Luận văn Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở học viện báo chí và tuyên truyền

LUẬN VĂN: Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền mở đầu 1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Văn bản là phương tiện, là công cụ của hoạt động quản lý. Văn bản giúp các cơ quan ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc phản ánh những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý. Vì vậy, trong quá trình hoạt động, tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp đều phải thường xuyên soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản để triển khai, giải quyết công việc. Do đó, tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải tiến hành tổ chức quản lý, giải quyết các văn bản, nhằm bảo đảm nguồn thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Chính vì vậy, để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý của mình, việc nghiên cứu các biện pháp để tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản luôn là yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan. Học viện Báo chí và Tuyên truyền (HVBCTT) là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (HVCTQGHCM), là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập viên xuất bản, cán bộ làm công tác tư tưởng, văn hóa và các khoa học, xã hội và nhân văn khác; là cơ sở nghiên cứu khoa học phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ và phục vụ cho việc hoạch định chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực tư tưởng, báo chí và truyền thông. Xuất phát từ nhận thức chất lượng đào tạo là yếu tố sống còn, quyết định sự tồn tại và trưởng thành của một trường đại học, hơn 40 năm qua HVBCTT đã không ngừng phát triển đội ngũ, đổi mới chương trình, nội dung và phương pháp giảng dạy đại học, vì thế đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong xã hội. Bên cạnh đó, công tác quản lý đào tạo nói chung và chất lượng đào tạo nói riêng đặt ra nhiều vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu và đổi mới. Nghị quyết số 52/NQ-TƯ, ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149/QĐ-TƯ, ngày 2-8- 2005 của bộ Chính trị có ý nghĩa quan trọng đối với sự nghiệp đào tạo của HVCTQGHCM và các học viện trực thuộc, mở ra cơ hội và điều kiện mới cho sự phát triển của HVBCTT, đồng thời cũng đòi hỏi HVBCTT phải vươn lên, không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của đội ngũ cán bộ, công tác nghiên cứu khoa học, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong thời kỳ mới. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan chính là công cụ để cơ quan thực thi công việc và hoàn thành trách nhiệm được giao. Để thực hiện tốt chức năng và những nhiệm vụ nói trên, hàng ngày HVBCTT phải ban hành, tiếp nhận và chuyển giao một khối lượng văn bản khá lớn nên đòi hỏi Học viện phải có các biện pháp tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để kịp thời phục vụ hoạt động quản lý và đào tạo. Nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của công tác này, chúng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: "Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền" làm đề tài luận văn khoa học. 2. Mục tiêu của đề tài Thực hiện đề tài này, tác giả tập trung giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau: - Thứ nhất, khảo sát tình hình tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT, phân tích thực trạng quản lý văn bản đi - đến, nội bộ, và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. - Thứ hai, trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Vấn đề tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý là một nhiệm vụ hoạt động không thể thiếu của các cơ quan nhà nước. Công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản được thực hiện ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương tới địa phương. Song do điều kiện thời gian và trong phạm vi của một luận văn thạc sĩ, chúng tôi không thể khảo cứu công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở nhiều cơ quan tổ chức. Là một cán bộ hiện nay đang công tác tại HVBCTT, luận văn của chúng tôi tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT để trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm phần nào nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin văn bản ở cơ quan. 4. Nhiệm vụ của đề tài Để thực hiện các mục tiêu đã đề ra, đề tài luận văn của chúng tôi cần phải giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau đây: Thứ nhất: Khái quát lịch sử hình thành, vị trí, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của HVBCTT và nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đào tạo. Thứ hai: Khảo sát hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động HVBCTT. Xác định nội dung, yêu cầu của công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào tạo ở HVBCTT. Thứ ba: Khảo sát và nêu ra được thực trạng công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. Thứ tư: Đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. 5. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, tác giả chủ yếu vận dụng các phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp phỏng vấn điều tra, khảo sát. Phương pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài. những thông tin thu được qua các phương pháp trên và các thông tin trên các nguồn tài liệu tham khảo sẽ được chúng tôi xử lý một cách khoa học trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích, tổng hợp. Phương pháp thống kê giúp chúng tôi xử lý hữu hiệu các số liệu thu thập được. Ngoài ra, trong đề tài này, chúng tôi cũng vận dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp hệ thống... Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều được chúng tôi phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin đã được cụ thể hóa thành các nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc tổng hợp. 6. Lịch sử nghiên cứu đề tài Công tác công văn giấy tờ nói chung và hoạt động tổ chức quản lý văn bản nhà nước nói riêng từ trước tới nay đã được nhiều công trình nghiên cứu dưới góc độ khác nhau. Trong cuốn sách "Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ trong thời phong kiến Việt Nam", PGS. Vương Đình Quyền đã nghiên cứu công phu và có hệ thống về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng của các vương triều phong kiến Việt Nam. Về công tác xây dựng, ban hành và quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước hiện nay cũng đã được đề cập trong một số cuốn sách chuyên khảo như: "Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước’’ của tác giả Tạ Hữu ánh, Nxb Lao động in năm 1996; "Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý’’ của PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Nxb chính trị quốc gia năm 1996. Hai công trình chuyên khảo trên đây đã đề cập đến những vấn đề như: phân loại văn bản, nghiên cứu tính hệ thống của các văn bản, chức năng, vai trò của văn bản trong việc đảm bảo thông tin trong quản lý... Gần đây, giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" do PGS. Vương Đình Quyền biên soạn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, đã được ấn hành năm 2005. Đây là công trình nghiên cứu tương đối công phu về công tác văn thư. Giáo trình đã đề cập đến những vấn đề như: Nội dung và yêu cầu của công tác văn thư; văn bản và văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành. Giáo trình này đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiễn trong công tác quản lý, giải quyết văn bản. Ngoài ra, công tác quản lý văn bản cũng nhận được sự quan tâm nghiên cứu của rất nhiều các sinh viên, học viên cao học ngành lưu trữ và quản trị văn phòng. Có thể kể đến một số đề tài như khóa luận tốt nghiệp của Vũ Bá Dụ: "Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số tổng công ty" và khóa luận của Nguyễn Thị Ngọc: "Công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài trên địa bàn Hà Nội". Niên luận năm thứ 3: "Tìm hiểu về hệ thống văn bản và công tác quản lý văn bản ở Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường" của tác giả Trần Thị Thu Hương, Hà Nội, 2000. Các luận văn và niên luận nói trên bước đầu đã khảo sát và cung cấp một số thông tin về hệ thống văn bản và công tác quản lý văn bản ở các cơ quan, doanh nghiệp cụ thể. Trong thời gian vừa qua, có một số bài viết đăng trong Kỷ yếu hội thảo khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tháng 1-2005. Trong đó, đãng chú ý là bài "Một số vấn đề về thực tiễn trong chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở địa phương" của thạc sĩ Lã Thị Hồng. Bài viết đã nêu lên được những nguyên nhân và các tồn tại của công tác văn thư hiện nay và những biện pháp khắc phục để đáp ứng được những yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước và cải cách nền hành chính. ở Việt Nam, từ cuối những năm 1970 trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, một tạp chí chuyên ngành uy tín đã xuất hiện một số bài nghiên cứu về mối liên hệ giữa công tác thông tin và công tác lưu trữ. Có thể kể đến những bài viết như: "Hoạt động thông tin trong công tác lưu trữ" của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1-1977; "Bước đầu tìm hiểu về những hoạt động thông tin trong các viện lưu trữ" của tác giả Hồ Văn Quýnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3-1977. Ngoài ra, có một số báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên đề cập đến công tác thông tin tài liệu dưới những góc độ khác nhau như đề tài: "Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành và quản lý của bộ nội vụ" của sinh viên Trần Thị Châm; "Thu nhập và xử lý thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý ở văn phòng Hội đồng nhân dân - ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình" của sinh viên Vũ Thị Vượng. Đây là những đề tài gắn liền với địa chỉ nghiên cứu nhất định, vì vậy nó mang tính thực tiễn cao. Như vậy, từ trước đến nay đã có một số công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề quản lý văn bản. Trong số đó có một số công trình nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp quản lý văn bản hành chính cơ quan, doanh nghiệp nhà nước nói chung. Tuy nhiên, theo khảo cứu của chúng tôi vấn đề tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản thì chưa có nhiều công trình đề cập đến. Mặc dù vậy, những công trình trên đã gợi mở và cung cấp cho chúng tôi nhiều vấn đề hết sức bổ ích. Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã kế thừa những kết quả nghiên cứu ở các công trình của các tác giả đi trước, đồng thời phân tích làm rõ và tìm các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. 7. Các nguồn tài liệu tham khảo Các cuốn sách, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết và khóa luận tốt nghiệp được nêu trong lịch sử nghiên cứu vấn đề là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài này. Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như: - các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản. - Văn bản của Đảng và nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ. - Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003. - Các sách chuyên khảo về công tác văn thư lưu trữ, về thông tin và thông tin quản lý. - Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, Tạp chí Quản lý nhà nước... - Các niên luận, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và các đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến hướng nghiên cứu của đề tài. - Tài liệu khảo sát thực tế tại HVBCTT. 8. Đóng góp của đề tài Đề tài được triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: - Đóng góp đầu tiên của đề tài góp phần nghiên cứu các loại văn bản và giá trị thông tin của hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT; đồng thời làm sáng tỏ thực trạng quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. - Thông qua việc đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các cơ quan chức năng, đặc biệt là các học viện, các trường đại học ở nước ta hiện nay. 9. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung chính của đề tài được chia thành 3 chương. Chương 1: Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của Học viện Báo chí và Tuyên truyền Chương này khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của HVBCTT; đồng thời giới thiệu hệ thống văn bản và phân tích ý nghĩa tác dụng của hệ thống văn bản đối với hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền Đây là một trong hai chương chính của luận văn. Trong chương này chúng tôi tiến hành khảo sát và nghiên cứu về thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT. Qua kết quả khảo sát, chúng tôi cũng đi sâu phân tích các nguyên nhân của thực trạng để từ đó có cơ sở đề xuất các giải pháp cụ thể ở chương 3. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền Trong chương này, bằng lý luận và thực tiễn, chúng tôi đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của HVBCTT. Trong các giải pháp, chúng tôi đặc biệt chú trọng vào việc đưa ra một số biện pháp để quản lý văn bản phục vụ hoạt động quản lý nói chung, đào tạo nói riêng, bao gồm nhiều vấn đề có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như vấn đề tổ chức, con người, xây dựng cơ sở dữ liệu, các dịch vụ thông tin cần thiết lập và sự vận hành của cả hệ thống. Định hướng của các giải pháp nói trên là đáp ứng ngày càng cao nhu cầu khai thác thông tin văn bản của các đối tượng sử dụng là lãnh đạo, cán bộ và giảng viên trong HVBCTT. Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là việc khảo sát thực tế về tình hình khai thác thông tin văn bản. Mặt khác, do trình độ và kinh nghiệm nghiên cứu còn nhiều hạn chế, đề tài lại được triển khai trong thời gian có hạn, nên mặc dù đã rất cố gắng song đề tài chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế nhất định. Chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo, các nhà nghiên cứu và các đồng nghiệp, bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng các công trình nghiên cứu tiếp theo sẽ đạt được chất lượng cao hơn. Để hoàn thành luận văn, trong thời gian thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ Ban giám đốc, các đồng chí trưởng các đơn vị, các cán bộ văn thư (giáo vụ) các khoa phòng, tổ bộ môn thuộc HVBCTT. Luận văn được hoàn thành với sự giúp đỡ chu đáo, đầy nhiệt huyết của PGS.TS Vũ Thị Phụng - người hướng dẫn khoa học trực tiếp của tôi và sự giúp đỡ, góp ý của các thày, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Nhân đây tôi xin chân thành cảm ơn các thày, cô giáo; cám ơn các cấp lãnh đạo, đồng nghiệp và các cá nhân đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2006 Tác giả luận văn Nguyễn Thúy Hà Chương 1 hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của học viện báo chí và tuyên truyền 1.1. Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của học viện báo chí và tuyên truyền 1.1.1. Khái quát lịch sử hình thành của Học viện Báo chí và Tuyên truyền Ngày 16-1-1962, theo Nghị quyết số 36/NQ/TW của Trung ương Đảng, Trường Tuyên giáo Trung ương - nay là HVBCTT thuộc HVCTQGHCM đã được thành lập. Trong suốt 44 năm qua, cùng với những biến cố quan trọng của đất nước, nhà trường đã trải qua quá trình phát triển với nhiều lần thay đổi về tên gọi, về chức năng nhiệm vụ và cả quan hệ với các cơ quan chủ quản. Dưới đây là một số mốc chính trong quá trình hình thành và phát triển của HVBCTT: * Ngày 02-8-1967, trong Nghị quyết số 116/NQ-TW, Ban Bí thư Trung ương Đảng quyết định: "Trường Tuyên giáo Trung ương từ nay trực thuộc Trung ương và Trung ương ủy nhiệm cho Ban Tuyên giáo Trung ương trực tiếp chỉ đạo về mọi mặt". Tiếp theo đó, ngày 09-10-1967, Ban Bí thư Trung ương lại ra Nghị Quyết số 154/NQ/TW: "Đổi tên Trường Tuyên giáo Trung ương thành Trường Tuyên huấn Trung ương". * Ngày 2-1-1983, theo Quyết định số 15/QĐ-TƯ của Ban Bí thư Trung ương về công tác trường Đảng, Trường Tuyên huấn Trung ương I được thành lập trên cơ sở hợp nhất Trường Tuyên huấn Trung ương và Trường Nguyễn ái Quốc V. Trường Tuyên huấn Trung ương I trực thuộc Trung ương có nhiệm vụ: - Đào tạo giảng viên lý luận, chính trị cho hệ thống trường Đảng các cấp, giảng viên chính trị các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, giảng viên chính trị cho các trường ngành và đoàn thể ở trung ương đạt trình độ đại học; đào tạo đội ngũ cán bộ công tác tư tưởng của Đảng ở tỉnh, thành phố, huyện, quận và các ngành trung ương. - Mở các lớp chuyên tu, tiếp tục đào tạo các phóng viên, biên tập viên báo chí, thông tấn, phát thanh truyền hình, xuất bản ở trung ương, tỉnh, thành phố đạt trình độ đại học. * Ngày 01-3-1990, theo Quyết định số 103/QĐ-TƯ của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc sắp xếp lại hệ thống trường Đảng trực thuộc Trung ương, Trường Tuyên huấn Trung ương I lại được đổi tên thành Trường Tuyên giáo. Trong Quyết định số 406/HĐBT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ngày 20- 11-1990, Trường Tuyên giáo được công nhận là trường đại học và có tên gọi là "Trường Đại học Tuyên giáo". Trường trực thuộc Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam và có nhiệm vụ: Đào tạo và bồi dưỡng ở trình độ đại học các giảng viên lý luận chính trị của các trường Đảng và đoàn thể; phóng viên các báo, tạp chí chủ yếu của các cấp ủy Đảng, đoàn thể ở trung ương và địa phương. Bồi dưỡng lý luận, đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, nghiệp vụ công tác cho cán bộ hoạt động trong lĩnh vực tư tưởng văn hóa các cấp. Ngày 10-3-1993, Bộ Chính trị đã ra Quyết định số 61/QĐ-TƯ về việc sắp xếp lại các trường Đảng trực thuộc Trung ương, theo Quyết định này, Trường Đại học Tuyên giáo được chuyển thành Phân viện Báo chí và Tuyên truyền trực thuộc HVCTQGHCM. Phân viện có nhiệm vụ: "Đào tạo và bồi dưỡng bậc đại học, cao học, những cán bộ làm công tác báo chí, xuất bản, tuyên truyền, đào tạo bậc đại học một số chuyên ngành lý luận Mác - Lênin". Ngày 30-7-2005, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 52/NĐ-TƯ về việc "Đổi tên Phân viên Báo chí và Tuyên truyền thành Học viện Báo chí và Tuyên truyền". Thực hiện Nghị quyết số 52/NĐ-TƯ của Bộ Chính trị ngày 30-7-2005, nhà trường lại đổi tên thành Học viện Báo chí và Tuyên truyền trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Trong Quyết định 149/QĐ-TƯ ngày 2-8-2005, Bộ Chính trị khẳng định: Học viện Báo chí và Tuyên truyền là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác-Lênin, tư tưởng hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập viên xuất bản, cán bộ làm công tác tư tưởng, văn hóa và các khoa học - xã hội và nhân văn khác; là cơ sở nghiên cứu khoa học phục vụ cho việc hoạch định chính sách của đảng, nhà nước về lĩnh vực tư tưởng, báo chí và truyền thông. Như vậy là, từ 1962 đến nay, Học viện đã có 7 lần thay đổi tên gọi, chức năng nhiệm vụ và cơ quan chủ quản: Từ ngày thành lập đến nay, nhà trường luôn luôn được Ban Bí thư, Bộ Chính trị các khóa, HVCTQGHCM trực tiếp chỉ đạo; các ban ngành trung ương, Trường Tuyên giáo Trường Tuyên huấn Trường Tuyên huấn Phân viện Báo chí và Trường ĐH Tuyên Trường Tuyên giáo Học viện Báo chí và Tuyên các địa phương thường xuyên giúp đỡ. Do đó, nhà trường đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được Trung ương Đảng và Chính phủ giao cho. Từ năm 1965-1968, trường sơ tán về nông thôn tại huyện Phú Ninh (Phú Thọ), lấy tên công khai là Trường Huấn luyện sản xuất, mã hòm thư V 512 và đến tháng 9-1966 lại chuyển về huyện Mỹ Đức (Hà Tây). Từ năm 1973-1983, nhằm đáp ứng yêu cầu giảng dạy lý luận ở các trường Đảng, các trường đại học, nhà trường đã mở rộng hệ đào tạo giảng viên lý luận theo năm chuyên ngành: Triết học, Kinh tế chính trị, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng và ba chuyên ngành nghiệp vụ công tác tư tưởng: Báo chí, Xuất bản, Tuyên truyền. Nhà trường chính thức được nhà nước công nhận là một cơ sở đào tạo đại học, sau đại học. Từ 1990-2002, theo Quyết định số 406/HĐBT 103/QĐ-TƯ của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ngày 20-11-1990, công nhận Trường Tuyên giáo là trường đại học đầu tiên nằm trong hệ thống trường Đảng. Nhận thức đầy đủ trách nhiệm của mình, nhà trường đã hoàn thành tốt nhiệm vụ Trung ương Đảng và Nhà nước giao cho trong từng giai đoạn cụ thể. Hơn 40 năm qua kể từ ngày thành lập, nhà trường đã đào tạo, bồi dưỡng được 33.684 học viên trong đó: - 20.750 học viên được đào tạo ngắn hạn và bồi dưỡng cấp tốc về các ngành quản lý báo chí, tuyên truyền, huấn học, xuất bản, phục vụ hai nhiệm vụ chiến lược: Giải phóng miền Nam, xây dựng chủ nghĩa xã hội miền Bắc. Đặc biệt, thực hiện chỉ thị của Trung ương: Ba nước Đông Dương là một khối cùng chống một kẻ thù chung, nhà trường đã đào tạo giúp bạn Lào, Campuchia được 400 người, trong đó những cán bộ nòng cốt trên mặt trận tư tưởng. - 12.934 học viên được đào tạo tập trung dài hạn ở bậc đại học (trong đó sau đại học và cao học là 106, tại chức cho các ngành địa phương là 3.738 người). Sản phẩm nhà trường đào tạo đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. Nhiều đồng chí đã và đang giữ những trọng trách quan trọng trong các cơ quan Đảng và Nhà nước ở trung ương và địa phương. Ngoài công tác đào tạo, nhà trường đạt được nhiều thành tựu trong nghiên cứu khoa học như tham gia khoảng 249 chương trình và đề tài nghiên cứu khoa học, 70 đề tài nghiên cứu khoa học trong sinh viên, xuất bản được hơn 100 giáo trình các môn học, 126 tập đề cương bài giảng mới, hơn 2.000 bài tham luận tại các cuộc hội thảo, hơn 1.000 bài báo khoa học đăng trên các tạp chí chuyên ngành. Nhà trường đã có một tạp chí khoa học chuyên ngành, xuất bản 2 tháng một kỳ. Với những thành tích trên đây, chất lượng đào tạo hệ đại học, cao học của trường ngày càng tốt hơn, đội ngũ giảng viên trưởng thành, có nhiều người là cán bộ khoa học có uy tín trong ngành. Hơn 40 năm qua, dưới sự lãnh đạo của Trung ương Đảng, sự chỉ đạo của các ban, ngành Trung ương, sự hợp tác, giúp đỡ của các cơ quan địa phương trong cả nước, các thế hệ giáo viên, cán bộ, công nhân viên, sinh viên của nhà trường đã lao động, phấn đấu không mệt mỏi, đem hết tài năng và sức lực của mình, vượt qua khó khăn, gian khổ, xây dựng, vun đắp cho nhà trường ngày càng trưởng thành, lớn mạnh. Bằng kết quả lao động nghiêm túc của một tập thể đoàn kết nhất trí, nhà trường đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị được giao, đóng góp xứng đáng vào sự nghiệp cách mạng chung của đất nước và dân tộc, tạo dựng nên những truyền thống tốt đẹp, thiết lập nên uy tín rộng rãi trong xã hội về chuyên môn, xây dựng được những quan hệ hợp tác trong nước và ngoài nước. 1.1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền * Vị trí, chức năng của HVBCTT: Theo Quyết định 149/QĐ-TƯ của Bộ Chính trị ngày 2-8-2005, HVBCTT là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc HVCTQGHCM, là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập viên xuất bản, cán bộ làm công tác tư tưởng, văn hóa và các khoa học - xã hội và nhân văn khác; là cơ sở nghiên cứu khoa học phục vụ cho việc hoạch định chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực tư tưởng, báo chí và truyền thông. * Nhiệm vụ của HVBCTT: - Đào tạo cán bộ cấp trưởng, phó phòng trở lên của các cơ quan thông tin đại chúng ở trung ương, ở các bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương và tỉnh, thành phố; phó trưởng ban tuyên giáo tỉnh ủy, thành ủy; trưởng phó ban tuyên giáo huyện ủy, quận ủy, thị ủy ở trình độ đại học và sau đại học. - Đào tạo bậc đại học và sau đại học; giảng viên các chuyên ngành lý luận chính trị cho các trường chính trị tỉnh, các trường đào tạo cán bộ của bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, các trường đại học và cao đẳng, phóng viên, biên tập viên, cán bộ nghiệp vụ các chuyên ngành báo chí, xuất bản và tuyên truyền. - Bồi dưỡng kiến thức mới, nghiệp vụ công tác chuyên môn, lý luận chính trị và đường lối chính sách cho cán bộ lãnh đạo quản lý thuộc các đối tượng đào tạo nêu trên. - Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của đất nước, những kinh nghiệm tích cực của thế giới, nhằm mục đích nâng cao chất lượng, đáp ứng các yêu cầu về đào tạo cán bộ, góp phần xây dựng các căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối chính sách, góp phần thực hiện những nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước trong lĩnh vực công tác tư tưởng - văn hóa, báo chí, truyền thông và công tác giáo dục chủ nghĩa mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, tuyên truyền quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. - Nghiên cứu xây dựng chương trình nội dung, biên soạn giáo trình, tài liệu học tập, phát triển và hoàn thiện quy trình, phương pháp giảng dạy các chuyên ngành mà nhà trường đào tạo. - Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học với các cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học của các nước trong khu vực và thế giới nhằm không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo và uy tín chuyên môn của nhà trường. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện Báo chí và Tuyên truyền Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên đây, cơ cấu bộ máy của HVBCTT được tổ chức như sau: * Ban Giám đốc gồm: Giám đốc và các Phó Giám đốc, trong đó: - 1 Phó Giám đốc phụ trách đào tạo đại học. - 1 Phó Giám đốc phụ trách đào tạo sau đại học và nghiên cứu khoa học. - 1 Phó Giám đốc phụ trách hành chính - tổng hợp và công tác quốc tế. Giám đốc HVBCTT do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định bổ nhiệm, là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm về phương hướng chính trị và toàn bộ hoạt động của HVBCTT trước Giám đốc HVCTQGHCM. Phó giám đốc do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định bổ nhiệm. Phó giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý chỉ đạo một mặt công tác do Giám đốc phân công. Giám đốc và các Phó Giám đốc Các phòng chức năng Các Khoa, các Bộ môn trực thuộc Trung tâm TTTV, Tạp chí BCTT * Các hội đồng tư vấn: - Hội đồng Đào tạo. - Hội đồng Chương trình. - Hội đồng Khoa học. - Hội đồng Tuyển dụng công chức. - Hội đồng Nhà ở. - Hội đồng Thi đua khen thưởng. * Các khoa, bộ môn: Các khoa của HVBCTT được tổ chức theo nguyên tắc gắn liền với chuyên ngành đào tạo, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện chương trình đào tạo các chuyên ngành cụ thể. Việc thành lập, tách nhập các khoa, phòng trực thuộc do Giám đốc HVCTQGHCM quyết định trên cơ sở ý kiến của Giám đốc HVBCTT. Khoa là đơn vị có chức năng tổ chức thực hiện tất cả các khâu của quá trình giảng dạy cho các lớp của nhà trường. Tổ chức nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy góp phần vào công tác nghiên cứu khoa học chung của Đảng và Nhà nước. Bộ môn là đơn vị quản lý giảng dạy khoa học, có nội dung khoa học tương đối độc lập. * Nhiệm vụ các khoa, bộ môn: - Xây dựng chương trình môn học, kế hoạch giảng dạy, biên soạn bài giảng, các tài liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập, biên soạn giáo trình, giáo khoa thuộc môn học mà khoa phải đảm nhận. - Thực hiện kế hoạch giảng dạy, hướng dẫn sinh viên thực hiện các khâu trong quá trình học tập, viết khóa luận tốt nghiệp, tham gia quản lý sinh viên học tập môn học của mình. - Nghiên cứu khoa học về những vấn đề lý luận, thực tiễn có liên quan đến môn học. Tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học trong và ngoài nước. - Thường xuyên rút kinh nghiệm về nội dung, phương pháp giảng dạy tốt với từng loại lớp, tổ chức sơ kết, tổng kết môn học. Đánh giá kết quả giảng dạy, các mặt hoạt động của khoa, kết quả hoạt động của các lớp sinh viên mà khoa giảng dạy. - Thường xuyên hợp tác với các đơn vị trong trường vì mục đích nâng cao chất lượng đào tạo. Khoa có nhiệm vụ quản lý sinh viên từ khi vào trường đến khi kết thúc khóa học. Trưởng khoa cử giáo viên chủ nhiệm, thay mặt khoa quản lý toàn diện lớp sinh viên. Theo nguyên tắc đó, HVBCTT có các khoa và các bộ môn trực thuộc: + Các khoa: - Khoa Triết học - đào tạo chuyên ngành triết học Mác-Lênin. - Khoa Kinh tế - đào tạo chuyên ngành kinh tế chính trị. - Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học - đào tạo chuyên ngành chủ nghĩa xã hội khoa học. - Khoa Lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam - đào tạo chuyên ngành lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam. - Khoa Xây dựng Đảng - đào tạo chuyên ngành xây dựng đảng và chính quyền nhà nước. - Khoa Tư tưởng Hồ Chí Minh - đào tạo chuyên ngành tư tưởng Hồ Chí Minh. - Khoa Tuyên truyền - đào tạo chuyên ngành chính trị học công tác tư tưởng. - Khoa Chính trị học - đào tạo chuyên ngành chính trị học Việt Nam. - Khoa Tâm lý giáo dục - đào tạo chuyên ngành giáo dục chính trị công dân. - Khoa Nhà nước - pháp luật - đào tạo chuyên ngành quản lý xã hội. - Khoa Báo chí - đào tạo hai chuyên ngành: Báo in và báo ảnh. - Khoa Phát thanh - truyền hình - đào tạo ba chuyên ngành: Phát thanh và truyền hình và báo mạng điện tử. - Khoa Quan hệ quốc tế - đào tạo chuyên ngành thông tin đối ngoại. - Khoa Xuất bản - đào tạo chuyên ngành biên tập xuất bản. - Khoa Xã hội học - đào tạo chuyên ngành xã hội học. - Khoa Ngoại ngữ - đào tạo chuyên ngành biên dịch tiếng Anh và giảng dạy các ngoại ngữ cho các chuyên ngành khác. - Khoa Văn hóa xã hội chủ nghĩa. - Khoa Quản lý kinh tế. + Các bộ môn trực thuộc: - Ngữ văn. - Toán tin. - Các lớp sinh viên. * Các phòng: - Phòng Đào tạo: Có nhiệm vụ quản lý đào tạo đại học và sau đại học (chính quy); giúp Giám đốc quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo (bao gồm kế hoạch nội dung chương trình đảm bảo chất lượng dạy và học theo quy chế đào tạo); cùng với các khoa quản lý sinh viên trong quá trình đào tạo. - Phòng Đào tạo tại chức: Giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch, quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo tại chức, kết hợp với khoa chủ quản và đối tác ở địa phương quản lý quy trình đào tạo. - Phòng Khoa học: Có chức năng giúp Giám đốc thống nhất quản lý mọi mặt hoạt động nghiên cứu khoa học và giảng dạy bộ môn khoa học luận trong các lớp đào tạo đại học và sau đại học, tổ chức thông tin khoa học cho cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Học viện. - Phòng Tổ chức cán bộ: Giúp Giám đốc trong công tác quy hoạch bồi dưỡng, bố trí, quản lý cán bộ, kiện toàn bộ máy quản lý, bảo đảm đúng và kịp thời các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên trong Học viện. - Phòng Hành chính: Tổ chức thực hiện các mặt công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy vi tính, giao dịch, bảo vệ trị an, phục vụ khách đến công tác. - Phòng Quản trị: Là đơn vị giúp Giám đốc quản lý đất đai, kiến thiết, tu bổ nhà ở, nơi làm việc, học tập của cán bộ, nhân viên và sinh viên học viên, cung ứng trang thiết bị vật tư, phương tiện cho giảng dạy và học tập, công tác sinh hoạt của cán bộ nhân viên và học viên của HVBCTT. - Phòng Tổng hợp: Giúp Giám đốc trong công tác tổng hợp, công tác chính trị, công tác thi đua và công tác đối ngoại của HVBCTT. - Phòng Tài vụ: Có chức năng giúp Giám đốc trong công tác quản lý, phân phối và giám sát việc sử dụng toàn bộ kinh phí của HVBCTT theo đúng thể lệ nhà nước quy định sao cho có kết quả cao nhất. - Phòng Y tế: Là một đơn vị chuyên môn có chức năng chính là chăm sóc kịp thời tại chỗ sức khỏe cho cán bộ, nhân viên và sinh viên của HVBCTT nhằm đảm bảo sức khỏe lao động và công tác. - Phòng Công tác chính trị: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tất cả các hoạt động liên quan đến toàn bộ sinh viên của nhà trường, hàng ngày điểm danh sinh viên các lớp. * Các bộ phận khác: - Đội xe: Đưa đón Ban giám đốc, cán bộ nhân viên, sinh viên đi công tác, nghiên cứu thực tế... theo kế hoạch của nhà trường và nhiệm vụ đột xuất cần hoàn thành sớm. - Phòng Quản lý ký túc xá sinh viên: Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị được nhà trường giao cho, đảm bảo an toàn, có hiệu quả. Quản lý sinh viên trật tự, ăn ở sinh hoạt trong nội bộ ký túc xá. - Trung tâm Thông tin thư viện: Có chức năng nghiên cứu, cung cấp thông tin, có trách nhiệm mua sắm, bảo quản và khai thác các loại tư liệu phục vụ cho cán bộ giáo viên, học viên nghiên cứu giảng dạy và học tập. - Tạp chí Báo chí và tuyên truyền: Là một đơn vị trực thuộc Giám đốc, được phép của Nhà nước, phản ánh tình hình hoạt động, xu hướng phát triển những vấn đề thuộc lĩnh vực báo chí, tuyên truyền trong nội bộ Học viện và trên phạm vi cả nước. - Văn phòng Đảng ủy: Theo dõi và nắm bắt tình hình các cán bộ, sinh viên là đảng viên trong nhà trường. Hướng dẫn một số vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng viên cho các chi bộ thuộc Đảng bộ HVBCTT. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như vậy, hàng năm Học viện và các đơn vị khoa, phòng trực thuộc trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu tương đối lớn, chúng tôi sẽ làm rõ hơn hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của HVBCTT trong phần tiếp theo của luận văn. 1.2. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của học viện báo chí và tuyên truyền Như chúng ta đã biết, văn bản quản lý là phương tiện thiết yếu để các cơ quan ghi lại và có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến các đối tượng bị quản lý; đồng thời văn bản cũng là căn cứ, cơ sở để các cơ quan theo dõi, kiểm tra hoạt động của các đơn vị cấp dưới. HVBCTT là một cơ quan hành chính sự nghiệp, chịu sự quản lý nhà nước trực tiếp của HVCTQGHCM (cơ quan chủ quản) và của Bộ GD-ĐT. Do đó, cơ quan thường xuyên phải tiếp nhận một số lượng lớn các văn bản quản lý nhà nước từ các cơ quan cấp trên gửi xuống và những văn bản của các đơn vị, tổ chức khác gửi tới nhằm giao dịch và phối hợp hoạt động với HVBCTT. Mặt khác, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, HVBCTT cũng phải thường xuyên ban hành các công văn, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động quản lý đào tạo, nghiên cứu khoa học và ghi chép những thông tin, đề đạt, kiến nghị gửi lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền giải quyết, đồng thời gửi tới các cơ quan, tổ chức cùng cấp nhằm mục đích giao dịch. Như vậy cũng như tất cả các cơ quan, tổ chức, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của HVBCTT gồm hai khối: - Văn bản đến. - Văn bản đi. 1.2.1. Hệ thống văn bản đến Trong các văn bản mà HVBCTT thường xuyên tiếp nhận có thể chia thành hai nguồn chính sau: - Văn bản từ HVCTQGHCM. - Văn bản từ các nơi khác tới. Văn bản đến từ HVCTQGHCM: Là cơ quan cấp trên trực tiếp của HVBCTT, HVCTQGHCM thường xuyên gửi các văn bản tới để chỉ đạo, hướng dẫn hoặc yêu cầu triển khai các nhiệm vụ về đào tạo và quản lý. Các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT gồm các loại: Quyết định, chỉ thị,... và các công văn hành chính thông thường do các vụ, văn phòng... thuộc HVCTQGHCM ban hành như: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý khoa học, Vụ Quan hệ quốc tế, Vụ Quản lý đào tạo, Văn phòng… Tuy nhiên, số lượng các loại quyết định, chỉ thị, thông tư chiếm rất ít mà nhiều nhất là các công văn hành chính. Nội dung các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT thường đề cập các vấn đề cơ bản sau: * Về vấn đề tổ chức bộ máy: Trong vấn đề tổ chức, Giám đốc HVCTQGHCM được quyền quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách các khoa, vụ, ban, phòng, trung tâm nghiên cứu thuộc HVCTQGHCM và các Học viện khu vực I, II, III, IV và HVBCTT; đồng thời được quyền quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị nói trên. Do đó, các văn bản do HVCTQGHCM ban hành xuống HVBCTT về vấn đề tổ chức chủ yếu là các quyết định cá biệt. Ví dụ: Quyết định số 4335/QĐ của HVCTQGHCM ngày 2-8-005 về việc chuyển tên PVBCTT thành HVBCTT. * Vấn đề cán bộ: Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, HVCTQGHCM được tổ chức thi tuyển công chức, thi nâng ngạch công chức, cán bộ trong HVCTQGHCM theo các quy định của pháp luật. Giám đốc HVCTQGHCM có quyền ban hành quy chế sử dụng, điều động đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu ở các Học viện I, II, III. IV, HVBCTT và các vụ, viện nghiên cứu khoa học trực thuộc. Do vậy, trong vấn đề cán bộ các văn bản của HVCTQGHCM chủ yếu là chỉ đạo, hướng dẫn HVBCTT về việc thi tuyển công chức và nâng ngạch công chức, về việc điều động cán bộ và một số chính sách đối với cán bộ, viên chức (như bảo hiểm xã hội, nâng bậc lương, nghỉ hưu cho cán bộ, khen thưởng kỷ luật...). Ví dụ: - Công văn số 30/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 1-6- 2005, về việc thông báo kế hoạch mở hội nghị về công tác tổ chức - cán bộ toàn Học viện năm 2005. - Công văn số 72/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 5-4- 2005, về việc thực hiện phụ cấp chức vụ lãnh đạo. - Công văn số 45/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 23- 8-2005, về việc nghỉ công tác của cán bộ HVBCTT. * Vấn đề quan hệ quốc tế: Trong nội dung các công văn, giấy tờ từ HVCTQGHCM gửi tới, có một số văn bản liên quan đến vấn đề quan hệ quốc tế như: các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các chương trình học bổng hợp tác với nước ngoài; việc tiếp nhận giảng viên nước ngoài, làm thủ tục xuất nhập cảnh, gia hạn thời gian ở nước ngoài, báo cáo hoạt động của các tổ chức phi chính phủ. Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, HVCTQGHCM chỉ giữ vai trò của bộ máy điều hành. Trên cơ sở các chương trình hợp tác quốc tế với nước ngoài HVCTQGHCM sẽ có những kế hoạch cụ thể và gửi xuống các Học viện phụ trách về vấn đề có liên quan. Từ đó HVBCTT chủ động và trực tiếp giao dịch với các đối tác nước ngoài như úc, Pháp, Anh, Thụy Điển, Trung Quốc, Lào... Được phép của HVCTQGHCM, Giám đốc HVBCTT có quyền quyết định và đứng ra ký kết các chương trình hợp tác. Ngoài ra, HVBCTT còn trực tiếp triển khai thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế. Ví dụ: - Công văn số 128/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 24-3-2005, về việc đăng ký học bổng Australia. - Công văn 395/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 24-8- 2005, về việc tọa đàm vai trò của EU trên thế giới và quan hệ của EU với Việt Nam. - Công văn 498/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 15-9- 2005, về việc thông báo kế hoạch hợp tác quốc tế 2006. * Vấn đề khoa học: HVCTQGHCM có trách nhiệm tổ chức xây dựng chiến lược, kế hoạch về hoạt động khoa học, đồng thời chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch chương trình hoạt động khoa học cấp nhà nước, các đề tài quốc tế cấp nhà nước của các đơn vị Học viện trực thuộc. Do vậy, Giám đốc HVCTQGHCM được quyền quyết định và ban hành các văn bản về phương hướng, chủ trương, các quy chế về quản lý khoa học, xét duyệt nghiệm thu các đề tài cấp HVCTQGHCM đối với các đơn vị trực thuộc, trong đó có HVBCTT. Các văn bản của HVCTQGHCM về lĩnh vực này chủ yếu là thông báo về hoạt động khoa học của HVCTQGHCM với HVBCTT; quy định về phân cấp quản lý hoạt động khoa học, thông báo kế hoạch kinh phí về nghiên cứu khoa học. Ví dụ: - Công văn số 06/QLKH của Vụ Quản lý khoa học HVCTQGHCM, ngày 17-1-2005, về việc mời dự hội nghị khen thưởng thành tích hoạt động nghiên cứu khoa học. - Công văn số 37/QLKH của Vụ Quản lý khoa học HVCTQGHCM, ngày 6-7- 2005, về việc đăng ký xin tài trợ kinh phí để thực hiện các hoạt động khoa học. - Quyết định số 292/QĐ của Giám đốc HVCTQGHCM ngày 2-8-2005, về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp bộ năm 2004. Các loại hình văn bản do HVCTQGHCM ban hành xuống HVBCTT để quyết định các vấn đề nói trên chủ yếu là các quyết định cá biệt và công văn hành chính thông thường. Ngoài ra, HVCTQGHCM còn thường xuyên ban hành các thông báo các công văn về hoạt động quản lý hành chính của HVBCTT. Ví dụ: - Công văn số 16/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 6-6-2005, về tổ chức hội nghị hậu cần năm 2005. - Công văn số 254/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM ngày 26-5-2005, về việc cung cấp số liệu làm báo cáo phục vụ tổng kết 5 năm công tác thi đua. - Công văn số 308/HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 20-6-2005, về việc đề nghị xây dựng dự án phát triển cơ sở vật chất - kỹ thuật và hành chính hậu cần của phân viện. - Công văn số 70/HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 1-3-2005 về thực hiện chế độ chi hội nghị và công tác phí. - Công văn số 153/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 5-4-2005, về việc hướng dẫn tổ chức hội nghị điển hình tiên tiến. Văn bản từ các nguồn khác tới: Trong quá trình hoạt động, HVBCTT còn tiếp nhận một khối lượng văn bản khá lớn từ các nguồn khác gửi đến có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của HVBCTT. Các văn bản đến từ Bộ GD-ĐT: Bộ GD-ĐT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục trong phạm vi cả nước. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ GD-ĐT được quy định cụ thể trong Nghị định số 29 của Chính phủ ngày 30-3- 1994. Theo quy định trong văn bản này, Bộ GD-ĐT có quyền ban hành những văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về giáo dục và đào tạo tới các sở giáo dục, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, phổ thông trung học... về công tác giáo dục, đào tạo. HVBCTT không chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ GD-ĐT mà chịu sự quản lý trực tiếp của HVCTQGHCM. Tuy nhiên, HVBCTT vẫn chịu sự quản lý gián tiếp của Bộ GD-ĐT về các vấn đề liên quan đến giáo dục, đào tạo. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, HVBCTT hàng năm đã tiếp nhận một khối lượng lớn các văn bản gửi đến từ Bộ GD-ĐT. Trong số các văn bản HVBCTT tiếp nhận từ Bộ GD-ĐT có đầy đủ các loại hình văn bản mà theo quy định Bộ được phép ban hành bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông tư... và các công văn hành chính thông thường do các vụ thuộc Bộ GD- ĐT ban hành như: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Đại học và Sau đại học, Vụ Công tác chính trị, Thanh tra giáo dục, Văn phòng... Tuy nhiên, số lượng các loại quyết định, chỉ thị, thông tư chiếm rất ít, mà nhiều nhất là các công văn hành chính. Nội dung các văn bản của Bộ GD-ĐT gửi đến HVBCTT thường đề cập và giải quyết những vấn đề cơ bản sau: + Vấn đề đào tạo: Để đảm bảo sự thống nhất và hướng hoạt động đào tạo của các trường đại học, các viện nghiên cứu và các cơ quan tương đương trường đại học phù hợp với chương trình, mục tiêu kế hoạch đào tạo do nhà nước đặt ra, Bộ GD-ĐT thường xuyên có những văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về vấn đề đào tạo gửi xuống các trường và học viện. Trong số các công văn, giấy tờ từ Bộ GD-ĐT gửi tới HVBCTT thì những văn bản về vấn đề đào tạo chiếm số lượng nhiều nhất, bao gồm: + Về công tác tuyển sinh: Theo quy định, Bộ GD-ĐT xây dựng kế hoạch tuyển sinh, hàng năm cho các trường đại học. Thực hiện thẩm quyền của mình, Bộ GD-ĐT ban hành một số văn bản hướng dẫn HVBCTT tổ chức tuyển sinh như: Chỉ tiêu tuyển sinh, khối thi, hướng dẫn tổ chức thi, phân bố chỉ tiêu tuyển sinh, chỉ tiêu tuyển thẳng của HVBCTT, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm tuyển sinh... Ví dụ: - Quyết định số 07/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 4-3-2005, về việc ban hành quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy. - Quyết định số 8597/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 22-9-2005, về việc thi trắc nghiệm đối với môn ngoại ngữ năm 2006. - Quyết định số 1127/BGD-ĐT của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ngày 21-2-2005, về việc triệu tập tập huấn máy tính tuyển sinh năm 2005. - Công văn số 2594/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học BGD-ĐT ngày 4-4-2005, về việc bàn giao hồ sơ đăng ký dự thi đại học, cao đẳng năm 2005. - Quyết định số 11/BGD-ĐT của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT, ngày 4-4-2005, về việc tăng cường việc chỉ đạo và tuyển sinh. - Công văn số 9617/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 20-10-2005, về việc thi tốt nghiệp trung học phổ thông và thi tuyển sinh đại học, cao đẳng, trung học cơ sở, từ năm 2006 đến 2008 đối với học sinh học chương trình phân ban thí điểm. - Công văn số 11230/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 5-12-2005, về việc báo cáo, kiểm tra và góp ý kiến về chương trình máy tính tuyển sinh. - Công văn số 4457/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT ngày 3-6-2005, về việc các tài liệu, vật dụng được và không được mang vào khu vực thi tuyển sinh. + Về chương trình, giáo trình và phương pháp giảng dạy: Căn cứ chương trình khung, Bộ GD-ĐT quy định các nguyên tắc cơ bản nhằm bảo đảm sự liên thông giữa các ngành học, các trình độ đào tạo. Về vấn đề này, các văn bản của Bộ GD-ĐT gửi đến HVBCTT thường đề cập đến việc: Tổng kết công tác giáo trình, hội thảo về phương pháp dạy và học tích cực, thống kê các môn học, đổi mới phương pháp dạy học. Ví dụ: - Công văn số 4645/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 8-6-2005, về việc triệu tập, tập huấn, bồi dưỡng giảng viên các môn khoa học Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh các trường đại học, cao đẳng hè 2005. - Công văn số 3278/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 8-6-2005, về việc tham gia biên soạn ngân hàng câu hỏi các môn Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và môn chính trị. - Quyết định số 7269/QĐ-BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 20-12-2005, về việc giao HVBCTT đào tạo trình độ đại học hệ chính quy ngành quảng cáo và ngành quan hệ quần chúng. - Công văn số 1236/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 23-2-2005, về việc thông báo sử dụng giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh trong các trường đại học, cao đẳng. + Về văn bằng chứng chỉ: Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, Bộ GD-ĐT được quyền in các loại văn bằng chứng chỉ và thống nhất trong việc sử dụng, quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ. Vì vậy, Bộ GD-ĐT thường gửi các văn bản đến HVBCTT để hướng dẫn về vấn đề này. Ví dụ: - Công văn số 11485/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT ngày 13-12-2005, về việc báo cáo việc cấp văn bằng cao học, đại học năm 2005 và đăng ký phôi bằng năm 2006. - Công văn số 2857/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT ngày 13-12-2005, về việc cấp phôi bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng. + Vấn đề quan hệ quốc tế: Một số công văn, giấy tờ từ Bộ GD-ĐT gửi tới HVBCTT có nội dung liên quan đến vấn đề chỉ đạo, hướng dẫn và cử cán bộ đi học tập, nghiên cứu theo các chương trình học bổng hợp tác với nước ngoài, và một số vấn đề khác cụ thể như: - Công văn số 445/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 19-1-2005, về việc dự tuyển đi học đại học ở Liên bang Nga theo hiệp định Liên bang Nga năm 2005. - Công văn số 4146/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế, Bộ GD-ĐT, ngày 24- 5-2005, về việc khảo sát chương trình hợp tác giữa các trường đại học Việt Nam và các đối tác Vương quốc Anh. - Công văn số 5984/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 13-7-2005, về việc cử cán bộ đi khảo sát học tập kinh nghiệm tại Australia. + Công tác học sinh, sinh viên: Các văn bản của Bộ GD-ĐT ban hành và gửi xuống HVBCTT về công tác học sinh, sinh viên thường tập trung vào một số vấn đề như ban hành quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của học sinh, sinh viên; hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách đối với sinh viên; thông báo phương hướng, chủ trương, quy chế, quy định về quản lý học sinh, sinh viên và kiểm tra việc thực hiện, phân bổ chỉ tiêu đi học nước ngoài của học sinh, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh. Ví dụ: - Công văn số 42/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 21- 10-2005, về việc ban hành quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp hệ chính quy. - Công văn số 9574/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 27-10-2005, về việc hướng dẫn công tác quản lý học sinh sinh viên nội trú, ngoại trú. - Công văn số 2860/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 13-4-2005, về việc thực hiện chế độ chính sách đối với học sinh, sinh viên diện chính sách ưu đãi. - Công văn số 4095/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 25-7-2005, về việc quy định số công trình dự thi giải thưởng "Sinh viên nghiên cứu khoa học" năm học 2005. - Quyết định số 4251/QĐ của Bộ GD-ĐT ngày 9-8-2005, về việc cử sinh viên đi học nước ngoài. Ngoài ra, Bộ GD-ĐT còn thường xuyên ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn Học viện trong việc triển khai các hoạt động khác. Ví dụ: - Công văn số 10617/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 16-11-2005, về việc triển khai tháng chiến dịch truyền thông phòng chống AIDS đợt 2/2005. - Công văn số 11248/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 5-12-2005, về việc hưởng ứng Cuộc thi tìm hiểu 75 năm lịch sử vẻ vang của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Ngoài những văn bản tiếp nhận của Bộ GD-ĐT liên quan đến lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, các hoạt động xã hội khác... HVBCTT còn tiếp nhận rất nhiều văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị khác nhau liên quan đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Sở dĩ HVBCTT tiếp nhận các văn bản từ các đơn vị, cơ quan, tổ chức khác vì theo nguyên tắc tổ chức, HVBCTT không chỉ chịu sự quản lý nhà nước của HVCTQGHCM, cơ quan chủ quản của HVBCTT, của Bộ GD-ĐT mà còn của các bộ như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài chính, Ban Tư tưởng - Văn hóa Trung ương, Ban Tài chính quản trị... và UBND địa phương, nơi cơ quan đặt địa điểm (UBND quận Cầu Giấy và UBND phường Dịch Vọng Hậu) trong phạm vi chức năng phù hợp với pháp luật. Do đó các cơ quan này thường có những công văn chỉ đạo, hướng dẫn hoặc trao đổi công tác gửi đến HVBCTT. Ví dụ: - Công văn số 1414/BTC của Bộ Tài chính ngày 23-11-2005, về việc thông báo vốn đầu tư phát triển dự án công nghệ thông tin năm 2006. - Công văn số 96/BTTVHTƯ của Ban Tư tưởng - Văn hóa Trung ương ngày 29-11-2005, về việc cấp đổi thẻ báo cáo viên. - Công văn số 3263/BKH&CN của Bộ Khoa học Công nghệ ngày 29-11-2005, về việc hướng dẫn nội dung kế hoạch công nghệ năm 2006 của các bộ ngành. - Công văn số 2664/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin ngày 18-7-2005, về việc cử người tham gia chương trình giao lưu các nhà báo sinh viên ASEAN. - Công văn số 52/BHXHVN của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam ngày 24-1-2005, về việc triển khai thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tiền lương mới. - Công văn số 233/UB-LĐTBXH của UBND quận Cầu Giấy ngày 22/7/2005, về việc ủng hộ quỹ "Đền ơn đáp nghĩa" nhân dịp 27-7-2005. - Công văn số 10/UBND ngày 24-6-2005 của UBND phường Dịch Vọng Hậu, về việc lịch kiểm tra kế hoạch phòng chống lụt bão tại các cơ quan đơn vị trường học, các tổ chức dân phố trên địa bàn phường Dịch Vọng Hậu. Trong quá trình hoạt động, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình, HVBCTT thường có những chương trình hợp tác, phối hợp với nhiều tổ chức, đơn vị trong và ngoài nước. Hơn nữa, nhu cầu hợp tác về đào tạo cũng như nghiên cứu khoa học và một số hoạt động khác của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước đối với trường ngày càng nhiều. Do đó, các công văn giấy tờ mang tính chất giao dịch, trao đổi từ các nơi khác gửi tới HVBCTT cũng khá lớn. Ví dụ: - Công văn số 522/THVN của Đài Truyền hình Việt Nam ngày 25-5-2005, về việc đề nghị để Trường Cao đẳng Truyền hình liên kết đào tạo đại học báo chí tại chức. - Công văn số 87/KHXHNV của Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ngày 20-10-2005, về việc kiểm tra công tác tuyển sinh đại học của thí sinh trúng tuyển nguyện vọng 2 năm 2005. - Công văn số 3574/UBND của UBND tỉnh Ninh Thuận ngày 7-11-2005, về việc ký hợp đồng mở lớp đại học tại chức chuyên ngành xây dựng Đảng và chính quyền nhà nước khóa 2005-2009 tại tỉnh Ninh Thuận. - Công văn số 321/ĐT của Trường Cán bộ Quản lý Giáo dục - Đào tạo ngày 10-11-2005, về việc mở lớp bồi dưỡng kiến thức giáo dục đại học. - Công văn số 409/ĐT của Đại học Quốc gia Hà Nội ngày 01-12-2005, thông báo tuyển sinh cao học 2006. Qua hệ thống văn bản đến của HVBCTT, chúng ta thấy HVBCTT có mối quan hệ trên phạm vi rất rộng, bao gồm các tổ chức, đơn vị trong nước và quốc tế. Xét về tính chất của các mối quan hệ đó thì có thể xếp thành hai loại: Mối quan hệ cấp trên - cấp dưới (trong đó HVBCTT là cơ quan chịu sự quản lý) và những mối quan hệ cùng cấp, cùng phối hợp hoạt động. 1.2.2. Hệ thống văn bản đi do HVBCTT ban hành Trong quá trình hoạt động, HVBCTT đã ban hành nhiều văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong bản "Quy định tạm thời về chức năng nhiệm vụ của các khoa phòng thuộc Học viện Báo chí và Tuyên truyền" thẩm quyền ban hành văn bản của HVBCTT được quy định như sau: - Giám đốc được quyền ban hành những quyết định cá biệt và công văn hành chính, quyết định những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; ký các loại công văn giấy tờ do cơ quan ban hành. - Phó Giám đốc được quyền giải quyết một số văn bản và ký thay các văn bản do HVBCTT ban hành khi Giám đốc vắng mặt hay ủy quyền. - Các phòng chức năng đảm nhiệm việc soạn thảo những văn bản của Học viện có liên quan đến lĩnh vực do phòng phụ trách... - Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành chính được thừa lệnh Giám đốc ký và đóng dấu của HVBCTT vào những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ được giao. Mỗi một cơ quan trong quá trình hoạt động đều hình thành nên nhiều loại văn bản khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình. Với chức năng là một cơ quan hành chính sự nghiệp về công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học, HVBCTT thường xuyên phải có những văn bản để báo cáo tình hình với cơ quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn, giám sát đối với các đơn vị khoa phòng trong cơ quan và giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác có liên quan để phối hợp hoạt động. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, HVBCTT được quyền ban hành một số văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Văn bản cá biệt: Văn bản cá biệt là hình thức văn bản chỉ chứa đựng các quy tắc xử lý riêng do các loại cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, áp dụng với những đối tượng cụ thể như: quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, chỉ thị về phát động phong trào thi đua. Qua việc khảo sát thực tế từ sổ đăng ký và tập lưu công văn đi một số năm gần đây, chúng tôi thấy HVBCTT ban hành khá nhiều văn bản dưới hình thức Quyết định cá biệt để giải quyết về các vấn đề cụ thể sau: Quyết định cá biệt là loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc HVBCTT hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền ký thay. Đặc trưng của loại hình văn bản này là phạm vi điều chỉnh hẹp, với từng đối tượng cụ thể. Đây cũng chính là điểm khác biệt so với những quyết định quy phạm pháp luật của các cơ quan quản lý nhà nước. Do đó các quyết định cá biệt do HVBCTT ban hành chỉ được gửi tới những đơn vị, cá nhân cụ thể trong nội bộ của cơ quan. Quyết định được Giám đốc HVBCTT ban hành là các quyết định quản lý về chương trình, kế hoạch, về tổ chức bộ máy làm việc, về nhân sự, về công tác quản lý sinh viên … Dưới đây là một số ví dụ cụ thể cho các loại quyết định cá biệt nói trên: - Quyết định của Giám đốc HVBCTT về việc phê chuẩn, phê duyệt hoặc giao kế hoạch, nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân. + Quyết định số 295/QĐ-PVBCTT, ngày 12/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc giao nhiệm vụ tổ chức tuyển sinh cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành báo chí năm 2005. + Quyết định số 466/QĐ-PVBCTT, ngày 5/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc giao nhiệm vụ Quản lý Khoa Báo chí cho đồng chí Vũ Đình Hương. - Quyết định của Giám đốc HVBCTT về tổ chức bộ máy, gồm các quyết định thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, tách nhập các đơn vị, bộ phận, các tổ chức tham mưu, tư vấn. Giám đốc HVBCTT được quyền thành lập các tổ bộ môn trực thuộc các đơn vị khoa, phòng và các hội đồng, ban … còn các đơn vị khoa, phòng do Giám đốc HVCTQGHCM thành lập. + Quyết định số 578/QĐ-PVBCTT, ngày 14/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc thành lập bộ môn Nghiệp vụ thông tin đối ngoại trực thuộc Khoa Quan hệ Quốc tế. + Quyết định số 766/QĐ-HVBCTT, ngày 1/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban tiếp sinh cao học năm 2005. + Quyết định số 818/QĐ-HVBCTT, ngày 13/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban kiểm kê tài sản. + Quyết định số 852/QĐ-HVBCTT, ngày 25/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban Thư ký kỳ thi tốt nghiệp lớp Đại học tại chức ngành Báo chí khóa 2003 – 2005 tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. - Quyết định của Giám đốc HVBCTT về vấn đề nhân sự gồm: tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cử đi học, đi công tác, khen thưởng và kỷ luật cán bộ … Trong HVBCTT tất cả cán bộ của HVBCTT đều thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc HVBCTT. + Quyết định số 753/QĐ-TCCB của Giám đốc HVBCTT ngày 21-9-2005, về việc bổ nhiệm Nguyễn Thị Hồng Mến giữ chức Phó Trưởng phòng Tài vụ. + Quyết định số 749/QĐ-TCCB của Giám đốc HVBCTT ngày 19-9-2005, về việc điều động bà Trần Thị Vui thôi giữ chức Phó Trưởng phòng Hành chính sang giữ chức Phó Trưởng phòng Tổng hợp. + Quyết định số 840/QĐ-TCCB của Phòng Tổ chức cán bộ HVBCTT, ngày 21-10-2005, về việc cử cán bộ, viên chức đi dự hội nghị tập huấn xây dựng và các văn bản hướng dẫn. - Quyết định mở các lớp đại học chính quy, tại chức: + Quyết định số 235/QĐ-PVBC, ngày 22/3/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc mở lớp đại học tại chức ngành Chính trị học Việt Nam tại Phân viện Báo chí và Tuyên truyền khóa 2005-2007. + Quyết định số 365/QĐ-PVBC, ngày 25/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc mở lớp đại học tại chức ngành Báo chí Khóa 2005- 2009 tại tỉnh Quảng Trị. - Quyết định của Giám đốc HVBCTT về quản lý sinh viên gồm:  Học bổng, học phí, trợ cấp khó khăn: + Quyết định số 327/QĐ-PVBC, ngày 18/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cấp học bổng và trợ cấp xã hội cho sinh viên hệ chính quy. + Quyết định số 530/QĐ-PVBC, ngày 20/5/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc xét duyệt cấp học bổng.  Miễn học, miễn thi: + Quyết định số 599/QĐ-PVBC, ngày 22/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc miễn học, miễn thi cho sinh viên Nguyễn Minh Tiến lớp tại chức ngành Xây dựng Đảng và Chính quyền nhà nước khóa 2004-2006. + Quyết định số 612/QĐ-HVBC, ngày 5/8/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc miễn học miễn thi học phần cho sinh viên các lớp đào tạo đại học tại chức.  Cử các sinh viên đi kiến tập, thực tập: + Quyết định số 27/QĐ-PVBC, ngày 12/1/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp. + Quyết định số 93/QĐ-PVBC, ngày 25/2/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cử sinh viên Khóa 22 đi kiến tập.  Công nhận tốt nghiệp, thu hồi và hủy bằng tốt nghiệp: + Quyết định số 219/QĐ-PVBC, ngày 14/3/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân hệ chính quy. + Quyết định số 280/QĐ-PVBC, ngày 1/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp đại học cho sinh viên lớp đại học tại chức ngành Báo chí tại Hà Nội.  Khen thưởng, kỷ luật sinh viên: + Quyết định số 53/QĐ-PVBC, ngày 28/6/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc khen thưởng tập thể lớp Xây dựng Đảng và Chính quyền nhà nước khóa 21. + Quyết định số 666/QĐ-HVBC, ngày 23/8/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc cho sinh viên Nguyễn Bảo Linh thôi học. Sau đây chúng tôi xin khái quát số lượng các quyết định do HVBCTT ban hành từ năm 2000 trở lại đây: Bảng 1.1: số lượng và nội dung các quyết định của HVBCTT (Từ năm 2000-2005. Nguồn: Sổ Đăng ký QĐ đi) Năm 2000 2001 2002 2003 2004 2005 T T Nội dung của Quyết định 1 Phê chuẩn, phê duyệt chương trình, kế hoạch 11 20 25 14 19 24 2 Thành lập hội đồng chấm thi, luận văn, nghiệm thu đề tài, bảo vệ luận văn, kỷ luật 57 104 260 141 150 176 3 Thành lập ban thư ký, coi thi, chấm thi, đề thi 61 91 241 118 124 166 4 Tiếp nhận cán bộ, nâng bậc lương, hết tập sự, bổ nhiệm vào ngạch công chức 56 70 128 128 137 147 5 Cử cán bộ đi nghiên cứu thực tế, đi công tác, đi học, dự hội nghị 51 107 152 117 120 141 6 Mở các lớp đại học chính quy, đại học tại chức 14 15 29 22 23 31 7 Miễn học, miễn thi học phần 31 46 52 39 35 53 8 Công nhận tốt nghiệp đại học 57 74 51 48 77 125 9 Cấp bằng tốt nghiệp, cấp giấy chứng nhận, cấp học bổng 9 13 15 12 10 28 10 Cử sinh viên đi kiến tập, thực tập tốt nghiệp 13 27 38 21 26 34 11 Khen thưởng, kỷ luật sinh viên 57 69 75 58 62 57 12 Thu hồi bằng và hủy bằng tốt nghiệp 01 01 02 02 13 Vấn đề khác 31 54 42 41 34 57 Tổng số 449 690 1.108 760 819 1.041 Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường gồm các loại văn bản mang tính thông tin, điều hành, nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung. Các loại hình văn bản hành chính thông thường phổ biến rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, các doanh nghiệp: thông báo, thông cáo, biên bản, đề án, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, hợp đồng, công điện, giấy ủy quyền, giấy chứng nhận, giấy mời, đơn từ... Các văn bản hành chính thông thường do HVBCTT ban hành gồm có: * Công văn hành chính: Công văn hành chính là khái niệm dùng để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể được dùng để giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Trong HVBCTT cùng với quyết định cá biệt thì đây là một trong hai hình thức văn bản được sử dụng nhiều nhất trong quá trình hoạt động của cơ quan. Có thể chia các công văn hành chính do HVBCTT ban hành thành các loại sau: - Công văn của HVBCTT gửi lên cơ quan cấp trên để trình một số dự thảo văn bản, đề án hoặc đề nghị giải quyết một vấn đề cụ thể. Các công văn này chủ yếu được gửi lên HVCTQGHCM là cơ quan chủ quản của HVBCTT. Ví dụ: + Công văn số 82/HVBCTT ngày 25-1-2005 của HVBCTT gửi Bộ GD-ĐT về việc xin phép mở rộng đối tượng tuyển sinh cao học xuất bản. + Công văn số 254/CV-PVBC ngày 12-4-2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền, về việc xin điều chỉnh tên đề tài luận án. + Công văn số 665/CV-HVBC, ngày 4-10-2005 của HVBCTT về việc xin cử người đi thăm và làm việc tại Đại học Truyền thông Bắc Kinh. + Công văn số 908/CV-HVBC, ngày 28-12-2005 của HVBCTT về việc đề nghị hỗ trợ kinh phí nghiên cứu khoa học sinh viên 2006. - Công văn gửi tới các cơ quan, tổ chức khác để trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết công việc. Trong số này, các công văn liên hệ với các cơ quan để gửi sinh viên đi thực tế, kiến tập chiếm số lượng nhiều nhất. Ví dụ: + Công văn số 138/CV-HVBC, ngày 23-2-2005 của HVBCTT gửi Ban Giám đốc Trường Chính trị Gia Lai về việc chuyển sinh viên đến kiến tập. + Công văn số 564/CV-HVBC, ngày 24-8-2005 của HVBCTT gửi Kho bạc Nhà nước Hà Nội về việc xin thay đổi mẫu dấu. + Công văn số 372/CV-PVBC, ngày 30-5-2005 của Phân viện Báo chí và Tuyên truyền gửi Ban Tổ chức Trung ương về việc giải trình kỷ luật sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà lớp xây dựng Đảng 20. + Công văn số 520/CV-HVBC, ngày 15-8-2005 của HVBCTT gửi Ban Biên tập Báo Công an Thành phố Hồ Chí Minh về việc xin hỗ trợ 30 triệu đồng cho sinh viên nghèo vượt khó. + Công văn số 590/CV-HVBC, ngày 7-9-2005 của HVBCTT gửi C13 Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an về việc xin đổi con dấu nổi. + Công văn số 808/CV-HVBC, ngày 22-11-2005 của HVBCTT gửi Ban Giám hiệu Trường Bổ túc văn hóa Hữu Nghị - Bộ GD-ĐT về việc đề nghị cung cấp thông tin dưới dạng tham luận khoa học để đưa vào kỷ yếu khoa học. - Công văn gửi các đơn vị khoa phòng trong cơ quan để giải quyết, trả lời đề nghị đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị đó thực hiện các quyết định, kế hoạch hoạt động của Học viện. + Công văn số 53/CV-HVBC, ngày 24-1-2005 của HVBCTT về việc thực hiện kế hoạch hoạt động khoa học năm 2005. + Công văn số 727/CV-HVBC, ngày 16-10-2005 của HVBCTT về việc tổ chức gặp mặt giảng viên được các đơn vị mời giảng dạy cho học viên. + Công văn số 728/CV-HVBC, ngày 16-10-2005 của HVBCTT về việc tổ chức hoạt động kỷ niệm ngày 20-11-2005. Thẩm quyền ban hành các công văn hành chính là do Giám đốc Học viện hoặc Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền ký thay hoặc Trưởng, Phó Trưởng phòng (Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành chính) được ký thừa lệnh và đóng dấu của cơ quan. * Thông báo: Là hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng để thông tin cho các cơ quan tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện. Trong HVBCTT đây cũng là loại văn bản phổ biến thường được ban hành để thông báo tới các đơn vị, khoa, phòng chức năng và học viên, sinh viên của cơ quan những kế hoạch, tình hình hoạt động của cơ quan. Ví dụ: + Thông báo số 03/CV-HVBC, ngày 4-1-2005 của HVBCTT về việc tổ chức nghe thời sự cho sinh viên khóa 21, 22. + Thông báo số 22/CV-HVBC, ngày 19-1-2005 của HVBCTT về việc gặp mặt các cán bộ của Phân viện đã nghỉ hưu nhân dịp chuẩn bị đón xuân. + Thông báo số 131/CV-HVBC, ngày 25-2-2005 của HVBCTT về việc sơ kết học kỳ I năm học 2004-2005. + Thông báo số 568/CV-HVBC, ngày 29-8-2005 của HVBCTT về việc phân công tổ chức tổng kết năm học 2004-2005 về khai giảng năm học. + Thông báo số 595/CV-HVBC, ngày 7-9-2005 của HVBCTT về việc tài trợ cho sinh viên, tập thể, cá nhân. + Thông báo số 656/CV-HVBC, ngày 3-10-2005 của HVBCTT về việc thanh toán vượt giờ năm học 2004-2005. + Thông báo số 663/CV-HVBC, ngày 28-9-2005 của HVBCTT về việc điều chỉnh chỗ ở cho cán bộ, viên chức trong các khu tập thể của HVBCTT. Ngoài các văn bản nói trên, HVBCTT còn ban hành các loại báo cáo như báo cáo công tác thường kỳ, báo cáo cấp văn bằng chứng chỉ, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo kiểm tra tài sản, báo cáo tình hình nghiên cứu khoa học, báo cáo quy mô đào tạo và sau đại học, báo cáo các lớp đào tạo. Ví dụ: + Báo cáo số 766/CV-HVBC, ngày 8/11/2005 của HVBCTT về việc mua phôi bằng đại học tại chức. + Báo cáo số 866/CV-HVBC, ngày 13/12/2005 của HVBCTT về việc thực hiện dự án nhà ở cho sinh viên Lào, Cămpuchia tại HVBCTT. Ngoài các văn bản trên, HVBCTT còn ban hành một số văn bản như giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, tờ trình... để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Dưới đây là số liệu thống kê của chúng tôi qua sổ theo dõi công văn đi của HVBCTT về số lượng công văn, báo cáo trong 6 năm gần đây: Bảng 1.2: số lượng và tên các công văn đi của HVBCTT (Từ năm 2000-2005. Nguồn: Sổ Đăng ký CV đi) Năm Loại 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Báo cáo 26 20 24 25 30 38 Công văn 520 531 645 900 761 880 Tổng số 546 551 669 925 791 918 Như vậy, qua phần giới thiệu trên, có thể thấy trong quá trình hoạt động của mình HVBCTT đã ban hành những loại văn bản đúng với chức năng và thẩm quyền của mình. Các loại văn bản đã được sử dụng đúng công dụng, đúng mục đích. Quyết định cá biệt chủ yếu để giải quyết các vấn đề như bổ nhiệm, điều động cán bộ, nâng bậc lương, khen thưởng... còn công văn hành chính dùng vào mục đích trao đổi thông tin giữa cơ quan với các cơ quan tổ chức bên ngoài (như liên hệ cho sinh viên đi kiến tập, thực tập, xin điều chỉnh tên đề tài luận án, xin cử người đi thăm và làm việc tại nước ngoài...) hoặc để thông báo tình hình và hoạt động của cơ quan, nhắc nhở, đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ công tác đối với các đơn vị khoa phòng... trong cơ quan. Các văn bản nói trên đã giúp cho hoạt động quản lý của Ban giám đốc HVBCTT ngày càng tốt hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học. Qua việc phân tích hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của HVBCTT ta thấy hệ thống văn bản hình thành là tương đối lớn, đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Thông tin văn bản phản ánh đầy đủ và sinh động các mặt hoạt động quản lý và đào tạo tại HVBCTT từ ngày thành lập đến nay. Đây là nguồn thông tin có giá trị, đáng tin cậy, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý và đào tạo tại HVBCTT. Vấn đề cấp thiết đặt ra hiện nay cho công tác văn thư - lưu trữ của HVBCTT là phải làm gì và làm như thế nào để khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin đặc biệt quan trọng này, góp phần vào sự phát triển chung của toàn Học viện. Chương 2 Thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện báo chí và tuyên truyền 2.1. Thực trạng tổ chức quản lý văn bản ở học viện báo chí và tuyên truyền Như đã phân tích ở phần trên, văn bản là phương tiện, là công cụ của hoạt động quản lý. Thông tin văn bản là nguồn thông tin cơ bản và quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT nói riêng. Muốn khai thác thông tin văn bản thì các cơ quan cần tổ chức tốt việc quản lý văn bản, đảm bảo yêu cầu: khoa học, chặt chẽ và bảo mật. Dưới đây, chúng tôi xin khái quát tình hình tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT trên những vấn đề cơ bản sau. 2.1.1. Tổ chức các bộ phận có chức năng quản lý văn bản ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền * Bộ phận Văn thư: Do đặc điểm về cơ cấu tổ chức và hoạt động của HVBCTT, nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức hỗn hợp, gồm văn thư chuyên trách của Học viện và văn thư kiêm giáo vụ ở các khoa. Cùng với sự phát triển của xã hội và quản lý xã hội, việc sử dụng các văn bản, tài liệu, giấy tờ ngày càng phổ biến. Văn bản trở thành những phương tiện thông tin quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Cũng như tất cả các cơ quan khác, trong quá trình hoạt động HVBCTT thường xuyên tiếp nhận và ban hành rất nhiều công văn giấy tờ, tài liệu (bình quân 01 năm có khoảng 900 văn bản đi và 1.000 văn bản đến). Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ ngày 8-4-2004 quy định: Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan). Để giúp Học viện quản lý tốt các văn bản đi, đến và văn bản mật, HVBCTT tổ chức một Bộ phận Văn thư, trực thuộc Phòng Hành chính. Bộ phận Văn thư chuyên trách có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản nguồn thông tin văn bản được chuyển tới cơ quan; tổ chức xử lý và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản. Về nhân sự, tổ văn thư có 2 cán bộ, một chuyên trách, một kiêm nhiệm. Về trình độ chuyên môn, một cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thư và một cán bộ học chuyên ngành khác (ngoại ngữ). Bộ phận Văn thư chuyên trách của HVBCTT có nhiệm vụ cụ thể sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. - Trình, chuyển giao các văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đúng địa chỉ. - Giúp Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; - Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành. - Kiểm tra văn bản đi theo quy định (thể thức, hình thức, ghi ngày tháng, đóng dấu. - Đăng ký làm thủ tục phát hành; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu. - Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục giấy tờ cho cán bộ cơ quan (giấy giới thiệu, giấy đi đường...). - Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Để cho cán bộ, viên chức văn thư thực hiện đúng chức trách của mình, bên cạnh quy định chung của nhà nước, HVBCTT đều có những quy định, yêu cầu cụ thể về công việc phải làm của các cán bộ viên chức đó theo ngạch viên chức của họ, phù hợp với điều kiện và yêu cầu công tác của HVBCTT. * Bộ phận Lưu trữ của Học viện: Theo quy định của Nhà nước, các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong sẽ được lập thành hồ sơ và được lựa chọn để đưa vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan (còn gọi là lưu trữ hiện hành). Vì vậy, thông tin trong các văn bản được đưa vào bảo quản trong lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, hết sức quan trọng cần được quản lý tốt để phục vụ các nhu cầu khai thác. Thực tiễn đã chứng minh, bất kỳ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, dù cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan hành chính, trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết công việc, để tìm kiếm những thông tin cần thiết, đáng tin cậy nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, hoạch định chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định quản lý... Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trong nhiều năm qua HVBCTT đã tổ chức một Bộ phận Lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính HVBCTT. Bộ phận Lưu trữ có một cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lưu trữ. Bộ phận Lưu trữ của HVBCTT có nhiệm vụ sau: Tổ chức hướng dẫn cán bộ, viên chức trong cơ quan, lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Tham mưu cho lãnh đạo Học viện của cơ quan về công tác lưu trữ. * Bộ phận quản lý văn bản ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT: - Các khoa của HVBCTT được tổ chức trên cơ sở chuyên ngành đào tạo, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện các chuyên ngành đào tạo cụ thể. - Các phòng của HVBCTT được tổ chức theo nguyên tắc gắn liền với chức năng, nhiệm vụ được Giám đốc HVBCTT phân công, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện theo chức năng nhiệm vụ đó. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao các khoa, phòng, ban cũng thường xuyên tiếp nhận và ban hành nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu. Để phục vụ yêu cầu của hoạt động quản lý và đào tạo, các đơn vị cũng cần phải quản lý tốt văn bản. Do đó, ở các đơn vị khoa, phòng cũng được bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Văn thư ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT có các nhiệm vụ sau: - Tiếp nhận đăng ký văn bản của HVBCTT gửi tới. - Trình, chuyển giao văn bản đến cho thủ trưởng, cá nhân đơn vị mình. - Giúp trưởng phó khoa, phòng hoặc người được giao trách nhiệm đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình trưởng phó khoa, phòng xem xét, duyệt, ký, ban hành. - Kiểm tra văn bản đi theo quy định (thể thức, hình thức). - Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu. - Quản lý sổ sách văn bản, chứng chỉ, bảng điểm, hồ sơ sinh viên, làm thủ tục giấy tờ cho cán bộ đơn vị mình. Dưới đây là bảng thống kê số lượng và trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm ở các đơn vị thuộc HVBCTT: Bảng 2.1: tình hình cán bộ văn thư ở các khoa, phòng TT Khoa/ phòng Số lượng cán bộ văn thư Chuyên trách Kiêm nhiệm Trình độ học vấn Chuyên môn nghiệp vụ Chuyên môn nghiệp vụ khác 1 triết học 1 x Đại học x 2 Kinh tế chính trị 1 x Đại học x 3 Chủ nghĩa xã hội khoa học 1 x Đại học x 4 Lịch sử Đảng 1 x Đại học x 5 Xây dựng Đảng 1 x Đại học x 6 Tư tưởng Hồ chí Minh 1 x Đại học x 7 Tuyên truyền 1 x Đại học x 8 Chính trị học 1 x Đại học x 9 Tâm lý giáo dục x Đại học x 10 Nhà nước - pháp luật 1 x Đại học x 11 Báo chí 1 x Đại học x 12 Phát thanh truyền hình 1 x Đại học x 13 Quản lý kinh tế 1 x Đại học x 14 Quan hệ quốc tế 1 x Đại học x 15 Xuất bản 1 x Đại học x 16 Xã hội học 1 x Đại học x 17 Ngoại ngữ x Đại học x 18 Văn hóa xã hội chủ nghĩa x Đại học x 19 Bộ môn toán tin x Đại học x 20 Bộ môn ngữ văn x Đại học x 21 Phòng Đào tạo 1 x Đại học x 22 Phòng Đào tạo tại chức 1 x Đại học x 23 Phòng Quản lý khoa học 1 x Đại học x 24 Phòng Tài vụ 1 x Đại học x 25 Phòng Quản lý ký túc xá 1 x Đại học x 26 Phòng Tổ chức cán bộ 1 x Đại học x 27 TT Thông tin thư viện 1 x Đại học x 28 Đảng ủy 1 x Đại học x 29 Phòng Hành chính 2 x Đại học x x 30 Phòng Tổng hợp 1 x Đại học x 31 Phòng Quản trị 1 x Đại học x Tổng số: 27 23 08 31 01 31 Có thể nói, số lượng cán bộ làm công tác văn thư ở HVBCTT là tương đối lớn, hầu hết các khoa, phòng thuộc Học viện đều bố trí cán bộ làm công tác văn thư (hoặc chuyên trách hoặc kiêm nhiệm). Trình độ học vấn của cán bộ làm công tác văn thư đều là cử nhân, tuy nhiên trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ lại chiếm quá thấp (chỉ duy nhất có một cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành). Đây cũng là vấn đề đáng để các cấp lãnh đạo Học viện quan tâm nhằm giúp cho công tác văn thư trong toàn Học viện ngày một đi vào chính quy, nền nếp. 2.1.2. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý văn bản ở HVBCTT Cho đến nay, HVBCTT chưa có một văn bản nào quy định riêng và hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư - lưu trữ, công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Tuy nhiên, một số quy định về công tác này đã được đề cập đến trong các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Ngoài ra, HVBCTT còn áp dụng những quy định của HVCTQGHCM về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, cụ thể là: - Quyết định số 46/QĐ của Giám đốc HVCTQGHCM ngày 23-3-1996, về việc ban hành các văn bản quản lý ở hệ thống HVCTQGHCM; - Quyết định số 119/QĐ của Giám đốc HVCTQGHCM ngày 23-3-2001, về việc ban hành một số mẫu văn bản áp dụng trong hệ thống HVCTQGHCM; - Qui chế về công tác văn thư, lưu trữ của HVCTQGHCM (Ban hành kèm theo Quyết định số 270/QĐ của Giám đốc HVCTQGHCM ngày 27-5-2002). 2.1.3. Tổ chức quản lý văn bản ở giai đoạn văn thư * Tổ chức quản lý công văn đi: Trong chương 1, mục 1.2, chúng tôi đã giới thiệu các loại văn bản do HVBCTT ban hành. Để có thể quản lý tốt các văn bản đi, HVBCTT đã tổ chức việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản theo những quy định sau đây: Bước 1: Dự thảo văn bản. Người được giao dự thảo văn bản cần xác định được tính chất của vấn đề cần ban hành văn bản; thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của văn bản, xác định tên loại để văn bản đó phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước, sau đó mới tiến hành dự thảo văn bản. Bước 2: Duyệt dự thảo. Lãnh đạo đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo trực tiếp duyệt bản thảo. Bước 3: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản. Trưởng đơn vị soạn thảo ký tắt vào văn bản và sau đó trình ký chính thức. Bước 4: Nhân bản theo số lượng nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục văn bản đi, phát hành văn bản. Bốn bước trên đều có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho người dự thảo và bộ phận văn thư, đánh máy... Trong quá trình thực hiện quy trình, có sự phối hợp rất chặt chẽ giữa người dự thảo văn bản với các bộ phận khác trong cơ quan có liên quan để tham gia ý kiến vào nội dung văn bản dự thảo văn bản, đảm bảo sự thống nhất, tránh chồng chéo. Tất cả các loại văn bản trước khi gửi đi đều được tập trung vào bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính để làm các thủ tục sao in, phát hành. Tất cả công văn giấy tờ gửi đi đều lưu 01 bản chính (bản ký trực tiếp) ở văn thư (kèm theo cả bản dự thảo do lãnh đạo HVBCTT ký). Đối với những công văn giấy tờ mang tính chất giao dịch: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu xác nhận, đơn thư công tác, giấy xác nhận lý lịch… không phải lưu nhưng phải đăng ký vào sổ theo dõi. Những công văn lưu được sắp xếp theo trình tự thời gian. Văn bản đi ban hành đầu tiên trong năm, được đánh số từ 01 đến ngày cuối cùng của năm. ở HVBCTT công văn được chia làm hai loại chính: Quyết định và các loại văn bản hành chính khác. Mỗi loại được đánh một hệ thống số riêng (năm 2005 HVBCTT đã ban hành 1.053 quyết định. Như vậy, công văn lưu về loại quyết định gồm 1.053 văn bản) và được theo dõi vào 2 sổ công văn đi. Mỗi sổ theo dõi gồm các cột mục rõ ràng, chúng chỉ khác nhau ở tên gọi (quyết định và công văn). Ngày tháng của văn bản Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Nơi lưu Số lượng Ghi chú 21-11- 2005 795/ĐT Kế hoạch giảng dạy bổ sung kiến thức đối với sv Phó giám đốc Hoàng Đình Cúc SV khóa 22 Văn thư 5 khóa 22 Công văn giấy tờ sau khi ký, đóng dấu, vào sổ theo dõi, ghi sổ thì mới lựa chọn cho vào phong bì và trình bày phong bì. Trên phong bì ghi rõ tên cơ quan, đơn vị chức năng cần gửi đi, địa chỉ, số ký hiệu của các văn bản trong phong bì thường được trình bày như sau: HVBCTT 36 Đường Xuân Thủy - Quận Cầu Giấy - Hà Nội. 8330963 * Fax 8333949 * Website: www. yc. edu.vn Số…………… Kính gửi……………………. ……………………………… Sau khi hoàn thiện xong phong bì và trình bày đầy đủ các yếu tố thì cán bộ văn thư tổ chức gửi công văn đi. Việc chuyển công văn, giấy tờ đi có sổ theo dõi ghi ngày giờ chuyển và lấy chữ ký của người nhận. Thành phần đăng ký trong sổ được trình bày như sau: Ngày tháng văn bản Số ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Người nhận Địa chỉ người nhận Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Các loại văn bản có nội dung công việc khẩn cấp thì được gửi đi ngay cho đúng hạn. Phòng Hành chính có trách nhiệm phát hành văn bản theo đúng yêu cầu độ khẩn của văn bản. Có thể nói, việc soạn thảo văn bản, vào sổ và chuyển giao công văn "đi" được tiến hành tương đối tốt. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều trường hợp xảy ra sai sót trong việc quản lý văn bản, đó là: - Các đơn vị khoa, phòng được soạn thảo, ban hành văn bản (trong trường hợp văn bản đó phải ghi tên khoa phòng... phía dưới tên HVBCTT ở phía góc trái của văn bản). Nhưng có một số ít văn bản do các khoa phòng... tự soạn thảo, đánh máy văn bản mang tiêu đề HVBCTT và ký trực tiếp (không ghi thừa lệnh), cũng không thông qua Phòng Hành chính thẩm định trước về nội dung và các yếu tố pháp lý; dẫn đến tình trạng lộn xộn, khi ban hành vì không theo quy trình đã quy định, nên không có sự theo dõi, lưu trữ vào sổ lưu chung. - Thể thức văn bản còn chưa thống nhất. Hầu hết văn bản không ghi trích yếu nội dung hoặc ghi trích yếu nội dung quá dài. Kiểu chữ trong văn bản không thống nhất, có khi còn lỗi chính tả (xem phụ lục). - Sổ theo dõi quyết định, công văn đi chưa rõ ràng, sạch đẹp. Có những công văn phát hành, vào sổ, ghi ngày, tháng trước, mấy hôm sau mới chuyển công văn đi, và có văn bản vào sổ ghi ngày tháng không đúng với ngày tháng thực tại hôm vào sổ. Sổ theo dõi công văn đi thường xuyên bị nhảy số, sai số (trùng số). - Hàng năm vẫn còn một số văn bản đi không được lưu ở văn thư. - Trên trang bì của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản. - Sổ đăng ký "công văn đi" và sổ đăng ký "chuyển giao công văn đi" trong nội bộ cơ quan và đi bên ngoài có thành phần bên trong giống nhau, nếu nhìn qua sẽ không phân biệt được. * Quản lý văn bản đến: Trong quá trình hoạt động, HVBCTT thường nhận được các văn bản từ nhiều nguồn khác nhau gửi đến, bao gồm các văn bản của cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, văn bản của cấp dưới gửi lên, văn bản của cơ quan ngang cấp và một số ít văn bản của các tổ chức, cá nhân có liên quan... Thực hiện trên nguyên tắc "một cửa", tất cả văn bản, tài liệu, điện báo, fax, thư từ... (gọi chung là văn bản) gửi đến HVBCTT bằng bất kỳ nguồn nào (chủ yếu bằng con đường bưu điện và đường liên lạc trực tiếp) đều chuyển tập trung vào một mối là văn thư HVBCTT. Sau khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, cán bộ văn thư kiểm tra có dấu hiệu gì bị bóc bì, bị rách, mất văn bản trong phong bì hay không hoặc văn bản đó có phải gửi cho cơ quan hay không. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, cán bộ văn thư phải báo ngay cho người phụ trách và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến. Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, cán bộ văn thư tiến hành phân loại: - Tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, các đơn vị chức năng thì phải đăng ký vào sổ. - Các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin thì không phải đăng ký sổ. Sau khi bóc bì thì cán bộ văn thư sẽ đóng "dấu đến" và ghi đầy đủ các yếu tố trên "dấu đến". Qua thực tế công tác tại HVBCTT cho thấy "dấu đến" của HVBCTT có kích thước 3 cm x 5 cm bao gồm các thành như: Tên cơ quan nhận văn bản; Số đến; Ngày tháng năm đến. Mẫu "dấu đến" của HVBCTT được trình bày như sau: HVBCTT Đến Số Ngày Dấu công văn đến đóng ở lề bên trái phía trên của văn bản (ghi số, ngày, tháng, năm) để xử lý theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Giám đốc HVBCTT. Văn thư HVBCTT có trách nhiệm trả lại nơi gửi những công văn không có ngày, tháng, thiếu trích yếu nội dung, không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp photocopy dấu đến, vượt cấp, chữ mờ, khó đọc hoặc nhàu nát... Tất cả những công văn tài liệu đến cơ quan thì văn thư đều được đăng ký vào một sổ gọi là sổ đăng ký "công văn đến". Sổ đăng ký công văn đến bao gồm 9 mục và được trình bày như sau: Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi văn bản Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 7/1/200 6 15 BGD- ĐT 12129/BG D-ĐT- KHCN 29/12 /2005 V/v thống kê số liệu đề tài nghiên cứu khoa học giai đoạn 2001-2005 Phòng Khoa học Các văn bản sau khi được bóc bì và đăng ký sổ, sẽ đem trình lên người phụ trách cơ quan xem xét và ghi ý kiến phân phối lên công văn. Sau đó văn bản được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, tránh tình trạng văn bản chạy vòng qua nhiều nơi, chuyển chậm hoặc bỏ quên. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cán bộ văn thư phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản sẽ ký nhận vào sổ để tránh thất thoát, mất mát văn bản. Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị xử lý thì HVBCTT quy định bộ phận (cá nhân) chịu trách nhiệm chính (theo phân nhiệm) phải quan hệ trực tiếp với các bộ phận (cá nhân) có liên quan để trao đổi, thảo luận hay cung cấp tư liệu và đi đến một ý kiến thống nhất. - Văn bản mà nội dung không cần có ý kiến của Ban giám đốc HVBCTT thì được chuyển đến các bộ phận khoa, phòng để giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ của mình: Những văn bản đến ghi rõ tên người nhận là Giám đốc HVBCTT thì văn thư trình Giám đốc. Giám đốc xem xong có ý kiến, văn thư có trách nhiệm chuyển đến nơi HVBCTT quy định. Đối với các loại văn bản đến thuộc loại "hỏa tốc", "thượng khẩn" hoặc có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải được chuyển thẳng đến Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách khối công việc có liên quan đó để xử lý và chuyển ngay cho Phòng Hành chính để vào sổ và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân được giao thực hiện. Tất cả những văn bản đến ngày nào thì được chuyển ngay ngày đó. Hàng năm, công văn đến HVBCTT có khối lượng rất lớn và đến từ nhiều nguồn khác nhau (đã trình bày ở chương 1). Mặc dù, việc tiếp nhận và xử lý với khối lượng văn bản đến ngày càng nhiều, song về cơ bản các văn bản đến HVBCTT đều được tiếp nhận, phân loại, xử lý, đảm bảo kịp thời chính xác, bảo mật và an toàn, phân trách nhiệm giải quyết văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân. Vì vậy, việc quản lý văn bản đến HVBCTT được thống nhất và được tuân theo một quy trình. Tuy nhiên, ở một số khâu còn chưa được làm tốt cụ thể là: Tình trạng văn thư các đơn vị khoa phòng đôi khi nhận văn bản xong vẫn để thất lạc văn bản... làm cho thủ trưởng các đơn vị không có cơ sở để xử lý giải quyết công việc. Có trường hợp cán bộ văn thư ở đơn vị để quên văn bản ngày sau mới nhớ ra đưa cho thủ trưởng đơn vị thì bị nhỡ, công việc đã hết hạn. - Đối với công văn gửi đến, Bộ phận Văn thư Học viện thường gửi bản chính cho các đơn vị thi hành, không photocopy, sao chụp, lưu trữ ở bộ phận nhận công văn đến; hãn hữu có những công văn liên quan đến vấn đề chung của HVBCTT mới lưu lại bộ phận lưu trữ cơ quan. Còn các văn bản khác gửi đến thì lưu ở các hồ sơ công việc của các đơn vị khoa phòng có liên quan đến. - Có trường hợp các văn bản gửi đến HVBCTT, bộ phận khác nhận hộ xong gửi thẳng đến đơn vị thi hành mà không qua văn thư vào sổ công văn đến. Công văn đến thường không đóng dấu đến ngay và vào sổ theo quy định mà cán bộ văn thư quên chỉ đóng dấu đến mà không ghi rõ ngày đến để theo dõi... - Trên các trang bìa của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản. * Quản lý văn bản mật: Việc quản lý chặt chẽ, đảm bảo bí mật tài liệu chính là góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, cơ quan. Những văn bản mật là những văn bản có nội dung quan trọng. Văn bản mật gửi đến HVBCTT bất kỳ từ nguồn nào đều được văn thư HVBCTT đăng ký vào sổ quản lý riêng, để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp những tài liệu, công văn đến thuộc loại "mật", "tối mật", "tuyệt mật" mà bì trong có dấu "chỉ người có tên bóc bì", bộ phận văn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ ghi những thông tin ngoài bì và đóng dấu công văn đến rồi chuyển ngay đến người có tên nhận (nếu người có tên ghi trên bì đi vắng, thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết). Sau khi có ý kiến xử lý của người nhận, Phòng Hành chính xử lý tiếp những văn bản đó theo đúng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước. Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản... đều được vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao nhận. Việc nhận văn bản được thực hiện trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của cơ quan. Những người giữ văn bản mật phải thực hiện những yêu cầu sau đây: - Chỉ phổ biến vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không được mang tài liệu, văn bản mật về nhà hoặc đi công tác xa giải quyết. - Không được ghi chép những thông tin quan trọng vào sổ tay riêng. - Không được tự ý hủy văn bản mật khi không có ý kiến của Giám đốc. - Khi hủy văn bản mật phải có ít nhất hai người làm chứng. Tài liệu sau khi đã được giải quyết xong được văn thư phân loại, sắp xếp theo trình tự trong mỗi năm rồi đưa vào một bìa hồ sơ và cất vào trong tủ của phòng văn thư. Đối với các loại điện mật, công điện, công văn có độ khẩn thì được chuyển giao đến Giám đốc cơ quan vào thời gian nhanh nhất để giải quyết công việc không bị chậm trễ và tránh để văn bản không bị thất lạc đến một địa chỉ xử lý khác không thuộc thẩm quyền. Trong thông tin liên lạc bằng điện thoại, điện báo, bộ đàm, telex khi có những vấn đề bí mật phải chuyển đi thì không nói rõ những vấn đề bí mật mà được chuyển đến Phòng Hành chính HVBCTT để chuyển đi bằng điện mật. Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào trong 2 bì: Bì trong đóng dấu mức độ mật như: Tuyệt mật, tối mật (hay mật), dấu "riêng người có tên mở bì" (nếu có và niêm phong). Bì ngoài đóng dấu bằng ký hiệu (A: Tuyệt mật; B: Tối mật; C: Mật). Công văn tài liệu tuyệt mật phải lập hồ sơ riêng để quản lý theo chế độ tài liệu "mật, tuyệt mật" và chỉ được khai thác khi được lãnh đạo cơ quan cho phép. Nhìn chung công tác bảo vệ tài liệu mật của HVBCTT đôi lúc còn chưa được tuân thủ theo đúng quy trình một cách chặt chẽ. Do đó, các đơn vị, cá nhân có chức năng trong công tác này ở HVBCTT cần phải quan tâm đến vấn đề này nhiều hơn nữa. * Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ: Lập hồ sơ là một quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành sau khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và các phương pháp quy định. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư và cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác này. Nó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ giúp cho cán bộ, viên chức tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, quản lý chặt chẽ được văn bản, tạo điều kiện giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả và đảm bảo bí mật thông tin văn bản. Do tác dụng của việc lập hồ sơ như vậy nên Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về vấn đề này. Điều 21, Điều lệ Công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ cũng đã quy định: Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm. Quy định này tiếp tục được khẳng định lại ở Điều 21, Mục 3, Chương 3 của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Thực hiện những quy định trên đây, ở HVBCTT thông thường cuối mỗi năm, Phòng Hành chính (bao gồm cả bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ) phối hợp với các đơn vị trong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm tới, sau đó lập Danh mục hồ sơ chung của cơ quan trình lãnh đạo Học viện phê duyệt. Danh mục hồ sơ của Học viện thường được ban hành từ tháng cuối cùng năm trước. Phòng Hành chính có trách nhiệm chuẩn bị bìa, cặp và hướng dẫn các đơn vị khoa, phòng trong Học viện về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Hiện nay, Phòng Hành chính hướng dẫn lập hồ sơ và quản lý chặt chẽ các hồ sơ chủ yếu sau: Các hồ sơ của hội nghị cơ quan như: Hồ sơ Đại hội Đảng, hồ sơ hội nghị công nhân viên chức... Thực tế ở HVBCTT cán bộ văn thư đã lập hồ sơ công văn đi, đến của cơ quan nhưng chủ yếu theo tên gọi và thời gian. Ví dụ: Quyết định năm 2000 thông báo năm 2002... và một số hồ sơ theo vấn đề. Vào quý I hàng năm, cơ quan thực hiện nộp lưu hồ sơ đã giải quyết xong của năm trước vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp có biên bản cụ thể ghi rõ thông tin cần thiết như: Số lượng tài liệu, thành phần tài liệu, nội dung tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu. Cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn... phải bàn giao đủ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người thay thế. Trong thời gian tài liệu lưu giữ ở văn thư nếu cho cán bộ mượn thì phải ghi vào sổ cho mượn và có ký nhận phải trả đúng kỳ hạn. Bộ phận văn thư lưu trữ HVBCTT đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình như: Làm tốt công việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự thời gian, giao nộp vào lưu trữ đúng quy định. Tuy nhiên, ở HVBCTT vẫn còn một số các đơn vị khoa, phòng trong những năm qua chưa nộp hết hồ sơ vào lưu trữ Học viện. Điều này trái với quy định của nhà nước làm thất thoát tài liệu ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin tài liệu phục vụ cho hoạt động điều hành của HVBCTT. 2.1.4. Tổ chức quản lý hồ só tài liệu ở lưu trữ HVBCTT HVBCTT là một cơ quan đào tạo trực thuộc HVCTQGHCM, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị quyết số 52 ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149 ngày 2-8-2005 của Bộ Chính trị. HVBCTT có đầy đủ yếu tố để thành lập một Phông Lưu trữ độc lập (có cơ cấu tổ chức bộ máy riêng, có văn thư, có con dấu riêng, có tài khoản riêng). Hiện nay, Phông Lưu trữ HVBCTT có khối lượng tài liệu tương đối lớn. Khối lượng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: Từ văn thư cơ quan; từ các phòng, ban chức năng; từ các khoa và các trung tâm… Hiện nay, tài liệu được bảo quản trong Lưu trữ HVBCTT có thời gian sớm nhất là năm 1962 tức là từ khi thành lập HVBCTT cho tới nay. Tài liệu lưu trữ của HVBCTT được phân thành hai khối cơ bản sau: - Khối tài liệu hành chính. - Khối tài liệu nghiên cứu khoa học. Tài liệu hành chính hiện có 7.890 hồ sơ, trong đó: - 979 hồ sơ về tổ chức cán bộ. - 3.170 hồ sơ về công tác đào tạo. - 1.158 hồ sơ về công tác kế toán tài chính. - 520 hồ sơ về công tác hành chính, quản trị. - 348 hồ sơ về vấn đề nhà ở. - 442 hồ sơ về xây dựng cơ bản. - 97 hồ sơ về quan hệ hợp tác quốc tế. - 35 hồ sơ về công tác quân sự. Tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: 315 bộ tài liệu. Ngoài ra, còn có khoảng 20 m giá tài liệu tồn đọng chưa được lập hồ sơ. Để thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, trong những năm qua, cán bộ lưu trữ kết hợp với Phòng Hành chính HVBCTT đã tổ chức hướng dẫn các đơn vị tiến hành lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ở HVBCTT các đơn vị khoa, phòng thường không nộp đủ tài liệu vào lưu trữ cho nên các hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu thất lạc rất nhiều, ảnh hưởng đến việc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ các nhu cầu khai thác. Hiện nay, trên cơ sở số lượng tài liệu đã thu thập được, cán bộ lưu trữ đã và đang tiến hành phân loại các hồ sơ theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức. Ví dụ: Các hồ sơ, tài liệu năm 2000 của Phòng Đào tạo được phân thành các nhóm sau: a) Những vấn đề chung: - Những văn bản của Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM chỉ đạo, hướng dẫn về công tác đào tạo. - Kế hoạch đào tạo. - Báo cáo tổng kết công tác đào tạo. b) Quản lý đào tạo: - Tài liệu về chương trình đào tạo, bồi dưỡng đối với các loại hình đào tạo. - Tài liệu về đánh giá chất lượng chuyên môn và công tác giảng dạy. - Tài liệu xác nhận dạy vượt giờ của giảng viên. c) Quản lý học viên, sinh viên: - Tài liệu về tổ chức thi tuyển sinh (hệ chính quy, tại chức, ngắn hạn). - tài liệu về hồ sơ lý lịch, danh sách sinh viên. - Tài liệu về thi cử của sinh viên (thi học phần, thi tốt nghiệp). - Tài liệu về khen thưởng kỷ luật sinh viên. - Tài liệu về chế độ chính sách đối với sinh viên, học viên (cấp học bổng, thu học phí, trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi). - Tài liệu về cấp giấy chứng nhận học lực, cấp bằng tốt nghiệp và các giấy tờ có liên quan. - Tài liệu về tổ chức khai giảng, bế giảng, sơ kết học kỳ, tổng kết năm học. Việc tiến hành ghi bìa hồ sơ lưu trữ được thực hiện theo đúng chỉ dẫn về nghiệp vụ của Cục lưu trữ Trung ương Đảng. Hiện nay, các bìa hồ sơ lưu trữ của HVBCTT không có phần ghi chứng từ kết thúc và mục lục bên ngoài hồ sơ, do các hồ sơ hầu hết chưa thu thập đủ tài liệu, cần được bổ sung. Đó là một thiếu sót lớn, cán bộ lưu trữ cần phải khắc phục ngay. Song mỗi một hồ sơ