Luận văn Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

Luận văn Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là vấn đề sống còn c của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp luôn tìm cho mình hướng đi đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường. Hàng năm, doanh nghiệp lập nên các kế hoạch nhằm định hướng các hoạt động kinh doanh trong năm của mình. Trong một số năm gần đây, thị trường vật tư nước ta có nhiều biến động. Giá xăng dầu tăng cao, kéo theo đó là sự tăng gia của các nguyên vật liệu đầu vào. Nước ta là một nước nhập khẩu xăng dầu với một khối lượng lớn. Các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều khó khăn, họ không thể đột ngột tăng giá sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp còn phải chịu lỗ để giữ chân khách hàng. Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đầu đàn trong ngành công nghiệp cao su Việt nam nhưng trong những năm gần đây, công ty cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trường vật tư. Vì vậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư để có thể đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phó được với những sự thay đổi của môi trường. Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đã có điều kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Do đó, em chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng". Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty, những kết quả đạt được và một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Kết cấu của bài viết ngoài phần mở đầu, kết luận được chia thành 3 chương: Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 2 Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Cao su Sao vàng. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các cán bộ trong phòng kế hoạch vật tư Công ty Cao su Sao vàng đã trực tiếp giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốt quá trình học tập. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 3 CHƯƠNG I. LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP I. VẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp. 1.1 Vật tư: 1.1.1 Khái niệm vật tư: Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài và các loại vật tư khác(1). Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác. Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt thép, cao su, vải sợi, da... 1.1.2. Vai trò của Vật tư Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú. Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một tỉ lệ nhất định. Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thông thường, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm. Quá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu ra. Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư. Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206) (1) Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà nội, 2002. Đầu vào Hộp đen Đầu ra Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 4 Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao động, vật tư bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại vật tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năng khác nhau. Để sản xuất, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Vì vậy, để quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tư, người ta phải tiến hành phân loại vật tư theo tính năng và đặc điểm của nó. Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tư theo các cách khác nhau. Có các cách phân loại vật tư như sau: a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất(2): - Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, bao gồm: + Các máy móc, thiết bị sản xuất + Các phương tiện vận chuyển + Các thiết bị truyền dẫn năng lượng + Các thiết bị dùng cho quản lý. + Các phụ tùng thay thế... - Vật tư là đối tượng lao động bao gồm những yếu tố sau: + Nguyên vật liệu. + Nhiên liệu. + Năng lượng + Bán thành phẩm mua ngoài..... (2) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 73. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 5 b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất(3): Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản phẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất. Những vật tư này được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm, để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than, củi, xăng dầu, hơi đốt v..v... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu thông thường. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượng quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ. c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu: Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác.... Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối. Nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đó. Phân loại vật tư theo các cách nào là để tiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư của doanh nghiệp đó. (3) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 6 1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý. Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau: - Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm. - Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... - Bảo quản và dự trữ vật tư. - Tổ chức cung ứng vật tư. Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau: - Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra. - Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt... - Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 7 - Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư. Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung. Nhưng do hạn chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh của quản lý vật tư. Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư. 2. Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp. Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau. Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp. 2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch: Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính: Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 8 - Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm - Kế hoạch giá thành sản phẩm - Kế hoạch lao động - tiền lương - Kế hoạch vật tư - Kế hoạch tài chính - Kế hoạch khoa học công nghệ - Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ 7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp. Các bộ phận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiện trong sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các loại hình kế hoạch Kế hoạch SX và tiêu thụ SP Kế hoạch lao động - tiền lương Kế hoạch vật tư Kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ Kế hoạch khoa học-công nghệ Kế hoạch giá thành sản phẩm Kế hoạch tài chính Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 9 Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác. Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác. Kế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm. Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên giá thành sản phẩm. Kế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư và các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập được một kế hoạch chính xác nhất. 2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch: Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người ta quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp: Sơ đồ 3: Các cấp độ kế hoạch Sứ mệnh của doanh nghiệp Các kế hoạch chiến lược Các kế hoạch tác nghiệp Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 10 - Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức - Các kế hoạch tác nghiệp được thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch chiến lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính, kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất... Kế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này quy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây: - Xác định tổng nhu cầu vật tư. - Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ. - Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm. 3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư  Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất. - Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định(4). Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để (4) Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang 76. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 11 doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan... Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp. Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn. Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau: - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ. - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế. Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian... - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích: Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 12  Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được. Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo công thức sau: DQV ij n j ji    1 (5) Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i 3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư: Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp... Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn. Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể. (5) GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 13 3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch: Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế hoạch. Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau(6): Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch. Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước. II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm. Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư. Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:  Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi trường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường. Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.  Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng (6) Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội-2004, Trang 212. Nhu cầu mua sắm vật tư = Tổng nhu cầu vật tư - Tồn đầu kì + Dự kiến tồn cuối kì Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 14 mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp.  Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh. 2. Quy trình lập kế hoạch vật tư: Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt mục tiêu đó Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây: Bước 1: Nghiên cứu và dự báo Bước 2: Xác định các mục tiêu Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu 2.1. Nghiên cứu và dự báo: Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp. Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp... - Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 15 nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng... để từ đó có thể dự báo được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. - Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm... để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà doanh nghiệp cần dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư hại do bốc xếp, vận chuyển... 2.2 Thiết lập các mục tiêu Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá. Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định được chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm: - Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất. - Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch. - Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch. 2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu  Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của thị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư. Trên thị trường, có rất nhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất. - Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao. - Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 16 bảo an toàn cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng... Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một mức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin cậy...  Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu: Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực... - Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tư không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý. - Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư. Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp. - Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản. - Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư. 3. Các công cụ lập kế hoạch vật tư: Khi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanh nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 17 Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật tư như. Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử dụng trong giai đoạn hiện nay: - Mô hình quản trị hàng dự trữ - Mô hình JIT (Just in time).... 3.1. Mô hình quản trị hàng dự trữ(7): Mô hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và không đổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đặt hàng được thực hiện đúng. Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo công thức sau: Q i H DS2 Trong đó: Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i. S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng. H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm. Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp với các doanh nghiệp. Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưu kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vận chuyển.... 3.2 Mô hình JIT (Just in time)(8): Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường. (7) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Khoa học quản lý tập II- Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319. (8) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học kinh tế quốc dân, Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 18 Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau: Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu Lượng dự trữ trung bình = 2 Hay: 2 minmax QQQ  Khi áp dụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào là các nguyên nhân gây ra sự chậm trễ về vật tư như vật tư không đảm bảo yêu cầu, hệ thống cung ứng chưa đảm bảo gây ra mất mát, hư hỏng vật tư... Để giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như: - Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong nguồn cung ứng về chất lượng, số lượng... - Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. - Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Ưu điểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượng từng loại vật tư để đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự đúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động của bất kì nơi nào cũng được liên tục. Hạn chế của mô hình này là không tính đến các chi phí liên quan đến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho... III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ 1. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp: 1.1 Thị trường vật tư Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp. Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội. Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động. Khi lập kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị trường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra. Thị trường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư biến động hay nguồn vật tư có thể dồi dào hay khan hiếm. Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợi Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 19 hay khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thích hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. 1.2 Các nhà cung cấp vật tư: Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cả năm cho doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư. Do đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư. Điều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp. Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả, chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho mình một nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp 2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp: 2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp: Kế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp của một doanh nghiệp. Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để có thể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến lược của doanh nghiệp. 2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về tình hình dự trữ vật tư... Như ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rất lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin về các loại vật tư đó. Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một số nguyên nhân sau: - Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tăng lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm. Do đó nhu cầu về vật tư cũng biến động theo lượng đơn đặt hàng đó. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 20 - Nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phải thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này dẫn đến sự thay đổi trong định mức tiêu thụ vật tư đối với một đơn vị sản phẩm. - Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố như hỏng máy móc, thiết bị. Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độ sản xuất có thể bị thay đổi. Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về vật tư, để có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tư thật kịp thời. Một số yếu tố thông tin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp như: - Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạch sản xuất thật cụ thể, chi tiết. Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tư, giúp doanh nghiệp có thể xác định được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. - Thông tin về các loại vật tư: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mục vật tư. Danh mục vật tư cho biết những chủng loại vật tư mà doanh nghiệp cần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng. đồng thời cho biết các đặc tính kĩ thuật của vật tư, kí hiệu..... Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải nắm được số lượng, chủng loại các loại vật tư mà mình cần có. - Thông tin về việc dự trữ vật tư: Thông thường, để đảm bảo cho việc sản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tư, doanh nghiệp luôn luôn dự trữ một lượng vật tư nhất định. Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần biết chính xác được số lượng dự trữ của từng loại vật tư từ đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tư. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, của công nghệ thông tin, máy tính được ứng dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư. Một máy tính có thể lưu trữ được một lượng thông tin rất lớn và cho phép người dùng có thể truy cập rất nhanh. Do đó, ngày nay, việc lập kế hoạch vật tư trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnh hưởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại. Tuy nhiên, Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 21 máy tính chỉ là công cụ cho phép việc lập kế hoạch vật tư được dễ dàng hơn. Việc lập kế hoạch vật tư còn phụ thuộc chủ yếu vào các cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư. 2.3 Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch: Hệ thống thông tin chỉ là công cụ để phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư. Điều quan trọng là phải có đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch thật tốt. Đội ngũ cán bộ đòi hỏi phải là những người có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp và có thể sử dụng các công cụ để lập kế hoạch vật tư. Việc tổ chức, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác lập kế hoạch cũng ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng người, đúng việc, phân công công việc một các hợp lý, phù hợp với chuyên môn của từng người. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG 1. Giới thiệu chung về Công ty cao su Sao vàng. 1.1 Quá trình hình thành phát triển: Công ty cao su Sao vàng là đơn vị hạch toán độc lập thuộc tổng công ty hoá chất việt nam. Trải qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, ngày nay công ty cao su Sao vàng đang là doanh nghiệp đi đầu trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam. - Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cao su Sao vàng - Tên giao dịch quốc tế: Sao vàng rubber company - Tên viết tắt: SRC - Trụ sở: 231 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà nội - Địa chỉ Website: http:// www.src.com Ngay sau khi miền Bắc được giải phóng, ngày 7/10/1956 xưởng đắp vá săm lốp ô tô được thành lập tại số 2 Đặng Thái Thân - Hà Nội (Nguyên là xưởng Indoto của quân đội Pháp). Xưởng đắp vá săm lốp ô tô bắt đầu đi vào hoạt động vào tháng 11/1956 Đầu năm 1960, do nhu cầu của thị trường ngày càng phát triển, đồng thời phục vụ miền Nam chiến tranh, xưởng đắp vá săm lốp ô tô sát nhập với nhà máy cao su Sao vàng. Đây chính là tiền thân của nhà máy cao su Sao vàng Hà Nội sau này. Ngày 6/4/1960 được lấy làm ngày thành lập Nhà máy cao su Sao vàng. Từ năm 1960 đến nay, nhà máy ngày càng khẳng định vị trí đi đầu của mình trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam. Nhà máy đã đạt được nhiều thành tích và nhiều lần được nhận cờ, bằng khen của cấp trên. Năm 1992, theo quyết định số 645/CNNG ngày 27/8/1992 của Bộ công nghiệp nặng, nhà máy đã đổi tên thành Công ty cao su Sao vàng. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 23 Ngày 1/1/1993, Công ty chính thức sử dụng con dấu mang tên Công ty cao su Sao vàng. Theo quyết định số 215/QĐ/TCNSĐT ngày 5/5/1993 của Bộ công nghiệp nặng, Công ty cao su Sao vàng chính thức được công nhận là một đơn vị hạch toán độc lập của tổng công ty hoá chất việt Nam, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. 1.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Khi bắt đầu đi vào hoạt động, với năng lực về vốn, lao động, khoa học kĩ thuật còn hạn chế, Công ty chỉ sản xuất 2 mặt hàng chủ yếu là săm và lốp xe đạp. Năm đầu tiên đi vào hoạt động sản xuất, Công ty sản xuất ra 93.664 chiếc lốp xe đạp và 38.388 chiếc săm xe đạp. Ngày nay, cùng với sự phát triển của thị trường và khoa học kĩ thuật, Công ty đã và đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính: - Công nghiệp sản xuất sản phẩm cao su. - Xuất nhập khẩu phục vụ ngành công nghiệp chế tạo cao su. - Chế tạo và lắp đặt máy, thiết bị dùng gia công các mặt hàng cao su. Hàng năm Công ty sản xuất ra hàng chục triệu bộ săm lốp xe đạp, xe máy và ô tô, hàng chục ngàn tấn sản phẩm cao su kĩ thuật. Đặc biệt trong những năm vừa qua, Công ty đã tạo một bước đột phá mới bằng việc nghiên cứu và chế tạo thành công lốp máy bay dân dụng TU- 134 (930x305), IL 18 và lốp máy bay quốc phòng MIG-21(800x20). Công ty đã được chọn là đơn vị duy nhất cung cấp lốp máy bay cho không quân Việt Nam. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cao su Sao vàng ngày càng phát triển, doanh thu hàng năm của Công ty trong những năm gần đây tăng lên mạnh mẽ. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 24 Bảng 1: Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty cao su Sao vàng (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch- vật tư) Ta thấy, liên tục từ 2002 đến 2004, các chỉ tiêu mà Công ty cao su Sao vàng đạt được đều tăng hơn so với năm trước. Riêng năm 2005, giá trị sản xuất công nghiệp và số lượng có giảm đi đôi chút. Điều này hoàn toàn nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp. Vì năm 2005, Công ty cao su Sao vàng đã tập trung mọi nguồn lực, nhân lực vật lực, tài lực để phục vụ cho công tác cổ phần hoá doanh nghiệp. Chắc chắn sau khi cổ phẩn hoá hoàn thành, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ tăng lên mạnh mẽ hơn. 1.3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Công ty cao su Sao vàng hoạt động theo mô hình trực tuyến tham mưu, đứng đầu là Giám đốc Công ty, dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty là 5 Phó giám đốc phụ trách 5 lĩnh vực cơ bản của Công ty là Phó Giám đốc kĩ thuật, Phó Giám đốc nội chính và cao su kĩ thuật, Phó giám đốc xây dựng cơ bản, Phó Giám đốc kinh doanh và sản xuất, và phó giám đốc chi nhánh Thái Bình. Dưới đó là 13 phòng ban chức năng. Các chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 Giá trị SXCN(tỉ đồng) 341,917 309,112 478,240 385,480 Doanh thu (tỉ đồng) 368,528 342,874 537,370 618,680 Các sản phẩm chủ yếu (chiếc) Lốp xe đạp 6.465.400 7.164.500 7.350.000 4.970.000 Săm xe đạp 6.997.300 8.685.100 7.850.000 5.930.000 Lốp xe máy 875.900 1.027.000 1.339.100 758.080 Săm xe máy 2.747.600 3.072.600 3.918.800 3.240.780 Lốp ô tô 169.580 201.380 247.160 256.150 Săm ô tô 139.500 157.800 135.000 138.000 Yếm ô tô 39.540 71.160 69.000 69.000 Pin các loại 48.136.700 49.722.000 45.920.000 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 25 Quá trình sản xuất các sản phẩm của công ty được tổ chức thực hiện ở các xí nghiệp sản xuất chính là xí nghiệp cao su số 1, số 2, số 3, số 4, xí nghiệp luyện cao su Xuân Hoà, xí nghiệp cao su kỹ thuật, xí nghiệp cơ điện- năng lượng, xưởng kiến thiết bao bì và chi nhánh cao su Thái Bình... 2. Thực trạng vật tư và quản lý vật tư tại Công ty cao su Sao vàng Đối với bất kì doanh nghiệp nào, muốn cho hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục, đều đặn, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tư đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất của vật tư đó. Đây là vấn đề bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy, đảm bảo vật tư cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của các doanh nghiệp. Đối với Công ty cao su Sao vàng, việc lập kế hoạch năm cho vật tư đủ số lượng, cung ứng kịp thời và đầy đủ cho các xưởng sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật tư tạo tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất của Công ty. Quản lý và sử dụng tốt các loại vật tư còn là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. Nó còn ảnh hưởng tích cực đên tình hình tài chính của Công ty, tác động đến công tác giảm giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy, công tác quản lý và cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng được tiến hành rất chặt chẽ. Công ty thường xuyên phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp phát hiện ra những sai sót để có thể điều chỉnh kịp thời. 2.1 Phân loại vật tư. Công ty cao su Sao vàng có đến hàng trăm loại vật tư khác nhau. Với đặc điểm sản xuất của công ty cao su Sao vàng là chế tạo sản phẩm. Công ty chủ yếu sản xuất ra các loại săm lốp xe đạp, xe máy, ô tô và lốp máy bay. Để tiện cho việc xây dựng định mức vật tư để sử dụng chính xác, và có các biện pháp cung ứng, dự trữ, cấp phát và quản lý phù hợp, Công ty phân loại vật tư thành 2 nhóm là vật tư chính và vật tư phụ. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 26  Vật tư chính: Là những loại vật tư trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm. Vật tư chính trong công ty cao su Sao vàng được phân ra thành các nhóm như nhóm vật tư cao su, vải mành, hoá chất các loại... Đây là các nhóm vật tư chính, quan trọng của Công ty, thiếu những vật tư này, hoạt động sản xuất của Công ty không thể thực hiện được.  Vật tư phụ: Là những loại vật tư không trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm nhưng lại rất quan trọng. Nó dùng kết hợp với các vật tư chính để nâng cao tính năng cho sản phẩm, nâng cao chất lượng của sản phẩm như tăng sức bền cho săm lốp, hoặc đảm bảo cho quá trình sản xuất được hiệu quả hơn như chất thoát khuôn, chất xúc tiến hay các nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành các máy móc thiết bị của Công ty. Tuy Công ty cao su Sao vàng không tách nhiên liệu ra thành một nhóm riêng biệt mà để vào nhóm vật tư phụ nhưng nhiên liệu lại đóng một phần rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Những năm trước đây, máy móc thiết bị của Công ty sử dụng than là chủ yếu. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc sử dụng các máy móc thiết bị đó bộc lộ nhiều hạn chế như làm ô nhiễm môi trường, năng suất không cao. Vì vậy, Công ty đã tiến hành đầu tư mới các thiết bị máy móc hiện đại hơn. Hiện nay, Công ty đã và đang cải tiến máy móc thiết bị, đầu tư những máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến sử dụng xăng và dầu là nhiên liệu chính. Để tiện quản lý, theo dõi vật tư, Công ty lập nên một danh mục vật tư. Danh mục này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư trong công ty. Mỗi nhóm vật tư chính và vật tư phụ lại có một bảng danh mục riêng để tiện cho việc tính định mức tiêu hao vật tư sau này. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 27 CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG DANH MỤC VẬT TƯ Loại: Vật tư chính Bảng 2: Danh mục vật tư chính của Công ty cao su sao vàng (Nguồn: phòng Kế hoạch - vật tư) STT Tên vật tư ĐVT Ghi chú 1 Cao su SBR Kg Kho cao su 2 Cao su Butyl Kg nt 3 Cao su BR Kg nt 4 Cao su tái sinh RU Kg nt 5 Cao su Bayer Bromobutyl Kg nt 6 Cao su NRF Kg nt 7 Cao su KNB Kg nt 8 Cao su SVR Kg nt 9 Cao su RSS Kg nt 10 Canxi Cácbonat Kg Kho hoá chất 11 Lưu huỳnh Kg nt 12 OXit kẽm Kg nt 13 Oxit sắt Kg nt 14 Phòng lão SP Kg nt 15 Xúc tiến Kg nt 16 Than đen Kg nt 17 Vải mành 840D/2 Kg Kho vải 18 Vải mành 6- 840D/1 Kg nt 19 Vải phin Kg nt 20 Vải tận dụng Kg nt ... ... Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 28 Với loại vật tư phụ, Công ty cũng xây dựng một bảng danh mục vật tư có kết cấu tương tự. Với cách phân loại này, Công ty có thể bảo quản thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, bảo quản đối với từng loại vật tư. 2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư 2.2.1Thực trạng công tác bảo quản và dự trữ vật tư: Việc cung ứng vật tư có chất lượng tốt cho các xưởng sản xuất là điều kiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với số lượng vật tư tương đối nhiều, mỗi loại vật tư lại có một đặc điểm kĩ thuật riêng, do đó, để bảo quản và sử dụng hợp lý, Công ty cao su Sao vàng phân loại vật tư thành từng nhóm sau đó giao cho các kho để tiến hành bảo quản. Việc phân ra thành từng nhóm có đặc điểm tương đối giống nhau nhằm bảo quản vật tư cho tốt, tránh để chung các loại vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản. Hệ thống các kho bảo quản vật tư được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Hệ thống các kho quản lý vật tư của Công ty cao su Sao vàng (Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư) Nhiệm vụ và chức năng của các kho được quy định cụ thể như sau: - Kho cao su: Chuyên quản lý và bảo quản các loại cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp... Công ty cao su Sao Vàng Phòng Kho vận Kho cao su Kho Hoá chất Kho vải Kho tanh Kho Tạp phẩm Kho xăng dầu Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 29 - Kho hoá chất: Là nơi bảo quản các loại hoá chất dùng cho sản xuất như CaC03, axit, lưu huỳnh, các chất lưu hoá, chất xúc tiến...và rất nhiều hoá chất khác. - Kho Vải: Là nơi bảo quản các loại vải mành, vải phin, vải gạc... - Kho Tanh: Bảo quản các loại tanh dùng trong sản xuất lốp các loại. - Kho Tạp phẩm: Bảo quản các loại van săm máy bay, ô tô, xe máy, xe đạp... - Kho Xăng dầu: lưu chứa nhiên liệu, các chất dễ cháy nổ như xăng, dầu, dung môi cao su... Kho cao su, kho vải và kho hoá chất là nơi lưu chứa và bảo quản các loại vật tư chính của Công ty. Các kho này được bố trí riêng biệt, được xây dựng chắc chắn, hợp lý và ngay tại cơ sở sản xuất chính của Công ty. Ngoài ra, ở các chi nhánh của Công ty tại Thái Bình, xưởng luyện cao su Xuân Hoà cũng xây dựng các kho nhỏ để tiện cho việc sản xuất tại các nơi đó. Việc xây dựng nhà kho ngay gần nơi sản xuất nhằm giảm thiểu công vận chuyển vật tư từ các kho đến nơi sản xuất và thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản vật tư, giảm thiểu thiệt hại, hao hụt vật tư trong quá trình vận chuyển. Các kho này trực tiếp chịu sự quản lý của phòng Kho vận. Việc quản lý vật tư được thực hiện rất chặt chẽ. Các phòng như phòng kho vận, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán phối hợp với nhau để quản lý vật tư được tốt. Trong công ty cao su Sao vàng, mỗi kho có một thủ kho chịu trách nhiệm về toàn bộ vật tư trong kho đó. Thủ kho là người trực tiếp quản lý các kho vật tư. Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản, chuẩn bị vật tư cho sản xuất. Đồng thời, thủ kho phải tập hợp đầy đủ và kiểm tra các chứng từ, hoá đơn liên quan đến vật tư, kiểm tra các phiếu nhập xuất và thường xuyên ghi chép thẻ kho để tiện cho việc quản lý vật tư. Các thủ kho phải thường xuyên phối hợp với các cán bộ phòng kế hoạch vật tư, và các các bộ phòng kế toán để làm tốt công tác hạch toán vật tư, theo dõi sát sao các biến động của vật tư. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 30 2.2.2. Thực trạng công tác cung ứng vật tư Trong những năm vừa qua, giá nguyên vật liệu nước ta tăng mạnh. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty cao su Sao vàng nói riêng. Do đó, việc đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất theo như kế hoạch đã đề ra là một điều khó khăn. Tuy nhiên, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty cao su Sao vàng, đặc biệt là các cán bộ công nhân viên phòng Kế hoạch vật tư đã nỗ lực hết mình để có thể đảm bảo vật tư cho sản xuất. a) Lựa chọn nhà cung ứng vật tư: Đây là công việc đầu tiên trong việc đảm bảo vật tư. Để có được vật tư, hàng năm công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, có cầu sẽ có cung. Có rất nhiều nhà cung cấp muốn cung ứng vật tư cho Công ty cao su Sao vàng. Do đó, Công ty phải tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Công ty cao su Sao vàng là một Công ty lớn, số lượng vật tư tương đối nhiều, có đến hàng trăm loại vật tư. Do đó công ty đã lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư khác nhau. Để lựa chọn nhà cung cấp vật tư, công ty phân loại vật tư theo các nhóm có cùng thuộc tính như cao su, vải các loại, hoá chất.... Sau đó, lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư theo những nhóm vật tư đó. Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp vật tư của Công ty cao su Sao vàng là: - Nhà cung cấp phải có uy tín trên thị trường. - Giá cả mà nhà cung cấp đưa ra phải hợp lý. Chất lượng vật tư tốt, đáp ứng đầy đủ các thông số kĩ thuật mà Công ty cao su Sao vàng yêu cầu. - Công ty ưu tiên những nhà cung cấp đã có quan hệ cộng tác với Công ty trong thời gian dài và được Công ty tín nhiệm. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 31 Bảng 2: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cao su Sao vàng (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Đây là 3 nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty, chuyên cung cấp cho công ty những vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại vật tư của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có một số nhà cung cấp nhỏ, hoặc một số loại vật tư nhỏ, giá rẻ, Công ty mua ngoài thị trường. Những nhà cung ứng vật tư trên đều là những công ty có uy tín trên thị trường và có quan hệ cộng tác với Công ty cao su Sao vàng lâu năm. Vật tư mà họ cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng có chất lượng cao, có giá cả hợp lý, giao hàng đúng tiến độ... Công ty Cao su Sao vàng đã có thâm niên cộng tác với những công ty này hàng chục năm nay. Với sự tín nhiệm các nhà cung ứng trên, Công ty thường xuyên kí các hợp đồng cung cấp vật tư với họ. Để đảm bảo uy tín của mình, các nhà cung ứng luôn cố gắng cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng những vật tư có chất lượng tốt nhất và với giá cả hợp lý nhất. b) Cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất: Công việc cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với công việc sản xuất của Công ty cao su Sao vàng vì nó trực tiếp phục vụ cho sản xuất của Công ty. Việc này ảnh hưởng tới công tác hoàn STT Tên vật tư Nhà cung ứng 1 Cao su các loại: Cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp.v..v.. Công ty chế biến cao su Đà Nẵng 2 Hoá chất: CaCO3, Lưu huỳnh, Axit .v..v. Công ty Thương mại và sản xuất Đức Đài 3 Vải công nghiệp: Vải mành, vải phin, vải gạc v..v.. Công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội 4 Tanh các loại Nhập khẩu ... Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 32 thành kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần nâng cao hiêu quả của quá trình sản xuất. Phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su sao vàng luôn cố gắng phối hợp với các kho, các xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư, đồng thời để tiện cho việc quản lý và kiểm tra đánh giá việc sử dụng vật tư, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức cấp phát vật tư cho các xưởng sản xuất theo định mức. Phương pháp này có một số đặc điểm sau:  Số lượng vật tư cấp phát cho các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất được tính theo định mức tiêu hao vật tư và kế hoạch sản xuất đã xác định của xí nghiệp hay của xưởng đó. Số lượng vật tư được cấp phát cho các nơi để các bộ phận sản xuất sử dụng trong thời gian tương đối lâu.  Sau mỗi kì cấp phát, các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất phải báo cáo tình hình sử dụng vật tư vật tư về phòng Kế hoạch vật tư. Nếu kế hoạch sản xuất được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì xưởng đó đã thực hiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho công ty. Số vật tư còn thừa sẽ phải trả lại về các kho để bảo quản, tránh để tồn trong xưởng sản xuất làm tồn diện tích và làm hư hại vật tư. Công ty có chế độ khen thưởng đối với những xí nghiệp, những xưởng sản xuất có cố gắng trong công tác tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất. Ngược lại, nếu xưởng sản xuất nào mà thiếu vật tư để sản xuất thì phải báo cáo rõ lý do cho phòng Kế hoạch vật tư và phải đợi sự đồng ý của cấp trên mới được nhận tiếp vật tư để sản xuất. Nếu không nêu được rõ lý do thì có thể sẽ bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty. Công ty cao su Sao vàng có các biện pháp quản lý vật tư rất chặt chẽ, có các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý nên các xí nghiệp sản xuất và các xưởng rất chủ động và tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư. Vật tư của Công ty cấp cho các xưởng ít bị hao hụt. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 33 Tuy nhiên, việc cấp phát vật tư theo định mức làm Công ty phải tăng chi phí cho các xí nghiệp, các xưởng để xây dựng kho lưu chứa vật tư. Khi vật tư đã được cấp cho các xí nghiệp và các xưởng sản xuất, nơi đó phải có trách nhiệm bảo quản vật tư của mình. Do vậy, mỗi xưởng phải xây dựng thêm một kho nhỏ để bảo quản vật tư của cả kì sản xuất. Việc này làm tăng chi phí xây dựng cho Công ty, đồng thời tăng chi phí đào tạo các cán bộ quản lý ở các phân xưởng để họ có kiến thức về quản lý vật tư tại xưởng sản xuất đó. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. 1. Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng. 1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư: Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng bao gồm 2 bộ phận là kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất của Công ty. Kế hoạch dự trữ vật tư là để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục. Trước khi lập được kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư, Công ty phải xác định được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất của Công ty trong năm kế hoạch. 1.1.1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho sản xuất: Là lượng vật tư cần dùng cho các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của năm đó. Để xác định được lượng vật tư được chính xác, Công ty phải căn cứ vào các yếu tố sau:  Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm: Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của Công ty cao su Sao vàng được xác định theo phương pháp tính toán phân tích kết hợp với phương pháp thử nghiệm. Do đó, định mức tiêu hao vật tư tương đối chính xác. Việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của Công ty được phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng kĩ thuật cao su xác định cho một thời gian tương đối dài, thường là một vài năm. Định mức này Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 34 chỉ thay đổi khi Công ty thay đổi các điều kiện sản xuất như thay đổi công nghệ sản xuất, thay đổi máy móc thiết bị hiện đại hơn..., hay thay đổi chất lượng sản phẩm. Ngày nay, khi công nghệ được cải tiến liên tục, đồng thời người tiêu dùng luôn đòi hỏi cao hơn nữa về chất lượng sản phẩm nên Công ty luôn chú ý đến vấn đề này. Công ty luôn cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách nhập những máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, nghiên cứu sử dụng những nguyên vật liệu thay thế để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Điều này làm thay đổi định mức tiêu hao vật tư đối với từng đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, việc thay đổi định mức vật tư là một việc làm đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của và công sức. Để đầu tư máy móc thiết bị tiên tiến, hiện đại, Công ty phải bỏ ra chi phí rất lớn. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, Công ty cũng phải đầu tư cho việc nghiên cứu, mất rất nhiều thời gian. Do vậy định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm được Công ty sử dụng trong một thời gian khá dài. Thực chất của việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư là việc rà soát lại định mức tiêu hao vật tư. Việc rà soát này nhằm bổ xung các thay đổi trong định mức tiêu hao đối với từng đơn vị sản phẩm. Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136 được thể hiện trong bảng sau: (Trang bên) Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 35 Bảng 3: Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136 (Nguồn: Số liệu phòng kế hoạch vật tư) Tên nguyên liệu Định mức tiêu thụ (kg) Nguyên liệu chính Axit Stearic 0,005065 Cao su SBR - 1712 0,040995 Cao su NRE/SVR 20 0,231603 Cao su NRD SVR 10 0,008021 CaCO3 0,336243 Dầu CPC 0,018276 Lưu huỳnh 0,006782 Màu vàng G313 0,001449 Màu đỏ Seika 8040 0,000264 Santogard PVI/CTP 0,000145 Hoá dẻo A86/PEP 96 0,000574 Nhựa Cumaron 0,001449 Kẽm hoạt tính 0,011032 Oxit Sắt 0,005376 Phòng lão SP 0,002595 Paraphin 0,003520 Xúc tiến M 0,000587 Xúc tiến DM 0,002294 Xúc tiến D 0,000176 Vải mành nilon 6-840D/1 Mức độ 20 0,031729 Vải phin 0,099417 Dây thép tanh f 1,83mm 2,018000 Nguyên liệu phụ CaCO3 0,002000 Dâu nylon bó lốp 0,000130 Màng bọc PE 2M 130 vàng 0,005500 Mác kiện lốp xe đạp 0,100000 Silicon BR 790 RTU 0,000670 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 36 Bảng 3 là một ví dụ về định mức tiêu hao vật tư cho 1 chiếc lốp xe đạp mang kí hiệu 37-584(650) đỏ+đỏ SV 136. Lốp xe đạp là một sản phẩm chủ đạo của Công ty cao su Sao vàng trong những năm vừa qua. Chưa tính đến các loại săm xe đạp, săm lốp xe máy, ô tô, chỉ tính riêng lốp xe đạp cũng có tới hơn chục loại lốp có kích cỡ, màu sắc khác nhau. Tuy chỉ khác nhau về một chi tiết nhỏ nào đó giữa các loại sản phẩm nhưng định mức tiêu hao vật tư của các loại sản phẩm này lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty phải xác định chính xác định mức tiêu hao vật tư cho từng chủng loại sản phẩm. Mỗi chủng loại sản phẩm lại có một bảng định mức tiêu hao vật tư tương tự như đối với sản phẩm lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV 136. Định mức tiêu hao vật tư quyết định đến chất lượng của từng chiếc săm, lốp mà công ty sản xuất ra. Đây là những căn cứ quan trọng nhất đối với công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty cao su Sao vàng.  Bảng định mức tiêu hao vật tư là căn cứ đầu tiên để Công ty lập nên kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp trong năm kế hoạch. Căn cứ thứ 2 cũng không kém phần quan trọng là bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch đó. Kế hoạch sản xuất kinh doanh ty của Công đã bao gồm lượng phế phẩm cho phép trong quá trình sản xuất. Do đó, khi tính tổng nhu cầu vật tư cho năm kế hoạch, ta không phải tính đến vật tư không sử dụng được trong các phế phẩm hoặc vật tư thu hồi để tái sử dụng. Do đó, công việc tính toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Lấy ví dụ về cách tính nhu cầu vật tư cho vải mành 6-840D/1 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty, vào định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, ta có bảng số liệu sau: Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 37 Vải mành 840 D/1 STT Tên sản phẩm Kế hoạch sản xuất ( chiếc) (1) Định mức tiêu hao(kg) (2) Nhu cầu (kg) (3)=(1)x(2) 1 37584(650) đỏ đỏ 1.800.000 0,031729 57.112,2 2 37584(650) đen vàng 100.000 0,031729 3.172,9 3 37584(650) đen trắng 1.000 0,031729 31,729 4 37584(650) đen 400.000 0,031729 12.691,6 5 37590(660) đen 1.000.000 0,028783 28.783 6 37590(660) Đen vàng + đen trắng 90.000 0,028783 2.590,47 7 37630 đen 20.000 0,030430 608,6 8 32622 đen 35.000 0,029693 1.039,255 9 32622(680) đen vàng 70.000 0,029693 2.078,51 10 40406 đỏ 15.000 0,025175 377,625 11 40406 đen trắng 5.000 0,025175 125,875 12 40406 đen 2.000 0,025175 50,35 13 37540(540) đen 400.000 0,025700 10.280 14 37540 đen trắng 1.800.000 0,025700 46.260 Bảng 4: Kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vải mành của các sản phẩm có sử dụng vải mành năm 2006 (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Nhu cầu vật tư dùng cho các xưởng sản xuất năm 2006 được tính theo công thức sau: DQV ij n j ji    1 Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 38 Từ công thức trên, ta có thể tính ra được tổng nhu cầu vải mành năm 2006 : Vvải mành 840D/1 = DQ ij j j  14 1 Vvải mành 840D/1 = 165.202,114 (kg) Lượng vật tư cần dùng cho sản xuất trong kì kế hoạch được tính tương đối chính xác. Tuy nhiên có một hạn chế là hệ thống định mức mà Công ty sử dụng để tính toán là định mức dự toán. Trên thực tế, định mức dự toán khác với định mức sử dụng vì trong quá trình sử dụng vật tư, có rất nhiều vật tư bị hao hụt. Hơn nữa, định mức này được tính toán trong điều kiện đạt tiêu chuẩn, mà trên thực tế, hoạt động sản xuất đôi khi không đạt được tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đề ra. Do đó, định mức sử dụng sẽ lớn hơn định mức dự toán một chút. Tuy nhiên, số lượng này không đáng kể nên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng định mức tiêu hao vật tư theo dự toán để làm tiêu chuẩn tính toán. 1.1.2. Lập kế hoạch dự trữ vật tư: Theo tình hình thị trường và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2006, tình hình thị trường nguyên vật liệu nước ta có xu hướng ngày càng tăng giá. Đặc biệt, trong năm 2006 nước ta sẽ gia nhập WTO, do vậy, việc trợ giá cho xăng dầu không còn nữa. Nước ta sẽ áp dụng giá dầu quốc tế cho thị trường trong nước. Do đó, trong năm 2007, dự kiến giá dầu sẽ tăng cao, kéo theo đó là giá các nguyên vật liệu đầu vào sẽ tăng cao. Thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng có thể sẽ trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, lượng dự trữ vật tư của Công ty không bị ảnh hưởng lớn. Vì ngay từ đầu năm, Công ty đã kí hợp đồng với các nhà cung ứng vật tư. Cho dù trong năm thị trường vật tư có trở nên khan hiếm thì các nhà cung ứng vẫn phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư cho Công ty. Lượng dự trữ cuối kì của các loại vật tư được xác định dựa trên tình hình dự trữ và dựa trên kinh nghiệm của các nhà lập kế hoạch. Thông thường, Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 39 Công ty lập kế hoạch dự trữ vật tư vào cuối năm là 10% nhu cầu vật tư cho sản xuất của năm đó. 1.1.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư xác định lượng vật tư cần cung ứng thêm vào các kho trong năm kế hoạch, chưa kể lượng dự trữ vật tư của kì trước. Trong công thức trên, tồn đầu kì chính là lượng vật tư còn lại của doanh nghiệp vào cuối năm trước. Trở lại ví dụ trên với vật tư là vải mành. Tồn đầu kì của năm 2006 chính là lượng vải mành tồn được thống kê vào cuối năm 2005. Lượng vải mành tồn đầu năm 2006 là 18 tấn, và theo kế hoạch Công ty dự trữ vải mành là 16,5 tấn. Theo công thức trên, ta có thể tính được kế hoạch mua sắm vải mành trong năm 2006: KH mua sắm vải mành = 165,202 - 18 +16,5 = 163,702 tấn. Tóm lại: Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty. Kế hoạch năm vật tư là một mảng quan trọng trong hệ thống kế hoạch tác nghiệp của Công ty. 1.2 Đánh giá kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng. Công ty cao su Sao vàng đã có trên 45 năm hoạt động và phát triển. Đội ngũ cán bộ của Công ty đều là những người giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc. Do đó, các hoạt động của Công ty không ngừng được hoàn thiện. Hệ thống kế hoạch của Công ty cũng như kế hoạch vật tư của Công ty tương đối chính xác. Nhờ đó mà hoạt động sản xuất của Công ty luôn dẫn đầu trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam. Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng trong những năm vừa qua đã tương đối hoàn thiện, đảm bảo đủ Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch = Nhu cầu vật tư cho sản xuất - Tồn đầu kì + Dự kiến tồn cuối kì Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 40 vật tư cho sản xuất trong các năm kế hoạch. Đồng thời, lượng dự trữ vật tư luôn đủ để hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn... 2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Để xem xét đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, ta xem xét trên các mặt chủ yếu sau: - Về tổ chức bộ máy phục vụ công tác lập kế hoạch - Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty cao su Sao vàng - Về tổ chức các nguồn lực để đạt được mục tiêu của Kế hoạch - Việc sử dụng các công cụ, các mô hình lý thuyết để lập kế hoạch. 2.1. Về tổ chức bộ máy lập kế hoạch. Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty Cao su Sao vàng giao cho phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư được tổ chức làm 3 bộ phận phục vụ cho công tác quản lý vật tư đó là bộ phận lập kế hoạch vật tư, bộ phận cung ứng vật tư và bộ phận thống kê. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, bộ phận lập kế hoạch đóng vai trò chủ đạo. Các bộ phận khác hỗ trợ và giúp cho những người lập kế hoạch vật tư được nhanh chóng, chính xác hơn. - Bộ phận lập kế hoạch vật tư: Lập nên các kế hoạch năm cho vật tư, lập kế hoạch vật tư cho từng quý hay tháng thật cụ thể. Hiện nay, bộ phận lập kế hoạch vật tư cho Công ty gồm 2 người. - Bộ phận cung ứng vật tư: chịu trách nhiệm mua sắm vật tư cho Công ty. Những vật tư chính của công ty và những vật tư số lượng lớn, Công ty đã tiến hành lựa chọn nhà cung cấp vật tư. Bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư nhỏ, số lượng ít. Bộ phận này gồm 2 người. - Bộ phận thống kê: Tập hợp các sổ sách, chứng từ về vật tư. Hoạt động của các bộ phận phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động và bổ xung cho nhau. Các hoạt động này Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 41 thuộc sự quản lý chung của ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc Công ty và các Phó Giám đốc công ty. Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy lập kế hoạch vật tư Rõ ràng, dù trong thời đại nào, dù khoa học kĩ thuật có hiện đại đến đâu thì con người vẫn đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng cũng vậy. Việc tổ chức bộ máy là một công việc quan trọng. Có tổ chức bộ máy được tốt, hợp lý thì công tác lập kế hoạch năm cho vật tư mới được nhanh chóng và chính xác. Phòng kế hoạch vật tư đã đảm nhiệm làm công tác lập kế hoạch vật tư cho công ty từ nhiều năm nay. Cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư là những người có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm làm công tác lập kế hoạch tương đối nhiều năm và luôn cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển của Công ty. Với bề dày kinh nghiệm của các cán bộ lập kế hoạch, kế hoạch Giám đốc công ty Các Phó giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận lập kế hoạch Bộ phận cung ứng vật tư Bộ phận thống kê Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 42 vật tư của Công ty thường rất sát với thực tế, ít khi xảy ra sai sót dẫn đến thừa hay thiếu vật tư quá nhiều, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hay làm tăng chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, dự trữ của Công ty cao su Sao vàng. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay chỉ do rất ít người đảm nhiệm. Điều này dẫn đến việc trách nhiệm dồn lên một số ít người. Hiện nay, Trưởng phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su Sao vàng là người bao quát toàn bộ hoạt động quản lý vật tư, hoạt động của phòng kế hoạch vật tư. Bên cạnh đó, Trưởng phòng kế hoạch vật tư còn là người chịu trách nhiệm lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch vật tư…. Tuy rằng việc giao công việc cho một số người có kinh nghiệm đảm nhiệm thì việc lập kế hoạch sẽ được chính xác hơn, ít có sai sót xảy ra hơn. Tuy nhiên, điều này dẫn đến sự quá tải công việc đối với những người đó. 2. 2. Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Công tác lập kế hoạch năm cho Công ty cao su Sao vàng được tiến hành theo các bước sau: 2.2.1. Nghiên cứu và dự báo  Nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài Công ty:  Về thị trường vật tư: Nhìn chung, trong 3 năm trở lại đây, thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng nói riêng và thị trường vật tư trong cả nước nói chung có nhiều biến động Trước hết, giá nhiên liệu trên toàn thế giới tăng mạnh. Hiện nay, công ty sử dụng chủ yếu các máy móc thiết bị sử dụng dầu và xăng làm nhiên liệu chính. việc giá xăng, dầu trên thế giới và ở Việt nam tăng mạnh trong những năm gần đây đã làm tăng chi phí đáng kể cho công ty cao su sao vàng. Công ty luôn phải hoạt động trong sự phập phồng lo sợ vì không biết lúc nào thì Chính Phủ sẽ áp dụng giá xăng dầu trên thị trường Thế giới cho thị trường trong nước. Do đó, việc nghiên cứu và dự báo giá xăng dầu trên Thế giới cũng như ở Việt nam là điều kiện cần thiết để Công ty có thể có sự chuẩn bị Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 43 trước. Công ty đã đưa ra phương án phòng ngừa là nếu giá xăng dầu tiếp tục tăng, Công ty sẽ sử dụng than để thay thế dầu nhằm giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên, việc sử dụng than thay thế không thể thuận tiện bằng dầu và có thể gây nên ô nhiễm môi trường. Bên cạnh đó, giá cao su trong những năm gần đây cũng tăng lên nhanh chóng. Đây là một trong những nguyên vật liệu chính và rất quan trọng đối với Công ty. Nếu thiếu cao su, hoạt động sản xuất của Công ty coi như chấm dứt. Việc giá cao su tăng cao làm công ty gặp rất nhiều khó khăn. Theo thống kê của Bộ Công nghiệp Việt nam, chỉ tính từ năm 2003 đến nay, giá cao su trong nước đã tăng từ 15.000đ/kg lên đến 23.000đ/kg, tức là tăng 153%. Giá các loại vật tư khác cũng tăng nhưng ở mức nhẹ hơn (18,58%)(9). Theo sự nghiên cứu và đánh giá của Công ty cao su Sao vàng, thì trong những năm tới giá vật tư của Công ty sẽ tiếp tục tăng. Nghiên cứu và dự báo được giá của Vật tư giúp Công ty có những biện pháp dự phòng trong khi lập kế hoạch như dự phòng thêm chi phí, sử dụng vật tư rẻ hơn để thay thế...  Ngoài ra, nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài còn có công tác nghiên cứu và dự báo nhà cung cấp vật tư. Hàng năm, Có rất nhiều nhà cung ứng muốn cung cấp vật tư cho công ty cao su Sao vàng, do đó, công ty phải nghiên cứu và dự báo về chất lượng, giá cả của các loại vật tư để có thể lựa chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất.  Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong doanh nghiệp Năm 2005, Công ty cao su Sao vàng chuẩn bị cho công tác cổ phần hoá. Do đó, mọi nguồn lực về tài chính,nhân lực, vật lực đều được tập trung cho công ty để công ty có thể tiến hành cổ phần hoá một cách nhanh chóng và hiệu quả. Năm 2006 này, Công việc cổ phần hoá của Công ty cao su Sao vàng đã tương đối ổn định, và dự kiến giữa năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô (9) Trang Web báo Sài gòn giải phóng: sggp.org.vn Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 44 hình của Công ty cổ phần. Tuy nhiên, sau quá trình cổ phần hoá, công ty tiến hành tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của Công ty giảm 1/3 so với trước. Do đó, năng lực sản xuất của Công ty có thể sẽ giảm theo. Và theo kế hoạch sản xuất của năm 2006, số lượng các sản phẩm mà công ty sản xuất ra sẽ giảm hơn so với các năm trước. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty cần nghiên cứu kĩ năng lực sản xuất của mình trong năm đó để có thể lập nên được 1 kế hoạch năm cho vật tư được chính xác. 2.2.2. Xác định mục tiêu Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư là một kết quả dự kiến cho hoạt động mua sắm vật tư trong năm và dự trữ vật tư vào cuối năm. Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng là lập được một bản kế hoạch cho các loại vật tư thật chính xác. Đó chính là việc xác định 3 nội dung của kế hoạch như đã trình bày phần trên cho từng loại vật tư. Đây là một công việc khó khăn vì số lượng vật tư của Công ty tương đối nhiều. Mục tiêu được lượng hoá thật cụ thể và được biểu hiện bằng một bản kế hoạch vật tư. Bảng 5: Bản kế hoạch năm 2006 cho một số loại vật tư chính của Công ty cao su Sao vàng (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) STT Tên vật tư ĐVT Nhu cầu vật tư cho sản xuất Kế hoạch mua sắm Kế hoạch dự trữ 1 Cao su thiên nhiên các loại Tấn 8100 8050 810 2 Vải mành Tấn 165 163 16 3 CaCO3 Tấn 2850 2760 285 ... ... Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 45 Bảng là một phần của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng năm 2006. Trong bảng kế hoạch này, mục tiêu mua sắm, dự trữ vật tư của các loại vật tư được thể hiện khá chi tiết, rõ ràng. 2.2.3. Xác định các biện pháp và công cụ để đạt được mục tiêu: Để thực hiện được kế hoạch đã đề ra, phải có các công cụ để đạt được mục tiêu đó.  Trước hết, để có được vật tư cho công ty, Công ty tiến hành lựa chọn một số nhà cung ứng vật tư. Những nhà cung ứng quen thuộc với công ty như công ty chế biến cao su Đà Nẵng, Công ty dệt vải công nghiệp Hà nội, Công ty thương mại và dịch vụ Đức đài là những nhà cung ứng được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi đây là những nhà cung ứng đã công tác với Công ty trong nhiều năm nay và đã tạo lập được uy tín với Công ty.  Lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu: - Nguồn nhân lực: Để đạt được mục tiêu của Kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra, Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng người. Bao gồm: + Cán bộ lập kế hoạch. + Cán bộ làm công tác cung ứng vật tư. + Cán bộ phụ trách chứng từ, sổ sách liên quan đến vật tư. Công ty có sự bố trí sắp xếp nhân lực theo đúng khả năng và trình độ chuyên môn của từng người để có thể đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. - Các phương tiện vận chuyển: Sử dụng phương tiện vận chuyển hợp lý sẽ tiết kiệm được một phần chi phí vận chuyển, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển. Các phương tiện vận chuyển mà công ty có thể sử dụng là ô tô, xe máy, xích lô, xe thồ... Việc sử dụng phương tiện vận chuyển như thế nào là tuỳ thuộc vào số lượng địa điểm của vật tư. Ví dụ, Công ty sẽ sử dụng ô tô để chuyên chở những vật tư số lượng lớn, nặng, cồng kềnh hoặc những vật tư phải vận chuyển đi xa. Hoặc sử dụng các phương tiện vận chuyển đặc biệt để vận chuyển và bảo quản các loại hoá chất, xăng dầu... Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 46 - Tài chính: Để có thể xác định được mức chi cho vật tư một cách hợp lý nhất, trước khi lập kế hoạch vật tư , Công ty căn cứ vào kế hoạch tài chính của mình trong năm đó. Kế hoạch tài chính của Công ty có ảnh hưởng đến việc triển khai các phương án kế hoạch và ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương án, các công cụ để có thể đạt được mục tiêu của kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra. Nếu khả năng tài chính cho vật tư của Công ty hạn hẹp hơn các năm trước hoặc nhỏ hơn so với nhu cầu, Công ty phải tiến hành các biện pháp điều chỉnh, cắt giảm các nguồn lực khác trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư. Ngược lại, nếu khả năng về tài chính cho vật tư lớn hơn nhu cầu, Công ty có thể đầu tư thêm cho nguồn lực. 2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch Để có thể thực hiện tốt kế hoạch năm cho vật tư, Công ty xác định các công cụ, các phương tiện để đạt được mục tiêu ngay từ khi lập nên kế hoạch. Sau đó, Công ty phân công công việc cho từng người, từng bộ phận để có thể tổ chức thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng, kịp thời. Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư cho từng loại vật tư, ta sử dụng công thức sau: Số lượng vật tư i thực tế mua sắm (dự trữ) trong kì % hoàn thành kế hoạch = Số lượng vật tư i cần mua sắm (dự trữ) theo kế hoạch x 100 Nhìn chung, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tại Công ty cao su Sao vàng được thực hiện tương đối chặt chẽ. Hầu như việc thực hiện mua sắm, dự trữ hàng năm được thực hiện đúng như kế hoạch. Nếu có sai lệch thì cũng không đáng kể. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 47 Năm 2004 Năm 2005 Tên vật tư KH Thực hiện % so với KH KH Thực hiện % so với KH Cao su thiên nhiên các loại 8600 8700 101,16% 7600 7300 96,71% CaCO3 2700 2950 109,26% 2000 1850 92,5% Vải mành 6-840D/1 180 197 109,44% 140 120 85,71% Bảng 6: Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của một số loại vật tư chủ yếu trong 2 năm vừa qua (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Ta thấy, năm 2004, việc thực hiện mua sắm vật tư nhiều hơn so với kế hoạch đề ra. Nguyên nhân của việc này là do, trong kì sản xuất, nhu cầu về sản phẩm của Công ty tăng lên, Công ty phải sản xuất thêm săm lốp để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Do đó, kế hoạch vật tư trong năm 2004 được điều chỉnh để phù hợp với điều kiện sản xuất. Năm 2005, do Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp, các nguồn lực của Công ty được tập trung chủ yếu cho công tác cổ phần hoá đặc biệt là nguồn tài chính. Do đó, kế hoạch mua sắm vật tư trong năm 2005 không thực hiện được như kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch năm cho vật tư, Công ty thường xuyên theo dõi tình hình. Cuối kì, Công ty tập hợp các kết quả đã thực hiện được rồi so với kế hoạch đặt ra để xem có sai lệch gì không. Nếu có, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra những sai lệch đó để rút kinh nghiệm cho năm sau, và tìm các biện pháp khắc phục. 2.4. Việc sử dụng các công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư. Trong giai đoạn phát triển của công nghệ thông tin, nhận thức được vai trò của hệ thống máy tính, Công ty cao su Sao vàng đầu tư nâng cấp và mua Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 48 mới một số máy tính tại các phòng ban trong công ty như phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán... nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư và quản lý theo dõi tình hình vật tư của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty đã nối mạng Internet cho các phòng ban, đặc biệt là phòng kế hoạch vật tư để họ có thể thu thập thông tin từ thị trường, từ phía các nhà cung ứng một cách nhanh nhất. Vì mạng Internet là nơi cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất, cập nhật nhất. Tuy nhiên, hệ thống máy tính chỉ được thiết lập ở khối văn phòng mà chưa có ở các kho, hay các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Trên thực tế, công việc theo dõi và quản lý vật tư chủ yếu diễn ra ở các kho, tình hình sử dụng định mức tiêu hao nguyên vật liệu diễn ra ở các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Đây là những nơi cần cập nhật thông tin về vật tư thường xuyên và kịp thời. Nếu chỉ sử dụng những cách lưu trữ thông tin truyền thống, tức là ghi chép sổ sách đơn thuần thì hệ thống sổ sách của Công ty sẽ trở nên cồng kềnh, không tiện cho việc tìm kiếm thông tin. Mỗi khi muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, Công ty phải tiến hành tra cứu sổ sách, mất rất nhiều công sức và thời gian. Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 49 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG 1. Áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Chính sách chất lượng mà Công ty cao su Sao vàng đưa ra là: "Chất lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp". Do đó, Công ty luôn chú trọng đến chất lượng không chỉ của sản phẩm mà công ty làm ra mà còn chú trọng đến chất lượng của các yếu tố đầu vào, chất lượng nguồn nhân lực... Chính vì thế, Công ty đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã được tập đoàn BVQI của vương quốc Anh công nhận là đã đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đây là một cách để Công ty khẳng định mình trước cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã cung cấp cho Công ty các phương tiện hữu hiệu để Công ty có thể kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu. Đối với hoạt động quản lý vật tư nói chung và công tác lập kế hoạch sản xuất nói riêng, Công ty đưa ra các quy định để hướng các hoạt động của cán bộ công nhân viên theo đúng quy định đó. Đồng thời giúp người quản lý có thể căn cứ vào các quy định đó để kiểm soát các hoạt động của các nhân viên của mình. Nhờ đó, Công ty có thể giảm thiểu được các chi phí cho việc kiểm tra lại hoặc sửa chữa những sai sót trong quá trình sản xuất. Đối với vật tư của công ty, Công ty có các cán bộ và các phương tiện kĩ thuật để đánh giá một cách chính xác nhất chất lượng, quy cách chủng loại vật tư. Hơn nữa trong quá trình bảo quản vật tư, Công ty có quy trình quản lý nghiêm túc theo Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 50 tiêu chuẩn ISO. Do đó, mọi vấn đề tổn thất vật tư được công ty luôn cố gắng giảm thiểu một cách tối đa. Phương hướng của Công ty trong những năm tới là luôn cố gắng áp dụng triệt để các quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 nhằm định hướng các hoạt động của công ty theo đúng quy định, có các biện pháp kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu. Có như vậy, Công ty có thể hoàn thiện hơn nữa các hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động quản lý vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng. 2. Tạo động lực cho người lao động đặc biệt là các cán bộ công nhân viên làm công tác lập kế hoạch, cung ứng hay bảo quản vật tư. Trong những năm qua, Công ty đã có những biện pháp khen thưởng và xử phạt hợp lý đối với các xưởng, các xí nghiệp sản xuất trong công tác sử dụng và bảo quản vật tư. Bằng việc khen thưởng đối với những xưởng, xí nghiệp sử dụng tiết kiệm vật tư và xử phạt các xí nghiệp nếu như họ gây lãng phí vật tư, Công ty đã làm cho người lao động trong các xưởng, xí nghiệp làm việc với tinh thần và thái độ nghiêm túc và tự giác hơn. Tuy nhiên, phương pháp này mới chỉ áp dụng trong các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Trong những năm tới, Công ty luôn cố gắng tạo mọi điều kiện để cán bộ công nhân viên trong Công ty có thể được hưởng xứng đáng với những nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Bên cạnh đó, Công ty đề ra những phương hướng tạo động lực mới cho người lao động để họ có thể cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển chung của Công ty như khen thưởng thường xuyên đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, các cán bộ làm công tác cung ứng vật tư hay cán bộ quản lý kho vật tư… Đặc biệt, khi tiến hành cổ phần hoá, cán bộ công nhân viên trong công ty vừa là người lao động, vừa là chủ sở hữu, họ có thể quản lý được vốn và công sức mà mình bỏ ra. Ngoài phần lương các cán bộ công nhân viên được hưởng theo chế độ, họ còn được hưởng lợi tức của phần vốn góp của mình. Do đó, lợi nhuận của doanh nghiệp là điều quan tâm của mọi cán bộ công Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 51 nhân viên trong Công ty. Đây là động lực trực tiếp giúp cán bộ công nhân viên trong công ty nhiệt tình, tự giác làm việc, luôn cố gắng hết sức vì sự phát triển chung của Công ty. 3. Giảm biên chế, phân công công việc cụ thể đối với từng cán bộ sao cho phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ. Năm 2006, Công ty tiếp tục tiến hành Công tác cổ phần hóa doanh nghiệp. Dự kiến đến tháng 5 năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Do đó, Công ty sẽ tiến hành tinh giảm biên chế. Số lượng công nhân viên trong công ty sẽ giảm 1/3. Công ty tiếp tục vận động những người đã lớn tuổi nghỉ hưu, giữ lại những người có trình độ, có kinh nghiệm để phục vụ cho Công ty. Đồng thời, tiếp tục tuyển chọn các cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ để thay thế lớp người cũ, tăng cường hoạt động quản lý của Công ty. Nhờ đó, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty sẽ được nâng cao hơn nhằm đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công việc. Bên cạnh đó, Công ty cố gắng làm tốt công tác sắp xếp, bố trí cán bộ công nhân viên vào các vị trí thích hợp dựa trên khả năng, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mỗi người. Đối với công tác quản lý vật tư, phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng tổ chức hành chính bố trí sắp xếp các vị trí làm việc thật hợp lý. Quy định rõ người nào làm công tác lập kế hoạch, người nào làm công tác cung ứng vật tư, người nào làm công tác quản lý kho vật tư. Với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý, các công việc của Công ty được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chính nhờ những cố gắng nỗ lực trong việc hoàn thiện hoạt động của công ty nói chung và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng mà trong những năm gần đây, mặc dù có những biến động lớn trên thị trường vật tư của Công ty nhưng Công ty luôn cố gắng để có thể đảm bảo được vật tư cho sản xuất. Trong những năm tới đây, Công ty tiếp tục đề ra các quy chế làm việc thật chặt chẽ nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 52 phận trong Công ty. Nhờ đó, Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư được hoàn thiện và chính xác hơn. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. Công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng nằm trong công tác quản lý vật tư của Công ty. Việc lập kế hoạch vật tư không chỉ là việc lập kế hoạch đơn thuần mà nó còn liên quan đến các công tác bảo quản và dự trữ vật tư, xây dựng định mức tiêu hao vật tư... Do đó, để công tác lập kế hoạch được tốt thì các hoạt động quản lý vật tư của Công ty phải được tốt. 1. Lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Hiện nay, các nhà cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng đều là những nhà cung cấp truyền thống, đã có quá trình cộng tác với Công ty từ nhiều năm nay. Nói chung, vật tư mà những nhà cung ứng này cung cấp cho Công ty đều là những vật tư có chất lượng, giá cả hợp lý. Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay, có rất nhiều nhà cung ứng khác đang cạnh tranh với những nhà cung ứng này. Để có thể đứng vững trên thị trường, các nhà cung ứng tạo lợi thế cạnh tranh cho mình bằng chất lượng vật tư, giá cả hợp lý và các dịch vụ đi kèm. Để đảm bảo nguồn vật tư cho sản xuất và thực hiện đúng được kế hoạch năm cho vật tư đề ra, hàng năm, Công ty tiếp tục tiến hành công tác với những nhà cung ứng vật tư cũ. Bên cạnh đó, Công ty tiếp tục tìm hiểu thị trường, tìm những nhà cung ứng mới với giá cả vật tư phù hợp, chất lượng tốt. Vật tư là loại đầu vào quan trọng nhất của Công ty, do đó, trước khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Công ty nên tìm hiểu kĩ về người cung ứng vật tư cho mình. Muốn vậy, Công ty phải tạo điều kiện để các nhà cung ứng thể hiện năng lực của mình. Do số lượng vật tư của Công ty là khá lớn, do đó, công ty có thể áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Vào đầu năm, trước Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 53 khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty công bố rộng rãi việc đấu thầu vật tư cho Công ty. Sau đó mời các nhà thầu tham gia vào một cuộc đấu thầu công khai. Các nhà thầu được chọn là những nhà thầu đưa ra mức giá hợp lý nhất, chất lượng vật tư đảm bảo... Ngoài ra có thể ưu tiên nhà thầu nào có các dịch vụ đi kèm như mua nhiều giảm giá, vận chuyển vật tư đến tận Công ty... Áp dụng biện pháp đấu thầu vật tư, Công ty có thể tiếp cận được với các nhà cung ứng mới trên thị trường và có thể chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất cho Công ty. Công ty cũng có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng cho một nhóm vật tư để đảm bảo an toàn trong trường hợp thị trường vật tư trở nên khan hiếm. Mặt khác, thông qua việc tổ chức đấu thầu, các nhà cung ứng sẽ tự tiếp cận với Công ty. Nhờ đó, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 phần chi phí cho hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các nhà cung ứng. Như vậy, công tác lập kế hoạch vật tư sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn. 2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy phục vụ cho công tác lập kế hoạch. Trước mắt, Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ phục vụ cho hoạt động quản lý vật tư, nâng cao chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư. 2.1 Đối với cán bộ lập kế hoạch: Đội ngũ cán bộ lập kế hoạch của Công ty cao su Sao vàng hiện nay nhìn chung là giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, luôn cố gắng nỗ lực vì sự phát triển chung của Công ty. Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ lập kế hoạch, tăng cường người cho công tác nghiên cứu và dự báo môi trường. Vì đây là công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty. Đa số các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay đều đã lớn tuổi. Mà công việc quản lý vật tư không những đòi hỏi những người có kinh nghiệm mà còn đòi hỏi những người năng động, có sự phản ứng nhanh nhạy với những biến động của môi trường, có thể sử dụng tốt các công cụ để phục vụ cho việc lập kế hoạch vật tư cho Công ty. Do Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 54 đó, ngay từ bây giờ, Công ty nên đầu tư đào tạo những cán bộ trẻ tuổi, có năng lực, giúp họ làm quen với công việc để sau một thời gian nữa, họ có thể trở thành những cán bộ lập kế hoạch vật tư giỏi, đảm nhiệm công việc lập kế hoạch vật tư thay cho những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hưu. 2.2 Đối với cán bộ quản lý vật tư: Công tác quản lý vật tư trong Công ty cao su Sao vàng hiện nay bao gồm rất nhiều các công việc nhỏ lẻ khác nhau như lập kế hoạch vật tư, tổ chức mua sắm, cung ứng vật tư. Do vậy, khó có thể một vài người mà có thể đảm nhận hết từng đó công việc. Để công việc lập kế hoạch được tốt, công ty nên chuyên môn hoá công việc cho cán bộ công nhân viên, giao cho họ những công việc phù hợp với khả năng và chuyên môn của mình. Công ty nên thường xuyên định kì tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên về các nghiệp vụ quản lý vật tư. Không chỉ các cán bộ làm công tác lập kế hoạch mà các cán bộ quản lý kho, các cán bộ làm công tác cung ứng vật tư cũng phải hiểu và nắm rõ về số lượng, chủng loại vật tư của Công ty, biết được định mức tiêu hao vật tư để mọi người sử dụng tiết kiệm vật tư và bảo quản vật tư thật tốt. Hiện nay, Công ty mới chỉ có các biện pháp khen thưởng và xử phạt đối với các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật tư mà chưa có các quy định đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch, cán bộ cung ứng vật tư... Công ty nên tạo động lực cho họ bằng cách thường xuyên khen thưởng nếu như họ hoàn thành tốt công việc, hoặc kỉ luật đối với những ai lơ là công việc, không hoàn thành trách nhiệm được giao. 3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch. 3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí nghiệp và các xưởng sản xuất: Do điều kiện sản xuất thực tế của Công ty đôi khi khác nhiều so với điều kiện thử nghiệm khi xây dựng định mức nên hệ thống định mức mà Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 55 Công ty đang sử dụng nhiều lúc không sát so với thực tế. Do đó, Công ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống định mức tiêu hao vật tư. Công ty cần quản lý chặt chẽ các xí nghiệp, các xưởng sản xuất, thường xuyên dõi tình hình sản xuất của các xí nghiệp, các xưởng đó. Nếu điều kiện sản xuất thực tế khác quá nhiều so với điều kiện sản xuất thử nghiệm thì Công ty phải tiến hành điều chỉnh kịp thời. - Nếu Công ty đầu tư thêm các máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, hoặc nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm, Công ty phải tiến hành điều chỉnh hệ thống định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất mới. - Nếu hoạt động sản xuất của Công ty yếu kém, gây lãng phí vật tư, Công ty phải có các biện pháp xử lý kịp thời, chỉnh đốn lại các hoạt động để đảm bảo cho định mức tiêu hao vật tư được sử dụng đúng theo tiêu chuẩn mà Công ty đã đề ra. Bên cạnh đó, các bộ phận lập kế hoạch phải thường xuyên phối hợp với các kho, các xí nghiệp và các xưởng sản xuất để đánh giá kết quả thực hiện định mức tiêu hao sau mỗi kì sản xuất để có thể phát hiện ra những sai sót và có thể sữa chữa kịp thời, không để ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch vật tư của kì sau. Định mức tiêu hao vật tư là một yếu tố quan trọng để xây dựng và lập kế hoạch năm cho vật tư một cách chính xác nhất. Do đó, làm tốt công tác thực hiện định mức tiêu hao vật tư ở các xưởng, các xí nghiệp sản xuất là tiền đề quan trọng để có thể hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng. 3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ: Công tác lập kế hoạch vật tư phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin của Công ty. Do số lượng vật tư tương đối lớn, lại thường xuyên có sự thay đổi như tình hình nhập, xuất kho, cung ứng cho các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Ngoài ra, Công tác lập kế hoạch vật tư còn chịu ảnh hưởng nhiều của thông tin từ bên ngoài thị trường. Để công tác lập kế hoạch được tốt, Công ty Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 56 phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động của vật tư trên thị trường cũng như trong doanh nghiệp để có các biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, Công ty có thể đề ra các phương hướng phòng ngừa khi các sự cố xảy ra. Trong giai đoạn hiện nay, máy tính được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm soát vật tư. Uu điểm của máy tính là có thể lưu trữ nhiều thông tin, công việc tìm kiếm thông tin trên máy tính cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, máy tính rất thích hợp trong việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp. Công ty nên xây dựng hệ thống máy tính không chỉ ở văn phòng mà còn ở các kho chứa, và các xưởng sản xuất. Nhờ đó, những người có công việc liên quan đến vật tư có thể cập nhật thông tin kịp thời. Đồng thời, hệ thống máy tính của Công ty nên kết nối mạng nội bộ, để những người trên văn phòng công ty cũng có thể dùng máy tính để theo dõi tình hình vật tư của công ty mà không cần phải xuống trực tiếp dưới các kho. Thông tin thu được từ hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường của Công ty và thông tin về thị trường vật tư cũng rất quan trọng trong công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, để thông tin có thể cập nhật thường xuyên và kịp thời đến những cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, Công ty nên đầu tư hơn nữa cho hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường để từ đó có thể dự báo được chính xác những biến động của môi trường, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp phòng ngừa kịp thời ngay trong khi lập kế hoạch. 3.3. Tăng cường việc sử dụng các công cụ, các mô hình để phục vụ công tác lập kế hoạch: Hiện nay, việc lập kế hoạch năm cho vật tư của công ty chủ yếu dựa và kinh nghiệm của các cán bộ. Công ty nên sử dụng máy tính và các phần mềm quản lý để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc phân tích và xử lý thông tin trên máy tính cũng chính xác hơn là sử dụng các công cụ truyền thống. Sổ sách vật tư cũng nên được lưu trữ trên máy tính để có thể lưu trữ được lâu dài, không bị mất mát, và cũng gọn nhẹ hơn rất Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 57 nhiều, giảm được hệ thống sổ sách cồng kềnh, việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Trong quá trình lập kế hoạch vật tư, Công ty nên sử dụng các mô hình, các công thức toán học như JIT, mô hình quản trị hàng dự trữ để các chỉ tiêu của kế hoạch vật tư đề ra được chính xác hơn. Vào cuối mỗi năm, Công ty nên đánh giá lại tình hình sử dụng, tình hình cung ứng vật tư của các năm trước để làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch năm cho vật tư ở các năm sau:  Đánh giá tình hình cung ứng vật tư: Một trong những điều kiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty là việc cung cấp vật tư phải được tổ chức một cách hợp lý. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng quá lớn, sẽ gây ứ đọng vốn cho Công ty. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ vật tư sẽ làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Để có thể đánh giá được tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, cần tính tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch cho từng loại vật tư theo công thức sau: Số lượng vật tư nhập trong kì Tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư i = Số lượng vật tư cần mua trong kì x 100  Đánh giá chất lượng vật tư: Việc cung cấp vật tư cho quá trình sản xuất không chỉ cần đảm bảo đủ số lượng mà còn phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng. Chất lượng vật tư của công ty không cần tốt nhất mà cần đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật đặt ra đối với vật tư.  Đánh giá tình hình dự trữ vật tư: Để phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần so sánh số lượng vật tư đang dự trữ với số lượng vật tư cần dự trữ. Mụ