Luận văn Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Luận văn Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trang PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG 4 DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh 4 nghiệp sản xuất. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu. 4 1.1.2 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 4 1.1.3 Ý nghĩa và yêu cầu quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong 5 doanh nghiệp sản xuất. 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản 6 xuất. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 7 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 7 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 8 1.2.2.1 Yêu cầu và nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu. 8 1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu . 9 PHẦN II: HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 14 SẢN XUẤT 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 14 2.1.1 Chứng từ kế toán. 14 2.1.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 14 2.1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song. 15 2.1.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. 16 2.1.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư. 17 2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 19 2.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 20 2 2.2.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng. 20 2.2.1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 21 2.2.2 Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 25 2.2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng. 25 2.2.2.2 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 25 2.2.3 Hệ thống sổ kế toán Việt Nam. 27 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 28 TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 3 4 LỜI MỞ ĐẦU Trong hoàn cảnh đất nước ta từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì mọi Doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt, cần phải xác định cho mình một chiến lược kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất. Để xác định được mục đích này Doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh, nắm bắt nhu cầu thị trường để sản xuất ra những sản phẩm mà thị trường cần và tìm kiếm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. Bên cạnh đó Doanh nghiệp cần phải nâng cao uy tín và điều kiện cạnh tranh của mình trên thị trường. Với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường, liên tục đó là nguyên vật liệu; cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất không thể tiến hành được hoặc bị gián đoạn. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm nên việc hạch toán vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu chính xác, kịp thời, toàn diện. Từ đó sẽ tạo cho việc cung cấp vật liệu được kịp thời đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tiết kiệm lao động cho doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Từ nhận thức về vai trò, vị trí quan trọng của kế toán nguyên vật liệu và kiến thức đã học trong trường em lựa chọn đề tài “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất”. Ngoài lời mở đầu, kết lụân, đề án bao gồm: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Hạch toán kế toán về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần III: Một số ý kiến nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 5 PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Vì vậy, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu có đặc thù: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và hình thái vật chất của chúng vê cơ bản là bị thay đổi. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Do vậy, để có thể thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu phải được cung cấp đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng, chủng loại... - Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường bao gồm nhiều loại với tính chất vật lý và hoá học khác nhau. Do đó, để phục vụ cho công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu cũng như phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, cần phải nhận biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Từ những đặc điểm của nguyên vật liệu ta thấy nguyên vật liệu có vị trí và vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu giữ một vị trí, vai trò hết sức quan trọng: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh và để bắt đầu của quá trình hình thành nên sản phẩm mới. Chính vì vậy để tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và sản 6 xuất xây dựng nói riêng thì nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu và có ảnh hưởng quyết định đến các hoạt động trên. Để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo về số lượng, đúng yêu cầu thiết kế kỹ thuật ngoài các yếu tố về trình độ kỹ thuật của người lao động và sự hiện đại của máy móc thiết bị thì yếu tố về quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu cũng đóng góp một phần đáng kể trong việc tạo ra các sản phẩm đạt chất lượng đáp ứng yêu cầu tiêu dùng xã hội. Ngoài ra, chi phí nguyên vật liệu còn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm cho nên việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí đều ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh của doanh ngiệp. 1.1.3 Ý nghĩa và yêu cầu quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu khách quan của nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi và mức độ mà công tác quản lý cũng khác nhau. Ngày nay, trong điều kiện sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn các nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội thì việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu qủa ngày càng trở nên quan trọng. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đã đặt ra yêu cầu đối với quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, tới khâu dự trữ và sử dụng. * Khâu thu mua: Nguyên vật liệu phải được quản lý về mặt khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7 * Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời hoặc bị ứ đọng do dự trữ quá nhiều. * Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao, các dự toán mức chi phí nhằm hạ thấp các mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu cũng như khoản chi phí nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra những nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu của sản phẩm sản xuất ra. Như vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. Xuất phát từ ý nghĩa đó việc quản lý nguyên vật liệu của các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo các yêu cầu quản lý sau: - Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ sách kế toán, khoa học phù hợp với các phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Xuất phát từ vị trí, vai trò, ý nghĩa và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp như sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Tính toán đúng đắn giá thực tế của nguyên vật liệu thu mua và 8 nhập kho. Tình hình thực hiện thu mua về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại nguyên vật liệu cho quá trình doanh nghiệp sản xuất của doanh nghiệp . - Áp dụng đúng các phương pháp về hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, mở các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng kê thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu sản xuất tiêu hao cho các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý. Tiến hành phân tích tình hình thu mua bảo quản, dự trữ, vận chuyển nguyên vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động doanh nghiệp sản xuất, hạ thấp chi phí sản xuất. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Ví dụ như sắt thép là nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp sản xuất chế tạo máy, bông sợi là nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp may mặc… - Nguyên vật liệu phụ: Đó là các loại nguyên vật liệu đóng vai trò thứ yếu trong qúa trình chế biến sản xuất sản phẩm, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề 9 ngoài tăng thêm chất lượng của sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất sản phẩm tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, các loại công cụ, vật kết cấu được sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Các loại vật liệu khác : Các loại phế liệu từ sản xuất, từ thu hồi thanh lý tài sản cố định. * Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, nguyên vật liệu tự gia công chế biến. * Căn cứ vào mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, dùng cho khâu bán hàng... 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định, theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá vật tư mua vào, giá trị vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh. Từ đó xác định được chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho người quản lý góp phần thực hiện có hiệu quả các hoạt động thu mua vật tư và quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. 1.2.2.1 Yêu cầu và nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Để đánh giá chính xác, hợp lý giá của nguyên vật liệu, việc đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo chính xác các yêu cầu sau: 10 - Yêu cầu chân thực: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệu đồng thời phải loại trừ ra giá của nguyên vật liệu như chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ, chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp. - Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam thì nguyên vật liệu được đánh giá theo giá vốn. 1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: * Xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho: Là toàn bộ chi phí liên quan đến vật liệu nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá mua trên hoá đơn bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại cộng với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản giảm giá (nếu có). - Đối với nguyên vật liệu do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Đối với nguyên vật liệu nhập từ việc nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế do hội đồng liên doanh chấp nhận cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế của nguyên vật liệu được tính bằng giá thực tế của nguyên vật liệu sản xuất ra cho sản xuất chế biến cộng với các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sản xuất và chế biến. 11 - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ. * Xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Chính vì vậy khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán cần phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Doanh nghiệp sử dụng đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho để xác định trị giá vốn thực tế xuất kho của chính lô nguyên vật liệu đó; + Ưu điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. + Nhược điểm: Để có thể thực hiện được nguyên tắc này nhất thiết doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, phải nhận diện được từng loại nguyên vật liệu cụ thể cho nên công tác bảo quản rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị lớn, các loại vật tư đặc chủng. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Kế toán dựa trên một giả định là lô nguyên vật liệu nào đó nhập trước thì sẽ được xuất trước, Do vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho ở những lần nhập xuất đầu tiên trong kỳ, giả thiết trên chỉ đúng với chỉ tiêu tiền tệ mà không nhất thiết đúng với chỉ tiêu hiện vật. + Ưu điểm: Về cơ bản giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu tính theo phương pháp này phù hợp với đơn giá thị trường. + Nhược điểm: Theo phương pháp này thì chi phí mang tính chất quá khứ còn doanh thu mang tính chất hiện tại nên không đảm bảo nguyên tắc phù hợp. 12 + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, số lượng các nghiệp vụ liên quan tới nhập xuất nguyên vật liệu không quá nhiều và khó áp dụng việc cơ giới hoá, tin học hoá công tác kế toán. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Kế toán dựa trên giả định là lô vật liệu nào đó nhập sau thì sẽ được xuất trước. Khi tính trị giá vốn thực tế của lô nguyên vật liệu xuất kho kế toán sử dụng đơn giá của lần nhập gần lần xuất đó nhất và nguyên vật liệu nhập kho, tồn kho cuối kỳ được quan niệm như lần xuất kho cuối cùng trong kỳ nên được đánh giá theo đơn giá của lần nhập đầu tiên. + Ưu điểm: Do giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá của lần nhập gần với lần xuất của nó nhất cho nên nguyên tắc phù hợp của kế toán được đảm bảo giữa chi phí và lợi nhuận do chi phí tạo ra mang tính chất hiện tại. + Nhược điểm: Giá trị của nguyên vật liệu ở thời điểm cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ nên không sát với thực tế. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, số lượng các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất nguyên vật liệu không quá nhiều và việc cơ giới hoá, tin học hoá công tác kế toán rất khó áp dụng. - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này kế toán sử dụng đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này có 2 dạng Dạng 1: Sử dụng đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ . Trị giá vốn thực tế của + Trị giá vốn thực tế của Đơn giá bình = NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ quân cả kỳ Số lượng NVL + Số liệu NVL nhập tồn đầu kỳ trong kỳ 13 Dạng 2: Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phương pháp này đơn giá bình quân sẽ được tính sau mỗi lần nhập kho. Trị giá vốn thực tế của NVL + Trị giá vốn thực tế của Đơn giá bình quân = tồn kho trước lần nhập đó NVL nhập kho sau lần nhập thứ i Số lượng NVL nhập kho + Số lượng NVL trước lần nhập đó nhập kho Phương pháp bình quân gia quyền có xu hướng bình quân hoá sự tăng giảm của giá cả nguyên vật liệu. Kết quả tính được của phương pháp này thường nằm ở giữa kết quả của 2 phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước. + Điều kiện vận dụng: Phương pháp này được áp dụng ở những đơn vị có nhiều nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu và có thể áp dụng được trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán. - Phương pháp trị giá hàng tồn: Các phương pháp trên, để tính được giá thực tế xuất kho kế toán phải xác định được lượng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, xuất dùng thường xuyên sẽ không có điều kiện kiểm kê được từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó doanh nghiệp phải tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá NVL nhập tồn kho cuối kỳ nhập kho kho lần cuối. Giá thực tế NVL = Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL - Giá thực tế NVL xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ - Phương pháp giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định, 14 doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu khi chưa tính được giá thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua nguyên vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá nguyên vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL Hệ số giá = tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ NVL Giá hạch toánNVL + Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá nên việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Mỗi phương pháp tính vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nêu trên có nội dung, ưu điểm, nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp cho từng doanh nghiệp. 15 PHẦN II HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2.1.1 Chứng từ kế toán Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm: + Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT). + Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT). + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT). + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03- VT). + Biên bản nhận góp vốn liên doanh. + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT). + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 - VT). 16 - Đối với chứng từ thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về ghi chép, tính chính xác, số liệu của nghiệp vụ kế toán phát sinh. - Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 2.1.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. - Giữa hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau. Về mặt quản lý chung hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ các cấp quản lý của Nhà nước, tổ chức kế toán của một doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình xong hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đối chiếu lẫn nhau. - Hệ thống thông tin hạch toán tổng hợp được hình thành trên cơ sở tuân thủ các quy định của Nhà nước về vận dụng hệ thống tài khoản, các phương pháp đánh giá và tính kết quả kinh doanh. Trong khi đó hệ thống thông tin dựa trên cơ sở hạch toán chi tiết lại được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý riêng biệt của từng doanh nghiệp. Từ những đặc điểm trên cho thấy có sự phân chia hạch toán thành hai bộ phận hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết là rất quan trọng trong việc quản lý vật liệu cũng như trong toàn bộ công tác kế toán tại doanh nghiệp. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song - Ở kho: Thủ kho sẽ sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu, số lượng. Sau khi thực hiện nhiệm vụ thu phát nguyên vật liệu thủ kho sẽ ghi sổ thực thu, thực phát vào chứng 17 từ và căn cứ vào chứng từ đó để ghi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải tính số tồn kho . Định kỳ toàn bộ các chứng từ về nhập xuất sẽ được chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. - Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Các chứng từ này được kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh sau đó sử dụng để ghi vào sổ kế toán chi tiết (ghi theo cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị). - Cuối tháng số liệu trên sổ kế toán chi tiết được đối chiếu với số liệu ở thẻ kho và số liệu của các sổ kế toán tổng hợp thông qua việc lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Sơ đồ: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; + Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đảm bảo được độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh. + Nhược điểm: Giữa kho và phòng kế toán còn ghi chép trùng lặp về mặt số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại nguyên vật liệu nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. Thẻ kho Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu 18 + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của kế toán còn nhiều hạn chế. 2.1.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán theo phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt số lượng còn phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu như phương pháp ghi thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi về cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị, cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Sô đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê nhập vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu tồn kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu 19 + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị), việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác kế toán. + Điều kiện áp dụng: Áp dụng thích hợp đối với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Do vậy, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. 2.1.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt số lượng, từng thứ nguyên vật liệu, phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuát, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Sổ số dư do kế toán lập được mở cho từng kho. + Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho, dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ số tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó để lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận được sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số d- ư. 20 - Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; + Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép sổ kế toán do chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, theo loại nguyên vật liệu. Công việc kế toán được tiến hành trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. + Nhược điểm: Phương pháp này do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, theo loại nguyên vật liệu nên số liệu kế toán không biết được số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chứng kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho nếu không khớp đúng thì việc ghi sổ sẽ gặp nhiều khó khăn phức tạp, tốn nhiều thời gian. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất nguyên vật liệu nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn. Yêu cầu trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất,tồn kho vật ệ Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ 21 tương đối cao và doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xây dựng giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Như vậy, việc xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi chép vào sổ và tài khoản kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kể định kỳ. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê định kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cho các yêu cầu sử dụng khác nhau. Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp. Như vậy xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường 22 xuyên hay kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau. Sự khác nhau ở đây là việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình hình nhập xuất và xác định trị giá hàng tồn kho trên các tài khoản. 2.2.1 Kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.2.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng Sự biến động của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên các chứng từ kế toán sẽ phản ánh trực tiếp ở các TK cấp 1, cấp 2 về nguyên vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại nguyên vật liệu để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các tài khoản kế toán sau: - TK 152 “ Nguyên liệu vật liệu” tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể được mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bao gồm: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính. + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 1528: Vật liệu khác. - TK 331 “Phải trả người bán” tài khoản này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng ký kết. TK 331 được mở chi tiết theo dõi cho từng đối tượng cụ thể từng người bán người nhận thầu. 23 - TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình đang đi đường đã về nhập kho. Ngoài các tài khoản trên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 111,112,128… 2.2.1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu * Kế toán nguyên vật liệu nhập kho - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho và chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111,112,311,331: Giá trên hoá đơn. - Trường hợp hàng đang đi đường: Hoá đơn về mà chưa nhận được phiếu nhập kho. Trong tháng nếu hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên. Nếu cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn và chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 151: Phần được tính và giá nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331: Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán. Có TK 111,112,311…Hoá đơn đã thanh toán. Khi số hàng trên đã về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và số thuế VAT được khấu trừ. Ví dụ: Khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính kế toán ghi bút toán bổ sung: 24 Nợ TK 152: Giá nhập thực tế trừ (–) giá tạm tính. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331: Giá thanh toán trừ (–) giá tạm tính. - Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán, căn cứ vào chứng từ thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK111,112,311 Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hóa đơn chứng từ thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 152: Phần được ghi vào giá nhập kho. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn. - Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình nhập nguyên vật liệu. Nợ TK 152: Phần được ghi vào giá nhập kho. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111,112, 331… Giá thanh toán theo hoá đơn. - Nhập kho phát hiện nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 138(1381): Chờ xỷ lý. Nợ TK 138(1388): Yêu cầu bồi thường. Có TK 111, 112,311,331: Giá thanh toán số nguyên vật liệu thiếu. - Nhập kho phát hiện số nguyên vật liệu thừa so với hóa đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 338(3388): - Nhập kho nguyên vật liệu do tự chế, gia công xong, nhận vốn kinh doanh bằng giá trị nguyên vật liệu…kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154,411,128,338,711. * Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. 25 - Kế toán tổng hợp các phiếu xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK: 152: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. - Doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn kế toán ghi: Nợ TK 222: Góp vốn liên doanh (theo giá thoả thuận). Nợ TK 411: Trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận). Có TK 152: Ghi theo giá thực tế xuất kho. Nợ (Có) TK 412: Chênh lệch giá (nếu có). - Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 154 Nợ TK133 Có TK 334,338: Chi phí nhân viên. Có TK 331: Tiền thuê gia công. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu để bán thì căn cứ giá thực tế kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152: Tiền thu được từ việc nhượng bán nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131: Số tiền thực thu. Có TK 511: Doanh thu. Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho, nhưng chất lượng kém trả lại nhà cung cấp, căn cứ vào giá hoá đơn kế toán ghi bằng số âm (ghi đỏ). Nợ TK 152: Giá nhập kho đích danh. Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào. Có TK 111,112,331: Giá thanh toán. 26 - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại (giảm giá, hồi khấu... kế toán ghi giảm giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ bằng số âm: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331. - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có) kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152: Giá thực tế của nguyên vật liệu thiếu. Khi có biên bản xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,1388,334…: Phần được bồi thường. Nợ TK 632: Phần thiệt hại doanh nghiệp phải chịu. Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu được xư lý. - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, kế toán phải xác định nguyên nhân thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị khác. + Nếu nguyên vật liệu thừa là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 711 + Nếu nguyên vật liệu thừa sẽ trả cho đơn vị khác, thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu ghi lại số nguyên vật liệu thừa kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338: Hạch toán kế toán tổng hợp qúa trình luân chuyển nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: 27 TK 111,112, 311, 331 TK 152 TK 621,627,641,642 Giá mua và chi phí mua NVL Giá thực tế NVL xuất kho sử dụng đã nhập kho trong doanh nghiệp TK 133 VAT đầu vào TK 151 TK 154 Hàng mua đang Hàng đi đường Giá trị NVL xuất để đi đường nhập kho gia công chế biến TK 154 TK 128, 222 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Xuất NVL để góp vốn liên doanh TK 411 TK 412 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 128, 222 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL Xuất NVL trả vốn góp liên doanh TK 338, 711 TK 138,632 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho 2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng Theo phương pháp này, mọi biến động tăng giảm nguyên vật liệu được theo dõi trên TK 611 “Mua hàng” còn các TK 152 chỉ sử dụng để phản ánh tình hình hiện có của doanh nghiệp ở thời điểm cuối kỳ và đầu kỳ. TK 611 dùng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. 28 2.2.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Giá thực tế NVL = Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL – Giá thực tế NVL xuất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ Để xác định được giá thực tế của số nguyên vật liệu cho từng nhu cầu, đối tượng kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định do kế toán tổng hợp không theo dõi, ghi chép tình hình xuất thực tế trên cơ sở chứng từ xuất. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu diễn khái quát theo sơ đồ sau: TK 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển NVL đi đường Kết chuyển NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ và tồn kho cuối kỳ TK 111,112,331… TK 111, 112, 331 Giá thanh toán NVL mua vào trong kỳ Trả NVL cho người bán hoặc CKTM TK 133 TK 133 TK 621, 627… Giá trị NVL đã sử dụng trong kỳ - Đầu kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển nguyên vật liệu tồn kho và nguyên vật liệu đang đi đường. Nợ TK 661 Có TK 151,152 29 - Căn cứ vào hoá đơn chứng từ, kế toán phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu mua trong kỳ: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,311,331…: Theo giá thanh toán. - Khoản giảm giá được hưởng hoặc trả lại nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331… Có TK 133 Có TK 611 - Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ TK 151,152 Có TK 611 - Kế toán tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi: Nợ TK 621,627,641,642… Có TK 611 2.2.3 Hệ thống sổ kế toán Việt Nam Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán tổng hợp sao cho phù hợp. - Trong hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu được thực hiện trên sổ sách kế toán: + Sổ chi tiết nguyên vật liệu. + Sổ cái TK 152. + Bảng kê tính giá nguyên vật liệu. + Các sổ kế toán khác có liên quan. + Bảng phân bổ nguyên vật liệu. - Trong hình thức Nhật ký sổ cái, kế toán nhập xuất nguyên vật liệu được thực hiện trên nhật ký sổ cái, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào nhật ký sổ cái theo hệ thống sổ kết hợp theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ. - Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: 30 Căn cứ vào các chứng từ kế toán về nhập kho nguyên vật liệu, kế toán lập các chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. Căn cứ vào chứng từ kế toán xuất kho, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng trên bảng phân bổ số 2 sau đó lập các chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT NHẰM HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp cần phải được trú trọng đúng mức và thật khoa học. Tuỳ thuộc vào khả năng làm việc chuyên sâu của mỗi người, mỗi kế toán kiêm nhiệm một công việc cụ thể nhằm tạo ra sự chuyên môn hoá. - Hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ sử dụng về nguyên vật liệu phải có cơ sở thực tế và theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành. Mỗi loại hình doanh nghiệp phải lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán phù hợp. - Tin học hoá công tác tài chính kế toán trong các doanh nghiệp: Trong điều kiện hiện nay máy vi tính đã được sử dụng phổ biến rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, vì vậy việc sử dụng máy vi tính trong công tác tài chính kế toán tại các doanh nghiệp là vấn đề cần thiết vì; + Giảm bớt khối lượng công việc, xử lý thông tin kế toán so với việc làm theo công tác thủ công vì dữ liệu chứng từ gốc chỉ nhập một lần vào máy. + Thông tin của máy đưa ra dưới dạng biểu in dễ hiểu. + Khi cần kiểm tra xem lại số liệu máy sẽ cung cấp kịp thời chính xác. + Khi sử dụng phần mềm máy vi tính để hạch toán vật liệu giảm bớt được khối lượng ghi chép, góp phần nầng cao hiệu quả công tác kế toán. Việc sử dụng các ký hiệu đã được mã hoá cho từng thứ nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số lượng giữa các sổ sách, giữa các bộ phận có liên quan được nhanh chóng thuận tiện và dễ dàng phát hiện sai sót. 31 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo nguyên tắc thận trọng của công tác kế toán các doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu khi có bằng chứng chắc chắn về sự phát sinh có thể xảy ra như các khoản thua lỗ, hư hỏng, mất mát, chất lượng kém… Cuối kỳ kế toán trong năm khi tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, số dự phòng gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Với nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc, nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn và đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo. 32 KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng của sản xuất kinh doanh, thiếu nó thì quá trình sản xuất phải ngừng trệ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và nói rộng ra nó ảnh hưởng tới toàn bộ nền kinh tế. Đối với các doanh nghiệp chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm, bất cứ biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng đều ảnh hưởng đến thu nhập và lợi nhuận của doanh nghiệp. Có thể nói việc sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Để có thể tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm thì cần phải quản lý tốt vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng… và đặc biệt trú trọng công tác kế toán nguyên vật liệu, phải được tổ chức khoa học hợp lý. Như vậy kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu ở mỗi doanh nghiệp, là một bộ phận không thể xem nhẹ và cần thiết phải được hoàn thiện không ngừng để đáp ứng được với sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Sau thời gian học tập và nghiên cứu các vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất em đã nhận ra những bài học hữu ích cho bản thân để sau này tiếp cận với thực tế công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng em có đầy đủ cơ sở lý luận và nghiệp vụ chuyên môn để áp dụng trong công tác chuyên môn phần hành kế toán. 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Chủ biên PGS. TS. Đặng Thị Đông - Nhà xuất bản Thống kê - Trường Đại học kinh tế quốc dân. 2. Hệ thống kế toán Doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính – 1995 - Vụ chế độ kế toán. 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính - tháng 7/2001