Luận văn Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của công ty cổ phần kho vận Tân Cảng

i ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -----µ----- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG GVHD : ThS. Trần Thị Trang SVTH : Trần Thị Thúy Oanh MSSV : 106401205 TP.HCM, 2010 ii LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận này được thực hiện tại Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Tp.Hồ Chí Minh, ngày…. tháng …. năm 2010 Tác giả Trần Thị Thúy Oanh iii Lời cảm ơn Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu để hoàn thành bài Khóa luận Tốt Nghiệp, em xin kính gửi lời cảm ơn đến cô Trần Thị Trang đã tận tình hướng dẫn và giúp em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đó, giúp em củng cố và mở rộng kiến thức chuyên ngành đã được trang bị tại trường, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc để bước đầu nghiên cứu các hiện tượng kinh tế liên quan đến chuyên ngành Quản Trị Ngoại Thương, đồng thời giúp em có một nền tảng vững chắc cho tương lai sau khi rời khỏi ghế nhà trường. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các anh chị Phòng Chứng Từ CFS, Các cô chú Phòng Tài Chính Kế Toán, Phòng Hành Chính Quản Trị, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh, Trung Tâm Điều Hành sản xuất…của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng. Mọi người đã tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại đây. Các anh chị đã hướng dẫn tận tình, chu đáo giúp em tiếp cận với các hoạt động, công việc thực tế không chỉ ở Phòng Chứng từ mà còn ở các Kho, Bãi cũng như cung cấp những tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt chuyên đề này. Trong quá trình thực hiện còn nhiều thiếu sót, em kính mong thầy và quý Công ty đóng góp ý kiến, cũng như giúp em có thể điều chỉnh những sai sót, khuyết điểm để Chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thị Thúy Oanh iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Trần Thị Thúy Oanh MSSV: 106401205 Khóa: 2006-2010 Nhận xét của Đơn vị thực tập: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. Giáo viên hướng dẫn vi MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ ii LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................ iii NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................................... iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................... v MỤC LỤC .................................................................................................................. vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .............................................................................. x DANH MỤC CÁC BẢNG ......................................................................................... xi DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỐ ...................................................................... xii MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ........................................... 3 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận ....................................................... 3 1.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận ......................... 3 1.1.3. Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ............... 4 1.1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng ............................. 5 1.1.4.1. Đối với hàng xuất khẩu ....................................................................... 5 1.1.4.2. Đối với hàng nhập khẩu ...................................................................... 6 1.2. Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load) 8 1.2.1. Trách nhiệm của các bên liên quan trong phương thức gửi hàng lẻ bằng Container ............................................................................................................... 8 1.2.2. Tổng quát quy trình gửi hàng lẻ bằng Container ........................................ 9 1.3. Một số vấn đề về kho bãi hàng nói chung............................................................ 10 1.3.1. Khái niệm kho bãi .................................................................................. 10 1.3.2. Vai trò của kho bãi .................................................................................. 10 1.3.3. Một số kho thông dụng............................................................................ 10 1.3.4. Chức năng của kho bãi............................................................................ 11 1.3.5. Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác .............................................. 12 vii 1.3.6. Một số hoạt động chủ yếu tại kho ........................................................... 12 Kết luận chương 1...................................................................................................... 13 Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI KHO - CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công Ty TÂN CẢNG SÀI GÒN (Sai Gon New Port) ............. 14 2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển............................................. 14 2.1.2. Các ngành nghề kinh doanh ..................................................................... 15 2.2. Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ........................... 15 2.2.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển ........................................... 15 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................... 16 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 17 2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận .................................................... 18 2.2.3.2. Nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của Công Ty ................................. 18 2.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh .............................................................. 20 2.2.4.1. Đánh giá tỉ trọng sản lượng hàng hóa qua kho Tân Cảng của công ty 20 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ........... 21 2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng .................................................................................................... 24 2.3.1. Hệ thống khu kho hàng Tân Cảng ........................................................... 37 2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng ................................................... 25 2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa trong kho......... 26 2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho .................................................... 27 2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ............................................................................................................. 29 2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất .......................................... 25 2.3.2.2. Tổng quát quy trình giao nhận hàng nhập .......................................... 33 2.3.3. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ................ 37 2.3.3.1. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng tại kho xuất ......... 37 2.3.3.2. Chứng từ liên quan dến hoạt động giao nhận hàng tại kho nhập ......... 38 viii 2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho ................................................... 39 2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho .. 39 Kết luận chương 2...................................................................................................... 43 Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ................... 45 3.1.1. Giải pháp 1: Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên ............................. 45 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 45 3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 45 3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 46 3.1.2. Giải pháp 2: Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ......................................................... 47 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 47 3.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 47 3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 48 3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống kho hàng ... 50 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 50 3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 50 3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 51 3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho ... 53 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 53 3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 53 3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 54 3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng ................. 53 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp ..................................................................... 53 3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 53 ix 3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ..................................... 55 3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................ 55 3.2.1. Kiến nghị đối với các hãng tàu .............................................................. 55 3.2.2. Kiến nghị đối với cảng .......................................................................... 55 3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng Nhà nước .............................. 55 3.2.4. Kiến nghị đối với Tân Cảng Sài Gòn .................................................... 56 3.2.5. Kiến nghị đối với Đại lý giao nhận ....................................................... 57 3.2.6. Kiến nghị đối với Công ty ..................................................................... 57 Kết luận chương 3...................................................................................................... 58 KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................ 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (chi tiết) Phụ lục 2: Quy trình nhập hàng xuất vào kho (mới) Quy trình xuất hàng xuất đóng vào container (mới) Phụ lục 3: Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho (chi tiết) Phụ lục 4: Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng xuất Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng nhập x DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển MB/ L Master Bill of Lading – Vận đơn chính HB/L House Bill of Lading – Vận đơn phụ Cont Container D/O Delivery Order – Lệnh giao hàng TEU 1 container 20’ = 1 TEU LCL Less than Container Load – Hàng lẻ FLC Full Container Load – Hàng nguyên container JIT Just – in – time CFS Container Freight Station – Trạm hàng lẻ CY Container Yard – Bãi chứa container ETA Estimated Time of Arrival – Thời gian dự kiến tàu đến CFS Container Freight Station - Trạm thu gom hàng lẻ B/N Booking Note – Hợp đồng lưu khoang TKHQ Tờ khai hải quan DT Doanh thu HQ Hải quan HQGS Hải quan giám sát HH Hàng hóa LN Lợi nhuận SL Sản lượng CH Chủ hàng BPCT Bộ phận chứng từ WMS Hệ thống quản lý kho hàng - Warehouse Management System CMC Phiếu chuyển bãi chờ xuất LNST Lợi nhuận sau thuế LNTT Lợi nhuận trước thuế xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lượng lao động của công ty .................................................................... 19 Bảng 2.2 Bảng tóm tắt cơ sở hả tầng và trang thiết bị của công ty .......................... 19 Bảng 2.3 Tỉ trọng sản lượng hàng hóa thông qua kho ............................................ 20 Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .............................................. 22 Bảng 2.5 Quy trình nhập hàng xuất khảu vào kho .................................................. 30 Bảng 2.6 Quy trình xuất hàng đóng vào container .................................................. 31 Bảng 2.7 Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho ......................................... 34 Bảng 2.8 Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ .................................. 35 Bảng 2.9 Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra ............................................................. 43 Bảng 3.1 Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất vào kho ......................................... 48 Bảng 3.2 Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container ................................ 49 xii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình gửi hàng lẻ bằng container ....................................................... 9 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty .....................................................................17 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng thông qua kho của công ty .........................21 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .................23 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng doanh thu từng dịch vụ của công ty ...............24 Sơ đồ 2.2 Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty .............................................. .25 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xếp hàng tại kho hai cửa nhập và xuất ......................................... .27 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luồng hàng xuát.............................................................................30 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ luồng hàng nhập ............................................................................40 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 1 MỞ ĐẦU hương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ sau khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt từ sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Giao thương hàng hóa ngày một tăng trưởng, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Hiện nay trên 24 tỉnh thành vùng duyên hải Việt Nam có trên 200 cảng biển lớn nhỏ, chỉ riêng hệ thống cảng biển TP.HCM lượng hàng hóa đã lên tới 50 triệu tấn/ năm, gấp đôi kế hoạch đề ra cho năm 2010. Bất chấp suy thoái kinh tế toàn cầu, lượng hàng hóa ra và vào các cảng miền Nam trong năm qua vẫn tăng hơn 10%. Như vậy tốc độ tăng trưởng hàng hoá qua cảng biển nhanh hơn rất nhiều lần so với tốc độ đầu tư xây dựng. Trong thành tựu chung của hệ thống cảng biển có sự đóng góp to lớn của Tân Cảng Sài Gòn, một cảng lớn mạnh bậc nhất trong cả nước. Hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho là một trong những hoạt động chủ chốt của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Nhu cầu xuất nhập khẩu qua hệ thống cảng biển ngày càng tăng, cùng với khả năng quản lý, khai thác chưa đạt hiệu quả của hệ thống cảng và kho bãi của Việt Nam so với các nước có điền kiện tương tự trong khu vực. Do vậy, yêu cầu cấp thiết cần phải đặt ra hiện nay là phải tiếp tục nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện chuẩn hoá các quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho bãi hàng, nhằm đưa hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là khâu giao nhận tại các kho hàng của Việt Nam gần hơn với pháp luật và thông lệ Quốc tế, nâng cao hiệu quả khai thác dịch vụ kinh doanh kho bãi và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá ngày càng tăng qua hệ thống cảng biển Việt Nam. Hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành Công ty Tân cảng Sài Gòn đã trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng - “Nhà khai thác cảng container hàng đầu Việt Nam”. Và sự ra đời của Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con sẽ góp phần mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải.. phấn đấu đưa doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng từ 18% hiện nay lên 40-50% vào năm 2015. Do đó đòi hỏi Công ty cổ phần Kho vận Tân Cảng phải cố gắng chủ động triển khai hàng loạt các giải pháp, biện pháp quản lí điều hành sản xuất, chuẩn hóa quy T GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 2 trình giao nhận tại kho, áp dụng chương trình quản lí kho hàng theo hướng chuyên môn hóa, đưa chất lượng dịch vụ khách hàng đến tầm cao hơn… Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động giao nhận tại tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên Tổ Chứng từ CFS của công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Cô Trần Thị Trang, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, đề tài này nhằm tìm hiểu kĩ hơn về hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho, và đưa ra một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động này của công ty trong thời gian sắp tới, góp phần vào công cuộc phát triển dịch vụ Logictics của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn. v Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Tìm hiểu chung về Công ty Tân Cảng Sài Gòn, cũng như tìm hiểu về Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng Nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của quy trình và thực trạng giao nhận hàng hóa tại kho của công ty, qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trình giao nhận hàng hoá tại kho, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận tại kho. v Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Hoạt động giao nhận hàng Xuất Nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng Phạm vi: Hệ thống kho hàng và quy trình giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng v Nội dung nghiên cứu: Chương I: Cơ sở lí luận về giao nhận và kho bãi Chương II: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 3 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu: 1.1.1. Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận: Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Theo luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Nói một cách ngắn gọn “Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác” 1.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận: v Quyền hạn và nghĩa vụ: Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. v Trách nhiệm: · Khi là đại lý của chủ hàng: Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 4 - Giao hàng không đúng chỉ dẫn - Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. - Chở hàng đến sai nơi quy định, giao hàng không đúng người nhận · Khi là người chuyên chở: Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho,.. thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình. 1.1.3. Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu: v Nhiệm vụ của Cảng: - Ký hợp đồng bốc dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu. - Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng. - Tiến hành việc bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về tổn thất gây ra trong giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ… v Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương: - Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng, nếu hàng phải thông qua cảng. - Tiến hành giao nhận hàng với tàu, nếu hàng không thông qua cảng, hoặc tiến hành giao nhận hàng với cảng nếu hàng phải qua cảng. - Ký hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng với cảng. - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng v Nhiệm vụ của Hải quan: - Tiến hành làm thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát đối với tàu biển và hàng xuất nhập khẩu. - Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu nếu có. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 5 - Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, hoặc vận tải trái phép hàng, ngoại tệ, tiền Việt Nam qua cảng biển. Ngoài ra còn có các cơ quan có liên quan làm nhiệm vụ khác nhau như đại lý tàu biển, chủ hàng trong nước… 1.1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng: 1.1.4.1. Đối với hàng xuất khẩu: v Nếu hàng xuất khẩu phải lưu kho, bãi của cảng: Việc giao hàng gồm 2 bước: Chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng và cảng tiến hành giao hàng cho tàu. · Giao hàng xuất khẩu cho Cảng: - Giao Bản Danh mục hàng (Cargo List) và đăng ký với Phòng điều độ của Cảng để bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ. - Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ của cảng để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng với cảng. - Lấy lệnh nhập kho báo với Hải quan và kho hàng. - Giao hàng vào kho, bãi cảng. · Cảng giao hàng cho tàu: - Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu. + Làm các thủ tục, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), thủ tục hải quan. + Báo cho cảng ngày, giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu (đối với hàng được chở chuyến như phân ure, bột mì...). + Giao cho cảng Cargo List để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. + Tổ chức vận tải hàng từ kho ra cảng, lấy Lệnh xếp hàng, ấn định số máng tàu, bố trí xe, công nhân và người áp tải hàng nếu cần. + Công nhân cảng tiến hành việc xếp hàng. Hàng được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Khi giao nhận xong, cảng lấy biên lai thuyền phó (Mater’s Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 6 + Sau khi xếp hàng lên tàu, cảng sẽ lập Biên bản tổng kết xếp hàng lên tàu và cùng ký xác nhận với tàu. - Lập bộ chứng từ thanh toán dựa vào hợp đồng mua bán và L/C. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng nếu bán theo CIF hoặc CIP. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng: chi phí bốc hàng, vận tải, bảo quản, lưu kho… - Tính toán tiền thưởng phạt xếp dỡ nếu có, khi hàng được chở bằng tàu chuyến, còn tàu chợ thì không. v Nếu hàng xuất khẩu được đóng trong container: · Nếu gởi hàng nguyên/ nhận nguyên (FCL/FCL): - Chủ hàng thực hiện việc lưu container với hãng tàu. - Sau khi đăng ký Booking note, hãng tàu sẽ cấp Lệnh giao vỏ container để cho chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (P/L) và Seal (dấu niêm phong). - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Mời đại diện hải quan kiểm định hàng và giám sát hàng đóng vào container. Sau đó, hải quan sẽ niêm phong và kẹp chì container. - Giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY) hoặc hải quan Cảng trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu. - Sau khi xếp hàng lên tàu xong, chủ hàng mang Biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng. · Nếu gởi hàng lẻ, nhận lẻ (LCL/LCL): - Chủ hàng gởi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu và thỏa thuận với hãng tàu về thời gian, địa điểm giao nhận hàng. - Giao hàng cho người vận tải hoặc đại lý của họ tại Trạm hàng lẻ CFS. - Chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc đóng hàng vào container. Sau đó hải quan niêm phong, kẹp chì, chủ hàng hoàn thành thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn. - Chủ hàng tập hợp bộ chứng từ gởi hàng để được người mua thanh toán tiền 1.1.4.2. Đối với hàng nhập khẩu: v Nếu hàng nhập khẩu phải lưu kho, bãi tại Cảng: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 7 · Cảng nhận hàng từ tàu: - Tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), Sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng. - Cảng và đại diện tàu kiểm tra lại tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng. - Dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi, có sự tham gia của nhân viên giao nhận kiểm đếm, phân loại, kiểm tra về tình trạng hàng và ghi vào Phiếu Kiểm đếm. - Lập Biên bản kết toán nhận hàng (ROROC). Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng hàng thực giao so với Cargo Manifest và Bill of Lading. · Cảng giao hàng cho chủ hàng: - Khi nhận được thông báo tàu đến, chủ hàng phải mang B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (D/O-Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. - Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng đã ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu một bản D/O. - Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Làm thủ tục hải quan. Thời hạn hoàn thành thủ tục hải quan là 30 ngày, kể từ ngày hàng đến cửa khẩu ghi trên B/L. - Sau khi hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và mang về kho. v Hàng nhập khẩu bằng container: · Nếu là hàng nguyên container (FCL/FCL): - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. - Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 8 · Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL): Chủ hàng mang B/L gốc, hoặc House Bill đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS và làm các thủ tục như trên. 1.2. Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load): 1.2.1. Trách nhiệm của các bên liên quan trong phương thức gửi hàng lẻ bằng Container: v Trách nhiệm của người gửi hàng: - Vận chuyển hàng từ kho của mình tới kho CFS và giao cho người gom hàng (đại lý giao nhận) và chịu chi phí này. - Chuyển giao cho người gom hàng các chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá. - Nhận B/L hoặc House B/L v Trách nhiệm người gom hàng tại cảng xếp: - Nhận hàng tại kho CFS. - Làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hoá. - Phân loại hàng hoá, bảo quản hàng hoá tại CFS và giám sát chất xếp hàng hoá vào container rồi niêm phong. - Chịu các chi phí liên quan tới các tác nghiệp gom, đóng hàng theo hợp đồng mà đại lý đã ký kết với cảng. v Trách nhiệm của hãng tàu: - Cung cấp container rỗng trong điều kiện kỹ thuật tốt cho người gửi hàng. - Nhận container có hàng tại bãi chứa ở cảng (CY) quy định trong tình trạng nguyên niêm phong. - Chịu trách nhiệm đối với hàng kể từ khi nhận tới khi giao (CY/CY). v Trách nhiệm của người gom hàng tại cảng dỡ: - Làm thủ tục hải quan để nhận hàng. - Nhận nguyên container về CFS của mình, dỡ hàng đưa vào CFS, trả vỏ container cho đại lý hãng tàu. - Giao lô hàng lẻ cho người nhận hàng tại CFS. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 9 v Trách nhiệm của người nhận hàng: - Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng - Xuất trình BL hợp lệ với người gom hàng để nhận hàng tại bãi - Nhận hàng tại CFS và đưa về kho riêng. 1.2.2. Tổng quát quy trình gửi hàng lẻ bằng Container: Sơ đồ 1.1 : Quy trình gửi hàng lẻ bằng container v Chú thích sơ đồ 1. Người gửi hàng giao hàng tại CFS (cho người gom hàng). 2. Người gom hàng cấp cho người gửi vận đơn của người gom hàng (House bill of lading - HB/L). 3. Người gom hàng chất hàng vào container rồi giao nguyên container đã niêm phong cho người đại diện hãng tàu tại CY. 4. Đại lý hãng tàu có thể cấp cho người gom hàng B/L nhận hàng để xếp. 5. Người chuyên chở xếp container xuống tàu. 6. Hãng tàu cấp cho người gom hàng B/L đường biển (Master bill of lading – MB/L). 7. Chuyển HB/L cho người nhận hàng. 8. Người gom hàng tại cảng xếp chuyển MB/L cho đại diện của họ ở cảng dỡ. 9. Dỡ hàng từ tàu lên bờ. 10. Người gom hàng trình MB/L cho đại diện của hãng tàu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 10 11. Đại diện của hãng tàu cấp lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) giao nguyên container. 12. Người gom hàng trình D/O cho bộ phận quản lý container ở cảng dỡ. 13. Nhận nguyên container và đưa về CFS. 14. Người nhận hàng trình HB/L cho người gom hàng. 15. Người gom hàng cấp lệnh giao hàng lẻ. 16. Trình lệnh giao hàng lẻ cho bộ phận quản lý hàng. 17. Người nhận nhận hàng tại CFS và đưa về kho riêng. 1.3. Một số vấn đề về kho bãi hàng nói chung : 1.3.1. Khái niệm kho bãi: Kho bãi được xem xét dưới 2 góc độ: - Góc độ kỹ thuật (hoặc hình thái tự nhiên): kho bãi là những công trình dùng để dự trữ, bảo quản các loại vật tư, hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất, lưu thông một cách liên tục, bao gồm: nhà kho, sân bãi, các thiết bị. - Góc độ kinh tế - xã hội: kho bãi là một đơn vị kinh tế có chức năng và nhiệm vụ dự trữ, bảo quản, giao nhận vật tư, hàng hoá phục vụ cho sản xuất, lưu thông, bao gồm đầy đủ các yếu tố của một quá trình sản xuất, kinh doanh (cơ sở vật chất, kỹ thuật, lao động, các yếu tố môi trường hoạt động khác). 1.3.2. Vai trò của kho bãi: Kho bãi là nơi cất giữ, bảo quản, trung chuyển hàng hoá và có những vai trò quan trọng sau: - Giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có các tổ chức có thể gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần. - Tiết kiệm chi phí trong sản xuất: kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng, giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng… - Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng. - Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ, chứ không phải là những sản phẩm đơn lẻ, giúp phục vụ tốt những nhu cầu của khách hàng. 1.3.3. Một số kho thông dụng: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 11 v Kho thuê theo hợp đồng: Kho thuê theo hợp đồng là một sự lựa chọn mà các công ty có thể quan tâm. Hợp đồng thuê kho là sự thoả thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê về nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch vụ kho bãi theo thoả thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê v Kho ngoại quan : Là kho lưu trữ hàng hoá sau: hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật. v Kho CFS: Thực hiện các hoạt động gom hàng lẻ, rồi đóng vào container xuất khẩu, dưới sự giám sát trực tiếp của công chức Hải quan. Kho CFS là trung tâm của quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hàng hóa muốn xuất đi hoặc nhập về đều phải thông qua kho CFS. Vì đây là nơi phân loại hàng, đón hàng của nhiều chủ hàng khác nhau để gửi đến cho khách hàng. Đây là cơ sở để giao nhận hàng hóa. v Các loại kho công cộng: Có nhiều loại kho công cộng như: Kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, kho hải quan, kho gửi hàng các nhân, kho đặc biệt, kho hàng rời, kho hàng lỏng. 1.3.4. Chức năng của kho bãi: v Hỗ trợ sản xuất: Vật tư sẽ được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng, hợp đồng đã thỏa thuận trước, theo các phương thức nguyên toa xe hoặc nguyên toa tàu. Hàng được dự trữ tại kho và giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng, tiện lợi. Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng. v Tổng hợp sản phẩm: Công ty có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại cần những sản phẩm khác nhau được tạo thành từ các nguyên liệu của các nhà cung cấp trên. Theo thỏa thuận, các nhà cung cấp sẽ sử dụng các phương thức giao nguyên toa xe hoặc nguyên toa tàu để đưa hàng về kho trung tâm của công ty. Tại đây hàng hóa sẽ được phân lại, tổng hợp, gia cố theo từng đơn hàng theo yêu cầu của các khách hàng. v Gom hàng: Có những khách hàng cần những lô hàng lớn, mà nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách hàng. Cho nên hàng sẽ được vận chuyển GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 12 theo phương thức nguyên toa xe/nguyên toa tàu từ các nhà cung cấp về kho của công ty. Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để cung cấp cho khách hàng. v Tách hàng thành nhiều lô nhỏ: Có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà máy về kho. Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành nhiều lô hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và tổ chức vận chuyển đến khách hàng. 1.3.5. Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác: v Mối liên hệ giữa kho với vận tải: Có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, tại kho vật tư này sẽ tiến hành gom nhiều lô nhỏ thành một lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển đến nhà máy. Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm sẽ được tập trung lại ở các kho rồi phân ra thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, được vận chuyển bằng những phương tiện thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy nhờ bố trí hệ thống kho vật tư và kho thành phẩm hợp lý, người ta có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. v Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Nếu sản xuất quy mô nhỏ để theo sát nhu cầu thị trường thì sẽ không có hàng tồn kho, dẫn đến chi phí quản lý kho giảm, nhưng chi phí sản xuất tăng do phải thay đổi trang thiết bị, các yếu tố đầu vào khác. Còn nếu sản xuất với quy mô lớn sẽ dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Do đó, cần phải quan tâm nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra lời giải tối ưu. v Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng: Thị trường luôn biến động và có thể xảy ra những tình thế bất trắc mà con người không thể dự báo hết được. Cho nên để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hóa, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. (Trích lọc: Quản trị Logistics, PGS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân, 2006). 1.3.6. Một số hoạt động chủ yếu tại kho: v Nhập hàng: - Chuẩn bị nhập hàng: Chuẩn bị kho chứa; chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ để nhận hàng, kiểm tra hàng; chuẩn bị nhân lực. - Tiến hành nhập hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hóa từ phương tiện chở đến; dỡ hàng từ phương tiện xuống; song song tiến hành theo dõi hiện trạng hàng hóa; đối chiếu hóa đơn hoặc các chứng từ gửi hàng khác; tiến hành kiểm tra số lượng, chất GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 13 lượng bằng cách cân, đong, đo, đếm và các phương pháp chuyên môn khác; kiểm tra lại chứng từ gửi hàng; nếu có vấn đề phát sinh (hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng, chứng từ sai…) thì cần xử lý kịp thời. Nhập hàng vào kho, nhập số liệu vào máy, vào sổ sách, vào thẻ kho… v Xuất hàng: - Chuẩn bị hàng để xuất: công việc chủ yếu là gom hoặc tách thành những lô hàng phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng; Có thể làm thêm các công việc đóng gói bao bì, dán nhãn…theo yêu cầu. Chuẩn bị chứng từ thủ tục cần thiết để phục vụ cho việc xuất hàng. - Tiến hành xuất hàng: tổ chức giao hàng cho khách hàng hay người chuyên chở, lấy các bằng chứng cần thiết (biên nhận, vận đơn…); nhập số liệu vào máy tính, sổ kho, thẻ kho; điều chỉnh lại số liệu về lượng hàng hóa còn lại trong kho trên máy tính, sổ kho, thẻ kho. v Lưu kho, bảo quản hàng hóa trong kho: Đây là nghiệp vụ quan trọng của kho nhằm: Giữ gìn được đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho; Giảm các hư hao, mất mát, góp phần giảm phí lưu thông trong quản lý kho, trên cơ sở đó có thể làm tốt nghiệp vụ xuất, nhập hàng hóa. Nghiệp vụ này gồm những công việc chính như: chất xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và dùng các biện pháp chuyên môn để chăm sóc, bảo quản hàng hóa. Kết luận chương 1 Như vậy, có thể thấy, giao nhận không những có chức năng duy chuyển hàng hóa, làm tăng giá trị hàng hóa mà còn thiết lập mối quan hệ trao đổi buôn bán ngoại thương. Vai trò của nghiệp vụ giao nhận không chỉ giới hạn trong khuôn khổ như người ta nói “kiến trúc sư vận tải” mà còn đóng vai trò khai thác tìm kiếm thị trường, mở rộng thị phần cho hàng hóa Việt Nam gia tăng xuất khẩu. Giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển của cơ sở hạ tầng và khoa học kỹ thuật, nhất là cơ sở hạ tầng phục vụ cho ngành vận tải như: hệ thống cầu cảng, sân bay... từng bước nâng cấp xây dựng. Đồng thời những phương tiện phục vụ cho chuyên chở bốc dỡ như: tàu biển, xe cẩu, xe nâng, xe chuyên dụng cũng được cơ giới hóa hiện đại hóa. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 14 Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI KHO - CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công Ty TÂN CẢNG SÀI GÒN (Sai Gon New Port) Địa chỉ: Đường Điện Biên Phủ, P 22, Q.BìnhThạnh, TP HCM Website: 2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển: Ngày 13/07/1993, Thủ tướng Chính phủ kí quyết định thành lập Công ty Tân Cảng Sài Gòn Hơn 18 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã khẳng định được vị trí, quy mô, tầm nhìn chiến lược của mình phù hợp với điều kiện và đòi hỏi khắt khe của tiến trình hội nhập và thực sự trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng Container, chuyên dụng và kinh doanh các dịch vụ cảng biển tại Việt Nam. Với thị phần hàng hóa container xuất nhập khẩu thông qua cảng chiếm 65% các cảng trong khu vực TP.HCM và 42% thị phần cả nước. Công ty hiện đang dẫn đầu hệ thống Cảng biển Việt Nam về phát triển và khai thác Cảng. Bên cạnh lĩnh vực chủ chốt là điều hành khai thác cảng và các dịch vụ liên quan, Công ty Tân Cảng đã và đang hướng tới đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh với các công ty con chuyên về xây dựng công trình cảng, kinh doanh địa ốc, cao ốc văn phòng cho thuê, kinh doanh du lịch... Công ty Tân Cảng Sài Gòn đã được Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phong danh hiệu “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới” năm 2004. Được bình chọn l trong 100 doanh nghiệp tiêu biểu của cả nước năm 2006; Cúp vàng “Thương hiệu và nhãn hiệu" lần thứ II năm 2007; Bằng khen “Người sử dụng lao động tiêu biểu năm 2006 – 2007” của Chủ tịch Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), giải thưởng “Dịch vụ thương mại hàng đầu 2007- Top Trade Service 2007” do Bộ Thương Mại và Công Nghiệp chủ trì bình chọn. Với phương châm “Đến với công ty Tân Cảng Sài Gòn, đến với chất lượng dịch vụ tốt nhất!”, Cán bộ công nhân viên Công ty Tân Cảng đang ngày càng hòan thiện hơn nữa chất lương dịch vụ luôn xứng đáng với danh hiệu “Nhà khai thác cảng container hàng đầu Việt Nam” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 15 2.1.2. Các ngành nghề kinh doanh: Công ty Tân Cảng nằm tại cửa ngõ thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm của vùng kinh tế trọng điểm phía nam. Bốn cơ sở đang hoạt động của Tân cảng là Cảng Tân Cảng,Tân cảng Cát Lái, ICD - Tân cảng - Sóng Thần và Depot Tân Cảng – Nhơn Trạch nằm gần các khu công nghiệp ở phía Đông Bắc TP.HCM, nơi có 80% sản lượng container XNK của khu vực và được nối với các tỉnh miền tây, miền Đông nam Bộ, các khu chế xuất, khu công nghiệp bằng hệ thống đường quốc lộ, đường cao tốc và đường thủy thuận lợi. v Các ngành nghề kinh doanh: · Dịch vụ Cảng biển, kho bãi · Cảng mở, Cảng trung chuyển · Xây dựng sửa chữa công trình thủy, công nghiệp,dân dụng · Dịch vụ vận tải hàng hóa, đường bộ, đường sông, lai dắt tàu biển · Dịch vụ logistics và khai thuê hải quan · Kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế · Dịch vụ ICD, xếp dỡ, kiểm đếm và giao nhận hàng hóa · Dịch vụ hàng hải và môi giới hàng hải, đại lý tàu biển, đại lý vận tải tàu biển · Dịch vụ cung ứng, vệ sinh và sửa chữa tàu biển · Vận tải và đại lý kinh doanh xăng dầu 2.2. Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: 2.2.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển: Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng vừa đựơc thành lập vào 25/01/2010, đây là một trong những công ty thành viên của Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn. Tiền thân công ty gồm hai xí nghiệp thành viên của công ty Tân Cảng Sài Gòn là Xí nghiệp Kho bãi Tân Cảng và Xí nghiệp Kho bãi Tân Cảng - Cát Lái. Đồng chí Bùi Quang Huy, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng, cho biết “Việc Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng ra đời không những nằm trong tiến trình đổi mới doanh nghiệp của Đảng, Nhà nước và Quân đội đang tiến hành mà còn là chủ trương trong định hướng chiến lược phát triển của công ty Tân Cảng Sài Gòn theo mô hình công ty mẹ - công ty con, đặc biệt là chiến lược phát triển chuỗi logistics và kế hoạch nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của Tân Cảng” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 16 Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải, tập trung cung cấp dịch vụ “door-to-door” với chất lượng cao cho các khách hàng, góp phần phấn đấu nâng cao doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng. Lễ ra mắt tổ chức (25/01/2010) thành công và nhận được đánh giá rất cao từ các đơn vị tham gia cũng như là các khách hàng, tạo tiền đề thuận lợi cho cho công ty Tân Cảng Sài Gòn phát triển kinh doanh trong ngành cung cấp dịch vụ logistics. Công ty chịu sự kiểm tra giám sát của công ty Tân Cảng Sài Gòn về mọi mặt hoạt động, và của cơ quan quản lí Nhà Nước, của Bộ Quốc Phòng khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán công ty. Giám đốc Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng chịu trách nhiệm pháp l í trước công ty Tân Cảng về tính đúng đắn, hợp pháp của mọi hoạt động liên quan tới công việc sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ: v Chức năng: Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng là một bộ phận của công ty Tân Cảng Sài Gòn nên công ty là một đơn vị sản xuất kinh tế của Bộ tư lệnh Hải Quân –Bộ Quốc Phòng . Đồng thời là một quân cảng để tiếp nhận phương tiện của Quân Đội ra vào,cập bến và xếp dỡ hàng hóa. Ngoài ra, công ty còn hoạt động sản xuất kinh doanh khai thác như một đơn vị kinh tế. v Nhiệm vụ: Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về công tác quản lí, phương án kinh doanh để khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng, bến bãi, kho hàng. Quản lí và khai thác hệ thống cầu cảng, bến bãi, kho hàng thuộc quyền, các trang thiết bị kĩ thuật được các công ty giao và công ty đầu tư đúng qui định, hợp lí nhằm khai thác có hiệu quả hàng hoá qua Tân cảng. Lập kế hoạch xếp dỡ, giải phóng sà lan, tàu hàng rời, tổ chức giao nhận, bảo quản xếp dỡ hàng hoá tại khu hàng, kho hàng có hiệu quả . Quy hoạch các khu hàng, kho hàng, thực hiện chất xếp, quản lí giao nhận hàng hoá theo quy định nghiệp vụ, thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ an ninh và quản lí, kiểm soát khu hàng, kho hàng theo quy định. Quản lí, sử dụng và điều hành phương tiện, thiết bị của Cảng, tăng năng suất xếp dỡ, giải phóng sà lan, rút ngắn thời gian giao nhận hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 17 2.2.3. Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 2.2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận: Ø Ban giám đốc: v Giám đốc: Là thủ trưởng của Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân cảng, chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc Quân Cảng Sài Gòn về quản lí, khai thác hệ thống cầu Cảng, khu hàng, kho bãi phục vụ thiết thực cho nhiệm vụ quân sự và sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lí, xây dựng xí nghiệp vững mạnh toàn diện và hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, quản lí điều hành các mặt hoạt động nhằm chủ động khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng khu bãi hàng, kho hàng. Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. v Phó giám đốc: Là phó trưởng của khu kho bãi Tân cảng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Đảng ủy và ban Tổng Giám Đốc Quân cảng Sài Gòn về lĩnh vực công tác chuyên môn được phân công và kiêm nhiệm phụ trách chính trị Đảng, công tác chính trị của Công ty GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 18 Tham gia cùng giám đốc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xây dựng Công ty. Trực tiếp chỉ đạo, lập kế hoạch sản xuất hàng tháng. Quản lí và thường xuyên nắm chắc tình hình, tổ chức biên chế lực lượng trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống cầu cảng, bãi, kho hàng các phương tiện Ø Một số phòng ban chủ yếu: v Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh: Tham mưu kế hoạch quân sự, sản xuất kinh doanh, công tác đầu tư; môi trường kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm dịch vụ của Công ty và nghiên cứu, phân tích thị trường đề xuất cải tiến những sản phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng trước mắt và lâu dài. v Phòng Tài Chính – Kế Toán: Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc và trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiệp vụ về xây dựng Công tác tài chính vững mạnh; hoạt động Tài chính – kế toán đúng chính sách, pháp luật, phục vụ thiết thực nhiệm vụ quốc phòng an ninh, khai thác Cảng, đầu tư xây dựng của Công ty. v Phòng Hành Chính Quản Trị: Là một phòng chức năng, chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty về triển khai công tác bảo đảm hậu cần, hành chính; các mặt hoạt động chuyên môn về quản lý công trình, đảm bảo doanh trại; công tác tổ chức, lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội, An toàn lao động của Công ty. v Trung tâm Điều hành sản xuất: Là Trung tâm chỉ huy, phối hợp, điều hành dây chuyền sản xuất của Công ty. Trực tiếp xây dựng và triển khai các phương án xếp dỡ, giao nhận, quản lý hàng hóa, cải tiến quy trình thủ tục giao nhận…Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc các giải pháp quản lý, khai thác tối đa năng lực Kho bãi, cầu tàu Tân cảng và trang thiết bị phục vụ sản xuất khác của Công ty nhằm không ngừng nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh của Công ty. 2.2.3.2. Nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của Công Ty: v Nguồn nhân lực của công ty: Công ty hiện có 278 nhân viên gồm lao động hợp đồng và lao động trong biên chế, được thể hiện ở bảng 2.1 như sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 19 Bảng 2.1 Lượng lao động của công ty năm 2009 Trình độ LĐ hợp đồng LĐ trong biên chế Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % Trên ĐH 1 0.4 % 1 1.7 % ĐH,CĐ 109 49.8 % 31 52.5 % Trung cấp 33 15.1 % 11 18.7 % Phổ thông 76 34.7 % 16 27.1 % Tổng số 219 100 % 59 100 % (Nguồn : phòng Hành chính quản trị ) Công ty thường xuyên phối hợp cùng với phòng Kế Hoạch Kinh Doanh tổ chức mở lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, huấn luyện an toàn lao động, an toàn giao thông. Đặc biệt định kỳ hàng quý mở các lớp giao tiếp ứng xử, học tập kĩ năng giao tiếp với khách hàng, đối tác. v Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty: Do tiếp quản hệ thống cơ sở hạ tầng từ trước giải phóng nên công ty gặp nhiều thuận lợi: diện tích rộng, hệ thống kho bao la và phương tiện vận tải thì không thiếu: Bảng 2.2: Bảng tóm tắt cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty MỤC Tổng diện tích toàn cảng ( m2) Bãi container Kho hàng Cẩu Dàn Di Đông Tiền phương TỔNG 440,000 m2 200,800m2 25,200m2 2 MỤC Xe Nâng Hàng Xe Nâng Rỗng Xe Nâng Nhỏ Xe Đầu Kéo TỔNG 6 10 14 22 (Nguồn : Trung tâm điều hành sản xuất) Hiện tại công ty đang có kế hoạch đầu tư mua mới các loại xe nâng hàng và xe đầu kéo, nhằm hỗ trợ tốt nhất công tác giao nhận hàng hóa, góp phần mang lại năng suất lao động nhằm tăng doanh thu cho công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 20 2.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh: 2.2.4.1. Đánh giá tỉ trọng sản lượng hàng hóa qua kho Tân Cảng của công ty: Sản lượng hàng hóa thông qua kho chính là 1 trong những nguồn thu chính của công ty, nên ta cần phải phân tích sự biến động qua từng năm: Bảng 2.3: Tỉ trọng sản lượng hàng hóa thông qua kho (ĐVT: Tấn, Teu, %) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng thông qua 296,766.09 100 284,577.84 100 239,442.03 100 Kho hàng nhập 94,021.74 31.68 85,978.01 28.97 68,401.78 28.56 Kho hàng xuất 159,308.2 53.68 163,624.49 55.13 146,131.84 61.03 Kho hàng nội địa 43,436.14 14.64 34975.34 11.88 24,908.41 10.41 Sản lượng CONTAINER 23,792 100 21,348 100 18,167 100 Kho hàng nhập 9,344 31.68 7,366 34.5 5,758 31.69 Kho hàng xuất 12,158 53.68 11,536 54 10,706 62.36 Kho hàng nội địa 2,290 14.64 2,446 11.5 1,703 5.95 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) v Nhận xét: Nhìn vào bảng trên ta thấy: Kho hàng xuất luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất trong 3 nhóm kho (>50%): lần lượt qua các năm chiếm 53.68 % (2007), 55.13 % (2008), 61.03 % (2009) Trong khi đó kho hàng nội địa lại chiếm tỉ trọng thấp nhất: 14.61 % (2007), 11.88 % (2008), 10.04 % (2009) Nhìn chung sản lượng cứ giảm là do các năm gần đây, từ khi cầu thủ Thiêm được đưa vào hoạt động thì các tàu có trọng tải lớn khó thể đi qua được nên phải đóng hàng tại Cát Lái, sau đó Tân Cảng lại đưa hàng về bằng sà lan hoặc đường bộ nên tốn thêm khoản phí nữa. Và hiện nay mô hình hoạt động của công ty là sự sát nhập của hai xí nghiệp kho bãi Tân Cảng và Cát Lái, lượng khách hàng quen thuộc chủ yếu là các đại lý đóng hàng xuất, đó cũng có thể là lí do mà công ty luôn đầu tư vào các kho xuất. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 21 Thông qua bảng thống kê trên ta thấy, Công ty chủ yếu là xuất ngoại, nhập ngoại, nhưng vẫn khai thác hết hệ thống kho của mình, đó là cho thuê kho hàng nội địa làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Công ty làm tốt công tác Marketing và các thủ tục giao nhận hàng hoá đơn giản, hợp lý, tiết kiệm thời gian và công sức. Nhân viên kho hàng phối hợp cùng công nhân bốc xếp nhanh chóng đóng rút hàng theo yêu cầu khách hàng làm năng suất làm hàng nâng cao hơn. Từ bảng 2.3 ta có biểu đồ thể hiện sản lượng thông qua kho, giúp cho ta đánh giá một cách khách quan và dể dàng hơn qua sự biến động từng năm: Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện sản lượng hàng hóa thông qua kho của công ty (ĐVT:Tấn) Tuy có sự giảm sút về sản lượng vì chia sẻ sang Cát lái nhưng sản lượng hàng xuất khẩu vẫn cao, và đó luôn là nguồn thu trọng yếu của công ty. Do công ty luôn có một lượng chủ hàng và đại lý quen thuộc tham gia giao nhận tại kho, với hơn 100 đại lí hàng hoá lớn nhỏ của Việt Nam và Quốc tế. Trong đó có những đại lí có sản lượng lớn nhất là Everich Ltd, Globe link Ltd… 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Là một Công ty mới vừa thành lập từ sự xác nhập hai xí nghiệp kho bãi Tân Cảng và xí nghiệp kho bãi Cát Lát. Do đó bài báo cáo sẽ phân tích số liệu của riêng xí nghiệp kho bãi Tân Cảng 3 năm gần đây để phần nào đánh giá khả năng kinh doanh dịch vụ kho bãi của xí nghiệp. Vì sự xác nhập này nhằm mục đích đưa xí nghiệp vươn lên một tầm cao hơn với mô hình Công ty mẹ - Công ty con, hầu hết nhiệm vụ, chức năng của các kho bãi không hề thay đổi. 0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000 180,000 Kho hàng nhập Kho hàng xuất Kho hàng nội địa 2007 2008 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 22 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (ĐVT:VNĐ) S T T CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 2008/2007 2009/2008 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối A TỔNG DT 90,117,253,393 117,264,133,452 96,815,540,012 27,146,880,059 30.12 -20,448,593,440 -17.44 1 DT bốc xếp hàng - kho 30,609,293,770 35,863,684,216 27,145,419,854 5,254,390,446 17.17 -8,718,264,362 -24.31 2 DT thuê kho 6,092,858,460 5,806,843,360 5,204,038,395 -286,015,100 -4.69 -602,804,965 -10.38 3 DT bốc xếp hàng- bãi 53,146,079,161 70,120,614,736 64,095,815,431 16,974,535,575 31.94 -6,024,799,305 -8.59 4 DT thuê bãi 269,013,001 547,299,114 370,266,332 278,286,113 103,45 -5,102,724,808 -93.23 B CHI PHÍ 62,535,466,986 81,167,795,386 74,579,503,533 18,632,328,400 29.79 -6,588,291,853 -8.12 C LN& PP LN 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 1 Tổng LN trước thuế 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 2 Thuế thu nhập phải nộp 7,722,897,011 10,106,974,659 6,226,090,214 2,384,077,648 30.87 -3,880,884,445 -38.40 3 LN sau thuế 19,858,879,011 25,989,363,408 16,009,973,132 6,130,484,397 30.87 -9,979,390,276 -38.40 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) *Xem chi tiết tại phụ lục 1* Qua bảng 2.4, ta có thể thấy: v Về Doanh thu: - Năm 2008 doanh thu tăng 30.12% so với năm 2007 tương đương 27,146,880,059 đồng. Do công ty đã biết sử dụng nguồn lực hợp lí, lượng khách hàng quen thuộc vẫn luôn trung thành, công ty đã nhanh chóng đầu tư thêm các loại xe đẩy, xe nâng và nâng cấp hệ thống kho…Tuy vậy lượng hàng hóa vẫn không nhiều như những năm trước đó, vì từ năm 2005 cảng Tân Cảng chính thức không còn đón tàu có tải trọng lớn vào làm hàng nữa. - Năm 2009 doanh thu giảm 17.44% so với năm 2008 tương đương 20,448,593,440 đồng. Do chịu áp lực của cuộc khủng hoảng thế giới năm 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 23 cùng với lượng hàng hoá xuất nhập bằng đường biển phải chia sẻ cho bộ phận kho khu vực cảng Cát Lái và được chuyển lên công ty bằng đường bộ, hoặc đường thủy với tàu có tải trọng nhỏ. v Về Chi phí: - Có thể thấy ngay chi phí năm 2008 tăng 29.79% so với năm 2007, tương đương 18,632,328,400 đồng. Nguyên do cũng vì công ty phải chi ra một lượng lớn để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho việc xếp dỡ vận chuyển hàng hóa thật linh hoạt. - Do đã đầu tư chi phí vào năm 2008 nên năm 2009 công ty đã giảm được các khoản chi phí như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí khấu hao…Cụ thể chi phí giảm 8.12% tương đương 6,588,291,853 đồng. Phân bổ nguồn lực hợp lí nên chi phí chi lương cho cán bộ công nhân viên cũng giảm. Điều này chứng tỏ trong năm 2009 công ty đã có biện pháp quản lí chi phí thật chặt chẽ. v Về Lợi nhuận: - Tuy có chi khoản chi phí đầu tư trang thiết bị nhưng do Doanh thu tăng đáng kể, lượng hàng vẫn nhiều nên lợi nhuận công ty đạt được năm 2008 tăng 30.87% tương đương 8,414,561,662 đồng - Do chịu ảnh hưởng từ giá cả tăng (giá bốc xếp, giá thuê kho bãi…) cùng với sự chuyển giao lượng hàng sang Cát Lái nên lợi nhuận năm 2009 giảm 38.40% tương đương 13,860,301,587 đồng Từ bảng 2.4 đã phân tích, ta có thể xem qua biểu đồ tổng quát 2.2 và 2.3 thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tăng giảm rất rõ rệt: Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (ĐVT : VNĐ) 0 20,000,000,000 40,000,000,000 60,000,000,000 80,000,000,000 100,000,000,000 120,000,000,000 Doanh thu Chi phí LN TT LN ST 2007 2008 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 24 Nhìn vào biểu đồ 2.1 có thể thấy năm 2008 là năm có doanh thu và lợi nhuận cao nhất. Bước sang năm 2009, tuy chịu ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng doanh thu lẫn lợi nhuận vẫn cao hơn năm 2007. Tuy có hiện tượng giảm sút này nhưng đây vẫn là một con số đáng mơ ước đối với các công ty kinh doanh cùng ngành nghề. Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng doanh thu từng dịch vụ của công ty Nhận thấy rằng, doanh thu từ dịch vụ bốc xếp hàng tại bãi luôn chiếm tỉ trọng cao nhất, tiếp theo là doanh thu bốc xếp hàng trong kho, doanh thu thuê kho và doanh thu thuê bãi luôn chiếm một tỉ trọng khiêm tốn. Nguyên do có thể vì việc kí hợp đồng cho hãng tàu và khách hàng thuê một số kho bãi có thời hạn, tuy doanh thu tiền lưu kho hàng tháng ổn định nhưng hiệu quả khai thác không cao, không chủ động trong khai thác hàng hoá (do giá thuê kho bãi trong ngày cao hơn giá thuê kho cả tháng). Khi có lượng hàng lớn cần khai thác thì không có kho đáp ứng kịp thời cho khách hàng. Trước tình hình đó, hiện nay công ty đã có chính sách giá cả và những ưu đãi thật hợp lí, đáp ứng được nhu cầu thuê kho, bãi của khách hàng hiện nay, giá cước lưu kho bãi sẽ được trình bày trong mục 2.3.4 2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: Trong khai thác container, một số cảng trên Thế Giới thường quy hoạch kho hàng CFS hoạt động riêng biệt tách rời cảng và cũng có một số cảng trực tiếp điều hàng CFS của họ. Qua hai hình thức trên ta thấy Tân Cảng hiện nay đang khai thác kho hàng CFS ngay tại trong cảng: có thể là do điều kiện thuận lợi về cầu bến, bãi chứa và nhất là hệ thống kho hàng kiên cố được tiếp quản sau giải phóng. 34 % 7% 59 % 0% 2007 32% 5% 62% 1% 2008 28% 5% 66% 1% 2009 DT bốc xếp hàng trong kho DT thuê kho DT bốc xếp hàng tại bãi DT thuê bãi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 25 2.3.1. Hệ thống kho hàng Tân Cảng: 2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng: Sơ đồ 2.2 dưới đây thể hiện vị trí từng kho, với kho hàng nhập là kho 1,2,3,4. Kho hàng xuất là kho 5,6,8, trong đó kho 8 là sự sáp nhập của 2 kho7,8 trước đây. Các kho 9,10,11,12,13 là kho nội địa chuyên hàng bách hóa tổng hợp Sơ đồ 2.2: Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty Công ty có 12 kho lớn với diện tích mỗi kho là 2,100 m2 , tổng diện tích của 12 kho là 25,200 m2 nằm ngang trên mặt cầu Cảng rất thuận lợi cho việc bốc xếp hàng rời, hàng xá, hàng đổ đống và cả container khi phải xuất nhập qua kho. Các kho nhập và xuất được bố trí gần ngay cầu tàu, còn các kho nội địa được bố trí trên bãi Kho 1 là kho hàng nhập đầu tiên trong hệ thống 4 kho hàng nhập có vị trí nằm ngay gần bãi hàng CFS, nên đây là kho duy nhất hàng hóa rút từ container được đưa thẳng vào kho. Còn kho 2,3,4 do cửa kho nằm xa bãi CFS nên hàng hóa được đưa vào kho thông qua xe trung chuyển. v Chức năng – nhiệm vụ của các khu kho hàng CFS: Đây là đầu mối trực tiếp quản lý kho hàng tổ chức mọi hoạt động xếp dỡ, giao nhận và quản ký kho hàng. - Quan hệ với các đại lý hãng tàu, đại lý giao nhận hàng hóa, khách hàng để giải quyết những vấn đề liên quan trong xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại kho hàng; tham mưu cho Ban giám đốc Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và khai thác. - Cung ứng phương tiện, xử lí nhanh chóng container LCL đến và ra kho hàng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 26 - Làm một số thủ tục hải quan cần thiết về hàng hóa đóng container xuất khẩu tại cảng do khách hàng, đại lý hãng tàu ủy quyền 2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa: v Lưu kho: Lưu kho là nghiệp vụ cốt lõi trong quá trình lưu hàng tại kho: giữ gìn đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hoá trong kho (không chịu trách nhiệm về bản chất của hàng hoá). Trong thời gian lưu kho có những thiết bị hỗ trợ bảo quản hàng hoá: - Máy thông gió giúp thoát khí trong kho ra bên ngoài và hệ thống thoát nước - Nhiệt kế, ẩm kế: dùng đo nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên trong kho để điều chỉnh khi thích hợp (số lần kiểm tra phụ thuộc vào thời tiết). Từ khi hàng hoá nhập kho cho đến lúc xuất kho sẽ được chất xếp theo từng khu vực riêng tuỳ thuộc vào tính chất hàng được thực hiện bởi: lực lượng công nhân bốc xếp, xe nâng, xe “pick up”. v Phương pháp xếp dỡ và bảo quản hàng hóa trong kho: Hàng hoá nhập khẩu vào kho được xếp gọn gàng theo từng đại lí đã được phân hàng sẵn theo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy. Hàng hoá trong kho được xếp tuỳ theo từng loại bao bì theo áp lực cho phép của kiện hàng dưới cùng, áp lực của nền kho đã được tính toán phù hợp. Khi thực hiện công tác xuất khẩu đóng hàng vào container, hàng được xếp trong container phải tuân theo các nguyên tắc: hàng nặng đặt bên dưới, phân bố đều trọng lượng hàng hoá trên mặt sàn container, chèn lót hàng bên trong container, gia cố hàng hoá bên trong container, hạn chế và giảm bớt áp lực hoặc chấn động, chống hiện tượng hàng hoá bị nóng, hấp hơi… Hàng hóa được đóng, rút từ container chủ yếu là hàng thông dụng (bách hóa) có kích thước, hình dáng và khối lượng, vật liệu bao gói, cách đóng gói loại hàng khác nhau, tính chất lý, hóa bên trong khác nhau, hoàn chỉnh, đồng bộ. Vì thế mà chúng có phương pháp xếp dỡ và bảo quản khác nhau. Các loại hàng thường được xuất, nhập trong kho hàng: - Những mặt hàng xuất khẩu: Sản phẩm từ gỗ, gạo, giày da, cà phê, hàng dệt may, gốm sứ - mỹ nghệ, điện - điện tử… GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 27 - Những mặt hàng nhập khẩu: Chất dẻo, hạt nhựa, hóa chất, thức ăn gia súc, máy móc thiết bị, vải sợi, dệt nhuộm, nguyên liệu gỗ, nguyên liệu giấy, giấy - giấy cuộn… ð Tất cả đều được đóng vào trong bao, thùng, kiện để thuận tiện cho việc xếp dỡ và bảo quản. 2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho: Kho nhập Kho xuất Sơ đồ 2.3: Sơ đồ xếp hàng tại kho 2 cửa nhập và xuất HÀNG A, B, C: xếp hàng đóng kiện, thùng carton, thùng gỗ HÀNG D, E, F, G, H: xếp hàng tránh ánh sáng mặt trời, hàng linh kiện HÀNG I, J: xếp hàng nguy hiểm · Hàng hoá dỡ xuống xếp trên pallet, sau đó vận chuyển vào trong kho bằng xe nâng hàng. Xe nâng hàng đưa hàng vào trong kho theo trục đường giao thông chính trong kho sau đó rẽ nhánh vào các đường Line để hàng · Hàng hoá đưa vào kho xếp theo sơ đồ, theo từng khu vực quy định sẵn.Trong kho chia thành các hàng (A, B, C, D, E, F…), giữa các hàng cách nhau 0.5 m và cách vách tường kho 0.5 m · Trên mỗi dãy ta xếp chia thành 10 ô nhỏ để xếp hàng theo tên đại lý, chủ hàng, loại hàng, theo hóa đơn CẦU TÀU CẦU TÀU Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 28 · Cấu trúc kho nhập và xuất tương đối giống nhau, chỉ có ngược nhau ở cửa chính và phụ. Kho nhập thì cửa chính gần cầu tàu thuận lợi cho xe trung chuyển, xe cơ giới lớn chở hàng về. Ngược lại kho xuất thì cửa phụ gần cầu tàu để dễ dàng xuất hàng đi. · Riêng kho 1,4,5,8 thì có 3 cửa: 1 cửa chính và 2 cửa phụ do gần trục đường chính và việc xếp dỡ giao nhận diễn ra thuận tiện hơn. v Quản lý hàng nhập trong kho (Kho 1->4) - Sau khi rút hàng từ Container vào kho, xếp thành từng lô kiện hàng theo từng chủ hàng tiện cho việc kiểm, đếm và trả hàng cho khách - Khác với hàng xuất, hàng nhập được xếp dựa vào loại hàng và số Container. Những lô hàng nào được rút từ container sẽ được đánh dấu trên những lô hàng đó với nội dung: số container, số đầu kiện trên số kiện để khi hàng đưa vào kho và nhân viên kho sẽ dựa vào những con số đó để kiểm đếm - Căn cứ vào đặc tính của hàng hóa mà xếp theo từng khu riêng biệt, hàng hóa xếp cách tường từ 0.5 -> 1m, giữa hàng với hàng cách nhau một khoảng để tiện cho việc kiểm đếm và giao hàng v Quản lý hàng xuất trong kho (Kho 5->8) - Sau khi nhập hàng theo B/N, hàng xếp theo khu vực của từng đại lý, chủ hàng hoặc người gom hàng - Nhân viên kho hướng dẫn công nhân xếp hàng trong kho đúng quy định và ghi rõ số lượng kiện hàng và tên chủ hàng, đo kích thước hàng thuận tiện cho việc đóng hàng vào container. - Hàng hóa xếp theo từng đại lý. Hàng cùng đại lý thì xếp theo từng chủ hàng - Hàng được xếp theo từng ô đã phân định ở kho và được đánh dấu trên lô hàng - Khoảng cách các lô hàng và giữa lô hàng với từng rộng hay hẹp tùy thuộc vào lượng hàng nhiều hay ít. - Theo yêu cầu của người gom hàng hay đại lý giao nhận đóng hàng vào trong container xuất hàng theo “Bảng kê chi tiết container” thì nhân viên kho tìm container đóng hàng và hướng dẫn xe nâng, lấy đúng kiện, lô hàng mà theo đúng yêu cầu của vận đơn v Quản lý hàng nội địa trong kho (Kho 9->13): đều là kho hàng bách hóa tổng hợp, kho hàng nội địa nên hàng đóng gói theo kiện, lô, bao bì dễ kiểm đếm dễ giao nhận GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 29 Nhận xét: - Hàng hóa được bố trí trong kho như vậy đôi khi gây khó khăn cho việc làm hàng vì: Đối với hàng xuất: hàng chung đại lý (kiện, thùng…) được xếp cùng với nhau nên việc kiểm đếm rất mất thời gian. Đối với hàng nhập: hàng xếp theo số container hoặc số đầu kiện nhưng không tuân theo quy tắc “FIRST IN-FIRST OUT” tức là hàng vào trước sẽ ra trước, do đó kho nên sắp xếp hàng hóa theo thời gian để khi rút hàng ra khỏi kho dễ dàng hơn. - Những mặt hàng nặng không thể xếp chồng lên nhau lại rất mất diện tích, còn một số mặt hàng nhẹ lại dư diện tích xếp hàng khá nhiều. ð Cần có một giải pháp thỏa đáng để đồng bộ và tiết kiệm diện tích để xếp hàng vào kho được nhiều hơn. Vì vậy ở chương 3, đề tài sẽ trình bày giải pháp lắp đặt hệ thống kệ Selective nhằm giải quyết hết những hạn chế này của kho hàng. 2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: Trong nền kinh tế hiện nay thì nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tại các cảng biển là rất lớn. Tại Tân Cảng, ngoài những chủ hàng có khối lượng hàng lớn gửi theo hình thức nguyên container thì còn có các chủ hàng lẻ với các hàng hóa không đủ để đóng trong nguyên container. Họ thường có những nhu cầu như: - Gửi hàng đi chào hàng, hàng hội chợ quảng cáo với số lượng ít - Gửi các phụ tùng thiết bị phục vụ cho công tác duy tu, sữa chữa bảo trì các thiết bị đang vận hành tại Việt Nam - Các nguyên vật liệu chính, phục vụ cho sản xuất hàng hóa với số lượng ít nhưng giá trị cao, nhu cầu của các hộ tư nhân buôn bán nhỏ lẻ, của doanh nghiệp tư nhân đang tìm kiếm thị trường. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho rất quan trọng và luôn luôn cần cải tiến để hoàn hảo hơn. Kho hàng CFS của công ty ra đời cũng nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu trên, chính vì vậy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại đây diễn ra liên tục và nhộn nhịp. 2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất: v Sơ đồ luồng hàng xuất: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 30 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng hàng xuất 1. Hàng của nhiều chủ hàng được thu gom và chuyên chở về kho CFS của Tân Cảng, sau đó hàng được phân loại đóng gói và chuẩn bị chờ xuất 2. Container rỗng được chuyển từ bãi rỗng lên kho, hàng được đóng gói vào container tại kho rất thuận lợi cho việc tránh được mưa nắng không kể thời gian thời gian, thời tiết 24/24 cho kịp kế hoạch chuyến tàu theo yêu cầu 3. Container được đem ra bãi CFS 4. Sau đó chuyển container sang bãi chờ xuất (theo ý khách hàng) 5. Container từ bãi xuất được chuyển xuống tàu theo ý khách hàng v Quy trình nhập hàng xuất vào kho: Bảng 2.5: Quy trình nhập hàng vào kho Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 - Chủ hàng (CH) - Đại lý - Chủ hàng - BPCT - BPCT - CH liên hệ đại lí đăng kí gửi hàng lẻ, nhận và kí Booking note với Đại lý - CH trình BN và TKHQ (1 bản chính và 1 bản sao) cho Bộ phận chứng từ (BPCT) - BPCT kiểm tra hồ sơ đầy đủ rồi tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy: tên chủ hàng, đại lý, số lượng…và để trống số khối, RT qui đổi. Sau đó in phiếu nhập kho, trả hồ sơ - Booking note (B/N) - B/N - TKHQ - B/N - TKHQ - Phiếu nhập kho Đăng kí gửi hàng lẻ Kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu Trình chứng từ GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 31 *Nếu trường hợp chủ hàng làm việc qua đại lý thì toàn bộ các thủ tục trên sẽ được thực hiện bởi người đại diện của đại lý* v Quy trình xuất hàng đóng vào cont : Bảng 2.6: Quy trình xuất hàng đóng vào container Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 -Đại lý -BPCT -Đại lý -BPCT -Điều độ rỗng - Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT - BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của Đại lý và gửi giấy yêu cầu đến Điều độ rỗng - BPCT lập Phiếu đóng gói (Packing list nộp hãng tàu) và in CMC (phiếu chuyển bãi chờ xuất) - Lệnh cấp cont (container) rỗng - Lệnh cấp cont rỗng - Packing list - CMC 4 5 - Kho hàng - Chủ hàng - Đại lý - Chủ hàng - BPCT cùng phiếu nhập liên 1, 2, 3 - CH trình phiếu nhập kho cho kho để nhập hàng - Kho tổ chức nhận hàng vào kho - Thủ kho kiểm tra số lượng, số khối…, kí xác nhận thực nhập lên phiếu nhập kho, lưu liên 2 và trả liên1,3 cho CH lên BPCT đóng tiền - Nếu chính xác thông tin thì kho và HQGS kho đóng dấu vào phiếu nhập và TKHQ rằng hàng đã được nhập kho. - Kho lập biên bản hiện trường (được kí giữa kho, CH và Đại lý) - CH trình phiếu nhập (có dấu của kho) và TKHQ (có dấu của HQGS kho) cho BPCT - CH đóng phí CFS, phí lưu kho (nếu có) - CH nhận lại hóa đơn liên 2 (đối với KH đóng tiền trực tiếp theo từng lô hàng), liên 3 (nếu Đại lý trả phí bốc xếp theo hợp đồng) - BPCT lưu lại: B/N, TKHQ bản sao, phiếu nhập và hóa đơn liên1 - TKHQ - Phiếu nhập - Biên bản hiện trường - Phiếu nhập - TKHQ Nhập hàng vào kho Đưa lệnh rỗng Tiếp nhận và yêu cầu điều cont rỗng Hoàn thành và đóng phí CFS GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 32 3 4 5 6 7 -Kho hàng -Đại lý -Điều độ rỗng -Kho hàng -Đại lý -HQGS kho -HQGS kho -Điều độ khu xuất đóng -Kho hàng -BPCT - Đại lý lên kế hoạch đóng cont và gửi cho kho hàng và yêu cầu nhân viên kho đóng hàng theo danh sách - Điều độ rỗng tổ chức lấy cont và hạ cont rỗng tại vị trí kho yêu cầu. - Kho hàng tiếp nhận kế hoạch đóng hàng từ Đại lý, kiểm tra danh sách, TKHQ, B/N đúng và đầy đủ thì chấp nhận xuất hàng - Kho hàng kiểm tra cont trước khi đóng hàng và tác nghiệp tổ chức đóng hàng vào container theo kế hoạch của Đại lý dưới sự giám sát của Hải quan kho - Kho hàng ký biên bản đóng hàng với Đại lý - Sau khi đã đóng hàng đủ, hải quan kho tiến hành niêm phong Cont - Điều Độ khu Xuất – Đóng tổ chức chuyển cont hàng về bãi chờ xuất - Kho hàng nộp lại biên bản đóng cont cho BPCT và BPCT Cập nhật dữ liệu theo yêu cầu đóng hàng của đại lý và cập nhật phiếu CFS xuất - Bản kế hoạch đóng cont -TKHQ - B/N - Biên bản đóng hàng - Biên bản đóng cont Nhận xét : - Ở các bước làm thủ tục, khách hàng phải trình chứng từ cho BPCT rồi sau đó mới cầm phiếu nhập kho (để trống số khối và chưa có dấu xác nhận nhập hàng) trình tiếp cho kho, khi kho kiểm đủ thì khách hàng lại quay lại BPCT để trình lần nữa và đóng phí => công đoạn rườm rà không cần thiết vì phải trình nhiều lần, đi lại quãng đường từ BPCT đến kho nhập (kho 5) thì khá xa. Nếu có những sai sót gì từ kho hoặc BPCT thì khách hàng lại đi ngược lại để sữa chữa => rất mất thời gian, đôi khi khiến khách hàng khó chịu và không hài lòng. Thủ tục rườm rà đôi lúc là nguyên nhân để tiêu cực phát sinh. Hoàn thành và lập phiếu xuất Lên kế hoạch đóng cont Tổ chức điều cont Kiểm tra chứng từ, cont và tổ chức đóng hàng Niêm phong và chuyển cont về bãi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 33 - BPCT tách riêng gây một số khó khăn cho khách hàng khi chỉnh sửa thông tin, và lúng túng khi trình chứng từ vì không biết cửa nào là xuất, nhập, đóng cont…(đối với khách hàng mới) Thiết nghĩ công ty nên phân đều nhân viên chứng từ vào kho hàng, không cần tách rạch ròi như vậy, để công việc của khách hàng giảm lại một nữa, mà công ty lại có kế hoạch phân lương ổn định hơn. Đây cũng là một trong những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cho quy trình giao nhận tại kho của công ty mà đề tài sẽ đưa ra vào phần sau. Hàng xuất là nhóm hàng quan trọng nhất của công ty nên đòi hỏi công ty phải có các chiến lược như thế nào để lôi kéo khách hàng vào mình vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy, sự hài lòng khách hàng về quy trình giao nhận của công ty sẽ góp phần mang lại nguồn doanh thu đáng kể. 2.3.2.2. Tổng quát quy trình giao nhận hàng nhập: v Sơ đồ luồng hàng nhập: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luồng hàng nhập 1. Hàng từ tàu được đưa thẳng vào bãi CFS đã nhận được giấy yêu cầu của hãng tàu và Caigo manifest 2. Khi container hàng chung chủ mà chưa có giấy yêu cầu và Cargo manifest thì được đưa vào bãi nhập 3. Container được đưa từ bãi nhập lên bãi CFS khi đã có D/O của hãng tàu 4. Tại bãi hàng CFS hàng được nhập rút từ container và vận chuyển về kho hàng CFS 5. Hàng được xuất kho cho từng chủ hàng lẻ theo lệnh D/O của hãng tàu 6. Container được chuyển về bãi chứa container rỗng chờ đóng hàng khác GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 34 v Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho : Bảng 2.7: Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 - Đại lý - BPCT - BPCT - Hải quan - Đại lý - BPCT - Đại lý - HQGS kho - BPCT - Đại lý nhận D/O nguyên cont có dấu gia hạn lệnh hãng tàu, thể hiện phương án làm hàng trên lệnh. - Đại lý gửi thông tin cont cần chuyển về BPCT bằng Fax, hoặc D/O trước 04 tiếng so với giờ tàu cập tại Cát Lái - BPCT tổ chức vận chuyển cont về Tân Cảng bằng đường Sà lan, hoặc đường bộ. - Căn cứ vào yêu cầu chuyển cont của hãng tàu, BPCT là đơn vị chịu trách nhiệm làm thủ tục HQ chuyển cảng (công văn chuyển cửa khẩu), chuyển chứng từ bàn giao cho HQ Tân Cảng - Đại lý làm thủ tục hải quan đưa cont rút hàng vào kho gồm: công văn, lệnh giao hàng, Bản lược khai hàng hóa (Manifest) và bản kê chi tiết của từng container - Đại lý nộp BPCT D/O, bản kê chi tiết cont - Đại lý nộp cho kho hàng, HQGS kho 01 bồ hồ sơ gồm: Công văn Hải quan xin đưa hàng vào kho, Bản lược khai hàng hóa, bảng kê chi tiết cont. - Căn cứ vào bảng kê chi tiết cont, Bản lược khai hàng hóa, BPCT nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho hàng. - BPCT nhập CMC, gửi kế hoạch chuyển cont CFS từ bãi nhập đến bãi CFS - D/O - Công văn chuyển cửa khẩu - D/O - Cargo Manifest - Bản kê chi tiết cont - Cargo Manifest - Bảng kê chi tiết cont - CMC Làm thủ tục hải quan Nhập dữ liệu và gửi kế hoạch điều cont Nhận chứng từ và gửi thông tin Chuyển cont hàng về cảng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 35 v Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ : Bảng 2.8: Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ 5 6 7 8 -Khu hàng nhập-rút - Kho hàng - Đại lý - HQGS kho -Kho hàng -Vina control - Kho hàng - Hải quan - Điều độ khu rỗng - Khu hàng nhập - rút tổ chức chuyển cont về bãi CFS theo kế hoạch. - Kho hàng tiếp nhận hồ sơ photo từ Đại lý (Công văn xin rút container vào kho có xác nhận của HQ giám sát, Bản lược khai hàng hóa , bảng kể chi tiết cont). - Kho tổ chức rút hàng từ cont vào kho dưới sự giám sát của Đại lý và HQGS kho - Kho hàng và Đại lý phối hợp với Vina Control ký biên bản kết toán hàng hóa (Tally report) và biên bản hàng đổ, vỡ, mất, thừa, thiếu . . (nếu có) - Hải quan và nhân viên kho hàng phối hợp trong quản lý hàng hóa nhập, xuất hàng qua kho. - Kho hàng phối hợp vối điều độ khu rỗng chuyển container rỗng về khu rỗng bằng phiếu chuyển rỗng nội bộ - Công văn đưa hàng vào kho - Cargo Manifest - Bảng kê chi tiết cont - Tally report - Biên bản hiện trường(nếu có) - Phiếu chuyển rỗng nội bộ Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 - Chủ hàng - Đại lý - Hải quan - Chủ hàng nhận D/O từ Đại lý, trên lệnh có dấu và chữ ký của người gom hàng . - CH đăng ký mở tờ khai Hải quan tại HQ giám sát khu vực 1 - D/O - TKHQ Nhận chứng từ và làm thủ tục hải quan Tiếp nhận hồ sơ và tổ chức rút hàng Hoàn thành và điều cont rỗng về lại khu rỗng Chuyển cont về bãi Điều cont về CFS GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 36 2 3 5 6 7 8 - Chủ hàng - Kho hàng - HQGS kho - HQ kiểm hóa - HQ kiểm hóa - Kho hàng - Chủ hàng - Chủ hàng - BPCT - Chủ hàng - Kho hàng - HQKS kho - Kho hàng - Công nhân xếp dỡ -Kho hàng -Vina control -FWD - CH trình D/O cho kho hàng, cho HQGS kho và HQ kiểm hóa - HQ kiểm hóa tiến hành kiểm hóa: đối với những lô hàng phải lấy mẫu, CH phải được sự đồng ý của HQ kiểm hóa và HQGS kho, kho hàng mới cho phép lấy hàng mẫu ra khỏi kho (nhân viên kho hàng căn cứ vào D/O chỉ dẫn và hỗ trợ CH trong quá trình kiểm hóa). - CH trình D/O hợp lệ cho BPCT– nhận 04 liên phiếu xuất kho (BPCT,kho hàng, HQ cổng cảng, Bảo vệ cổng ), đóng phí CFS và tiền lưu kho quá hạn, phí IMO (hàng nguy hiểm ) - BPCT giữ 1 liên phiếu xuất kho và cập nhật dữ liệu đã xuất kho vào hệ thống quản lí kho hàng. - CH trình phiếu xuất kho và hóa đơn thu tiền (nếu có) cho kho hàng, CH nhận hàng và 02 liên phiếu xuất kho có xác nhận đã kiểm tra của HQGS kho và hóa đơn (nếu có). - Kho hàng ghi sản lượng cho phương tiện, và điều công nhân bốc xếp. - Kho hàng phối hợp với Vinacontrol lập biên bản Kết toán hàng hóa (tally report), biên bản hiện trường (nếu có) có chữ ký của kho hàng, đại diện Đại lý, Vinacontrol - Kho hàng báo cáo sản lượng qua - D/O - D/O - D/O - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho - Hóa đơn thu tiền - Tally report - Biên bản hiện trường - Bản báo Trình chứng từ Trình chứng từ để lấy phiếu xuất kho Kết toán hàng hoá và báo cáo sản lượng Tiến hành xuất hàng Tiến hành kiểm hoá hàng Trình chứng từ cho BPCT chuẩn bị xuất hàng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 37 ß Nhận xét : Quy trình hàng nhập hiện nay rất được khách hàng hài lòng. Nhưng vị trí kho hàng nhập lại cách khá xa BPCT, buộc khách hàng phải di chuyển bằng xe máy, nhưng khi lượng hàng quá tải thì sân trước BPCT không đủ chỗ để xe và ghế ngồi cho khách hàng chờ đợi => khá mất thời gian của khách hàng. 2.3.3. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho: 2.3.3.1. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng tại kho xuất: v Phiếu nhập kho: Theo mẫu chung của công ty Tân cảng Sài Gòn. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Đồng thời là căn cứ để thanh toán với khách hàng cũng như hãng tàu và đại lý của cảng. v Biên bản hiện trường: Dùng để lập biên bản khi xảy ra sự cố như vỏ container, hàng hóa bị hư hỏng, tai nạn lao động trong quá trình chất xếp hàng hóa hoặc xảy ra mất an toàn trong xếp dỡ và vận chuyển... Đây là văn bản quan trọng làm cơ sở giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp sau này của các bên có liên quan. v Lệnh cấp container rỗng: Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng để đến nhận container rỗng đi đóng hàng. Khi khách hàng hoặc đại lý mang lệnh xuống bãi thì nhân viên điều độ băi sẽ cấp contianer rỗng cho khách hàng mang vào kho đóng hàng. v Danh sách đóng container (Container Packing List): Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng cùng với lệnh cấp container rỗng và khách hàng phải kê khai đầy đủ các nội dung. Khi khách hàng đă trình Packing List và đăng ký với hăng tàu và nhân viên băi chờ xuất thì hàng sẽ hạ vào vị trí chờ xuất tàu. 9 - Chủ hàng -HQ cổng cảng -Bảo vệ cổng kho của từng Đại lý với BPCT, ký xác nhận sản lượng cho các hợp tác xã xếp dỡ và tổ xe nâng cont của công ty - CH trình 02 phiếu xuất kho (kiêm phiếu vận chuyển nội bộ) cho Hải quan cổng và nhận lại 01 phiếu có xác nhận đã kiểm tra của Hải quan cổng - CH trình phiếu xuất còn lại cho bảo vệ cảng để đưa hàng ra khỏi kho cáo sản lượng - Phiếu xuất kho Hoàn tất công việc và thủ tục cuối cùng để đem hàng ra khỏi kho GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 38 v Phiếu xuất container đã hạ bãi chờ xuất: Phiếu này do nhân viên băi hàng cấp cho chủ hàng hoặc đại lý. Nhằm xác nhận container đă hạ băi chờ xuất tàu theo yêu cầu v Giấy kiểm nhận hàng với tàu (Tally report): Do nhân viên giao nhận ghi. Đây là loại chứng từ quan trọng của cảng, nó thể hiện đủ số contianer thực nhập từ tàu vào cảng. v Bản kế hoạch đóng container: Do đại lý lập ra để gửi cho kho hàng. Nội dung bao gồm: Tên đại lý giao nhận, kho hàng, số lượng, trọng lượng hàng, ngày giờ, địa điểm đóng container … v Bảng tổng kết hay biên bản quyết toán với tàu: Mọi chứng từ này nhằm quyết toán với tàu toàn bộ quá trình làm hàng xuất xuống tàu và nhập từ tàu lên theo từng chuyến một. Phải có chữ ký đầy đủ của các bên: Thuyền trưởng hoặc phó thuyền trưởng, cảng, hãng tàu, khách hàng… v Biên bản đóng hàng: Sau khi kho hàng tổ chức đóng hàng vào container, thì kho kí biên bản đóng hàng với đại lí giao nhận. Biên bản đóng hàng là chứng cứ xác nhận kho đã kiểm và đóng đủ số lượng nguyên đai, nguyên kiện đối với lô hàng và xác nhận container được nhận trong tình trạng nguyên, sạch, đạt chuẩn đóng hàng. 2.3.3.2. Chứng từ liên quan dến hoạt động giao nhận hàng tại kho nhập: v Lệnh giao hàng(Delivery order): Do đại lý hãng tàu kí phát với mục đích yêu cầu cảng chuyển giao quyền cầm giữ hàng hóa cho người nhận hàng. v Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest): Chứng từ này được đại lý hãng tàu gửi cùng thông báo hàng đến cảng trước 24 h khi tàu cập cảng, Cargo manifest liệt kê những thông tin hàng hóa bên trong container. Đây là chứng từ để cảng theo dõi trong quá trình làm hàng. v Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo): Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (hoặc kho) với tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ. Đây là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà thực tế đã nhận với người chuyên chở. v Phiếu xuất kho: Theo mẫu chung của sở tài chính. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Sau khi khách hàng lấy hàng ra khỏi kho phải có chữ ký xác nhận lên phiếu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 39 v Giấy kiểm nhận hàng với đại lý tàu (Commodity receipt with carier’s Agent) hoặc Tally sheet: Do nhân viên kho lập sau khi cùng đại lý giao nhận kiểm đếm hàng hóa từ cont vào kho. Đây là chứng từ quan trọng để nhân viên kho chứng nhận với đại lý giao nhận hàng hóa trong container này đã được vào kho và là căn cứ để xác định mức độ tổn thất hàng nếu có. v Giấy yêu cầu làm hàng: Giấy này do đại lý hoặc hãng tàu gửi đến để cho điều độ cảng trước 24h cùng với Cargo Manifest. Nội dung bao gồm : Tên hãng tàu, số lượng container CFS, tên chuyến tàu, ngày cập cầu, số container / số seal, yêu cầu đưa container vào bãi hàng CFS … *Chi tiết xem phụ lục 4* 2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL nhập: Cước xếp dỡ: 9.3 USD/ RT Tính tối thiểu: 1 cont 20’ = 12 RT và 1 cont 40’ = 18 RT Cước lưu kho: Hàng thông thường 3,000 VNĐ/ ngày Hàng nguy hiểm 8,000 VNĐ/ ngày Tuỳ thời gian lưu kho nên đơn giá sẽ thay đổi. v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL xuất: Cước xếp dỡ: 98,000 VNĐ/ RT Cước lưu kho: như hàng nhập ð Cước phí thuê kho của Tân Cảng tăng nhẹ so với năm 2009, có nhiều ưu đãi dành cho khách hàng như: miễn phí 7 ngày đầu lưu kho đối với hàng thong thường, 7 ngày sau chỉ thu 50% cước phí, giá cước tương đối ổn định và nhiều khuyến mãi so với các cảng khác trong khu vực TP.HCM. *Chi tiết xem phụ lục 3* 2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho: v Rủi ro do sơ suất, bất cẩn của con người: Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên BPCT: · Trong quy trình giao nhận hàng xuất: - Khi khách hàng trình B/N và TKHQ cho Bộ phận chứng từ (BPCT): nhân viên BPCT nhập sai mã số của B/N và mã số thuế của nhà xuất khẩu trên TKHQ thì GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 40 Hệ thống thông tin quản lí dữ liệu trên máy sẽ sai lệch, hàng loạt những thông tin như “Tên chủ hàng”, “số lượng hàng hóa”, “quy cách hàng hóa”… sẽ không khớp => in phiếu nhập kho sai ð Nếu khách hàng phát hiện lỗi sai thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm khoản thời gian không cần thiết Nếu khách hàng không phát hiện lỗi sai sẽ ảnh hưởng đến nhân viên kho hàng và HQGS kho khi tiến hàng kiểm hóa hàng => khách hàng lại phải quay lại làm phiếu nhập kho mới. - Khi BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của đại lý, một điều dễ bất cẩn nhất chính là thông tin về thời hạn “closing time”, “số chuyến”, “ngày tàu chạy”…=> nếu sai sót thì “lệnh điều container” sẽ sai sót và chậm trễ hơn dự kiến, ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng. - Ở bước cuối cùng sau khi đã xuất hàng xuất xong, BPCT tiến hành lập phiếu xuất CFS, thông tin về “số container” và “tên tàu” rất dễ nhập sai => nếu sai sót mà không phát hiện sẽ dẫn đến dữ liệu cập nhật trong hệ thống sai, sau này khi thống kê sản lượng và doanh thu qua kho sẽ sai lệch với thực tế => mất thời gian để tìm kiếm lỗi sai và chỉnh sửa lại · Trong quy trình giao nhận hàng nhập: - Do thông tin của container được khách hàng chuyển trước cho BPCT có thể bằng Fax hoặc Email trước 4 tiếng so với giờ tàu cập, nên chỉ cần một sự sơ ý của nhân viên BPCT thì thông tin đó lại chậm trễ => công tác vận chuyển cont về chậm trễ => ảnh hưởng đến quá trình làm hàng => mất uy tín công ty - Khi khách hàng trình D/O hợp lệ (2 bản) cho BPCT để nhận phiếu xuất kho do BPCT cấp, sai sót ở khâu này là nhân viên BPCT không chú ý kĩ đến các thông tin trên D/O: “số vận đơn”, “số container”, “mô tả hàng hóa và trọng lượng”… vì khi nhập tên người nhận, hệ thống sẽ cho ra các kết quả về các lô hàng liên quan đến người nhận từ trước đến giờ, nên chỉ cần sơ suất nhỏ khi không kiểm tra kĩ “khối lượng hàng” thì BPCT sẽ in phiếu xuất kho sai lệch ð Nếu khách hàng phát hiện ra sai sót khi nhận phiếu xuất kho thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm thời gian không cần thiết. Nếu khách hàng không nhận ra sai sót đó sẽ phải trả những khoản phí như Phí lưu kho, phí CFS không thích hợp, mặt khác lại ảnh hưởng đến quá trình “Lập biên bản kết toán hàng hóa” của kho và khách hàng => không trùng khớp với số lượng thực giao => chỉnh sửa tại BPCT => mất thời gian và uy tín công ty GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 41 Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho: Trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho thì nhiệm vụ của nhân viên kho luôn xuyên suốt cả quá trình giao nhận, vì vậy chỉ cần sơ suất nhỏ cũng ảnh hưởng đến những hoạt động tiếp theo sau và dẫn đến những tổn thất không nhỏ · Trong quy trình giao nhận hàng xuất: - Khâu kiểm kê quy cách, số lựơng, của hàng hóa nhập kho là hết sức quan trọng, chỉ cần nhân viên kho nhân số khối sai sẽ khiến BPCT nhập dữ liệu sai trên phiếu nhập kho của khách hàng. - Container rỗng được điều đến phải trong tình trạng sạch, tức là kiểm tra tình trạng vỏ ngoài của container có hư hỏng, rách, lủng.. gì không? Đây cũng là giai đoạn kiểm tra lại vì container đã được đội công nhân xếp dỡ của cảng kiểm tra rồi. Tuy vậy một sơ sót nhỏ cũng đã đủ để gây đến những tổn thất lớn sau này, rất mất thời gian khi hàng đã chất đầy rồi mới phát hiện sự rỉ sét, hỏng tróc của vỏ container. - Trong trường hợp hàng hóa về nhiều thì sự sai sót trong khâu kiểm đếm là rất dễ xảy ra => dễ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng của khách hàng ð Nếu có sự phát hiện kịp thời nào trong khâu kiểm đếm thì nhân viên kho cùng khách hàng lập “Biên bản hiện trường” để trình bày những sai sót, mô tả lại hiện trạng thiếu, thừa hoặc hư hỏng nào của hàng hóa. · Trong quy trình giao nhân hàng nhập: - Nếu là cont hàng nhập mà chúng ta sơ ý làm container hư thì công ty sẽ phải: Đền vỏ container cho hãng tàu, đền hàng hóa trong container nếu bị nước vào… · Một điều dễ dẫn đến rủi ro nữa là sự bất cẩn trong cách quản lí, bảo quản hàng hóa trong kho của nhân viên kho: - Đối với loại hàng đóng bao: cần chú ý về vấn đề thông gió và chiều cao cho phép chất hàng. Đối với hàng kiện: tránh cho kiện hàng không bị tác động bên ngoài như va đập, rơi vỡ… - Không nắm rõ đặc tính hàng hóa, có những hàng hóa không được xếp gần nhau nên khi xếp vào kho có thể gây cháy nổ hoặc thay đổi tính chất hàng hóa - Quá trình vệ sinh kho bãi không kĩ lưỡng, kho ẩm ướt cũng chính là nguyên nhân gây hư hỏng hàng hóa. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 42 - Thất lạc hàng hóa do quá trình chất xếp hàng hóa không khoa học, không theo lý tính đặc điểm hàng hóa, theo phân vùng của từng chủ hàng…dẫn đến giao nhận nhầm hàng hóa. - Giữ cho kho được khô ráo, nhiệt độ thông thoáng. · Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ hàng hóa: - Nghiêm cấm hút thuốc tại kho, vì sự bất cẩn của nhân viên để tàn thuốc tiếp xúc với hàng hóa trong kho sẽ dẫn đến cháy nổ, gây hậu quả khó lường - Trong khi sử dụng xe nâng hàng, nếu bất cẩn khi xử lí công việc: lấy hàng ở khu vực không bằng phẳng…dễ gây tai nạn cho người và hư hỏng hàng hóa - Rủi ro khi chuyển container tại bãi, ở Tân Cảng đường khá rộng nên xe máy và người đi bộ đều đi cùng đường với nhiều thiết bị chở hàng cùa cảng, nên nếu bất cẩn không quan sát sẽ dễ gây tai nạn lao động, thiệt hại cả người và của. - Bốc xếp hàng hoá trong điều kiện quá tải, lượng nhân viên không đủ dễ dẫn đến sai sót, nhầm hàng của các chủ hàng khác nhau. - Thiếu ý thức trong bốc xếp hàng hóa gây rách vỡ bao bì, hư hỏng hàng, đặc biệt là hàng trong carton. - Thấy hàng hóa hớ hênh nên nảy lòng tham => công ty vừa phải đền, vừa mất uy tín. v Các rủi ro không thể chấp nhận được như rủi ro do nền kho cũ gây ẩm thấp, phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây tai nạn lao động và tổn thất hàng hóa: - Phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây ô nhiễm môi trường, tai nạn lao động và có thể tổn thất hàng hóa - Do nền kho cũ gây ẩm thấp, nền kho không bằng phẳng làm hư hỏng hóa hay hư hại phương tiện khi tác nghiệp; mái kho cũ dột nát => nước mưa làm hỏng hàng hóa. v Ngoài ra các rủi ro tự nhiên như động đất, sự thay đổi khí hậu và nhiệt độ…tuy xác suất xảy ra vô cùng hiếm nhưng nếu xảy ra sẽ dẫn đến tổn thất vô cùng nặng nề. Vì đây là nguyên nhân bất khả kháng, nên việc phòng tránh nó rất khó. Những rủi ro có thể xảy ra trên được thống kê xác suất xảy ra như bảng 2.7 sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 43 Bảng 2.9: Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra Rủi ro ước tính Đánh giá Xác suất xảy ra rủi ro Rủi ro do sơ suất của BPCT Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm Rủi ro tự nhiên Hiếm khi xảy ra Khó đoán trước Kết luận chương 2 Qua chương 2, dề tài xin có nhận xét về một số ưu điểm và hạn chế về hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của công ty: v Một số ưu điểm: - Công ty nằm ở vị trí cảng Tân Cảng, nơi cửa ngõ giao thông của thành phố Hồ Chí Minh nên rất thuận tiện về giao thông vận tải. - Hệ thống kho hàng CFS của công ty là hệ thống kho liên kết và thuận lợi có diện tích rộng, thoáng mát, nền kho không bị ẩm thấp. Kho cao nên thuận lợi cho phương tiện cơ giới xếp dỡ đóng rút hàng tránh được mưa nắng. Hiện nay trụ sở chính của Công Ty Tân Cảng đã di dời về Cảng Cát Lái nên diện tích bãi là rất lớn có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Tổ chức quản lý điều hành sản xuất gọn nhẹ, bộ phận các văn phòng ít, bố trí hợp lý đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. - Công nhân xếp dỡ thủ công và xe cơ giới công ty thực hiện kí hợp đồng thuê ngoài với điều kiện hiện nay là hợp lí. Giảm được chi phí từ quỹ lương, chi phí nguyên liệu, chi phí sữa chữa xe cơ giới. Ban lãnh đạo hợp tác xã xếp dỡ chịu trách nhiệm quản lí. Công ty chỉ điều hành sản xuất theo kế hoạch - Quản lí chứng từ chặt chẽ và đúng nguyên tắc. Chứng từ theo mẫu của công ty đơn giản tạo thuận lợi cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa - Tổ chức quản lí điều hành sản xuất gọn nhẹ bộ phận các văn phòng ít, bố trí hợp lí, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 44 - Áp dụng chương trình “Hệ thống quản lí kho CFS và Container của Tân Cảng” giúp cho việc nhập xuất hàng tại công ty được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng chính xác - Nhằm mục đích cân bằng sản lượng, phát huy hết năng lực xếp dỡ và diện tích kho, tránh ùn tắc lúc cao điểm, công ty đã điều chuyển một số đại lý làm hàng tại kho 08 sang kho 06, thực hiện tốt nhóm giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. - Công ty trang bị cơ sở vật chất tiện nghi, hiện đại (khá nhiều máy móc mới cho các kho, phòng chứng từ, đa số đều có máy tính, máy in, máy photo và máy fax, máy nước uốn tinh khiết nóng lạnh, máy điều hòa…) tạo điều kiện cho Cán bộ công nhân viên hăng say làm công việc, khách hàng thoải mái khi đến giao dịch. v Những mặt còn hạn chế: - Phòng chứng từ CFS tách hẳn ra ngoài kho, gây khó khăn cho các Đại lý trong trường hợp muốn kiểm tra lại