Một số vấn đề về Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương

Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN Một số vấn đề về Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương: Khái niệm Để hiểu rõ hơn về Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương (gọi tắt là Hợp đồng ngoại thương) trước hết ta hãy xem các khái niệm sau: Hợp đồng kinh tế: là văn bản được kí kết giữa các bên tham gia, nhằm sản xuất, mua bán, lưu thông hàng hóa hoặc trao đổi dịch vụ, nghiên cứu, liên doanh, liên kết sản xuất hoặc nhằm bất kì mục đích kinh doanh nào, để thực hiện tốt kế hoạch của bản thân các bên kí kết nhằm thu về lợi nhuận. Hợp đồng thương mại: là một dạng Hợp đồng kinh tế trong đó có cả hai bên hoặc ít nhất một trong hai bên là thương nhân (người tiến hành các hoạt động kinh tế mang tính chất kinh doanh thu lợi nhuận), và mục đích kí Hợp đồng là thu về lợi nhuận. Hợp đồng mua bán hàng hóa: là một dạng Hợp đồng thương mại, thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên đối tác – có đầy đủ năng lực và hành vi pháp lí – trong đó (một bên gọi là người bán) cam kết chuyển vào quyền sở hữu của bên kia một tài sản nhất định (hàng hóa), bên kia (người mua) cam kết nhận hàng và trả số tiền ngang bằng giá trị hàng hóa đã nhận. Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế: là sự thỏa thuận ý chí của các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu có nghĩa vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho một bên khác gọi là Bên nhập khẩu và được thanh toán. Và Bên nhập khẩu có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa đó theo thỏa thuận. Điều kiện để một hợp đồng ngoại thương có hiệu lực Một Hợp đồng ngoại thương muốn có hiệu lực phải thỏa mãn 4 điều kiện sau đây. Nếu thiếu một điều kiện thì xem như Hợp đồng đó không có hiệu lực. Chủ thể Hợp đồng là những tự nhiên nhân và pháp nhân hợp pháp, cụ thể: Về phía nước ngoài: Là những thương nhân và pháp nhân nước ngoài có đầy đủ năng lực hành vi và năng lực pháp lí. Muốn xem xét năng lực hành vi và năng lực pháp lí của các thương nhân và pháp nhân, trước hết phải tìm hiểu xem họ mang quốc tịch nước nào. Sau đó căn cứ vào luật nước đó và xét năng lực pháp lí của họ. Về phía Việt Nam: Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam: theo luật Công ty, luật Doanh nghiệp… có cơ sở sản xuất và cung ứng hàng xuất khẩu ổn định, có thị trường tiêu thụ ổn định ở nước ngoài, đội ngũ cán bộ có trình độ, có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương… Người ký Hợp đồng: phải là người đại diện hợp pháp của công ty Nếu Hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các cá nhân hoặc thương nhân cá thể hoặc các doanh ngiệp tư nhân với nhau thì chủ doanh nghiệp là người ký Hợp đồng. Nếu Hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức thì người kí Hợp đồng phải là người được pháp luật thừa nhận, có quyền đại diện cho Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật quốc gia và luật pháp quốc tế về những hành vi mua, bán và hàng hóa được mua, bán. Hình thức Hợp đồng phải hợp pháp Điều 11, Điều 13 và Điều 96 của công ước Vienna 1980 (Công ước của liên hiệp quốc về mua bán Hợp đồng hàng hóa quốc tế), chấp nhận Hợp đồng ngoại thương có những hình thức: Hợp đồng thỏa thuận bằng miệng Hợp đồng bằng văn bản Hợp đồng theo hình thức điện báo, telex Điều 24 Luật thương mại Việt Nam năm 2005 ghi rõ: Hợp đồng mua bán hàng hóa được thực hiện bằng lời nói, văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại Hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật qui định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó. Điện báo, telex, fax, thư điện tử và các hình thức thông tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản. Như vậy Hợp đồng ngoại thương được thành lập bằng những văn bản hợp pháp, hoặc những chứng từ tương đương văn bản (như các loại thư thương mại) cũng được xem như hình thức hợp pháp của Hợp đồng nếu như đủ chữ ký của các bên và sau đó có văn bản Hợp đồng kèm theo. Hợp đồng ngoại thương được thành lập dưới dạng thư điện tử và các hình thức thông tin điện tử khác, có chữ ký điện tử của các bên tham gia cũng được coi là hình thức hợp pháp của Hợp đồng ngoại thương Nội dung Hợp đồng phải hợp pháp Trong Hợp đồng ngoại thương không chứa bất kì nội dung gì trái với pháp luật hiện hành của các bên. Vì vậy trước khi ký kết Hợp đồng, các bên phải nghiên cứu kỹ luật pháp của hai nước. Điều 50 Luật thương mại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nội thương/ngoại thương) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có đủ 06 nội dung chính sau đây Tên hàng: phải được ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó Số lượng: được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại quốc tế. Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hóa: ghi rõ những yếu tố chủ yếu của hàng hóa và phương pháp xác định quy cách phẩm chất của nó. Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế, nhưng phải phù hợp với qui định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện cơ sở giao hàng của Incoterms. Thanh toán: ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được lựa chọn. Địa điểm và thời hạn giao nhận hàng hóa. Ngoài những nội dung chủ yếu được qui định trên đây, các bên có thể thỏa thuận thêm nội dung khác trong Hợp đồng tùy theo tính chất và đặc điểm của từng thương vụ nhằm ràng buộc nghĩa vụ của các bên một cách chặt chẽ hơn và bảo đảm quyền lợi của cả người mua và người bán. Dựa trên sự tự nguyện của các bên Việc kí kết Hợp đồng phải do sự thỏa thuận tự nguyện của các bên tham gia. Nói cách khác, khi kí kết Hợp đồng, các bên phải tuân thủ nguyên tắc “tự do kết ước”. Và vì vậy, trên Hợp đồng phải có chữ kí viết tay của các bên tham gia. Chữ kí bằng đóng dấu, hoặc chữ kí qua giấy than đều không có giá trị hiệu lực. Nguyên tắc này sẽ loại bỏ tất cả những Hợp đồng được kí kết do dùng bạo lực, đe dọa, bị lừa bịp hoặc do nhầm lẫn. Một số điều khoản quan trọng của Hợp đồng ngoại thương Một Hợp đồng ngoại thương được công nhận là có hiệu lực, ngoài các điều khoản được nêu dưới đây, nó còn có những phần chung như sau: Số hiệu Hợp đồng: thường được ghi ở góc trên, bên phải của trang giấy Ngày, tháng, năm kí Hợp đồng: được ghi phía dưới số hiệu Hợp đồng. Giới thiệu các bên đối tác: tên và địa chỉ, số điện thoại, fax, người đại diện… của các bên tham gia phải được ghi rõ ràng, chính xác bao gồm cả tên giao dịch, tên viết tắt… nhằm giúp cho việc xác định đối tượng và nơi giao dịch một cách nhanh chóng, thuận lợi khi gửi các chứng từ hoặc dễ dàng xử lí hơn khi có tranh chấp. Các điều khoản quan trọng trong Hợp đồng ngoại thương: 1.1.3.1 Điều khoản tên hàng Tên hàng là đối tượng mua bán của Hợp đồng, có tác dụng hướng dẫn các bên dựa vào đó xác định mặt hàng cần mua bán – trao đổi. Vì vậy, đây là điều khoản quan trọng không thể thiếu, giúp cho các bên tránh được những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này. Đồng thời để dễ dàng phân biệt nó với những sản phẩm khác cùng loại. Người ta thường ghi tên hàng trên Hợp đồng theo những cách: Tên hàng kèm theo tên khoa học Tên hàng kèm theo tên thương mại Tên hàng kèm theo công dụng của nó Tên hàng kèm theo tên cơ sở sản xuất, năm sản xuất. Điều khoản số lượng / khối lượng Trong Hợp đồng phải thể hiện rõ số lượng / khối lượng hàng hóa được mua, bán, trao đổi. Vì vậy, các bên phải chú ý thống nhất với nhau về đơn vị tính, số lượng và cách ghi số lượng / khối lượng trong Hợp dồng. Trong thực tế, mỗi nước có một hệ thống đo lường khác nhau. Do đó, muốn cho mọi việc thuận lợi, người mua mua đủ, người bán bán đúng với số lượng / khối lượng hàng hóa mình cần thì hai bên phải thống nhất với nhau sử dụng hệ thống đo lường của nước nào, hoặc sử dụng hệ thống đo lường quốc tế. Điều khoản chất lượng / phẩm chất Điều khoản này cho biết chi tiết về chất lượng hàng hóa. Nói cách khác, điều khoản này mô tả về quy cách, kích thước, công suất, các thông số kỹ thuật…của hàng hóa được mua, bán. Mô tả đúng chi tiết và chất lượng hàng hóa là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó. Đồng thời buộc người bán phải giao hàng đúng theo yêu cầu của Hợp đồng. Nếu mô tả không kỹ, thiếu chi tiết sẽ có thể dẫn đến thiệt hại cho một trong hai bên. Các bên cần phải thỏa thuận với nhau về phương pháp mô tả chất lượng hàng hóa. Một số phương pháp thường được sử dụng: Chất lượng giao như hàng mẫu (as the sample): phương pháp này được dùng khi mua bán những loại hàng hóa mà chất lượng, phẩm chất của nó khó mô tả bằng lời hay hình ảnh. Ví dụ các sản phẩm về thời trang, đồ trang sức… Chất lượng dựa vào hàm lượng chất chủ yếu chứa đựng trong hàng hóa: phương pháp này thường được dùng trong Hợp đồng mua bán hàng nông sản, hàng rời như: xi măng, gạo, hóa chất, phân bón, khoáng sản. Sử dụng cách mô tả này phải đáp ứng hai yêu cầu sau: Chất hữu ích (chỉ tiêu chính): qui định ở mức tối thiểu đạt được Chất vô ích (chỉ tiêu phụ): qui định mức tối đa cho phép Chất lượng hàng hóa theo hiện trạng thực tế của hàng hóa: nghĩa là hàng hóa có chất lượng thế nào thì bán như vậy. Theo phương pháp này thì người bán hoàn toàn không chịu trách nhiệm về hàng hóa được giao. Thường áp dụng trong việc mua bán đồ cũ, phế liệu, phế phẩm… Chất lượng hàng hóa dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật hoặc catalogue: thường áp dụng trong trường hợp mua bán máy móc thiết bị có nhiều chi tiết lắp ráp. Chất lượng dựa theo tiêu chuẩn có sẵn trong thực tế: có thể ghi “theo tiêu chuẩn quốc tế” hoặc “theo tiêu chuẩn nước người mua/ người bán” hoặc ghi theo kí hiệu đã được đăng kí theo tiêu chuẩn quốc tế. Chất lượng dựa theo việc đã xem hàng và đã đồng ý: được áp dụng trong trường hợp kí kết các Hợp đồng mua bán các loại hàng hóa sau khi được trưng bày tại các hội chợ, triển lãm hoặc một số loại hóa chất, hợp chất. Điều khoản giá cả Trong điều khoản này các bên tham gia Hợp đồng phải thống nhất những nội dung sau: Đồng tiền tính giá (Currency Code): trong mua bán hàng hóa ngoại thương, giá cả hàng hóa có thể được tính bằng tiền của nước người bán, người mua hoặc tiền của nước thứ ba, nhưng đồng tiền này phải có khả năng chuyển đổi mạnh. Trong thực tế, người ta vẫn quen dùng đồng đô la Mỹ (USD) hoặc một số đồng tiền mạnh khác như đồng yên Nhật (JPY), bảng Anh (GPB), …làm đồng tiền tính giá. Phương pháp tính giá (mức giá): có nhiều cách xác định giá cả hàng hóa. Các bên cần thống nhất phương pháp tính giá ngay từ khi đàm phán để không thể xảy ra tình trạng tranh chấp trong quá trình thực hiện Hợp đồng. Các bên có thể chọn một trong những cách tính đơn giá và tổng giá trị như sau: Giá xác định ngay (giá cố định): trong lúc đàm phán để ký kết Hợp đồng, các bên đã thỏa thuận và thống nhất ngay giá cả. Giá này không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện cho đến khi thanh lí Hợp đồng. Có thể chấp nhận phương pháp này đối với những lô hàng có giá trị nhỏ, thời gian thực hiện Hợp đồng ngắn, giá cả hàng hóa ít biến động và ngược lại. Giá quy định sau: các bên thoả thuận và có ghi vào Hợp đồng “Giá tính sau, tại thời điểm giao hàng” hoặc “Giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại thời điểm thanh toán”. Áp dụng phương pháp này giảm bớt rủi ro cho các bên khi giá cả biến động mạnh hoặc trong trường hợp lạm phát với tốc độ cao. Giá xét lại: các bên thỏa thuận và ghi rõ trong Hợp đồng điều kiện “Đơn giá được xác định tại thời điểm kí kết Hợp đồng nhưng sẽ được xét lại nếu tại thời điểm giao hàng hoặc thời điểm thanh toán, giá cả biến động trong khảng (…) %” Giảm giá: trong thực tế, khi thỏa thuận, kí kết Hợp đồng mua bán, các bên thường dành cho nhau những ưu đãi như người bán thưởng khuyến khích cho người mua, hoặc người mua ứng tiền trước cho người bán… Thông thường người bán dành nhiều ưu đãi cho người mua như: giảm giá khi người mua trả tiền sớm, giảm giá do mua thử hoặc mua với số lượng lớn, giảm giá nếu trên thị trường có đang có sự cạnh tranh mạnh mẽ… Trong điều khoản này, ngoài việc xác định giá cả, các bên cần thống nhất thỏa thuận về đơn giá và điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng (theo Incoterms 1990 hoặc Incoterms 2000) Điều khoản giao hàng Đây là điều khoản rất quan trọng của Hợp đồng vì nó sẽ quyết định nghĩa vụ cụ thể của người bán. Đồng thời cũng là ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình với đối phương. Chỉ khi nào người bán giao hàng xong mới có thể nhận được tiền và người mua mới có cơ sở để nhận hàng như mong muốn. Nếu không có điều khoản này, Hợp đồng mua bán hàng hóa coi như không có hiệu lực. Trong điều khoản giao hàng, các bên phải thống nhất với nhau những nội dung cơ bản sau: Thời hạn giao hàng – Time of shipment / Shipment time: có thể chọn một trong các cách sau: Giao hàng vào một ngày chính xác: người bán phải giao hàng đúng vào ngày được quy định trong Hợp đồng. Điều này sẽ gây bất lợi cho người bán vì trong quá trình thực hiện Hợp đồng có thể xảy ra những trường hợp bất khả kháng làm cho người bán khó có thể thực hiện được. Vì vậy thời hạn giao hàng ít khi được quy định là một ngày cụ thể, trừ trường hợp hàng thuộc loại khẩn cấp, có giá trị nhỏ và khách thường mua một loại hàng quen thuộc nào đó. Giao hàng trong một khoảng thời gian nào đó: cách này thường được áp dụng trong Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương vì nó thuận lợi hơn cho người bán mà người mua cũng không bị thiệt hại gì. Giao hàng theo một mốc qui định nào đó: thường được thể hiện trên Hợp đồng như sau: No later than…; to be effected latest to… Xác định thời điểm giao hàng – Place of shipment: các bên phải thống nhất qui định địa điểm giao hàng (cho người vận tải / người mua) theo một trong những cách sau: Địa điểm giao hàng được ghi rõ trong Hợp đồng. Ghi địa điểm giao hàng theo Incoterms, kèm theo điều kiện về giá cả hàng hóa. Phương thức giao hàng: gồm những nội dung sau: Có cho phép chuyển tải hay không (Transhipment). Nếu từ cảng bốc hàng đầu tiên đến cảng dở cuối cùng có ít nhất 2 phương tiện vận tải được sử dụng thì trong trường hợp này được gọi là chuyển tải. Trên Hợp đồng sẽ được ghi chú Allowed (được phép chuyển tải) hoặc Not allowed (không được phép chuyển tải). Căn cứ vào hải trình của tàu và lượng hàng hóa chuyên chở để chấp nhận hàng có được phép chuyển tải hay không. Giao hàng toàn bộ hay từng phần (Partial shipment): trên Hợp đồng sẽ ghi là Allowed (được phép) hoặc Not allowed (không cho phép). Việc giao hàng nhiều lần hay nột lần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với khả năng cung cấp hàng của người bán. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận hàng của người mua. Mặt khác còn phải xem điều kiện cảng biển có cho phép hay không. Đặc biệt chi phí cho việc giao nhận hàng hóa phải được đặt trong điều kiện tiết kiệm nhất. Thông báo về việc giao nhận hàng hóa (Note of shipment): tùy theo điều kiện giao hàng mà một bên đối tác phải thông báo với bên kia về những vấn đề liên quan. Người mua thông báo cho người bán: tên tàu, tên người vận tải, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng…nếu mua hàng theo điều kiện thuộc nhóm E, F. Và ngược lại nếu như Hợp đồng kí kết theo điều kiện thuộc nhóm C, D. Người bán phải thông báo cho người mua: toàn bộ thông tin về việc giao hàng như: kết quả giao hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa thực giao, ngày xếp hàng lên tàu, ngày được cấp B/L và số B/L, ngày tàu khởi hành từ cảng đi và dự kiến ngày tàu cập cảng đến, tên tàu, số hiệu, quốc tịch tàu (nếu như giành quyền thuê phương tiện vận tải) Chú ý: Khi mua bán hàng hóa với số lượng lớn, phải thuê tàu chuyến, các bên còn phải thống nhất với nhau về điều kiện thuê tàu và phương thức giao hàng. Những nội dung này phải thống nhất với nội dung ghi trên Hợp đồng thuê tàu được ký kết giữa người vận tải và người thuê tàu. Thanh toán Incoterms qui định nghĩa vụ người bán là phải giao hàng đúng như Hợp đồng (và được thanh toán); nghĩa vụ người mua là phải nhận hàng và thanh toán cho người bán. Vì vậy cũng như điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán giữ vai trò rất quan trọng trong Hợp đồng ngoại thương vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người bán và nghĩa vụ của người mua. Khi đàm phán để đi đến ký kết Hợp đồng, các bên phải thống nhất các điều khoản sau: Đồng tiền thanh toán (Currency Code): Đồng tiền thanh toán có thể trùng với đồng tiền tính giá nhưng cũng có thể khác. Nếu có sự khác biệt giữa đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán thì phải qui đổi dựa trên tỉ giá được công bố ở Ngân hàng ngoại thương và phải được ghi chú rõ trong Hợp đồng. Nhìn chung, thông thường đồng tiền tính toán trùng với đồng tiền tính giá. Phương thức thanh toán (Mode of payment / Payment term) Các bên thống nhất nên áp dụng phương thức thanh toán nào để đạt yêu cầu: thủ tục thanh toán thuận tiện, hai bên cùng có lợi. Mỗi phương thức thanh toán sẽ mang lại những lợi điểm cho người bán hoặc người mua nhưng cũng sẽ nảy sinh những bất lợi cho mỗi bên. Vì vậy, tùy theo thương vụ và mối quan hệ với đối tác mà chọn một phương thức thanh toán hợp lí. Muốn lựa chọn một phương thức thanh toán thích hợp trong quá trình mua bán trao đổi hàng hoá với nước ngoài, ngoài việc nắm vững các quy trình thanh toán quốc tế, các bên tham gia còn phải biết vận dụng chúng một cách linh hoạt, ứng xử nhanh trong nhiều trường hợp vì bản thân nghiệp vụ thanh toán đã rất phức tạp. Nhà kinh doanh xuất nhập khẩu cần xem xét những căn cứ sau đây để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với Hợp đồng: Độ an toàn của thanh toán: thời hạn thanh toán càng dài thì độ an toàn càng thấp do biến động của tỉ giá. Chi phí dịch vụ: với những phương thức thanh toán khác nhau, mức độ chi trả cho loại phí dịch vụ tại ngân hàng khác nhau Trị giá lô hàng: trị giá lô hàng càng lớn thì độ rủi ro càng cao. Quan hệ giữa hai bên: mối quan hệ truyền thống và lâu dài, giữ uy tín trong kinh doanh sẽ giúp cho nhà kinh doanh xuất nhập khẩu giảm bớt rủi ro trong khâu thanh toán. Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu và ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu: phải ghi rõ tên, dịa chỉ của ngân hàng phục vụ hai bên Thời hạn thanh toán (Time of payment / Payment time): các bên có thể thống nhất với nhau việc thanh toán tiền hàng theo một trong những cách: trả tiền trước, trả tiền sau, trả ngay, trả chậm hoặc thanh toán theo phương thức hỗn hợp. Chứng từ giao hàng (Documents required / Negotiation documents): Mục này yêu cầu người bán phải cung cấp đầy đủ các chứng từ chứng minh là đã giao hàng cho người vận tải như hai bên đã thỏa thuận. Nếu bộ chứng từ xuất trình là đầy đủ và hợp lệ thì người bán mới được thanh toán. Những chứng từ thường được qui định trong Hợp đồng: Hối phiếu (Bill of Exchange) Vận tải đơn (Bill of Lding) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)… Các điều khoản khác Ngoài 6 điều khoản trên mà một Hợp đồng ngoại thương bắt buộc phải có, tùy theo từng thương vụ mà các bên có thể qui định thêm một số điều khoản nữa cho phù hợp: Điều khoản bao bì và kí mã hiệu – Packing and Marking Phạt và bồi thường thiệt hại – Penalty Bảo hiểm – Insurance Khiếu nại – Claim Bất khả kháng – Force Majeres Kiểm tra – Inspection Bào hành – Guarantee Đào tạo – Training Điều khoản chung khác – Other clause Tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương Định nghĩa về đàm phán: Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất. Quá trình đàm phán của một Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể được chia thành 5 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị: bất kì một cuộc đàm phán ngoại thương nào, người ta cũng cần chuẩn bị các bước sau: Ngôn ngữ: để đàm phán thành công cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngôn ngữ. Ngôn ngữ ở đây bao gồm cả tiếng mẹ đẻ và các ngôn ngữ thường được dùng trong đàm phán. Trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Để khắc phục khó khăn này, người tham gia đàm phán cần phải biết nhiều ngôn ngữ, biết càng nhiều ngoại ngữ càng tốt. Đặc biệt là tiếng Anh và một số ngoại ngữ khác như: Pháp, Hoa, Nga, Nhật, Đức… Thông tin: để tiến hành một cuộc đàm phán, điều cần thiết phải làm đó là thu thập một số thông tin liên quan như: Thông tin về hàng hóa: nghiên cứu, tìm hiểu các thông tin về hàng hóa như: tính chất, công dụng… cùng những yêu cầu về bao bì, kí mã hiệu của nó. Bên cạnh đó, cần tìm hiểu về tình hình sản xuất, thời vụ, khả năng sản xuất loại hàng này. Thông tin về thị trường: bao gồm các thông tin về đất nước, con người; tình hình chính trị, xã hội; các chính sách kinh tế; quan hệ chính trị giữa nước mình nước đối tác; tình hình kinh tế; đồng tiền của quốc gia; cơ sở hạ tầng; chính sách ngoại thương; hệ thống ngân hàng, tín dụng; điều kiện vận tải, giá cước… Bên cạnh đó cần tìm hiểu thông tin về thị trường dự định kinh doanh của mình. Đối tác: tìm hiểu thông tin về thực lực của đối tác, tình hình tài chính, trang thiết bị kĩ thuật, chất lượng, chủng loại sản phẩm; nhu cầu và ý định của đối tác; lực lượng đàm phán của họ… Bên cạnh đó, nhân viên đàm phán cần nắm vững thông tin về bản thân công ty mình; thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước. Năng lực: Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán bao gồm việc chuẩn bị về: kiến thức, phẩm chất tâm lí, kĩ năng đàm phán gồm (kĩ năng lắng nghe, kĩ năng đặt câu hỏi, kĩ năng diễn thuyết, kĩ năng giao dịch bằng thư, kĩ năng xã giao thông thường…) Tổ chức đoàn đàm phán: chuẩn bị nhân sự cho cuộc đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng. Trong đoàn đàm phán cần có đủ ba thành phần ở 3 lĩnh vực bao gồm: pháp luật, kĩ thuật, thương mại. Trong đó, chuyên gia thuộc thành phần thương mại là quan trọng nhất. Thời gian và địa điểm: phần lớn thuộc về thỏa thuận của 2 bên. Trong thương mại, thời gian rất quý báo nên trước khi đàm phán, hai bên cần thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, tránh làm mất thời gian của nhau. Địa điểm đàm phán phải đảm bảo thoải mái tâm lí, tiện nghi và phù hợp cả hai bên. Giai đoạn tiếp xúc: mục đích của giai đoạn này là làm cho đối tác tin cậy mình, thăm dò ý định của đối tác... Giai đoạn đàm phán: đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán. Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán… nhằm đi đến ý kiến thống nhất và kí được Hợp đồng mua bán hàng hóa. Hay nói cách khác, trong giai đoạn này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận các điều khoản trong Hợp đồng. Các điều khoản qui định như thế nào? Gồm bao nhiêu điều khoản? Đó là những điều khoản nào? Giai đoạn kết thúc, kí kết Hợp đồng: đàm phán thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết Hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết Hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: thống nhất các điều khoản trong Hợp đồng; đề cập đến cơ sở pháp lí và các vấn đề liên quan; không có những điều khoản trái với pháp luật hiện hành; dùng từ rõ ràng, chính xác; trước khi ký phải kiểm tra kỹ lưỡng; người ký Hợp đồng phải là người có thẩm quyền; ngôn ngữ dùng trong Hợp đồng là ngôn ngữ được các bên thông thạo. Giai đoạn rút kinh nghiệm: đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh ngiệm cho những lần đàm phán sau. Các bước thực hiện Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Xin giấy phép nhập khẩu Căn cứ theo Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 “Nghị định chi tiết thi hành Luật Thương Mại và hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lí, mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài” qui định một số mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Công Thương. Căn cứ theo Quyết định số 24/2008/QĐ-BCT về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng. Hiện nay có 03 hình thức quản lí hàng nhập khẩu, đó là: Giấy phép nhập khẩu, Hạn ngạch, Giấy phép nhập khẩu tự động. Tùy theo mặt hàng nhập khẩu thuộc loại nào, các doanh nghiệp phải làm đúng thủ tục mới có thể nhập khẩu hàng hóa. Chuẩn bị khâu thanh toán Thanh toán là một khâu rất quan trọng trong việc thực hiện một Hợp đồng mua bán, nhất là đối với Hợp đồng ngoại thương. Bởi vì người mua và người bán ở hai nước khác nhau, và đồng tiền dùng để thanh toán thường là đồng tiền của nước thứ ba nên sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan. Vì vậy, để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của mình thì mỗi bên, xuất khẩu cũng như nhập khẩu, phải tìm hiểu rõ và chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Tùy theo phương thức thanh toán áp dụng mà khâu chuẩn bị cũng khác nhau ở mỗi phương thức. Sau đây là một số phương thức thanh toán thường được áp dụng: Thanh toán bằng TTR before Đây là phương thức thanh toán chuyển tiền trả trước cho người bán. Với phương thức thanh toán này, người mua sẽ yêu cầu Ngân hàng trích từ tài khoản của mình một số tiền để chuyển cho người bán trước khi họ giao hàng. Các bước thực hiện khâu thanh toán theo phương thức chuyển tiền trả trước: Sau khi Hợp đồng được kí kết, người mua viết lệnh chuyển tiền gởi đến ngân hàng, ra lệnh cho ngân hàng chuyển một số tiền tương đương với trị giá Hợp đồng cho người bán. Đồng thời phải xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Tờ khai hải quan hàng nhập (nếu chưa có phải làm giấy cam kết bổ sung sau) Sau khi ngân hàng chuyển tiền đến người bán thành công bằng các nghiệp vụ Ngân hàng, người mua sẽ nhận được Giấy báo nợ thông báo kết quả của việc chuyển tiền. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Đây là phương thức thanh toán mà sau khi giao hàng, người bán kí phát hối phiếu đòi tiền người mua và nhờ Ngân hàng thu hộ tiền. Nếu áp dụng phương thức thanh toán này thì ở khâu chuần bị thanh toán, người mua chỉ cần thông báo với ngân hàng về thương vụ và đề nghị kiểm tra tài khoản xem có đáp ứng được khả năng thanh toán của mình hay không. Thanh toán bằng CAD Đây là phương thức thanh toán, theo đó, người mua đến ngân hàng tại nước người bán kí quỹ 100% trị giá lô hàng, đồng thời kí kết với ngân hàng bảng ghi nhớ, yêu cầu ngân hàng chỉ thanh toán cho người bán khi họ xuất trình bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ. Các bước người mua phải thực hiện: Kí kết với ngân hàng bảng ghi nhớ (Memorandum), yêu cầu ngân hàng thực hiện dịch vụ CAD. Mở tài khoản kí thác với trị giá 100% giá trị lô hàng tại Ngân hàng nước người xuất khẩu. Thanh toán bằng L/C Đây là phương thức thanh toán được sử dụng nhiều và được coi là hữu hiệu trong buôn bán quốc tế do có những điểm lợi cho cả người mua và người bán. Áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C, người mua cần chuẩn bị các bước sau: Nộp hồ sơ và làm đơn xin mở L/C: thông thường người ta chỉ mở L/C trước một ngày so với ngày qui định trong Hợp đồng. Nếu mở sớm hơn, người mua sẽ chịu lệ phí Ngân hàng cao hơn. Do đó, người mua nên chọn ngày mở L/C sao cho vừa không vi phạm điều khoản Hợp đồng vừa không phải chịu chi phí cao cho Ngân hàng. Kí quĩ để mở tài khoản thư tín dụng (Letter of Credit – L/C): thư tín dụng chỉ được mở sau khi nhà nhập khẩu đã thực hiện việc kí quĩ. Mức kí quỹ tùy thuộc loại L/C và tùy thuộc mối quan hệ giữa ngân hàng và nhà nhập khẩu, có thể dao động từ 0% - 100% trị giá Hợp đồng. Nếu trong tài khoản tại ngân hàng mà nhà nhập khẩu muốn mở L/C không đủ số tiền so với mức kí quĩ thì nhà nhập khẩu phải vay tiền của ngân hàng để chuyển vào tài khoản kí quĩ. Đơn xin vay tiền ngân hàng phải kèm theo bảng báo cáo kế hoạch trả nợ và phương án kinh doanh để được sự chấp thuận của Ngân hàng. Thông báo đã mở L/C: khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với Hợp đồng hay không, rồi nhờ ngân hàng chuyển cho nhà xuất khẩu. Tu chỉnh L/C (nếu có): nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C, trong đó ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh. Thuê phương tiện vận tải Nếu Hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu (với điều kiện giao hàng thuộc nhóm E, F) thì nhà nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải. Tùy theo sự thỏa thuận với nhà xuất khẩu mà chọn phương tiện vận chuyển bằng tàu biển, máy bay hoặc bằng phương tiện khác phù hợp với tính chất hàng hóa và yêu cầu của người mua. Nếu thuê tàu biển, có 2 hình thức phổ biến nhất: Thuê tàu chuyến: nghĩa là chủ hàng (ở đây là nhà nhập khẩu, người thuê tàu) sẽ thuê toàn bộ con tàu đủ để chở hàng đến nơi qui định. Khái niệm tàu chuyến: là tàu không chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, không ghé qua những cảng nhất định và không theo một lịch trình nhất định. Trình tự thuê tàu chuyến như sau: Bước 1: Nhà nhập khẩu thông qua người môi giới yêu cầu thuê tàu để vận chuyển hàng hóa cho mình. Nhà nhập khẩu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin về hàng hóa như: tên hàng, bao bì đóng gói, số lượng hàng, hành trình của hàng…để người môi giới có cơ sở tìm tàu. Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu. Trên cơ sở những thông tin về hàng hóa mà nhà nhập khẩu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tàu, thuê tàu cho phù hợp với nhu cầu chuyên chở hàng hóa. Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tàu tất cả các điều khoản của Hợp đồng thuê tàu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi phí xếp dỡ… Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán để nhà nhập khẩu chuẩn bị cho việc kí Hợp đồng thuê tàu. Bước 5: Nhà nhập khẩu kí Hợp đồng với người thuê tàu. Trước khi kí Hợp đồng, nhà nhập khẩu phải rà soát lại toàn bộ các điều khoản của Hợp đồng. Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc bổ sung những điều khoản đã thỏa thuận cho phù hợp. Vì thuê tàu chuyến, Hợp đồng mẫu chỉ nêu những nét chung. Bước 6: Thực hiện Hợp đồng. Nhà nhập khẩu sau khi kí Hợp đồng thuê tàu sẽ thông báo chi tiết cho người xuất khẩu như: tên tàu, số hiệu, thời gian tàu đến… Bởi vì tuy là người nhập khẩu kí Hợp đồng thuê tàu nhưng người giao hàng lại là nhà xuất khẩu, do đó cần thông báo chi tiết về tàu, hành trình của tàu cho nhà xuất khẩu biết để thuận lợi cho việc giao hàng. Thuê tàu chợ: nghĩa là người thuê tàu chỉ thuê một phần con tàu để chở hàng đến nơi qui định. Khái niệm tàu chợ: tàu chợ là tàu chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, ghé qua những cảng nhất định và theo một lịch trình nhất định. Trình tự các bước tiến hành thuê tàu chợ: Bước 1: Chủ hàng (nhà nhập khẩu) thông qua người môi giới, nhờ người môi giới tìm tàu vận chuyển hàng cho mình. Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu bằng việc gởi giấy lưu cước tàu chợ. Giấy lưu cước này được in sẵn thành mẫu, trên đó có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi sử dụng. Vì vậy, nhà nhập khẩu cũng phải cung cấp những thông tin cần thiết cho người môi giới về chi tiết hàng hóa sẽ được vận chuyển. Bước 3: Người môi giới với chủ tàu sẽ thỏa thuận một số điều khoản trong khâu xếp dỡ và vận chuyển. Bước 4: Người môi giới thông báo cho nhà nhập khẩu kết quả lưu cước với chủ tàu Bước 5: Nhà nhập khẩu thông báo chi tiết con tàu cho nhà xuất khẩu. Bước 6: Sau khi người xuất khẩu giao hàng, chủ tàu sẽ cấp một bộ vận đơn. Bộ vận đơn này sẽ được chuyển đến nhà nhập khẩu để làm bằng chứng khi nhận hàng. Đối với những Hợp đồng có điều kiện giao hàng thuộc nhóm C, D thì người bán chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Trường hợp này, người bán cũng sẽ thực hiện các bước tương tự như trên thay vì là người mua. Mua bảo hiểm cho hàng hóa Dựa vào Hợp đồng đã kí kết mà biết được hàng hóa có được mua bảo hiểm hay không, và ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua bảo hiểm đó. Bảo hiểm được nói đến ở đây là bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng vận tải chính.Ví dụ: Với việc vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển thì chặng vận tải chính đó là từ khi hàng được giao lên tàu tại cảng bốc cho đến khi tàu cập cảng đến. Đối với những Hợp đồng có điều kiện giao hàng là CIF, CIP thì người xuất khẩu bắt buộc phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi điều kiện giao hàng là thuộc nhóm E, F, C (trừ CIF và CIP) thì người mua có thể mua hoặc không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi điều khoản giao hàng thuộc nhóm D thì người bán có quyền quyết định mua hay không mua bảo hiểm. Cho dù là người mua hay người bán mua bảo hiểm thì cũng phải thực hiện các bước sau: Xem xét các điều kiện bảo hiểm, người mua bảo hiểm sẽ nghiên cứu để mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình tùy theo tuyến đường vận chuyển, đặc điểm hàng hóa chuyên chở, giá trị hàng hóa và dự đoán thời tiết trong khoảng thời gian hàng được vận chuyển trên biển… Sau khi đã tính toán, người mua bảo hiểm sẽ viết Giấy yêu cầu mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển và gởi đến công ty bảo hiểm. Nộp phí bảo hiểm. Nếu được chấp nhận thì trong vòng 8 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, công ty bảo hiểm sẽ cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance) hoặc Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) cho chủ hàng. Ngoài việc mua bảo hiểm cho hàng hóa ở trong chặng vận tải chính, người mua có thể mua bảo hiểm cho hàng hóa ở khâu vận tải phụ từ cảng về kho của mình hoặc từ kho hàng tới cảng bốc. Nhận bộ chứng từ Người nhập khẩu sẽ liên hệ với Ngân hàng, làm những thủ tục cần thiết để nhận bộ chứng từ theo đường chuyển phát nhanh hoặc qua Ngân hàng. Bộ chứng từ dùng để nhận hàng mà người nhập khẩu nhận được thường bao gồm những chứng từ chính sau: Vận đơn đường biển (Bill of lading) Hóa đơn thương mại (Invoice) Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) Và một số chứng từ khác tùy theo loại hàng hóa… Cần chú ý rà soát lại toàn bộ nội dung trong các chứng từ xem có thống nhất với nhau và phù hợp không. Nếu có sai sót thì phải yêu cầu các bên có liên quan chỉnh sửa thì mới có thể nhận được hàng. Chuẩn bị nhận hàng Gần đến ngày tàu chở hàng đến cảng, nhà nhập khẩu liên hệ với hãng tàu để biết chính xác ngày tàu cập cảng, chuẩn bị giấy phép vào cảng nhận hàng. Trước khi tàu đến cảng, Đại lí hãng tàu nhận được bảng lược khai hàng hóa và toàn bộ chứng từ hàng hóa của tàu. Trên cơ sở đó, Đại lí hãng tàu gởi thông báo hàng đến (Arrival Note) cho nhà nhập khẩu. Nếu B/L trong bộ chứng từ nhận hàng mà người nhập khẩu nhận được là B/L gốc và là B/L theo lệnh của nhà nhập khẩu thì mang đến Đại lí hãng tàu, cùng với Giấy báo hàng đến và đóng các phí cần thiết để đổi lấy Lệnh giao hàng (Delivery order). Nếu trên B/L có ghi: “To the order of…bank” thì nhà nhập khẩu phải làm việc với ngân hàng để được Ngân hàng kí hậu trước khi xuất trình để nhận Lệnh giao hàng. Sau khi lấy được Lệnh giao hàng, nhà nhập khẩu dựa vào các chứng từ đã có, lên tờ khai hải quan cho hàng nhập khẩu. Bộ chứng từ dùng để khai hải quan gồm có: 02 tờ khai hải quan hàng nhập khẩu Hợp đồng ngoại thương Hóa đơn thương mại Bảng kê chi tiết Vận tải đơn Giấy giới thiệu của doanh nghiệp Giấy chứng nhận xuất xứ Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan Và một số chứng từ khác… Làm thủ tục hải quan và nhận hàng Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ như trên, nhà nhập khẩu liên hệ và làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nói riêng: Sơ đồ 1 Nguồn: Bước 1: Đăng kí tờ khai Chủ hàng nộp bộ hồ sơ khai báo hải quan cho nhân viên hải quan trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về tới cửa khẩu dỡ hàng. Nếu chậm hơn thời gian đó thì chủ hàng phải chịu phạt theo quy định của Tổng cục hải quan. Chủ hàng nhận được Lệnh hình thức, mức độ kiểm từ cán bộ hải quan. Có 3 mức độ kiểm: mức 1, 2, 3 tương ứng với luồng xanh, vàng, đỏ. Trong đó: Mức 1: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng xanh) Mức 2: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng vàng) Mức 3: kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ) Trường hợp Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức 3 (luồng đỏ) thì có 3 mức độ kiểm tra thực tế: Kiểm tra toàn bộ lô hàng. Kiểm tra thực tế 10%, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm. Bước 2: Cán bộ hải quan kiểm tra giá, thuế (hồ sơ thuộc diện luồng vàng, đỏ) Dựa vào Tờ khai do chủ hàng kê khai, cán cộ hải quan kiểm tra giá tính thuế, mã số hàng hóa… nếu thấy phù hợp thì nhập thông tin vào máy tính và in “Chứng từ ghi số thuế phải thu” cho doanh nghiệp. Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp được phân luồng vàng, đỏ thì chủ hàng sẽ liên hệ với hải quan kiểm hóa, hẹn giờ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu kết quả kiểm tra thực tế cho thấy hàng hóa không có sự sai lệch so với khai báo của chủ hàng thì cán bộ kiểm hóa ghi nội dung kết quả kiểm tra vào Tờ khai hải quan, chủ hàng kí vào tờ khai. Trường hợp kết quả kiểm tra cho thấy có sự sai lệch thì hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục xem xét quyết định. Bước 4: Đóng lệ phí hải quan Chủ hàng đóng lệ phí hải quan. Trình bảo lãnh Ngân hàng cho hải quan tính thuế (nếu có) Nhận lại một bảng Tờ khai hải quan. Bước 5: Phúc tập hồ sơ Phúc tập hồ sơ theo quy trình phúc tập hồ sơ do Tổng cục hải quan ban hành (chi cục Hải quan thực hiện). Sau khi thực hiện xong quy trình thủ tục hải quan như trên, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng. Khiếu nại Là quá trình thương lượng giữa các bên để giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương. Nhà nhập khẩu cần chú ý những trường hợp sau đây: Đối với hàng thuê tàu chợ: nếu nghi ngờ có dấu hiệu không bình thường thì lập thư dự kháng có xác nhận của cơ quan cảng, gửi cho người xuất khẩu. Nếu có hiện tượng mất mát thật sự thì mời cơ quan giám định, bảo hiểm đến lập biên bản giám định và chờ giải quyết, không nên nhận hàng trong trường hợp này. Đối với trường hợp thuê tàu chuyến. Nếu thấy hàng hóa có hiện tượng không để đúng vị trí như trong sơ đồ xếp hàng thì phải mời cơ quan giám định đến lập biên bản giám định. Nếu hàng hóa bị mất mát, hao hụt so với B/L thì phải lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Nếu thấy hàng bị đổ vỡ thì phải lập biên bản đổ vỡ do tàu gây nên. Ngoài ra, nhà nhập khẩu có thể khiếu nại trong các trường hợp sau: Khiếu nại người bán khi người bán vi phạm Hợp đồng Khiếu nại người vận tải trong những trường hợp: Người vận tải đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng thời gian quy định. Người vận tải đưa hàng đến cảng dở hàng không đúng thời gian quy định. Người vận tải giao hàng thiếu số lượng, khối lượng so với B/L và các kiện hàng có dấu hiệu không còn nguyên đai kẹp chì; hoặc người vận tải giao hàng bị hư hỏng, kém phẩm chất mà nguyên nhân là do lỗi của người chuyên chở như chất xếp hàng không đúng quy cách, hoặc do không chăm sóc, bảo quản hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Người vận tải giao hàng hư hỏng, nhiễm bẩn trong khi vận tải đơn là hoàn hảo. Người mua khiếu nại công ty bảo hiểm sẽ thực hiện các công việc sau: Thông báo ngay cho công ty bảo hiểm về thời gian, địa điểm, diễn biến rủi ro và mức độ thiệt hại của hàng hóa. Yêu cầu công ty bảo hiểm thực hiện quyền giám định tổn thất hàng hóa bằng cách chỉ định giám định viên đến giám định tổn thất. Thanh toán Thanh toán là khâu để người mua thực hiện nghĩa vụ của mình trong quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương. Tùy theo từng phương thức, công việc thanh toán sẽ tiến hành khác nhau. Phương thức thanh toán trong hợp đồng thường được chọn dựa vào trị giá Hợp đồng, mối quan hệ giữa các bên, thời gian thực hiện Hợp đồng, phương thức giao hàng… Đối với phương thức thanh toán bằng chuyển tiền trả sau Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, nhà nhập khẩu lập Lệnh trả tiền gửi tới ngân hàng phục vụ mình để yêu cầu trả tiền cho nhà xuất khẩu. Trong Lệnh chuyển tiền phải ghi rõ: tên, địa chỉ nhà xuất khẩu; số tài khoản của nhà nhập khẩu tại ngân hàng; yêu cầu chuyển tiền; lí do chuyển tiền… Ngoài ra còn kèm Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại và Tờ khai hải quan. Ngân hàng kiểm tra số tiền còn lại trong tài khoản của người yêu cầu; nếu đủ số tiền như yêu cầu thì tiến hành chuyển tiền với thao tác chuyển tiền bằng điện hay thư cho đại lí của mình ở nước ngoài, sau đó đại lí sẽ chuyển đến nhà xuất khẩu. Ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu ghi giấy báo nợ về số tiền đã chuyển gửi tới cho nhà nhập khẩu. Đối với phương thức thanh toán bằng L/C hoặc nhờ thu. Ø Phương thức thanh toán là L/C trả ngay hoặc D/P: Để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng, nhà nhập khẩu phải thanh toán ngay toàn bộ số tiền cho Ngân hàng, bằng cách vay tiền của Ngân hàng (có thể thế chấp tài sản hoặc chính lô hàng cho ngân hàng). Nếu đủ điều kiện, Ngân hàng sẽ chuyển số tiền vay trả cho nhà xuất khẩu thông qua hệ thống Ngân hàng. Ø Phương thức thanh toán bằng L/C trả chậm hoặc D/A: Nhà nhập khẩu chỉ cần kí “Chấp nhận thanh toán” vào Hối phiếu thì sẽ được Ngân hàng chuyển giao toàn bộ chứng từ, đồng thời làm đơn dự trữ cam kết với Ngân hàng là sẽ vay tiền Ngân hàng khi tới hạn thanh toán mà vẫn chưa có đủ tiền. . Thanh lí Hợp đồng Sau khi thanh toán tiền hàng cho người bán và giải quyết khiếu nại (nếu có); các bên cùng nhau tiến hành thanh lí Hợp đồng. Đối với Hợp đồng nhập khẩu để kinh doanh, sau khi nhà nhập khẩu đưa hàng về kho, làm phiếu nhập kho. Sau đó lên kế hoạch tiêu thụ hàng trong thị trường nội địa (bán buôn hay bán lẻ) nhằm mục đích thu hồi vốn nhanh, kết chuyển tiền lãi vào tài khoản chờ phân phối. Chương 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG 2.1 Sơ lược về công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không 2.1.1 Giới thiệu chung Tên công ty (tiếng Việt) : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không Tên công ty (tiếng Anh) : General Aviation Import – Export Joint Stock Company Tên viết tắt : AIRIMEX Là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam. Trụ sở đăng kí của công ty là: Địa chỉ : 414 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại : (84 – 4) 8271939 – 8271351 – 8770265 – 8770266 Fax: (84 – 4) 8271925 – 8723439 E-mail : airimex@hn.vnn.vn Website : Công ty cổ phần XNK Hàng Không được thành lập trên cơ sở quyết định số: 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao Thông Vận Tải, phê duyệt phương án cổ phần hóa Công ty XNK Hàng Không ( một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam). Công ty cổ phần XNK Hàng Không chính thức đi vào hoạt động từ ngày 18/05/2006, theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp. Kế thừa và phát huy gần 20 năm kinh nghiệm (kể từ ngày 21/03/1989, ngày thành lập công ty đến nay) của một Công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành Hàng Không đầu tiên và duy nhất của Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu máy bay, động cơ, phụ tùng, vật tư máy bay; trang thiết bị cho ngành hàng không… Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không cam kết phấn đấu trở thành một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hàng đầu của Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu chuyên ngành Hàng không. Nguyên tắc và phương châm hoạt động của Công ty là kinh doanh đúng quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, cung cấp tới cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất với mức giá cạnh tranh nhất. Công ty hiểu rõ sự thành công của khách hàng sẽ mang lại sự thành công cho chính công ty. Do đó, việc đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu của khách hàng là mục tiêu hàng đầu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không. 2.1.2. Quá trình phát triển Theo xu thế phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng Không (nay là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không) được thành lập và đi vào hoạt động theo Quyết định số 197/TCHK ngày 21/03/1989 của Tổng công ty Hàng Không dân dụng Việt Nam, với nhiệm vụ xuất nhập khẩu các trang thiết bị, khí tài và phụ tùng thay thế cần thiết cho ngành Hàng không dân dụng Việt Nam và nhập khẩu một số mặt hàng phi mậu dịch để bán tái xuất ở các nhà ga quốc tế; tận dụng trọng tải thừa của hàng không Việt Nam và các hãng hàng không nước ngoài, xuất khẩu những mặt hàng do Bộ kinh tế đối ngoại (nay là Bộ Công Thương) ủy quyền. Ở giai đoạn đầu, công ty hoạt động theo sự phân bổ chỉ tiêu của Tổng cục Hàng Không (sau là Cục Hàng Không và Tổng công ty Hàng Không Việt Nam), hạch toán báo sổ… có thể nói đây là thời kì khó khăn nhất của công ty. Theo bước phát triển của ngành, đến tháng 6/1993, Công ty được giao vốn để chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh, trở thành một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, trực thuộc Cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Sau khi Tổng công ty Hàng Không Việt Nam được thành lập theo Quyết định 328/TTg ngày 27/05/1995 chủa chính phủ, cơ chế ngành Hàng không có bước chuyển đổi to lớn, ngành được tách làm hai chức năng: quản lí nhà nước và tổ chức sản xuất kinh doanh. Tổng công ty Hàng Không Việt Nam đi vào hoạt động theo mô hình Nghị định 91/TTg của chính phủ, trong sự chuyển đổi tổ chức to lớn và có ý nghĩa đó, Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 27/09/1994. Đến những năm 2002 – 2003, theo chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước về cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, sau quyết định 372/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc cổ phần hóa các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam (trong đó có công ty XNK Hàng Không) và Quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ Giao Thông Vận Tải, phê duyệt phương án cổ phần hóa Công ty XNK Hàng Không… Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không đã chính thức đi vào hoạt động theo cơ chế mới (Công ty cổ phần) từ ngày 18/05/2006, theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp với số vốn Điều lệ là 20 tỉ đồng, được chia là 2 triệu cổ phần. Các cổ đông sáng lập Công ty gồm: Tổng công ty Hàng Không Việt Nam : sở hữu 1.020.000 cổ phần, chiếm 51% vốn điều lệ Ông Phạm Hồng Quang : sở hữu 50.800 cổ phần Ông Trần Trung Dũng: sở hữu 50.700 cổ phần Số còn lại do người lao động trong Công ty và các cổ đông là cá nhân bên ngoài công ty sở hữu. Bộ máy của công ty gồm: Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc điều hành Chi nhánh, trung tâm, các phòng trong Công ty Và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Sơ đồ tổ chức Sơ đồ 2 Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội cổ đông họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hội đồng quản trị: tổ chức triệu tập họp Đại hội cổ đông thường niên và lựa chọn địa điểm phù hợp. Đại hội cổ đông thường niên quyết định những vấn đề theo qui định của pháp luật và Điều lệ công ty, đặc biệt thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách tài chính cho năm tài chính kế tiếp. Các kiểm toán viên độc lập có thể được mời tham dự đại hội để tư vấn cho việc thông qua các báo cáo tài chính hàng năm. Ban giám đốc: trực tiếp quản lí, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh. Phòng KHĐT-LĐTL: có nhiệm vụ tín toán tiền lương, lập kế hoạch đầu tư vào các công trình, hạng mục xây dựng, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị cần thiết, xây dựng các phương án kinh doanh. Phòng hành chính quản trị: thực hiện việc xin các Giấy phép kinh doanh, Giấy phép xuất nhập khẩu và các thủ tục liên quan đến quá trình hoạt động của Công ty. Ban quản lí công trình: có nhiệm vụ giám sát, theo dõi, quản lí các công trình đang thi công. Văn phòng đại diện tại Nga: thực hiện công tác tìm kiếm thị trường xuất nhập khầu các loại hàng hóa thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty. Tổ bán vé máy bay: thực hiện chức năng quản lí các Đại lí bán vé máy bay trong và ngoài nước… Hiện nay, công ty chỉ thực hiện chức năng làm đại lí bán vé máy bay cho Vietnam Airlines. Phòng xuất nhập khẩu 1: thực hiện kinh doanh các mặt hàng trong và ngoài ngành Hàng không như việc cung cấp các trang thiết bị cho nhà máy sản xuất xi măng, xe chuyên dụng trong ngành Hàng không. Phòng xuất nhập khẩu 2: tập trung chủ yếu vào việc thực hiện các Hợp đồng nhập khẩu ủy thác các thiết bị phục vụ cho ngành Hàng không. Phòng xuất nhập khẩu 3: thực hiện kinh doanh trong và ngoài ngành Hàng không, đối tác chủ yếu là Vietsopetro, văn phòng khu vực miền Nam (Vietnam Airlines) Phòng kinh doanh tổng hợp: mới được thành lập gần đây, kinh doanh các mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty. Chi nhánh phía Nam: đặt tại phòng 408, số 49 Trường Sơn, Quận Tân Bình, Tp. HCM, thực hiện chức năng ủy thác nhập khẩu cho Vietnam Airlines, đồng thời được phép kinh doanh các mặt hàng ngoài ngành Hàng không như cung cấp trang thiết bị cho các nhà máy nhiệt điện phía Nam, công ty môi trường đô thị, cầu phà… Trung tâm DV-TM-DL: đây là bộ phận mới thành lập nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực du lịch. Ban kiểm soát: kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính của Công ty; giám sát việc chấp hành chế độ chính sách, định mức, chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ Công ty. Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính… Báo cáo đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán. Đối với một công ty có tầm cỡ và qui mô lớn như Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không thì sơ đồ tổ chức này nhìn chung là gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. 2.1.4 Ngành nghề kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 18/05/2006, trên cơ sở cổ phần hóa Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không, một đơn vị thành viên thuộc khối hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam. Theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư Tp. Hà Nội cấp ngày 18/05/2006, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không có các ngành nghề kinh doanh sau: Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay; Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng không; Dịch vụ nhận gửi, chuyển phát hàng hóa trong nước và quốc tế; Đại lí bán vé, giữ chỗ hàng không trong nước và quốc tế; Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar); Tư vấn du học; Kinh doanh vật liệu, vật tư hàng hóa dân dụng; Kinh doanh trang thiết bị, máy móc y tế, vật tư, trang thiết bị trường học, đo lường, sinh học và môi trường, vật tư, trang thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính; Sản xuất và kinh doanh rượu, bia, nước giải khát các loại (không bao gồm kinh doanh quán bar); Kinh doanh lương thực, thực phẩm và các sản phẩm chế biến từ lương thực thực phẩm; Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi, kho ngoại quan; Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu ủy thác, khai thuê hải quan; Sản xuất, sửa chữa, lắp đặt, bảo hành, mua bán trang thiết bị, phương tiện, vật tư và phụ tùng thay thế thuộc các ngành công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, nông nghiệp, dầu khí, điện, than, khoáng sản (trừ các loại khoáng sản nhà nước cấm), xi măng, hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm), bưu chính viễn thông, thể thao và các ngành công nghiệp giải trí khác; Xây lắp các công trình điện đến 35 KV; Kinh doanh xăng, dầu mỡ, khí hóa lỏng; Mua bán, cho thuê phương tiện vận tải đường bộ; Đại lí mua, bán, kí gửi hàng hóa; Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hóa Công ty kinh doanh; 2.1.5 Các đối tác nước ngoài Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không có mối quan hệ hợp tác với nhiều công ty, tập đoàn lớn và có uy tín trên thế giới về ngành hàng công ty kinh doanh. Trên đây là những tập đoàn, công ty chuyên sản xuất máy bay, các linh kiện, phụ tùng, động cơ máy bay hàng đầu thế giới. 2.2 Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây: 2.2.1 Hoạt động kinh doanh và giá trị sản phẩm, dịch vụ qua các năm 2.2.1.1 Sản phẩm, dịch vụ chính của công ty: Ủy thác Xuất nhập khẩu: đây là mảng kinh doanh truyền thống của Công ty, mảng kinh doanh này chủ yếu là các mặt hàng: Động cơ máy bay, phụ tùng vật tư máy bay; Thiết bị mặt đất, thiết bị quản lí bay (xe thang, xe nâng, xe điện, xe bus, xe thổi khí lạnh, xe cứu hỏa, hệ thống băng tải, băng truyền hành lí, hệ thống thông tin, ra đa, đài dẫn đường, hệ thống đèn đường băng, cầu thang cuốn…) Các mặt hàng phục vụ hành khách trên máy bay (giấy lót khay, rượu bia các loại, ly thủy tinh, xe đẩy suất ăn, xe đẩy dùng cho người tàn tật, dàn hâm nóng thức ăn…) Các mặt hàng ngoài ngành khác như: cần cẩu hàng dùng cảng biển, phụ tùng và động cơ máy bay trực thăng… Đây thường là các mặt hàng nhập khẩu theo đơn đặt hàng của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam. Sắp tới, Công ty dự kiến mở rộng mảng dịch vụ này ra bên ngoài với các đơn vị khác. Ủy thác vận chuyển: gắn liền với mảng ủy thác nhập khẩu của Công ty là mảng ủy thác vận chuyển. Đây cũng là mảng kinh doanh truyền thống của Công ty. Mảng kinh doanh này mang lại doanh thu ổn định do hiện nay toàn bộ phương tiện vận chuyển của Công ty là thuê ngoài của đối tác lâu năm. Bán vé máy bay: hiện nay Công ty chỉ mới có hệ thống bán vé máy bay phục vụ cho Vietnam Airlines và nhận hoa hồng từ việc bán vé này. Tuy nhiên sắp tới với chiến lược mở rộng loại hình và qui mô kinh doanh của mình, Airimex sẽ mở rộng dịch vụ này để ngày càng đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng. Bán hàng hóa: đây là mảng mang lại doanh thu chính cho Công ty (năm 2007, mảng doanh thu này chiếm 84% tổng doanh thu của Công ty). Hàng hóa ở đây chủ yếu bao gồm: thiết bị, vật tư, phụ tùng cho ngành Hàng không. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã nhập khẩu và bán các loại hàng hóa khác cho doanh nghiệp trong nước có nhu cầu như: nhà máy thủy điện Hòa Bình, Thác Mơ, Thác Bà (Tổng công ty Điện Lực Việt Nam); nhà máy thủy điện Phả Lại, Uông Bí; Công ty dịch vụ bay Miền Bắc; Công ty bay dịch vụ Miền Nam (Bộ Quốc Phòng); Tổng công ty dầu khí Việt Nam; Tổng công ty than và khoáng sản; Tổng công ty tàu thủy Việt Nam; Công ty môi trường đô thị; cảng Chân Mây (Thừa Thiên Huế)… Cho thuê văn phòng: tại trụ sở của Công ty Airimex, số 414 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội được thuê trong 40 năm với mục đích làm văn phòng kinh doanh là chính. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động do hoạt động của Công ty còn chưa mở rộng đến mức sử dụng hết mặt bằng cho nên Công ty đã sử dụng một phần đất để cho đối tác thuê lại. Doanh thu hàng năm của mảng cho thuê văn phòng này cũng khá ổn định. Hiện tại Công ty đang cho hai đối tác là Ngân hàng kĩ thương Việt Nam (Techcombank) và Trung tâm thông tin Thống kê & Tin học Hàng Không với thời gian từ 3-5 năm, mức giá trung bình khoảng 15 USD/m2 2.2.1.2 Giá trị sản phẩm, dịch vụ qua các năm Phân tích giá trị sản phẩm, dịch vụ của Công ty qua các năm nhằm mục đích thấy được tính hiệu quả của từng lĩnh vực, để từ đó có kế hoạch đầu tư và phát huy hơn nữa những mặt được xem là thế mạnh của Công ty. Bảng 1: Giá trị sản phẩm, dịch vụ qua các năm ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu LN trước thuế Doanh thu LN trước thuế Doanh thu LN trước thuế Từ hoạt động kinh doanh chính 92.336 1.692 128.613 4.797 175.827 3.660 Ủy thác nhập NK 7.015 772 8.521 1.599 12.822 1.315 Ủy thác V/C 737 38 6.633 172 13.430 273 Bán vé máy bay 1.055 166 1.561 201 1.494 88 Bán hàng hóa 81.049 404 111.898 1.629 148.081 1.984 Từ cho thuê văn phòng 2.708 362 3.050 1.196 3.484 718 Từ hoạt động khác 1.989 1.289 6.466 1.272 14.566 1.289 Tổng 94.553 2.981 138.129 6.069 193.877 5.667 Nguồn: Báo cáo kiểm toán năm 2006, 2007 và Báo cáo tài chính năm 2008 của Airimex Biểu đồ 1: Doanh thu sản phẩm, dịch vụ chính qua các năm ĐVT: triệu đồng Dựa vào Bảng 1 và Biểu đồ 1, ta có nhận xét như sau: Trong ba năm 2006, 2007, 2008 thì nổi bật nhất đó là doanh thu từ mảng bán hàng hóa. Đây là mảng chiếm doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu suốt 3 năm liền của công ty và có chiều hướng tăng dần qua các năm. Năm 2007, doanh thu của công ty ở mảng này là 111,898 tỉ VNĐ, chiếm 81% tổng doanh thu cả năm và tăng 38% so với năm 2006. Năm 2008, đạt 148,081 tỉ VNĐ, chiếm 76,4% trong tổng doanh thu cả năm và tăng 32,3% so với năm 2007. Mặc dù doanh thu từ mảng hoạt động này trong năm 2008 tăng so với năm 2007 về giá trị, nhưng xét về tỉ trọng so với tổng doanh thu và % tăng giảm thì lại thấp hơn năm 2007. Đó là do công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh ra ngoài ngành Hàng không như: thủy điện, y tế, các ngành công nghiệp khác…nên doanh thu từ các mảng hoạt động khác cũng tăng theo. Ta có thể hi vọng rằng, doanh thu từ mảng hoạt động này trong năm nay (năm 2009) sẽ tiếp tục dẫn đầu và cao hơn năm 2008. Tiếp đến là mảng hoạt động ủy thác nhập khẩu, như đã biết đây là mảng kinh doanh truyền thống của công ty. Doanh thu từ mảng kinh doanh doanh này đứng thứ hai, sau mảng bán hàng hóa. Doanh thu từ mảng hoạt động này năm 2007 là 8,521 tỉ VNĐ, tăng 21,5% so với năm 2006. Năm 2008 đạt 12,822 tỉ VNĐ, tăng 50,5% so với năm 2007. Ta thấy, tốc độ tăng doanh thu từ mảng hoạt động nhập khẩu ủy thác năm 2008 gấp hơn 2 lần so với năm 2007. Tuy nhiên trong năm 2008, đứng vị trí thứ 2 trong tổng doanh thu của năm là mảng ủy thác vận chuyển. Mặc dù vậy, tiềm năng từ lĩnh vực này vẫn rất cao, nhất là khi công ty mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, không còn chỉ nhập khẩu ủy thác cho Vietnam Airlines nữa mà cho tất cả các công ty khác có nhu cầu. Ủy thác vận chuyển cũng là một mảng hoạt động mang lại doanh thu khá ổn định cho Công ty, đứng thứ ba, sau mảng bán hàng hóa và ủy thác nhập khẩu. Năm 2007, doanh thu từ mảng này đạt 6,633 tỉ VNĐ, tăng đáng kể so với năm 2006, cụ thể là tăng 800%, con số thật đáng kinh ngạc. Đến năm 2008, đạt được 13,43 tỉ VNĐ, tăng 102,5% so với năm 2007. Qua đó ta thấy được tiềm năng của mảng hoạt động này cũng không kém gì so với mảng nhập khẩu ủy thác. Nó chiếm tỉ trọng ngày càng cao trong tổng doanh thu. Năm 2008, doanh thu từ mảng hoạt động này đã vươn lên đứng vị trí thứ 2 trong tổng doanh thu của năm. Doanh thu từ mảng bán vé máy bay, cho thuê văn phòng cũng góp phần vào sự tăng doanh thu nhưng với tỉ lệ nhỏ, không đáng kể. Và cũng tăng dần qua các năm. Doanh thu từ các hoạt động khác cũng góp phần không nhỏ vào việc tăng doanh thu cho Công ty. Cụ thể là năm 2007 đạt 6,466 tỉ VNĐ, tăng 225% so với năm 2006. Năm 2008, doanh thu từ hoạt động khác là 14,566 tỉ VNĐ, tăng 125% so với năm 2007. Tóm lại: Doanh thu của công ty tăng dần qua các năm đó chính là do sự gia tăng doanh thu trong từng lĩnh vực hoạt động như phân tích trên. 2.2.1.3 Chi phí sản xuất Cơ cấu chi phí sản xuất hợp lí sẽ giúp cho Công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Như đã biết, hiệu quả chính là sự so sánh giữa những gì mình đạt được và những gì mình đã bỏ ra. Biểu hiện rõ nhất cho hai yếu tố này chính là doanh thu và chi phí. Bảng 2: Cơ cấu tổng chi phí sản xuất kinh doanh ĐVT: triệu đồng Khoản mục Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Giá trị Tỉ lệ (%) Giá trị Tỉ lệ (%) Giá trị Tỉ lệ (%) Giá vốn hàng bán 76.863 83,84 104.240 79,02 152.495 81,02 Chi phí bán hàng 963 1,05 837 0,63 733 0,39 Chi phí quản lí 12.818 14,00 21.657 16,42 21.897 11,64 Chi phí tài chính 625 0,68 5.083 3,85 12.977 6,89 Chi phí khác 303 0,33 111 0,08 108 0,06 Tổng 91.572 100% 131.928 100% 188.210 100% Nguồn: Báo cáo kiểm toán năm 2006, 2007 và Báo cáo tài chính năm 2008 của Airimex Biểu đồ 2: So sánh các khoản chi phí qua các năm ĐVT: triệu đồng Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ, ta thấy được khoản chi phí lớn nhất của Công ty qua các năm đó chính là giá vốn hàng bán, chiếm khoảng 80% trong tổng chi phí. Điều này là hợp lí bởi vì doanh thu từ mảng kinh doanh bán hàng hóa của Công ty chiếm một tỉ lệ rất lớn (84% năm 2007). Công ty thường xuyên nhập khẩu hàng hóa về để bán lại trong nước. Để làm được như vậy, Công ty phải bỏ ra một khoản chi phí rất lớn đó chính là chi phí giá vốn hàng bán. Chi phí này càng cao chứng tỏ Công ty đã đầu tư nhiều trong việc nhập khẩu các loại hàng hóa. Khoản chi phí chiếm tỉ trong nhiều thứ hai trong tổng chi phí đó là chi phí quản lí. Do Airimex là một công ty chuyên về lĩnh vực dịch vụ nhập khẩu và bán hàng hóa nên chi phí quản lí chiếm một phần lớn trong tổng chi phí của công ty thay vì là chi phí sản xuất đối với các công ty chuyên sản xuất. Một khoản chi phí nữa đó là chi phí tài chính, khoản mục chi phí này tăng dần qua các năm 2006, 2007, 2008. Điều này có thể là do sự chênh lệch về tỉ giá hối đoái. Vì công ty thường xuyên nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, việc mua bán ngoại tệ diễn ra thường xuyên nên sự biến động về tỉ giá hối đoái cũng ảnh hưởng lớn hoạt động của Công ty. Chi phí bán hàng và chi phí khác chiếm một tỉ lệ nhỏ trong tổng chi phí của Công ty. Trong đó, đáng chú ý là chi phí bán hàng đang có xu hướng giảm qua các năm. Bảng 3: So sánh tổng chi phí và doanh thu ĐVT: triệu đồng Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Chi phí 91.572 131.928 188.210 Doanh thu 94.553 138.129 193.877 Chi phí/ doanh thu (%) 96,85 95,51 97,08 Biểu đồ 3: So sánh tổng chi phí và doanh thu về mặt giá trị ĐVT: triệu đồng Biểu đồ 4: So sánh tổng chi phí và doanh thu về mặt tỉ lệ Nhận xét: Trước hết, ta có nhận định rằng về mặt giá trị thì cả tổng chi phí và tổng doanh thu đều tăng qua các năm 2006, 2007 và 2008. Doanh thu tăng có phải là tốt đối với công ty? Điều này vẫn chưa thể trả lời ngay được. Để biết được tốt hay không ta phải xem xét đến tính hiệu quả của nó, tức là so sánh giữa doanh thu đạt được với chi phí đã bỏ ra. Biểu đồ 3 cho thấy sự so sánh giữa doanh thu và chi phí qua các năm về mặt giá trị. Biểu đồ 4 cho thấy sự so sánh giữa doanh thu và chi phí qua các năm về mặt tỉ lệ. Tổng chi phí năm 2007 là 131,928 tỉ VNĐ, tăng 44% so với năm 2006. Năm 2008 là 188,21 tỉ VNĐ, tăng 42,6% so với năm 2007. Tỉ lệ tăng chi phí năm 2008 có giảm so với năm 2007 nhưng không đáng kể (giảm 1,4%) Tổng doanh thu năm 2007 là 138,129 tỉ VNĐ, tăng 46% so với năm 2006. Năm 2008 là 193,877 tỉ VNĐ, tăng 40,4% so với năm 2007. Giống như chi phí, tỉ lệ tăng doanh thu năm 2008 giảm so với năm 2007, cụ thể là 5,6%. Chi phí năm 2008 có giảm so với năm 2007 là tốt. Nhưng khi xét đến doanh thu thì ta thấy doanh thu năm 2008 cũng giảm so với năm 2008. Và tỉ lệ giảm doanh thu (5,6%) lại cao hơn tỉ lệ giảm chi phí (1,4%) một khoảng là 4,2%. Năm 2007, chi phí tăng 44% và doanh thu tăng 46%. Nhưng năm 2008, chi phí tăng 42,6% thì doanh thu chỉ tăng 40,04%. Điều đó có nghĩa là tỉ lệ tăng doanh thu năm 2007 cao hơn tỉ lệ tăng chi phí; trong khi đó, tỉ lệ tăng doanh thu năm 2008 lại thấp hơn tỉ lệ tăng chi phí. Một điểm nữa là tỉ lệ giữa chi phí và doanh thu không thay đổi nhiều qua các năm. Trung bình dao động ở mức 96%. Điều này chứng tỏ công ty có một cơ cấu chi phí hợp lí, ổn định trong hoạt động kinh doanh. Như vậy ta có thể kết luận rằng: Hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2007 tốt hơn năm 2008. Điều này có thể là do: Năm 2008, nền kinh tế thế giới rơi vào suy thoái. Do đó các doanh nghiệp đã có một năm kinh doanh không tốt bởi ảnh hưởng của sự suy thoái kinh tế. So với năm 2007, tỉ giá USD/VND năm 2008 đã tăng rất mạnh và lên cơn sốt trong quý II và III, có lúc giá bán ra chạm ngưỡng 20.000đ/USD, tăng tới 25% so với thời điểm đầu năm Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực chuyên nhập khẩu thì tỉ giá hối đoái có ảnh hưởng rất lớn đối với công ty. Khi đồng USD tăng giá mạnh và đồng tiền dùng để thanh toán công ty thường dùng là đồng USD, khiến cho công ty phải tốn một khoản chi phí lớn cho việc mua ngoại tệ, thanh toán hàng nhập khẩu. Đó là lí do vì sao chi phí năm 2008 chiếm tỉ lệ cao nhất trong doanh thu qua các năm 2006, 2007 và 2008. Nền kinh tế Việt Nam bị ảnh hưởng lớn từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới. Lạm phát năm 2008 ở Việt Nam là 22% . Điều này cũng gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. 2.2.1.4. Hoạt động marketing Hoạt động marketing của Công ty do các phòng nghiệp vụ của Công ty phụ trách. Việc quảng bá, tiếp thị, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường được giao cho các phòng nghiệp vụ trực tiếp thực hiện với từng loại hình dịch vụ nhằm phát huy tối đa sự năng động, nhạy bén cũng như các mối quan hệ của các bộ phận. Đồng thời tạo sự chủ động và độc lập của các bộ phận để đáp ứng ngày càng hiệu quả mô hình hoạt động của công ty cổ phần. Bộ phận kinh doanh của công ty thực hiện luôn công việc của bộ phận marketing. Do công ty vẫn chưa có bộ phận này. Nhân viên kinh doanh ngoài việc tìm kiếm, liên hệ với khách hàng còn phải tìm hiểu nghiên cứu thị trường đối với các mặt hàng nhập khẩu của công ty, thực hiện các kênh phân phối sản phẩm. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây Bảng 4: Chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2006, 2007, 2008 ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 % tăng giảm Năm 2008 % tăng giảm Tổng giá trị tài sản 68.152.986.404 76.441.464.201 12% 106.523.582.848 39,35% Doanh thu thuần 55.344.824.954 131.663.289.261 138% 179.505.902.889 36,34% LN từ HĐKD 2.730.531.141 5.334.950.927 95% 5.610.514.469 5,17% LN khác 122.293.917 734.163.961 500% 56.788.786 - LN trước thuế 2.852.825.058 6.069.114.888 113% 5.667.303.255 -6,62% LN sau thuế 2.852.825.058 6.069.114.888 113% 4.873.880.799 -19,69% Tỉ lệ LN chi trả cổ tức 7,00% 18,59% 166% - - Nguồn: Báo cáo kiểm toán năm 2006, 2007 và Báo cáo tài chính năm 2008 của Airimex Từ ngày 18/05/2006, Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không 100% vốn Nhà nước chuyển thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103012269 do Sở kế hoạch – đầu tư T.p Hà Nội cấp. Một năm sau cổ phần hóa, hoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không đã đạt được tiến bộ vượt bậc, thể hiện trên các chỉ tiêu của Công ty như sau: Tổng giá trị tài sản trong 7 tháng cuối năm 2006 giảm 21,2% so với năm 2005 nhưng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh với tỉ lệ tương ứng là 107,05%. Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp sau gần 7 tháng hoạt động kinh doanh đạt hơn 2,8 tỉ đồng, với mức tăng 182,9% so với cả năm 2005 trước khi cổ phần hóa. Năm 2006 do chưa bàn giao vốn và tài sản giữa Công ty nhà nước sang Công ty cổ phần, đại hội cổ đông quyết định tạm chia cổ tức cho cổ đông với tỉ lệ cổ tức 7% bằng tiền mặt. Tổng tài sản năm 2007 tăng 12% so với năm 2006. Doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh với tỉ lệ tương ứng là 138% và 95%. Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp đạt hơn 6 tỉ với mức tăng 113% so với năm 2006. Năm 2007, Công ty quyết định tiến hành chia cổ tức cho cổ đông với tỉ lệ cổ tức 18,59% bằng tiền mặt. Đây là mức cổ tức cao đối với một công ty vừa tiến hành cổ phần như Airimex. Tổng tài sản năm 2008 tăng 35,39% so với năm 2007. Doanh thu 2008 tăn 36,34% so với năm 2007. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2008 cũng tăng so với năm 2007 mặc dù không đáng kể 5,17%. Tuy nhiên do năm 2008 là năm đầu tiên Công ty bắt đầu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nên đã làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2008 của Công ty giảm so với năm 2007 là 19,69%. Các chỉ tiêu tài chính cơ bản Bảng 5: Thống kê các chỉ tiêu tài chính cơ bản Các chỉ tiêu 18/05/2006 2007 2008 Chỉ tiêu về khả năng thanh toán Hệ số thanh toán ngắn hạn (lần) 1,32 1,38 1,28 Hệ số thanh toán nhanh (lần) 1,28 1,33 1,23 Chỉ tiêu về cơ cấu vốn Nợ phải trả / tổng nguồn vốn 66,48% 64,96% 72,96% Nguồn vốn chủ sở hữu/ tổng nguồn vốn 33,52% 35,04% 27,04% Chỉ tiêu năng lực hoạt động Vòng quay hàng tồn kho (ngày) 69,36 42,28 43,47 Hiệu suất sử dụng tài sản (lần) 0,81 1,678 1,685 Chỉ tiêu về khả năng sinh lời Hệ số LNST / DT thuần 5,15% 5,15% 2,725% Hệ số LNST/ vốn chủ sở hữu 12,48% 22,08% 16,92% Hệ số LNST/ tổng tài sản 4,19% 7,74% 4,58% Nguồn: Báo cáo kiểm toán năm 2006, 2007 và Báo cáo tài chính năm 2008 của Airimex Nhận xét: Hệ số thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp khá ổn định qua các năm, trung bình khoảng 1,3%. Đây là tỉ lệ khá an toàn đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh như Airimex. Cơ cấu vốn: cơ cấu vốn của Công ty không thay đổi qua các năm, tỉ lệ nợ phải trả trên tổng vốn chủ sở hữu duy trì mức khoảng 67%. Tuy nhiên một phần lớn trong khoản mục nợ phải trả là khoản nợ thương mại (gồm khoản người mua trả tiền trước và phải trả cho người bán). Bên cạnh đó vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp chưa tăng mạnh do doanh nghiệp chưa tiến hành phát hành tăng thêm vốn mà nguồn chủ yếu là từ lợi nhuận để lại. Chỉ tiêu về năng lực hoạt động: Vòng quay hàng tồn kho năm 2007, 2008 duy trì khoảng 42 – 43 ngày, giảm đáng kể so với vòng quay 69 ngày của giai đoạn năm 2006. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho dao động quanh mức 45 ngày là hợp lí đối với các doanh nghiệp thương mại như Airimex. Hiệu suất sử dụng tài sản thay đổi rõ rệt qua các năm. Nếu năm 2006, chỉ tiêu này chỉ đạt 0,81 thì đến năm 2007 và 2008 chỉ tiêu này đã tăng lên gấp đôi. Điều này đánh dấu bước phát triển vượt bậc của Airimex trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản sau cổ phần hóa. Khả năng sinh lời Sau một năm cổ phần hóa, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cải thiện một cách rõ rệt, thể hiện sự tăng trưởng lớn trong tỷ suất lợi nhuận. Năm 2006, 2007 tỷ suất giữ mức ổn định tăng hơn năm 2005 (công ty Nhà nước) 5 lần đạt 5,15%. Năm 2008, mặc dù Công ty gặp rất nhiều khó khăn do ảnh hưởng của kinh tế vĩ mô. Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần cũng đạt 2,72%. Mức tỷ suất lợi nhuận của Công ty đạt mức trung bình so với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cùng ngành. Hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tăng rõ rệt sau khi cổ phần hóa, với tỉ lệ ROE tăng gần gấp 2 qua năm 2007. Năm 2008 đạt 16,92%. Tỉ số này càng lớn càng tốt, nó thể hiện hiệu quả của việc sử dụng vốn chủ sở hữu. Mặc dù trong năm 2008, nền kinh tế có nhiều biến động, lãi suất Ngân hàng cũng thay đổi liên tục. Nhưng nếu so sánh tỉ lệ này với lãi suất trung bình của Ngân hàng trong năm qua và so với năm 2007 thì đã chứng tỏ nguồn vốn của cổ đông ngày càng được sử dụng có hiệu quả hơn. Dưới đây là biểu đồ diễn biến lãi suất Ngân hàng trong năm 2008, ta thấy được với tỉ lệ ROE công ty đạt được là 16,92% cũng là mức có thể chấp nhận được. Biểu đồ 5 Nguồn: Vốn là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nên tổng tài sản của doanh nghiệp có giá trị không quá lớn. Do vậy tỉ lệ ROA khá cao đạt 4,19% hơn 6 tháng cuối năm 2006; 7,74% năm 2007 và năm 2008 đạt 4,58%. Tỉ lệ này càng lớn càng tốt vì nó chứng tỏ công ty sử dụng tài sản một cách có hiệu quả. Kết luận: theo những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của Airimex có thể thấy tình hình hoạt động của Công ty đang có những tiến triển tốt, hiệu suất sử dụng vốn tăng, có triển vọng phát triển tốt trong tương lai. Công tác tổ chức đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khầu Hàng Không Tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán quốc tế để kí kết Hợp đồng ngoại thương, Công ty thường phải tham gia đấu thầu do Tổng công ty Hàng Không Việt Nam tổ chức. Buổi đấu thầu này sẽ được tổ chức công khai. Nếu Công ty giành được quyền thực hiện gói thầu này thì sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp và thực hiện các cuộc đàm phán để kí kết Hợp đồng. Tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, công tác tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương do bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện. Quá trình tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty nhìn chung cũng trải qua 5 bước: a) Giai đoạn chuẩn bị Sau khi đấu thầu thành công, công ty sẽ tiến hành chọn lựa nhà cung cấp trong số những đối tác quen thuộc, hoặc tìm một đối tác mới sao cho phù hợp. Tìm được nhà cung cấp ưng ý, bộ phận kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu cùng Ban giám đốc tiến hành lựa chọn thời gian và địa điểm cho cuộc đàm phán. Có 2 trường hợp xảy ra: Với đối tác lâu năm thì công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán sẽ không căng thẳng, do hai bên đã có mối quan hệ hợp tác nhiều năm nên có thể bỏ qua những qui tắc không cần thiết. Trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc có thể liên lạc qua điện thoại hoặc e-mail để hẹn thời gian và địa điểm cho cuộc tiếp xúc. Cuộc tiếp xúc hai bên chủ yếu là bàn lại về giá cả, chất lượng hàng hóa… Với những đối tác mới: công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phàn sẽ khẩn trương hơn. Do đây là đối tác mới, chưa hiểu nhau nhiều nên cần chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán. Cần chuẩn bị về các mặt: Ngôn ngữ: tất cả các cuộc đàm phán của Công ty đều sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh. Các thành viên trong đoàn đàm phán được trang bị khả năng ngoại ngữ rất tốt, đặc biệt là tiếng Anh. Thông tin: từ trước khi tham gia gói đấu thầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, công ty đã có sự chuẩn bị về khả năng tìm kiếm mặt hàng từ các đối tác khác. Thông tin về những nhà cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực Hàng không luôn được Công ty thường xuyên cập nhật. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn tìm hiểu thông tin về các sản phẩm đối tác có khả năng cung cấp, cũng như những mặt hàng Công ty nhập khẩu thường xuyên. Đó là các linh kiện máy bay, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ bay… Đoàn đàm phán: thường bao gồm: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, luật sư tư vấn nếu là Hợp đồng giá trị lớn và đối tác chưa lâu năm. Thời gian và địa điểm: công ty và bên đối tác sẽ tiến hành thương lượng và quyết định thời gian và địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc đàm phán. Có thể là tại Việt Nam hoặc nước ngoài. b) Giai đoạn tiếp xúc Nếu hai bên đã là đối tác trong nhều năm thì giai đoạn tiếp xúc sẽ là thời gian để hai bên hỏi thăm sức khỏe, tình hình của công ty. Sau đó sẽ đi thẳng vào vấn đề với tâm lí thoải mái. Trường hợp nếu mặt hàng nhập khẩu là quen thuộc, đối tác lại là quen biết nhiều năm, có thể không cần tổ chức buổi đàm phán trực tiếp mà chỉ qua e-mail, fax… cũng có thể chấp nhận được. Nếu là đối tác mới thì trong giai đoạn tiếp xúc này, phía Công ty sẽ thể hiện thành ý, thiện chí hợp tác. Điều này giúp cho đối tác tin cậy, đồng thời tìm hiểu xem thông tin mình có được về họ có chính xác hay không. c) Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán. Hai bên sẽ thảo luận, thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng. Trước hết, đây là một Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Công ty Airimex là bên nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu thường là rượu vang hoặc các thiết bị, máy móc, động cơ máy bay. Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán: Mô tả hàng hóa: đối với các Hợp đồng công ty nhận từ gói thầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, hàng hóa thường là các linh kiện máy bay, thiết bị thuộc chuyên ngành hàng không. Chất lượng: chất lượng được đưa ra theo yêu cầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam. Vì đây là các thiết bị thuộc lĩnh vực chuyên ngành, người sử dụng cuối cùng là Tổng công ty Hàng Không Việt Nam (Vietnam Airlines) Đối với máy móc, thiết bị hàng không: kèm theo phụ kiện Hợp đồng, trong đó qui định chi tiết các tiêu chuẩn kĩ thuật… Nếu là các sản phẩm khác như rượu thì ngoài tên rượu còn qui định năm và nước sản xuất; thể tích chai; nồng độ rượu… Giá cả: hai bên cũng thống nhất điều khoản giá cả. Tất nhiên giá mà Công ty mua sẽ thấp hơn giá Công ty đấu thầu nếu là nhập khẩu thiết bị Hàng không. Khoảng chênh lệch chính là lợi nhuận mà Công ty nhận được. Đồng tiền thanh toán được qui định trong Hợp đồng là đồng USD hặc đồng EUR. Điều kiện giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 1990 hoặc 2000 (thường sử dụng Incoterms 2000); Công ty thường áp dụng điều kiện CIF Hochiminh. Theo đó, người bán phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Giao hàng: thời gian và địa điểm giao hàng được hai bên thống nhất sao cho hợp lí và thuận lợi cho cả hai bên. Nếu là nhập khẩu động cơ máy bay thì còn phải chú ý đến thời gian để đáp ứng nhu cầu sử dụng của Vietnam Airlines; không được giao hàng từng phần; có thể chuyển tải Nếu là Hợp đồng nhập khẩu khác như rượu với số lượng lớn thì cho phép giao hàng từng phần; có thể chuyển tải. Thanh toán: hai bên sẽ thống nhất sử dụng phương thức thanh toán nào thuận lợi cho cả hai bên. Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) hoặc TTR. Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Vận hành, sử dụng: nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị thì giai đoạn vận hành và sử dụng rất quan trọng. Trong Hợp đồng, Công ty Airimex đưa ra yêu cầu bên xuất khẩu phải cử chuyên viên sang hướng dẫn cách sử dụng cũng như bảo quản cho người sử dụng cuối cùng là Vietnam Airlines sau khi Công ty làm thủ tục thông quan cho hàng hóa và giao cho Vietnam Airlines. Cung cấp phụ tùng thay thế: đối với những sản phẩm có thời gian sử dụng lâu dài và việc thay thế những phụ tùng của nó là cần thiết thì Hợp đồng còn qui định phía bán hàng phải cung cấp phụ tùng thay thế cho người sử dụng sản phẩm trong khoảng thời gian sử dụng sản phẩm. d) Giai đoạn kết thúc, kí kết Hợp đồng Khi các điều khoản trên được hai bên đồng ý thống nhất thì coi như Hợp đồng đã được chấp nhận về cơ bản. Hai bên sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng. Thông thường, công ty Airimex sẽ giành quyền soạn thảo Hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh. e) Giai đoạn rút kinh nghiệm Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công. Công ty sẽ kiểm tra, so sánh với các cuộc đàm phán trước đây để rút kinh nghiệm cho lần đàm phán tới. Nếu như hai bên tin tưởng lần nhau thì những Hợp đồng tiếp theo có thể sẽ không tiến hành gặp mặt trực tiếp nữa mà qua e-mail, fax… Quy trình thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại công ty Xin giấy phép nhập khẩu Căn cứ theo quyết định số 24/2008/QĐ-BCT, ngày 01/08/2008 của Bộ Công Thương quyết định về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng, trong đó có mặt hàng Rượu vang mà công ty nhập khẩu. Do đó, công ty cũng tiến hành làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu tự động theo đúng qui định của pháp luật. Hồ sơ để xin cấp Giấy phép nhập khẩu tự động gồm : Đơn đăng kí nhập khẩu tự động: 02 bản chính Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép kinh doanh: 01 bản sao (có dấu sao y bản chính của thương nhân) Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) L/C hoặc chứng từ thanh toán hoặc xác nhận thanh toán qua Ngân hàng: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) Vận đơn hoặc chứng từ vận tải của lô hàng: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) Chuẩn bị khâu thanh toán Phương thức thanh toán được công ty Airimex sử dụng nhiều nhất trong các Hợp đồng nhập khẩu của mình là TTR (chuyển tiền) và L/C (tín dụng chứng từ) Sử dụng phương thức thanh toán TTR: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán này với những đối tác lâu năm và có sự tin tưởng lẫn nhau. Với phương thức thanh toán này, công ty sẽ phải thực hiện việc thanh toán của mình trong vòng 30 ngày, kể từ ngày nhận được hàng theo qui định trong Hợp đồng. Khi thanh toán, công ty phải xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ sau: - Giấy yêu cầu chuyển tiền Hợp đồng mua bán hàng hóa Hóa đơn thương mại Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu Phương thức này thường được áp dụng đối với các Hợp đồng nhập khẩu rượu vang. Rượu vang là mặt hàng công ty nhập khẩu rất nhiều trong năm, từ những đối tác có mối quan hệ lâu dài và tốt đẹp. Do đó, công ty đã giảm bớt tình trạng ứ động vốn trong khi chờ nhận được hàng từ nhà xuất khẩu. Điều này tạo thuận lợi cho công ty trong việc sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: Công ty áp dụng phương thức thanh toán này đối với những Hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn để tạo sự tin tưởng với đối tác, thường dùng đối với việc nhập khẩu động cơ, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ bay. Cũng như các công ty nhập khẩu khác, khi sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C), công ty Airimex cũng thực hiện các bước sau: Viết đơn yêu cầu mở L/C theo mẫu của Ngân hàng: dựa vào Hợp đồng đã kí, công ty viết đơn yêu cầu mở L/C cho nhà xuất khẩu thụ hưởng. Do Hợp đồng có giá trị lớn, công ty chỉ mở L/C trước 1 ngày so với ngày qui định trong Hợp đồng để giảm bớt chi phí. Công ty thường sử dụng 2 hệ thống Ngân hàng phục vụ cho việc kinh doanh của mình đó là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng Kĩ thương Việt Nam (Techcombank). Đây là những Ngân hàng có uy tín trong giao dịch ngoại thương. Các điều kiện trong L/C được nhân viên công ty xem xét và thực hiện cẩn trọng, đảm bảo quyền lợi của Công ty. Công ty phải lập cam kết thanh toán cho Ngân hàng và kí quỹ một khoản tiền bằng 10% - 30% trị giá L/C, tỉ lệ này không thống nhất đối với tất cả các thương vụ. Thư tín dụng công ty mở là loại L/C không hủy ngang, trả ngay và không cần Ngân hàng xác nhận. Sau khi được Ngân hàng chấp nhận việc mở L/C, Công ty sẽ nhận được một bản L/C nháp do Ngân hàng gửi tới để kiểm tra. Nếu thấy không có vấn đề gì thì Ngân hàng sẽ phát hành L/C chính thức. Và L/C này được gửi đến Ngân hàng nước ngoài nhờ chuyển cho nhà xuất khẩu. Và ngược lại, nếu có gì sai sót hoặc không đúng, công ty sẽ yêu cầu Ngân hàng tu chỉnh. Thuê phương tiện vận tải Hầu hết các Hợp đồng ngoại thương Công ty kí kết đều theo điều kiện CIF. Như vậy, việc thuê phương tiện vận tải là do bên xuất khẩu tiến hành và chịu trách nhiệm. Công ty có quy mô lớn, nhập khẩu hàng hóa đa dạng với nhiều phương tiện khác nhau, trong đó nhiều nhất là bằng tàu biển và máy bay. Trong Hợp đồng có quy định cụ thể thời gian giao hàng và cảng dỡ hàng, điều này là cơ sở để người bán tìm phương tiện vận tải. Mua bảo hiểm cho hàng hóa Cũng như việc thuê phương tiện vận tải, công ty kí Hợp đồng ngoại thương theo điều kiện CIF nên việc mua bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng vận tải chính là do người bán chịu trách nhiệm. Công ty sẽ nhận được giấy chứng nhận mua bảo hiểm do người bán gửi tới cùng với bộ chứng từ, đây là cơ sở để công ty đòi bồi thường khi có tổn thất xảy ra. Bảo hiểm thường được mua với giá trị bằng 110% trị giá hàng hóa. Công ty cũng mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình khi vận chuyển hàng từ cảng về kho riêng của công ty bảo hiểm Bảo Minh. Nhận bộ chứng từ Sau khi Hợp đồng được kí kết, nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của Hợp đồng. Đồng thời nhận được L/C (nếu thanh toán bằng L/C), nhà xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu. Giao hàng xong, nhà xuất khẩu sẽ gửi cho công ty một bộ chứng từ thông báo chi tiết về hàng hóa và tàu chở hàng, dự kiến ngày tàu đến… Dựa vào bộ chứng từ này, công ty chuẩn bị làm việc với Ngân hàng để có thể nhận được bộ chứng từ gốc từ Ngân hàng: Nếu Hợp đồng thanh toán bằng TTR: Trường hợp này công ty nhận trực tiếp bộ chứng từ do nhà nhập khẩu gửi đến. Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên của Công ty tiến hành kiểm tra cẩn thận, nếu thấy đầy đủ và hợp lệ sẽ yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền bằng với trị giá Hóa đơn cho nhà xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hàng. Bộ hồ sơ chuyển tiền gồm có: Lệnh chuyển tiền theo mẫu Ngân hàng Bản sao Hợp đồng ngoại thương Hóa đơn thương mại Tờ khai hải quan hàng nhập Nếu phương thức thanh toán áp dụng là L/C: Trường hợp này, công ty không nhận được bộ chứng từ để đi nhận hàng từ người xuất khẩu mà phải qua Ngân hàng. Ngân hàng ở đây là Ngân hàng được công ty yêu cầu mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng (ngân hàng mở L/C). Do công ty chỉ kí quỹ một khoản nhỏ hơn 100% trị giá của Hợp đồng nên để đảm bảo quyền lợi của mình, Ngân hàng yêu cầu bộ chứng từ phải được chuyển đến Ngân hàng với mục Consignee (người nhận hàng) trong B/L được ghi là “To oder of…bank (theo lệnh Ngân hàng…), nghĩa là chỉ khi nào Ngân hàng kí hậu vào B/L thì công ty mới có thể nhận được hàng. Do đó, khi nhận được thông báo là bộ chứng từ đã về tới Ngân hàng thì nhân viên phòng kế toán đến Ngân hàng làm thủ tục thanh toán toàn bộ số tiền còn nợ Ngân hàng và yêu cầu Ngân hàng chuyển bộ chứng từ, đồng thời kí hậu vào B/L để Công ty có thể nhận được hàng. Chuẩn bị nhận hàng Sau khi nhận được bộ chứng từ và Thông báo hàng đến của Hãng tàu, nhân viên phòng xuất nhập khẩu tiến hành làm các chứng từ cần thiết để thông quan cho hàng hóa nhập khẩu. Bộ chứng từ cần chuẩn bị bao gồm: 02 Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Dựa vào Thông báo hàng đến sẽ biết được hàng của Công ty về cảng nào, thường là ICD Phước Long và Cát Lái. Khi lên tờ khai phải chú ý các mục sau: Tên người xuất khẩu, nhập khẩu, số Hợp đồng, ngày kí Hợp đồng, điều kiện giao hàng… ghi đúng theo Hợp đồng. Tên, số hiệu phương tiện vận tải; số và ngày vận tải đơn: ghi đúng theo B/L. Tỉ giá tính thuế: là tỉ giá USD/VND hoặc EUR/VND, lấy trên trang web của hải quan Đồng Nai (www.dncustoms.vn) Điều kiện giao hàng: CIF HCM Phương thức thanh toán: TTR hoặc L/C Mã số hàng hóa: tra trong Biểu thuế suất xuất nhập khẩu của năm hiện hành. Thuế nhập khẩu: đây là mục quan trọng trong tờ khai. Thuế suất phải được tra kĩ trong Biểu thuế suất thuế nhập khẩu được Bộ công thương phát hành hàng năm, cách thuế phải chính xác. Giấy giới thiệu của công ty: ngoài Giấy giới thiệu của công ty, đôi khi cần đến Giấy ủy quyền từ công ty mẹ là Arimex Hà Nội, nếu như B/L được kí phát cho Airimex Hà Nội. 01 bản sao vận tải đơn: có kí hậu của Ngân hàng. 01 bản sao + 01 bản chính Invoice 01 bản sao + 01 bản chính Packing list 01 bản sao Hợp đồng ngoại thương Giấy chứng nhận xuất xứ 01 bản chính Lệnh giao hàng: khi nhận được B/L (có kí hậu của Ngân hàng nếu là thanh toán bằng L/C), nhân viên của công ty sẽ đến hãng tàu đóng các phí cần thiết như phí D/O, phí THC… và đổi lấy một bộ (thường là 5 bản) Lệnh giao hàng. Nếu mặt hàng nhập khẩu là Rượu vang thì ngoài các chứng từ trên còn phải có Giấy đăng kí kiểm tra Nhà nước và Giấy chứng nhận phân tích từ nước xuất khẩu. Trước khi làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận phải xin giấy kiểm tra nhà nước hàng nhập khẩu của Viện vệ sinh y tế công cộng. Làm thủ tục hải quan và nhận hàng Sau bước chuẩn bị nhận hàng, công ty đã có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan và nhận hàng. Nộp bộ hồ sơ hải quan cho cán bộ hải quan của khẩu nơi có hàng của công ty (ICD Phước Long I, II, Cát Lái, Tân Cảng…. Sau khi kiểm tra đầy đủ, bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận hải quan tính thuế. Hồ sơ hải quan hàng nhập của Công ty thuộc diện luồng đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa). Các mặt hàng công ty nhập khẩu thường phải qua khâu kiểm hóa, kể cả rượu vang và động cơ, thiết bị. Nhân viên công ty khi biết được tên cán bộ kiểm hóa sẽ liên hệ để hẹn giờ kiểm hàng. Kiểm tra thực tế 10% số lượng hàng. Nếu hàng hóa được khai đúng như kiểm tra thì cán bộ hải quan kiểm hóa sẽ ghi nội dung kiểm tra và kí tên vào tờ khai. Đối với mặt hàng rượu vang còn phải tiến hành dán tem nhập khẩu để tránh tình trạng hàng giả, hàng nhập lậu gây thiệt hại cho người tiêu dùng. Nhân viên sẽ nhận tem và thuê công nhân dán ngay tại chỗ để cán bộ kiểm hóa kiểm tra. Sau đó phải nộp lại cùi tem cho hải quan. Đối với khoản thuế nhập khẩu, công ty sẽ xuất trình bảo lãnh của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam cho cán bộ hải quan tính thuế. Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng nhập khẩu, công ty thuê phương tiện vận tải chở hàng về kho hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất. Nếu là mặt hàng rượu vang với số lượng lớn thì thuê xe kéo cont về kho. Như vậy công ty sẽ phải làm giấy mượn cont với Hãng tàu và đóng phí. Nếu hàng là máy móc, thết bị thì thuê xe tải chở về kho. Công ty cũng tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa trong khi chở hàng từ cảng về kho của công ty bảo hiểm Bảo Minh. Khiếu nại Khi có tổn thất xảy ra như rượu bị bung nắp chai, bị xì hơi… thì Công ty sẽ tiến hành mời Giám định Vina control và đại diện Công ty bảo hiểm tới hiện trường và làm thủ tục giám định hàng hóa. Sau đó, công ty giám định cấp Giấy chứng nhận giám định tổn thất hàng hóa cho Công ty. Tùy theo nguyên nhân gây ra tổn thất mà công ty bảo hiểm hoặc người bán sẽ chịu trách nhiệm cho tổn thất này. Thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ, Công ty thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Nếu thanh toán bằng TTR: Khi nhận được bộ chứng từ và kiểm tra kỹ lưỡng, nhân viên bộ phận kế toán của Công ty đến Ngân hàng viết Lệnh chuyển tiền, yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền tương đương 70% trị giá Hợp đồng còn lại cho người bán. Công ty sẽ xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ sau: Giấy yêu cầu chuyển tiền theo mẫu của Ngân hàng; Hợp đồng mua bán hàng hóa; Hóa đơn thương mại; Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu. Bằng nghiệp vụ của mình, Ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền theo yêu cầu của Công ty và nhận phí chuyển tiền. Phí chuyển tiền do Công ty chịu. Khi tiền được chuyển đến Ngân hàng do người bán chỉ định thì các chi phí phát sinh ở Ngân hàng đó sẽ do phía người bán chịu. Sau khi thực hiện việc chuyển tiền thành công, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ cho công ty. Công ty sẽ thông báo với bên bán hàng là đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển tiền, đồng thời yêu cầu phía đối tác kiểm tra tài khoản. Nếu thanh toán bằng L/C: Để nhận được bộ chứng từ nhận hàng, Công ty phải làm thủ tục thanh toán nợ cho Ngân hàng. Tùy theo thỏa thuận giữa Công ty và Ngân hàng trong từng thương vụ mà Công ty có thể trích tài khoản để trả ngay cho Ngân hàng, hoặc thế chấp lô hàng nhập khẩu, hoặc vay tiền của Ngân hàng… Ngân hàng nhận được thanh toán từ Công ty sẽ tiến hành trả tiền cho nhà xuất khẩu thông qua các đại lí Ngân hàng của mình ở nước ngoài hoặc Ngân hàng thông báo. Thanh toán thành công cho nhà xuất khẩu, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ về cho Công ty. Thanh lí Hợp đồng Đối với các Hợp đồng nhập khẩu rượu vang thường số lượng của một Hợp đồng sẽ được giao thành nhiều lần cho đến khi nào đầy đủ số lượng yêu cầu trong Hợp đồng. Do đó, hai bên sẽ tiến hành thanh lí sau khi hàng được giao đầy đủ. Đối với các hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị cho ngành Hàng không. Hai bên sẽ tiến hành làm biên bản nghiệm thu và thanh lí Hợp đồng sau khi Công ty nhận được hàng và bên bán thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình. Nghĩa vụ người bán phải thực hiện đối với những Hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị Hàng không sau khi Công ty làm thủ tục thông quan và đưa hàng về kho đó là: Cử nhân viên sang hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, bảo trì… Vận hành chạy thử phải đạt yêu cầu… Cam kết cung cấp các thiết bị, phụ tùng thay thế trong một thời gian nhất định. Những thuận lợi và khó khăn đối với công ty Thuận lợi Những yếu tố thuận lợi từ nền kinh tế: Tính đến tháng 7/2009, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam đạt 68,73 tỉ USD. Trong đó xuất khẩu là 32,55 tỉ USD và nhập khẩu là 36,18 tỉ USD, nhập siêu là 3,63 tỉ USD. Trong đó, nhập khẩu các mặt hàng máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng trong tháng 7 là 1,05 tỉ USD (cao nhất từ đầu năm), nâng tổng kim ngạch nhập khẩu 7 tháng đầu năm 2009 ở mặt hàng này lên 6,34 tỉ USD . Con số trên chứng tỏ nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ của Việt Nam tăng mạnh, trong đó có mặt hàng máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ tùng… Do nhu cầu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ gia tăng, khối lượng và trị giá hàng hóa xuất nhập khẩu tăng cao, các mặt hàng xuất nhập khẩu đa dạng hơn tạo cơ hội thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phục vụ cho Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam, với mặt hàng nhập khẩu chính là để phục vụ trên máy bay, vật tư, phụ tùng, trang thiết bị mặt đất phục vụ sân bay… Doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Tổng công ty Hàng Không, ngành Hàng không dân dụng Việt Nam cũng như mở rộng được hoạt động kinh doanh phục vụ cho các đối tượng thuộc các ngành kinh tế quốc dân, góp phần tăng doanh thu, cũng như đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp. Nước ta hiện nay vẫn còn đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nên nhu cầu về máy móc, trang thiết bị nhập khẩu phục vụ cho sản xuất là rất lớn. Đây là cơ hội lớn cho Airimex bởi vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực này đã nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm và những đối tác đáng tin cậy… Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại thương như vận tải biển, bảo hiểm, ngân hàng… có xu hướng phát triển tốt trong tương lai: Theo thống kê qui luật về chu kì kinh tế, thông thường ngành vận tải nói chung, trong đó có vận tải biển sẽ bứt phá khi nền kinh tế khởi sắc trở lại. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đẩy mạnh vay vốn để trang bị tàu mới nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ cho xuất nhập khẩu của Việt Nam Các công ty bảo hiểm trong nước hiện nay đang từng bước nâng cao nghiệp vụ nhằm đáp ứng nhu cầu tình hình xuất nhập khẩu của Việt Nam đang ngày càng gia tăng. Những yếu tố thuận lợi từ Công ty: Đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết: Hầu hết cán bộ nhân viên trong Công ty đều đã tốt nghiệp cao đẳng và đại học với chuyên ngành phù hợp. Do đó, nắm bắt nhanh công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đối với nhân viên phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ được yêu cầu tối thiểu là TOEIC 600, có khả năng nghe, nói và đọc viết tốt tiếng Anh. Đây là ngôn ngữ chính được sử dụng trong các cuộc đàm phán quốc tế. Đối với các nhân viên thuộc bộ phận giao nhận hàng hóa có kinh nghiệm ít nhất là 2 năm làm công tác giao nhận. Thành thạo các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ngoại thương bằng đường biển và hàng không. Đội ngũ lãnh đạo năng lực cao. Bộ máy lãnh đạo của Công ty từng bước chứng tỏ bản lĩnh là một bộ máy lãnh đạo có uy tín, dẫn dắt Công ty vượt qua khó khăn trong giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng. Những thành quả đạt được trong ngày hôm nay, có một phần rất lớn từ sự đóng góp của Ban lãnh đạo Airimex. Các Hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường được kí kết theo điều kiện CIF. Như vậy, Công ty sẽ không phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đây vốn là những nghiệp vụ mà các nhân viên Công ty còn yếu. Đối tác trong Hợp đồng là những công ty, tập đoàn lớn có uy tín và mối quan hệ tốt trong nhiều năm. Đối với mặt hàng rượu vang, Công ty luôn sử dụng phương thức thanh toán TTR đối với các đối tác này. Phương thức thanh toán này, Công ty chỉ chuyển tiền thanh toán cho đối tác trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hàng. Điều này giúp Công ty giảm bớt rủi ro so với việc trả tiền trước, đồng thời có thể quay nhanh vòng vốn, vốn của Công ty không bị ứ động. Vấn đề làm thủ tục hải quan của Công ty cũng có nhiều thuận lợi hơn. Do hoạt động trong nhiều năm, và hàng nhập khẩu thường được đưa về những cửa khẩu nhất định (ICD Phước Long, Cát Lái) nên có mối quan hệ tốt với các cán bộ hải quan. Điều này giúp Công ty thực hiện công tác giao nhận hàng nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí lưu cont, lưu bãi. Với những đối tác và các mặt hàng nhập khẩu quen thuộc, đặc biệt là mặt hàng rượu vang. Công ty thường sử dụng lại mẫu Hợp đồng đã được kí kết và thực hiện trước đó, chỉ thay thế những nội dung cần thiết như: tên hàng, số lượng, thời gian giao hàng…còn các điều khoản khác có thể được xem xét và giữ nguyên.Vì vậy, Công ty giảm bớt chi phí cho công việc đàm phán lại. Công việc để thực hiện đàm phán một Hợp đồng tốn nhiều chi phí. Sử dụng dịch vụ của các Ngân hàng trong nhiều năm, tạo được uy tín và mối quan hệ tốt. Công ty được Ngân hàng ưu tiên bảo lãnh các khoản thuế xuất nhập khẩu phải nộp. Hoặc bảo lãnh thanh toán các lô hàng nhập khẩu nếu như đối tác không tin tưởng. Đối với các Hợp đồng nhập khẩu, công ty luôn giành quyền soạn thảo Hợp đồng. Do đó, Công ty có thể có những quyền lợi được ưu tiên hơn phía đối tác, tránh những điều khoản bất lợi cho mình, tạo thuận lợi cho Công ty trong việc thực hiện Hợp đồng. Khó khăn Những thách thức từ bên ngoài: Hiện nay, kinh tế thế giới đang trong tình trạng khó khăn. Điều này ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp trong nước, mà đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Bởi vì, xuất nhập khẩu có liên quan rất nhiều đến tình hình biến động kinh tế không những của Việt Nam mà còn của các nước khác trên thế giới. Tỉ giá USD/VND ngày càng có xu hướng tăng lên. Điều này sẽ gây thiệt hại cho các doanh nghiệp nhập khẩu như công ty Airimex. Nghiệp vụ ngoại thương liên quan đến các lĩnh vực như: vận tải, bảo hiểm… Các lĩnh vực này ở Việt Nam còn chưa được các doanh nghiệp quan tâm nhiều. Năng lực hoạt động của các doanh nghiệp Bảo hiểm Việt Nam còn hạn chế, chưa mang tầm quốc tế. Trình độ cán bộ làm công tác bảo hiểm nói chung còn bất cập so với đòi hỏi của thị trường mà còn non yếu so với mặt bằng thế giới ( Tình hình vận tải biển ở Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập: nổi bật nhất trong ngành đó là chi phí giá thành cao trong khi giá cước vận tải thế giới lại giảm. Điều này cũng khiến cho các doanh nghiệp muốn thuê tàu cũng phải do dự. Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa còn nhiều bất cập, nạn quan liêu… làm mất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Hệ thống giao thông vận tải, cơ sở hạ tầng của Việt Nam còn yếu kém. Đường vào các Cảng lớn ở Thành phố Hồ Chí Minh như Cát Lái, Phước Long, cảng VICT…còn đang thi công, gây khó khăn cho công tác vận chuyển hàng hóa, nhất là các xe chở container. Những khó khăn từ bên trong Công ty: Một điểm yếu lớn của Công ty đó là chưa quan tâm đến công tác marketing. Như chúng ta đã biết, marketing là một phần rất quan trọng và không thể thiếu đối với các công ty, nhất là đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như Airimex. Tuy công việc marketing sẽ quan trọng hơn đối với công ty chuyên xuất khẩu, nhưng đối với một công ty nhập khẩu thì cũng quan trọng không kém. Các Hợp đồng Công ty kí kết hầu hết đều theo điều kiện CIF. Tuy điều này mang đến thuận lợi cho Công ty trong việc thực hiện Hợp đồng nhưng cũng thể hiện sự yếu kém về mặt nghiệp vụ của nhân viên. Không những thế, việc để cho đối tác thực hiện công tác thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa cũng khiến cho Công ty mất một nguồn lợi khá lớn từ hoa hồng của các công ty bảo hiểm, hãng tàu… Về vấn đề mua bảo hiểm: nếu để cho đối tác mua bảo hiểm, Công ty sẽ gặp phải những khó khăn: Phải chi một lượng ngoại tệ lớn vì cộng thêm phí bảo hiểm trong khi nhu cầu về ngoại tệ hiện nay của quốc gia nói chung và của Công ty nói riêng là rất lớn. Đơn bảo hiểm do người xuất khẩu chuyển nhượng lại cho Công ty. Một khi có tổn thất xảy ra, người bồi thường lại là doanh nghiệp nước ngoài. Tổn thất xảy ra đa số là được phát hiện tại các cửa khẩu ở Việt Nam. Mặc dù doanh nghiệp nước ngoài có ủy thác một số công ty bảo hiểm trong nước giám định tổn thất. Song, do chưa am hiểu về thủ tục khiếu nại đòi bồi thường nên Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc nhận được bồi thường trừ những tổn thất thật sự nghiêm trọng. Về vấn đề thuê tàu biển: Cũng như việc để cho đối tác mua bảo hiểm, Công ty phải mất một khoản ngoại tệ cho việc để đối tác thuê phương tiện vận tải. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Airimex nói riêng từ lâu đã quen với việc để cho đối tác giành quyền thuê tàu vì một phần do tình hình vận tải biển ở Việt Nam còn yếu, một phần nữa là do nghiệp vụ của nhân viên cũng chưa đáp ứng được công tác tìm và thuê tàu. Lực lượng nhân viên thực hiện công tác giao nhận còn mỏng. Do đó, lượng hàng nhập về không kịp làm thủ tục hải quan nên công ty phải chịu một khoảng chi phí lưu kho, lưu bãi lớn. Và sự chênh lệch tỉ giá cũng làm ảnh hưởng đến số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN, KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NK TẠI CÔNG TY CP XNK HÀNG KHÔNG 3.1. Thành lập bộ phận Marketing Trước tình hình Công ty sẽ mở rộng lĩnh vực kinh doanh, đa dạng hóa các nguồn hàng nhập khẩu. Công việc đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu sẽ diễn ra thường xuyên hơn và đa dạng hơn. Đa dạng hơn bởi vì với những mặt hàng khác nhau, Công ty sẽ có những nhà cung cấp khác nhau từ những thị trường khác nhau. Do đó, việc thành lập một bộ phận marketing cho Công ty sẽ rất có ích và sẽ hỗ trợ cho công tác tổ chức đàm phán và kí kết Hợp đồng của Công ty thuận lợi hơn. Phòng Marketing được thành lập với nhiệm vụ và chức năng: Chức năng