Lý luận chung về tổ chức kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh 1.1.1 Ý nghĩa của bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất - Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó, đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, được nhập kho thành phẩm hoặc giao bán trực tiếp cho khách hàng. - Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa như sau: Đối với doanh nghiệp: Hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thông qua hoạt động bán hàng DN có được doanh thu và nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận. Lúc này DN có điều kiện phân phối lợi ích vật chất giữa DN với Nhà nước, DN với người lao động hoặc giữa DN với người chủ DN hay nói cách khác là để phân phối hài hòa giữa 3 lợi ích: + Lợi ích của Nhà nước thông qua các khoản thuế, phí, lệ phí. + Lợi ích của DN thông qua lợi nhuận + Lợi ích của người lao động thông qua tiền lương và các khoản ưu đãi Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế - tài chính, trình độ quản lý của doanh nghiệp và khả năng thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đối với nền kinh tế quốc dân: Việc thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện tốt để phối hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa và lưu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền mặt , ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn xã hội nói chung. 1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với thành phẩm, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất Yêu cầu quản lý đối với thành phẩm Về măt số lượng thành phẩm: đòi hỏi phải thường xuyên nắm bắt tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm để phục vụ công tác quản lý, giảm thiếu thất thoát, đưa ra kế hoạch sản xuất, xác định lượng hàng tồn kho cần thiết. Về mặt chất lượng thành phẩm : chất lượng là nhân tố quan trọng để doanh nghiệp cạnh tranh và có thể tồn tại lâu dài trên thị trường. Từ đó doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ, làm tốt công tác kiểm tra chất lượng, có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại thành phẩm; kịp thời phát hiện những thành phẩm kém phẩm chất. Bên cạnh đó doanh nghiệp có quy định về dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho phù hợp. Yêu cầu quản lý đối với bán hàng và xác định kết quả bán hàng Doanh nghiệp phải quản lý trên cả 2 mặt tiền và hàng: Quản lý về doanh thu bán hàng, đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của doanh đối với Nhà nước, đồng thời là cơ sở để xác định chính xác kết quả kinh doanh. Quản lý doanh thu trong nền kinh tế thị trường bao gồm: + Quản lý doanh thu thực tế: Doanh thu thực tế là doanh thu được tính theo giá bán ghi trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng. + Quản lý các khoản giảm trừ doanh thu: là các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng, theo quy định cuối kỳ được trừ khỏi doanh thu thực tế. Quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn. 1.1.3 Nhiệm vụ của công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp; đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả kinh doanh. 1.2 Tổ chức kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1 Đặc điểm của thành phẩm Thành phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất gắn liền với quy trình công nghệ nhất định trong phạm vi một doanh nghiệp. Sản phẩm phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định. Nửa thành phẩm được bán cho khách hàng thì nó cũng có ý nghĩa như thành phẩm. Thành phẩm biểu hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị hay nói cách khác là biểu hiện trên các mặt số lượng, chất lượng. Thành phẩm có vai trò như là cột sống, là linh hồn của doanh nghiệp sản xuất. Đánh giá thành phẩm Thành phẩm thuộc tài sản ngắn hạn, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp do vậy về nguyên tắc được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc của thành phẩm là giá thành thực tế của thành phẩm hoàn thành. Đối với thành phẩm nhập kho Nhập kho do sản xuất: Thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất hoàn thành nhập kho đựơc phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế( Zsxtt) bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Nhập kho do thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho được tính theo giá thực tế gia công bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê ngoài gia công và chi phí liên quan trực tiếp khác (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong gia công…) Đối với thành phẩm xuất kho. Giá trị thành phẩm xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp tính giá theo giá đích danh; Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước xuất trước; Phương pháp nhập sau xuất trước. 1.2.3 Kế toán chi tiết thành phẩm 1.2.3.1 Chứng từ sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập, xuất sản phẩm đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chứng từ kế toán về thành phẩm bao gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Bảng kê mua hàng Hóa đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi … 1.2.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm Hiện nay các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3 phương pháp chủ yếu: phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. 1.2.4 Kế toán tổng hợp thành phẩm Trong doanh nghiệp việc phản ánh số hiện có và tình hình biến động của thành phẩm phụ thuộc vào việc doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo PPKKTX hay PPKKĐK. 1.2.4.1 Kế toán tổng hợp thành phẩm theo PPKKTX Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang TK 155- Thành phẩm TK 157- Hàng gửi đi bán TK 632- Giá vốn hàng bán Trình tự kế toán theo sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.1 Kế toán tổng hợp thành phẩm theo PPKKTX TK 155 TK154 TK 157 TK 632 TK 911 TP Hoàn Thành Nhập Kho Gửi bán Gửi bán Xuất Kho Bán trực tiếp Xuất bán ngay (4) Cuối kỳ k/c Giá vốn hàng bán (1) (2) (3) Khi khách hàng trả tiền (1) Hoặc chấp nhận thanh toán 1.2.4.1 Kế toán tổng hợp thành phẩm theo PPKKĐK Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 631- Giá thành sản xuất TK 155, 154 chỉ phản ánh số dư đầu và cuối kỳ TK 911 Trình tự kế toán theo sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.2 Kế toán tổng hợp thành phẩm theo PPKKĐK TK 632 TK 911 TK 155,157 TK 631 (2) Trong kỳ nhập kho, gửi bán, bán ngay (1) Đầu kỳ k/c TP tồn kho (4) Cuối kỳ k/c giá vốn xác định kết quả (3) Cuối kỳ k/c TP tồn kho 1.3 Kế toán bán hàng 1.3.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán 1.3.1.1 Các phương thức bán hàng a) Phương thức bán hàng gửi bán Theo phương pháp này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã qui ước trong hợp đồng. Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho gửi đi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận là doanh thu bán hàng. b) Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm: - Bán hàng thu tiền ngay - Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trả chậm). - Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi - Bán hàng đổi hàng … 1.3.1.2 Các phương thức thanh toán - Thanh toán bằng tiền mặt: Theo phương thức này khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và được khách hàng thanh toán trả trực tiếp bằng tiền mặt. - Thanh toán không dùng tiền mặt: Là quá trình khách mua sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp nhưng không trả trực tiếp bằng tiền mặt mà chấp nhận thanh toán bằng các hình thức thanh toán khác như chuyển khoản tiền gửi, séc, uỷ nhiệm chi, hàng đổi hàng... 1.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng Khái niệm Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại. Doanh thu tùy từng loại hình sản xuất kinh doanh và bao gồm: Doanh thu bán hàng Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia Điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Chứng từ kế toán sử dụng Các khoản doanh thu bán hàng, thuế tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu được phản ánh trong các chứng từ và tài liệu liên quan như : Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL), Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02- GTTT-3LL) Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 01-BH) Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo Có ngân hàng, Bảng sao kê của ngân hàng...) Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại Tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 512: Doanh thu nội bộ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Và các tài khoản khác (TK 111,112,131...) e) Trình tự KT một số nghiệp vụ về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (theo sơ đồ 1.3) Sơ đồ 1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 512, 511 TK 111, 112 Bán hàng thu tiền ngay TK 3331 Thuế VAT đầu ra(nếu có) TK131 Phải thu Thu tiền Doanh thu TK 521,531,532… Giảm trừ doanh thu TK 911 K/c Doanh thu thuần XĐKQ cuối kỳ TK641 Hoa hồng 1.3.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt. Chiết khấu thương mại: là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. Hàng bán bị trả lại: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Giảm giá hàng bán: Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng với lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn…đã ghi trong hợp đồng. Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. a) Tài khoản sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại TK531 - Hàng bán bị trả lại TK532 - Giảm giá hàng bán TK3332 -Thuế tiêu thụ đặc biệt TK3333 - Thuế xuất khẩu TK3331- Thuế GTGT b) Trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (theo sơ đồ 1.4): Sơ đồ 1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu TK 111, 112, 131,141… TK521,531,532... 3331 TK 511 TK 3331 Cuối kỳ k/c TK641 Chi phí liên quan đến hàng bị trả lại 3332,3333 Khi nộp thuế 1.3.3 Kế toán giá vốn hàng bán a) Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PPKKTX (Xem sơ đồ 1.1) b) Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PPKKĐK (Xem sơ đồ 1.2) Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ = Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế thành phẩm gửi bán chưa tiêu thụ đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của thành phẩm nhập kho trong kỳ - Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ - Trị giá vốn thực tế thành phẩm gửi bán chưa tiêu thụ cuối kỳ 1.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.4.1 Kế toán chi phí bán hàng a) Nội dung Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Theo quy định hiện hành CPBH gồm các nội dung sau: Chi phí nhân viên bán hàng (TK6411) Chi phí vật liệu, bao bì (TK6412) Chí phí dụng cụ, đồ dùng (TK6413) Chi phí khấu hao TSCĐ (TK6414) Chi phí bảo hành sản phẩm (TK6415) Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6417) Chi phí bằng tiền khác (TK6418) b) Phương pháp kế toán - TK sử dụng chủ yếu là: TK 641 – Chi phí bán hàng, tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. - TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2 theo từng nội dung CPBH. - Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu (theo sơ đồ 1.5) Chi phí dịch vụ mua ngoài,chi phí bằng tiền khác TK 111, 112,152 TK 334,338 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu TK153 TK111,112 Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK111,112 ,331... Chi phí khấu hao TSCĐ TK 214 TK133(nếu có) TK133(nếu có) TK133(nếu có) Kết chuyển chi phí bán hàng vào cuối kỳ TK911 Các khoản thu giảm chi TK 641 TK 142, 242 TK 352 Chi phí bảo hành TK 352 Hoàn nhập Sơ đồ 1.5 Kế toán chi phí bán hàng 1.3.4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a) Nội dung Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tình chất chung toàn doanh nghiệp. Theo quy định của chế độ hiện hành, CPQLDN chi tiết thành các yếu tố chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý (TK6421) Chi phí vật liệu quản lý (TK6422) Chi phí đồ dùng văn phòng (TK6423) Chi phí khấu hao TSCĐ (TK6424) Thuế, phí và lệ phí (TK6425) Chi phí dự phòng (TK6426) Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6427) Chi phí bằng tiền khác (TK6428) b) Phương pháp kế toán - Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu là TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp, để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. TK 642 có 8 tài khoản cấp 2 theo từng nội dung CPQLDN. - Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về CPQLDN (theo sơ đồ 1.6) Sơ đồ 1.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK111,112, 152,… TK333 TK642 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác TK 111, 112,152 TK 334,338 Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý TK142, 242, 153 Chi phí đồ dùng văn phòng TK111,112,141,331... Chi phí khấu hao TSCĐ TK 214 TK133(nếu có) TK133(nếu có) TK133(nếu có) Cuối kỳ k/c chi phí QLDN để xác định KQKD TK911 Các khoản thu giảm chi TK139, 352 Hoàn nhập dự phòng TK 139, 352 Chi phí dự phòng Thuế môn bài, thuế đất đai phải nộp cho NSNN 1.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 1.4.1 Nội dung và phương pháp xác định Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thông thường và kết quả hoạt động khác. Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường là kết quả từ những hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, đây là hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động bán hàng là hoạt động tạo ra doanh thu chính cho doanh nghiệp. Kết quả từ hoạt động SXKD (bán hàng, cung cấp dịch vụ) = Tổng doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn của hàng xuất đã bán và chi phí thuế TNDN - CPBH và CPQLDN Kết quả từ hoạt động tài chính = Tổng doanh thu thuần từ hoạt động tài chính - Chi phí về hoạt động tài chính Kết quả hoạt động khác = Thu nhập thuần khác - Chi phí khác Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp) 1.4.2 Phương pháp kế toán xác định kết quả kinh doanh a) Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán xác định kết quả kinh doanh sử dụng các tài khoản sau: TK 911- Xác định kết quả kinh doanh TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp 2: + TK 4211- Lợi nhuận năm trước + TK 4212- Lợi nhuận năm nay TK821- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK 821 có 2 tài khoản cấp 2: + 8211- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành + 8212- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại b) Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến xác định kết quả kinh doanh (Sơ đồ 1.7) Sơ đồ 1.7 Kế toán xác định kết quả kinh doanh TK632 TK511,512 TK911 (4) K/c Doanh thu thuần (1) K/c giá vốn hàng bán TK 641, 642 (2) K/c CPBH, CPQLDN TK 515,711 TK 635,811 (3) K/c Chi phí tài chính, chi phí khác (5) K/c thu nhập tài chính, thu nhập khác TK 8211 TK 8211 (6”)K/c Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (6’) K/c Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành TK 421 TK 421 (8) K/c Lỗ (7) K/c Lãi 1.5 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Tuỳ theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà hệ thống sổ kế toán sẽ khác nhau. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, các sổ Nhật ký chuyên dùng (Sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng) Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung): Sổ Cái TK 155, 157, 511, 521, 3331, 632, 641, 642, 911... Các thẻ, sổ chi tiết như thẻ kho(sổ kho), sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết phải thu của khách hàng.... CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG PHƯƠNG LINH. 2.1 Đặc điểm tình hình chung của Công ty TNHH TM & XD Phương Linh. Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Phương Linh Tên tiếng anh : Phuong Linh Trading & Construction Company limited Trụ sở chính : Tổ 2- Cụm 5- Khương Đình- Thanh Xuân- Hà Nội MST : 0101033805 Website : www.quatphuonglinh.vn Văn phòng giao dịch : 162 Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội Nhà máy sản xuất : Lô46- KCN Quang Minh- Mê Linh- Hà Nội Công ty có 1 Showroom trưng bày và bán sản phẩm tại HN ở 162 Trường Chinh- Đống Đa- HN, 1 chi nhánh ở TP.HCM. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Phương Linh được thành lập theo hình thức Công ty TNHH Hai thành viên trở lên. Công ty thành lập vào năm 2000, đi vào hoạt động từ năm 2002 theo giấy Đăng ký kinh doanh số 0101000610 ngày 10/04/2002. Vốn điều lệ của công ty tính đến đầu năm 2007 là 1.900.000.000 đồng. Vốn của công ty chủ yếu là vốn góp của hai thành viên Ông Trần Văn Lê và Bà Trần Hương Lan. Công ty có tư cách pháp nhân, hoạt động theo Luật doanh nghiệp Việt Nam, có con dấu riêng, tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động công ty có một số nét chính sau: - Từ năm 2002 đến 2004: Công ty chỉ buôn bán làm đại lý động cơ, quạt công nghiệp. - Từ năm 2005 cho đến nay: Công ty đầu tư máy móc thiết bị sản xuất mặt hàng quạt công nghiệp, hệ thống hút bụi công nghiệp, xử lý khí thải nâng cao và đào tạo thêm công nhân có tay nghề để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Chính sách của Công ty là đi sâu vào mặt chất lượng, mẫu mã sản phẩm để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Với trình độ công nghệ hiện đại, năng lực sản xuất lớn, chất lượng sản phẩm tốt, hệ thống quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả; Phương Linh đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng uy tín, danh giá của các bộ ngành như giải thưởng “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2007”, huy chương vàng “Hàng việt nam chất lượng phù hợp tiêu chuẩn”, cúp vàng “sản phẩm uy tín chất lượng”, cúp sen vàng “Doanh nghiệp tiêu biểu”... Ngoài ra, tất cả các sản phẩm của Phương Linh được sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001 - 2008 và tiến tới là tiêu chuẩn ISO 14000. Biểu 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây. Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu thuần về BH và CCDV 10.106.938.610 14.002.818.162 20.242.453.557 Lợi nhuận sau thuế 69.252.767 52.824.419 58.456.345 Nộp ngân sách 26.931.631 20.542.830 15.132.878 Thu nhập bình quân đầu người 1,91 2,35 2,45 (Nguồn: BCTC của Công ty TNHH TM & XD Phương Linh) 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty - Các sản phẩm của Công ty được sản xuất trên quy trình công nghệ phức tạp trải qua nhiều giai đoạn sản xuất và được tiêu thụ trên thị trường theo hai hình thức: giao bán trực tiếp và đặt hàng qua điện thoại. Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường cả 3 miền. - Chu kỳ sản xuất ngắn - Khối lượng sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng - Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ chủ yếu sau: Sản xuất các loại quạt công nghiệp: quạt li tâm, quạt hướng trục. Hệ thống hút lọc bụi cho các nhà máy, xí nghiệp Máy hút bụi công nghiệp di động Dịch vụ sủa chữa, bảo dưỡng quạt công nghiệp và hệ thống hút lọc bụi... Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá công ty kinh doanh ... Quy trình sản xuất được thực hiện qua các giai đoạn sau: Sơ đồ 2.1 QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM KHO TÔN TỔ CẮT TỔ HÀN TỔ SƠN TỔ CÂN BẰNG CÁNH KHO BÁN T.PHẨM TỔ LẮP RÁP KCS XUẤTKHO Thiết kế - lập trình - đưa tôn vào máy CNC cắt tạo phôi( các bộ phận của quạt: đốc, áo, bích, cánh...) Sau khi cắt tạo phôi chuyển sang tổ hàn để hàn tạo các chi tiết của quạt (vỏ quạt, bệ quạt, áo) Cánh quạt được chuyển sang tổ cân bằng cánh để tạo cánh. Ngâm tẩy dầu, gỉ, làm sạch chuyển cho tổ sơn - sấy nhập kho bán thành phẩm. Căn cứ vào các đơn đặt hàng Tổ lắp ráp nhận từ kho Bán thành phẩm để lắp ráp chuyển cho Tổ KCS xuất kho. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty TNHH TM & XD Phương Linh là công ty sản xuất cho nên cơ cấu tổ chức và hoạt động phù hợp với yêu cầu quản lý của một doanh nghiệp sản xuất. Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM & XD Phương Linh GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC Phòng kế toán Chi nhánh TP.HCM Xưởng sản xuất Phòng hành chính- nhân sự Phòng kinh doanh Giám đốc: Là đại diện cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của Giám đốc được quy định trong Điều lệ của Công ty. Phó giám đốc: Có vai trò tham mưu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng ban. Phòng Kinh doanh bao gồm các bộ phận sau: + Bộ phận bán hàng: có nhiệm vụ giao dịch trực tiếp cho khác hàng, gửi báo giá và tư vấn kỹ thuật khi có yêu cầu từ phía khách hàng, nhận đơn đặt hàng và tổ chức ký kết hợp đồng. Tiếp cận, khai thác, quản lý, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng và tham gia thương thảo các Hợp đồng kinh tế. + Bộ phận tư vấn kỹ thuật: Tiếp nhận thông tin của khách hàng, khảo sát và thiết kế, chịu trách nhiệm bóc tách dự toán và hệ thống lắp đặt. + Bộ phận Marketing: Tìm hiểu điều tra thị trường, lập phương án Marketing sản phẩm; lập các phương án quảng cáo, tiếp thị, tham gia các kỳ Hội chợ; hỗ trợ cho Ban Giám đốc Công ty về quan hệ khách hàng, giá cả, cải tiến sản phẩm; tiếp cận yêu cầu khách hàng và xử lý thông tin; tổng hợp, thu nhận ý kiến phản hồi của khách hàng báo cáo để Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch chung. + Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm theo dõi sản phẩm bảo hành; lên kế hoạch cử cán bộ đến nơi cần bảo hành hoặc tiếp nhận sản phẩm mà khách hàng mang đến; thu thập thông tin về lỗi của sản phẩm cho Phòng kỹ thuật. Phòng kế toán: Có những nhiệm vụ chính sau: + Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật, chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính mà đơn vị ban hành. + Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý các hoạt động trong các đơn vị, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế. Phòng Hành chính- Nhân sự + Lưu giữ hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn Công ty. + Nắm chắc chất lượng trình độ cán bộ công nhân viên, đề xuất những người có khả năng vào vị trí lãnh đạo. + Theo dõi khen thưởng thi đua đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân có thành tích hay vi phạm kỷ luật. + Theo dõi quyết toán các chế độ lương bổng, đãi ngộ, BHXH, BHYT hàng tháng, các chế độ theo quy định hiện hành đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động. + Xử lý các việc phát sinh từng ngày liên quan đến nhận sự trong Công ty. Xưởng sản xuất + Tổ chức triển khai sản xuất theo kế hoạch, hoặc lệnh sản xuất do phòng kinh doanh chuyển xuống. + Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng các máy móc thiết bị sản xuất. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty. 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công tác kế toán ở Công ty Phương Linh được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung tại phòng giao dịch ở 162 Trường Chinh. Theo mô hình này, bộ máy kế toán của Công ty bao gồm: Kế toán trưởng; Kế toán vật tư, TSCĐ; Kế toán thanh toán và công nợ; Kế toán Thuế và tiền lương, Kế toán bán hàng; còn bộ phận chi nhánh làm nhiệm vụ thu nhận và kiểm tra chứng từ và gửi về bộ phận kế toán trung tâm của Công ty. Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình kế toán tập trung của Công ty TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư,TP, TSCĐ Kế toán thanh toán và công nợ Kết toán Thuế Kế toán bán hàng Thủ quỹ Chi nhánh TP. HCM, nhân viên thống kê phân xưởng Chú thích: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ hỗ trợ Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trước Giám đốc, trực tiếp thực hiện các phần hành kế toán tiền lương, kế toán chi phí và giá thành, kế toán nguồn vốn, kế toán tổng hợp, lập các Báo cáo tài chính và các báo cáo thuộc yêu cầu quản trị. Kế toán vật tư, TP, TSCĐ: chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về việc thực hiện các công việc có kiên quan đến phần hành kế toán vật tư, TP, TSCĐ. Kế toán thanh toán và công nợ: Phụ trách việc thu chi tiền tiền mặt và theo dõi các khoản công nợ trong toàn Công ty, phụ trách công tác giao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay. Kế toán thuế : Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế toán khác để nhanh chóng lập các báo cáo thuế đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Thủ quỹ: quản lý lượng tiền mặt tại quỹ của Công ty, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt.Định kỳ hoặc khi có yêu cầu, tiến hành kiểm kê quỹ và lập báo cáo nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt. 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng Hiện nay, Công ty Phương Linh đang áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” Sơ đồ 2.4 Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán “Nhật ký chung” CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ kế toán chi tiết SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán : (1)Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ đó vào sổ Nhật ký chung theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán đồng thời phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ chi tiết liên quan nếu doanh nghiệp có mở sổ chi tiết, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái tài khoản. Trường hợp doanh nghiệp có mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chi tiền, thu tiền, bán hàng, mua hàng) thì căn cứ vào các chứng từ ghi sổ ghi vào các sổ Nhật ký đặc biệt từ đó ghi vào sổ Cái. (2)Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái với bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. 2.1.4.3 Hình thức kế toán trên máy tính Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán SmartSoft của Công ty Cổ phần phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm Smartsoft có các tính năng vượt nổi trội sau: Số liệu được lưu trữ trên nhiều tập tin giúp chương trình có khả năng truy xuất nhanh hơn khi lên báo cáo; Quản lý người dùng phân quyền sử dụng, thay đổi mật khẩu khi cần; Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu, có khả năng phục hồi lại dữ liệu đã sao lưu, thao tác chuyển đổi đơn giản dễ sử dụng;  Nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nối mạng Màn hình 2.1 Trích Phần mềm kế toán Công ty áp dụng: a) Trình tự ghi sổ kế toán Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ kế toán CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI -Báo cáo Tài chính -Báo cáo quản trị Chú thích: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự kế toán áp dụng hình thức kế toán máy như sau: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán đã được lập trình, các thông tin đã nhập được tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, số Cái các tài khoản) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với Báo cáo tài chính. Sau đó thực hiện thao tác để in BCTC theo quy định. (3) Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. b) Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu Để thuận lợi trong công việc ghi chép, hạch toán, khi sử dụng phần mềm kế toán Vasj công ty phải thực hiện mã hoá các đối tượng. Phần mềm cho phép khai báo hệ thống danh mục từ điển phong phú (Tài khoản, Khách hàng, Hàng hóa,Vật tư, Kho hàng,…) Khai báo danh mục tài khoản Ngoài hệ thống tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp đã mở thêm một số tài khoản chi tiết nhằm phục vụ công tác quản lý. .VD: TK 1311( Phải thu của khách hàng(ngắn hạn)); TK 1312 ( Phải thu của khách hàng(dài hạn)) Màn hình 2.2 Trích danh mục tài khoản của Công ty Khai báo danh mục chứng từ Trong danh mục này có đầy đủ các loại chứng từ, vào chi tiết mỗi loại phiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hạch toán. Màn hình 2.3 Trích danh mục chứng từ hạch toán của Công ty: Khai báo danh mục khách hàng Mỗi nhóm khách hàng được mã hóa bằng chữ viết tắt + số thứ tự (nếu có) Màn hình 2.4 Trích danh mục khách hàng Khai báo danh mục thành phẩm, hàng hóa, vật tư Đối với thành phẩm được mã hóa như sau: loại quạt + số quạt + công suất quạt .VD: HTN30.18K: Quạt hướng trục số 3, 0.18 Kw LTGTN512K: Quạt li tâm gián tiếp số 5, 12kw Màn hình 2.5 Trích danh mục thành phẩm, hàng hóa, vật tư c) Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật ở phần “Giao dịch kế toán” gồm có 10 phần hành (Ngân hàng, Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn bán hàng xuất…) d) Xem các báo cáo Các báo cáo nằm dưới phần “danh mục”; phần mềm cho phép xem nhanh 8 loại báo cáo (Báo cáo thuế; báo cáo công nợ; báo cáo hàng tồn kho…), ngoài ra có thể xem ở thanh tiêu đề và chọn nhóm cần xem. Có 2 cách để xem sổ sách, báo cáo: - Cách thứ nhất: Vào Thanh tiêu đề ở trên cùng và lựa chọn loại báo cáo nào(Cách này cho phép xem các báo cáo chi tiết hơn) - Cách thứ hai(cho phép xem nhanh): Chọn loại báo cáo trên giao diện màn hình.Ví dụ: Muốn xem Sổ cái một tài khoản, ta vào “Báo cáo nhật ký chung” => chọn “ Sổ cái một tài khoản”. Sau đó hiện ra một giao diện màn hình mới để đánh Số hiệu tài khoản và ngày tháng năm (Màn hình 2.6, 2.7) Màn hình 2.6 Trích màn hình Báo cáo nhật ký chung Màn hình 2.7 Trích giao diện xem Sổ cái tài khoản Ngoài ra các ở thanh tiêu đề trên sẽ cho phép thực hiện được mọi thao tác liên quan đến một đối tượng kế toán cụ thể và các bút toán thao tác cuối tháng. 2.1.4.4 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam. Đối với ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá liên Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt nam. Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”, và tổ chức hạch toán bằng phần mềm kế toán. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo phương pháp giá gốc + Phương pháp tính vật tư, thành phẩm xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cố định. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp kê khai và nôp thuế GTGT : Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng nộp tờ khai thuế tại Chi cục thuế quận Thanh Xuân; công ty kê khai và nộp thuế TNDN, các lại thuế, phí, lệ phí khác theo quy định hiện hành. 2.2 Thực trạng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh 2.2.1 Thực trạng tổ chức kế toán thành phẩm 2.2.1.1 Đặc điểm thành phẩm Sản phẩm chủ yếu mà Công ty Phương Linh sản xuất là quạt công nghiệp và hệ thống hút lọc bụi. Đây là những sản phẩm của ngành công nghiệp nặng được sử dụng để phục vụ phần lớn các nhà máy, phân xưởng. Hiện nay, tại Việt Nam số doang nghiệp tư vấn thiết kế và sản xuất các sản phẩm này không nhiều do vậy sản phẩm có tính cạnh tranh cao và có thị trường rộng lớn để phát triển. Những sản phẩm này được sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng, số lượng sản xuất ra không nhiều. Sản phẩm đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, yêu cầu đạt tiêu chuẩn các thông số kỹ thuật và không được phép có sai sót trong quá trình sản xuất. Đặc biệt là khâu cân bằng cánh quạt – khâu quan trọng nhất. Đơn đặt hàng sản xuất xong được khách hàng đến nghiệm thu tại cửa hàng 162 Trường Chinh và tuỳ theo sản phẩm mà bảo hành từ 6 tháng đến 1 năm. 2.2.1.2 Phân loại thành phẩm Doanh nghiệp sản xuất 3 loại thành phẩm chủ yếu là: quạt hướng trục, quạt li tâm và máy hút bụi công nghiệp. - Quạt hướng trục gồm có: Quạt hướng trục tròn (gián tiếp, trực tiếp), Quạt hướng trục vuông (gián tiếp, trực tiếp - Quạt li tâm : + Phân loại theo cột áp: quạt thấp áp, quạt trung áp, quạt cao áp + Phân loại theo model: CPl-1 (cánh bản); CPL-2 (cánh nan); CPL-3 (cánh đức); CPL-4 (cánh 32 lá); CPL-5 (cánh cao áp); CPL-6 (cánh tàu biển) - Máy hút bụi công nghiệp có máy hút bụi túi vải. 2.2.1.3 Đánh giá thành phẩm Đối với thành phẩm nhập kho Thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất hoàn thành nhập kho đựơc phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế (Zsxtt) bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Cuối tháng kế toán tính giá thành tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại thành phẩm nhập kho. Đối với thành phẩm xuất kho. Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ Giá thực tế thành phẩm xuất kho = Số lượng TP xuất kho x Đơn giá thực tế thành phẩm bình quân xuất kho Ví dụ: Tại Kho thành phẩm, tính trị giá Quạt HTN 12- 1.1 kw, gián tiếp, vuông chớp (Mã: HTN121.1VCK) xuất kho 4 cái trong tháng 12/2009: - Căn cứ vào vào Sổ chi tiết thành phẩm Quạt HTN12-1.1 kw tháng 12/2009: Số lượng tồn đầu kỳ: 2 cái, giá trị tồn: 14.449.574; số lượng nhập: 4 cái. - Đồng thời căn cứ vào giá thực tế nhập trong kỳ do kế toán giá thành cung cấp ta có giá thực tế nhập kho là: 43.472.369 đ Đơn giá bình quân = 14.449.574 +43.472.369 = 9.653.657đ/cái 6 Giá thực tế quạt HTN121.1VCK xuất kho tháng 12/09 = 9.653.657 x 4 = 38.614.628 đ 2.2.1.4 Kế toán chi tiết thành phẩm a) Thủ tục và chứng từ sử dụng Thủ tục nhập kho thành phẩm và chứng từ sử dụng Khi nhận được lệnh sản xuất từ phòng kinh doanh gửi xuống cho phân xưởng sản xuất thì tổ trưởng phân xưởng bàn giao công việc cho các tổ để tiến hành sản xuất. Thành phẩm sau khi qua các công đoạn và đến khâu lắp rắp hoàn thành phải được qua khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm. Bộ phận sản xuất căn cứ vào phiếu yêu cầu nhập kho thành phẩm lập Phiếu nhập kho thành 3 liên và có chữ ký của người lập phiếu. Phiếu nhập kho được chuyển liên 2 và 3 xuống cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập và ký tên. Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi số lượng nhập vào thẻ kho. Thủ kho chuyển liên 2 giao cho phòng kế toán vật tư. Bộ phận kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy và chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan sau đó chuyển trả lại cho kế toán vật tư lưu giữ. Hiện nay ở tại doanh nghiệp quản lý thành phẩm ở 2 kho : Kho thành phẩm(KTP) và kho chi nhánh (KCN). Tất cả những thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất xong đều được chuyển lên 162- Trường Chinh để quản lý. Chứng từ sử dụng chủ yếu là Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) và do bộ phận sản xuất lập và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3: Bộ phận giao hàng giữ Biểu 2.2 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số: 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) `PHIẾU NHẬP KHO Nợ: TK 155 Có: TK 154 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 SỐ: 365 Người giao dịch: Trần Văn Dương Đơn vị: TOHT- Xưởng Quang Minh Địa chỉ: Tổ hướng trục Diễn giải: Nhập kho thành phẩm Nhập vào kho: KTP- Kho thành phẩm STT Tên thành phẩm Mã thành phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Quạt LTN12, gián tiếp không động cơ LTGTKDCN12 Cái 1 1 2 Quạt LTN10 gián tiếp không động cơ LTGTKDCN10 Cái 1 1 3 Quạt HTN7, 3Kw gián tiếp HTGTN73K Cái 2 2 Cộng 4 4 Ngày 31 tháng12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ tục xuất kho và các chứng từ sử dụng Căn cứ vào nhu cầu xuất thành phẩm phòng cung tiêu hoặc phòng bán hàng lập Phiếu xuất kho làm thành 3 liên. Phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất thành phẩm. Thủ kho sau khi xuất thành phẩm xong ghi số lượng thực xuất và ký tên. Liên 3 phiếu xuất kho giao cho người nhận hàng giữ. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng xuất vào thẻ kho. Liên 2 phiếu xuất kho giao cho kế toán vật tư kiểm tra và vào máy rồi chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan. Cuối cùng chuyển cho kế toán vật tư lưu trữ. Công ty Phương Linh chủ yếu xuất kho thành phẩm cho khách hàng và cho chi nhánh ở TP.HCM. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này bao gồm có: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, Hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào sổ kho và sau đó chuyển cho bộ phận KT Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Biểu 2.3 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ: TK 632 Có: TK 155 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Số: 675 Người giao dịch: Chị Bình Đơn vị: Công ty Phương Linh Địa chỉ: Bộ phận bán hàng- Phòng kinh doanh Diễn giải: Xuất bán cho Cty Kỹ thuật Nhiệt Năng theo 61734(31/12/09) Xuất kho: KTP- Kho thành phẩm STT Tên thành phẩm Mã thành phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quạt LTN8-30 kw, gián tiếp, có van gió LTGTN830K Cái 1 1 2 Quạt LTN5-5.5K LTN55.5K Cái 1 1 3 Quạt LTN7-22kw, gián tiếp LTGTN722K Cái 1 1 Cộng 3 3 Xuất ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Công ty có một chi nhánh ở TP. HCM, khi xuất kho thành phẩm đều phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được viết thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu + Liên 2: Giao cho người vận chuyển + Liên 3: Thủ kho Xí nghiệp giữ Biểu 2.4 Mấu số: 03 PXK_3LL AD/2009B 0072989 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Nội bộ Ngày 20 tháng 12 năm 2009 Căn cứ vào lệnh điều động số………..ngày …tháng…năm… Của ……………Về việc : Xuất điều chuyển cho chi nhánh Họ tên người vận chuyển : Lương Văn Tú. Hợp đồng số: 01 - HĐ Phương tiện vận chuyển : Xe tải – 29- 9999 Xuất tại kho : KTP_ Kho thành phẩm Nhập tại kho : KCN- Kho chi nhánh TT Tên thành phẩm Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Thực xuất 1 Quạt HTN5-0.37 kw, Trung Quốc HTN50.37TQ Cái 4 4 2 Quạt HTN8-7.5 kw HTN87.5K Cái 1 1 3 Quạt LTN5-7.5kw, gián tiếp LTGT57.5K Cái 1 1 4 Quạt LTN7-18.5kw, gián tiếp LTGTN718.5K Cái 1 1 5 Quạt LTN5-7.5kw, inox, gián tiếp LTINN57.5K Cái 3 3 Tổng cộng 10 10 Xuất ngày 20 tháng 12 năm 2009 Thủ trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Hóa đơn giá trị gia tăng: Khi khách hàng mua hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn cho khách hàng đồng thời làm căn cứ làm thủ tục xuất kho thành phẩm. Hóa đơn GTGT được viết thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc (Liên tím) Liên 2: Giao cho khách hàng (Liên đỏ) Liên 3: Lưu nội bộ (Liên xanh) Biểu 2.5 Mẫu số: 01GTKT-3LL RY/2009B 0061734 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG PHƯƠNG LINH Địa chỉ: Tổ 2- cụm 5- Khương Đình- Thanh Xuân- HN........................................... Số tài khoản: ............................................................................................................. Điện thoại:.................................MS: 0101033805 Họ tên người mua hàng:............................................................................................. Tên đơn vị:..........................Công ty CP Kỹ Thuật Nhiệt Năng................................. Địa chỉ: 159/16- Bạch Đằng- Phường 2- Q. Tân Bình- TP.HCM............................. Số tài khoản:................................................................................................................ Hình thức thanh toán: .......CK........ MS: 0305337449 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Quạt LTN8-30 kw, gián tiếp, có van gió Cái 01 52.400.000 52.400.000 2 Quạt LTN5-5.5kw Cái 01 8.650.000 8.650.000 3 Quạt LTN7-22kw, gián tiếp Cái 01 31.450.000 31.450.000 Cộng tiền hàng: 92.500.000 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 4.625.000 Tổng cộng tiền thanh toán 97.125.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi bảy triệu một trăm hai mươi lăm ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) ( Ký,ghi rõ họ tên) (ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên) b) Quy trình xử lý nghiệp vụ Hiện nay, Công ty đang hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp mở thẻ song song. Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập- xuất thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột số tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ - xuất để phân loại theo từng thứ thành phẩm cho phòng kế toán. Biểu 2.6 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số: 06 - VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) THẺ KHO Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Quạt LTN5-5.5K Mã số: LTN55.5K Đơn vị tính: Cái Ngày N, X Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KT SH nhập SH xuất Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01/12 Tồn kho 01/12/09 10 10/12 PX649 10/12 Xuất bán 1 9 16/12 PX655 16/12 Xuất bán 1 8 ... … … ... ... ... 31/12 PX670 31/12 Xuất bán 2 1 31/12 PX675 31/12 Xuất bán 1 0 31/12 Cộng SPS 0 10 31/12 Tồn kho 31/12/09 0 Ở phòng kế toán: Khi kế toán nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho rồi nhập vào máy. Cuối tháng đối chiếu với số liệu của thủ kho. Quy trình vào máy nghiệp vụ nhập - xuất kho đươc thực hiện trên phần mềm kế toán được thực hiện như sau: *)Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm: Chứng từ gốc làm căn cứ nhập liệu vào máy là Phiếu xuất kho mà thủ kho chuyển lên cho kế toán có đầy đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Phiếu nhập kho trước khi nhập liệu vào máy. Quy trình nhập liệu được thể hiện qua ví dụ sau: Ngày 31/12/2009, Anh Trần Văn Dương ở tổ lắp ráp- Xưởng Quang Minh bàn giao nhập kho các thành phẩm sau đây: Quạt LTN12, gián tiếp không động cơ; số lượng: 1 cái Quạt LTN10, gián tiếp không động cơ; số lượng: 1 cái Quạt HTN7, 3Kw gián tiếp; số lượng : 2 cái Thủ kho nhận đủ số thành phẩm trên và đã làm thủ tục nhập kho đồng thời khi vào phiếu Nhập kho số 365 ngày 31/12/2009. Mẫu Phiếu nhập kho ở biểu 2.2 Căn cứ vào Phiếu nhập kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu nhập kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.8 Trích màn hình phiếu nhập kho (nội bộ) Tại ô “loại phiếu nhập”: chọn loại 4- Nhập kho thành phẩm Tại ô “ Mã khách”: đánh mã TOLR( tổ lắp ráp) khi ô “ địa chỉ” sẽ tự động lên do đã mã hóa trước Tại ô “ Người giao hàng” : Căn cứ trên phiếu nhập kho đánh “ Trần Văn Dương” Tại ô “ Diễn giải’: nêu nội dung nghiệp vụ là “ Nhập kho quạt LTGTKDCN12, LTGTKDCN10, HTN73K” Tại ô “ Số PN” : Đánh số phiếu nhập trên phiếu nhập kho “ PN365” Tại ô “ Ngày pn” : Căn cứ ở phiếu nhập kho “ 31/12/2009” Tại ô “ Mã kho nhập’: Đánh “KTP” Tại ô “ Mã hàng” : Đánh mã hàng tương ứng đã được khai báo trước đó LTGTKDCN12 : Quạt LTN12, gián tiếp, không động cơ, LTGTKDCN10: Quạt LTN10, gián tiếp, không động cơ; HTN73K: Quạt HTN7, 3Kw gián tiếp Tại ô “Mã kho” : KTP Tại ô “ Số lượng” : Căn cứ vào số lượng thực nhập trên Hóa đơn để phản ánh tương ứng với các mã hàng Tại ô “ TK nợ” : 1552 Tại ô “ TK có” : 1541 Kiểm tra định khoản đã khai báo trước đó; một số ô đã được mặc định sẽ tự động chuyển sang ô trống khác chỉ cần dùng Enter hoặc tab để di chuyển tới các ô. Kết thúc tại ô “ Nhận” : ấn Enter => Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng nhập kho ,... Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 154). *) Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm Thành phẩm xuất kho để bán: Sau khi có lệnh yêu cầu xuất kho, thủ kho có nhiệm vụ làm thủ tục xuất kho. Sau đó thủ kho gửi Phiếu xuất kho (liên 2) lên cho kế toán vật tư kiểm tra và làm căn cứ vào máy. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ; kế toán nhập liệu vào máy trình tự theo ví dụ sau đây: Ngày 31/12/2009, Công ty xuất bán cho Công ty CP Kỹ thuật nhiệt năng số thành phẩm sau: Quạt LTN8-30kw, gián tiếp, có van gió; số lượng: 1 cái Quạt LTN5-5.5Kw, số lượng: 1 cái Quạt LTN7-22kw, gián tiếp; số lượng: 1 cái Công ty đã bàn giao đầy đủ cho anh Tuấn của Công ty Nhiệt năng và viết phiếu xuất kho số 675 ngày 31/12/2009 Mẫu Phiếu xuất kho ở biểu 2.3 Căn cứ vào Phiếu xuất kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu xuất kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.9 Trích màn hình phiếu xuất kho Tại ô “ Loại phiếu xuất” : Chọn loại 9- Xuất khác Tại ô “ Mã khách” : Nhấn F5 để tìm tên Tại ô “ Địa chỉ” : Máy tự động lên nếu được khai báo khi khai báo mã khách hàng Tại ô “ Người nhận hàng” : Anh Tuấn Tại ô “ Diễn giải’: Xuất kho bán cho Cty CP Kỹ thuật Nhiệt Năng Tại ô “ Số Px”: PX 675 Tại ô “ Ngày Px”: 31/12/2009 Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “ Mã kho nhập”: Bỏ qua Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã LTGTN8V30K : Quạt LTN8, gián tiếp, có van gió. LTN555K : Quạt LTN5-5.5Kw LTGTN722K : Quạt LTN7-22kw Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên phiếu xuất Tại ô “ TK nợ ” : 632 Tại ô “ TK có ” : 1552 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với Phiếu xuất kho =>Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng xuất kho,... Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 632). Xuất thành phẩm cho chi nhánh: Khi có yêu cầu xuất thành phẩm do chi nhánh chuyển tới và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho rồi chuyển cho kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để nhập dữ liệu vào máy theo ví dụ sau đây: Ngày 20/12/2009, Công ty xuất thành phẩm vào cho chi nhánh ở TP.HCM giao cho Chị Trần Thị Cẩm Nhung theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số PN: 72989, Ngày 20/12/2009 những thành phẩm sau: Quạt HTN5-0.37 kw, Trung quốc; số lượng: 4 cái Quạt HTN8- 7.5kw; số lượng: 1 cái Quạt LT5-7.5 kw,gián tiếp; số lượng: 1 cái Quạt LT7-18.5 kw,gián tiếp; số lượng: 1 cái Quạt LT inox N5- 7.5k, gián tiếp; số lượng: 3 cái Mẫu phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ở biểu 2.4 Căn cứ vào Phiếu nhập kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu xuất kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.10: Trích màn hình Phiếu xuất kho Tại ô “ Loại phiếu xuất” : Chọn loại 3- Xuất điều chuyển kho Tại ô “ Người nhận hàng” : Trần Thị Cẩm Nhung Tại ô “ Diễn giải’: Xuất điều chuyển kho vào kho CN Hồ Chí Minh Tại ô “ Số Px”: PX72989 Tại ô “ Ngày Px”: 20/12/2009 Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “ Mã kho nhập”: KCN Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã ` HTN50.07TQ: Quạt HTN5-0.37 kw, Trung quốc; HTN87.5K: Quạt HTN8- 7.5kw; LTGTN57.5K: Quạt LT5-7.5 kw,gián tiếp; LTN718.5K: Quạt LT7-18.5 kw Tại ô “ Mã kho”: Đánh mã KTP (Kho thành phẩm) Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên phiếu xuất Tại ô “ TK nợ ” : 157 Tại ô “ TK có ” : 1552 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “ lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. => Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng xuất kho, ...Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 157) Biểu 2.7 ( Trích) SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM Tháng 12 năm 2009 Tên sản phẩm: Quạt LTN5-5.5K Đơn vị tính: Cái Mã số: LTN55.5K Kho : KTP – Kho thành phẩm Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn 01/12/2009 6.205.828,2 10 62.058.282 PXK 649 10/12 Xuất bán cho Cty thép Hòa Phát 1311 1 9 PXK 655 16/12 Xuất bán cho Cty Giấy Việt Trì 1311 1 8 … … ... ... ... ... ... ... PXK 670 31/12 Xuất bán cho Cty DV suất ăn CN 1111 2 1 PXK 675 31/12 Xuất bán cho Cty kỹ thuật nhiệt năng 1311 1 0 Cộng - 10 62.058.282 31/12 Tồn cuối kỳ - - Biểu 2.8 ( Trích) TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: 162 Trường Chinh Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 1 LTGTKDCN12 Quạt LTN12, gián tiếp không động cơ Cái 2 13.945.762 4 41.666.422 6 55.612.184 2 LTGTKDCN10 Quạt LTN10 gián tiếp không động cơ Cái 2 14.449.574 4 43.472.369 4 38.614.629 2 19.307.314 3 LTGTN830K Quạt LTN8-30 kw, gián tiếp, có van gió Cái 1 6.140.114 1 6.140.114 4 LTGTN722K Quạt LTN7-22kw, gián tiếp Cái 1 3.771.323 1 3.771.323 5 LTN5-5.5K Quạt LTN5-5.5K Cái 10 62.058.282 10 62.058.282 6 HTGTN80.75K Quạt HT N8-0.75 kw, gián tiếp Cái 2 12.168.748 2 12.168.748 7 HTGTN73K Quạt HT N7-3 kw, gián tiếp Cái 3 12.314.412 3 12.314.412 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 57 671.062.941 236 2.767.130.846 256 2.966.040.322 37 472.153.465 2.2.1.5 Kế toán tổng hợp thành phẩm Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho thep phương pháp kê khai thường xuyên nên để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của thành phẩm kế toán sử dụng chủ yếu TK 155- Thành phẩm. Bên cạnh đó còn sử dụng các TK khác như: 157, 154, 632... Tất cả các chứng từ kế toán liên quan đến việc nhập xuất thành phẩm đều được tập hợp và phân loại tại phòng kế toán. Kế toán vật tư có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý trên chứng từ và định kỳ vào máy để hạch toán. Cuối tháng sau khi tính giá thành thực tế của thành phẩm và giá vốn hàng bán thì các số liệu liên quan đến giá trị thành phẩm nhập và xuất kho mới được lên sổ sách kế toán. Biểu 2.9 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích)SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Thành phẩm TK: 155 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 671.062.941 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 ... ... ... ... ... ... ... ... PX 72989 20/12/2009 Xuất cho chi nhánh TP.HCM 3/4 78 157 112.252.815 ... ... ... ... ... ... ... ... PN 365 31/12/2009 Nhập kho thành phẩm-TOHT 4/4 101 1541 29.494.305,75 PX 675 31/12/2009 Xuất bán cho Cty CP kỹ thuật Nhiệt Năng 4/4 102 632 36.854.877 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh trong tháng ` 2.767.130.846 2.966.040.322 Số dư nợ cuối kỳ 472.153.465 - Sổ này có 4 trang, đánh số từ số 01 đến trang 4 2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh 2.2.2.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán Hiện nay Phương Linh đang trưng bày sản phẩm ở Showroom- Hà Nội, chi nhánh ở TP. HCM. Doanh nghiệp đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp chủ yếu là thu tiền ngay. Khách hàng có thể đến mua tại cửa hàng đối với những sản phẩm đã được thiết kế trước hoặc đặt hàng qua điện thoại và phòng kinh doanh gửi lệnh yêu cầu sản xuất. Sản phẩm hoàn thành sẽ được chuyển về Kho thành phẩm ở 162- Trường Chinh. Khách hàng mua hàng có thể thanh toán 100% số tiền hàng hoặc đặt cọc một tiền khoản tiền sau khi ký hợp đồng và thanh toán số còn lại sau khi bàn giao hàng. Khách hàng mua sản phẩm của Phương Linh có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển tiền qua ngân hàng bằng hình thức chuyển khoản (ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản... ) 2.2.2.2 Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng a) Các chứng từ kế toán sử dụng Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL) Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng, Bảng sao kê của ngân hàng...) b) Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng và thanh toán; doanh nghiệp đã sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 512: Doanh thu nội bộ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Và các tài khoản thanh toán khác (TK 111,112,131...) c) Quy trình xử lý số liệu Khách hàng mua hàng trực tiếp tại Showroom ở Hà Nội, sau khi nghiệm thu và bàn giao hàng cho khách hàng mà khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì bộ phận kế toán bán hàng ở trung tâm sẽ xuất Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Hàng hóa của doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. Đối với chi nhánh, Công ty căn cứ vào Bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra do chi nhánh chuyển để lập Hóa đơn GTGT phản ánh hàng hóa tiêu thụ nội bộ gửi cho chi nhánh. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán nội bộ chưa có thuế GTGT. Định kỳ căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy để hạch toán. Từ đây máy sẽ tự động lên các sổ chi tiết, sổ cái, và các báo cáo liên quan. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi đó căn cứ vào Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng để nhập dữ liệu máy để máy hạch toán. Hóa đơn sử dụng là Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc (Liên tím) Liên 2: Giao cho khách hàng (Liên đỏ) Liên 3: Lưu nội bộ (Liên xanh) Trường hợp khách hàng mua hàng chưa thanh toán Căn cứ nhập liệu là Hóa đơn GTGT phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh và thực sự hoàn thành. Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Hóa đơn bán hàng cho nhiều kho”. Tiếp theo, nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới hoặc kích chuột vào ô “tạo mới” ở phía dưới màn hình. Định khoản đối với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền là: Nợ TK 1311(1312) Có TK 5112 Có TK 333111 Quy trình nhập liệu được thực hiện qua ví dụ sau: Ví dụ: Ngày 31/12/2009 Công ty xuất bán cho Công ty CP kỹ thuật Nhiệt Năng những thành phẩm sau (Giá bán chưa thuế VAT): Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Quạt LTGTN8-30 kw, có van gió Cái 01 52.400.000 52.400.000 Quạt LTN5-5.5kw Cái 01 8.650.000 8.650.000 Quạt LTGTN7-22kw Cái 01 31.450.000 31.450.000 Kế toán đã viết Hóa đơn số 61734 ngày 31/12/2009 và khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Thuế suất VAT của các mặt hàng trên là 5%. Mẫu hóa đơn đã trình bày ở biểu 2.5 Căn cứ vào Hóa đơn sau khi được kiểm tra, đối chiếu và giao cho khách hàng liên 2 thì kế toán thực hiện việc nhập liệu chứng từ này như sau: Màn hình 2.11 Trích màn hình Hóa đơn bán hàng cho nhiều kho Theo nội dung hóa đơn ví dụ trên: Tại ô “ Mã khách’: Nhấn phím F5 để tìm tên khách hàng. Xuất hiện mã khách KH149 và mặc định địa chỉ, MST của Công ty (do khai báo từ đầu). Tại ô “Người mua”: Đánh tên người mua theo HĐ Tại ô “ Diễn giải” : Nhập nội dung “ Xuất bán cho ...” VD: “ Xuất bán cho Công ty CP Kỹ Thuật Điện Năng. Tại ô “ Số hóa đơn”: Căn cứ vào Số trên HĐ VD: 0061734 Tại ô “ Số seri” : Căn cứ trên HĐ để nhập vào VD: RY/2009B Tại ô “ Ngày hạch toán” : Là ngày nhập chứng từ vào máy VD: 31/12/2009 Tại ô “ Ngày lập hđ” : Căn cứ vào ngày trên hóa đơn VD: 31/12/2009 Tại ô “ Mã nx( tk nợ)” : Nếu khách hàng trả tiền mặt thì vào 1111 ; còn nếu nợ hoặc chuyển khoản thì đánh 1311. VD: 1311. Tại ô “ Diễn giải thuế” : Đánh tên nhóm hàng như Quạt li tâm, quạt hướng trục, hệ thống hút lọc bụi... VD: Quạt li tâm. Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã VD: LTGTN8V30K Tại ô “ kho”: Đánh mã KTP (Kho thành phẩm) Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên hóa đơn Tại ô “Giá bán” : Đánh giá bán trên hóa đơn theo từng mặt hàng Tại ô “ Mã thuế” : Nếu thuế suất 10% đánh mã là 10; nêu thuế suất 5% thì đánh mã là 05... VD: HĐ trên đánh mã là 05 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “ lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với HĐ. => Sau khi nhập HĐ GTGT vào máy số liệu sẽ lên các sổ sau: - Các sổ chi tiết: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ chi tiết TK 3331 ... Cuối tháng có sổ báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. - Sổ Nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng (Sổ Nhật ký bán hàng) - Sổ cái các TK liên quan: Sổ cái TK511, TK131, TK3331.. Xem, in các sổ kế toán và báo cáo liên quan - Cách thứ nhất: Vào thanh tiêu đề ở trên cùng(Cho phép xem chi tiết hóa) + Vào “tổng hợp” => “Báo cáo nhật ký chung” => chọn “ Sổ Nhật ký chung”, “ Sổ Nhật ký bán hàng”, “ Sổ cái một tài khoản”: Để xem, in sổ Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, Sổ cái TK 511, 131, 3331. + Vào “tổng hợp” => “Báo cáo công nợ” => Lựa chọn loại sổ cần xem như sổ chi tiết thanh toán với người mua + Vào “ Bán hàng” => “ Báo cáo bán hàng” => lựa chọn sổ liên quan đến bán hàng như Sổ Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết bán hàng… - Cách thứ hai(cho phép xem nhanh): Chọn loại báo cáo trên giao diện màn hình. +Xem, in Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ cái của một tài khoản vào “Báo cáo nhật ký chung”=> lựa chọn loại sổ (Màn hình 2.6, 2.7) + Xem, in Sổ liên quan đến công nợ, ta vào phần “ Báo cáo công nợ” Sau đây trích một số sổ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng: + Sổ chi tiết bán hàng (Biểu 2.10) + Sổ Nhật ký bán hàng (Biểu 2.11) + Sổ Cái TK 511(Biểu 2.12); TK 512(Biểu 2.13) Biểu 2.10 (Trích) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 12/2009 Tên sản phẩm: Quạt LTN5-5.5kw Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Doanh thu Thuế GTGT Các khoản giảm trừ doanh thu Số Ngày Số lương Đơn giá Thành tiền Thuế Hàng trả lại Giảm giá HD 65533 10/12 Xuất bán cho Cty CP Thép Hòa Phát 1311 1 8.900.000 8.900.000 445.000 HD 65549 16/12 Xuất bán cho Cty CP Giấy Việt Trì 1311 1 8.900.000 8.900.000 445.000 ... ... ... ... ... ... ... ... HD 44600 30/12 Xuất bán cho Cty TNHH STĐ Bình Nam 1311 2 18.095.238 9.047.619 904.762 HD 61729 31/12 Xuất bán cho Cty TNHH DV suất ăn CN Phương 1111 2 17.800.000 8.900.000 890.000 HD 61734 31/12 Xuất bán cho Cty CP Kỹ thuật Nhiệt năng 1311 1 8.650.000 8.650.000 432.500 Cộng phát sinh 10 98.966.667 4.948.333 Doanh thu thuần 98.966.667 Giá vốn hàng bán 62.058.280 Lãi gộp 36.908.387 Biểu 2.11 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03a3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu của người mua (ghi Nợ) Ghi có các tài khoản Số Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 HĐ 155061 03/12/2009 Xuất bán cho Công ty Doanh Ngân 11.550.000 ... ... ... ... HĐ 61734 31/12/2009 Xuất bán cho Cty CP Kỹ Thuật Nhiệt Năng 97.125.000 ... ... ... ... Cộng 3.229.037.788 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Biểu 2.12 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK: 511 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 PT 510 03/12/2009 Cty TNHH SX & TM Intech- t. toán tiền hàng HĐ 6551 (03/12/09) 1/5 1 1111 13.700.000 ... ... ... ... ... ... ... ... HĐ 61734 31/12/2009 Xuất bán- Cty Kỹ thuật nhiệt năng- KH 149 5/5 107 1311 92.500.000 HĐ 61735 31/12/2009 Xuất bán- Cty CP XNK & SXTM Âu Mỹ- KH335 5/5 108 1311 25.714.290 HĐ 61736 31/12/2009 Xuất bán- Cty TNHH Trường Quang II- KH 193 5/5 109 1311 31.000.000 PKT 1270 31/12/2009 K/c Doanh thu bán hàng 511-> 911 5/5 110 911 3.427.410.970 Cộng số phát sinh trong tháng 3.427.410.970 3.427.410.970 Số dư cuối kỳ - Sổ này có 5 trang, đánh số từ số 01 đến trang 5 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.13 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Doanh thu nội bộ TK: 512 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 HĐ 61711 30/12/2009 Hàng xuất bán cho CN tháng 12/2009-CNHCM 1/1 1 1361 99.479.521 HĐ 61726 31/12/2009 Hàng xuất bán trong CN tháng 12/09-CNHCM 1/1 2 1361 33.650.000 PKT 1271 31/12/2009 K/c doanh thu bán hàng nội bộ 1/1 3 911 133.129.521 Cộng số phát sinh trong tháng 133.129.521 133.129.521 Số dư cuối kỳ -Sổ này có 1 trang, đánh số từ số 01 đến trang 1 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Căn cứ để phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã thanh toán là Hóa đơn GTGT, phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng. Khi nhập liệu vào máy, đầu tiên thao tác như trường hợp bán hàng chưa thu tiền để phản ánh qua định khoản: Nợ TK 1311(1312) Có TK 5112 Có TK 333111 Việc treo qua TK 131 nhằm tránh nhập liệu trùng chứng từ. Sau đó nghiệp vụ thanh toán được thực hiện ở phần giao dịch kế toán “ Thu tiền” hoặc “ ngân hàng”. Nhấn F4 để tạo mới. Định khoản nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 1111, 1121 Có TK 1311(1312) VD: Ngày 31/12/2009, Công ty TNHH Dịch vụ suất ăn công nghiệp Phương Nam thanh toán tiền hàng theo Hoá đơn GTGT 62729 ngày 31/12/2009. Kế toán thanh toán đã nhận đủ số tiền thanh toán như trên Hoá đơn. Biểu 2.14 PHIẾU THU Số: 566 Ngày 31/12/2009 Người nộp tiền: Anh Đức Địa chỉ: Cty Dịch vụ suất ăn công nghiệp Phương Nam Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền hàng theo HĐ 62729 ngày 31/12/2009 Số tiền: 18.690.000 đồng. (Viết bằng chữ): Mười tám triệu sáu trăm tám chín mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo .... chứng từ gốc:..... Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ 2.2.2.3 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng Các sản phẩm của Phương Linh chủ yếu được sản xuất theo các đơn đặt hàng, số lượng ít và thời gian sản xuất kéo dài từ 1 tuần trở lên. Để đảm bảo tiến độ giao hàng, các đơn đặt hàng phải gối đầu nhau, đan xen lẫn nhau. Nhằm tránh việc ứ đọng vốn, tăng khả năng thanh toán; việc bán chịu sản phẩm không nhiều. Chỉ với những bạn hàng quen thuộc, có uy tín và có mối quan hệ làm ăn qua lại với nhau; Công ty mới cho phép kéo dài hơn thời gian thu tiền hàng. Các khoản phải thu đều là các khoản phải thu ngắn hạn, không có các khoản phải thu dài hạn. Cuối tháng, kế toán và khách hàng gửi bảng đối chiếu công nợ giữa hai bên để kiểm tra lại và chốt số dư công nợ vào cuối tháng. Các chứng từ sử dụng: Hợp đồng thương mại, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT… Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu của khách hàng Ngoài ra Công ty còn mở ra 2 TK chi tiết: TK 1311- Phải thu của khách hàng ngắn hạn; TK 1312- Phải thu của khách hàng dài hạn. Biểu 2.1 (Trích)SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 1311- Phải thu khách hàng ( Ngắn hạn) Khách hàng: CTy CP Kỹ thuật nhiệt năng Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng Số dư đầu kỳ : 30.000.000 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có UNC 69 10/12/2009 Cty Nhiệt năng t.toán tiền hàng 1121 30.000.000 HD 44553 18/12/2009 /2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 78.050.000 Thuế VAT 33311 3.902.500 UNC 121 18/12/2009 Cty Nhiệt năng t.toán tiền hàng 1121 51.952.500 HD 44599 30/12/2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 34.500.000 Thuế VAT 33311 4.625.000 HD 61734 31/12/2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 92.500.000 Thuế VAT 33311 4.625.000 Cộng số phát sinh trong tháng 215.617.500 81.952.000 Số dư Nợ cuối kỳ 103.665.000 Biểu 2.16 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng TK: 131 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 422.827.989 N/T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ TT dòng Nợ Có UNC 53 02/12/2009 Cty Hải Châu t.toán tiền hàng 1/7 1 1121 22.370.000 UNC 54 02/12/2009 Cty Lilama đặt cọc tiền hàng 1/7 2 1121 140.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... HD 61734 31/12/2009 Xuất bán cho Cty kỹ thuật Nhiệt năng 6/7 159 5112 92.500.000 Thuế VAT 6/7 160 33311 4.625.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh trong tháng 3.229.037.788 1.727.548.048 Số dư nợ cuối kỳ 1.924.317.729 - Sổ này có 7 trang, đánh số từ số 01 đến trang 7 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2.4 Tổ chức kế toán thuế Giá trị gia tăng Công ty Phương Linh nạp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Năm 2009, những sản phẩm Quạt công nghiệp chịu thuế suất 5%, các sản phẩm lọc bụi chịu thuế suất 10%. Năm 2010, tất cả sản phẩm này đều chịu thuế suất 10%. Hàng tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo, Công ty và chi nhánh kê khai và gửi cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tờ khai tính thuế GTGT từng tháng kèm theo bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra theo mẫu 01/GTGT. Thuế giá trị gia tăng phải nộp được tính như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trụ sở chính được chi cục thuế quận Thanh Xuân cấp mã số thuế đồng thời cấp mã số thuế cho Chi nhánh(13 số). Khi xuất thành phẩm và hàng hóa cho chi nhánh, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ. Chi nhánh bán hàng cho khách hàng thì lập Hoá đơn GTGT đồng thời lập bảng kê Hàng hóa bán ra gửi về cho trụ sở chính để kế toán trung tâm lập Hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ theo giá bán nội bộ. Khi đó Hóa đơn mà trụ sở chính lập cho chi nhánh là căn cứ kê khai thuế đầu ra cho trụ sở chính và là căn cứ kê khai thuế đầu vào cho chi nhánh nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý trên địa bàn. Để theo dõi thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán sử dụng 2 tài khoản : +TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ  +TK 3331- Thuế GTGT phải nộp  TK cấp 2 là TK 33311- Thuế GTGT đầu ra Khi nhận được các Hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra, chúng được phân loại và nhập các dữ liệu vào phần mềm, máy sẽ tự động xử lý. Hiện nay nhờ có phần mềm hỗ trợ kê khai thuế mà giúp doanh nghiệp tự động kê khai lên phần mềm để chuyển cho cơ quan thuế. Để xem các báo cáo thuế : Cách 1: Từ Thanh tiêu đề => “ Tổng hợp” => “ Báo cáo thuế” Cách 2: Từ phần các báo cáo trên màn hình => chọn “ Báo cáo thuế” Biểu 2.17Mẫu số: 01- 1/GTGT(Ban hành kèm theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của Bộ Tài chính)  BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuế: Tháng12 năm 2009 Người nộp thuế Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Mã số thuế: ............................................0101033805................................................... Đơn vị tiền: đồng Việt Nam STT Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa có thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số HĐ Ngày, tháng, năm phát hành 1. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT: 1 / / - 0% - Tổng cộng 2.Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT 0 %: 1 / / - 0% - Tổng cộng 3. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT 5 %: 1 PM2009B 65517 03/12/2009 CTy TNHH sản xuất & TM Intech 0102033526 Quạt li tâm 13.700.000 5% 685.000 .. … … … … … … … … … 92 RY/2009B 61734 31/12/2009 Cty CP Kỹ thuật Nhiệt năng 0305337449 Quạt Li tâm 92.500.000 5% 4.625.000 … … … … … … … … … … Tổng cộng 3.512.398.193 5% 175.619.910 6. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT10 %: … … … … … … … … … … 7 RY2009B 61716 31/12/2009 Cty CP Gạch men Viglacera Thăng Long 2500224026 DV sủa chữa 3.000.000 10% 300.000 Tổng cộng 39.403.159 10% 3.940.316 Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra : 3.551.801.352 Tổng thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra: 179.560.226 Biểu 2.18: TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) [01] Kỳ tính thuế: tháng 12 năm 2009 Đơn vị tiền: Đồng việt nam STT Chỉ tiêu Giá trị HHDV ( Chưa có thuế) Thuế GTGT A Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ( đánh dấu X) [10] B Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [11] 21.181.152 C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nước I Hàng hóa, dịch vụ (HHDV) mua vào 1 Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ ([12]=[14]+[16];[13]=[15]+[17]) [12] 3.511.299.392 [13] 189.529.115 a Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong nước [14] 2.570.243.348 [15] 143.293.504 b Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu [16] 941.056.044 [17] 46.235.611 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trước a Điều chỉnh tăng [18] [19] b Điều chỉnh giảm [20] [21] 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào ( [22]= [13]+ [19]- [21] [22] 189.529.115 4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này [23] 189.529.115 II Hàng hóa, dịch vụ bán ra 1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ ([24]=[26]+[27];[25]=[28]) [24] 3.551.801.352 [25] 179.560.226 1.1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT [26] 1.2 Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT([27]=[29]+[30]+[32];[28]=[31]+[33]) [27] 3.551.801.352 [28] 179.560.226 a Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0% [29] b Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 5% [30] 3.512.398.193 175.619.910 c Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10% [32] 39.403.159 [33] 3.940.316 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra kỳ trước a Điều chỉnh tăng [34] [35] 1.260.050 b Điều chỉnh giảm [36] [37] 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra ([38]=[24]+[34]-[36];[39]=[25]+[35]-[37]) [38] 3.551.801.352 180.820.276 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ: 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ([40] =[39]- [23]- [11]) [40] 2 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết trong kỳ này(([41] =[39]- [23]- [11]) [41] 29.889.991 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42] 2.2 Thuế GTGT còn lại được khấu trừ chuyển kỳ sau([43]= [41]- [42]) [43] 29.889.991 2.2.2.5 Tổ chức kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hiện tại ở doanh nghiệp chưa có nghiệp vụ liên quan đến các khoản giảm trừ doanh thu. 2.2.2.6 Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán a) Thủ tục và chứng từ , tài khoản sử dụng Doanh nghiệp hiện tại đang tính trị giá vốn cho thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Cuối tháng doanh nghiệp mới tính được giá vốn cho hàng xuất bán trong kỳ. Công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ = Số lượng TP xuất kho x Đơn giá thực tế thành phẩm bình quân xuất kho Chứng từ gốc kế toán sử dụng: Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT đối với hàng xuất bán cho chi nhánh. Kế toán sử dụng các tài khoản: TK 632 – Giá vốn hàng bán. Các TK có liên quan như TK 155, 157. b) Quy trình xử lý số liệu Cuối tháng, để tính giá vốn cho thành phẩm xuất kho ta thực hiện các thao tác sau: Từ giao diện màn hình chọn “ Vật tư” => “ Cập nhật số liệu” => “ Tính gía trung bình” (Màn hình 2.12) Màn hình 2.12 Sau đó xuất hiện màn hình tính giá trung bình(Màn hình 2.13) Qua các ví dụ ở trên, để tính giá vốn cho thành phẩm xuất bán trong kỳ ta thực hiện như sau: + Tại ô “ Từ tháng” : 12 + Tại ô “ Đến tháng” : 12 + Taị ô “ Kho” : Nếu tính giá vốn cho tất cả các thành phẩm thì ta đánh “ KTP” (Kho thành phẩm) Thì các ô còn lại bỏ trống hoặc mặc định một số ô. => Sau khi thực hiện tính được trị giá của hàng hóa xuất bán trong kỳ. Số liệu liên quan đến giá vốn sẽ được cập nhật lên các sổ chi tiết TK 632, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 632. Để xem, in các sổ tương tự như các phần trên theo 2 cách ( Vào thanh tiêu đề hoặc các báo cáo trên màn hình) Màn hình 2.13 Màn hình tính giá trung bình Biểu 2.19 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán TK 632 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 N/T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ TT dòng Nợ Có PX 645 03/12/2009 Xuất bán Cty Intech 1/5 1 1552 10.026.450 PX 646 03/12/2009 Xuất bán Cty cơ khí môi trường Tứ Quý 1/5 1 1552 7.820.571 ... ... ... ... ... ... ... PX 675 31/12/2009 Xuất bán cho Cty CP kỹ thuật Nhiệt Năng 4/5 107 1552 36.854.877 PKT 1307 31/12/2009 K/c Giá vốn hàng bán XĐKQ 4/5 111 911 3.224.572.475 Cộng số phát sinh trong tháng 3.224.572.475 3.224.572.475 Số dư cuối kỳ - Sổ này có 5 trang, đánh số từ số 01 đến trang 05 2.2.2.7 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a) Tổ chức kế toán chi phí bán hàng Hầu hết các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng đều quy nạp trực tiếp tính vào chi phí trừ tiền thuê cửa hàng được phân bổ cho nhiều kỳ thông qua tài khoản 242. Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 641 – Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển chi phi bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Nội dung chi phí bán hàng của Công ty Phương Linh bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương trả cho nhân viên bán hàng TK chi tiết sử dụng là TK6411- Chi phí nhân viên Kế toán trưởng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Biểu 2.22), hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 6411: 17.242.080 đ Có TK 3341: 16.728.000 đ Có TK 3383: 428.400 đ Có TK 3384: 57.120 đ Có TK 3388: 28.560 đ Để nhập vào phần mềm thì thao tác như sau: Từ thanh tiêu đề chọn “ Tổng hợp” => “Cập nhật số liệu”=> “ Phiếu kế toán”=> “Tạo mới”(Màn hình 2.14). Sau khi hoàn tất nhập liệu, phần mềm sẽ tự động lên các sổ chi tiết TK 3341, 3383, 3384, 3388, 6411 và sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, sổ Cái TK 334, 338, 641) - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao những TSCĐ phục vụ cho khâu bán hàng TK chi tiết sử dụng là TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu 2.21), hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 6414: 1.943.498 đ Có TK 2141: 1.943.498 đ Từ thanh tiêu đề chọn “ Tài sản ” => “Cập nhật số liệu” => “ Tính khấu hao tháng”. (Màn hình 2.15). Sau khi hoàn tất nhập liệu, phần mềm sẽ tự động lên các sổ chi tiết TK 6414, 2141, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 641, 214. - Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm chí phí thuê cửa hàng, chi phí bốc dỡ vận chuyển,... Chi phí khác bằng tiền bao gồm chi phí tiếp khách, quảng cáo sản phẩm... TK chi tiết sử dụng chủ yếu là TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Kế toán căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi, giấy báo Nợ, Hóa đơn,.... Hạch toán theo định khoản: Nợ TK 6417, 6418 Có TK 111, 112, 331... Từ giao diện màn hình cập nhật vào phần “ phiếu chi tiền mặt” hoặc “ Ngân hàng” ở giao diện màn hình.(Biểu 2.20) VD: Ngày 31/12/2009 Công ty chi tiếp khách là 428.400 đồng. Kế toán viết phiếu chi số 623 ngày 31/12/2009 đã được ký duyệt. Biểu 2.20 PHIẾU CHI Số: 623 Ngày 31/12/2009 Người nhận tiền: Chị Huyền Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do chi tiền: Thanh toán tiền BHXH tháng 12/2009 Số tiền: 3.769.200 đồng. (Viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm sáu mươi chín ngàn hai trăm đồng./. Kèm theo .... chứng từ gốc:... Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Màn hình 2.14 Màn hình 2.15 Biểu 2.21 (Trích) BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 12 năm 2009 STT Tài khoản khấu hao Tên tài khoản khấu hao Tài khoản chi phí Tên tài khoản chi phí Giá trị phân bổ 1 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 57.153.789 2 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 6414 Chi phí BH: Khấu hao TSCĐ 1.943.498 3 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 6424 Chi phí quản lý: Khấu hao TSCĐ 2.681.986 4 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ Tổng cộng: 61.779.273 Biểu 2.22: (Trích) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Đvt: đồng Tháng 12 năm 2009 STT Đối tượng sử dụng Ghi Có tài khoản TK 335 Tổng cộng TK 334- Phải trả công nhân viên TK 338- Phải trả, phải nộp khác Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3383 BHXH TK 3384 BHYT TK 3388 BHTN Cộng Có TK 338 1 TK622- Chi phí nhân công trực tiếp 71.329.333 71.329.333 1.569.000 209.200 104.600 1.882.800 73.212.133 2 TK627- Chi phí SX chung 18.933.148 18.933.148 256.800 34.240 17.120 308.160 19.241.308 3 TK641- Chi phí bán hàng 16.728.000 16.728.000 428.400 57.120 28.560 514.080 17.242.080 4 TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp 39.817.593 39.817.593 1.515.000 239.500 101.000 1.855.500 41.673.093 5 TK334- Phải trả CNV 1.256.400 270.030 251.280 1.777.710 1.777.710 Tổng cộng 146.808.074 146.808.074 5.025.600 810.090 502.560 6.338.250 153.146.324 Biểu 2.23 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng TK: 641 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... ... PKT 01/12 31/12/2009 Lương phải trả cho bộ phận bán hàng T12/09-CTPL 1/1 3 3341 16.728.000 PKT 03/12 31/12/2009 BHXH phải nộp T12/09 1/1 4 3383 428.400 PKT 01/12 31/12/2009 BHYT phải nộp T12/09 1/1 5 3384 57.120 PKT 01/12 31/12/2009 BHTN phải nộp T12/09 1/1 6 3388 28.560 PKT 01/12 31/12/2009 Phân bổ chi phí thuê cửa hàng 162 TC T12/09 1/1 7 242 18.181.820 PKT 81 31/12/2009 Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng 1/1 8 214 1.943.498 PKT 1266 31/12/2009 Kết chuyển chi phí bán hàng 1/1 9 911 58.635.017 Cộng số phát sinh trong tháng 58.635.017 58.635.017 Số dư cuối kỳ Sổ này có 1 trang, đánh số từ số 01 đến trang 1 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc b) Chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chủ yếu sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Phương Linh bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp. TK chi tiết sử dụng là TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý Kế toán trưởng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương( Biểu 2.22.). Hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 6421: 41.673.093 đ Có TK 3341: 39.817.593 đ Có TK 3383: 1.515.000 đ Có TK 3384: 239.500 đ Có TK 3388: 101.000 đ Để nhập vào phần mềm thì thao tác như sau: Từ thanh tiêu đề chọn “ Tổng hợp” => “Cập nhật số liệu”=> “ Phiếu kế toán”=> “Tạo mới”(Màn hình 2.14). Sau khi hoàn tất nhập liệu, phần mềm sẽ tự động lên các sổ chi tiết TK 3341, 3383, 3384, 3388, 6421 và sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, sổ Cái TK 334, 338, 642) - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp TK chi tiết sử dụng là TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu 2.21), hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 6424: 2.681.986 đ Có TK 2141: 2.681.986 đ Từ thanh tiêu đề chọn “ Tài sản ” => “Cập nhật số liệu” => “ Tính khấu hao tháng”. (Màn hình 2.15, Biểu 2.21). Sau khi hoàn tất nhập liệu, phần mềm sẽ tự động lên các sổ chi tiết TK 6424, 2141, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 642, 214. - Thuế, phí, lệ phí: Thuế môn bài, lệ phí giao thông... TK chi tiết sử dụng là TK 6425- Thuế, phí và lệ phí Căn cứ vào hóa đơn nộp thuế môn bài, lệ phí giao thông... Hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 6425 Có TK 111, 112... Kế toán vào phần “ phiếu chi tiền mặt” - Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm tiền điện, nước,... Chi phí khác bằng tiền bao gồm chi phí tiếp khách, công tác phí,... TK chi tiết sử dụng chủ yếu là TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428- Chi phí bằng tiền khác Kế toán căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi, giấy báo Nợ, Hóa đơn,.... Hạch toán theo định khoản: Nợ TK 6427, 6428 Có TK 111, 112, 331... Từ giao diện màn hình cập nhật vào phần “ phiếu chi tiền mặt” hoặc “ Ngân hàng” ở giao diện màn hình.(Biểu 2.24) VD: Ngày 05/12/2009, Công ty mua văn phòng phẩm cho phòng hành chính số tiền là 1.727.500 đồng. Kế toán thanh toán viết phiếu chi số 527 ngày 05/12/2009 và đã được phê duyệt. Biểu 2.24 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh PHIẾU CHI Số: 527 Ngày 05 /12/2009 Người nhận tiền: Anh Đức Địa chỉ: Cửa hàng Hồng Hà Lý do chi tiền: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm cho phòng Hành chính Số tiền: 1.727.500 đồng. (Viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm hai mươi bảy ngàn năm đồng./. Kèm theo .... chứng từ gốc:..... Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Biểu 2.25 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK: 642 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 ... ... ... ... ... ... ... PKT 01/12 31/12/2009 Lương phải trả cho bộ phận Quản lý tháng 12/09 2/3 61 3341 39.817.593 PKT 03/12 31/12/2009 BHXH phải nộp T12/09 2/3 62 3383 1.515.000 PKT 04/12 31/12/2009 BHYT phải nộp T12/09 2/3 63 3384 239.500 PKT 05/12 31/12/2009 BHTN phải nộp T12/09 2/3 64 3388 101.000 PKT 81 31/12/2009 Phân bổ khấu hao TSCĐ 3/3 65 214 2.861.986 PKT 1302 31/12/2009 K/c CPQLDN 3/3 66 911 139.915.676 Cộng số phát sinh trong tháng 139.915.676 139.915.676 Số dư cuối kỳ Sổ này có 3 trang, đánh số từ số 01 đến trang 3 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.3 Thực trạng kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh 2.3.1.1 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp a) Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng Hàng quý, kế toán căn cứ vào tờ khai thuế TNDN để xác định thuế TNDN tạm phải nộp. Kế toán phản ánh số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp Nhà nước vào chi phí thuế TNDN hiện hành. Cuối năm tài chính, căn cứ vào tờ khai quyết toán thuế để kế toán điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành so với số phải nộp trong năm đó và kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. TK sử dụng: TK821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK 821 có 2 tài khoản cấp 2: + 8211- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành + 8212- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại b) Quy trình xử lý số liệu: Để thực hiện bút toán phản ánh thuế TNDN phải nộp kế toán vào phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “cập nhật số liệu”, chọn “Phiếu kế toán” (Màn hình 2.16; 2.17) Màn hình 2.16 Trích màn hình Thuế TNDN tạm tính Quý IV Màn hình 2.17 Trích màn hình kết chuyển thuế TNDN phải nộp Biểu 2.26 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK: 821 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 19.157.351 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 PKT 10/12 31/12/2009 Chênh lệch thuế TNDN tạm nộp 1/1 1 3334 10.854.897 PKT 11/12 31/12/2009 Thuế TNDN tạm nộp quý IV 1/1 2 3334 6.830.424 PKT 12/12 31/12/2009 K/c thuế TNDN phải nộp 1/1 3 911 15.132.878 Cộng số phát sinh trong tháng 6.830.424 25.987.775 Số dư cuối kỳ - Sổ này có 1 trang, đánh số từ số 01 đến trang 1 2.3.1.2 Xác định kết quả kinh doanh a) Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng Xác định kết quả kinh doanh là khâu cuối cùng mà doanh nghiệp phải xác định khi kết thúc một kỳ kế toán. Đến cuối tháng sau khi đã phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện bút toán kết chuyển trên phần mềm. Kế toán sử dụng tài khoản chủ yếu là TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Kết quả từ hoạt động SXKD (bán hàng, cung cấp dịch vụ) = Tổng doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn của hàng xuất đã bán và chi phí thuế TNDN - CPBH và CPQLDN Kết quả từ hoạt động tài chính = Tổng doanh thu thuần từ hoạt động tài chính - Chi phí về hoạt động tài chính Kết quả hoạt động khác = Thu nhập thuần khác - Chi phí khác b) Quy trình xử lý số liệu Cuối tháng thực hiện xác định kết quả kinh doanh như sau: Từ màn hình giao diện vào phần “ Tổng hợp”=>" cập nhật số liệu” => “ Bút toán kế chuyển tự động”=>Nhấn “phím cách” để lựa chọn các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh rồi nhấn Enter. Máy sẽ tự động thực hiện các bút toán khóa sổ tháng 12 (Màn hình 2.18, 2.19) Màn hình2.18 Màn hình2.19 Biểu 2.27 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh TK: 911 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 PKT 1307 31/12/2009 K/c giá vốn hàng bán 1/1 8 632 3.224.572.475 PKT 1266 31/12/2009 K/c Chi phí bán hàng 1/1 2 641 58.635.017 PKT 1302 31/12/2009 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp 1/1 7 642 139.915.676 PKT 1268 31/12/2009 K/c Chi phí tài chính 1/1 3 635 65.992.212 PKT 1269 31/12/2009 K/c chi phí khác 1/1 4 811 194.108 PKT 1270 31/12/2009 Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng 1/1 5 511 3.427.410.970 PKT 1271 31/12/2009 K/c doanh thu bán hàng nội bộ 1/1 6 512 133.129.521 PKT 1328 31/12/2009 K/c doanh thu hoạt động tài chính 1/1 9 515 10.112.009 PKT 12/12 31/12/2009 K/c thuế TNDN phải nộp 1/1 1 8211 15.132.878 PKT 1313 31/12/2009 Xác định kết quả kinh doanh lãi 1/1 10 4212 66.210.134 Cộng số phát sinh trong tháng 3.570.652.500 3.570.652.500 Số dư cuối kỳ - Sổ này có 1 trang, đánh số từ số 01 đến trang 1 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết kinh doanh tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh. Trong cơ chế cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường, xu hướng hội nhập và toàn cầu hóa vừa là cơ hội cũng như thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt là năm 2008 và đầu năm 2009 là giai đoạn mà các doanh nghiệp phải đối mặt với cuộc khủng hoảng kinh toàn cầu khiến cho các doanh nghiệp không gặp ít những khó khăn. Tuy nhiên, Phương Linh đã vượt qua được giông tố đó để đững vững trên thị trường Việt nam và ngày càng có nhiều cơ hội phát triển. Hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng phải ngày càng củng cố và hoàn thiện nhằm góp phần phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH TM & XD Phương Linh em xin đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty như sau: 3.1.1 Ưu điểm Thực hiện quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 mà công ty áp dụng tương đối tốt và đi vào quy củ. Trong quá trình hạch toán, bộ phận kế toán đã cố gắng hạn chế việc ghi chép trùng lắp tăng khả năng đối chiếu đồng thời đảm bảo thống nhất của các số liệu kế toán. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chứng từ đúng mẫu và quy định của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ sử dụng phù hợp cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên đảm bảo phản ánh đầy đủ thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc kiểm tra này giúp cho việc phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế để ghi sổ chi tiết và tổng hợp. Các chứng từ được lưu giữ cẩn thận tại phòng kế toán nên đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tại đơn vị. b) Về hệ thống tài khoản sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Ngoài ra Công ty còn mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4 để phục vụ công tác quản trị. c) Về hệ thống sổ sách kế toán, chính sách kế toán của Công ty Các sổ kế toán dùng để hạch toán tình hình thành phẩm, bán hàng rõ ràng từ chi tiết đến tổng hợp. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với điều kiện áp dụng kế toán máy và phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy mô của doanh nghiệp. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, việc lập báo cáo được kịp thời. Vận dụng kế toán máy làm giảm nhẹ khối lượng công việc, sai sót cũng như khả năng cung cấp thông tin hơn so với kế toán làm bằng phương pháp thủ công. d) Phương thức bán hàng và thanh toán: Với phương thức bán hàng trực tiếp và phần đa là thu tiền ngay, chỉ bán chịu đối với những khách hàng có uy tín và quan hệ mua bán lâu năm đã góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cao cho doanh nghiệp. Việc quản lý bán hàng nhanh gọn, thu đòi nợ không mấy phức tạp. Tiến độ giao hàng được quản lý gắt gao nhằm đảm bảo thời gian giao hàng đúng hợp đồng. Từ đó đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp và niềm tin cho người tiêu dùng. Công tác hạch toán Việc ghi nhận doanh thu đúng theo với quy định của chuẩn mực số 14. Kế toán thường xuyên phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu nhằm tránh dồn đọng, sai sót, nhầm lẫn xảy ra. Từ đó kịp thời lên các báo cáo, đảm bảo kịp thời cung cấp thông tin và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối Nhà nước. 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đã đạt được, bộ máy kế toán của công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục như sau: Một là Các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ lệ cao đối với doanh thu trong khi doanh nghiệp chưa đưa ra quy định cụ thể về việc bán hàng chịu cho khách hàng. Đặc biệt chưa có cách thức xử lý đối với các trường hợp quá hạn thanh toán và những khoản phải thu không có khả năng đòi được. Hai là Một số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp định khoản chưa đúng với nội dung kinh tế nó. Ba là Kế toán quản trị bán hàng và kết quả bán hàng chưa hoàn thiện Bốn là Phương thức bán hàng còn chưa linh hoạt, đa dạng, doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở phương thức bán hàng trực tiếp. Doanh nghiệp chưa thực sự nhắm vào các mục tiêu thị trường ra các tỉnh có nhiều khu công nghiệp qua việc mở rộng các chi nhánh và các cửa hàng đại lý. Năm là Một số sản phẩm sản xuất chưa đúng theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng hoặc chưa đảm bảo tiêu chuần kỹ thuật. 3.2 Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Nhằm đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là xử lý và cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời, việc hoàn thiện công tác kế toán cần đáp ứng các yêu cầu sau: Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, tôn trọng các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành Hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm