Lý luận chung về nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả

Phần I Lý luận chung về nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả 1. ý nghĩa của chu trình Như chúng ta đã biết, các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong đó mỗi một chu trình đều đóng một vai trò khác nhau. Một công ty bắt đầu bằng cách huy động vốn, thường dưới dạng tiền mặt rồi dùng tiền để hoạt động như mua sắm, trả lương cho công nhân viên sau đó tạo ra hàng hoá cất vào kho. Đến lượt hàng tồn kho được bán và thu về bằng tiền. Tiền đó lại được dùng để thanh toán cổ tức, lãi tiền vay.. và để lại bắt đầu các chu kỳ. Chu kỳ tồn kho và quá trình cất vào kho Chu kỳ tiêu thụ và thu tiền Chu kỳ tiền lương và nhân sự Chu kỳ mua vào và thanh toán Chu kỳ huy động vốn và hoàn trả Tiền mặt Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình Như vậy, chu kỳ huy động và hoàn trả đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nếu ví hoạt động của doanh nghiệp như một bộ máy thì chu trình huy động và hoàn trả đóng vài trò như nguồn cung cấp năng lượng cho các chu trình khác hoạt động. Hơn thế nữa nó còn thể hiện khả năng tăng vốn một cách hợp lý và ổn định giúp cho hoạt động của các chu trình khác được tiến hành một cách hiệu quả. Việc huy động vốn luôn được cân nhắc với việc xác định cơ cấu vốn tối ưu để có thể tạo ra một bảng CĐKT vững chắc, tạo uy tín cũng như hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại cũng như tương lai 2. Khái quát về các tài khoản và chứng từ, sổ sách: a) Tài khoản sử dụng: - Trong chu kỳ này, kiểm toán viên kiểm toán các khoản vay, nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối. (TK411, TK421...) - Tài khoản liên quan đến các khoản vay( TK311,341...) - Tài khoản tiền lãi tính dồn, cổ tức phải trả (TK3388...) b) Chứng từ sổ sách: - Bảng cân đối kế toán năm trước, năm nay. - Bảng phân phối lợi nhuận. - Biên bản đánh giá lại tài sản ( nhận vốn góp bằng tài sản ). - Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng. - Hợp đồng vay, khế ước vay, khế ước vay. - Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Sổ sách kế toán: NK mua vào; NK thu chi tiền mặt, tiền gửi; NK chung; sổ cái các tài khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ phụ theo dõi chi tiết các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ cái nguồn vốn kinh doanh. 3. Đặc điểm chu trình ảnh hưởng tới công tác kiểm toán báo cáo tài chính - Các nghiệp vụ ảnh hưởng đến số dư các tài khoản nguồn vốn (các khoản vay, nguồn vốn kinh doanh lợi nhuận chưa phân phối) thường phát sinh không nhiều và không thường xuyên trong quá trình kinh doanh của đơn vị, nhưng thông thường số tiền của nghiệp vụ phát sinh là trọng yếu. Ví dụ: các nghiệp vụ vay tiền, nhận góp vốn liên doanh, phát hành trái phiếu thường có số tiền rất lớn. Do quy mô của chúng, việc kiểm tra từng nghiệp vụ xảy ra trong chu kỳ của cả năm như một phần của quá trình kiểm tra các tài khoản trên bảng cân đối kế toán (CĐKT) là điều phổ biến. Xem các tư liệu kiểm toán bao gồm số dư đầu kỳ của từng tài khoản trong chu kỳ huy động vốn và hoàn trả, và chứng minh bằng chứng từng nghiệp vụ xảy ra trong năm là không thường xuyên. - Các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả không phát sinh thường xuyên, song số tiền phát sinh thường lớn, vì vậy việc sai sót hoặc để ra ngoài một nghiệp vụ không hạch toán có thể rất trọng yếu. Cho nên sự sai sót hoặc bỏ sót cũng là một vấn đề quan tâm chính của kiểm toán. - Việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định có tính pháp lý về mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, tổ chức tín dụng, đối tác liên doanh, người nắm giữ cổ phiếu, trái phiếu... Trong cuộc kiểm toán các nghiệp vụ và các số tiền trong chu kỳ, kiểm toán viên phải thận trọng khi bảo đảm là các quy định có tính pháp lý quan trọng trong huy động và sử dụng nguồn vốn có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính đã được thực hiện đúng đắn, công khai đầy đủ trên các báo cáo. - Trong quá trình kiểm toán các nghiệp vụ của chu kỳ huy động vốn và hoàn trả, kiểm toán viên đồng thời phải kiểm toán các phí tổn tiền lãi liên quan và tiền lãi phải trả với các khoản nợ chịu lãi và kiểm toán các tài khoản cổ tức đối với vốn góp liên doanh, vốn cổ đông. * Phương pháp luận để đánh giá chu trình huy động và hoàn trả: Đánh giá rủi ro kiểm soát của chu kì huy động vốn và hoàn trả. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu của phiếu nợ phải trả Thiết kế các cuộc khảo sát Kiểm soát, các cuộc khảo sát chính thức về nghiệp vụ và các thủ tục phân tích của chu kì huy động vốn và hoàn trả. Thiết kế và thực hiện các thủ tục phân tích đối với số dư của chu kì huy động vốn và hoàn trả. Các thủ tục phân tích Thiết kế các khảo sát chi tiết của số dư của các tài khoản trong chu kì để thoả mãn các mục tiêu kinh tế đặc thù. Quy mô mẫu Các khoản mục được chọn Thời gian 4. Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát của chu trình * Tính trọng yếu: - Nghiệp vụ huy động vốn liên quan tới nhiều loại tài sản khác nhau DN được nhận. - Bản thân số dư các tài khoản nguồn vốn luôn mang tính trọng yếu vì tầm quan trọng của chúng đối với báo cáo tài chính. - Việc hoàn trả lãi vay liên quan tới chi phí trong kỳ do vậy chúng ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. * Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát - áp lực phải trình bày thấp vốn vay nhằm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp. - áp lực hạ thấp lãi vay để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 5. Mục tiêu kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả CSDL Mục tiêu đối với các nghiệp vụ Mục tiêu đối với số dư 1.Tính hiện hữu - Các nguồn vay đã ghi sổ đại diện cho số tiền dài hạn, tài sản đi mua bằng tiền vay... trong kỳ hạch toán. - Các nghiệp vụ góp vốn đã ghi số đại diện cho số tiền, tài sản đã nhận góp trong kỳ. - Các nghiệp vụ hoàn trả đã ghi sổ đại diện số tiền đã thanh toán vốn góp, tiền lãi. TK vay ngắn hạn, dài hạn, TK nguồn vốn KD, TK lợi nhuận chưa phân phối đại diện số tiền vay của DN, nguồn vốn kinh doanh của DN tại thời điểm lập bảng CĐKT. 2. Tính trọn vẹn Các nhiệm vụ huy động vốn và thanh toán đã xảy ra trong kỳ phải được ghi sổ đầy đủ Số dư tài khoản vay là đại diện đầy đủ số tiền vay phải trả tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán. Số dư tài khoản nguồn vốn kinh doanh đại diện số vốn đã huy động tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán. 3.Quyền và nghĩa vụ DN có quyền đối với số tiền, tài sản đã huy động và trách nhiệm phải trả các khoản nợ đã ghi sổ. Các TK nợ phải trả tại thời điểm lập bảng CĐKT là khoản nợ mà công ty có trách nhiệm phải trả. 4. Tính giá và đo lường Tất cả các nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả lãi phải được ghi sổ chính xác đúng với giá trị của chúng Số dư TK vay, nợ phải trả được trình bày chính xác số nợ. 5. Sự trình bày Các nghiệp vụ về huy động vốn và hoàn trả phải phù hợp với sự trình bày, phân loại trên BCTC theo qui định. Số dư TK vay, nợ phải được trình bày, phân loại đúng đắn và hợp lý trên BCTC. Phần II Kiểm toán Phiếu nợ phải trả TK 111,112 TK311,341 TK111,112 TK 642,241... bằng tiền Trả lãi tiền vay Trả nợ vay theo số tiền gốc TK 131,311... TK 152,153,156... Vay Mua hàng TK 413 TK 331,311... Chênh lệch tỷ giá Trả nợ ngoại tệ vay giảm cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ vay tăng cuối kỳ Hình2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các tài khoản liên quan đến kế toán tiền vay * Phiếu nợ phải trả là một món nợ có tính pháp lý đối với chủ nợ, có thể có tài sản bảo kê hoặc không có tài sản bảo kê. * Phiếu nợ được viết cho nhiều mục đích khác nhau như: + Thanh toán với ngân hàng + Thanh toán với tổ chức tín dụng + Thanh toán với cá nhân (cổ đông, chủ đầu tư...) + Thanh toán với đơn vị khác (liên doanh, góp vốn...) + Thanh toán khác * Bất động sản cầm cố gồm nhiều loại tài sản khác nhau như: + Chứng khoán + Hàng tồn kho + Tài sản thường xuyên * Các nguồn vốn vay được thực hiện thông qua các khế ước, hoặc hợp đồng vay vốn giữa doanh nghiệp và chủ cho vay. Do vậy các khoản thanh toán vốn gốc và tiền lãi trên các phiếu nợ phải được thực hiện phù hợp vơí phương thức của hợp đồng hoặc khế ước vay nợ. Có khoản vay ngắn hạn và dài hạn, tuỳ thuộc vào thời hạn vay của từng khế ước hoặc hợp đồng. * Đối với các khoản vay ngắn hạn, thanh toán vốn gốc và tiền lãi thường chỉ quy định khi nợ đến hạn, nhưng đối với các khoản vay trên 90 ngày, phiếu nợ thường yêu cầu các khoản thanh toán tiền lãi hàng tháng hay hàng quí. * Nguyên tắc quán triệt về các khoản vay là: + Tiền vay phải được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả (ví dụ như vay để đầu tư cho tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanh thì không thể dùng để đầu tư hoặc góp vốn với một đơn vị khác. Điều muốn nói ở đây là phải sử dụng tiền vay đúng việc, đúng mục đích và có hiệu quả). + Tiền vay phải được đảm bảo bằng vật tư, hàng hoá và chi phí có giá trị tương đương. + Tiền vay phải được hoàn trả đầy đủ và đúng hạn cả gốc và lãi vay. 1. Khái quát về các tài khoản(Hình 3) Phiếu nợ phải trả0 Thanh toán SDĐK: vốn gốc Phát hành phiếu nợ mới SDCK: Tiền Tiền lãi phải trả Phát hành Thanh toán SDĐK vốn gốc Phí tổn tiền lãi Thanh toán Thanh toán tiền lãi tiền lãi Khảo sát các khoản vay và trả nợ vay cả gốc và lãi tiền vay liên quan đến khảo sát các quá trình mua hàng, quá trình thanh toán và quá trình khảo sát các nghiệp vụ về tiền. Do vậy khi kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét kết hợp kiểm toán các quá trình liên quan đến tiền vay. Điều không được làm là bao hàm các khảo sát về các khoản thanh toán vốn góp và tiền lãi như một phần của cuộc kiểm toán chu kì mua vào và thanh toán (diễn giải một cách đơn giản hơn là: mua vào thì phải vay (huy động) còn thanh toán - trả lãi vay và thanh toán vốn gốc (hoàn trả). Vì các khoản thanh toán đó đựoc phản ánh trên sổ nhật ký chi tiền mặt. Nhưng do tính tương đối không thường xuyên của chúng, trong nhiều trường hợp không có nghiệp vụ vốn nào được đưa vào các khảo sát một mẫu gồm nhiều nghiệp vụ. Do đó khảo sát những nghiệp vụ này như một phần của chu kì huy động vốn và hoàn trả cũng là điều bình thường. 2. Các mục tiêu kiểm toán Các mục tiêu kiểm tra của kiểm toán viên về các phiếu nợ phải trả là để xác định liệu: * Cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với phiếu nợ phải trả có đầy đủ không (ví dụ như sự phê chuẩn đúng dắn đối với việc phát hành phiếu nợ mới và gắn với trách nhiệm như thế nào). * Các nghiệp vụ của các phiếu nợ liên quan đến vốn gốc và tiền lãi có được phê chuẩn và ghi sổ đúng đắn như đã được định nghĩa bởi các mục tiêu của các khảo sát chi tiết về nghiệp vụ hay không ? * Khoản nợ của phiếu nợ phải trả và phí tổn tiền lãi tính dồn liên quan có được trình bày đúng đắn theo như các mục tiêu của khảo sát chi tiết số dư không (mục tiêu quyền và nghĩa vụ có thể áp dụng cho phiếu nợ phải trả nhưng nó thường không phải là mối quan tâm quan trọng trong cuộc kiểm toán). 3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (thử nghiệm tuân thủ) Một trong các cách thức huy động vốn của đơn vị là đi vay vốn của ngân hàng hay của các tổ chức, cá nhân khác. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc " uỷ quyền và phê chuẩn". Các khoản vay phải được ghi (Lập) trong kế hoạch vay vốn, trong đó giải trình về nhu cầu vay, mục đích sử dụng và phương án trả nợ tiền vay, trả lãi vay... Kế hoạch vay phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc quản lý các khoản vay phải tổ chức theo dõi chi tiết tình hình vay, trả theo từng chủ nợ và từng khoản vay. Định kỳ số dư nợ vay phải được đối chiếu với các chủ nợ. Các thủ tục khảo sát nội bộ ở đây bao gồm: * Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ: Chủ yếu dựa vào quan sát, tìm hiểu để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành của khách hàng ( bằng bảng tường thuật hay bằng lưu đồ) * Xem xét về các qui định phân công và uỷ quyền trong quản lý tiền vay có được thực hiện hợp lý và đảm bảo nguyên tắc hay không. *Xem xét về việc phân nhiệm rõ ràng và đúng nguyên tắc "Bất kiêm nhiệm" giữa các việc phê duyệt, việc thực hiện thu chi và việc ghi sổ kế toán về tiền vay hay không. Dựa vào kết quả khảo sát đối với kiểm soát nội bộ nói trên, kiểm toán viên đánh giá lại mức độ rủi ro kiểm soát và điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp. Cũng cần lưu ý là đối với các khoản vay dài hạn thường trong năm phát sinh không nhiều và lại với số tiền lớn, nên việc thực hiện khảo sát kiểm soát thường kết hợp trong cùng quá trình khảo sát cơ bản. 4. Các khảo sát cơ bản (thử nghiệm cơ bản) a) Các khảo sát nghiệp vụ Các khảo sát của nghiệp vụ phiếu nợ phải trả bao gồm việc phát hành các phiếu nợ và hoàn trả vốn gốc và tiền lãi. Các khảo sát kiểm toán là một phần của các khảo sát nghiệp vụ các khoản thu tiền mặt và chi tiền mặt. Các khảo sát bổ sung của nghiệp vụ thưòng được thực hiện như một phần của các khảo sát chi tiết số dư vì tính trọng yếu của từng nghiệp vụ cụ thể. Các khảo sát nghiệp, phiếu nợ phải và tiền lãi liên quan phải chú trọng vào việc khảo sát quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng được đề cập ở phần trên. Ngoài ra, việc thu và chi đúng số tiền (sự đánh giá) cũng được nhấn mạnh. Cụ thể các khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả (tiền vay) tập trung vào những vấn đề chủ yếu sau đây: Bảng 1: Khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả và tiền lãi Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các khảo sát nghiệp vụ 1.Có căn cứ hợp lý Xem xét xem các chứng từ có đầy đủ hợp lệ và minh chứng được cho các khoản vay chẳng hạn như số tiền vay có đúng theo các hợp đồng, khế ước vay hay không, các khoản thanh toán có đầy đủ chứng từ hợp lệ hay không(phiếu chi, bản sao phiếu nợ...) 2.Sự phê chuẩn đúng đắn Xem xét việc phê chuẩn thủ tục, chứng từ, hợp đồng khế ước vay của đơn vị vay và ngân hàng cho vay có đúng đắn hay không về số tiền vay lãi suất, thời hạn vay, phương thức hoàn trả, lãi sau thế chấp... Việc kiểm soát các nghiệp vụ phê chuẩn các thủ tục vay tiền được kiểm toán viên khảo sát đối với từng hợp đồng hoặc khế ước vay 3.Tính đầy đủ Khảo sát quá trình hạch toán các khoản tiền vay trên sổ kế toán có đúng đắn và đầy đủ không 4.Sự đánh giá - Khảo sát quá trình việc hoàn trả vốn vay và tiền lãi, kiểm toán viên cần chú ý đến việc tính toán các khoản lãi và vốn vay phải trả trong từng kỳ có đúng đắn và phù hợp với hợp đồng và khế ước hay không. - Việc mở các sổ phụ (sổ chi tiết) để theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cho vay cũng thật cần thiết đối với doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp có thực hiện đúng đắn và đầy đủ không. Ngoài ra việc ghi đúng số tiền vay, tỷ suất lãi vay, thời hạn vay cũng cần được kiểm toán viên nhấn mạnh khi kiểm toán. 5.Sự phân loại Xem xét việc mở các tài khoản và phân loại các khoản vay(ngắn hạn, dài hạn ) hoặc chuyển từ tài khoản vay dài hạn đã đến hạn trả sang mục vay ngắn hạn có đúng không. 6.Thời hạn Xem xét việc ghi sổ các khoản vay và trả nợ vay có đúng với thời gian vay vốn và hoàn trả lãi vay được ghi trên hợp đồng, khế ước vay hay không, quá trình việc hoàn trả vốn vay và tiền lãi có đúng không. Các khoản thanh toán định kì tiền lãi vay và tiền gốc vay được kiểm toán viên xem xét cùng với khảo sát quá trình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Khảo sát quá trình quy đổi ngoại tệ vay có đúng chế độ và tỷ giá ngoại tệ của từng kỳ hay không. Việc khảo sát đó được kiểm toán viên xem xét quá trình mà kế toán ở đơn vị đánh giá số vay bằng ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại cuối mỗi kỳ hạch toán có được thực hiện không và tỷ giá quy đổi trong việc đánh giá lại đó có phù hợp với thực tế tỷ giá của Ngân hàng nhà nước công bố hay không. 7.Quá trình chuyển sổ và tổng hợp Quá trình kiểm tra độc lập định kỳ của doanh nghiệp về việc tính toán, ghi chép các khoản tiền vay, lãi vay và thanh toán chúng cũng là một trong các quá trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về tiền vay. Do vậy kiểm toán vien có thể khảo sát các dấu hiệu kiểm tra độc lập của những nhân viên của doanh nghiệp đối với việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp về tiền vay và phí tổn vay. Nếu có những dấu hiệu kiểm tra độc lập của bản thân đơn vị về những vấn đề liên quan đến hạch toán tiền vay thì kiểm toán viên cũng có thêm cơ sở để xác định mức độ tin cậy về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của đơn vị. Thông thường các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vay vốn không phải là thường xuyên và nhiều nên viẹc khảo sát nghiệp vụ có thể được kiểm toán viên xem xét đối với từng nghiệp vụ cá thể có số tiền trọng yếu. b) Các khảo sát chi tiết số dư Điểm bắt đầu bình thường của cuộc kiểm toán phiếu nợ phải trả là bảng liệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn do khách hàng cung cấp cho kiểm toán viên. Một bảng liệt kê điển hình được trình bày trên hình 4. Bảng liệt kê thông thường gồm các thông tin chi tiết của tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong năm của vốn gốc và tiền lãi, các số dư đầu kỳ và cuối kỳ của phiếu nợ và tiền lãi phải trả và thông tin miêu tả về các phiếu nợ. Thí dụ như ngày đến hạn, lãi suất và tài sản bị thế chấp như vật cầm cố. Khi có nhiều nghiệp vụ liên quan đến phiếu nợ trong năm thì không thể có thông lệ là có được bảng liệt kê như hình thức được trình bày trên hình 4 . Trong trường hợp đó kiểm toán viên có khả năng yêu cầu khách hàng lập một bảng liệt kê chỉ gồm những phiếu nợ nào có số dư chưa thanh toán vào ngày cuối năm. Bảng này trình bày một sự mô tả về từng phiếu nợ, số dư cuối kỳ của nó và số tiền lãi phải trả vào lúc cuối năm, kể cả vật cầm cố và lãi suất. Cụ thể các thông tin chi tiết trên bảng liệt kê đó thường gồm số dư đầu kỳ, ngày vay, ngày đến hạn, lãi suất, tiền lãi phải trả... chi tiết cho từng khoản tền vay (từng hợp đồng, khế ước vay). Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản vay(vay ngắn hạn, vay dài hạn, vay ngoại tệ.) thì cần phải lập bảng liệt kê chi tiết từng loại vay. Hình 4: Bảng liệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn. Công ty ABC Phiếu nợ phải trả 31/12/x5 Người được thanh toán Ngày Số tiền vay Tiền vay gốc Tiền lãi vay Kỳ Đến hạn Số dư đầu kỳ Tăng Giảm Số dư cuối kỳ Lãi suất phải trả Số dư đầu kỳ tính dồn Tăng Giảm Số dư cuối kỳ tính dồn National Bank - Lần thứ nhất - Lần thứ hai - Lần thứ ba 30/9/x4 30/9/x5 31/10/x5 30/9/x5 30/9/x6 31/10/x6 10.000 20.000 30.000 10.000 20.000 (2) 30.000 (2) 10.000 (3) -0-(4) 20.000 (4) 30.000 (4) 12% 12% 12% 300(1) 900(6) 1600(6) 2100(6) 1200(3) -0-(7) 1600(7) 2100(7) Tổng cộng: 60.000 10.000 50.000 10.000 50.000 300 4600 1200 3700 (1) Đối chiếu với số dư cuôí kỳ tính dồn ở tài liệu năm trước Bảng liệt kê AA-4 Ngày Người lập DB 12/1/x6 Người phê chuẩn JL 12/1/x6 (2) Thu thập từ các chứng từ vay (3) Kiểm tra đối chiếu với các phiếu (giấy) chi tiền đã chi trả vay và tiền lãi vay đã trả. (4) Đối chiếu với bảng xác nhận của ngân hàng (5) Đối chiếu với sổ cái tổng hợp tiền vay (6) Tính lại phí tổn lãi vay, để đối chiếu (7) Đối chiếu Các mục tiêu và các thủ tục kiểm toán thông thường được tổng hợp trên bảng 2. Bảng liệt kê của phiếu nợ phải trả là một khung tham chiếu đối với các thủ tục. Số lượng cuộc khảo sát phụ thuộc nặng nề vào tính trọng yếu của phiếu nợ phải trả và tính hiệu qủa của cơ cấu kiểm soát nội bộ. Ba mục tiêu quan trọng nhất của phiếu nợ phải trả là: * Các phiếu nợ phải trả hiện có đều được bao hàm (tính đầy đủ) * Các phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). * Các phiếu nợ phải trả được công khai đúng đắn (sự công khai). Hai mục tiêu đầu là quan trọng vì một sai số có thể là trọng yếu nếu có một phiếu nợ bị bỏ sót hoặc bị báo cáo sai. Sự công khai là quan trọng vì các nguyên lý kế toán đã được thừa nhận đòi hỏi các ghi chú phải mô tả đầy đủ các phương thức của phiếu nợ phải trả còn hiệu lực và tài sản được thế chấp như vật cầm cố của món nợ đó. Nếu có những hạn chế đáng kể về các mặt hoạt động của công ty bị quy định theo nợ vay. Ví dụ như những điều khoản về số dư đền bù hoặc những hạn chế về việc thanh toán cổ tức thì những điều này cũng phải được công nhận trên phần ghi chú. Tuy nhiên khi khảo sát chi tiết số dư phiếu nợ phải trả, kiểm toán viên còn muốn thoả mãn nhiều mục tiêu khác nữa. Bảng 2: Khảo sát chi tiết số dư phiếu nợ phải trả và tiền lãi Xác nhận của ban quản trị (CSDL) Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán đặc thù áp dụng cho phiếu nợ phải trả Các khảo sát chi tiết phổ biến Lời bình Mục tiêu về tính hợp lý chung - Phiếu nợ phải trả, tiền lãi tính dồn phải trả đều hợp lý - Tính lại phí tổn tiền lãi gần đúng dựa trên các lãi suất trung bình và toàn bộ phiếu nợ phải trả hàng tháng. - So sánh phiếu nợ cá thể còn hiệu lực với năm trước. - So sánh tổng số dư phiếu nợ phải trả, phí tổn tiền lãi và tiền lãi tính dồn - Các khảo sát bổ sung về phí tổn tiền lãi và tiền lãi tính dồn thường không cần thiết nếu các thủ tục phân tích không chỉ rõ các sai số tiềm ẩn. Các mục tiêu khác Sự hiện hữu hoặc sự phát sinh Có căn cứ hợp lý Phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê có căn cứ hợp lý - Xác nhận các phiếu nợ phải trả - Kiểm tra sự phê chuẩn trên các bản sao phiếu nợ phải trả - Kiểm tra sự đồng ý khoản vay trên các biên bản họp của công ty -Mục tiêu có căn cứ hợp lý không quan trọng như việc bao gồm các phiếu nợ hiện có hoặc cách đánh giá Tính đầy đủ (trọn vẹn) - Tính đầy đủ Các phiếu nợ phải trả đều được phản ánh trên bảng liệt kê phiếu nợ phải trả - Kiểm tra các phiếu nợ đã thanh toán sau ngày cuối năm để xác định xem liệu chúng có là các khoản nợ vào ngày lập bảng CĐKT hay không - Thu thập một bảng xác nhận chuẩn của ngân hàng gồm những đối chiếu cụ thể với sự tồn tại của phiếu nợ phải trả từ tất cả các ngân hàng mà công ty khách hàng có quan hệ kinh doanh. - Xét lại bảng so sánh với ngân hàng đối với các phiếu nợ mới được ngân hàng ghi có trực tiếp vào tài khoản ngân hàng. - Thu thập các xác nhận từ phía chủ nợ mà công ty khách hàng có mắc nợ trước đây và hiện nay không được phản ánh vào bảng liệt kê phiếu nợ phải trả. Đây cũng là khái niệm của sự xác nhận "số dư bằng 0" trong các khoản phải trả. - Phân tích phí tổn tiền lãi để phát hiện khoản thanh toán cho chủ nợ mà không có tên trong bảng liệt kê phiếu nợ phải trả. Thủ tục này được làm một cách tự động nếu bảng liệt kê tương tự như bảng trên hình 4 vì tất cả các khoản thanh toán tiền lãi đều được điều hoà với số cái tổng hợp. - Kiểm tra việc huỷ bỏ phiếu nợ đã thanh toán để đảm bảo là chúng không còn lưu hành. Chúng phải được lưu giữ trong hồ sơ của khách hàng. - Xem xét lại các biên bản họp của hội đồng quản trị về các phiếu nợ đã được phê chuẩn nhưng chưa được vào sổ. Mục tiêu này quan trọng vì nó phát hiện ra cả sai số và sai qui tắc. Ba thủ tục đầu của các thủ tục này được làm trong hầu hết các cuộc kiểm toán. Các thủ tục khác chỉ làm khi các quá trình kiểm soát nội bộ yếu kém. Sự đánh giá hoặc phân bổ Sự đánh giá Phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn trên bảng liệt kê được đánh giá đúng đắn - Kiểm tra vốn góp và lãi suất trên các bản sao của phiếu nợ. - Xác nhận các phiếu nợ phải trả, lãi suất và ngày cuối cùng mà tiền lãi được thanh toán cho người giữ phiếu nợ. - Tính lại tiền lãi tính dồn Trong một số trường hợp phải tính theo phương pháp giá trị hiện tại, lãi suất qui định hoặc vốn góp của phiếu nợ. (Thí dụ như thiết bị được mua vào bằng phiếu nợ) -Thời hạn Phiếu nợ phải trả dược vào số đúng kỳ - Kiểm tra các bản sao của phiếu nợ để xác định liệu ngày của các phiếu nợ là ngày lập bảng CĐKT hay trước ngày lập bảng CĐKT Các phiếu nợ phải được bao hàm trong các khoản nợ kỳ hiện hành vào ngày trước hoặc ngày lập bảng CĐKT. - Tính chính xác về mặt kĩ thuật Phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê phiếu nợ phải trả nhất trí với sổ phiếu nợ phải trả của khách hàng hoặc sổ phụ - Cộng tổng các phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn trên danh sách phiếu nợ phải trả. - Đối chiếu các số tổng cộng với sổ cái tổng hợp - Đối chiếu các phiếu nợ phải trả cá thể với sổ phụ. Thường thì những cuộc khảo sát này được thực hiện cho 100% phiếu nợ phải trả vì quy mô của tổng thể nhỏ. Sự trình bày và tiết lộ - Sự phân loại Phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê được phân loại đúng đắn` - Kiểm tra ngày đến hạn trên các bản sao của phiếu nợ để xác định liệu tất cả hoặc một phần của khoản nợ có là nợ dài hạn hay không. - Xem lại các phiếu nợ để xác định liệu ngày của các phiếu nợ là ngày lập bảng CĐKT hay trước ngày lập bảng CĐKT. Các phiếu nợ phải được bao hàm trong các khoản nợ kỳ hiện hành và ngày trước hoặc ngày lập bảng CĐKT - Sự công khai Phiếu nợ phải trả, phí tổn tiền lãi và tiền lãi tính dồn được công khai đúng đắn - Kiểm tra các bản sao của phiếu nợ - Xác nhận các phiếu nợ phải trả. - Kiểm tra các phiếu nợ, các biên bản và các bản xác nhận của ngân hàng của những điều hạn chế. - Kiểm tra sự công khai đúng đắn của phần tài sản ngoài niên hạn các thành phần liên quan, các tài sản cầm cố như vật thế chấp cho phiếu nợ và các khoản hạn chế rút ra từ phiếu nợ phải trả của bảng CĐKT. Sự trình bày đúng đắn báo cáo kể cả sự công khai ở phân ghi chú là một vấn đề xem xét quan trọng của phiếu nợ phải trả . phần III Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu I. Nguồn vốn chủ sở hữu - các vấn đề về kiểm toán 1. Khái niệm Nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vồn thuộc quyền sở hữu của chủ doanh nghiệp (hay các thành viên trong công ty liên doanh hoặc của các cổ đông trong công ty cổ phần). Nguồn vốn chủ sở hữu thường bao gồm: Vốn đóng góp của các nhà đầu tư để thành lập doanh nghiệp. Trường hợp là doanh nghiệp nhà nước thì nhà đầu tư chính là ngân sách nhà nước. Vốn được bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận chưa phân phối. Các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ chưa xử lí và các quĩ được hình thành từ hoạt động của đơn vị. 2. đặc điểm Các nghiệp vụ liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu phát sinh trong kì ít. Giá trị của mỗi nghiệp vụ thường lớn. Tính chất nghiệp vụ quan trọng. Liên quan đến lợi nhuận hoặc đòi hỏi phải tuân thủ những yêu cầu về mặt pháp lí hay qui định chặt chẽ. Vì vậy, kiển toán nguồn vốn chủ sở hữu dựa trên các thử nghiệm cơ bản đối với từng nghiệp vụ phát sinh trong kì và thường kết hợp khảo sát về kiểm soát nội bộ ngay trong khi thực hiện thử nghiệm cơ bản. 3. Kiểm soát nội bộ và thử nghiệm kiểm soát Nội dung khảo sát đối với khảo sát nội bộ ở đây thường chú ý vào các khía cạnh sau: - Sự tuân thủ các yêu cầu về mặt pháp lý hay những qui định những nguyên tắc trong việc hình thành và sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu (như qui định về pháp lý đối với phát hành cổ phiếu; qui định thẩm quyền phê duyệt phân phối lợi nhuận...) - Việc thực hiện xét duyệt (phê chuẩn) đối với việc ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu. - Việc thực hiện kiểm tra định kỳ của kế toán trưởng đối với số dư các nguồn vốn chủ sở hữu. Kết quả khảo sát đối với kiểm soát nội bộ cho phép kiểm toán viên đánh giá được mức độ tin tưởng đối với kiểm soát nội bộ trong khâu này. 4. Khảo sát cơ bản đối với nguồn vốn chủ sở hữu (thử nghiệm cơ bản) Thực hành kiểm toán đối với các số liệu (các thông tin) về các nguồn vốn chủ sở hữu, kiểm toán viên thường áp dụng khảo sát cơ bản chủ yếu dưới đây: * Lập bảng phân tích tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu Kiểm toán viên lập bảng phân tích cho từng loại (từng tài khoản) nguồn vốn; gồm: - Nguồn vốn kinh doanh - Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Chênh lệch tỷ giá - Lãi chưa phân phối - Quỹ đầu tư phát triển - Quỹ dự phòng tài chính - Quỹ khen thưởng và phúc lợi - Nguồn vốn xây dựng cơ bản ... Trong nguồn vốn kinh doanh (và có thể nguồn vốn khác), nếu có chi tiết thì cần lập bảng phân tích cho cả chi tiết đó. Bảng phân tích bao gồm: Số dự án đầu kỳ, các nghiệp vụ phát sinh tăng trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ. Căn cứ vào bảng phân tích này, kiểm toán viên kiểm tra về việc tính toán và đối chiếu số liệu với sổ cái của đơn vị khách hàng. * Kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ biến động nguồn vốn chủ sở hữu: Do đặc điểm các nghiệp vụ về nguồn vốn chủ sở hữu phát sinh ít, vì vậy kiểm toán viên có thể và cần thiết thực hiện việc kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ phát sinh một cách tỉ mỉ. Việc kiểm tra cụ thể các chứng từ gốc của các nghiệp vụ này nhằm mục đích xem xét các khía cạnh chính sau: - Tính hợp lệ của các nghiệp vụ phát sinh, ví dụ: + Các trường hợp tăng, giảm vốn, trích lập quĩ, chi quĩ, phân phối lợi nhuận... có đúng với qui định về quản lý tài chính của Nhà nước và điều lệ của công ty hay không. + Thủ tục và trình tự xin duyệt cấp bổ sung nguồn vốn kinh doanh (đối với Doanh nghiệp Nhà nước), thủ tục trình tự huy động vốn góp liên doanh, vốn từ các cổ đông có đảm bảo qui định pháp lý và điều lệ của công ty hay không. + Việc bổ sung nguồn vốn kinh doanh (hoặc các quĩ) từ kết quả kinh doanh, từ chênh lệch do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỷ giá có tuân thủ những qui định có liên quan hay không. + v.v... - Các nghiệp vụ phát sinh có đảm bảo có sự xét duyệt, phê chuẩn của cấp có thẩm quyền trong công ty hay không (ví dụ sự phê duyệt về phân phối lợi nhuận, phê duyệt về xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản...) - Các nghiệp vụ phát sinh có được ghi chép theo đúng chế độ kế toán và các thông lệ kế toán hay không. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần đặc biệt lưu ý kiểm tra các nhiệm vụ chi quĩ xem có thực sự xảy ra hay không. * Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư các tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu Công việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư các tài khoản nguồn vốn thường được thực hiện trực tiếp với hầu như tất cả các nghiệp vụ và số dư (100%). Trước hết, kiểm toán viên cần đối chiếu số dư đầu kỳ (đầu năm) của từng tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu (TK 411,414,415...) với từng số liệu tương ứng ("số cuối kỳ") ở Bảng cân đối kế toán năm trước đã được phê duyệt hoặc đã được kiểm toán. Tiếp đến là kiểm tra xem xét chi tiết các nghiệp vụ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu. Công việc này, ngoài phần liên quan đến chứng từ gốc như đã nêu ở phần trên, kiểm toán viên còn cần chú ý đến ảnh hưởng của các nghiệp vụ đến các số dư tài khoản và tính trung thực, hợp lý của các thông tin đó. Nội dung và phương pháp kiểm tra cần xác định phù hợp từng nguồn vốn cụ thể. Dưới đây là một điểm chủ yếu cần lưu ý liên quan đến việc kiểm tra nguồn vốn chủ sở hữu: Đối với nguồn vốn kinh doanh: cần xem xét phân tích tính hợp lý của cơ cấu nguồn vốn và tình hình biến động của nguồn này; xem xét đảm bảo nguồn vốn lưu động đối với tài sản dự trữ cho sản xuất kinh doanh, sự bảo toàn của vốn kinh doanh... Đối với chênh lệch đánh giá lại tài sản Kiểm toán viên kiểm tra cả về các thủ tục qui trình đánh giá thông qua quyết định của cấp có thẩm quyền (đánh giá lại theo quyết định của Nhà nước) và biên bản đánh giá lại tài sản; Đồng thời có thể tính toán lại và đối chiếu với các tài khoản liên quan: Tài sản cố định, nguyên vật liệu... Đối với chênh lệch tỷ giá Kiểm toán viên cần kiểm tra phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá đơn vị đã áp dụng có phù hợp với chế độ kế toán qui định và có áp dụng nhất quán trong quá trình hạch toán hay không. Tiếp đến là chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh chênh lệch tỷ giá trong kỳ và cuối kỳ để kiểm tra việc tính toán (bằng cách tính lại) và việc ghi chép của đơn vị có chính xác và phù hợp không. Kiểm toán viên cùng cần phải kiểm tra các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá (cũng như xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản như đã nêu trên) về khía cạnh được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền và khía cạnh hạch toán có phù hợp hay không. Đối với các quĩ (Đầu tư phát triển, Dự trù, Khen thưởng, Phúc lợi) và nguồn đầu tư xây dựng cơ bản. Đặc biệt cần chú ý tài liệu xác nhận cho sự phê chuẩn hợp lý của cấp có thẩm quyền đối với các nghiệp vụ biến động về các quĩ (triích lập, sử dụng...) và sự ghi sổ kế toán đúng đắn. Đối với lãi chưa phân phối: Cần có sự đối chiếu các khoản lãi lỗ trong năm với tài liệu báo cáo lãi lỗ của đơn vị; Tính toán và đối chiếu việc kiểm tra và việc phân phối lãi. Đối với nguồn kinh phí sự nghiệp: Chú ý việc đối chiếu kinh phí nhận được trong kỳ với cơ quan cấp kinh phí và cơ quan liên quan; kiểm tra xem xét việc quyết toán nguồn kinh phí đã được thực hiện trước ngày lập Báo cáo kết quả tài chính... hay không và đối chiếu số dư còn lại với Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kết hợp việc kiểm tra, việc phê chuẩn chi tiêu nguồn kinh phí sự nghiệp đảm bảo đúng mục đích, hợp lý. * Kiểm tra việc trình bày và khai báo các nguồn vốn chủ sở hữu Để kiểm tra theo nội dung này, kiểm toán viên cần chú ý tới những vấn đề dưới đây: - Các nguồn vốn chủ sở hữu phải được trình bày riêng biệt từng loại trên Bảng cân đối kế toán (theo qui định của chế độ báo cáo tài chính). - Tình hình biến động của các nguồn vốn chủ sở hữu cần phải được đơn vị khai báo đầy đủ, rõ ràng trong báo cáo tài chính (thuyết minh báo cáo tài chính). Việc kiểm tra sự trình bày và khai báo của đơn vị thường được kiểm toán viên đối chiếu với số liệu của Bảng phân tích các tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu và các chứng từ, tài liệu khác có liên quan. Do bản chất của chu trình hoạt động và hoàn trả liên quan tới các nghiệp vụ huy động vốn từ bên ngoài và trả lãi do vậy ta sẽ đi sâu vào kiểm toán vốn cổ phần và lợi tức ở phần tiếp theo. II. Khái quát về kiểm toán vốn cổ phần 1. Vốn cổ phần và tầm quan trọng của vốn cổ phần Trong điều kiện hiện nay, khi mà pháp lệnh về cổ phần hoá các doanh nghiệp đã được thực hiện và đang đẩy mạnh trên toàn bộ nền kinh tế thì xét về lâu dài, loại hình doanh nghiệp cổ phần sẽ chiếm đa số trong các loại hình doanh nghiệp. Việc cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước tạo điều kiện tiền đề cho sự ra đời và phát triển của thị trường chứng khoán. Cũng chính thị trường chứng khoán là một môi trường hay là một nơi mà các doanh nghiệp cổ phần có thể huy động nguồn vốn kinh doanh tốt nhất. Vốn của công ty là cơ sở vật chất cho hoạt động của nó. Khi nói đến vốn, người ta thường quan tâm tới nguồn hình thành và cấu trúc của nó. Điều này có ý nghĩa quan trọng vì nó quyết định sự tồn tại và độ tin cậy của một công ty trước các đối tác của nó. Trong các yếu tố cấu thành cấu trúc vốn thì vốn hình thành từ đóng góp cổ phần là yếu tố rất quan trọng. Phần vốn này cho phép các đối tác của nó biết độ tin cậy về tài sản và qui mô của công ty ở mức nào, để trên cơ sở đó xác định tính chất cũng như phạm vi các giao kết dân sự hay thương mại. Hơn nữa trong thời gian gần đây, ngành ngân hàng đã đưa mục tiêu nâng tỉ lệ cho vay trung hạn và dài hạn, nhưng mục tiêu này vẫn còn hạn chế bởi nguồn vốn cho vay trung hạn của các ngân hàng rất hạn chế. Nhìn chung các tổ chức trung gian tài chính chưa thể đảm nhận đầy đủ trách nhiệm đáp ứng nhu cầu vốn trung và dài hạn cho nền kinh tế. Vì vậy về lâu dài cũng như đòi hỏi trước mắt của chính sách huy động vốn dài hạn, chỉ có thể huy động đầy đủ và nhanh chóng thông qua thị trường chứng khoán. Trong cấu trúc vốn của công ty thì việc quyết định vốn cổ phần sao cho hợp lý, tạo ra lợi nhuận lớn nhất là một điều mà các doanh nghiệp đáng phải quan tâm. 2. Sự cần thiết phải kiểm toán vốn cổ phần Tuỳ theo qui mô của các công ty mà công ty cổ phần được chia thành hai loại là: công ty cổ phần đại chúng và công ty cổ phần giới hạn. Công ty cổ phần giới hạn có qui mô nhỏ hơn và thường chỉ có một ít cổ đông tham gia. Trong khi đó, cong ty cổ phần đại chúng, số lượng cổ đông tham gia sở hữu công ty là rất lớn và thông qua thị trường chứng khoán,các chủ sở hữu có thể chuyển nhượng vốn cho nhau. Vì vậy các nghiệp vụ về vốn và cổ phần thường, vốn góp trội hơn mệnh giá, tiền lãi để lại và cổ tức có liên quan... là rất lớn. Chính điều đó là nguyên nhân xảy ra các sai sót, sai phạm có ảnh hưởng tới sự tồn tại, phát triển của công ty. Vì vậy cần có sự kiểm tra về vốn cổ phần để có thể tạo niềm tin cho nhiều đối tượng quan tâm và bản thân công ty được kiểm toán sẽ có sự quản lý tốt hơn về vốn cổ phần. Đối với công ty cổ phần giới hạn, các nghiệp vụ của tài khoản cổ phần vốn xảy ra rất ít trong năm. Mà bản thân trong mỗi nghiệp vụ đã có tính trọng yếu, và xác suất xảy ra các sai phạm khi có ít nghiệp vụ xảy ra thường cao so với tập hợp các số đông nghiệp vụ. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán cần phải phân biệt hai loại hình công ty cổ phần này để từ đó xác định qui mô mẫu các nghiệp vụ cần kiểm toán. 3. Kiểm toán cổ phần vốn và vốn góp a. Khái quát về tài khoản Các tài khoản sử dụng để hạch toán vốn cổ phần có nhiều, nhưng dưới đây là các tài khoản đại diện, đặc trưng cho cả chu trình: Cổ phần vốn thường Mua lại SDDK TK 112 (1) cổ phiếuPhát hành cổ phiếu SDCK Vốn góp trội hơn mệnh giá Cổ tức phải trả Tiễn lãi để lại Mua lại SDDK SDĐK SDDK (1) cổ phiếuPhát hành Thanh toán Cổ tức Cổ tức Lợi tức cổ phiếu cổ tức tuyên bố tuyên bố thuần SDCK SDCK SDCK Hình 1. Các tài khoản vốn cổ phần và cổ tức (Ghi chú: (1) - Tiền mặt giảm) b. Kiểm toán cổ phần vốn và vốn góp Khi một công ty cổ phần bắt đầu thành lập hay khi nó cần một lượng vốn để tái đầu tư, mở rộng sản xuất, thì ngoài các biện pháp tài chính: vay nợ, huy động thêm của các thành viên... thì nó có thể phát hành các đợt cổ phần mới. Việc phát hành này đòi hỏi kế toán phải ghi nhận các nghiệp vụ về số lượng phát hành, số lượng chủ sở hưũ, chi phí phát hành... một cách đầy đủ và chính xác. Khi đã có vốn đáp ứng nhu cầu kinh doanh và trong trường hợp có lãi, doanh nghiệp phải tiến hành việc tuyên bố cổ tức chia cho các chủ sở hữu. Kèm theo đó là phương thức thanh toán cho các cổ đông. Doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền ngân hàng hay có thể trả bằng các cổ phiếu tăng vốn cổ phần cho cổ đông... Hoặc cũng có thể do anh rhưởng của môi trường kinh tế (chính trị, văn hoá..); hay do một lý do nào đó mà công ty có thể thu hẹp vốn cổ phần bằng cách mua lại từ các cổ đông (bên trong hoặc bên ngoài công ty) để có thể huỷ bỏ hay giữ lại. Đó là những hoạt động chủ yếu làm phát sinh các nghiệp vụ về vốn cổ phần. Dựa vào đặc điểm của các nghiệp vụ đó và những yêu cầu đặt ra trong quá trình kiểm toán mà kiểm toán viên cần quan tâm tới những vấn đề sau khi kiểm toán cổ phần vốn và vốn góp trội hơn mệnh giá: * Các nghiệp vụ cổ phần vốn đều được ghi sổ Đây chính là mục tiêu về sự trọn vẹn. Tức là tất cả các nghiệp vụ xảy ra đều phải được ghi sổ. Bởi vì từng nghiệp vụ vốn cổ phần thường có tính trọng yếu. Hơn nữa qui mô của các nghiệp vụ thường lớn. Vì vậy rất nhiều các nghiệp vụ xảy ra phải có sự phê chuẩn bởi hội đồng quản trị doanh nghiệp nên chính các biên bản họp của hội đồng quản trị là căn cứ để xem xét các nghiệp vụ có được phản ánh hay không. Ngoài ra kiểm toán viên còn có thể căn cứ vào các sổ sách theo dõi cổ phần của khách hàng. Đồng thời cùng nhân viên giữ sổ sách độc lập của doanh nghiệp (hoặc đại lý chuyển nhượng) xác nhận về các nghiệp vụ đó. Hơn nữa kiểm toán viên cần quan tâm tới tính liên tục của các chứng từ, tới trình tự thời gian xảy ra các nghiệp vụ. Thông thường, theo kinh nghiệm của các cuộc kiểm toán cho thấy các sai phạm thường tập trung vào gần ngày lập bảng cân đối kế toán nên không thể bỏ qua các nghiệp vụ đó được * Các nghiệp vụ cổ phần vốn đều được phê chuẩn và đánh giá đúng đắn Như đã nói ở trên, các nghiệp vụ về vốn cổ phần thường có qui mô lớn nên luôn luôn phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị. Chẳng hạn, việc phát hành cổ phiếu: cần bao nhiêu vốn cổ phần, mệnh giá là bao nhiêu, phát hành trên hay dưới mệnh giá, chi phí cho việc phát hành là bao nhiêu, tiền thu được và tiền chi ra theo phương thức nào (tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng). Đây là một nghiệp vụ liên quan đến tiền nên dễ xảy ra các sai phạm. Đối với những nghiệp vụ khác như: liên doanh bằng cách trao đổi cổ phần, trả vốn góp liên doanh bằng cổ phần... cũng cần phải được phê duyệt. Cho nên kiểm toán viên phải liên hệ với ban quản trị để thăm dò và yêu cầu cung cấp các biên bản cuộc họp. Kiểm toán viên có thể đánh giá đúng đắn vốn cổ phần thông qua xác nhận số tiền với đại lí chuyển nhượng (hay nhân viên giữ sổ độc lập), qua xác nhận của ngân hàng (nơi doanh nghiệp giao dịch) hoặc đối chiếu số tiền của nghiệp vụ với sổ nhật ký thu, chi tiền mặt. Ngoài ra dựa vào điều lệ của công ty để xem xét tính đúng đắn trong việc ghi vốn cổ phần và vốn góp trội hơn mệnh giá. * Cổ phần vốn được đánh giá đúng đắn Muốn đánh giá được cổ phần vốn (số dư cuối kì của cổ phần vốn), trước hết phải xác định được số lượng cổ phiếu đang lưu hành vào ngày tổng kết tài sản. Trong trường hợp công ty chỉ có một loại cổ phần thì việc xác định là dễ dàng vì chỉ cần thông qua đại lý chuyển nhượng; nhưng nếu công ty có nhiều chứng khoán chuyển đổi được hoặc cổ phiếu vô danh thì việc xác định sẽ phức tạp hơn. Nếu như không có đại lý chuyển nhượng, hay kiểm toán viên nghi ngờ tính chính xác, tính trung thực của đại lý chuyển nhượng thì kiểm toán viên sẽ phải kiểm tra sổ sách cổ phần và ghi lại tất cả các cổ phiếu còn đang lưu hành thông qua giấy chứng nhận về cổ phần. Thống kê lại các giấy chứng nhận đã bị huỷ bỏ và các giấy chứng nhận cần để trắng. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra số lượng cổ phiếu thì kiểm toán viên chỉ cần lấy số lượng cổ phiếu đang lưu hành nhân với mệnh giá của cổ phiếu thì sẽ được số dư cuối kỳ trên tài khoản đó. Số dư cuối kỳ trên tài khoản vốn góp trội hơn mệnh giá sẽ là số tiền của các nghiệp vụ ghi sổ trong năm cộng hoặc trừ chúng từ số dư đầu kỳ của tài khoản đó. Đến kỳ lên danh sách các chủ sở hữu, doanh nghiệp có thông báo để các chủ sở hữu đăng ký tên và số lượng cổ phiếu mà họ đang sở hữu. Qua đó doanh nghiệp phải ghi chép một cách đầy đủ, đúng đắn số cổ phần của mỗi cổ đông để có thể phân chia cổ tức đầy đủ cho họ. * Các nghiệp vụ về cổ phần vốn phải được phân loại đúng đắn Với yêu cầu này kiểm toán viên cần xem xét việc phân loại các nghiệp vụ về vốn cổ phần thường, vốn cổ phần ưu tiên hay vốn cổ phần có thể hoàn lại. Phải kiểm tra các dấu hiệu về vi phạm qui chế kiểm soát nội bộ trên các chứng từ có nghi vấn. * Cổ phần vốn được công khai đúng đắn Kiểm toán viên cần xác minh tính đúng đắn về từng loại cổ phần, số lượng cổ phiếu đã phát hành, đang lưu hành và mọi quyền lợi được hưởng của từng loại cổ phiếu. Sự công khai về quyền mua, quyền bán, hay việc cấp giấy chứng nhận quyền lựa chọn, cổ phiếu vô danh, chứng khoán có thể chuyển đổi cũng phải được kiểm tra bằng cách xem xét các chứng từ hợp pháp, sự phê chuẩn của hội đồng quản trị, cùng với các chứng từ khác về điều khoản của các hợp đồng này. Như vậy nguồn thông tin đáp ứng yêu cầu về tính công khai này chính là các bản điều lệ công ty, biên bản họp hội đồng quản trị và các bản phân tích của kiểm toán về nghiệp vụ vốn cổ phần. III.Kiểm toán cổ tức 1. Khái quát Trong đời sống kinh tế hiện nay, ở bất cứ mức nào cũng đều có những người muốn đầu tư, muốn tìm cơ hội làm giàu. Tuy nhiên đối với mỗi người thì phương thức đầu tư lại khác nhau. Với nguồn vốn của mình, những người muốn có thu nhập ổn định, ít rủi ro thì có thể gửi vốn đó vào ngân hàng hay mua trái phiếu... Còn đối với các nhà đầu tư dám chịu rủi ro, tức là họ kỳ vọng một lợi nhuận thu được là lớn thì họ có thể đầu tư, mua các cổ phiếu để trở thành chủ sở hữu một công ty. Ngay cả việc đầu tư vào công ty, các cổ đông cũng có các mục đích khác nhau. Có người đầu tư nhằm mục đích nắm quyền kiểm soát công ty, còn đa số là nhằm chia cổ tức. Vì vậy mà hoạt động của công ty cần có các cố gắng, nỗ lực để tạo ra lợi nhuận lớn đáp ứng nhu cầu đa dạng của các cổ đông và cũng tạo tiền đề cho việc mở rộng thị trường sau này. Muốn vậy công ty phải có một cấu trúc vốn thích hợp và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó. Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn cổ đông, người ta thường sử dụng tỉ suất lợi nhuận vốn cổ đông: Lợi nhuận thuần Tỉ suất lợi nhuận vốn cổ đông= . 100 Vốn cổ đông bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một dòng vốn cổ đông được sử dụng trong kỳ sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. Nếu tỉ suất lợi nhuận vốn cổ đông cao hơn tỉ suất lợi nhuận vốn sản xuất kinh doanh thì điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã sử dụng hiệu quả nguồn vốn vay. Lợi nhuận thuần Tỉ suất lợi nhuận vốn sản xuất kinh doanh= . 100 Vốn kinh doanh bình quân Về thu nhập của mỗi cổ phiếu thường được xác định như sau: Lợi nhuận thuần- Cổ tức cổ phiếu ưu đãi Thu nhập của mỗi cổ phiếu thường = Số lượng cổ phần thường (Đang lưu hành bình quân) Chỉ tiêu này cho biết mỗi cổ phiếu thường trong kỳ đã thu được bao nhiêu dòng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn cổ đông càng cao và ngược lại. 2. Kiểm toán cổ tức Trong cuộc kiểm toán về cổ tức, kiểm toán viên thường quan tâm lớn đến các nghiệp vụ hơn là số dư cuối kỳ. Bởi vì xuất phát từ bản chất của cổ tức là phần lợi nhuận đem chia cho các cổ đông. Cổ tức sẽ là số tiền mà doanh nghiệp phải trả, đã trả khi lấy mệnh giá cổ phần nhân với tỉ lệ được hưởng do doanh nghiệp công bố. Chính vì vậy mà rất dễ xảy ra sai phạm khi tiến hành các nghiệp vụ về cổ tức. Kiểm toán viên cần xem xét các vấn đề sau: a) Cổ tức ghi sổ phải được phê chuẩn Bằng cách xem xét các biên bản họp của hội đồng quản trị về quyết định cổ tức của mỗi cổ phiếu, về ngày của cổ tức. Đối với cổ tức tuyên bố, kiểm toán viên phải đề phòng rất có thể nó chưa được ghi sổ và đặc biệt thường xảy ra gần ngày lập bảng cân đối tài sản. Do đó, thủ tục cần kiểm toán là xem xét lại hồ sơ tư liệu, kiểm toán thường xuyên để xác định xem có giới hạn nào đó đối với việc thanh toán cổ tức trong các hợp đồng về trái phiếu hay không. Ngay cả đối với sự tuyên bố cổ tức, kiểm toán viên cũng có thể kiểm toán lại bằng cách tính lại số tiền dựa trên cổ tức của mỗi cổ phiếu và số lượng cổ phiếu đang lưu hành. Khi tính được số tổng cộng thì có thể đối chiếu với bút toán ghi tiền mặt b) Cổ tức hiện có phải được ghi sổ, điều này đáp ứng mục tiêu về tính hiện hữu. c) Cổ tức được đánh giá đúng đắn, theo lợi nhuận thu được và điều lệ doanh nghiệp. d) Cổ tức thanh toán cho cổ đông là có căn cứ hợp lý - tức là phải theo đúng Luật doanh nghiệp, đúng điều lệ công ty và những căn cứ nêu ra khi phát hành cổ phiếu. e) Cổ tức phải trả đều được ghi sổ Doanh nghiệp tự theo dõi sổ sách về cổ tức và có trách nhiệm chi trả. Kiểm toán viên có thể kiểm tra tổng số tiền cổ tức bằng cách tính lại và đối chiếu với nghiệp vụ ghi tiền mặt. Đồng thời phải kiểm tra nghiệp vụ chi trả có được ghi sổ cổ tức đúng ngày hay không. f) Cổ tức phải trả được đánh giá đúng đắn, phải tuân theo nguyên tắc mọi cổ tức đều được coi là một khoản nợ nếu nó chưa được thanh toán. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình lý thuyết kiểm toán - ĐH KTQD HN - 1998 2. Giáo trình kế toán tài chính - Phạm Quang - ĐHKTQD HN - 2000 3. Giáo trình kiểm toán - ĐHKTQD Tp HCM - 1997 4. Modern Internal Auditing - Victor Z.Brink & Herbert Witt - Biên dịch ĐHKTQD HN - 2000 5. Kiểm toán báo cáo tài chính - ĐH TCKT - 2000 6. Kiểm toán nội bộ, khái niệm và qui trình - Vũ Huy Đức - NXB Thống kê 1999 7. Giáo trình kế toán công ty - TS. Nguyễn Văn Công - ĐH KTQD HN 8. Giáo trình kiểm toán tài chính - Thạc sỹ Tô Văn Nhật - ĐH KTQD HN