Luận văn Tìm một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban quản lý dự án TCĐ miền Bắc

1 Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc 2 LỜI NÓI ĐẦU Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho Ban QLDACTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả nhất, đạt kết quả cao nhất. Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại Ban QLDACTĐMB, qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau: * Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của doanh nghiệp * Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB * Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Ban QLDACTĐ và giới hạn trong một vài vấn đề về công tác quản lý bảo đảm vật tư của Ban. Với mục đích đánh giá đúng những mặt đã làm được và chưa làm được để kiến nghị với Ban QLDACTĐMB có biện pháp xử lý hiệu quả hơn. 3 CHƯƠNG I TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Để quá trình SX có thể diễn ra, mọi doanh nghiệp đều phải có được yếu tố: Vật tư, lao động và tiền vốn. - Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4 Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội. 2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động. - Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết. - Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức. 5 - Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng. - Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm. Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau: 1. Mua sắm vật tư Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp. Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau: 6 a) Xác định nhu cầu Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình. * Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp. Xác định theo công thức Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho một đơn vị xây lắp) * Nhu cầu vật tư dự trữ: Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm. b. Xác định lượng hàng đặt mua Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn. Xác định lượng hàng mua theo công thức: )VdVd(VV 12cdcm  Trong đó: Vcm: Lượng vật tư cần mua Vcd: Lượng vật tư cần dùng 7 Vd1: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ Vd2: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ Vđ1 = (Vk + Vnk )- Vx. Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá. Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá. 2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt. Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển. Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số 8 lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình. Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ. Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp. Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, 9 xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra. Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ. 3. Cấp phát vật tư Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm..v.v. Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư. 10 Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng. 4. Quyết toán sử dụng Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư : - Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức. + Phương pháp đơn hàng: Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng. + Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: 11 Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất. Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi. 12 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN QLDACTĐMB. 1 > Qu¸ tr×nh h×nh thµnh Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn chỉnh lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Ngày 15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyết định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập Ban QLDACCTĐMB trên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùng một phần lực lượng Ban QLCT Điện. Trụ sở của Ban QLDACTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà - Quận Hoàn kiếm Hà Nội. Ban QLDA CTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực hiện dự án theo nhiệm vụ và phân cấp củaTCT(1). Vì vậy vốn hoạt động của Ban là vốn do Nhà nước cấp. Trách nhiệm của Ban là sử dụng nguồn vốn đó sao cho có hiệu quả, tiết kiệm và hợp lý nhất. Ban được uỷ quyền tiếp (1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam 13 nhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho các công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó. Nhiệm vụ của Ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện có điện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp của TCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là: - Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả. - Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình điện. - Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác. - Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản. - Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư. - Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác 14 2 > Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ chức như sau: + Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm. - Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc TCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng. - Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủ nhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực được giao. a. Phòng tổng Hợp (P1) - Đưa ra các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy quán lý trong cơ quan - Quản lý cán bộ công nhân viên chức. Như điều động, đề bạt, xét lương, nâng bậc khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân viên đáp ứng yêu cầu của ban. - Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồng lao động, báo cáo lao động và tiền lương. - Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các văn bản pháp quy, chế độ chính sách. 15 - Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban. - Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ. b. Phòng kế hoạch (P2) - Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kế hoạch sản xuất khác. Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). - Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thi công, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan. - Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình. - Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng - Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép xây dựng các công trình. - Tổ chức công tác đền bù tài sản c. Phòng tài chính kế toán (P3 ) - Lập kế toán năm - quý - Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch. - Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán. - Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng - Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban. Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty. - Tổ chức quyết toán các công trình 16 - Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu d. Phòng vật tư (P4) - Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản xuất trong nước. - Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình. - Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập quy trình kho tàng. - Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư. - Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình. - Đối chiếu thanh quyết toán vật tư. -Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ. - Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5) - Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo sát... - Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật. - Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình - Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế - Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu. - Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn. - Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành - Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công 17 trình cho C. - Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban. g. Kho Thượng Đình Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình Kho Thượng Đình rộng 13000 m2 Nhiệm vụ của kho : - Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho. - Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho. - Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh - Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho - Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho 1. Phần nhân lực: Ban có 170 người trong đó: - Trình độ đại học : l35 người - Trình độ trên đại học 15 người - Trình độ trung cấp 10 người - Công nhân và lao động thủ công 10 người. Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban là cao. 18 Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ PHÒNG KỸ THUẬT (P5) PHÒNG TỔNG HỢP. (P1) PHÒNG KẾ HOẠCH (P2) PHÒNG VẬT TƯ NGOẠI (P6) PHÒNG KINH TẾ DỰ TOÁN (P7) PHÒNG TÀI CHÍNH (P3) PHÒNG VẬT TƯ (P4) KHO PT BAN KỸ THUẬT PTB KINH TẾ TRƯỞNG BAN CHỦ NHIỆM 19 II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACTĐ Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấu thầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấy phép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình. Ban QLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là đầu mối của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ 110KV đến 500KV. Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại cho các công ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công là một vấn đề rất quan trọng đòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý vật tư của Ban phải làm việc rất năng động, tích cực, khoa học thì mới thực sự có hiệu quả. Bởi vì vật tư thiết bị của ngành điện rất đưa dạng, phức tạp mỗi loại có tính chất sử dụng khác nhau, do đó có tính chất kỹ thuật khác nhau. Tất cả các vật tư thiết bị đưa vào sử dụng đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Ngoài ra đối với một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt, chống sét...v.v Phải đảm bảo tiêu chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp. Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bị ngành điện phải được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèo như độ ẩm trong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học, chất ăn mòn, chất A-xít..v..v. Vì chủ yếu những vật tư thiết bị này được mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là : - Hãng Simen của Đức 20 - Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên - Ucraina (của Nga cũ) - Hãng Xicamex của Pháp - Hãng Aegpld của Singapore Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu dao điện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi...v.v Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sản xuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹ thuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắt dày, ắc quy...v.v của các cơ sở như Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh..v.v Tóm lại, vật tư thiết bị của Ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theo công trình. Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhập kịp. Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm : a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6) Có nhiệm vụ: - Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công trình. - Tổ chức gọi thầu và xét thầu - Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký 21 b) Phòng vật tư nội (P4) - Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp. - Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây. - Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công) - Quyết toán vật tư công trình c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị. d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng.. Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thể dùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải. III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB 1. Xác định nhu cầu Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuất kinh doanh. Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệp mới thực hiện tốt việc bảo đảm vật tư được với đặc trưng là 22 quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho xây dựng cơ bản được tính bằng phương pháp sau : *Phương pháp hiện vật: Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho một đơn vị xây dựng). Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng công việc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ thuật và thiết kế thi công *Phương pháp giá trị. Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo 1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng. *Nhu cầu về vật tư dự trữ Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ phận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho. Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp: T= Trọng tải của phương tiện vận tải Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm = tdM P t: Số ngày dự trữ. - Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật. 23 P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm. P= N(năm) 360 = N(quý) 90 = N(tháng) 30 - Chỉ tiêu giá trị (G) G=  n 1i iigD Di: Mức dự trữ vật tư i gi: Giá một đơn vị vật tư i * Dự trữ vật tư ở kho: Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên có giá trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận : -Dự trữ thường xuyên ( Dtx, tcb, Gtx ) được tính giống nh dự trữ tại chân công trình. - Dự trữ chuẩn bị ( Dcb, tcb, Gcb) được tính căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định. - Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất, trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường xuyên. Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp. Chúng cho phép giảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa việc hình thành quá mức lực lượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ 24 chu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết các hàng hoá ứ đọng của doanh nghiệp. 2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua cũng như để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến hành thi công xây dựng các công trình điện. Ban quản lý dự án công trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thành công trình. Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) và lập biên bản giao tuyến công trình điện. Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa trên bản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương vật tư) để mua sắm. 3. Lựa chọn người cung ứng Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm hiểu cặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ mua sắm. Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng có lợi như: - Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị trường (phải thấp hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán). 25 Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị cho các công ty xây lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chất lượng cao mang đặc trưng của ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở trên (Simen của Đức, Sicamex của Pháp.v.v... Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng ở các doanh nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh nghiệp này có những lợi thế riêng tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp cùng ngành như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng vật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt. Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra. Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo của phòng vật tư sẽ là: a. Đối với hàng nhập khẩu Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện và luân chuyển như sau: - Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán lô hàng, quyết toán tầu. Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư (P4) sao 2 bản gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại (P6). - Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan để hoàn thành thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng. Khi giao nhận hàng 26 có diễn giải chi tiết. Khi thực hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2 bản lưu P3 và P6. - Chứng thư giám định hàng. Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải quyết bồi thường hàng hóa. - Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng ủy thác thì P4 không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức theo dõi giám sát. b. Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước Tổ chức nghiệm thu hàng gia công: - Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty, P4 tổ chức nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng) trước khi nhận hàng giao cho B (các công ty xây lắp). - Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóa đơn tài chính với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4 liên giao cho P2 để làm thủ tục thanh toán tiền hàng. c. Công tác tiếp nhận c1. Với hàng nhập khẩu: P4 tiếp hàng tại cảng, tổ chức vận chuyển để nhập vào kho (thông qua đơn vị vận chuyển nội bộ hoặc bên ngoài do P2 ký hợp đồng). 27 - Đối với hàng nguyên đai nguyên kiện, kho có trách nhiệm chuyển hàng từ trên phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị trí bảo quản. Thủ kho và cán bộ giao hàng lập biên bản giao nhận căn cứ vào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng, đuôi số kiện, tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh. Biên bản được gửi cho: - Kho giữ 01 bản - Người vận chuyển một bản - Phòng vật tư một bản + Lập phiếu nhập kho: Căn cứ vào lệnh giao hàng, biên bản giao hàng giữa thủ kho và cán bộ tiếp liệu P4 lập 3 phiếu nhập kho phải có đầy đủ các thành phần ký. c2. Đối với hàng mua trong nước: - Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ và lấy giấy báo giá gửi P2, P3. - Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thì thông báo cho P4 để P4 tổ chức nhận hàng. - Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợp đồng. c3. Xuất hàng để thi công công trình: Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4 kiểm tra hàng tồn kho và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho 28 ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc điểm khác như đã nêu ở trên. c4. Quyết toán nguồn hàng: - Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài nước, trong nước đã thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và hiện vật gồm số vật tư theo hợp đồng, số thực nhận đã sử dụng cho công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho. * Quyết toán vật tư công trình: - Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương hoàn công để cùng P4 cùng Ban quyết toán công trình. c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua: * Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô cùng khó khăn về mọi mặt. Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản theo cơ chế mới. Bước đầu nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủ điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định 117/CP sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dù vậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực vượt bậc của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắc phục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, tháo gỡ từng khâu, giải quyết từng việc để đưa công tác quản lý đi vào nề nếp hoàn thành nhiệm vụ trọng tâm của mình. Từ khi thành lập (7/95) đến hết tháng 6/2005 ban QLDACTĐMB đã đạt được những kết quả sau: Xây lắp và thiết bị : 857320 triệu đồng 29 Chi phí khác :85274 triệu đồng * Thực hiện kế hoạch tiến độ công trình. + Lưới điện 500 KV: thi công chống nhiễu và thiết kế móng hơn 526 vị trí trên toàn tuyến với điều kiện thi công trải rộng gần khắp đất nước. + Lưới điện 220kv: thi công hoàn thành 81công trình. Hoàn thành các thủ tục báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán 15 công trình. + Lưới điện 110 kv: Hoàn thành 76 công trình + Công trình chống quá tải đã có luận chứng, thiết kế kỹ thuật 15 công trình. * Các công trình đã hoàn thành a. Công tác VTTB - Đã tổ chức công tác đấu thầu mua sắm thiết bị cho 17 trạm quá tải và một số trạm khác bảo đảm đúng tiến độ quy định: an toàn và bí mật tuyệt đối - Đã thương thảo và ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị của 21 công trình (trong đó có 17 công trình chống quá tải). - Tổ chức tốt việc vận chuyển máy biến thế và cấp phát vật tư thiết bị cho 5 trạm biến áp đảm bảo chất lượng kinh tế, an toàn và đúng tiến độ. -Tổ chức tối việc tiếp nhận và cấp phát sắt thép nhập khẩu tại Hải Phòng giao cho tác B với số lượng là 9.978 tấn 30 -Tổ chức việc đấu thầu mua sắm VTTB cho sửa chữa các công trình hư hỏng do bão lụt. Bảo quản VTTB trong kho không bị hư hỏng mất mát. b. Công tác nghiệm thu thanh quyết toán - Hoàn thành quyết toán công trình đường dây 500kv giai đoạn 1 - Đã quyết toán 8 công trình (do đơn vị cũ chuyển sang) và trình nhà nước duyệt. - Hoàn thành quyết toán được 67 công trình mới cùng với việc quyết toán công trình cũ là giải phóng kho vật tư ứ đọng nhiều năm chúng ta đã kiểm kê xác định vật tư tồn kho tương đối chính xác, đã ký hợp đồng nhượng bán trên 100 tấn thép ứ đọng cho đơn vị trong ngành được tổng công ty cho phép, chuẩn bị tốt các điều kiện để quý 3/2006 đấu giá tiếp số thép ứ đọng còn lại. - Đã tập trung, giải quyết tốt các công trình trọng điểm như trạm Hà Tĩnh, trạm Sơn La, mở rộng ngăn lộ Đông Anh đáp ứng nhu cầu lắp đặt và bảo đảm đúng quy chế chọn thầu và chỉ định thầu của Tổng Công Ty nay chưa có trường hợp nào vi phạm đáng kể. Ngoài ra Ban còn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng Công Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cả nhập ngoại và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính số thép trên với cơ chế phức tạp về cả chủng loại và giá trị được an toàn trong điều kiện khó khăn của Ban. 4. Qu¸ tr×nh tiÕp nhËn vµ b¶o qu¶n vËt t­ 31 Nh÷ng vËt t­ thiÕt bÞ ®­îc mua s¾m cho Ban qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc tiÕp nhËn b¶o qu¶n tèt. §Ó ®¶m b¶o ®­îc yªu cÇu ®ã Ban ®· giao cho kho Th­îng ®×nh nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau: - Chøc n¨ng: Tham m­u chñ nhiÖm ®iÒu hµnh dù ¸n qu¶n lý giao nhËn, b¶o qu¶n , s¾p xÕp vËt t­ thiÕt bÞ cña Ban thuéc ph¹m vi kho qu¶n lý. - NhiÖm vô : +TiÕp nhËn vËt t­ thiÕt bÞ nhËp kho vµ s¾p xÕp theo ®óng quy ho¹ch kho + Th­êng xuyªn lµm c«ng t¸c b¶o qu¶n , vÖ sinh kho vËt t­ thiÕt bÞ theo ®óng ®Þnh kú quy ®Þnh + CÊp ph¸t vËt t­ thiÕt bÞ ®¶m b¶o an toµn , kÞp thêi theo phiÕu cÊp hµng + Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o vÖ an toµn tuyÖt ®èi + X©y dùng quy chÕ quy ®Þnh néi quy b¶o vÖ, giao nhËn hµng + LËp kÕ ho¹ch vµ nhu cÇu söa ch÷a, x©y dùng kho hµng th¸ng quý, n¨m 32 + Lµ thµnh vªn cña héi ®ång kiÓm kª + Quan hÖ víi ®Þa ph­¬ng ®Ó gi¶I quyÕt c¸c c«ng viÖc liªn quan 5. CÊp ph¸t vËt t­ §Ó cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña Ban ®­îc nhÞp nhµng gãp phÇn t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng , tang thªm vßng quay cña vèn l­u th«ng , n©ng cao chÊt l­îng vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm cho c«ng tr×nh . L·nh ®¹o Ban ®· giao cho phßng vËt t­ nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau: - Chøc n¨ng : Tham m­u chñ nhiÖm tæ chøc qu¶n lý c«ng t¸c mua s¾m, vËn chuyÓn, cÊp ph¸t vËt t­ thiÕt bÞ cho c¸c dù ¸n. - NhiÖm vô: + KiÓm tra vµ tr×nh duyÖt hå s¬ mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ c¸c dù ¸n + Th­¬ng th¶o vµ tr×nh duyÖt Hîp ®ång mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ. + Qu¶n lý theo dâi, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång ®· ký kÕt. + Gi¶i quyÕt thñ tôc víi c¸c c¬ quan h÷u quan vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång. + Chñ tr× tæ chøc quyÕt to¸n hîp ®ång mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ. 33 + Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c gi¸m s¸t, gia c«ng vËn chuyÓn vËt t­. + NghiÖm thu hå s¬ mêi thÇu mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ. + CÊp ph¸t b¶o qu¶n vËt t­ thiÕt bÞ (PhÇn do A cÊp) cho c¸c dù ¸n trªn c¬ së tiªn l­îng c«ng tr×nh. + Lµ thµnh viªn th­êng trùc cña Héi ®ång thanh lý vËt t­ thiÕt bÞ vµ tham gia héi ®ång kiÓm kª. + Theo dâi viÖc sö dông vËt t­ thiÕt bÞ ®· l¾p ®Æt cho dù ¸n, ®èi chiÕu thanh quyÕt to¸n vËt t­ thiÕt bÞ khi c«ng tr×nh hoµn thµnh + Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o, kiÓm kª vËt t­ thiÕt bÞ theo ®Þnh kú + Chñ tr× tæ chøc nghiÖm thu khèi l­îng gia c«ng. + LËp chøng tõ thanh to¸n c«ng t¸c ®¸nh gi¸ hå s¬ dù thÇu vËt t­ thiÕt bÞ theo chÕ ®é quy ®Þnh. 6. QuyÕt to¸n c«ng tr×nh §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vËt t­ Ban qu¶n lý dù ¸n c«ng tr×nh ®iÖn miÒn b¾c ®· ®Þnh kú quyÕt to¸n vËt t­ sö dông nh»m: tÝnh to¸n 34 l­îng vËt t­ thùc chi cã ®óng môc ®Ých kh«ng? L­îng vËt t­ tiÕt kiÖm ®­îc hoÆc béi chi, nguyªn nh©n g©y l·ng phÝ trong sö dông vËt t­ ë Ban. L·nh ®¹o Ban ®· giao cho Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô: - Chøc n¨ng: Tham m­u chñ nhiÖm ®iÒu hµnh dù ¸n qu¶n lý vµ gi¸m s¸t vÒ lÜnh vùc tµi chÝnh kÕ to¸n, thùc hiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, thèng kª vµ quyÕt to¸n vèn ®Çu t­ x©y dùng. - NhiÖm vô: + Tham gia lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh n¨m, quý, th¸ng trªn c¬ së Tæng c«ng ty duyÖt. + Gi¶i ng©n c¸c dù ¸n trong kÕ ho¹ch vèn ®Çu t­ ®­îc duyÖt. + Qu¶n lý vµ sö dông vèn ®Çu t­ theo chÕ ®é hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc. + Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ chÕ ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n, thèng kª theo chÕ ®é quy ®Þnh, chñ tr× tæ chøc gi¶i tr×nh víi c¸c c¬ quan thÈm tra vµ qu¶n lý Nhµ n­íc. + LËp b¸o c¸o thèng kª tµi chÝnh kÕ to¸n kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. + §¶m b¶o ®ñ kinh phÝ cho c¸c nhu cÇu ho¹t ®éng cña Ban theo chÕ ®é. 35 + Tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ theo tõng nguån thu tõ c¸c dù ¸n. + LËp vµ tr×nh duyÖt quyÕt to¸n c¸c dù ¸n hoµn thµnh. + L­u tr÷ vµ bµn giao hå s¬ tµi liÖu thanh to¸n vËt t­ thiÕt bÞ. + Tham gia víi c¸c Phßng kh¸c cña Ban trong c«ng t¸c ®Êu thÇu. +Th­êng trùc Héi ®ång kiÓm kª, tham gia héi ®ång thanh xö lý tµi s¶n, ph©n phèi vËt chÊt, thi ®ua khen th­ëng… + Tham gia so¹n th¶o hîp ®ång kinh tÕ vµ thanh lý c¸c hîp ®ång kinh tÕ. + So¹n th¶o hîp ®ång kiÓm to¸n víi c¸c c¬ quan kiÓm to¸n. + LËp vµ tr×nh duyÖt dù to¸n phôc vô cho c«ng t¸c quyÕt to¸n c¸c dù ¸n. IV. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ cña Ban Qu¶n lý dù ¸n c«ng tr×nh §iÖn MiÒn B¾c. Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật tư sang chế độ thương mại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho Ban QLDACTĐMB là nhanh chóng 36 thích ứng với cơ chế thị trường. Điểm lại quãng đường ngắn ngủi trong ba năm tuy còn non trẻ. Trong điều kiện khó khăn phức tạp về cơ chế, về thủ tục, về phương tiện, về điều kiện làm về tài chính Ban đã khắc phục mọi khó khăn và đã đạt được một số kết quả sau: 1. Ưu: Dần dần từng bước xây dựng các quy chế mô hình hoạt động của Ban cũng như của các phòng nghiệp vụ theo đặc thù của đơn vị mình với thể chế liên tục đổi mới. - Việc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị giúp cho việc chọn lựa xem xét nhập hàng của những nước có kỹ thuật cao, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý, thời gian lắp đặt nhanh, hiệu quả kinh tế tăng thêm nhiều lời ích cho Nhà nước, tránh những lãng phí không cần thiết. - Đã tạo ra hệ thống nguồn hàng quan trọng phong phú, có chất lượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh kịp thời đảm bảo cho B trong mọi điều kiện. - Đã xây dựng được bộ máy cung ứng bảo đảm vật tư hoạt động khá nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm hoạt động. 2. Nhược: Bên cạnh những mặt đã đạt được qua hai năm hoạt động của Ban. Công tác bảo đảm vật tư phục vụ cho các công trình đã bộc lộ một số mặt tồn tại như sau: - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ CNV trên các khâu xác định nhu cầu, lên đơn hàng, lập hợp đồng, lập dự toán bóc tiên lượng vật tư để mua sắm, cấp phát, bảo vệ khối lượng xây lắp 37 trong thanh quyết toán công trình còn bộc lộ yếu kém sai sót, dẫn đến sự vướng mắc chậm trễ trong triển khai và kết thúc công trình. - Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng có nhiều thiếu sót : Chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các nguồn sản xuất nguồn vật tư do tiết kiệm hay do khôi phục duy tu bảo dưỡng các vật tư thu hồi hay hư hỏng đủ tiêu chuẩn đưa vào sử dụng. Trong kế hoạch tạo nguồn cha xác định được khả năng đáp ứng các nguồn đó. - Công tác dự trữ và quản lý dự trữ vật tư chưa quan tâm đúng mức. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. Tuy nhiên hoạt động bảo đảm vật tư đã đạt được kết quả đáng khích lệ góp phần không nhỏ trong thắng lợi của Ban QLDATCĐ khi thực hiện nhiệm vụ. Chính vì vậy tổng số vốn đầu tư của Tổng Công Ty Việt Nam giao cho Ban QLDATCĐ MB để phục vụ công tác sản xuất thi công xây dựng các công trình điện năm sau so với năm trước tăng lên đáng kể. Điều đó đã nói lên sự trưởng thành vững chắc của Ban trong việt thực hiện nhiêm vụ trung tâm của mình. Cụ thể: (Đơn vị tỷ đồng) Nội dung Năm 2004 Năm 2005 Tổng số vốn đầu tư 601.998 890.425 Giá trị xây lắp 232.265 499.906 Thiết bị 299.495 267.676 38 Chi phí khác 70.228 122.848 Trong thời gian qua Ban QLDACTĐ đã xây dựng được một hệ thống quy chế nghiệp vụ cho từng phòng và đơn vị. Vì vậy đã bảo đảm được sự phân công hợp tác trong công việc. Thúc đẩy việc hoàn thành tiến độ thi công xây lắp các công trình điện của các B. Tinh thần trước nhiệm vụ được phân công của CBCNV được nâng cao, thu nhập của người lao động từng bước được cải thiện. Cụ thể ? Chỉ tiêu T.H 6 tháng 2004 T.H 6 tháng 2005 % So với KH năm % So với cùng kỳ 2004 Đầu tư XDCB 41.345 tỷ 248.363 tỷ 17% 50% Tổng số CBCNV 175 người 169 95% 100% Bình quân 1.601.000đ 1.807.500đ 90% 133% Để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho CBCN nhằm đáp ứng với công việc đòi hỏi phải có hiệu quả cao Ban đã tạo điều kiện cho mọi người có thể đi học đại học theo chuyên môn của mình. Và tổ chức các lớp học tiếng Anh bằng A và B tại Ban để mọi đối tượng trong Ban có thể tham gia. Cụ thể: Năm 2004 Năm 2005 Số người học Đại học tại chức 25 32 39 Số người học Tiếng Anh 37 45 Trong những năm qua để đáp ứng vật tư pv các công trình điện của Miền Bắc, Ban đã nhập xuất một khối lượng vật tư rất lớn với cường độ cao. - Chỉ tính riêng năm 2005, số liệu cụ thể từng tháng là: 40 Đơn vị: Tấn Tháng Nhập Xuất 1 205 115 2 243 53 3 527 49 4 290 281 5 117 517 6 196 202 7 152 262 8 142,3 102,5 9 113 493  1985,3 2074,5 41 PHẦN III MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM VẬT TƯ PHỤC VỤ CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN LƯỚI ĐIỆN ĐẾN NĂM 2000 - 2010 CỦA NGÀNH ĐIỆN NÓI CHUNG, CỦA BAN QLDACT ĐIỆN MIỀN BẮC NÓI RIÊNG. 1. Khu vực kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh Thành phố Hà Nội được cung cấp từ 3 trạm biến áp 220, 110 kv Hà Đông, Chèm, Mai Động với tổng công suất 750 MVA. - Giai đoạn năm 2000 phụ tải cực đại của Hà Nội được thực hiện ở mức 700 Mw. - Đến năm 2010 công suất phụ tải cực đại của Hà Nội đạt mức 900Mw cộng với phụ tải Hà Tây khoảng 135 Mw, các trạm biến áp (TBA) Hà Đông, Chèm, Mai Động cần được nâng công suất lên 500MVA. Khi đó tổng công suất TBA 220/110kv khu vực Hà Nội là 2000MVA. + Tỉnh Hải Hưng: - Giai đoạn 1996- 2000 được cung cấp điện bằng trạm 220/110KV phố Nối công suất 1.125MVA. - Giai đoạn 2005 nâng công suất 2.125MVA. 42 - Giai đoạn 1996-2010 cần xây dựng một trạm biến áp 220/110KV với công suất 1.125MVA đầu rẽ nhánh trên hai mạch 220KV Phải Lại - Hải Phòng (nằm trên địa bàn huyện Nam Sách). + Thành phố Hải Phòng: Thành phố Hải Phòng hiện có trạm biến áp 220/ 110KV. Hồng Hoà công suất 2.125 MVA. - Giai đoạn 1996-2000 tại Vật Cách xuất hiện khu công nghiệp NOMURA khoảng 50MW vì vậy cần xây dựng đường dây 220KV Tràng Bạch- Vật Cách và trạm Vật Cách công suất 1.125 MVA. - Giai đoạn 2010 nâng lên công suất 2.125MVA, khu chế xuất Đồ sơn đến năm 2008 dự kiến tiêu thụ khoảng 100MW sẽ được cung cấp điện bằng hai mạch 110KV(2AC 240) từ 220/110KV Đồng Hoà. Khu vực nội thành Hải Phòng với việc xuất hiện TBA 220/110KV cây số 8 mạch vòng káp 110KV Đồng Hoà - An Lạc - Lê Chân - Lạch Chay- Cửa Cấm- Cát Bi- Đình Vũ- Cây số 8. + Khu vực Quảng Ninh và thành phố Hạ Long được tăng cường cung cấp điện bằng một mạch 220KV Phả Lại -Hoàng Bồ, và trạm Hoàng Bồ công suất 1. 125MVA. Giai đoạn đến năm 2000 với sự phát triển của thành phố Hạ Long và một số nhà máy xi măng nhu cầu điện tăng lên đáng kể trạm Hoành Bồ sẽ được tăng cường 1MVA 125MVA và sẽ xây dựng thêm trạm 220KV Đồng Đăng. Giai đoạn 2001 - 2010 sẽ xây dựng thêm một nhà máy nhiệt điện công suất 1000 - 1200 MW giữa một số vị trí ở Quảng Ninh và 43 Hải Phòng sẽ phát công suất vào hệ thống bằng bốn mạch 220KV. Trong đó có hai mạch từ nhà máy đến trạm 220KV Tràng Bạch và một mạch kép Phả Lại. 2. Khu vực Nam Hà Nội Khu vực Nam Hà, Ninh Bình, Thái Bình giai đoạn 2000-2010) sẽ được đảm bảo an toàn cung cấp điện bằng đường dây 220KV từ các trạm biến áp 220/110KV Hoa Lư - Ninh Bình) với công suất 1.125 MVA, trạm Nam Định công suất 1.125MVA (2.125MVA năm 2005) và trạm Thái bình 1.125MVA (2.125 MVA năm 2005). + Khu vực Thanh -Nghệ -Tĩnh: - Giai đoạn 1996-2000 đã được tăng cường cung cấp điện bằng đường dây 220KV Ninh Bình-Thanh Hoá mạch hai và tăng công suất ở khu vực Thanh Hoá, Vinh mỗi nơi thêm một máy biến áp 125MVA. - Giai đoạn 2001-2010 sẽ xây dựng nhà máy nhiệt điện Bản MAI (350MW) với đường dây 220KV mạch kép Bản Mai-Vinh và TBA 220/110 KV Hà Tĩnh (1.125MVA). 3. Khu vực phía bắc Hà Nội Giai đoạn 1996-2000 đã xây dựng TBA 220/110KV Thái Nguyên (125MVA) cùng với việc xây dựng nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2. Tại Bắc Giang xây dựng trạm biến áp 220/110KV- 125MVA. - Khu vực Vĩnh Phú, Yên Bái, Lào Cai được tăng cường cung cấp điện bằng đường dây 220KV Hoà Bình - Lâm Thao và các TBA Lâm Thao 1.125MVA giai đoạn 1996-2000. 44 Giai đoạn 2001 - 2010 trạm Lâm Thao tăng công suất lên 2.125MVA và xây dựng đường dây 220KV Lâm Thao- Yên Bái cùng với trạm Yên Bái 125MVA. Chương trình phát triển lưới điện 1995 - 2010: 1995-2000 1996-2005 2006-2010 Tổng cộng Đường dây KM 500 KV 600 1.700 2.300 220 KV 2.832 1.871 1.400 6.103 110 KV 3.259 1.061 1.000 5.320 Trạm biến áp MVA 500 KV 450 3.600 4.050 220 KV 7.566 4.101 3.000 14.667 110 KV 6.815 3.623 3.000 13.438 Trạm biến áp MVA 4.443 4.225 6.332 15.000 4. Điện khí hóa nông thôn Là mục tiêu phát triển quan trong điện khí hoá toàn quốc vào năm 2010. Không thể xem xét các đề án điện khí với hiệu quả kinh doanh, mà phát xuất phát từ mục tiêu phát triển xã hội và lợi ích lâu dài: Nâng cao dân sinh, dân chí, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh tế ngành nghề nông thôn, đô thị hoá nông thôn. Giảm bớt sức ép di dân từ nông thôn ra thành phố khuyến khích định cư giảm tỷ lệ tăng dân 45 số. ..v.v Chương trình điện khí hoá nông thôn dự định cung cấp điện cho 70% dân số nông thôn. Dự tính như sau: - Đường dây trung áp: 75000Km - Dung lượng các TBA tiêu thụ: 9000 MVA - Đường dây hạ áp: 160.000KM - Công tơ đo đếm điện năng: 15.000.000 cái Trên đây là một số nét lớn về chương trì nh phát triển lưới điện khu vực phía Bắc giai đoạn 1995-2010 của tổng công ty điện Việt Nam và cũng chính là nhiệm vụ của Ban QLDACTDMB. Là đơn vị được tổng công ty Điện Việt Nam uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn để quản lý, thanh toán và cung ứng vật tư thiết bị cho các đơn vị xây lắp các công trình điện có điện áp từ 110kv trở lên, nhiệm vụ và các công trình khác theo phân cấp của tổng công ty giao. Đây thực sự là một vinh dự và cũng trách nhiệm hết sức nặng nề của Ban. Nó đòi hỏi phải giải quyết nhiều vấn đề và thực hiện tốt công tác ở các khâu, các cấp các đơn vị liên quan. Trong đó việc hoàn thiện quản lý vật tư thiết bị là vấn đề bức xúc nhất. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB Trong điều kiện nền sản xuất hàng hoá hiện nay. Việc bảo đảm có đầy đủ vật tư thiết bị chất lượng tốt, đồng bộ, đủ số lượng kịp thời, giá cả hợp lý phù hợp với tính chất và mục đích công việc các công trình điện là điều hiện vật chất quan trọng giúp Ban hoàn thành nhiệm vụ kinh tế Chính trị của mình. Để làm tốt được điều đó, bộ máy tổ 46 chức quản lý bảo đảm vật tư của Ban đóng vai trò rất quan trọng. Trong những năm qua nhận thức được rõ vấn đề trên Ban đã có những biện pháp từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý vật tư. Chính vì vậy công tác vật tư bảo đảm cung ứng cho các công trình điện đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã làm tốt, những cái đã làm được. Công tác quản lý bảo quản vật tư của Ban QLDACTĐMB cũng không tránh khỏi những mặt còn hạn chế khiếm quyết. Để góp phần khắc phục những tồn tại trên. Qua thời gian công tác và thực tập tại Ban. Được sự giúp đỡ tận tình của các phòng nghiệp vụ chức năng tại Ban và sự chỉ bảo ân cần của thầy giáo hướng dẫn. Với những kiến thức và thời gian còn nhiều hạn chế tôi xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến nhỏ bé của mình trên một số mặt còn tồn tại hạn chế về công tác vật tư của Ban. Với hy vọng nó sẽ phần nào giúp cho công tác quản lý bảo đảm vật tư của Ban trong thời gian tới được hoàn thiện hơn và hiệu quả hơn. 1. Về công tác xác định nhu cầu vật tư Xác định đúng đắn nhu cầu là một nhiệm vụ quan trọng nó là căn cứ để xây dựng một kế hoạch tối ưu. Vì vậy khi xác định nhu cầu vật tư trong kỳ kế hoạch ta phải căn cứ sát với kế hoạch phát triển lưới điện của những năm tới để xác định một cách đồng bộ nhu cầu tất cả các loại vật tư dù là vật tư chính hay vật tư phụ có giá trị lớn hay nhỏ từ đó trở thành một biểu tổng hợp ghi rõ quy cách chủng loại vật tư trong kỳ kế hoạch có nhu cầu. 47 - Xây dựng và điều chỉnh thường xuyên hệ thống các định mức xây lắp và dự trữ vật tư cho sát, đúng đưa nó vào phần ứng dụng để tổng hợp xử lý đồng bộ những vấn đề phát sinh : Cụ thể: a) Đối với nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp. Nên áp dụng công thức : Nhu cầu vật tư =(khối lượng xây lắp).(Định mức vật tư trong một đơn vị xây lắp ) (Định mức vật tư trong một đơn vị xây lắp ) ở đây được quy định cụ thể chi tiết với từng phần việc trong bản định mức dự toán vật tư chuyên môn ngành điện do Bộ năng lượng ban hành năm 1995 Ví dụ : Định mức lắp tủ điều khiển và tủ điện bảo vệ. 48 Đơn vị tính: 1 tủ điện Loại công tắc T. phần hao phí Đvị Loại tủ điện Rơ le bảo vệ Đ.K.V hành Lắp tủ điều kiện và bảo vệ 1. Vật liệu: - Vazơlin Kg 0,23 0,3 - Băng ni lông Cuộn 1,5 2,0 - Cồn công nghiệp Lít 0,25 0,4 - Thiếc hàn Kg 0,2 0,3 - Nhựa thông Kg 0,02 0,03 II. Nhân công Bậc thợ 40/7 Công 5,0 5,5 III. Máy thi công - Cẩu 5 tấn Ca 0,14 0,14 - Xe nâng Ca 0,10 0,10 Muốn điều chỉnh được mức tiêu dùng cho từng phần việc được sát đúng có hiệu quả. Người làm công tác vật tư phải tổng hợp được các thành phần trong cơ cấu của định mức. Tính hệ số sử dụng vật tư. Nguyên vật liệu (Hsd) sao cho Hsd tiến gần tới 1 là tốt nhất. Hsd= Trọng lượng có ích của vật tư, NVLiệu Toàn bộ trọng lượng vật tư,NVLiệu 49 Để làm tốt điều này, những người làm công tác giám sát kỹ thuật công trình phải thường xuyên đi sâu xuống sát công việc tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong việc sử dụng nguyên vật liệu và vật tư xoá bỏ mọi hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây ra để từ đó hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. b. Xác định mức dự trữ Để bảo đảm quá trình hoạt động của Ban được liên tục đòi hỏi phải có lượng vật tư cần thiết. Do tính chất công việc của Ban là cung ứng vật tư cần thiết cho các công trình đường dây và trạm từ 110kv trở lên nên vật tư của Ban có thể chia thành 2 nhóm sau : - Nhóm vật tư chuyên dùng cao thế từ cấp điện áp 110kv trở lên hoàn toàn phải nhập ngoại. - Nhóm vật tư phổ thông như vật liệu xây dựng cấu kiện, phụ kiện phục vụ lắp các đường dây và trạm hiện nay trên thị trường có sẵn. Những năm trước đây do công tác xác định mức dự trữ không khoa học dẫn đến mất cân đối trong các chủng loại dự trữ như những vật tư đặc chủng cần thiết để thay thế thì thiếu như những vật tư phổ thông như: Bulông, sắt thép. .. lại thừa hàng trăm tấn gây ra sự tồn đọng về vốn lớn trong khi giá trị vật tư giảm do hao mòn han gỉ, trong khi chi phí dự trữ lớn Tên vật tư Nhập (tấn) Xuất (tấn) Tồn kho Sắt thép các loại 935 321 614 Bu lông các loại 152 91,5 60,5 50 Để khắc phục những tồn tại trên Ban cần có chính sách hợp lý, khoa học trong việc xác định mức dự trữ Cụ thể : - Căn cứ theo kế hoạch phát triển các công trình đường dây và trạm điện hàng năm để xác định mức dự trữ phù hợp bảo đảm cho sản xuất. b1. Đối với vật tư thiết bị đồng bộ, chuyên ngành mà trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại nên áp dụng: Mô hình kinh tế dự trữ (EQM) để từ đó xác định được lượng dự trữ tối ưu (Q ) H DS2*Q  Trong, dó : Q* : Lượng dự trữ tối ưu D : Nhu cầu vật tư dự trữ trong năm S : Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng H : Chi phí nắm giữ hàng hoá dự trữ tính cho một đơn vị sản phẩm dự trữ. Ví dụ : Theo kế hoạch hàng năm Ban có nhu cầu cấp cho các công trình đường dây : 1000 tấn cáp ACL 85/24. Ban dự kiến chi phí cho 1 đơn vị hàng 10USD. Chi phí duy tu vật tư tồn kho tính bình quân cho một tấn cáp là 0,5USD Áp dụng mô hình kinh tế dự trữ ta tính được 51 5,0 10x1000x2 H DS2*Q  =200 tấn Tổng chi phí dự trữ (không tính đến giá trị vật tư ) 5,0x 2 20010x 200 1000T  =100 (USD) Số đơn hàng: tÊn200 tÊn1000 = 5 đơn hàng Số cần của một lần đặt hàng: 5 ngµy365 = 73 ngày b2. Đối với vật tư phổ thông trong nước sản xuất được. Thị trường có sẵn cần đâu có đó mà giá cả lại biến động không đáng kể thì mức độ dự trữ chỉ cần thiết rất ít thậm chí tiến độ thi công xây lắp cần đâu đến mua đó để có thể chuyển thẳng từ nơi bán đến chân công trình để giảm chi phí dự trữ bảo quản, giảm tồn đọng vốn do dự trữ hàng hoá tạo sự phù hợp giữa giá cả vật tư tại từng thời điểm so với chi phí bỏ ra 2. Trong công tác lập đơn hàng Hàng năm theo kế hoạch Ban QLDATCĐ MB phải cung ứng một lượng vật tư rất lớn cho các công trình điện thi công xây lắp được: Do đó phải lập rất nhiều đơn hàng để mua thiết bị vật tư ở trong nước và ngoài nước. 52 - Đơn hàng là một văn kiện mang tính hợp đồng, nó buộc Ban phải có những khoản chi rất lớn. Cho nên điều tối quan trọng là văn kiện này phải rõ ràng và không có chỗ nào có thể hiểu sai được. Ví dụ: Không bao giờ được dùng các cụm từ dưới đây: - “Giá cả sẽ được thoả thuận” - “Giao hàng càng sớm càng tốt” - “Có chất lượng thương mại thông thường” - “Giống như đã cung cấp trước đây” Và' những từ khác có tính chất tương tự, vì quá lỏng lẻo, có thể gây khó khăn rất lớn sau đây: Đơn đặt hàng ít nhất phải có các thông tin dưới đây : - Tên và địa chỉ xí nghiệp đặt hàng -Tên và địa chỉ công ty nhận đơn hàng - Số ký hiệu, mã hàng - Số lượng sản phẩm và khối lượng dịch vụ yêu cầu - Tả đầy đủ loại, kiểu, phân cấp hoặc những quy cách cần thiết để xác định sản phẩm hoặc dịch vụ. - Một bản công bố được áp dụng về quy cách của sản phẩm và mọi dữ liệu kỹ thuật có liên quan. - Ghi rõ mọi chứng chỉ hợp cách của sản phẩm (phù hợp với yêu cầu) cần gửi theo hàng được giao. - Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán. 53 - Cách thức giao hàng. - Các hướng dẫn giao hàng Chữ ký của người mua và chức vụ của họ trong tổ chức mua hàng. - Những điều kiện kinh doanh của bên mua. Ủy quyền rõ ràng cho người ký đơn hàng và có thể đề ra giới hạn mỗi lần ký. Nếu vượt qua một giá trị nào đó phải được ban giám đốc kiểm duyệt. 3. Kiểm tra việc tiếp nhận hàng Kiểm tra khi nhận hàng là một khâu quan trọng trong hệ thống mua hàng. Kiểm tra vào lúc tiếp nhận xem có thể nhận hay trả lại hàng là phương pháp không hiệu quả và lãng phí cần thay đổi. Vì vậy, khi kiểm tra trực tiếp hay gián tiếp qua một bên thứ ba độc lập đòi hỏi phải có một chứng chỉ chất lượng hợp cách theo vật tư được mua, bảo đảm rằng những thứ được giao kỳ này phù hợp với yêu cầu đã nêu trong bản hợp đồng. * Nội dung chứng chỉ chất lượng hợp cách gồm: - Tên và địa chỉ bên cung ứng - Số ghi loại và ngày phát chứng chỉ - Tên địa chỉ của khách hàng - Số hiệu đơn đặt hàng của khách hàng. - Mô tả sản phẩm và số lượng sản phẩm. - Nhãn hiệu riêng của khách hàng, ở nơi nào thích hợp 54 - Bản quy cách theo đơn hàng hóa phải được cung cấp - Văn kiện do người được công ty giao phụ trách chất lượng hoặc người phó của ông ta ký * Kiểm tra hàng hoá vật từ thực tế vào lúc tiếp nhận xem có hỏng hóc gì trong khâu vận chuyển Nếu hàng có tổn thất đổ vỡ hư hỏng không đúng hợp đồng phải mời cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập chứng thư giám định để giải quyết việc bồi thường hàng. 4. Hoàn thiện công tác ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng Muốn có nguồn hàng ổn định và vững chắc thì phải thực hiện tốt công tác ký và thực hiện hợp đồng kinh tế: Để làm tốt công tác này phải làm tốt các quy trình sau: + Lên tiên lượng chủng loại quy cách số lượng các loại vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch và trong năm. + Thông cáo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng + Tiêu chuẩn: Để lựa chọn người cung ứng dựa trên các phương thức sau : - Trước hết là chọn người cung ứng truyền thống. - Chọn những người nào thực hiện tốt cam kết hợp đồng - Giá cả phải hợp lý, phù hợp với thị trường. - Hàng phải bảo đảm chất lượng theo nhu cầu uy tín trên thị trường - Đáp ứng được số lượng theo yêu cầu của tiến độ thi công 55 - Con đường vận chuyển vật tư phải ngắn nhất - Chọn người đồng ý thanh toán chậm - Có dịch vụ trước và sau bán hàng Sau khi đã đáp ứng các nhu cầu trên thì ưu tiên ký hợp đồng mua của các đơn vị chủ quản, các đơn vị cùng ngành, các đơn vị chuyên doanh. - Tiếp đó đến các đơn vị kinh tế tập thể - Cuối cùng không có mới mua của tư nhân +Sau khi lựa chọn người cung ứng. Phòng vật tư của Ban đàm phán với đơn vị cung ứng về hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá. Nội dung của hợp đồng phải thể hiện như mẫu sau: 56 HỢP ĐỒNG KINH TẾ - Căn cứ nghị định số 76/CP của Hội Đồng Chính Phủ quy định theo Hợp Đồng Kinh tế. - Căn cứ theo quyết định 217/HĐBT của hội Đồng Bộ Trưởng về đổi mới công tác kế hoạch hoá và hạch toán KD XHCN. Đại diên bên A Ông,bà : Chức vụ: Đại diện Ban QLDATCĐMB Có lài khoản số: Tại Ngân hàng: Đại diện bên B Ông,bà : Chức vụ: Đại diện: Có lài khoản số: Tại Ngân hàng: Sau khi bàn bạc, bên A nhất trí mua của bên B các vật tư sau: Điều I: Số lượng, giá cả: TT Tên vật tư Đ vị SL Đ. Giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 57 Điều II: Quy cách chất lượng: Phần này phải ghi tỉ mỉ về quy cách chất lượng, kích thước, các thông số kỹ thuật yêu cầu, độ nhẵn bóng, đồ bền, yêu cầu kỹ thuật nếu có. Điều III: Phương thức giao nhận hàng, thời gian, địa điểm giao nhận. Phần này qui định bên bán giao hàng cho bên mua tại đâu, bên nào chịu trách nhiệm vận chuyển, bốc dỡ, lên xuống hàng hóa, thời gian giao nhận và tiến độ giao nhận. Phần này còn qui định đơn vị giao hàng theo khối lượng, theo bao bì, theo ba rem hoặc đơn vị tính nào. Qui định tỷ lệ hao hụt trong giao nhận vận chuyển nếu có. Điều IV: Hình thức thanh toán Phần này qui định hình thức thanh toán như thế nào? Tiền séc hay tiền mặt, trả tiền trước hay sau, thời gian thanh toán. ... Nếu có biến động giá thì xử lý như thế nào. Điều V: Cam kết chung: Hai bên cùng cam kết thực hiện những qui định trên, nếu gây thiệt hại cho nhau phải bồi thường vật chất. Còn nếu phát sinh tình huống mới thì hai bên cùng tham gia bàn bạc xử lý điều chỉnh. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký được lập thành 6 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 3 bản. Đại diện bên B Đại diện bên A 58 + Sau khi ký kết hợp đồng phòng vật tư của Ban phải chủ động bám nguồn hàng, tìm hiểu khả năng sản xuất của doanh nghiệp cung ứng một cách chính xác. + Hợp đồng đã ký phải tổ chức thực hiện nghiêm túc, đầy đủ và có trách nhiệm. + Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng có tranh chấp xảy ra, cả hai bên không cùng giải quyết được thì phải chủ động nhờ trọng tài kinh tế tương đương giải quyết. - Hết hợp đồng xí nghiệp phải thanh lý hợp đồng và kiến nghị với bên bán những tồn tại để có những biện pháp khắc phục. 5. Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư: Nhìn vào bảng tổng vốn của Ban, ta thấy vốn thực hiện là rất lớn. Do vậy Ban luôn trong trạng thái thiếu vốn, đây là bài toán nan giải đối với ban. Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Ban được tiến hành thuận lợi Ban phải có thêm nguồn vốn. Nguồn vốn này có thể có từ nhiều nguồn khác nhau như : - Hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước. - Có biện pháp xin chậm trả các khoản nộp ngân sách để huy động vốn vào sản xuất. - Chọn các biện pháp cung ứng vật tư thiết bị và các B tham gia thi công xây lắp có khả năng thanh toán chậm để tận dụng nguồn vốn của họ. 59 - Tiến hành tốt công tác tiêu thụ, nhượng bán các loại vật tư thành phẩm, vậl tư thu hồi kém phẩm chất ứ đọng để tăng nguồn vốn và giảm chi phí dự trữ - Tiến hành thực hành tiết kiệm, tiết kiệm những chi phí bất hợp lý giảm chi tiêu tiếp khách, không mua sắm các phương tiện đi lại không cần thiết, giảm trang bị các thiết bị theo kiểu phong trào. Tận dụng nguồn lực và lợi thế sẵn có của Ban bao gồm các yếu tố như trình độ tay nghề của công nhân, khả năng kỹ thuật, nhà xưởng máy móc thiết bị sẵn có, thành lập các tổ đội duy tu sửa chữa lắp đặt thiết bị vật tư từ các thiết bị hư hỏng thành các thiết bị có đủ tiêu chuẩn đưa vào sử dụng dể tiết kiệm vốn mua sắm. Ví dụ: Tên thiết bị Giá mua Giá tự làm Tủ điều kiện 31,5 23,2 Tủ bảo vệ 28 22,5 Cầu dao 35Kv 22 17,5 Cầu dao 110Kv 45 29,3 - Việc thu mua vật tư nguyên vật liệu chưa kiểm tra chặt chẽ giá cả chất lượng. . tạo kẽ hở cho việc tự động nâng giá mua. Do vậy, Ban cần sớm hoàn chỉnh quy chế thu mua vật tư nguyên vật liệu để giảm chi phí thu mua, tăng chất lượng vật tư nguyên vật liệu. Đây là khâu quyết định nhất trong việc tiết kiệm hay lãng phí định mức tiêu hao nguyên vật liệt. Quy chế này cần phải xây dựng chế độ khuyến khích 60 lợi ích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất. Chế độ thưởng phạt này phải quy định rõ mức thưởng căn cứ vào số tiền làm lợi thực tế. - Không ngừng bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ và phẩm chất của cán bộ làm công tác vật tư. 6. Hoàn thiên bộ máy quản lý bảo đảm vật tư Đây là vấn đề quan trọng vì gắn với tổ chức là con người, nó là yếu tố của mọi thành công 6.1. Cụ thể Người cán bộ lãnh đạo công tác vật tư nên bố trí nhân viên thống kê tiếp liệu của mình theo những loại mặt hàng nhất định nhằm giúp cho họ chuyên sâu nghiệp vụ, tạo điều kiện tốt cho họ nắm chắc loại vật tư mà họ quản lý để tránh tình trạng vật tư hết mà không biết. Hoặc vẫn mua khi loại vật tư đó còn dẫn đến ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn không có lợi cho Ban. a) Duy trì nghiêm chế độ kiểm toán trên sổ sách :ghi chép đầy đủ các hiện tượng xuất nhập từng thời kỳ, phải xác định cho được lượng và giá trị còn lại của từng loại vật tư nguyên vật liệu để qua đó có thể xác định được điểm đặt hàng và đôn đốc quản lý cung ứng đơn đặt hàng mới. - Đối với vật tư thiết bị Ban chủ yếu là nhập trọn bộ theo từng công trình đường dây và trạm điện. Đơn giá được tính cho vật tư thiết bị của từng công trình. Vì vậy để tiện cho việc quản lý vật tư khi công trình đang thi công cũng như để thuận lợi cho việc thanh quyết toán khi công trình đang hoàn thành. Người làm công tác quản lý kế toán 61 dự trữ nên áp dụng phương pháp xuất hết các lô để tính ... Cụ thể nên áp dụng theo các mẫu sau: Tên vật tư ................ Mã hàng............ Đơn vị tính.......... Thời gian Nhập Xuất Tồn SL Giá ĐV Giá T.Bộ SL Giá ĐV Giá T.Bộ SL Giá ĐV Giá T.Bộ b. kiểm toán thực tiễn: Ngoài việc kiểm tra trên sổ sách người làm công tác thống kê vật tư còn phải định kỳ 6 tháng hoặc một năm phối hợp với các kho kiểm tra thực tế bằng cách cân đo đong đếm một cách chính xác vật tư thiết bị thực tế còn lại đề làm cơ sở xác định số lượng và chất lượng giá trị thực của hàng tồn kho dự trữ đồng thời để phát hiện các nguyên nhân gây ra mất mát, hao hụt vật tư dự trữ. 6.2. Đối với kho tàng và người làm công tác thủ kho a) Đối với kho tàng : Vật tư của ngành điện chịu ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài như từ trường, nhiệt độ nên phải bảo quản trong các điều kiện tương đối ngặt nghèo để bảo đảm chất lượng cho vật tư. Vì vậy sau khi vật 62 tư đã chuyển về đã lập "Biên bản kiểm lập". Căn cứ vào tính chất đặc điểm của vật tư mà có thể bảo quản trong kho hoặc ngoài trời. + Cụ thể có thể phân loại như sau: - Kho kín có điều hoà: Để bảo quản các loại thiết bị cần độ chính xác cao như đồng hồ, công tơ, rơ le, hàng điện tử, bán dẫn. - Kho kín bình thường: Để bảo đảm quản lý các loại vật tư vật liệu khác như: cầu chì, áp tô mát, chống sét, phụ kiện. Riêng đối với các loại như xăng, dầu, sơn, a xit...dễ cháy nổ cần phải được để trong kho kín tách rời các kho vật liệu trên. Kho ngoài trời: Để các loại vật tư cồng kềnh có khối lượng lớn như: Cấu kiện cột, máy biến thế, cầu dao, cáp thép...vv + Yêu cầu quan trọng đối với các kho là : - Chống trộm cắp - Cao ráo sạch sẽ thoáng mát, sáng sủa, chống ẩm chống dột. - Các loại vật tư phải được sắp xếp trên các giá theo từng khu vực, nhóm, hàng rõ ràng để có thể dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và tiện lợi cho nhập, xuất vận chuyển ra vào. - Các loại vật tư cồng kềnh để ngoài trời nhưng phải có mái che mưa nắng. 63 b. Đối với người làm công tác thủ kho. Người làm công tác thủ kho phải thực sự là người giữ của, có tinh thần trách nhiệm cao để tiện cho việc quản lý vật tư. Các thủ kho cũng nên chia ra để quản lý theo nhóm vật tư và cũng phải thực hiện tốt những công việc sau: - Hàng hoá khi nhập phải được sắp xếp đúng nơi quy định. - Chỉ được xuất hàng khi đã có phiếu xuất của phòng vật tư phát hành nhưng phải bảo đảm nguyên tắc có đầy đủ chữ ký của các thành phần như: lãnh đạo Ban (chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm), phụ trách phòng vật tư, trưởng kho, phiếu phải có thời gian. Riêng đối với vật tư nhượng bán phải có thêm chữ ký của kế toán trưởng trên phiếu. - Các loại vật tư sau khi nhập xuất phải được đăng ký cập nhật cụ thể chi tiết vào sổ và thẻ của từng thủ kho và số liệu này phải thường xuyên đối chiếu với sổ sách thống kê của phòng vật tư và khớp với số liệu thực tế. - Khi có biến động về vật tư và nguyên vật liệu phải kịp thời báo cáo với lãnh đạo kho và phòng vật tư có biện pháp xử lý. - Để nâng cao trình độ quản lý vật tư Ban cần thường xuyên tổ chức học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn đối với mọi CBCNV nhất là những người làm công tác quản lý vật tư. 64 KẾT LUẬN Hoàn thiện công tác quản lý bảo quản vật tư là một hoạt động cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ một đơn vị kinh tế nào. Nó là khâu đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và Ban Quản lý Công Trình Điện Miền Bắc nói riêng. Việc thường xuyên phân tích đánh giá quá trình thực hiện hoạt động này là việc làm cần thiết, tìm ra những điểm mạnh để phát huy, khắc phục những hạn chế và không ngừng hoàn thiện nó. Thực hiện các hoạt động quản lý vật tư ở mỗi doanh nghiệp là sự kết hợp chọn lọc và linh hoạt giữa lý luận chung và thực tiễn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có được một cơ cấu tổ chức và quá trình làm việc khoa học phục vụ thật tốt cho dây truyền sản xuất đặc biệt là trong nền kinh tế ở giai đoạn bắt đầu của cơ chế thị trường. 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Ngành điện Việt nam – 50 năm những chặng đường – Hà nội tháng 12/2004. 2. Ban QLDACTĐMB ra đời và trưởng thành: 7/1995 (Báo cáo Nội bộ). 3. Nghị quyết hội đồng quản trị tổng công ty điện lực Việt nam về chiến lược phát triển cơ khí điện lực đến năm 2010 – Hà nội tháng 12/1999. 4. Tổng sơ đồ phát triển ngành điện giai đoạn 5 (2005- 2010) đã được Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt. 5. Phân tích hoạt động kinh doanh NXB Thống kê – Hà nội 1/2002. Chủ biên Phan Quang Niệm. 6. Quản lý học kinh tế quốc dân tập II – NXB KH & Kỹ thuật – 2002. Chủ biên GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS Mai Văn Bưu. 7. Khoa học quản lý tập I – NXB KH& Kỹ thuật – Hà nội – 2005. Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà – TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền. 8. Khoa học quản lý tập II – NXB KH&Kỹ thuật – Hà Nội – 2002. Chủ biên: TS. Đoàn Thu Hà – TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền. 9. Giáo trình quản lý xã hội NXB Khoa học & kỹ thuật – Hà Nội 2000. Chủ biên: GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS. Phan Kim Chiến. 10. Báo cáo tổng kết của BQLDACTĐMB từ 2004 đến 2005 (Hà nội, tháng 12 năm 2005). 66 Môc lôc LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................... 1 CHƯƠNG I: TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP ...................................................................... 3 I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP ............................................................. 3 1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất .................... 3 2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất .......................... 4 II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP. ..................................................................... 5 1. Mua sắm vật tư ............................................................................... 5 2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư .......................................................... 7 3. Cấp phát vật tư ............................................................................... 9 4. Quyết toán sử dụng ....................................................................... 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB (Dù ¸n C«ng tr×nh §iÖn MiÒn B¾c) ............................................ 12 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACTĐMB. ..................................................................... 12 1. Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB ..................................... 14 2. Các phòng tham mưu ...................... Error! Bookmark not defined. II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ 19 67 III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB ........................................................................................ 21 1. Xác định nhu cầu ......................................................................... 21 2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua ....................... 24 3. Lựa chọn người cung ứng ............................................................. 24 IV. NHẬN XÉT RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH TRÊNError! Bookmark not defined. 1. Ưu: ............................................................................................... 36 2. Nhược: ......................................................................................... 36 PHẦN III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM VẬT TƯ PHỤC VỤ CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN ............................................................................... 41 I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN LƯỚI ĐIỆN ĐẾN NĂM 2000 - 2010 CỦA NGÀNH ĐIỆN NÓI CHUNG, CỦA BAN QLDACT ĐIỆN MIỀN BẮC NÓI RIÊNG. ................................................................................... 41 1. Khu vực kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh ...................... 41 2. Khu vực Nam Hà Nội ................................................................... 43 3. Khu vực phía bắc Hà Nội ............................................................. 43 4. Điện khí hóa nông thôn. ............................................................... 44 II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB. ............ 45 1. Về công tác xác định nhu cầu vật tư ............................................. 46 2. Trong công tác lập đơn hàng......................................................... 51 3. Kiểm tra việc tiếp nhận hàng. ....................................................... 53 4. Hoàn thiện công tác ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng .............. 54 5. Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư ..................... 58 6. Hoàn thiên bộ máy quản lý bảo đảm vật tu: .................................. 60 68 KẾT LUẬN .............................................................................................. 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 65