp không còn xa lạ trong giới kinh doanh, kinh tế bởi những hiệu quả mà nó mang lại trong việc cải tiến và nâng cao chất lượng, tuy nhiên trong lĩnh vực giáo dục và quản lí giáo dục trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng thuật ngữ này còn khá mới mẻ và đang trong quá trình phát triển vì vậy việc nghiên cứu làm rõ thuật ngữ 89 Vũ Thị Hồng Benchmarking cũng như nghiên cứu ứng dụng nó vào thực tiễn giáo dục đại học là việc làm cần thiết để nâng cao hơn nữa chất lượng và cải tiến hoạt động đào tạo một cách có ý nghĩa. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Achtemeier, S. D., Simpson, R.D., 2005. Practical Considerations When Using Benchmarking for Accountability in Higher Education. Innovative Higher Education, Vol. 30, No. 2, 2005, (pp. 117-128). [2] Allan Schofield., 1998. An Introduction to Benchmarking in Higher Education. In CHEMS (Commonwealth Higher Education Management Service) Benchmarking in Higher Education: An International Review (pp. 6-12). [3] Allan Schofield., 1998. Benchmarking: an overview of approaches and issues in implementation. In CHEMS (Commonwealth Higher Education Management Service). [4] Alstete, W. J., 1995. Benchmarking in Higher Education: Adapting Best practices To Improve Quality. Washington, DC: George Washington University. [5] Arzhanova, I. V., Raichuk, D. Y., 2005. Benchmarking as an instrument of development international joint academic programs in Russia. Russian University Management Journal. Benchmarking in Higher Education: An International Review(pp. 12-32). London: CHEMS. [6] Bender, B. E., 2002. Benchmarking as an Administrative Tool for Institutional Leaders. In Schuh, J.H., Bender, B. E., Using benchmarking to inform practice in higher education (pp.113-120). San Francisco: Jossey-Bass. [7] Camp, R.C., 1998. Global cases in benchmarking: best practices from organizations around the world. Milwaukee, Wis.: ASQ Quality Press. CHEMS (Commonwealth Higher Education Management Service) (1998) Benchmarking in Higher Education: An International Review. London: CHEMS [8] Garlick, S., Pryor G., 2004. Benchmarking the University: Learning about improvement. DETYA (Department of Education, Training and Youth Affairs) Commonwealth of Australia (ISBN: 0642774692) [9] Mahmud M. Yasin, 2002. The theory and practice of benchmarking: then and now. Benchmarking: An international Journal. Vol. 9 No.3, 2002, (pp. 217-243). [10] Manzini, R., Lazzarotti, V., 2006. The benchmarking of information systems supporting the university administrative activities. Benchmarking: An International Journal. Vol. 13 No.5, 2006, (pp. 596-618). [11] Zairi, Mohamed, 1996. Benchmarking for best practice: continuous learning through sustainable innovation. Oxford: Butterworth Heinemamn. ABSTRACT Research on Benchmarking in Higher Education Benchmarking has proved to be an effective method for identifying the best practices and improving the quality and processes in an organization. The method has been used widely in business and industry and applied in higher education. This paper describes the effectiveness of the benchmarking application practices in higher education from the different perspectives to improve quality. The purpose of this paper is to bring out the meaning of Benchmarking, the origination, benefits or advantages of Benchmarking and present a critical review of practical research that have been done in some countries in the area of Benchmarking in higher education. Keywords: Benchmarking, higher education, higher education quality. 90