Luận văn Phương thức hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất - CIRI

A l Luận văn: Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất - CIRI Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất - CIRI Chơng I Lý luận về hoạt động nhập khẩu và việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. I. Nhập khẩu và vai trò của hoạt động nhập khẩu . 1. Khái niệm về nhập khẩu. Nhập khẩu là hình thức kinh doanh quốc tế giữa các thơng nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau. Trong đó ngời mua (Ngời nhập khẩu) yêu cầu ngời bán (Ngời xuất khẩu) cung ứng cho mình một lợng hàng hoá nhất định nh đã thoả thuận và hợp pháp. Ngời nhập khẩu sẽ phải trả cho ngời xuất khẩu một lợng giá trị tơng ứng với lợng hàng hoá đó. 2. Các hình thức nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu trong thực tế rất đa dạng. Đó là do tác động của điều kiện kinh doanh cùng với sự năng động sáng tạo của các doanh nhân mà xuất hiện nhiều hình thức nhập khẩu khác nhau đợc pháp luật cho phép. Dới đây là các hình thức nhập khẩu phổ biến đang đợc áp dụng cho các doanh nghiệp nớc ta hiện nay: - Nhập khẩu trực tiếp: là hoạt động mua bán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán không qua trung gian. - Nhập khẩu gián tiếp: là nhập khẩu qua trung gian thơng mại, điển hình của nhập khẩu gián tiếp là nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu uỷ thác là hình thức hoạt động giữa một doanh nghiệp có nhu cầu nhập một số mặt hàng uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thơng, tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của mình. Bên nhận uỷ thác sẽ tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với nớc ngoài và làm thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng và đợc hởng thù lao uỷ thác. Trên đây là những hình thức nhập khẩu khá phổ biến ở nớc ta và đợc các doanh nghiệp vận dụng. Tuy nhiên để vận dụng một cách có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải dựa vào môi trờng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, điều kiện giao dịch cụ thể để đa ra hình thức nhập khẩu phối hợp hoặc kết hợp các hình thức nhập khẩu. Ngoài ra, công ty còn phải dựa vào tiềm lực của mình để tiến hành nhập khẩu và lựa chọn hình thức nhập khẩu, tiến hành các cuộc đàm phán để xem xét nên áp dụng hình thức nhập khẩu nào đem lại lợi nhuận cao nhất. 3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nên kinh tế quốc dân. Việt Nam sau một thời gian dài thực hiện chính sách đóng cửa nền kinh tế đã gây ra biết bao vấn đề tiêu cực nh nền kinh tế trì trệ, lạc hậu và trình độ thấp kém thua xa các nớc trong khu vực và có lẽ là một trong những nớc kém phát triển nhất thế giới. Nhận thức đợc vấn đề này, Đảng ta đã xác định con đờng để đa đất nớc nhanh chóng tiến kịp thời đại là CNH-HĐH đất nớc, đẩy mạnh xuất khẩu, tăng cờng nhập khẩu các loại máy móc công nghệ hiện đại phục vụ sản xuất trong nớc. Nh vậy, ta thấy nhập khẩu có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đặc biệt là trong điều kiện quốc tế hoá đời sống kinh tế xã hội trong thời đại ngày nay. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đợc thể hiện ở mấy mặt cơ bản sau: a) Đối với nền kinh tế quốc dân: ỉ Nhập khẩu đem lại cho nền kinh tế những công nghệ hiện đại máy móc thiết bị tiên tiến, hoàn thiện và có năng lực sản xuất hơn những thứ đã có trong nớc. Từ đó nó làm tăng hiệu quả sản xuất, tăng sản lợng sản phẩm xã hội, thu nhập quốc dân. ỉ Nhập khẩu mở rộng khả năng tiêu dùng của một nớc. Xã hội ngày càng phát triển và nhu cầu của con ngời ngày càng phong phú và đa dạng thông qua con đờng nhập khẩu sẽ thoả mãn mọi nhu cầu đó của con ngời. Nhập khẩu làm đa dạng hoá về mặt hàng, về chủng loại. ỉ Nhập khẩu góp phần đáng kể vào việc xoá bỏ tình trạng độc quyền, phá vỡ nền kinh tế đóng, tự cung tự cấp. Ngoài ra, nó còn đa tới việc xoá bỏ nhanh chóng các chủ thể kinh doanh các sản phẩm lạc hậu không thể chấp nhận đợc, góp phần hoàn thiện các cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của nhà nớc. ỉ Nhập khẩu là để tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại cho sản xuất và các loại hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nớc không sản xuất hoặc trong nớc có sản xuất nhng không đáp ứng nhu cầu. Nhập khẩu còn để thay thế sản xuất nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nớc sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Nh vậy sẽ làm tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn cơ sở vật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật. ỉ Nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu. Bởi vì, nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu... b) Đối với các doanh nghiệp: ỉ Nhập khẩu giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đợc cả vốn và chi phí cho quá trình nghên cứu cũng nh thời gian và số lợng đội ngũ khoa học nghên cứu mà vẫn thu đợc kết quả tơng đối về phát triển khoa học kỹ thuật. ỉ Nhập khẩu giúp các doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt, đón đầu những thành tựu mới của khoa học kỹ thuật, những công nghệ tiên tiến. Mà nếu không thực hiện nhập khẩu thì các doanh nghiệp sẽ ngày càng trở nên lạc hậu so với khu vực và thế giới. ỉ Hàng hoá nhập khẩu không những mở rộng quá trình sản xuất của doanh nghiệp mà còn góp phần không nhỏ vào việc nâng cao đời sống tinh thần, nâng cao tầng hiểu biết về sự phát triển trên toàn cầu cũng nh góp phần cải thiện điều kiện làm việc cho ngời lao động thông qua việc nhập khẩu máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất mới an toàn hiệu quả... Tuy nhập khẩu có vai trò to lớn nh vậy nhng nó cũng có những mặt hạn chế. Tức là nếu nhập khẩu tràn lan thì sẽ dẫn đến nền sản xuất trong nớc sẽ bị suy yếu. Vì vậy cần có chính sách đúng đắn, có sự kiểm soát chặt chẽ, kịp thời, hợp lý để khai thác triệt để vai trò của nhập khẩu và hạn chế những hiện tợng xấu phát triển nh: trốn thuế, tha hoá cán bộ... II. Khái quát chung về hoạt động nhập khẩu : 1. Khái niệm: Hợp đồng thơng mại quốc tế hoặc hợp đồng mua bán ngoại thơng hay hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các đơng sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Nh vậy thông qua khái niệm trên ta có thể rút ra một vài đặc điểm chính của hợp đồng xuất nhập khẩu nh sau: ỉ Chủ thể của hợp đồng này là bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu) họ có trụ sở kinh doanh ở các nớc khác nhau. Bên bán giao hàng hoá cho bên mua, bên mua phải trả cho bên bán một đối giá cân xứng với giá trị hàng hoá đã đợc giao. ỉ Đối tợng của hợp đồng này là tài sản: Do đợc đem ra mua bán, tài sản này biến thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng hoá vật chất hay hàng hoá phi vật chất (dịch vụ). ỉ Bản chất của hợp đồng này là sự thoả thuận giữa các bên ký kết hợp đồng. Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không đợc cỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có sự nhầm lẫn không chấp nhận đợc. ỉ Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyển chủ hàng hoá). Đây là sự khác biệt so với hợp đồng thuê mớn vì hợp đồng thuê mớn không tạo ra sự chuyển chủ và so với hợp đồng tặng biếu không có sự cân xứng giữa nghĩa vụ và quyền lợi. Hợp đồng nhập khẩu khác với hợp đồng mua bán trong nớc ở những điểm sau đây: ă Hàng hoá (đối tợng) của hợp đồng thờng di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. Đặc điểm này có thể có cũng có thể không. Ví dụ, hợp đồng mua bán ký kết giữa một xí nghiệp trong khu chế xuất với một xí nghiệp ngoài khu chế xuất đợc pháp luật coi là hợp đồng mua bán quốc tế , nhng hàng hoá thuộc hợp đồng này không di chuyển khỏi biên giới quốc gia. ă Đồng tiền thanh toán ít nhất là ngoại tệ của một nớc Đặc điểm này cũng không phải là điểm tất yếu. Ví dụ: Các khối trong nớc cộng đồng chung Châu Âu khi buôn bán với nhau thì họ sử dụng đồng tiền thanh toán là đồng EURO hay hai nớc buôn bán với nhau bằng hình thức hàng đổi hàng. ă Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các nớc khác nhau. Đây chính là đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt yếu tố quốc tế hay nội địa trong một hợp đồng. 2. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng xuất nhập khẩu: Theo điều 81- Luật thơng mại Việt Nam, hợp đồng xuất nhập khẩu có hiệu lực khi có đầy đủ các điều kiện sau đây: a) Chủ thể của hợp đồng gồm: Bên mua và bên bán phải có t cách pháp lý ă Chủ thể bên nớc ngoài là thơng nhân và t cách pháp lý của họ đợc xác nhận căn cứ theo pháp luật của họ. ă Về phía Việt Nam: Chủ thể phải là thơng nhân đợc phép hoạt động thơng mại trực tiếp với nớc ngoài. Theo nghị định 57 thì thơng nhân phải có giấy đăng ký kinh doanh và mã doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. b) Hàng hoá theo hợp đồng: là hàng hoá đợc phép mua bán theo quy định pháp luật của nớc bên mua và nớc bên bán. Doanh nghiệp không đợc phép xuất nhập khẩu những mặt hàng theo quyết định số 46/2001/QĐ- TTg. Đối với những mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện thì họ phải xin đợc hạn ngạch (trờng hợp nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch) hoặc xin đợc giấy phép (trờng hợp hàng thuộc diện nhà nớc quản lý bằng giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu). Đối tợng của hợp đồng phải là hàng đợc phép xuất nhập khẩu theo các văn bản pháp luật hiện hành của hai nớc. c) Hợp đồng thơng mại quốc tế phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá. Theo điều 50 - luật thơng mại Việt Nam thì nội dung của hợp đồng buộc phải có các điều khoản sau: Tên hàng, quy cách chất lợng, giá cả, phơng thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng. Ngoài ra, các bên có thoả thuận thêm những nội dung, những điều khoản khác cho hợp đồng. d) Hình thức của hợp đồng: Theo luật Việt Nam, hợp đồng xuất nhập khẩu phải đợc lập thành văn bản mới có hiệu lực: Th từ điện tín cũng đợc coi là văn bản, mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều không có giá trị, mọi sửa đổi bổ sung đều đợc làm bằng văn bản. 3. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu. Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu có thể rất khác nhau. Nó tuỳ thuộc vào tính chất và đặc điểm của hàng hoá, hoặc tuỳ thuộc và tập quán buôn bán giữa các bên. Có những hợp đồng đa ra rất nhiều điều khoản, hết sức chặt chẽ và chi tiết, nhng có những hợp đồng chỉ đa ra những điều khoản cơ bản và hết sức đơn giản. Nhng thông thờng một hợp đồng xuất nhập khẩu gồm có hai phần: Những điều trình bầy và các điều khoản. v Những điều khoản trình bày thờng ghi: ă Số hợp đồng (contract no). ă Địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng . ă Tên và địa chỉ của các đơng sự. ă Những định nghĩa dùng trong hợp đồng. Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng (đây có thể là hiệp định chính phủ, nghị định th, chí ít ngời ta cũng đa ra sự tự nguyện của hai bên khi tham gia ký kết hợp đồng). v Các điều khoản (term) của hợp đồng bao gồm: ă Điều khoản về tên hàng. Đâylà điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng, của th hỏi hàng, của các hợp đồng hoặc nghị định th. Nó nói lên chính xác đối tợng mua bán, trao đổi do đó ngời ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Nếu không đúng thì mua đợc cái không cần mua, không bán đợc cái cần bán. Để làm đợc điều đó ngời ta thờng dùng các biện pháp: - Ghi tên chính thức của hàng hoá kèm theo tên khoa học, thơng mại (áp dụng cho các loại hoá chất, giống cây). Ví dụ: Hàn the là Na3B4O7nH2O. - Ghi tên hàng kèm theo hãng sản xuất ra hàng đó. VD: xe máy HONDA, tủ lạnh HITACHI... - Ghi tên hàng kèm thao tên địa phơng sản xuất ra hàng hoá đó. VD: rợu vang Bordeaux... - Ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó. VD: bột giặt OMO... - Ghi tên hàng kèm theo quy cách của hàng đó. VD: xe tải 10 tấn... - Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hoá đó. VD: mực để in... Ngoài ra ngời ta còn kết hợp các phơng pháp trên đây với nhau. VD: màn hình siêu phẳng 29inches của hãng Panasonic... ă Điều khoản chất lợng hàng hoá: Điều khoản này nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán. Tức là nói lên tổng thể các chỉ tiêu, những đặc trng của hàng hoá mua bán thể hiện đợc sự thoả mãn nhu cầu trong những điều kịên tiêu dùng xác định, phù hợp với công dụng của hàng hoá bao gồm: Các chỉ tiêu cơ lý hoá, công suất, độ chính xác và các chỉ tiêu cảm quan nh màu sắc, mùi vị của hàng hoá giao dịch mua bán. Trong điều khoản này cần nêu rõ phơng pháp xác định phẩm chất, chỉ tiêu đại khái quen dùng, quy cách hàng hoá, hàm lợng của chất chủ yếu trong hàng hoá, tài liệu kỹ thuật, số lợng thành phẩm thu đợc từ hàng hoá đó, hiện trạng của hàng hoá đó, mô tả của hàng hoá và tên của nơi sản xuất. ă Điều khoản về số lợng: Điều khoản này nói lên lợng hàng hoá đợc giao dịch. Nó xác định rõ đối tợng mua bán và liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ của bên mua và bên bán. Do vậy việc lựa chọn đơn vị đo lờng số lợng nào vừa phải căn cứ vào bản thân sản phẩm, vừa căn cứ vào tập quán buôn bán quốc tế về đo lờng. Đơn vị tính số lợng: Do có nhiều đơn vị khác nhau nh: cái, số, chiếc, kg, m... nhiều đơn vị có nhiều tên gọi nhng ở mỗi nớc lại có một nội dung khác. Ví dụ: Một tấn hệ mét khác với một tấn hệ của Anh. Cho nên sử dụng điều khoản này khá phức tạp tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm. Phơng pháp quy định số lợng: trong thực tiễn Thơng mại quốc tế ngời ta có thể quy định số lợng hàng hoá bằng hai cách: - Bên bán và bên mua quy định cụ thể số lợng hàng hoá giao dịch. Thờng đợc áp dụng đối với hàng hoá có giá trị lớn với đơn vị đo là chiếc, cái ví dụ: 10 chiếc xe ô tô... ở đây không đợc dùng “khoảng”. - Bên bán và bên mua quy định số lợng phỏng chừng. Trong hợp đồng mua bán ngời ta thờng dùng các thuật ngữ nh: Khoảng, xấp xỉ, hơn kém, cộng trừ... Phơng pháp này thờng áp dụng đối với hàng hoá có khối lợng lớn. Ví dụ: Gạo quy định 5000 tấn gạo 5% (5% là sai số). Sai số này có thể do ngời bán quyết định hoặc do ngời mua hay ngời vận tải quyết định. Nếu trong hợp đồng không thoả thuận thì do ngời bán hoặc do ngời vận tải quyết định. Phơng pháp xác định trọng lợng: Trong thơng mại quốc tế, có rất nhiều loại hàng hoá đợc tính số lợng theo trọng lợng. Căn cứ vào tập quán buôn bán thông thờng để xác định trọng lợng hàng hoá mua bán ngời ta dùng những phơng pháp sau: - Trọng lợng cả bì (Gross weight - GW): Bao gồm trọng lợng thực tế của hàng hoá cộng với trọng lợng của bao bì. - Trọng lợng tịnh (Net weight - NW): Là trọng lợng cả bì trừ đi trọng lợng của bao bì. - Trọng lợng thơng mại: Thờng áp dụng đối với hàng hoá có khả năng hút ẩm. Công thức: Gtm: trọng lợng thơng mại của hàng hoá. Gtt: trọng lợng thực tế của hàng hoá. Wtc: độ ẩm tiêu chuẩn của hàng hoá. Wtt: độ ẩm thực tế của hàng hoá. - Trọng lợng lý thuyết: Thờng áp dụng đối với hàng hoá có tính tiêu chuẩn cao. Ví dụ: Thép, tôn và các thiết bị đồng bộ. Theo phơng pháp này ngời ta căn cứ vào thể tích, khối lợng riêng và số lợng hàng hoá để tính toán trọng lợng hàng, hoặc căn cứ vào thiết kế của nó (đối với thiết bị toàn bộ) để xác định hàng hoá cung cấp cho nhau. ă Điều khoản về giá cả. Trong hợp đồng thơng mại quốc tế điều khoản giá cả bao gồm những nội dung nh: Mức giá, đồng tiền tính giá, phơng pháp quy định giá, phơng pháp xác định giá, sử dụng các loại giảm giá (chiết giá), những quy định khác liên quan đến giá cả. - Mức giá: Để xác định chính xác mức giá cần phải nắm chắc nguyên tắc xác định giá, xu thế thay đổi của giá cả thị trờng thế giới, xem xét đầy đủ các yếu tố ảnh hởng đến giá cả, hạch toán lỗ lãi đồng thời định rõ điều kiện cơ sở giao hàng liên quan đến giá đó. - Đồng tiền tính giá: có thể là đồng tiền của nớc ngời bán, của nớc ngời mua hay của một nớc thứ ba mà hai bên đồng ý. Trên thực tế ngời ta thờng sử dụng đồng tiền có khả năng chuyển đổi mạnh nh đô la Mỹ (USD). - Phơng pháp quy định giá: trong thơng mại quốc tế tuỳ theo từng trờng hợp ngời ta có thể áp dụng các phơng pháp quy định giá nh sau: giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt và giá di động. - Phơng pháp xác định giá: Gồm xác định giá hớng vào sản xuất và xác định giá hớng vào thị trờng. - Các quy định khác liên quan đến giá cả: Thờng là các điều kiện cơ sở giao hàng. Mỗi một điều kiện sẽ cho một mức giá khác nhau Bao gồm các điều kiện đợc quy định trong Incoterms nh: Giao tại xởng (EXW), giao cho ngời vận tải (FCA), giao dọc mạn tàu (FAS), giao lên tàu (FOB), tiền hàng cộng cớc phí (CFR), tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cớc phí (CIF), cớc trả tới đích (CPT), cớc và bảo hiểm trả tới đích (CIP), giao tại biên giới (DAF), giao lên tàu (DES), giao trên cầu cảng (DEQ), giao tại đích cha nộp thuế (DDU), giao tại đích đã nộp thuế (DDP). ă Điều khoản thanh toán. Các điều kiện thanh toán quy định trong hợp đồng thơng mại quốc tế bao gồm: đồng tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, phơng thức thanh toán và điều kiện đảm bảo hối đoái. - Địa diểm thanh toán: có thể ở nớc ngời nhập khẩu, ở nớc ngời xuất khẩu hoặc ở nớc thứ ba do hai bên quy định. Trong thực tế việc xác định địa điểm thanh toán phụ thuộc quan trọng vào thế và lực của hai bên. - Đồng tiền thanh toán: có thể bằng đồng tiền nớc xuất khẩu, đồng tiền nớc nhập khẩu hoặc đồng tiền của nớc thứ ba do hai bên quy định. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hợp với đồng tiền tính giá và cũng có thể không trùng hợp. Nếu không trùng hợp với đồng tiền tính giá thì phải quy định mức tỷ giá quy đổi. - Thời hạn thanh toán thờng có ba cách quy định sau: trả tiền trớc, trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. - Phơng thức thanh toán gồm: phơng thức trả tiền mặt (cash payment), phơng thức chuyển tiền (transfer), phơng thức ghi sổ (open account), phơng thức nhờ thu (collection), phơng thức tín dụng chứng từ (documentary credit). - Điều kiện đảm bảo hối đoái: đó có thể là điêu kiện đảm bảo vàng hoặc điều kiện đảm bảo ngoại hối. ă Điều khoản giao hàng. Điều khoản giao hàng của hợp đồng quy định một cách cụ thể những nội dung sau: thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức giao hàng và việc thông báo giao hàng để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. - Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Nếu các bên giao dịch không có thoả thuận gì khác thì lúc này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua. Trong buôn bán quốc tế có ba quy định thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có định kỳ, không có định kỳ và giao hàng ngay. - Địa điểm giao hàng: Việc lựa chọn địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng. - Phơng thức giao hàng gồm các bớc sau: Giao hàng sơ bộ, giao nhận về số lợng, giao nhận về chất lợng, giao nhận cuối cùng. - Thông báo giao hàng: Trớc khi giao hàng thờng có những thông báo của ngời bán về việc hàng đã sẵn sàng để giao hoặc đem ra cảng (ga) để giao. Ngời mua thông báo cho ngời bán những điều kiện cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng. Sau khi giao hàng ngời bán vẫn tiếp tục thông báo về tình hình đã giao. ă Điều kiện về bao bì ký mã hiệu. Điều khoản về bao bì bao gồm các vấn đề nh: chất lợng bao bì, phơng pháp cung ứng và giá cả bao bì hàng hoá nhằm đảm bảo cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng , đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm. Quy định về ký mã hiệu: là điều kiện nhằm tạo thuận lợi cho việc bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá. Yêu cầu của mã hiệu là phải viết bằng sơn hoặc mực không phai, không nhoè, phải dễ đọc, có kích thớc lớn hơn hoặc bằng 2 cm, không làm ảnh hởng tới phẩm chất hàng hoá, viết theo thứ tự nhất định, màu sắc phù hợp với từng loại hàng hoá, phải đợc kẻ ít nhất trên hai mặt giáp nhau. ă Điều khoản về bảo hành: Đây là điều khoản quy định trách nhiệm của ngời bán đối với chất lợng của hàng hoá giao nhận trong một khoảng thời gian xác định. Thời gian này gọi là thời gian bảo hành, nó đợc coi là thời gian dành cho ngời mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá đó. Trong điều kiện bảo hành ngời ta thờng thoả thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hoá, thời hạn bảo hành, những khuyết tật đợc bảo hành, địa điểm bảo hành, hình thức bảo hành và trách nhiệm của ngời bán trong thời hạn bảo hành. ă Điều khoản khiếu nại: Là việc một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những sự vi phạm điều đã đợc cam kết giữa hai bên. Mục đích của điều khoản này là: Làm nhụt ý chí của các bên khi các bên có ý định không thực hiện một phần hay toàn bộ hợp đồng. Đồng thời không cần đa ra trọng tài mà vẫn đợc hởng đền bù do bên kia gây ra. Điều khoản quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, nghĩa vụ các bên khiếu nại. ă Điều khoản về trờng hợp miễn trách (bất khả kháng): Đây là điều khoản xảy ra bất thờng ngoài sự kiểm soát của đơng sự và ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng. Để miễn trách nhiệm ngời gây ra thiệt hại phải chứng minh đợc đó là bất khả kháng và mình đã làm hết trách nhiệm nhng thiệt hại vẫn xảy ra. ă Điều khoản về trọng tài. Trong hoạt động thơng mại quốc tế thờng xuyên xảy ra các tranh chấp. Nếu các bên không tự giải quyết đợc với nhau thì có thể đa ra trọng tài quốc tế hoặc toà án kinh tế của địa phơng để giải quyết. Quy định nội dung: Ai là ngời đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài. Quy định các trờng hợp phạt và bồi thờng, cách thức phạt và bồi thờng, trị giá phạt và bồi thờng. Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà có thể thêm một số điều khoản khác nh điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải... 4. Luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu. Luật điều chỉnh hợp đồng ngoại thơng là một vấn đề mà các bên đều quan tâm bởi nó bảo vệ lợi ích của tất cả các bên trong hợp đồng và là cơ sở pháp lý đầu tiên để giải quyết tranh chấp xảy ra. Do có yếu tố nớc ngoài, vì vậy hợp đồng nhập khẩu có nguồn luật điều chỉnh phức tạp hơn nhiều so với hợp đồng mua bán trong nớc. Luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu có thể là điều ớc quốc tế, luật quốc gia, các tập quán thơng mại quốc tế, án lệ. a) Điều ớc quốc tế: Khi phát sinh tranh chấp từ hợp đồng nhập khẩu liên quan đến vấn đề không quy định hoặc quy định không đầy đủ trong hợp đồng, các bên có thể dựa vào điều ớc quốc tế về ngoại thơng. Ở Việt Nam điều ớc đã ký kết hoặc thừa nhận thì chúng có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng nhập khẩu có liên quan.Tức là, dù bên nào có dẫn chiếu hay không thì các điều ớc quốc tế về ngoại thơng mà công ty ký kết hoặc thừa nhận vẫn đơng nhiên đợc áp dụng. Còn những điều ớc quốc tế về ngoại thơng mà Việt Nam không ký, cha ký hoặc không thừa nhận thì không có giá trị bắt buộc đối với chủ thể Việt Nam trong hợp đồng nhập khẩu. Chúng chỉ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu nếu các bên thoả thuận dẫn chiếu tới trong hợp đồng. Nếu trong các điều ớc quốc tế về ngoại thơng có những quy định khác với pháp luật Việt Nam thì có quyền bảo lu, tức là chỉ áp dụng từng chơng mục của công ớc nếu không trái với pháp luật Việt Nam. b) Luật quốc gia: Luật quốc gia của một nớc sẽ đợc lựa chọn để áp dụng cho hợp đồng nhập khẩu thì: v Các bên đã thoả thuận trong hợp đồng. v Các bên thỏa thuận, lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng sau khi hợp đồng nhập khẩu đã đợc ký kết. Trờng hợp này thờng đợc sử dụng khi trong hợp đồng ký kết trớc đó vì lý do nào đó không có điều khoản luật áp dụng. Mặc dù lúc này thờng là tranh chấp đã xảy ra nhng các bên vẫn còn có thể đàm phán với nhau để chọn luật nào đó để giải quyết. v Khi luật đó đã đợc quy định trong các điều ớc quốc tế mà nớc đó đã tham gia ký kết hoặc thừa nhận có quy định về điều khoản luật áp dụng cho các hợp đồng nhập khẩu thì các điều khoản đó đơng nhiên đợc áp dụng. Trên thực tế lựa chọn nớc nào phụ thuộc vào quá trình đàm phán, thế lực của ngời đàm phán và đặc biệt là sự hiểu biết của mỗi bên về luật pháp nớc mình và nớc của bạn hàng. c) Tập quán thơng mại quốc tế. Đây là thói quen phổ biến đợc nhiều nớc áp dụng và công nhận rộng rãi. Thông thờng các tập quán thơng mại quốc tế đợc chia làm 3 nhóm: v Tập quán có tính chất nguyên tắc. v Tập quán thơng mại quốc tế chung. v Tập quán thơng mại khu vực. Tập quán thơng mại quốc tế sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu khi: ă Chính hợp đồng đó quy định. ă Các điều ớc quốc tế liên quan quy định. ă Luật quốc gia do các bên thoả thuận lựa chọn không có hoặc có nhng không đầy đủ về vấn đề tranh chấp, vấn đề cần điều chỉnh. Do tập quán thơng mại quốc tế có nhiều loại nên khi sử dụng cần ghi rõ tên nguồn để tránh nhầm lẫn. Khi lập hợp đồng nhập khẩu cần chú ý bốn nguyên tắc về Incoterms: Một là: Incoterms không có giá trị bắt buộc đối với chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu vì nó chỉ là tập quán, không phải là luật. Tuy nhiên khi đã dẫn chiếu vào hợp đồng thì nó bắt buộc nh là luật. Hai là: Khi lập hợp đồng phải ghi rõ nguồn gốc của Incoterm. Ví dụ: Giao hàng theo điều kiện CIF Incoterms - 2000. Ba là: Do Incoterms chỉ có giá trị tuỳ ý cho nên ngay cả khi hợp đồng đã có sự dẫn chiếu tới Incoterms, các bên vẫn có thể thoả thuận với nhau để có thể thay đổi một số nội dung cụ thể trong Incoterms sao cho phù hợp với hợp đồng của mình. Bốn là: Incoterms giải quyết các vấn đề rủi ro vào thời điểm nào? Ai lo liệu các chứng từ hải quan? Ai phải trả các cớc phí bảo hiểm? Ai chịu trách nhiệm về chi phí vận tải? d) Án lệ và các nghị định. Án lệ thờng đợc áp dụng đối với các trờng hợp: v Khi các bên thoả thuận trong hợp đồng sẽ áp dụng án lệ và phải quy định đối với từng trờng hợp cụ thể. v Nếu trung tâm trọng tài đợc lựa chọn theo thoả thuận trong hợp đồng có áp dụng án lệ vào xét xử tranh chấp thì các bên đơng sự cũng phải áp dụng. Khi các nghị định đã đợc ký kết giữa các quốc gia thì nó sẽ trở thành nguồn luật đơng nhiên đối với các bên quốc gia đó và có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng nhập khẩu có liên quan. Các bên có thể dựa vào đó mà không cần có sự thoả thuận nào, tức là chỉ cần các bên có dẫn chiếu thì chúng đơng nhiên đợc áp dụng và nhờ đó mà hoạt động buôn bán thơng mại quốc tế đợc thuận lợi nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí, thời gian cho các thơng nhân. III. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 1. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sau khi hợp đồng nhập khẩu đợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với t cách là một bên ký hợp đồng, phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một chuỗi các công việc phức tạp và mang tính chất tự nguyện cao, đòi hỏi ngời làm công tác này phải đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ thơng mại quốc tế. Việc thực hiện này đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế và giữ chữ tín cho đơn vị mình. Đồng thời đòi hỏi phải cố gắng tiết kiệm các chi phí lu thông, nâng cao doanh lợi và hiệu quả công việc. Việc thực hiện hợp đồng phải tiến hành các công việc sau. 1.1) Xin giấy phép nhập khẩu: Xin giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các bớc tiếp theo. Vì thế sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu. Có hai loại giấy phép nhập khẩu đó là giấy phép nhập khẩu năm và giấy phép nhập khẩu chuyến. v Nếu hàng hoá có trong nghị định th thì không cần xin giấy phép. v Bộ thơng mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu từng chuyến hàng mậu dịch v Tổng cục hải quan cấp giấy phép cho hàng phi mậu dịch. v Đối với hàng hoá thông thờng thì doanh nghiệp không cần xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ phải làm tờ khai hải quan gửi Bộ Thơng mại để theo dõi. Khi đối tợng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép gồm: ă Đơn xin phép. ă Phiếu hạn ngạch (nếu có). ă Bản sao hợp đồng hoặc bản sao L/C. ă Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là nhập khẩu uỷ thác). ă Các giấy tờ có liên quan (nếu có). 1.2) Thuê phơng tiện vận tải. Trong quá trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc thuê phơng tiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau ă Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng: Nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì ngời nhập khẩu phải có nghĩa vụ thuê phơng tiện vận tải. ă Căn cứ vào khối lợng hàng và đặc điểm của hàng hoá: Căn cứ vào khối lợng hàng để tối u hoá trọng tải của phơng tiện từ đó tối u hoá chi phí. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá là để lựa chọn phơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển. ă Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng hoá rời hay hàng hoá đóng trong Container, hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đờng bình thờng hay đặc biệt, vận tải một chiều hay khứ hồi... ă Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng thơng mại quốc tế: Quy định tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởng phạt bốc dỡ... Việc thuê phơng tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó trực tiếp ảnh hởng tới tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phơng tiện vận tải cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng nh cần có kinh nghiệm thực tế, nhất là trong trờng hợp thuê tàu biển (một lĩnh vực rất phức tạp). 1.3) Mua bảo hiểm. Trong thơng mại quốc tế thờng phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải khá phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị h hỏng, mất mát tổn thất lớn trong quá trình vận chuyển. Chuyên chở hàng hoá bằng đờng biển cũng thờng gặp rủi ro và tổn thất, bởi vậy trong thơng mại quốc tế bảo hiểm đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất. Theo điều kiện CIF, CIP thì nghĩa vụ của ngời bán phải mua bảo hiểm vì lợi ích của ngời mua nhng chỉ phải mua bảo hiểm ở một mức tối thiểu. Còn trong các điều kiện khác, các bên tự quyết định việc mua bảo hiểm nếu họ cảm thấy cần thiết tức là không bắt buộc phải mua bảo hiểm.Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phải xác lập nên một hợp đồng bảo hiểm. Để ký một hợp đồng bảo hiểm thì cần nắm vững điều kiện bảo hiểm. Có 3 điều kiện chính cần quan tâm khi ký kết hợp đồng bảo hiểm là: ă Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro. ă Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng. ă Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng Ngoài ra còn có điều kiện bảo hiểm nh: Vỡ, rò rỉ, mất trộm..., bảo hiểm đặc biệt nh bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo động... Cần dựa vào các đặc điểm sau để cân nhắc mua loại bảo hiểm nào: ă Tính chất hàng hoá. ă Tính trạng bao bì. ă Vị trí xếp hàng lên tàu. ă Loại tàu chuyên chở. ă Tình hình chính trị, xã hội. 1.4) Làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Theo quyết định số 1494/2001/QĐ-TCHQ (Có hiệu lực ngày 1/10/2001, ban hành ngày 26/01/2001) thì thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu gồm 3 bớc: Bớc 1: Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở bớc này công chức hải quan sẽ kiểm tra các doanh nghiệp phải cỡng chế làm thủ tục hải quan; Kiểm tra sự đồng bộ và đầy đủ của hồ sơ hải quan theo quy định ( Trờng hợp không chấp nhận đăng ký hồ sơ hải quan thì phải thông báo lý do cho ngời khai hải quan biết); Kiểm tra việc kê khai theo nội dung yêu cầu trên tờ khai hải quan chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, sự phù hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; Nếu có trờng hợp vi phạm thì lập biên bản vi phạm. Sau đó lãnh đạo chi cục: Quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hoá; Ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan đối với trờng hợp lô hàng thuộc đối tợng miễn thuế, hàng có thuế suất 0% và đợc miễn kiểm tra thực tế, hoặc chuyển hồ sơ cho bớc 2 đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế, hoặc chuyển hồ sơ hải quan cho bớc 3 đối với lô hàng miễn kiểm tra thực tế. Bớc 2: Kiểm tra thực tế hàng hoá. Việc kiểm tra do ít nhất 2 công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm các công việc sau: - Kiểm tra thực tế hàng hoá. - Xác nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá vào tờ khai hải quan. - Đối với lô hàng vi phạm thì lập biên bản vi phạm. Bớc 3: Kiểm tra tính thuế: Gồm các công đoạn sau: - Căn cứ vào các quy định hiện hành, kết quả tính thuế của ngời khai hải quan và kết quả kiểm tra tính thuế hàng hoá (nếu có) để kiểm tra xác định số thuế phải nộp của lô hàng. - Ra thông báo thuế hoặc viết biên lai thu thuế (nếu có), viết biên lai lệ phí hải quan. - Nhập số liệu vào máy vi tính và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra tính thuế để xác nhận đã làm thủ tục hải quan và trả tờ khai hải quan cho chủ hàng. 1.5) Nhận hàng nhập khẩu. a) Nhận hàng từ tàu biển bao gồm các bớc sau: ă Chuẩn bị chứng từ nhận hàng. ă Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao hàng từ nớc ngoài về ă Xác nhận với cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ hàng hoá và bảo quản hàng hoá. ă Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá nh vận chuyển đơn, lệnh giao hàng. ă Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lợng, xem xét sự phù hợp với tên hàng, chủng loại thông số kỹ thuật, chất lợng bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Ngời nhập khẩu phải kiểm tra, giám sát việc giao nhận hàng, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. ă Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp bảo quản hàng hoá cho cảng. b) Nếu công ty nhận hàng chuyên chở bằng Container bao gồm các bớc: ă Nhận vận đơn và các chứng từ khác. ă Trình vận đơn và các chứng từ khác nh : Hoá đơn thơng mại, phiếu đóng gói cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). ă Nhà nhập khẩu đến trạm hoặc bãi Container để nhận hàng. Nếu hàng nguyên Container và công ty muốn nhận Container về để kiểm tra tại kho riêng thì trớc đó phải đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị hãng tàu để mợn Container. Khi đợc chấp nhận chủ hàng kiểm tra, niêm phong, kẹp chì của Container, vận chuyển Container về kho riêng sau đó công ty trả Container rỗng cho hãng tàu. c) Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đờng sắt: ă Nếu hàng đầy toa xe, ngời nhập khẩu nhận cả toa xe, kiểm tra, niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hoá, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. ă Nếu hàng hoá không đủ toa xe, ngời nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao hàng và ngành đờng sắt, rồi tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. d) Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đờng hàng không: Ngời nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không, tổ chức hàng vận chuyển về kho riêng của mình. e) Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đờng bộ: ă Nếu nhận tại cơ sở ngời nhập khẩu thì ngời nhập khẩu phải chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống và nhận hàng. ă Nếu nhận hàng tại cơ sở của ngời vận tải thì ngời nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng. 1.6) Kiểm tra hàng. Sau khi nhận hàng bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách, phẩm chất và tình hình thực tại của hàng hoá. Thông thờng bên mua sẽ mời một cơ quan giám định để giám định hàng hoá. Cơ quan này lấy mẫu, phân tích số lợng, chất lợng hàng xem có phù hợp với hợp đồng không. ă Đối với ga hoặc cảng: Kiểm tra niêm phong kẹp chì trớc khi bốc hàng, xem hàng có đợc xếp đúng theo sơ đồ không. ă Nếu khi bốc hàng thấy thiếu hụt mất mát về số lợng thì phải lập biên bản kế toán nhận hàng trên tàu. Nếu hàng bị đổ vỡ h hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ h hỏng và phải có chữ ký của thuyền trởng. ă Đối với chủ hàng là đơn vị nhập khẩu: Khi kiểm tra hàng hoá nếu có thấy tổn thất thì lập th dự kháng và lập ngay một biên bản giám định và yêu cầu kho, cảng, công ty bảo hiểm, công ty giám định do hai bên chọn ký nhận. ă Các cơ quan kiểm dịch động thực vật cũng phải kiểm dịch và cấp giấy chứng nhận an toàn về hàng hoá (nếu hàng hoá là động thực vật). 1.7) Làm thủ tục thanh toán: Trong thơng mại quốc tế hiện nay có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau nhng chủ yếu dùng một trong các phơng thức sau: ă Phơng thức chuyển tiền. ă Phơng thức nhờ thu. ă Phơng thức giao chứng từ trả tiền. ă Phơng thức tín dụng chứng từ (L/C). Tuy nhiên, trong các phơng thức đó thì thanh toán bằng L/C là có độ an toàn cao hơn cả, nó đảm bảo quyền lợi cho cả ngời mua và ngời bán. Ta có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Trong đó: (1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi tới ngân hàng. (2) Ngân hàng chấp nhận mở L/C. Trong đó ngân hàng cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ trình một bộ chứng từ đầy đủ và phù hợp với những quy định trong L/C bao gồm: Hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lợng, chất lợng, giấy chứng nhận bảo hiểm. (3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C bản gốc cho ngời xuất khẩu. (4) Ngời xuất khẩu chấp nhận L/C và giao hàng. Nếu không chấp nhận thì phải có thông báo đề nghị sửa L/C cho phù hợp với hợp đồng mua bán. (5) Ngời xuất khẩu chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng thông báo. (6) Ngân hàng thông báo chuyển chứng từ cho ngân hàng mở L/C. (7) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ. Nếu thấy phù hợp thì trả tiền cho ngời xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo. (8) Ngân hàng mở L/C chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngời nhập khẩu với điều kiện phải trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới chuyển vận đơn cho ngời nhập khẩu. (9) Ngời nhập khẩu trả tiền cho ngân hàng sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy phù hợp. Trong thanh toán quốc tế việc sử dụng thanh toán bằng L/C khá rộng rãi nhng trong số các phơng thức thanh toán này thì loại th tín dụng không huỷ ngang vẫn phổ biến nhất vì nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Nh vậy, sau khi đã hoàn thành việc thanh toán thì coi nh việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã xong. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể có những vấn đề nảy sinh có thể dẫn tới vi phạm. Việc giải quyết vấn đề này nh thế nào còn phụ thuộc vào sự thoả thuận và thiện chí của hai bên. 1.8) Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có): Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu nh chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị thiếu, tổn thất, đổ nát, mất mát thì cần khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tợng khiếu nại là ngời bán nếu hàng có chất lợng hoặc số lợng không phù hợp, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn... Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá (đối tợng của bảo hiểm) bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ ba gây ra khi những rủi ro này đợc mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất nh biên bản giám định, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại tại công ty bảo hiểm). Việc giải quyết khiếu nại phải thận trọng kịp thời, tỉ mỉ, giải quyết khẩn trơng. Nếu việc khiếu nại không giải quyết thoả đáng thì hai bên có thể kiện nhau ra Hội đồng trọng tài hoặc tại toà án (nếu có thoả thuận trong hợp đồng). Trên đây là toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi tiến hành hoạt động kinh doanh của mình thì các bên phải nghiêm túc chấp hành và tuân thủ pháp luật một cách triệt để. Đó chính là toàn bộ cơ sở cho các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể vận dụng vào hoạt động kinh doanh của mình. 2. Ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng nhập khẩu là kết quả của việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phơng án kinh doanh, tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là tự nguyện thực hiện những điều mà các bên đã thoả thuận cam kết, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu có một ý nghĩa quan trọng đối với mỗi bên. Từ quá trình nghiên cứu thị trờng cho đến quá trình đàm phán ký kết hợp đồng chỉ đợc đánh giá là có kết quả theo đúng nghĩa của nó khi thực hiện hợp đồng có hiệu quả. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đợc đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Nh vậy tổ chức tốt thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Thực hiện tốt môt nghĩa vụ hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ. Mỗi bên thực hiện tốt từng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhập khẩu sẽ tạo cho các bên khác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ và có nghĩa là mình thực hiện tốt các quyền lợi của mình. Khi thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình là cơ sở khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt nghĩa vụ của họ trong hợp đồng. Ta thấy thực hiện hợp đồng là nột quá trình phức tạp. Do đó các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát điều hành chặt chẽ để tối u hoá quá trình thực hiện. Chơng II Thực trạng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI). I. Khái quát về công ty: 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI - Center of International Relation and Investment) đợc thành lập tháng 3/1997, giấy phép đăng ký kinh doanh số 306546 do Sở kế hoạch và đầu t Thành Phố Hà Nội cấp ngày 20/03/1997, mã số thuế: 0100108247- 001 -1, trực thuộc tổng công ty công trình giao thông 8 - Bộ giao thông vận tải, vốn pháp định của tổng công ty là: 179 tỷ đồng. Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất có trụ sở chính tại 508 - Đờng trờng chinh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội. Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất là một doanh nghiệp thành viên của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 - CIENCO 8, một tổng công ty mạnh của ngành giao thông vận tải có bề dày kinh nghiệm hơn 30 năm hoạt động với 22 đơn vị trực thuộc và trên 5000 cán bộ công nhân viên. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 - CIENCO8 thờng xuyên thắng thầu các dự án quốc tế và đã thi công nhiều công trình có qui mô lớn trong nớc và quốc tế . Việt Nam hiện nay nằm trong nhóm các quốc gia đang phát triển, do đó việc chuyển giao công nghệ từ các nớc công nghiệp phát triển vào Việt Nam có rất nhiều cơ hội và lợi thế tạo ra lợi nhuận. Công ty CIRI luôn đặt mục tiêu tìm kiếm các cơ hội đầu t và chuyển giao công nghệ mới vào Việt Nam là nhiệm vụ quan trọng, cơ hội thực hiện việc chuyển giao công nghệ mới vào Việt Nam đợc CIRI nghiên cứu một cách khoa học với phơng châm: “Công nghệ để chuyển giao công nghệ”. Trên cơ sở thu thập đầy đủ dữ liệu tình hình về các mặt, phân tích tổng hợp ra quyết định chuyển giao công nghệ khi đảm bảo hiệu quả, lấp kín rủi ro trong kinh doanh. CIRI không ngừng xây dựng và phát triển theo hớng trở thành một doanh nghiệp mạnh kinh doanh đa ngành. Với đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ, năng động, sáng tạo. CIRI mong muốn và sẵn sàng hợp tác với tất cả các đối tác trong nớc và quốc tế, luôn tìm ra tiếng nói chung với các đối tác trên cơ sở bình đẳng, đảm bảo quyền và nghĩa vụ cho mỗi bên tham gia hợp tác sản xuất kinh doanh. Các đối tác nớc ngoài mà CIRI thờng quan hệ là ở các thị trờng Đức, Nhật, Trung Quốc, ASEAN, Đài Loan, Hàn Quốc... 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Hoạt động sản xuất kinh doanh của CIRI gồm: ă T vấn - Đầu t - Chuyển giao công nghệ. ă Xây dựng các công trình. ă Kinh doanh bất động sản. ă Sản xuất công nghiệp: Chủ yếu là sản xuất phụ tùng, lắp ráp xe mô tô 2 bánh. ă Đào tạo và xuất khẩu lao động đi các nớc. ă Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t thiết bị. ă Kinh doanh du lịch, dịch vụ, thể thao, vui chơi giải trí. Trong đó một trong những thế mạnh của công ty CIRI là sản xuất lắp ráp xe gắn máy 2 bánh, cung cấp các thiết bị máy móc thi công, máy xây dựng... Đối với lĩnh vực kinh doanh lắp ráp và nội địa hoá xe gắn máy 2 bánh thì nó đã gắn liền với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ngay từ buổi đầu thành lập nên công ty đã rút cho mình nhiều bài học kinh nghiệm và ngày càng trở nên trởng thành trong lĩnh vực kinh doanh mới mẻ và nhạy cảm này. Còn đối với lĩnh vực nhập khẩu thiết bị máy móc, phụ tùng và nguyên vật liệu phục vụ giao thông vận tải, CIRI đã tiếp nối hoạt động này của đơn vị chủ quản là CIENCO8, một đơn vị làm ăn rất hiệu quả của ngành giao thông vận tải. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đợc khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức Bộ máy tổ chức của Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất đợc tổ chức theo cơ cấu phòng ban chuyên trách thống nhất quản lý từ Giám Đốc đến từng nhân viên của công ty. Quyền lực tập trung ở Giám Đốc và ban lãnh đạo. Chịu trách nhiệm chính và quản lý hoạt động của mỗi phòng ban là trởng phòng. Các phòng ban của CIRI làm việc theo nguyên tắc độc lập, tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong phạm vi của mình. Tuy nhiên giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để giải quyết công việc chung của công ty và tạo điều kiện cho bộ phận chức năng hoạt động thuận lợi. 4. Khái quát tình hình kinh doanh của công ty: 4.1) Các nguồn lực của công ty: v Các nguồn lực về tài chính: Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt động kinh doanh cũng đều phải có một số lợng vốn nhất định đa vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Và việc phân bổ số vốn đó có hợp lý hay không phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng loại hình doanh nghiệp cũng nh chính sách đầu t tài chính của doanh nghiệp quyết định. Cụ thể: đối với các doanh nghiệp thơng mại thì có vốn đầu t vào tài sản lu động (TSLĐ) và đầu t ngắn hạn (ĐTNH) chiếm tỷ trọng lớn và có xu hớng tăng dần, vốn đầu t vào tài sản cố định (TSCĐ) và đầu t dài hạn (ĐTDH) chiếm tỷ trọng nhỏ và giảm dần là hợp lý. Ngợc lại, ở doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ thì vốn thuộc TSCĐ và ĐTDH thờng chiếm tỷ trọng lớn, còn vốn đầu t vào TSLĐ và ĐTNH chiếm tỷ trọng nhỏ. Tình hình tài chính của công ty CIRI đợc thể hiện qua biểu sau: Bảng 1: Tình hình tài chính của Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) trong 2 năm 2001-2002. ST T Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Tỷ lệ (02/01) 1 Tổng vốn Đồng 13918784088 7 21204678393 4 152 % 2 TSCĐ và ĐTDH Đồng 17731967828 64955656776 366.32% 3 TSLĐ và ĐTNH Đồng 12145587305 9 14709112715 8 121.11% 4 TSCĐ/Tổng vốn KD % 12.74 30.63 17.89% 5 TSLĐ/Tổng vốn KD % 87.26 69.37 -17.89% (nguồn: Báo cáo thực hiện các chỉ tiêu tài chính 2001-2002). Qua biểu trên ta thấy, trải qua hơn 6 năm hoạt động công ty đã có một số lợng vốn kinh doanh tơng đối lớn trên 200 tỷ đồng. Và việc phân bổ số vốn này là tơng đối hợp lý. Bởi vì, công ty CIRI vừa là doanh nghiệp thơng mại (Kinh doanh xuất nhập khẩu) vừa là doanh nghiệp sản xuất (Lắp ráp xe máy, điện tử, điện lạnh...). Cho nên số vốn sử dụng cần phải đủ lớn và trong năm 2002 số vốn đầu t vào kinh doanh đã tăng lên 52% so với năm 2001. Do những năm đầu cụ thể cho đến năm 2001 vẫn có thiên hớng là một doanh nghiệp thơng mại bởi nhìn vào tỷ lệ phần trăm TSCĐ/Tổng vốn và TSLĐ/Tổng vốn lần lợt là 12.74% và 87.26%, ta thấy ngay số vốn đầu t vào TSLĐ và ĐTNH chiếm tỷ trọng lớn (Gấp khoảng 7 lần so với số vốn đầu t vào TSCĐ và ĐTDH). Điều này là do doanh nghiệp đang trong giai đoạn nghiên cứu, học hỏi để tăng cờng việc sản xuất lắp ráp những đồ nội hoá của xe máy (Cụ thể năm 2001 mới chỉ khai báo đã đạt đợc 30% tỷ lệ nội địa hoá). Nhng đến năm 2002 đã có sự thay đổi đáng kể trong cơ cấu phân bổ vốn kinh doanh. Mặc dù số vốn đầu t vào 2 loại tài sản này đều tăng vào năm 2002 nhng số vốn đầu t vào TSCĐ và ĐTDH tăng mạnh khoảng 266.32% còn số vốn đầu t vào TSLĐ và ĐTNH chỉ tăng 21.11%. Vì vậy tỷ lệ TSCĐ/Tổng vốn và TSLĐ/ Tổng vốn có sự thay đổi đáng kể lần lợt là: 30.63% và 69.37% (Số vốn đầu t vào TSLĐ và ĐTNH chỉ gấp hơn 2 lần so với số vốn đầu t vào TSCĐ và ĐTDH và có xu hớng giảm ở những năm kế tiếp). Điều này đã chứng minh rằng doanh nghiệp đang đẩy mạnh việc sản xuất lắp ráp những đồ nội hoá nhằm mục đích là nâng cao tỷ lệ nội địa hoá bộ linh kiện xe máy (Cụ thể năm 2002 đã khai báo đạt đợc 53.08% tỷ lệ nội địa hoá và có xu hớng tăng tiếp) và mục đích thứ 2 là không phụ thuộc quá nhiều vào bộ linh kiện ngoại từ đó có thể tự chủ trong việc sản xuất lắp ráp xe gắn máy 2 bánh góp phần rút ngắn khoảng cách để trở thành một đất nớc công nghiệp hoá vào năm 2020 mà Đảng ta đã đề ra. Nh vậy ta thấy công ty CIRI vừa là doanh nghiệp thơng mại vừa là doanh nghiệp sản xuất nhng có xu hớng trở thành doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn trong tơng lai. Đây là yếu tố giúp công ty trở thành doanh nghiệp Nhà nớc thực sự giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa. v Nguồn nhân lực: Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) là một doanh nghiệp Nhà nớc làm ăn có hiệu quả. Sở dĩ có đợc kết quả nh vậy là nhờ sự đóng góp không nhỏ của đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty. Hiện nay công ty có khoảng 500 ngời (Trong đó khoảng gần 200 ngời làm ở bộ phận kinh doanh và trên 300 ngời làm ở bộ phận sản xuất lắp ráp). Theo báo cáo mới nhất năm 2002 thì chất lợng lao động của CIRI là: Đại học và trên đại học là 29.15%; Cao đẳng và trung học là 6.02%; Công nhân kỹ thuật là 51.8%; Lao động phổ thông và lao động khác 13.03%. Lực lợng lao động này của CIRI là một tập thể trẻ năng động, có tổ chức chặt chẽ đặc biệt coi trọng khai thác tiềm năng trí tuệ trong và ngoài nớc. Điều đó đã tạo nên sức sống, sức phát triển của toàn công ty. 4.2) Kết quả hoạt động kinh doanh chung của toàn công ty CIRI: Hiệu quả của công ty CIRI phản ánh rõ nét nhất ở chỉ tiêu lợi nhuận và điều này đợc thể hiện rõ qua bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty: Bảng 2: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của CIRI trong năm 2000-2002 Đơn vị: Triệu đồng. STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2000 So s Số tiền Tỷ lệ Số ti 1 Tổng doan thu 958213 458666 213969 -499547 -52% -244697 2 Các khoản giảm trừ 5261 8363 513 3102 58.96% -7850 3 Doanh thu thuần 952952 450303 213456 -502649 -52.75% -236847 4 Tổng chi phí 945656 444721 209260 -500935 -52.89% -235461 5 LNTTT 7296 5582 4196 -1714 -23.5% -1386 6 Tỷ suất LNTTT/DTT 0.77% 1.24% 1.97% 0.47% 0.73% 7 Thuế TNDN 2334.72 1786.24 1342.72 -548.48 -23.5% -443.52 8 LNTST 4961.28 3795.76 2853.28 -1165.52 -23.5% -942.48 9 Tỷ suất LNTST/DDT 0.52% 0.84% 1.34% 0.32% 10 TNBQ/Ngời/Tháng 1.9 1.85 1.9 -0.05 -2.63% ( Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000- 2002). Trong đó: LNTTT: Lợi nhuận thuần trớc thuế. LNTST: Lợi nhuận thuần sau thuế . TNDN: Thu nhập doanh nghiệp. TNBQ: Thu nhập bình quân. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tổng doanh thu, doanh thu thuần giảm đi trong 2 năm 2001, 2002. Cụ thể tổng doanh thu năm 2001 giảm 52% so với 2000 và giảm 53.35% năm 2002 so với năm 2001; Doanh thu thuần giảm 52.75% năm 2001 so với năm 2000 và giảm 52.6% năm 2002 so với năm 2001. Cùng với sự giảm đó đã kéo theo 2 khoản lợi nhuận thuần trớc thuế (LNTTT) và lợi nhuận thuần sau thuế (LNTST) giảm cùng với một tỷ lệ là năm 2001 giảm 23.5% so với năm 2000 (Cả 2 khoản) và năm 2002 giảm 24.83% so với năm 2001 (Cả 2 khoản). Điều này là do doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe gắn máy giảm mạnh ở 2 năm liên tiếp 2001 và 2002. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó sẽ đợc chỉ ra ở phần sau (Đợc phân tích ở bảng 3). Tuy nhiên, chúng ta không phải chỉ nhìn những chỉ tiêu đó mà chúng ta đánh giá là công ty làm ăn không có hiệu quả. Để xem xét thực chất hiệu quả kinh doanh của công ty ta cần phải xét đến 2 chỉ tiêu đó là Tỷ suất LNTTT/Doanh thu thuần và Tỷ suất LNTST/Doanh thu thuần. Qua bảng trên ta thấy hai chỉ tiêu này ở 2 năm liên tiếp đều tăng. Cụ thể: Tỷ suất LNTTT/DTT năm 2001 tăng 0.47% so với năm 2000 và năm 2002 là 0.73% so với năm 2001; Còn Tỷ suất LNTST/DTT năm 2001 tăng 0.32% so với năm 2000 và năm 2002 tăng 0.5% so với năm 2001. Chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty đã tăng dần lên qua các năm. Để có đợc hiệu quả kinh doanh tăng nh vậy là do có sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với sự tích luỹ kinh nghiệm qua nhiều năm dẫn đến hiệu qủa công việc tăng dần lên ở các năm. Cùng với đó là sự đảm bảo ổn định mức thu nhập cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty để khuyến khích họ làm việc hăng say hơn với công việc và hoàn thành tốt các kế hoạch đặt ra. Cụ thể năm 2000 thu nhập bình quân là 1.9 triệu, 2001: 1.85 triệu, 2002: 1.9 triệu. 4.3) Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty đợc thể hiện qua biểu sau: Bảng 3: Tình hình hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) trong năm 2000-2002. TT Chỉ tiêu Đ ơn vị Nă m 2000 Nă m 2001 Nă m 2002 So sánh 01/00 Số tiền T ỷ lệ ti Nhập khẩu bộ linh kiện xe máy IKD N ghìn tấn 12 5 70 31 .5 T riệu VNĐ 36 2500 20 300 91 350 - 159500 - 44% 111650 Nhập khẩu vật t thiết bị T riệu VNĐ 50 00 10 000 24 000 50 00 1 00% Xuất khẩu lao động T riệu VNĐ 0 75 0 11 00 (Nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2000-2002). Qua bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu của công ty đợc tạo ra chủ yếu là việc sản xuất lắp ráp xe gắn máy thông qua việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy IKD. Tuy nhiên, ta thấy việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy năm 2001 là giảm so với năm 2002 là 44% và doanh thu nhập khẩu giảm 159500 triệu đồng và năm 2002 giảm so với năm 2001 là 55% và doanh thu nhập khẩu giảm 111650 triệu đồng. Sở dĩ doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy giảm mạnh ở 2 năm liên tiếp là do: v Thứ nhất: Năm 2001 và năm 2002 thì thị trờng xe máy không còn nhộn nhịp nh năm 2000. Đồng thời thị trờng trong nớc đã dần trở nên bão hoà. Cùng với đó là hàng trăm các công ty đủ mọi thành phần mở ra để kinh doanh xe máy. Điều này đã ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh xe máy của CIRI. v Thứ hai: Đây là lý do quan trọng ảnh hởng lớn đến việc giảm doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty. Đó chính là chính sách quản lý của Nhà nớc về sản xuất lắp ráp xe máy luôn thay đổi, sự chậm trễ trong việc phân bổ hạn ngạch nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của các Bộ ngành chủ quản đã gây ảnh hởng đến kết quả hoạt động kinh doanh xe máy của các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nói chung và đơn vị nói riêng. Đặc biệt 06 tháng đầu năm 2002 công ty không đợc nhập linh kiện để lắp ráp xe máy mà mãi đến tháng 9/2002 mới có quyết định giao hạn ngạch sản xuất năm 2002. Đồng thời trong 2 năm này Nhà nớc đã ra nhiều chính sách quản lý chặt chẽ đối với những ngời điều khiển xe gắn máy 2 bánh (Nguyên nhân là do tệ ùn tắc giao thông thờng xuyên xảy ra cùng với nạn ô nhiễm môi trờng đang trở nên báo động). Cho nên đã giảm một cách đáng kể số ngời sử dụng phơng tiện này. Tuy là doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy giảm vì những lý do nêu trên nhng tổng doanh thu của 2 năm 2001-2002 vẫn đạt trên kế hoạch mặc dù vẫn thấp hơn so với năm trớc. Điều này cũng có phần đáng kể của 2 hoạt động là: Nhập khẩu vật t thiết bị và xuất khẩu lao động. Hoạt động nhập khẩu thiết bị vật t năm 2001 so với năm 2000 tăng 100% (Với số tiền là 5000 triệu đồng), năm 2002 so với năm 2001 là 140% (Số tiền là 14000 triệu đồng). Còn hoạt động xuất khẩu lao động từ chỗ cha có doanh thu năm 2000 thì đến năm 2001 đã có doanh thu là 750 triệu và năm 2002 tăng so với năm 2001 là 46.7% với số tiền chênh lệch là 350 triệu đồng. II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại CIRI. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đợc đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Nh vậy tổ chức thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự kế tiếp nhau. Và việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đợc thực hiện thông qua quy trình ở biểu sau: Biểu 4: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI. 1. Xin giấy phép nhập khẩu. Theo quyết định số 242/1999/QĐ-TTg ngày 30/12/1999, quyết định số 46/2001/QĐ-TTg ngày 04/4/2001 của Thủ tớng chính phủ và các văn bản số 162/TT- VPCP ngày 28/11/2000 và số 2294/CP-KTTH ngày 17/4/2001 thì việc quản lý nhập khẩu hiện nay nh sau: v Bộ Công nghiệp cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp, lắp ráp xe máy, đồng thời xác nhận công suất lắp ráp và tỷ lệ nội địa hoá cho từng doanh nghiệp. v Việc nhập khẩu linh kiện đợc thực hiện tại hải quan trên cơ sở văn bản xác nhận của Bộ Công nghiệp về công suất và tỷ lệ nội địa hoá. v Cục đăng kiểm Việt Nam (Bộ GTVT) kiểm tra chất lợng xe xuất xởng. Nh vậy theo quy định hiện hành thì các doanh nghiệp trong nớc có cơ sở lắp ráp xe máy đã xác nhận đủ tiêu chuẩn đợc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy theo tỷ lệ nội địa hoá mà không cần xin phép của Bộ thơng mại. Do vậy đối với việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy thì công ty là một cơ sở lắp ráp đủ tiêu chuẩn nên không cần xin phép của Bộ thơng mại. Tuy nhiên để quản lý tốt việc sản xuất và lắp ráp xe máy trong nớc thì hàng năm Nhà nớc luôn cấp hạn ngạch cho các đơn vị lắp ráp đủ tiêu chuẩn (Dựa vào tỷ lệ nội địa hoá mà doanh nghiệp đăng ký đợc Bộ Công nghiệp xác nhận và quy mô,năng lực sản xuất của doanh nghiệp) thì Nhà nớc sẽ căn cứ vào đó mà sẽ cấp tơng ứng số hạn ngạch cần nhập để đảm bảo một cách hợp lý nhất. Do đó hàng năm công ty luôn phải chờ việc cấp hạn ngạch của Nhà nớc mới có thể nhập khẩu đợc bộ linh kiện xe máy. 2. Mở th tín dụng (L/C): Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có đợc th tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Các ngân hàng mà công ty thờng mở L/C đó là: VIETINBANK, Thanhxuan Branch; Ngân hàng công thơng Đống Đa... Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng nh: Số lợng, giá cả, quy cách, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thờng lấy hợp đồng làm căn cứ đa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C. Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty. v Sau khi nhận đợc hợp đồng đã ký, cán bộ phòng xe máy căn cứ vào các điều kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trởng phòng xe máy tiến hành kiểm tra, xem xét. v Nếu đơn xin mở L/C đạt, phòng xe máy chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã đợc phê duyệt, phơng án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phòng kế toán (TC-KT). Đồng thời phòng xe máy chuyển 01 bản copy hợp đồng cho phòng vật t kỹ thuật để phòng này lên kế hoạch mua đồ nội hoá. v Khi nhận đợc bộ hồ sơ từ phòng xe máy chuyển tới, trởng phòng TC-KT tiến hành xem xét. Nếu đạt thì phòng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C. v Sau khi nhận đợc bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc sau đó sao và chuyển cho phòng xe máy 01 bản L/C. Trờng hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà cung ứng có yêu cầu sửa đổi các điều khoản của L/C. Trởng phòng xe máy tiến hành xem xét, nếu chấp nhận việc sửa đổi thì cán bộ phòng xe máy soạn đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, rồi trình trởng phòng xe máy xem xét nếu đạt thì chuyển cho phòng TC-KT xét duyệt. Sau đó cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng. Trờng hợp sau khi xem xét yêu cầu sửa L/C của nhà cung ứng, nếu không chấp nhận. Phòng xe máy thông báo cho nhà cung ứng biết và yêu cầu nhà cung ứng thực hiện đúng theo hợp đồng và L/C quy định. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác nh bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C cà một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thờng phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị của hợp đồng, còn phần ký quỹ khoảng 20%-30% giá trị của hợp đồng trong trờng hợp công ty là bạn hàng tin cậy của ngân hàng. Ngoài ra, trong trờng hợp công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên cha có đủ độ tin cậy nhất định thì công ty phải ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đều mở L/C at sight (trả ngay) và không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C nh thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty và bên đối tác nớc ngoài khi đàm phán ký kết hợp đồng. Sau khi L/C đợc bên đối tác nớc ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngời bán (Ngời xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trờng hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trớc hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trớc. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bớc tiếp theo nh làm thủ tục hải quan, nhận hàng... Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nớc ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng . 3. Đôn đốc bên bán giao hàng: Trong qúa trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng luôn là một bớc trong quá trình hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu đợc trong việc thực hiện hợp đồng. Thông thờng công ty thờng sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác đã chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không... Đồng thời hỏi ngời bán những thông tin và các chứng từ sau: v Lịch trình của phơng tiện chở hàng của bên đối tác. v Vận đơn chở hàng. v Chứng chỉ chất lợng của cơ quan giám định. 4. Mua bảo hiểm hàng hoá: Hiện nay, chuyên chở bằng đờng biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong thơng mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực luôn có quá nhiều rủi ro tiềm ẩn vợt quá khả năng kiểm soát của con ngời và tổn thất rủi ro từ biển cả thờng lại rất lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng. Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá là thuộc về bên đối tác nớc ngoài (Bên bán). Tuy nhiên, trong trờng hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hoá là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hoá trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thờng xuyên...) thì công ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hoá (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của ngời bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó không đảm bảo đợc lợi ích cho công ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thờng xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử ngời đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hớng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo nh: Vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau: v Tên, địa chỉ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm. v Tên hàng, số lợng, trọng lợng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã hiệu. v Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu (Trên boong, dới hầm, hàng dời...). v Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải. v Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm. v Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nớc nào). v Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm. v Địa chỉ và ngời giám định tổn thất để ngời nhập khẩu có thể mời giám định khi cần. v Nơi trả tiền bồi thờng, số bản chính đơn bảo hiểm đợc phát hành. v Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý. Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trớc của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm. Nó thờng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, h hỏng hàng hoá đợc bảo hiểm. 5. Làm thủ tục thanh toán: Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thơng mại quốc tế, chất lợng của công việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau: Phơng thức thanh toán nhờ thu, phơng thức thanh toán chuyển tiền, phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ... Trong số các phơng thức thanh toán trên, công ty CIRI thờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi ngời bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng nh L/C cha. Bộ chứng từ thông thờng gồm có: Hoá đơn thơng mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng... Sau khi bộ chứng từ này đã đợc công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng. 6. Làm thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bớc nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Trong tờ khai hải quan công ty tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm những mục nh: Loại hàng, tên hàng, số lợng, khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai). Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác nh: v 02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu. v 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. v 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. v 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán). v 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thơng mại. v 01 bản sao vận tải đơn. v 01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói. v Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hoá của công ty trong đó có ghi tỷ lệ nội địa hoá mà công ty có đợc. Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 53%. Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để công ty tính thuế u đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình nh: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lờng chất lợng của sản phẩm, mẫu sản phẩm đợc in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan. v 01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). v Giấy giới thiệu của công ty. v Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch. v 01 bản chính chứng chỉ chất lợng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nớc của nớc xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nớc xuất khẩu. (Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào không xuất trình chứng chỉ này thì không đợc phép nhập khẩu - theo chỉ thị của Thủ tớng chính phủ và thông báo của Bộ thơng mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001). Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty. Hàng hoá đợc tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lợng, số lợng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà công ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lợng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan nh chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... đợc công ty thanh toán vào chi mua hàng. Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thông quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thông báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí. Trong trờng hợp phát hiện có sai sót không phù hợp với tờ khai hải quan về số lợng, trọng lợng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới đợc phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì còn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...). Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 7. Nhận hàng. Công ty thờng nhận hàng theo đờng biển và thông thờng bộ chứng từ giao hàng do ngời bán nớc ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho ngời mở L/C (CIRI). Nhận đợc thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phòng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận đợc bộ chứng từ nhận hàng từ phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hoá đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lợng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty. Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhng trớc khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận đợc thông báo này thì công ty đến đại lý trình vận đơn để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử ngời đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lợng, chất lợng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. 8. Kiểm tra hàng hoá: Sở dĩ có bớc kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đờng dài vận chuyển có thể sẽ có những h hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nớc ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lợng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong quá trình nhận hàng, công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thờng là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lợng do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền của quốc gia nớc xuất khẩu cấp. Bởi vậy lô hàng đó có độ đồng đều về chất lợng cao do đó công ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lợng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận đợc từ bộ phận sản phẩm đại diện đợc áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Và CIRI thờng yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng. Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hoá thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lợng, số lợng, trọng lợng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do h hỏng). Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. 9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã đợc cam kết giữa hai bên. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì công ty thờng căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tợng bồi thờng - Đối tợng khiếu nại là ngời bán: Khi số lợng bốc xếp không đủ, hàng có số lợng hoặc chất lợng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ... Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo nh hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trờng hợp này thì công ty giải quyết bằng cách lấy chứng th giám định về số lợng và khối lợng của VINACONTROL và chữ ký của ngời có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, công ty lập th dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho công ty hay hoàn lại số tiền tơng đơng là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp đồng mua bán giữa 2 bên. - Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải: Khi số lợng hàng là ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của ngời vận tải gây ra. Tuy nhiên công ty vẫn khiếu nại ngời bán khi đó ngời bán sẽ khiếu nại ngời vận tải và ngời vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. - Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khi hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ 3 gây nên, khi những rủi ro này đã đợc bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (Biên bản giám định, xác nhận của thuyền trởng trong trờng hợp hàng hoá thiếu...), hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần đợc lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Ngợc lại bên nớc ngoài có thể kiện công ty trong trờng hợp công ty chỉ định phơng tiện đến nhận hàng chậm. Nếu trờng hợp công ty thanh toán chậm hoặc thanh toán đúng lịch trình thì bên bán sẽ phạt công ty một khoản tiền nhất định vì đã vi phạm hợp đồng... Thông thờng nếu có phát sinh khiếu nại, dù là công ty khiếu nại bên đối tác nớc ngoài hay họ khiếu nại công ty thì 2 bên thờng thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất. Trờng hợp 2 bên không thể giải quyết đợc thì 2 bên phải đa nhau ra Hội đồng trọng tài hay Toà án để giải quyết (Toà án hay cơ quan trọng tài ở nớc nào thì đã đợc ghi trong hợp đồng). Tại các cơ quan này thì cũng có bớc hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ đợc đa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành. III. Những đánh giá chung về công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI. 1. Đánh giá về kết quả đạt đợc: Qua việc phân tích khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ở phần trên ta thấy nguồn hàng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty ảnh hởng lớn tới doanh số kinh doanh của công ty. Điều này đã khẳng định đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Nó không chỉ ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của công ty mà còn có ảnh hởng lớn tới uy tín của công ty. Nhìn chung thì việc tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng là khá tốt. Biểu hiện cụ thể là thị trờng nhập khẩu của công ty ngày càng đợc mở rộng và công ty ngày càng tạo đợc uy tín, sự tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Để có đợc kết quả này là do một số nguyên nhân sau: v Đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đội ngũ cán bộ này hoạt động từ khi còn ở trong Tổng công ty CIENCO8 nên có bề dày kinh nghiệm, nắm vững hệ thống luật pháp trong nớc cũng nh quốc tế. Chính điều đó đã giúp cho hoạt động kinh doanh ở công ty gặp rất nhiều thuận lợi. Đặc biệt trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Am hiểu pháp luật, biết vận dụng pháp luật vào trong kinh doanh không chỉ là điều kiện cần mà còn là điều kiện đủ để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà vẫn tuân thủ pháp luật. Công ty CIRI đã có những điều đó và nó đã giúp cho công ty trong quá trình thực hiện chức năng kinh doanh của mình. v Hoạt động thơng mại của công ty ngày càng đợc cải thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu luôn đợc đào tạo lại nhằm bổ sung kiến thức về nghiệp vụ. Đó là yếu tố cốt lõi góp phần vào sự thành công của công ty. v Công ty luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngoại ngữ... Công ty xây dựng một chế độ khuyến khích vật chất gắn bó chặt chẽ thởng phạt căn cứ vào hiệu quả công việc mang lại. Do đó cũng khuyến khích nhân viên trong công ty luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nhờ đó mà trong quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu cha xảy ra sai sót đáng kể nào dẫn tới khiếu nại, tranh chấp ở trọng tài kinh tế. Đây cũng là một cách tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cụ thể: Kết quả công tác thi đua khen thởng năm 2002: Công ty đã trình các cấp khen thởng cho năm 2002 nh sau: - Đề nghị Bộ giao thông vận tải tặng bằng khen cho 3 đồng chí. - Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp Tổng công ty cho 7 đồng chí. - Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp Tổng công ty cho 4 Tập thể. - 25 đồng chí đợc khen thởng danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở. - 55 đồng chí đợc khen thởng danh hiệu cá nhân lao động giỏi. - 1 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp cơ sở. - 2 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động giỏi cấp cơ sở. Cùng với những bằng khen là các phần thởng vật chất xứng đáng kèm theo. v Sự giúp đỡ nhiệt tình của Tổng công ty CIENCO8, các cơ quan chức năng nh Bộ thơng mại, Bộ giao thông vận tải... Nhờ đó công ty có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và thị trờng và có thể nắm đợc định hớng xuất nhập khẩu của từng năm để từ đó có kế hoạch cho hoạt động của mình. v Do đã làm công tác xuất nhập khẩu lâu năm nên công ty có mối quan hệ với các bạn hàng, đặc biệt là bạn hàng trong nớc. Cũng nhờ hoạt động lâu năm nên công ty đã tạo đợc lòng tin đối với hầu hết khách hàng đã từng làm ăn với công ty (Bạn hàng đã làm ăn từ trớc với Tổng công ty CIENCO8 khi công ty CIRI cha tách khỏi Tổng công ty). Nhờ đó việc đàm phán, ký kết hợp đồng đơn giản đi rất nhiều, giảm đi đợc những chi phí cũng nh thời gian đáng lẽ ra phải mất vì công việc này. Sự tin tởng của bạn hàng giúp cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn, đem lại lợi ích cho công ty và bạn hàng nhiều hơn. 2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Sau khi ký kết hợp đồng công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng.Đồng thời xử lý các tình huống xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng thì công ty luôn đảm bảo nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố xảy ra. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, không có vấn đề lớn nào phát sinh làm tổn hại đến quá trình thực hiện hợp đồng. Có đợc điều này là do công ty đã tạo đợc mối quan hệ làm ăn thân tín với các bạn hàng. Tuy nhiên có một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nào cũng gặp phải. Đó là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà xuất khẩu. Nó ảnh hởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệp. Nhng đối với CIRI từ khi thành lập đến nay trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của mình việc vi phạm này không gây ra những tổn thất đáng kể cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép. Do đó không có hợp đồng nào bị huỷ bỏ vì lý do chậm hàng. Về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nhìn chung việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty cũng không nằm ngoài sơ đồ quy trình thực hiện nhập khẩu ở biểu 4 đã nói ở trên. Nhng đôi khi cũng có một số thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện thực hiện hợp đồng để làm sao thuận tiện nhất cho 2 bên. Ví dụ: Trong khâu làm thủ tục thanh toán, nếu công ty và đối tác nớc ngoài đã có một mức độ tin cậy sâu sắc thì 2 bên có thể thanh toán bằng phơng thức điện chuyển tiền (T/T) với một mức trả trớc là 10-20% giá trị của hợp đồng và sau khi nhận đợc bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại. Nh vậy, nói chung quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của CIRI là không có gì nằm ngoài biểu đồ đã trình bày ở trên. 3. Những tồn tại và nguyên nhân: Trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có thể phát sinh những tình huống sai phạm do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, nhng cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn xảy ra bởi do trớc khi các bên ký kết hợp đồng họ không lờng trớc đợc tình huống có thể xảy ra. Các sai sót có thể là do nguyên nhân khách quan và cũng có thể là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp tạo nên. Cụ thể đó là các lỗi về: v Về thủ tục hải quan: Ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rờm rà, phải qua nhiều khâu trung gian. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng dẫn tới ảnh hởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Trong trờng hợp hàng hoá không đúng quy cách, chủng loại mã số tính thuế. Điều này một phần là do khả năng hiểu biết của cán bộ nhập khẩu về những đặc điểm của hàng hoá còn hạn chế, phần khác là do mức thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hoá nhng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau là khác nhau. Điều này gây khó khăn cho quá trình kê khai tính thuế đúng quy định của Nhà nớc. v Về nhận hàng: Đôi khi hàng đã về đến cảng nhng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nớc ngoài đến chậm (Mặc dù công ty đã ký chấp nhận trả tiền) nên công ty sẽ không nhận đợc lệnh giao hàng (D/O) do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này sẽ gây nên việc phải để hàng lu kho bãi ở cảng. Nếu để đến ngày thứ t trở đi thì sẽ bị phạt 5 USD/ngày, nếu là 10 ngày trở đi thì sẽ bị phạt 10 USD/ngày. v Về L/C: Trong hợp đồng thanh toán bằng L/C, khi mở L/C nhiều khi không tránh khỏi những sai sót của cán bộ nghiệp vụ ngoại thơng có thể viết nhầm, sai từ ngữ... Dẫn đến phải tu sửa lỗi sai và phải mất với mức phí là 20 USD/lỗi. Mặt khác, trong quá trình đàm phán nhiều khi công ty không thể đàm phán nhất trí với bên đối tác nớc ngoài về việc mở L/C ở ngân hàng nào. Bởi họ yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch. Nó gây khó khăn cho công ty nếu không thoả thuận đợc rất có thể công ty bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. v Về chất lợng, số lợng: Thờng là lỗi về số lợng bởi những bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu đều là hàng mới 100% và đợc cấp chứng chỉ chất lợng tại cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền ở nớc xuất khẩu. Cho nên lỗi về chất lợng thờng là không xảy ra và lỗi về số lợng là nguyên nhân khách quan do bên xuất khẩu giao thiếu. Tuy nhiên, nó cũng làm mất thời gian của công ty. Vì công ty lại phải điện hoặc Fax lại cho đối tác yêu cầu giao thêm số hàng thiếu. Dới đây là số hợp đồng có sai sót năm 2002 để minh hoạ cho dẫn chứng trên: Bảng 5: Số hợp đồng có sai sót năm 2002. Hợp đồng số Đơn vị giao dịch N ội dung sai sót N guyên nhân Giải quyết 07- Chongqing Số T Lập th dự 2002/ CIRI- ZXZY zongshen Group I/E CORP. lợng. hiếu hàng. kháng và yêu cầu bên đối tác gửi tiếp số hàng thiếu. 10- 2002/ CIRI- ZXZY HYUNDAI MOBIS. Th ủ tục hải quan. K hai nhầm thuế. Công ty phải tính lại số thuế phải nộp. (Nguồn: Bảng theo dõi việc thực hiện hợp đồng). Ngoài những tồn tại nêu trên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty còn một số khó khăn: v Chính sách của Nhà nớc: Các doanh nghiệp (Trong và ngoài nớc) đều gặp phải rất nhiều khó khăn do chính sách của Nhà nớc không thống nhất, thờng xuyên thay đổi khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hởng không nhỏ. Dù đã có nhiều thay đổi nhng thủ tục hành chính còn rờm rà khiến nhiều khách hàng ngoại không muốn làm ăn với công ty. v Thị trờng trong nớc dần trở nên bão hoà dẫn đến lợng hàng tiêu thụ chậm ảnh hởng đến việc quay vòng vốn và thanh toán vốn với ngân hàng. Đồng thời trên thị trờng cũng có một phần không nhỏ hàng nhập lậu. v Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nên thờng gặp không ít rủi ro trong quá trình mua từ nớc ngoài về và tiêu thụ trong nớc. Nhiều khi bên mua cha thanh toán làm cho vốn lu động của công ty quay vòng chậm, công nợ tồn đọng. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc nhập khẩu . v Hiện nay công ty cha có phòng Marketing theo đúng nghĩa của nó mà hiện tại chỉ có phòng nghiên cứu thị trờng. Nên cha có sự nghiên cứu sâu sắc về thị trờng và thị hiếu tiêu dùng, đồng thời không khuyếch trơng đợc rộng rãi những u điểm của công ty đến tất cả các bạn hàng. v Cũng giống nh hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác, trình độ hiểu biết về thuê tàu của công ty còn rất hạn chế nên trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty thờng phải nhờ bạn hàng thuê tàu. Trên đây là một số tồn tại cần đợc khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chơng III Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI . I. Phơng hớng và mục tiêu hoạt động của công ty. 1. Phơng hớng hoạt động của công ty CIRI trong thời gian tới (Cụ thể là giai đoạn 2003-2005). Hoà chung vào quá trình đổi mới và phát triển Tổng công ty theo xu hớng trở thành tập đoàn kinh tế mạnh, bớc vào thế kỷ XXI và chuẩn bị cho quá trình hội nhập và hợp tác quốc tế - đây là thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Triển khai tốt Nghị quyết số 05 - NQ/TW ngày 24/09/2001 tại Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành trung ơng Đảng khoá IX về tiếp tục sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà nớc, Tiếp tục thực hiện 7 chơng trình công tác lớn của Đảng bộ Tổng công ty khoá VIII. Xây dựng định hớng chiến lợc phát triển giai đoạn 2003 - 2005 gồm các nội dung chủ yếu sau: v Về đời sống việc làm, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tiếp tục kinh doanh xe máy phù hợp với biến động thị trờng xã hội: Liên tục gia tăng tỷ lệ nội địa hoá linh kiện sản xuất trong nớc theo hớng tối u, đặc biệt là dự án sản xuất động cơ xe gắn máy hai bánh. - Đáp ứng tốt các nhu cầu về vật t thiết bị trong Tổng công ty và cho các đơn vị khác. - Triển khai khẩn trơng các dự án sản xuất lắp ráp ô tô, máy tính, thiết bị điện tử... - Tập trung hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp và dân dụng: Nhà chung c, văn phòng làm việc, căn hộ cho thuê... và tiếp tục tìm kiếm khai thác một số dự án khả thi. Đảm bảo đời sống việc làm và chế độ chính sách cho ngời lao động. - Tập trung đầu t bộ máy quản lý, xây dựng cơ chế quản lý phù hợp để mở rộng thị trờng xuất khẩu lao động. Đặc biệt công nhân trong nhà máy, công nhân lắp ráp máy tính, điện tử. Phấn đấu trong năm 2003 phải đa đợc từ 500 - 1000 lao động sang nớc ngoài (đề xuất Tổng công ty cho phép thành lập 2 trung tâm xuất khẩu lao động hạch toán phụ thuộc công ty). v Tiếp tục đầu t chiều sâu trang thiết bị dây chuyền công nghệ để tham gia vào hoạt động sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, điện tử, xây dựng... v Xây dựng và áp dụng quy chế khoán đối với tất cả các bộ phận quản lý, sản xuất , kinh doanh. Cải cách chính sách trả lơng - thu nhập, gắn liền quyền lợi với nghĩa vụ. Nâng cao kỷ luật lao động, tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thống nhất quy chế quản lý, hoạt động của các phòng, bộ phận, đội, xởng. Đặc biệt chú ý tiết kiệm chi phí trong quản lý, sản xuất nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống ngời lao động, thu hút hiền tài... v Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh. Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật, làm tốt công tác quy hoạch cán bộ, xây dựng lực lợng cán bộ cốt cán phục vụ chiến lợc phát triển của công ty. v Tiếp tục xây dựng và phát triển đề án sắp xếp đổi mới phát triển doanh nghiệp Nhà nớc theo chỉ đạo của Tổng công ty. Ngày càng khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa. v Thúc đẩy tiến độ tham gia cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nớc mà đơn vị đã có thời gian nghiên cứu và lựa chọn trong năm 2002. Tích cực vận dụng mô hình đa sở hữu, đa dạng hoá loại hình liên doanh liên kết để tận dụng sức mạnh tổng hợp của các đơn vị vào mục tiêu chung. v Làm tốt công tác củng cố và xây dựng Đảng, tăng cờng công tác giáo dục chính trị t tởng đối với cán bộ Đảng viên để mọi cán bộ, Đảng viên, ngời lao động đoàn kết, tin tởng vào công cuộc đổi mới do Đảng lãnh đạo. Củng cố tổ chức cơ sở Đảng để thực hiện chức năng là hạt nhân lãnh đạo tại cơ sở. Bồi dỡng và đề nghị Đảng uỷ Tổng công ty kết nạp từ 7 - 10 quần chúng u tú vào Đảng. 2. Mục tiêu hoạt động của công ty. Kinh doanh trong cơ chế thị trờng đầy cam go, phức tạp và rủi ro cùng với sự biến đổi to lớn của nền kinh tế thế giới đã một mặt tạo ra những điều kiện, cơ hội thuận lợi cho các nớc đang trên đà phát triển có thể nắm bắt, vơn tới nhằm đạt đợc những mục tiêu phát triển, mặt khác nó cũng tạo ra những thách thức khó khăn nhất định mà mỗi quốc gia phải đối phó giải quyết. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, tuỳ từng thời điểm cụ thể mà mục tiêu của công ty có thể thay đổi. Điều quan trọng là công ty phải xác định đợc mục tiêu nào là phù hợp với tiềm năng của công ty ở thời điểm hiện tại và tơng lai. Do đó việc định ra các mục tiêu cụ thể là rất cần thiết, căn cứ vào đó công ty có thể lập ra các chiến lợc, kế hoạch thực hiện để đạt đợc mục tiêu đó. Điều này sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty một cách có hiệu quả. Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) là một doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh là mục tiêu số một của công ty. Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu, tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô nhập khẩu về cả khối lợng và cơ cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trờng thế giới, phát triển và củng cố thị trờng truyền thống và xâm nhập vào thị trờng mới. Bên cạnh những mục tiêu trên, công ty còn có những mục tiêu khác nh: An ninh quốc phòng, chủ quyền quốc gia, bảo đảm công ăn việc làm cho ngời lao động, bảo vệ môi trờng... Công ty cũng đã kết hợp chặt chẽ giữa các mục tiêu riêng của mình và mục tiêu chung của xã hội nhằm phát triển bền vững hoạt động kinh doanh của mình. Mục tiêu chiến lợc dài hạn của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, thực hiện loại hình kinh doanh đa dạng hoá, tiến hành liên doanh, liên kết kinh tế, thiết lập các mối quan hệ kinh tế khăng khít với các đơn vị kinh tế trong nớc và ngoài nớc, nâng cao vị thế vai trò của công ty thành một nhà cung cấp cũng nh nhà tiêu thụ quan trong của thị trờng trong nớc. Các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 nh sau: STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch 1 Tổng giá trị sản lợng Triệu đồng 291.000 2 Tổng doanh thu Triệu đồng 230.000 3 Nộp ngân sách Triệu đồng 20.000 4 Lợi nhuận thu đợc Triệu đồng 3.700 5 Thu nhập bình quân Đồng/ngời/tháng 1.900.000 II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI. 1. Đối với công ty: a) Hoàn thiện các nghiệp vụ: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Qua việc phân tích ở chơng II em thấy công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là không lớn nhng nó cũng ảnh hởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp. Công ty cần thực hiện tốt các công việc sau: v Về việc mở L/C: Nh đã trình bày ở phần trên thì một lỗi nhỏ nh viết sai, viết nhầm do lỗi chính tả cũng sẽ bị phạt 20 USD/lỗi. Bởi vậy, trong công tác mở L/C công ty cần phải có một ngời hiểu biết, thông thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi không đáng có. Để cho cẩn thận và an toàn thì trớc khi mở L/C công ty nên mở trớc một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nớc ngoài (ngời xuất khẩu) đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì công ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy cha phù hợp thì cần báo ngay cho CIRI biết và cán bộ CIRI sẽ khắc phục những chỗ cha phù hợp đó rồi mới mở L/C làm đợc nh vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi. Trong quá trình mở L/C thì công ty cũng không nên mở sớm quá và cũng không nên mở muộn quá. Bởi vì, nếu mở sớm quá thì công ty sẽ bị đọng vốn còn nếu nh mở muộn quá thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác từ đó ảnh hởng đến quá trình nhập hàng của công ty. Tốt nhất công ty nên mở L/C vào thời điểm mà bên kia cùng lúc giao hàng. Có nh vậy nó sẽ đảm bảo đợc quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đôi khi có những lúc bên đối tác nớc ngoài lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà công ty không có tài khoản. Khi này công ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thơng lợng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà công ty có tài khoản. Còn nếu đối tác không chấp nhận thì công ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để công ty có thể vay vốn của họ thông qua việc trình bày cho họ bản phơng hớng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn. v Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phơng tiện vận chuyển hàng nhập khẩu. Đây có thể là điểm yếu chung cho tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam và CIRI nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ cha có nhiều kinh nghiệm và cha tinh thông các điều kiện thuê tàu nên công ty thờng ký hợp đồng theo giá CIF tức trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (cụ thể là thuê tàu biển) là do ngời bán đảm nhận. Mà chúng ta đã biết cơ cấu giá thành của hàng hoá nhập khẩu sẽ bằng: Giá gốc + Chi phí vận chuyển + Các chi phí khác (bảo hiểm, thuế...). Nh vậy nếu giảm đợc chi phí vận chuyển thì sẽ giảm đợc chi phí lu thông góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty. Do vậy, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng nh khối lợng, giá trị mua... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng thích hợp. Do vậy để khắc phục hạn chế này công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phơng tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của công ty thông qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Để có thể hoàn thành tốt trách nhiệm thuê phơng tiện vận tải (nếu trong hợp đồng quy định) thì công ty cần phải chú ý nghiên cứu kỹ thị trờng chuyên chở sao cho có đợc cớc phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo cho hàng hoá chuyên chở. Việc này có thể thông qua ngời môi giới trong lĩnh vực chuyên chở bởi vì họ là ngời rất am hiểu và có kinh nghiệm ký kết hợp đồng chuyên chở vận chuyên một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn khi có khiếu nại xảy ra và hạn chế đợc rủi ro. Ngoài ra, công ty có thể uỷ thác việc thuê tàu cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nớc nh: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)... Trong hợp đồng thuê tàu biển công ty đặc biệt chú ý tới một số điều quan trọng trong hợp đồng thuê tàu nh: Số lợng; Giá cớc; Các cảng bốc dỡ; Ngày bốc dỡ; Thanh toán. Ngoài việc nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê tàu biển thì công ty cần phải khai thác những mặt lợi của các phơng tiện khác để nhằm tìm ra một phơng tiện vận tải hữu hiệu nhất phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Vận chuyển bằng đờng hàng không là biện pháp vận chuyển đang mở rộng nhng vẫn còn hạn chế vì đắt. Tuy nhiên không nên đánh giá nó chỉ vì điều đó vì những mặt lợi sau đây cho phép tiết kiệm một cách đáng kể: - Ít phí tổn hơn về bao bì (3-4 lần so với đờng biển). - Phí bảo hiểm rất thấp. - Giao hàng đợc nhiều chuyến hơn. - Chuyển hàng nhanh hơn. Do vậy những mặt hàng nào của công ty cần phải nhận hàng nhanh hoặc có giá trị cao thì nên dùng phơng tiện vận tải này. v Thủ tục hải quan: Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan còn nhiều bớc, nhiều nấc trung gian và nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hoá, về giấy tờ thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của. Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: Tên hàng, phẩm chất số lợng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lợng, đơn giá,...và nộp các chứng từ khác có liên quan nh vận đơn, hoá đơn thơng mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khi xuất trình hàng hoá thì hàng hoá sẽ đợc đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá và bộ chứng từ công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn nh mất thời gian và chi phí để hoàn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này công ty cần lu ý những điểm sau đây: - Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết. - Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tính trạng kê khai nhầm dẫn đến không ăn khớp với các chứng từ hoặc không giống với tình trạng thực tế hàng hoá. - Cần phải có ngời chuyên trách trong khâu tính thuế nếu không sẽ rất dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thông báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì không nộp thuế đầy đủ thì các bớc tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ không thực hiện đợc. v Nhận hàng: Khi công ty nhận đợc thông báo hàng đến thì công ty cần phải sắp xếp các công việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời nh: - Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hoá thì công ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thông tin chính xác về chuyến hàng của công ty cụ thể nh: Ngày đến, tên hàng, số lợng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng. Nếu không ghi chính xác tên, mã hiệu... của con tàu đó thì sẽ dẫn đến nhận lầm hàng. Ngoài ra tr