Luận văn Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước

LUẬN VĂN: Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước Mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Hơn 10 năm qua, Chính phủ đã triển khai hàng loạt biện pháp tích cực nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp nhà nước (DNNN). Trong bối cảnh thế giới có nhiều diễn biến phức tạp và nền kinh tế còn có nhiều khó khăn, gay gắt, song DNNN đã vượt qua nhiều thử thách, đứng vững và không ngừng phát triển, góp phần quan trọng vào thành tựu to lớn của sự nghiệp đổi mới và phát triển đất nước, đưa nước ta ra khỏi khủng hoảng kinh tế - xã hội, chuyển sang thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo định hướng xã hội chủ nghĩa. DNNN đã chi phối được các ngành, các lĩnh vực then chốt và sản phẩm thiết yếu của nền kinh tế, góp phần chủ yếu để kinh tế nhà nước thực hiện được vai trò chủ đạo, ổn định và phát triển kinh tế xã hội, tăng thế và lực của đất nước, là lực lượng quan trọng thực hiện chính sách xã hội, khắc phục hậu quả thiên tai và đảm bảo nhiều sản phẩm, dịch vụ công ích, thiết yếu cho xã hội, quốc phòng, an ninh. DNNN đã ngày càng thích ứng với cơ chế mới, năng lực sản xuất tiếp tục tăng, cơ cấu ngày càng hợp lý hơn, trình độ công nghệ và quản lý có nhiều tiến bộ, hiệu quả và sức cạnh tranh từng bước được nâng lên, đời sống của người lao động từng bước được cải thiện. Tuy nhiên, DNNN cũng còn nhiều tồn tại, yếu kém, vướng mắc, còn nhiều bất hợp lý như trình độ công nghệ còn lạc hậu, quản lý còn yếu kém, chưa thực sự tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh (SXKD), kết quả đạt được chưa tương xứng với các nguồn lực đã có và sự hỗ trợ, đầu tư của Nhà nước, hiệu quả và sức cạnh tranh còn thấp, nợ không có khả năng thanh toán tăng lên, lao động thiếu việc làm và dôi dư còn lớn. Hiện nay, DNNN đang đứng trước thách thức gay gắt của yêu cầu đổi mới, phát triển và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực. Để kinh tế nhà nước nói chung, DNNN nói riêng thực sự giữ vai trò chủ đạo trong việc giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước, cần phải tìm ra những nguyên nhân chủ yếu để có giải pháp cụ thể, thiết thực khắc phục những mặt hạn chế, nâng cao hiệu quả SXKD. Những hạn chế, yếu kém của DNNN có nguyên nhân khách quan, nhưng phần nhiều là do những nguyên nhân chủ quan, trong đó chủ yếu là việc quản lý và hạch toán kinh tế ở DNNN chưa tốt, sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn còn nhiều lãng phí, bất cập. Thực tế cho thấy các DNNN còn nhiều lúng túng trong nhận thức về cơ chế thị trường, trong việc sử dụng các công cụ quản lý vi mô để điều hành và quản lý hoạt động SXKD. Kế toán quản trị (KTQT) và phân tích kinh doanh (PTKD) là công cụ quản lý vi mô không thể thiếu cho quản trị một doanh nghiệp (DN) trong cơ chế thị trường, chưa được các nhà quản trị quan tâm sử dụng, thậm chí còn bỡ ngỡ cả trong nhận thức về vai trò, chức năng và cách thức tổ chức thực hiện chúng trong DN. Đề tài "Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước" được chọn nghiên cứu với mong muốn góp phần bổ sung thêm những vấn đề lý luận về KTQT và PTKD, tăng cường tính ứng dụng của KTQT và PTKD đối với các DN nói chung, DNNN nói riêng; góp phần phát triển công tác KTQT và PTKD ở Việt Nam cũng như nâng cao trình độ quản lý, sức cạnh tranh trong các DNNN. 2. ý nghĩa khoa học và thực tiễn KTQT và PTKD là công cụ phục vụ cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh. Trong điều kiện kinh tế thị trường, để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, kịp thời, nhà quản trị DN cần dựa vào các thông tin hiện tại có liên quan đến tương lai và phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh để lựa chọn phương án hay quyết định hợp lý nhất... Với vai trò ngày càng quan trọng trong quản lý kinh tế, KTQT và PTKD đã và đang là vấn đề được giới chuyên môn quan tâm. Trên thế giới đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu và viết sách, tạp chí về vấn đề này. ở Việt Nam cũng đã được nhiều nhà nghiên cứu và cán bộ quản lý ở các DN quan tâm, đặc biệt trong gần 10 năm trở lại đây. Hiện nay, các nhà nghiên cứu, các giảng viên trong các trường đào tạo chuyên ngành đang còn nhiều quan điểm khác nhau về lý luận và tính ứng dụng của nó đối với các DN. Thực tế, các DN nói chung, các DNNN nói riêng chưa thực sự quan tâm đúng mức đến KTQT và PTKD nên dẫn đến thiếu thông tin phù hợp cho các nhà quản trị hoạch định chính sách và đưa ra các quyết định quản lý tối ưu. Nếu nhận thức đúng vai trò, chức năng, mục đích của KTQT và PTKD trong quản lý vi mô, tổ chức KTQT và PTKD một cách khoa học, hợp lý, chắc chắn góp phần nâng cao trình độ, năng lực quản lý, điều hành SXKD và hiệu quả kinh tế của các DN. Xuất phát từ những vấn đề đã nêu trên đây, việc nghiên cứu đề tài tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn và là vấn đề thời sự cấp thiết hiện nay. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT và PTKD trong DN, góp phần làm sáng tỏ hơn một số vấn đề lý luận về tổ chức KTQT và PTKD. - Nghiên cứu, phân tích thực trạng về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN. - Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN. 4. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu Với mục đích đã xác định, luận án chỉ tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN, tập trung chủ yếu vào các DN sản xuất. Luận án sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp chung: Duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, tổng hợp, phân tích, khảo sát... - Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu các tư liệu trong và ngoài nước, tiếp xúc trực tiếp với một số DNNN thuộc loại hình DN sản xuất, trao đổi ý kiến với đồng nghiệp và các cán bộ quản lý trong DN. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận án gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DN. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DNNN Việt Nam hiện nay. Chương 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DNNN. Chương 1 Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp 1.1. Khái quát chung về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh 1.1.1. Khái niệm về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh Kế toán là nhu cầu tất yếu khách quan, là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế tài chính. V.I. Lênin cho rằng, kế toán là một trong những hình thức kiểm tra, giám đốc có hiệu quả nhất, Người viết: "Kế toán và giám đốc, đó là điều quan trọng, là yêu cầu cần thiết để xã hội cộng sản chủ nghĩa hoạt động đúng đắn", hay "chủ nghĩa xã hội là kế toán" [7]. Năm 1941, Viện các giám định viên kế toán (American Institute of Certified public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó" [1]. Theo định nghĩa này, kế toán không chỉ ghi chép số liệu về hoạt động tài chính mà còn phân tích, diễn giải số liệu đó, từ đó cung cấp thông tin có ích cho việc ra quyết định quản lý trong các đơn vị, tổ chức kinh tế. Trong "Từ điển thuật ngữ kế toán" có nêu: "Kế toán là quá trình ghi chép, đánh giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính" [81] . Về cơ bản, khái niệm này cũng phù hợp với khái niệm mà AI CPA đã nêu. Điều lệ tổ chức kế toán ban hành theo Nghị định số 25-HĐBT ngày 18/03/1989 có nêu: "Kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất, kinh doanh và tự chủ tài chính của tổ chức, xí nghiệp" [37]. Khái niệm này cũng phù hợp với quan niệm của V.I.Lênin, nhấn mạnh vai trò công cụ quản lý kinh tế trong đơn vị của kế toán. Giáo sư tiến sĩ Robert N.An Thony Trường Đại học Haward của Mỹ còn cho rằng: "Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh" [10]. Mục đích của ngôn ngữ là cung cấp thông tin nên khái niệm này cũng nhấn mạnh chức năng cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của kế toán. Khái niệm này hàm ý cả về tính linh hoạt, kịp thời của thông tin kế toán. Vì là "ngôn ngữ" nên kế toán cần phải thay đổi để đáp ứng những nhu cầu biến động của xã hội, của những chủ thể tham gia thông tin. Nghĩa là, khái niệm về kế toán cũng thường có sự biến đổi và hoàn thiện để thực hiện chức năng thiết yếu đối với mỗi đơn vị, tổ chức trong xã hội, đặc biệt là các DN. Đây là cách tiếp cận với khái niệm kế toán mới và phù hợp với yêu cầu về sự phát triển của kế toán trong nền kinh tế thị trường. Sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội theo xu hướng khu vực hóa, quốc tế hóa, đã tạo ra những thời cơ và thách thức mới cho DN, đòi hỏi DN luôn phải đưa ra những quyết định kinh tế nhanh nhạy, phù hợp. DN thành công hay thất bại, tồn tại hay phá sản phụ thuộc vào chính các quyết định quản lý của chủ DN, bởi cơ chế tự chịu trách nhiệm, bởi quy luật đào thải khắc nghiệt của thị trường - một thị trường ngày càng mở rộng với sức cạnh tranh ngày càng gay gắt... Các nhà quản trị không chỉ còn cần số liệu kế toán tổng hợp, phản ánh những cái đã xảy ra mà còn phải được cung cấp số liệu kế toán được theo dõi riêng cho từng vấn đề, lĩnh vực hoạt động... để sử dụng vào việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của đơn vị hay lập các kế hoạch SXKD và ra các quyết định quan trọng như nên quy định đặt gia công một phần nào (chi tiết nào) của mặt hàng sản xuất; chấp thuận hay từ chối một đơn đặt hàng với giá thấp so với giá niêm yết; điều chỉnh kịp thời những yếu tố khác nhau trong giá thành sản phẩm v.v... Trong bối cảnh đó, KTQT được hình thành và phát triển, tách biệt với KTTC. KTQT thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về hoạt động SXKD của DN một cách cụ thể, chi tiết cho từng quá trình, từng hoạt động và toàn bộ các mặt hoạt động SXKD của DN. Trên cơ sở thông tin kế toán và các thông tin có liên quan thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, KTQT thực hiện "chế biến" và cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thích hợp, kịp thời. Cũng cần thấy rõ rằng, KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán DN. KTQT sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hàng ngày của kế toán trên cơ sở khai triển và phân tích số liệu này để dự báo cho nhà quản trị về những khả năng có thể xảy ra trong tương lai, từ đó có biện pháp ứng phó phù hợp, sẽ đảm bảo hoạt động của DN luôn trôi chảy, phù hợp với mục tiêu, luôn ở thế chủ động trong kinh doanh. Như vậy, trên giác độ chung nhất có thể kết luận, KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, phục vụ cho nhà quản trị DN lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động SXKD trong nội bộ DN. Khi có số liệu kế toán, công việc thứ hai không kém phần quan trọng là phân tích các số liệu đó trên cơ sở kết hợp giữa thông tin kế toán và các nguồn thông tin khác. Có thể nói, "kế toán ở đơn vị có hai chức năng không tách rời nhau là chức năng cung cấp tin tức và chức năng phân tích. Thật sai lầm nếu nghĩ rằng giữa hai chức năng đó có một ranh giới rõ rệt ngăn cách cái nọ với cái kia, mà chúng luôn liên hệ mật thiết với nhau" [7]. Quá trình phân tích thường tiến triển qua những giai đoạn nhất định, như V.I.Lênin đã viết: "Bất kỳ công việc nghiên cứu nào cũng có thể tiến triển với trình độ sâu sắc khác nhau, phát triển từ hiện tượng đến bản chất và từ bản chất sâu sắc ít đến bản chất sâu sắc hơn" [7]. Để nhận thức đúng đắn thực trạng quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, thông tin kế toán phải được nghiên cứu riêng để rút ra những kết luận nhất định về mức độ thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính. Đó là giai đoạn "đọc" số liệu kế toán. Giai đoạn này người ta tiếp thu và nhận thức được hiện tượng kinh tế, còn bản chất của hiện tượng thì phải tiếp tục nghiên cứu sâu sắc hơn nữa, tức là phải thực hiện quá trình phân tích một cách phức tạp và có tính chất hoàn chỉnh. Để cân nhắc và đánh giá, cần phải sử dụng thêm một số nguồn thông tin khác có liên quan như kế hoạch (dự toán), thông tin về hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, thông tin về thị trường, về kết quả hoạt động của đơn vị khác trong ngành v.v... Trong đó, số liệu kế toán được coi là "trụ cột" của việc phân tích. Khi công việc thu thập, xử lý và cung cấp số liệu kế toán chủ yếu do máy móc đảm nhận thì công việc quan trọng sẽ là phân tích nhanh chóng những số liệu đã được xác định để cung cấp kịp thời cho nhà quản trị những số liệu "đã được chế biến" ở dạng dễ sử dụng nhất cho việc ra quyết định điều chỉnh kịp thời quá trình hoạt động (nếu cần thiết). Nếu để quá lâu, sau một thời gian dài thực hiện mới phân tích, tính toán để phát hiện ra các biến động thì như "việc đã rồi", chỉ có tác dụng "rút kinh nghiệm" mà không mang lại hiệu quả thực sự trong kỳ, thậm chí có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể đến lợi nhuận của đơn vị khi tình hình thực tế có biến động lớn so với dự kiến (Ví dụ giá cả nguyên vật liệu thay đổi, nhu cầu thị trường về sản phẩm nào đó của doanh nghiệp giảm sút hoặc có xu hướng tăng v.v...). Như vậy, PTKD là một yêu cầu tất yếu khách quan, nó phát sinh và phát triển cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, nó liên quan đến chức năng quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động thực tiễn của con người. Khi sử dụng các số liệu (thông tin) đã phân tích, người quản lý có khả năng tập trung chú ý tăng cường vào các khâu và các chỉ tiêu có ý nghĩa quyết định trong việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra với chi phí hợp lý. Lênin viết: Cán bộ kinh tế sắc sảo phải bỏ qua những đề mục không quan trọng mà phải biết nghiên cứu tỉ mỉ các nhân tố, số liệu và các tài liệu cần thiết, phải từ kinh nghiệm thực tế của mình mà phân tích rõ các tình hình số liệu ấy và nói được rằng đó là điều sai lầm cần phải sửa chữa ngay. Các cán bộ quản lý giỏi, trên cơ sở đã điều tra nghiên cứu kỹ càng, có thể kiến nghị hoặc tự mình điều động nhân lực, điều động cán bộ, điều chỉnh báo cáo, cải tiến bộ máy... [6]. Do một số lãnh đạo chưa làm chủ được công tác PTKD nên không phải lúc nào cũng giải quyết và đánh giá đúng kết quả hoạt động của mình trên quan điểm hiệu quả kinh tế của sản xuất, đôi khi dẫn đến những sai lầm đáng tiếc. Vậy, có thể nói rằng, PTKD trong các tổ chức kinh tế là việc nghiên cứu một cách sâu sắc, toàn diện, có căn cứ khoa học các mặt hoạt động SXKD của tổ chức kinh tế trong một thời kỳ nhất định, nhằm đánh giá một cách đúng đắn chất lượng công tác quản lý kinh tế của tổ chức kinh tế, xác định xu hướng phát triển và phát hiện các khả năng tiềm tàng để phát triển sản xuất, trên cơ sở đó kiện toàn và cải tiến công tác tổ chức sản xuất và quản lý đơn vị. 1.1.2. Vai trò, chức năng và mục đích của kế toán quản trị và phân tích kinh doanh Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán trong DN, là một công cụ trong hệ công cụ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Vai trò của KTQT trong các DN xuất phát từ yêu cầu quản lý của các nhà quản trị DN, nó gắn liền và phục vụ cho các hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đến kiểm tra phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Do yêu cầu và trình độ quản lý của các DN có thể khác nhau nên vai trò của KTQT trong mỗi DN được phát huy ở mức độ khác nhau. Nếu DN tổ chức KTQT không khoa học hợp lý hoặc nhà quản trị DN đề ra yêu cầu về thông tin KTQT không rõ ràng thì vai trò KTQT trong DN trở nên mờ nhạt và ngược lại. Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả từng loại hoạt động trong từng thời kỳ, thời điểm, ở từng bộ phận... của DN. Dựa trên thông tin đó, nhà quản trị các cấp đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Thông thường, nhà quản trị cấp cao được cung cấp thông tin tổng hợp, ngắn gọn còn nhà quản trị cấp thấp hơn được cung cấp thông tin cụ thể hơn có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ. Do đó sẽ giúp cho nhà quản trị từng cấp đỡ tốn kém thời gian công sức hay tản mạn chú ý vì những thông tin không thích hợp với phạm vi quyền hạn của mình. Một chức năng nữa của KTQT là kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị như kế hoạch sản xuất, dự toán chi phí, kế hoạch giá thành, kế hoạch doanh thu và kết quả v.v... Thông tin do KTQT cung cấp giúp nhà quản trị DN kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị ở cả ba giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc và kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, giám sát của KTQT cũng xuất phát từ chức năng của kế toán nói chung, nhưng có khác biệt với chức năng của KTTC do bản chất và mục đích của chúng khác nhau. Về bản chất, KTTC thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành (quá khứ), còn KTQT thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đang phát sinh và sẽ phát sinh (quá khứ, hiện tại, tương lai). Do vậy, thông tin KTTC giúp cho nhà quản trị kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch SXKD trong từng kỳ (cái đã đạt được), còn thông tin KTQT giúp cho việc kiểm tra được tính khả thi của kế hoạch, diễn biến quá trình thực hiện kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết và dự đoán trước kết quả thực hiện kế hoạch để có biện pháp điều chỉnh lại hoạt động của DN một cách kịp thời, nhằm thực hiện tốt mục tiêu đã định của đơn vị. Sau khi kết thúc quá trình thực hiện mục tiêu, một số thông tin KTQT có thể không còn tác dụng nữa. Về mục đích, KTQT cung cấp những thông tin về hoạt động SXKD trong phạm vi yêu cầu quản lý cụ thể của từng cấp quản lý nhưng KTTC không phục vụ trực tiếp cho mục đích này. Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT luôn thể hiện, gắn liền với việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản trị DN. Để thực hiện tốt chức năng quản lý và điều hành hoạt động SXKD, nhà quản trị không những phải được cung cấp thông tin KTQT mà còn phải yêu cầu thực hiện PTKD để đánh giá đúng kết quả SXKD và thấy rõ những nhân tố và nguyên nhân khách quan hay chủ quan, tích cực hay tiêu cực ảnh hưởng cụ thể đến quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra các nguồn tiềm năng cần được khai thác, trên cơ sở đó đề ra các phương án và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD ở DN. Trong điều kiện sản xuất kém phát triển, quy mô sản xuất nhỏ, các mối quan hệ kinh tế chưa nhiều, cạnh tranh chưa gay gắt, công việc PTKD cũng đơn giản hơn, một phần vì do nhu cầu thông tin cho nhà quản trị chưa nhiều (thậm chí không phát sinh nhu cầu thực hiện PTKD nếu hoạt động sản xuất quá giản đơn), một phần vì lượng thông tin liên quan chưa đáng kể nên nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình ngay khi xem xét số liệu kế toán. Ngày nay, nền kinh tế các nước đều phát triển nhanh, quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, các mối quan hệ kinh tế ngày càng tăng, Nhà nước cũng tăng cường quản lý kinh tế bằng những chính sách cụ thể, thiết thực và ngắn hạn, cùng với sự biến động phức tạp của nền kinh tế thị trường... đã dẫn đến có rất nhiều nhân tố, nguyên nhân chủ quan và khách quan luôn tác động đến quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, DN cần phải tiến hành PTKD thường xuyên và định kỳ để nắm bắt kịp thời việc thực hiện mục tiêu ở mức độ nào? Còn mặt nào hạn chế? Khó khăn, vướng mắc ở đâu? Khả năng dẫn đến rủi ro nhiều hay ít? v.v... Qua đó nhà quản trị mới đưa ra được những quyết định kinh tế phù hợp nhằm phòng ngừa rủi ro, hạn chế yếu điểm, tháo gỡ khó khăn một cách kịp thời. Như vậy, vai trò của PTKD là giúp nhà quản trị DN nhìn nhận đúng đắn về khả năng, sức mạnh, triển vọng cũng như những hạn chế, vướng mắc trong DN mình để có giải pháp phù hợp, đạt được mục tiêu mong muốn. Vậy, chức năng của PTKD là cung cấp cho nhà quản trị DN thông tin cụ thể về quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình và kết quả đó. Nói về mối liên hệ tích cực của PTKD đối với công tác quản lý, Lênin viết: "... những nhà kinh tế thực sự cầu thị cần phải thay thế việc soạn thảo những chương trình vô nghĩa bằng việc nghiên cứu những nhân tố, những con số và tài liệu, phân tích những kinh nghiệm thực tế của chúng ta và chỉ rõ: Sai lầm ở chỗ nào và phải sửa chữa sai lầm đó như thế nào..." [6]. Người đã dạy chúng ta cần phải hiểu rõ sai lầm ở đâu để sửa chữa kịp thời bởi vì trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi sai lầm. Nếu không có sự phân tích, xét đoán kịp thời thì có thể sẽ mắc sai lầm lớn hơn, đặc biệt trong trường hợp quá coi trọng thành tích đã đạt được càng nguy hiểm hơn, sẽ không nhận thức đúng thực trạng tình hình. Người viết: Các nhà kinh tế, các cán bộ làm thống kê không được ba hoa về kế hoạch nói chung mà phải đi sâu nghiên cứu tỉ mỉ việc hoàn thành các kế hoạch, xem xét những tồn tại của mình trong thực tế công tác này để có biện pháp khắc phục những tồn tại, khuyết điểm ấy. Chúng ta sẽ không biết gì hết nếu chúng ta thiếu sự nghiên cứu tỉ mỉ như thế... [6]. Mục đích của PTKD không chỉ dừng lại ở đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu (các chỉ tiêu kinh tế) mà còn phải chỉ rõ DN đã sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuất và lực lượng lao động ra sao? áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như thế nào? Có những yếu điểm gì cần khắc phục, đồng thời cũng chỉ ra nguồn dự trữ tiềm năng của DN còn chưa được khai thác sử dụng. Kết quả cuối cùng của PTKD phải là những kiến nghị cụ thể về cách sử dụng tốt hơn các nguồn lực của DN trên cơ sở giải quyết những vấn đề quản lý, có thể thay đổi cách sử dụng nguồn lực như bố trí sắp xếp lại lao động, thay đổi nguồn cung cấp chủ yếu, thay đổi phương án sản xuất, khai thác hiệu quả hơn máy móc thiết bị bằng phương án bổ sung v.v... Kết quả phân tích có tác dụng đối với cả ba giai đoạn của quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch. Những ý kiến đề xuất trong phân tích định kỳ là cơ sở cho nhà quản trị lập kế hoạch sát thực và khả thi. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, dựa vào kết quả phân tích thường xuyên, nhà quản trị DN sẽ kiểm soát được tiến độ thực hiện kế hoạch, thấy rõ những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ kịp thời, khi cần thiết có thể điều chỉnh lại kế hoạch, cân đối lại việc sử dụng các yếu tố sản xuất để sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường. ở giai đoạn kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, PTKD giúp nhà quản trị nhận thức rõ hơn về quá trình và kết quả hoạt động để rút kinh nghiệm cho lập kế hoạch kỳ sau. Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của phân tích kinh doanh cũng gắn liền với việc thực hiện yêu cầu, chức năng và mục đích của các hoạt động quản trị DN. KTQT và PTKD đều là công cụ quản lý quan trọng, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị DN. Vai trò, mục đích, chức năng của KTQT và PTKD đều xuất phát và gắn liền với việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản lý và điều hành hoạt động SXKD của nhà quản trị các cấp trong DN. Thông tin KTQT và PTKD cung cấp đều phục vụ cho quá trình quản lý và kiểm soát của nhà quản trị DN ở cả ba giai đoạn: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch. Đó là những "nguyên liệu chủ yếu" cho quá trình đưa ra các quyết định quản lý tối ưu của nhà quản trị DN. Tuy nhiên, giữa KTQT và PTKD có những điểm khác biệt nhất định nên vai trò, chức năng và mục đích của chúng cũng khác nhau. Những khác biệt cơ bản đó là: + KTQT sử dụng các phương pháp khoa học kế toán và các khoa học khác để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của DN một cách chi tiết, cụ thể hơn số liệu KTTC cung cấp. Nói một cách khác, KTQT trình bày và cung cấp thông tin kế toán ở dạng cụ thể, linh hoạt hơn, giúp nhà quản trị DN có được cái nhìn số liệu kế toán ở các góc độ khác nhau, từ đó nhận thức rõ ràng, cụ thể về quá trình hoạt động kinh doanh (đặc biệt đối với doanh thu, chi phí và kết quả), nên nhanh chóng đưa ra quyết định quản lý phù hợp. PTKD không thực hiện thu thập số liệu mà sử dụng những số liệu, tài liệu đã được tổng hợp từ các loại hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán kế toán (cả KTQT và KTTC) để phân tích đánh giá kết quả hoạt động SXKD theo hệ thống chỉ tiêu kế hoạch (dự toán) hay nhiệm vụ SXKD mà DN đã đặt ra. Để xử lý và cung cấp thông tin, PTKD sử dụng các phương pháp so sánh, thay thế liên hoàn v.v..., không sử dụng các phương pháp kế toán. Do vậy thông tin PTKD cung cấp không chỉ thể hiện mức độ thực hiện các chỉ tiêu mà còn chỉ rõ sự ảnh hưởng của các nhân tố và nguyên nhân cụ thể đến kết quả đó, giúp nhà quản trị thấy rõ nhân tố và nguyên nhân tích cực để phát huy, nhân tố và nguyên nhân tiêu cực cần loại bỏ. + Các nhân viên trong phòng kế toán (hay nhân viên KTQT) thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT. Còn thông tin PTKD có thể do phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh hoặc các phòng ban chức năng khác cung cấp. Cũng có thể do bộ phận chức năng chuyên thực hiện PTKD cung cấp. + Thông tin thực hiện và tương lai trong KTQT đều xuất phát từ số liệu kế toán, thông qua quy trình kế toán, kết hợp với các thông tin khác trong và ngoài DN, và được cung cấp qua các báo cáo KTQT. Thông tin PTKD gồm phân tích thực hiện và phân tích dự báo không thông qua quy trình kế toán mà dựa trên số liệu kế toán, số liệu thống kê, hạch toán nghiệp vụ và các thông tin khác, thông qua quy trình PTKD và được cung cấp qua các báo cáo PTKD. + Trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT, các kế toán viên có thể thực hiện phân tích các chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo KTQT hay chỉ tiêu kinh tế - tài chính khác. Đó cũng là một phần công việc của PTKD, nhưng thường không chú trọng phân tích kỹ các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng như quá trình PTKD. Còn quá trình PTKD không thực hiện KTQT mà chỉ sử dụng thông tin do KTQT cung cấp. + Thông tin KTQT chủ yếu phục vụ cho nhà quản trị các cấp, và thường có tác dụng cho từng kỳ kinh doanh hay từng quyết định quản lý cụ thể. Thông tin PTKD cung cấp không chỉ có tác dụng đối với nhà quản trị DN mà còn tác dụng đối với mọi thành viên trong DN, và cả những đối tác có quan hệ và lợi ích kinh tế với DN. Thông tin PTKD có thể sử dụng cho nhiều kỳ kinh doanh hay nhiều loại quyết định quản lý khác nhau. v.v... + KTQT và PTKD đều thực hiện việc kiểm tra, đánh giá quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN nhưng nội dung và phạm vi của PTKD thường rộng và sâu hơn KTQT. Tóm lại, KTQT và PTKD là những công cụ quản lý quan trọng không thể thiếu trong quản lý vi mô, giúp nhà quản trị các cấp trong DN quản lý và điều hành có hiệu quả hoạt động SXKD, hoạch định chương trình SXKD hợp lý trong tương lai. Trong điều kiện SXKD theo cơ chế thị trường, KTQT và PTKD càng trở nên cần thiết, giúp cho DN luôn chủ động đưa ra những biện pháp ứng phó phù hợp, kịp thời, nâng cao hiệu quả SXKD, đứng vững và không ngừng phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt. 1.2. Các quan điểm cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp 1.2.1. Các quan điểm cơ bản về tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp Tổ chức KTQT khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng, đáng tin cậy, kịp thời và đảm bảo tiết kiệm chi phí, nói cách khác là đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. Việc tổ chức KTQT là vấn đề phức tạp, cần phải chú ý đến các nhân tố ảnh hưởng để tổ chức cho phù hợp. Có thể kể đến bốn nhóm nhân tố cơ bản cần xem xét khi tổ chức KTQT trong DN, đó là: Nhóm 1: ảnh hưởng bởi loại hình kế toán áp dụng Đây là yếu tố quan trọng, có tính quyết định đến mô hình tổ chức KTQT trong DN. Các nước trên thế giới đang tồn tại 6 loại hình kế toán cơ bản là: kế toán quỹ (kế toán tiền mặt), kế toán tĩnh, kế toán động, kế toán phục vụ mục đích thuế, kế toán kinh tế vĩ mô, kế toán hiện tại hóa. Trong đó việc lựa chọn kế toán tĩnh hay kế toán động thường được coi là cốt lõi để xây dựng mô hình kế toán DN của từng quốc gia, trong đó kết hợp với các đặc điểm của kế toán thuế và kế toán vĩ mô. Kế toán tĩnh theo nguyên tắc "giả định doanh nghiệp bị thanh lý định kỳ". Theo mô hình kế toán này, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu là kiểm tra xem tại một thời điểm nhất định nào đó, việc thực hiện các tài sản có cho phép trả nợ hay không? Do vậy, chỉ những tài sản thuộc quyền sở hữu của DN mới được ghi nhận và phản ánh trên bảng cân đối kế toán. Kế toán động theo nguyên tắc "giả định DN hoạt động liên tục". Theo mô hình kế toán này, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu đánh giá hiệu quả của một DN trong từng thời kỳ trên cơ sở các tài sản hiện đang sử dụng, các khả năng mang lại lợi ích kinh tế cho DN. Tài sản đó có thể không phải thuộc quyền sở hữu mà chỉ thuộc quyền sử dụng, kiểm soát lâu dài của DN. Căn cứ vào loại hình kế toán áp dụng, các nước trên thế giới phân thành hai khối tương đối khác biệt nhau về kế toán: Khối các nước Anglosaxon như Anh, Mỹ, Canađa, Bulgari, Hà Lan, các nước thuộc địa cũ của Anh ở châu Phi... lựa chọn loại hình kế toán động. Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán được chia thành KTQT và KTTC, trong đó KTTC để công bố công khai những thông tin tài chính, còn KTQT nhằm cung cấp thông tin dành riêng phục vụ quản trị DN. Khối các nước tổ chức kế toán theo mô hình truyền thống Pháp như Pháp, Đức, ý, Rumani, Hunggari, Nhật, các nước thuộc địa cũ của Pháp ở châu Phi... lựa chọn kế toán tĩnh (kế toán tổng quát) cho mục đích công bố công khai tài chính, thuế và kế toán động (kế toán phân tích) cho mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN. Như vậy, kế toán giành cho nhà quản trị là KTQT của khối các nước Anglosaxon và kế toán phân tích của khối các nước theo kế toán truyền thống Pháp đều là kế toán động, phụ thuộc yêu cầu quản lý của DN. Các mô hình kế toán khác nhau cho phép thiết lập hệ thống kế toán khác nhau. Theo PGS.TS Vương Đình Huệ thì "Kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ lần cải cách 1995 đến nay cơ bản được thiết kế theo loại hình kế toán động" [56]. Việc lựa chọn loại hình kế toán động là chủ đạo dẫn đến việc tổ chức kế toán ở Việt Nam theo kiểu "nhất nguyên chính thống", sẽ ảnh hưởng nhiều đến tổ chức KTQT trong các DN Việt Nam mà chúng tôi sẽ bàn đến nhiều hơn trong phần tới. Nhóm 2: ảnh hưởng bởi tính chất, loại hình kinh doanh, quy mô, phạm vi hoạt động của từng DN KTQT theo dõi chi tiết, cụ thể các mặt hoạt động SXKD của DN nên loại hình DN khác nhau (DN thương mại hay DNSX) có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức KTQT trong DN: Đối với DNSX trọng tâm của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về các yếu tố sản xuất, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, còn đối với các doanh nghiệp thương mại trọng tâm của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về quá trình mua hàng, bán hàng, doanh thu và kết quả. DN có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng rãi đòi hỏi việc tổ chức KTQT phức tạp hơn, công phu hơn để theo dõi chi phí, kết quả và đánh giá trách nhiệm, trình độ quản lý của từng bộ phận, từng trung tâm trong DN và ngược lại. Nhóm 3: Phụ thuộc vào đặc điểm quy trình công nghệ, tính chất loại hình sản xuất sản phẩm DN có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, gồm nhiều quy trình công nghệ đòi hỏi việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về chi phí sản xuất - giá thành nửa thành phẩm, thành phẩm cho từng giai đoạn công nghệ và thành phẩm cuối cùng sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với DN có quy trình công nghệ sản xuất giản đơn, không chia nhỏ làm nhiều công đoạn. Mặt khác, nếu DN sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ sẽ tổ chức KTQT khác với DN sản xuất hàng loạt đại trà với khối lượng lớn. DN sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng sẽ tổ chức KTQT khác với DN sản xuất hàng loạt không theo đơn hàng. Nhóm 4: Phụ thuộc đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của DN Tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh của DN như thế nào thì KTQT phải tổ chức tương ứng để thu thập, xử lý thông tin và lập các báo cáo bộ phận về doanh thu, chi phí, kết quả... cho phù hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho quản trị DN. KTQT cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý nên tùy thuộc vào yêu cầu về thông tin cụ thể của các nhà quản lý mà tổ chức KTQT cho phù hợp. Nhà quản trị yêu cầu thông tin rõ ràng, cụ thể đến mức độ nào, cần tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đến mức độ ấy. Khi sản xuất ổn định, có thể nhà quản trị không cần loại thông tin cụ thể nào đó nữa thì không cần cung cấp để tiết kiệm thời gian và chi phí. Thông thường, yêu cầu về thông tin phụ thuộc vào nhận thức về vai trò, chức năng của thông tin và trình độ năng lực quản lý của nhà quản trị DN. Nhà quản trị có trình độ nhận thức và năng lực quản lý cao thường dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn để ra quyết định quản lý nên thường xuyên đòi hỏi được cung cấp thông tin thích hợp một cách đầy đủ, kịp thời. Ngược lại, nhà quản trị không nhận thức đúng vai trò của thông tin thường đưa ra các quyết định quản lý một cách võ đoán, thiếu cơ sở nên ít đòi hỏi, thậm chí không đòi hỏi thông tin KTQT. Sự ảnh hưởng của các nhóm nhân tố thường khác nhau đối với mỗi DN cụ thể. Do vậy, cần phải xem xét, phân tích đầy đủ các nhóm nhân tố trên để xác định thông tin cần cung cấp (xác định cụ thể yêu cầu) để tổ chức KTQT cho phù hợp, có thể đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin đồng thời tiết kiệm chi phí (không thu thập thông tin khi không cần thiết). Tùy thuộc ảnh hưởng của bốn nhân tố nói trên mà từng DN lựa chọn mô hình tổ chức KTQT cho phù hợp. Tuy nhiên, quan điểm về tổ chức công tác kế toán DN, bao gồm KTTC và KTQT thì thường thống nhất trong từng quốc gia. Hiện nay trên thế giới có hai quan điểm cơ bản về tổ chức công tác kế toán DN, đó là: * Quan điểm thứ nhất: Tổ chức KTQT kết hợp chặt chẽ với KTTC trong cùng một bộ máy. Theo quan điểm này, để thu nhận và xử lý thông tin KTQT, DN chỉ tiến hành mở các tài khoản chi tiết (theo từng cấp cần thiết) của hệ thống tài khoản sử dụng cho KTTC, xác định nội dung, phương pháp ghi chép trên các tài khoản chi tiết phù hợp với việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cụ thể. Phương pháp ghi chép trên tài khoản chi tiết (KTQT) là ghi đơn và có thể sử dụng hỗn hợp các thước đo hiện vật, giá trị, thời gian lao động. Sổ kế toán phục vụ cho KTQT được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý để đảm bảo tập hợp, hệ thống hóa những thông tin cần thiết, có thể ghi đồng thời với KTTC. Ưu điểm của cách tổ chức này: Bộ máy kế toán DN được tổ chức thống nhất, bao gồm các bộ phận kế toán theo các phần hành công việc kế toán. Mỗi phần hành kế toán đều thực hiện cả công việc KTTC và KTQT nên có thể kết hợp giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết từng chỉ tiêu, dễ phân công chuyên môn hóa và có điều kiện quản lý chặt chẽ khối lượng công việc của nhân viên kế toán, thuận lợi cơ giới hóa công tác kế toán, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác kế toán. Tuy nhiên, cách tổ chức này đòi hỏi người tổ chức phân công công việc phải hiểu được trình độ, năng lực cụ thể của nhân viên kế toán và phải xác định rõ công việc của KTTC và KTQT trong từng phần hành, tức là xác định rõ phần việc kế toán nào, loại thông tin nào cần cho việc lập BCTC và phần việc nào, loại thông tin nào phục vụ lập các báo cáo KTQT. Nó cũng yêu cầu nhân viên kế toán cần hiểu rõ công việc KTTC và KTQT. Hạn chế cơ bản của cách tổ chức này là: không thực hiện chuyên môn hóa theo từng loại KTTC và KTQT. Các nước thuộc khối kế toán Anglo-Saxon tổ chức KTQT theo quan điểm thứ nhất này. * Quan điểm thứ hai: Tổ chức KTQT độc lập với KTTC, KTQT sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán riêng biệt với KTTC. Trong phòng kế toán có bộ phận riêng thực hiện nội dung KTQT. Hệ thống tài khoản KTQT có thể sử dụng 3 hoặc 4 chữ số ký hiệu và cũng cần phải phân loại theo từng nội dung mà KTQT phản ánh. Các tài khoản được phân loại và quy định phương pháp ghi chép phản chiếu phù hợp những nội dung cơ bản của KTQT, nhằm tạo ra sự phối hợp cung cấp thông tin phục vụ quản lý. KTQT thực hiện lập dự toán từng loại công việc cho từng bộ phận, sau đó tập hợp số liệu thực tế về kế toán chi phí, giá thành, kết quả kinh doanh... có liên quan (trực tiếp hoặc phân bổ) để lập báo cáo KTQT cần thiết. Ưu điểm của cách tổ chức này là: tạo điều kiện chuyên môn hóa KTQT nên thông tin được cung cấp đầy đủ kịp thời theo yêu cầu quản trị. Tuy nhiên sẽ tốn kém thời gian và chi phí hơn vì phải tăng thêm trong khâu luân chuyển chứng từ và xử lý kế toán. Do vậy, DN cần phải phân định rõ ranh giới giữa KTQT và kế toán chi tiết phục vụ lập BCTC. Hạn chế cơ bản của cách tổ chức này là: không có sự kết hợp giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết từng chỉ tiêu nên có thể dẫn đến nhà quản trị không có được cái nhìn nhất quán nếu chỉ dựa vào thông tin KTQT. Khối các nước thực hiện kế toán theo mô hình truyền thống Pháp tổ chức KTQT (kế toán phân tích) theo quan điểm này. Các DN Việt Nam có thể áp dụng một trong hai quan điểm tổ chức KTQT trên (Nhà nước không bắt buộc). Nhưng cần phải nhận thức rằng, KTQT cần phải tổ chức theo mô hình phù hợp nhất, nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho yêu cầu công tác quản lý, phù hợp với từng quyết định kinh doanh cụ thể, đồng thời dễ dàng cho người thực hiện và phải đảm bảo tính hiệu quả trong công tác kế toán. Theo quan điểm đó, KTQT trong các DN Việt Nam nói chung, các DNNN nói riêng trong thời gian hiện nay nên tổ chức KTQT theo quan điểm kết hợp KTTC và KTQT sẽ thuận lợi hơn, hợp lý hơn bởi những lý do cơ bản sau: (1) Hệ thống kế toán Việt Nam hiện nay được tổ chức chủ yếu theo mô hình kế toán động, nên tổ chức kết hợp KTTC và KTQT sẽ phù hợp với xu thế chung của thế giới - khối Anglo-Saxon. Điều đó cũng dẫn tới tiết kiệm thời gian và chi phí do KTTC và KTQT thực hiện trên cùng hệ thống chỉ theo dõi chi tiết thêm cho mục đích quản trị DN. (2) Trình độ cán bộ kế toán của các DN Việt Nam hiện nay chưa cao nên nếu kế toán trưởng xác định rõ yêu cầu cần thu thập, xử lý thông tin cho quản trị DN trong từng phần hành để phân công cho nhân viên kế toán thì họ sẽ thực hiện tốt hơn là bố trí nhân viên nào đó chuyên thực hiện KTQT, vì họ đã quen với mảng công việc đó, chỉ cần chuyên sâu hơn thêm phần việc KTQT. Đồng thời sẽ không làm đảo lộn cấu trúc hoặc cồng kềnh thêm bộ máy kế toán DN vốn đang cần tinh giảm, gọn nhẹ. (3) Việc thu nhận, xử lý thông tin KTTC và KTQT từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc cung cấp số liệu đều dựa trên cùng một thông tin đầu vào là chứng từ gốc sẽ thuận tiện cho cơ giới hóa công tác kế toán. (4) Đối với các DNNN, việc tổ chức KTTC và KTQT cần có mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau để tiện cho việc quản lý, kiểm soát, đối chiếu của Nhà nước khi cần thiết vì Nhà nước chính là người chủ sở hữu lớn nhất của loại hình DN này. Tuy nhiên, sự quản lý, kiểm soát của Nhà nước phải theo cơ chế quản lý đảm bảo quyền tự chủ của các DNNN. Cũng cần nhận thức về hạn chế của mô hình này trong việc chuyên môn hóa theo KTTC và KTQT nên có thể cung cấp thông tin không kịp thời cho quản trị DN. Điều đó cần phải khắc phục bằng cách nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán đồng thời quy định cụ thể về loại thông tin cần cung cấp, thời gian cung cấp cụ thể... để các nhân viên kế toán thực hiện tốt công việc của mình, đảm bảo tiến độ chung. 1.2.2. Các quan điểm cơ bản về tổ chức phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp PTKD cũng là một công cụ kinh tế quan trọng phục vụ quản trị DN nên tổ chức PTKD như thế nào là tùy thuộc từng DN cụ thể, không có mô hình chung cho tất cả mọi loại hình DN. Tổ chức PTKD trong DN phụ thuộc vào các nhóm nhân tố chủ yếu sau: Nhóm 1: Phụ thuộc vào quy mô và địa bàn hoạt động của DN Những DN có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động trong phạm vi hẹp thì bộ máy PTKD sẽ gọn nhẹ hơn, có thể chỉ tập trung ở phòng kế toán hay bộ phận chức năng chuyên phân tích. Ngược lại, đơn vị có quy mô lớn, địa bàn phân tán cần tổ chức phân tích cả ở các bộ phận chức năng và từng bộ phận hoạt động riêng biệt. Nhóm 2: Phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại hình dịch vụ của đơn vị Đối với những đơn vị sản xuất kinh doanh ổn định, ít chịu tác động của thị trường và cạnh tranh thì không cần PTKD thường xuyên như các đơn vị hoạt động SXKD phức tạp, luôn chịu tác động của thị trường và cạnh tranh gay gắt. Nhóm 3: Phụ thuộc vào yêu cầu, trình độ, năng lực quản lý của nhà quản trị DN. Nhà quản trị DN nào có trình độ, năng lực quản lý cao, quan điểm thận trọng trong các quyết định quản lý thường đặt yêu cầu cao hơn đối với PTKD để có được thông tin liên quan kịp thời, có căn cứ khoa học và thực tiễn để đưa ra những giải pháp, những phương án tối ưu. Do vậy, PTKD phải được tổ chức thực hiện thường xuyên, chu đáo, tỉ mỉ ở nhiều bộ phận chuyên môn mới đưa ra thông tin có sự diễn giải rõ ràng nguyên nhân... làm cơ sở cho các quyết định quản lý. Ngược lại, nhà quản trị hạn chế về năng lực, trình độ quản lý có thể đưa ra các quyết định quản lý không dựa trên đầy đủ thông tin thích hợp, thậm chí quyết định võ đoán, chỉ dựa trên kinh nghiệm của bản thân hay ước tính sơ bộ trên số liệu kế toán thì thường chỉ cần những phép so sánh đơn giản, không thực hiện phân tích thường xuyên. Các nhóm nhân tố ảnh hưởng có thể biểu hiện khác nhau ở mỗi DN. Do vậy, tổ chức PTKD ở từng DN có thể khác nhau, dựa vào chính những đặc điểm riêng có của đơn vị để tổ chức cho phù hợp, vừa đảm bảo có được kết quả PTKD theo yêu cầu quản lý cụ thể, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí hợp lý, nâng cao hiệu quả của PTKD. Trên giác độ chung hiện nay có hai mô hình tổ chức PTKD trong các DN như sau: * Mô hình thứ nhất: Không tách biệt PTKD thành bộ phận riêng biệt mà được thực hiện ở nhiều bộ phận theo các chức năng quản lý cụ thể, nhằm cung cấp và thỏa mãn thông tin cho các bộ phận quản lý được phân quyền, trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động và ra quyết định quản lý trong phạm vi quyền được trao đó, cụ thể: + Từng bộ phận (phân xưởng, tổ, đội, cửa hàng...) được phân quyền quản lý, kiểm soát hoạt động sản xuất và tiêu thụ như doanh thu, chi phí, kết quả, sản lượng sản xuất v.v... thực hiện phân tích tình hình thực hiện tiến độ sản xuất, tình hình chi phí qua phân tích báo cáo sản xuất, báo cáo thu nhập bộ phận... để phát hiện chênh lệch, tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp ứng phó kịp thời nhằm thực hiện thắng lợi các mục tiêu của bộ phận đó. + Phòng kế toán tổ chức phân tích chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả, tình hình tài chính... của toàn DN thông qua báo cáo tài chính, báo cáo sản xuất, thu nhập của các bộ phận gửi lên, cũng có thể phân tích hiệu quả đầu tư vốn ngắn hạn, dài hạn thông qua tài liệu về tình hình đầu tư v.v... từ đó cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, diễn biến của quá trình SXKD để nhà quản trị nhận thức tổng quát về thực trạng kinh tế của DN, khi cần sẽ cung cấp thêm thông tin chi tiết về những biến động (sai lệch) bất thường v.v..., từ đó nhà quản trị có được căn cứ xác đáng để đưa ra các quyết định đầu tư hay sử dụng nguồn lực của DN hiệu quả hơn, thực hiện tốt các mục tiêu của toàn DN. Mô hình này có ưu điểm cơ bản là có thể thực hiện phân tích thường xuyên ở các bộ phận trực thuộc để nhanh chóng nhận biết những sai lệch, từ đó đưa ra những biện pháp ứng phó nhạy bén, kịp thời, không để xảy ra trường hợp đáng tiếc, đặc biệt đối với những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán và các bộ phận được phân quyền hoạt động tương đối độc lập. Nó góp phần nâng cao trách nhiệm, năng lực, trình độ quản lý của từng bộ phận trong DN. Đồng thời nhà quản trị cấp cao có thể tập trung cho việc giải quyết những vấn đề trọng tâm cần trình độ, năng lực quản lý cao hơn... Mô hình này có hạn chế: Nếu không phân định nội dung rõ ràng, có thể trùng lặp phân tích giữa bộ phận hoạt động SXKD với phòng kế toán. Đồng thời nó yêu cầu phải chú ý bồi dưỡng trình độ cho cán bộ quản lý từng bộ phận để họ có được kỹ năng phân tích tốt, nếu không sẽ nhận thức sai lệch và đi đến những quyết định không phù hợp. Để thỏa mãn yêu cầu thông tin cho quá trình lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định, tổ chức PTKD phải làm sao thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của nhà quản trị từng cấp khác nhau. Do vậy, các DN hiện nay nên áp dụng mô hình tổ chức công tác PTKD này, đặc biệt đối với các DN có quy mô lớn, hoạt động phân tán trên địa bàn rộng hay quá trình SXKD luôn gặp phải những biến động bất thường, cần phải có những quyết định điều chỉnh kịp thời thì mô hình này càng phù hợp. * Mô hình thứ hai: Tổ chức một bộ phận chức năng riêng biệt chuyên làm công tác PTKD, đặt dưới sự kiểm soát trực tiếp của Ban giám đốc và làm tham mưu cho giám đốc (phòng, tổ, ban phân tích, tùy theo quy mô của DN) hoặc có thể trực thuộc phòng kế toán. Theo cách tổ chức này, bộ phận PTKD thực hiện phân tích toàn bộ các mặt hoạt động SXKD. Kết quả phân tích sẽ được cung cấp thường xuyên cho lãnh đạo cấp cao. Trên cơ sở đó, các thông tin đã được phân tích, diễn giải, tìm nguyên nhân và ý kiến đề xuất (kết quả phân tích) sẽ được lãnh đạo DN xem xét, phê chuẩn và truyền đạt từ trên xuống theo các kênh, căn cứ vào chức năng quản lý của từng cấp. Quá trình đánh giá, kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh, chấn chỉnh đối với từng bộ phận của DN được truyền từ Ban giám đốc xuống các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có liên quan. Mô hình tổ chức này có ưu điểm là: Ban giám đốc thường xuyên được cung cấp kịp thời những thông tin đã được phân tích sâu sắc, tỉ mỉ để nhận thức đúng thực trạng về quá trình và kết quả hoạt động SXKD của đơn vị, từ đó có căn cứ xác đáng để đưa ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động SXKD của đơn vị một cách kịp thời, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Ban giám đốc đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Hình thức này còn thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa đối với những người thực hiện công việc phân tích. Hạn chế của mô hình này là: công việc phân tích tập trung vào một bộ phận và kết quả phân tích chỉ cung cấp cho Ban giám đốc, nên nếu quy mô và địa bàn hoạt động của DN lớn, phân tán, có thể không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc chỉ đạo, điều hành SXKD ở các bộ phận, nên có thể xảy ra thiệt hại đáng tiếc cho lợi nhuận của đơn vị. Đồng thời, mọi diễn biến của hoạt động SXKD của đơn vị từ tổng quát đến chi tiết đều tập trung phản ánh cho ban giám đốc nên có thể ban giám đốc sẽ không tập trung chú ý đến những vấn đề trọng tâm cần giải quyết ("loãng" thông tin) hoặc lãng phí thời gian cho việc chú ý đến những vấn đề thuộc sự quản lý, giải quyết của cấp quản trị thấp hơn. Hơn nữa, các quyết định điều chỉnh của ban giám đốc đưa xuống có thể không kịp thời. Do vậy, mô hình tổ chức này chỉ phù hợp với những DN có quy mô nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung, quá trình SXKD thường ít chịu tác động thường nhật của môi trường và nguồn cung cấp... Mô hình này hiện nay ít được áp dụng do các DN có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động SXKD trên nhiều lĩnh vực và quá trình SXKD của DN thường chịu tác động thường xuyên bởi sự biến động của các yếu tố khách quan nên nhà quản trị DN cần có thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. 1.3. Tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp Theo trình bày ở mục 1.2, các DN Việt Nam hiện nay nên áp dụng mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC nên trong phần này, luận án chỉ tập trung trình bày nội dung tổ chức KTQT theo mô hình đó. Theo mô hình kết hợp, KTTC và KTQT được thực hiện trong cùng phòng chức năng. Do vậy, phòng kế toán của DN bao gồm các bộ phận (phần hành) kế toán kết hợp thực hiện cả KTTC và KTQT. Nhân viên kế toán đảm nhận từng bộ phận đồng thời thực hiện cả công việc KTTC và KTQT. Công việc chủ yếu về KTTC của từng bộ phận ở các DN đều tương tự như nhau vì đều nhằm phục vụ cho việc lập các BCTC có nội dung thống nhất cho tất cả các DN. Còn công việc về KTQT của từng bộ phận sẽ khác nhau ở mỗi DN do trình độ và yêu cầu quản lý vi mô ở từng DN thường khác nhau. Tuy nhiên, về khái quát chung, có thể chỉ ra nhiệm vụ chủ yếu của các nhân viên kế toán trong từng phần hành kế toán, bao gồm cả công việc KTTC và KTQT, theo mô hình sau: Bảng 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp Kế toán trưởng Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng Bộ phận kế toán TSCĐ, hàng tồn kho Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra Các nhân viên hạch Chức trách, nhiệm vụ về KTTC và KTQT của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của DN được thể hiện ở bảng 1.2. Bảng 1.2: Chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán Công việc đảm nhiệm cụ thể Phần việc kế toán tài chính Ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết làm cơ sở cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC Phần việc kế toán quản trị Lập các dự toán (kế hoạch), ghi chép số liệu chi tiết theo từng chỉ tiêu đã lập dự toán, phân tích số liệu để lập báo cáo KTQT cung cấp thông tin chi tiết về tình hình thực hiện các chỉ tiêu liên quan. Bảng trên đây nêu lên những công việc cơ bản mà kế toán phải thực hiện trong từng bộ phận kế toán của DN. Tuy nhiên, những công việc cụ thể mà từng bộ phận kế toán phải làm giữa các DN không giống nhau. Do vậy, tùy theo yêu cầu về thông tin KTQT cần cung cấp cho yêu cầu quản trị DN, tùy hình thức kế toán cụ thể áp dụng ở từng DN, tùy số lượng và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán ở DN... mà kế toán trưởng có thể phân công rõ ràng công việc cụ thể cho từng nhân viên, từng bộ phận trong phòng kế toán. Do yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm có thể khác nhau nên nội dung KTQT trong từng phần hành, từng DN cũng luôn thay đổi cho phù hợp. 1.3.2. Tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp 1.3.2.1. Tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin thực hiện (thông tin quá khứ) trong KTQT Phần này luận án chỉ trình bày quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thực hiện theo quy trình kế toán, không đề cập đến các loại thông tin ngoài quy trình kế toán phục vụ cho quản trị DN. Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận cụ thể có thể khác nhau, song toàn bộ công việc đều nằm trong quy trình kế toán thống nhất, vì vậy các bộ phận kế toán đều có liên quan mật thiết với nhau, không hoàn toàn tách biệt, do kế toán trưởng chi phối, điều hành trong một tổng thể thống nhất, cùng tiến hành thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động SXKD ở DN. Quá trình KTQT nói chung đều phải thực hiện bốn nội dung cơ bản: Tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.  Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong kế toán quản trị Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình hạch toán kế toán nên nó quyết định chất lượng của thông tin kế toán. KTTC và KTQT đều dựa vào hệ thống hạch toán ban đầu để thu nhận thông tin. Các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng phải thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở DN để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Các DN đều phải sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc để phục vụ KTTC, thu thập, hệ thống hóa thông tin cho việc lập các BCTC theo chế độ hiện hành. Đồng thời, để phục vụ cho mục đích KTQT, DN có thể thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống thông tin và lập được báo cáo KTQT theo yêu cầu quản lý nội bộ DN. Tiếp theo, cần quy định về việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ (lập chứng từ). Vì việc ghi chép vào chứng từ không phải hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà chủ yếu do những người làm việc ở các bộ phận khác nhau trong DN, nơi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu thực hiện, nên phải quy định rõ cách ghi nhận thông tin vào từng loại chứng từ sao cho hợp lý, hợp lệ, phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, đảm bảo kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ. Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan trong DN, giúp các bộ phận này có thể kiểm tra và ghi chép (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê) và phòng kế toán thu nhận, kiểm tra và ghi sổ kế toán được kịp thời, tránh trùng lắp, bỏ sót nghiệp vụ... Khi chứng từ được chuyển đến phòng kế toán, việc đầu tiên kế toán cần phải thực hiện là kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ. Kế toán có thể đề nghị ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ bất hợp lý. Như vậy, có thể có ý kiến trách móc nhân viên kế toán là đòi hỏi quá nhiều, thường gây khó dễ trong việc tiếp nhận chứng từ v.v..., nhưng từ đó những người có liên quan sẽ có ý thức trong việc lập chứng từ. Đây là việc làm rất quan trọng, bởi vì chứng từ kế toán là "nguyên liệu" của quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán. Chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp thức là yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy. Chứng từ không hợp lệ, hợp lý là chứng từ "hỏng", sẽ sản sinh ra thông tin không đáng tin cậy ví như nguyên liệu kém, mất phẩm chất không tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt. Nếu không kiểm tra chứng từ, coi thường và bỏ qua những sai sót trên chứng từ thì sẽ đưa đến tính bất hợp lý của số liệu kế toán, làm sai lệch thông tin, toàn bộ công việc kế toán sẽ trở nên vô nghĩa, thậm chí mang lại hậu quả đáng tiếc. Chính vì vậy, kế toán luôn phải nghiêm khắc xét duyệt chứng từ trước khi chấp nhận và phải thực hiện thường xuyên, liên tục. Trong điều kiện DN xây dựng được hệ thống định mức khoa học, hợp lý, có thể thiết kế những chứng từ báo động khi phản ánh những biến động vượt định mức về vật tư, lao động... (có thêm dấu hiệu riêng biệt) thì kế toán phải đặc biệt chú ý đến những chứng từ đặc biệt này, tìm hiểu nguyên nhân, nếu cần thiết phải phản ánh ngay cho người có trách nhiệm liên quan biết để có giải pháp phù hợp, nhằm sử dụng tiết kiệm vật tư, lao động, tiền vốn trong sản xuất. Hạch toán ban đầu chính xác, trung thực, kịp thời rất quan trọng nhưng rất khó thực hiện. Vì vậy lãnh đạo và kế toán trưởng DN phải quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra chặt chẽ quá trình hạch toán ban đầu ở mọi bộ phận trong DN, nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán.  Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán quản trị Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, sử dụng để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo kế toán. Việc xác định hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với từng DN là điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản lý của DN. Điều đó tùy thuộc chuẩn mực, chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia. ở một số quốc gia (điển hình như Mỹ), Nhà nước không quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà chỉ quy định chung về loại tài khoản, nên việc xác định số lượng, tên gọi, nội dung cụ thể của từng tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN cụ thể. ở Việt Nam, do Nhà nước có chức năng tổ chức và quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân nên Nhà nước đã ban hành chế độ kế toán, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho từng lĩnh vực: hệ thống tài khoản kế toán DN, hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán dùng cho ngân hàng v.v... Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất chỉ quy định các tài khoản kế toán cấp 1 và một số tài khoản cấp 2 cần thiết, đủ để phản ánh tài sản và sự vận động tài sản của các đơn vị thuộc từng lĩnh vực để có thể lập được BCTC định kỳ ở các DN (nhằm thống nhất các BCTC). Các DN phải căn cứ vào phạm vi, quy mô, nội dung hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ của DN mình để xác định các tài khoản cấp 1, 2 cần sử dụng trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, không được quyền mở thêm các tài khoản cấp 1 không có trong hệ thống tài khoản thống nhất, nếu muốn mở thêm phải xin ý kiến của cơ quan chủ quản và Bộ Tài chính và phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính. Để phục vụ KTQT, các DN có thể mở các tài khoản chi tiết các cấp 2, 3, 4... ở mức độ cần thiết. Tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độ nào mà DN mở tài khoản chi tiết cho phù hợp. Tuy nhiên, yêu cầu về thông tin KTQT chi tiết, cụ thể đến mức độ nào phải được đưa ra từ khi lập kế hoạch (dự toán) đến khi hạch toán kế toán để có căn cứ kiểm soát, so sánh đánh giá, phân tích khi sử dụng thông tin kế toán. Đồng thời phải chú ý đến tính hiệu quả của công tác kế toán. Nếu chi phí hạch toán quá cao, tốn kém nhiều thời gian hoặc khó thực hiện bằng phương pháp kế toán, thì có thể phải sử dụng các phương pháp ngoài hạch toán để xử lý và cung cấp thông tin, phục vụ yêu cầu quản trị DN. Mặt khác, thiết kế tài khoản trong KTQT phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán. Đặc biệt trong trường hợp DN xử lý thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải tiến hành mã hóa các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy luật nhất định để tiện lợi cho hạch toán và quản lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán theo yêu cầu quản trị DN.  Tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức ghi chép trên sổ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để thu nhận và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của DN, nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính. Sổ kế toán được thiết kế theo các mẫu có kết cấu phù hợp để tiện lợi cho việc ghi chép, phân loại, hệ thống hóa thông tin theo tài khoản kế toán tổng hợp, theo tài khoản kế toán chi tiết hoặc kết hợp giữa tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh theo các chỉ tiêu kinh tế - tài chính ở các tài khoản cấp 1. Nó dùng để thu nhận và cung cấp thông tin một cách khái quát, tổng hợp theo đối tượng quản lý chung. Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, tỉ mỉ, cụ thể số liệu đã ghi ở sổ kế toán tổng hợp nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận phụ thuộc, phục vụ cho quản trị DN. Sổ kế toán kết hợp tổng hợp và chi tiết ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu trên tài khoản cấp 1 và chi tiết của nó trên cùng trang sổ nhằm đơn giản hóa công tác kế toán trong trường hợp số liệu chi tiết không nhiều. Loại sổ này cũng có tác dụng phục vụ cho quản trị DN. Như vậy, hệ thống sổ kế toán phục vụ cho quản trị DN chính là hệ thống sổ kế toán chi tiết (hoặc kết hợp chi tiết và tổng hợp). Để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu quản trị DN, cần chú ý số lượng sổ, mẫu sổ, loại sổ và các chỉ tiêu cần phản ánh trong sổ KTQT phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin, trình độ năng lực của nhân viên kế toán trong DN. Nhà quản trị DN cần loại thông tin gì, chi tiết đến mức độ nào (theo địa điểm, thời gian, yếu tố cấu thành) phải được thể hiện khi thiết kế mẫu sổ, cũng phải phù hợp với mức độ chi tiết của tài khoản và nội dung phản ánh trên các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc lập các báo cáo KTQT cần thiết. Dựa vào các chứng từ kế toán, kế toán viên từng bộ phận (phần hành) kế toán thực hiện ghi vào sổ kế toán liên quan theo thời gian và theo hệ thống của đối tượng trên sổ chi tiết đó. Việc ghi sổ kế toán chi tiết có thể đồng thời với ghi sổ kế toán tổng hợp hoặc tách rời độc lập. Nhưng theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT thì nên ghi chép đồng thời theo một thông tin đầu vào để đảm bảo tính thích ứng và hiệu quả của công tác kế toán, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì việc ghi sổ đồng thời thường được cài đặt sẵn trong chương trình kế toán nên rất dễ dàng thực hiện.  Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho quản trị doanh nghiệp Hệ thống báo cáo KTQT là phương tiện để cung cấp thông tin mà KTQT đã thu nhận, xử lý và hệ thống hóa theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhất định, nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin cụ thể cho nhà quản trị DN. Để KTQT có thể cung cấp những thông tin hữu ích giúp các nhà quản trị DN đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, cần thiết phải tổ chức hệ thống báo cáo KTQT khoa học, hợp lý, từ đó cung cấp thông tin mọi mặt về quá trình hoạt động SXKD của DN theo yêu cầu cụ thể của từng nhà quản trị các cấp khác nhau trong DN. Các DN Việt Nam đều có thể áp dụng mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC, nhưng hệ thống báo cáo KTQT không giống nhau vì nó còn phụ thuộc phạm vi, quy mô, loại hình sản phẩm, dịch vụ, đặc điểm tổ chức SXKD, yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN. Đặc biệt nó còn phụ thuộc vào yêu cầu thông tin cụ thể cho quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm, cũng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của cán bộ kế toán nói chung, kế toán trưởng DN nói riêng. Như vậy, ở các DN khác nhau, số lượng báo cáo KTQT, nội dung thông tin cần báo cáo và kết cấu mẫu biểu báo cáo KTQT rất khác nhau, mà nó cũng thay đổi giữa các thời kỳ ngay cả trong một DN vì yêu cầu thông tin cho quản trị DN luôn có sự biến động. Trên giác độ chung nhất, các DN thường lập các báo cáo KTQT để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật tư, tài sản, nguồn vốn cụ thể; các báo cáo KTQT để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của từng bộ phận và toàn bộ DN v.v... Để lập báo cáo KTQT, cần phải tổ chức thu nhận và xử lý thông tin phù hợp, tức là phải tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phục vụ cho mục đích thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tương ứng cần phản ánh trong báo cáo KTQT. Ngoài ra, để lập báo cáo KTQT còn cần thông tin từ các bộ phận khác như thống kê, kế hoạch, PTKD v.v... Tóm lại, báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quá trình KTQT nên việc tổ chức hệ thống báo cáo KTQT có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định chất lượng, hiệu quả của thông tin do KTQT cung cấp. Tùy theo sự phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu để có thể xác định nội dung và thiết kế mẫu biểu báo cáo, lựa chọn phương pháp lập báo cáo cho phù hợp. Do tính linh hoạt của KTQT nên không có mẫu biểu thống nhất cho mọi DN. Nhưng căn cứ vào những nguyên tắc cơ bản và yêu cầu quản lý đối với những chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu trong DN, Nhà nước có thể ban hành các tài liệu hướng dẫn về thiết kế mẫu biểu một số dạng báo cáo KTQT cơ bản để giúp cho các DN Việt Nam nói chung, DNNN nói riêng thuận lợi hơn trong việc tổ chức KTQT trong những ngày đầu bỡ ngỡ hiện nay. 1.3.2.2. Tổ chức thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị Để quản lý và điều hành SXKD có hiệu quả, nhà quản trị DN không chỉ cần thông tin quá khứ mà còn cần thông tin liên quan đến tương lai. Đó là những thông tin rất cần thiết cho chủ DN trong tác nghiệp kinh doanh hàng ngày để ứng phó với thị trường luôn biến động, chủ động phòng ngừa rủi ro cũng như xác định sách lược, chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai, từ đó giúp DN phát triển đúng hướng và đạt được mục tiêu đã lựa chọn. Những thông tin liên quan đến tương lai ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị DN bao gồm rất nhiều loại, như thông tin về thị trường trong nước, khu vực và quốc tế; thông tin về đường lối, chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, của ngành; khả năng phát triển và chiến lược kinh doanh của các DN cùng loại, của các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước; sự biến đổi của thị trường các yếu tố đầu vào của DN; khả năng huy động và phát triển các nguồn lực cho sản xuất, khả năng tiến triển của doanh thu, chi phí và kết quả của DN; thông tin về sự phát triển của khoa học công nghệ, kỹ thuật sản xuất v.v... Tuy nhiên, không phải toàn bộ thông tin tương lai đều thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý của nhà quản trị DN. Để nhanh chóng đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với từng tình huống cụ thể, nhà quản trị cần phải được cung cấp đầy đủ những thông tin thích hợp, đặc biệt là những thông tin thích hợp có liên quan đến tương lai. Việc thu thập thông tin tương lai nào là tùy thuộc vào loại hình DN, tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý của nhà quản trị trong từng DN cụ thể. Quy trình thu thập thông tin tương lai nói chung phải thực hiện qua ba bước cơ bản sau: * Bước 1: Xác định loại thông tin cần thu thập. Mỗi loại thông tin có ảnh hưởng khác nhau đến quyết định quản lý của nhà quản trị DN. Nếu được cung cấp những thông tin phù hợp, kịp thời sẽ giúp cho nhà quản trị tập trung chú ý và nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn, nếu thông tin không phù hợp sẽ tốn kém thời gian cho phân tích, sử dụng thông tin, thậm chí đưa đến những quyết định sai lầm. Do vậy, cần xác định đúng loại thông tin cần thu thập; xử lý và cung cấp cho nhà quản trị trong mỗi tình huống cụ thể. Việc xác định thông tin cần thu thập cần dựa trên hai căn cứ cơ bản sau: - Dựa vào mục đích sử dụng thông tin: Nhà quản trị cần loại thông tin gì thì tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp loại thông tin đó. Có thể nhà quản trị đặt ra yêu cầu cụ thể về thông tin cần cung cấp cho kế toán. Trong một số trường hợp, có thể kế toán cần phải chủ động biết được loại thông tin cần thiết (dựa trên kinh nghiệm nghề nghiệp và khả năng chuyên môn nghiệp vụ của bản thân) để tư vấn cho nhà quản trị khi cần thiết. - Dựa vào điều kiện thu thập thông tin cụ thể: Để đưa ra một quyết định quản lý, nhà quản trị cần nhiều loại thông tin khác nhau, nhưng phải tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà thu thập loại thông tin nào cho phù hợp. Nếu chi phí quá lớn cho việc thu thập thông tin hoặc thông tin thu thập được không đủ cơ sở vững chắc, độ tin cậy không cao thì phải tìm nguồn thông tin khác thay thế, bởi vì dựa vào thông tin không chính xác hoặc chi phí thu thập quá cao có thể còn nguy hại hơn cho lợi ích của DN. * Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị Thông tin liên quan đến tương lai phục vụ cho quản trị DN có thể là thông tin trong nội bộ DN hay thông tin bên ngoài. Thông tin trong nội bộ DN có thể thu thập dựa vào số liệu hạch toán kế toán, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và các nguồn số liệu, thông tin liên quan khác. Thông tin bên ngoài DN có thể thu thập dựa vào các số liệu thăm dò, khảo sát thực tế, các sách báo, tạp chí chuyên ngành trong và ngoài nước và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Để thu thập thông tin tương lai cần dựa vào thông tin thực hiện và những thông tin dự báo có liên quan mà DN đã thu thập được. Thông thường, thu thập thông tin tương lai trong KTQT bao gồm những nội dung cơ bản sau: + Thu thập các thông tin đã thực hiện có liên quan đến chỉ tiêu từ các nguồn số liệu hạch toán (3 loại) trong đó chủ yếu là hạch toán kế toán, từ các báo cáo tổng kết, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trường... mà DN đã thực hiện. + Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong thời gian tiếp theo dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực tế kỳ trước (nếu không có định mức)... khả năng về các nguồn lực cụ thể của DN và các nguồn thông tin khác có liên quan đến chỉ tiêu. + Tính ra số liệu dự báo (sát đúng) có thể thực hiện được đối với từng chỉ tiêu ở cuối kỳ theo công thức sau: Số liệu dự báo thực hiện được của chỉ tiêu ở cuối kỳ = Số liệu thực tế đã thực hiện được của từng chỉ tiêu (từ đầu kỳ) + Kết quả ước tính sẽ thực hiện được của chỉ tiêu (cho đến cuối kỳ) * Bước 3: Lập báo cáo KTQT, trình bày và cung cấp những thông tin tương lai cho nhà quản trị DN Các báo cáo KTQT trình bày và cung cấp những thông tin liên quan đến tương lai cần lập cho từng chỉ tiêu cụ thể, phù hợp từng tình huống ra quyết định. Những số liệu đưa ra phải được diễn giải cụ thể về căn cứ tính toán để nhà quản trị có thể hiểu được, tin cậy được hoặc có những căn cứ cụ thể để soát xét lại trước khi sử dụng, tránh xảy ra những sai lầm đáng tiếc. 1.4. Tổ chức phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp 1.4.1. Tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích Trong phần 1.2.2.2 luận án đã phân tích và chỉ ra rằng mô hình tổ chức PTKD ở phòng ban chức năng kết hợp với các bộ phận SXKD, nếu cần có thể tổ chức thêm một nhóm chuyên trách phân tích để tổng hợp tình hình, là mô hình có nhiều ưu điểm, phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời cung cấp kịp thời kết quả phân tích cho việc chỉ đạo các hoạt động SXKD của đơn vị. Trong nội dung phần này, luận án trình bày cụ thể hơn về việc tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích theo mô hình kết hợp này. Công việc phân tích có thể do giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu được giám đốc ủy quyền) phân công cho từng bộ phận. Thông thường có thể phân công như sau: + Phòng kế hoạch, vật tư: Thực hiện phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất trên những chỉ tiêu chủ yếu, phân tích tình hình cung ứng vật tư theo từng nguồn cung cấp chủ yếu về số lượng, thời hạn, quy cách, chất lượng, giá cả... theo hợp đồng cung ứng hoặc theo kế hoạch đã lập. + Phòng kinh doanh: Phân tích sự biến động thị trường, tình hình thay đổi thị phần các sản phẩm chủ yếu của DN, dự đoán xu hướng phát triển sản phẩm của DN, tình hình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu theo đơn đặt hàng (hay theo kế hoạch tiêu thụ), kế hoạch vận chuyển... + Phòng tổ chức hành chính: Phân tích tình hình tăng giảm lao động, tình hình đào tạo tay nghề cho lao động v.v... + Phòng kế toán - tài chính: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, nhiệm vụ hạ giá thành so sánh được, tình hình lãi (lỗ), tình hình thanh toán với các đơn vị cung ứng và tiêu thụ, tình hình dự trữ nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, tình hình huy động và sử dụng vốn... trong đó đảm nhiệm cả phân tích những chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo tài chính... + Các phân xưởng (tổ, đội) sản xuất: Phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất của phân xưởng, tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu, định mức lao động và chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm, tình hình dự trữ sản phẩm dở dang, bán thành phẩm... căn cứ vào các báo cáo KTQT bộ phận. Khi thực hiện công việc phân tích, có thể huy động thêm các cán bộ đoàn viên, công đoàn tích cực, hiểu biết ở các bộ phận và các cán bộ kỹ thuật tham gia, tìm nguyên nhân thực tế tác động đến quá trình và kết quả hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn DN, đồng thời họ có thể chỉ ra những khả năng tiềm tàng có thể khai thác sử dụng để tăng sản lượng, hạ giá thành, tăng lợi nhuận. v.v... Trên đây chỉ là mô hình chung có thể áp dụng cho DN. Tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu và trình độ quản lý cụ thể, các DN có thể phân công nhiệm vụ khác nhau cho từng bộ phận chức năng của DN cho phù hợp. ở DN có quy mô lớn, tính chất sản xuất phức tạp, có thể tổ chức thêm một tổ chuyên trách PTKD do một vài người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế về kinh tế - kỹ thuật đảm nhiệm. Và khi cần thiết có thể mời thêm chuyên gia tài chính - kế toán trong các trường đại học, Viện nghiên cứu... tham gia để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị DN. Ngược lại, DN có quy mô nhỏ, có thể công việc phân tích chỉ do phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đảm nhiệm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Nói chung, cần tổ chức linh hoạt để đảm bảo vừa cung cấp thông tin hữu ích cho quản trị DN, vừa tiết kiệm chi phí. Cũng cần lưu ý rằng, trong mô hình kết hợp phân tích giữa các bộ phận chức năng và phòng kế toán thì trọng tâm chủ yếu là phòng kế toán. Phòng ban, bộ phận chức năng có nhiệm vụ xét duyệt và đánh giá các mặt công tác có liên quan, nhưng chỉ ở từng mặt nhất định (tuy rằng rất quan trọng) mà họ không thể tổng hợp để đánh giá toàn diện những kết quả mà DN đã đạt được trong toàn bộ các mặt hoạt động. Phòng kế toán là nơi tập hợp đầy đủ tình hình về cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và kết quả tài chính. Do vậy trọng tâm của PTKD là do phòng kế toán - tài chính đảm nhiệm và kế toán trưởng DN phải là người có trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo và điều hành PTKD trong DN. 1.4.2. Tổ chức công tác phân tích trong doanh nghiệp 1.4.2.1. Lựa chọn loại hình, chỉ tiêu, phương pháp phân tích a) Các loại hình phân tích Để đáp ứng yêu cầu thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành SXKD, trong tổ chức phân tích cần biết lựa chọn và kết hợp sử dụng các loại hình phân tích thích hợp. Các loại hình phân tích rất phong phú, đa dạng, tùy theo tiêu thức xem xét. (1)- Xét theo mối quan hệ với quá trình (thời điểm) sản xuất kinh doanh, phân tích chia làm ba loại: Phân tích trước, phân tích trong và phân tích sau quá trình sản xuất kinh doanh. + Phân tích trước quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm phục vụ cho việc lựa chọn phương án sản xuất, mục tiêu kinh doanh hay lập kế hoạch những chỉ tiêu kinh tế - tài chính. Phân tích trước thường dựa vào kết quả thực tế kỳ trước, hàng loạt kỳ trước kết hợp với phân tích các thông tin dự báo về tình hình thị trường, các mối quan hệ kinh tế, năng lực sản xuất thực tế và các nguồn lực khác có thể huy động trong DN. Loại phân tích này cung cấp thông tin giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp với thực tiễn, phòng ngừa rủi ro nên nó rất quan trọng với DN trong cơ chế thị trường. + Phân tích trong quá trình hoạt động (còn gọi là phân tích hiện tại hay phân tích tác nghiệp) là việc phân tích nhằm phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát thường xuyên quá trình thực hiện mục tiêu (kế hoạch) đề ra. Loại phân tích này thường dựa vào kết quả hạch toán (kế toán, nghiệp vụ, thống kê) của từng thời điểm và kế hoạch hoặc mục tiêu đã đặt ra. Nó cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch, những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ, những sai lệch cần điều chỉnh kịp thời để thực hiện tốt kế hoạch (mục tiêu) đã đề ra. + Phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch (mục tiêu) đã đề ra, xác định các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể, chỉ ra yếu tố tích cực, tiêu cực, những sai lầm, những tiến bộ... trong quá trình thực hiện kế hoạch. Tài liệu phân tích là tài liệu hạch toán chi tiết và tổng hợp trong kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và các thông tin khác có liên quan. Kết quả phân tích sau thường giúp cho việc rút kinh nghiệm để lập kế hoạch và chỉ đạo điều hành quá trình SXKD kỳ tới. Cần chú ý kết hợp phân tích trước, trong và sau quá trình SXKD để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị DN. (2)- Theo thời hạn (thời gian) phân tích, phân tích được chia làm phân tích thường xuyên và phân tích định kỳ. + Phân tích thường xuyên (phân tích nghiệp vụ) là việc phân tích ngay trong quá trình hoạt động, xử lý nghiệp vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Loại phân tích này dựa trên số liệu hạch toán kế toán, nghiệp vụ, thống kê hàng ngày, dựa trên kinh nghiệm SXKD và tổ chức quản lý... Kết quả phân tích giúp cho việc nhận ra kịp thời những nhân tố tích cực để phát huy, những nhân tố tiêu cực cần hạn chế ngay, nhằm thực hiện tốt quá trình SXKD, ngăn chặn kịp thời những sai lệch, không để xảy ra những thiệt hại đáng tiếc. + Phân tích định kỳ là việc phân tích sau mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý, năm). Mục đích nhằm đánh giá tình hình hoạt động của những thiếu sót tồn tại trong công tác và những khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng. Phân tích định kỳ thường dựa vào hệ thống báo cáo định kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và những nguồn thông tin khác phản ánh quá trình và kết quả hoạt động trong kỳ. So với phân tích thường xuyên, phân tích định kỳ thực hiện phân tích sâu sắc, toàn diện hơn và có tác dụng chủ yếu cho việc lập kế hoạch hoặc điều chỉnh kế hoạch kỳ sau, đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm ngăn ngừa rủi ro, khắc phục khó khăn vướng mắc và khai thác khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng, tạo nên những bước đi chắc chắn và không ngừng phát triển của DN. Trong PTKD cần lựa chọn phân tích thường xuyên và định kỳ một cách phù hợp để đáp ứng thông tin theo yêu cầu quản trị DN. (3)- Theo nội dung phân tích, phân tích chia thành phân tích toàn bộ và phân tích chuyên đề. + Phân tích toàn bộ là việc phân tích toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, nhằm chỉ rõ những mặt đạt được và chưa đạt được, những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể... giúp nhà quản trị DN nhận rõ những điểm mạnh cần phát huy, điểm yếu cần khắc phục, những tiềm năng và lợi thế của DN chưa được khai thác, chưa huy động vào SXKD... Đây là những thông tin rất cần thiết cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh, xác định cụ thể mục tiêu và xây dựng kế hoạch trong kỳ tới. + Phân tích chuyên đề là việc đi sâu phân tích từng loại nghiệp vụ và kết quả kinh doanh, từng lĩnh vực, từng mặt hoạt động hay từng khâu điển hình (tốt, xấu) của quá trình kinh doanh. Đây là việc thực hiện phân tích nhằm bổ sung thông tin cho phân tích toàn bộ. Kết quả phân tích chuyên đề sẽ giúp nhà quản trị DN nhận thức rõ hơn nhân tố và nguyên nhân tích cực, tiêu cực đã tác động đến quá trình kinh doanh, rút ra các kinh nghiệm thực tiễn để quản lý và điều hành SXKD có hiệu quả hơn. Trong PTKD cần kết hợp phân tích toàn bộ và phân tích chuyên đề cho phù hợp, để đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản trị DN. (4)- Theo phạm vi phân tích có phân tích tổng thể và phân tích bộ phận + Phân tích tổng thể là việc phân tích trên phạm vi toàn DN, ở tất cả các bộ phận để có cái nhìn tổng hợp về thành tích và tồn tại của toàn DN cũng như ở các bộ phận khác nhau, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về tình hình, kết quả toàn DN để có giải pháp thích hợp trong quản lý. + Phân tích bộ phận (bộ phận điển hình tốt, xấu, trọng điểm) là đi sâu phân tích một, vài bộ phận quan trọng, điển hình nào đó có thành tích nổi trội, không hoàn thành kế hoạch hay có vị trí quan trọng trong DN. Đây là việc triển khai thêm một bước nữa của phân tích tổng thể, nhằm giúp cho nhà quản trị hiểu rõ hơn những nhân tố, nguyên nhân cụ thể đã tác động làm cho bộ phận này hoàn thành tốt hoặc không hoàn thành kế hoạch, từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra những giải pháp hữu hiệu, khả thi, phù hợp với thực tế SXKD. Phải biết vận dụng kết hợp phân tích bộ phận và phân tích tổng thể một cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin và tiết kiệm chi phí trong PTKD. (5) - Theo yêu cầu quản lý và kế hoạch hóa, phân tích được chia làm phân tích thực hiện và phân tích dự đoán. + Phân tích thực hiện là việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã đặt ra dựa trên tài liệu hạch toán và kế hoạch trong kỳ. Đây là loại phân tích giúp nhà quản trị thấy rõ kết quả trong kỳ, nguyên nhân ảnh hưởng, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện kế hoạch, những khả năng tiềm tàng cần phát huy, nó có tác dụng lớn cho việc chỉ đạo, điều hành SXKD trong kỳ tiếp theo. + Phân tích dự đoán (phân tích triển vọng) là việc phân tích xu hướng phát triển, tính quy luật của hoạt động kinh tế để định hướng kế hoạch tương lai (3, 5, 10 năm) cho DN. Phân tích triển vọng dựa vào số liệu hạch toán trong nhiều kỳ, nhiều năm liền kết hợp với sử dụng các nguồn thông tin khác như chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, dự báo nhu cầu thị trường trong nước và thế giới về loại sản phẩm, dịch vụ của DN cung cấp, khả năng đầu tư và phát triển kỹ thuật công nghệ, các nguồn lực hiện tại và tương lai của DN... để đặt ra mục tiêu trọng tâm trong tương lai. Phân tích triển vọng thường do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm có thể kết hợp với ý kiến tư vấn của chuyên gia kinh tế. Trong PTKD cần kết hợp phân tích thực hiện và phân tích dự đoán phù hợp từng tình huống cụ thể. Tóm lại, mỗi loại hình phân tích có tác dụng khác nhau trong quản lý. Cần tùy theo mục đích sử dụng kết quả phân tích của nhà quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm để lựa chọn và kết hợp sử dụng các loại hình phân tích cho phù hợp nhằm cung cấp kịp thời những thông tin hữu ích cho việc quản lý và điều hành SXKD của nhà quản trị các cấp trong DN, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả trong PTKD. b) Các chỉ tiêu phân tích PTKD thực hiện xử lý và cung cấp thông tin về quá trình và kết quả SXKD của DN. Đó là thông tin về kết quả cụ thể của từng khâu và cả quá trình SXKD, được biểu hiện bằng các chỉ tiêu kinh tế. Trong đó, mỗi chỉ tiêu phản ánh một nội dung và phạm vi nhất định về quá trình và kết quả SXKD. Để phản ánh và phân tích kết quả SXKD cần phải sử dụng một hệ thống chỉ tiêu. Tùy theo mục đích và nội dung phân tích, các chỉ tiêu có thể được biểu hiện dưới dạng hiện vật hay giá trị. Tùy theo phương pháp tính toán, các chỉ tiêu trong hệ thống có thể là chỉ tiêu tuyệt đối, chỉ tiêu tương đối hay chỉ tiêu bình quân. Do kết quả phân tích chủ yếu phục vụ cho quản lý nội bộ DN nên hệ thống chỉ tiêu phân tích được xác định tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của từng DN trong từng thời kỳ cụ thể. Đồng thời nó còn tùy thuộc vào nguồn tài liệu có thể sưu tầm được cho việc phân tích. Chỉ tiêu phân tích thường gồm hai loại cơ bản là chỉ tiêu báo cáo và chỉ tiêu tính toán. Chỉ tiêu tính toán (chỉ tiêu kế hoạch hay mục tiêu): Là những chỉ tiêu được tính toán trên cơ sở nghiên cứu tính quy luật phổ biến của hiện tượng kinh tế, có tính đến các điều kiện kinh tế, kỹ thuật, môi trường... tác động và kinh nghiệm quản lý của DN. Chỉ tiêu này được xác định trước khi tiến hành hoạt động SXKD. Chỉ tiêu báo cáo (chỉ tiêu thực hiện): Là những chỉ tiêu kinh tế tài chính được xác định trên cơ sở ghi chép và nghiên cứu tính toán các số liệu về quá trình SXKD thực tế đã qua. Chỉ tiêu này được xác định sau khi kết thúc chu kỳ hoạt động SXKD. Trong phân tích sử dụng cả hai dạng chỉ tiêu này để đánh giá kết quả hoạt động SXKD của DN trong kỳ nên chúng phải phù hợp nhau về nội dung kinh tế, phương pháp tính toán, đơn vị đo lường, khoảng thời gian tính toán... mới đảm bảo độ tin cậy của kết quả PTKD. Hệ thống các chỉ tiêu kinh tế phản ánh các mặt hoạt động SXKD của mỗi DN không giống nhau, tùy thuộc quy mô sản xuất, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của từng DN. Song, trên góc độ chung nhất, các DN sản xuất thường sử dụng hệ thống chỉ tiêu phân tích kinh doanh cơ bản sau: (1) Những chỉ tiêu phân tích kết quả sản xuất của toàn DN và từng bộ phận SXKD: số lượng sản phẩm sản xuất, tỷ lệ phế phẩm, giá trị tổng sản lượng, giá trị sản lượng hàng hóa, tình hình sản xuất mặt hàng chủ yếu, sản xuất theo đơn đặt hàng, tính đồng bộ trong sản xuất, nhịp điệu sản xuất v.v... (2) Những chỉ tiêu phân tích tình hình đảm bảo và sử dụng các yếu tố lao động, vật tư và trang thiết bị cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm: + Những chỉ tiêu phân tích tình hình đảm bảo và sử dụng yếu tố lao động: Số lượng lao động tăng giảm, hệ số cấp bậc công nhân, năng suất lao động, ảnh hưởng của các nhân tố về sử dụng lao động (số lương, thời gian, năng suất) đến sự biến động kết quả sản xuất. + Những chỉ tiêu phân tích yếu tố TSCĐ: tình hình tăng giảm TSCĐ, tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị, tình hình sử dụng máy móc thiết bị chủ yếu về số lượng, thời gian và công suất và ảnh hưởng của nó đến kết quả sản xuất... + Những chỉ tiêu phân tích yếu tố nguyên vật liệu: khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu cung ứng, tính đồng bộ của nguyên vật liệu cung ứng và tính kịp thời của việc cung ứng, tình hình dự trữ nguyên vật liệu, tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu, ảnh hưởng của việc đảm bảo và sử dụng nguyên vật liệu đến kết quả sản xuất. (3) Những chỉ tiêu phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm bao gồm: + Những chỉ tiêu phân tích chi phí sản xuất: Các dự toán chi phí, chi phí sản xuất theo yếu tố, chi phí sản xuất theo khoản mục, chi phí cố định và chi phí biến đổi, chi phí theo từng đơn đặt hàng, từng loại công việc v.v... + Những chỉ tiêu phân tích giá thành sản phẩm: Tổng giá thành của toàn bộ sản phẩm, nhiệm vụ hạ giá thành sản phẩm so sánh được, các khoản mục giá thành, giá thành theo biến phí v.v... (4) Những chỉ tiêu phân tích tình hình tiêu thụ, thu nhập và kết quả + Những chỉ tiêu phân tích tình hình thu nhập: tổng thu nhập, thu nhập từ hoạt động kinh doanh, thu nhập từ hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. + Những chỉ tiêu phân tích tình hình tiêu thụ: doanh thu tiêu thụ chung, doanh thu tiêu thụ theo đơn đặt hàng, doanh thu tiêu thụ từng sản phẩm chủ yếu theo khu vực v.v... + Những chỉ tiêu phân tích kết quả SXKD: Tổng lợi nhuận từ tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý và chi phí bán hàng, tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn v.v... (5) Những chỉ tiêu phân tích tình hình tài chính: Các chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo tài chính, tình hình huy động vốn, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, tình hình thu hồi nợ, tình hình đầu tư, hiệu quả sử dụng vốn v.v... Trên đây là những chỉ tiêu phân tích chủ yếu sử dụng trong các DN sản xuất. Hệ thống chỉ tiêu phân tích gồm rất nhiều loại, tùy theo yêu cầu quản lý cụ thể mà lựa chọn chỉ tiêu phân tích phù hợp, tránh tản mạn gây lãng phí thời gian, chi phí và gây mất tập trung cho người sử dụng thông tin vì làm "loãng" thông tin, hay nói cách khác thông tin cung cấp không thích hợp cho việc đưa ra quyết định quản lý phù hợp, kịp thời. Trong khuôn khổ có hạn, luận án chỉ tập trung chú ý đến hệ thống chỉ tiêu PTKD được phản ánh và cung cấp từ hệ thống báo cáo KTQT, không đề cập đến những chỉ tiêu phân tích trong các báo cáo tài chính của DN. c) Phương pháp phân tích kinh doanh Phương pháp PTKD là một trường hợp vận dụng phương pháp khoa học vào quá trình PTKD. Đó là các biện pháp, cách thức, thủ pháp được sử dụng trong PTKD nhằm thực hiện mục đích PTKD đã đặt ra. Cũng như các hoạt động khoa học khác, PTKD sử dụng hệ thống phương pháp bao gồm phương pháp khoa học chung và phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ. C1- Phương pháp khoa học chung Để chống lại khuynh hướng chủ quan, đảm bảo được sự độc lập, khách quan trong nghiên cứu, xem xét và kết luận về quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, PTKD cần dựa trên quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng mácxít, quán triệt các quan điểm khách quan và toàn diện, quan điểm lịch sử và quan điểm phát triển. Quá trình PTKD phải xuất phát từ đường lối, chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước cũng như lợi ích lâu dài của bản thân DN. Nhìn chung, quá trình PTKD phải tuân theo trình tự gồm 4 bước cơ bản sau: 1) Lựa chọn chỉ tiêu phân tích phù hợp. 2) Xác định các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể đến chỉ tiêu phân tích. 3) Đánh giá sơ bộ, sau đó đi sâu đánh giá tỉ mỉ hơn nữa kết quả thực hiện chỉ tiêu. 4) Đưa ra kết luận cuối cùng về mức độ thực hiện chỉ tiêu, chỉ ra nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể và đưa ra biện pháp quản lý phù hợp. C2- Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ Để thực hiện xử lý và cung cấp thông tin, PTKD sử dụng hệ thống các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ bao gồm cả các phương pháp riêng có và phương pháp của các khoa học chuyên ngành khác. Chủ yếu PTKD sử dụng các phương pháp sau: (1) Phương pháp so sánh: Là phương pháp phân tích cơ bản nhất được sử dụng rộng rãi trong phân tích tất cả các chỉ tiêu. Nội dung của phương pháp so sánh bao gồm hai kỹ thuật cơ bản: (*) So sánh theo chiều ngang: So sánh kết quả của từng chỉ tiêu ở hai kỳ khác nhau, nhằm đánh giá sự biến động của từng chỉ tiêu giữa các kỳ cả tuyệt đối và tỷ lệ phần trăm (%). So sánh theo chiều ngang gồm ba loại: + So sánh kết quả thực tế với kế hoạch (dự toán) của từng chỉ tiêu để đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch của từng chỉ tiêu. + So sánh giữa kết quả thực tế kỳ này với kỳ trước của chỉ tiêu cho thấy mức độ phấn đấu của DN trong kỳ, xu hướng phát triển của chỉ tiêu. + So sánh giữa kết quả thực tế đạt được của DN với DN khác cùng điều kiện, với số bình quân của ngành để thấy mức độ tiến bộ hay lạc hậu của DN (hoặc bộ phận này với bộ phận khác để thấy mức phấn đấu của từng bộ phận). (*) So sánh theo chiều dọc: So sánh tỷ lệ của từng chỉ tiêu (bộ phận) trong tổng số nhằm thấy sự biến động về kết cấu của từng chỉ tiêu hay mối tương quan giữa các chỉ tiêu trong cùng cột. So sánh theo chiều dọc cũng gồm ba loại tương tự như so sánh theo chiều ngang. Tùy theo mục đích phân tích, nguồn tài liệu thu thập được mà có thể sử dụng các kỹ thuật so sánh ở các góc độ khác nhau đối với từng chỉ tiêu, và có thể so sánh cả số tuyệt đối và số tương đối (phần trăm) để đánh giá chính xác kết quả biến động của chỉ tiêu. Điều kiện so sánh cơ bản nhất là các chỉ tiêu phải giống nhau về nội dung kinh tế, phương pháp tính toán, đơn vị đo lường... Do vậy, trong quá trình tính toán có thể phải điều chỉnh một số chỉ tiêu phân tích cho phù hợp, để loại trừ những nhân tố không so sánh được hay so sánh không có ý nghĩa ra khỏi chỉ tiêu phân tích trong quá trình phân tích. (2) Phương pháp phân tổ - tổng hợp (phương pháp phân chia các hiện tượng và kết quả kinh tế) Các hiện tượng và kết quả kinh tế rất đa dạng, phong phú. Để nhận biết được chúng cần phân tổ để nghiên cứu, từ đó tổng hợp theo những tiêu thức thích hợp, giúp cho việc nhận thức sâu sắc, toàn diện, tỉ mỉ về hiện tượng và kết quả kinh tế cũng như tính quy luật của nó. Nội dung của phương pháp này như sau: + Khi tập hợp số liệu thống kê, kế toán ban đầu, các hiện tượng và kết quả kinh tế thường đã được phân tổ theo nội dung kinh tế, theo địa điểm, thời gian phát sinh và yếu tố cấu thành. Trong quá trình PTKD, có thể đánh giá ban đầu về kết quả của từng chỉ tiêu kinh tế theo kết quả đã được phân tổ đó. + Để nghiên cứu sâu thêm một bước, có thể cần thiết phải phân tổ chi tiết hơn hoặc theo tiêu thức bổ sung nào đó, ví dụ không chỉ theo địa điểm mà còn theo phạm vi không gian v.v... Hoặc có thể phải tổng hợp toàn bộ tình hình bằng cách rà xét lại các tổ, nhóm. Mỗi nhóm chọn một hoặc vài chi tiết tiêu biểu cho mặt quan trọng của hiện tượng, tổng hợp tình hình số liệu bằng cách tính toán, thống kê kết quả tổng hợp theo nhóm chỉ tiêu để có thể rút ra quy luật về xu hướng phát triển của chỉ tiêu. Kết quả tổng hợp có thể được biểu hiện dưới dạng bảng số liệu, dãy cột số liệu, biểu đồ... để người sử dụng thông tin nhanh chóng nhận ra quá trình biến đổi, xu hướng phát triển của các chỉ tiêu kinh tế, từ đó nhận thức sâu sắc hơn về vấn đề nghiên cứu, để có thể hoạch định những chính sách kinh tế phù hợp. (3) Phương pháp thay thế liên hoàn - phương pháp số chênh lệch Dùng để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích trong trường hợp các nhân tố ảnh hưởng có quan hệ với chỉ tiêu phân tích theo dạng tích số, thương số. Khi xác định nhân tố ảnh hưởng theo phương pháp này phải sắp xếp các nhân tố theo trình tự từ số lượng đến chất lượng và lần lượt thay thế theo đúng trình tự đã sắp xếp đó. Khi thay thế nhân tố nào đó, phải giả định các nhân tố khác không đổi, nhân tố đã thay thế (đứng trước) cố định ở kỳ thực tế, nhân tố chưa thay thế (đứng sau) cố định ở kỳ gốc... và lần lượt thay thế đến nhân tố cuối cùng. Trường hợp các nhân tố có quan hệ với chỉ tiêu theo phương trình kinh tế dạng tích số và từng nhân tố có tính độc lập tương đối với nhau, có thể rút gọn lại (đặt thừa số chung) để tính mức độ ảnh hưởng của chúng, hay còn gọi là phương pháp số chênh lệch. Phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch còn gọi là phương pháp loại trừ. Đây là phương pháp rất quan trọng trong phân tích, nhằm tách biệt các nhân tố để xem xét ảnh hưởng của nó đến chỉ tiêu phân tích. Về bản chất, phương pháp loại trừ chính là vận dụng nguyên lý nghiên cứu của Các Mác: khi nghiên cứu nhân tố này phải cố định các nhân tố khác. Nguyên lý này đã được Các Mác vạch ra trong cuốn "Tư bản luận", Người viết: ...rõ ràng là ở đây có khả năng phối hợp lớn. Một lúc có thể biến cả ba nhân tố hoặc hai nhân tố bất kỳ trong ba nhân tố. Các nhân tố này có thể thay đổi theo từng mức độ một hoặc theo những mức độ khác nhau, cùng một hướng hoặc hướng trái ngược nhau, bên cạnh đó cần bù đắp cho sự biến đổi ấy một phần hay toàn bộ sự thay đổi của các nhân tố theo hướng ngược lại... Chúng ta có thể thấy được kết quả của bất kỳ sự phối hợp có thể nào, nếu chúng ta nghiên cứu một cách tỉ mỉ mỗi nhân tố biến đổi với giả định rằng các nhân tố còn lại là cố định [6]. Nếu không sử dụng phương pháp loại trừ, có thể chúng ta sẽ không nhận ra sự ảnh hưởng của các nhân tố, đặc biệt trong trường hợp các nhân tố biến động ngược chiều làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu một lượng tương đương nhau, còn chỉ tiêu thì không biến đổi. Do vậy, ta không thể thấy được mặt hạn chế hay tích cực trong quá trình thực hiện chỉ tiêu để có giải pháp phù hợp. (4) Phương pháp liên hệ cân đối Dùng để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố trong trường hợp các nhân tố có liên hệ cân đối (tổng, hiệu) với chỉ tiêu phân tích. Theo phương pháp này, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích chính bằng chênh lệch giữa kỳ thực tế với kỳ gốc (kế hoạch hay kỳ trước) của nhân tố đó. Thực chất của phương pháp này chính là so sánh chi tiết từng bộ phận trong tổng thể. Ngoài ra, trong PTKD còn dùng một số phương pháp phân tích thống kê như phương pháp đồ thị, phương pháp chỉ số, phương pháp dãy số thời gian, phương pháp tương quan, quan sát, phỏng vấn, điều tra... Trong phạm vi hạn hẹp, luận án chỉ tập trung nghiên cứu những phương pháp chủ yếu sử dụng trong phân tích thực hiện, không đi sâu nghiên cứu các phương pháp sử dụng trong phân tích dự đoán. Tùy theo chỉ tiêu phân tích và mục đích phân tích cụ thể mà sử dụng phương pháp phân tích cho phù hợp. Lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích Lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích là khâu đầu tiên quyết định chất lượng và hiệu quả của PTKD. Nếu lựa chọn đúng sẽ giúp cho việc cung cấp thông tin PTKD phù hợp, kịp thời, tiết kiệm thời gian, chi phí và ngược lại. Lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích như thế nào là tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể về thông tin PTKD cho quản lý và điều hành SXKD trong từng DN, từng thời kỳ cụ thể. Nhà quản trị DN thường phải đưa ra những quyết định quản lý phù hợp cho những tình huống khác nhau nên yêu cầu về thông tin PTKD cũng khác nhau giữa các DN và trong từng DN lại khác nhau giữa các thời kỳ (thời điểm). Do vậy, cần chú ý lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích trong từng trường hợp cụ thể, xuất phát từ mục đích cung cấp thông tin để lựa chọn và phối hợp các loại hình phân tích. Việc lựa chọn loại hình phân tích sẽ chi phối đến việc lựa chọn chỉ tiêu phân tích. Tùy theo từng chỉ tiêu phân tích để lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp. Tuy nhiên, lựa chọn phương pháp phân tích không chỉ phụ thuộc vào chỉ tiêu phân tích mà còn tùy thuộc vào mục đích (hay loại hình) phân tích. Ví dụ chỉ tiêu chi phí vật liệu cho sản xuất từng loại sản phẩm có thể sử dụng cả phương pháp so sánh, thay thế liên hoàn kết hợp phương pháp cân đối trong phân tích định kỳ, còn trong phân tích thường xuyên chỉ dùng phương pháp so sánh để đánh giá sơ bộ kết quả v.v... Tuy việc lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích cho từng cuộc phân tích có sự khác nhau, nhưng trên giác độ chung nhất, việc lựa chọn loại hình, chỉ tiêu và phương pháp PTKD trong các DN thuộc loại hình DN sản xuất thường gồm các dạng sau: * Phân tích trước quá trình SXKD thường phân tích dự báo, theo chuyên đề, ở từng bộ phận hay toàn bộ DN, theo định kỳ hay bất thường. Chỉ tiêu phân tích thường là các chỉ tiêu cần dự báo như số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, khả năng đảm bảo và cung ứng lao động, vật tư, trang thiết bị, tiền vốn, khả năng về doanh thu, chi phí, kết quả, điểm hòa vốn... Phương pháp phân tích chủ yếu là phương pháp phân tổ - tổng hợp, phương pháp so sánh kết hợp với các phương pháp thống kê như quan sát, phỏng vấn, điều tra... * Phân tích trong quá trình SXKD thường phân tích theo từng chuyên đề về kết quả thực hiện các chỉ tiêu trong từng bộ phận hay toàn bộ DN và được tiến hành một cách thường xuyên. Các chỉ tiêu phân tích thường là các chỉ tiêu đánh giá sơ bộ kết quả hoạt động SXKD như các chỉ tiêu số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ, tiến độ SXKD, mức tiêu hao vật tư, tình hình đảm bảo lao động, tình hình huy động sử dụng máy móc thiết bị sản xuất về số lượng, thời gian, công suất, đánh giá sơ bộ về doanh thu, chi phí, kết quả... Phương pháp phân tích sử dụng thường chỉ là phương pháp so sánh, phương pháp liên hệ cân đối, phương pháp đồ thị... * Phân tích sau quá trình SXKD thường phân tích theo định kỳ, phân tích toàn bộ kết hợp phân tích chuyên đề (nếu cần thiết), phân tích ở từng bộ phận kết hợp phân tích toàn DN. Đây chính là việc phân tích kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính trong kỳ. Chỉ tiêu phân tích có thể là toàn bộ hệ thống chỉ tiêu chủ yếu nhằm đánh giá tất cả các mặt hoạt động SXKD. Phương pháp phân tích sử dụng: DN có thể sử dụng tổng hợp toàn bộ các phương pháp phân tích để đánh giá đúng mức độ thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính, các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể để đưa ra những quyết định quản lý phù hợp. 1.4.2.2. Tổ chức thực hiện quy trình phân tích Quy trình phân tích là toàn bộ các bước công việc phân tích cần phải thực hiện, được sắp xếp theo một trình tự hợp lý nhằm giúp cho việc đạt được mục đích PTKD. Quy trình phân tích gồm 4 bước sau: a) Lập kế hoạch phân tích - Lập chương trình kế hoạch chỉ rõ mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành phân tích. - Xác định rõ loại hình phân tích, chỉ tiêu và phương pháp phân tích sử dụng. - Tổ chức lực lượng phân tích (có thể cần mời thêm chuyên gia bên ngoài). b) Sưu tầm, lựa chọn và kiểm tra tài liệu phân tích + Sưu tầm tài liệu: Tùy mục đích, nội dung, chỉ tiêu phân tích mà sưu tầm tài liệu cho phù hợp. Thông thường tài liệu dùng vào việc phân tích bao gồm: - Tài liệu kế hoạch: Các chỉ tiêu kế hoạch (dự toán) cần phân tích, đánh giá. - Tài liệu thực tế: Tài liệu cung cấp từ ba loại hạch toán và tài liệu ngoài hạch toán như báo cáo tổng kết, biên bản thanh tra, báo cáo kiểm toán, ý kiến đóng góp của quần chúng, các tổ chức Đảng, Đoàn, Công đoàn, tạp chí chuyên ngành, thông tin kinh tế... + Lựa ch