Luận văn Tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu

1 Luận Văn ĐỀ TÀI: cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu 2 Mục lục Mục lục ................................................................................................................. 2 Lời nói đầu ............................................................................................................. 5 Sơ đồ số 1.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung ................... 22 Sơ đồ số 1.6: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo ph−ơng pháp sổ số d− ......... 25 Thẻ kế toán chi tiết .............................................................................................. 88 Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nvl, CCDC. ........................................................ 90 Sổ chi tiết thanh toán với ng−ời bán .................................................................... 96 Nhật ký chứng từ số 1 .......................................................................................... 78 Nhật ký chứng từ số 2 .......................................................................................... 79 Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện ........................................................................... 83 Nhật ký chứng từ số 5 .......................................................................................... 83 Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện ........................................................................... 84 Nhật ký chứng từ số 10 ........................................................................................ 84 Sổ cái tμi khoản 152 ............................................................................................ 95 Sổ cái tμi khoản 331 ............................................................................................ 96 Kết luận ch−ơng 2 : ........................................................................................... 100 Tμi sản l−u động ................................................................................................ 100 Tiền mặt ............................................................................................................. 100 Tiền gửi Ngân hμng ........................................................................................... 100 Tiền đang chuyển .............................................................................................. 100 Dự phòng giảm giá đầu t− ngắn hạn .................................................................. 100 Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ ................................................................................ 100 Phải thu khác ..................................................................................................... 102 Dự phòng phải thu khó đòi ............................................................................ 102 Tạm ứng ......................................................................................................... 102 Chi phí trả tr−ớc ................................................................................................. 102 Cầm cố, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn ................................................................ 102 Hμng mua đang đi trên đ−ờng ....................................................................... 102 Bao bì luân chuyển ............................................................................................ 102 Thμnh phẩm ....................................................................................................... 102 Hμng hoá ........................................................................................................ 102 Hμng gửi đi bán ............................................................................................. 102 Loại TK 2 ................................................................................................... 102 Tμi sản cố định ........................................................................................... 103 Quyền phát hμnh ................................................................................................ 103 Bản quyền, bằng sáng chế ............................................................................. 103 Nhãn hiệu hμng hoá ....................................................................................... 103 Giấy phép vμ giấy phép nh−ợng quyền ............................................................. 103 Hao mòn TSCĐ thuê tμi chính ........................................................................... 103 Hao mòn TSCĐ vô hình ................................................................................. 103 3 Đầu t− chứng khoán dμi hạn .......................................................................... 103 Dự phòng giảm giá đầu t− dμi hạn ..................................................................... 104 Xây dựng cơ bản dở dang .............................................................................. 104 Xây dựng cơ bản ................................................................................................ 104 Sửa chữa lớn TSCĐ ........................................................................................ 104 Chi phí trả tr−ớc dμi hạn ................................................................................ 104 Ký quỹ, ký c−ợc dμi hạn ................................................................................ 104 Loại tk 3 .................................................................................................... 104 Nợ dμi hạn đến hạn trả ................................................................................... 104 Phải trả cho ng−ời bán ................................................................................... 104 Phải trả công nhân viên ..................................................................................... 104 Chi phí phải trả .............................................................................................. 104 Phải trả nội bộ ................................................................................................ 104 Phải trả, phải nộp khác ................................................................................... 105 Tμi sản thừa chờ xử lý........................................................................................ 105 Doanh thu ch−a thực hiện .................................................................................. 105 Phải trả, phải nộp khác ................................................................................... 105 Vay dμi hạn .................................................................................................... 105 Nợ dμi hạn ...................................................................................................... 105 Loại tk 4 ..................................................................................................... 105 Nguồn vốn kinh doanh ...................................................................................... 105 Chênh lệch đánh giá lại tμi sản ...................................................................... 105 Chênh lệch tỷ giá ........................................................................................... 105 Quỹ đầu t− phát triển ......................................................................................... 105 Quỹ dự phòng tμi chính ................................................................................. 105 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc lμm .......................................................... 105 Lợi nhuận ch−a phân phối ............................................................................. 105 Lợi nhuận năm tr−ớc ...................................................................................... 105 Quỹ khen th−ởng ........................................................................................... 105 Quỹ phúc lợi .................................................................................................. 105 Nguồn vốn đầu t− xây dựng cơ bản ............................................................... 105 Quỹ quản lý của cấp trên ............................................................................... 105 Nguồn kinh phí sự nghiệp .............................................................................. 106 Nguồn kinh phí đã hình thμnh TSCĐ ............................................................ 106 Loại TK 5 ................................................................................................... 106 Doanh thu .......................................................................................................... 106 Doanh thu bán hμng vμ cung cấp dịch vụ ...................................................... 106 Doanh thu bán hμng hoá ................................................................................ 106 Doanh thu cung cấp dịch vụ .............................................................................. 106 Doanh thu bán các thμnh phẩm ......................................................................... 106 Doanh thu cung cấp dịch vụ .......................................................................... 106 Doanh thu hoạt động tμi chính ....................................................................... 106 4 Chiết khấu th−ơng mại ................................................................................... 106 Hμng bán trả lại ................................................................................................. 106 Giảm giá hμng bán ......................................................................................... 106 Loại tk 6 .................................................................................................... 106 Mua hμng ....................................................................................................... 106 Mua nguyên liệu, vật liệu .............................................................................. 107 Mua hμng hoá ................................................................................................ 107 Chi phí nhân công trực tiếp ............................................................................ 107 Chi phí sử dụng máy thi công ........................................................................ 107 Chi phí bằng tiền khác ....................................................................................... 108 Giá thμnh sản xuất ......................................................................................... 108 Giá vốn hμng bán ........................................................................................... 108 Chi phí tμi chính ................................................................................................ 108 Chi phí bán hμng ............................................................................................ 108 Chi phí dụng cụ, đồ dùng .................................................................................. 108 Chi phí khấu hao TSCĐ ................................................................................. 108 Chi phí bảo hμnh ............................................................................................ 108 Chi phí quản lý doanh nghiệp ........................................................................ 108 Chi phí vật liệu quản lý ...................................................................................... 108 Chi phí đồ dùng văn phòng ............................................................................ 108 Chi phí khấu hao TSCĐ ................................................................................. 108 Chi phí dự phòng ............................................................................................ 108 Chi phí dịch vụ mua ngoμi ............................................................................. 108 Chi phí bằng tiền khác ................................................................................... 108 Thu nhập khác ....................................................................................... 108 Thu nhập khác ................................................................................................ 109 Chi phí khác............................................................................................. 109 Chi phí khác ................................................................................................... 109 Xác định kết quả kinh doanh ....................................................... 109 Xác định kết quả kinh doanh ......................................................................... 109 Loại tk 0 ..................................................................................................... 109 Tμi khoản ngoμi bảng ........................................................................................ 109 Tμi sản thuê ngoμi .......................................................................................... 109 Vật t−, hμng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công ................................................ 109 Hμng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi .............................................................. 109 Nợ khó đòi đã xử lý ........................................................................................... 109 Ngoại tệ các loại ............................................................................................ 109 Hạn mức kinh phí .......................................................................................... 109 Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách ĐP ............................................................ 109 Nguồn vốn khấu hao cơ bản .......................................................................... 109 5 Lời nói đầu Từ năm 1986, đất n−ớc ta chuyển sang cơ chế thị tr−ờng vμ đang dần đi vμo quỹ đạo của trong những năm gần đây-một quỹ đạo đầy thử thách vμ cũng đầy chông gai đối với các doanh nghiệp sản xuất vμ kinh doanh dịch vụ. Nền kinh tế thị tr−ờng với những quy luật đặc tr−ng của nó nh− cung cầu, cạnh tranh đang ngμy cμng thể hiện rõ nét trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế. Sự cạnh tranh quyết liệt tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả lμ có những doanh nghiệp kinh doanh lμm ăn phát đạt, thị tr−ờng luôn mở rộng. Bên cạnh đó cũng có những doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản. Do đó, để tồn tại vμ phát triển sản xuất kinh doanh trong tình hình cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị tr−ờng, các doanh nghiệp phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “ Lời ăn, lỗ chịu ”. Doanh nghiệp nμo tổ chức tốt thì sẽ thu đ−ợc nhiều lợi nhuận hơn. Muốn vậy, doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hμng đầu không thể thiếu đ−ợc lμ quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung vμ tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thμnh. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng lμm ảnh h−ởng tới giá thμnh sản phẩm, ảnh h−ởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, một trong những yếu tố nhằm đạt lợi nhuận cao lμ: ổn định nguồn nguyên liệu, tính toán đúng đắn, vừa đủ l−ợng nguyên liệu cần dùng, tránh lãng phí nguyên vật liệu, không ngừng giảm đơn giá nguyên liệu, vật liệu (giá mua, c−ớc phí vận chuyển,bốc dỡ...), giảm các chi phí để bảo quản sẽ giải phóng đ−ợc một số vốn l−u động đáng kể. Đó cũng lμ yêu cầu vμ mục tiêu phấn đấu của mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tr−ờng có sự cạnh tranh gay gắt. Kế toán vật liệu có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiệu nói trên. Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ giúp cho ng−ời quản lý lập 6 dự toán nguyên vật liệu đảm bảo đ−ợc việc cung cấp đầy đủ, đúng chất l−ợng vμ đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhμng, đúng kế hoạch, tránh lμm ứ đọng vốn vμ phát sinh các chi phí không cần thiết, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị tr−ờng... Với ý nghĩa đó, coi trọng cải tiến nâng cao vμ hoμn thiện công tác quản lý vμ hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất lμ một vấn đề hết sức cần thiết, khách quan. Xuất phát từ vị trí vμ tầm quan trọng của công tác quản lý vμ hạch toán vật liệu kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu tại Công ty Vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí-Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, trên cơ sở những kiến thức đã học vμ tích luỹ trong nhμ tr−ờng cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn vμ các cô chú cán bộ phòng kế toán, em đã chọn vμ đi sâu nghiên cứu đề tμi: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện” lμm luận văn tốt nghiệp của mình. Mục đích của đề tμi nμy lμ: Dựa trên cơ sở lý luận vμ thực tiễn để có thêm sự hiểu biết, thông qua sự so sánh lý luận với thực tiễn để đánh giá những mặt đã lμm đ−ợc vμ những mặt còn hạn chế. Từ đó,đ−a ra ph−ơng h−ớng nhằm hoμn thiện công tác kế toán,nâng cao hiệu quả kinh tế,phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp đ−ợc tốt hơn. Trong bμi luận văn nμy, em đã sử dụng kết hợp các ph−ơng pháp nghiên cứu nh−: ph−ơng pháp hệ thống, ph−ơng pháp thống kê, ph−ơng pháp so sánh, ph−ơng pháp kế toán...cùng phép duy vật biện chứng vμ duy vật lịch sử. Ngoμi phần mở đầu vμ phần kết luận , luận văn nμy gồm 3 ch−ơng: Ch−ơng 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Ch−ơng 2: Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Công ty Vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí - Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện . 7 Ch−ơng 3: Một số đề xuất nhằm hoμn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Trong quá trình hoμn thμnh luận văn tốt nghiệp, mặc dù đã có sự cố gắng nỗ lực nh−ng do thời gian vμ kinh nghiệm nghiên cứu cũng nh− thực tiễn còn hạn chế nên luận văn nμy khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong các thầy cô giáo, các cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ ở công ty thông cảm vμ góp ý chỉ bảo để luận văn nμy đ−ợc hoμn chỉnh hơn. Em xin chân thμnh cảm ơn ! Ch−ơng 1: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 1.1.Những vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu 1.1.1.Khái niệm vμ đặc điểm nguyên vật liệu: Hiện nay,có thể thấy doanh nghiệp vừa lμ những đơn vị kinh tế cơ sở, vừa lμ tế bμo của nền kinh tế thị tr−ờng vμ lμ nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm, thực hiện cung cấp các loại lao vụ dịch vụ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội.Do đó, để quá trình sản xuất kinh doanh đ−ợc tiến hμnh bình th−ờng thì các doanh nghiệp cần phải có đối t−ợng lao động. Đối t−ợng lao động đ−ợc hiểu không những lμ tất cả vật liệu thiên nhiên, sự vật...ở xung quanh ta mμ còn lμ các nguồn tác động để tạo ra những sản phẩm phục vụ lợi ích của con ng−ời. Nh− vậy, trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu lμ đối t−ợng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ( t− liệu sản xuất, đối t−ợng lao động, sức lao động ),lμ cơ sở cấu thμnh nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất tạo sản phẩm, khác với t− liệu lao động khác, vật liệu chỉ tham gia vμo một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định vμ khi tham gia 8 vμo quá trình sản xuất kinh doanh, d−ới tác động của sức lao động vμ máy móc thiết bị chúng bị tiêu hao toμn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, nguyên vật liệu đ−ợc coi lμ cơ sở vật chất, lμ yếu tố không thể thiếu đ−ợc của bất cứ quá trình tái sản xuất nμo, đặc biệt lμ đối với quá trình hình thμnh sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Đây lμ đặc điểm đặc tr−ng của nguyên vật liệu để phân biệt với công cụ dụng cụ, vì công cụ dụng cụ vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu trong quá trình sử dụng. Về mặt giá trị khi tham gia vμo quá trình sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toμn bộ giá trị của chúng vμo chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ vμ hình thμnh nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đặc điểm nμy cũng lμ một đặc điểm dùng để nhận biết nguyên vật liệu với các t− liệu lao động khác.Chi phí về các loại vật liệu th−ờng chiếm tỷ trọng lớn trong toμn bộ chi phí sản xuất vμ giá thμnh sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ nh−: trong giá thμnh sản phẩm công nghiệp cơ khí, chi phí vật liệu chiếm từ 50%-60%; trong giá thμnh sản phẩm công nghiệp chế biến, nguyên vật liệu chiếm khoảng 70%; trong giá thμnh sản phẩm công nghiệp nhẹ, nguyên vật liệu chiếm 60%. Mặt khác, xét về mặt vốn thì vật liệu lμ thμnh phần quan trọng của vốn l−u động trong doanh nghiệp, đặc biệt lμ vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn l−u động vμ điều đó không thể tách rời việc dự trữ vμ sử dụng vật liệu một cách hợp lý vμ hiệu quả. Với những đặc điểm trên cho ta thấy nguyên vật liệu lμ yếu tố không thể thiếu, lμ cơ sở vật chất cho quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xã hội. Vì vậy, nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh lμ hết sức quan trọng. 1.1.2.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu: 9 Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ vμ sử dụng nguyên vật liệu lμ một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất l−ợng vμ hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời vμ kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt: số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại, giá trị vμ thời gian cung cấp. - Tính toán vμ phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối t−ợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, phát hiện vμ ngăn chặn kịp thời việc sử dụng nguyên vật liệu lãng phí hoặc sai mục đích. - Th−ờng xuyên kiểm tra vμ thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời các vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, ch−a cần dùng vμ có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện kiểm kê vật kiệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. 1.1.3.Yêu cầu trong công tác quản lý nguyên vật liệu: 1.1.3.1.Tính khách quan của công tác quản lý vật liệu: Quản lý vật liệu lμ yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ vμ ph−ơng pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội ngμy cμng phát triển thì các ph−ơng pháp quản lý cũng phát triển vμ hoμn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay không kể lμ xã hội chủ nghĩa hay t− bản chủ nghĩa nhu cầu vật chất, tinh thần ngμy cμng tăng. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó, bắt buộc sản xuất ngμy cμng phải đ−ợc mở rộng mμ lợi nhuận lμ mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh.Để sản xuất có lợi nhuận, nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu. Nghĩa lμ phải sử dụng 10 nguyên vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy công tác quản lý vật liệu lμ nhiệm vụ của mọi ng−ời, lμ yêu cầu của ph−ơng thức kinh doanh trong nền kinh tế thị tr−ờng nhằm với sự hao phí vật t− ít nhất nh−ng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.1.3.2.Sự cần thiết phải tăng c−ờng công tác quản lý vật liệu: Trong cơ chế thị tr−ờng có sự quản lý vμ điều tiết của nhμ n−ớc theo định h−ớng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm. Muốn vậy cần quản lý tốt vật liệu. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu lμ phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ vμ sử dụng. Cùng với sự phát triển của xã hội loμi ng−ời, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngμy cμng mở rộng vμ phát triển không ngừng về quy mô, chất l−ợng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng xã hội. Theo đó, ph−ơng pháp quản lý, cơ chế quản lý vμ cách thức hạch toán vật liệu cũng hoμn thiện hơn. Trong điều kiện nền kinh tế thị tr−ờng hiện nay, việc sử dụng hợp lý vμ tiết kiệm vật liệu có hiệu quả cμng đ−ợc coi trọng, lμm sao để cùng một khối l−ợng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thμnh hạ mμ vẫn đảm bảo chất l−ợng. Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vμo khả năng vμ sự nhiệt thμnh của các cán bộ quản lý. Quản lý vật liệu đ−ợc xem xét trên các khía cạnh sau: - Khâu thu mua: Nguyên vật liệu lμ tμi sản l−u động của doanh nghiệp, nó th−ờng xuyên biến động trên thị tr−ờng. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho có thể liên tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khi quản lý khối l−ợng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để hạ thấp đ−ợc giá thμnh sản phẩm. - Khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của 11 mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toμn lμ một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. - Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đ−ợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đ−ợc bình th−ờng, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn vμ cũng không quá ít lμm ng−ng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất. - Khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu vμ dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thμnh. Nh− vậy, quản lý nguyên vật liệu lμ một trong những nội dung quan trọng vμ cần thiết của công tác quản lý nói chung vμ quản lý sản xuất, quản lý giá thμnh nói riêng. Muốn quản lý vật liệu đ−ợc chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến vμ tăng c−ờng công tác quản lý cho phù hợp với thực tế. 1.1.4.Phân loại nguyên vật liệu: Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu có công dụng kinh tế vμ tính năng lý hoá khác nhau. Để thuận tiện cho công tác quản lý vμ hạch toán đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu lμ việc nghiên cứu, sắp xếp chúng theo từng tiêu thức nhất định nhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp. - Căn cứ vμo nội dung kinh tế vμ yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật liệu đ−ợc chia thμnh các loại sau: + Nguyên vật liệu chính (Bao gồm cả nửa thμnh phẩm mua ngoμi):Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính lμ đối t−ợng chủ yếu cấu thμnh nên thực 12 thể sản phẩm nh−: tôn, đồng, sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông, sợi trong các doanh nghiệp dệt vải, trong các xí nghiệp may... Đối với nửa thμnh phẩm mua ngoμi với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm , ví dụ nh−: sợi mua ngoμi trong các doanh nghiệp dệt cũng đ−ợc coi lμ nguyên vật liệu chính. + Nguyên vật liệu phụ: Lμ các loại vật liệu đ−ợc sử dụng để lμm tăng chất l−ợng sản phẩm, hoμn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm... + Nhiên liệu: lμ các chất dùng để tạo ra năng l−ợng cung cấp nhiệt l−ợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh− hơi đốt, dầu, khí nén, xăng,... Nhiên liệu thực chất lμ một loại vật liệu phụ đ−ợc tách ra thμnh một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó vμ để nhằm mục đích dễ quản lý vμ hạch toán hơn. Dựa vμo tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiên liệu thμnh những nhóm sau: . Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. . Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị. + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, ph−ơng tiện vận tải... + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, ph−ơng tiện sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ vμ vật kết cấu dùng để lắp đặt vμo các công trình xây dựng cơ bản). + Vật liệu khác: lμ những vật liệu trong doanh nghiệp ngoμi những vật liệu kể trên nh−: vải vụn, phôi cắt,... Tuỳ thuộc vμo yêu cầu quản lý vμ hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp mμ trong từng loại vật liệu nêu trên lại đ−ợc chia thμnh từng nhóm, từng thứ, quy cách... Việc phân loại cần thμnh lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật liệu đ−ợc sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách. 13 - Căn cứ vμo nguồn nhập, nguyên vật liệu đ−ợc chia thμnh: + Nguyên vật liệu mua ngoμi:thu mua từ thị tr−ờng trong n−ớc, hoặc nhập khẩu. + Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. + Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh... - Căn cứ vμo mục đích vμ nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toμn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đ−ợc chia thμnh : + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất. + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh− quản lý phân x−ởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm... 1.1.5.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu lμ dùng th−ớc đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hμnh kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong doanh nghiệp phải đ−ợc phản ánh theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, nhiều thứ mμ lại th−ờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản vμ giảm bớt khối l−ợng tính toán, ghi chép hμng ngμy thì kế toán vật liệu trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu. 1.1.5.1.Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: a) Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đ−ợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế của chúng cũng khác nhau. Về nguyên tắc, giá vật liệu nhập kho đ−ợc xác định theo giá thực tế bao gồm toμn bộ chi phí hình thμnh vật liệu đó cho đến lúc nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mμ giá thực tế của vật liệu đ−ợc xác định cụ thể nh− sau : 14 - Đối với nguyên vật liệu mua ngoμi: Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Chi phí Các khoản nguyên vật = ghi trên + khẩu + thu - giảm trừ liệu nhập kho hoá đơn (nếu có) mua (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của ng−ời bán lμ giá ch−a tính thuế giá trị gia tăng nếu doanh nghiệp tính thuế theo ph−ơng pháp khấu trừ. Nếu doanh nghiệp tính thuế theo ph−ơng pháp trực tiếp thì giá mua lμ giá đã tính thuế giá trị gia tăng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoμi gia công chế biến : - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí có liên quan Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến + Chi phí có liên quan 15 - Đối với nguyên vật liệu do nhμ n−ớc cấp hoặc cấp trên cấp hoặc đ−ợc tặng: - Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá −ớc tính b) Giá thực tế xuất kho: Vật liệu trong doanh nghiệp đ−ợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng không hoμn toμn giống nhau. Nên khi xuất kho kế toán phải tính toán chính xác, xác định đ−ợc giá thực tế xuất kho cho từng đối t−ợng sử dụng theo ph−ơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng cho cả niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các ph−ơng pháp sau:  Ph−ơng pháp bình quân gia quyền: Theo ph−ơng pháp nμy, giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ d−ợc tính theo giá trị bình quân. Ph−ơng pháp nμy đ−ợc chia thμnh ba loại: + Giá bình quân tồn đầu kỳ. +Giá bình quân từng lần nhập. +Giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá do các bên tham gia xác định + Chi phí tiếp nhận (nếu có) Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá thị tr−ờng t−ơng đ−ơng (hoặc giá NVL ghi trên biên bản bμn giao) + Chi phí tiếp nhận (nếu có) 16 Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng = Số l−ợng nguyên vật liệu xuất dùng X Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá bình quân tồn đầu kỳ = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ Số l−ợng tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân từng lần nhập = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế lần nhập kế tiếp Số l−ợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số l−ợng vật liệu nhập kế tiếp Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số l−ợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số l−ợng vật liệu nhập trong kỳ Ph−ơng pháp giá bình quân tồn đầu kỳ tuy đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên ph−ơng pháp nμy không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả nguyên vật liệu trong kỳ. Ph−ơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ có −u điểm lμ đơn giản, dễ lμm nh−ng mức độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán tập trung vμo cuối tháng, gây ảnh h−ởng đến công tác quyết toán. Ph−ơng pháp giá bình quân từng lần nhập khắc phục đ−ợc nh−ợc điểm của hai ph−ơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nh−ợc điểm của ph−ơng pháp nμy lμ tốn nhiều công sức, tính toán phức tạp. 17  Ph−ơng pháp nhập tr−ớc xuất tr−ớc (FiFo): Theo ph−ơng pháp nμy, giả thiết rằng số vật liệu nμo nhập tr−ớc thì xuất tr−ớc, xuất hết số nhập tr−ớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hμng xuất. Nói cách khác, cơ sở của ph−ơng pháp nμy lμ giá thực tế của nguyên vật liệu mua tr−ớc sẽ đ−ợc dùng lμm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất tr−ớc vμ nh− vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ lμ giá thực tế của số vật liệu mua vμo sau cùng.  Ph−ơng pháp nhập sau xuất tr−ớc (LiFo): Ng−ợc lại với ph−ơng pháp nhập tr−ớc xuất tr−ớc, ph−ơng pháp nμy giả định vật t− hμng hoá xuất kho lμ những vật t− hμng hoá mới mua vμo. Do đó vật t− hμng hoá tồn kho đầu kỳ lμ vật t− hμng hoá cũ nhất. Nh− vậy nếu giá cả có xu h−ớng giảm thì vật liệu xuất tính theo giá mới sẽ thấp, giá thμnh sản phẩm hạ, tự giá vật liệu tồn kho cao, mức lãi trong kỳ sẽ cao, hμng tồn kho có giá trị thấp, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm.  Ph−ơng pháp giá thực tế đích danh: Theo ph−ơng pháp nμy, căn cứ vμo số l−ợng xuất kho vμ đơn giá thực tế vật liệu nhập kho của từng lần nhập xuất. Có nghĩa lμ vaatj liệu nhập kho theo đơn giá nμo thì xuất kho theo đơn giá đó,không quan tâm đến nhập, xuất. Ph−ơng pháp nμy th−ờng áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t− đặc tr−ng. 1.1.5.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu th−ờng đ−ợc áp dụng trong các doanh nghiệp mμ việc xuất kho vật liệu không th−ờng xuyên hμng ngμy, chủng loại vật t− không nhiều. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối l−ợng chủng loại vật t− nhiều, giá của từng nguyên vật liệu có nhiều giá khác nhau nên nếu ghi chép theo giá thực tế thì công việc của kế toán rất nhiều vμ phức tạp. Do đó, 18 để đơn giản trong công tác hạch toán ng−ời ta quy định trên tμi khoản hμng tồn kho đ−ợc hạch toán theo giá cố định (giá hạch toán). Giá hạch toán lμ giá mμ doanh nghiệp tự xây dựng để hạch toán trong suốt một kỳ kế toán trên tμi khoản tồn kho. Nh−ng vì giá hạch toán chỉ lμ giá dùng để ghi chép trên sổ kế toán nên nó không có tác dụng đánh giá giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ vμ nó cũng không có tác dụng dùng để xây dựng giá trị vật liệu thực tế đ−ợc sử dụng trong quá trình sản xuất. Do đó trong kỳ, doanh nghiệp có thể hạch toán theo giá cố định nh−ng cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế. Có thể đánh giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán qua các b−ớc sau: - Hμng ngμy sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập xuất. - Cuối kỳ, điều chỉnh giá hạch toán theo trị giá thực tế để có số liệu ghi vμo tμi khoản, sổ tμi khoản tổng hợp vμ báo cáo hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Khi đó: Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ X Hệ số giá vật liệu Nh− vậy, mỗi ph−ơng pháp tính giá xuất kho vật liệu nêu trên đều có nội dung, nh−ợc điểm vμ những điều kiện phù hợp nhất định. Do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vμo hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng vμ trình độ nghiệp vụ kế toán của các cán bộ kế toán để lựa chọn vμ đâng ký một trong những ph−ơng pháp kế toán tính giá phù hợp. 1.2.Các hình thức sổ kế toán 19 Để tiến hμnh ghi chép sổ sách vμ xác định giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho,kế toán nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong các hình thức ghi sổ kế toán. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, cách thức hạch toán riêng. Để vận dụng một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải căn cứ vμo trình độ của nhân viên kế toán để lựa chọn vμ áp dụng một hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Có bốn hình thức ghi sổ kế toán sau: 1.2.1.Hình thức Nhật ký- Sổ cái Hình thức nμy thích hợp với các đơn vị sự nghiệp vμ ở những doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tμi khoản kế toán. Theo hình thức nμy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ−ợc phản ánh vμo một quyển sổ gọi lμ Nhật ký-Sổ cái. Sổ nμy lμ sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian vμ theo hệ thống. Tất cả các tμi khoản mμ doanh nghiệp sử dụng đ−ợc phản ánh cả hai bên nợ vμ có tren cùng một vμi trang sổ. Căn cứ ghi vμo sổ lμ ghi một dòng vμo nhật ký sổ cái. Sơ đồ số 1.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tμi chính 20 Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. 1.2.2.Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức nμy thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất lμ trong điều kiện thủ công. Theo hình thức nμy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đ−ợc phản ánh ở các chứng từ gốc đ−ợc phân loại, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vμ sổ cái các tμi khoản. Sơ đồ số 1.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tμi chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 21 Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.3.Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức nμy thích hợp với doanh nghiệp lớn, số l−ợng nghiệp vụ nhiều vμ điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, nó không phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Theo hình thức nμy, các nghiệp vụ kế toán phát sinh d−ợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đ−ợc phân loại để ghi vμo nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ vμo sổ cái tμi khoản. Sơ đồ số 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc vμ bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tμi chính Thẻ vμ sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê 22 Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.4.Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký chung đ−ợc sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp có quy mô lớn, đặc biệt lμ các doanh nghiệp sử dụng máy vi tinhsvaof trong công tác kế toán. Sử dụng nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tμi chính phát sinh theo thời gian vμ theo quan hệ đối ứng tμi khoản,sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tμi khoản liên quan. Sơ đồ số 1.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung v Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tμi khoản Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng 23 Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. 1.3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu lμ việc kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại vật liệu cả về mặt giá trị vμ hiện vật, đ−ợc tiến hμnh ở cả kho vμ bộ phận kế toán theo từng kho vμ từng ng−ời chịu trách nhiệm bảo quản. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu lμ một công việc có khối l−ợng lớn vμ lμ khâu hạch toán khá phức tạp của doanh nghiệp.Cần xuất phát từ đặc điểm kinh doanh vμ quy mô hoạt động, khối l−ợng vật t−, hμng hoá,yêu cầu về trình độ quản lý để lựa chọn ph−ơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu một cách phù hợp.Thực tế có 3 ph−ơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể mμ doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba ph−ơng pháp sau: 1.3.1.Ph−ơng pháp thẻ song song: Theo ph−ơng pháp nμy, ở kho, hμng ngμy thủ kho căn cứ vμo các phiếu nhập, xuất kho để ghi vμo các thẻ kho theo số l−ợng, cuối ngμy tính số tồn kho đ−ợc trên thẻ kho. Định kỳ tính vμ giữ phiếu nhập, xuất kho cho kế toán. Thẻ kho đ−ợc mở cho từng mặt hμng vμ đ−ợc đăng ký tại phòng kế toán. Thẻ kho đ−ợc sử dụng để theo dõi, ghi chép số hiện có vμ tình hình biến động của từng vật liệu theo từng kho hμng về số l−ợng. ở phòng kế toán hμng ngμy hoặc định kỳ, căn cứ vμo phiếu nhập xuất kho do thủ kho gửi đến, kế toán kiểm tra vμ ghi sổ chi tiết hμng hoá vật t− theo từng mặt hμng về số l−ợng, giá trị tiền. - Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. - Nh−ợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho vμ kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số l−ợng. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hμnh vμo cuối tháng lμm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 24 - Phạm vi áp dụng: Ph−ơng pháp nμy áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số l−ợng các nghiệp vụ nhập-xuất ít, không th−ờng xuyên vμ trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ số 1.5: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp thẻ song song: (1) (1) (3) (2) (2) (4) Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. 1.3.2.Ph−ơng pháp sổ số d− Theo ph−ơng pháp nμy, việc ghi chép của thủ kho giống nh− ph−ơng pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho căn cứ vμo số l−ợng tồn kho của từng mặt hμng trên thẻ kho để ghi vμo sổ số d− rồi chuyển cho kế toán. Sổ số d− do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp 25 ở phòng kế toán, hμng ngμy căn cứ vμo các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vμo bảng kê nhập- xuất- tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng căn cứ vμo đơn giá để ghi vμo cột số tiền trên sổ số d−. Đối chiếu số liệu ở cột số tiền trên sổ số d− với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng kê tổng hợp nhập-xuất- tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ đồ số 1.6: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo ph−ơng pháp sổ số d− (1) (1) (5) (2) (2) (3) (3) (6) (4) (4) Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Hiệu suất công tác cao, tránh đ−ợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho vμ phòng kế toán, giảm bớt khối l−ợng ghi chép kế toán, việc kiểm tra ghi Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số d− Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp 26 chép của thủ kho đ−ợc tiến hμnh th−ờng xuyên, đảm bảo số liệu kế toán đ−ợc chính xác vμ kịp thời. - Nh−ợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có vμ tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho vμ phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: Ph−ơng pháp nμy thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối l−ợng các nghiệp vụ xuất- nhập (chứng từ nhập xuất) nhiều, th−ờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu vμ với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán lμ t−ơng đối cao. 1.3.3.Ph−ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo ph−ơng pháp nμy, việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đ−ợc tiến hμnh giống nh− ph−ơng pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nh−ng mỗi tháng chỉ ghi một lần vμo cuối tháng. Để có số liệu ghi vμo sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập-xuất vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập-xuất định kỳ do thủ kho gửi. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đ−ợc theo dõi cả về chỉ tiêu số l−ợng vμ chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hμnh kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho vμ số liệu kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: Ph−ơng pháp nμy dễ lμm, do chỉ ghi một lần vμo cuối tháng nên giảm bớt đ−ợc khối l−ợng ghi chép cho kế toán. - Nh−ợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho vμ phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho vμ phòng kế toán cũng tiến hμnh vμo cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. 27 - Phạm vi áp dụng: Ph−ơng pháp nμy thích hợp trong các doanh nghiệp có khối l−ợng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hμng ngμy. Sơ đồ số 1.7: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo ph−ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. (1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp vật liệu lμ việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hμnh, nguyên vật liệu thuộc nhóm hμng tồn kho nên hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể tiến hμnh theo một trong hai ph−ơng pháp sau: Ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên, ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ. 1.4.1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên: Kê khai th−ờng xuyên lμ ph−ơng pháp ghi chép, phản ánh th−ờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập-xuất-tồn kho các loại vật liệu trên các tμi khoản vμ sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Nh− vậy, việc xác định Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp 28 giá trị vật liệu xuất dùng đ−ợc căn cứ trực tiếp vμo các chứng từ xuất kho sau khi đã đ−ợc tập hợp, phân loại theo đối t−ợng sử dụng để ghi vμo các tμi khoản vμ sổ kế toán. Ph−ơng pháp nμy tuy khá phức tạp, mất nhiều thời gian vμ ghi chép nhiều sổ sách nh−ng lại phản ánh chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần xuất. Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho trên tμi khoản vμ sổ kế toán có thể xác định đ−ợc ở bất cứ thời điểm nμo trong kỳ kế toán. 1.4.1.1.Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định (QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngμy 1/11/1995 của Bộ tr−ởng Bộ tμi chính ), các chứng từ kế toán về vật liệu gồm có: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT) - Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật t−, hμng hoá (Mẫu số 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH) - Hoá đơn c−ớc phí vận chuyển (Mẫu số 03 - BH) Ngoμi các chứng từ bắt buộc ở trên, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ h−ớng dẫn sau: - Biên bản kiểm nghiệm vật t− (Mẫu số 05 - VT) - Phiếu xuất vật t− theo hạn mức (Mẫu số 04 - VT) - Phiếu báo vật t− còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT) Các chứng từ bắt buộc phải đ−ợc lập kịp thời đúng mẫu quy định vμ đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đ−ợc tổ chức luân chuyển theo trình tự vμ thời gian hợp lý, do kế toán tr−ởng qui định để phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép vμ tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.4.1.2.Tμi khoản sử dụng: 29 Để tiến hμnh kế toán tổng hợp vật liệu theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên có áp dụng luật thuế giá trị gia tăng, kế toán sử dụng các tμi khoản sau: - Tμi khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu ” . Nội dung: Tμi khoản nμy phản ánh số hiện có vμ tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo trị giá vốn thực tế. . Kết cấu: Bên nợ: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoμi, tự chế biến, thuê ngoμi gia công, nhận vốn góp liên doanh, đ−ợc cấp trên trên cấp hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, thuê ngoμi gia công, góp vốn liên doanh hoặc nh−ợng bán. + Chiết khấu, giảm giá hμng mua đ−ợc h−ởng hoặc giá trị hμng mua trả lại cho ng−ời bán. + Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số d− nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. . Tμi khoản 152 “ Nguyên liệu vật liệu ” có 6 tμi khoản cấp 2: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Nguyên vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1526- Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528- Vật liệu khác - Tμi khoản 151 “ Hμng mua đang đi đ−ờng ” . Nội dung: Tμi khoản nμy dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh−ng ch−a về nhập kho. 30 . Kết cấu của tμi khoản 151 nh− sau: Bên nợ: + Giá trị hμng đang đi đ−ờng. + Kết chuyển giá trị thực tế hμng đang đi đ−ờng đầu kỳ (Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hμng đi đ−ờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối t−ợng sử dụng hay khách hμng. + Kết chuyển giá trị hμng đi đ−ờng đầu kỳ (Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ). Số d− nợ: Giá trị hμng đang đi đ−ờng ch−a về nhập kho. Ngoμi các tμi khoản chủ yếu ở trên, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng một số tμi khoản khác nh−: TK 331,111,112,133,141,128,411... 1.4.1.3.Ph−ơng pháp hạch toán: Theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngμy 31-12-2001 của Bộ tr−ởng Bộ tμi chính về việc ban hμnh vμ công bố bốn (04) chuẩn mực kế toán Việt Nam trong đó có : - Đổi tên vμ số hiệu Tμi khoản 721-“ Các khoản thu nhập bất th−ờng ” thμnh Tμi khoản 711 “ Thu nhập khác ”. - Đổi tên vμ số hiệu Tμi khoản 821 “ Chi phí bất th−ờng ” thμnh Tμi khoản 811 “ Chi phí khác ”. a) Kế toán tổng hợp vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo ph−ơng pháp khấu trừ:  Kế toán tổng hợp tăng vật liệu +) Tăng do mua ngoμi: + Tr−ờng hợp hμng vμ hoá đơn cùng về: Căn cứ vμo hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152(chi tiết): giá mua ch−a có thuế giá trị gia tăng 31 Nợ TK 133(1331): thuế giá trị gia tăng đầu vμo đ−ợc khấu trừ Có TK 111,112,331,311...: tổng giá thanh toán. + Tr−ờng hợp hμng về ch−a có hoá đơn: Nếu trong tháng hμng về nhập kho nh−ng đến cuối tháng vẫn ch−a nhận đ−ợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo giá tạm tính. Khi nhận đ−ợc hoá đơn sẽ tiến hμnh điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế , theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn vμ giá tạm tính. Nếu chênh lệch tăng thì ghi đen, nếu chênh lệch giảm thì ghi đỏ cho số chênh lệch. Nợ TK 152(chi tiết): Giá ch−a có thuế giá trị gia tăng Nợ TK 133 (1331) : Thuế giá trị gia tăng đầu vμo đ−ợc khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Tr−ờng hợp hμng đang đi trên đ−ờng: nếu trong tháng đã nhận đ−ợc hoá đơn mμ cuối tháng hμng vẫn ch−a về nhập kho, kế toán phản ánh : Nợ TK 151 : Giá mua ch−a có thuế giá trị gia tăng Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăng đầu vμo đ−ợc khấu trừ Có TK 111,112,331,311...Tổng giá thanh toán. Kế toán phải mở sổ theo dõi số hμng đang đi đ−ờng khi hμng về. Sang tháng, khi hμng về nhập kho hoặc giao cho bộ phận sản xuất, bán hμng...kế toán ghi: Nợ TK 152: Nhập kho Nợ TK 621: Chuyển thẳng xuống bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Chi phí bán hμng Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 632 : Giao bán ngay 32 Có TK 151: Giá trị hμng mua đang đi đ−ờng theo giá ch−a thuế - Đối với vật liệu nhập khẩu, kế toán còn phải phản ánh số thuế nhập khẩu vμ thuế giá trị gia tăng của hμng nhập khẩu. Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 333(3333): Thuế nhập khẩu. Thuế giá trị gia tăng hμng nhập khẩu: + Nếu vật liệu mua về đ−ợc dùng vμo hoạt động sản xuất kinh doanh hμng hoá, dịch vụ chọn thuế giá trị gia tăng theo ph−ơng pháp khấu trừ thì thuế giá trị gia tăng của vật liệu đ−ợc khấu trừ , kế toán ghi: Nợ TK 133 (1331) : Thuế giá trị gia tăng đ−ợc khấu trừ Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng phải nộp của hμng nhập khẩu. + Nếu vật liệu nhập về đ−ợc dùng vμo hoạt động sản xuất kinh doanh hay dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng thì thuế giá trị gia tăng phải nộp của hμng nhập khẩu đ−ợc tính vμo giá trị hμng mua. Kế toán ghi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng phải nộp + Khi mua nguyên vật liệu dùng vμo sản xuất kinh doanh hμng hoá, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoμi bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho ng−ời bán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vμo) Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 111,112,331... Các chi phí thu mua,chi phí vận chuyển,bốc dỡ,tiền thuê kho bãi...kế toán ghi Nợ TK 152,151:Chi phí mua ch−a có thuế Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng Tổng giá thanh toán 33 Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán. - Đối với nguyên vật liệu mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hμng hoá, dịch vụ chịu thuế vμ không chịu thuế giá trị gia tăng nh−ng không tách riêng đ−ợc, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133: Thuế gí trị gia tăng đầu vμo đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331... Cuối kỳ kế toán tách vμ xác định thuế giá trị gia tăng đầu vμo đ−ợc khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ % số doanh thu. Số thuế đầu vμo đ−ợc tính khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng so với doanh thu trong kỳ. +) Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoμi gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 154(chi tiết- tự gia công chế biến) Có TK 154(chi tiết-thuê ngoμi gia công chế biến) +) Tăng do nhận vốn góp liên doanh, đ−ợc cấp phát, quyên tặng...kế toán ghi Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có 411: Nguồn vốn kinh doanh +) Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh,kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 128: Đầu t− ngắn hạn Có TK 222:Góp vốn liên doanh +) Tăng do phát hiện thừa trong kiểm kê, kế toán phản ánh: Nợ TK 152: Giá trị ch−a có thuế giá trị gia tăng Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112,331: Số ghi theo hoá đơn Có TK 338 (3381) : Giá trị vật liệu thừa (theo giá ch−a thuế giá trị gia tăng) 34 - Căn cứ vμo các nguyên nhân đã xác định để xử lý số vật liệu thừa: + Nếu do nhμ cung cấp chuyển nhầm vμ doanh nghiệp đồng ý mua lại thì ghi: Nợ TK 338 (3381): Giá trị hμng thừa ch−a có thuế giá trị gia tăng Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng hμng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Nếu xác định lμ do dôi thừa tự nhiên, tr−ớc đây hạch toán vμo tμi khoản 721 nh−ng theo chế độ kế toán hiện hμnh thì đ−a vμo tμi khoản 711 số hμng thừa: Nợ TK 338 (3381): trị giá hμng thừa Có TK 711 + Nếu vật liệu thừa xác định không phải lμ của doanh nghiệp, kế toán phản ánh vật liệu thừa vμo tμi khoản ngoμi bảng: Nợ TK002- Vật t−, hμng hoá giữ hộ. +) Tăng do đánh giá lại hoặc thu hồi vật liệu thừa ở khâu sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại vật liệu Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.  Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: +) Xuất kho vật liệu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh : Tuỳ theo mục đích sử dụng, cuối tháng căn cứ vμo các chứng từ (Phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu) giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621: Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 : Dùng cho phục vụ quản lý ở các phân x−ởng Nợ TK 641(6412) : Dùng cho nhu cầu bán hμng Nợ TK 642 (6422) : Dùng cho quản lý doanh nghiệp 35 Nợ TK 241 (2412,2413):Dùng cho xây dựng cơ bản,sửa chữa lớn tμi sản cố định. Có TK 152 (chi tiết) +) Xuất kho vật liệu để tự chế hoặc thuê ngoμi gia công chế biến, căn cứ vμo giá thực tế xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 154(chi tiết liên quan) Có TK 152 +) Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác : Căn cứ vμo vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá vμ giá thực tế (giá trị ghi sổ) kế toán xác định số chênh lệch vμ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 128,222: Giá trị vốn góp Nợ TK 412 : Nếu chênh lệch giảm ( Có TK 412 : Nếu chênh lệch tăng) Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất kho. +) Xuất kho vật liệu để bán, cho vay: Căn cứ vμo giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: Nếu xuất bán Nợ TK 138(1388): Nếu cho vay Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu +) Vật liệu giảm do mất mát, thiếu hụt: Tuỳ theo từng nguyên nhân đã xác định, kế toán ghi: - Thiếu hụt trong định mức: đ−ợc tính vμo chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 152 - Thiếu hụt ngoμi định mức, do ng−ời chịu trách nhiệm vật chất gây ra. Nợ TK 111 Nợ TK 334, 138(1388) Giá thực tế xuất kho Số thiếu hụt trong định mức 36 Nợ TK 642 Có TK 152 - Nếu ch−a rõ nguyên nhân, căn cứ vμo phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 : Số thực nhập Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăngtheo hoá đơn Nợ TK 138(1381): Trị giá vật liệu thiếu Có TK 331 : Tổng giá thanh toán. Khi tìm đ−ợc nguyên nhân xử lý số vật liệu thiếu: + Nếu do nhμ cung cấp chuyển nhầm, kế toán ghi giảm công nợ vμ thuế giá trị gia tăng: Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu thiếu Có TK 138(1381): Trị giá vật liệu thiếu Có TK 133(1331): Giảm thuế giá trị gia tăng. + Nếu bắt bồi th−ờng, hao hụt v−ợt định mức: Tr−ớc đây hạch toán vμo tμi khoản 821 nh−ng theo chế độ kế toán hiện hμnh thì đ−a vμo tμi khoản 811 số hao hụt v−ợt định mức. Nợ TK 138(1388): Số bắt bồi th−ờng Nợ TK 811: Hao hụt v−ợt định mức Có TK 138(1381) Có TK 133(1331): Giảm thuế giá trị gia tăng +) Vật liệu giảm do đánh giá lại, căn cứ vμo số chênh lệch giảm kế toán ghi: Nợ TK 412 Có TK 152 b) Kế toán tổng hợp vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo ph−ơng pháp trực tiếp:  Kế toán tổng hợp tăng vật liệu: - Khi mua vật liệu trong n−ớc dùng vμo hoạt động sản xuất kinh doanh: Số chênh lệch giảm 37 Kế toán phản ánh giá trị vật t− mua ngoμi theo giá mua thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vμo: Nợ TK 152: Giá mua có thuế giá trị gia tăng Nợ TK 151 : Giá mua có thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112,331...Tổng giá thanh toán. + Đối với hμng mua đang đi đ−ờng, sang tháng khi hμng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 :Nguyên vật liệu Có TK 151: Hμng đang đi đ−ờng + Đối với vật liệu nhập khẩu , kế toán phản ánh giá trị thực tế của vật liệu nhạp khẩu bao gồm tổng số tiền thực tế mua ghi: Nợ TK 152:Trị giá thực tế Có TK 333(3333): Thuế xuất, nhập khẩu Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 111,112,331... + Các chi phí phát sinh trong khâu mua: Nợ TK 151,152 Có TK 111,112,141... - Các tr−ờng hợp tăng do nhận góp vốn liên doanh, do đ−ợc cấp, biếu tặng,đánh giá lại, thu hồi vật liệu thừa ở khâu sản xuất...:cũng đ−ợc định khoản t−ơng tự nh− các tr−ờng hợp t−ơng ứng theo ph−ơng pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng. - Tr−ờng hợp tăng vật liệu do phát hiện thừa trong khâu kiểm kê, căn cứ vμo phiếu nhập kho vμ biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá thực tế Có TK 111,112,331...Số ghi theo hợp đồng Có TK 338(3381): Trị giá vật liệu thừa Căn cứ vμo nguyên nhân xử lý số vật liệu thừa, kế toán ghi: Chi phí thực tế phát sinh 38 Nợ TK 338(3381): Giá trị vật liệu thừa Có TK 331: Nếu ng−ời bán chuyển nhầm vμ doanh nghiệp mua lại Có TK 711: Nếu lμ dôi thừa tự nhiên. Hoặc phản ánh vμo tμi khoản 002 nếu vật liệu thừa xác định không phải của doanh nghiệp.  Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: Hạch toán tổng hợp các tr−ờng hợp giảm vật liệu đều đ−ợc định khoản giống các định khoản ở phần trên. Riêng tr−ờng hợp vật liệu thiếu ch−a rõ nguyên nhân đ−ợc định khoản nh− sau: Nợ TK 152: Số thực nhập(theo giá có thuế giá trị gia tăng) Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Khi xử lý: Nợ TK 331 Có TK 138(1381) Sơ đồ số 1.8: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên TK 151 TK152 TK 621 Nhập kho hμng đang đi đ−ờng Xuất cho sản xuất trực tiếp tháng tr−ớc TK 111,112,331 TK 627,641,642,241 Nhập kho vật liệu mua ngoμi (giá Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh vμ xây mua gồm cả thuế GTGT-theo dựng cơ bản ph−ơng pháp trực tiếp) TK 154 Nhập kho vật liệu mua ngoμi (giá Xuất nguyên vật liệu thuê mua ch−a có thuế GTGT-theo ngoμi gia công ph−ơng pháp khấu trừ) TK331 Trị giá vật liệu thiếu theo giá có thuế 39 TK133(1331) Xuất trả lại ng−ời cung cấp Thuế GTGT do không đúng chất l−ợng TK 128,222 TK 333(3333) Xuất góp vốn liên doanh Thuế nhập khẩu phải nộp TK 632,138(8) TK 154 Xuất bán cho vay Nhập kho vật liệu tự chế biến, thuê ngoμi gia công TK 138(1381) TK 152 TK 621 Thu hồi nguyên vật liệu NVL phát hiện Hao hụt trong thiếu khi định mức TK 711 TK 338(3381) kiểm kê TK 138(8) Dôi thừa tự nhiên Vật liệu thừa Bắt bồi th−ờng TK 331 phát hiện khi TK 811 kiểm kê Hao hụt ngoμi Ng−ời bán chuyển định mức nhầm TK133 TK 412 TK 412 VAT Đánh giá tăng Đánh giá giảm NVL 1.4.1.4.Sổ kế toán sử dụng tổng hợp theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên: Để tiến hμnh ghi chép sổ sách vμ xác định giá trị vật liệu nhập-xuất-tồn kho, kế toán vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng một trong các hình thức của kế toán. Mỗi hình thức có hệ thống sổ sách riêng, cách thức hạch toán riêng.  Nếu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ: 40 Khi hạch toán các nghiệp vụ thu mua, nhập nguyên vật liệu vμ thanh toán với ng−ời bán đ−ợc thực hiện trên sổ sách: + Bảng kê số 3-Tính giá thμnh thực tế của nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ. Bảng nμy lấy số liệu từ nhật ký chứng từ số 1,2,5,6,10...(Phần ghi Nợ TK 152,153 vμ ghi Có các TK liên quan). + Sổ chi tiết thanh toán với ng−ời bán-TK 331: Nguyên tắc ghi sổ nμy lμ mỗi ng−ời bán ghi trên một sổ hoặc một trang sổ, mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian vμ đ−ợc theo dõi đến lúc thanh toán. + Nhật ký chứng từ số 5: lμ sổ tổng hợp thanh toán với ng−ời bán về việc mua tμi sản cố định, nguyên vật liệu, hμng hoá hoặc các lao vụ dịch vụ khác vμ đ−ợc mở cho mỗi tháng một tờ, mỗi ng−ời bán ghi một dòng. + Nhật ký chứng từ số 6: Ghi Có TK 151 theo nguyên tắc ghi theo từng chứng từ hoá đơn vμ theo dõi liên tục cho đến khi nhận đ−ợc hμng. Hạch toán nghiệp vụ xuất vật liệu đ−ợc phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Căn cứ vμo bảng nμy để ghi vμo các bảng kê số 4,5,6. Cuối tháng, số liệu tổng cộng của các bảng kê nói trên đ−ợc ghi vμo nhật ký chứng từ số 7.  Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung: Kế toán sử dụng sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tái khoản 152,153,331,621...  Nếu áp dụng hình thức nhật ký sổ cái: Chỉ sử dụng một sổ duy nhất lμ sổ nhật ký sổ cái. Căn cứ vμo các chứng từ nhập-xuất vật liệu kế toán lập bảng chứng từ gốc, sau đó lấy số liệu ghi vμo nhật ký sổ cái tμi khoản 152, 153...  Nếu áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Kế toán sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ cái các tμi khoản 152, 153... 1.4.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ: 41 Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi th−ờng xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất kho vật liệu mμ chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ vμ cuối kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tμi khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vμo chứng từ xuất kho mμ lại căn cứ vμo giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ vμ kết quả kiểm kê cuối cùng để tính. Vì vậy, trên tμi khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối t−ợng vμ các nhu cầu khác nhau... gây khó khăn cho việc phân bổ vật liệu vμo khoản mục chi phí vμ tính giá thμnh. 1.4.2.1.Tμi khoản sử dụng: -Tμi khoản 611” Mua hμng ” . Nội dung: tμi khoản nμy dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. . Kết cấu: Bên nợ: + Kết chuyển trị giá thực tế vật t−, hμng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của vật t−, hμng hoá mua vμo trong kỳ. Bên có: + Kết chuyển trị giá thực tế của vật t−, hμng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ. + Trị giá thực tế của vật t−, hμng hoá xuất trong kỳ. + Trị giá thực tế vật t−, hμng hoá đã gửi bán ch−a xác định tiêu thụ trong kỳ. + Chiết khấu mua hμng, giảm giá hμng mua, hμng mua trả lại cho ng−ời bán. . Tμi khoản 611 không có số d− cuối kỳ vμ đ−ợc mở thμnh hai tμi khoản cấp 2: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu. TK 6112-Mua hμng hoá. 42 - Tμi khoản 152, 151: Đây lμ tμi khoản phản ánh hμng tồn kho, không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mμ chỉ dùng ở đầu kỳ để kết chuyển số đầu kỳ, số cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho thực tế cuối kỳ. Ngoμi ra, kế toán cũng sử dụng các tμi khoản khác nh−: TK 133, 331, 111... Chứng từ sử dụng giống nh− trong ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên. 1.4.2.2.Ph−ơng pháp hạch toán: Kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ chủ yếu. a) Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo ph−ơng pháp khấu trừ:  Đầu kỳ kết chuyển giá trị hμng đi đ−ờng vμ vật liệu cuối kỳ tr−ớc sang tμi khoản 611, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu Có TK 151 : Hμng mua đang đi đ−ờng Có TK 152 : Nguyên vật liệu  Trong kỳ khi mua nguyên vật liệu, căn cứ vμo hoá đơn (GTGT) vμ các chứng từ khác, kế toán ghi: Nợ TK 611(6111) : Giá mua ch−a thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112,331,311... : Tổng giá thanh toán + Các khoản chiết khấu đ−ợc h−ởng khi mua hμng, ghi: Nợ TK 331 : Khoản giảm trừ Có TK 711 : Số giảm trừ giá mua Có TK 133 (1331) : Giảm trừ thuế giá trị gia tăng. + Hμng mua trả lại không đúng hợp đồng: Nợ TK 111,112 : Thu lại bằng tiền Nợ TK 331 : Ghi giảm công nợ Có TK 611(6111) : Trị giá hμng trả lại Có TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng + Phản ánh chi phí thu mua: 43 Nợ TK 611 (6111): Mua hμng Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112,331... : Tổng giá thanh toán. + Phản ánh thuế nhập khẩu : Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu Có TK 333(3333): Thuế xuất, nhập khẩu Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng hμng nhập khẩu  Cuối kỳ căn cứ vμo kết quả kiểm kê vật liệu, kế toán xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ nh− sau: Giá thực tế vật Giá thực tế Giá Giá thực tế mua Giá thực tế liệu xuất dùng tồn đầu kỳ mua vμo trong kỳ tồn cuối kỳ  Khi kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, ghi: Nợ TK 151: Giá trị hμng đi đ−ờng Nợ TK 152 : Giá trị vật liệu tồn kho Có TK 611 (6111): Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ.  Khi kết chuyển số vật liệu để sử dụng trong kỳ, ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất dùng cho sản xuất Nợ TK 632 : Xuất bán Có TK 611 (6111) : Giá trị xuất sử dụng.  Phản ánh giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát, ghi: + Nếu do nhμ cung cấp chuyển nhầm, ké toán ghi: Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán Có TK 138 (1381) : Giá trị hμng thiếu Có TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng. + Khi xử lý ghi: Nợ TK 138 (1388) : Bắt bồi th−ờng += - 44 Nợ TK 811 : Hao hụt v−ợt định mức Nợ TK 611 : Hao hụt tự nhiên tính vμo chi phí thu mua Có TK 138 (1381) : Trị giá vật liệu thiếu.  Khi phản ánh giá trị vật liệu thừa: Căn cứ vμo các nguyên nhân tìm đ−ợc để xử lý, ghi: + Do nhμ cung cấp chuyển nhầm: Nợ TK 338 (3381) Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng Có TK 331 : Tổng giá thanh toán. + Do dôi thừa tự nhiên có thể phản ánh vμo thu nhập bất th−ờng ( theo chế độ kế toán mới lμ tμi khoản 711 “ Thu nhập khác ” ) hoặc chi phí kinh doanh, ghi: Nợ TK 338 (3381) Có TK 711 : Tính vμo thu nhập khác Có TK 642 : Ghi giảm chi phí kinh doanh. b) Đối với doanh nghiệp tính thuế theo ph−ơng pháp trực tiếp : Trong tr−ờng hợp nμy, hạch toán vật liệu thu mua lμ theo giá đã có thuế giá trị gia tăng. Do vậy không sử dụng tμi khoản 133 để hạch toán, doanh nghiệp chỉ cần dùng hoá đơn mua bán thông th−ờng có một dòng ghi tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ kết chuyển giá trị tồn cuối kỳ tr−ớc, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, xuất sử dụng trong kỳ đ−ợc định khoản t−ơng tự nh− theo ph−ơng pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Các nghiệp vụ còn lại đ−ợc định khoản nh− sau :  Trong kỳ mua nguyên vật liệu, căn cứ vμo hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111) : Giá mua có thuế giá trị gia tăng Có TK 111, 112, 141, 331, 311... 45  Giá trị hμng mua trả lại, khoản đ−ợc giảm giá do không đúng hợp đồng ghi: Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền Nợ TK 138 (1381): Ch−a thu đ−ợc ngay Nợ TK 331 : Trừ vμo nợ Có TK 611 (6111)  Các tr−ờng hợp thiếu hụt mất mát, căn cứ vμo nguyên nhân ghi: Nợ TK 138( 1381) : Bắt bồi th−ờng Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền Nợ TK 334 : Trừ vμo l−ơng Nợ TK 331 : Do nhμ cung cấp chuyển nhầm... Có TK 138(1381) Sơ đồ kế toán vật liệu theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ(Sơ đồ số 1.9-trang 36). 1.4.2.3.Sổ kế toán sử dụng tổng hợp vật liệu theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ: Theo ph−ơng pháp nμy, sổ kế toán sử dụng nh− trong ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên chỉ khác ở chỗ lμ không sử dụng các sổ có liên quan tới giá xuất kho của vật liệu nh− bảng kê số 3. Ngoμi ra còn sử dụng nhật ký chứng từ số 7- Nhập kho ghi Có TK 611. Sơ đồ số 1.9: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ TK 152,151 TK 611(6111) TK 152,151 Kết chuyển giá trị thực tế Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ nguyên vật liệu tồn cuối kỳ 46 TK 111,112 TK 111,112,331 Mua trả tiền ngay(giá mua bao Giảm giá hμng mua, gồm cả thuế GTGT-theo ph−ơng trả lại pháp trực tiếp) Mua trả tiền ngay(giá mua ch−a TK 621,627 có thuế GTGT-ph−ơng pháp khấu trừ) Cuối kỳ kết chuyển số xuất TK1331 dùng cho sản xuất, kinh doanh Thuế GTGT TK 154 VAT Xuất thuê ngoμi gia công TK331,311 chế biến Số tiền đã Mua ch−a trả tiền, thanh toán trả tiền vay TK 632 Xuất bán TK 333(3333) Thuế nhập khẩu phải nộp TK 111,138,334 Thiếu hụt, mất mát TK 411 Nhận vốn góp cổ phần TK 412 TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng Kết luận ch−ơng 1: 47 Dựa trên cơ sở những kiến thức đã học ở nhμ tr−ờng, em đã tập hợp vμ hệ thống lại nhằm nêu lên đ−ợc những lý luận chung nhất về công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất để trình bμy trong ch−ơng nμy.Nội dung chính em đã trình bμy gồm có: - Những vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu nh−: Khái niệm, đặc điểm, cách phân loại vμ đánh giá nguyên vật liệu. - Các hình thức sổ kế toán hiện nay đang đ−ợc áp dụng. - Cách hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo 3 ph−ơng pháp lμ: Ph−ơng pháp thẻ song song,ph−ơng pháp sổ số d−, ph−ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên vμ ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ. Nh− vậy, có thể thấy những nội dung đã nêu trên đều nhằm phục vụ cho việc so sánh vμ nhận biết đ−ợc sự sai khác giữa thực tế hoạt động tại nơi thực tập với những chuẩn mực mμ lý thuyết đã đ−ợc học về đề tμi đang nghiên cứu. Nói cách khác, phần lý luận chung đã hệ thống trong ch−ơng 1 lμ cơ sở giúp cho quá trình nghiên cứu đề tμi tại xí nghiệp ở các ch−ơng tiếp theo đ−ợc thuận lợi hơn. 48 CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu Tại Công ty vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. 2.1. Tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện: 2.1.1.Quá trình hình thμnh vμ phát triển của xí nghiệp: Công ty vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí ( tên giao dịch lμ ELMACO ) lμ doanh nghiệp trực thuộc Bộ th−ơng mại đ−ợc thμnh lập ngμy 22/12/1971, theo quyết định số 820/ VTQĐ của Bộ tr−ởng Bộ vật t−. Sau khi sát nhập Bộ vật t− vμ Bộ th−ơng mại theo quyết định số 388/HĐBT, công ty đ−ợc thμnh lập theo quyết định số 613/TM/TCCB ngμy 28/5/1993 của Bộ tr−ởng Bộ th−ơng mại. Công ty tiến hμnh hoạt động theo pháp luật n−ớc cộng hoμ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, lμ một đơn vị có đầy đủ t− cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đ−ợc tự chủ về tμi chính, phải chịu trách nhiệm tr−ớc Nhμ n−ớc về hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đ−ợc phép sử dụng con dấu riêng, đ−ợc phân cấp quản lý cán bộ, áp dụng hình thức trả l−ơng theo chế độ chính sách quy định. Công ty đặt trụ sở chính tại 240 - 242 đ−ờng Tôn Đức Thắng - Hμ Nội. Công ty vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí lμ một doanh nghiệp nhμ n−ớc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vμ l−u thông vật t−. Hơn một thập kỷ vận động vμ phát triển trong cơ chế thị tr−ờng, ELMACO không ngừng phát triển, tự chủ vμ tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh. Đặc biệt lμ 15 năm đổi mới không chỉ lμ một chặng đ−ờng đối với ELMACO, mμ còn lμ những tìm tòi, thử nghiệm . Đến nay, ELMACO đã tự mình xác lập đ−ợc thế đứng trong kinh tế thị tr−ờng mμ vẫn không ngừng đổi mới nhiều mặt để giữ vững thế đứng đó vμ phát triển trong điều kiện kinh tế thế 49 giới đang toμn cầu hoá. Mặc dù con đ−ờng phát triển còn nhiều khó khăn, trở ngại vμ cũng trong bối cảnh nền kinh tế thế giới hết sức phức tạp, nh−ng con đ−ờng mμ ELMACO đã xác định vẫn sẽ lμ mục tiêu phấn đấu không hề mệt mỏi. Các thế hệ đã xây dựng vμ vun đắp cho sự tr−ởng thμnh của ELMACO trong ba m−ơi năm qua vμ các thế hệ đã, đang vμ sẽ tiếp nối chắc chắn sẽ không xa rời mục tiêu chiến l−ợc đó để nhìn thấy một ELMACO với t− cách lμ một tập đoμn sản xuất - th−ơng mại - dịch vụ đa sở hữu theo định mức XHCN không chỉ trong lý thuyết mμ lμ thực hiện sinh động của đời sống kinh tế trong những thập niên tới. So với thời kỳ đầu thμnh lập, các mặt hμng vμ nguồn hμng của công ty tăng gấp nhiều lần, thoả mãn ở mức cao các nhu cầu về sản xuất vμ tiêu dùng. Tr−ớc kia vμo thời kỳ thiếu vốn, do mặt hμng kinh doanh không nằm trong danh mục mặt hμng chính nên bộ chủ quản vμ bộ quản lý vốn không quan tâm đầu t−. Vì thế, xí nghiệp đã gặp rất nhiều khó khăn trong kinh doanh. Đứng tr−ớc tình hình đó, xí nghiệp thực hiện ph−ơng châm “ th−ơng mại gắn liền với sản xuất ’’ vμ phải đi lên bằng chính mình. Công ty đã quyết định chuyển đổi mô hình tổ chức, thay đổi cơ cấu kinh doanh từ th−ơng mại thuần tuý sang sản xuất kinh doanh th−ơng mại. Thực hiện quyết định trên, ngμy 01 tháng 02 năm 1993, xí nghiệp sản xuất thiết bị điện thuộc công ty đã đ−ợc thμnh lập chính thức vμ đặt địa điểm tại số 2 - ái Mộ - Gia Lâm - Hμ Nội. Thời gian qua lμ thời gian tập d−ợt ban đầu, song sản phẩm máy hμn của xí nghiệp đã khẳng định vị trí của mình trên thị tr−ờng. Cụ thể lμ sản phẩm nμy đã đ−ợc viện đo l−ờng quốc gia kiểm tra, cấp dấu chất l−ợng vμ đạt huy ch−ơng vμng trong hội trợ triển lãm hμng công nghiệp toμn quốc năm 1995, 1996. Nhờ đó, xí nghiệp đã thực hiện đóng góp một phần giá trị doanh thu lớn cho công ty, lμm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, ổn định đời sống, đảm bảo công ăn việc lμm cho ng−ời lao động vμ đóng góp việc thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ với ngân sách nhμ n−ớc đầy đủ, kịp thời. 50 - Chức năng của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện ELMACO : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện lμ một đơn vị trực thuộc Công ty vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí, có chức năng chính lμ sản xuất vμ tổ chức tiêu thụ sản phẩm các loại do chính xí nghiệp sản xuất ra. Thông qua hoạt động sản xuất vμ kinh doanh, khai thác có hiệu quả nguồn vốn, vật t−, nhân lực vμ tμi nguyên của đất n−ớc để đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu. Có kế hoạch đầu t− thiết bị vμ đμo tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng cao chất l−ợng sản phẩm, góp phần xây dựng vμ phát triển kinh tế đất n−ớc. - Nhiệm vụ của xí nghiệp: Phải sản xuất đ−ợc những sản phẩm có chất l−ợng cao để thay thế những hμng hoá nhập ngoại, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên có việc lμm th−ờng xuyên vμ có mức thu nhập ổn định. Chủ yếu lμ sản xuất các loại máy hμn với thông số từ 150A đến 500A. Đây lμ sản phẩm đã đ−ợc viện đo l−ờng quốc gia kiểm tra, cấp dấu chất l−ợng vμ đạt huy ch−ơng vμng trong hội trợ triển lãm hμng công nghiệp toμn quốc năm 1995 vμ 1996. Bảo toμn vμ phát triển vốn do Nhμ n−ớc cấp, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đối với Nhμ n−ớc cũng nh− đối với mỗi cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Sau đây lμ một số chỉ tiêu xí nghiệp đã đạt đ−ợc trong năm gần đây: SST Chỉ tiêu Đơn vị 2001 2002 51 1 2 3 4 5 Tổng sản l−ợng Tổng doanh thu Tổng lợi nhuận Thu nhập bình quân Nộp ngân sách nhμ n−ớc Cái đồng đồng đồng đồng 1.600 3.600.000.000 23.762.000 480.000 25.111.000 1.650 3.745.500.000 24.804.630 500.000 26.199.630 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp : - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Với chức năng vμ nhiệm vụ chính lμ sản xuất kinh doanh thiết bị điện nên mặt hμng kinh doanh của xí nghiệp lμ thiết bị điện các loại. Mặt hμng sản xuất chủ yếu hiện nay của xí nghiệp lμ các loại máy hμn với thông số từ 150A đến 500A . Tuy lμ mặt hμng mới sản xuất nh−ng các sản phẩm máy hμn của xí nghiệp đã đ−ợc thị tr−ờng chấp nhận cả về mẫu mã, giá cả, chất l−ợng,... Sản phẩm nμy cung cấp cho các nhμ máy, công trình thi công để hμn gắn các thiết bị máy móc, các sản phẩm vμ bán sản phẩm trong các đơn vị sản xuất kinh doanh trên toμn quốc. Nó mang tính chất vừa lμ công cụ lao động, vừa lμ tμi sản vì trị giá của nó chiếm từ 1.000.000 đồng/cái đến 5.000.000 đồng/cái. Ngoμi ra, xí nghiệp còn sản xuất nhiều thiết bị khác nh− : quạt chống nóng ba pha, cầu dao, đui đèn các loại, đèn cao áp. Sơ đồ số 2.1: Sơ đồ quy trình công nghệ của sản phẩm máy hμn. Cơ khí Lắp ráp Khung máy Vỏ máy Cuộn dây Tôn Silie Cuộn thứ ấ Cuộn ấ 52 2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện : - Tổ chức sản xuất: Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện nằm trên một diện tích 20.000 2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực lμ t−ơng đối thuận lợi cho việc chuyển vật liệu, thμnh phẩm từ kho nμy sang kho kia. Hay nói cách khác, do việc sắp xếp các khu vực hợp lý, khoa học nên việc luân chuyển giữa các bộ phận sản xuất đảm bảo nhanh gọn từ khâu đ−a vật liệu vμo đến khâu cuối cùng lμ tạo ra sản phẩm hoμn chỉnh. Về tổ chức sản xuất, xí nghiệp chỉ thμnh lập hai phân x−ởng để phù hợp với quy mô hiện tại. Đó lμ phân x−ởng cơ khí vμ phân x−ởng lắp ráp. Phân x−ởng cơ khí có nhiệm vụ gia công các loại vật liệu nh− sắt, tôn, ... để tạo nên khung máy vμ vỏ máy. Phân x−ởng lắp ráp : có nhiệm vụ cuốn dây để tạo nên cuộn sơ cấp, cuộn thứ cấp của máy. Đồng thời, tổ nμy còn tập hợp các chi tiết của máy để tạo nên sản phẩm hoμn chỉnh. 53 - Tổ chức công tác quản lý: + Toμn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc. Ban giám đốc chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, về đời sống của công nhân viên trong xí nghiệp, cụ thể :  Giám đốc: lμ ng−ời điều hμnh, chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra tại xí nghiệp; lμ ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo các ph−ơng án vμ kế hoạch đã đ−ợc Công ty duyệt tổng thể.  Phó giám đốc: lμ ng−ời giúp việc cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo về mặt kỹ thuật sản xuất vμ thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt. + Các phòng ban gồm có:  Phòng kế hoạch vật t− : lμ một phòng chức năng của xí nghiệp, có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý toμn bộ khâu vật t−, kỹ thuật vμ quản lý khâu bán thμnh phẩm khâu thμnh phẩm, kho vật t−. Xác định tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu, tổ chức khai thác vμ tiếp nhận, đảm bảo đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất kinh doanh. Phải điều phối đ−ợc kế hoạch cho sản xuất, ổn định tất cả các khâu trong dây chuyền sản xuất vμ cân đối đ−ợc l−ợng vật t− hμng hoá tồn kho để kịp thời đ−a ra kế hoạch sản xuất hay tiêu thụ. Phòng gồm 3 ng−ời : Một cán bộ chuyên khai thác vật t− nguyên liệu về nhập kho, một cán bộ thống kê kế hoạch vật t− viết nhập - xuất vật liệu, một cán bộ thủ kho nguyên vật liệu, thμnh phẩm.  Phòng kế toán tμi chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý chặt chẽ vật t−, tiền vốn, tμi sản của xí nghiệp vμ đầu t− vốn kinh doanh có hiệu quả, quản lý về giá cả, kiểm tra th−ờng xuyên bộ phận vật t−, tiêu thụ để xem có thực hiện đúng các văn bản của xí nghiệp không. Phòng nμy còn có nhiệm vụ cung cấp 54 thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cho ban giám đốc vμ phòng chức năng trên công ty.  Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra chất l−ợng vật liệu, sản phẩm hμng hoá tr−ớc khi nhập kho, quản lý vμ kiểm tra theo định kỳ chất l−ợng của sản phẩm do xí nghiệp sản xuất ra xem có đúng với tiêu chuẩn kỹ thuật hay không.  Ban bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ toμn bộ tμi sản của xí nghiệp. +Bộ phận trực tiếp sản xuất gồm 2 phân x−ởng. Đứng đầu phân x−ởng sản xuất lμ quản đốc phân x−ởng, giúp việc cho quản đốc phân x−ởng lμ 2 tổ tr−ởng của 2 tổ sản xuất trong phân x−ởng ( tổ cơ khí vμ tổ lắp ráp ). +Sơ đồ tổ chức bộ máy điều hμnh sản xuất kinh doanh của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện - ELMACO ( Sơ đồ số 2.2- trang 53). 2.2.Tình hình tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện: 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp: Phòng kế toán thực hiện công việc kế toán của đơn vị. Toμn bộ kế toán của xí nghiệp đ−ợc tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán đến báo cáo tμi chính. ở phân x−ởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mμ chỉ bố trí các nhân viên thống kê lμm nhiệm vụ h−ớng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ vμ ghi chép sổ sách các thông tin về kinh tế một cách đơn giản để chuyển về phòng kế toán hạch toán. Kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp, tính toán đến kết quả cuối cùng của nhân viên sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm mở sổ sách vμ áp dụng đúng chế độ hoá đơn chứng từ. Ph−ơng pháp kế toán xí nghiệp áp dụng lμ ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên. Sơ đồ số 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp 55 Tổng giám đốc Công ty vật liệu điện vμ dụng cụ cơ khí Giám đốc Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện Phòng KCS Phòng Kế hoạch vật t− Phòng Tμi chính kế toán Thμnh phẩm hμng hoá Phân x−ởng sản xuất Kho vật t− Ban bảo vệ Phó giám đốc Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện 56 Kế toán xí nghiệp đ−ợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp vμ kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán nμy đ−ợc tiến hμnh song song với việc sử dụng số liệu kiểm tra đ−ợc th−ờng xuyên. Vì vậy, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đ−ợc tiến hμnh kịp thời, phục vụ nhạy bén các yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác, tiến độ công việc đ−ợc thực hiện đồng đều ở tất cả các phần kế toán. - Bộ phận kế toán của xí nghiệp có nhiệm vụ sau: + Đôn đốc kiểm tra vμ thu nhận đầy đủ kịp thời các thông tin kinh tế của xí nghiệp. + Giúp giám đốc h−ớng dẫn các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, phục vụ cho việc điều hμnh hμng ngμy mọi hoạt động của xí nghiệp. + Tham gia công tác kiểm kê tμi sản, tổ chức bảo quản, l−u trữ hồ sơ, tμi liệu kế toán theo quy định. + Giúp giám đốc xí nghiệp trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh nh−: sử dụng tμi sản - nguồn vốn đúng mục đích, đúng chính sách, phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. - Phòng kế toán tμi chính của xí nghiệp gồm 4 cán bộ kế toán vμ có cơ cấu tổ chức nh− sau: + Kế toán tr−ởng kiêm kế toán tổng hợp: lμ ng−ời chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán kinh tế của xí nghiệp, h−ớng dẫn kiểm tra các bộ phận về nghiệp vụ vμ ph−ơng pháp hạch toán. Đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu báo cáo của các kế toán viên tại xí nghiệp. Sau đó đến cuối kỳ quyết toán, lập bảng cân đối phát sinh các tμi khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tμi chính. + Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ: Thực hiện theo dõi hạch toán tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, hạch toán toμn bộ chứng từ thu chi phát sinh vμ kiểm kê quỹ hμng ngμy. 57 + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất - tính giá thμnh sản phẩm. + Kế toán tiền l−ơng, công nợ vμ tμi sản cố định kiêm kế toán thμnh phẩm, tiêu thụ : có nhiệm vụ tính toán l−ơng, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo chế độ quy định; hạch toán các khoản công nợ phát sinh th−ờng xuyên; tính khấu hao vμ phân bổ khấu hao tμi sản cố định cho các đối t−ợng liên quan, theo dõi tình hình tăng giảm tμi sản cố định. Sơ đồ số 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán - tμi chính của xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. 2.2.2. Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại xí nghiệp: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ’’. Niên độ kế toán của xí nghiệp bắt đầu từ ngμy 1/1/N đến ngμy 31/12/N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép lμ Việt Nam đồng. Ph−ơng pháp kế toán xí nghiệp áp dụng lμ ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên. Xí nghiệp tính vμ nộp thuế theo ph−ơng pháp khấu trừ. Ph−ơng pháp xác định hμng tồn kho cuối kỳ : theo giá thực tế. Sơ đồ hình thức kế toán xí nghiệp áp dụng ( Sơ đồ số 2.4 – trang 55). Kế toán tr−ởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu Kế toán tập hợp chi phí Tính Kế toán tiền l−ơng,công nợ vμ TSCĐ 58 2.3.Thực trạng về kế toán vật liệu tại xí nghiệp sản xuất thiết bị điện: 2.3.1.Tổ chức công tác quản lý chung về kế toán vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện: 2.3.1.1. Đặc điểm phân loại vật liệu: Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện chuyên sản xuất các loại máy hμn, đèn cao áp, Sơ đồ số 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại xí nghiệp sản xuất thiết bị điện theo hình thức nhật ký chứng từ. 1 1 1 2 2 3 4 5 5 6 6 6 Ghi chú: Chứng từ gốc vμ Thẻ vμ sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng Kê Sổ cái Báo cáo tμi chính Bảng tổng hợp chi 59 Ghi hμng ngμy. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. quạt chống nóng, cầu dao, đui đèn,... Để đảm bảo chất l−ợng sản phẩm thì một số vật liệu chính nh−: tôn silic, dây Emay sơ cấp, đồng thứ cấp,...đều phải lμ vật liệu ngoại nhập. Số còn lại nh− : vít, bu lông, sơn, que hμn,... xí nghiệp nghiệp mua từ các đơn vị trong n−ớc. Tổng cộng xí nghiệp sử dụng vμ chia thμnh từng nhóm, từng loại trong đó vật liệu chính th−ờng chiếm từ 60%  75%, vật liệu phụ chiếm từ 25% 40% trong tổng giá thμnh sản phẩm. Căn cứ vμo đặc điểm vật liệu của xí nghiệp, kế toán vật liệu đã tiến hμnh phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng loại vật liệu đó đối với quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm giúp cho công tác hạch toán đ−ợc chính xác một khối l−ợng vật liệu có nhiều chủng loại. Do vậy, vật liệu đ−ợc sử dụng ở xí nghiệp đ−ợc phân loại nh− sau: - Nguyên vật liệu chính: Lμ đối t−ợng lao động chủ yếu của xí nghiệp khi tham gia vμo quá trình sản xuất, lμ cơ sở vật chất chủ yếu cấu thμnh nên thực thể sản phẩm, có chiếm tỷ trọng từ 6075 % trong tổng số vật liệu ( nh−: dây Emay, tôn silic, đồng thứ cấp, sơ cấp,... ). - Nguyên vật liệu phụ: Gồm nhiều loại khác nhau, chiếm tỷ trọng từ 25% đến 40% trong tổng số vật liệu. Vật liệu phụ có những tác dụng khác nhau để phục vụ quá trình sản xuất của xí nghiệp nh− :thép góc, dây bọc thuỷ tinh, trục bánh xe, lập lμ, bu lông,... - Nhiên liệu: đ−ợc dùng trực tiếp vμo quy trình công nghệ sản xuất kỹ thuật, nh− dầu điêzen, xăng,... - Phụ tùng thay thế sửa chữa: gồm vòng bi, dây curoa,... dùng để thay thế các ph−ơng tiện máy móc thiết bị cho các loại xe, loại máy dùng cho sản xuất. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp theo từng cấp d−ới đây thì đã đảm bảo đ−ợc một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu - 60 đó lμ đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, từng loại cả về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại vμ giá trị . Tμi khoản 152 đ−ợc chi tiết thμnh. - Tμi khoản 1521 “ Nguyên vật liệu chính”: + Tμi khoản 1521.1 : Đồng dẹt. + Tμi khoản 1521.2 : Tôn silic. - Tμi khoản 1522 : Vật liệu phụ. + Tμi khoản 1522.1 : Dây thuỷ tinh. + Tμi khoản 1522.1 : Ghen vulong. - Tμi khoản 1523 : Nhiên liệu. + Tμi khoản 1523.1 : Xăng. + Tμi khoản 1523.2 : Dầu. - Tμi khoản 1524 : Phụ tùng thay thế. + Tμi khoản 1524.1 : Vít. + Tμi khoản 1524.2 : Bulông. Trích sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp: Biểu số 2.1: Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t− Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 61 1 2 3 4 5 6 18 19 20 21 22 34 35 36 37 I/. Vật liệu chính : Tôn silic Đồng đỏ Dây đồng dẹt Động cơ 3 pha .... II/. Vật liệu phụ : Lập lμ Sắt vuông Vít Bulông .... III/. Nhiên liệu Xăng Dầu điêzen Dung môi pha sơn .... Kg Kg Kg Cái Cái Kg Cái Bộ Lít Hộp Lít 2.3.1.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu : Căn cứ vμo kế hoạch sản xuất vμ định mức kỹ thuật, phòng kế hoạch vật t− có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật t−, tìm các nguồn cung ứng, so sánh giá cả, chất l−ợng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đúng về số l−ợng, chất l−ợng, chủng loại vμ đúng tiến độ. Cán bộ phòng vật t− phải luôn bám sát, kiểm tra kho một cách th−ờng xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất. 62 Vật liệu về đến xí nghiệp, tr−ớc khi nhập kho sẽ đ−ợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất l−ợng về quy cách, phẩm chất. Nếu đủ quy cách, chất l−ợng, chủng loại thì ng−ời kiểm tra phải ký tên đóng dấu KCS, sau đó mới tiến hμnh nhập kho. Tại kho của xí nghiệp, thủ kho có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu xem có đúng quy cách về chủng loại, chất l−ợng, có đầy đủ số l−ợng hay không ? Thủ kho chịu trách nhiệm toμn bộ về số nguyên vật liệu nhập kho của mình, nghiêm cấm việc vay m−ợn nhập hμng tr−ớc. Hμng về nhập kho phải có hoá đơn chứng từ, mọi việc ngoμi quy định phải xin ý kiến vμ đ−ợc sự đồng ý của giám đốc, ban lãnh đạo. Thủ kho còn có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật t−, sắp xếp cho khoa học vμ hợp lý. Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vμo các hoá đơn, chứng từ để tiến hμnh tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu; kiểm tra tình hình mua vật t− về số l−ợng, chất l−ợng, giá cả,... nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất. Về bộ phận bốc vác vận chuyển, lμm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật t− vμ xí nghiệp. Bốc vác vận chuyển phải đảm bảo kịp thời theo tiến độ. Phòng kế hoạch vật t− căn cứ vμo yêu cầu chất l−ợng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các loại vật liệu đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Các loại nguyên vật liệu, phụ tùng nếu không thể xem xét chất l−ợng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vμo máy chạy để đánh giá. Nh− vậy, có thể nói thủ kho quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật còn kế toán nguyên vật liệu quản lý về mặt giá trị. 2.3.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu : Đối với những nguồn cung cấp khác nhau thì việc đánh giá vật liệu cũng khác nhau. Do vật liệu lμ tμi sản l−u động nên đòi hỏi phải đ−ợc đánh giá theo 63 giá thực tế. Song, để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Nh−ng thực tế tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện thì kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho : + Giá thực tế của vật liệu mua ngoμi nhập kho đ−ợc tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn từng lần nhập ( không bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ ). Đến cuối tháng, khi đã tập hợp đ−ợc chi phí thu mua, kế toán sẽ phân bổ chi phí cho từng lần nhập. + Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoμi gia công chế biến : nh− tôn silic, xí nghiệp đ−a đi nhμ máy cơ điện Việt - Hùng để gia công thì giá thực tế của của vật liệu gia công nhập kho bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho để đ−a đi gia công cộng với chi phí thuê gia công. + Giá thực tế nhập kho của vật liệu do công ty điều chuyển để sản xuất đ−ợc tính bằng giá ghi trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của các cửa hμng chuyên doanh của công ty. - Đối với vật liệu xuất kho : Giá thực tế của vật liệu xuất kho xí nghiệp tính theo giá nhập tr−ớc xuất tr−ớc. Theo ph−ơng pháp nμy, xí nghiệp xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó, căn cứ vμo số l−ợng vật liệu xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc : tính theo đơn giá nhập tr−ớc đối với l−ợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập tr−ớc, số còn lại đ−ợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Cứ nh− thế, cuối tháng kế toán tính ra đơn giá thực tế của vật liệu tồn kho. Ví dụ minh hoạ : Tại một doanh nghiệp A, tính thuế giá trị gia tăng theo ph−ơng pháp khấu trừ thuế có số liệu : Tồn đầu kỳ : 100 Kg vật liệu X - đơn giá : 2.500 đ/Kg. Trong đó tháng 5/N, vật liệu X biến động nh− sau : Ngμy 3/5 : Xuất 50 Kg để sản xuất sản phẩm. 64 Ngμy 4/5 : Nhập 80 Kg, giá mua 2.200 đ/Kg. Ngμy 8/5 : Xuất 100 Kg để tiếp tục chế biến. Ngμy 10/5 : Xuất 20 Kg cho sản xuất. Cách tính cụ thể nh− sau: ( Xem bảng số 2.1: Bảng tính giá vật liệu xuất kho theo giá nhập tr−ớc-xuất tr−ớc). Bảng số 2.1: Bảng tính giá vật liệu xuất kho theo giá nhập tr−ớc - xuất tr−ớc. Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 10 0 2.50 0 250.00 0 3/5 Xuất vật liệu 50 2.50 0 125.00 0 50 2.50 0 125.00 0 4/5 Nhập 80 2.20 0 176.00 0 50 80 2.50 0 2.20 0 125.00 0 176.00 0 8/5 Xuất 50 50 2.50 0 2.50 0 125.00 0 110.00 0 30 2.20 0 66.000 10/ 5 Xuất 20 2.20 0 44.000 10 2.20 0 22.000 65 Cộng phát sinh 80 176.00 0 17 0 404.00 0 Tồn cuối kỳ 10 20.000 2.3.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu : 2.3.2.1. Thủ tục nhập kho : Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật t− căn cứ vμo tình hình sử dụng vật t− vμ định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật t−. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật t−, phòng vật t− lấy báo giá vật t−, lập bảng dự trù mua vật t− vμ chuyển qua giám đốc duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật t− tại phòng kế toán. Nh− vậy, phòng kế hoạch vật t− chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng vật t−, thu mua, dự trữ vμ cung cấp nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng. Việc thu mua nguyên vật liệu đ−ợc tiến hμnh trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên : xí nghiệp vμ bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể lμ trả tiền tr−ớc, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hμng, tiền tạm ứng hoặc xí nghiệp trả theo hình thức trả chậm. Sau khi việc mua bán giữa 2 bên đ−ợc thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật t− phụ trách việc mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn GTGT về để lμm căn cứ ghi sổ kế toán. Biểu số 2.2: Mẫu số: 01- GTKT- 3LL AT/01- B N0 :016460 Hoá đơn ( gtgt ) 66 Liên 2 : Giao cho khách hμng Ngμy 10 tháng 6 năm 2003 Đơn vị bán hμng : Công ty TNHH Hải Vân. Địa chỉ : 42 Linh Quang - Số tμi khoản : ......... Điện thoại : ......................... Mã số : 01 - 00365445 - 1 Họ tên ng−ời mua hμng : Trần Kim Phi. Đơn vị : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Địa chỉ : Số 2 - ái Mộ - Gia Lâm - Hμ Nội - Số tμi khoản : ...... Hình thức thanh toán : Tiền mặt. Mã số : 01 - 00106634 - 1. STT Tên hμng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thμnh tiền a b c 1 2 3 Tôn silic 70 X 210 Kg 970 13.500 13.095.000 Cộng tiền hμng : 13.095.000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 1.309.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 14.404.500 Số tiền bằng chữ : M−ời bốn triệu bốn trăm linh bốn nghìn năm trăm đồng./. Ng−ời mua hμng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 67 Biểu số 2.3: Mẫu số: 01- GTKT - 3LL AT/01- B N0 :016462 Hoá đơn ( gtgt ) Liên 2 : Giao cho khách hμng Ngμy 12 tháng 6 năm 2003 Đơn vị bán hμng : Công ty TNHH Hải Vân. Địa chỉ : 42 Linh Quang - Số tμi khoản : ......... Điện thoại : ......................... Mã số : 01 - 00365445 - 1 Họ tên ng−ời mua hμng : Trần Kim Phi. Đơn vị : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Địa chỉ : Số 2 - ái Mộ - Gia Lâm - Hμ Nội - Số tμi khoản : ...... Hình thức thanh toán : Tiền mặt. Mã số : 01 - 00106634 - 1. STT Tên hμng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thμnh tiền a b c 1 2 3 Tôn silic 70 X 250 Kg 1.250 13.500 16.875.000 Cộng tiền hμng : 16.875.000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 1.687.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 18.562.500 68 Số tiền bằng chữ : M−ời tám triệu năm trăm sáu m−ơi hai nghìn năm trăm đồng./. Ng−ời mua hμng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.4: Mẫu số: 01- GTKT - 3LL AT/01- B Hoá đơn ( gtgt ) N0 :016466 Liên 2 : Giao cho khách hμng Ngμy 13 tháng 6 năm 2003 Đơn vị bán hμng : Công ty cơ điện Trần Phú. Địa chỉ : 21 Hμm Long - Số tμi khoản : ......... Điện thoại : ......................... Mã số : 01 - 00365445 - 1 Họ tên ng−ời mua hμng : Trần Kim Phi. Đơn vị : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Địa chỉ : Số 2 - ái Mộ - Gia Lâm - Hμ Nội - Số tμi khoản : ...... Hình thức thanh toán : Mua chịu - Mã số : 01 - 00106634 - 1. STT Tên hμng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l−ợng Đơn giá Thμnh tiền a b c 1 2 3 Sắt vuông Kg 500 10.000 5.000.000 69 Cộng tiền hμng : 5.000.000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 500.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 5.500.000 Số tiền bằng chữ : Năm triệu năm trăm nghìn đồng./. Ng−ời mua hμng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Vật liệu đến xí nghiệp tr−ớc khi nhập kho sẽ đ−ợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất l−ợng, quy cách, số l−ợng nguyên vật liệu. Kết quả kiểm tra sẽ đ−ợc ghi vμo biên bản kiểm nghiệm vật t−. Biểu số 2.5: Đơn vị : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện.