Luận văn Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179

Luận văn Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179 1 MỞ ĐẦU Sau khi kết thúc các môn học tại trường đại học và qua hai đợt thực tập tại công ty cơ khí Z179 thuộc Bộ Quốc Phòng, dựa vào những kiến thức đã học ở trường và những kiến thức thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng vấn đề quản trị vật tư là một trong số những vấn đề nổi cộm nhất của công ty. Vì là một công ty cơ khí, chuyên sản xuất các loại bánh răng, phụ tùng ôtô, máy nông nghiệp…nên việc sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả nhất luôn được ban giám đốc và các phòng ban chức năng của công ty chú trọng đến. Thêm vào đó, hiện nay giá của các loại sắt thép trên thị trường đang có xu hướng tăng cao nên việc thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư của công ty càng được chú trọng hơn. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Một số vấn đề về công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình. Chuyên đề được chia thành 3 chương với kết cấu như sau: Chương I. Khái quát về công ty cơ khí Z179 I. Quá trình hình thành và phát triển II. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Chương II. Thực trạng của công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179 I. Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư của công ty II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 III. Đánh giá chung về công tác quản trị vật tư của công ty Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179 I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới II. Những giải pháp chủ yếu III. Kiến nghị Mặc dù chuyên đề thực tập tốt nghiệp này chỉ nghiên cứu một vấn đề rất nhỏ trong hệ thống các lĩnh vực quản trị nói chung nhưng do thời gian và trình độ có 2 hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – TS Trần Việt Lâm đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Hà Nội tháng 4 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thu Hương 3 NỘI DUNG CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ Z179 I. Quá trình hình thành và phát triển 1. Lịch sử hình thành Công ty cơ khí Z179 được chính thức thành lập ngày 11 tháng 3 năm 1972, do quyết định của cục quản lý xe. Dưới sự lãnh đạo của Đảng và của Bộ Quốc Phòng, công ty không ngừng phát triển và trưởng thành. Công ty cơ khí Z179 là một công ty sản xuất công nghiệp Quốc Phòng để góp phần xây dựng lực lượng vũ trang ngày một vững mạnh. Tiền thân của Z179 là từ những trạm sửa chữa trong kháng chiến chống Pháp, tiến tới thành lập các xưởng sửa chữa trong hoà bình. Công ty cơ khí Z179 ra đời trong giai đoạn cả nước đang ra sức hoàn thành nhiệm vụ chống Mĩ cứu nước vĩ đại. Từ những yêu cầu và nhiệm vụ cần phải xây dựng ngành vận tải quân sự có một đội ngũ cán bộ, công nhân giỏi, có một nền sản xuất với chuyên môn kĩ thuật tiên tiến. Cục quản lý xe đã giao cho Z179 một nhiệm vụ quan trọng: chế thử các phụ tùng thay thế cho các loại xe cơ giới. Động cơ xe, bánh răng cám, trục khuỷu, bánh răng côn xoắn, máy nén khí, bơm trợ lực tay lái lần lượt được chế tạo thành công và đưa vào sản xuất hàng loạt.. Trải qua những năm tháng xây dựng và trưởng thành Z179 đã đóng góp xứng đáng vào công cuộc bảo vệ tổ quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội. 2. Quá trình phát triển 2.1. Thời kì hình thành và xây dựng lớn mạnh (3/1971- cuối 1974) Để đáp ứng với yêu cầu và nhiệm vụ được giao nên sau khi hình thành Z179 nhanh chóng phát triển về mọi mặt. Cơ cấu tổ chức ngày càng hoàn thiện. Cục chỉ định ban giám đốc, chỉ định hàng ngũ cán bộ chủ chốt. Từ các tổ nay trở thành các ngành sản xuất như ngành cơ khí, ngành dụng cụ, ngành nóng. ở mỗi ngành đã 4 được trang bị đầy đủ về người và các trang thiết bị hiếm quý. Ban vật tư, ban quân y cũng lần lượt ra đời. Quân số cán bộ, chiến sĩ, công nhân ngày một tăng nhanh. Do yêu cầu phát triển của ngành xe nên trong năm 1971 cục quản lí xe giao cho Z179 nghiên cứu chế thử và đi vào sản xuất động cơ xe Trường Sơn, chế tạo trục khuỷu, máy nén khí, bơm trợ lực tay lái bầu giảm xóc ngang, cần gạt mưa và nhiều bộ gá lớn nhỏ cho các nhà máy bạn trong cục. Muốn hoàn thành được nhiệm vụ, công ty đã nhanh chóng ổn định về mọi mặt. Các cấp lãnh đạo trong nhà máy đã tập trung vào việc tập hợp được cơ sở vật chất kĩ thuật nhằm tổ chức lại sản xuất và xây dựng được một đội ngũ cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên yêu ngành, yêu nghề phục vụ lâu dài trong quốc phòng và cho sự lớn mạnh của ngành xe mai sau. Công ty cơ khí Z179 đã phấn đấu liên tục trở thành công ty được tổng cục phân cấp loại 2, có cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, có các trang thiết bị tương đối hiện đại nhằm phục vụ lâu dài cho ngành xe. 2.2. Thời kì phát triển sau khi sát nhập và những đóng góp của nhà máy trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội (1975-1978) Ngay từ đầu năm 1975 Tổng cục Kĩ Thuật đã chủ trương hợp nhất một số xí nghiệp nhỏ tạm thời, bao cấp nhập thành những quy mô sản xuất lớn vào Z179. Nhiệm vụ đặt ra ngay lúc đó là phải vận chuyển toàn bộ các trang thiết bị nhân lực về địa điểm tập kết sao cho an toàn tuyệt đối về người và của. Song song với việc di chuyển, công ty vừa thiết kế, vừa thi công, vừa xây dựng và lắp đặt thiết bị để đi vào sản xuất đảm bảo kế hoạch năm. Công ty đã hết sức cố gắng ổn định công việc và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ngay sau khi sát nhập nhà máy đã được giao nhiệm vụ chính là sản xuất bánh răng, phụ tùng gầm ôtô, ngoài ra còn tiến hành sản xuất các phụ tùng thay thế để đáp ứng yêu cầu cấp bách cho việc sửa chữa xe phục vụ cho chiến đấu. Ngay từ giữa năm 1975, sau khi sát nhập nhà máy đã đưa ngay vào lắp đặt dây chuyền sản xuất bánh răng cho nên cuối năm 1975 dây chuyền sản xuất này đã đi vào ổn định. Sản phẩm bánh răng sau này trở thành sản phẩm chính và là một trong những mặt hàng truyền thống của công ty. Từ năm 1978 đến năm 1980, công ty đã sản xuất 5 nhiều mặt hàng đột xuất để phục vụ kịp thời cho chiến đấu như sản xuất xích xe tăng sản xuất các công trình xa để phục vụ sửa chữa lưu động, sản xuất 2000 cần gạt mưa, 10000 kẹp cáp, 10 triệu đạn bi, 1 triệu con dao tông, 138468 xẻng, 5966 cuốc bộ binh, 362 ghế hành quân, 60 ngàn biển số ô tô, chế tạo thử buồng nổ… Trong thời gian này việc sản xuất ra nhiều mặt hàng phục vụ chiến đấu trở thành phong trào thi đua sôi nổi. Mọi người coi đây là mặt trận và mỗi cá nhân là một chiến sĩ trên mặt trận ấy. Nổi bật nhất trong giai đoạn này là thành tích đạt được trong sản xuất của công ty. Trong những năm vừa xây dựng, vừa trưởng thành, vừa góp phần phục vụ chiến đâu công ty vẫn đảm bảo được kế hoạch sản xuất mà tổng cục giao. Ba năm liền công ty đều được tổng cục cấp bằng khen. 2.3. Thời kì phát triển trong cơ chế thị trường (1986- nay) Trong những năm đầu xoá bỏ chế độ bao cấp, công ty gặp rất nhiều khó khăn, do chưa kịp thích nghi với điều kiện mới. Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức trong công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý, còn nhiều ý kiến chủ quan, quan liêu, cửa quyền nên tình hình sản xuất kinh doanh có chiều hướng đi xuống, lương của CBCNV còn chưa được đảm bảo, đời sống của CBCNV còn gặp nhiều khó khăn. Nhưng những năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng ổn định và phát triển. Do đặc thù của sản phẩm bánh răng là ít nơi có thể chế tạo được và chất lượng sản phẩm của công ty lại cao và ổn định nên công ty đã tìm cho mình được chỗ đứng trên thị trường. Các hợp đồng kinh tế ngày càng nhiều. Công ty không chỉ chuyên sản xuất về bánh răng mà còn chế tạo sản xuất một số máy móc thiết bị chuyên dùng cho ngành sản xuất công nghiệp cơ khí, cho nông nghiệp. Cuộc sống vật chất và tinh thần của người công nhân được nâng cao, khiến tình hình sản xuất của công ty ngày càng sôi động. Công ty không những hoàn thành vượt chỉ tiêu của bộ đề ra mà còn phát động nhiều phong trào thi đua sản xuất nên năm nào cũng được bộ khen thưởng. 6 II. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 1. Đặc điểm về hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh *Hình thức pháp lí Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Quốc Phòng- Tổng Cục Kĩ Thuật Quân Đội. Do là một doanh nghiệp nhà nước nên nhìn chung công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế giống như các doanh nghiệp nhà nước khác. Mặc dù vẫn được hưởng những “đặc quyền” nhất định song hiệu quả kinh doanh của công ty đạt được còn ở mức thấp do trình độ máy móc thiết bị lạc hậu, năng suất lao động thấp, trình độ quản lý còn hạn chế. Công ty có nhiều lợi thế trong việc vay vốn của các ngân hàng nhà nước và quân đội, nhưng cơ cấu vốn của công ty thường xuyên không ổn định, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty còn đạt hiệu quả thấp, nhà nước thường xuyên phải bù lỗ. Một số mặt hàng của công ty, doanh thu không bù đắp được chi phí nên không thu được lợi nhuận. Tuy vậy, công ty vẫn tiến hành sản xuất, nhằm tạo công ăn việc làm và ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp. Chủ yếu các hoạt động sản xuất của công ty đều tập trung vào sản xuất sản phẩm truyền thống của công ty là sản phẩm bánh răng côn xoắn. Sản phẩm này luôn mang lại cho công ty những cơ hội làm ăn lớn và những thành tích sản xuất đáng tự hào. Hàng năm, ngoài sản xuất các mặt hàng kinh tế cho các thị trường công, nông, lâm, ngư nghiệp, công ty còn phải sản xuất một số mặt hàng Quốc Phòng, do Bộ giao. Khi đó, tất cả mọi hoạt động của công ty đều phải tập trung vào việc sản xuất đủ số lượng và chất lượng sản phẩm được giao. Đó vừa là một lợi thế, vừa là một bất lợi của một doanh nghiệp nhà nước. Những hoạt động sản xuất như vậy, điều mà công ty quan tâm không phải là lợi nhuận hay doanh thu mà là thành tích đạt được: sản phẩm có đủ về số lượng hay không, có kịp tiến độ bàn giao hay không, có được đảm bảo về chất lượng hay không. Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, công ty cơ khí Z179 luôn tìm cho mình một hướng đi mới nhằm thoát khỏi những áp đặt sẵn có từ trước đến nay, 7 giúp doanh nghiệp phát huy hết khả năng của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. *Loại hình sản xuất kinh doanh Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp sản xuất, chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí cho Quốc Phòng và Kinh Tế. Trong lĩnh vực hàng Quốc Phòng, công ty có nhiệm vụ sản xuất đủ số lượng và đảm bảo về chất lượng sản phẩm được giao. Hàng năm, Bộ Quốc Phòng giao cho công ty sản xuất một số mặt hàng phục vụ cho vấn đề an ninh quốc phòng. Công ty nghiên cứu và đề ra kế hoạch sản xuất sao cho kịp tiến độ được giao. Nguồn nguyên vật liệu để sản xuất các mặt hàng này được cấp trên cấp xuống nên rất thuận lợi cho việc sản xuất đúng tiến độ đề ra. Ngoài ra, công ty còn có nhiệm vụ lắp đặt và tiến hành sửa chữa, bảo dưỡng sản phẩm sản xuất ra. Trong lĩnh vực hàng kinh tế, ngoài nhiệm vụ sản xuất, công ty còn phải có trách nhiệm nghiên cứu, thiết kế bản vẽ kĩ thuật đúng yêu cầu của khách hàng. Công ty phải cử người đến tận nơi khách hàng yêu cầu để lắp đặt và hướng dẫn các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo chất lượng cho sản phẩm. Việc các sản phẩm của công ty có chỗ đứng trên thị trường hay không, phụ thuộc rất nhiều vào khâu quản trị sản xuất của doanh nghiệp, do đó công ty luôn chú trọng vào việc đào tạo các cán bộ kĩ thuật nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất, vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Chất lượng sản phẩm của công ty phải đảm bảo, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty mới có thể được nâng cao. Trong cơ chế thị trường, sự hiện diện của khách hàng trong công ty luôn là dấu hiệu đáng mừng cho mọi hoạt động của công ty. Vì vậy, công ty cũng thường xuyên chú trọng đến các dịch vụ chăm sóc khách hàng. 2. Số lượng, chất lượng sản phẩm Công ty cơ khí Z179 chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí cho Quốc Phòng và Kinh Tế. Bao gồm các loại: 8 - Phụ tùng ôtô, xe máy, các cơ cấu truyền động như: Bánh răng côn xoắn, côn thẳng, bánh răng trụ răng thẳng, răng nghiêng. Trục vít bánh vít và các dạng trục then hoa. - Hộp số các loại dùng cho: ôtô, xe xích, máy thuỷ, máy nông nghiệp và phụ tùng khác cho các ngành dệt, nhiệt điện. - Phụ kiện đường dây tải điện, bi nghiền xi măng, nghiền than. - Đĩa xích xe máy dùng cho các loại xe Honda, Suzuki, Dayang, Yamaha. - Các loại dụng cụ cắt gọt: dao phay lăn răng, dao sọc, bao hình, dao chuốt, quả lô cán ren, cán thép. - Các loại bánh xe làm việc trong môi trường ăn mòn. Trong đó mặt hàng truyền thống của công ty là bánh răng côn xoắn có nhiều ưu thế trên thị trường sản phẩm cơ khí. Công ty gần như không có đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này. Hiện nay tuy đã có một số nơi sản xuất bánh răng côn xoắn nhưng chất lượng không cao, không đảm bảo các quy trình kĩ thuật nên sản phẩm của công ty vẫn tiêu thụ được với khối lượng lớn. (Xem bảng số liệu về sự biến động sản phẩm của công ty trong 5 năm gần đây). Số lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty hàng năm phụ thuộc chủ yếu vào chỉ tiêu của Bộ giao và số hợp đồng đặt hàng của khách hàng. Do công ty chỉ sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng nên số lượng sản xuất sản phẩm hàng năm không ổn định và có sự biến động lớn qua các năm. Một số mặt hàng có năm không sản xuất nhưng có năm lại sản xuất với số lượng sản phẩm rất lớn. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào tình hình kinh tế xã hội trong từng năm. Như nhóm sản phẩm phụ tùng xe máy, hai năm 1998 và 1999 công ty không có hợp đồng nên không sản xuất một sản phẩm nào, nhưng đến những năm 2000 đến 2002, công ty đã sản xuất với số lượng rất lớn. Đó là do trong ba năm gần đây, ở Việt Nam, “cơn sốt” xe máy với phụ tùng nội địa hoá đã làm cho ngày càng nhiều doanh nghiệp trong nước sản xuất những sản phẩm này. Nhưng có thể thấy, mặt hàng bánh răng côn xoắn của công ty hàng năm được sản xuất với khối lượng tương đối ổn định, năm nào công ty cũng có hợp đồng để tiến hành sản xuất. Ngoài sản phẩm bánh răng côn xoắn 9 sản xuất phục vụ cho lĩnh vực kinh tế, hàng năm công ty phải sản xuất một khối lượng hàng nhất định phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng. Năm nào công ty cũng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất sản phẩm truyền thống đặc chủng này của mình. Điều đó góp phần rất lớn vào việc ổn định tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua, tạo công ăn việc làm cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Bảng số liệu về sự biến động sản phẩm từ năm 1999 đến năm 2003 3. Thị trường Do đặc điểm của doanh nghiệp là một công ty trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên sản phẩm sản xuất ra có cả sản phẩm công nghiệp Quốc Phòng và sản phẩm kinh tế. Sản phẩm công nghiệp Quốc Phòng chủ yếu được tiêu thụ trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, dưới sự hỗ trợ tiêu thụ của Tổng cục Kĩ thuật Công nghiệp Quốc Phòng nên thị trường khá rộng lớn, trải dài từ Nam ra Bắc và trên thị trường hàng quốc phòng, hầu như công ty không gặp phải một sự cạnh tranh gay gắt nào. Số TT Tên sản phẩm Đvt 1999 2000 2001 2002 2003 I N. BR côn xoắn 1 Côn xoắn Benla Bộ 100 79 100 130 152 2 CX xe TY7E Bộ 100 42 30 40 38 3 Côn xoắn khác Bộ 10 116 55 75 112 II NPK đường dây Cái 110000 91974 99000 108900 102780 III PT máy thuỷ Cái 27125 - 30000 33000 31200 IV PT máy cày Cái 10800 8808 38300 42130 45800 V PT băng tải Con 19000 12300 - - 8900 VI PT ô tô máyxúc Cái 2150 2075 2440 2684 19879 VII PT xe máy Cái - 30500 25600 21500 - VIII Các loại khác Cái 63250 60985 71120 77853 79890 10 lượng sản phẩm công ty sản xuất ra cũng dựa theo đơn đặt hàng của tổng cục và các doanh nghiệp trong tổng cục. Tuy vậy, đây là mặt hàng yêu cầu chất lượng và kĩ thuật chế tạo sản xuất cao nên công ty phải tập chung chủ yếu vào vấn đề đảm bảo chất lượng và kĩ thuật của sản phẩm, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra một tổn thất lớn.Trên thị trường hàng kinh tế, công ty có lợi thế lớn về sản phẩm bánh răng côn xoắn. Có thể nói, cả miền Bắc chỉ có công ty là có thể sản xuất được các sản phẩm bánh răng côn xoắn đảm bảo cả về yêu cầu chất lượng và kĩ thuật nên gần như công ty “độc quyền” trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm này. Bánh răng côn xoắn được coi là mặt hàng truyền thống của công ty và không có đối thủ cạnh tranh. Do đặc thù của việc sản xuất bánh răng côn xoắn là đòi hỏi chất lượng nguyên vật liệu, cụ thể là thép, cao, không pha chế nhiều mà nguồn cung ứng nguyên vật liệu trên thị trường tự do là rất hạn chế (nếu có thì chất lượng thép không cao, không phù hợp với yêu cầu của việc chế tạo bánh răng côn xoắn) nên doanh nghiệp chiếm nhiều ưu thế trong việc sản xuất và phân phối sản phẩm này trên thị trường toàn miền Bắc. Nguồn nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm truyền thống của công ty chủ yếu là do Bộ Quốc Phòng cung cấp với số lượng lớn và do công ty luôn luôn chú trọng đến việc đảm bảo khối lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cho sản xuất nên công ty luôn đáp ứng được các đơn đặt hàng cũng như yêu cầu cấp bách của khách hàng. Tuy sản phẩm bánh răng côn xoắn vẫn là một mặt hàng “đặc chủng” của công ty nhưng hiện nay trên thị trường đã xuất hiện sản phẩm bánh răng côn xoắn nhập ngoại có chất lượng tương đương mà giá thành lại thấp hơn rất nhiều nên công ty đã gặp phải một số khó khăn. Nhưng do sự hỗ trợ của Bộ Quốc Phòng và các chính sách “nội địa hoá” của nhà nước, công ty vẫn tiếp tục đứng vững và phát triển được mặt hàng truyền thống của mình. Ngoài ra, các sản phẩm khác của công ty cũng có mặt trên thị trường công nghiệp trong cả nước như các mặt hàng nông nghiệp, các loại phụ tùng xe máy, nhông xích. Tuy nhiên, sản phẩm nhóm này của công ty lại bị cạnh tranh gay gắt trên thị trường trong nước, bởi một số công ty chuyên ngành khác. Các sản phẩm này thường là sản xuất nhỏ lẻ và không ổn định, khi thì sản xuất với số lượng lớn, 11 khi thì không có hợp đồng để tiến hành sản xuất. Tuy vậy, các mặt hàng này cũng góp phần làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và ổn định hơn. Nguồn cung cấp vật tư để sản xuất các sản phẩm thuộc nhóm này, doanh nghiệp chủ yếu mua trên thị trường của các doanh nghiệp chuyên cung cấp vật tư khác nên nhìn chung là việc đảm bảo nguyên vật liệu để sản xuất không gặp nhiều khó khăn. 4. Máy móc thiết bị Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độ máy móc công nghệ kĩ thuật của công ty còn lạc hậu, chủ yếu nhập vào những năm 70 của Liên Xô. Tuy thế, những máy móc thiết bị này vẫn hoạt động tốt, độ chính xác cao, mặc dù năng suất chưa cao. Hiện nay nhà máy có tổng cộng 210 máy móc thiết bị các loại, tuy nhiên công suất hoạt động của chúng còn thấp. Công ty chưa có các kế hoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máy móc thiết bị. Ngoài ra còn có một số máy móc do chính đội ngũ kĩ sư, công nhân trong nhà máy chế tạo sản xuất (thông qua các phong trào thi đua, sáng tạo kĩ thuật mà nhà máy đã phát động) như: máy trộn cát, máy gia công cơ khí giản đơn. Máy móc công nghệ của công ty là các loại máy móc đặc thù cho nên cũng khó có khả năng cải tiến, nâng cấp như máy mài nghiền bánh răng côn xoắn. Chính vì vậy công ty luôn luôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời tránh tình trạng máy móc thiết bị hỏng quá lâu, không đáp ứng được tiến độ sản xuất. Thêm vào đó, tình hình tài chính của công ty vẫn còn quá eo hẹp nên việc thay đổi, cải tiến công nghệ kĩ thuật là một vấn đề hết sức khó khăn. Bảng theo dõi máy móc thiết bị của công ty trong tháng 4 năm 2004 Số MMTB đang hoạt động tại các phân xưởng Loại TB A1 A2 A3 A4 Số MMTB hiện có trong CT Máy tiện 7 9 10 39 Máy phay 6 5 4 30 Máy mài 1 4 2 28 12 Máy khoan 1 2 19 Máy doa 1 1 3 Máy bào sọc 1 3 6 Máy búa 5 5 Máy dập ép 4 5 Lò nhiệt luyện 6 8 Máy khác 4 3 5 5 67 Tổng số máy móc hiện có trong toàn công ty 210 Qua bảng theo dõi trên, ta thấy hiệu suất sử dụng của các máy móc thiết bị của công ty còn rất thấp. Máy móc thiết bị không sử dụng quá nhiều, loại máy nào số lượng lớn thì bỏ không lại càng nhiều. Công ty nên có kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị hợp lý hơn để từ đó có thể tiết kiệm được nguồn nguyên nhiên vật liệu vận hành máy móc. Những loại máy nào còn nhiều mà không sử dụng hết, công ty có thể thanh lý hoặc bán để có vốn đầu tư mua những máy móc thiết bị hiện đại hơn. Tuy trình độ máy móc, công nghệ lạc hậu nhưng do trình độ lành nghề của công nhân và cán bộ trong công ty nên quá trình sản xuất sản phẩm vẫn diễn ra liên tục. Các dây chuyền sản xuất vẫn đạt kết quả cao. Tuy nhiên, nếu được đầu tư đúng chỗ, năng suất lao động bình quân nhà máy sẽ đạt kết quả tốt hơn. Trong thời gian tới, công ty có kế hoạch đầu tư 7 tỉ đồng vào việc mua sắm một số loại máy móc thiết bị mới, hiện đại. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty. 5. Doanh thu, lợi nhuận Trong thời gian khoảng 5 năm gần đây, công ty cơ khí Z179 đã tránh được tình trạng sản xuất trì trệ, không hoàn thành kế hoạch sản xuất đã đề ra. Ban giám đốc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng điều hành sản xuất trực tiếp nên trong 5 năm gần đây nhất, nhà máy đã đạt được những thành quả nhất định. Riêng nhiệm kì 2001 - 2003, Đảng bộ công ty lãnh đạo đã chấm dứt những năm không 13 hoàn thành nhiệm vụ, phấn đấu đạt được một số kết quả nhất định trong sản xuất kinh doanh, giá trị tăng trưởng bình quân đạt từ 15 - 20%/năm, đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên chức trong toàn công ty, vẫn giữ được năng lực sản xuất hàng Quốc Phòng để lúc yêu cầu là đáp ứng được ngay. Bảng số liệu dưới đây sẽ giúp ta thấy được rõ hơn tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua. Qua bảng số liệu dưới đây ta có thể thấy rằng doanh thu của công ty có sự tăng trưởng vượt bậc qua các năm. Từ năm 1999 đến 2003, doanh thu của công ty đã tăng từ hơn 7 tỉ đồng đến hơn 18 tỉ đồng. Đấy cũng là nhờ vào sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài những chỉ tiêu do Bộ và Nhà nước giao, ban giám đốc công ty còn hết sức cố gắng trong việc tìm kiếm những hợp đồng lớn, có lợi nhuận cao cho công ty. Ban giám đốc luôn phối hợp trực tiếp với các phòng ban, phân xưởng điều hành sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, chất lượng sản phẩm được nâng cao mà giá thành lại hạ để tất cả các sản phẩm của công ty đều có thể cạnh tranh được với sản phẩm của các doanh nghiệp trong và ngoài ngành. Bảng doanh thu của công ty cơ khí Z179 trong 5 năm gần đây (1999 – 2003) Đơn vị: 1000 đồng TT Tên sản phẩm 1999 2000 2001 2002 2003 A KD trong SXCN I Nhóm BR côn xoắn 1681800 1061126 1121632 1232743 1743954 1 Côn xoắn benla 636400 513500 652314 715425 981230 2 Côn xoắn xe TY7E 454500 210000 151134 1652245 2084431 3 BR côn xoắn khác 590900 337626 82536 90759 95711 II N.phụ kiện đườngdây 1043171 833834 117508 129250 132842 III Phụ tùng máy cày 181800 299193 1256135 1367246 1843872 IV Phụ tùng băng tải 363635 159108 1800619 1980729 2473166 V PT ôtô, máy xúc 534087 282835 302135 330349 338712 VI Phụ tùng xe máy 526330 410835 768021 844832 648832 14 VII Hàng cột vi ba 998175 1738124 632009 695210 732110 VIII Giá trị các hàng khác 1226787 554072 500612 550726 768920 B KD ngoài SXCN 909000 1405068 1504120 1650523 1987218 Tổng cộng 7454785 6744000 8532105 10659873 18307817 Còn về tổng lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong những năm gần đây cũng có sự tăng trưởng đáng mừng. So với năm 1999 lợi nhuận của công ty năm 2000 có giảm. Năm 2000, lợi nhuận của doanh nghiệp bằng 0. Nhưng đến năm 2001, lợi nhuận của doanh nghiệp lại tăng đáng kể so với năm 1999 (khoảng 29,37%) và cho đến năm 2002, lợi nhuận của doanh nghiệp đã đạt 91443000 đồng, tăng hơn năm 1999 là 43,41%, tăng hơn so với năm 2001 là 10%. Trong năm 2003, lợi nhuận của công ty đã đạt hơn 110 triệu đồng, tăng vượt bậc so với những năm trước. Đó là nhờ doanh nghiệp đã cân đối được giữa các khoản thu và chi, có nhiều tiến bộ trong lĩnh vực quản trị sản xuất, làm giảm giá thành sản phẩm mà vẫn giữ được chất lượng tốt. Bảng lợi nhuận của công ty cơ khí Z179 trong 5 năm gần đây (1999 – 2003) Đơn vị: 1000 đồng TT Tên sản phẩm 1999 2000 2001 2002 2003 A KD trong SXCN I Nhóm BR côn xoắn 125172 93458 54790 60269 72103 1 Côn xoắn benla 46029 54620 30348 33383 51388 2 Côn xoắn xe TY7E 35175 12314 2908 3199 17200 3 BR côn xoắn khác 43986 26524 4643 5107 9193 II N.phụ kiện đườngdây -263078 -29036 16891 18580 7830 III Phụ tùng máy cày -5580 10546 1747 1922 4842 IV Phụ tùng băng tải 30814 21076 36711 40382 41283 V PT ôtô, máy xúc 42033 23122 12148 13363 15830 VI Phụ tùng xe máy 30588 22606 5608 6169 4210 15 VII Hàng cột vi ba 50098 -60414 - 31 - VIII Giá trị các hàng khác 41590 8645 25404 27944 33412 B KD ngoài SXCN 9090 - 15000 16500 15998 Tổng cộng 60727 - 83130 91443 110157 6. Đánh giá chung 6.1. Những kết quả đạt được Qua những phần đã nêu ở trên, ta thấy rằng công ty cơ khí Z179 trong 5 năm gần đây đã có những bước tiến đáng kể. Kết quả sản xuất kinh doanh đã đạt được một số thành công nhất định, chấm dứt tình trạng nhiều năm không hoàn thành nhiệm vụ, làm ăn không có hiệu quả, Bộ và nhà nước luôn phải “bù lỗ”. Trong 4 tháng đầu năm 2004, công ty đã đạt doanh thu trên 7 tỉ đồng (cụ thể là 7498104000 đồng ), tăng hơn so với cùng kì năm ngoái gần 2.5 tỉ đồng, nộp ngân sách nhà nước 216 triệu, tăng 19,79% so với cả năm 2002. Đội ngũ cán bộ của công ty ngày càng phát huy được năng lực của mình, không chỉ quan tâm đến những mục tiêu lợi nhuận trước mắt mà còn đầu tư rất nhiều vào vấn đề con người. Đội ngũ công nhân lành nghề của công ty ngày càng tăng. Với một lực lượng lao động trình độ cao như vậy, công ty có nhiều điều kiện để phát triển sản xuất. Trong thời gian tới, chắc chắn công ty sẽ đạt được nhiều thành công mới, đáng tự hào hơn. Trên thị trường trong nước, công ty đã tìm cho mình một chỗ đứng nhất định. Sản phẩm truyền thống của công ty gần như không có đối thủ cạnh tranh và vẫn giữ được lợi thế vốn có của mình. Một số sản phẩm kinh tế khác cũng đã tìm được cho mình một vị trí, tuy chưa thực sự vững chắc, nhưng cũng đã giúp công ty có điều kiện để mạnh dạn đầu tư nhiều hơn. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua cũng đã đạt được những thành tích đáng tự hào. Doanh thu của công ty ngày càng tăng trong khi chi phí sản xuất có xu hướng giảm dần. Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả, khắc phục được một số tồn tại mà doanh nghiệp nhà nước hay mắc phải. 16 Trong hai năm gần đây, công ty luôn được bộ tặng bằng khen. Điều đó đã giúp cho cán bộ công nhân viên trong công ty quyết tâm phấn đấu sản xuất tốt hơn. 6.2. Những hạn chế cần khắc phục Bên cạnh những kết quả đáng tự hào mà công ty đã đạt được vẫn còn tồn tại một số những khó khăn, hạn chế cần khắc phục. Máy móc thiết bị của công ty còn quá lạc hậu, năng suất lao động chưa cao, chưa tiết kiệm được nguồn nhiên liệu vận hành. Điều đó dẫn tới chi phí sản xuất sản phẩm còn quá cao, giá thành chưa đạt sự ổn định cần thiết. Một số sản phẩm của công ty còn chưa có sức cạnh tranh trên thị trường. Các hợp đồng kinh tế không đều đặn, khi thì có quá nhiều việc để làm, khi thì không có việc để tiến hành sản xuất. Mặc dù công ty gặp rất nhiều thuận lợi trong việc vay vốn của ngân hàng quân đội nhưng tình hình tài chính của công ty vẫn không ổn định. Các nguồn vốn dành cho sản xuất và phát triển còn ít, chưa đáp ứng đủ yêu cầu của việc sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn tự có của công ty lại quá eo hẹp, không đủ khả năng để cải thiện điều kiện sản xuất tốt hơn. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Z179 I. Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư của công ty 1. Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp sản xuất nên các vấn đề liên quan đến việc mua sắm, dự trữ và sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả nhất luôn được công ty cơ khí Z179 chú trọng đến. Ban giám đốc cùng phối hợp với phòng kĩ thuật, phòng kế hoạch vật tư thông qua kế hoạch sản xuất trong kì để xác định nhu cầu vật tư cần thiết. Hàng năm, ngoài kế hoạch sản xuất các mặt hàng kinh tế cho các thị trường công, nông, lâm, ngư nghiệp theo hợp đồng của khách hàng, công ty phải sản xuất một số mặt 17 hàng Quốc Phòng theo chỉ tiêu do Bộ đề ra. Trong lĩnh vực hàng Quốc Phòng, công ty có nhiệm vụ sản xuất đủ số lượng và đảm bảo về chất lượng sản phẩm được giao. Công ty nghiên cứu và đề ra kế hoạch sản xuất sao cho kịp tiến độ được giao. Nguồn nguyên vật liệu để sản xuất các mặt hàng này được cấp trên cấp xuống nên rất thuận lợi cho việc sản xuất đúng tiến độ đề ra. Đây cũng chính là một thế mạnh của công ty. Vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng Quốc Phòng hầu như không có bán trên thị trường nên công ty rất có ưu thế trong việc sản xuất các mặt hàng này. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty là chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho Quốc Phòng và Kinh Tế bao gồm các loại: phụ tùng ôtô, xe máy, các cơ cấu truyền động, hộp số các loại, phụ kiện đường dây, các loại dụng cụ cắt gọt…nên hầu hết vật tư dùng để sản xuất sản phẩm như các loại thép, đồng, gang, các loại que hàn, than, vòng bi, dụng cụ đo, dụng cụ cắt… có thể dễ dàng mua trên thị trường. Tuy nhiên có một số sản phẩm Quốc Phòng lại phải sử dụng những loại thép mác cao không có bán trên thị trường thì công ty lại được Bộ cấp xuống với một khối lượng rất lớn nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm mua vật tư sản xuất sản phẩm này. Trong thời gian gần đây, giá cả của các loại sắt thép trên thị trường biến động mạnh nên công ty cũng gặp một số khó khăn nhất định trong việc thu mua, bảo quản và cấp phát vật tư đảm bảo cho sản xuất. Mặc dù vậy, công ty vẫn hết sức cố gắng trong công tác quản trị vật tư nhằm khắc phục những khó khăn đang diễn ra, đảm bảo cho sản xuất được liên tục và có hiệu quả. 2. Bộ máy quản trị Công ty cơ khí Z179 là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí cho Quốc Phòng và Kinh Tế. Với diện tích dành cho sản xuất và hoạt động không lớn nên nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ, bao gồm một số phòng ban chức năng và một số phân xưởng sản xuất. Ban giám đốc luôn luôn phối hợp với các phòng ban chức năng, đề ra những kế hoạch sản xuất phù hợp với tình hình rồi trực tiếp điều hành sản xuất cùng với các quản đốc phân xưởng. Các bộ phận, các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện đúng các kế 18 hoạch đề ra, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Công tác quản trị vật tư do phòng Kế hoạch – vật tư đảm nhận. Thông qua kế hoạch sản xuất trong kì, phòng Kế hoạch – vật tư phối hợp với phòng Kĩ thuật đưa ra các quyết định về việc mua sắm, dự trữ và sử dụng vật tư rồi trình lên ban giám đốc xác nhận. Chính vì vậy nên việc cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất luôn luôn được đảm bảo đúng tiến độ. *Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị *Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản trị -Phòng kế hoạch-vật tư: có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm). Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế hoạch-vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, Giám đốc PGĐ Kỹ thuật SX PGĐ Kinh doanh PGĐ Hành chính P. Kỹ thuật P. Cơ điện P. KCS P. KH vật tư P. TC- Kế toán P. Lao động P. Hành chính P. Chính trị 19 bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. -Phòng tài chính-kế toán: Thực hiện việc tổng kết, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì cụ thể. Phân tích, tính toán cụ thể, chi tiết mức độ hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp. Lập bảng tổng kết tài sản cụ thể từng kì để cho phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. -Phòng lao động: Thực hiện việc quản lý lao động. Cụ thể là về tiền lương, tiền thưởng của lao động trực tiếp và gián tiếp trong tháng, trong năm, về các vấn đề liên quan đến sự biến động nguồn nhân lực trong kì, thực hiện các công việc theo dõi số ngày làm việc của từng công nhân, nhân viên, tính toán số ngày nghỉ phép ốm đau của CBCNVC. Phòng lao động tính toán lương, bảo hiểm xã hội và còn phải đảm bảo các vấn đề liên quan đến việc an toàn lao động, đào tạo huấn luyện, nâng bậc cho CBCNV trong toàn nhà máy. -Phòng kĩ thuật: Có nhiệm vụ quản lý kĩ thuật chung cho toàn nhà máy.Dựa vào các hợp đồng kinh tế, các bản vẽ thiết kế điều hành tổ chức thiết kế, lập quy trình sản xuất, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật của sản phẩm, phù hợp với trang thiết bị của doanh nghiệp. Xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kì. Tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về phương hướng duy trì, đẩy mạnh, phát triển công tác khoa học quản lý công nghệ, phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng tốt hơn. Xây dựng đội ngũ về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ lâu dài cho công tác đảm bảo kĩ thuật. -Phòng cơ điện: Quản lý kĩ thuật thiết bị năng lượng. Phải đảm bảo mọi quy định đối với việc quản lý, sửa chữa máy móc thiết bị, năng lượng đảm bảo cho sản xuất: nước, điện. Ngăn ngừa, hạn chế các hư hỏng bất thường,khai thác tối đa công suất thiết kế của thiết bị và hệ thống năng lượng. Tìm mọi biện pháp để cải tiến, hiện đại hoá và đổi mới thiết bị nhằm tạo nên chất lượng sản phẩm và năng suất cao hơn. 20 -Phòng KCS: Có nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm, quản lý máy móc thiết bị dụng cụ đo lường, đề xuất với giám đốc các biện pháp sử dụng sao cho hợp lý và có hiệu quả. Đảm bảo kĩ thuật và phương pháp đo cho mọi người sử dụng phương tiện dụng cụ đo trong xí nghiệp. Cùng với cán bộ của phòng kĩ thuật tìm ra các nguyên nhân sai hỏng hàng loạt. -Phòng hành chính: bao gồm một số phòng ban như văn thư, ytế, tổ bảo vệ, nhà trẻ, nhà ăn nhằm đảm bảo đời sống tinh thần và thể lực cho công nhân viên toàn nhà máy. Ngoài ra, tổ bảo vệ còn có nhiệm vụ giữ cho tình hình an ninh sản xuất của nhà máy được ổn định, tránh thất thoát tài sản. -Phòng chính trị: có nhiệm vụ nghiên cứu các nghị quyết của Đảng và cấp trên đề ra. Thông qua các biên bản, nghị quyết đó, tiến hành các hoạt động nhằm hướng dẫn và giáo dục toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện đúng đắn những đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Tổ chức các buổi nói chuyện, sinh hoạt tập thể nhằm tìm ra các định hướng đúng đắn cho công ty trong thời gian tới sao cho phù hợp với đường lối chính sách đã đưa ra. Nhìn chung, mỗi phòng ban trong công ty đều có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Mỗi phòng ban đều tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính của mình và kết hợp với các phòng ban chức năng khác thực hiện các kế hoạch chung của toàn công ty. Chính vì bộ máy quản trị của công ty tương đối gọn nhẹ và ổn định nên việc đưa ra các quyết định về công tác quản trị nói chung và công tác quản trị vật tư nói riêng của công ty khá nhanh gọn và chính xác, không phải thông qua quá nhiều khâu trung gian. Công tác quản trị vật tư do phòng Kế hoạch – vật tư đảm nhận. Thông qua kế hoạch sản xuất trong kì, phòng Kế hoạch – vật tư phối hợp với phòng Kĩ thuật đưa ra các quyết định về việc mua sắm, dự trữ và sử dụng vật tư rồi trình lên ban giám đốc xác nhận. Mỗi khi có hợp đồng sản xuất sản phẩm, phòng Kế hoạch – vật tư dựa vào định mức vật tư do phòng Kĩ thuật đưa ra, kí lệnh cấp phát vật tư rồi cùng các quản đốc phân xưởng điều hành sản xuất. Chính vì vậy nên 21 việc cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất luôn luôn được đảm bảo đúng tiến độ và việc sử dụng vật tư có hiệu quả hơn. Thêm vào đó, trình độ của các nhà quản trị trong công ty cũng ngày càng được nâng cao. Hầu hết các vị lãnh đạo trong ban giám đốc của công ty đều có trình độ từ đại học trở lên và có từ 25 – 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất. Chính vì vậy, công ty luôn có những kế hoạch thu mua, bảo quản, cấp phát vật tư phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sản xuất trong kì. 3. Đội ngũ lao động Không chỉ trình độ của các nhà quản trị cấp cao trong công ty mới ảnh hưởng đến việc đảm bảo vật tư cho sản xuất mà trình độ của đội ngũ lao động, đặc biệt là trình độ lành nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng có hiệu quả vật tư sản xuất. Chính vì vậy, trong những năm gần đây, công ty cơ khí Z179 luôn chú ý đầu tư đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực. Càng ngày số lượng gián tiếp càng gọn nhẹ và có xu hướng giảm dần, làm cho tỉ lệ giữa công nhân sản xuất trực tiếp và gián tiếp hợp lý hơn. Hiện nay, trình độ của người lao động ngày càng được nâng cao, do nhà máy đã đầu tư đúng mức cho việc phát triển và đào tạo nguồn nhân lực. Trong toàn nhà máy, công nhân bậc 3/7-4/7 chiếm khoảng 20-25%, còn lại là công nhân bậc 5/7-7/7. Trình độ tay nghề của người công nhân cao, sản xuất được trong dây chuyền công nghệ liên tục, hiện đại đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng cũng như kĩ thuật của sản phẩm. Công nhân có thể thích nghi được với điều kiện làm việc liên tục, căng thẳng nhằm đạt đúng tiến độ đã đề ra. Với số công nhân trực tiếp sản xuất có tay nghề cao, công ty có thể thay đổi cơ cấu công nhân trực tiếp sản xuất cho phù hợp với tình hình chung sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Tính đến ngày 19/4/2004 bậc thợ bình quân của công ty là 5,28. Trình độ công nhân sản xuất tính đến ngày 19/4/2004 Bậc thợ 3/7 4/7 5/7 6/7 7/7 Bậc thợ bình quân Số lượng 39 4 22 40 47 5,28 22 Với số lượng công nhân có trình độ tay nghề cao chiếm tỉ lệ lớn như vậy, công ty có rất nhiều ưu thế trong việc sử dụng tiết kiệm nguồn vật tư phục vụ cho sản xuất. Trình độ tay nghề cao, kết hợp với nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất, đội ngũ công nhân của công ty luôn luôn hoàn thành kế hoạch định mức vật tư cho từng loại sản phẩm mà phòng kĩ thuật đề ra. Không chỉ có vậy, đội ngũ công nhân của công ty còn tuân thủ kỉ luật rất nghiêm ngặt, sử dụng vật tư đúng mục đích, luôn phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Còn về bộ máy quản trị, hầu hết các cán bộ quản lý của nhà máy đều tốt nghiệp đại học, nhân viên văn phòng thì trình độ từ trung cấp trở nên. Thêm vào đó, trình độ của các nhà quản trị trong công ty cũng ngày càng được nâng cao. Hầu hết các vị lãnh đạo trong ban giám đốc của công ty đều có trình độ từ đại học trở lên và có từ 25 – 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất. Chính vì vậy, công ty luôn có những kế hoạch thu mua, bảo quản, cấp phát vật tư phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sản xuất trong kì. Cán bộ cấp cao trong công ty luôn chú trọng tiếp thu công nghệ và kĩ thuật sản xuất mới, luôn phát động các phong trào thi đua sáng tạo CNKHKT nhằm tạo ra các máy móc thiết bị có công suất cao, chất lượng ổn định mà giá thành lại thấp, từ đó có thể sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất lượng vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm. Chính vì trình độ của người lãnh đạo cũng như trình độ của người lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị vật tư nên công ty luôn tìm cách tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ tay nghề cũng như trình độ quản lý. Công ty hỗ trợ cho một số cán bộ, công nhân viên tham gia các khoá học trung và dài hạn nhằm nâng cao trình độ cho người lao động để có thể tiếp thu đợc với những trình độ công nghệ tiên tiến, hiện đại. Trong năm 2003, nhà máy đã cử 36 công nhân đi học lớp đào tạo, huấn luyện kĩ thuật dài hạn ở trường đào tạo của Bộ Quốc Phòng và 15 công nhân được đào tạo theo phương thức đào tạo kèm cặp ngay tại công ty. 23 Nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ lao động đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty, ban lãnh đạo công ty còn hết sức chú ý đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của CBCNV. Về vấn đề thu nhập của người lao động, hiện nay công ty cũng đang hết sức cố gắng thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo lợi ích cho toàn thể cán bộ công nhân viên cho toàn doanh nghiệp. Mức lương hiện nay của CNVC cũng đã tăng đáng kể so với những năm 1998 - 1999. Đối với công nhân, công ty trả lương sản phẩm hoặc lương định mức hoặc lương khoán, lương khoán có thưởng. Đối với gián tiếp, công ty trả lương thời gian. Ngoài ra, cán bộ viên chức trong nhà máy ngoài tiền lương theo thời gian thực tế làm việc còn được hưởng lương phụ cấp công chức. Chính vì những vấn đề về quản trị nguồn nhân lực luôn luôn được công ty quan tâm, chú ý nên đời sống vật chất của người lao động trong công ty ngày càng được nâng cao. Nếu như năm 1998, tiền lương bình quân của cả công ty chỉ đạt 558000 đồng thì đến năm 2002, con số này đã lên đến hơn 850000 đồng và những tháng đầu năm 2004 là 1.020.000 đồng. Tuy so với cuộc sống hiện nay, mức lương này là không cao như- ng trong tình hình nhà máy còn khó khăn như hiện nay, đó đã là một nguồn động viên lớn cho toàn thể cán bộ công nhân viên chức công ty. Công ty còn thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua nhằm tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Tóm lại, đội ngũ lao động trong công ty có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị vật tư. Công ty cần quan tâm động viên và đầu tư nhiều hơn nữa đến người lao động. 4. Kĩ thuật – công nghệ Trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến lượng tiêu dùng vật tư trong sản xuất. Máy móc thiết bị hiện đại, năng suất cao cộng với trình độ lành nghề của người lao động sẽ dẫn đến việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả. Ngược lại, với trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật quá lạc hậu thì sự lãng phí vật tư trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độ máy móc công nghệ kĩ thuật của 24 công ty cơ khí Z179 còn lạc hậu, chủ yếu nhập vào những năm 70 của Liên Xô. Tuy thế, những máy móc thiết bị này vẫn hoạt động tốt, độ chính xác cao, mặc dù năng suất chưa cao. Hiện nay công ty có tổng cộng 210 máy móc thiết bị các loại, tuy nhiên công suất hoạt động của chúng còn thấp. Công ty chưa có các kế hoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máy móc thiết bị. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến việc sản xuất sản phẩm cũng như sử dụng vật tư có hiệu quả. Nhìn chung, những phân xưởng còn phải dùng một số máy móc thiết bị quá lạc hậu đều sử dụng vật tư vượt quá định mức đặt ra. Đó chính là một hạn chế mà công ty cần phải khắc phục. Ngoài ra còn có một số máy móc do chính đội ngũ kĩ sư, công nhân trong nhà máy chế tạo sản xuất (thông qua các phong trào thi đua, sáng tạo kĩ thuật mà nhà máy đã phát động) như: máy trộn cát, máy gia công cơ khí giản đơn. Máy móc công nghệ của nhà máy là các loại máy móc đặc thù cho nên cũng khó có khả năng cải tiến, nâng cấp như máy mài nghiền bánh răng côn xoắn. Chính vì vậy nhà máy luôn luôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời tránh tình trạng máy móc thiết bị hỏng quá lâu, không đáp ứng được tiến độ sản xuất. Việc làm đó cũng góp phần không nhỏ vào việc sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả hơn. Tuy trình độ máy móc, công nghệ lạc hậu nhưng do trình độ lành nghề của công nhân và cán bộ nhà máy nên việc sản xuất trong nhà máy vẫn diễn ra liên tục. Các dây chuyền sản xuất vẫn đạt kết quả cao. Lượng vật tư sử dụng tuy có lúc vượt quá định mức do phòng kĩ thuật đặt ra nhưng nhìn chung vẫn đạt được hiệu quả như mong đợi. Các dây chuyền sản xuất các loại mặt hàng có thế mạnh của công ty vẫn hoạt động tốt và luôn tiết kiệm được một lượng vật tư đáng kể, góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, giữ vững vị thế cạnh tranh của mình. Tuy nhiên, nếu được đầu tư đúng chỗ, năng suất lao động bình quân cũng như việc thực hiện định mức lượng vật tư sử dụng cho sản xuất của công ty sẽ đạt kết quả tốt hơn. Trong thời gian tới, công ty có kế hoạch đầu tư 7 tỉ đồng vào việc mua sắm một số loại máy móc thiết bị mới, hiện đại. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty nói chung, hiệu quả sử dụng vật tư phục vụ cho sản xuất nói riêng. 25 5. Nguồn vốn Vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất của các doanh nghiệp. Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị vật tư mà còn ảnh hưởng quyết định đến công tác quản trị sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng vốn để đầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển, đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc công nghệ, đầu tư hiện đại hoá hoạt động quản trị và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Để có được nguồn vốn kinh doanh đủ lớn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Đối với công ty cơ khí Z179, nguồn vốn của công ty được huy động chủ yếu từ các nguồn sau: vay vốn tín dụng của các ngân hàng thương mại, các ngân hàng quân đội (công ty có nhiều lợi thế trong việc vay vốn của các ngân hàng quân đội), huy động vốn từ cán bộ công nhân viên chức trong công ty, từ doanh thu bán sản phẩm hàng hoá dịch vụ, và một phần nhỏ do ngân sách nhà nước cấp xuống… Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty trong những năm gần đây khá ổn định, công ty không gặp khó khăn gì trong việc huy động cũng như sử dụng vốn. Tình hình tài chính của công ty quý I năm 2004, được thể hiện dưới bảng sau: STT Tài sản Đầu kì Cuối kì I TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 16376890372 17312176146 1 Tiền 205343235 388780100 2 Các khoản phải thu 13578870306 13873383429 3 Hàng tồn kho 2275597462 27557306897 4 Tài sản lưu động khác 131521494 280288738 5 Chi sự nghiệp 197557875 13933190 II TSCĐ và đầu tư dài hạn 21099987744 21045466744 1 Tài sản cố định 20970585769 20897547769 2 CPXD dở dang 129401975 147918975 Tổng cộng 37476878116 38357642890 26 STT Nguồn vốn Đầu kì Cuối kì I Nợ phải trả 13406724894 14381001776 1 Nợ ngắn hạn 12652914668 13627191550 2 Nợ dài hạn 753810226 753810226 II Nguồn vốn chủ sở hữu 24070153222 23976641114 1 Nguồn vốn, quỹ 23942253713 24012741605 2 Nguồn kinh phí, quỹ khác 127899509 (36100591) Tổng cộng 37476878116 38357642890 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng cơ cấu nguồn vốn của công ty trong quý I năm 2004 tương đối ổn định và cân đối, công ty có khả năng độc lập tự chủ về tài chính, không phụ thuộc nhiều vào các biến động trên thị trường nói chung cũng như tình hình sản xuất kinh doanh nói riêng trong toàn công ty. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị vật tư tại công ty. Dù trong điều kiện hoàn cảnh nào, công ty cũng có đủ năng lực tài chính để mua sắm những thiết bị vật tư cần thiết cho sản xuất. Nguồn vốn của công ty so với một số doanh nghiệp nhà nước khác không phải là quá lớn, nhưng cũng không quá nhỏ, nhìn chung là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh trong công ty. Do điều kiện địa lý của công ty khá thuận lợi về mặt giao thông nên việc thu mua vật tư phục vụ cho sản xuất rất dễ dàng, khi cần hàng là có ngay nên việc dự trữ vật tư tại công ty không gặp khó khăn gì. Vì vậy, với một năng lực tài chính không quá yếu mà khá ổn định như vậy, công ty cơ khí Z179 luôn đảm bảo được tất cả các mặt trong công tác quản trị kinh doanh nói chung cũng như công tác quản trị vật tư nói riêng. 6. Thị trường cung ứng Là một doanh nghiệp sản xuất nên những vấn đề về công tác quản trị vật tư luôn được công ty cơ khí Z179 đặt lên hàng đầu. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xác định lượng vật tư cần mua sắm trong kì theo kế hoạch sản xuất để bảo đảm cho sản xuất được diễn ra liên tục và ổn định. Thông qua định mức vật tư phòng Kĩ thuật đưa ra cho từng loại sản phẩm, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức công tác cấp 27 phát vật tư cho từng bộ phận sản xuất sao cho tiết kiệm và có hiệu quả nhất. Để đạt được điều đó, công ty thường xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung ứng vật tư cho mình nhằm đảm bảo được lượng vật tư cần thiết cả trong điều kiện, tình hình kinh tế không thuận lợi. Nguồn vật tư dùng để sản xuất một số mặt hàng dành cho quốc phòng được bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Đó chính là một lợi thế của công ty. Tuy vậy công ty vẫn rất chú trọng đến kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để có thể đáp ứng được mọi yêu cầu về sản xuất trong điều kiện thuận lợi hay không thuận lợi. Riêng nguyên vật liệu để sản xuất mặt hàng bánh răng côn xoắn, công ty được bộ quốc phòng cung cấp. Do yêu cầu chất lượng kĩ thuật, sản phẩm bánh răng côn xoắn phải được chế tạo từ một loại thép mác cao mà thị trường không có nên công ty có rất nhiều ưu thế trong việc sản xuất sản phẩm này. Hiện nay trên thị trường đã xuất hiện một số nhãn hiệu thép để sản xuất sản phẩm bánh răng côn xoắn nhưng chất lượng thép chưa đạt yêu cầu đặt ra nên công ty vẫn giữ vững được vị trí của mình, và sản phẩm bánh răng côn xoắn của công ty vẫn có sức cạnh tranh cao. Do nguồn nguyên vật liệu được bộ cung cấp với số lượng lớn nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm nguồn nguyên vật liệu mới. Còn đối với một số sản phẩm kinh tế khác, nguồn nguyên vật liệu để sản xuất ra chúng được bán rất nhiều trên thị trường nên những vấn đề về quản trị nguồn vật tư không gặp nhiều khó khăn. Công ty thường mua nguyên vật liệu của một số bạn hàng lâu năm nên nguồn vật liệu được cung ứng khá ổn định. Thêm vào đó, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu luôn được công ty chú trọng đến, công ty luôn tìm mọi cách để đảm bảo số lượng vật tư cho dự trữ thường xuyên, cũng như cho dự trữ bảo hiểm nên chưa bao giờ công ty bị thiếu nguyên vật liệu để sản xuất. Việc sản xuất sản phẩm diễn ra liên tục và tương đối ổn định. II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 1. Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư 28 Công ty cơ khí Z179 là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành công, nông, lâm, ngư nghiệp… trên thị trường kinh tế và các mặt hàng phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng nên đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản, chủng loại vật tư đa dạng, khối lượng lớn, bao gồm các loại sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai…Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại công ty. Kế hoạch cung ứng vật tư tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch – vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm). Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế hoạch-vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Phòng Kế hoạch – Vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng Kĩ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi trong kì trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép…rồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng đối tượng sản phẩm trong kì. Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật tư trong kì, phòng kế hoạch – vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, phòng kế hoạch – vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. 29 Tại công ty cơ khí Z179, vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng quốc phòng được bộ cung cấp với số lượng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu do bộ giao nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm mua các loại vật tư này. Phòng kế hoạch vật – vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận vật tư rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng này sao cho kịp tiến độ được giao. Còn vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty phải tìm mua trên thị trường. Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Công ty xác định cho mỗi loại vật tư từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty định kì tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng…, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. Hàng năm, công ty sản xuất một khối lượng hàng hoá rất lớn với các chủng loại đa dạng, phong phú do vậy nhu cầu tiêu dùng vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm là rất lớn. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như thép các loại (thép cacbon, thép hợp kim, thép dụng cụ…), nhôm, đồng, gang… công ty phải mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp. Các loại vật liệu này công nghiệp trong nước chưa sản xuất được nên công ty thường lựa chọn sản phẩm của Nhật, Liên Xô cũ, Hàn Quốc…để đảm bảo chất lượng mà giá thành lại rẻ, phù hợp với năng lực tài chính của công ty. Còn đối với các loại vật liệu phụ như que hàn, than, vòng bi, dây đai, các dụng cụ đo, dụng cụ cắt…bán nhiều trên thị trường, đặc biệt là ở thị trường Hà Nội, công ty có thể dễ dàng mua mỗi khi có nhu cầu. Do thị trường vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng cơ khí rất đa dạng và phong phú, lại không quá khan hiếm nên việc thu mua vật tư cho từng kì sản xuất không gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, trong thời gian gần đây, giá thép trên thị trường tăng cao đột biến đã gây ra nhiều bất lợi cho công ty. Công ty đã tăng cường chú trọng hơn nữa đến công tác quản trị vật tư nhằm giải quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy. 30 2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở công ty cơ khí Z179 rất được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư sản xuất có hiệu quả nhất. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kĩ thuật đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật. Phòng kĩ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức vật tư sao cho lượng vật tư sử dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kĩ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kĩ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu dùng vật tư cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động…Phòng kĩ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất để tiến 31 hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng vật tư nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng Kĩ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Dưới đây là bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính của công ty trong quý I năm 2004. (Xem trang bên ) Từ bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kì, tính ra chi phí vật tư trong kì rồi thực hiện công tác thu mua vật tư. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kĩ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn. 32 Bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2004 Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng 1 Thép 18X TT Kg 42 2 Thép rèn ngoài Kg 42 3 Dầu nhiệt luyện KgSp 33,6 Bánh răng côn xoắn chủ động benla 4 Chất thấm KgSp 33,6 1 Thép C45 Kg 1,26 2 Dầu KgSp 0,2 Bánh răng Z24M3 D12-95 3 Giấy Kg 0,19 1 Thép C45 Kg 7,04 2 Thép 20X Kg 15,15 3 Than rèn Kg 1,11 4 Dầu nhiệt luyện KgSp 12,12 Trục các loại 5 Chất thấm KgSp 12,12 1 Thép C45 Kg 7,37 2 Thép 20X Kg 0,9 3 Than rèn Kg 3,685 4 Dầu nhiệt luyện KgSp 0,72 Các loại bánh xích 5 Chất thấm KgSp 0,72 3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty cơ khí Z179 là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật tư đó. 33 Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hoá đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho. Trước tiên, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư (thường là phó phòng, người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật tư), một đại diện phòng KCS (thường là trưởng phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho) Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán. Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. 34 Mẫu biên bản kiểm nghiệm Đơn vị………….. Mẫu số 05 – VT Bộ phận………… Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) Ngày … tháng … năm … Số:….. - Căn cứ …….số……ngày……..tháng……..năm……của……………….. …………………………………………………………………………….. -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, Bà:………………..trưởng ban Ông, Bà;…………………..uỷ viên Ông, Bà…………………uỷ viên -Đã kiểm nghiệm các loại Kết quả kiểm nghiệm STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT (SP, HH) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F Ý kiến của ban kiểm nghiệm:……………………………………………. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) 35 Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị:………. Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ:…........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng…năm… Nợ……… Số:…… Có……… -Họ tên người giao hàng……………………………………….…………… -Theo …………số…………ngày……tháng……năm……của…………… ……………………………………………………………………………. -Nhập tại kho:………………………………………………………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):……………………………………………….. Nhập, ngày … tháng … năm … Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) 36 Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Z179 khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ. 4. Công tác bảo quản vật tư Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty cơ khí Z179 có những đặc điểm riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất các loại mặt hàng khác như quần áo, giày dép, bánh kẹo…Vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, cả về số lượng và chủng loại. Mỗi đợt thu mua vật tư công ty nhập kho hàng trăm loại vật tư khác nhau với hàng ngàn tấn mỗi loại. Các loại sắt thép, gang, chì đồng…rất dễ bị ôxi hoá nếu không được bảo quản kịp thời. Các loại xăng dầu, hoá chất rất dễ gây cháy nổ nếu không được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại vật tư này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói vật tư và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép 18 XTT chỉ dùng để sản xuất các loại bánh răng, thép X12M chỉ dùng để sản xuất các loại dụng cụ cắt dập nguội. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng… nên vật tư dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp vật tư trong kho sao cho có khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản trị vật tư trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao. Do mỗi loại vật tư đều có những đặc điểm riêng như vậy, công ty đã đề ra những phương thức và bảo quản khác nhau. Đối với những loại vật tư chính, dễ bị ôxi hoá thì công ty thực hiện các công việc như lau chùi, đóng gói…sao cho chống lại được tác động của môi trường. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ, 37 công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn an toàn như kho bãi, hệ thống báo động, cứu hoả, cấp cứu… Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư, công ty đã xây dựng hệ thống kho căn cứ vào công dụng của kho: - Kho vật liệu chính: thép, gang, đồng… - Kho vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai… - Kho dụng cụ: dụng cụ đo, dụng cụ cắt… - Kho cơ điện: than, dầu, điện… - Kho bán thành phẩm - Kho thành phẩm - Kho phế liệu Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng, chủng loại vật tư chứa trong kho. Mỗi kho có một thủ kho và một đội bảo quản từ 1 đến 3 người, tuỳ thuộc vào đặc điểm lớn nhỏ và tính chất quan trọng của vật tư trong kho. Nhìn chung, công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Z179 như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng vật tư từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn. 5. Công tác cấp phát vật tư Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty cơ khí Z179 không chỉ được tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật tư theo yêu cầu được thực hiện đối với các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Đối chiếu với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các phân xưởng sản xuất lên kho lĩnh vật tư. 38 Còn đối với các loại vật tư sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. 39 40 Mẫu lệnh sản xuất TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NHÀ MÁY Z179 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -:- --------------------- Số: /KH Ngày … tháng … năm … LỆNH SẢN XUẤT -Căn cứ nhiệm vụ sản xuất:………………………………………….. -Đơn vị thực hiện:…………………………………………………..... -Thời gian hoàn thành:……………………………………………….. Đơn giá TT Nội dung công việc ĐVT Số lượng Vật tư Lương TBCN CP khác Cộng Người nhận Người lập biểu PHÒNG KẾ HOẠCH GIÁM ĐỐC (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên và đóng dấu) 41 Do đặc điểm vật tư sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ dàng mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát vật tư, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng như điều hành. Hoá đơn xuất kho vật tư bao gồm 4 liên, trong đó: *1 liên lưu kho *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính 42 Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị:………. Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ:…........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng…năm… Nợ……… Số:…… Có……… -Họ tên người nhận hàng………………………Địa chỉ (bộ phận)…………… -Lý do xuất kho:……………………………………………………………… -Xuất tại kho:………………………………………………………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):……………………………………………….. Xuất, ngày … tháng … năm … Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) 43 Công tác cấp phát vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Z179 luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 6. Công tác thống kê, kiểm kê vật tư Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư được tiến ra thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này. Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại công ty cơ khí Z179 đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số vật tư cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty. Khi vật tư đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận vật tư sản xuất 44 phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị vật tư tiết kiệm được. Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở từng phân xưởng và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất vật tư theo hạn mức và thẻ kho. 45 Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. B an hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính THẺ KHO Ngày lập thẻ…………. Tờ sô……………… -Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư……………………………………………………………… -Đơn vị tính……………………………………………………………… -Mã số……………………………………………………………………………………. Chứng từ Số lượng STT Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn Kí xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4 46 Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức 47 Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính Số:……….. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày … tháng … năm … Nợ:……….. Có:………….. Bộ phận sử dụng:……………………… Lý do xuất:………………………….. Xuất tại kho:………………………….. Số lượng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất VT Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Ngày Ngày Ngày Cộng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận kí Ngày … tháng … năm… Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) 48 7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản trị nguồn vật tư tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như các công ty cơ khí khác, công ty cơ khí Z179 chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỉ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0.05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không. Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, đồng thời loại bỏ những sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng các yêu cầu kĩ thuật như trong bản vẽ thiết kế. Sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm, phế liệu có thể tái sử dụng được và phế liệu không thể sử dụng lại được. Phế liệu không thể sử dụng lại được, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, như máy dập ép, máy búa, lò nhiệt luyện…, công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm được công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có hẳn một tổ đúc và tổ nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm như phoi, các loại đầu thừa khi cắt gang, thép, các sản phẩm hỏng…thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc sản xuất các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm được một lượng đáng kể chi phí sử dụng vật tư, hạ thấp giá thành sản phẩm. 49 Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất được quan tâm chú ý đến nhưng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này một cách thường xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật tư của công ty là có hiệu quả, đạt được chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phương thức sản xuất mới, máy móc thiết bị mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi được sau mỗi đợt sản xuất. 8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật tư Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là tương đối đầy đủ và đã có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư được coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trước một lệnh sản xuất bất kì, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc tính chi phí kinh doanh sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí khấu hao thiết bị nhà xưởng, tiền lương của công nhân sản xuất chính, BHYT, tiền CĐ và các khoản chi phí chung khác. Trong đó có cả phần diễn giải chi phí vật tư, nhiên liệu riêng. Trong phần này, các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí về kho tàng, điện nước, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản vật tư hàng hoá đều được tính toán đầy đủ và chính xác. Thông qua đó, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán có thể dễ dàng xác định được những chi phí đã bỏ ra trong kì. 50 TỔNG CỤC CNQP CT CƠ KHÍ Z179 *** BẢNG KẾ HOẠCH GIÁ THÀNH VÀ GIÁ BÁN SẢN PHẨM Số: /KH TÊN SẢN PHẨM………………………………………………………………….. STT Khoản mục Giá KH Giá thực tế Ghi chú 1 NVL chính + BTP mua ngoài 2 Nhiên liệu 3 VL phụ và CC lao động nhỏ 4 Động lực 5 Khấu hao thiết bị nhà xưởng 6 Tiền lương của CN sản xuất chính 7 BHYT, CPCĐ 8 CP chung Cộng giá thành đơn vị sản phẩm 9 CP quản lý doanh nghiệp 10 Chi phí bán hàng 11 Các loại thuế 12 Lợi nhuận Cộng giá bán sản phẩm 51 PHẦN DIỄN GIẢI I. PHẦN LAO ĐỘNG Chi tiết Tổng số Tạo phôi Gia công cơ khí Gia công nhiệt Rèn Đúc Tiện Phay Mài Rà Nguội ủ tôi NL Mạ II. PHẦN VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá lẻ Thành tiền Ghi chú Tên vật liệu chính Tên vật liệu phụ Tên các công cụ dụng cụ Các chất bảo quản Lương bảo quản Chi phí vận chuyển Khuyến mại Giám đốc Trưởng phòng kế hoạch Người lập biểu (Kí tên và đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) 52 III. Đánh giá chung về công tác quản trị vật tư của công ty 1. Ưu điểm Như ta đã biết, đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Tại công ty cơ khí Z179, công tác quản trị vật tư cho sản xuất đã đạt được một số kết quả trên các mặt sau: *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kì sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, công ty có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ cung ứng vật tư, khi họ tìm được nguồn cung ứng tốt, ổn định, giá rẻ. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Hiện nay, công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống này ngày càng được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác định mức đã được một số kết quả nhất định như một số loại vật tư sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. *Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật tư tại công ty khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi vật tư về đến nơi, cán 53 bộ, công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát vật tư xảy ra trước khi tiếp nhận. *Về công tác bảo quản vật tư Hệ thống kho tàng tại công ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kĩ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật tư. *Về công tác cấp phát vật tư Công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật tư mà bị ngừng trệ. *Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư Công tác thống kê, kiểm kê vật tư tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát, tiếp nhận vật tư. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên phấn đấu tiêu dùng vật tư hợp lý và tiết kiệm. Việc thống kê, kiểm kê vật tư tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng như thực tế sản xuất của phân xưởng. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng vật tư có hiệu quả. Cán bộ công nhân viên sử dụng vật tư nghiêm túc thực hiện tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu dùng lại hay phế liệu không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phê liệu phế phẩm đó. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm được chú trọng như vậy nên công ty cũng đã tiết kiệm được một khối lượng vật tư lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn. 2. Nhược điểm Bất kì một sự vật hiện tượng nào cũng có tính hai mặt của nó. Trong một doanh nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhược điểm, những tồn tại cần phả hạn chế, khắc phục. Tại công ty cơ khí Z179, trong công tác quản trị 54 vật tư, bên cạnh những kết quả đạt được, công ty còn có một số những yếu điểm cần khắc phục. *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Do công ty nằm trên địa bàn tương dối thuận lợi về mặt giao thông, thêm vào đó các loại vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty lại được bày bán rất nhiều trên thị trường nên việc mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ chưa được công ty coi trọng đúng mức. Quá trình nghiên cứu thị trường còn chưa được thực hiện nghiêm túc, luôn có tư tưởng “cần là có” nên chưa chú trọng đến việc cải tiến và thay thế vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Mặc dù công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư luôn được ban giám đốc và các cán bộ có liên quan đầu tư, chú trọng đúng mức song nhìn chung việc thực hiện định mức tiêu dùng vật tư tại các phân xưởng chưa đạt yêu cầu. Qua việc thanh quyết toán vật tư hàng tháng cho thấy hầu hết các loại vật tư tiêu dùng đều có khối lượng nhỏ hơn định mức tuy nhiên một số loại vẫn còn cao, vượt định mức. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát tình trạng thực tế. Việc sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thường tiêu dùng một lượng vật tư lớn hơn định mức do phòng kĩ thuật đặt ra. Công ty vẫn chưa tìm ra được biện pháp khắc phục vấn đề này. *Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Công tác tiếp nhận vật tư ở công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng vật tư do thiếu công cụ, dụng cụ. Đôi khi việc kiểm tra còn sơ sài và mang tính chủ quan, bởi vật tư dùng cho sản xuất tại công ty đều là các loại vật liệu có khối lượng lớn và ít bị hao hụt, ít bị môi trường tác động. *Về công tác bảo quản vật tư Do vật tư dùng trong quá trình sản xuất của công ty có những đặc điểm riêng như: dễ kiểm tra về số lượng và ít bị thay đổi chất lượng nên công tác bảo quản vật tư vẫn còn nhiều thiếu sót. Mỗi kho được giao từ một đến hai người quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt, mất mát vật tư trong kho nhưng 55 chế độ thưởng, phạt lại không rõ ràng nên những người có liên quan vẫn chưa nhận thức được trách nhiệm của mình. *Về công tác cấp phát vật tư Đôi khi công tác cấp phát vật tư còn phải qua nhiều khâu rườm rà. Có những trường hợp đang sản xuất hết vật tư công nhân phải ngừng sản xuất để chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên, đặc biệt là trong công tác cấp phát vật tư phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng do Bộ giao. *Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư Công tác thống kê, kiểm kê được diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất thực tế nhưng chưa mang lại kết quả mong muốn. Qua các đợt kiểm tra tình hình sử dụng vật tư, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn chưa tìm ra được những nguyên nhân chính gây ra tình trạng sử dụng vật tư vượt định mức cũng như chưa có những yêu cầu khen thưởng xác đáng, kịp thời cho phân xưởng có thành tích sử dụng tiết kiệm vật tư. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tâm đúng mức. Đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra. Thêm vào đó, lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử dụng hợp lý nhất. *Một số nguyên nhân khác Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ của cán bộ quản lý cũng là một trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém của công tác quản trị vật tư. Máy móc thiết bị của công ty còn lạc hâu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng như hiệu quả sử dụng vật tư còn thấp. Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn chế, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nên việc điều hành các công việc có liên quan không đạt hiệu quả cao, đôi khi còn gây lãng phí thời gian và tiền bạc. Thêm vào đó, công nhân chưa ý thức được hết tầm quan trọng của việc 56 sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để giảm mức tiêu dùng vật tư. Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179 I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1. Định hướng chung Từ kết quả điều tra khai thác, dự báo nhu cầu thị trường, từ sự phân tích cơ cấu sản phẩm tiêu thụ trong các năm 1999, 2000, 2001,2002,2003 và giá trị hợp đồng đã kí năm 2003 chuyển sang năm 2004, từ mục tiêu giữ vững và phát triển sản xuất đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên, công ty cơ khí Z179 dự kiến mục tiêu sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới với nội dung cụ thể như sau: Phương châm chỉ đạo xuyên suốt các hoạt động của bộ máy quản trị trong công ty trong những năm tới vẫn là: “Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm trong đó đặc biệt chú trọng đến các sản phẩm có thế mạnh của mình như các loại sản phẩm bánh răng côn xoắn, hàng thuộc dự án 7…Thêm vào đó, công ty tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đóng góp xứng đáng vào công cuộc bảo vệ tổ quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội”. Riêng về công tác quản trị vật tư, công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt yếu kém để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng vật tư. Công ty dự kiến sẽ mở một lớp đào tạo huấn luyện về các nghiệp vụ kinh tế cho cán bộ quản lý vật tư, nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị vật tư. Chú trọng hơn nữa đến các biện pháp kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong từng phân xưởng, từng công nhân sản xuất. Xây dựng lại và củng cố hệ thống kho tàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất, giảm chi phí bảo quản và vận chuyển vật tư từ hệ thống kho tàng đến 57 phân xưởng sản xuất. Giảm định mức vật tư cho từng loại sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, trong thời gian tới, công ty sẽ đầu tư 7 tỉ đồng vào việc thay đổi và cải tiến máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Thay vì sản xuất các thiết bị phụ tùng nhỏ lẻ, công ty sẽ đầu tư sản xuất một loạt các cụm chi tiết hoàn chỉnh. Để đạt được điều đó, công ty phải đầu tư một số máy móc mới và cải tiến máy móc cũ cho đạt yêu cầu kĩ thuật. Vấn đề mở rộng thị trường cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp đang quan tâm đến. Các sản phẩm của công ty trong thời gian tới sẽ thâm nhập vào tất cả các thị trường trong lĩnh vực kinh tế, như các ngành công, nông, ngư, lâm nghiệp…Công tác marketing, quảng cáo sản phẩm, phục vụ khách hàng sẽ được công ty đầu tư chú trọng nhiều hơn. Để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty cần có những bạn hàng truyền thống, những nơi cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên có thể đảm bảo nguyên vật liệu mọi lúc, mọi nơi. Do đó, các dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty sẽ tách bộ phận marketing trong phòng kế hoạch ra thành một phòng ban riêng, nhằm đạt được tất cả các kế hoạch cấp trên đề ra. Công ty không chỉ hoàn thành nhiệm vụ bộ giao cho mà còn thực hiện tốt tất cả các kế hoạch hàng năm đề ra, tránh tình trạng sản xuất thua lỗ, không có lợi nhuận nên không thể đóng góp vào ngân sách nhà nước như một số năm trước đây. 2. Một số chỉ tiêu cụ thể Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2004, công ty cơ khí Z179 đã xác định đây là năm sẽ có nhiều khó khăn lớn, chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi những biến động của nền kinh tế thị trường, kinh tế tự do khu vực. Để thực hiện được những mục tiêu phương hướng nhiệm vụ mới mà Bộ và Tổng cục giao, hướng tới khả năng chủ động hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế theo chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước trong tiến trình đổi mới, Công ty đã và đang có những thời cơ thuận lợi để bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2004 và trong những năm tới. Sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, khai thác 58 tối đa kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đầu tư phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Tính đến ngày 1/4/2004 doanh thu của công ty đã đạt trên 7 tỉ đồng, kế hoạch năm 2004, toàn công ty sẽ đạt doanh thu trên 22 tỉ đồng. Năm 2005 doanh thu sẽ là 26 tỉ đồng, tiến tới năm 2010, doanh thu của công ty sẽ đạt được khoảng 45 tỉ đồng, tăng so với năm 2004 hơn 200%. Đó là một bước tăng trưởng vượt bậc nhưng rất có khả năng thành công vì mới đến tháng 4/2004 mà doanh thu của công ty đã vượt hơn hẳn doanh thu của cả năm 1999. Cùng với việc tăng doanh thu như vậy, kế hoạch hàng năm công ty sẽ đạt lợi nhuận bằng khoảng 5% doanh thu ( hiện nay, lợi nhuận hàng năm của công ty mới chỉ đạt 0,8 - 1.2%), tránh tình trạng không có lợi nhuận như một số năm trước đây. Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2004 STT Chỉ tiêu Đơn vị KH 2004 1 Tổng giá trị sản lượng hàng hoá 1000 đồng 18792976 2 Doanh thu 1000 đồng 22750256 3 Các khoản nộp ngân sách NN 1000 đồng 220000 4 Lợi nhuận 1000 đồng 180000 5 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1000 đồng 1250 Riêng về công tác quản trị vật tư, sang năm 2005, công ty sẽ đầu tư nhiều hơn nữa vào việc nghiên cứu và hoàn chỉnh hệ thống định mức vật tư tiêu dùng cho từng loại sản phẩm và quản lý chặt chẽ hơn nữa khâu cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng vật tư để không vượt quá định mức đặt ra. Công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ và sử dụng vật tư được tăng cường nhiều hơn, cán bộ quản lý vật tư được đào tạo nhiều hơn về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản trị vật tư. Kế hoạch chi phí vật tư cho từng loại sản phẩm trong năm 2004 59 TT Tên sản phẩm CP vật tư TB cho 1 đơn vị sp năm 2003 CP vật tư TB cho 1 đơn vị sp năm 2004 Tỉ lệ giảm chi phí 1 Các loại BR côn xoắn 623366 đồng 620725 đồng 0,4% 2 Các loại trục 162862 đồng 160402 đồng 1,5% 3 Các loại bánh xích 56731 đồng 56050 đồng 1,1% 4 Các loại vành răng 593812 đồng 591281 đồng 0,4% 5 PT máy nông nghiệp 18120 đồng 16975 đồng 6,3% II. Những giải pháp chủ yếu 1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin Thu thập thông tin về thị trường là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trường có liên quan. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trường mới hay bất kì việc ra một quyết định nào là phải có thông tin. Thông tin nhận được càng nhiều thì mức độ tin cậy của các quyết định càng cao. Thực tế đã chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức vào việc thu thập thông tin về môi trường bên ngoài phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng sống sót. Điều này được lý giải tại sao các công ty lớn ở nước ngoài có thể tiêu tốn rất nhiều tiền để tài trợ cho các tổ chức khủng bố, các quan chức chính phủ, hay việc đào tạo ra các tình báo viên để thu thập thông tin. Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty cơ khí Z179 thu nhận được còn rất hạn hẹp. Các thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thường xuyên của giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin từ thị trường nước ngoài thì hầu như rất ít khi được chú ý đến. Lượng thông tin thu thập được có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn. Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành hai phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trường, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị 60 trường để từ đó thu được lượng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng hai phương pháp sau để thu thập thông tin: - Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại văn phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí…Phương pháp nghiên cứu này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường vật tư cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế. - Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp vật tư cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, …Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được các thông tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế. Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật tư được chính xác nhất. 2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật tư a. Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật tư là công việc thường xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn. Trước hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật tư cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm vật tư, 61 tạo điều kiện nâng cao chất lượng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn. Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật (khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc. b. Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp Do 100% vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng Kế hoạch – vật tư phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kì chính xác nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho đầu kì, cuối kì và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch – vật tư, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng như s