Luận văn Quá trình hoàn thiện công tác kế toán

&œ Luận Văn Công tác kế toán Mục Lục ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Đặc điểm tổ chức sản xuất Loại hình kinh doanh: công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Đặc điểm kinh doanh: - Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. - Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn quốc. 1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ: Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp. HCM, miền Bắc ( từ Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM) 1.1.2.2 Cách thức mua hàng - Trực tiếp tại kho hàng tại các đại lý khu vực gần NCC - Nhà cung cấp : trong nước và nước ngoài Cách thức bán hàng - Nhà phân phối ( bán buôn) - Siêu thị, đại lý ( bán lẻ) 1.1.2.3 Cách thức thanh toán - Phương thức: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng - Chiết khấu: 2% tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn nếu thanh toán trong 10 ngày kể từ ngày lập hoá đơn - Thời gian: Các giao dịch bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. 1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng - Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên trị giá hoá đơn - Đại lý: 5% trên giá bán đại lý Vận chuyển hàng hóa - Mua hàng: được người bán vận chuyển đến kho gần nhất với địa chỉ của nhà cung cấp. - Bán hàng: được giao ngay tại kho gần nhất với địa chỉ của người mua. Trường hợp kho gần nhất thiếu hàng thì hàng hóa từ kho khác sẽ được vận chuyển đến kho gần nhất để giao cho người mua Đặc điểm hàng hoá Gồm hai mặt hàng chính là Máy tính(để bàn, xách tay) và Máy in Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp nguyên chiếc, không có bán thành phẩm. Là măt hàng dễ chịu tác động của phát triển công nghệ, xu thế và tâm lý người tiêu dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị của sản phẩm. Chất lượng khó kiểm định Yêu cầu bảo quản cao(nơi khô ráo, thoáng mát…) Sản phẩm đa dạng về chủng loại, hình thức, chức năng kiểu dáng, màu sắc Hàng bán bị trả lại: do kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật Chi phí bảo hành và các dịch vụ hậu mãi kèm theo: liên tục thay đổi và có thể xẩy ra bất cứ lúc nào Không có dịch vụ bảo hành, sản phẩm được bảo hành từ nhà cung cấp Bộ máy sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức gồm: Một tổng giám đốc: phụ trách chung. Hai phó tổng giám đốc. 1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh 1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán, kiểm soát. Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính… Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính. Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ… Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho… Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty. Mục tiêu- phương hướng Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy tính lớn. Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường Đẩy mạnh hoạt động marketing 1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán 1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức nhật kí chung 1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng. Đơn vị tiền tệ : VND CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN Yêu cầu thông tin kế toán BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN STT Người sử dụng TT Mục tiêu Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp Phạm vi sử dụng Tg DN Ng DN 1 Giám đốc Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đánh giá khả năng tạo ra tiền trong quá trình hoạt động, khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền. Dự đoán về số lượng, thời gian, độ tin cậy của các luồng tiền trong tương lai. Kết quả hoạt động kinh doanh: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp. Tình hình nguồn vốn, tài sản: Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả trên tổng tài sản. Biến động vốn chủ sở hữu. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư. Các chỉ số tài chính: Tỷ số thanh toán hiện hành, tỷ số thanh toán nhanh. Hiệu suất sử dụng tài sản cố định, HSSD toàn bộ tài sản. Tỷ số nợ trên tài sản. Khả năng thanh toán lãi vay. Tỷ suất sinh lời trên doanh thu, trên tổng tài sản. Phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động ( năng suất, hiệu quả…) Tiến độ thực hiện các dự án đang triển khai: Nguồn vốn, chi phí. Tỷ lệ hoàn thành… Kế toán trưởng X 2 Phó giám đốc KD Đánh giá về tình hình kinh doanh hiện tai. lãi lỗ trong kỳ Đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng vùng, từng kênh phân phối để quyết định hướng đầu tư phù hợp. Đưa ra các chiến lược kinh doanh tiếp theo Doanh thu, giá vốn, giảm giá, chiết khấu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh (theo khu vực, theo kênh phân phối..) Hàng tồn kho, NPThu, NPTrả (theo khu vực). Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt hạn mức tín dụng. KT mua hàng KT bán hàng. KT tổng hợp. KT trưởng X 3 PGĐ NSHC- TCKT -KS Hoạch định các chiến lược về nhân sự - tài chính Sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp một cách có hiệu quả Nhân sự: 1. Tổng quỹ lương, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi… của doanh nghiệp. 2. Thu nhập bình quân nhân viên. Tài chính: 1. Tình hình quản lý sử dụng tài sản. 2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính 3. Dòng tiền sử dụng trong các dự án kinh doanh mới 4. biến động nguồn vốn vay, vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp KT lương KT tiền, KT tổng hợp, KT trưởng X 4 Phòng mua hàng Đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng cho công ty. Mua hàng chất lượng, giá hợp lý. Thông tin về các nhà cung cấp thường giao dịch với công ty. Tình hình về hàng tồn kho. KT bán hàng KT mua hàng. X 5 Phòng bán hàng Để đáp ứng nhu cầu hàng của khách hàng. Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng Tình hình về hàng tồn kho. danh sách khách hàng vượt mức tín dụng. KT bán hàng. KT mua hàng. X 6 Phòng marketing Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng Chiến thắng trong cạnh tranh Lợi nhuận lâu dài Doanh số bán hàng theo khu vực, theo mặt hàng, theo kênh phân phối. (cả về lượng lẫn về giá) Chi phí Marketing. KT bán hàng, kế toán mua hàng X 7 Kho vận Quản lý và bảo đảm an toàn cho hàng tồn kho. Làm cơ sở đối chiếu với sổ kho. Tình hình nhập, xuất, tồn (cả về lượng lẫn giá trị) Tình hình bán hàng (theo mặt hàng, theo khách hàng, theo từng kho) KT bán hàng, kế toán mua hàng X 8 Phòng nhân sự Quản lý nhân sự Các khoản về lương, khoản trích theo lương, khen thưởng, phúc lợi. KT tiền lương. X 9 Ban kiểm soát Đảm bảo sự hữu hiệu hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Trợ giúp BGĐ điều hành thông suốt an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của DN Hiệu quả sử dụng vốn. Tình hình tài sản của công ty: - Giá trị còn lại - Năng suất hoạt động hiện tại của máy móc thiết bị(TSCĐ) - đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Người ghi chép giá trị, người bảo quản tài sản(bộ phận quản lý), người phê duyệt. - Nhập xuất tồn của từng kho hàng Chính sách kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, phê chuẩn nghiệp vu. Quá trình ghi chép sổ sách: Số liệu tổng hợp và chi tiết, kỳ này và kỳ trước Việc thực thi các quy định luật lệ trong công ty của nhân viên Kế toán trưởng, KT tổng hợp, KT mua hàng, KT bán hàng, KT tiền, KT lương và vốn CSH X 10 Cơ quan thuế Thu đủ thuế. Doanh thu, chi phí,tình hình mua bán của DN Tình hình mua bán hàng hóa, TSCĐ, dụng cụ, vật tư… Thông kê chi tiết mức thu nhập của người lao động Doanh nghiêp X 11 Nhà cung cấp Bán hàng. Đảm bảo nguồn vốn không bị chiếm dụng Phương thức và thời hạn thanh toán. Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài) Doanh nghiệp X 12 Khách hàng Mua hàng đúng yêu cầu Giá cả hợp lý Thông tin về sản phẩm: giá cả, quy cách, nguồn gốc xuất xứ. Thông tin về khuyến mãi, bảo hành sửa chữa: tặng quà, giảm giá, chiết khấu, dịch vụ bảo hành sủa chữa từ nhà sản xuất Phương thức thanh toán: Trả ngay, trả chậm, trả góp… Doanh nghiệp X 13 Ngân hàng Cung cấp tín dụng, hạn mức tín dụng Gia hạn nợ Tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả,phương án đầu tư kinh doanh mới, tình hình bán hàng… làm cơ sở để ngân hàng đánh giá hiệu quả hoạt động KD. Doanh nghiệp X DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng Đối tượng quản lý chi tiết 1 Tiền 1.1 Tiền mặt 1.2 Tiền gửi ngân hàng Từng tài khoản tại ngân hàng 2 Các khoản phải thu Phải thu của khách hàng Theo từng khách hàng 2.1 Tài sản thiếu chờ xử lý Theo nhân viên 2.2 Tiền thiếu chờ xử lý Theo nhân viên 2.3 Phải thu khác từ khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng, nhà cung cấp 2.4 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên 3 Hàng tồn kho 3.1 Hàng hoá Hàng hoá 3.2 Hàng gửi đi bán Hàng hoá 3.3 Hàng mua đang đi đường Hàng hoá 4 Khoản phải trả 4.1 Phải trả người bán Nhà cung cấp 4.2 Phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương 5 Các khoản dự phòng 5.1 Dự phòng phải thu khó đòi Khách hàng 5.2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng hoá 5.3 Dự phòng phải trả Khách hàng, Nhà cung cấp 6 Tạm ứng Tạm ứng Nhân viên 7 Chi phí trả trước 7.1 Chi phí trả trước ngắn hạn 7.2 Chi phí trả trước dài hạn 8 Ký quỹ, ký cược 8.1 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn Khách hàng, nhà cung cấp 8.2 Ký quỹ, ký cược dài hạn Khách hàng, nhà cung cấp 9 Tài sản cố định 9.1 Tài sản cố đinh hữu hình Bộ phận sử dụng 9.2 Tài sản cố định vô hình Bộ phận sử dụng 10 Hao mòn tài sản cố định 11 Tiền vay 11.1 Vay ngắn hạn Hợp đồng vay, khế ước vay 11.2 Vay dài hạn Hợp đồng vay, khê ước vay 12 Thuế 12.1 Thuế GTGT 12.2 Thuế nhập khẩu 12.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp 13 Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản Từng công trình 14 Nguồn vốn kinh doanh 15 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 16 Quỹ đầu tư phát triển 17 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 17.1 Quỹ khen thưởng cho nhân viên Nhân viên 18 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 19 Doanh thu 19.1 DT theo khu vực Hàng hóa 19.1.1 DT khu vực TP.HCM Hàng hoá 19.1.2 DT khu vực miền Bắc Hàng hoá 19.1.3 DT khu vực miền trung-Tây Nguyên Hàng hoá 19.1.4 DT khu vực Nam Bộ Hàng hoá 19.2 Doanh thu nội bộ Hàng hóa 20 Doanh thu hoạt động tài chính 21 Các khoản chiết khấu 21.1 Chiết khấu thương mại cho khách hàng Hàng hoá 21.2 Hoa hồng cho khách hàng 22 Giảm giá hàng bán Hàng hoá 23 Giá vốn hàng bán Hàng hoá 24 Chi phí bán hàng 25 Chi phí quản lý doanh nghiệp 26 Chi phí tài chính DANH MỤC QUẢN LÝ ĐỐI TƯỢNG CHI TIẾT STT Tên đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hoá 1 Tài khoản ngân hàng Số hiệu tài khoản, tên ngân hàng, loại tài khoản… Quản lý chi tiết theo từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày, định kỳ đối chiếu. Mã ngân hàng-số tài khoản. Ví dụ: VBC-204038303944 2 Khách hàng – Nhà cung cấp Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại… Chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi gốc nguyên tệ, theo dõi thời hạn nợ,… Đối tượng- Khu vực- phân vùng-STT của đối tượng trong phân vùng VD:KH1- 01- 011 (Khách hàngXX,ở khu vực TPHCM,quận 1,số thứ tự 011) 3 Nhân viên Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại,… Quản lý chi tiết theo từng phòng ban Tên cty- ban- tên phòng ban-STT VD: ABC- 01-KD-001 ( cty ABC, phòng kinh doanh thuộc quản lý của phó giám đốc kinh doanh, số thứ tự trong phòng kinh doanh là 001) 4 Hàng hoá Mã hàng hoá, tên hàng hoá, loại hàng, tên nhà cung cấp, màu sắc… Theo từng mặt hàng, nhãn hiệu Viết tắt hàng hóa- loại hàng hóa-chủng loại hàng-kho-STT VD: HH-MT-L-01-001 (hàng hóa máy tính,laptop, kho cty, số thứ tự 001) 5 Kho hàng Mã kho hàng, tên kho hàng, địa chỉ,… Theo từng kho hàng KO-loại hình kho- khu vực-STT VD: KO201001 (kho hàng mua đang đi đường,khu vực TP HCM, kho số 001) 6 Tài khoản TSCĐ Tên tài sản, loại tài sản,… Chi tiết theo từng tài khoản, từn g nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn, bộ phận sử dụng… Tên tắt TS-phòng ban-nhóm TSCĐ-STT VD:TS-QL-01-001 (tài sản cố định thuộc phòng quản lý,nhà của vật kiến trúc, tài sản số 001) 7 Hợp đồng vay Tên hợp đồng, tên ngân hàng, ngày hợp đồng, thời gian vay,lãi suất… Theo từng tài khoản, theo dõi chi tiết số dư, thời gian vay Viết tắt loại vay- loại tiền vay-STT hợp đồng vay VD:VNH-VND-001 ( vay ngắn hạn, tiền Việt Nam,hợp đồng vay số 001) 8 Phòng ban Mã phòng ban, tên phòng ban Theo từng ban, phòng ban của của công ty… Tên viết tắt cty- ban- tên phòng ban VD: ABC- 00 – GĐ ABC- 01- KD 2.2. Hệ thống chứng từ 2.2.1 Danh mục chứng từ STT Tên chứng từ Mấu Nơi lập Nơi duyêt Mục đích sử dụng 1 Lệnh bán hàng Bộ phận bán hàng Trưởng phòng bán hàng Xét duyệt TD, HTK, căn cứ để lập PXK và PGH 2 Hợp đồng bán hàng Tùy từng hợp đồng (doanh nghiệp lập or đối tác) P.giám đốc, giám đốc Là căn cứ pháp lý cho N.vụ bán hàng, xác định quyền & nghĩa vụ của 2 bên 3 Phiếu xuất kho Bộ phận kiểm nhận hàng Căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho 4 Biên bản giao hàng Bộ phận kiểm nhận hàng Để ghi nhận số hàng thực giao cho KH 5 Hóa đơn Bộ phận bán hàng Căn cứ để ghi sổ kế toán, khấu trừ thuế. 6 Phiếu yêu cầu hàng Bộ phân có nhu cầu Trưởng bộ phận có nhu cầu Xác nhận nhu cầu hàng, làm căn cứ để lập đơn đặt hàng 7 Phiếu lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp có thực, uy tín, có sản phẩm phù hợp với nhu cầu 8 Đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng Đại diện DN (nếu cần) Xác định mặt hàng, số lượng, quy cách...làm căn cứ cho bên bán giao hàng 9 Hợp đồng mua hàng Bộ phận mua hàng Đại diện DN Căn cứ pháp lý cho hoạt động mua bán của hai bên 10 Biên bản kiểm nhận hàng Bộ phận nhận hàng Xác định số hàng thực nhận, làm căn cứ để lập phiếu nhập kho 11 Phiếu nhập kho Bộ phận kiểm nhận hàng Xác nhận số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. 12 Phiếu chi, ủy nhiệm chi Kế toán tiền Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị Xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quí, đá quý thực tế xuất quĩ và làm căn cứ để thủ quĩ xuất quĩ, ghi sổ quĩ và kế toán ghi sổ kế toán 13 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bộ phận kiểm nhận hàng Theo dõi số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá, chứng từ vấn chuyển trên đường 14 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Bộ phận kiểm nhận hàng Theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho gửi bán, là chứng từ vận chuyển trên đường 15 Phiếu thu Mẫu số 01 - TT Kế toán tiền Ghi nhân số tiền thực thu của nghiệp vụ kinh tế 16 Biên lai thu tiền 06-TT Kế toán tiền Là căn cứ để lập phiếu thu, là biên nhận chứng minh cho việc đã thu tiền hoặc nhận Séc của người nộp. 17 Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) Mẫu số 01 -BH Bộ phận bán hàng Phản ánh tình hình thanh toán đại lý (ký gửi) giữa công ty và đơn vị nhận bán hàng. Là chừng từ để công ty và đơn vị nhân đại lý, ký gửi thanh toán 8tiền và ghi sổ kế toán 18 Giấy báo có (tùy mỗi ngân hàng) Ngân hàng. Là căn cứ để ghi sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng. 19 Sổ phụ ngân hàng Ngân hàng. Là căn cứ để đối chiếu với tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. 20 Khế ước vay (tùy ngân hàng) Ngân hàng, tổ chức tín dụng. PGĐ phụ trách tài chính hoặc GD. Làm cơ sở để ghi nhận, theo dõi các khoản vay, chi phí lãi vay theo từng hợp đồng tín dụng. 21 Bảng chấm công (C01a- HD) Trưởng mỗi bộ phận tự lập - Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, ... của công chức, viên chức và người lao động làm căn cứ tính trả lương cho từng công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị. 22 Bảng chấm công làm thêm giờ (C01b- HD) Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) có phát sinh làm thêm ngoài giờ Trưởng bộ phận đơn vị - Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị 23 Giấy báo làm thêm giờ (C01c-HD) Người báo làm thêm giờ lập Người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt - Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc - Là cơ sở để tính trả lương cho công chức, viên chức và người lao động. 24 Bảng thanh toán tiền lương (C02a- HD) Kế toán tiền lương P.Giám đốc nhân sự hành chính - Làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho công chức, viên chức và người lao động - Để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị. 25 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm (C02b- HD) Kế toán tiền lương P.Giám đốc nhân sự hành chính -Làm căn cứ để thanh toán số thu nhập tăng thêm từ khoản tiết kiệm để chi cho công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị. 26 Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) (C03- HD) -Dùng làm căn cứ để thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) cho học sinh, học viên thuộc các đối tượng được hưởng học bổng và ghi sổ kế toán. 27 Bảng thanh toán tiền thưởng (C04- HD) P.Kế toán lập cho từng bộ phận Giám đốc? -Là chứng từ dùng làm căn cứ để thanh toán tiền thưởng cho công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị 28 Bảng thanh toán phụ cấp (C05- HD) Kế toán tiền lương Giám đốc -Nhằm xác định khoản phụ cấp tháng hoặc quý được hưởng ngoài lương (Khoản phụ cấp này chưa được tính trong Bảng thanh toán tiền lương tháng của đơn vị) của những cán bộ kiêm nhiệm nhiều việc cùng 1 lúc được hưởng phụ cấp theo chế độ, là cơ sở để thanh toán tiền phụ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức được hưởng (Ví dụ: Phụ cấp cán bộ tham gia ban quản lý dự án, phụ cấp Hội đồng khoa học...). 29 Giấy đi đường (C06- HD) BP.Hành chính -Là căn cứ để cán bộ, viên chức và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về tới cơ quan. 30 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (C07- HD) Kế toán tiền lương Thủ trưởng đơn vị( Giám đốc or kế toán trưởng) -Nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc 31 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (C11- HD) Kế toán tiền lương Thủ trương đơn vị -Dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. -Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương, tính vào chi của đơn vị trừ vào lương của cán bộ, công chức, viên chức. 32 Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí. (C12- HD) -Dùng để liệt kê các khoản thanh toán công tác phí cho cán bộ, công nhân viên trong cơ quan trong trường hợp phải thanh toán công tác phí cho nhiều người, cho nhiều giấy đi đường khác nhau hoặc nhiều giấy của 1 người cùng thanh toán 1 lần. 33 Biên bản giám định hàng Bộ phận kỹ thuật Trưởng BP bán hàng, PGD KD Dùng khi có các nghiệp vụ liên quan đến trả lại hàng, giảm giá để xác định số lượng hàng bị lỗi. Làm căn cứ để lập hóa đơn giảm giá hàng bán, hóa đơn trả lại hàng 34 Lệnh điều động nội bộ Bộ phận bán hàng Trưởng BP bán hàng Dùng để xét duyệt khả năng kinh doanh, hàng tồn kho. Làm căn cứ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 35 Giấy chiết khấu thương mại Bộ phận bán hàng Xác định khoản chiết khấu hàng bán cho khách hàng khi mua số lượng lớn 36 Hóa đơn giảm giá hàng bán Bộ phận bán hàng Ghi nhận số lượng hàng, mức giảm giá trị hàng bán, các loại thuế có liên quan 37 Hoán đơn trả lại hàng bán Bộ phận bán hàng Ghi nhận số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại và mức thuế tương ứng 2.2.2 Thiết kế chứng từ 2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng Tên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng Số chứng từ: PYC xxyyy (PYC _tháng_số thứ tự) VD: phiếu yêu cầu mua hàng thứ 1 trong tháng 3: PYC 03001 Thời gian lập: khi bộ phận có nhu cầu phát sinh những mặt hàng cần mua và được sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua Nơi lập: bộ phận có nhu cầu Nơi nhận: bộ phận mua hàng Mục đích lập chứng từ: xác nhận yêu cầu mua hàng của từng bộ phận có nhu cầu Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.2 Đơn đặt hàng Tên chứng từ: đơn đặt hàng Số chứng từ: DDH xxyyy (DDH_tháng(xx)_số thứ tự(yyy)) VD: đơn đặt hàng thứ 1 trong tháng 3: DDH 03001 Thời gian lập: sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng đã đươc xét duyệt bởi người có thẩm quyền. Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng đặt mua Nơi lập: bộ phận mua hàng Nơi nhận:liên 1 lưu tại bp mua hàng, liên 2 gửi nhà cung cấp, liên 3 gửi bộ phận kiểm nhận hàng. Mục đích lập chứng từ: xác nhận hàng cần mua gửi nhà cung cấp Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.3 Lệnh bán hàng Tên chứng từ: Lệnh bán hàng Số chứng từ: LBH xxyyy (LBH_tháng_số thứ tự) VD: Lệnh bán hàng thứ 1 trong tháng 3: LBH 03001 Thời gian lập: sau khi được bộ phận tín dung xét duyệt và chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần bán Nơi lập: bộ phận bán hàng Nơi nhận: liên 1 giữ lại bộ phận bán hàng, liên 2 bộ phận kiểm nhận hàng, liên 3 gửi bộ phận kế toán bán hàng. Mục đích lập chứng từ: xác nhận, xét duyệt những mặt hàng cần bán Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.4 Phiếu xác nhận hàng tồn trong kho Tên chứng từ : phiếu xác nhận hàng tồn trong kho Số chứng từ : PXNTK-XXX Mục đích : xác nhận số hàng tồn trong kho theo yêu cầu của BP mua hàng xem có đáp ứng được ĐĐH của khách hàng hay không Chứng từ tham chiếu : Nơi lập : BP kho vận Nơi nhận : BP bán hàng Thời điểm lập : khi có yêu cầu từ BP bán hàng Biểu mẫu chứng từ 2.2.2.5 Hoá đơn hàng bán bị trả lại Tên chứng từ: hoá đơn hàng bán bị trả lại Số chứng từ: HDBH/TL xxyyy VD: hoá đơn hàng bán bị trả lại thứ hai của tháng 6: HDBH/TL 06002 Thời điểm lập: bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản nhận hàng bán trả lại Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần trả lại cho người bán Nơi lập: bộ phận bán hàng Nơi nhận: liên 1 lưu tại bộ phận bán hàng, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng. Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.6 Hoá đơn giảm giá hàng bán Tên chứng từ: hoá đơn giảm giá hàng bán Số chứng từ: HDHB/GG xxyyy VD: hoá đơn giảm giá hàng bán thứ 2 của tháng 7: HDHB/GG 07002 Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định kiểm tra chất lượng hàng hóa và được phê chuẩn chấp nhận giảm giá cho khách hàng bởi người có thẩm quyền Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần giảm giá cho người mua Nơi lập: bộ phận bán hàng Nơi nhận: liên 1 lưu lại bộ phận bán hàng, liên 2 chuyển đến khách hàng, liên 3 chuyển kế toán bán hàng Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.7 Phiếu nhập kho Tên chứng từ: Phiếu nhập kho Số chứng từ: PNK xxyyy Ví dụ: phiếu nhập kho 001 thuộc tháng 1: PNK 01001 Số tham chiếu: Biên bản giao nhận hàng Mục đích lập:Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, nhập kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá xuất kho hàng hóa. Nơi nhận: Bộ phận nhận hàng, Bộ phận kho,Bộ phận mua hàng. Nơi lập: Bộ phận nhận hàng Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.8 Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại Tên chứng từ: phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại Số chứng từ: NHTL xxxxx VD: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại thứ hai trong tháng 5: NHTL 05002 Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản kiểm nhận và hàng đã được nhập kho. Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về những mặt hàng trả lại cần nhập kho Nơi lập: bộ phận kiểm hàng Nơi nhận: liên 1 giữ lại bộ phận kiểm hàng, liên 2 gửi bộ phận kho, liên 3 gửi kế toán bán hàng Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bộ phận kho điểu chỉnh lại hàng tồn kho và , kế toán bán hàng điều chỉnh lại doanh số bán hàng Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.9 Phiếu xuất kho Tên chứng từ: Phiếu xuất kho Số chứng từ: PXK xxyyy Ví dụ: phiếu xuất kho thứ 25 thuộc tháng 12 PXK 12025 Số tham chiếu: lệnh bán hàng Mục đích lập: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá xuất kho.hàng hóa. Nơi nhận:liên 1 lưu tại bp kiểm nhận hàng, liên 2 gửi cho thủ kho, liên 3 gửi bp bán hàng Nơi lập: Bộ phận kiểm nhận hàng Biểu mẫu chứng từ: 2.2.2.10 Biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại Tên chứng từ: biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại Số chứng từ: BBGN/HTL xxyyy (BBGH/HTL_tháng(xx)_số thứ tự(yyy)) VD: biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại thứ 1 trong tháng 3: BBGH/HTL 03001 Thời gian lập: sau khi cả 2 bên đồng ý số hàng thực tế giao nhận hàng bán bị trả lại Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về hàng bán bị trả lại Nơi lập: bộ phận bán hàng Nơi nhận: liên 1 lưu bộ phận bán hàng, liên 2 gửi khách hàng, liên 3 gửi kế toán Mục đích lập chứng từ: xác nhận số lượng thực tế giao nhận hàng bán bị trả lại Biểu mẫu chứng từ 2.2.3 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 2.2.3.1 Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Quy trình Khi khách hàng gửi Phiếu đề nghị trả lại hàng cho BP bán hàng. BP bán hàng kiểm tra xác nhận mặt hàng và thông số kỹ thuật có liên quan. Sau đó cử nhân viên kỹ thuật đến khách hàng để kiểm tra chi tiết sau đó nhân viên kỹ thuật lập biên bản giám định hàng có xác nhận của khách hàng rồi gửi cho trưởng bộ phận bán hàng. Trưởng bộ phận bán hàng kiểm tra và ký xét duyệt (nếu số lượng và giá trị hàng trả lại lớn sẽ do phó giám đốc kinh doanh xét duyệt). Căn cứ biên bản giám định hàng đã xét duyệt, cùng phiếu đề nghị trả lại hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn hàng bán bị trả lại thành 3 liên chuyển cho bộ phận kiểm nhận hàng, Bộ phận này cầm 3 liên hóa đơn hàng bán bị trả lại đưa cho khách hàng ký, nhận lại hàng và lập biên bản giao nhận hàng 3 liên: - Khách hàng giữ lại liên 2 biên bản giao nhận hàng và liên 2 Hóa đơn hàng bán bị trả lại. - Liên 1 biên bản giao nhận và liên 1 Hóa đơn hàng bán bị trả lại lưu tại bộ phận. - Liên 3 hóa đơn HBBTL và liên 3 biên bản giao nhận hàng chuyển cho bộ phận Kế toán bán hàng. Bộ phận kiểm nhận hàng căn cứ biên bản kiểm giao nhận hàng và hóa đơn HBBTL lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại 2 liên gửi bộ phận kho. Khi nhận được Phiếu nhập kho HBBTL, BP kho tiến hành nhập kho hàng bị trả lại, ký xác nhận vào Phiếu nhập kho. Liên 1 lưu tại kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 gửi BP kế toán bán hàng. BP kế toán kiểm tra đối chiếu các chứng từ tiến hành nhập liệu vào phần mềm và ghi chép vào sổ kế toán liên quan. Lưu đồ Cơ sở nhập liệu Hoá đơn hàng bán bị trả lại Chứng từ tham chiếu Biên bản giám định hàng. Biên bản giao nhận hàng. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ ký trên biên bản giám định hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn hàng bán bị trả lại. Kiểm tra tính có thực và hợp lý Đối chiếu hoá đơn hàng bán bị trả lại với biên bản kiểm nghiệm hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản giao nhận hàng. Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập 1 Số Ctừ X X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X 3 Mã KH X X X X 4 Tên KH X X 5 TK Nợ X X X X TK Có X X X 7 Nội dung X X 8 Kho hàng X X 9 Số lượng X X X X X X X X X 10 Đơn giá X X X X X 11 Thành tiền X X X X X 2.2.3.2 Nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho khách hàng: Quy trình Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn ngay lần đấu tiên mua hàng hoặc mua nhiều lần đạt được mức đươc hưởng chiết khấu thì BP bán hàng đối chiếu với nhật ký bán hàng, lập Giấy chiết khấu thương mại cho khách hàng thành 3 liên và gửi cho Trưởng BP bán hàng xét duyệt. Sau đó chuyển liên 1 cho BP kế toán bán hàng, liên 2 gửi khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận. Kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu Giấy chiết khấu thương mại Khách hàng với các chứng từ liên quan sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm và ghi nhận vào sổ kế toán. Lưu đồ Cơ sở nhập liệu Giấy chiết khấu thương mại Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ kí trên Giấy chiết khấu thương mại Kiểm tra tính có thực và hợp lý Kiểm tra, đối chiếu với nhật ký bán hàng Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN DỮ LIỆU NHẬP KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số chtừ X X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X X X 3 Mã KH X X X X 4 Tên KH X 5 Nội dung X 6 Số lượng X X X X X X X 7 Đơn giá X X X X X X 8 Số tiền X X X X X 9 Mức CK X X X X X 10 TK Nợ X X X X X X 11 TK Có X X X X X 2.2.3.3. Nghiệp vụ mua hàng hóa trong nước (trả sau): Quy trình Khi có yêu cầu về mua hàng, BP có nhu cầu lập Phiếu yêu cầu mua hàng và đưa Trưởng BP có yêu cầu ký duyệt. Sau đó, chuyển Phiếu yêu cầu mua hàng cho BP mua hàng. * Đối với việc mua 1 mặt hàng mới chưa có nhà cung cấp quen thuộc (1): BP mua hàng xét duyệt (nếu nhu cầu hàng có giá trị lớn thì chuyển lên cho Giám Đốc xét duyệt), sau đó gửi thư mời chào giá cho các nhà cung cấp. Phòng mua hàng nhận bảng báo giá và phân tích tình trạng; lập phiếu đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trình cho trưởng BP mua hàng xét duyệt. * Đối với mặt hàng đã có nhà cung cấp lâu đời (2): BP mua hàng xét duyệt (nếu nhu cầu mua hàng có giá trị lớn thì chuyển lên cho Giám Đốc xét duyệt), sau đó lập Đơn đặt hàng thành 3 liên: 1 liên gởi cho nhà cung cấp,2 liên lưu tạm thời tại BP mua hàng. Khi nhận được hồi âm từ Nhà cung cấp (điện thoại, giấy xác nhận đơn hàng…) hai bên sẽ thương lượng và tiến hành ký kết Hợp đồng thương mại. Hợp đồng sẽ được lưu tạm thời tại BP mua hàng. Sau đó BP mua hàng chuyển cho BP kế toán liên 3 của ĐĐH và Hợp đồng thương mại (bản photo). Khi hàng đến, Nhà cung cấp sẽ gửi Phiếu giao hàng gồm 2 liên cho BP kiểm nhận. BP kiểm nhận tiến hành kiểm đếm độc lập hàng nhận được, ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, quy cách của hàng nhận, ký xác nhận trên Phiếu giao hàng ( hoặc biên bản giao nhận hàng) và lập phiếu nhập kho 3 liên đưa cho thủ kho ký xác nhận: liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2: BP kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 3: chuyển cho kế toán mua hàng cùng với liên 2 phiếu giao hàng. BP kế toán mua hàng căn cứ vào Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng, Hóa đơn thuế GTGT do Nhà cung cấp gửi, kiểm tra đối chiếu các chứng từ và tiến hành nhập vào phần mềm và lưu các chứng từ có liên quan vào hồ sơ Hóa đơn chưa thanh toán để theo dõi. Trong trường hợp công ty đã nhận Hóa đơn vào cuối tháng, BP kho báo là chưa nhận hàng thì BP kế toán ghi nhận là hàng mua đang đi đường. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa thiếu so với hóa Đơn đặt hàng thì BP kho lập Biên bản kiểm nhận để phán ánh số hàng thừa thiếu. Lưu đồ Cơ sở nhập liệu Hóa đơn mua hàng Chứng từ tham chiếu Đơn đặt hàng. Hợp đồng thương mại. Phiếu nhập kho. Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng). Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ ký trên đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, hóa đơn mua hàng. Kiểm tra tính có thực và hợp lý. Đối chiếu hóa đơn mua hàng với hợp đồng thương, mại đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng). Kiểm tra việc đánh số liên tục trên phiếu nhập kho Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X 3 Mã NCC X X X X X 4 Tên NCC X X X 5 Thời hạn th.toán X 6 Nội dung X X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X 9 CT liên quan X X X 10 TK có X X 11 Số lượng X X X X X 12 Đơn giá X X X 13 thành tiền X X X Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu: Quy trình Khi hàng trong kho xuống dưới mức tối thiểu thì BP kho sẽ có yêu cầu mua hàng, hoặc khi BP bán hàng có đơn đặt hàng với số lượng lớn mà kho không đáp ứng được sẽ lập Phiếu yêu cầu mua hàng. Phiếu yêu cầu mua hàng sau khi được Trưởng BP có yêu cầu xét duyệt sẽ được gửi lên cho Phó giám đốc kinh doanh ký duyệt. Sau khi Phiếu yêu cầu mua hàng được duyệt sẽ gửi lên cho BP mua hàng, * Đối với việc mua 1 mặt hàng mới chưa có nhà cung cấp quen thuộc (1): BP mua hàng xét duyệt (nếu nhu cầu hàng có giá trị lớn thì chuyển lên cho Giám Đốc xét duyệt), sau đó gửi thư mời chào giá cho các nhà cung cấp. Phòng mua hàng nhận bảng báo giá và phân tích tình trạng; lập phiếu đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trình cho trưởng BP mua hàng xét duyệt. * Đối với mặt hàng đã có nhà cung cấp lâu đời (2): BP mua hàng xét duyệt (nếu nhu cầu mua hàng có giá trị lớn thì chuyển lên cho Giám Đốc xét duyệt), sau đó lập Đơn đặt hàng thành 3 liên: 1 liên gởi cho nhà cung cấp,2 liên lưu tạm thời tại BP mua hàng. Khi nhận được hồi âm từ Nhà cung cấp hai bên sẽ thương lượng và tiến hành ký kết Hợp đồng thương mại. Hợp đồng sẽ được lưu tại BP mua hàng. Sau đó BP mua hàng chuyển cho BP kế toán liên 3 của ĐĐH và Hợp đồng thương mại (bản photo). Căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng thương mại do BP mua hàng gửi, BP mua hàng sẽ tiến hành các thủ tục mở L/C (Hồ sơ đề nghị mở L/C nhập khẩu) Giấy yêu cầu mở tín dụng thư (L/C) (theo mẫu). Bản sao có công chứng hợp đồng ngoại thương hoặc các tài liệu có giá trị tương đương hợp đồng (bản sao). Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp khách hàng giao dịch lần đầu). Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận dăng ký mã số doanh nghiệp xuất – nhập khẩu (trường hợp khách hàng giao dịch lần đầu). Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ Thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu được quản lý bằng hạn ngạch hoặc hàng nhập khẩu có điều kiện). Giấy đề nghị ký quỹ 100% trị giá L/C theo mẫu đối với khách hàng không có hạn mức L/C (hoặc làm hợp đồng vay để thanh toán L/C). Kèm theo 2 Ủy nhiệm chi: 1 Ủy nhiệm chi về thủ tục phí Ngân hàng, 1 Ủy nhiệm chi về việc mở L/C. Sau đó, BP mua hàng biết chuyển L/C đã hoàn tất để BP kế toán làm căn cứ nhập liệu, đồng thời báo cho Nhà cung cấp. Khi hàng đến, công ty (có bộ phận kiểm nhận) và bên vận tải sẽ tiến hành các thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Sau khi kiểm tra hàng, 2 bên tiến hành ký vào Biên bản giao nhận hàng gồm 2 liên: 1 liên giao cho Nhà vận tải, 1 liên công ty giữ. Sau đó, công ty tiến hành các thủ tục khai báo Hải quan: Đóng thuế nhập khẩu_nhận Biên lai nộp Thuế hàng nhập khẩu. Đóng Thuế GTGT hàng nhập khẩu_nhận Biên lai nộp Thuế GTGT. BP mua hàng photo chuyển tất cả các chứng từ cho BP kế toán và lưu lại bản gốc. Khi các thủ tục hoàn tất công ty sẽ tiến hành đem hàng về nhập kho. Đồng thời BP kiểm nhận lập phiếu nhập kho 3 liên đưa cho thủ kho ký xác nhận: liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2: BP kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 3: chuyển cho kế toán mua hàng cùng với Biên bản giao nhận hàng (photo). Kế toán mua hàng sau khi nhận được các chứng từ liên quan (gồm: Hợp đồng thương mại, Đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận hàng nhập khẩu, Phiếu nhập kho, Biên bản nộp thuế,L/C), kiểm tra đối chiếu với Bộ chứng từ và Giấy báo nợ (Ngân hàng gửi), sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm và ghi chép vào sổ kế toán liên quan Lưu đồ Cơ sở nhập liệu Bộ chứng từ Chứng từ tham chiếu Đơn đặt hàng. Phiếu nhập kho. Biên bản giao nhận hàng. Biên lai nộp thuế. Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ ký trên đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng, biên lai nộp thuế và bộ chứng từ. Kiểm tra tính có thực và hợp lý. Đối chiếu bộ chứng từ với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng. Kiểm tra việc đánh số liên tục trên phiếu nhập kho. Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X 3 Mã NCC X X X X X 4 Tên NCC X X X 5 Thời hạn th.toán X 6 Nội dung X X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X 9 Chứng từ liên quan X X X 10 TK có X X 11 Số lượng X X X X X 12 Đơn giá X X X 13 Thành tiền X X X 2.2.3.5 Bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: Quy trình: Khi nhận được ĐĐH của khách hàng hoặc dựa vào HĐ thương mại, Phòng bán hàng gọi điện yêu cầu Bộ phận điều phối – kho vận kiểm tra lại hàng hóa trong kho xem có thể đáp ứng được ĐĐH đó hay không, nếu được BP kho lập phiếu xác nhận hàng tồn trong kho. Dựa trên ĐĐH và phiếu xác nhận hàng có trong kho, Phòng bán hàng sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng thành 3 liên : liên 1 lưu tại phòng bán hàng cùng với ĐĐH & phiếu xác nhận hàng tồn trong kho, liên 2 gửi Phòng kế toán – tài chính, liên 3 gửi bộ phận điều phối - kho vận căn cứ vào ĐĐH và lệnh bán hàng bộ phận bán hàng lập hóa đơn 3 liên Liên 1: lưu tại bộ phận bán hàng, Liên 2: gửi cho khách hàng, Liên 3: kế toán tiền Khách hàng cầm liên 2 hóa đơn đến thủ quỹ nộp tiền. thủ quỹ lập biên lai thu tiền(3 liên): Liên 1: lưu lại , Liên 2: giao cho khách hàng, Liên 3:giao cho kế toán tiền Khách hàng cầm hóa đơn liên 2 và biên lai thu tiền liên 2 đến kho để nhận hàng. căn cứ vào 2 chứng từ trên thủ kho lập phiếu xuất kho( 2 liên): Liên 1: lưu tại kho, Liền 2: kế toán tiền Kế toán tiền đối chiếu các chứng từ đã nhận được, căn cứ vào hóa đơn nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu (2 liên), Liên 1: lưu lại, Liên 2: gửi sang cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ . Lưu đồ Cơ sở nhập liệu : Hóa đơn bán hàng Chứng từ tham chiếu : Đơn đặt hàng Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Biên lai thu tiền Kiểm soát nguồn nhập liệu : Kiểm tra chữ ký trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền Kiểm tra tính có thực và hợp lý. Đối chiếu hoá đơn bán hàng với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và phiếu xuất kho, biên lai thu tiền Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Bảng mô tả quá trình nhập liệu: STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập trùng 1 Số Ctừ X X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X X 3 Mã KH X X X X 4 Tên KH X X 5 TK Nợ X X X X X TK Có X X X 7 Nội dung X X 8 Kho hàng X X X 9 Số lượng X X X X X X X X X 10 Đơn giá X X X X X 11 Thành tiền X X X X X 2.2.3.6 Nghiệp vụ hoa hồng đại lý Quy trình Hàng tháng các đại lý sẽ gửi về công ty bảng kê các mặt hàng bán ra trong tháng( cả đơn giá và số lượng ) .Trên căn cứ đó, BP bán hàng sẽ tính toán doanh thu và trích hoa hồng của các đại lý theo tỷ lệ % trên doanh thu đã thỏa thuận từ trước. Sau đó BP bán hàng sẽ lập bảng kê hoa hồng của các đại lý : 1 bảng sẽ lưu lại ở BP bán hàng và 1 bảng photo chuyển sang cho BP kế toán. Căn cứ vào bảng kê hoa hồng của đại lý từ BP bán hàng chuyển sang, kế toán sẽ đối chiếu với Hóa đơn hoa hồng từ các đại lý chuyển lên sau đó ghi nhận chi phí bán hàng trong tháng , thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số tiền hoa hồng phải trả Cơ sở nhập liệu : Hóa đơn hoa hồng do các đại lý chuyển lên Chứng từ tham chiếu : bảng kê hoa hồng từ BP bán hàng chuyển sang Kiểm soát nguồn nhập liệu : Kiểm tra, đối chiếu giữa Hóa đơn hoa hồng do đại lý chuyển lên và bảng kê hoa hồng đại lý từ BP bán hàng chuyển sang Lưu đồ Cơ sở nhập liệu : Hóa đơn hoa hồng do các đại lý chuyển lên Chứng từ tham chiếu : Bảng kê hoa hồng từ BP bán hàng chuyển sang Kiểm soát nguồn nhập liệu : Kiểm tra, đối chiếu giữa Hóa đơn hoa hồng do đại lý chuyển lên và bảng kê hoa hồng đại lý từ BP bán hàng chuyển sang Kiểm soát quá trình nhập liệu : STT TÊN DỮ LIỆU NHẬP KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập trùng 1 Số Ctừ X X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X X X 3 TK Nợ X X X X X X 4 Đối tượng nợ X X X X 5 TK Có X X X X 6 Đối tượng có X X 7 Nội dung X X 8 Đơn vị tiền tê X X X 9 Thành tiền X X X X X Nghiệp vụ bán hàng trả chậm Quy trình Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và xác nhận khả năng cung ứng hàng cho khách hàng (gọi điện đến bộ phận kho yêu cầu gửi Biên bản xác nhận hàng tồn kho). Bộ phận bán hàng ký hợp đồng và lập lệnh bán hàng thành 2 liên. Biên bản xác nhận hàng tồn kho lưu tại bộ phận bán hàng. Bộ phân kiểm nhận hàng lập phiếu xuất kho thành 3 liên căn cứ trên Đơn đặt hàng và lệnh bán hàng liên 1 do Bộ phận bán hàng chuyển qua. Phiếu xuất kho được chuyển cho Thủ Kho ký nhận. 1 liên lưu tại bộ phận kiểm nhận hàng, 1 liên lưu tại Bộ phận Kho, 1 liên gửi Bộ phận bán hàng lập hóa đơn. Liên 2 lệnh bán hàng lưu tại bộ phận bán hàng. Bộ phận Kiểm nhận hàng căn cứ vào Phiếu xuất kho đã ký (liên 1) và Hóa đơn đã ký (liên 2) lập biên bản giao nhận hàng và gửi cho khách hàng ký. Bộ phận Kế Toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm căn cứ trên Phiếu xuất kho đã ký (liên 1) do Bộ phận bán hàng chuyển sang, Hóa đơn đã ký (liên 1) và Biên bản giao nhận hàng đã ký do Bộ phận Kiểm nhận hàng chuyển sang. Sau đo lưu các chứng từ này tại Bộ phận Kế Toán. Lưu đồ: Cơ sở nhập liệu: Hoá đơn bán hàng Chứng từ tham chiếu: Đơn đặt hàng Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Kiểm soát nguồn dữ liệu: Kiểm tra chữ ký trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng. Kiểm tra tính có thực và hợp lý. Đối chiếu hoá đơn bán hàng với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và phiếu xuất kho. Kiểm tra việc đánh số trên phiếu xuất kho. Bảng kiểm soát quá trình nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X 2 Ngày chtừ X X X X 3 Mã NCC X X X X X X 4 Tên NCC X X 5 Thời hạn th.toán X X X 6 Nội dung X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X X X X X 9 CT liên quan X X X 10 TK có X X X X X X 11 Số lượng X X X X 12 Đơn giá X X 13 thành tiền X X X X 14 Thuế suất X X X X 15 đơn vị tình X 16 Đơn vị tiền tệ X 2.2.3.8 Nghiệp vụ giảm giá hàng bán Quy trình: Bộ phận bán hàng căn cứ trên Phiếu đề nghị giảm giá hàng bán của khách hàng kiểm tra xác nhận hàng đã bán, yêu cầu bộ phận kỹ thuật kiểm định hàng về mặt chất lượng. Căn cứ trên Phiếu đề nghị giảm giá hàng bán của khách hàng và biên bản kiểm định chất lượng đã được xét duyệt bởi trưởng bộ phận bán hàng ( số lượng hàng nhỏ) hoặc Phó GĐ. Kinh doanh (số lượng hàng lớn), Bộ phận bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán thành 3 liên. Hóa đơn giảm giá hàng bán sau khi được khách hàng ký nhận: + Liên 1 hóa đơn giảm giá hàng bán cùng với Phiếu đề nghị giảm giá hàng bán, biên bản kiểm định chất lượng hàng lưu tại bộ phận. + Liên 2 hóa đơn chuyển cho bộ phận kế toán + Liên 3 hóa đơn gửi cho khách hàng Bộ phận kế toán căn cứ trên hóa đơn giảm giá hàng bán đã ký nhập liệu vào phần mềm, sau đó lưu các chứng từ lại. Lưu đồ: Cơ sở nhập liệu Hóa đơn giảm giá hàng bán Chứng từ tham chiếu Biên bản kiểm định chất lượng hàng Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ kí trên biên bản kiểm định chất lượng hàng, hóa đơn giảm giá hàng bán. Kiểm tra tính có thực và hợp lý. Đối chiếu hóa đơn giảm giá hàng bán với biên bản kiểm nhận hàng. Bảng mô kiểm soát nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X 2 Ngày chtừ X X X X 3 Mã NCC X X X X X X 4 Tên NCC X X 5 Thời hạn th.toán X X X 6 Nội dung X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X X X X X 9 CT liên quan X X X 10 TK có X X X X X X 11 Số lượng X X X X 12 Đơn giá X X 13 thành tiền X X X X 14 Thuế suất X X X X 15 đơn vị tình X 16 Đơn vị tiền tệ X 2.2.3.9 Nghiệp vụ xuất kho hàng gửi cho đại lý: Quy trình Dựa vào Hợp đồng ký gửi đại lý và Phiếu yêu cầu mua hàng của đại lý, BP Bán hàng lập Lệnh điều động nội bộ thành 3 liên sau đó chuyển liên 1 cho BP Kế toán, liên 2 cùng Phiếu yêu cầu mua hàng lưu nội bộ, liên 3 chuyển cho BP Kiểm nhận hàng. Căn cứ vào Lệnh điều động nội bộ, BP kiểm nhận hàng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hàng gửi đại lý thành 3 liên chuyển cho BP kho. Thủ kho kí nhận và xuất hàng. Thủ kho giữ lại liên 1 để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán mua hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận kiểm nhận hàng. Bộ phận kiểm nhận hàng giao hàng cho đại lý lập biên bản giao nhận hàng thành 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 gửi cho đại lý, liên 3 chuyển cho kế toán mua hàng. Kế toán mua hàng đối chiếu chứng từ, nhập liệu vào phần mềm căn cứ trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cập nhật sổ chi tiết hàng hóa. Lưu đồ Cơ sở nhập liệu: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chứng từ tham chiếu: Lệnh điếu động nội bộ Kiểm soát nguồn nhập liệu Đối chiếu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ với lệnh điều động nội bộ Kiểm tra tính có thực Kiểm tra chữ ký trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN DỮ LIỆU NHẬP KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X 3 Mã KH X X X X X 4 Tên KH X 5 Thời hạn th.toán 6 Nội dung X X X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X X 9 TK có X X X 10 Số lượng X X X X 11 Đơn giá X X X 12 Thành tiền X X X 2.2.3.10 Nghiệp vụ bán hàng qua đại lý: Quy trình Sau khi Đại lý gửi Bảng kê bán hàng đại lý bộ phận bán hàng lập Hóa đơn bán hàng thành 3 liên: liên 1 lưu , liên 2 gửi cho đại lý, liên 3 cùng với bảng kê bán hàng đại lý (pho to) cho kế toán bán hàng. Bộ phận kế toán bán hàng đối chiếu chứng từ, căn cứ vào hóa đơn bán hàng nhập liệu vào phần mềm, cập nhật doanh thu và sổ chi tiết nợ phải thu. Lưu đồ Cơ sở nhập liệu: Hóa đơn bán hàng Chứng từ tham chiếu: Bảng kê bán hàng đại lý Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra chữ ký trên bảng kê bán hàng đại lý và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính có thực và hợp lý Đối chiếu bảng kê bán hàng đại lý và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra việc đánh số trên hóa đơn bán hàng. Bảng mô tả danh mục nhập liệu STT TÊN KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU DỮ LIỆU NHẬP Mặc Định Báo Lỗi Vùng DL Đầy Đủ Dung Lượng Dấu Định Dạng Giới Hạn Hợp Lý Tuần Tự Có Thực Số Tổng Nhập Trùng 1 Số Ctừ X X X X X X 2 Ngày chtừ X X X X X 3 Mã KH X X X X X 4 Tên KH X 5 Thời hạn th.toán 6 Nội dung X X X 7 Kho hàng X X 8 TK nợ X X 9 TK có X X X 10 Số lượng X X X X 11 Đơn giá X X X 12 Thành tiền X X X 2.3 Hệ thống tài khoản kế toán SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT GHI CHÚ LOẠI TK 1 – TÀI SẢN NGÁN HẠN 111 Tiền mặt Số dư bên nợ 1111 Tiền mặt VND 1112 Tiền mặt ngoại tệ 1113 Vàng bạc kim quý đá quý 112 Tiền gửi ngân hàng Số dư bên nợ 1121 Tiền VND Tài khoản Ngân hàng 1122 Tiền mặt ngoại tệ Tài khoản Ngân hàng 1123 Vàng bạc kim quý đá quý Tài khoản Ngân hàng 113 Tiền đang chuyển Số dư bên nợ 1131 Tiền VND 1132 Tiền mặt ngoại tệ 1133 Vàng bạc kim quý đá quý 128 Đầu tư ngắn hạn khác Số dư bên nợ 1281 Tiền gửi có kỳ hạn Đối tượng đầu tư 1288 Đầu tư ngắn hạn Đối tượng đầu tư 131 Phải thu của khách hàng Khách hàng Số dư hai bên: SD có: người mua trả tiền trước 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ SD nợ:thuế đầu vào được K.trừ, được hoàn lại lũy kế của kỳ trước 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của H.Hóa& D.vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 Phải thu khác Số dư hai bên 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 13811 Tiền thiếu chờ xử lý Nhân viên 13812 Hàng thiếu chờ xử lý Hàng hóa, nhân viên 1388 Phải thu khác 13881 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên 13882 Phải thu khác từ khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng, nhà cung cấp 13888 Phải thu khác 139 Dự phòng nợ phải thu khó đòi Khách hàng Số dư bên có: DP NPT khó đòi hiện còn cuối kỳ 141 Tạm ứng Nhân viên Số dư bên nợ: số tạm ứng chưa thanh toán 142 Chi phí trả trước ngắn hạn Công cụ, d.cụ văn phòng… Số dư bên nợ 144 Cầm cố, ký quỹ ký cược, ngắn hạn Khách hàng, nhà cung cấp Số dư bên nợ 151 Hàng mua đang đi đường Hàng hóa Số dư bên nợ 153 Công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ Số dư bên nợ 156 Hàng hóa Số dư bên nợ 1561 Giá mua hàng hóa Hàng hóa 1562 Chi phí mua hàng hóa 157 Hàng gửi đi bán Hàng hóa Số dư bên nợ 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng hóa Số dư bên nợ LOẠI TK2 – TÀI SẢN DÀI HẠN 211 Tài sản cố định hữu hình Số dư bên nợ 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc kho 2112 Máy móc, thiết bị Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải Phương tiện 2114 Thiết bị dụng cụ quản lý Thiết bị dụng cụ 2118 TSCĐ khác 213 Tài sản cố định vô hình Số dư bên nợ 2131 Quyền sử dụng đất 2135 Phần mềm máy vi tính 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ Số dư bên có 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 217 Bất động sản đầu tư Bất động sản Số dư bên nợ 241 Xây dưng cơ bản dở dang Số dư bên nợ 2411 Mua sắm TSCĐ TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản Công trình 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ TSCĐ sửa chữa 242 Chi phí trả trước dài hạn Công cụ, dụng cụ văn phòng Số dư bên nợ 243 Thuế thu nhập hoãn lại Số dư bên nợ ??? 244 Ký quỹ ký cược dài hạn Khách hàng, nhà cung cấp Số dư bên nợ LOẠI 3 – NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn Hợp đồng cho vay, khế ước vay Số dư bên có 315 Nợ dài hạn đến hạn trả Hợp đồng khế ước vay Số dư bên nợ '331 Phải trả cho người bán Khách hàng, nhà cung cấp SD hai bên: SD nợ:ứng trước cho NB, số trả nhiều hơn TT '333 Thuế và các khoản phải nộp NN SD bên lớn. SD nợ: thuế và các khoản đã nộp lớn hơn TT 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả người lao động SD bên lớn. SDnợ phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số TT 3341 Phải trả công nhân viên 3342 Thưởng công nhân viên Nhân viên 335 Chi phí phải trả Số dư bên có 338 Phải trả, phải nộp khác SD bên lớn, SD nợ khi số đã trả đã nộp nhiều hơn TT 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 33811 Tiền thừa chờ xử lý Nhân viên 33812 Hàng hóa, vật tư thừa chờ xử lý Hàng hóa, vật tư, nhân viên 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3386 Nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn Khách hàng, nhà cung cấp 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả phải nộp khác 33881 Phải trả khác của nhân viên Nhân viên 33882 Phải trả khác của khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng, nhà cung cấp 33888 Phải trả phải nộp khác 341 Vay dài hạn Hợp đồng vay, khế ước vay Số dư bên có 342 Nợ dài hạn  Hợp đồng vay, khế ước vay Số dư bên có 334 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Khách hàng, nhà cung cấp Số dư bên có 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Số dư bên có 351 Qũy DP trợ cấp mất việc làm Số dư bên có 352 Dự phòng phải trả Số dư bên có LOẠI TK 4 – VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh Số dư bên có 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4113 Vốn khác 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Tài sản SD bên lớn: SD nợ: CL giảm do ĐGL TS chưa xử lý, SD: CL tăng 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Số dư bên lớn 414 Quỹ đầu tư phát triển Số dư bên có 415 Quỹ dự phòng tài chính Số dư bên có 418 Các quỹ khác thuộc vốn CSH 421 Lợi nhuận chưa phân phối SD hai bên:bên Nợ:lỗ HĐKD chưa xử lý, bên Có: LN chưa PP 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi Số dư bên có 4311 Quỹ khen thưởng 43111 Khen thưởng nhân viên Nhân viên 43112 Khen thưởng khác 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB Số dư bên có LOẠI TK 5 – DOANH THU 511 Doanh thu BH và CCDV Không có số dư cuối kỳ 5111 Doanh thu bán hàng hóa Hàng hóa 5117 Doanh thu KD BĐSĐT Kho 512 Doanh thu BH nội bộ Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ 515 Doanh thu hoạt động TC Không có số dư cuối kỳ 521 Chiết khấu thương mại  Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ 531 Hàng bán bị trả lại  Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ 532 Giảm giá hàng bán  Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ LOẠI TK 6 – CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 632 Giá vốn hàng bán  Hàng hóa Không có số dư cuối kỳ 635 Chi phí tài chính Không có số dư cuối kỳ 641 Chi phí bán hàng Không có số dư cuối kỳ 6411 CP Nhân viên 6414 CP khấu hao TSCĐ 6417 CP dịch vụ mua ngoài 6418 CP bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý DN Không có số dư cuối kỳ 6421 CP nhân viên quản lý 6423 CP đồ dùng văn phòng 6424 CP khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí lệ phí 6426 CP dự phòng 6427 CP dịch vụ mua ngoài 6428 CP bằng tiền khác LOẠI TK 7 – THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác Không có số dư cuối kỳ LOẠI TK 8 – CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác Không có số dư cuối kỳ 821 CP thuế thu nhập DN Không có số dư cuối kỳ 8211 CP thuế TNDN hiện hành 8212 CP thuế TNDN hoãn lại LOẠI TK 9 – XÁC ĐINH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh Không có số dư cuối kỳ LOẠI TK 0 – TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài Số dư bên nợ 0011 TSCĐ thuê ngoài 0012 Hàng hóa, vật tư thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhân gia công Số dư bên nợ 0021 Vât tư hàng hóa giữ hộ 0022 Vật tư, hàng hóa nhận gia công 003 Hàng hóa nhân bán hộ, nhận ký gửi, nhận ký cược Số dư bên nợ 0031 Hàng hóa nhận bán hộ 0032 Hàng hóa nhận ký gửi, ký cược 004 Nợ khó đòi đã xử lý Số dư bên nợ 007 Ngoại tệ các loại Số dư bên nợ 0071 Đồng Dolla 0072 Đồng Euro 0073 Đồng Yen Nhật 0074 Đồng nhân dân tệ 3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN 3.1 Hình thức tổ chức kế toán 3.1.1. Hình thức tổ chức Bộ máy kế toán Hệ thống kế toán của công ty TNHH thương mại và dịch vụ ABC gồm các phần hành kế toán sau Kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán tiền Kế toán tài sản cố định Kế toán lương và vốn chủ sở hữu Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.2. Quy định trách nhiệm và công việc 3.2.1 Bảng mô tả công việc kế toán mua hàng BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN MUA HÀNG Bộ phận/phòng ban: Kế Toán - Tài Chính Báo cáo cho: Kế Toán Tổng Hợp, Kế Toán Trưởng Quan hệ nội bộ: Toàn bộ nhân viên trong công ty, bộ phận mua hàng/phòng kinh doanh Quan hệ bên ngoài: Nhà cung cấp, cơ quan thuế. Mục tiêu: Ghi chép và đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua chịu, quản lý và cung cấp thông tin về hoạt động mua chịu và công nợ phải trả. Kiểm tra và đối chiếu tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các số liệu kế toán phải trả cho các nhà cung cấp nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc ldập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo tài chính nội bộ khác. Kiểm tra và đối chiếu các thông tin về các khoản thuế đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các khoản thuế được khấu trừ và các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước. Thực hiện đúng và cung cấp các thông tin kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trinh xử lý nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp. Trách nhiệm và công việc: MUA HÀNG HÓA CHƯA TRẢ TIỀN Các công việc thường xuyên: Nhận và kiểm tra, đối chiếu các chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn Đăt Hàng, Hợp đồng, Phiếu nhập kho từ Bộ phận mua hàng; Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn từ Bộ Phận kiểm nhận hàng đảm bảo tính chính xác của việc ghi nhận các khoản mua chịu trước khi ghi sổ/ nhập liệu. Căn cứ vào hóa đơn từ bộ phận kiểm nhận hàng, kế toán nhập liệu vào phần mềm. Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng. Theo dõi chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp theo từng chứng từ ghi nợ và thanh toán. Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp. Nhập liệu vào phần mềm các khoản giảm nợ phải trả như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, mua hàng được giảm giá, trả lại hàng mua. Theo dõi thời gian được hưởng chiết khấu khi mua hàng để yêu cầu kế toán tiền thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu. Kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phân có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả. Lưu trữ các chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty. Công việc định kỳ: Đối chiếu số liệu với kế toán tiền, bộ phận mua hàng. Lập / in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải trả và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Tổng hợp tình hình nợ phải trả nhà cung cấp. Đôi chiếu công nợ phải trả với khách hàng. Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính. Báo cáo: Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp. Bảng kê mua hàng. Các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản trị. CÁC CHI PHÍ PHỤC VỤ KINH DOANH: Công việc thường xuyên: Thu thập, kiểm tra đối chiếu các hóa đơn, hóa đơn vận chuyển, biên bản giao nhận hàng hóa để xác định chính xác chi phí mua hàng hóa phát sinh phải trả. Kiểm tra các hóa đơn về điện, nước, internet, thuê văn phòng…ghi nhận chi phí phải trả nếu chưa thanh toán ngay. Kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến chi phí phải trả. Lưu trữ các chứng từ kế toán và các hóa đơn, giấy báo tiền điện nước theo đúng quy định của doanh nghiệp. Công việc định kỳ: Kiểm tra đối chiếu chi tiết các khoản chi phí phải trả nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Lập/ in bảng tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí phải trả phục vụ kinh doanh. Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập Báo cáo tài chính Quan hệ cộng đồng: Quan hệ tốt với đồng nghiệp. Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới. 3.2.2. Bảng mô tả công việc kế toántài sản cố định BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty và toàn bộ phòng ban Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế Mục tiêu: Ghi chép và kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua bán, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi tài sản cố định, theo từng loại tài sản và theo địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý tài sản cố định. Kiểm tra và đối chiếu các thông tin liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến thuế. Trách nhiệm và công việc: Các công việc thường xuyên Mở thẻ tài sản cố định để theo dõi chi tiết từng đối tượng tài sản cố định. Theo dõi, ghi chép những diễn biến trong quá trình sử dụng tài sản cố định như tình hình trích khấu hao, tình hình sữa chữa lớn… Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến: Mua sắm trực tiếp tài sản cố định Chứng từ liên quan: biên bản giao nhận TSCĐ (bên bán lập), hợp đồng mua bán TSCĐ ( 2 bên lập), hóa đơn Do được tài trợ, biếu tặng Sữa chữa TSCĐ CT: biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành (bên nhận thầu) Nhượng bán TSCĐ CT: quyết định nhượng bán, biên bản định giá TSCĐ, hóa đơn Thanh lý TSCĐ CT: Quyết định thanh lý, biên bản định giá TSCĐ, biên bản thanh lý Tình hình trích khấu hao TSCĐ CT: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Lưu trữ chứng từ kế toán và tài liệu kế toán theo quy định của công ty Công việc định kỳ Kiểm kê TSCĐ, mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu đếu phải lập biên bản Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Lập sổ TSCĐ Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập BCTC Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 3.2.3. Bảng mô tả công việc kế toán lương và vốn chủ sở hữu A. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN LƯƠNG Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty và toàn bộ phòng ban Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế Mục tiêu:Tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình phải trả và thanh toán các khoản về lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động trong doanh nghiệp kịp thời, chính xác.Phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng. Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời và chính xác. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phản ánh trả lương hợp lý. Trách nhiệm và công việc: Các công việc thường xuyên : Theo dõi và kiểm tra các chứng từ liên quan ( như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ,……) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác, tính hợp lý trước khi tính toán và ghi chép nghiệp vụ. Sau khi nhận được bản chấm công, bản chấm công làm việc thêm giờ từ các bộ phận, phòng ban, kế toán lương lập bản thanh toán lương vá các khoản trích theo lương, đưa cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Nhập liệu lương và các khoản phụ cấp của nhân viên dựa trên bảng tính lương do bộ phận nhân sự chuyển sang rồi phân bổ cho các đối tượng có liên quan. Tài khoản sử dụng: TK 622/ 627/641/642/TK334 Nhập liệu số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ trích quy định Tài khoản sử dụng: TK 3382/3383/3384 Nhập liệu tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên Tài khoản sử dụng: TK 335/627/641/642 Các công việc định kỳ: Lập/ in bảng phân bổ tiền lương và BHXH Báo cáo : Bảng phân bổ tiền luơng và các khoản trích theo lương Bảng thanh toán các khoản lương, thưởng, phụ cấp. Các báo cáo khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên Quan hệ cộng đồng: Quan hệ tốt với đồng nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới. Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng B. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN VỐN CHỦ SỞ HỮU Bộ phận: Kế toán – tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quản lý nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty Quan hệ bên ngoài: Các nhà đầu tư góp vốn, Mục tiêu Ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm của các loại nguồn vốn thuộc sỡ hữu của doanh nghiệp, của các thành viên góp vốn. Hạch toán rành mạch, rõ rang từng nguồn vốn, từng nguồn hình thành Trách nhiệm và công việc Công việc thường xuyên Ghi chép, phản ánh các nguồn chủ sở hữu đầu tư/ hoàn trả vốn Phản ánh các khoản bù lỗ/ bổ sung vốn từ lợi nhuận kinh doanh Trích lập, sử dụng các loại quỹ: quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển,…. Ghi nhận các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Phản ánh tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp Ghi nhận các giá trị quà tặng, biếu , tài trợ,…. Ghi chép các công tác khen thưởng, khuyến khích lội ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi, cải thiện, nâng cao đời sống vật cgất người lao động,… Phản ánh các khoản đầu tư mua sắm, xây dựng mới bằng quỹ Công việc định kì Kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép với các chứng từ , đảm bảo số liệu được ghi chép chính xác. Xử lý chênh lệch đánh giá lại các khoản mục tiền tệ Tổng hợp lãi( lỗ) – kết quả kinh doanh sau thuế thu nhập doanh nghiệp Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính . Báo cáo Báo cáo góp vốn của các chủ sở hữu Báo cáo phân phối lợi nhuận kế toán Báo cáo đánh giá lại tài sản Báo cáo trích lập, sử dụng các loại quỹ Báo cáo khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên. Quan hệ cộng đồng Quan hệ tốt với đông nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên kế toán mới. Quan hệ tố với các cơ quan chức năng. 3.2.4 Bảng mô tả công việc kế toán tiền BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TIỀN Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty và toàn bộ phòng ban Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế Mục tiêu Ghi chép và đối chiếu toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến luồng tiền, ngoại tệ đi vào và đi ra trong toàn doanh nghiệp. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các số liệu kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính, bảng lưu chuyển tiền tệ vào cuối kỳ kế toán. Thực hiện đúng và cung cấp các thông tin phản hồi kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hoá các quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp. Trách nhiệm và công việc công việc thường xuyên Nhận, đối chiếu hoá đơn và các chứng từ từ các bộ phận, phòng ban có liên quan chuyển về, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh. Nhập các khoản thuế GTGT đầu vào, đầu ra (Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT) khi mua, bán hàng hoá dịch vụ thanh toán ngay. Nhận chứng từ thanh toán (Giấy báo Có, phiếu thu, biên lai thu tiền..) từ khách hàng đối chiếu với chứng từ liên quan (hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, giấy giao hàng…) Nhập liệu giảm khoản nợ phải trả nhà cung cấp, giảm nợ phải thu của khác hàng đối chiếu chứng từ liên quan( giấy nhận hàng, hoá đơn bán hàng, GTGT, giấy báo Nợ…) khi thanh toán tiền hoặc nhận tiền Nhập các khoản ứng trước tiền cho nhà cung cấp hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng(giấy biên nhận thu tiền…) Chi trả lương cho nhân viên, BHXH, y tế, công đoàn ( bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi…) Nhập liệu các khoản chi tạm ứng cho nhân viên đi công tác, mua hàng…theo quy định Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với các chứng từ liên quan : Chi trả NCC, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt( giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi), thu tiền khách hàng, xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng ( giấy báo Có), đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ quỹ tiền mặt để so sánh cân đối các khoản thu chi, vay ngân hàng hợp đồng vay, các khoản ký quỹ ở ngân hàng Ghi nhận giá mua, chi phí mua, bán TSCĐ trả bằng tiền mặt Ghi nhận doanh thu từ thanh lý tài sản ( hoá đơn GTGT, bán hàng.. ) thanh toán băng tiền ngay Kiểm tra đối chiếu và cungcấp thông tin cho các bộ phận có liên quan Lưu trữ chứng từ và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của doanh nghiệp Công việc định kỳ Kiểm tra đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ quỹ tiền mặt, kiểm tra số liệu các nghiệp vụ phát sinh và các khoản tiền gửi Lập, in bảng tổng hợp chi tiết các khoản về tiền đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết các khoản thu, chi tiền nhằm đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời Báo cáo Các báo cáo khác có liên quan theo yêu cầu của cấp trên Quan hệ cộng đồng Quan hệ tốt với các đồng nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, cung cấp thông tin có liên quan, hướng dẫn các nhân viên mới Quan hệ tốt với các bộ phận chức năng khác. 3.2.5. Bảng mô tả công việc kế toán tổng hợp BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty và toàn bộ phòng ban Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế Mục tiêu Kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc ghi chép vào sổ cái và sổ chi tiết. Kiểm tra sự chính xác của các số liệu trên nhật kí chung và sổ cái (nếu có sai sót cần phải được điều chỉnh) Cung cấp tất cả báo cáo tài chính theo yêu cầu của cấp trên Xem xét việc trích lập các quỹ theo đúng quy dịnh của công ty Trách nhiệm và công việc công việc thường xuyên Theo dõi việc phân bổ chi phí trả trước TK 142,242; trích trước và hoàn nhập chi phí phải trả TK 335 từng kỳ Theo dõi công nợ tổng quát toàn công ty, xác định và đề xuất lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, xử lý xóa nợ căn cứ vào chứng từ xóa nợ đã xét duyệt của bộ phận tín dụng. Nhập liệu số dư đầu kì Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra trong kì Cấn trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và thuế giá trị gia tăng phải nộp Công việc định kỳ Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết, số dư cuối kỳ của từng tài khoản Trích lợi nhuận sau thuế chưa phân phối vào các quỹ căn cứ vào quyết định của ban giám đốc In sổ chi tiết và tổng hợp theo quy định Kiểm tra đối chiếu số liệu trên báo cáo tài chính với số dư trên tài khoản, nếu có sai sót tìm hiểu và chỉnh sửa lại số liệu cho khớp đúng Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. Giải trình số liệu, cung cấp hồ sơ chứng từ tài liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định Quyền hạn Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai Yêu cầu các kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời và đầy đủ theo qui định. Xem các báo cáo: Bảng cân đối số phát sinh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thiết kế chứng từ( không theo mẫu quy định của bộ tài chính) Quan hệ cộng đồng Quan hệ tốt với các đồng nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, cung cấp thông tin có liên quan, hướng dẫn các nhân viên mới Quan hệ tốt với các bộ phận chức năng khác 3.2.6. Bảng mô tả công việc kế toán bán hàng BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Bộ phận/ phòng ban: Kế toán-tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng Quan hệ nội bộ DN: toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, phòng bán hàng, bộ phận kho, bộ phận giao hàng. Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan thuế Mục tiêu Thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế tối đa rủi ro có sai phạm trong hệ thống. Kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng trả chậm, giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại. Quản lý và cung cấp thông tin về các hoạt động này. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán, cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập BCTC và các báo cáo quản trị trong công ty. Trách nhiệm và công việc công việc thường xuyên Đối với hàng bán tại công ty và cung cấp dịch vụ: Nhận và kiểm tra chữ ký trên các chứng từ (đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được trưởng phòng kinh doanh xét duyệt từ phòng bán hàng; biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho từ bộ phận kiểm nhận hàng) để đảm bảo các chứng từ đều hợp lệ. Khi nhận Hóa Đơn do phòng bán hàng lập kế toán sẽ đối chiếu hóa đơn với các chứng từ liên quan, so sánh số lượng, quy cách, mã hàng, đơn giá . nhằm đảm bảo tính có thực, chính xác, đúng quy trình xét duyệt, tránh gian lận. Nhập liệu các nghiệp vụ tăng, giảm về doanh thu, giá vốn, giảm HTK, nợ phải thu, thuế GTGT vào phần mềm. Đối với hàng gửi Đại Lý: Nhận bảng kê bán hàng và hóa đơn bán hàng đại lý từ phòng bán hàng kế toán cập nhật doanh thu, giá vốn, hàng gửi đại lý, nợ phải thu, thuế GTGT vào phần mềm. Khi đại lý gửi hóa đơn hoa hồng đại lý, kế toán nhập vào phần mềm giảm nợ phải thu cho đại lý. Đối với nghiệp vụ giảm giá hàng bán: Nhận và kiểm tra chữ ký trên các chứng từ gồm Hóa đơn giảm giá hàng bán, biên bản kiểm định đã được xét duyệt, phiếu đề nghị giảm giá hàng bán của KH (photo) từ phòng bán hàng. Căn cứ vào hóa đơn giảm giá hàng bán nhập liệu vào phần mềm. Đối với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Nhận và kiểm tra chữ ký trên các chứng từ gồm phiếu đề nghị trả lại hàng, biên bản giám định chất lượng đã được xét duyệt, Hóa đơn hàng bán bị trả lại từ phòng bán hàng; biên bản giao nhận hàng từ bộ phận kiểm nhận; phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại có chữ ký của thủ kho từ bộ phận kho. Đối chiếu số lượng, mã hàng, quy cách, đơn giá nhằm đảm bảo sự thống nhất. Căn cứ vào hóa đơn hàng bán bị trả lại nhập liệu vào phần mềm. Đối với nghiệp vụ chiết khấu thương mại: Nhận và kiểm tra chữ ký trên các chứng từ Đối với KH được nhận Chiết khấu do cộng dồn nhiều hóa đơn kế toán sẽ nhận phiếu chiết khấu thương mại, hóa đơn Chiết khấu từ phòng bán hàng. Kế toán căn cứ vào HĐ chiết khấu để nhập liệu vào phần mềm. Còn đối với KH mua 1 lần với số lượng được hưởng Chiết khấu thì khoản Chiết khấu được ghi thẳng trên Hóa đơn bán hàng. kế toán chỉ cần căn cứ trên hóa đơn này để nhập liệu. Công việc định kỳ In bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp. Gửi thư đối chiếu nợ phải thu với khách hàng. In bảng số dư chi tiết nợ phải thu (phân tích theo tuổi nợ), danh sách các khoản phải thu không chắc chắn thu được, xác định số dự phòng cần trích lập hoặc hoàn nhập gửi cho kế toán trưởng. Căn cứ vào quyết định xóa nợ và chính sách lập dự phòng về các khoản nợ phải thu khó đòi dể thực hiện xóa nợ và lập dự phòng. Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu. Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ. Báo cáo các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng hoặc xóa sổ. Các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. Quan hệ cộng đồng Quan hệ tốt với các đồng nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, cung cấp thông tin có liên quan, hướng dẫn các nhân viên mới Quan hệ tốt với các bộ phận chức năng khác. Quan hệ cộng đồng Quan hệ tốt với các đồng nghiệp Hỗ trợ đồng nghiệp và KTT trong công tác kế toán, cung cấp thông tin có liên quan, hướng dẫn các nhân viên mới Quan hệ tốt với các bộ phận chức năng khác Phân công công việc STT Tên nhân viên Tên đăng nhập Phần hành kế toán 1 Lữ Thị Hồng Hà hongha Kế toán trưởng 2 Đặng Thị Minh Thu minhthu Kế toán tổng hợp, Kế toán mua hàng 3 Nguyễn Thị Phương Thảo phuongthao Kế toán bán hàng 4 Phạm Thanh Thảo thanhthao Kế toán tiền 5 Huỳnh Thị Kim Ngọc kimngoc 6 Đặng Thị Hòa hoadang Kế toán mua hàng 7 Đàm Thị Phương Thảo hoangthao Kế toán lương và VCSH 8 Nguyễn Thu Hương thuhuong Kế toán TSCĐ 3.4 Phân quyền truy cập hệ thống Tên nhân viên Tên đăng nhập Chức năng khai báo ban đầu Chức năng nhập liệu Chức năng báo cáo Thông tin chung Danh mục Nhập số dư Nhập số phát sinh Báo cáo tài chính Số kế toán Báo cáo quản trị Lữ Thị Hồng Hà hongha X ,T, S, X X ,T, S, X X ,T, S, X X ,T, S, X X ,T, S, X X ,T, S, X X ,T, S, X Đặng Thị Minh Thu minhthu X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X ,T, S X ,T, S X ,T, S Nguyễn Thị Phương Thảo phuongthao X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S Huỳnh Thị Kim Ngọc kimngoc X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S Đặng Thị Hòa hoadang X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S Đàm Thị Phương Thảo hoangthao X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S Phạm Thanh Thảo thanhthao X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S Nguyễn Thu Hương thuhuong X X ,T, S X ,T, S X ,T, S, X X X X ,T, S, 4. HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ: 4.1. Báo cáo quản trị STT Báo cáo Nội dung Thời gian Hình thức Người lập Bộ phận sử dụng 1 Bảng kê hoá dơn bán ra Tình hình bán hàng trong kỳ Cuối kỳ, và khi có nhu cầu Văn bản Kế toán bán hàng Trưởng BP bán hàng Kế toán trưởng PGD kinh doanh 2 Bảng kê bán hàng theo mặt hàng Doanh thu từng mặt hàng Cuối kỳ, và khi có nhu cầu Văn bản Kế toán bán hàng Trưởng BP bán hàng Kế toán trưởng PGD kinh doanh 3 Bảng kê bán hàng theo khách hàng Doanh thu theo từng khách hàng đại lý Cuối kỳ, và khi có nhu cầu Văn bản Kế toán bán hàng Trưởng BP bán hàng Kế toán trưởng PGD kinh doanh 4 Bảng kê doanh thu theo từng khu vực Doanh thu theo từng khu vực Cuối kỳ Văn bản Kế toán bán hàng Kế toán trưởng PGD tài chính kinh doanh 5 Bảng kê chi tiết các khoản chiết khấu cho KH Các khoản chiết khấu bán hàng Cuối kỳ Văn bản Kế toán bán hàng Kế toán trưởng 6 Báo cáo nhập, xuất, tồn Các hàng hoá mua vào, bán ra và tồn trong kỳ Cuối kỳ Văn bản Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Trưởng BP mua hàng Trưởng BP bán hàng 7 Báo cáo hàng bán bị trả lại Hàng hoá bị trả lại Cuối kỳ Văn bản Kế toán bán hàng Kế toán trưởng Trưởng BP bán hàng 8 Bảng kê hoá đơn mua vào Tình hình mua vào trong kỳ Cuối kỳ, khi có yêu cầu Văn bản Kế toán mua hàng Kế toán trưởng Trưởng BP mua hàng PGD kinh doanh 9 Bảng kê các khoản CK của NB Các khoản chiết khấu thanh toán mua hàng Cuối kỳ Văn bản Kế toán mua hàng Kế toán trưởng 10 Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Tình hình tăng giảm từng TSCĐ Cuối kỳ Văn bản Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng 11 Báo cáo công nợ phải thu khách hàng Chi tiết các khoản phải thu theo khách hàng Cuối kỳ Văn bản Kế toán bán hàng Kế toán trưởng PGĐ kinh doanh 12 Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ Chi tiết các khoản phải thu theo tuổi nợ Cuối kỳ Văn bản Kế toán bán hàng Kế toán trưởng PGĐ kinh doanh 13 Báo cáo công nợ phải trả theo nhà cung cấp Các khoản phải trả theo nhà cung cấp Cuối kỳ Văn bản Kế toán mua hàng Kế toán chi tiền Kế toán trưởng Giám đốc 14 Tờ khai thuế GTGT Chi tiết các khoàn thuế GTGT đầu vào, đầu ra và phải nộp Cuối kỳ Văn bản Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc 15 Báo cáo thuế TNCN Kê khai các khoản thuế TNCN phải thu hộ nhà nước Cuối kỳ Văn bản Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc 16 Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN Kê khai các khoản thuếTNDN tam nộp và phải nộp Cuối quý Văn bản Kế toán trưởng PGĐ và Giám đốc 4.2 Báo cáo tài chính 1 Bảng cân đối kế toán Chi tiết tình hình tài sản, nguồn vốn Cuối kỳ Văn bản Kế toán truỏng PGĐ và Giám đốc 2 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tình hình lưu chuyển tiền tệ Cuối kỳ Văn bản Kế toán truỏng PGĐ và Giám đốc 3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Lợi nhuận kinh doanh trong kỳ Cuối kỳ Văn bản Kế toán truỏng PGĐ và Giám đốc 4 Thuyết minh báo cáo tài chính Giải thích các vấn đề đặc biệt Cuối kỳ Văn bản Kế toán trưởng PGĐ và Giám đốc 5. TRANG THIẾT BỊ VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 5.1 Tổ chức trang thiết bị: Hệ thống máy tính của công ty phải có thể kết nối mạng cục bộ ( mạng lan) có sử dụng chung một cơ sở dữ liệu. Hệ thống máy tính của công ty phải sử dụng hệ điều hành Window XP trở về trước; nếu hiện tại công ty đang sử dụng Window Vista phải có các phần mềm bổ trợ. 5.2 Phần mềm kế toán TTSOFT: 5.2.1 Mô tả đặc điểm phần mềm kế toán: 5.2.1.1 Đặc điểm quản lý hệ thống tài khoản: Phần mềm có hệ thống tài khoản phù hợp và chi tiết với chuẩn mực kế toán Việt Nam. Phần mềm cho phép thêm tài khoản phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó có thể thêm tài khoản cấp con để theo dõi đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết. Những tài khoản có tài khoản cấp con thì không có đối tượng theo dõi chi tiết. 5.2.1.2 Đặc điểm theo dõi chi tiết các đối tượng Danh mục đối tượng có thể khai báo ổn định ngay từ đầu và cập nhật, chỉnh sửa bổ sung trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống để đáp ứng nhu cầu quản lý của Doanh Nghiệp. Phần mềm có thể theo dõi các thông tin chi tiết liên quan đến đối tượng quản lý chi tiết. VD: khi theo dõi thông tin về một khách hàng phần mềm không chỉ theo dõi những thông tin cá nhân mà còn theo dõi những chứng từ liên quan đến khách hàng đó. 5.2.1.3 Đặc điểm khai báo số dư ban đầu: Phần mềm cho phép kiểm soát được những tài khoản có số dư chi tiết tài khoản cấp con. Số liệu sẽ bị hiện thị màu đỏ khi chưa nhập hoặc nhập sai số dư chi tiết của những đối tượng chi tiết của tài khoản cấp con. Phần mềm kế toán chỉ cho phép nhập số dư ban đầu một lần, số dư ban đầu của các kì sau là kết quả nghiệp vụ “chuyển số dư” qua kì mới. 5.2.1.4 Đặc điểm nhập liệu: Ngoài những chứng tư đã mặc định, phần mềm cho phép thiết kế chứng từ phù hợp với nhu cầu nhập liệu, quản lý. Tự cập nhật chứng từ liên quan (đã được thực hiện trong phần thiết kế chứng từ) đến một số nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ tự cập nhật phiếu xuất kho khi lập hóa đơn bán hàng. Một số dữ liệu chỉ được truy xuất từ danh mục đã được cập nhật sẵn. Ví dụ: khách hàng, kho hàng…điều này giúp hạn chế sai sót khi nhập liệu và đảm bảo tính có thực của thông tin. 5.2.1.5 Đặc điểm của hệ thống báo cáo Phần mềm cung cấp khá đầy đủ hệ thống báo cáo phù hợp với chuẩn mực kế toán và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, có thể lập thêm những báo cáo phục vụ cho nhu cầu kế toán quản trị. Phần mềm cho phép thiết lập, chỉnh sửa các chi tiêu nếu không phù hợp 5.2.1.6. Đặc điểm kiểm soát của phần mềm: Phần mềm cho phép sao lưu, phục hồi dữ liệu đề phòng khi gặp sự cố về máy tính. Phân quyền sử dụng: Sau khi được cấp quyền truy cập, mọi người mới có thể truy cập vào phần hành kế toán của mình với đúng tên truy cập và mật khẩu. Tài liệu hướng dẫn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm được truy cập tại trang web www.ttsoft.com.vn Kiểm soát ứng dụng (kiểm soát nhập liệu) Kiểm soát nhập liệu của phần mềm : Phần mềm có khả năng kiểm soát các chức năng nhâp liệu sau : 1. Mặc định lỗi và thông báo lỗi : Tuần tự: Nhập trùng: Kiểm soát dấu: Kiểm soát vùng dữ liệu: Đầy đủ: Kiểm soát số tổng: Kiểm soát mặc định: Kiểm soát tính hợp lý: 10.Kiểm soát tính có thực: 11.Kiểm soát định dạng: Phần mềm không kiểm soát các chức năng nhập liệu sau : 1.Giới hạn : Tồn kho của Toshiba Active trong kho công ty chỉ có 255sp Nhưng phần mềm vẫn cho phép xuất bán với số lượng 1000 sp Và số lượng hàng tồn được theo dõi số âm trong phần mềm. là (745)sp 2. Dung lượng: Phần mềm không kiểm soát về dung lượng của số chứng từ 5.2.2 Đánh giá phần mềm 5.2.2.1 Ưu điểm Như đã trình bày trong 5.2.1 (mô tả phần mềm), TTsotf cung cấp hệ thống xử lý và cung cấp các thông tin phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam và đặc điểm của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các ưu điểm sau: - Có các công cụ tùy chỉnh phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, tạo thuận lợi và đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của người sử dụng. - Có giao diện thân thiện, rõ ràng, dễ thao tác. - Có chức năng phân quyền rõ ràng, đảm bảo sự phân công công việc hợp lý, tránh chồng chéo giữa các phần hành kế toán. - Có thể chỉnh sửa thông tin theo nhu cầu của người sử dụng - Có thể truy xuất thông tin nhanh, cung cấp thông tin kịp thời, không chỉ cung cấp thông tin kế toán tài chính mà còn cả thông tin kế toán quản trị. - Tiết kiệm về chi phí và thời gian. 5.2.2.2 Khuyết điểm Hệ thống tài khoản: Tài khoản có đối tượng chi tiết thì chỉ theo dõi được 1 đối tượng. VD: tài khoản 13812 ( hàng hóa, vật tư thiếu chờ xử lý) cần theo dõi chi tiết cả khách hàng lẫn nhân viên nhưng trong phần mềm chỉ cho phép theo dõi 1 đối tượng. Phân quyền: Khi chưa phân quyền chức năng “Hàng hóa- vật tư” thì Kế toán TSCĐ không cập nhật được thông tin trong Hồ sơ TSCĐ Hình ảnh minh họa: Khi chưa được phân quyền Khi đã được phân quyền c. Khi một nhân viên A đang truy cập cơ sở dữ liệu của mình, một nhận viên khác (B) vẫn có thể truy cập cùng 1 lúc vào phần hành của nhân viên A nếu biết được tên đăng nhập và password của A. Như vậy tính bảo mật của phần mềm không cao. d. Khi chưa điều chỉnh trên hệ thống chỉ tiêu thì thông tin về các khoản giảm trừ không được đưa lên trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Sau khi điều chỉnh lại e. Khi chưa điều chỉnh trên hệ thông chỉ tiêu “chi phí bán hàng” không được trừ ra khỏi lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Sau khi điều chỉnh xong f. Khi chưa điều chỉnh chỉ tiêu thì thông tin của tạm ứng đang được để ở phần “phải thu nội bộ” Sau khi đã điều chỉnh Nghiệp vụ: Trong nghiệp vụ bán hàng trả chậm, khách hàng đã ứng trước một số tiền nhưng nhỏ hơn số tiền phải thanh toán thì khi nhập hóa đơn bán hàng phần mềm không cho phép tự cấn trừ giữa số tiền ứng trước và số tiền phải thu của khách hàng. VD: khách hàng Chase Mahattan ứng trước cho công ty 3.210.000.000đ đến ngày 25/10/2008 Chasee Mahattan mua hàng với tổng trị giá 6.611.000.000đ. Nhưng khi nhập liệu vào hóa đơn bán hàng phần mềm không tự cấn trừ như hình (a) mà phải tách ra như trong hình (b) HÌNH (a) HÌNH (b) g. Phần mềm không truy xuất và kết xuất dữ liệu ra Excel h. Phần mềm không theo dõi được thời gian đăng nhập cụ thể của từng người vào cơ sở dữ liệu. 6. TỔ CHỨC KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG STT Tồ chức kiểm soát Rủi ro có thể kiểm soát được 1 Phiếu yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng và cần phải được xét duyệt bởi trưởng BP có nhu cầu, trương bộ phận mua hàng Hàng mua về phù hợp với Bp có nhu cầu 2 Gửi thư mời chào giá đến nhà cung cấp Lựa chon nhà cung cấp phù hợp 3 Bộ phận kiểm nhận tiến hành kiểm đếm độc lập hàng nhận được Nhập kho đúng số lượng và mặt hàng thực giao 4 Bộ phận bán hàng kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng Đảm bảo cho khách hàng có khả năng thanh toán khi đến hạn 5 Cần có biên bản xác nhận hàng tồn kho Kiểm tra mặt hàng cần bán có dủ số lượng yêu cầu không 6 Lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng Cung cập đúng mặt hàng theo yêu cầu 7 Lập phiếu xuất kho dựa trên lệnh bán hàng Xuất kho mặt hàng theo yêu cầu 8 Lập hóa đơn dựa trên phiếu xuất kho, đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Bán hàng có lập hóa đơn để ghi nhận đúng doanh thu 9 Bộ phận kĩ thuật kiểm tra hàng trước khi BPBH lập phiếu đề nghi giảm giá Kiểm tra đúng là hàng bị lỗi kĩ thuật 10 Hóa đơn giảm giá hàng bán được lập dựa trên Phiếu đề nghị giảm giá hàng bán, biên bản kiểm định chất lượng Kiểm tra tính có thực của Phiếu đề nghị giảm giá hàng bán