Luận văn Tìm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại chi nhánh ngân hàng công thương Đống Đa-Hà Nội

Trang 1 Luận văn Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội Trang 2 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Đổi mới hoạt động Ngân hàng phục vụ phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế đã đặt ra những yêu cầu, thách thức về mở rộng các dịch vụ Ngân hàng. Trước những yêu cầu về hội nhập nói chung và quá trình đàm phán gia nhập WTO nói riêng, ngành ngân hàng cần phải xây dựng cho mình một chiến lược, chính sách thích hợp để đảm bảo quá trình hội nhập thành công, mang lại lợi ích thật sự cho nền kinh tế Việt Nam. Chiến lược ấy chắc chắn phải đặt vị thế của công tác thanh toán lên hàng đầu. Bởi hoạt động của ngân hàng ở bất cứ hình thức nào cũng được kết thúc ở việc thanh- quyết toán. Trong tình hình mới, một trong những khó khăn, trăn trở nhiều nhất của các ngân hàng là việc cải tạo hệ thống thanh toán đáp ứng được yêu cầu mới, theo kịp xu hướng phát triển của quốc tế, tạo điều kiện thu hút vốn đầu tư, đẩy nhanh quá trình chu chuyển vốn cho nền kinh tế. Thanh toán chuyển tiền điện tử ra đời là tất yếu của sự bùng nổ công nghệ thông tin. Tuy còn mới mẻ nhưng nó đã khẳng định những tính năng ưu việt nhất định, đồng thời đánh dấu một bước vươn mình mạnh mẽ trong công tác thanh toán của ngành Ngân hàng. Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa- Hà Nội, em đã được tiếp cận khá đầy đủ các nghiệp vụ ngân hàng và đặc biệt quan tâm đến hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa. Từ nhận thức tầm quan trọng của công tác thanh toán, em nhận thấy việc nâng cao chất lượng hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử là một vấn đề đầy bức xúc và cấp thiết. Điều này khiến em chọn đề tài: “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài. Từ cơ sở lý luận và thực trạng hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội, em xin đưa ra một số giải Trang 3 pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại ngân hàng trong thời gian tới. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. Chuyên đề tập trung trình bày những nội dung chủ yếu về hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa Hà Nội từ năm 2003 đến nay. 4. Phương pháp nghiên cứu. Chuyên đề sử dụng phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, tiếp cận hệ thống lý luận và thực tiễn, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để phân tích và xử lý các vấn đề nghiên cứu. 5. Chuyên đề gồm ba chương. Chương I: Lý luận chung về Ngân hàng thương mại và hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân hàng thương mại. Chương II: Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Đống Đa -Hà Nội trong thời gian qua. Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa- Hà Nội. Do còn hạn chế về thời gian nghiên cứu, tài liệu thu thập cũng như trình độ hiểu biết, đề tài nghiên cứu của em không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô giáo cùng các bạn độc giả quan tâm, tham gia đóng góp ý kiến quý báu cho đề tài thêm phong phú. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2006 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thục Bình Trang 4 Trang 5 CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI. 1.1 Ngân hàng thương mại và việc tổ chức thanh toán giữa các NHTM. 1.1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng thương mại (NHTM). Ngân Hàng (NH) được hình thành và phát triển trải qua một quá trình lâu dài với nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau. Trong thời kỳ đầu vào khoảng thế kỷ thứ XV đến thế kỷ thứ XVIII, các NH còn hoạt động độc lập với nhau. Đó là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán cho nền kinh tế và phát hành giấy bạc cho NH. Sang thế kỷ XVIII, lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển. Việc các NH cùng thực hiện chức năng phát hành giấy bạc ngân hàng làm cho lưu thông có nhiều loại giấy bạc khác nhau đã cản trở cho quá trình lưu thông hàng hóa phát triển kinh tế. Chính điều này đã dẫn đến phân hoá hệ thống NH. Lúc này hệ thống NH đã phân làm hai nhóm: thứ nhất là nhóm các NH được phép phát hành tiền, được gọi là NH phát hành sau đổi thành NHTW. Thứ hai là các NH không được phép phát hành tiền, chỉ làm trung gian tín dụng, trung gian thanh toán trong nền kinh tế được gọi là NH trung gian. Đây là một mắt xích cực kỳ quan trọng nối giữa NHTW với nền kinh tế, cũng như là cầu nối để những người có vốn và những người cần vốn gặp nhau. Thời kỳ đầu khi mới thực hiện sự phân hoá hệ thống NH, các NH trung gian thực hiện tất cả các hoạt động của nó như nhận tiền gửi, cho vay và làm các dịch vụ thanh toán. Ban đầu, các NH chủ yếu nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn ngắn và cho vay ngắn hạn. Về sau, nó thực hiện cả cho vay trung hạn, dài hạn bằng nguồn vốn trung hạn, dài hạn do huy động tiền gửi trung hạn, dài hạn và phát hành trái khoán. Hoạt động NH ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của thị trường chứng khoán đòi hỏi hình thành nên những NH, những trung gian tài chính chuyên hoạt động trong một lĩnh vực nào đó, phân chia NH trung gian thành các NH hoạt Trang 6 động trong lĩnh vực riêng: NHTM, NH đầu tư, NH phát triển... Đặc trưng NH được thể hiện rõ nhất thông qua các chức năng sau: -Chức năng làm thủ quỹ cho xã hội. -Chức năng trung gian thanh toán. -Chức năng làm trung gian tín dụng. -Chức năng “tạo tiền”. NH làm trung gian thanh toán khi nó thực hiện thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như: trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng, tiền thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ. NH thực hiện chức năng trung gian thanh toán trên cơ sở nó thực hiện chức năng làm thủ quỹ cho xã hội. Việc nhận tiền gửi và theo dõi các khoản thu, chi trên tài khoản tiền gửi của khách hàng là tiền đề để NH thực hiện vai trò trung gian thanh toán. Mặt khác, việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa các chủ thể kinh tế có nhiều hạn chế như rủi ro do phải vận chuyển tiền, chi phí thanh toán lớn, đặc biệt là với khách hàng ở cách xa nhau. Chức năng trung gian thanh toán có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế. Trước hết, thanh toán không dùng tiền mặt qua NH góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền mặt và đảm bảo thanh toán an toàn. Khả năng lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp cho phép khách hàng thực hiện thanh toán chính xác hiệu quả. Điều này góp phần tăng nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội. Mặt khác, việc cung ứng một dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt có chất lượng làm tăng uy tín cho NH và do đó tạo điều kiện để thu hút nguồn vốn tiền gửi. Chu chuyển tiền tệ hiện nay chủ yếu thông qua hệ thống NHTM và do vậy, chỉ khi chức năng trung gian thanh toán được hoàn thiện thì vai trò của NHTM mới được nâng cao hơn với tư cách là người thủ quỹ cho xã hội. Trang 7 1.1.2 Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa thanh toán giữa các NHTM. Khái niệm: Thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa các chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phát sinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyển của các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chính bản thân NH. Sự cần thiết thanh toán giữa các NH: Hoạt động kinh tế ngày càng phát triển, theo đó là sự phát triển của thanh toán tiền tệ trong nước và quốc tế. Mối quan hệ ngày càng đa dạng, điều đó không chỉ đòi hỏi sự gia tăng hoạt động của hệ thống ngân hàng nói chung mà còn làm cho hoạt động thanh toán vốn giữa các NH ngày càng trở nên cần thiết. Điều đó thể hiện như sau: Nền kinh tế ngày càng phát triển thì việc trao đổi hàng hoá dịch vụ không chỉ bó hẹp ở một địa phương mà nó còn mở rộng ra mọi miền đất nước. Hiện nay, nhiều hệ thống NHTM và các tổ chức tín dụng khác nhau có mạng lưới chi nhánh trong toàn quốc. Bên cạnh đó, khách hàng được quyền lựa chọn NH để mở tài khoản cho mình. Do đó, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ giữa người mua và người bán qua hai NH khác nhau là rất cần thiết. Nó giúp cho việc thanh toán các khoản nợ giữa các tác nhân trong nền kinh tế một cách dễ dàng, nhanh chóng, đem lại hiệu quả to lớn cho kinh tế-xã hội. Việc cấp chuyển vốn, kinh phí, chuyển tiền thực hiện nghĩa vụ ngân sách diễn ra thường xuyên, liên tục đòi hỏi phải có nghiệp vụ thanh toán giữa các NH để đáp ứng yêu cầu của việc chuyển vốn trong nền kinh tế. Ngân hàng, tổ chức tín dụng không chỉ là nơi cung ứng các dịch vụ thanh toán mà còn là chủ thể tổ chức tham gia vào hệ thống thanh toán, thực hiện việc thanh toán trong phạm vi nội bộ của chính hệ thống các NH như: điều chuyển vốn, cấp vốn, chuyển nhượng tài sản, nộp khấu hao, chuyển lãi lỗ...đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn được khép kín trong toàn hệ thống NHTM. Để làm tốt các nghiệp vụ trên, thanh toán giữa các NH ra đời là một tất yếu. Ý nghĩa: Thanh toán giữa các NH là hành lang cho thanh toán không dùng tiền mặt phát triển. Trang 8 Thanh toán giữa các NH góp phần phục vụ sản xuất, lưu thông hàng hoá phát triển, bởi nếu tổ chức tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các NH sẽ đảm bảo cho thanh toán nhanh, chính xác, an toàn. Từ đó giúp cho các doanh nghiệp, cá nhân thu hồi vốn nhanh, đầy đủ để tiếp tục chu kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo. Thể hiện chức năng tập trung vốn trong thanh toán của NH trong nền kinh tế quốc dân là NH đã phát huy được vai trò giám đốc đối với nền kinh tế, nâng cao uy tín, góp phần tăng cường vai trò làm trung gian thanh toán cho nền kinh tế. Thực hiện thanh toán giữa các NH giúp cho NH và các TCTD thu hút được lượng vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các doanh nghiệp, các tầng lớp dân cư để cho vay phục vụ phát triển kinh tế, tăng trưởng nguồn vốn cho NH. Ngoài ra, thông qua các dịch vụ thanh toán, NH đã tiết kiệm được chi phí trong lưu thông, chi phí bảo quản, hạn chế tham ô, lợi dụng, bảo vệ an toàn tài sản...Trong quá trình thanh toán, người mua không phải mang một lượng tiền mặt rất lớn để thanh toán cho người bán mà thực hiện thanh toán thông qua các dịch vụ thanh toán qua NH. Thanh toán giữa các NH không chỉ tạo điều kiện cho các NH tổ chức quản lý vốn và điều hoà vốn có hiệu quả trong cả nước mà còn tạo điều kiện nối liền các cơ sở NH thành một hệ thống chặt chẽ và điều hoà vốn trong nội bộ hệ thống NH. Điều đó làm tăng tốc độ vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn, tránh tình trạng có NH thừa vốn mà vẫn phải trả lãi tiền gửi cho khách hàng, trong khi đó lại có NH thiếu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh có thể thu được nguồn lợi lớn. Thông qua điều chuyển vốn, NH thiếu vốn vẫn giữ được khách hàng và tiến hành hoạt động kinh doanh trôi chẩy, chi nhánh thừa vốn vẫn có thu nhập từ nguồn vốn thừa do hưởng lãi suất điều hoà. 1.1.3 Điều kiện thanh toán giữa các NH. Như ta đã biết, thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa các chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phát sinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyển của các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chính bản thân NH. Vì vậy, điều kiện thanh toán giữa các NH là: Điều kiện pháp lý: Phải xây dựng được hệ thống pháp lý ổn định và tin cậy, thể lệ và chế độ đồng bộ, tạo cơ sở vững chắc để tổ chức nghiệp vụ thanh toán. Hệ Trang 9 thống pháp lý chặt chẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nẩy sinh và ngăn ngừa các sai phạm trong thanh toán. Thực hiện thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng khác phải có sự thoả thuận bằng văn bản của hai ngân hàng chủ quản, đồng thời, phải theo đúng nguyên tắc mở và sử dụng tài khoản. Thanh toán kịp thời, cập nhật chính xác, an toàn tài sản, không được chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với uỷ nhiệm chi hộ, thu hộ phải có văn bản thoả thuận và cam kết chặt chẽ giữa hai ngân hàng bảo đảm sự tín nhiệm trong thanh toán. Định kỳ, hai bên phải đối chiếu, thanh toán sòng phẳng với nhau. Đối với thanh toán bù trừ: Các NHTM, TCTD, Kho Bạc Nhà Nước muốn tham gia thanh toán bù trừ phải có đơn xin tham gia thanh toán bù trừ, phải chấp hành nội quy trong thanh toán như: giới thiệu người giao dịch, mẫu chữ ký, chấp hành giờ truyền nhận dữ liệu hay phiên giao dịch. Điều kiện về tổ chức và kỹ thuật: Thanh toán giữa các ngân hàng phải được tổ chức một cách khoa học, áp dụng kỹ thuật hiện đại đảm bảo thanh toán chính xác, nhanh chóng, an toàn, chi phí thấp; phải có trung tâm xử lý thông tin nhanh nhậy, thông suốt theo các chuẩn mực quy định của NHNN nhằm đáp ứng được các phương thức thanh toán giữa các NH. Thông tin phải được cập nhật và lưu trữ, bảo quản cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật cao. Phải bố trí những người có trách nhiệm cao, trung thực và thành thạo nghiệp vụ thanh toán giữa các NH, đẩy nhanh tốc độ và sự an toàn trong thanh toán. Điều kiện về vốn: Các NHTM thực hiện thanh toán giữa các NH phải có đủ khả năng cân đối nguồn và sử dụng vốn, phải chuẩn bị được đủ lượng vốn đảm bảo khả năng thanh khoản, đáp ứng nhu cầu về vốn trong thanh toán. Trường hợp làm mất khả năng thanh toán phải chịu phạt theo quy định. Các NHTM khi thực hiện thanh toán qua thanh toán bù trừ phải luôn duy trì tồn quỹ tiền mặt và số dư trên tài khoản tiền gửi cần thiết tại NHNN để đảm bảo cho khả năng thanh toán, sẵn sàng chi trả cho khách hàng. Trường hợp thiếu vốn thanh toán thì vay Ngân hàng chủ trì hoặc Ngân hàng thành viên. Trang 10 1.1.4 Các nghiệp vụ thanh toán của NH và sự phát triển của chúng. 1.1.4.1 Các hình thức thanh toán (Means of payment). Sản xuất hàng hoá càng phát triển thì các hoạt động nghiệp vụ của NH cũng không ngừng mở rộng và phát triển. Các nghiệp vụ này ngày càng được cải tiến phù hợp với xu hướng phát triển chung về khoa học công nghệ trên thế giới, trong đó lĩnh vực thanh toán đặc biệt quan trọng với điều kiện và trình độ phát triển của mỗi nưóc. Nhìn chung, các nước có nền kinh tế thị trường thì hình thức thanh toán qua NH phổ biến sau đây: Hình thức thanh toán séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu in sẵn do NHNN quy định để yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc người cầm séc. Séc là hình thức thanh toán lâu đời, phổ biến nhất ở hầu hết các NH trên thế giới với tiêu đề: Cheque (tiếng Anh), Chéque (tiếng Pháp) dịch ra tiếng Việt là “chi phiếu”. Séc bao gồm nhiều loại khác nhau: séc ký danh, séc vô danh, séc tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc cá nhân, séc du lịch. Đối tượng áp dụng: Séc thường được áp dụng để thanh toán chi trả các khoản tiền hàng hoá dịch vụ, công nợ. Phạm vi áp dụng: Bên mua và bên bán phải mở tài khoản tại cùng một NH hoặc khác NH cùng một hệ thống. Trường hợp bên mua và bên bán có tài khoản tại hai NH khác hệ thống thì hai đơn vị thanh toán đó phải tham gia thanh toán bù trừ giao nhận chứng từ trực tiếp. Điều kiện để séc được NH chấp nhận thanh toán: -Người phát hành séc chỉ được ghi số tiền trên séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi của họ tại NH. Nếu phát hành quá số dư NH không chấp nhận thanh toán đồng thời, NH còn áp dụng phạt vi phạm hợp đồng thanh toán và phạt chậm trả. -Trường hợp có nhiều tờ séc nộp vào NH cùng một lúc để đòi tiền từ một tài khoản mà số dư trên tài khoản đó không đủ để thanh toán toàn bộ những tờ séc đó thì thứ tự thanh toán được xác định theo số séc đã phát hành, các séc có số thứ tự nhỏ hơn sẽ được thanh toán. Trang 11 -Séc phải đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ cả về hình thức và nội dung. Séc chuyển khoản là loại thanh toán do chủ tài khoản phát hành trực tiếp để trả tiền cho người thụ hưởng trên cơ sở số dư tài khoản tiền gửi thanh toán của mình tại NH. Loại séc này rất tiện lợi cho bên mua nhưng không tiện lợi cho bên bán. Do đó, trong thanh toán truyền thống, séc được ghi theo nguyên tắc ghi nợ trước ghi có sau. Trường hợp bên bán yêu cầu bên mua có sự xác nhận của đơn vị thanh toán trên tờ séc, khi nhận được yêu cầu, đơn vị thanh toán sẽ làm thủ tục bảo chi trên cơ sở số tiền mà người phát hành đã lưu ký. Vì vậy, người chịu trách nhiệm thanh toán séc là NH hay đơn vị thanh toán bảo chi séc. Có thể thấy, việc áp dụng séc bảo chi rất có lợi cho người thụ hưởng. Người thụ hưởng chắc chắn sẽ nhận được tiền, do đó, người thụ hưởng không bị mất vốn, không bị chiếm dụng vốn. Quá trình thanh toán được thực hiện nhanh chóng vì NH bảo chi séc hoặc NH phục vụ người thụ hưởng ghi có ngay cho người thụ hưởng. Ngược lại, khi áp dụng thanh toán bằng séc bảo chi, người mua lại phải làm thủ tục ruờm rà để được bảo chi séc, phải lưu ký tiền trên tài khoản tiền gửi bảo chi séc và không được hưởng lãi trên số tiền lưu ký đó. Nhìn chung, thanh toán séc là thể thức đơn giản, thuận tiện được sử dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới. Công ước Séc quốc tế Giơ-ne-vơ năm 1931 đã được một số nước thông qua cho đến nay vẫn được xem là luật điều chỉnh các quan hệ liên quan đến việc phát hành và sử dụng séc. Tuy nhiên, trong thực tế, sử dụng séc không phải tuyệt đối an toàn, đã có xuất hiện séc giả. Do vậy, kỹ thuật thanh toán séc không ngừng được hoàn thiện trên mọi phương diện. Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu (UNT): UNT là chứng từ đòi tiền do người bán lập và uỷ nhiệm cho NH phục vụ mình đòi tiền người mua hay người nhận cung ứng dịch vụ trên cơ sở hàng hoá hay đơn vị đã cung ứng. Ngân hàng phục vụ người bán không chịu trách nhiệm về việc người mua có thanh toán hay không. Chính vì thế, đối với nghiệp vụ này, NH phải kết hợp nghiệp vụ bảng, ghi nhập sổ theo dõi UNT gửi đi để theo dõi tình hình thanh toán, trả tiền của người mua nếu người mua có tài khoản tiền gửi tại NH khác. Trang 12 Đối tượng áp dụng: UNT được sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá khi người bán cung cấp cho người mua hoặc tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền nhà đất... Điều kiện áp dụng: Hai bên mua bán phải thống nhất với nhau dùng hình thức UNT với những điều kiện cụ thể ghi trên hợp đồng, đồng thời, phải thông báo bằng văn bản cho NH phục vụ bên chi trả biết để làm căn cứ thực hiện thanh toán. Phạm vi áp dụng: Hình thức thanh toán này được áp dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế đối với mọi đối tượng khách hàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toán nào. Áp dụng uỷ nhiệm thu rất có lợi trong trường hợp thu hộ phí các dịch vụ công cộng, giúp các đơn vị cung ứng dịch vụ công cộng giảm chi phí nhân viên phải đến từng nhà để thu tiền. Tuy nhiên, nó vẫn còn hạn chế vì UNT do người bán lập chứng từ và là xuất phát điểm trong quy trình thanh toán, mà nguyên tắc hạch toán là ghi nợ trước có sau. Mặc dù an toàn cho các NH tham gia quy trình thanh toán nhưng quy trình luân chuyển chứng từ còn vòng vèo, tốc độ thanh toán chậm. Hình thức thanh toán uỷ nhiệm chi (UNC): UNC là lệnh của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của NHNN uỷ quyền cho NH phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hay khác NH, trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống. Đối tượng áp dụng: UNC được dùng chủ yếu là để thanh toán tiền hàng hoá, công nợ dịch vụ theo đó người mua là người mở đầu trong quy trình thanh toán, thực hiện ra lệnh cho NH phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để chuyển trả cho người bán. Phạm vi áp dụng: UNC được sử dụng rộng rãi, người trả tiền hoàn toàn có thể sử dụng UNC để trả tiền cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hoặc khác NH cùng hệ thống hay khác hệ thống. Ưu điểm của uỷ nhiệm chi là được sử dụng rộng rãi về phạm vi địa lý đối với mọi đối tượng khách hàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toán nào. UNC đảm bảo quyền lợi cho bên mua do bên mua chỉ chấp nhận thanh toán khi họ Trang 13 đã nhận được hàng hoá, dịch vụ đúng như trong hợp đã ký kết, đồng thời, bảo vệ quyền lợi cho NH do NH thực hiện ghi nợ trước ghi có sau. Ngược lại, UNC không bảo đảm quyền lợi cho bên bán. Bên bán có thể gặp rủi ro do bên mua không đủ khả năng thanh toán hoặc bên mua cố tình không thanh toán. Do đó, người ta chỉ áp dụng hình thức thanh toán này trong trường hợp bên mua và bên bán có tín nhiệm nhau hoặc thanh toán có giá trị nhỏ hoặc chủ yếu là thanh toán phi mậu dịch. Tuy nhiên, UNC vẫn là hình thức thanh toán được ưa chuộng nhất hiện nay vì đơn giản, dễ thực hiện. Mặt khác, NH chuyển tiền nhanh đảm bảo yêu cầu của khách hàng. Hình thức thanh toán thư tín dụng: Thư tín dụng là lệnh của NH phục vụ bên mua gửi cho NH phục vụ bên bán để tiến hành trả tiền cho người bán về giá trị hàng hoá đã cung ứng trên cơ sở người bán xuất trình các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp phù hợp với các điều kiện, phạm vi thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Phạm vi áp dụng: Thư tín dụng áp dụng giữa hai chi nhánh NH cùng hệ thống hoặc trên địa bàn phục vụ người bán có NH cùng hệ thống với NH bên mua có tham gia thanh toán bù trừ. Như thế, NH bên mua (NH phát hành) sẽ uỷ quyền cho NH cùng hệ thống với mình và cùng địa bàn với NH bên bán có tham gia thanh toán bù trừ thực hiện thanh toán hoặc chiết khấu bộ chứng từ hợp lệ của bên bán bằng phương thức thanh toán bù trừ. Đối tượng áp dụng: Thư tín dụng thường được sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa hai bên mua-bán chưa hiểu rõ về nhau, chưa có mối quan hệ thân thiết và không tin tưởng nhau. Bởi lẽ, thủ tục thanh toán bằng thư tín dụng rất rườm rà khó khăn đối với cả bên mua và bên bán. Bên mua phải thực hiện làm thủ tục mở thư tín dụng và được NH phục vụ mình chấp nhận phát hành thư tín dụng trước khi nhận được hàng hoá dịch vụ từ người bán. Ngược lại, bên bán muốn nhận được thanh toán của NH phát hành hoặc NH thanh toán. NH chiết khấu thì phải lập được bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp những điều kiện đã ghi trong thư tín dụng. Trong hình thức này, thư tín dụng được coi là căn cứ, cơ sở để hai bên mua bán trao đổi, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ cho nhau. Trang 14 Thanh toán bằng thư tín dụng là hình thức thanh toán hữu hiệu nhất cho cả bên mua và bên bán vì quyền lợi chính đáng của cả hai bên đều được bảo vệ. Bên mua chỉ chấp nhận thanh toán khi nhận được hàng hoá với bộ chứng từ đầy đủ như đã thoả thuận trong hợp đồng còn bên bán chắc chắn sẽ nhận được tiền khi giao nhận bộ chứng từ đầy đủ cho NH phục vụ mình. Do an toàn và chuẩn xác cao nên nó được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế. Hình thức thanh toán bằng thẻ NH: Thẻ NH là một phương tiện thanh toán hiện đại gắn liền với kỹ thuật tin học và ứng dụng tin học trong hoạt động NH. Qua thẻ NH, người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền từ máy rút tiền tự động ATM hoặc thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ tại cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ. Thẻ thanh toán chỉ được áp dụng trong nền tảng công nghệ tin học và viễn thông được áp dụng trong công nghệ thanh toán của NH. Thẻ thanh toán do NH phát hành và bán cho khách hàng của mình để thanh toán chi trả các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác và rút tiền tại các đại lý thanh toán hay tại các quầy rút tiền tự động. Phạm vi áp dụng thẻ NH rất rộng rãi và không bị giới hạn về không gian, thời gian. Nếu khách hàng có thể thanh toán, khách hàng có thể sử dụng (rút tiền, gửi tiền, kiểm tra số dư trên tài khoản, thanh toán chi trả tiền hàng hoá dịch vụ....) bất cứ nơi nào có máy ATM hoặc cơ sở chấp nhận thẻ. Hơn nữa, thanh toán bằng thẻ đã tiết kiệm chi phí, công sức cho người mua, người bán, giảm lượng tiền mặt trong lưu thông và tăng chu chuyển vốn cho nền kinh tế. Chính bởi tiện ích này mà thẻ NH rất được ưa chuộng ở các nước trên thế giới. Tuy nhiên, việc sử dụng thanh toán bằng thẻ NH cũng bị giới hạn một mức tối đa cho phép được thanh toán trong một ngày để đảm bảo an toàn và khả năng chi trả cho nguồn thanh toán. Với trình độ và tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, trong tương lai, chắc chắn thẻ thanh toán chưa phải là công cụ thanh toán cuối cùng. 1.1.4.2 Các phương thức thanh toán qua NH (Mode of payments). Tuỳ vào trình độ phát triển của công nghệ ngân hàng cũng như đặc điểm tổ chức hệ thống NH, các nước có các phương thức thanh toán qua NH khác nhau. Ở Trang 15 Việt Nam, từ khi hệ thống NH được tổ chức theo hệ thống hai cấp, các phương thức thanh toán vốn giữa các NH bao gồm: Phương thức thanh toán liên hàng: Thanh toán liên hàng là quan hệ thanh toán nội bộ giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong cùng hệ thống hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống. Thanh toán liên hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong công tác thanh toán của NH. Làm tốt công tác thanh toán liên hàng sẽ có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và với ngành NH nói riêng. Cụ thể : Thanh toán liên hàng thúc đẩy quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác. Thay vì khách hàng phải mang tiền mặt từ NH mua đến thanh toán cho người bán hàng, khách hàng chỉ cần uỷ nhiệm cho NH phục vụ mình trích tài khoản để thanh toán cho người bán thông qua NH phục vụ người bán. Thanh toán liên hàng góp phần nâng cao tốc độ luân chuyển vốn tiền tệ phục vụ quá trình tái sản xuất mở rộng, do thời gian thanh toán nhanh, rút ngắn quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá dịch vụ. Thanh toán liên hàng tạo điều kiện cho việc mở rộng và phát triển thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức mở tài khoản tại các NH, ổn định và mở rộng khách hàng. Thanh toán liên hàng góp phần giảm chi phí lưu thông do không phải vận chuyển tiền mặt từ nơi này đến nơi khác để thanh toán, đồng thời, hạn chế được mất mát tham ô trong thanh toán. Tuy nhiên, thanh toán liên hàng chỉ áp dụng với những ngân hàng trong cùng hệ thống. Việc xử lý chứng từ vẫn mang tính thủ công, phát hiện sai lầm chậm, khó bảo toàn, bảo mật thông tin, đặc biệt là việc quyết toán cuối năm rất vất vả, công việc quá nhiều, sang năm sau công việc năm trước vẫn chưa giải quyết xong. Phương thức thanh toán bù trừ: Thanh toán bù trừ là một phương thức thanh toán giữa các NH khác hệ thống trên cùng một địa bàn do NHNN chủ trì. Thông qua nghiệp vụ này, các NH thực Trang 16 hiện thu hộ chi hộ cho NH khác và sẽ thanh toán quyết toán ngay trong ngày khi quyết toán bù trừ. Thanh toán bù trừ thực hiện theo quyết định 181/NH-QĐ ngày 10/10/1991 về “Quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các NH” và Công văn 637/Kinh tế ngày 28/10/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định 181/NH-QD. Để được tham gia thanh toán bù trừ, các thành viên phải tuân thủ đầy đủ các quy định do NH chủ trì quy định, phải mở tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ tại NH chủ trì. Cán bộ đi giao dịch thanh toán bù trừ phải có đủ năng lực, trình độ và đảm bảo đủ các điều kiện giao dịch, phải đăng ký mẫu chữ ký tại NH thành viên khác và tại NH chủ trì. Nếu để xẩy ra sai sót, tổn thất thì thành viên phải chịu trách nhiệm theo quy định. Về thanh toán số chênh lệch trong thanh toán bù trừ: Phải trích TK tiền gửi để thanh toán, nếu không đủ thì phải nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu thanh toán, cũng có thể vay NH chủ trì để thanh toán, trường hợp NH chủ trì không cho vay thì phải phạt chậm trả. Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ bao gồm các chứng từ thanh toán gốc, các bảng kê mẫu số 12,14,15,16 được giao nhận trực tiếp tại phiên thanh toán bù trừ. Các chứng từ chưa thuộc phạm vi thanh toán bù trừ như uỷ nhiệm thu, thư tín dụng, séc...thì chuyển sang NH thanh toán để thực hiện ghi nợ trước. TK sử dụng: Nếu là NH chủ trì thì sử dụng TK 5011. Tài khoản này dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của NH chủ trì với NH thành viên tham gia thanh toán bù trừ và sau khi thanh toán bù trừ xong thì hết số dư. Nếu là NH thành viên thì sử dụng TK 5012. Tài khoản này dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ với các NH khác và sau khi thanh toán bù trừ xong cũng phải hết số dư. Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN: Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN là phương thức thanh toán giữa các NH khác hệ thống khác địa bàn, đều mở tài khoản tại NHNN. Để áp dụng phương thức thanh toán này phải có các điều kiện sau: -Hai NH phải mở tài khoản tại một hay hai chi nhánh NHNN và làm đầy đủ các thủ tục về mở tài khoản tiền gửi theo quy định. Trang 17 -Tài khoản tiền gửi của các NH phải thường xuyên có số dư để đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời. -Dấu và chữ ký trên chứng từ và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNN phải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký. -Việc thanh toán phải kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nếu NH nào để chậm trễ thì NH đó sẽ bị phạt. Thanh toán qua mở tài khoản tiền gửi tại NHNN đáp ứng nhu cầu thanh toán đối với các khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại các NH khác hệ thống khác địa bàn, thúc đẩy quá trình trao đổi và sản xuất hàng hoá. Tuy nhiên, phương thức này ít được áp dụng do tốc độ thanh toán chậm. Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi ở NH khác: Khi các NHTM không cùng hệ thống, không cùng địa phương có tần suất thanh toán trực tiếp với nhau cao, nếu thanh toán từng lần qua tài khoản tiền gửi tại NHNN thì tốc độ chậm. Để khắc phục nhược điểm này, NHNN cho phép các NHTM mở tài khoản tại nhau để thanh toán trực tiếp. Định kỳ, các NHTM thanh quyết toán với nhau thông qua tài khoản tiền gửi tại NHNN. Theo phương thức này, các NHTM có thể đều mở tài khoản tiền gửi ở NH khác để uỷ quyền thu hộ cho khách hàng. Việc thu hộ, chi hộ chỉ tiến hành trong phạm vi những khoản thanh toán đã thoả thuận và quy định trong hợp đồng uỷ thác thanh toán giữa các NH. Mỗi khi phát sinh các khoản thanh toán thu hộ chi hộ, NH mới phát sinh phải gửi các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ hạch toán sổ sách. Định kỳ thanh toán, các NH phải đối chiếu số liệu với nhau, quyết toán số tiền đã thu hộ, chi hộ và thanh toán với nhau số chênh lệch phải thu, phải trả. Phương thức thanh toán mở tài khoản tại nhau đã làm gia tăng tốc độ thanh toán, hạn chế được những nhược điểm đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, việc mở tài khoản tại nhau làm cơ sở cho việc thanh toán cho nhau đã gây đọng vốn cho các NHTM. Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa các NHTM: Để khắc phục những hạn chế của phương thức mở tài khoản tại nhau, NHNN cho phép các NHTM có thể ký hợp đồng thanh toán song biên trên cơ sở sự tín nhiệm giữa hai NHTM và hợp đồng thanh toán có quy định rõ nội dung thanh Trang 18 toán, số tiền tối đa cho một món thanh toán, tổng số tiền thanh toán, kỳ hạn thanh quyết toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN. 1.2 Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân Hàng Công Thương Việt Nam. 1.2.1 Qúa trình phát triển của thanh toán chuyển tiền điện tử. Thanh toán liên hàng thủ công: Trong thời kỳ bao cấp, hoạt động thanh toán giữa các NH khác địa bàn bằng thủ công với một phương thức truyền thống duy nhất là thanh toán liên hàng bằng thư, bằng điện qua đường bưu điện. Thời gian cho một món thanh toán thông thường phải từ 3-5 ngày và thậm chí là hàng tuần cho những món đi tỉnh xa. Do việc thanh toán chậm, lượng vốn nằm trong thanh toán chiếm khá lớn không đáp ứng công việc kinh doanh của khách hàng nên đã tạo ra tâm lý không muốn thanh toán không dùng tiền mặt qua NH mà chỉ muốn dùng phương tiện trực tiếp bằng tiền mặt. Vì vậy đã gây ra áp lực rất lớn về tiền mặt, tạo sự khan hiếm giả tạo, đã xuất hiện tỷ lệ % giữa thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt. Đây cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm tăng tốc độ lạm phát vào những năm 1988, 1989 có thời kỳ lên đến 3 con số. NHNN đã phải dùng “liệu pháp sốc” tăng lãi suất lên rất cao, có thời kỳ lên đến 12%/ tháng. Thanh toán liên hàng qua mạng: Từ năm 1989, hệ thống NH đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động nghiệp vụ, đi đầu là hệ thống NHNN, đặc biệt từ năm 1993 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thanh toán. Thời kỳ này, các NH đã từng bước thích nghi với cơ chế mới, chủ động trong việc đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động thanh toán của mình để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, chuyển từ hình thức thanh toán liên hàng bằng thư qua bưu điện sang thanh toán liên hàng qua mạng vi tính, chuyển việc giấy báo liên hàng bằng tay theo mẫu in sẵn của NHTW sang lập trên máy vi tính, việc đối chiếu cũng được thực hiện qua mạng vi tính. Áp dụng hình thức này tốc độ thanh toán tăng rõ rệt, thời gian của một món thanh toán chỉ còn từ một đến hai ngày, giảm được lượng vốn nằm trong thanh toán, được khách hàng đánh giá cao, từng bước xoá bỏ khoảng cách của các DN và xã hội đối với NH. Trang 19 Thanh toán chuyển tiền điện tử: 1.2.2 Khái niệm, đặc điểm và một số quy định chung: Khái niệm: Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ). Đặc điểm: -Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam. -Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lý và chuẩn hoá cao. -Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự động hoá. Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lời chấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ. -Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phận chức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tử đạt độ an toàn tài sản rất cao. Một số quy định chung: -Phạm vi chuyển tiền điện tử gồm các chuyển tiền có và chuyển tiền nợ bằng VNĐ hoặc bằng ngoại tệ giữa các NH cùng hệ thống. Các hoạt động thanh toán bù trừ tự động, thanh toán với các TCTD khác, ATM, POS, SWIFT không thuộc phạm vi quy chế này (chỉ tạo các giao diện cần thiết từ TTTT ra các hệ thống khác). -Đối tượng áp dụng đối với tất cả các CNNH cùng hệ thống có đủ điều kiện kỹ thuật, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử, được Tổng Giám đốc NHCT VN cho phép tham gia bằng văn bản. -Mọi khách hàng giao dịch với NHCT VN đều được tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo quy chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số 22/QĐ- Trang 20 NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng Giám đốc NHCT VN. -Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp khách hàng yêu cầu chi nhánh NHCT phục vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian 1-3 h, khách hàng không phải chịu thêm phí. -Mọi khoản thanh toán điện tử gắn liền với nghiệp vụ thanh toán và quản lý vốn của của NHCT Việt Nam đối với từng chi nhánh. -Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm tổ chức quy trình nghiệp vụ thanh toán, thực hiện việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời, theo dõi tính lãi điều hoà vốn cho các chi nhánh tỉnh, thành phố ngày 20 hàng tháng. -Trung tâm thanh toán căn cứ vào quy trình nghiệp vụ trong quy chế này thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn. -Các Trưởng phòng kế toán chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp. -Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về việc đảm bảo kỹ thuật của các thông tin trên đường truyền từ trung tâm thanh toán đến các chi nhánh NHCT. -Căn cứ các chức năng nhiệm vụ được giao, các cá nhân tham gia quy trình thanh toán chấp hành nghiêm túc các quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng; cá nhân nào vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽ phải bồi thường vật chất hoặc kỷ luật hành chính thích đáng. 1.2.3 Tài khoản và chứng từ được sử dụng trong thanh toán chuyển tiền điện tử. 1.2.3.1 Các Tài khoản được sử dụng. Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 bao gồm: Trang 21 TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch. TK Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. TK Điều chuyển vốn khoanh nợ. TK Điều chuyển vốn ký quỹ. TK Điều chuyển vốn quá hạn. TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán. TK Điều chuyển chờ vốn. TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống. TK Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu. TK Điều chuyển vốn cho vay bão lụt. TK Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo. TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Tái thiết đức(KFW). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Cân Đối Đức (DAT). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. TK Điều chuyển vốn cố định. TK Điều chuyển vốn khác. 1.2.3.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử. Chứng từ ghi sổ kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNC, UNT...). Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do NHNN quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán NH, TCTD ban hành kèm theo quyết định số 312/QĐ ngày 04/12/1996 của Thống đốc NHNN VN. Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHNN quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các NH, TCTD ban hành theo QĐ308/ QĐ-NH2 ngày 16/09/1997 của Thống đốc NHNN. Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ Trang 22 làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. 1.2.4 Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của NHCT VN. *Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL). Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán. Sau khi tính KHM, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu. *Tại Ngân hàng nhận lệnh đến: Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra hoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán) để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu. Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có NHCT VN ............... TTTT (Số hiệu 999) CN NHCT A (NHPL) CN NHCT B (NHNL) (đối chiếu) (đối chiếu) Khách hàng A Khách hàng B Trang 23 khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định. *Tại Trung tâm thanh toán. TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN để hạch toán và đối chiếu. TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó. Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch. Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanh toán Có, phạm vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán. Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng khác. Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. Hạch toán: -Đối với lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL. -Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại. Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Trang 24 1.2.5 Sai sót và điều chỉnh. 1.2.5.1 Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lênh (NHPL). Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: 1.2.5.1.1 Chuyển tiền thiếu. KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổ sung. Nội dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho Lệnh thanh toán số ..ngày... và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bình thường. 1.2.5.1.2 Chuyển tiền thừa. NHPL phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi NH nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đi nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán: -Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Nợ đỏ: TK đã trích thừa. Đồng thời, lập điện tra soát (phụ lục 01) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý -Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đã kiểm tra KHM. Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót). Nợ đỏ: TK Thích hợp . (TK đã trích thừa) Số tiền chuyển thừa Số tiền thu hồi được Số tiền chuyển thừa Trang 25 Đồng thời, lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu hồi. Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót) Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời, lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành. -Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Lập phiếu điều chỉnh Có đỏ: TK Thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời, lập Lệnh thanh toán Có chuyển đến NHNL để huỷ số tiền chuyển thừa trên Lệnh thanh toán Nợ. Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. 1.2.5.1.3 Chuyển tiền ngược vế. NHPL phải lập ngay điện thông báo (mẫu 02) cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý đồng thời thực hiện điều chỉnh huỷ đỏ số tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó, tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ Lệnh thanh toán bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi 1.2.5.1.4 Các sai sót khác: Số tiền thu hồi được Số tiền chuyển thừa Số tiền chuyển thừa Trang 26 - Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND ... mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng. -Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo, hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi lại không thành công, Lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và không còn giá trị để gửi đi. NHPL huỷ Lệnh thanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT và lập phiếu điều chỉnh hạch toán đỏ toàn bộ số tiền trên Lệnh thanh toán bị huỷ. Đồng thời, lập Lệnh thanh toán khác thay thế. 1.2.5.2. Sai sót và điều chỉnh tại NHNL. 1.2.5.2.1 Lệnh thanh toán bị sai thiếu. Khi nhận dược Lệnh thanh toán bổ sung tiền thiếu, NHNL kiểm tra Lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với Lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì hạch toán như đối với các Lệnh thanh toán đúng bình thường khác. 1.2.5.2.2 Lệnh thanh toán bị sai thừa. Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, NH nhận kiểm soát, đối chiếu giữa Lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý : -Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong hế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán Có đi hoàn trả NHPL: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đồng thời, lập phiếu để hạch toán số tiền đúng. Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK Thích hợp. - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Số tiền đúng Số tiền thừa Toàn bộ số tiền Trang 27 Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán, NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót, nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền để xử lý. Nếu trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, đối với Lệnh thanh toán Có, căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK Thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây). Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL lập Lệnh thanh toán Có để trả lại số tiền thừa và hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Nếu trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi, đồng thời, yêu cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả. Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập Lệnh thanh toán Có (đối với lệnh thanh toán Có) hoàn trả số tiền chuyển thừa. 1.2.5.2.3 Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân, tên NHNL. Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng...NHNL hạch toán: Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Đồng thời, lập điện tra soát NHPL. Trường hợp sai tên NHNL, khi chuyển trả NHPL, hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Số tiền thừa Số tiền thừa Trang 28 Khi nhận được tra lời tra soát của NHPL, nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót, NHNL in, đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán và lập phiếu hạch toán cho khách hàng: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK Khách hàng (TK Thích hợp). Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, NHNL lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL. 1.2.5.2.4 Chuyển tiền ngược vế: Trường hợp NHNL nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị ngược vế để xử lý. Khi nhận Lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán chuyển trả lại, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán, đối với Lệnh thanh toán Có xử lý như trường hợp sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra ký hiệu mật. Đối với lệnh thanh toán Nợ, lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK Thích hợp. Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. 1.2.6 Đối chiếu và quyết toán. 1.2.6.1 Đối chiếu. 1.2.6.1.1 Đối chiếu hàng ngày. Trang 29 Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại NHTW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán. Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu gửi về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT. Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NH nhận lệnh kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản ánh tức thời về NHNL. Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các CN NHCT. Tại các CN NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa CN với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc. Việc đối chiếu giữa CN với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx).Với từng lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại CN và ngược lại. Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang vùng làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng. Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra KHM và hạch toán. 1.2.6.1.2. Đối chiếu hàng tháng. Hàng tháng, CN thực hiện đối chiếu với TTTT các TK ĐCV VNĐ và các TK thu chi lãi vốn điều hoà. Các TK này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại CN phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, CN tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng. Báo cáo được tự động truyền về TTTT để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT. Trang 30 Tại TTTT, sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các CN, chương trình máy tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTT với số liệu báo cáo của các CN và phản hồi kết quả về các CN. Các chênh lệch đối chiếu được in ra để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng. 1.2.6.2 Quyết toán. 1.2.6.2.1 Quyết toán ngày: Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h 30 hàng ngày. Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp. 1.2.6.2.2. Quyết toán tháng, năm: Hàng ngày, các CN ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h 00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các CN trước 01 ngày. Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. CN phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, CN mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG ĐỐNG ĐA- HÀ NỘI 2.1 Sự ra đời và phát triển của CN NHCT Đống Đa. Tiền thân của NHCT Đống Đa là phòng thương nghiệp của khu Đống Đa, được thành lập năm 1955. Đến năm 1957, từ địa chỉ 173 phố Khâm Thiên, phòng Trang 31 chuyển sang số 237 và đổi thành chi điểm NHNN khu Đống Đa. Năm 1960, chi điểm chuyển về đóng tại tầng 1, khu tập thể 4 tầng (ngay cạnh nơi NHCT Đống Đa đóng hiện nay). Giai đoạn trước năm 1987 là thời kỳ quản lý theo cơ chế tập trung bao cấp, chỉ có một hệ thống NH duy nhất trên đất nước. NHCT Đống Đa thuộc hệ thống NHNN, thuộc NH thành phố Hà Nội và là NH bao cấp. Năm 1987, chi điểm NHNN khu Đống Đa được đổi thành CN NHNN quận Đống Đa và hai năm sau được bầu là trưởng chi nhánh NHNN trên địa bàn Hà Nội. Ngày 03/08/1987, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 218/ HĐBT cho phép hệ thống NH VN thí điểm chuyển hoạt động sang cơ chế hạch toán kinh doanh, thực hiện hệ thống NH 2 cấp: hệ thống NHNN VN và hệ thống các NHTM. NHCT VN là một trong 4 hệ thống NHTM quốc doanh lớn nhất tại VN theo Quyết định số 53/ HĐBT ngày 26/03/1988. Và ngày 29/03/1993, theo Quyết định số 93/ LHCT/ TCCB của Tổng giám đốc NHCT VN, NHCT Đống Đa chính thức là một thành viên của hệ thống NHCT VN và ngày 24/07/93, NH bắt đầu đi vào hoạt động theo giấy phép kinh doanh 108565 của trọng tài kinh tế HN. Trong hai năm 97-98, thành phố Hà Nội được Nhà nước cho phép mở rộng địa bàn thành phố. NHCT VN chưa thể tổ chức được các chi nhánh cho quận mới. Vì vậy, NHCT Đống Đa với tay sang hoạt động ở quận Thanh Xuân, mở một chi nhánh phụ thuộc (CN này báo sổ cho NHCT Đống Đa 100%). Từ năm 1999, NH đó được tách ra thành một chi nhánh độc lập, hoạt động ngang hàng với CN NHCT Đống Đa và 1/3 nguồn lực hiện có của NHCT Đống Đa tách cho NHCT Thanh Xuân. Hiện nay, trụ sở chính của CN NHCT Đống Đa đang đóng tại 187 Tây Sơn Đống Đa -Hà Nội. CN NHCT Đống Đa có quan hệ đại lý với hơn 450 NH tại hơn 40 nước và khu vực đồng thời là thành viên của hệ thống tài chính viễn thông liên NH toàn cầu (SWIFT) nên NH có khả năng đáp ứng đầu đủ các yêu cầu và dịch vụ NH quốc tế một cách nhanh chóng chính xác hiệu quả nhất. 2.2 Mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban CN NHCT Đống Đa Phòng kinh doanh Ban Phòng kho quỹ Phòng kinh doanh đối ngoại Lãnh Phòng nguồn vốn Phòng kế toán tài chính Đạo Phòng tổ chức hành chính QTK số 29 QTK số 30 QTK số 32 QTK số 46 QTK số 43 QTK số 42 Phòng giao dịch Kim Liên Phòng giao dịch Cát Linh Trang 32 Phòng nguồn vốn. Phòng nguồn vốn có nhiệm vụ là thực hiện huy động vốn từ các tầng lớp dân cư, các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận với sự hỗ trợ của 14 quỹ tiết kiệm đặt rải rác trên địa bàn quận. Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ là cho vay, thu nợ, quản lý dư nợ và được chia thành ba bộ phận: tín dụng thương nghiệp quốc doanh, tín dụng công nghiệp quốc doanh và tín dụng công nghiệp ngoài quốc doanh phụ trách các mảng công việc theo các lĩnh vực để tiện hoạt động và quản lý. Phòng kinh doanh đối ngoại. Nhiệm vụ của phòng là phụ trách các hoạt động liên quan đến đối ngoại tại NH như thực hiện cho vay ngoại tệ, quản lý các khoản tiền gửi ngoại tệ gồm tiền gửi, tiền vay, LC, mua bán ngoại tệ ... Phòng kế toán tài chính. -Kế toán thanh toán: bao gồm thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử, quầy séc bảo chi, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, có nhiệm vụ là giao dich với khách hàng, quản lý tiền gửi và tiền vay của khách hàng. -Kế toán nội bộ: có nhiệm vụ quản lý vốn của NH, hoạt động tài vụ, quản lý và hạch toán toàn bộ những chi tiêu nội bộ NH. -Kế toán tiết kiệm: phòng nguồn vốn sau khi huy động, chuyển tất cả chứng từ về bộ phận kế toán tiết kiệm. Trang 33 -Bộ phận kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về tính hợp lệ của các chứng từ. Việc kiểm soát này được thực hiện bằng tay sau đó phân ra chứng từ tương ứng với mỗi bộ phận trong phòng kế toán để xử lý. -Bộ phận báo biểu: nhiệm vụ là làm số liệu tập hợp toàn chi nhánh. -Bộ phận báo giấy tờ in. Phòng kế toán chỉ làm nhiệm vụ hạch toán VNĐ. Ngoài ra, phòng kế toán tài chính còn có nhiệm vụ làm các dịch vụ thanh toán như chuyển tiền, các giấy tờ in...Phần này cũng chiếm tỷ trọng tương đối góp phần tăng lợi nhuận NH. Phòng điện toán. Nhiệm vụ của phòng điện toán là tập hợp toàn bộ các phát sinh của NH từ phòng kế toán chuyển sang để xử lý bằng máy tính, lên bảng cân đối hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm . Phòng điện toán của CN NHCT Đống Đa được nối mạng với Trung tâm Công nghệ thông tin NHCT VN để NHCT VN kiểm soát toàn bộ hoạt động các chi nhánh hàng ngày. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ (hay phòng kiểm tra nội bộ). Chức năng của phòng kiểm tra nội bộ là kiểm tra kiểm soát toàn bộ các hoạt động của NH ví dụ kiểm soát hoạt động kế toán, tín dụng, ngoại hối ...xem có đúng với chế độ, quy định của Nhà Nước, của ngành đặc biệt là cần kiểm tra các hoạt động cho vay kinh doanh. Phòng kho quỹ. Phòng có nhiệm vụ là thu chi tiền mặt, quản lý tài sản thế chấp. Ngoài ra, phòng kho quỹ còn có chức năng làm dịch vụ ngân quỹ tức là cán bộ phòng sẽ đến tận nơi thu tiền, thanh toán tiền nếu khách hàng có yêu cầu. Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính bao gồm hai bộ phận: -Bộ phận tổ chức nhân sự có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp và tổ chức nhân lực của cơ quan. -Bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm về hậu cần cơ quan gồm quản lý tài sản cố định, trang thiết bị, bảo vệ cơ quan.... Phòng giao dịch trên các địa bàn dân cư xa trụ sở chính. Trang 34 NH có hai phòng giao dịch: Phòng giao dịch Kim Liên và phòng giao dịch Cát Linh tiến hành hoạt động như trụ sở thu nhỏ bao gồm bộ phận tiết kiệm, kế toán, tín dụng và thủ quỹ. Việc thành lập thêm hai phòng giao dịch này nhằm mục đích thu hút tiền gửi và tiền vay, hạch toán và báo sổ về trung tâm hàng ngày. Tổng số cán bộ công nhân viên của chi nhánh là 289 người. CN NHCT Đống Đa với bộ máy tổ chức khoa học, đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm kết hợp với lực lượng cán bộ trẻ có năng lực nhạy bén trong kinh doanh luôn tạo được tín nhiệm và lòng tin đối với khách hàng góp phần đưa NH tiến những bước phát triển vững mạnh. 2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của NH trong những năm gần đây. 2.3.1 Tình hình huy động vốn. Huy động vốn là công việc đầu tiên làm nền tảng cho những hoạt động tiếp theo của quá trình kinh doanh của NH. CN NHCT Đống Đa được đánh giá là một trong những CN trong hệ thống NHCT có có số vốn huy động tăng trưởng không ngừng và thường xuyên vượt kế hoạch đặt ra. Bảng1: Tình hình huy động vốn của CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Tỷ đồng. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tiền gửi TK 1.230 61,2 1.360 58,6 1.700 65,4 -TGTK KKH 25 1,2 20 0,9 25 1,0 -TGTK có KH 1.205 60,0 1.340 57,7 1.675 64,4 Tiền gửi TCKT 750 37,3 800 34,5 900 34,6 Kỳ phiếu 30 1,5 160 6,9 0 0 Nội tệ 1.500 74,6 1.750 75,4 2.100 80,8 Ngoại tệ 510 25,4 570 24,6 500 19,2 Tổng nguồn vốn 2.010 100 2.320 100 2.600 100 Nguồn: Phòng tổng hợp CN NHCT Đống Đa. Trang 35 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, tổng nguồn vốn huy động của CN NHCT Đống Đa những năm sau đều cao hơn năm trước. Năm 2003, tổng nguồn vốn huy động là 2.010 tỷ đồng. Năm 2004, tổng nguồn vốn huy động là 2.320 tỷ đồng tăng 310 tỷ đồng (tốc độ tăng là 15,42 %) so với năm 2005. Năm 2005, tổng nguồn vốn huy động là 2.600 tỷ đồng tăng 280 tỷ đồng (tốc độ tăng là 12,07%) so với năm 2004. Trong cơ cấu tổng nguồn vốn huy động, tiền gửi tiết kiệm luôn chiếm tỷ trọng lớn và có xu hướng ngày càng tăng. Năm 2004, lượng tiền gửi tiết kiệm là 1.230 tỷ đồng, chiếm 61,2% tổng nguồn vốn huy động. Năm 2004, tiền gửi tiết kiệm tăng 40 tỷ đồng chiếm 58,6% tổng nguồn vốn huy động; năm 2004 tăng 340 tỷ đồng chiếm 65,4% tổng nguồn vốn huy động. Trong đó, nguồn tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn luôn chiếm vị trí khống chế. Cụ thể, năm 2004, tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn chiếm 60% tổng nguồn vốn huy động; năm 2004, chiếm 57,7%; năm 2004, chiếm 64,4% tổng nguồn vốn huy động. Đặc điểm của nguồn vốn này là tính ổn định cao mở cho NH lợi thế sử dụng một phần nguồn vốn ngắn hạn cho vay trung dài hạn theo tỷ lệ quy định. Tuy nhiên, nguồn vốn này phải trả lãi suất cao sẽ đội chi huy động vốn của NH. Trong khi đó, tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn tuy không có tính ổn định nhưng chi phí huy động rất rẻ lại chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng nguồn vốn huy động và ngày càng có xu hướng giảm (năm 2004, tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn chiếm 1,2%; năm 2004 chiếm 0,9% và năm 2004 chiếm 1,0% tổng nguồn vốn huy động). Tương tự, nguồn tiền gửi của các TCKT chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng nguồn vốn của NH và ngày càng có xu hướng giảm (từ 34,5 đến 37,3%). Thực tế này bắt nguồn từ đặc điểm các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận Đống Đa chủ yếu là sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp, chu chuyển tiền hàng chậm, lượng vốn chu chuyển trong công nghiệp không lớn bằng trong thương nghiệp. Do vậy tiền gửi doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa, việc thanh toán trong công nghiệp thường thực hiện vào cuối năm nên lượng tiền gửi vào NH cũng không phân đều trong cả năm. Mặt khác, do đặc điểm địa bàn quận Đống Đa là địa bàn nội địa nên nguồn vốn huy động bằng nội tệ chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng nguồn vốn huy động Trang 36 và ngày càng có xu hướng tăng lên (từ 74,6% năm 2004 đến 80,8% năm 2004). Trong khi nguồn vốn huy động ngoại tệ là nguồn vốn nhiều tiềm năng lại chiếm tỷ trọng ngược lại. Trong thời gian tới, NH cần có chính sách huy động vốn hợp lý để đạt một cơ cấu vốn huy động hợp lý. 2.3.2 Tình hình đầu tư vốn tín dụng. Song song với hoạt động huy động vốn, hoạt động sử dụng vốn góp phần mang lại lợi nhuận chủ yếu cho NH. Chủ trương của CN NHCT Đống Đa là cả năm thành phần kinh tế đều được bình đẳng trong việc vay vốn. NHCT Đống Đa cho vay đối với toàn bộ các ngành sản xuất, cho vay các cán bộ công nhân viên để tăng nhu cầu sinh hoạt, cho vay theo dự án ký kết giữa hai bên, cho vay nước ngoài.... Ngoài ra, NH còn đầu tư vốn tín dụng vào các loại hình kinh tế xã hội khác như đầu tư cho vay công ty tu bổ di tích và thiết bị văn hoá, cho vay sinh viên...mang ý nghĩa to lớn giải quyết công ăn việc làm, đào tạo nguồn nhân tài cho đất nước. Trong năm 2004, CN NHCT Đống Đa đã đầu tư vào các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả tạo điều kiện để các doanh nghiệp có đủ vốn để nhập nguyên vật liệu có sức cạnh tranh trên thị trường như các sản phẩm về săm lốp cao su các loại của Công ty Cao su Sao Vàng, các sản phẩm về cáp điện của Công ty cơ điện Trần Phú, Công ty Thượng Đình, các sản phẩm về sơn các loại của Công ty sơn Tổng hợp Hà Nội, các sản phẩm về bóng đèn Huỳnh Quang và phích nước của Công Ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Năm 2004, CN NHCT Đống Đa cũng luôn chú trọng đầu tư cho vay trung dài hạn giúp các doanh nghiệp đổi mới dây chuyền công nghệ như dự án đầu tư cho Tổng công ty công trình giao thông 8 thi công dự án đuờng vành đai 3 đoạn Mai Dịch –Pháp Vân thành phố Hà Nội với tổng trị giá vốn NHCT đầu tư là 120 tỷ đồng...Dự án bổ sung lò đúc kéo đồng, lò đúc cán nhôm liên tục và dự án hoàn thiện thiết bị công nghệ sản xuất của Công ty cơ điện Trần Phú. Dự án truyền hình cáp hữu tuyến giai đoạn I tại Thủ đô Hà Nội với tổng trị giá 50 tỷ đồng, dự án đầu tư cho Tổng công ty Bưu chính viễn thông nâng cấp mạng phủ sóng Vinaphone.... Trên đây là danh sách các dự án cho vay lớn của NH trong năm 2004. Để hiểu rõ hơn tình hình sử dụng vốn, hãy xem bảng số liệu sau: Trang 37 Bảng2: Tình hình sử dụng vốn của CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Số tiền % Số tiền % Số tiền % a.Dsố cho vay 1.740 100 1.763 100 2.400 100 -Quốc doanh 1.555 89,4 -Ngoài QD 185 10,6 b.Dsố thu nợ 1.100 100 1583 100 1828 100 -Quốc doanh 935 85,0 -Ngoài QD 165 15,0 c.Dư nợ 1.490 100 1.670 100 2.042 100 -Quốc doanh 1.320 88,6 1.495 89,5 1.523 74,6 -Ngoài QD 170 11,4 175 10,5 519 25,4 d.Nợ quá hạn 14 100 10 100 8 100 -Quốc doanh 3 21,4 2 20,0 4 50,0 -Ngoài QD 11 78,6 8 80,0 4 50,0 a. Dsố cho vay 1.740 100 1.763 100 2.400 100 -Ngắn hạn 1.495 85,9 1.560 88,5 2.130 88,8 -Trung, dài hạn 245 14,1 203 11,5 270 11,2 b.Dsố thu nợ 1.100 100 1.583 100 1.828 100 -Ngắn hạn 1.040 94,5 1.546 97,7 1.735 94,9 -Trung, dài hạn 60 5,5 37 2,3 93 5,1 c.Dư nợ 1.490 100 1.670 100 2.042 100 -Ngắn hạn 905 60,7 909 54,4 1284 62,9 -Trung, dài hạn 585 39,3 761 45,6 758 37,1 Trang 38 d.Nợ quá hạn 14 100 10 100 8 100 -Ngắn hạn 11 78,6 10 100 8 100 -Trung, dài hạn 3 21,4 0 0 0 0 Nguồn: Phòng tổng hợp CN NHCT Đống Đa. Bảng số liệu trên cho ta thấy tại CN NHCT Đống Đa, tỷ lệ cho vay cũng như dư nợ đối với kinh tế quốc doanh luôn chiếm phần khống chế. Năm 2003, doanh số cho vay quốc doanh chiếm 89,4% tổng doanh số cho vay, dư nợ quốc doanh chiếm 88,6% tổng dư nợ; năm 2004, dư nợ quốc doanh chiếm 89,5%; năm 2005 dư nợ quốc doanh giảm xuống còn 74,6% tổng dư nợ. Ngược lại, tỷ lệ cho vay kinh tế ngoài quốc doanh và dư nợ ngoài quốc doanh chiếm tỷ lệ rất thấp. Trong khi đó như đã nói ở trên, kinh tế ngoài quốc doanh vẫn là một tiềm năng lớn của đất nước mà thiếu vốn là một trong những vấn đề lớn cản trở sự phát triển của nó. Tuy nhiên, trong số dư nợ này, tỷ lệ nợ quá hạn lại chủ yếu tập trung ở khu vực kinh tế ngoài quốc doanh. Năm 2003, nợ quá hạn là 16 tỷ đồng thì nợ quá hạn ngoài quốc doanh chiếm 75%; năm 2004, nợ quá hạn ngoài quốc doanh chiếm 80% và sang năm 2005 chất lượng tín dụng được nâng cao đặc biệt tín dụng đối với kinh tế ngoài quốc doanh, nợ quá hạn giảm xuống còn 8 tỷ đồng. Mặt khác, trong thời gian qua, CN NHCT Đống Đa mới chỉ chú trọng đầu tư vốn cho các doanh nghiệp làm ăn lớn có uy tín của Nhà Nước và đạt hiệu quả cao. Đây là một vấn đề lớn mà cả Nhà Nước và NH phải cùng nhau khắc phục. Cũng như các NHTM quốc doanh khác của ta hiện nay, CN NHCT Đống Đa có tỷ lệ cho vay trung dài hạn rất thấp từ 11,2%-17,7% và có xu hướng ngày càng giảm mặc dù dư nợ bình quân năm trung dài hạn 2003 tăng lên đôi chút nhưng lại giảm xuống ở năm 2005. Đây là một yếu điểm của hoạt động cho vay của NH và cũng là của nền kinh tế nói chung cần được cải thiện. 2.3.3 Một số hoạt động kinh doanh khác. 2.3.3.1 Hoạt động thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại tệ. Hoạt động mua bán ngoại tệ, chi trả kiều hối, phát hành L/C, thanh toán L/C....ngày càng phát triển. Thu phí hoạt động kinh doanh ngoại tệ năm 2004 đạt 3 tỷ 928 triệu đồng. Về thanh toán quốc tế: Trang 39 Mở L/C nhập khẩu: 357 món, trị giá 41.394.647 USD. Thanh toán hàng nhập khẩu: 1258 món, trị giá 50.500.894 USD. Do đặc điểm trên địa bàn có ít doanh nghiệp làm hàng xuất khẩu, chủ yếu khách hàng là những đơn vị sản xuất thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh. Vì vậy, nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại CN chủ yếu phục vụ cho mở L/C nhập khẩu. CN thường xuyên phải khai thác ngoại tệ của các doanh nghiệp và các TCTD khác cùng với sự hỗ trợ của TW để đảm bảo nhu cầu thanh toán và nhập khẩu cho các đơn vị sản xuất kinh doanh. Về kinh doanh ngoại tệ: Doanh số mua: 33.066.612 USD. Doanh số bán: 34.143.149 USD. Về chi trả kiều hối: Dịch vụ chi trả kiều hối được tổ chức, bố trí các bộ phận hợp lý nhằm đảm bảo an toàn, nhanh chóng tiện lợi. Doanh số chi trả kiều hối trong năm 2004 là 491 món với trị giá 1.199.330 USD. 2.3.3.2 Công tác tiền tệ-kho quỹ. Trong năm 2004, công tác tiền tệ kho quỹ luôn được từng bước nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, mở thêm các dịch vụ tiền tệ góp phần tăng thu cho mục tiêu kinh doanh của CN. CN đã phục vụ tốt việc thu chi tiền mặt, đảm bảo thu chi kịp thời, không để tiền đọng, không để khách hàng phải chờ đợi, thường xuyên đảm bảo việc kiểm ngân, vận chuyển, bảo quản tiền và các chứng từ có giá, không để xẩy ra mất mát, đảm bảo an toàn kho quỹ. Số liệu thu chi tiền mặt trong năm 2004 như sau: Tổng thu tiền mặt đạt: 3.091 tỷ đồng. Tổng chi tiền mặt đạt: 3.193 tỷ đồng. Ngoài ra còn thu chi tiền mặt ngoại tệ với khối lượng lớn. Tổng thu chi tiền mặt ngoại tệ đạt: 83.116 USD; 1.451.725 EUR. Bên cạnh đó, khối lượng chọn lọc tiền rách nát, tiền không đủ tiêu chuẩn rất lớn, đặc biệt chị em kiểm ngân và thủ quỹ tiết kiệm thường xuyên nâng cao cảnh giác, phát hiện khi có bạc giả, tổng số bạc giả thu được 616 tờ, với số tiền 52.420.000 đồng. Trang 40 2.3.3.3 Công tác thông tin điện toán. CN NHCT Đống Đa đã hoàn thành tốt công tác cập nhật chứng từ, lên cân đối tổng hợp phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của Ban lãnh đạo. Phối hợp với các phòng ban trong CN đảm bảo tốt công tác quyết toán năm 2004. Tiếp tục hoàn thiện dự án hiện đại hoá NH giao dịch một cửa (OSFA). Ngoài ra, các ứng dụng phần mềm của chương trình: MISAC, SAMIS, thanh toán điện tử, thanh toán liên NH, thanh toán bù trừ, thanh toán quốc tế vẫn duy trì và hoạt động tốt. Bên cạnh đó, NH còn phát triển phần mềm ứng dụng phục vụ các nghiệp vụ tại CN. Kết hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin lắp đặt 04 đường truyền thông cho trụ sở chính, 02 phòng giao dịch Kim Liên, Cát Linh và Làng sinh viên HACINCO. Cài đặt nâng cấp gần 100 bộ máy vi tính chuyển từ hệ điều hành WINDOWS 98 lên hệ điều hành WINDOWS 2000, lắp đặt 03 hệ thống mạng cho hai phòng giao dịch và Làng sinh viên HACINCO. 2.3.4 Kết quả kinh doanh. Với những nỗ lực cố gắng không ngừng, CN NHCT Đống Đa hoạt động kinh doanh luôn có lãi và số lãi không ngừng tăng lên theo các năm. Bảng 3: Tình hình thu nhập -chi phí của CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Tỷ đồng. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 ST % ST % ST % 1.Tổng TN 130 100 147 100 180 100 -Lãi tiền gửi 35 26,9 20 13,6 40 22,2 -Lãi tiền vay 93 71,6 120 81,6 137 76,1 -Lãi khác 2 1,5 7 4,8 3 1,7 2.Tổng chi phí 105 100 108 100 142 100 -Lãi tiền gửi 17 16,2 20 18,5 35 24,7 -Lãi tiền vay 78 74,3 70 64,8 77 54,2 Trang 41 -Lãi khác 10 9,5 18 16,7 30 21,1 3. Lãi 25 39 38 Nguồn: Phòng Tổng hợp CN NHCT Đống Đa Cơ cấu thu nhập-chi phí của NH đã có sự thay đổi đáng kể trong những năm gần đây, cụ thể là tỷ trọng lãi tiền gửi trong tổng thu nhập hay tổng chi phí ngày càng giảm còn tỷ trọng lãi tiền vay lại càng có xu hướng tăng. Đây là một trong những minh chứng xác thực chứng minh rằng sự chuyển hướng kinh doanh của NH trong những năm gần đây là đúng đắn. Kết quả kinh doanh của NH ngày càng tăng thể hiện qua chỉ tiêu “Lãi”. Lãi năm 2003 là 25 tỷ đồng tốc độ tăng là 13,6% so với năm 2001; năm 2004, lãi tăng thêm 14 tỷ đồng, tốc độ tăng là 56%. Sang năm 2004, kết quả kinh doanh đạt được ở mức tương đương. Đạt được những thành tựu trên là do sự đoàn kết nhất trí của tập thể Ban lãnh đạo, sự phối hợp chặt chẽ của các đoàn thể và sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên CN NHCT Đống Đa. 2.4 Thực trạng thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 2.4.1 Tình hình thanh toán nói chung tại CN. Với vai trò là trung gian thanh toán của nền kinh tế, các NHTM đã xem công tác thanh toán là một dịch vụ vô cùng quan trọng. Trong tương lai không xa, khi nến kinh tế của nước ta hội nhập với sự phát triển của thế giới và giao lưu giữa các nước đươc tự do hơn, đời sống của nhân dân được nâng cao hơn, nhu cầu đòi hỏi ngày càng đa dạng hơn thì không thể thiếu được sự trợ giúp đắc lực của thanh toán qua NH. Nhận thức được tầm quan trọng đó, CN NHCT Đống Đa đã áp dụng các hình thức thanh toán thích hợp, đảm bảo kịp thời an toàn chính xác không để gây thất thoát tài sản của NH cũng như của khách hàng. Đặc biệt, trong khâu thanh toán đã chú trọng công tác thanh toán điện tử và thanh toán bù trừ. Điều này có ý nghĩa rất lớn khi nền kinh tế VN vẫn còn mang nặng thói quen thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, trong những năm qua với sự nỗ lực cố gắng của toàn CN, công tác thanh toán không dùng tiền mặt đã khẳng định được vị trí của mình. Trang 42 Bảng 4: Kết quả hoạt động thanh toán của CN NHCT Đống Đa năm 2003-2005: Đơn vị: triệu đồng Hình thức thanh toán Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền TT = TM 39.682 7.813.204 36.782 7.120.623 32.620 6.697.030 -Tiền mặt 38.154 7.650.693 35.533 6.978.813 32.620 6.697.030 -N.phiếu 1.528 162.511 1.249 141.810 0 0 TTKDTM 156.003 23.722.015 167.083 26.505.772 171.926 29.250.529 -S.C.khoản 9.102 380.450 8.299 370.775 7.276 422.101 -S.bảo chi 4.562 203.627 4.761 217.206 4.981 275.209 -S. C. tiền -U.N.T 9.122 62.893 9.236 60.942 9.431 69.198 -U.N.C 102.261 18.935.121 105.894 19.486.216 100.775 18.017.806 -T.T.dụng Loại khác 30.956 4.139.924 38.893 6.370.658 49.463 10.466.245 Tổng cộng 195.685 31.535.219 203.865 33.626.395 204.546 35.947.559 Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005- Phòng Kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa. Nhìn vào bảng số liệu trên, ta nhận thấy hiệu quả công tác thanh toán không ngừng được nâng cao. Thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng khối lượng thanh toán và không ngừng tăng lên. Trong khi đó, thanh toán dùng tiền mặt chiếm tỷ lệ thấp trong tổng khối lượng thanh toán và có xu hướng giảm xuống. Cụ thể: Số lượng thanh toán không dùng tiền mặt năm 2003 là 156.003 triệu món chiếm 79,72% tổng khối lượng thanh toán; năm 2004 là 167.083 triệu món chiếm 81,96% tổng khối lượng thanh toán, tăng 11.080 triệu món, tốc độ tăng là 7,1% so với năm 2005; năm 2004, khối lượng thanh toán là 171.926 triệu món tăng 4.843 triệu món tốc độ tăng là 2,9%. Song song với sự gia tăng của khối lượng thanh toán, giá trị thanh toán không dùng tiền mặt cũng không ngừng tăng lên. Năm 2003, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền mặt là 23.722.015 triệu đồng chiếm 75,22% tổng giá trị thanh toán, năm 2004, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền Trang 43 mặt là 26.505.772 triệu đồng tăng thêm 2.783.757 triệu đồng tốc độ tăng là 11,7% so với năm 2005; năm 2005, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền mặt là 29.250.529 triệu đồng tăng thêm 2.744.757 triệu đồng so với năm 2004, tốc độ tăng là 10,4%. Như vậy, thanh toán không dùng tiền mặt luôn chiếm tỷ lệ khống chế trong tổng khối lượng thanh toán và ngày càng khẳng định vị thế tất yếu số một của mình góp phần tạo lên một xã hội an toàn trong lưu thông tiền tệ. Tû lÖ tæng sè mãn thanh to¸n qua NH n¨m 2001 79.72% 20.28% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Tû lÖ tæng sè mãn thanh to¸n qua NH n¨m 2003 84.05% 15.95% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Tû lÖ tæng sè mãn thanh to¸n qua NH n¨m 2002 81.96% 18.04% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Tû lÖ tæng sè tiÒn thanh to¸n qua NH n¨m 2001 75.22% 24.78% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Trang 44 Tû lÖ tæng sè tiÒn thanh to¸n qua NH n¨m 2002 78.82% 21.18% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Tû lÖ tæng sè tiÒn thanh to¸n qua NH n¨m 2003 81.37% 18.63% Kh«ng dïng tiÒn mÆt B»ng tiÒn mÆt Mặt khác, số lượng tài khoản của khách hàng tại NH ngày một gia tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả công tác thanh toán qua NH đã và đang được cải thiện. Bảng 5: Tình hình mở tài khoản qua CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Triệu đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số lượng Số dư Số lượng Số dư Số lượng Số dư T.số TK cá nhân 1.989 98.542 2.281 109.726 3.813 201.748 -TK CBCNV NH 290 4.523 321 5.998 361 22.624 -TK khách hàng 1.699 94.019 1.960 103.728 3.452 179.124 Tài khoản tiền gửi 2.875 3.713 6.948 Tài khoản tiền vay 1.568 1.798 4.126 Tài khoản khác 1.014 1.320 2.507 T.số các tài khoản 7.446 9.112 17.394 Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005-Phòng kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa. Trang 45 1989 2875 1568 1014 2281 3713 1798 1320 3813 6948 4126 2507 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 2003 2004 2005 T.sè c¸c TK c¸ nh© Tµi kho¶n tiÒn göi Tµi kho¶n tiÒn vay Tµi kho¶n kh¸c Số lượng khách hàng mở tài khoản tại NH ngày càng nhiều. Năm 2003, tổng số các tài khoản tại NH tăng thêm 1.666 tài khoản, tốc độ tăng là 22,4%. Năm 2004, tăng thêm 8.282 tài khoản tốc độ tăng là 90,9%. Trong đó, số lượng các tài khoản cá nhân năm 2005 là 1.989; năm 2004, tăng thêm 292 tài khoản, tốc độ tăng là 14,7%; năm 2004 tăng thêm 1.532 tài khoản tốc độ tăng là 67,2%. Số lượng tài khoản cá nhân không ngừng tăng lên từ 2.925 năm 2005 lên đến 6.940 tài khoản chiếm số lượng lớn nhất trong tổng số các tài khoản tại NH tốc độ tăng là 137%. Tương tự, tài khoản tiền vay tăng từ 1.568 lên đến 4.126 tài khoản, tốc độ tăng là 63,1%. số lượng các tài khoản khác tăng từ 1.014 lên 2.507 tài khoản tốc độ tăng là 47,2%. Trong tổng số các TK tại NH, TK tiền gửi của khách hàng chiếm số lượng lớn từ 38,6% đến 40,7%. Điều này thể hiện hiệu quả công tác Marketing thu hút khách hàng, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu thanh toán của xã hội. 2.4.2 Hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 2.4.2.1 Tổ chức lao động thanh toán CTĐT tại CN NHCT Đống Đa. Thực hiện quyết định ngày 01/07/1996 của Tổng Giám đốc NHVT VN Về việc ban hành quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN”, tháng 11/1997, CN NHCT Đống Đa chính thức được tham gia thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN. Để triển khai nghiệp vụ chuyển tiền điền tử đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, CN đã có sự chuẩn bị nghiêm túc, chu đáo, toàn diện, thể hiện trên các mặt sau: Biểu 2: Tình hình mở tài khoản qua CN NHCT Đống Đa. Trang 46 Tổ chức học tập , nghiên cứu các quyết định và các văn bản hướng dẫn liên quan đến chuyển tiền điện tử như: QĐ số 469/1998/QĐNHNN2 ngày 31/12/1998, QĐ số 56/1998/QĐ-NHNN2 ngày 12/02/1999. Về cơ sở kỹ thuật: NH đã tiếp nhận đường truyền mạng diện rộng WAN, cài đặt thêm máy tính hiện đại,ứng dụng đường truyền Lesaed-Line, triển khai ứng dụng phần mềm MISAC..... Đối với công tác đào tạo: NH đã tổ chức cho cán bộ tiếp cận với chương trình chuyển tiền điện tử, cung cấp tài liệu, hướng dấn cho các cán bộ sử dụng phần mềm chuyển tiền điện tử, quy trình chuyển tiền điện tử, các quy tắc bảo mật mã khoá và dữ liệu.... Phòng kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa đã bố trí một bộ phận cán bộ chuyên trách chuyển tiền điện tử trực đảm bảo tính liên tục chuyển tiềnđi, đến; thành thạo nghiệp vụ, quy trình chuyển tiền điện tử, có kinh nghiệm xử lý các sai sót nhầm lẫn hay xẩy ra đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng kế toán về kết quả chuyển tiền điện tử. 2.4.2.2 CN NHCT Đống Đa với tư cách là NH khởi tạo. Khách hàng có nhu cầu thanh toán chuyển tiền, lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hướng dẫn của NHCT đối với từng thể thức thanh toán. Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản (TK) của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) hoặc kiểm tra hạn mức tín dụng, khế ước vay tiền (nếu là TK tiền vay). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi Số lệnh thanh toán lên chứng từ gốc, chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên chứng từ gốc trên máy tính. KSV lập lại các yếu tố bắt buộc là: Số tiền, NH nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản Trang 47 lý đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, Trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, TK Người phát lệnh, TK Người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ kế toán chuyển tiền điện tử (CTĐT) chuyên trách. Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về Trung tâm / Chi nhánh để đối chiếu. Đối với Lệnh thanh toán Có của khách hàng (ví dụ uỷ nhiệm chi), CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi khách hàng hoặc Tài khoản thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. (TK 5191.01999) Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền của khách hàng (Trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCT VN chấp thuận), CN NHCT Đống Đa xử lý như sau: Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990) Có: TK ĐCV chờ thanh toán ( TK 5191.08xxx). Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán Nợ (Phụ lục 03), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ, chương trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng. Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, sau khi nhận được Lệnh thanh toán nội bộ trả lại trong đó có ghi rõ lý do từ chối, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990) Hàng ngày, khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo khả năng thanh toán tại CN vượt tỷ lệ quy định, CN NHCT Đống Đa chuyển vốn về NHCT VN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK Tiền gửi của CN tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Trang 48 để chuyển sang NHNN. Đồng thời, KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCT VN (số hiệu 999) và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Tiền gửi tại NHNN Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/2004 của NHCT VN đã quy định: đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH ĐT và Phát Triển, Kho Bạc TW, City Bank...) thì được chuyển tiền bắc cầu trong hệ thống với món chuyển tiền từ 210 ttriệu đồng trở xuống, trên 210 triệu đồng phải chuyển qua TKTG của CN tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản ở NH khác hệ thống. Trường hợp khách hàng có nhu cầu thì CN chuyển qua NHNN. Thực tế hiện nay tại CN NHCT Đống Đa, mức giới hạn 210 triệu đồng đã được sử dụng linh động hơn thậm chí con số đó lên đến 5 tỷ đồng. Đây là một cố gắng lớn của CN NHCT Đống Đa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch với NH. Đối với trường hợp trên, thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm soát viên chuyển tới tiến hành kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng loại thể thức như (UNC, UNT, séc nộp tiền...) Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số liệu liên hàng của NHNL, mã tỉnh, mã NHB. Trường hợp này, sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử thì chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành tính ký hiệu mật và các bước như phần trên. Hạch toán: Nợ: TK Khách hàng hoặc TK Thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Trên cơ sở quy định số 326/QĐ-NHCTVN ngày 04/04/2004 của Tổng giám đốc NHCT VN về việc thu phí dịch vụ chuyển tiền qua NH, NHCT Đống Đa đã đề ra mức phí chuyển tiền như sau: Phí chuyển tiền mặt hoặc ngân phiếu của khách hàng cùng hệ thống NHCT: tỷ lệ phí trên tổng số chuyển tiền cho khách hàng nhận là cá nhân là 0.15% hoặc Trang 49 khách hàng nhận có tài khoản tại NH B là 0.05%. Mức phí tối đa là 1.000.000đ. Mức phí tối thiểu là 20.000đ. Phí báo cho người nhận chuyển tiền theo yêu cầu của người nhận là 10.000đ/món. Phí yêu cầu huỷ hoặc sửa đổi lệnh chuyển tiền: 10.000đ/món. 2.4.2.3 Với tư cách là NH nhận lệnh. Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực để theo dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. KSV kiểm tra KHM theo từng Lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK người nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán đựoc tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu. Sau khi đã nhận được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên: 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định. Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK người trả tiền, đồng thời, lập Điện chấp nhận Lệnh thanh toán Nợ gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chờ thanh toán sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. Khi nhận được báo Có từ NHPL, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Có: TK Khách hàng hoặc TK thích hợp Khi nhận được báo Nợ, CN NHCT Đống Đa xử lý như sau: Nếu đủ điều kiện thanh toán: Nợ: TK Thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5190.01999) Nếu không đủ điều kiện thanh toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.01999) Trang 50 Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.08xxx) Đồng thời, CN NHCT Đống Đa lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được chuyển tiền tiếp vốn qua hệ thống chuyển tiền điện tử từ TTTT chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Khi nhận được báo có từ NHNN chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi tại NHNN Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Đối với chuyển tiền nhận ngoài hệ thống do NHCT khác chuyển về (chuyển tiền bắc cầu), Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền khi tính ký hiệu mật vào phần TK để sửa ngay sang TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Sau khi tính ký hiệu mật xong thì thanh toán viên điện tử in 05 liên chứng từ điện tử. Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ nếu không có gì sai sót hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong hệ thống (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Sau khi thanh toán viên, Trưởng phòng kế toán ký tên lên chứng từ, 01 liên thanh toán viên điện tử lưu, 01 liên thanh toán viên điện tử chấm sổ 5191.08xxx, 03 liên còn lại chuyển cho bộ phận bù trừ để ngày hôm sau chuyển tiếp chứng từ trên cho NHTM khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ. Ngày hôm sau, thanh toán viên bù trừ nhận được 03 liên chứng từ trên kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ nếu đúng sẽ lập hai liên chuyển khoản: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK Thanh toán bù trừ Những chuyển tiền bắc cầu ngoài hệ thống chỉ thực hiện những món dưới 210 triệu đồng, không nhận chuyển tiền cá nhân. 2.4.2.4 Trường hợp nhầm lẫn và điều chỉnh. Trong quy trình chuyển tiền điện tử, những sai sót nhầm lẫn rất hay xẩy ra và xét đến cùng đây là vấn đề đáng phải bàn nhiều nhất khi nói đến thanh toán chuyển Trang 51 tiền điện tử trong hệ thống NH. Trong nhiều năm qua từ khi thực hiện chương trình chuyển tiền điện tử CN NHCT Đống Đa đã cố gắng làm tốt công tác này. Do ưu điểm của chương trình chuyển tiền điện tử là mọi thao tác đều được thực hiện bằng máy tính (tại CN NHCT Đống Đa chương trình chuyển tiền điện tử là MISAC FOR WINDOWS) tuỳ vào từng loại chứng từ mà máy sẽ tự động điền vào là đi Nợ hay đi Có. Vì thế, trường hợp chuyển tiền sai ngược vế là hoàn toàn không phát sinh. Chỉ có chuyển tiền nội bộ là có thể xẩy ra trường hợp sai ngược vế. Trường hợp chuyển tiền thừa hay thiếu một khoản tiền (ví dụ 37 triệu chuyển thừa thành 73 triệu ...) hầu như không xẩy ra. Vì thực tế, chứng từ được in ngay sau khi kiểm soát viên đối chiếu lệnh chuyển với chứng từ gốc, lúc này chương trình mặc định số tiền chuyển không hiện trước trên màn hình mà người kiểm soát phải tự gõ số tiền đúng bằng số tiền mà thanh toán viên đã đánh thì mới hiện lên đúng bảng kê. Tuy nhiên lại hay xẩy ra trường hợp chuyển nhầm hai lần. Trường hợp này, CN phải tra soát đến NH B nhờ chuyển trả lại lệnh chuyển thừa. Nhầm lẫn hay gặp nhất trong chuyển tiền điện tử là sai tên TK, tên khách hàng, tên NH. Khi nhận được chuyển tiền do NHPL gửi đến sai TK hoặc tên khách hàng, thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên gói chuyển tiền: trả chứng từ do tên TK không khớp đúng, trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa tài khoản. Đối với Lệnh thanh toán Có, hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Đối với Lệnh thanh toán Nợ, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Nếu chưa hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử lập điện tra soát để tra soát NHPL. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong, in ra giấy chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền. Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền đối chiếu số bảng kê, số tiền, mã NH nhận có đúng không. Nếu đúng vào phần ghi và vào liên lạc để truyền điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sáng hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ làm điện thư tra soát. Trang 52 Nhận được trả lời tra soát của NHPL chuyển về, tuỳ theo nội dung trả lời của điện tra soát, CN NHCT Đống Đa xử lý: Nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót, CN NHCT Đống Đa in và đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng. Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, CN NHCT Đống Đa lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL. Nếu không nhận được trả lời tra soát của NHPL (do lỗi đường truyền), CN NHCT Đống Đa chuyển trả lại chứng từ cho NHPL hoặc gọi điện yêu cầu đánh tra soát lại và tiến hành xử lý như bình thường. Trường hợp CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ cho NH B nhưng do sơ suất thanh toán viên đánh sai TK của đơn vị hưởng ở NH B, khi nhận được bảng kê đến kiểm tra thấy sai TK đơn vị hưởng, NH B hạch toán vào TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán và điện tra soát CN NHCT Đống Đa. Khi nhận được điện tra soát, CN NHCT Đống Đa phải trả lời ngay. Trường hợp, chứng từ điện tử sau khi đã được tính ký hiệu mật và đã vào phần liên lạc để truyền chứng từ đi nhưng không truyền đi được do sự cố kỹ thuật thì CN NHCT Đống Đa sẽ chủ động liên lạc với trung tâm thanh toán để thông báo tình hình và xin ý kiến xử lý. Nếu trung tâm cho phép hạch toán chứng từ vào ngày chứng từ không truyền đi được thì sẽ thực hiện hạch toán như bình thường, còn chứng từ khi nào thông đường truyền sẽ tự động truyền đi. Nếu trung tâm thanh toán yêu cầu hạch toán chứng từ vào ngày mà đường truyền thông và chứng từ được truyền đi thì các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền gửi trong ngày đường truyền bị tắc thì sẽ hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi thanh toán Có: TK ĐCV chờ thanh toán Các TK liên quan đến tài khoản tiền vay thì chuyển vào sai lầm. Trang 53 2.4.2.5 Đối chiếu. 2.4.2.5.1 Đối chiếu cuối ngày. CN NHCT Đống Đa chấm dứt chuyển tiền vào lúc 15h 30, nếu còn bảng kê đã tính ký hiệu mật chưa chuyển đi được thì cho các bảng kê tồn đọng (chương trình cài đặt sẵn trong máy lúc này có truyền vào bảng kê đi thì máy tự động đẩy bảng kê đi không chấp nhận). Từ 15h 30, CN NHCT Đống Đa phải chủ động liên lạc với trung tâm thanh toán để nhận hết chứng từ đến, giữa mạng trung tâm với CN sẽ làm đối chiếu. Khi đối chiếu, thanh toán viên điện tử sẽ sửa các TK trong ngày nếu có. Sau đó truyền đối chiếu chi tiết về trung tâm thanh toán và khi TTTT nhận được đối chiếu của CN không có gì sai sót và trên TTTT hết bảng kê đến của CN NHCT Đống Đa thì TTTT cho phép CN NHCT Đống Đa lưu trữ cuối ngày. 2.4.2.5.2 Đối chiếu cuối tháng. Tại CN NHCT Đống Đa, thường là ngày 01 tháng sau, sau khi CN đã hoàn tất việc cân đối thì CN chuyển ngay tập tin báo cáo thanh toán chuyển tiền điện tử của tháng đó về TTTT. -Báo cáo thanh toán điện tử tháng (Phụ lục 04). -Sao kê chi tiết tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán. -Báo cáo thanh toán thống kê. 2.4.2.5.3 Đối chiếu cuối năm. Ngày 31/12, CN NHCT Đống Đa phải chấm dứt việc chuyển Lệnh thanh toán đúng giờ quy định của TTTT. Sau đó tiến hành đối chiếu thanh toán 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với TTTT. CN NHCT Đống Đa nhận lệnh liên hàng đến phải đợi TTTT thông báo đã hết chứng từ điện tử đến trong ngày, lúc đó mới được khoá sổ, đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin trong ngày, doanh số đến trong tháng, doanh số đến trong năm với TTTT. Sau đó CN phải rà soát lại và xử lý tất toán hết số dư trên các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn khác hệ thống cuối ngày 31/12. Chậm nhất ngày 03/1 đầu năm, sau khi CN NHCT Đống Đa chuyển tập tin báo cáo thanh toán viên điện tử về TTTT kèm: Trang 54 -Báo cáo thanh toán điện tử năm. -Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN. -Các biểu thống kê, các báo cáo được lập trên cơ sở số liệu của bảng kê cuối năm. 2.4.3 Đánh giá những thành tựu đạt được trong công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Những thành tựu vượt bậc của Công nghệ tin học và viễn thông hiện đại đã được nhanh chóng ứng dụng vào công nghệ thanh toán làm cho kỹ thuật thanh toán qua NH ngày càng hiện đại và tinh vi hơn. Thanh toán chuyển tiền điện tử đã đem đến cho khách hàng một phương thức thanh toán hiện đại an toàn chính xác hiệu quả, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức của các bên có liên quan. Thành công bước đầu đáng ghi nhận trong công tác thanh toán điện tử tại CN NHCT Đống Đa là vượt qua tình trạng trì trệ làm giảm sút lòng tin của khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ thanh toán kịp thời an toàn chính xác, thời gian thanh toán nhanh gọn có thể so sánh với quốc tế. Lượng tiền tồn đọng được thanh toán ngay trong ngày đảm bảo độ an toàn cao vì mọi vấn đề được xác định ngay trong ngày, tránh được những rủi ro đến mức thấp nhất trong thanh toán vì nếu phát hiện thấy sai lầm trong khâu nào thì kịp thời xử lý ngay. Vòng chu chuyển vốn tăng nhanh tăng lượng tiền gửi vào NH. Thu nhập từ nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền điện tử chiếm 7% tổng doanh thu của NH trong đó chi phí trực tiếp cho nghiệp vụ chiếm 2%. Tại CN NHCT Đống Đa, thanh toán chuyển tiền điện tử ngày càng tăng cả về số lượng và giá trị chuyển tiền. Bảng 6: Tình hình thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa: Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền Chuyển tiền điện tử 47.163 6.208.644 61.836 8.520.614 54.849 7.902.768 Trang 55 Tăng giảm so với năm trước Chênh lệch +9.647 +1.231.64 8 +14.673 +2.311.970 -6.987 -617.846 % +25.7 +24.7 +31.1 +37.2 -11.3 -7.3 Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005- Phòng Kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa. 6208644 8520614 7902768 0 2000000 4000000 6000000 8000000 10000000 2003 2004 2005 ChuyÓn tiÒn ®iÖn tö Năm 2003, số lượng thanh toán điện tử tăng thêm 9.647 triệu món, tốc độ tăng 25,7% đồng thời giá trị thanh toán điện tử cũng tăng thêm 1.231.648 triệu đồng, tốc độ tăng 24,7%. Năm 2004, số lượng thanh toán điện tử tiếp tục tăng thêm 14.673 triệu món tốc độ tăng 31,1% so với 2005, giá trị thanh toán điện tử tăng thêm 2.311.970 triệu đồng, tốc độ tăng 37,2%. Năm 2003, số lượng thanh toán điện tử giảm 6.987 món bằng 88,7% số lượng thanh toán điện tử năm 2004, giá trị thanh toán điện tử giảm 617.846 triệu đồng bằng 92,7% giá trị thanh toán điện tử năm 2005. Như vậy, tình hình thanh toán chuyển tiền điện tử năm 2004 của CN có phần chững lại. Sự giảm sút này không có gì khác hơn là do các quan hệ kinh tế nội bộ của các tổ chức kinh tế trong địa bàn Quận tăng lên. Mặt khác, số lượng khách hàng mở tài khoản tại CN NHCT Đống Đa ngày càng nhiều (từ 7446 TK năm 2003 đến 17.394 TK năm 2005) làm tăng thanh toán nội bộ của CN. Điều này thể hiện uy tín của CN NHCT Đống Đa đang được củng cố và tăng cường vững chắc. Biểu 3: Giá trị thanh toán chuyển tiền điện tử thay đổi từ năm 2003- 2005. Triệuđồng Trang 56 Có thể khẳng định thanh toán chuyển tiền điện tử đã làm tăng tốc độ phát triển thanh toán không dùng tiền mặt tại CN. Bảng 7: Tỷ trọng chuyển tiền điện tử trong thanh toán không dùng tiền mặt. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền TTKDTM 156.00 3 23.722.01 5 167.08 3 26.505.77 2 171.926 29.250.52 9 CTĐT 47.163 6.208.644 61.836 8.520.614 54.849 7.902.768 Tỷtrọng(% ) 30.23 26.17 37.01 32.15 31.9 27.02 Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005-Phòng Kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa. 23722015 6208644 26505772 8520614 29250529 7902768 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000 30000000 2003 2004 2005 TTKDTM CT§T Thanh toán chuyển tiền điện tử luôn chiếm tỷ trọng lớn trong thanh toán