Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

Chương I: Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Mục tiêu của các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trên thị trường là lợi nhuận. Trong hoạt động kinh tế lợi ích của cá nhân người lao động là thu nhập cao, lợi ích của doanh nghiệp là lợi nhuận thông qua lợi ích của chính mình các đơn vị kinh doanh đã thực hiện nghĩa vụ đối với xã hội. Sự vận động đúng đắn kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước trong thực tế những năm gần đây đã tạo cho nền kinh tế quốc dân nước ta có những khởi sắc mới. I. Một số vấn đề chung về bán hàng 1.Khái niệm về bán hàng. Bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá , dịch vụ , nó là khâu cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại. Trong quá trình đó, doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền, hàng hoá, dịch vụ tương đương với giá bán theo quy định hoặc theo thoả thuận. Trong các doanh nghiệp thương mại, bán hàng chủ yếu là bán hàng hoá, dịch vụ cho bên ngoài. Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thương mại là qúa trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành một phần kết quả kinh doanh ( kết quả bán hàng). Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã được giao cho người mua và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Xét từ góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hoá của doanh nghiệp bán cho các doanh nghiệp mua và nhận được tiền thanh toán của họ. Như vậy có thể tạm chia quá trình bán hàng thành 2 giai đoạn: Thứ nhất là doanh nghiệp bán xuất giao sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cho người mua, thứ hai là khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Qua phân tích trên chúng ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng đó là: - Về mặt hành vi: Quá trình bán hàng diễn ra sự trao đổi, thoả thuận giữa người mua và người bán trong đó người bán đồng ý bán và người mua chấp nhận mua, ngưòi bán xuất giao hàng cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về mặt bản chất kinh tế : Quá trình bán hàng là quá trình diễn ra sự thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá đã chuyển sang người mua. Nền kinh tế thị trường buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến khách hàng, nhu cầu của họ. Mỗi doanh nghiệp phải tự mình tìm lấy thị trường, tự tìm lấy đường lối, phương pháp, chiến lược, chiến thuật riêng của bản thân mình để nhằm mục đích bán được nhiều hàng hoá, thực hiện phương châm bán những gì mà thị trường cần chứ không phải bán những gì mà mình có. Vì thế để đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp thương mại phải luôn luôn xác định kinh doanh cái gì ? kinh doanh như thế nào? bán cho ai và thông qua cách thức bán hàng nào để thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng? Vì vậy doanh nghiệp thương mại bán hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực hiện việc nghiên cứu và nắm vững nhu cầu thị trường, tổ chức tiếp nhận sản phẩm, chuẩn bị hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng với chi phí kinh doanh nhỏ nhất, đem lại lợi nhuận tối ưu. 2. Vai trò của quá trình bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại, bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình kinh doanh, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .Thực hiện tốt quá trình bán hàng thực sự có ý nghĩa đối với việc phấn đấu tăng lợi nhuận, nó có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của toàn xã hội. _ Trước hết, quá trình bán hàng cung cấp hàng hoá cần thiết đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng. _ Dự kiến sự biến động của môi trường kinh doanh, định hướng sản xuất , khuyến khích tiêu dùng nhằm đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. _ Thông qua bán hàng doanh nghiệp thương mại có thể tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí, xác định được mục tiêu cần phấn đấu thực hiện, qua đó thấy được ưu thế và khả năng cạnh tranh trên thị trường . Xuất phát từ vai trò bán hàng, kế toán bán hàng cũng là phần hành kế toán được đặc biệt quan tâm, giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Do đó nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của công tác bán hàng là rất cần thiết cho mỗi cán bộ kế toán cũng như trong sự phát triển và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp . 3. Các phương thức bán hàng Căn cứ vào phạm vi bán hàng người ta phân chia thành bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu. Bán hàng xuất khẩu: Là việc các đơn vị kinh doanh nước ta bán hàng cho nước ngoài theo các hợp đồng đã ký hoặc theo các hiệp định, nghị định thư của nhà nước. Bán hàng trong nước: Là việc bán hàng cho các đơn vị hoặc cá nhân trong nước. Việc phân chia như trên cho thấy được tỉ trọng giữa bán hàng xuất khẩu va bán hàng trong nước của 1 đơn vị kinh tế, 1 ngành, 1 vùng. Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại có thể được phân làm 2 khâu: Bán buôn và bán lẻ. Do đó các phương thức bán hàng cũng được chia thành các phương thức bán buôn và các phương thức bán lẻ. 3.1 Các phương thức bán buôn. Đây là phương thức bán hàng mà hàng hoá được bán cho các đơn vị sản xuất, thương mại để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc luân chuyển bán. Đặc trưng của các phương thức bán buôn là kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng mà vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Khối lượng hàng hoá được giao dịch mỗi lần thường lớn, bán hàng theo từng lô hàng, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu thông qua ngân hàng. Bán buôn thường được thực hiện qua 2 phương thức sau: a. Bán buôn qua kho Là phương thức bán buôn mà hàng hoá được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp để tham gia vào quá trình bán hàng và có thể tiến hành dưới 2 hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức này bên mua cử người đại diện mang giấy uỷ nhiệm đến kho của bên bán trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về. Bên bán xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận nợ hàng hoá được coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ Tài Chính ban hành. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng đơn vị bán buôn xuất kho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm đã thoả thuận. Chi phí vận chuyển do bên mua hay bên bán chịu tuỳ theo các điều kiện đã được quy định trong hợp đồng. Hàng hoá sau khi chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán và chỉ khi nhận được tiền hàng hay bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới được coi là tiêu thụ. b. Bán buôn vận chuyển thẳng Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp sau khi nhận hàng của bên cung cấp sẽ chuyển bán thẳng cho bên mua không phải qua nhập kho. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí bảo quản hàng hoá, chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển bốc dỡ và làm tăng nhanh tốc độ lưu chuyển của hàng hoá. Tuy nhiên phương thức này chỉ được thực hiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, không cần có sự chọn lọc, bao gói...Bán buôn vận chuyển thẳng có thể được thực hiện dưới 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo phương thức này tại doanh nghiệp sẽ đồng thời phát sinh cả 2 nghiệp vụ mua và bán. Bán buôn vận chuyển thẳng có thể chia ra thành: + Bán giao tay ba: doanh nghiệp sau khi nhận hàng hoá của nhà cung cấp sau đó giao bán luôn cho khách hàng của mình. Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chứng từ trong trường hợp này là Hoá đơn bán hàng giao thẳng và hoá đơn GTGT. + Gửi bán thẳng: hàng hoá sau khi được mua từ nhà cung cấp sẽ không chuyển về nhập kho mà doanh nghiệp gửi đi bán thẳng. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận được giấy báo chấp nhận thanh toán hoặc nhận được tiền hàng Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ đứng ra làm trung gian cho bên cung cấp và bên mua. Doanh nghiệp sẽ uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp hàng theo hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký với bên cung cấp. Về phía doanh nghiệp không phát sinh các nghiệp vụ mua và bán. Căn cứ vào thoả thuận được ghi trong hợp đồng ký kết giữa các bên mà doanh nghiệp sẽ được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 3.2 Các phương thức bán lẻ Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm : - Khi kết thúc hoạt động bán hàng, hàng hoá rời lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. - Khối lượng hàng hoá mỗi lần bán ra là nhỏ, do đó có thể không cần lập chứng từ cho từng lần bán, chỉ cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Trong phương thức này có các hình thức a.Bán hàng thu tiền trực tiếp Theo hình thức này nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếo thu tiền của người mua và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng . Sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để tính số lượng hàng đã bán ra của từng loại mặt hàng trong ca, ngày để từ đó đối chiếu với doanh số bán ra theo báo cáo bán hàng với số tiền thực nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng. Hoạt động đó không phải là căn cứ để thu tiền mà để tổng hợp lập báo cáo. Lượng hàng Lượng hàng Lượng hàng Lượng hàng bán ra trong = tồn đầu + trong ca , _ còn lại cuối ca, ngày ca, ngày ngày ca, ngày b.Bán hàng thu tiền tập trung Theo hình thức này hai nhiệm vụ bán hàng và thu tiền hàng được tách rời nhau. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn và tích kê thu tiền giao cho khách hàng để khách đến nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao. Hết ca hoặc định kỳ nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng (đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hoặc bảng kê bán lẻ ( đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Ưu điểm của phương pháp này là khắc phục được những lầm lẫn, mất mát và các hiện tượng tiêu cực nhưng có nhược điểm lớn là thủ tục phức tạp gây phiền hà cho khách. Trong bán lẻ các doanh nghiệp thương mại còn sử dụng một số phương pháp bán hàng khác như: Bán hàng bằng máy, bán hàng tự phục vụ( siêu thị), bán theo hình thức đặt hàng.. Ngoài ra còn một số hình thức bán hàng khác đang được sử dụng : + Bán hàng trả góp: bán hàng trả góp cũng là một hình thức bán hàng trả chậm, được áp dụng bán đối với những mặt hàng có giá trị lớn, có giá trị lâu bền và thời gian sử dụng lâu. Theo cách này sau khi giao hàng cho người mua thì hàng đó được coi là tiêu thụ ngay và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá đó. Doanh nghiệp lập hoá đơn bán hàng và hoá đơn thanh toán để căn cứ giao hàng và nhận tiền lần đầu, phần còn lại doanh nghiệp chấp nhận trả dần ở kỳ tiếp theo nhưng phải chịu một mức lãi suất nhất định. Thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau trong đó bao gồm 1 phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm. Phương thức này giúp doanh nghiệp khai thác triệt để thị trường tiềm năng. + Bán hàng thông qua các đại lý: Tiêu thụ hàng hoá qua đại lý có lợi ích to lớn. Ngoài những lợi ích như trung gian tiêu thụ hàng hoá, khi sử dụng đại lý doanh nghiệp duy trì được sự kiểm soát chặt chẽ đối với giá bán, tiêu thụ hàng nhanh chóng từ đó quay vòng được vốn nhanh. Tuy nhiên việc sử dụng đại lý cũng có một số hạn chế như người uỷ thác mất sự liên hệ với thị trường nên phần nào họ kém nhạy bén với thị trường, bên cạnh đó còn chậm thu hồi vốn và lợi nhuận bị chia sẻ. Trên đây là các phương thức bán hàng thường được áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp bán hàng nào còn phải phụ thuộc vào đặc điểm, qui mô loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn đúng phương thức bán hàng sẽ góp phần thu hút được khách hàng, đẩy nhanh quá trình bán hàng, nâng cao doanh số bán, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . 4.Phạm vi thời điểm xác định hàng bán 4.1 Phạm vi xác định hàng bán Điều kiện hàng bán được hạch toán vào doanh thu như sau: -Hàng hoá phải thông qua mua, bán và thanh toán bằng tiền theo một phương thức thanh toán nhất định. -Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hoá, đã thu được tiền hoặc được người mua chấp nhận nợ. -Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất , chế biến. Một số trường hợp ngoại lệ được coi là hàng bán như: -Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn gọi là hàng hoá đối lưu. -Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua. -Hàng hoá xuất làm quà biếu tặng. -Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . -Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu. Hàng hoá không được coi là hàng bán: +Hàng mẫu của các cơ sở sản xuất đem gửi bán. +Hàng xuất gia công, đem đi góp vốn liên doanh . 4.2 Thời điểm bán hàng hoá được xác định là tiêu thụ Trong doanh nghiệp thương mại, thời điểm ghi chép vào sổ sách kế toán về bán hàng là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Thời điểm đó, quy định theo từng phương thức, hình thức bán hàng như sau: -Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng , đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. -Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng chấp nhận thanh toán. -Phương thức bán lẻ hàng hoá , thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận được báo cáo của nhân viên bán hàng. -Phương thức ký gửi, gửi đại lý, thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận được tiền của bên nhận đại lý hoặc chấp nhận thanh toán. Tuỳ theo từng phương thức bán hàng mà thời điểm ghi chép bán hàng khác nhau nhưng đều tuân theo nguyên tắc thời điểm ghi chép bán hàng là thời điểm chuyển quyền sở hữu , xác định doanh thu. Từ thời điểm xác định hàng bán, kế toán sẽ ghi doanh thu bán hàng, xác định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp. -Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ (kể cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có)mà doanh nghiệp đã bán cung cấp cho khách hàng.Tuỳ thuộc vào cách tính thuế hàng hoá mà chỉ tiêu doanh thu bán hàng có sự khác biệt. +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chỉ tiêu doanh thu là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ. +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như các đối tượng không chịu thuế GTGT( đối tượng chịu thuế xuất khẩu , thuế tiêu thụ đặc biệt) thì chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế nộp về hàng tiêu thụ( tổng giá thanh toán) -Tổng số doanh thu bán hàng sau khi trừ các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được gọi là doanh thu thuần. -Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vốn hàng bán của hàng hoá mua vào là giá mua thực tế chưa có thuế GTGT đầu vào và chi phí phát sinh trong khâu mua. -Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và các đối tượng không thuộc đôí tượng nộp thuế GTGT thì giá vốn hàng bán của hàng hoá , dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) và chi phí phát sinh trong khâu mua. Lợi nhuận gộp bằng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán. 5.Giá bán của hàng bán Gýa bán hàng hoá đóng vai trò quan trọng trọng quá trình tiêu thụ hàng hoá, giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường . Việc xác định giá cả hàng hoá phải thoả mãn được các yêu cầu bù đắp được các khoản chi phí và đem lại cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận, nhưng đồng thời nó cũng phải được người mua chấp nhận có nghĩa là giá bán hàng hoá chính là giá thoả thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hoá đơn và trong các hợp đồng mua bán. Giá bán của hàng hoá được xác định bằng gía mua cộng với một phần bù đắp chi phí và hình thành khoản lãi nhất định, phần đó được gọi là “Thặng số thương mại”. Giá bán = Giá vốn hàng bán + Thặng số thương mại Thặng sô thương mại = Giá vốn hàng bán x Tỷ lệ % thặng số Trong đó: Để đưa ra được giá bán hàng hoá hợp lý doanh nghiệp phải xác định gía vốn hàng bán để làm căn cứ tính giá bán của hàng hoá đồng thời ghi sổ cuối kỳ xác định hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Việc xác định được giá vốn hàng bán, tuỳ thuộc vào yêu cầu của công tác quản lý, cách đánh giá hàng hoá phản ánh trong tài khoản và sổ sách kế toán mà các doanh nghiệp vận dụng các phương pháp tính cho phù họp. Phương pháp tính giá thực tế của hàng hoá xuất kho Hàng hoá nhập, xuất, tồn kho theo quy định được tính theo giá trị giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập bao gồm trị giá mua của hàng và chi phí mua. Trị giá vật tư hàng hoá phản ánh trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho phải đánh gía theo nguyên tắc giá thực tế được quy định cụ thể cho từng loại vật tư hàng hoá theo từng nguồn nhập và thời điểm tính giá. Kế toán có nhiệm vụ xác định trị giá thực tế của vật tư hàng hoá xuất kho. Việc tính giá thực tế hàng xuất có thể áp dụng các phương pháp: a. Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính được đơn giá bình quân của hàng hoá. Từ đó tính được giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Công thức: Giá thực tế hàng Số lượng hàng Đơn gía xuất kho = hoá xuất kho x bình quân Trong đó đơn giá bình quân được tính bởi công thức: Đơn Trị giá hàng hoá Trị giá hàng hoá giá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ bình = quân Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Với phương pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ được tính tương đối hợp lý, nhưng không linh hoạt vì phải đợi đến cuối tháng mới tính được giá bình quân. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập( bình quân liên hoàn) Theo phương pháp này đơn giá bình quân được xác định trên cơ sở giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và đơn giá thực tế hàng hoá của từng lần nhập trong kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là giá bình quân có thể được xác định ngay sau mỗi lần nhập. * Phương pháp bình quân cuối tháng trước Giá thực tế hàng hoá xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hoá xuất kho và giá trị thực tế bình quân cuả một đơn vị hàng hoá cuối kỳ trước. Trị giá thực Số lượng Đơn giá bình quân1 tế hàng hoá = hàng hoá x đơn vị hàng hoá xuất kho xuất kho kỳ trước Trong đó: Đơn giá bình quân Giá trị hàng hoá cuối kỳ trước 1 đơn vị hàng hoá = cuối kỳ trước Số lượng hàng hoá cuối kỳ trước Với phương pháp này giá thực tế của hàng hoá xuất kho có thể xác định bất kỳ thời điểm nào trong niên độ. Tuy nhiên nếu giữa 2 biên độ giá cả có biến động lớn thì việc tính giá hàng hoá xuất kho là không chính xác. b. Phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước( FIFO) Phương pháp này đòi hỏi xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Hàng hoá nhập trước thì xuất trước theo đúng đơn giá từng lần nhập tương ứng, xuất hết hàng thì mới xuất hàng của kỳ tiếp theo. Công thức tính như sau: Giá hàng hoá Giá hàng hoá Số lượng hàng hoá Thực tế xuất = nhập kho theo x xuất kho trong kỳ Kho trong kỳ từng lần nhập theo từng lần nhập Đây là một phương pháp tính giá hợp lý vì với mỗi doanh nghiệp hàng hoá mua trước cần phải xuất bán trước, hàng mua sau bán sau sẽ tránh được lỗi thời hay, kém phẩm chất, hỏng hóc trong thời gian bảo quản tại kho. Việc áp dụng phương pháp này khi giá cả hàng hoá đang tăng sẽ làm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ tăng cao hơn so vơí phương pháp tính giá bình quân nên làm cho trị giá vốn của hàng bán sẽ nhỏ hơn so với phương pháp bình quân. Phương pháp nhập trước xuất trước phản ánh chính xác giá trị của hàng tồn kho thực tế vì gía trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được căn cứ vào thời giá lúc lập báo cáo kế toán. Phương pháp này có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào mặc dù trên thực tế sự vận động của hàng hoá không theo trật tự nhập trước xuất trước. c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Với giả thiết hàng hoá xuất bán được coi là hàng hoá mua vào sau cùng và hàng tồn kho được coi là đã mua từ lâu có nghĩa là hàng mua sau sẽ được bán trước tiên. Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp thường sẽ bán lô hàng nhập trước và sử dụng giá của lô hàng nhập sau. Công thức tính như sau: Giá hàng hoá Giá mua thực tế đơn Số lượng hàng xuất thực tế xuất = vị hàng hoá nhập kho x kho trong kỳ theo kho trong kỳ theo từng lần nhập sau từng lần nhập d. Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này hàng hoá xuất khô thuộc lô hàng nào thì sẽ được tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng nào thì sẽ được tính theo giá thực tế của lô hàng đó, chính vì vậy nó phản ánh rất chính xác giá của từng lô hàng xuất bán nhưng công việc ghi chép sổ sách phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải nắm được chi tiết từng lô hàng.Phương pháp này thường được áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao được bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập. 6. Phương pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra Khi mua hàng phát sinh các khoản chi phí thu mua, chi phí này liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại nên để xác định chính xác kết quả kinh doanh cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp( phân bổ theo doanh thu, theo trị giá mua của hàng bán, theo số lượng , trọng lượng...) Công thức phân bổ chi phí thu mua: Chi phí thu Chi phí mua phân bổ thu mua Chi phí thu cho hàng tồn + phát sinh mua phân kho trong kỳ trong kỳ Trị giá bổ cho hàng = x hàng hoá hoá bán ra Trị giá Trị giá xuất bán trong kỳ hàng hoá hàng hoá trong kỳ tồn kho nhập kho trong kỳ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho được tính theo công thức: Chi phí thu Chi phí thu Chi phí thu Chi phí mua phân = mua phân bổ + mua phân bổ - thu mua bổ cho hàng cho hàng tồn cho hàng bán phát sinh tồn kho kho đầu kỳ ra trong kỳ trong kỳ 7. Các phương thức thanh toán a. Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Là hình thức thanh toán trực tiếp với người mua. Khi nhận được hàng hoá thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ trả trực tiếp cho người bán. Thanh toán trực tiếp giữa người bán và người mua có thể tiến hành bằng đồng ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý. b. Thanh toán không dùng tiền mặt Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp hoặc thanh toán bù trừ giữa các doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là ngân hàng. Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặ, vận dụng hình thức nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và mức độ tín nhiệm lẫn nhau của các doanh nghiệp. Thanh toán không dùng tiền mặt gồm: * Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn của ngân hàng, theo yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho người được hưởng có tên trong tờ séc. Séc chỉ được phát hành khi có số dư. Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc và sổ séc định mức. Séc chuyển khoản là séc được dùng để thanh toán về mua bán hàng hoặc dịch vụ cung ứng giữa các đơn vị trong cùng địa phương ngân hàng. Séc này chỉ có tác dụng để thanh toán chuyển khoản, không có giá trị lĩnh tiền mặt. Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. Séc bảo chi là séc chuyển khoản được ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả số tiền ghi trên tờ séc đó khi phát hành séc. Đơn vị phát hành đem đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó chuyển cho đơn vị thụ hưởng . Nếu như séc chuyển khoản được áp dụng giữa hai đơn vị mua bán hoàn toàn tín nhiệm lẫn nhau thì ngược lại séc bảo chi được sử dụng rộng rãi trong trường hợp đơn vị mua bán không tín nhiệm lẫn nhau. Séc và sổ séc định mức : vì nhược điểm của séc bảo chi là không chủ động đối với người mua và mất thời gian đối với đơn vị bán nên có một hình thức thanh toán khác khắc phục được những nhược điểm này đó là séc và sổ séc định mức- là loại séc chuyển khoản được ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả tổng số tiền ghi trong cả quyển séc. Khi phát hành séc đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi hạn mức mà ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành séc bảo chi phải ghi số hạn mức còn lại chưa chi vào tờ sau của séc, đơn vị bán hàng phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu Theo hình thức thanh toán này, đơn vị bán sau khi xuất chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì lập uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng nhờ thu hộ. số tiền bán hàng. Ngân hàng bên mua khi nhận được chứng từ( uỷ nhiêm thu) và sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán. Hình thức này áp dụng trong các đơn vị có tín nhiệm lẫn nhau và thường xuyên giao dịch với nhau. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Là hình thức thanh toán mà sau khi hàng hoá được chuyển giao hoặc dịch vụ đã cung ứng giữa hai bên mua và bán, người mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền nhất định trả cho bên thụ hưởng. * thanh toán bù trừ Trong hình thức thanh toán bù trừ đơn vị vừa là người mua đồng thời vừa là người bán. Nội dung của phương thức là định kỳ theo kế hoạch các bên chủ động cung ứng hàng hoá dịch vụ cho nhau, cuối kỳ báo cho ngân hàng biết , ngân hàng sẽ tổ chức bù trừ giữa các bên . Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ nhận được ( hoặc phải chi trả) số chênh lệch sau khi đã bù trừ. *Thanh toán bằng thư tín dụng và tài khoản đặc biệt. Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng phục vụ bên mua đối với ngân hàng bên bán yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị bán về số hàng hoá đã chuyển giao của đơn vị bán cho đơn vị mua theo hợp đồng. Hình thức này áp dụng đối với các đơn vị không tín nhiệm lẫn nhau và không cùng địa phương ngân hàng. Tài khoản đặc biệt Là hình thức mà đơn vị mua được phép của ngân hàng phục vụ đơn vị mình chuyển tiền đến ngân hàng địa phương khác mở tài khoản riêng của đơn vị để thanh toán tiền hàng cho đơn vị bán. Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm sự an toàn trong vốn bằng tiền mặt của đơn vị, chống tham ô, lãng phí, chống lạm phát, ổn định giá cả góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển . c. Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước tiền hàng Nếu như thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng người bán chỉ nhận được tiền khi chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì ngược lại thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận được tiền trước khi xuất chuyển hàng cho đơn vị mua. Tuy nhiên số tiền ứng trước này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán. Số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng hàng. Nghiệp vụ ứng trước, người bán nhận được tiền trước khi chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho đơn vị mua. Hình thức này thường áp dụng đối với những đơn vị kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn, số lượng hàng hoá cung ứng không nhiều hoặc đơn vị bán gặp khó khăn về tài chính thì đơn vị mua giúp đỡ dưới hình thức ứng trước. II. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các Doanh Nghiệp thương mại. 1. Phương pháp hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế toán và sử dụng các chứng từ này phục vụ cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. - Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá chứng từ ban đầu sử dụng gồm: Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng. Hoá đơn GTGT ghi rõ phần giá bán chưa có thuế và thuế GTGT, tổng giá thanh toán (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Hoá đơn bán hàng ghi rõ tổng giá thanh toán gồm cã giá bán và thuế GTGT (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Ngoài ra để hạch toán việc thu hồi tiền bán hàng còn có: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi... - Đối với nghiệp vụ bán lẻ chứng từ được sử dụng là hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng hoặc bảng kê bán lẻ hàng hoá đối với những mặt hàng không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, giấy chấp nhận nợ... - Đối với nghiệp vụ bán đại lý chứng từ ban đầu sử dụng là bảng kê thanh toán hàng đại lý (ký gửi), phiếu thu hoá đơn thuế GTGT... -Đối với nghiệp vụ bán trả góp chứng từ ban đầu sử dụng là hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, giấy chấp nhận thanh toán... 2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán tổng hợp chính là việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, là căn cứ để đưa vào các sổ tổng hợp. 2.1 Tài khoản sử dụng . Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản: 156,157,632,511,512,531,532,333,133,911. Các tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau: a. Tài khoản 156 “ Hàng hoá “. - Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá trong kho của doanh nghiệp. - Tài khoản 156 có số dư bên nợ phản ánh : Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ. - Tài khoản 156 có hai Tài khoản cấp 2: Tài khoản 1561 “ Giá mua hàng hoá “. Tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hoá “. - Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Nợ 156 Có - Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho theo hoá đơn mua hàng ( theo phương pháp kê khai thường xuyên) - Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho( theo phương pháp kê khai thường xuyên). - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa. - Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số hàng hoá mua ngoài đã nhập kho. - Chi phí thu mua hàng hoá. - Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hoá thực tế của hàng hoá xuất kho, để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê gia công chế biến hoặc sử dụng ( theo phương pháp kê khai thường xuyên). - Chiết khấu giảm giá mua hàng hoá được hưởng ( theo phương pháp kê khai thường xuyên). - Trị giá hàng hoá trả lại người bán. - Trị giá hàng hoá thiếu hụt, hư hỏng, mất mát, kém phẩm chất. - Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho ( theo phương pháp kê khai thường xuyên) b.Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán “ -Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán chưa xác định là tiêu thụ. -Nguyên tắc hạch toán tài khoản 157. Chỉ phản ánh vào tài khoản 157 trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán, ký gửi đại lý cho khách hàng theo hợp đồng nhưng chưa đực chấp nhận thanh toán ( chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ ). Sản phẩm hàng hoá phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , kế toán phải mở sổ chi tiết để tiêu thụ cho đến khi được chấp nhận thanh toán. Không phản ánh vào tài khoản này chi phí vận chuyển , bốc xếp... ứng hộ khách hàng . - Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Nợ 157 Có - Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi trong kỳ . - Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng, nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. - Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hoá, thành phẩm, lao vụ gửi đi bán đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trong kỳ. - Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi bán bị khách hàng trả lại. - Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) -Tài khoản 157 có số dư bên nợ: Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ. c. Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán “ -Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá ,thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. - Tài khoản 632 có nội dung kết cấu như sau: Nợ 632 Có - Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ. - Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ - Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại trong kỳ( theo phương pháp kê khai thường xuyên). -Kết chuyển toàn bộ trị giá vốn của hàng hoá đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh. -Kết chuyển trị giá hàng hoá đã bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. d. Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng “ -Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế , các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong một kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . - Kết cấu tài khoản 511 Nợ 511 Có - Xác định số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế (thuế xuất khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt...) của hàng hoá đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ. - Trị giá hàng bán bị trả lại - Khoản giảm giá hàng bán - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả. - Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. -Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2 Tài khoản 5111: “Doanh thu bán hàng hoá” Tài khoản 5112: “ Doanh thu bán thành phẩm” Tài khoản 5113: “ Doanh thu lao vụ, dịch vụ “ Tài khoản 5114: “ Doanh thu trợ cấp trợ giá” -Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư. e.Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ “ -Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá , sản phẩm dịch vụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, tổng Công ty ...hạch toán toàn ngành. - Tài khoản 512 có kết cấu và nội dung tương tự như tài khoản 511 và có 3 tài khoản cấp 2 . Tài khoản 5121 “Doanh thu bán hàng hoá “ Tài khoản 5122 “ Doanh thu bán thành phẩm” Tài khoản 5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ “ - Nguyên tắc hạch toán tài khoản 511, 512 Chỉ phản ánh vào tài khoản số doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ mà đã được bán, cung cấp, thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và đã được thanh toán ngay hoặc đã được cam kết chấp nhận thanh toán. Không phản ánh vào tài khoản này trị giá hàng hoá vật tư, thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến, trị giá sản phẩm hàng hoá gửi đi bán, dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán, trị giá hàng hoá gửi đi đại lý chưa xác định là tiêu thụ, các khoản thu nhập về tài sản cố định, thu nhập về đầu tư tài chính và các khoản thu nhập bất thường khác. f. Các tài khoản giảm trừ doanh thu : * Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại “ - Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của hàng hoá , lao vụ, dịch vụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân vi phạm cam kết, hợp đồng hoặc hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, qui cách. - Nguyên tắc hạch toán tài khoản 531. Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” chỉ phản ánh trị giá của số hàng bán bị trả lại ( tính theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn). Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ phản ánh trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số lượng hàng bị trả lại (x) đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán. Các chi phí khác phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chịu được phản ánh vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng “ Trong kỳ hạch toán, trị giá của hàng bán bị trả lại được phản ánh vào bên Nợ của tài khoản 531. Cuối kỳ tổng trị giá hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản 511” Doanh thu bán hàng” để xác định doanh thu thuần trong kỳ. * Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán “ - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá , hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ hạch toán. Giảm giá là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kính tế. Bớt giá là khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì lý do mua với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán. Hồi khấu là khoản giảm trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với 1 khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Người bán hàng thực hiện khoản hồi khấu cho người mua ngay sau khi đã bán được hàng. -Nguyên tắc hạch toán tài khoản 532 Chỉ phản ánh vào tài khoản 532 các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn. Không phản ánh vào tài khoản này số giảm gía đã được ghi trên hoá đơn bán hàng và được trừ vào tổng số giá bán ghi trên hoá đơn. Trong kỳ bán hàng khoản giảm giá phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ tài khoản 532. Cuối kỳ kết chuyển tổng số tiền giảm giá bán hàng sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần thực tế thực hiện trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ - Kết cấu tài khoản 511 Nợ 531, 532 Có Phản ánh các khoản bớt giá, giảm giá, hồi khấu bán hàng, trị giá hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. g. Tài khoản 131 “Nợ phải thu khách hàng “ Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng với doanh nghiệp về tiền bán hàng và cung cấp lao vụ dịch vụ. Tài khản 131 có nội dung và kết cấu như sau: h.Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp “ - Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. -Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Nợ 3331 Có - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Số thuế GTGT đã nộp - Số thuế GTGT được giảm trừ - Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. * Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đã nộp thừa vào NSNN - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng đã tiêu thụ. - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng dùng để trao đổi biếu tặng - Số thuế GTGT đầu ra của thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. - Số thuế GTGT đầu vào phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. * Số dư bên có: Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ - Tài khoản 3331 có hai tài khoản cấp 3: Tài khoản 33311 “ Thuế GTGT đầu ra” Tài khoản 33312 “ Thuế GTGT hàng nhập khẩu” i.Tài khoản 131 “ Nợ phải thu của khách hàng “ -Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ . -Kết cấu và nội dung tài khoản này như sau: Nợ 131 Có - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá đã bán dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ ( ở đầu kỳ ) - Số tiền trả lại cho khách hàng về khoản ứng trước hoặc số tiền thừa trả lại cho khách hàng. * Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng đến cuối kỳ. - Số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng phát sinh trong kỳ. - Giảm giá bán hàng, trị giá hàng bán bị trả lại( ghi giảm doanh thu ). * Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả khách hàng đến cuối kỳ về khoản ứng trước hoặc trả thừa tiền hàng. - Nguyên tắc hạch toán tài khoản 131” Nợ phải thu khách hàng” Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hoá , cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản Nợ : Nợ có thể trả đúng hạn, Nợ khó đòi, Nợ không có khả năng thanh toán để kịp thời căn cứ vào đó xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý. - Tài khoản 131 cuối kỳ có thể có cả số dư bên Có và bên Nợ. Cuối kỳ kế toán không được bù trừ hai số dư này cho nhau mà phải lấy số dư chi tiết của tài khoản này ghi vào số chỉ tiêu tương ứng của phần tài sản và phần nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán. k.Tài khoản 911 “ xác định kết quả kinh doanh “ -Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Nợ 911 Có -Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã bán. -Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. -Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường - Kết chuyển lãi về hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ. - Doanh thu thuần của số hàng hoá đã bán trong kỳ - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu bất thường. - Kết chuyển số thực lỗ của hoạt động sản xuất , kinh doanh trong kỳ. -Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. 2.2 Trình tự hạch toán. a) Tại doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên , tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Bán buôn: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp - Khi hàng hoá được coi là tiêu thụ, căn cứ vào trị giá bán của hàng hoá và thuế GTGT ghi trên hoá đơn, kế toán ghi bút toán phản ánh doanh thu . Nợ TK 111 Tiền mặt Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp -Hàng hoá xuất trực tiếp từ kho của doanh nghiệp căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 Giá vốn của hàng bán Có TK 156 Hàng hoá - Khi người mua thanh toán tiền hàng , kế toán ghi: Nợ TK 111,112.. Có TK 131 - Trường hợp phát sinh chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng là số tiền giảm trừ cho bên mua vì trả tiền sớm theo 1 tỷ lệ phần trăm nhất định khi bên mua thực sự thanh toán tiền hàng. Theo cơ chế tài chính hiện hành chiết khấu bán hàng ghi vào chi phí hoạt động tài chính (Tài khoản 811) Nợ TK 811 Chiết khấu bán hàng Có TK 111,112,131 - Trường hợp bán hàng bên mua giảm giá : tương tự khoản chiết khấu, khoản giảm giá chỉ được thực hiện khi đã bán hàng hoá . Doanh nghiệp có thể thanh toán số tiền giảm giá đó cho bên mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giảm trừ công nợ phải thu. Khi giảm giá cho bên mua kế toán ghi: Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra được giảm trừ Có TK 111, 112... - Trường hợp hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là số hàng bán cho bên mua, bị bên mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách phẩm chất hoặc vi phạm các cam kết theo hợp đồng. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp trả lại tiền cho bên mua hoặc khấu trừ số tiền bên mua phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111,112,131 - Nhập kho số hàng bị trả lại theo trị giá mua thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 632 -Các bút toán cuối kỳ: + Cuối kỳ kết chuyển số tiền giảm giá sang Tài khoản 511, kế toán ghi: Nợ TK 511 Có TK 532 + Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền theo giá bán bị trả lại sang Tài khoản 511, kế toán ghi: Nợ TK 511 Có TK 531 +Đối với hàng hoá ,dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt kế toán xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Nợ TK 511 Có TK 3332 + Kết chuyển doanh thu thuần sang Tài khoản kết quả Nợ TK 511 Có TK 911 + Kết chuyển toàn bộ trị giá vốn của hàng bán sang Tài khoản kết quả Nợ TK 911 Có TK 632 + Khấu trừ thuế đầu ra và thuế đầu vào Nợ TK 3331 Có TK 133 + Sau khi khấu trừ thuế đầu vào và thuế đầu ra, kế toán xác định số thuế GTGT còn phải nộp , khi nộp cho NSNN kế toán ghi: Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng -Khi xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 -Khi hàng hoá gửi đi được xác định là tiêu thụ, khách hàng chấp nhận thanh toán toàn bộ hoặc một phần tiền mua hàng. Phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán -giá chưa có thuế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Phản ánh trị giá mua của hàng đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 157 Hàng gửi đi bán -Trường hợp bán hàng có bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng, khi xuất kho bán hàng phải xuất bộ phận bao bì đó ra khỏi kho. Nợ TK 1388 Phải thu khác Có TK 1532 Trị giá của bao bì luân chuyển Có TK 133 Thuế GTGT của bao bì -Khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá mà theo hợp đồng bên bán phải chịu, kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 -Nếu phát sinh các chi phí gửi hàng đi bán mà theo hợp đồng bên mua phải chịu. Nợ TK 1388 Có TK 111, 112 -Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền bao bì, chi phí vận chuyển bốc dỡ , kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131 Có TK 1388 Có TK 3331 -Trường hợp hàng chuyển bán chưa xác định là tiêu thụ phát sinh thiếu, tổn thất. Chưa rõ nguyên nhân(theo hợp đồng bên bán chịu) Nợ TK 138 Có TK 157 Xác định được nguyên nhân Nếu hạch toán vào chi phí , kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 821 Chi phí bất thường Có TK 1381 Phải thu khác Nếu quy được trách nhiệm, bắt bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388 Có TK 138 Có TK 1331 - Trường hợp hàng hoá chuyển bán đã được xác định là tiêu thụ, phát sinh thiếu, tổn thất chưa có nguyên nhân, nhưng theo hợp đồng bên bán chịu, kế toán ghi: + Phản ánh số tiền trả lại bên mua hoặc số tiền bên mua phải trả Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 +Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng thiếu, tổn thất Nợ TK 1381 Có TK 632 Khi xác định được nguyên nhân thiếu, tổn thất hàng hoá . Nếu hạch toán vào chi phí ,kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 821 Chi phí bất thường Có TK 138 Phải thu khác (1381) Nếu quy được trách nhiệm bắt bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Có TK 138 (1381) Có TK 133 (1331) - Trường hợp hàng chuyển bán phát sinh hàng thừa , kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 338(3381) Khi xác định được nguyên nhân thừa hàng, kế toán ghi: Nợ TK 338 Có TK 156 Có TK 721 Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán -Khi chuyển hàng cho khách hàng từ kho người cung cấp Nợ TK 157 Trị giá lô hàng Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Tổng gía thanh toán -Khi người mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán Nợ TK 111, 112, 131 Trị giá thanh toán Có TK 511 Trị giá bán của hàng hoá Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra -Đồng thời xác định trị giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 157 Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng và các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ: chi phí môi giới, chi phí giao dịch... -Phản ánh số hoa hồng được hưởng Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng Nợ TK 641 Có TK 111, 112 -Các bút toán cuối kỳ tương tự như trường hợp trên * Bán lẻ hàng hoá - Hàng ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng , giấy nộp tiền của bộ phận bán lẻ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Số tiền thanh toán Có TK 511 Doanh thu thực tế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra - Trường hợp người bán nộp thiếu tiền bán hàng so với doanh thu và phải chịu trách nhiệm về khoản nộp thiếu. Nợ TK 111 Tiền mặt Nợ TK 1388 Cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381 Số thiếu chờ xử lý Có TK 511 Doanh thu bán hàng chưa có thuế Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Trường hợp người bán nộp thừa tiền bán hàng. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá ghi trên hoá đơn, số tiền thừa ghi vào thu nhập bất thường của doanh nghiệp. Nợ TK 111 Có TK 721 - Cuối kỳ xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 156 * Bán hàng theo hình thức đại lý Bán hàng theo hình thức đại lý là hình thức doanh nghiệp thương mại xuất hàng hoá nhờ bán hộ thông qua đại lý, ký gửi hoặc nhận hàng đại lý của doanh nghiệp khác để bán hộ. Tại đơn vị giao đại lý Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán Có TK 156 Hàng hoá Khi mua hàng chuyển thẳng giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Khi phát sinh chi phí bao bì của hàng bán đại lý Nợ TK 1388 Có TK 153, 111, 112, 331 Khi hàng gửi đại lý xác định là tiêu thụ TH1: Bóc tách luôn phần hoa hồng phải trả +Khi quyết toán với bên nhận đại lý kế toán bóc tách luôn phần hoa hồng phải trả và đưa vào chi phí bán hàng. Nợ TK 111, 112, 131 Số tiền phải trả ( Giá bán – Hoa hồng) Nợ TK 641 Hoa hồng Có TK 511 Trị giá hàng bán Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra + Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 157 + Các bút toán cuối kỳ hạch toán tương tự như trường hợp trên. TH2: Hạch toán riêng biệt tiền bán hàng với hoa hồng gửi đại lý +Khi bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số tiền hàng với bên nhận đại lý Nợ TK 111,112, 331 Có TK 511 Có TK 3331 +Khi thanh quyết toán xác định số hoa hồng phải trả Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi + Khi nhận hàng căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi +Khi bán được hàng nhận đại lý doanh nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng nhận đại lý ký gửi bằng khoản hoa hồng và số tiền phải trả cho bên gửi đaị lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Giá bán hàng hoá Có TK 511 Hoa hồng Có TK 331 Giá bán – Hoa hồng +Đồng thời ghi giảm hàng nhận đại lý đã bán: Có TK 003 +Khi trả cho bên giao đại lý Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 131 + Khi phát sinh chi phí bán hàng mà bên nhận đại lý chịu, kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 131 * Kế toán bán hàng trả góp -Khi xuất kho hàng hoá ra bán trả góp Nợ TK 632 Có TK 156 -Phản ánh doanh thu theo giá bán thông thường tại thời điểm xuất hàng cho bên mua , kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Số tiền thu lần đầu Nợ TK 131 Số tiền còn phải thu Có TK 511 Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331 Thuế GTGT đầu vào -Phản ánh số tiền lãi phải thu của khách hàng vì trả chậm Nợ TK 131 Có TK 711 -Khi thu được tiền của người mua ở những kỳ sau Nợ TK 111, 112 Có TK 131 * Kế toán bán hàng nội bộ. Nghiệp vụ bán hàng nội bộ phát sinh ở những doanh nghiệp có phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ. Các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp đều có tổ chức kế toán riêng và tính lỗ lãi riêng . Hàng hoá chuyển từ doanh nghiệp cho các đơn vị phụ thuộc hoặc hàng hoá giữa các đơn vị phụ thuộc giao cho nhau không tính theo giá vốn thực tế của hàng mua vào mà tính theo giá bán nội bộ là giá giao dịch nội bộ do doanh nghiệp tự xây dựng . -Phản ánh doanh thu giữa các đơn vị thành viên trong cùng Công ty , kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 136(1368) Có TK 512 Có TK 3331 -Phản ánh giá vốn của hàng bán nội bộ Nợ TK 632 Có TK 156 -Khi phát sinh các khoản giảm giá , hàng bán trả lại doanh nghiệp hạch toán tương tự kế toán bán hàng. -Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại. Nợ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 531 Hàng bán bị trả lại Có TK 532 Giảm giá hàng bán -Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ Nợ TK 512 Có TK 911 *Kế toán bán hàng theo phương thức đổi hàng -Khi xuất hàng , kế toán ghi: +Giá vốn của hàng xuất bán Nợ TK 632 Có TK 156 +Doanh thu bán hàng Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 -Khi nhận hàng, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 131 b) Tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. -Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 (Gồm cả thuế GTGT đầu ra) Đồng thời kết chuyển giá vốn của hàng đã bán Nợ TK 632 Có TK 156, 157, 111, 112 - Trong quá trình bán hàng khi phát sinh các trường hợp bất thường như: Giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại kế toán cũng hạch toán tương tự như trên vào các Tài khoản 811, 531, 532 nhưng không liên quan đến thuế GTGT. -Khi tính thuế GTGT phải nộp theo công thức: Thuế GTGT = (Giá bán - Giá mua) x Thuế suất thuế GTGT Kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Khi nộp thuế ghi: Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 c) Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. -Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ hoặc hàng hoá gửi đi cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Nợ TK 611 Có TK 157 Có TK 156 Có TK 151 -Khi hoạt động bán hàng được thực hiện, căn cứ vào hoá đơn chứng từ, kế toán ghi nhận bút toán doanh thu vào các tài khoản 511, 512. -Các trường hợp bất thường trong khâu bán, kế toán thuế GTGT phải nộp, kế toán doanh thu thuần được hạch toán tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. - Cuối kỳ kết chuyển trị giá trị giá hàng hoá tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa được coi là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 157 Nợ TK 156 Nợ TK 151 Có TK 611 3. Tổ chức việc vận dụng sổ sách kế toán. Yêu cầu quản lý kinh tế trong các đơn vị kinh doanh không những cần có những tài liệu tổng hợp theo từng đối tượng kế toán mà trong nhiều trường hợp cần có những tài liệu chi tiết, tỉ mỉ hơn để có thể kiểm tra, giám sát tình hình hiện có cũng như sự vận động của các đối tượng kế toán đó. Để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất , kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ...nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo kế toán định kỳ. Có nhiều hình thức kế toán khác nhau như: Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Lựa chọn hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. * Doanh nghiệp sử dụng hình thức chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau: -Sổ nhật ký chung - Sổ cái - Các sổ thẻ kế toán chi tiết - Các nhật ký cơ bản được sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng : + Nhật ký thu tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền) + Nhật ký chi tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền) + Nhật ký bán hàng Ngoài ra còn sử dụng sổ cái các tài khoản 156, 157, 632, 511, 512, 531, 532, 911, 333 để phản ánh nghiệp vụ bán hàng . * Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. -Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chinh. Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. (Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10) -Bảng kê : Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11( không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ được. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết . Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ các doanh nghiệp có thể mở các sổ, thẻ chi tiết theo mẫu đã hướng dẫn. Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là: - Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản(dùng cho các tài khoản 532, 531, 632, 711, 721, 811, 821, 911, 128, 129, 139, 411, 412, 413, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 641, 642) - Sổ theo dõi thanh toán (dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 244, 331, 333, 336, 344) - Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán( dùng cho các tài khoản 121, 221) - Sổ chi tiết tiêu thụ (dùng cho các tài khoản 511, 512) Cụ thể trong hình thức Nhật ký chứng từ thường sử dụng các sổ sách sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng. + Nhật ký chứng từ số1(ghi có Tài khoản 111- Tiền mặt) + Nhật ký chứng từ số 2 ( ghi có Tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng ) + Nhật ký chứng từ số 3 ( ghi có Tài khoản 113- Tiền đang chuyển) + Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi có các Tài khoản 156,157, 131, 521...) + Các bảng kê số 8 ( theo dõi nhập, xuất, tồn kho), số 10 (theo dõi hàng gửi đi bán ), số 11( theo dõi phải thu khách hàng) + Sổ cái các tài khoản 156, 157, 632, 3331... + Các sổ chi tiết bán hàng, theo dõi thanh toán với người mua, người bán.. + Sổ theo dõi thuế GTGT ( mẫu S01 – DN) + Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ( mẫu S02– DN ) + Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm ( mẫu S03– DN ) * Hình thức Nhật ký- sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký- sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc. Các loại sổ sử dụng trong hình thức Nhật ký- Sổ Cái. - Nhật ký sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong hình thức Nhật ký- Sổ Cái có các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng. + Sổ chi tiết sản phẩm, vật liệu, hàng hoá + Thẻ kho + Sổ chi phí sản xuất , kinh doanh + Sổ chi phí trả trước, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, với ngân sách nhà nước, nội bộ + Sổ chi tiết tiêu thụ *Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nộidung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế . Các loại sổ sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại. 1 . Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Những năm qua, chúng ta đã nỗ lực vượt bậc để chuyển đổi nền tài chính tập trung, quan liêu , bao cấp sang một nền tài chính phù hợp với cơ chế thị trường theo con đường XHCN có sự quản lý của nhà nước. Gần đây tình hình kinh tế xã hội đã có nhiều thay đổi. Nước ta trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN. Quan hệ kinh tế buôn bán giữa nước ta với các nước trên thế giới ngày càng phát triển. Nhà nước ta cũng đã ban hành, sửa đổi bổ sung nhiều chính sách về kinh tế tài chính như: Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp ... Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành mang tính thông lệ, chuẩn mực của quốc tế về kế toán. Trong quá trình chuyển đổi, công tác quản lý nói chung công tác kế toán nói riêng trong các doanh nghiệp thực tiễn cho thấy một số thành tưụ to lớn: thâm hụt ngân sách được giảm đi đáng kể, tích luỹ nội bộ nền kinh tế tăng lên, kinh tế tăng trưởng liên tục, lạm phát bị đẩy lùi và kiểm soát ở mức xấp xỉ 1 con số. Song khuyết điểm, thiếu sót tồn tại trong lĩnh vực tài chính, kế toán cũng không nhỏ. Mọi khuyết điểm yếu kém trong tổ chức công tác kế toán dẫn đến trì trệ trong công tác kế toán và không thực hiện các nhiệm vụ kế toán không đảm bảo cung cấp những thông tin, số liệu kịp thời chính xác cho lãnh đạo, không giám đốc được tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, tạo khe hở trong quản lý từ đó phát sinh tiêu cực trong kinh doanh, trong bảo vệ tài sản quản lý tiền vốn. Để đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu quản lý kinh tế nói chung cũng như ngành thương mại dịch vụ nói riêng đòi hỏi phải cải tiến, hoàn thiện các công cụ quản lý trong đó một công cụ quản lý quan trọng của quản lý kinh tế là kế toán. Việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán, tài chính nói chung cũng như sự đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng để phù hợp và đáp ứng đầy đủ kịp thời trong quản lý kinh doanh hiện nay là điều hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường , để tồn tại và phát triển cần tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng nhất là tổ chức tốt khâu kế toán hoạt động bán hàng , bởi nó là “khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại”. 2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 2-1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ban đầu do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động trong doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với qui định. Doanh nghiệp phải xây dựng con đường vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán. Hướng dẫn qui định việc ghi chép vào các mẫu chứng từ rõ ràng, đầy đủ như theo hướng dẫn của bộ tài chính. 2-2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh nghiệp vụ bán hàng . Căn cứ vào hệ thống tài khoản mới do Bộ tài chính ban hành, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phương thức bán hàng mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tài khoản cần thiết vào hạch toán các nghiệp vụ bán hàng cho phù hợp, sao cho việc hạch toán luôn luôn bám sát tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước và của đơn vị đề ra. 2-3 Tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán Để tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán, các doanh nghiệp phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh , trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán, hình thức kế toán đang được áp dụng để xác định số lượng, mẫu sổ, kết cấu các loại sổ, trình tự phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ cho phù hợp với đơn vị mình. Ngoài ra trình tự luân chuyển của các loại sổ kế toán trong doanh nghiệp cũng cần phải được thiết lập một cách khoa học hợp lý tránh tình trạng luân chuyển vòng vèo, ghi chép trùng lặp. 2-4 ứng dụng tiến bộ khoa học vào công tác kế toán. Trong những năm gần đây khoa học kỹ thuật đã phát triển không ngừng, nhiều công nghệ cao đã được phổ biến áp dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là việc sử dụng máy vi tính vào hoạt động văn phòng. Ngày nay kỹ thuật vi tính không đơn thuần chỉ là việc thay máy chữ trong các hoạt động văn phòng mà còn đã có sự ra đời của một loạt các phần mềm có khả năng phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán kế toán. -Ưu điểm: Việc áp dụng KHKT vào công tác kế toán sẽ làm giảm bớt một phần sự vất vả căng thẳng cho các nhân viên kế toán, nâng cao khả năng tự động hoá, làm giảm bớt nhiều lỗi toán học, những nhầm lẫn dễ mắc phải trong tính toán, cho phép cập nhật thông tin nhanh nhậy liên tục, dễ dàng kiểm tra đánh giá. - Nhược điểm: Mặc dù vậy việc áp dụng cũng có một số nhược điểm đó là đòi hỏi phải có một sự đầu tư hợp lý về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao không chỉ về chuyên môn mà còn cần phải am hiểu cả về KHKT. Việc áp dụng các thành tựu của lĩnh vực tin học còn có một số lỗi han chế về chuyên ngành như sự phá hoại của các virút, sự cố Y2K... dễ làm mất mát thông tin, số liệu chính vì vậy cần thiết phải có sự lưu trữ, bảo quản các hoá đơn chứng từ gốc để tiện kiểm tra so sánh, đối chiếu. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện . Quá trình hoàn thiện công tác hạch toán kết oán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện giúp kế toán dễ dàng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác của thông tin kế toán, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu, theo dõi kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá và tiền hàng, cũng như phản ánh đầy đủ chính xác công nợ cho khách hàng, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin, quản lý cho các nhà quản lý kịp thời phân tích, đánh giá, đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chương II Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội. I- Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty * Lược sử quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Cùng với sự phát triển của ngành ngoại thương Việt Nam cũng như các hoạt động kinh tế đối ngoại , các tổ chức quốc tế quan hệ với Việt Nam ngày càng nhiều và để thực hiện đường lối của Đảng là tăng nhanh xuất khẩu, mở rộng các hoạt động thu ngoại tệ cho đất nước. Ngày 23/3/1979, UBND TP Hà Nội ban hành Quyết định số 1/97/QĐ-CQ-UB thành lập cửa hàng Quốc tế Giảng Võ ( gọi tắt là Giảng Võ Intershop) để bán hàng thu ngoại tệ phục vụ khách quốc tế và khách trong nước. Để tập trung sự chỉ đạo của cấp trên và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh ngày 8/12/1982 UBND TP Hà Nội ban hành Quyết định số 4815/QĐ-UB-TC thành lập Công ty Dịch vụ Ngoại thương Hà Nội thay thế cửa hàng Interhop. Thời kỳ từ năm 1992 đến nay, đứng trước sự cạnh tranh quyết liệt của mọi thành phần kinh tế trên thị trường, Công ty đã nhanh chóng chuyển hướng kinh doanh, tổ chức thực hiện những dịch vụ mới nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh thương mại. Trước tình hình đó để phù hợp với cơ chế mới, nhiệm vụ mới, công ty đã đổi tên thành Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hà Nội theo Quyết định số 1189/QĐUB ngày 28/5/1992 của UBND TP Hà Nội. Hoạt động quản lý kinh doanh thương mại trong cơ chế trường, vấn đề cơ cấu tổ chức lao động quản lý có một vai trò hết sức quan trọng. Với sự chỉ đạo sát sao của Đảng uỷ, ban giám đốc và tinh thần đoàn kết phấn đấu của tập thể án bộ công nhân viên, Công ty Thương mại và dịch vụ Tổng hợp Hà Nội đã xác định đúng hướng vị trí của mình. Vận dụng cơ chế mới Công ty đã tiến hành từng bước và đồng bộ các biện pháp để nâng cao hiệu quả trên nhiều lĩnh vực. Công ty có trụ sở đặt tại C4 đường Giảng Võ, quận Ba Đình Hà Nội. Là Công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng. Công ty chịu sự quản lý Nhà nước của Uỷ ban Nhân dân TP Hà Nội, quản lý Nhà nước về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Thương mại và các cơ quan chức năng của Nhà nước. * Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, môi trường hoạt động kinh doanh vô cùng phức tạp và sôi động. Sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế diễn ra rất quyết liệt và các doanh nghiệp đều có quyền bình đẳng trước pháp luật thì việc đảm bảo thắng lợi trên thương trường để hoạt động kinh doanh có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức khôn khéo và linh hoạt trong các quyết định kinh doanh và nhất là phát huy hết thế mạnh tiềm năng sẵn có của mình. Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội là một Công ty có lĩnh vực hoạt động kinh doanh rộng lớn. - Xuất nhập khẩu: Công ty thực hiện nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác phục vụ cho kinh doanh cho Công ty và các đơn vị kinh tế khác gồm: Hàng lương thực thực phẩm đồ uống Hàng tạp phẩm và thiết bị văn phòng Hàng điện máy, điện lạnh: ti vi, video, tủ lạnh - Công ty liên doanh liên kết sản xuất gia công và khai thác hàng nội địa để bán với các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước. - Tổ chức kinh doanh bán buôn, bán lẻ các mặt hàng đa dạng, tư liệu sản xuất , tư liệu tiêu dùng phục vụ cho mọi đối tượng Những năm vừa qua, với sự cố gắng nỗ lực hết sức mình của đội ngũ cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong kinh doanh , dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 1997-1999 Đơn vị : 1000 đ Chỉ tiêu Năm 1997 1998 1999 Doanh số Lợi nhuận Nộp NSNN 66.983.604.777 441.410.736 10.129.705.935 84.597.098.439 521.769.713 13.475.179.474 87.370.103.767 542.831.801 15.868.270.585 Với các mặt hàng và ngành nghề kinh doanh phong phú đa dạng gắn liền với đời sống, mặc dù quy mô của Công ty không lớn nhưng doanh thu lại tương đối lớn. Chính vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng luôn được ban lãnh đạo Công ty quan tâm. * Một số nét chính về bộ máy quản lý của Công ty thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội. Công ty là đơn vị có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ kế toán kinh tế độc lập. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, bộ máy tổ chức quản lý của công ty luôn luôn được ban lãnh đạo quan tâm, xây dựng củng cố , đổi mới cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doanh của Công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của mình. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty : Giám đốc phó giám đốc phụ trách hành chính và dịch vụ phó giám đốc phụ trách kinh doanh thương mại Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kho vận Cửa hàng Giảng Võ Cửa hàng Tràng Tiền Cửa hàng Lãn Ông Cửa hàng May đo Cửa hàng Miễn thuế Cửa hàng ăn uống Núi Trúc Cửa hàng sửa chữa xe máy Xí nghiệp giặt là Cửa hàng điện tử dân dụng chi nhánh thương mại tại TP Hồ Chí Minh Phòng kế toán tài chính chính Phòng KD I II III Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ 1. Ban giám đốc: Lãnh đạo Công ty là giám đốc Công ty do Nhà Nước bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm . Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của Công ty trước Nhà Nước và cơ quan cấp trên. Ban giám đốc gồm 1 phó giám đốc và 2 phó giám đốc. Phó giám đốc do giám đốc phân công bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và Nhà Nước về phần việc do mình phụ trách điều hành. 2. Các phòng ban trực thuộc: a) Phòng tổ chức hành chính – xây dựng cơ bản. -Tổ chức công tác cán bộ, quản lý hồ sơ, xây dựng kế hoạch lao động, lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, định mức lao động BHLĐ, BHXH, chăm sóc sức khoẻ, đào tạo cán bộ công nhân viên. - Bảo vệ nội bộ , thanh tra, bảo vệ cơ quan xí nghiệp thực hiện công tác an toàn, phòng gian, phòng hoả hoạn. - Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn thư, đánh máy , lễ tân lao động, sửa chữa và xây dựng nhà cửa văn phòng, quản lý các tài sản văn phòng cơ quan. B) Phòng kế toán tài vụ: -Quản lý tài chính tín dụng theo chế độ Nhà Nước, tổ chức công tác kế toán thống kê toàn công ty theo điều lệ kế toán thống kê Nhà Nước và cấp trên quy định. - Lập kế hoạch tài chính, vay vốn, tiền mặt, tham gia các phương án sản xuất kinh doanh , hợp đồng mua bán hàng hoá. - Tổ chức thanh toán, phân tích, tính kết quả sản xuất kinh doanh . - Lập báo cáo kế toán, thống kê định kỳ, tổ chức các mặt về công tác kế toán tài chính toàn Công ty . - Xây dựng và kiểm tra thực hiện quy chế quản lý tài chính toàn Công ty . c) Các phòng nghiệp vụ ( Phòng kinh doanh I, II, III) giúp giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty, xây dựng phương hướng, chiến lược phát triển kinh doanh, tìm nguồn hàng và thị trường tiêu thụ. d) Phòng kho vận: giao nhận và bảo quản hàng hoá của Công ty e) Các cửa hàng: Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hà Nội có một mạng lưới các cửa hàng bán buôn bán lẻ và dịch vụ tại Hà Nội và một số tỉnh thành trong cả nước. - Cửa hàng quốc tế Giảng Võ - C4 Giảng Võ - Cửa hàng quốc tế Tràng Tiền - 56 Tràng Tiền - Cửa hàng Tiến Thành - 48 Lê Thái Tổ - Cửa hàng Lãn Ông - 26 Lãn Ông - Một số cửa hàng tại Vũng Tàu, Đà Nẵng, Quảng Ninh, thành phố HCM Mỗi cửa hàng có một cửa hàng trưởng, các mậu dịch viên, nhân viên bảo vệ, kế toán và thủ quỹ. Mọi hoạt động của các cửa hàng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty . Trong cơ chế thị trường hiện nay, cơ cấu tổ chức của một Công ty cần phải bố trí sắp xếp sao cho đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhậy thích ứng với thông tin của thị trường nhưng đồng thời vẫn phải đảm bảo hoạt động chính xác, có hiệu quả, tuân theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và sự điều tiết của Nhà Nước. Mô hình bộ máy tổ chức của Công ty là mô hình cấp I. Trong đó giám đốc Công ty có toàn quyền quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty . Sự chỉ đạo của ban giám đốc được truyền trực tiếp xuống các đơn vị kinh doanh và ngược lại khi các phòng ban các đơn vị kinh doanh có kiến nghị, đề xuất gì lên bán giám đốc cũng không phải qua một khâu trung gian nào. Việc điều hành trực tiếp này có tác dụng giúp người lãnh đạo trực tiếp theo dõi , nắm vững được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trong Công ty để đưa ra những biện pháp, phương hướng đường lối giải quyết kịp thời chính xác. Trong ban giám đốc cũng như các phòng ban đều có sự phân chia , giao phó , sắp đặt công việc một cách nhanh chóng rõ ràng nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng và có hiệu quả cao, tránh tình trạng ùn tắc , đợi chờ. Qua sơ đồ trên, ta thấy Công ty có bộ máy tổ chức tương đối gọn nhẹ, đặc biệt là bộ phận quản lý , chính điều này đã làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp , hạn chế những thủ tục rườm rà không cần thiết , đồng thời giúp cho việc ra quyết định và việc thực hiện các quyết định đó được tiến hành nhanh chóng, kịp thời , chính xác đạt kết quả cao. *Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty : Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Một số công việc kế toán do bộ máy kế toán của cửa hàng trực thuộc đảm nhận từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu đến khâu lập báo cáo tại cửa hàng phụ thuộc gửi lên phòng kế toán Công ty . Trên cơ sở các báo cáo này cùng với số liệu tập hợp ở phòng kế toán Công ty . Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp số liệu hạch toán rồi lập bảng cân đối và báo cáo toàn Công ty. Bộ máy kế toán Công ty được thể hiện qua mô hình sau: Sơ đồ bộ máy kế toán : kế toán trư ởng Bộ phận kế toán kho hàng Kế toán tiêu thụ Bộ phận kế toán ngân hàng và các quỹ Bộ phận kế toán doanh thu và cồng nợ Bộ phận kế toán chi phí, TSCĐ, BH,Lương Bộ phận kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán các ngân hàng trực thuộc Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ Bộ máy kế toán của Công ty gồm: * Kế toán trưởng : --Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính toàn Công ty -Tổ chức chỉ đạo kiểm tra điều hành bộ máy kế toán thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê về ghi chép, luân chuyển chứng từ , quyết toán. -Xây dựng chiến lược tài chính , tham mưu cho giám đốc để có những quyết định đúng có hiệu quả trong kinh doanh , quản lý vốn tài sản, hàng hoá . *Phó phòng kế toán: -Thay thế kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán khi kế toán trưởng đi vắng. - Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với ngân sách nhà nước, theo dõi tăng giảm vốn( TK 333,411,441) - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu tư XDCB (TK 2412) * Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu lên sổ cái và lập báo cáo kế toán cho toàn Công ty như: + Báo báo quyết toán quý năm + Lập bảng cân đối tài khoản, bảng tổng kết tài sản + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển hàng hoá + Báo cáo về chi phí lưu thông * Kế toán tiêu thụ: Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá ở các phòng kinh doanh sao cho: Tiền và hàng vận động khớp nhau, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn...theo dõi hàng hoá xuất nhập kho, xác định doanh số, giá vốn, thuế , chi phí bán hàng, kết quả kinh doanh công ty , theo dõi công nợ nội bộ. * Kế toán thanh toán nội bộ: theo dõi việc đối chiếu các khoản thanh toán nội bộ của các cửa hàng trực thuộc Công ty , nhiệm vụ theo dõi các khoản tạm ứng. Quan hệ tài chính giữa các trực thuộc như cho vay tiền hay nhận tiền nộp thuế hộ cho các cửa hàng. * Bộ phận kế toán ngân hàng và các quỹ công ty : theo dõi và đối chiếu số dư với ngân hàng, các khoản tiền gửi tiền vay ở ngân hàng, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của công ty. * Bộ phận kế toán doanh thu và công nợ: phản ánh và giám đốc tài chính một cách chính xác kịp thời và các khoản công nợ phải trả phải thu trong quá trình kinh doanh, tính các khoản phải nộp ngân sách. - Một thủ quỹ và nhận huy động vốn có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo sự phù hợp giữa tiền mặt và tồn quỹ với số dư trên sổ quỹ. * Bộ phận kế toán chi phí, TSCĐ, BH, tiền lương: theo dõi TSCĐ trích khấu hao và chi phí, theo dõi quản lý và sự biến động của chúng cả hiện vật và giá trị. Trích và tính đúng giá trị khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng. Theo dõi bộ phận chi phí lưu thông và chi phí quản lý của công ty. Các kế toán cửa hàng làm nhiệm vụ bắt đầu từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu đến khâu lập báo cáo tại đơn vị mình gửi lên phòng kế toán Công ty . Dựa vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh của đơn vị mình và với bộ máy kế toán như trên Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thống nhất từ công ty xuống các cửa hàng trực thuộc. Đây là hình thức tổ chức sổ kế toán theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo hệ thống trong cùng một quá trình ghi chép, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Điều này có tác dụng giảm bớt đáng kể nghiệp vụ ghi chép và tăng cường sự kiểm tra quản lý việc sử dụng tài sản của kế toán. Quá trình bán hàng hoá trên sổ của Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội thể hiện ở sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ Nhật kí chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính