Luận văn Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - Xuất khẩu Hải Dương

ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 1 PHẦN MỘT LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NVL - CCDC TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL - CCDC TRONG DNSX 1- Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: a- Khái niệm nguyên vật liệu: Vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc do doanh nghiệp chế biến cần thiết cho quá trình hoạt động SXKD của Doanh nghiệp. b- Khái niệm công cụ dụng cụ: CCDC là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định để được coi là TSCĐ, vì vậy CCDC được quản lý và kế toán như các loại vật liệu. 2 - Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: a - Nguyên vật liệu: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó, vật liệu bị tiêu hao mòn toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm. Về mặt giá trị nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí SXKD trong kỳ. Do đặc điểm này mà vật liệu được xếp vào loại tài sản lưu động của doanh nghiệp. b - Công cụ dụng cụ: Mặc dù được quản lý nhưng kế toỏn CCDC có những đặc điểm giống TSCĐ vì đều là tư liệu lao động. Đó là có thể tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển dần từng bộ phận giá trị hao mòn vào chi phí SXKD trong kỳ, kế toán phải sử dụng các phương pháp, phương pháp phân bổ một lần và phương pháp phân bổ nhiều lần. 3 - Vai trò của NVL, CCDC trong sản xuất: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 2 Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, chi phí cho các đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí và trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là một bộ phận sản xuất dự trữ quan trọng nhất của doanh nghiệp. Như vậy xét về mọi mặt ta thấy vị trí của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời, đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sẽ không thể tiến hành sản xuất nếu không có đủ NVL, CCDC. Nhưng khi đã có NVL CCDC thì sản xuất có đạt yêu cầu hay không? Sản phẩm làm ra có khả năng cạnh tranh được hay không? Để đạt được điều này thì lại phụ thuộc vào chất lượng các NVL, CCDC đó. Ngoài ra chi phí NVL, CCDC cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự biến động của giá thành, chỉ cần chi phí tăng gay giảm 1% cũng đã làm cho giá thành biến động. Điều này ảnh hưởng đến kết quả SXKD của doanh nghiệp. Có thể khẳng định lại rằng NVL, CCDC đóng vai trò quan trọng trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán NVL, CCDC là không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. 4 - Nguyên tắc kế toán NVL, CCDC: Đảm bảo 5 nguyên tắc - Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp chỉ được lựa chọn áp dụng 1 trong 2 phương pháp: KKTX hoặc KKĐK trong quá trình kế toán các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá, các loại hàng tồn kho. - Kế toán nhập xuất tồn kho VL và CCDC phải phản ánh theo giá thực tế hoặc còn gọi là giá gốc, là loại giá phản ánh đầy đủ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình thu mua NVL, CCDC. Đây là một loại giá có giá trị về mặt thanh quyết toán. - Kế toán VL và CCDC phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị. Kế toán phải theo dõi chi tiết VL và CCDC theo từng kho, từng loại. Việc bố trí, sắp xếp VL & CCDC trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thực hiện cho công việc hập xuất và theo dõi kiểm tra. mặt khác phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ thời hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để phòng ngừa, ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 3 trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ kế toán phải xây dựng định mức tiêu hao VL & CCDC cho từng chi tiết, bộ phận quản lý. - Đối với các CCDC xuất dùng phân bổ 2 lần hoặc nhiều lần kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí theo từng nội dung sử dụng để đảm bảo thời hạn sử dụng theo quy định và tổng số chi phí phân bổ cho phù hợp với số chi phí phát sinh theo từng đối tượng phải chi phí. - Vào thời điểm cuối năm nếu xét thấy VL & CCDC tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 5 - Nhiệm vụ của kế toán NVL - CCDC. a- Nhiệm vụ: - Tổ chức ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển nhập xuất, tồn kho VL & CCDC, tính giá thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng VL & CCDC về số lượng, chất lượng mặt hàng. - Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các kho và phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết về kế toán VL & CCDC theo đúng chế độ và đúng phương pháp kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản nhập xuất VL & CCDC, định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị VL, CCDC tiêu hao, phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. - Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệt, lập các báo cáo về VL và phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng VL. b - Tác dụng: - Tổ chức công tác kiểm tra NVL, CCDC kịp thời, đầy đủ, chính xác và nghiêm túc là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giỏ thành sản phẩm ở doanh nghiệp. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 4 - Nhờ có công tỏc hạch toán VL, CCDC mà doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng VL, CCDC rồi từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. - Hạch toán VL, CCDC cung cấp những thông tin hữu ích, giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất. 6 - Phân loại VL-CCDC: a - Phân loại vật liệu: Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp cụ thể mà VL trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Nhìn chung vật liệu dược chia thành các loại sau: * Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi, gạch, ngói, xi măng trong công nghiệp xây dựng cơ bản, hạt giống, phân bón trong nông nghiệp... bán thành phẩm mua ngoài kế toán cũng phản ánh vào NVL. * Vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động nhưng VL phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. VLP có vai trò phụ trong quá trình SXKD, được tiến hành bình thường phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật công nghệ quản lý như dầu mỡ bôi trơn, máy móc trong sản xuất công nghiệp, thuốc trừ sâu, thuốc kích thớch sinh trưởng trong sản xuất nông nghiệp. * Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình SXKD. Nhiên liệu gồm có: xăng, dầu mỡ, hơi đốt, than, củi... * Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị. * Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, vật kết cấu... dùng cho công tỏc xây lắp, XDCB. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 5 * Phế liệu: Là những VL loại ra trong quá trình SXKD của doanh nghiệp, phế liệu đã mất hết hoặc mất một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ... * VL khác: là các loại VL không được xếp vào các loại kể trên, các loại VL này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ. Như vậy: - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành NVL trực tiếp dùng vào SXKD và NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. b- Phân loại CCDC: Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ dụng cụ. - Các loại bao bì dùng để đựng VL, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm. - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc. - Các lán trại tạm thời, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, các ngành XDCB. 7- Đánh giá NVL, CCDC: Tính giá NVL, CCDC thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL, CCDC. Theo quy định VL, CCDC được tính theo giá gốc (giá thực tế). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp mà trong giá thực tế có thuế hoặc không có thuế. a- Đánh giá NVL, CCDC theo giá thực tế: Giá thực tế là giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp để tạo ra VL, CCDC đó. a1- Giá thực tế VL, CCDC nhập kho: Giá thực tế của VL, CCDC được xác định theo từng nguồn nhập. * Với VL, CCDC mua ngoài. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 6 Giá thực tế của VL, CCDC = Giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các khoản giảm trừ - Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi. - Các khoản giảm trừ gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại). * Với VL, CCDC thuê ngoài gia công, chế biến. Giá thực tế = Giá xuất kho + chi phí liên quan (vận chuyển, bốc dỡ...) + chi phí chế biến. * Với VL, CCDC nhận vốn góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế = Giá đánh giá (giá thoả thuận 2 bên) + chi phí liên quan tiếp nhận. * Với VL, CCDC được tài trợ, biếu tặng: Giá thực tế = Giá tương đương tại thời điểm nhận được + Chi phí tiếp nhận * Với VL, CCDC tự gia công, chế biến. Giá thực tế = Giá thành sản xuất thực tế. a2- Giá thực tế VL, CCDC xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, của yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế VL xuất dùng được tính theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng = Số lượng VL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: - C1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 7 liệu nhập trong kỳ Giá đơn vị BQ cả kỳ dự trữ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ → Ưu, nhược điểm của cách tính này: + Ưu: Phương pháp này đơn giản, dễ làm. + Nhược: Độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. C2:Giá đơn vị BQ cuối kỳ trước: Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị BQ cuối kỳ trước = Lượng thực tế tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất kho sẽ sử dụng đơn vị giá bình quân. Giá đơn vị bình quân là giá đơn vị của số vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ. → Ưu, nhược điểm của cách tính này: + Ưu: Phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động của VL trong kỳ. + Nhược: Không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả VL kỳ này. C3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Giá thực tế tồn kho trước khi nhập + Giá thực tế của lần nhập đó Giá đơn vị BQ sau mỗi lần nhập = Số lượng tồn kho trước khi nhập + Số lượng của lần nhập đó Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho ta lại tính lại giá đơn vị bình quân, giá đơn vị xuất kho là giá đơn vị bình quân của lần nhập ngay trước đó. → Ưu, nhược điểm của cách tính này: + Ưu: Phương pháp này vừa chính xác, vừa cập nhật. + Nhược: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 8 + Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FiFo). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số VL vào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thược tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của VL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị VL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số VL mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. + Phương pháp nhập sau - xuất trước (LiFo). Theo phương pháp này, VL được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất VL nào sẽ tính theo giá thực tế của VL đó. Do vậy, phương pháp này có tên là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại VL hoặc VL sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. b- Đánh giá NVL, CCDC theo giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ VL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ = Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) X Hệ số giá → Trong đó: - Giá hạch toán xuất dùng = Số lượng xuất x Đơn giá hạch toán Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ - Hệ số giá (H) = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán Vl nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ VL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Về thực chất việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ VL nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung chính là một "Thủ ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 9 thuật" của kế toán, nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho. Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ở trên. Trên đây là các phương pháp tính giá VL, CCDC xuất dùng, mỗi phương pháp đều có nội dung, ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD của mình, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý mà vận dụng thích hợp. Việc áp dụng phương pháp tính giá xuất thực tế của hàng hoá ở mỗi doanh nghiệp phải tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong hạch toán tức là dùng phương pháp nào thì phải thống nhất với phương pháp đó trong kỳ kế toán và nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 10 II- KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL, CCDC 1- Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chi tiết NVL, CCDC: a- Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành như phiếu nhập kho, phiếu xuất khẩu... Mọi hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp đều liên quan đến việc xuất, nhập VL, CCDC. Vịêc nhập, xuất này phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư. Một chứng từ kế toán phải chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu tách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động NVL, CCDC, là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và sổ sách kế toán. Để kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất của từng thứ NVL, CCDC, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, CCDC, hệ thống chứng từ kế toán bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT). - Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT). - Hoá đơn kiêm phiếu xuất khẩu (Mẫu 02-BH). - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 11 - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05-VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối cùng (Mẫu 07-VT). Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà áp dụng chứng từ kế toán cho phù hợp. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, chính xác, đúng quy định về kiểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Người lập chứg từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo ghi chép kịp thời và đầy đủ. b- Sổ sách kế toán: Tại mỗi doanh nghiệp các phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC là khác nhau. Tuỳ thuộc vào phương pháp sử dụng, họ dùng các sổ (thẻ) kế toán sao cho phù hợp. Một số sổ kế toán thường được sử dụng: - Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT): được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn của từng thứ NVL, CCDC theo từng kho. Thẻ kho do Phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL, CCDC về mặt giá trị và số lượng. - Sổ kế toán chi tiết, sổ số dư, sổ đối chiếu luân chuyển: Được sử dụng để hạch toán tình hình biến động VL, CCDC cả về mặt giá trị và mặt số lượng ở phòng kế toán. Ngoài các sổ kể trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các bảng nhập, xuất, bảng luỹ kế, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán trực tiếp được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Các chứng từ được lập phải được tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chính xác của số liệu. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 12 Trên cơ sở các chứng từ kế toán, tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành phân loại theo chứng từ nhập, xuất, từng loại NVL, CCDC từng kho. Từ đó tập hợp số liệu ghi vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp NVL, CCDC. 2 - Kế toán chi tiết: Hạch toán chi tiết VL, CCDC phải được thực hiện song song ở kho và ở phòng kế toán. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC ở kho là một bộ phận hạch toán VL, CCDC trong doanh nghiệp. Ở kho, thủ kho là người chịu trách nhiệm về vật chất và tổ chức ghi chép, bảo quản, dự trữ bằng chỉ tiêu hiện vật. ở Phòng kế toán, với chức năng và nhiệm vụ của mình thông qua các chỉ tiêu giá trị và giám sát, kiểm tra tình hình nhập - xuất, dự trữ và bảo quản VL, CCDC trong quá trình SXKD. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết VL, CCDC giữa kho và Phòng kế toán của doanh nghiệp có thể thực hiện 1 trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. a- Phương pháp thẻ song song: * Nội dung: - Tại kho: Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC đều được thực hiện trọn vẹn trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại NVL, CCDC. Căn cứ vào số lượng chứng từ nhập, xuất kho VL, CCDC thủ kho ghi số lượng thực nhập và thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thủ kho phải tiến hành tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp chứng từ, tính ra số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho một cách cẩn thận. Định kỳ căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập - xuất - tồn NVL, CCDC. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 13 - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kho, kế toán chi tiết VL, CCDC cho từng danh điểm vật liệu tư, vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ (sổ) này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ xuất kho, thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán VL, nhân viên kế toán phải kiểm tra, đối chiến ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập vào thẻ kế toán chi tiết VL có liên quan, cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiến với thẻ kho, các số liệu phải khớp và đúng. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho về mặt gía trị của từng loại NVL, CCDC. Số liệu của bảng này dược đối chiếu với số liệu của bộ phận kế toán tổng hợp, ngoài ra để quản lý thủ kho, nhân viên kế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. * Trình tự ghi chép: - Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản và kiểm tra đối chiếu số liệu đơn giản. - Nhược điểm: Ghi trùng về chỉ tiêu, số lượng giữa thủ kho và Phòng kế toán. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại về VL, CCDC, có ít nghiệp vụ nhập, xuất. Trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế. b- Phương pháp đối chiếu luân chuyển: * Nội dung: Phiếu nhập kho Số chi tiết NVL, CCDC Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho VL- CCDC Thẻ kho ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 14 - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ xuất nhập kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó thực hiện tập hợp các chứng từ nhập xuất theo từng thứ hàng hoá. Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán dùng mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từnng thứ hàng vật tư, hàng hoá thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền, trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi 1 dòng trên sổ kế toán. Sau khi hoàn thành công vịêc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán có liên quan nếu cần. * Trình tự ghi chép: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. - Nhược điểm: Vẫn ghi trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán. Hạn chế vịêc kiểm tra thường xuyên. - Phạm vi áp dụng: áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất và không có nhân viên kế toán chi tiết. c - Phương pháp ghi sổ số dư: * Nội dung: Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 15 - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL, CCDC về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ nhập xuất rồi phân loại theo từng nhóm NVL, CCDC theo quy định. Sau khi phân loại thì lập phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu này được lập cho từng loại phiếu: Phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng. Khi đã lập xong phiếu giao nhận chứng từ, thủ kho nộp lại cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất VL, CCDC. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho kiểm tra, ghi số lượng NVL, CCDC tồn của từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Nhân viên kế toán NVL, CCDC phụ trách kho thì phải thường xuyên hoặc định kỳ xuống kho hướng dẫn hoặc kiểm tra việc ghi chép thẻ và thu nhận chứng từ rồi ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ. - Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán NVL, CCDC nhận được các phiếu nhập và phiếu giao nhận chứng từ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn, giấy vận chuyển. Sau đó tính giá của các chứng từ, tổng cộng các chứng từ theo từng nhóm VL, CCDC rồi ghi vào cột thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho VL, CCDC. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được đối chiếu với cột "số tiền" trên sổ số dư. * Trình tự ghi chép: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 16 - Ưu điểm: Tránh được sự trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán → công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. - Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị cho nên muốn biết tình hình tăng giảm vật tư thì xem ở tại kho, khó khăn cho việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán hoặc nếu có sai sót thì rất khó kiểm tra. → Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VL, CCDC, khối lượng vật tư hàng hoá nhập, xuất nhiều, trình độ chuyên môn của kế toán trong doanh nghiệp cao, doanh nghiệp xây dựng được giá hạch toán vật tư. Ghi chú: → Ghi hàng ngày. ⇒ Ghi cuối tháng. ( ): Đối chiếu kiểm tra. III - KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL, CCDC: 1- phương pháp kế toán NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: (Áp dụng trong các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ). a - Tài khoản sử dụng: * TK 151: "Hàng mua đang đi đường" Tài khoản này dùng để phản ánh các loại VL, CCDC , hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. Phiếu nhập Bảng kê nhập Bảng kê luỹ nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 17 - Kết cấu tài khoản: + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường tăng. + Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường giảm (hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc đã giao cho khách hàng). + Dư nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường đầu và cuối kỳ. * TK 152 "Nguyên vật liệu" Tài khoản này được dùng để phản ánh theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên VL, theo giá thực tế. - Kết cấu tài khoản: + Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL, tăng trong kỳ (mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp...). + Bên có: Phản ánh giá trị thực tế của NVL giảm trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt...). + Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho. - Tài khoản này có thể mở được chi tiết cho từng loại, từng nhóm của VL tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện kế toán của doang nghiệp. * TK 153 "Công cụ, dụng cụ". Tài khoản nàu được dùng để phản ánh theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại CCDC. - Kết cấu tài khoản: + Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của CCDC trong kỳ (mua, phát hiện thừa...) + Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị thực tế của CCDC trong kỳ (xuất dùng, phát hiện thừa...). * Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của CCDC tồn kho. * Ngoài ta để kế toán VL, CCDC kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 133, 1331, 141, 222, 621. b - Phương pháp kế toán: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 18 b1: Phương pháp kế toán tăng NVL, CCDC. * Trường hợp 1: Tăng CCDC, NVL do mua ngoài (mua trong nước). 1 Hàng và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ: Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế. Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. 2 Hoá đơn về nhưng hàng chưa về: - Doanh nghiệp nhận được hoá đơn nhưng VL, CCDC chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng "hàng mua đang đi đường". - Nếu trong tháng hàng về thì kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và ghi sổ bình thường. Nơ TK 152, 153. Nợ TK 133. Có TK liên quan 111, 112, 331. - Nếu đến cuối tháng VL, CCDC vẫn chưa về nhập kho nhưng VL, CCDC đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp căn cứ vào hoá đơn để phản ánh. Nợ TK 151: Giá mua chưa thuế. Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan 111, 112, 331 tổng giá thanh toán. - Sang kỳ kế toán sau khi NVL, CCDC về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế. Có TK 151: Giá chưa thuế. 3- Hàng về nhưng hoá đơn chưa về: - Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được VL, CCDC nhưng hoá đơn chưa về, kế toán lưu chứng từ vào một tập hồ sơ riêng "Hàng về nhưng hoá đơn chưa về". ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 19 - Nếu trong kỳ kế toán hoá đơn về, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán phản ánh bình thường. Nợ TK 151, 152: Giá chưa thuế. Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan 111, 112, 331 tổng giá thanh toán. - Nếu đến cuối kỳ kế toán hoá đơn vẫn chưa về, kế toán phải ghi theo giá tạm tính. Nợ TK 152, 153: Giá tạm tính. Có TK 111, 112, 331: Giá tạm tính. - Sang kỳ kế toán sau khi hoá dơn về căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán sẽ điều chỉnh giá thực tế theo 3 cách theo quy định. 4 - Hàng nhập thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng VL, CCDC theo giá trị hàng thực tế nhập, số thuế căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: - Khi nhập kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 152, 153: Số thực tế nhập chưa có VAT. Nợ TK 138 (1): Số thiếu chưa VAT. Nợ TK 133 (10): VAT theo hoá đơn. Có TK 111, 112, 331. - Khi xử lý: + Nếu bên bán giao tiếp số hàng còn thiếu, kế toán phản ánh: Nợ TK 152: Số thiếu do bên bán giao tiếp Có TK 138 (1): Số thiếu do bên bán giao tiếp + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331, 111, 112: Số tiền tương ứng với số hàng thiếu. Có TK 138 (1): Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1): VAT của số hàng thiếu. + Nếu cá nhân làm mất thì phải bồi thường: Nợ TK 138 (8), 334: Số thiếu phải bồi thường. Có TK 138 (1): Số thiếu chưa VAT. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 20 Có TK 133 (1): VAT của số hàng thiếu. + Nếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138 (1): Số thiếu không rõ nguyên nhân. 5 - Hàng nhập thừa so với hoá đơn: Khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý, kế toán phản ánh như sau: - Nếu nhập kho toàn bộ VL, CCDC kể cả số thừa, kế toán ghị: Nợ TK 152, 153: Giá trị toàn bộ số hàng chưa VAT. Nợ TK 133: VAT theo hoá đơn. Có TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT. Có TK 111, 112, 331: Tổng số thanh toán theo hoá đơn. + Khi xử lý: + Trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT. Có TK 152, 153: Giá trị thừa chưa VAT. + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT Nợ TK 133 (1): VAT của số hàng thừa Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 21 Nợ TK 338 (1), 152, 153: Giá trị thừa chưa có thuế. Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân. - Nếu nhập theo số hoá đơn + Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế. Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. + Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002: Số thừa. + Khi xử lý, kế toán ghi: Có TK 002. Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể kế toán phản ánh như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153: Số thừa chưa VAT. Nợ TK 133 (1): VAT theo số thừa. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 338 (1) 152, 153: Giá trị thừa chưa thuế. Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân. 6 - Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu mua hàng (chiết khấu thanh toán) kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 331. Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng. 7 Vật liệu, CCDC mua về không đúng chất lượng, quy chách phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp đề nghị giảm giá và được người bán chấp nhận, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 331. Có TK 152, 153: Số giảm giá hàng mua được hưởng. Có TK 133 (1): VAT đầu vào không được khấu trừ. 8 - Khi doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 331. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 22 Có TK 152, 153. Có TK 133 (1). 9 - Nếu doanh nghiệp trả hàng cho người bán, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 331. Có TK 152, 153: Hàng mua trả lại theo giá chưa thuế. Có TK 133. * Trường hợp 2: Tăng CCDC, NVL do mua ngoài (mua ngoài nước). - BT1: Nợ TK 152, 153. Có TK 333 (3): Thuế nhập khẩu phải nộp. Có TK 111, 112, 331. - BT2: Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ của hàng nhập. Có TK 333 (1): VAT đầu ra của hàng nhập khẩu. (Còn các nghiệp vụ khác phản ánh tương tự như mua trong nước). * Trường hợp 3: Tăng VL, CCDC do được cấp, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng kế toán phản ánh: Nợ TK 152, 153: Trị giá nhận về. Có 411: Trị giá nhận về. * Trường hợp 4: Tăng VL, CCDC rồi nhận lại vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153. Có TK 222, 128. * Trường hợp 5: Tăng VL, CCDC do doanh nghiệp tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK 152, 153: Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 514: NVL, CCDC thuê ngoài hoặc tự gia công, chế biến nhập kho. * Trường hợp 6: Tăng VL, ĐCD do xuất dùng không hết nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153: Giá trị thực tế nhập kho Có TK 621: Giá trị thực tế nhập kho. * Trường hợp 7: VL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 23 - Nếu VL, CCDC thừa chưa xác định được nguyên nhân. Nợ TK 152, 153: Giá trị thừa. Có TK 338 (1): Giá trị thừa. - Khi có quyết định xử lý trường hợp mà kế toán phản ánh: Nợ TK 338 (1). Có TK 711, 111. - Nếu xác định VL, CCDC không phải là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 002: Giữ hộ người bán. b2 - Phương pháp kế toán giảm NVL, CCDC: NVL, CCDC trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn kinh doanh... Mọi trường hợp giảm VL, CCDC đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK 152, 153. * Phương pháp kế toán giảm NVL: - Xuất VL cho SCKD: Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 (2): Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (2): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế VL xuất dùng. - Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của VL xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thưc tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản". (Nếu giá vốn lớn hơn giá trị vốn góp thì ghi nợ TK 412, nếu giá vốn nhỏ hơn giá trị vốn góp thì ghi có TK 412 (phần chênh lệch). ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 24 Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (hoặc có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh. - Xuất VL để cho vay tạm thời, kế toán phản ánh: Nợ TK 138 (8): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (8): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152: Giá thực tế VL cho vay. - Xuất thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán phản ánh: Nợ TK 154: Giá thực tế VL xuất chế biến. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế VL xuất. - Xuất nguyên VL dùng để biếu tặng hoặc trả lại ngân sách, trả lại cho các bên tham gia liên doanh, kế toán ghi sổ. Nợ TK 411: Giá thực tế VL xuất dùng. Có TK 152: Giá thực tế. - Trường hợp phát hiện thiếu NVL: + Phản ánh giá trị hàng thiếu mất, kế toán phản ánh: Nợ TK 138 (1): Giá trị thực tế VL bị thiếu hụt. Có TK 152: Giá trị thực tế VL thiếu. + Khi có quyết dịnh xử lý, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 334... Số thu hồi hoặc bồi thường. Nợ TK 632: Số còn lại Có TK 138 (1): Số thiếu - Vật liệu giảm do các nguyên nhân khác: nhượng bán, trả lương, biếu... Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của VL xuất dùng cho các mục đích, kế toán ghi sổ. Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng... Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 (8), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 25 Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Có TK 152: Giá thực tế VL giảm. * Phương pháp kế toán giảm CCDC. Công cụ dụng cụ giảm ở doanh nghiệp chủ yếu là do xuất dùng. Căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ CCDC sao cho hợp lý. - Trường hợp xuất dùng CCDC với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần CCDC cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ 1 lần hay 100% giá trị). Nợ TK 627 (3): (Chi tiết phân xưởng): Xuất dùng ở phân xưởng. Nợ TK 641 (3): Xuất dùng phục vụ cho tiêu thụ. Nợ TK 642 (3): Xuất dùng phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 153 (1): Toàn bộ giá trị xuất dùng. - Trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần như trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Theo phương pháp này khi xuất dùng kế toán phải phản ánh các bút toán say: + BT1: Phản ánh toàn bộ số CCDC xuất dùng, kế toán phản ánh. Nợ TK 142, 242: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho. Có TK 153 (1): Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho. + BT2: Đồng thời phản ánh 50% giá trị phân bổ lần 1. Nợ TK 627, 641, 642... 50% giá trị xuất dùng. Có TK 142, 242: 50% giá trị xuất dùng. Khi công cụ dụng cụ báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng, kế toán sẽ tiến hành phân bổ lần 2 hoặc tiến hành phân bổ 50% giá trị còn lại. Nợ TK 627, 641, 642: Số phân bổ lốt (bằng giá trị còn lại - số bồi thường). Nợ TK 111, 138, 334: Số thu hồi hoặc bắt bồi thường. Có TK 142, 242: Giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng). ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 26 - Trường hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). + Khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút sau: BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng. Nợ TK 142, 242: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho. Có TK 1531: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho. BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần. Nợ TK 627, 641, 642: Giá trị phân bổ mỗi lần. Có TK 142, 242: Giá trị phân bổ mỗi lần. + Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Nợ TK 627, 641, 642. Có TK 142 (1), 242. Khi báo hỏng, mất hay hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần. - Đối với bao bì luân chuyển. + Khi xuất dùng bao bì luân chuyển. Nợ TK 142, 242. Có TK 153 (2). (Bút toán phản ánh toàn bộ giá thực tế bao bì luân chuyển xuất dùng). Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì luân chuyển vào chi phí. Nợ TK 153: Tính vào giá trị CCDC mua ngoài. Nợ TK 641 (3): Tính vào chi phí bán hàng. Có TK 142 (1), 242: Giá trị hao mòn. + Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho: Nợ TK 153 (2): Giá trị còn lại Có TK 142 (1), 242: Giá trị còn lại ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 27 - Đối với đồ dùng cho thuê: Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 153 (3): Giá thực tế đồ dùng cho thuê. Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ (nếu có). Có TK 153 (1): Chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê. Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán. + Khi xuất CCDC cho thuê, kế toán phản ánh: Nợ TK 142, 242: Giá thực tế của CCDC xuất cho thuê. Có TK 153 (3): Giá thực tế của CCDC xuất cho thuê + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 627 (3): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động chính của doanh nghiệp. Nợ TK 811: Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động không thường xuyên của doanh nghiêp. Có TK 142, 242: Giá trị hao mòn. + Phản ánh số thu về cho thuê CCDC: Nợ TK 111, 112, 131, 138(8): Tổng số thu cho thuê. Có TK 333 (1): VAT đầu ra phải nộp. Có TK 711: Nếu là hoạt động không thường xuyên. Có TK 511: Nếu là hoạt động chính của DN. + Khi nhận lại CCDC cho thuê: Nợ TK 153: Giá trị còn lại Có TK 142, 242: Giá trị còn lại c - Sơ đồ hạch toán tổng quát VL, CCDC theo phương pháp KKTX (tính VAT theo phương pháp khấu trừ): TK 111, 112, 331 TK 152, 153 TK 621, 627, 641, 642 TK 133 TK 151 TK 128, 222 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo SP, xuất cho bán hàng và cho quản lý DN, VAT đầu vào được khấ từ ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 28 2- Phương pháp kế toán VL, CCDC xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a- Tài khoản sử dụng: Phương pháp KKĐK không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 156...). Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611 "Mua hàng", cuối kỳ kiểm kê hàg tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho theo công thức. Giá trị VL, CCDC xuất dùng trong kỳ = Giá trị VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị VL, CCDC tăng trong kỳ - Giá trị VL, CCDC tồn kho cuối kỳ Để ghi chép kế toán NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng các tài khoản sau: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 29 * TK 611 "Mua hàng". Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng , giảm NVL, CCDC... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). - Kết cấu của tài khoản. + Bên nợ: • Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc đầu kỳ. • Phản ánh thực tế nhập trong kho. + Bên có: • Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc cuối kỳ. • Phản ánh giá thực tế xuất trong kỳ. + Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại VL, CCDC. * TK 152, 151, 153: Điều có kết cấu giống nhau. - Bên nợ: Kết chuyển giá thực tế lúc cuối kỳ. - Bên có: Kết chuyển giá thực tế lúc đầu kỳ. - Dư nợ: Giá thực tế tồn kho. b- Phương pháp kế toán: - Đầu kỳ kinh doanh, kế táon kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (1). Có TK 151, 152, 153. - Trong kỳ kế toán khi mua VL, CCDC căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 611 (1): Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng VL, CCDC trong kỳ. Nợ TK 611 (1): Giá trị VL tăng. Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát... Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 30 - Khi thanh toán tiền mua hàng nếu được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331. Có TK 515. - Đối với VL, CCDC mua về không đúng chất lượng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp đề nghị giảm giá hoặc được hưởng chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng cho người bán. Nợ TK 111, 112, 331: Theo giá thanh toán. Có TK 133: VAT đầu vào không được khấu trừ. Có TK 611: Giá mua chưa thuế. - Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt. Nợ TK 152: NVL tồn khoi cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138 (1): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát có người phải bồi thường. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (1): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. - Giá trị NVL, CCDC tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi tổng số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trở lại, số chiết khấu, giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo mục đích sử dụng của tỷ lệ định mức... Nợ TK 627, 621, 641, 642... Có TK 611 (1). - Đối với hàng nhập khẩ: + BT1: Nợ TK 611: Thuế NK phải nộp Có TK 333 (3): Thuế NK phải nộp + BT2: Nợ TK 133 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK Có TK 333 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 31 c- Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK (tính VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 151, 152, 153 TK 611 TK151, 152, 153 d- Các hình thức ghi số kế toán: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu về trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán các nghiệp vụ về NVL, CCDC. TK 133 TK 111, TK 411 TK 412 TK 111, TK TK 621, 627, Giá trị VL, CCDC tồn kho ố Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ chưa sử VAT đầu vào được khấ từ Giá trị VL, CCDC mua vào Nhận vốn liên doanh, cấp hát Đánh giá tăng VL, Giá trị VL, CCDC xuất dù hỏ Giá trị thiếu hụt, mất Giảm giá được hưởng và giá trị hà t ả l i TK 142, Phân bổ ầ TK 151, Kết chuyển giá trị VL, CCDC tồn ối kỳ Giá trị VL, CCDC xuất dù lớ ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 32 Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn. Trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán chủ yếu sau: - Hình thức nhật ký - sổ cái. - Hình thức nhật ký chung. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thưsc sổ kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng tương ứng với các điều kiện về quy mô, năng lực cán bộ kế toán... của doanh nghiệp. Trên đây em đã trình bày những hiểu biết của mình về các vấn đề lý luận chung có liên quan đến đề tài hạch toán NVL, CCDC của doanh nghiệp. Tuy nhiên từ lý luận đến thực tế còn có những khoảng cách nhất định. Thực tế công tác kế toán NVL, CCDC có đáp ứng yêu cầu SXKD phù hợp với cơ chế thị trường hay không là điều không dễ dàng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức kế toán NVL, CCDC một cách chặt chẽ, khoa học, đúng quy định của chế độ kế toán. Từ những lý luận đó, em đã đi sâu vào tình hình thực hiện công tác này ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương. Nội dung nghiên cứu được trình bày cụ thể ở các phần tiếp theo. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 33 PHẦN HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CHẾ BIẾN NÔNG SẢN THỰC PHẨM - XUẤT KHẨU HẢI DƯƠNG. I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP-XK HẢI DƯƠNG 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 1139/QĐ-UB ngày 5/10/1993 của UBND tỉnh Hải Hưng (nay là tỉnh Hải Dương). Với nhiệm vụ của tỉnh giao là sản xuất, chế biến - xuất khẩu hàng nông sản thực phẩm và tiêu thụ các sản phẩm trong quá trình sản xuất và chế biến. Tên giao dịch quốc tế của công ty là: Hai Dương AGREX CO. (Hai Dương agricultural and foodstuffs processing import export company). Trụ sở SX: Số 2 Lê Thanh Nghị - Thành phố Hải Dương - Tỉnh Hải Dương. Người đại diện: Nguyễn Thanh Dâu. Công ty là một doanh nghiệp trọng điểm của tỉnh có nhiệm vụ đầu tư, sản xuất chế biến các mặt hàng nông sản thuwj phẩm phục vụ cho xuất khẩu, góp phần tăng kim ngạch xuất khẩu cho tỉnh, tìm đầu ra cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm để từng bước làm thay đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi của tỉnh. Ngoài ra doanh nghiệp còn được phép kinh doanh các mặt hàng lâm sản, vật tư chất đốt, nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng phục vụ các ngành sản xuất, dịch vụ và đời sống. Ngay từ đầu mới thành lập, công ty đã khẩn trương củng cố, kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tổ chức lao động phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Một mặt Công ty chú trọng đến công tác thị trường và coi đây là "Chìa khoá vàng" để mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất. Công ty cũng hết sức chú trọng đến đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp và xây dựng mới các nhà xưởng sản xuất thực phẩm, các khu bể để muối rau quả nhằm chế biến những sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 34 Giữa vòng xoáy của thị trường, Công ty luôn tìm tòi, nắm bắt được những thông tin chính xác về nhu cầu của các ngành khác nên đã có hướng đi đúng đắn và vận dụng các giải pháp kinh doanh tối ưu nhất. Do đó Công ty đã và đang đứng vững trên thị trường, gây được tín nhiệm với khách hàng, các bạn hàng ngày càng quen thuộc với công ty, với những sản phẩm của Công ty. Đạt được điều này là do sự năng động của Ban lãnh đạo cùng với sự nỗ lực vươn lên của các phòng ban và sự đoàn kết nhất trí của toàn thể công nhân viên chức trong công ty. Cho đến nay các mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng đa dạng về chủng loại và đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, cụ thể là: Bước vào năm 2003 được sự quan tâm giúp đỡ của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các ngành chức năng, doanh nghiệp đã từng bước củng cố bộ máy tổ chức, củng cố các điều kiện sản xuất, tích cực triển khai các nhiệm vụ SXKD, đa dạng hoá mặt hàng, đa phương hoá thị trường, nhằm tạo ra thị trường mới, mặt hàng mới để bù đắp cho sự suy thoái của một số mặt hàng do biến động của thị trường gây nên. Tính đến 30/11/2003 doanh nghiệp vẫn tìm được thị trường, tạo ra việc làm , đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên do biến động xấu của thị trường nên doanh nghiệp chỉ đạo được một số kết quả nhất định như sau: Đơn vị tính: Đồng. TT NămChỉ tiêu 2002 2003 1 Tổng doanh thu 1.799.510.200 2.057.870.000 2 Doanh thu thuần 1.799.510.200 2.057.870.000 3 Giá vốn hàng bán 1.680.150.420 1.918.393.050 4 Lợi nhuận gộp 119.359.780 139.476.950 5 Chi phí bán hàng 24.525.400 28.972.580 6 Chi phí quản lý DN 81.127.000 93.362.900 7 Lợi nhuận từ h/đ SXKD 13.707.380 17.141.470 8 Thu nhập từ hoạt động tài chính 900.670 7.622.170 9 Lợi nhuận trước thuế 14.608.050 24.763.640 ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 35 10 Thuế TNDN phải nộp 3.268.522 7.635.117 11 Lợi nhuận sau thuế 11.339.528 17.128.523 Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là đảm bảo việc làm và thu nhập cho công nhân, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, từng bước tháo gỡ khó khăn để tiếp tục phát triển không ngừng. Đoàn kết tự tin trong hoàn cảnh nào cũng ủng hộ nhau hoàn thành nhiệm vụ chung của ngành và tỉnh giao. Xây dựng đơn vị vững mạnh, SXKD tốt, góp phần xứng đáng sức mình vào xây dựng một Hải Dương văn minh giàu đẹp. 2 - Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động SXKD của Công ty: Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với điều kiện và đặc điểm của mình, cơ cấu tổ chức đó có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Vì vậy để phù hợp với tính chất, quy mô hoạt động, công ty chế biến NSTP - XK Hải Dương đã tổ chức bộ máy sản xuất gồm có các phòng ban và xưởng sản xuất như sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty ta thấy tổ chức quản lý của doanh nghiệp theo kiểu chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này giúp các cấp quản trị điều Giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành Phân xưởng chế Phân xưởng sản Ngành kho ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 36 hành khởi công tác sự vụ, tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn và dễ tìm các nhà quản lý. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 37 * Nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo phát luật của Công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính đối nội, đối ngoại. → Giám đốc thực hiện các chức năng sau: + Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ. + Lập kế hoạch tổng thể ngắn hạn, dài hạn. + Đầu tư xây dựng cơ bản. Giúp việc cho Giám đốc là phó Giám đốc, ngoài ra còn có một số chuyên viên kinh tế, kỹ thuật ở các phòng ban và một số trưởng phòng. - Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại Công ty, thay thế Giám đốc điều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng. Tuy nhiên phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao. Cụ thể đó là những việc như nghiên cứu và thực hiện các hủ trương và biện pháp kỹ thuật ngắn hạn, dài hạn, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong thiết kế, chế tạo sản phẩm đưa công nghệ vào sản xuất, tổ chức và quản lý, kiểm tra chất lượng các NVL, CCDC, chi tiết máy móc... Như vậy, người trực tiếp điều hành doanh nghiệp là Giám đốc, dưới Giám đốc là Phó giám đốc, dưới nữa là các phòng, ban. Mỗi phòng, ban có nhiệm vụ cụ thể. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ cây dựng và quản lý vịêc thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình kỹ thuật, các tiêu chuẩn về định mức kỹ thuật nghiên cứu chế thử và triển khai các mặt hàng mới. - Phòng kế toán tài vụ: Chức năng giúp việc về lĩnh vực thống kê - kế toán tài chính. Đồng thời có trách nhiệm trước nhà nước theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện thu chi tài chính và hướng dẫn thực hiện hạch toán kế toán, quản lý ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 38 tài chính đúng nguyên tắc, hạch toán chính xác, báo cáo kịp thười cho lãnh đạo và cơ quan quản lý, bảo vệ định mức vốn lưu dộng, tiến hành thủ tục vay vốn, xin cấp vốn, thực hiện kế hoạch và phân tích thực hiện phương án, biện pháp làm giảm chi phí bảo quản hồ sơ và tài liệu kế toán, phát huy và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô lãng phí, vi phạm chế độ chính sách kế toán - tài chính của nhà nước, các khoản chi phí, thuế... - Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất, tìm kiếm và khai thác thị trường tiêu thụ, thu thập thông tin kinh tế, đề xuất với giám đốc về mặt hàng mới. Tổ chức vùng NVL, đôn đốc thanh toán tiền hàng và tránh chiếm dụng vốn. - Phòng tổ chức hành chính: Bao gồm bộ phận tiền lương và hành chính quản trị, đảm nhận nhiệm vụ quản trị văn phòng, tham mưu cho giám đốc trong công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, an toàn lao động, tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, thực hiện các chế độ của nhà nước quy định đối với người lao động. Mỗi phòng, bàn, mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ cụ thể hoạt động dưới sự giám sát của Giám đốc. Mỗi phòng ban là một mắc xích của cả quá trình SXKD tại Công ty. * Theo sơ đồ trên thì cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp dược chia làm 3 bộ phận: phân xưởng chế biến, phân xưởng sản xuất và ngành kho. - Phân xưởng chế biến: Tại đây hàng hoá được sơ chế và lọc, chọn cung cấp cho phân xưởng sản xuất. - Phân xưởng sản xuất: đóng hộp, bai bì, đóng gói. → Quy trình khép kín, kỹ thuật đảm bảo thực phẩm an toàn. Kiểm tra hàng hoá đúng phẩm chất, an toàn chất lượng. Kiểm tra các cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và thực hiện tốt quy trình công nghệ, công tác vệ sinh văn minh, công việc hoàn thành chính xác báo cáo lên cấp trên. Thực phẩm đóng gói, đóng hộp đúng quy định, kiểm tra sự an toàn. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 39 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất và qui trình công nghệ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng hiện nay là sản xuất kinh doanh, nhập kho hàng thực phẩm xuất nhập khẩu. Sản phẩm chủ yếu là dưa chuột muối, thịt lợn sữa, thịt hộp, ớt khô, tương ớt…Công ty áp dụng quy trình sản xuất khá phù hợp là qui trình khép kín và liên tục từ khâu sản xuất đến khâu hoàn thành sản phẩm. Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu HảI Dương có nhiệm vụ sản xuất và chế biến các mặt hàng nông sản thực phẩm với chất lương cao để phục vụ cho việc xuất khẩu. Để thực hiện nhiệm vụ đó kết hợp với tình hình thực tế của địa phương và chính công ty, công ty đã chia làm 2 mảng kinh doanh chính. - Tổ chức đầu tư thu mua, chế biến các mặt hàng nông sản xuất khẩu. - Tổ chức thu mua, chế biến các mặt hàng thực phẩm xuất khẩu. Nguyên vật liệu Sơ chế, chế biến Bán thành phẩm Bao bì đóng hộp Thành phẩm (sản phẩm chính) ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 40 Sơ đồ sản xuất của doanh nghiệp được khái quát thành 3 biểu sau: Biểu 1. Biểu 2: QUY TRÌNH CHẾ BIẾN CẢI XA LÁT Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, qui trình công nghệ của từng loại, sản phẩm công ty đã tổ chức nhiều bộ phận sản xuất, mỗi bộ phận có chức năng riêng. - Phân xưởng chế biến thực phẩm: Tổ chức thu mua nguyên liệu, chế biến thực phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng chế biến nông sản: Có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu và vận động đầu tư sản xuất, chế biến nông sản chịu trách nhiệm về chất lương sản phẩm. Muối dưa chuột Muối Muối đợt 1 Đảo lần 2 Phân loại đóng gói Thành phẩm Cải xa lát tươi Cho vào bểmuối Muối Phân loại đóng gói Thành phẩm ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 41 - Phân xưởng điện lạnh cung cáp điện, nước phục vụ cho sản xuất của đơn vị trong toàn công ty, đảm bảo an toàn về điện, giải quyết các vấn đề về sửa chữa cơ khí. Biểu 3. Qui trình chế biến thực phẩm(thịt lợn cấp đông) Như vậy qui trình chế biến thực phẩm và nông sản là qui trình khép kín và liên tục. Sản phẩm của công đoạn trước là nguyên liệu của công đoạn sau. Máy móc được bố chí theo kiểu dây chuyền. Vì vậy việc biến động, thay đổi ở một bộ phận sẽ kéo theo sự mất cân đối của cả dây chuyền. Đây là đặc trưng nổi bật của công ty quyết định việc tổ chức sản xuất, bố trí lao động để dây chuyền hoạt động liên tục, đều đặn, tránh lãng phí về máy móc, lao động… 4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. a- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán là một bộ phận trọng yếu, mở đường dẫn lối cho doanh nghiệp có phương hướng phát triển, là quân cờ tiên phong của doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Lợn nguyên liệu Giết mổ, pha lọc, phân loại thịt Cấp đông Đóng gói Thành phẩm ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 42 - Căn cứ vào đặc điểm chất lượng và quy mô hoạt động của công ty, căn cứ vào khối lượng công việc, bộ máy kế toán của công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo mô hình này, toàn bộ kế toán được tập trung ở phòng kế toán tài vụ; ở các trạm, phân xưởng SXKD không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, kiểm tra chứng từ ban đầu. Theo sự phân công của kế toán trưởng, kế toán ở trạm, ở phân xưởng sản xuất thực hiện một số phần hành kế toán ở trạm, ở phân xưởng sản xuất thực hiện một số phần hành kế toán chiết cuối tháng lập bảng kê tài sản và bảng cân đối tài sản gửi về phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ được trang bị máy vi tính để tự giúp công việc kế toán cho các nhân viên, nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn doanh nghiệp. Thực hiện việc hạch toán theo đúng chế độ kế toán đã được quy định. Phòng kế toán tài vụ làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế và kiểm tra công tác kế toán công ty. KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán thanh toán Kế toán công nợ và TSCĐ Kế toán tổng hợp CP và tính giá thành Kế toán theo dõi đầu tư XDCB NHÂN VIÊN KINH TẾ CÁC TRẠM, PHÂN XƯỞNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 43 Phòng kế toán luôn cố gắng hết mình, vạch ra những kế hoạch và phương hướng kinh doanh cho các phân xưởng, làm sao cho có lãi cao và mức độ lưu thông của hàng hoá nhanh nhất. Bộ máy kế toán của công ty khá đơn giản gồm 8 người, mỗi người có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. - Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính của Công ty, trực tiếp chỉ đạo: + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán + Kế hoạch cân đối tài chính. + Vay mượn thế chấp cầm cố thanh toán bù trừ. + Đầu tư xây dựng cơ bản, liên doanh, xây dựng dự án, phương án kinh doanh. Tổng quyết toán + Chính sách, chế độ vốn, phân phối lợi nhuận, tiền lương, tiền thưởng. Định kỳ, kế toán trưởng phải lập báo cáo tài chính để phục vụ nhu cầu thông tin về tài chính và phục vụ cho quá trình quản lý của cấp trên. - Phó phòng kế toán: Phụ trách bộ phận quản lý, điều hành bộ phận quản lý, kiểm tra, giám sát và hướng dẫn các qui chế cua cấp trên đối với từng bộ phận trong bộ phận quản lý. Thu nhận kiểm tra các báo các kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc và lập báo các kế toán thống kê cho toàn công ty. Thực hiện công tác tài chính và công tác thống kê trong Công ty. - Kế toán tiêu thụ thành phẩm (kiêm kế toán ngân hàng): Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng, theo dõi thu, chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng, nộp thuế, tính VAT đầu vào được khấu trừ... - Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ tiền mặt, chi trả lương cho cán bộ CNV toàn doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ hiện hành. - Kế toán theo dõi công nợ và TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động NVL, CCDC, việc thanh toán với người bán, người cung cấp vật tư và tính khấu hao TSCĐ... ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 44 - Kế toán theo dõi các khoản chi phí và tính tổng: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành. - Ngoài ra còn 2 kế toán theoi dõi XDCB ở khu vực xây dựng chế biến ở các trạm phân xưởng có các nhân viên kinh tế làm một số công tác ban đầu. b- Tổ chức công tác. Đối với mỗi công ty việc đổi mới công tác tổ chức kế toán là rất quan trọng do đó công việc nào cũng cần đến vịêc tổ chức kế toán cho hợp lý. Với công chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương thì tập trung theo hình thức kiểm nghiệm. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp báo cáo kiểm tra kế toán. Đồng thời để tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc công ty đối với toàn bộ quá trình SXKD và công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra hình thức này còn thuận lợi trong việc phân công và chuyên môn hoá đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật , kế toán xử lý thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của công ty đều được giải quyết ở phòng kế toán c- Hỡnh thức hạch toán. Căn cứ vào điều kiện cụ thể coả doanh nghiệp về quy mô, trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán nên hình thức kế toán tập trung là phù hợp, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu, thông tin kinh tế để phục vụ cho công tác đấu tranh và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Để phù hợp với công tác kế toán tại doanh nghiệp, công ty đã sử dụng hình thức kế toán là "Chứng từ ghi sổ" ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 45 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra - Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ, trước khi vào sổ kế toán tổng hợp, theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống sổ kế toán. + Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU CHI TIẾT ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 46 + Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có thể là sổ kế toán chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm... - Trình tự ghi sổ: Việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán được tiến hành như sau: + Hàng ngày hay định kỳ căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bải tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. + Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. + Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. + Căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ, sau đó ghi vào sổ các tài khoản. + Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản và sổ ĐKCTGS. + Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. - Ưu , nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. + Nhược: Ghi chéo vẫn còn bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản. * Phương pháp hạch toán: - Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho VL, CCDC. - Tính giá NVL, CCDC xuất kho theo giá thực tế. - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp ghi sổ số dư. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY CHẾ BIẾN NÔNG SẢN THỰC PHẨM - XUẤT KHẨU HẢI DƯƠNG 1- Đặc điểm NVL và quản lý NVL, CCDC: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 47 Vật liệu là tài sản dự trữ thường xuyên biến dộng, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế biếtn và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm quản lý vật liệu, CCDC của công ty thì trong quá trình SXKD đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua sử dụng và dự trữ. + Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về số lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cung cấp như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Ở khâu bảo quản: Cần tổ chức kho tàng bến bãi bằng cách trang bị đầy đủ ở các phương tiện cân đối thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại VL, tránh hư hỏng. + Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao VL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh ngiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng VL, CCDC trong giá thành sản xuất. + Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình SXKD được bình thường, không bị ngừng trệ, ứ động vốn do dự trữ vốn quá nhiều. Tóm lại: Quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. * Khái niệm về NVL, CCDC sử dụng ở công ty: Công ty chế biến nông sản thực phẩm có quy mô lớn, chuyên sản xuất chế biến các loại rau, quả, thịt... Đây là nguyên liệu chính hình thành nên sản phẩm. Sản phẩm của Công ty phục vụ cho nhu cầu của nhiều ngành nghề khác nên vịêc sản xuất được diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ngừng trệ. Vì vậy tình hình thu mua nguyên liệu cũng đòi hỏi được tiến hành đều đặn, ổn định. Việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, sử dụng là tương đối khó khăn, phức tạp đối với cán bộ quản lý, nhân viên kế toán NVL. Do công việc như vậy nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 48 quản lý kế toán NVL không chỉ có trình độ mà còn phải có trách nhiệm trong công việc. NVL được sử dụng trong quy trình sản xuất ở công ty là các loại NVL pohục vụ cho ngành chế biến như rau, quả, thịt... Đây là NVL chính chiếm tỷ trọng 70% giá trị sản phẩm và cũng dễ bị giảm phẩm chất nếu không bảo quản tốt, thường xuyên để nơi thoáng mát và phải có khay đựng, tránh bị nấm mốc làm hỏng thực phẩm, các loại rau quả... Công cụ dụng cụ là những thứ cần thiết cho quá trình sản xuất như: Dao cắt, kéo, bàn, dây chuyền, quần cáo bảo hộ lao động, găng tay, bóng đèn, cầu ao... với đặc tính lý hoá khác nhau vì vậy đòi hỏi phải có biện pháp dự trữ và bảo quản phù hợp đúng thời hạn, không để lâu. Hiện nay NVL dùng trong sản xuất của công ty chiếm một tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu sản phẩm hoàn thành. Do vậy chỉ cần một biến động nhỏ về phí vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thì Giá Thành là một yếu tố quan trọng giúp công ty cạnh tranh mở rộng thị trường của mình. 2 - Chứng từ nhập, xuất kho VL, CCDC: - Hoá đơn GTGT. - Biên bản kiểm kê vật tư, tài sản, hàng hoá. - Phiếu nhập kho. - Phiếu đề nghị xuất kho. - Phiếu xuất kho. - Thẻ kho. - Bảng tổng hợp phiếu nhập. - Bảng tổng hợp phiếu xuất. - Sổ kế toán chi tiết NVL. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 49 - Sổ cái. - Sổ điểm danh vật tư. 3 - Kế toán chi tiết NVL, CCDC: a - Tài khoản kế toán sử dụng: Để đơn giản trong việc ghi chép, tính toán, kế toán NVL đã sử dụng một số tài khoản. Việc dùng tài khoản trong quá trình hạch toán NVL giúp Ban lãnh đạo, các phòng ban, các bộ phận nhân viên kế toán tiết kiệm đợc thời gian ghi chép, dễ theo dõi tình hình biến động của loại nguyên vật liệu đã đợc ký hiệu bằng số hiệu tài khoản. Các tài khoản kế toán thờng dùng để theoi dõi NVL tại doanh nghiệp. - TK 151: Hàng mua đang đi đờng - TK 152: NVL - TK 153: CCDC - TK 331: Phải trả ngời bán - TK 154: Chi phí SXKD dở dang - TK 621: Chi phí trực tiếp (theo dõi NVL trực tiếp cung cấp cho phân xởng sản xuất). - TK 627: Chi phí sản xuất chung. - TK 641, 642. - TK 111, 112. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp hầu hết đợc chứa, bảo quản trong kho, có thủ kho chịu trách nhiệm nhập, xuất NVL tại kho. Quá trình tổ chức kế toán NVL đợc tiến hành theo đúng quy định của cơ quan cấp trên, lãnh đạo công ty. b- Thủ tục nhập - xuất kho NVL: Tất cả các trường hợp nhập - xuất kho đều phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ (phiếu NK, phiếu XK) theo đúng chế độ đã quy định. Thường xuyên ghi chép một cách kịp thời, đày đủ, chính xác các phiếu vào thẻ kho các vật tư thực nhập, thực xuất, tồn kho về số lượng. Việc ghi chép chứng từ, sổ sách phải rõ ràng, sạch sẽ, ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 50 Định kỳ, các đơn vị, phân xưởng phải gửi bảng quyết toán vật tư cho bộ phận quản lý kho. - Thủ tục nhập vật tư: Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn mua vật tư, công ty tiến hành làm thủ tục nhập kho theo quy định. Trước hết thông báo các thành viên tham gia kiểm nghiệm vật tư nhập kho, những người có trách nhiệm đối với việc mua và nhập kho nguyên liệu. các thành viên trong bản kiểm nghiệm phải ký vào biên bản kiểm nghiệm vật tư một các chứng từ liên quan cần thiết, đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư đó, thủ kho lập phiếu nhập. Định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, thủ kho ghi vào thẻ kho số lượng vật liệu nhập. Kế toán NVL vào sổ chi tiết NVL đơn giá, thành tiền vật liệu đã nhập. Kế toán tổng hợp ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ và sổ cái TK liên quan. - Thủ tục xuất kho: Để theo dõi chặt chẽ số lượng NVL xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tình gái thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư, tất cả các NVL xuất kho phải đúng số lượng, quy cách phẩm chất và thời gian ghi trong phiếu. Chỉ được xuất vật tư cho người có đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định. Phiếu xuất khẩu phải ghi rõ họ tên người nhận, địa chỉ (bộ phận), lý do xuất vật liệu ... Sau khi xuất kho, người nhận vật liệu và thư kho phải ký vào phiếu xuất khẩu. Căn cứ vào phiếu xuất khẩu, thư kho ghi số lượng vật liệu xuất vào thư kho. Kế toán NCL vào sổ chi tiết giá trị NVL xuất dùng. Kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ, sổ ĐKCL và sổ cái các tài khoản liên quan c - Kế toán chi tiết: ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 51 Trong doanh nghiệp sản xuất thường có rất nhiều chủng loại vật liệu, nếu thiếu một loại trong số đó có thể gây ra nhiều hậu quả xấu. Chính vì vậy kế toán NVL phải đảm bảo được việc theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL. Tại công ty chế biến NSTP, tình hình tổ chức kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp "xổ số dư". Phương pháp này được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp ở nước ta. Theo phương pháp "xổ số dư" kế toán các nghiệp vụ nhập - xuất kho vật liệu được tiến hành đồng thời ở 2 nơi: Tại kho và phòng kế toán. Thư kho và nhân viên kế toán kết hợp với nhau làm tốt công việc của họ, giúp cho giám đốc, lãnh đạo công ty có thể phân tích, đánh giá đúng tình hình sử dụng NVL và tìm ra các giải pháp tiết kiệm nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. * Phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC: NVL, CCDC của doanh nghiệp đều mua từ các xí nghiệp, đơn vị tập thể, cá nhân trong tỉnh và các vùng lân cận. Chi phí của doanh nghiệp được bên bán tình vào giá ghi trên hoá đơn. Khi NVL được vận chuyển đến nhà máy trước khi vào nhập kho, vật liệu phải được kiểm tra bởi các thành viên của ban kiểm nghiệm vật. Ban kiểm nghiệm phải lập biên bản kiểm nghiệm đối với số vật liệu về số lượng, chất lượng. Các thành viên phải lý và ghi đầy đủ họ tên vào biên bản. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 52 PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC Ở CÔNG TY CHẾ BIẾN NÔNG SẢN THỰC PHẨM-XUẤT KHẨU HẢI DƯƠNG. 1. Nhận xột chung về hạch toỏn NVL_CCDC của cụng ty chế biến nụng sản thưc phẩm xuất khẩu Hải Dương Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán ở Công ty NSTP - XK Hải Dương em đã rút ra một số nhận xét sau: a- Về ưu điểm: Trải qua 35 năm hình thành và phát triển Công ty càng hoàn thiện về mọi mặt, đặc biệt là bộ máy quản lý tổ chức sản xuất, về hoạt động sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ công nhân viên ... trong đó phải kể đến bộ máy kế toán và hoạt động của các bộ phận kế toán. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, Công ty có nhiều thay đổi trong bộ máy nói chung, công tác kế toán NVL, CCDC nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài liệu kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo quy định mới ban hành của Bộ tài chính. Về cơ bản Công ty đã tiến hành kế toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí NVL, CCDC và được phản ánh chi tiết và tổng hợp vào sổ sách kế toán, thể hiện yêu cầu quản lý chặt chẽ về NVL, CCDC của Công ty. Đồng thời, với cán bộ kế toán có tình độ chuyên môn cao và được đào tạo qua các trường kinh tế đã phần nào vận dụng đúng lý luận vào thực tiễn sinh động, đưa công tác kế toán ở Công ty đạt mức độ hợp lý theo chế độ kế toán hiện hành. b- Nhược điểm: Bên cạnh những kết quả đạt được công tác kết toán NVL - CCDC vẫn còn những thiếu sót hạn chế cụ thể: - Do vật liệu có nhiều loại nên việc theo dõi chi tiết khó kiểm soát. Các loại vật liệu về tình hình nhập khẩu chủ yếu làm thủ công lớn. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 53 - Xử lý sai phạm về quản lý NVL, sổ sách của công ty chưa được kết cấu hợp lý, công tác kế toán chi tiết NVL cũng chưa được hoàn thiện. - Tồn NVL định kỳ vào cuối tháng chưa được tiến hành phân loại và hạch toán tài khoản cấp 2 đối với các mục phế liệu. Thực tế công ty cho đây là khoản thu nhập ngoài dùng để thành lập các quỹ khác, như vậy việc hạch toán NVL của công ty chưa được chính xác. Đối với một doanh nghiệp nói chung việc phân tích tình hình sử dụng NVL, CCDC có vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp, công ty chưa áp dụng. C -Một số kết quả đạt được - Về khâu thu mua NVL, CCDC: Đảm bảo cho sản xuất về một số lượng chủng loại, quy cách mẫu mã tương đối ổn định. Công ty đã quản lý tốt về mặt sử dụngVL, CCDC đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời VL, DCSX tránh tình trạng lãng phí hay thiếu hụt NVL, CCDC. - Trình tự xuất khẩu NVL, CCDC ở Công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc vào danh sách theo dõi tình hình nhập xuất NVL, CCDC ở công ty được tiến hành thường xuyên, đầy đủ giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, những sai sót đều được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan, công ty đã lựa chọn phương án đánh giá NVL, CCDC phù hợp với đặc điểm kinh tế của mình. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu hạch toán VL, yêu cầu chính xác giá trị VL - CCDC để chi phối VL trong kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. - Kế toán công ty áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ phù hợp để theo dõi biến động của NVL, CCDC. Lập các sổ kế toán theo dõi yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu NVL - CCDC đảm bảo chứng từ luôn chuẩn, có khoa học hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo nội dung hoạch toán. - Công ty có chế độ thưởng phạt đối với công nhân sản xuất trực tiếp nhằm khuyến khích sử dụng NVL, CCDC tiết kiệm, có hiệu quả. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 54 Mặc dù kế toán viên trong phòng kế toán ít nhưng do phân công công việc hợp lý theo khả năng trình độ của kế toán viên việc nên việc ghi chép lập báo cáo kịp thời. 2- Một số kiến nghị gúp phần hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn NVL-CCDC ở cụng ty - Xây dựng và thực hiện hệ thống điểm danh vật tư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép theo dõi NVL - CCDC tiết kiệm thời gian và giảm công tác vật liệu. - Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng về chủng loại, quy cách, mẫu mã, các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán diễn ra nhiều phức tạp. Vì vậy công ty muốn hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý, khoa học. Việc phân loại NVL - CCDC có thể dựa vào nội dung công dụng kinh tế của từng loại thứ vật liệu CCDC để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ thay thế nhiên liệu, phế liệu. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay do chưa được chi tiết rõ ràng nên gây khó khăn, mất nhiều thời gian của kế toán NVL, CCDC. Chính vì vậy phải thực hiện tốt sổ điểm danh vật tư để đảm bảo cho việc quản lý vật liệu rõ ràng. Đồng thời giúp cho việc hạch toán chính xác hơn, tạo điều kiện cho việc vi tính hạch toán công tác kế toán NVL, CCDC góp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán. - Xử lý và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. - Nên vận dụng tin học ở tất cả các phòng ban của công ty chứ không chỉ có ở phòng kế toán. Trong giai đoạn hiện nay khoa học kỹ thuật đang phát triển mạnh mẽ, máy vi tính đã và đang được đưa vào sử dụng trong công tác kế toán nước ta. Hạch toán kế toán trong công tác kế toán bằng máy vi tính giúp cho kế toán giảm bớt được khối lượng ghi chép, xử lý thông tin chính xác nhanh chóng, hạn chế được nhầm ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 55 lẫn, sai sót, hơn nữa sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán còn tiết kiệm được lao động có điều kiện giảm bộ máy hành chính. - Nên mở tài khoản cấp 2 cho từng loại VL, CCDC để dễ dàng theo dõi. - Công ty cần thường xuyên kiểm tra để phát hiện và xử lý những vật tư kém phẩm chất hay không cần sử dụng, tránh ứ đọng tiền vốn và đảm bảo cho chất lượng sản phẩm. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 56 KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu công tác kế toán ở doanh nghiệp chế biến NSTP nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng em đã phần nào nắm bắt được thực trạng tổ chức hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp, như công việc cần làm của một phần hành kế toán NVL, CCDC ở doanh nghiệp đặc biệt quan trọng. Để phát huy vai trò của mình một cách có hiệu qủa đòi hỏi việc tổ chức kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp và đáp ứng được nhu cầu phát triển. Đặc biệt công tác kế toán NVL, CCDC phải được cải tiến hạch toán hoàn thiện về hình thức tổ chức bộ máy và hình thức kế toán áp dụng để có thể phản án chính xác, đầy đủ, kịp thời một cách hoàn thiện vì tình hình nhập - xuất - tồn NVL, CCDC. Em cũng nhận thấy rằng công việc rất quan trọng và mang một trách nhiệm nặng nề. Số liệu chính xác là điều tối quan trọng nhưng được yêu cầu kịp thời cũng quan trọng không kém. Đồng thời sổ sách phải sạch sẽ, số liệu rõ ràng dễ hiểu để tiện cho việc kiểm tra kiểm toán. Qua đó em thấy rằng trung thực cẩn trọng chính là một trong những đạo đức nghề nghiệp cần phải có ở người kế toán. Qua thời gian thực tập tại công ty chế biến NSTP - XK Hải Dương em thấy cần cố gắng nhiều hơn, rèn luyện nhiều hơn nữa để trở thành người cán bộ kế toán với trình độ kế toán, với trình độ nghiệp vụ vững vàng. Tuy nhiên em cũng tích luỹ được một số kinh nghiệm tạo điều kiện cho em hoàn thành bài luận văn này này. Em xin cảm ơn! ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 57 MỤC LỤC *** NỘI DUNG Trang LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỘT: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I - Những vấn đề chung về công tác kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất II - Kế toán chi tiết NVL, CCDC III - Kế toán tổng hợp NVL, CCDC PHẦN HAI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC Ở CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP - XK HẢI DƯƠNG I - Đặc điểm chung của Công ty chế biến NSTP-XK Hải Dương II - Thực trạng công tác NVL, CCDC tại Công ty PHẦN BA:MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC Ở CÔNG TY CBNSTPXKHD I - Nhận xét chung về công tác hạch toán NVL, CCDC ở công ty II – Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL, CCDC ở công ty ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 58 LỜI NÓI ĐẦU *** Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước, theo định hướng XHCN như hiện nay đòi hỏi các nhà Doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh độc lập tự chủ, từ đó mới có điều kiện thuận lợi để phát triển kinh doanh. Tuy vậy cơ hội luôn đồng nghĩa với thử thách và khó khăn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phải chấp nhận cạnh tranh và tìm cho mình một phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời các doanh nghiệp cũng phải có các chiến lược kinh doanh cụ thể, phải có chính sách đúng đắn và quản lý chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp phải tiến hành một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán là một trong những lĩnh vực quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Nó là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh doanh, nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, tài liệu do kế toán cung cấp đã trở lên rất cần thiết không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Công tác hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý sử dụng tài sản, tiền vốn một cách có hiệu quả. Nó cung cấp toàn bộ thông tin về diễn biến các hoạt động kế toán, tài chính phát sinh trong đơn vị, giúp cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. Nó đảm bảo thu chi thanh toán đúng chế độ, sử dụng vật tư lao động định mức đúng ngân sách, bảo vệ tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp kịp thời và đầy đủ các số liệu và tài iệu trong việc điều hành SXKD trong đơn vị, lập và gửi các báo cáo tài chính lên cấp trên theo định kỳ. Nói chung công tác hạch toỏn kế toán là một công cụ hoạt động đắc lực cho công tác quản lý. Trong Doanh nghiệp sản xuất kế toán NVL, CCDC là một khâu quan trọng vì chi phí NVL chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Việc sử ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 59 dụng NVL, CCDC hợp lý sẽ làm giảm chi phí giá thành và nâng cao sức cạnh tranh cho sảm phẩm của doanh nghiệp, mà sản phẩm muốn cạnh tranh được (tiêu thụ dược) thì sản phẩm đó phải có đầy đủ các yếu tố chất lượng, kiểu dáng và giá cả. Ngoài ra hạch toán CVL, CCDC còn rất cần thiết cho hoạt động SXKD, nó chỉ cho doanh nghiệp ưu, nhược điểm trong từng thời kỳ sản xuất để từ đó doanh nghiệp có hướng đi mới và hoàn thiện mình trong công việc. Với kiến thức được trang bị trong thời gian học tập tại trường cùng với sự nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất em đã chọn đề tài: "Kế toán NVL-CCDC' để viết Luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận bài luận văn gồm 3 phần cơ bản. Phần I: Lý luận chung về kế toán NVL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác kế toán NVL, CCDC ở Công ty. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 60 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 03/01/2004 Đơn vị bán hàng: Nguyễn Thị Loan Địa chỉ: Nam Sách - Hải Dương. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Viết Toàn. Địa chỉ: Công ty chế biến nông sản thực phẩm - Xuất khẩu Hải Dương - Số 02 Lê Thanh Nghị - Thành phố Hải Dương Số tài khoản:...................... Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số huế:......…………… ST T Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dưa chuột muối Kg 1.500 5.454 8.181.000 Cộng tiền hàng 8.181.000 Thuế VAT 10% 818.100 Tổng cộng tiền thanh toán 8.999.100 (Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm chín chín ngàn một trăm đồng) NGƯỜI MUA HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 61 Dưa chuột muối được vận chuyển đến ban kiểm nghiệm vật tư của doanh nghiệp tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng dưa chuột muối. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP - XK HẢI DƯƠNG BIÊN BẢN NGHIỆM THU DƯA MUỐI Căn cứ vào hợp đồng kinh tế HĐM/051 giữa 2 bên, bên mua đã thành lập ban kiểm nghiệm, gồm có: 1- Bà: Nguyễn Thị Loan - Đại diện bên bán 2- Ông: Nguyễn Viết Toàn - Đại diện bên mua Hai bên cùng nhau kiểm nghiệm số NVL mà bà Loan giao cho Công ty để sản xuất và đã thống nhất đưa ra kết luận về số NVL để đảm bảo hợp đồng đã ký. Kết quả kiểm nghiệm ST T Tên hàng (quy cách, phẩm chất, ký mã hiệu, tên nước sản xuất) Mã số Đơn vị tính Số lượng theo hoá đơn Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Dưa chuột muối 001 kg 1.500 1.500 0 ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 62 Số vật liệu trên đã nhập kho Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Ký và ghi rõ họ tên) Sau đó nhân viên giám định vật tư kiểm tra vật tư nhập kho. Khi vật tư đã nhập kho rồi thì thư kho nhận trách nhiệm về số hàng đó. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: - Liên 1: Lưu ở kho vật tư - Liên 2: Liên kẹp ở chứgn từ gốc (người mua đối chiếu trả nợ). - Liên 3: Để lại để thư kho vào thẻ kho sau đó chuyển về phòng kế toán để vào máy đối chiếu. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP - XKHD Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 - BTC số 01 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 01 năm 2004 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thị Loan Theo HĐ số: 681866 ngày 03 tháng 01 năm 2004. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 63 Nhập tại kho: NVL Số lượng STT Tên và quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Dưa chuột muối 001 kg 1.500 1.500 5.454 8.181.000 Cộng 8.181.000 PHỤ TRÁCH CUNG TIÊU (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI GIAO (Ký, ghi rõ họ tên) THỦ KHO (Ký, ghi rõ họ tên) NVL nhập kho được thư kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định, đảm bảo khoa học, hợp lý, tiện lợi cho việc thep dõi và xuất kho. Trên thực tế, việc thu mua, nhập kho NVL do cán bộ phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng, quý để lên kế hoạch cung ứng vật tư. Các nghiệp vụ xuất kho phát sinh khi có phiếu đề nghị xuất kho của bộ phận sản xuất về từng loại vật tư có quy cách, số lượng, chất lượng theo đúng yêu cầu. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP-XK HẢI DƯƠNG PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO -------- ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 64 Họ tên người đề nghị: Nguyễn Trọng Dân Bộ phận: Phòng kỹ thuật Đề nghị xuất vật tư : Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Dưa chuột muối Kg 1.565 Xuất cho chị Nga Bộ phận: Phân xưởng chế biến Lý do xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng. NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày 3 tháng 1 năm2004 GIÁM ĐỐC DUYỆT (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào đề nghị xuất kho được giám đốc duyệt, thủ kho viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được viết thành 3 liên. - Liên1: Lưu ở bộ phận lập kho - Liên 2: Giao cho bộ phận nhận vật tư - Liên 3: Giao cho kế toán Trong tháng, tình hình sản xuất của doanh nghiệp diễn ra liên tục, sản xuất nhiều loại sản phẩm, số lượng vật liệu nhập kho rất nhiều. Mỗi phiếu xuất kho 1 ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 65 lượng vật liệu lớn cho mỗi giai đoạn sản xuất, số vật liệu ấy được đưa vào các bể chứa lớn, phục vụ trong tháng, tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP - XK HẢI DƯƠNG Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 - BTC số 01 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 01 năm 2004 Họ và tên người nhận hàng: Trần Thị Nga Đơn vị: Phân xưởng chế biến Lý do xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng Xuất tại kho: NVL Số lượng STT Tên hàng (phẩm chất, quy cách, ký mã hiệu) Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Thực tiễn Đơn giá Thành tiền 1 Dưa chuột muối 001 kg 1.565 1.565 5.454 8.535.510 Cộng 8.535.510 (Số tiền bằng chữ: Tám triệu năm trăm ba lăm ngàn, năm trăm mười đồng chẵn.) ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 66 PHỤ TRÁCH BỘ SỬ DỤNG (Ký, ghi rõ họ tên) PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN CUNG TIÊU (Ký, ghi rõ họ tên) THỦ KHO (Ký, ghi rõ họ tên) Tại kho, thủ kho theo dõi số lượng vật liệu nhập kho trên thẻ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất kho. Thẻ kho mở riêng cho từng loại, từng thứ vật liệu. Trên thẻ kho gồm có các cột: - Chứng từ: + Ngày, tháng: Ghi ngày, tháng của chứng từ +Số: Số chứng từ - Diễn giải (trích yếu) - Số lượng: + Nhập: Số lượng NVL nhập kho + Xuất: Số lượng NVL xuất kho + Tồn: Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ - Cột ký xác nhận của kế toán CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP -XK HẢI DƯƠNG Mẫu số: 06 - VT Ban hành theo QĐ 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 - BTC số 01 THẺ KHO Tháng 01 năm 2004 Tên vật tư: Dưa chuột Đơn vị tính: KG Xuất tại kho: NVL ST Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 67 T S ố Ngày, tháng Nhập Xuất Tồn nhận của kế toán Tồn đầu kỳ 5.033 1 01 04/01 Nhập kho 1.500 2 11 05/01 Xuất kho 1.565 Tồn cuối tháng 4.968 NGƯỜI LẬP THẺ (Ký, ghi rõ họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho kiểm tra và ghi số vật liệu tồn kho của từng loại, từng thứ vật liệu vào sổ số dư. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP -XK HẢI DƯƠNG SỔ SỐ DƯ NĂM 2004 *** ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 68 Dư cuối tháng 01 Dư đầu năm 2004 TT Tên và QC vật tư Đơn vị tính Đơn giá (đồng) Số lượn g Số tiền Số lượn g Số tiền 1 Dưa chuột Kg 5.454 4.968 27.095.472 5.033 27.449.982 2 Lợn sữa Kg 5.908 7.194 42.502.152 5.955 35.182.140 3 Ít Kg 5.820 1.458,2 8.486.724 1.451 8.444.820 4 Cà chua Kg 3.000 4.323 12.696.000 3.933 11.799.000 5 Bao bì Hộp 16.000 590 9.440.000 580 9.280.000 6 Bí đao Kg 1.500 5.573 8.359.500 5.400 8.100.000 7 Hương liệu phụ Kg 4.000 2.239,4 8.957.600 2.010 8.040.000 8 Hộp Cái 15.000 765 11.475.000 765 11.475.000 Cộng 129.285.448 119.770.942 NGƯỜI LẬP BẢNG (Ký, ghi rõ họ tên) THỦ KHO (Ký, ghi rõ họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) Trên sổ số dư, cột đơn giá được tính theo phương pháp giá trị đơn vị bình quân gia quyền, cột số dư đầu năm được chuyển từ tháng 12 năm 2003 sang cột số dư cuối tháng được thủ kho kiểm tra và ghi số lượng vào sổ, sổ số dư được chuyển về phòng kế toán để tính thành tiền. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán NVL nhận được các phiếu nhập, xuất kho vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ liên quan và tính giá của vật liệu trên các phiếu xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập bảng kê nhập vật liệu, mỗi phiếu nhập được ghi trên một dòng của bảng kê. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 69 Trong tháng 01 năm 2004 doanh nghiệp nhập xuất khẩu nhiều NVL như dưa muối, lợn sữa, ớt, cà chua ... CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP -XK HẢI DƯƠNG BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU THÁNG 1 NĂM 2004 Chứng từ ST T Tên và QC vật tư Số Ngày Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 Dưa chuột 01 04/01 Kg 5.454 1.500 8.181.000 2 Lợn sữa 02 05/01 Kg 5.908 2.039 12.046.412 3 Ớt 03 06/01 Kg 5.820 1.645 9.573.900 4 Cà chua 04 07/01 Kg 3.000 2.390 7.170.000 5 Bí đao 05 08/01 Kg 1.500 1.806 2.709.000 6 Hương liệu phụ 06 09/01 Kg 4.000 638 2.552.000 7 Hộp 07 10/01 Cái 15.000 18 270.000 8 Bao bì 08 10/01 Hộp 16.000 20 320.000 Cộng 42.822.312 NGƯỜI LẬP BẢNG (Ký, ghi rõ họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) - Cột chứng từ: Ghi số của chứng từ và ngày, tháng của chứng từ. - Số liệu ở cột đơn giá được chuyển từ phiếu nhập sang. ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 70 - Cột thành tiền được kế toán tính dựa trên cột đơn giá và cột số lượng. Ví dụ: Dưa muối: Thành tiền = số lượng x đơn giá = 1.500 x 5.454 = 8.181.000 Đối với các yêu cầu phiếu xuất kho, kế toán cũng lập một bảng kê xuất vật liệu để theo dõi trong tháng. Khi xuất vật liệu, thủ kho phải ghi rõ địa chỉ (bộ phận) nhận vật liệu để tiện cho việc lập bảng phân bổ vật liệu. CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP -XK HẢI DƯƠNG BẢNG KÊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Tháng 1 năm 2004 Tổng xuất 621 627 S TT Tên và qui cách vật tư Đơ n vị tính Đơn giá SL ST SL ST S L ST 1 Dưa chuột Kg 5.454 1.565 8.535.51 0 1.565 8.535.510 2 Lợn sữa Kg 5.908 800 4.726.40 0 800 4.726.400 3 Ớt Kg 5.820 1.637,8 9.531.99 6 1.637, 8 9.531.996 4 Bí đao Kg 1.500 1.633 2.449.50 0 1.633 2.449.50 0 5 Hương liệu phụ Kg 4.000 408,6 1.634.40 0 408,6 1.634.40 0 6 Cà chua Kg 3.000 2.000 6.000.00 2.000 6.000.00 ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 71 0 0 7 Bao bì Hộp 16.00 0 10 160.000 10 160.000 8 Hộp Cái 15.00 0 18 270.000 18 270.000 Cộng 33.307.80 6 32.877.80 6 430.000 NGƯỜI LẬP BẢNG (Ký, ghi rõ họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) Trong bảng kê xuất NVL tại doanh nghiệp: -Tổng số NVL xuất là tất cả số NVL xuất dùng theo từng thứ, từng loại NVL, CCDC. - Kế toán tính ra số tiền của NVL xuất đó bằng cách lấy tổng số vật liệu, CCDC xuất nhân với đơn giá của loại vật liệu, CCDC cần tính. Tiếp theo sổ kế toán chi tiết VNL, CCDC được mở. SỔ CHI TIẾT VNL - CCDC TÊN VẬT LIỆU: DƯA MUỐI Chứng từ Nhập Xuất Tồn S ố N.T Diễn giải TK đối ứn g SL ĐG ST SL ĐG ST SL ĐG ST ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HN Luận văn tốt nghiệp NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG Lớp 6.11 72 Tồn đầu 5.03 3 5.45 4 27.449. 982 0 1 4/0 1 Nhập VL 331 1.50 0 5.45 4 8.181.0 00 1 1 5/0 1 Xuất VL 621 1.56 5 5.45 4 8.5