Luận văn Quá trình hoàn thiện quy trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam

Luận văn: Hoàn thiện quy trình XK mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam Hoàn thiện quy trình XK mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam CHƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XNK TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRỜNG I. Khái niệm và vai trò của hoạt động xuất khẩu đối với nền KTTT. 1.Khái niệm. Hoạt động XK là việc bán hàng hoá, dịch vụ cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ để thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hay đối với hai quốc gia. Mục đích của hoạt động xuất nhập khẩu là khai thác đợc lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế. Và khi trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia là có lợi thì các quốc gia đều tích cực tham gia vào hoạt động này. Hoạt động xuất khẩu là một hình thức cơ bản của thơng mại quốc tế, nó đợc hình thành từ rất lâu đời và ngày càng phát triển cho đến giai đoạn hiện nay. Hoạt động xuất khẩu sơ khai chỉ là hàng đổi hàng và sau đó phát hiện ra nhiều hình thức khác nhau nh xuất khẩu trực tiếp , buôn bán đối lu, xuất khẩu uỷ thác. Hoạt động xuất khẩu diễn ra trên phạm vi rất rộng cả về không gian và thời gian: nó có thể diễn ra trong thời gian rất ngắn song nó cũng có thể kéo dài hàng năm; nó có thể đợc tiến hành trên phạm vi một quốc gia hay nhiều quốc gia. Nó diễn ra trên mọi lĩnh vực, trong mọi điều kiện kinh tế, từ xuất khẩu hàng tiêu dùng cho đến t liệu sản xuất, máy móc thiết bị và công nghệ kỹ thuật cao. Tất cả các hoạt động trao đổi đó đều nhằm mục đích đem lại lợi ích cho các nớc tham gia. 2. Vai trò của hoạt động xuất khẩu 2.1 Đối với nền kinh tế thế giới Là một nội dung chính của hoạt động ngoại thơng và là hoạt động đầu tiên của TMQT, xuất khẩu có một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của từng quốc gia cũng nh của toàn thế giới. Do những điều kiện khác nhau nên một quốc gia có thể mạnh về lĩnh vực này nhng lại yếu về lĩnh vực khác, vì vậy để có thể khai thác đợc lợi thế, tạo ra sự cân bằng trong quá trình sản xuất và tiêu dùng các quốc gia phải tiến hành trao đổi với nhau dựa trên lý thuyết lợi thế so sánh của David Ricacđo, ông nói rằng: “Nếu một quốc gia có hiệu quả thấp hơn so với các quốc gia khác trong sản xuất hầu hết các loại sản phẩm thì quốc gia đó vẫn có thể tham gia vào TMQT để tạo ra lợi ích của chính mình”, và khi tham gia vào TMQT thì “quốc gia có hiệu quả thấp trong sản xuất các loại hàng hoá sẽ tiến hành chuyên môn hoá sản xuất và xuất khẩu những loại mặt hàng mà việc sản xuất ra chúng là ít bất lợi nhất và nhập khẩu những loại mặt hàng mà việc sản xuất ra chúng có bất lợi lớn hơn”. Nói cách khác, một quốc gia trong tình huống bất lợi vẫn có thể tìm ra điểm có lợi để khai thác. Bằng việc khai thác các lợi thế này, các quốc gia tập trung vào sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng có lợi thế tơng đối. Sự chuyên môn hoá đó làm cho mỗi quốc gia khai thác đợc lợi thế của mình một cách tốt nhất giúp tiết kiệm đợc nguồn nhân lực nh vốn, kỹ thuật, nhân lực trong quá trình sản xuất hàng hoá. Do đó, tổng sản phẩm trên quy mô toàn thế giới cũng sẽ đợc gia tăng. 2.2 Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia Đối với nền kinh tế mỗi quốc gia, xuất khẩu tạo nguồn vốn chính cho nhập khẩu, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc. Sự tăng trởng kinh tế của mỗi quốc gia đòi hỏi phải có 4 điều kiện: nhân lực, tài nguyên, vốn và kỹ thuật. Song không phải quốc gia nào cũng có đủ 4 điều kiện đó và để giải quyết tình trạng này buộc họ phải nhập từ bên ngoài những yếu tố mà trong nớc cha có đủ khả năng đáp ứng. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có đủ ngoại tệ cho việc nhập khẩu này. Thực tiễn cho thấy, để có đủ nguồn vốn nhập khẩu, một nớc và đặc biệt là các nớc đang phát triển có thể sử dụng các nguồn vốn chính nh: đầu t nớc ngoài, vay nợ, viện trợ và thu từ hoạt động xuất khẩu. Tầm quan trọng của nguồn vốn đầu t nớc ngoài, vay nợ và viện trợ thì không ai có thể phủ nhận đợc. Nhng khi sử dụng những nguồn vốn này thì những nớc đi vay phải chấp nhận những thiệt thòi nhất định và dù bằng cách này hay cách khác cũng phải hoàn lại vốn cho nớc ngoài. Bởi vậy nguồn vốn quan trọng nhất mà mỗi quốc gia có thể trông chờ là vốn thu đợc từ hoạt động xuất khẩu. Vì vậy, xuất khẩu là hoạt động chính tạo tiền đề cho nhập khẩu, quyết định đến quy mô và tăng trởng của nhập khẩu. Ở các nớc kém phát triển, vật cản trở sự tăng trởng kinh tế là thiếu tiềm lực và vốn. Ngoài vốn huy động từ nớc ngoài đợc coi là cơ sở chính nhng mọi cơ hội đầu t hoặc vay nợ từ nớc ngoài và các tổ chức quốc tế chỉ tăng lên khi chủ đầu t và ngời cho vay thấy khả năng xuất khẩu của các nớc đó, vì đây là nguồn chính đảm bảo nớc đó có thể trả nợ đợc. Xuất khẩu góp phần vào quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sẽ giúp các nớc kém phát triển chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ nông nghiệp sang công nghiệp, phù hợp với xu thế phát triển cuả nền kinh tế thế giới. 2.3 Đối với một doanh nghiệp Thông qua xuất khẩu, các doanh nghiệp trong nớc có cơ hội tham gia vào cuộc cạnh tranh trên thị trờng thế giới về giá cả, chất lợng sản phẩm – những yếu tố đòi hỏi doanh nghiệp phải hình thành một cơ cấu sản xuất phù hợp với thị trờng. Xuất khẩu buộc các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh, đồng thời có ngoại tệ để đầu t lại quá trình sản xuất không những về chiều rộng mà cả về chiều sâu. Ngoài ra, sản xuất hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp thu hút đợc nhiều lao động, tạo thu nhập ổn định cho ngời lao động tạo ra ngoại tệ để chấp nhận máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu và đem lại lợi nhuận cao. 3. Nhiệm vụ của hoạt động xuất khẩu Hoạt động xuất khẩu phải tạo ra đợc nguồn vốn nớc ngoài cần thiết để nhập khẩu vật t kỹ thuật, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của CNXH, thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá. Thông qua hoạt động xuất khẩu hàng hoá, phải phát huy và sử dụng tốt hơn lao động và tài nguyên của đất nớc, tăng giá trị ngày công lao động, tăng thu nhập quốc dân. Xuất khẩu phải phục vụ đắc lực cho công cuộc đổi mới kinh tế nâng cao vật chất và tinh thần cho ngời lao động. Hoạt động xuất khẩu phải nhằm mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại nâng cao uy tín của nớc ta trên thị trờng quốc tế, góp phần thực hiện đờng lối đối ngoại của Nhà nớc. Tất cả các nhiệm vụ trên đối với hoạt động xuất khẩu nói riêng và hoạt động thơng mại quốc tế trong giai đoạn hiện nay là góp phần tích cực nhất vào việc thắng lợi đờng lối đổi mới và xây dựng kinh tế của nớc ta. II. CÁC HÌNH THỨC XUẤT KHẨU CHÍNH THỨC TRONG TMQT 1. Xuất khẩu trực tiếp Đây là hình thức xuất khẩu các hàng hoá - dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất ra hoặc đặt mua từ các đơn vị sản xuất trong nớc, sau đó xuất khẩu các sản phẩm này ra thị trờng nớc ngoài. Ngời bán và ngời mua trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt, qua th từ, điện tín ... để bàn bạc, thoả thuận một cách tự nguyện. Nội dung thoả thuận không có sự ràng buộc với lần giao dịch trớc việc mua không nhất thiết phải gắn liền với việc bán. Hoạt động xuất khẩu theo phơng thức này chỉ khác với hoạt động nôi thơng ở chỗ: bên mua và bên bán có quốc tịch khác nhau, đồng tiền thanh toán là ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên, hàng hoá đợc di chuyển qua biên giới ... Trong giao dịch, ngời ta làm một loạt các công việc nh: nghiên cứu tiếp cận thị trờng, ngời mua hỏi giá và đặt hàng, ngời bán chào giá ... Sau đó 2 bên hoàn giá và chấp nhận giá, cuối cùng là ký kết hợp đồng. Trong thơng mại quốc tế naỳ nay thì hình thức này có xu hớng tăng lên vì nó đảm bảo đợc các điều kiện an toàn chung hơn cho bên mua và bên bán. 2. Xuất khẩu uỷ thác. Trong hình thức xuất khẩu uỷ thác, đơn vị ngoại thơng đóng vai trò trung gian xuất khẩu, làm thay cho đơn vị sản xuất những thủ tục cần thiết để xuất hàng và hởng phần trăm theo giá trị hàng xuất đã đợc thoả thuận. III. QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XNK. Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu đợc thực hiện một cách an toànvà thuận lợi đòi hỏi mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tổ chức tiến hành theo các khâu sau của quy trình xuất khẩu chung. Trong quy trình gồm nhiều bớc có quan hệ chặt chẽ với nhau bớc trớc là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bớc sau. Tranh chấp thờng xảy ra trong tổ chức thực hiện hợp đồng là do lỗi yếu kém ở một khâu nào đó. Để quy trình xuất khẩu đợc tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bớc là rất cần thiết. Thông thờng một quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm một số bớc sau. 1.Nghiên cứu thị trờng tìm kiếm đối tác. Thị trờng là một phạm trù khách quan gắn liền với sản xuất và lu thông hàng hoá ở đâu có sản xuất và lu thông và ở đó có thị trờng. Thị trờng nớc ngoài gồm nhiều yếu tố phức tạp, khác biệt so với thị trờng trong nớc bởi vậy nắm vững các yếu tố thị trờng hiểu biết các quy luật vận động của thị trờng nớc ngoài là rất cần thiết phải tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trờng. Nghiên cứu thị trờng có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế. Nghiên cứu thị trờng phải trả lời một số câu hỏi sau: xuất khẩu cái gì, ở thị trờng nào, thơng nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phơng thức nào, chiến lợc kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt đợc mục tiêu đề ra. 1.1Nắm vững thị trờng nớc ngoài. Đối với các đơn vị kinh doanh xuất khẩu, nghiên cứu thị trờng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Trong nghiên cứu cần nắm vững một số nội dung:những điều kiện chính trị, thơng mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, những điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cớc. Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh cũng cần phải nắm vững một số nội dung liên quan đến mặt hàng kinh doanh trên thị trờng đó nh dung lợng thị trờng, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của ngời dân, giá thành và dự biến động giá cả, mức độ cạnh tranh của mặt hàng đó. 1.2Nhận biết mặt hàng kinh doanh trớc và lựa chọn mặt hàng kinh doanh. Nhận biết mặt hàng kinh doanh trớc tiên phải dựa vào nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng về quy cách chủng loại, kích cỡ, giá cả, thời vụ và thị hiếu cũng nh tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất. Từ đó xem xét các khía cạnh của hàng hoá trên thị trờng thế giới. Về khía cạnh thơng phẩm phải hiểu rõ giá trị công dụng, các đặc tính, quy cách phẩm chất, mẫu mã… Vấn đề khá quan trọng trong giai đoạn này là xác định sản lợng hàng hoá xuất khẩu và thời điểm xuất khẩu để bán đợc giá cao nhằm đạt đợc lợi nhuận tối đa. Hiện nay do chủ trơng phát triển nền kinh tế với nhiều thành phần tham giai kinh tế trên nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau từ sản phẩm thô sản xuất bằng phơng pháp thủ công đến sản phẩm sản xuất bằng máy móc tinh vi hiện đại. Tuyến sản phẩm đợc mở rộng với mặt hàng phong phú, đa dạng tạo điều kiện cho các đơn vị khinh doanh xuất khẩu có đợc nguồn hàng ổn định với nhiều nhóm hàng kinh doanh khác nhau. 1.3Tìm kiếm thơng nhân giao dịch. Để có thể xuất khẩu đợc hàng hoá trong quá trình nghiên cứu thị trờng nớc ngoài các đơn vị kinh doanh phải tìm đựơc bạn hàng. Lựa chọn thơng nhân giao dịch cần dựa trên một số đặc điểm sau: uy tín của bạn hàng trên thị trờng, thời gian hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, mạng lới phân phối tiêu thụ sản phẩm…đợc nh vậy, đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới xuất khẩu đợc hàng và tránh đợc rủi ro trong kinh doanh quốc tế. 2.Lập phơng án kinh doanh. Dựa vào những kết quả thu đợc trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trờng nứơc ngoài đơn vị kinh doanh xuất khẩu lập phơng án kinh doanh. Phơng án này là bản kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đợc những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Xây dựng phơng án kinh doanh gồm các bớc sau: Bớc 1: đánh giá tình hình thị trờng và thơng nhân, đơn vị kinh doanh phải đa ra đợc đánh giá tổng quan về thị trờng nớc ngoài và đánh giá chi tiết đối với từng phân đoạn thị trờng. đồng thời cũng phải đa ra những nhận định cụ thể về thơng nhân nớc ngoài mà đơn vị sẽ hợp tác kinh doanh. Bứơc 2: lựa chọn mặt hàng thời cơ, phơng thức kinh doanh. Từ tuyến sản phẩm công ty phải chọn ra mặt hàng xuất khẩu mà công ty có khả năng sản xuất, có nguồn hàng ổn định đáp ứng đợc thời cơ xuất khẩu thích hợp : khi nào thì xuất khẩu, khi nào thì dự trữ hàng chờ xuất khẩu … và tuỳ thuộc vào khả năng của công ty mà công ty lựa chọn phơng thức kinh doanh phù hợp. Bớc 3: đề ra mục tiêu Trên cơ sở đánh giá về thị trờng nớc ngoài khả năng tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu thị trờng đó mà đơn vị kinh doanh xuất khẩu đề ra mục tiêu cho từng giai đoạn cụ thể khác nhau. Giai đoạn1: bán sản phẩm với giá thấp nhằm cạnh tranh với sản phẩm cùng loại, tạo điều kiện cho ngời tiêu dùng có cơ hội dùng thử, chiếm lĩnh thị phần. Giai đoạn 2: nâng dần mức giá bán lên để thu lợi nhuận. Mục tiêu này ngoài nguyên tố thực tế cần phù hợp với khả năng của công ty là mục đích để công ty phấn đấu hình thành và có thể vợt mức. Bớc 4: đề ra biện pháp thực hiện. Giải pháp thực hiện là công cụ giúp công ty kinh doanh thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất, có lợi nhất cho công ty kinh doanh. Bớc 5: đánh giá hiệu quả của việc kinh doanh. Giúp cho công ty đánh giá hiệu quả kinh doanh sau thơng vụ kinh doanh. đồng thời đánh giá đợc hiệu quả những khâu công ty kinh doanh đã và làm tốt, nhữngkhâu còn yếu kém nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình xuất khẩu. 3.Đàm phám và kí kết hợp đồng. 3.1Đàm phám. Chúng ta đã biết rằng đàm phám thực chất là việc trao đổi, học thuật vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kĩ năng, kĩ sảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đa ra. Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị đàm phán đóng góp một vai trò quan trọng nh: chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán chuẩn bị chơng trình đàm phán. Chúng ta đã biết rằng chuẩn bị chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán là việc rất quan trọng để cho cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao hơn và giảm đợc rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. Ngoài ra, việc chuẩn bị số liệu thông tin chẳng hạn nh: thông tin về hàng hoá để biết đợc tính thơng phẩm học của hàng hoá, do các yêu cầu của thị trờng về tính thẩm mĩ, chất lợng, các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Để đàm phán tốt cần phải chuẩn bị những thông tin về thị trờng, kinh tế, văn hoá, chính trị, pháp luật của các nớc, hay nh thông tin về đối tác nh sự phát triển ,danh tiếng, cũng nh khả năng tài chính của đối phơng. Đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ cần phải là những ngời nắm bắt thông tin về hàng hoá, thị trờng, khách hàng, chính trị, xã hội…chính xác và nhanh nhất sẽ giúp cho cuộc đàm phán kí kết hợp đồng đạt hiệu quả tốt. Hiện nay trong đàm phán thơng mại thờng sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Nhng ở Việt Nam hiện nay hai hình thức là dàm phán qua th tín và đàm phán qua điện thoại là đợc sử dụng phổ biến nhất. 3.2Kí kết hợp đồng. Việc kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Hợp đồng có đợc tiến hành hay không là phụ thuộc vào các điều khoản mà hai bên đã cam kết trong hợp đồng. Khi kí kết một hợp đồng kinh tế phải căn cứ vào các diều kiện sau đây: -Các định hớng kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của nhà nớc. -Nhu cầu thị trờng, đơn đặt hàng, chào hàng của bạn hàng. *Hợp đồng hàng hoá bao gồm những nội dung sau: -Số hợp đồng -Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng. -Tên và địa chỉ các bên kí kết. -Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng. Điều 1: tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lợng, bao bì, kí mã hiệu. Điều 2: giá cả. Điều 3: thời hạn, địa điểm, phơng thức giao hàng, vận tải. Điều 4: điều kiện kiểm nghiệm hàng hoá. Điều 5: điều kiện thanh toán trả tiền. Điều 6: điều kiện khiếu nại Điều 7: điều kiện bất khả kháng. Điều8: điều khoản trọng tài: 4. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi đã kí kết hợp đồng xuất khẩu, công việc hết quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm là tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết. Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng doanh nghiệp phải tiến hành sắp xếp các công việc mà mình phải làm ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình các văn bản đã gửi đi và nhận những thông tin phản hồi từ phía đối tác. Qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gồm: 4.1 xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá. Xin giấy phép xuất khẩu trớc đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá sang nớc ngoài. Nhng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều đợc quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nớc của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thơng mại. Qui định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quí, tác phẩm nghệ thuật, đồ su tầm và đồ cổ). Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, thì cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thơng một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế đợc gia nhận ở cửa khẩu, cơ quan hải quan đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi. 4.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí. 4.2.1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Việc mua bán ngoại thơng thờng tiến hành trên cơ sở số lợng lớn. Vì thế chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng. Cơ sở pháp lí để làm việc đó là kí kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các chân hàng. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng,…Nhằm thực hiện theo đúng thời hạn hợp đồng xuất khẩu hàng hoá đã kí kết. 4.2.2Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá. Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, vì hàng hoá đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững đợc yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng qui định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. -Loại bao bì: thờng dùng làm hòm, bao, kiện hay bì, thùng… -Kẻ kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ đợc ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết. 4.3 Kiểm tra chất lợng hàng hoá. Trớc khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lợng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng đợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nh tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đợc tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. 4.4 Mua bảo hiểm hàng hoá. Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thờng xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm. Có thể mua bảo hiểm bao : + Ký hợp đồng bảo hiểm bao. Doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch của mình để ký hợp đồng bảo hiểm ngay từ đầu năm sẽ bảo hiểm cho toàn bộ kế hoạch năm đó. Khi có hàng xuất khẩu doanh nghiệp gửi thông báo đến công ty bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cấp hoá đơn bảo hiểm. + Ký hợp đồng bảo hiểm chuyến: Chủ hàng xuất khẩu gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau: -Bảo hiểm điều kiện A: bảo hiểm ruỉ ro. -Bảo hiểm điều kiện B: bảo hiểm tổn thất riêng. -Bảo hiểm điều kiện C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa vào các căn cứ sau: Điều khoản ghi trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phơng thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở. 4.4 Thuê phơng tiện vận tải. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phơng tiện vận tải dựa vào căn cứ sau đây: -Dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá: điều kiện cơ sở giao hàng số lợng nhiều hay ít. -Dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu: là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp… * Điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đờng bình thờng hay tuyến hàng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…để có thuê phơng tiện đờng bộ, đờng biển, hay đờng hàng không, đờng sắt. 4.5 Làm thủ tục hải quan. Đây là qui bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào, công tác này đợc tiến hành qua 3 bớc: -Khai báo hải quan: chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra. Nội dung bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lợng, giá trị hàng hoá, phơng tiện hàng hoá, nớc nhập khẩu.Tờ khai hải quan đợc xuất trình cùng một số giấy tờ khác nh: hợp đồng xuất khẩu, giấy phép hoá đơn đóng gói. -Xuất trình hàng hoá: hàng hoá xuất khẩu phải đợc sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. -Thực hiện các quyết định của hải quan: đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan. 4.6 Giao hàng lên tàu. Thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đờng biển và đờng sắt. + Nếu hàng xuất khẩu đợc giao bằng đờng biển chủ hàng làm công việc sau: -Căn cứ các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải để đổi lấy sơ xếp hàng. -Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu. -Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đờng biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển. -Chứng từ sở hữu hàng hoá, vận đơn là vận đơn sạch có khả năng chuyển nhợng đợc. -Ngoài ra còn có thể gồm vận đơn sạch con: chứng nhận hàng đầy đủ, hiện trạng bao bì, chất lợng, số lợng hàng hoá hoàn hảo, giúp cho hàng hoá có thể có thể chuyển nhợng. + Nếu hàng hoá đợc giáo bằng Container, khi chiếm đủ một Container (FCI) chủ hàng hoá ký thuê Container, đóng hàng vào Container, lập bảng kê hàng trong Container khi hàng không chiếm hết một Container (LCL) chủ cửa hàng phải lập một bản “Đăng ký chuyên chở”. Sau khi đăng ký đợc chấp nhận chủ hàng giao hàng đến ga Container cho ngời vận tải. +Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đờng sắt, chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đờng sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lợng hàng hoá…Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đờng sắt. 4.7 Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai phơng thức sau đợc sử dụng rộng rãi. + Thanh toán bằng th tín dụng (L/C) Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng th tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc ngời mua phía nớc ngoài mở th tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. -Nếu L/C không đáp ứng đợc những yêu cầu này, cần phải buộc ngời mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng. -Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức. +Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu. Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phơng thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác. Chứng từ thanh toán cần đợc lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn. 4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại(nếu có). Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khác hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trờng hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời…dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo . Trong trờng hợp doanh nghiệp bị khiếu nại đòi bồi thờng cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trơng kịp thời và có tình có lý. Khiếu nại của đối tác là có cơ sở, doanh nghiệp có thể giải quyết bằng một trong các cách sau: -Giao hàng thiếu thì có thể giao bù ở lô sau. -Đền tiền, đổi hàng khi hàng hoá bị hỏng, hoặc sửa chữa hàng hoá với chi phí doanh nghiệp phải chịu. -Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá đợc trang trải bằng hàng hoá đợc giao vào thời gian sau đó. CHƠNG II THỰC TRẠNG QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là VEGETEXCO, có trụ sở chính tại số 2 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa - Hà Nội. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam Đợc thành lập ngày 11/02/1988 theo quyết định số 63NN-TCCB/QD của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở hợp nhất các đơn vị thuộc lĩnh vực sản xuất, chế biến và xuất nhập khẩu rau quả của các Bộ ngoại thơng, Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm. Tổng công ty là một tổ chức kinh doanh chuyên ngành kinh tế kỹ thuật trong lĩnh vực rau quả bao gồm các hoạt động từ sản xuất nông nghiệp sang chế biến công nghiệp xuất nhập khẩu rau quả và nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Ra đời trong những năm đất nớc khó khăn và chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động đợc gần 15 năm nhng Tổng công ty đã không ngừng lớn mạnh, phát triển và hiện nay Tổng công ty đã có quan hệ làm ăn với các tổ chức kinh tế của hơn 100 nớc khác nhau trên thế giới. Trong giai đoạn này, nền kinh tế thế giới có rất nhiều biến động nhất là khu vực Đông Nam Á và Việt Nam cũng không trách khỏi tầm ảnh hởng này. Tuy có những khó khăn nh trên nhng những năm qua, Tổng công ty vẫn liên tục hoạt động có hiệu quả cụ thể là qua các nămTổng công ty đều nộp đủ ngân sách Nhà nớc và có lãi trong hoạt động kinh doanh. Nhìn lại hoạt động của Tổng công ty trong những năm qua ta thấy có những bớc thăng trầm phản ánh đúng với thời cuộc diễn ra. Tuy gặp rất nhiều khó khăn do cả yếu tố khách quan của môi trờng kinh doanh và cả yếu tố chủ quan con ngời nhng nói chung sự ra đời và phát triển của Tổng công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu, đòi hỏi thiết yếu của nền kinh tế trong lĩnh vực thực phẩm - rau quả. 1. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty rau quả Việt Nam. 1.1. Chức năng, quyền hạn của Tổng công ty. Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có những chức năng và quyền hạn nh sau: -Có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của Nhà nớc giao cho theo quy định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. -Có quyền uỷ quyền cho các doanh nghiệp tiến hành việc hạch toán độc lập nhân danh Tổng công ty. - Có quyền cho thuê, thế chấp, nhợng bán tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty để tái đầu t, đổi mới công nghệ( trừ những tài sản đi thuê, đi mợn, giữ hộ nhận thế chấp) 1.2 Nhiệm vụ của Tổng công ty. Ngay từ khi bắt đầu thành lập, Tổng công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm rau quả, liên doanh với các tổ chức nớc ngoài. - Có trách nhiệm không ngừng nâng cao phát triển vốn, hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Phải thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê. 1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Tổng công ty Rau Quả Việt Nam. Cơ cấu bộ máy tổ chức là một yếu tố rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, nó có tác động quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Ta có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Rau Quả Việt Nam nh sau: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Chức năng kiểm tra 2. Kết quả hoạt động kinh doanh xnk của Tổng công ty rau quả Việt Nam trong những năm gần đây. 2.1. Các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh Để đánh giá tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh của TCT ta nghiên cứu qua một loạt các chỉ tiêu nh tổng kim ngạch XNK, giá trị sản lợng nông công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận và thu nhập công nhân viên. Những năm gần đây, tuy gặp rất nhiều khó khăn do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động và sự ảnh hởng của thời tiết đến hoạt động của TCT là rất lớn, tuy nhiên các chỉ tiêu kinh tế này vẫn đảm bảo một sự tăng trởng cao (trừ chỉ tiêu XNK năm 1999) và ổn định, những số liệu ở bảng 1 sẽ cho ta thấy đợc điều này. Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 So sánh 00/99 01/00 02/0 1 1. Tổng kim ngạch XNK 39.128. 555 4.304.1 410 60.478. 714 70.000.0 00 110 140, 5 115, 74 - XK (USD) 20.098. 191 22.431. 704 25.176. 378 25.800.0 00 111,6 1 112, 23 102, 48 - nhập khẩu (USD) 19.030. 364 20.609. 706 35.302. 396 44.200.0 00 108,2 9 171, 29 125, 20 2. Giá trị sản lợng nông – công nghiệp 233.104 275.938 365.455 465.000 118,37 132, 44 127, 24 - Nông nghiệp(tỷ) 33.557 35.000 38.000 41.000 105 109 107, 89 - Công nghiệp(tỷ) 199.547 240.938 327.455 424.000 120,7 133, 6 129, 48 3. Tổng doanh thu(tỷ) 682.000 719.000 1.023.538 1.149.00 0 124 130 112, 25 4. Nộp ngân sách(tỷ) 37.100 22.000 22.880 33.000 59,29 104 144,23 5. Lợi nhuận(tỷ) 12.200 19.339 23.014 25.500 116,3 0 119 110, 8 6. Thu nhập công nhân(ngđ) 444.000 509.000 624.000 703.000 114,64 122 112, 66 (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác sản xuất kinh doanh từ năm 1999 – 2002 của tổng công ty rau quả Việt Nam ). Trong bảng 1 ta thấy các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của TCT đều tăng, trừ xuất nhập khẩu. Việc giảm xuống của giá trị hàng hoá XNK (bao gồm cả XK,NK) là do năm 1999 thì do giá cả và sức mua của Thị trờng thế giới giảm, biến động tài chính các nớc trong khu vực ảnh hởng đến các hợp đồng XNK và ảnh hởng về chính trị của Nga. Các chỉ tiêu còn lại đều có những bớc tăng nhất định dù gặp rất nhiều khó khăn nh: tổng giá trị nông – công nghiệp tăng qua các năm 1999,2000,2001,2002 lần lợt là: 11,51%, 18,3%, 32,44%và27,24%; tổng doanh thu tăng: 12,61%, 24%, 30%,11,25% và lợi nhuận tăng:6,4%,16,3%và 19%,10,8%. Điều này nói lên một nỗ lực phi thờng của toàn bộ công nhân viên trong TCT. Nhìn chung, qua 4 nhóm chỉ tiêu chính ta có thể thấy đợc một nét khái quát nhất, cơ bản nhất tình hình hoạt động kinh doanh của TCT qua 4 năm 1999 – 2002 với những kết quả hết sức khả quan. Điều đặt ra cho các cán bộ công nhân viên của TCT là làm sao đa hoạt động của mình lên tầm cao mới đáp ứng đợc đòi hỏi của đất nớc trong nền kinh tế Thị trờng hiện nay, trở thành 1 động lực mới cho sự phát triển kinh tế đất nớc. 2.2 Về cơ cấu mặt hàng kinh doanh TCT có 4 nhóm hàng rau quả xuất khẩu chủ yếu đó là: -Rau quả hộp: dứa khoanh, dứa rẻ quạt, dứa miếng nhỏ, nớc dứa đợc đống trong nớc đờng đậm, nhạt hoặc trong nớc dứa tự nhiên, vải nớc đờng, chôm chôm, xoài, thanh long, nấm hộp, da chuột và các loại hoa quả nhiệt đới khác đóng hộp. -Rau quả đông lạnh: Dứa, xoài, chôm chôm, đậu, nớc dứa -Rau quả sấy khô: Chuối, xoài, thanh long, nhãn, vải khô -Rau quả muối: Da chuột, gừng, nấm, mơ, ớt Ngoài ra, TCT còn kinh doanh một số mặt hàng rau quả tơi (khoai tây, bắp cải, su hào, cà rốt ...); Hạt giống rau (hành tây, cà chua, da chuột, đậu) quả tơi (cam, quýt, chanh, bởi, nhãn, xoài ...); gia vị (ớt quả khô, ớt bột, gừng bột, quế thanh, tiêu đen, hoa hồi ...) Bảng Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty Các chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh% 01/00 02/01 Tổng KN XK 22431704 25145247 25826358 112 2,8 RQ tơi 893270 732572 827325 82 113 RQđông lạnh 39475 35264 32486 89,3 92,1 RQ hộp 6575312 6927112 7308924 105,3 105,5 GIA vị nông sản 12421494 13726187 13952611 110 101,6 RQ sấy muối 2520153 3724112 3705012 147,8 99,5 Qua bảng số liệu trên đây ta thấy tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua 3 năm gần đây có sự thay đổi mạnh, các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là các loại rau quả chế biến, gia vị nông sản khác. Cụ thể là mặt hàng rau quả tơi có xu hớng giảm đến năm 2002 chỉ đạt 92,1% so với năm 2001, mặt hàng rau quả hộp có xu hớng tăng so với năm 2001 đạt 105,5%đã có sự thay đổi nhng cha cao. Đối với mặt hàng hiện nay tăng cao nhất là mặt hàng gia vị nông sản khác tăng: năm 2001 tăng 110% so với năm 2000 đến năm 2002 vẫn tăng nhng không cao bằng năm 2001. Mặt hàng rau quả sấy muối tăng năm 2001 tăng đột biến 147% so với năm 2000 nhng đến năm 2002 thì giảm hơn so với năm 2001 chỉ đạt là 99,5%. Nhìn chung kết quả hoạt động xnk của Tổng công ty tuy cha đợc nh mong muốn nhng các đơn vị trực thuộc đã có sự cố gắng trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay Nhà nớc đang rất quan tâm mở rộng, khuyến kích nhiều doanh nghiệp đầu t vào lĩnh vực kinh doanh xnk nông sản, Tổng công ty sẽ phải đối mặt với rất nhiều sự canh tranh từ cả trong nớc và ngoài nớc, đứng trớc rất nhiều cơ hội cũng nh thử thách, Tổng công ty cần phải nỗ lực vơn lên và cũng rất cần sự đầu t khuyến kích của Nhà nớc để phát huy vai trò một Tổng công ty hàng đầu của ngành nông sản Việt Nam. 2.3.Các thị trờng xuất khẩu chính Trong kinh doanh XNK, việc mở rộng thị trờng là vấn đề thiết yếu của mỗi đơn vị kinh doanh và là chiến lợc quan trọng cần phải quan tâm. Đối với TCT rau quảViệt Nam cũng vậy, việc tìm kiếm thị trờng là một vấn đề quan trọng.Tổng công ty đã chủ trơng tiếp tục mở rộng và ổn định thị trờng, giữ vững thị trờng đang có kim ngạch lớn, tranh thủ mở rộng các thị trờng tiềm năngvà các thị trờng khác khi có cơ hội. Năm 2002 chúng ta đã đánh mất 8 thị trờng nhng chúng ta cũng khôi phục đợc 8 thị trờng khác và mở rộng đợc 5 thị trờng mới, đa mối quan hệ của chúng ta lên 55 nớc, tăng 5 nớc so với năm 2001. So với năm 1995 chúng ta đã tăng đợc 23 thị trờng; có 15 thị trờng có kim ngạch từ 1 triệu USD trở lên(tăng 7) trong đó có 5 thị trờng có kim ngạch trên 5 triệu USD(tăng 3) và đặc biệt đã có 2 thị trờng kim ngạch gần đạt và vợt quá 10 triệu USD đó là thị trờng Nga đạt 9,96 triệu USD, thị trờng Nhật đạt 12,4 triệu USD. Có 8 thị trờng có kim ngạch lớn và tơng đối ổn định từ 4 đến 8 năm liền là : Nga, Nhật, Trung Quốc, Hàn quốc, Singapo, Mỹ, Đài loan, Đức. 2.4.Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của TCT rau quả Việt Nam. Trong quá trình hoạt động của mình, TCT rau quả Việt Nam đã tăng nhanh đợc kim ngạch sang các thị trờng nớc ngoài với nhiều mặt hàng mới nh dứa khoanh hỗn hợp chôm chôm và dứa, dứa nghiền đóng hộp, nớc dứa đông lạnh, măng hộp, nấm muối, da chuột dầm giấm đóng lọ thuỷ tinh ... Chất lợng cũng đã đáp ứng phần lớn các yêu cầu về chất lợng nêu trong hợp đồng. Trong quan hệ ngoại thơng, những năm vừa qua Việt Nam đã mở rộng quan hệ với nhiều nớc trên thế giới, trong đó có một số thị trờng kim ngạch ngày càng tăng với các mặt hàng phong phú đa dạng. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho TCT trong việc mở rộng thị trờng và không ngừng nâng cao chất lợng mặt hàng cho phù hợp thị hiếu và sở thích của ngời tiêu dùng. Bên cạnh những kết quả tích cực đạt đợc, TCT vẫn còn các hạn chế và khó khăn trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cảu mình. Vì vậy, TCT càng cần phải sớm đề ra các biện pháp các khó khăn và hạn chế này. II. Thực trạng qui trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam. Qui trình xuất khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp nhau đợc đan kết chặt chẽ với nhau. Thực thiện tốt việc này sẽ làm cơ sở cho các hoạt động khác. 1.Nghiên cứu thị trờng và khách hàng. Nghiên cứu lựa chọn thị trờng xuất khẩu là khâu đầu tiên của quá trình xuất khẩu hàng hoá, là khâu quan trọng trong việc đa ra quyết định: xuất khẩu mặt hàng rau quả nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất. Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trờng là rất khó vì hiện nay Tổng công ty vẫn cha có nhiều kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin. Trớc kia, Tổng công ty xuất khẩu sang các nớc Đông Âu và Liên Xô là chủ yếu. Từ năm 1991 tình hình quốc tế có nhiều thay đổi, thị trờng Đông Âu nhày càng co hẹp, thị trờng Tây Âu, Châu Phi, Châu á mở rộng, cơ chế hoạt động cũng rất khác so với thị trờng Đông Âu cũ. Để giải quyết những khó khăn này, Tổng công ty phải đa ra kế hoạch chi tiết và phù hợp để giải quyết những khó khăn. Tổng công ty cần phải nghiên cứu thị trờng quốc tế một cách nghiêm túc, có thể tìm kiếm thông tin từ các trung tâm thông tin thơng mại, các văn phòng đại diện thơng mại, phòng t vấn thơng mại, tạp chí thơng mại trong và ngoài nớc. Một thực tế khả quan là từ năm 1991 đến nay, Tổng công ty đã mở rộng quan hệ với những thị trờng lớn; giầu tiềm năng, lại có vị trí địa lý rất gần với Việt Nam đó là Nhật Bản, Hàn Quốc, Ân Độ, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc và thị trờng Châu Âu nh : Canada, Pháp, Ba Lan, Đức... Hàng năm, mặt hàng rau quả xuất khẩu sang các thị trờng này chiếm từ 65-80% tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng rau quả. Trong tơng lai, Tổng công ty vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ làm ăn ở các thị trờng này và khối lợng hàng xuất khẩu sang khu vực này trong tơng lai sẽ còn tăng mạnh. VD: Do nghiên cứu thị trờng Mỹ là một thị trờng đầy tiềm năng,do nhu cầu của ngời dân Mỹ về mặt hàng rau quả với khối lợng lớn. Nên Tổng công ty đã thúc đẩy quan hệ làm ăn với Mỹ, nhng ban đầu do đánh thuế nhập khẩu của Mỹ cao(35%) đối với mặt hàng rau quả nên Tổng công ty chỉ xk sang Mỹ với khối lợng nhỏ. Cho đến tận cuối năm 1999 thuế đã giảm xuống còn 20%(do hiệp định Thơng Mại Việt-Mỹ đợc kí vào ngày13/7/2000). Bên cạnh việc nghiên cứu thị trờng quốc tế Tổng công ty cũng cần phải nỗ lực nghiên cứu thị trờng trong nớc để tạo nguồn hàng xuất khẩu bảo đảm cả về số lợng, chất lợng, thời gian... Để nghiên cứu thị trờng Tổng công ty có thể lựa chọn giữa 2 phơng pháp nghiên cứu tại bàn và nghiên cú tại địa bàn, khảo sát tình hình thực tế . Nhng phơng thức chủ yếu mà Tổng công ty đang sử dụng là phơng thức nghiên cứu tại bàn. Với phơng thức này giúp cho Tổng công ty giảm đợc chi phí, nhng đối khi phơng pháp này không đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh việc phơng pháp nghiên cứu tại bàn Tổng công ty còn kết hợp với các phơng pháp khác nh gửi các mặt hàng của mình trên các báo thông tin quảng cáo, báo Business Directory hay gửi đơn chào hàng kèm theo các catalogue đợc chuẩn bị kỹ càng, in ấn đẹp cho phía bạn thông qua mạng internet. Năm 99 Tổng công ty đã có mặt trong cuốn sách giới thiệu về thơng mại Việt Nam , đây là một thông tin quan trọng đối với việc tìm thị trờng mới mà giảm đợc chi phí. 1.1.Lựa chọn khách hàng: Để tiến hành lựa chọn khách hàng Tổng công ty rau quả sẽ tiến hành điều tra toàn diện về t cách pháp nhân, khả năng tài chính, uy tín của khách hàng những thông tin chính xác về khách hàng sẽ giúp cho Tổng công ty lựa chọn đợc khách hàng phù hợp. Tuy nhiên do còn hạn chế về nguồn thông tin nên công tác kiểm tra khách hàng của Tổng công ty đợc thực hiện cha tốt có khá nhiều rủi ro và tranh chấp đã phát sinh do thiếu nguồn thông tin nên gây ra thiệt hại không nhỏ cho Tổng công ty. 1.2.Lập phơng án kinh doanh: Trớc khi tiến hành kí kết hợp đồng Tổng công ty tiến hành lập phơng án kinh doanh để sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của thơng vụ và các điều kiện của thơng vụ. Đây là một khâu rất quan trọng giúp cho Tổng công ty có cái nhìn tổng quát về thơng vụ đó hay không? Phơng án kinh doanh của Tổng công ty bao gồm những nội dung cơ bản sau: -Tên , địa chỉ của đối tác trong các hợp đồng . -Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. -Phơng thức thanh tóan. -Tổng số vốn sử dụng của Tổng công ty =trị giá mua hàng +thuế VAT. -Hiệu quả thơng vị: thờng đợc tính trên cơ sở trị giá mua hàng và vốn sử dụng của Tổng công ty. Hiệu quả= lãi ròng*100%/trị giá mua hàng. Lãi ròng =giá*(giá XK-các khoản chi phí) Các khoản chi phí bao gồm: +trị giá mua hàng. +phí vốn=trị giá mua hàng*tỉ lệ lãi suất ngân hàng. +chi phí lu thông hàng sản xuất trong nớc. +chi phí lu thông XK nớc ngoài. 2.Giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồngXK. 2.1Giao dịch đàm phán. Công tác giao dịch đàm phán của Tổng công ty đợc tiến hành thông qua 2 hình thức trực tiếp và gián tiếp. Đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hớng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trờng trọng điểm thì thì việc sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp cho Tổng công ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đa ra các chiến lợc đàm phán hiệu quả. Nh vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng đợc kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Tổng công ty rất ít khi sử dụng phơng pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lô hàng xuất khẩu thờng có giá trị nhỏ. Phơng thức đàm phán thứ 2 mà Tổng công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua th từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này đợc sử dụng cho những trờng hợp có giá trị tơng đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh nh cà phê, chè, hạt tiêu. Ngoài ra phơng pháp này còn đợc áp dụng trong trờng hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có u điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Tổng công ty có đợc cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phơng thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng công ty. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thờng chỉ tập trung vào các điều khoản chính nh tên hàng, phẩm chất, số lợng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng nh khiếu nại , phạt , bồi thờng thiệt hại, trọng tài, trờng hợp bất khả kháng… không đợc chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu. 2.2 Kí kết hợp đồng xuất khẩu: Việc thực hiện kí kết hợp đồng của Tổng công ty diễn ra nh sau: Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng nh: -Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lợng, và giá cả trong hợp đồng xk -Điều khoản về chất lợngvà qui cách mặt hàng rau quả. -Điều khoản giao hàng -Điều khoản thanh toán -Điều khoản khiếu nại. VD: CONTRACT No.P.T.IMPORT/FO-12 MS Bên bán: VIETNAM NATION VEGETABLE AND FRUIT CORPORATION Địa chỉ: No.2, Phạm Ngọc Thạch Street- Đống đa- Hà nội. Tel : 848524502; Fax :848523926. Bên mua: “PARADLUS” Địa chỉ: Proezd serebryankova 2/1 129343 Moscow, Russia Tel : 007/095/748-10-75 Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện nh cho phép. 1.Mặt hàng, số lợng, chất lợng, giá cả. -Mặt hàng: Dứa đóng hộp:01 cont 20’ 565g *24 can -Số lợng: 1300 carton -Chất lợng : + Acid: 0.2-0.5% + Brix: 14-16% +Dr. wt: 50-52% min -Giá cả: FOB 7,92 USD -Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT + Thời gian giao hàng:hàng sẽ đợc chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. +Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Ngời bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho ngời mua. -Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng TTR cho tài khoản của ngời bán:001.1.37.0076699 ở ngân hàng Vietcombank Việt nam. + Trả10% sau khi kí hợp đồng. +90% sau khi vận chuyển hoá đơn trong vòng 30 ngày từ ngày chuyển hàng. +Hoá đơn yêu cầu: *giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo. *Hoá đơn thơng mại: 3bản chính *Một bộ 3 vận đơn sạch. *Giấy chứng nhận về chất lợng và số lợng đa ra bởi ngời bán: 3bản chính -Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2002 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 3.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng đợc coi là một bớc khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty. Mặt khác mặt hàng rau quả là mặt hàng rất khó bảo quản rất dễ hỏng do điều kiện môi trờng xung quanh. Vì vậy việc giữ chất lợng hàng hoá không bị thay đổi cho đến khi giao hàng đợc cho khách hàng là công việc tơng đối khó khăn nhng để tránh tình trạng trên Tổng công ty thờng để công việc bảo quản hàng hoá cho đến khi hàng đợc xuất đi với cách này khi gặp rủi ro trong vấn đề chất lợng hàng hoá thì Tổng công ty không phải chịu nhiều thiệt hại mà việc bồi thờng thiệt hại là do các cơ sở cung ứng hàng phải chịu. Trong nhiều năm qua Tổng công ty đã thu đợc không ít kinh nghiệm và có một số chân hàng truyền thống chuyên cung cấp các sản phẩm xuất khẩu và nguyên liệu cho những mặt hàng chế biến xuất khẩu, các đơn vị đã qua nhiều lần hợp tác Tổng công ty cảm thấy đây là những chân hàng làm ăn có uy tín về việc giữ chất lợng hàng và giao hàng đúng thời gian thì Tổng công ty sẽ tiến hành kí kết làm ăn lâu dài. Mặt khác để chủ động trong nguồn hàng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành đầu t và chỉ đạo cho một số nông trờng để có nguồn hàng ổn định nh nông trờng Tam Điệp …Một số chân hàng truyền thống của Tổng công ty là quế, hồi, ở Ninh Hiệp, Từ Sơn( Bắc Ninh), da chuột muối(Hải Dơng), lạc nhân (Nghệ An, Thanh Hoá)... VD1: Mặt hàng da chuột có chiều dài 6-9 cm là loại da chuột rất hiếm đợc khách hàng nớc ngoài đặt hợp đồng nhập khẩu vì vậy năm 1999, 2000 có 2 hợp đồng số 40/KG/VE/99 với khách hàng là KWEEGEEPTE LMT xuất khẩu mặt hàng nấm rơm và hợp đồng số 45/PBP/VE/00 bán dứa hộp cho công ty AUP không đợc thực hiện chọn vẹn với ngời cung cấp không giao hàng khi thấy giá nâng cao nên hợp đồng XK dứa không thực hiện đợc do sai hẹn từ ngời cung ứng. VD2: Khi đi thu gom hàng hoá đôi khi cũng xảy ra tình trạng nh trong trờng hợp Cty TPXKĐồng Giao thuộc Trung Sơn- Tam điệp-Ninh Bình. Ngày 11/3/2002 theo HĐ số 02RQ/2002 CtyTPXK Đồng Giao kí kết với Tổng công ty số lợng 05 container. Trong đó 01cont dứa miếng nhỏ 20 0z, 02 conts dứa khoanh 30 0z và 02conts dứa khoanh 20 0z đơn giá:0.29USD/hộp. Nhng thiếu 01 conts dứa khoanh 20 0z. Nguyên nhân ở đây là do khan hiếm về nguyên liệu và giá cả nguyên liệu tăng cao.Sau đó do bên 2 thơng lợng với nhau, và Tổng công ty đã đồng ý chấp nhận với giá mới là: 0.305 USD/hộp. Khi xuất khẩu để mặt hàng rau quả không bị hỏng tránh dập nát Tổng công ty thờng thực hiện bao gói hàng hoá bằng bao nhựa PE, thùng cattông, thùng gỗ, tuỳ từng mặt hàng để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất tiết kiệm chi phí nhng đôi khi việc đóng gói phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhng xu hớng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm đợc chi phí. Phơng châm kẻ ký mã hiệu của Tổng công ty nhằm đảm bảo cho phơng pháp giao nhận , kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá, tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho ngời mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết đợc nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này đợc phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu. Nh trờng hợp công ty MENCHEUNG (HồngKông) mua dứa của Việt Nam thông qua Tổng công ty nhng phải thoả thuận trớc rằng Tổng công ty không phải kể ký mã hiệu để họ bán tiếp cho các hãng sản xuất chế biến dứa ở một số nớc khác, Tổng công ty sẽ đồng ý để có mối làm ăn lâu dài với họ và yêu cầu này đã đợc ghi rõ trong hợp đồng số 19/ME/VE/1999. 3.2. Kiểm tra chất lợng hàng hoá xuất khẩu. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng rau quả từ trớc tới nay của Tổng công ty rau quả đợc coi là khâu quan trong trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài. Theo quy định của nhà nớc việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Tổng công ty đợc thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng đợc xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thông thoáng hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nớc. Nội dung kiểm tra của mặt hàng rau quả là rau có đảm bảo độ an toàn hay không, có phải là rau quả sạch không và vệ sinh chất lợng. Cơ quan mà Tổng công ty tín nhiệm mời kiểm tra chất lợng đó là Vinacontrol đối với một số mặt hàng cần sự kiểm tra về sâu bệnh Tổng công ty cần sự kiểm tra của cục Kiểm nghiệm thực vật. Tại cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên Hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hoá nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hoá vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hoá mà Tổng công ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Còn Tổng công ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trớc đó Tổng công ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lợng, chất lợng, xuất xứ , kiểm dịch thực vật. Năm 1999 trong hợp đồng xuất khẩu nhãn của Tổng công ty cho MCKEN SALES số 30/MC/VE/1999 sau khi mua hàng trong nớc xong, khi mang kiểm định thì thấy nhãn không đúng theo yêu cầu của khách hàng về một số điểm nên buộc Tổng công ty phải trả cho nhà cung ứng để đi mua lô hàng khác dể xuất khẩu. Mặc dù chậm mất 10 ngày nhng hợp đồng vẫn đợc thực hiện đợc vì có sự thông cảm và đồng ý của khách hàng. VD: hợp đồng HA/18/DA/VE/00 là một số trờng hợp khác, hợp đồng này bị huỷ bỏ không thực hiện đợc vì khi xuất hàng Tổng công ty mới phát hiện là không qua kiểm tra hải quan, dứa đóng hộp không đảm bảo chất lợng do thời gian lu kho quá lâu, công ty bên phía đối tác đã từ chối huỷ bỏ hợp đồng vì họ không muốn bị chậm tiến độ mua bán nếu để Tổng công ty bù lại số lợng hàng hoá đã bị hỏng. Trong những lần kiểm tra cơ sở, mỗi lô hàng phải có giấy chứng nhận kèm theo khi xuất khẩu lô hàng và phải có chữ ký kèm theo chữ ký cuả giám đốc của Tổng công ty. 3.3. Thuê phơng tiện vận chuyển. Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phơng tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không đợc lớn mạnh nh ở các nớc khác, chúng ta có nhiều đội tàu nhng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là nh vậy nên ảnh hởng đến phơng thức xuất khẩu của Tổng công ty Hiện nay phơng thức mà Tổng công ty thờng sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR(là điều kiện giao dịch áp dụng cho đờng biển và đờng sông nội địa trong đó ngời bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh toán gồm tiền hàng và cớc phí, đồng thời ngời bán không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Còn khi thuê tàu, tàu phải có các điều kiện cơ bản đó là . + Tàu phải có khả năng đi biển tức nó phải kín nớc và đủ khỏe. + Tàu phải có dự trữ lơng thực, thực phẩm. Sở dĩ Tổng công ty thờng sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình trạng bị động trong thuê tàu nh vậy thì đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng rau quả có đặc điểm không để lâu ngày. Một điều nữa đó là trong CFR việc khoảng thời gian làm thủ tục mua bảo hiểm . Nói chung trong thực hiện xuất khẩu hàng hoá hai bên tiến hành thoả thuận điều kiện giao hàng sao cho phù hợp nên cha tạo đợc lòng tin cho một số đối tác làm ăn của Tổng công ty. Trong việc thuê tàu, Tổng công ty thờng thuê tàu chợ do lợng hàng chuyên chở không quá lớn, thờng 50 đến 100 tấn cho mỗi lần xuất. Tổng công ty thờng thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lợng lớn nh trong năm 1999, Tổng công ty đã kí hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu của công ty vận tải đờng biển Hải phòng Vitranchart để xuất dứa cho POCELIN Hồng kông. Trong quá trình vận chuyển bằng đờng bộ, Tổng công ty thờng thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Tổng công ty đều đợc điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản. Trong quá trình giao hàng lên tàu Tổng công ty thờng uỷ thác cho bên vận tải . VD: Bên vận tải :VIET HA Co.LTD. Bên uỷ thác vận tải: VEGETEXCO Việt Nam Về lô hàng sau đây: +Lên tàu STEAMRS FORTUNE 215S +Số lợng: 03*20’ CNTRS +Tên hàng: dứa khoanh đóng hộp +Chủ hàng: VEGETEXCO Việt Nam +Ngời nhận: MIVITRANS +Cảng xếp hàng: CY hải phòng, Việt Nam +Ngày xếp hàng: 28/8/2002 +Nơi giao hàng: GDYNIA, POLAND +Giá cớc phí vận tải: USD 1.400/20 FT CONTAINER +Phí vận đơn: 100.000VNĐ 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá. Ngành bảo hiểm của Việt Nam còn non trẻ cha có nhiều tiếng tăm cũng nh uy tín trên thị trờng quốc tế nên gây ra một số trở ngại cho hoạt động xuất khẩu nói chung. Khi bên đối tác kí hợp đồng theo điều khoản nào thì Tổng công ty phải thực hiện theo điều khoản đó. Theo tổng kết trong 3 năm 1999 –2001 Tổng công ty rau quả Việt Nam đã thực hiện đợc 28 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả trong đó có 15 hợp đồng xuất CFR, 8 hợp đồng xuất CIF. Trong 5 hợp đồng xuất CIF, Tổng công ty chỉ đợc mua bảo hiểm cho 2 hợp đồng, một hợp đồng xuất khẩu dứa hộp cho GWEEGEF LTD, một hợp đồng xuất khẩu da chuột muối cho công ty DAICHIMYUKI CO, trong 2 hợp đồng công ty đợc mua bảo hiểm thì cả hai hợp đồng đều là hợp đồng mua bảo hiểm chuyến. Thông thờng khi mua bảo hiểm, Tổng công ty thờng mua bảo hiểm của Bảo Việt giải quyết thủ tục nhanh và rất có uy tín đợc nhiều công ty tín nhiệm. Khi mua Tổng công ty thờng mua theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu C. Để tiến hành mua bán đợc diễn ra nhanh chóng , chặt chẽ, đáp ứng hiệu quả khi có rủi ro xảy ra. Tổng công ty đã tiến hành đàm phán kí kết với công ty Bảo Việt hợp đồng bảo quản thanh toán phí bảo hiểm để nhận đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. 3.5. Thủ tục Hải quan. Theo nghị định số 57- 1998/NĐ-CP trong đó các mặt hàng rau quả mà Tổng công ty thực hiện xuất khẩu từ trớc đều là những mặt hàng đợc phép nằm trong danh mục hàng hoá đợc xuất khẩu. Khi đến làm các thủ tục hải quan Tổng công ty phải xuất trình bộ chứng từ bao gồm: - Giấy phép kinh doanh của đơn vị xuất khẩu. - Bản sao đăng kí thành lập doanh nghiệp Nhà nớc. - Bản sao chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp XNK. - Bản sao hợp đồng XK. - Bảng kê chi tiết hàng hoá. - Giấy uỷ quyền kí hợp đồng. Cũng theo nghị định 57-1998/LĐ-CP, Tổng công ty đã tổ chức và tham gia đánh mã số của mình ở Tổng cục Hải quan Hà Nội với mã số là 011001756 và sử dụng mã số này trên các tờ khai Hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ khi nộp cho cơ quan Hải quan trong mỗi lần thực hiện hoạt động mua bán quốc tế. Với t cách là một Tổng công ty chuyên về kinh doanh mặt hàng rau quả, mục tiêu hoạt động của Tổng công ty là thu lợi nhuận, đảm bảo uy tín, trách nhiệm pháp luật. Chính vì vậy hầu hết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ với Hải quan, cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá khi xuất khẩu phần lớn đợc tiến hành thuận lợi, ít sảy ra những rắc rối về chất lợng hàng hoá, về khối lợng hàng…sai quy định của Nhà nớc hoặc trong hợp đồng mua bán. 3.6 Giao hàng cho phơng tiện vận tải. Giao hàng xuất khẩu với phơng tiện vận tải nói chung đợc Tổng công ty ý thức và xem xét là bớc quan trọng và khá phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nó bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục có liên quan trực tiếp đến chất lợng, số lợng hàng, các cán bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đúng trình tự mà các thông lệ buôn bán qui định, giám sát chặt chẽ để nắm bắt số lợng hàng giao và giải quyết kịp thời vớng mắc phát sinh. Trong trờng hợp giao hàng với tàu, thì việc đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đờng biển đợc coi là quan trọng nhất và vận đơn đòi hỏi phải là vận đơn hoàn hảo. Nếu giao hàng bằng Container thì sẽ nhận Container rỗng về giao tại nơi thu mua, nếu không đủ hàng thì Tổng công ty sẽ vận chuyển hàng ra bãi Container. Việc kiểm tra hàng để niêm phong kẹp chì là công việc đợc quản lý sát sao từ phíaTổng công ty, đơn vị vận tải chuyến và cơ quan Hải quan. Nếu nh lợng hàng xuất khẩu lớn đủ một tàu thì Tổng công ty sẽ tập kết hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan và giao hàng xuống tàu. Theo số liệu báo cáo năm 2001 trong số 11 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả thì có đến 8 lần Tổng công ty ký hợp đồng thuê Container để chuyên chở hàng ra cảng. Mặc dù Tổng công ty có xe tải dùng vào công tác chuyên chở hàng xong không đáp ứng đủ do lợng hàng xuất khẩu lớn, đặc biệt nh các mặt hàng: da chuột, dứa … Do có kinh nghiệm thuê tàu xe lâu năm , Công ty xe tải chuyên chở mà Tổng công ty thuê lại lớn nên quá trình vận chuyển ít xảy ra trục trặc ảnh hởng đến hàng hoá, thời gian giao hàng, gửi hàng. Sử dụng giấy tờ đầy đủ, đảm bảo nên phần lớn tránh đợc các lấn áp thiệt thòi, đòi hỏi từ Công ty xe tải. 3.7 Thủ tục thanh toán. Trong quá trình thực hiện xuất khẩu Tổng công ty ý thức đợc việc thanh toán là rất quan trọng, nó ảnh hởng lớn đến quyết định, hiệu quả kinh tế kinh doanh. Tổng công ty rất có nhiều khách hàng khác nhau ở các nớc trên thế giới, có thể là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới giao dịch lần đầu…Vì với mỗi loại khách hàng Tổng công ty thoả thuận, yêu cầu thanh toán ở những phơng thức khác nhau đảm bảo đợc sau khi giao hàng Tổng công ty sẽ nhận đợc tiền thanh toán một cách nhanh nhất. Thông thờng đối với những khách hàng quen thuộc, đã có quan hệ kinh doanh với Tổng công ty từ lâu và Tổng công ty có những hiểu biết nhất định về thế mạnh, tình hình tài chính của đối tác khi đó Tổng công ty thờng sử dụng phơng thức thanh toán D/P thông qua VietComBank với tài khoản của Tổng công ty:001.142.007.321. Trong hợp đồng số45/KG/VE/1999 có qui định có thanh toán bằng D/P(payment by D/P to the bank for foreign trade of vietnam to seller’s account 001.142.007.321). Sau đó Tổng công ty sẽ gửi tới ngân hàng của ngời bán bộ chứng từ. D/P là phơng thức nhờ thu trả ngay kèm chứng từ. Khi áp dụng phơng thức này sau khi giao hàng Tổng công ty lập bộ chứng từ thanh toán bao gồm bộ chứng từ gửi hàng, hối phiếu chuyển cho ngân hàng và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền từ ngời mua. Ngân hàng bên mua yêu cầu ngời mua trả tiền để nhận chứng từ , khi ngời mua trả tiền thì trao chứng từ gửi hàng để họ nhận hàng. Phơng thức nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi cho nhà nhập khẩu vì ngân hàng đã thay mặt ngời bán khống chế chứng từ. Còn lại xu hớng chung hiện nay là Tổng công ty sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ(L/C). Sau khi Tổng công ty giao hàng cho nhà vận tải và nhận chứng từ vận tải. Tổng công ty xuất trình các chứng từ giao hàng cho ngân hàng thông báo .Sau đó ngân hàng thông báo chuyển chứng từ cho ngân hàng phát hành, ngân hàng phát hành chuyển số tiền cần thiết đến ngân hàng thông báo. Theo số liệu báo cáo tổng kết kinh doanh năm 2001 của Tổng công ty thì trong 11 hợp đồng đợc thực hiện thì có đến 6 hợp đồng dùng phơng pháp thanh toán D/P còn lại sử dụng phơng thức hàng đổi hàng. Tuy nhiên trong tâm lý chung của cán bộ Tổng công ty đặc biệt là các cán bộ trong phòng kinh doanh XNK thì không thích dùng phơng thức L/C mặc dù thấy đợc u điểm của nó là đảm bảo chặt chẽ một cách tốt nhất việc thanh toán của khách hàng. Theo ý kiến chung cho rằng việc sử dụng phơng pháp này còn khá rờm rà, tốn kém và mất nhiều thời gian hơn trong quá trình đôn đốc kiểm tra L/C vì các dịch vụ thông tin, dịch vụ ngân hàng còn đắt đỏ, cha phát triển mạnh nh ở một số nớc khác tạo điều kiện cho quá trình thông báo, đàm phán trong khi mở , kiểm tra L/C… Tổng công ty thờng tiến hành làm thủ tục thanh toán thông qua ngân hàng lớn ở Hà nội là Vietcombank. Nhìn chung, trong nhiều năm qua có rất nhiều hợp đồng đợc thực hiện song hầu hết đợc khách hàng thanh toán đúng hẹn, tránh và hạn chế nhiều trờng hợp bị khách hàng chiếm dụng vốn, đặc biệt là cha sảy ra tranh chấp, kiếu nại nào trong khi xuất khẩu hàng rau quả cho nớc ngoài. 3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Mặt hàng rau quả có tính chất và đặc điểm riêng biệt gây ra tranh chấp khiếu nại về phẩm chất của hàng hoá nên trong nhiều hợp đồng mà Tổng công ty thực hiện các khiếu nại về hàng. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi phạm thì Tổng công ty có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trờng hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu khiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời, dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo. Trong trờng hợp Tổng công ty bị khiếu nại đòi bồi thờng Tổng công ty đã có thái độ nghiêm túc thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khâu chơng kịp thời và có tình có lý. Việc khiếu nại của Tổng công ty thờng xảy ra trong trờng hợp : đối với khách hàng trong nớc thờng trả tiền chậm khi yêu cầu trả tiền thì khất lần khất lợt và thờng trả thiếu hoặc đôi khi không chịu trả, còn khác hàng nớc ngoài thì tìm mọi cách để giảm giá hàng bán để không phải trả tiền cho Tổng công ty hoặc để giảm bớt số tiền mua hàng nhngđó chỉ là một số trờng hợp do Tổng công ty sơ xuất trong khi giao hàng tạo cơ sở cho họ thực hiện đợc việc đó . Còn Tổng công ty thờng bị đối tác khiếu nại do: giao hàng thiếu, hàng kém phẩm chất, giao hàng muộn …Trong đó mặt hàng rau quả chế biến thờng là mặt hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong xk hàng hoá và đồng thời hay bị khiếu nại nhất. Thông thờng Tổng công ty gặp phải những khiếu nại về chất lợng hàng mà ngời cung ứng không giao hàng nh trong hợp đồng ghi rõ. VD: trong hợp đồng thu mua số 28 ngày 12/3/00 Tổng công ty mua, dứa ở công ty lơng thực Nghệ An, và Bỉm Sơn đã bị chậm tiến độ do khi kiểm tra hàng, phát hiện trong các thùng có lẫn rất nhiều dứa không bảo quản chất lợng(dứa bị dập nát, thối). Tổng công ty đã có khiếu nại và yêu cầu trả lại số hàng trên nên bên bán không có đủ hàng để đổi lại số hàng không đủ chất lợng thì phải đền bù 2% tổng số tiền mà họ đã bán cho Tổng công ty. Trong quý IV năm 97-98 Tổng công ty lại bị lỗ hẹn giao hàng cho các hàng RIMMA vì trong qúa trình thu mua ngời bán hàng đã không giao hàng bán nh đã qui định do giá cả nhích lên. Trớc tình hình đó công ty đã khiếu nại đối với nhà cung cấp và đã buộc nhà cung cấp phải đền bù những thiệt hại mà Tổng công ty phải bỏ ra trong khi hợp đồng bị huỷ bỏ. Sau khi việc tranh chấp đợc giải quyết, Tổng công ty đã mua lại đợc lô hàng hồi đó với giá thoả thuận ban đầu, đồng thời ngời bán đã bị phạt đền bù thêm, song cũng kịp thời đảm bảo hợp đồng cho phía đối tác. Trong quá trình chuyên chở, thuê phơng tiện vận chuyển cũng là một số những trờng hợp rất dễ nảy sinh các tranh chấp, khiếu nại nếu tính trong thời gian từ 99-2001 Tổng công ty phải thuê tàu vận chuyển 20 lần, trong 20 lần xuất CIF và CFR mặt hàng rau quả song chỉ có 1 lầnTổng công ty giao chậm hàng 4 ngày ở cảng đến cho khách hàng song đợc khách hàng thông cảm (do những nguyên nhân khách quan gây nên (bão lụt). Nội dung trong quá trình thực hiện hợp đồng xk rất dễ xảy ra các tranh chấp khiếu nại khi thực hiện và tại Tổng công ty rau quả cũng vậy. Nhìn chung khi có tranh chấp xảy ra nh về chất lợng hàng hoá chẳng hạn thì bên nhập khẩu sẽ làm giám định và có biên bản giám định gửi cho bên xk sau đó 2 bên có thể thơng lợng lại qua điện thoại...và thờng thờng có 2 cách để giải quyết vấn đề. Thứ 1: giao hàng bù với số lợng tơng đơng trị giá hàng kém chất lợng trong lô hàng sau. Thứ 2: là trừ vào số tiền mà bên mua phải thanh toán với giá trị bằng giá trị hàng hỏng. VD: trong hợp đồng số 01/SANKO/ VE/2001 mặt hàng da chuột muối xk sang Nhật. Khi hàng sang Nhật, bên Nhật kiểm tra thấy số lợng hàng bị thiếu và căn cứ vào số lợng hàng thiếu, phía Nhật bắt trừ tiền bằng số lợng hàng đó. III.PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU. 1.Phân tích việc thực hiện hợp đồng XK. Trong những năm gần đây, cơ chế kinh tế của Việt Nam có sự thay đổi rõ rệt, có sự khuyến khích mở rộng các hoạt động Thơng mại Quốc tế nhằm hòa nhập nhanh với xu thế tự do và toàn cầu hoá nền kinh doanh XNK đã đợc mở rộng đối với mọi thành phần kinh tế trong nớc, các cá nhân, các tổ chức ngoài quốc doanh có thể tự tổ chức XNK phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Chính vì vậy mà số lợng hợp đồng XNK nói chung của Tổng công ty thực hiện với số lợng lớn cụ thể. Năm 1999 Tổng công ty kí đợc 8 hợp đồng xk và thực hiện cả 8 hợp đồng. Năm 2000 Tổng công ty kí đợc 9 hợp đồng xk nông sản và thực hiện đợc cả 9 hợp đồng. Năm 2001 Tổng công ty kí đợc 11 hợp đồng xk mặt hàng rau quả và thực hiện đợc cả 11 hợp đồng. Năm 2002 Tổng công ty kí đợc 15 hợp đồng xk mặt hàng rau quả và đợc thực cả 15 hợp đồng. Trong những năm gần đây Tổng công ty đã xk đợc nhiều mặt hàng rau quả đặc biệt là mặt hàng dứa hộp là mặt hàng chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xk. Những năm qua do sự ảnh hởng của một số biến động ngoài nớc nh cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khởi đầu ở Thailan nhanh chóng lan sang các quốc gia khác trong khu vực Đông Nam á nh Inđônexia, Malaysia, Philipin, một số các nớc trong khu vực Châu á: NHật, Hàn Quốc, Hôngkông, Trung Quốc làm ảnh hởng đến việc xk của Tổng công ty. Hoạt động của Tổng công ty gặp một số khó khăn cho nên Tổng công ty không đợc thuận lợi trong khâu xk hàng hoá. Mặc dù vậy Tổng công ty vẫn tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu một số mặt hàng quan trọng đặc biệt là một số mặt hàng có khả năng cạnh tranh cao và có lợi nhuận lớn nh da đóng hộp , da chuột muối. Nói chung để có những kết quả trên Tổng công ty đã phải trải qua nhiều giai đoạn phức tạp trong qúa trình điều hành và thực hiện công tác kinh doanh XNK đặc biệt là quá trình thực hiện hợp đồng XK. 2. Đánh giá hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng XK. Giai đoạn thực hiện XK có vai trò quan trọng ảnh hởng mạnh mẽ tới hiệu quả kinh doanh XK của Tổng công ty. Để có đợc thế mạnh nh hôm nay không thể không kể đến vai trò của các cán bộ, nhân viên. Thực hiện các hoạt động XNK. Trong những năm gần đây việc thực hiện hợp đồng XK đã đạt đợc một số hiệu quả sau: -Nhu cầu của bạn hàng đợc đáp ứng vì Tổng công ty có kinh nghiệm là có những mối quan hệ tốt, truyền thống, đảm bảo đợc công tác hàng xuất với một số lợng dồi dào chất lợng tốt. -Do áp dụng phơng thức thanh toán D/P nên thu hồi đợc tiền nhanh và nhờ uy tín của mình. Tổng công ty đã thuyết phục đợc bạn hàng dùng phơng thức thanh toán D/P. Phơng thức này giúp Tổng công ty thu hồi vốn trong vòng 3 ngày làm việc , dẫn đến việc thu hồi nhanh để quay vòng vốn không chỉ giúp Tổng công ty phát triển mà còn tăng trởng mạnh. -Thị trờng của Tổng công ty ngừng đợc mở rộng, bên cạnh những thị trờng truyền thống phát triển Tổng công ty tích cực mở rộng thêm một số thị trờng mới đặc biệt là sau hiệp định Thơng Mại Việt –Mỹ thì thị trờng Mỹ đang là mục tiêu hớng tới của Tổng công ty. Sự kiện Trung Quốc gia nhập WTO là thách thức lớn cho Tổng công ty bởi sự cạnh tranh của hàng Trung Quốc làm mất một số thị trờng của ta, những đồng thời Trung Quốc cũng bỏ qua một số thị trờng là mục tiêu hớng tới của Tổng công ty đòi hỏi Tổng công ty phải tự khẳng định bản thân mình với đối thủ là Trung Quốc, Tổng công ty phải xác định hợp tác chứ không phải đối đầu. -Các công tác tiến hành thực hiện hợp đồng đợc thực hiện theo đúng qui định của luật quốc tế, luật trong nớc và các qui định trong hợp đồng. Hạn chế đợc rủi ro, tránh đợc tranh chấp , khiếu nại xảy ra. Qui trình thực hiện hợp đồng đợc đẩy nhanh tốc độ, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng. Điều này đã tạo uy tín cho Tổng công ty trên thị trờng thế giới và Việt nam. Dới đây là con số cụ thể để chứng minh những thành quả nêu trên: 1999 2000 2001 2002 1.Tổng số hợp đồng kí kết 8 9 11 15 2.Số lợng hợp đồng đợc thực hiện -Rau quả hộp -Rau quả sấy muối -Rau quả tơi -Các hợp đồng khác 8 3 4 1 1 9 4 3 2 0 11 4 3 3 1 15 7 2 4 2 3.Hợp đồng thuê tàu 6 6 8 12 4.Tranh chấp khiếu nại 0 0 0 0 Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng xk hàng rau quả Tổng công ty vẫn phải đối mặt với những hạn chế sau. -Tổng công ty thờng thực hiện ký hợp đồng mua bán từ các chân hàng trớc, sau đó mới tiến hành chào hàng với các công ty nớc ngoài cho nên Tổng công ty không chủ động đợc trong việc tìm kiếm đối tác xk vì vậy các sản phẩm dễ bị ép giá do đặc điểm mặt hàng rau quả không thể để lâu đợc mà khâu bảo quản rất phức tạp và tốn kém. -Trong khâu vận chuyển hàng cũng có nhiều vớng mắc do đặc điểm hàng rau quả thờng phải tiến hàng mua hàng và công việc vận chuyển lại rất phức tạp và có rất nhiều công đoạn nh vận chuyển hàng từ các điểm thu mua về bãi tập kết từ bãi tập kết đến bãi container hay vận chuyển đến cảng vì vậy khâu vận chuyển rất mất thời gian và chi phí vận chuyển tơng đối lớn do đó Tổng công ty không đựơc chủ động trong khâu vận chuyển điều đó gây ảnh hởng đến chất lợng hàng hoá. -Khâu kiểm tra hàng cần phải đợc coi trọng hơn cả do đã xuất hiện trờng hợp đối tác phàn nàn về việc thiếu hàng điều này ảnh hởng lớn uy tín của Tổng công ty đặc biệt trong nền kinh tế cạnh tranh nh hiện nay thì uy tín là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp mất nhiều chi phí mới có đợc. -Bên cạnh đó do điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng ở Việt Nam còn hạn chế nên gây nhiều ảnh hởng tiêu cực trong khi thực hiện hợp đồng của Tổng công ty. Nói chung những rắc rối xảy ra có thể bắt nguồn từ nguyên nhân chủ quan , khách quan. Dứơi đây là một số phát sinh gây trở ngại chính thờng gặp. Những nguyên nhân phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng Qua số liệu trên cho thấy số lợng hợp đồng gặp trở ngại ngày càng ít đi kể từ năm 2000 trở lại đây những hợp đồng vớng mắc do chất lợng, sản lợng hàng , giá cả, thời hạn giao hàng và thanh toán chậm đều có đặc biệt với nguyên nhân về chất lợng luôn sảy ra. Trong 2001 và 2002 số lợng hợp đồng gặp vớng mắc đã giảm dần xuống còn 2 hợp đồng, nh vậy cho thấy Tổng công ty đã có đợc những biện pháp khắc phục những nguyên nhân trên. Tuy nhiên những nguyên nhân trên đều nằm trong tầm kiểm soát của Tổng công ty nh năm 2002: có 2 hợp đồng xảy ra do nguyên nhân chất lợng, là do khâu kiểm tra hàng hoá trớc khi xuất khẩu đã thực hiện không tốt và Tổng công ty đã không có biện pháp hữu hiệu để hạn chế nguyên nhân này. Ngoài ra còn 1 nguyên nhân gây vớng mắc trong năm 2001 đó là nguyên nhân thời gian giao hàng, nguyên nhân này do trong quá trình thu mua không có sự chuẩn bị trớc, do không có kho dự trữ... CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU MẶT HÀNG RAU QUẢ CỦA TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. I. PHƠNG HỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM . Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp đều phải tìm cho mình những phơng hớng, những hớng đích để đạt đến. Đặc biệt là xu thế tự do hoá thơng mại nói chung và thực hiện công nghiệp hoá hớng vào xuất khẩu nói riêng, thì phơng hớng của hoạt động kinh doanh xuất khẩu là thu đợc các kết quả tốt qua các nghiệp vụ xuất khẩu , cụ thể là tăng kim ngạch xuất khẩu hàng hoá, tăng nguồn thu ngoại tệ để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu ( máy móc, thiết bị, nguyên liệu, hàng hoá, ... ). Nhng với mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh, thực trạng kinh doanh và các yếu tố môi trờng khác nhau mà họ tự tìm ra cho mình những cách khác nhau để đạt đợc kết quả đó. Ở Tổng Công ty rau quả Việt Nam, thực tế đặt ra là phải đa đợc những mục tiêu và định hớng đúng đắn, khả thi và áp dụng các biện pháp thực hiện hữu hiệu nhằm đạt đợc kết quả và mang lại sự phát triển vững chắc cho tổng Công ty trong thời gian tới. 1.Phơng hớng chung của Tổng Công ty đến năm 2010 - 2005 kim ngạch xuất khẩu đạt 100 triệu USD - 2010 kim ngạch xuất khẩu đạt 200 triệu USD Quy hoạch hoá lại vùng lạuvùng sản xuất cho hợp lý, có hiệu quả hơn nhằm góp phần nâng cao sản lợng và chất lợng nguyên liệu chế biến. Tạo việc làm ổn định cho đội ngũ cán bộ công nhân viên và ngời lao động trong Tổng Công ty. 2. Phơng hớng xuất khẩu của Tổng Công ty trong thời gian tới 2.1 Định hớng về kim ngạch và tiến độ xuất khẩu . Bảng Tiến độ xuất khẩu dự kiến đến 2010 của Tổng Công ty Nguyên nhân Số lợng hợp đồng vớng mắc 1999 2000 2001 2002 -Chất lợng -Số lợng hàng hóa -Giá cả thay đổi -Thời gian giao hàng -Thanh toán chậm 3 1 2 1 0 3 0 1 0 1 2 0 0 1 0 2 0 0 0 0 Nguồn: Định hớng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000) Cơ sở để đề ra kim ngạch và tiến độ xuất khẩu là dựa trên tình hình thực tế những năm qua và dự báo của tình hình tiêu thụ rau quả của thế giới cũng nh các mặt hàng của Tổng Công ty trong thời gian tới. Ngoài ra còn căn cứ vào mức phát triển ngành rau quả trong nớc từ nay đến 2010. 2.2 Định hớng về sản phẩm và chiến lợc xuất khẩu của Tổng Công ty . Trong định hớng về cơ cấu sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2000- 2010 Tổng Công ty sẽ cố gắng phấn đấu để tới 2005 tổng khối lợng sản phẩm xuất khẩu đạt 160 nghìn tấn, trong đó rau quả hộp, nớc quả cô đặc đông lạnh chiếm vai trò chủ đạo với 57 nghìn tấn, kim ngạch xuất khẩu là 40 triệu USD ( chiếm 40% tổng kim ngạch xuất khẩu ). Rau quả sấy muối và gia vị đều chiếm 20% tổng kim ngạch xuất khẩu. Mặt hàng nông sản thực phẩm theo định hớng chỉ đóng góp vào kim ngạch xuất khẩu là 5 triệu USD với tỉ trọng rất nhỏ là 5% tổng kim ngạch xuất khẩu. Năm 2010 sẽ là thời điểm đỉnh cao trong định hớng phát triển giai đoạn2000 tới 2010 của Tổng Công ty với tổng sản lợng sản phẩm xuất khẩu sẽ là 350 nghìn tấn, kim ngạch đạt 200 triệu USD. Tuy nhiên tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng sẽ không có nhiều thay đổi lớn, mặt hàng rau quả tơi sẽ tăng 5% thay cho sự giảm xuống 5% mặt hàng gia vị trong tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của Tổng Công ty so với năm 2005. Bảng Cơ cấu sản phẩm và tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2005-2010 của Tổng Công ty . Năm Kim ngạch Tăng trởng (%) 2005 100 35 2006 112 12 2007 125 12 2008 140 12 2009 160 14 2010 200 25 Năm 2005 2010 Kim ngạch xuất khẩu tỉ trọng (%) Khối lợng (Nghìn tấn) Kim ngạch xuất khẩu Tỉ trọng (%) Khối lợng (Nghìn tấn) 1. Rau quả tơi 15 15 50 40 20 130 2. Rau quả hộp 40 40 57 80 40 120 3. Rau quả sấy muối 20 20 33 40 20 68 4. Gia vị 20 20 13 30 15 20 5. Nông sản thực phẩm 5 5 7 10 5 12 Tổng 100 100 160 200 100 350 ( Nguồn: Định hớng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000) Về sản phẩm và thị trờng của mình, tới năm 2010 thì rau quả tơi, đồ hộp nớc quả đông lạnh, rau quả sấy muối, gia vị và nông sản thực phẩm, ... sản xuất vẫn là những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Tổng Công ty. Giai đoạn này Tổng Công ty cũng sẽ thực hiện việc đa dạng hoá các sản phẩm ( phát triển thêm các sản phẩm mới nâng cao hơn nữa chất lợng mẫu mã sản phẩm cũ) để phù hợp với xu hớng phát triển và nhu cầu thị trờng . Các thị trờng truyền thống nh liên bang Nga, Đông Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Italia,... sẽ đợc củng cố và giữ vững. Bên cạnh đó Tổng Công ty cũng sẽ tiến hành thăm dò, xâm nhập và phát triển một số thị trờng mới có triển vọng đặc biệt là thị trờng Mỹ. Bảng Định hớng cơ cấu sản phẩm và thị trờng đến 2010 của Tổng Công ty rau quả Việt Nam. 2.3 Định hớng nghiên cứu thị trờng và thâm nhập Trong giai đoạn này chủ yếu là tăng cờng các đoàn của Tổng Công ty đi khảo sát tìm hiểu, tham gia các hội chợ khảo sát về rau quả, cụ thể là ở khu vực thị trờng nh; Châu Á, Nga, Trung Quốc, Mỹ. Đặc biệt là cử chuyên gia sang thị trờng Mỹ nghiên cứu các vấn đề về thuế quan hàng rào chất lợng, tình hình cạnh tranh cùng loại sản phẩm của Thái lan, Inđônêxia, Philipin... II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. 1.Sự cần thiết phải thực hiện qui trình xuất khẩu hàng rau quả. Khi hợp đồng đã đợc kí kết, quyền lợi của các bên đã đợc xác lập một cách hợp pháp, Tổng công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng.Phải nói rằng thực hiện hoạt động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh XNK của Tổng công ty. Nó ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra một hậu quả khôn lờng dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Tổng công ty đối với khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau. Chính vì vậy công việc tổ chức cần đợc tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động xuất khẩu. 2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụ trong qui trình xuất khẩu. 2.1 Giải pháp trong khâu chuẩn bị giao dịch, đàm phán . Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng. Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng và điều tra đối tác, do đó Tổng công ty cần phải xây dựng một phơng pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Tổng công ty chỉ có khả năng áp dụng phơng pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phơng pháp này nên nguồn thông tin thu đợc của Tổng công ty thờng thiêú tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện pháp nh: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trờng thực tế,… Sau bớc lựa chọn phơng pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin. Tổng công ty cần có những sự đầu t thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thơng mại. Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phơng án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu. Nội dung của nó phải đợc xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trờng thế giới và khu vực… 2.2 Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu. Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh. Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Nhng hiện nay Tổng công ty cha có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thờng không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng. Vì vây Tổng công ty nên xây dựng hệ thống kho hàng để đến khi hàng đến sẽ đợc chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản đợc chất lợng hơn, mà lại giảm đợc chi phí. Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã đợc thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn cha chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua còn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, nh vậy sẽ ảnh hởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng công ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong mối quan hệ với các cơ sở này. Tổng công ty cần chú ý đầu t cho các cơ sở này cụ thể là giống cây và đời sống của các công nhân lao động tại các nông trờng sản xuất, nh vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trờng và Tổng công ty. Bên cạnh đó Tổng công ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lợng đầy đủ và đảm bảo chất lợng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nớc, sơn không làm ảnh hởng đến phẩm chất hàng hoá. Nên làm tốt công tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu. 1.3 Kiểm tra hàng hoá. Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ. Do đó Tổng công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trớc khi hàng đợc cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng đợc vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải đợc tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị h hỏng cho nên khi hàng đợc đa đến cảng thì lại phải đợc tiến hành kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhng đảm bảo đợc chất lợng và số lợng hàng trớc khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là đợc cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng đợc bốc xếp lên tàuvà đợc xuất khẩu sang cho đối tác. 2.4 Giải pháp trong khâu thuê tàu. Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá. Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Tổng công ty có thể thuê tàu chợ. Còn nếu hàng hóa có khối lợng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế đợc thời gian vận chuyển hàng. Tổng công ty nên tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi trờng trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ đợc chất lợng hàng vì vậy hàng hoá đến tay ngời mua càng sớm càng tốt. Phải lấy đợc vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu . Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hoá không hỏng hóc , không mất mát , đủ về số lợng , đúng về chất lợng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán . 2.5 .Làm thủ tục hải quan . Không riêng gì ở Việt Nam Mà ở các nớc khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thơng vụ của mình . Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bớc , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công ty đối với bạn hàng . Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực hiện hai bớc : -Bớc 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C đợc chuẩn bị từ trớc. -Bớc 2: Kiểm hoá. Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ đợc đối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Tổng công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng nh bộ chứng từ. 2.6 Giao hàng xuất khẩu. Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm đợc chi phí, giữ đợc uy tín với khách hàng. Tổng công ty phải thờng xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phơng tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao hàng. Để lập đợc kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng. Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải đợc cán bộ của Tổng công ty thờng xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầu đối tác hoặc ngời vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá, nhanh chóng Tổng công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đờng biển và chuyển gấp về phòng kế toán để lập chứng từ thanh toán. 2.7 Giải pháp trong khâu thanh toán. Khi Tổng công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Tổng côngty, Tổng công ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Tổng công ty do việc không nhận đợc tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên yêu cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh toán Tổng công ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán. 3. Về phía chính phủ và nhà nớc. Nhà nớc cần tạo điều kiện giúp đỡ các doanh nghiệp Nhà nớc kinh doanh trong lĩnh vực xnk nh vốn, tìm đối tác nớc ngoài tạo tiền đề cho việc mở rộng và tận dụng vốn đầu t ngoài. Đồng thời cải tiến hơn nữa các thủ tục hành chính và các quy định về cơ chế xnk. Cần phải thống nhất về phơng thức để giúp cho các doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hành chính một cách nhanh nhất. Nhà nớc tạo điều kiện cho xuất khẩu bằng phơng pháp thâm nhập thị trờng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ hàng hoá ở nớc ngoài thông qua việc: -Công nhận hoặc thừa nhận, tham gia ký kết các công ớc chung về thơng mại... -Lập các viện nghiên cứu cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời chính xác cho các doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty nói riêng. -Đào tạo cán bộ chuyên gia giúp Tổng công ty. KẾT LUẬN Qua những con số thống kê đợc ta thấy đợc sự thành công đã đạt đợc trong hoạt động kinh doanh XNK góp phần đẩy mạnh sự phát triển và mở rộng phạm vi hoạt động của Tổng công ty trên thị trờng trong và ngoài nớc trên thơng trờng. Điều này khẳng định sự tồn tại và phát triển vững vàng của Tổng công ty trong cơ chế thị trờng cũng nh phơng hớng chỉ đạo đúng đắn tích cực sáng tạo của ban giám đốc và cán bộ quản lý của Tổng công ty. Đối với Tổng công ty hiệu quả kinh doanh luôn là vấn đề đợc ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Tổng công ty quan tâm hàng đầu. Do vậy việc đổi mới phát triển và hoàn thiện hoạt động xnk cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đợc coi là việc làm thờng xuyên lâu dài và liên tục. Những kết quả thu đợc trong những năm vừa qua mới chỉ là kết quả ban đầu của quá trình đổi mới trong hoạt động của Tổng công ty. Với những thế mạnh hiện có những thành công đã đạt đợc cho phép khẳng định Tổng công ty sẽ đứng vững và phát triển mạnh mẽ hơn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao góp phần nâng cao lợi ích chung của toàn Tổng công ty và góp phần vào sự nghiệp CNH- HĐH đất nớc. Em xin chân thành cảm ơn cô TS. Đaò Thị Bích Hoà đã hớng dẫn ,chỉ dẫn cho em hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn tập thể cô chú phòng XNk 2 đã chỉ dẫn cho em những nghiệp vụ cần thiết trong khi thực tập.