Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long

LUẬN VĂN: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long Lời mở đầu Ngay từ những năm đầu của thế kỷ 20 khi mà nền khoa học kỹ thuật có những bước phát triển mang tính đột phá thì công nghệ tin học cũng nằm trong vòng xoáy của sự phát triển đó. Sự phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của công nghệ tin học đã có tác động rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá…Đặc biệt trong công tác quản lý như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự ... CNTH cùng với các sản phẩm của nó có một vai trò rất quan trọng, là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý nắm bắt cập nhật thông tin nhanh chóng kịp thời từ đó có thể ra quyết định một cách hiệu quả hơn, kinh tế hơn trong quá trình quản lý. Quản lý lao động tiền lương luôn là vấn đề đáng quan tâm mà hầu hết các cơ quan xí nghiệp hay bất kì một doanh nghiệp cũng như các cơ sở kinh doanh nào đều cần đến. “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động“ thực chất cũng phản ánh được một phần nào đó qua sự quản lý tiền lương và đưa ra các chính sách về lương. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý con người cũng như lao động tiền lương càng cần được quan tâm nhiều hơn và sự phức tạp ngày càng phong phú. Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em đã được khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lương tại một trong số các khách hàng của công ty - đó là Công ty thiết bị điện Cửu Long. Đây là một công ty cổ phần có qui mô không lớn do vậy vẫn đang trong quá trình phát triển và tự khẳng định nên đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thích hợp. Trên cơ sở tình hình thực tế cần phát triển hệ thống tính lương nhằm đáp ứng được tốt những yêu cầu của công ty, em đã quyết định chọn đề tài " Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long" làm đề tài cho chuyên đề thực tập này. Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau: Ch­¬ng 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu. Ch­¬ng 2: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống. Giới thiệu về tiền lương và các khoản trích theo lương. Ch­¬ng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tiền lương tại Công ty Thiết bị điện Cửu Long. Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm. Chương 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu I. Giới thiệu chung về cơ sở thực tập. 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long được thành lập theo giấy phép thành lập số 4366GP/TLDN ngµy 21 th¸ng 5 n¨m 1999 cña Uû ban nh©n d©n Thµnh phè Hµ néi cÊp. Có giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 tháng 5 năm 1999 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xây dựng số 261/SXD – CC do Sở Xây dựng Hà Nội cấp. Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty đã khẳng định và giữ vững được vị trí kinh doanh của mình trên thị trường và chưa có một sự thay đổi đáng kể nào. 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty Công ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xây dựng là: - NhËn thÇu c¸c c«ng viÖc x©y dùng gåm : + Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35KV. + X©y l¾p c¸c c«ng tr×nh ®iÖn tö, ®iÖn d©n dông, ®iÖn c«ng nghiÖp víi ph¹m vi ho¹t ®éng trong c¶ n-íc. + Kinh doanh các ngành nghề : - Bu«n b¸n t- liÖu s¶n xuÊt, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là vật tư, thiết bị điện, điện tử). - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. - Sản xuất, lắp ráp thiết bị điện tử, điện công nghiệp, điện dân dụng. - Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng vật tư thiết bị điện. 3. Vị thế của công ty. Víi mô hình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nên công ty cũng găp phải những khó khăn chung như găp gỡ khách hàng, mời thầu... Tuy nhiên mới có mặt trên thị trường trong một thời gian không dài nhưng công ty có đội ngũ cán bộ kỹ sư, công nhân năng động lành nghề và đầy kinh nghiệm nên đã dần đánh dấu được tên tuổi của mình bằng việc hoàn thành tốt những công viêc đòi hỏi kỹ thuật cao. Việc đầu tư máy móc, thiết bị phục vụ trong quá trình thi công cũng được công ty đặc biệt lưu ý, vì vậy công ty luôn sẵn sàng đáp ứng được mọi đòi hỏi về kỹ thuât, mỹ thuật trong quá trình thi công, xây lắp. 4. C¬ cÊu tæ chøc - Bộ máy quản lý : Do đặc thù là một công ty có ngành nghề kinh doanh nhỏ nên để hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý được tốt, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình gọn nhẹ. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kĩ thuât Kế toán trưởng Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. - C«ng ty + Phßng kinh doanh : * Tæ chøc cung cÊp vËt t- cho c«ng tr×nh, cho kh¸ch hµng. * Th-¬ng th¶o hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸. * Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trường. + Phßng kü thuËt : * Gi¸m s¸t kü thuËt c«ng tr×nh. * Tổ chức điều thi công xây lắp dự án. + Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật tư hàng hoá. + Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán công tác kế toán. S¬ ®å tæ chøc c«ng ty. 5. Giới thiệu công tác quản lý tiền lương tại công ty. - Mỗi nhân viên đều có hệ số lương căn bản (HSLCB), tiền lương của nhân viên nào được tính theo hệ số và ngày công của nhân viên đó. - Do tính chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện các công trình về điện nên việc tính lương được chia ra 2 loại : Phßng kinh doanh Ban gi¸m ®èc Thñ kho Phßng kÜ thuËt Phòng kế toán §éi tr­ëng thi c«ng C«ng nh©n kÜ thu©t C«ng nh©n thuª ngoµi Kế toán tổng hợp Thủ quĩ Kế toán thuế Kế toán vật tư Kế toán thanh to¸n + Lương đối với các nhân viên văn phòng (có hợp đồng dài hạn và ngắn hạn). + L-¬ng ®èi víi c¸c c«ng nh©n thuª kho¸n trong tæng c«ng tr×nh thi c«ng. L-¬ng cña nh©n viªn hîp ®ång dài hạn (HĐDH) và nhân viên hợp đồng ngắn hạn (HĐNH) có sự khác nhau căn bản : HSLCB cña H§DH > HSLCB cña H§NH  Cách tính lương - §èi víi nh©n viªn c«ng ty : Mặc dù là công ty tư nhân nhưng công ty vẫn thực hiện tính lương theo hệ số giống như các công ty nhà nước, song khuyến khích bằng việc tăng mức lương tối thiểu so với quy định của nhà nước. Lương thực lĩnh = Lương chấm công + PC trách nhiệm + PC lưu động + PC khu vực + Tiền ăn trưa + Tiền làm thêm – BHXH – BHYT (nếu có) Cũng giống như các công ty tư nhân với xu thế hiện nay đóng bảo hiểm cho nhân viên. Làm như thế, công ty dã một phần giúp đảm bảo cuộc sống cho nhân viên sau này. Đây là chế độ ưu đãi mà trước kia chỉ có các công ty nhà nước mới có. Lương chấm công = (Lương cơ bản/Số ngày công quy định) * Sè ngµy c«ng cña nh©n viªn L­¬ng c¬ b¶n = HSLCB cña nh©n viªn * L­¬ng tèi thiÓu - Ngoài tiền lương được lĩnh theo cách tính như trên mỗi nhân viên còn được lĩnh tiền thưởng và tiền nghỉ hưởng BHXH mỗi tháng - §èi víi c«ng nh©n thuª kho¸n : Do c«ng việc thi công trong mỗi công trình không thể trả lương theo hệ số, cũng không thể ký hợp đồng với quá nhiều công nhân. Nên khi mỗi công trình được khởi công thì các đội trưởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lương khoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành. Việc này do đội trưởng quyết định và thông qua ban giám đốc duyệt. II. Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu. 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu. 1.1. Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng tin häc t¹i c«ng ty. Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty tư nhân với quy mô trung bình, có số lượng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc khác nhau. Hiện nay, để tính lương cho nhân viên thì công ty đang sử dụng bảng tính Excel và công việc này chủ yếu được thực hiện bằng tay. Việc quản lý tiền lương không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kết hợp với việc dùng sổ sách. 1.2. Nh÷ng bÊt cËp trong viÖc ¸p dông tin häc ho¸ hiÖn nay. - Việc tính lương đôi khi chưa thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầm lẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty. - Qu¸ tr×nh cËp nhËt và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mất thời gian, làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động cũng như sự phát triển của công ty. - Việc tính lương chủ yếu được thực hiện bằng tay đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi được thiếu sót. - Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính lương cũng gặp phải những bất lợi như : + Tăng chi phí trong việc lưu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớn song không đáng có. + Trong tr-êng hîp x¶y ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốn nhiều công sức. - Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũng không đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Bởi Excel chỉ là một công cụ tính toán chính xác và nhanh chóng nhưng nó không có khả năng quản lý một hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm được thông tin đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Từ thực trạng đó, công ty muốn mở rộng qui mô và phát triển lớn mạnh hơn nữa để theo kịp với sự phát triển không ngừng của xã hội thì phải có một đội ngũ quản lý cũng như cần phải có một phần mềm tin học để ứng dụng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả nhất. 2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu. Công tác quản lý tiền lương là một bộ phận quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực. Bởi việc đưa ra các chính sách về lương thoả đáng sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng như niềm tin của nhân viên đối với tổ chức. Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ trực tiếp cho việc trả lương đối với từng nhân viên như : theo dõi toàn bộ tiến độ các dự án, năng lực ... và lập bảng thống kê là khá lớn. Chỉ tính riêng công tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian. Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con người phải cần đến rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp. Mọi công việc đó, từ quản lý đến kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức. Do đó, không đáp ứng được thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu chưa đủ độ tin cậy cao trong quản lý. Chính vì vậy, việc đưa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lương sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó. Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác đủ độ tin cậy cao trong quản lý. Nó đưa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúp việc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo được kịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công. Từ đó, tạo điều kiện cho việc quản lý được chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý được nhanh chóng. 3. Công cụ thực hiện đề tài. Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như các ngôn ngữ lập trình. Vì vậy, một vấn đề đặt ra cho các nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin häc nµo ®Ó x©y dùng ch-¬ng tr×nh. Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phân tích và thiêt kế hệ thống. 3.1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro - C¬ së d÷ liÖu lµ g× ? Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu. Các tệp tin của CSDL là thành phần của một bộ chương trình nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất các tệp tin CSDL. Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn thông thường bởi vì chúng được liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc CSDL. Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện hoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL. Nếu là người có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông qua thư mục hay thư mục con. Nếu như vậy, bạn đã là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi. Nhưng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều người nhưng lại không muốn hai người cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). - Hệ quản trị cơ sở dữ liÖu (HQTCSDL) lµ g× ? HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này. HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL. - C¬ së d÷ liÖu quan hÖ. Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ. Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng) có thể thao tác như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Ví dụ : thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp. Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table). Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin. - Kh¶ n¨ng cña RDBMS. RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính : + Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu. + Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này. + Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu. Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng. Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lượng dữ liệu lớn. - Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997. Nó tiện dùng để thao tác và lập chương trình cho các bài toán quản lý. Các thông tin cho các bài toán quản lý thường là các bảng hai chiều, được tạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có nhiều trường. Visual Foxpro giúp người sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng và chính xác trên chúng như : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo. Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con người trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động. Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang được ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội. ở bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro. Do những ưu việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến. 3.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Tr-íc ®©y, chóng ta th-êng quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro… Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn và người sử dụng. Visual Foxpro được trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chương trình phục vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả. Chương 2 Các Phương pháp luận cơ bản I. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống. 1. Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT. Môc tiªu cuèi cïng cña nh÷ng cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. C©u hái ®Çu tiªn cña viÖc ph¸t triÓn mét HTTT míi lµ cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển HTTT? Sự cần thiết phải phát triển một HTTT là do một số nguyên nhân tóm lược sau : - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sù thay ®æi cña c«ng nghÖ. - Thay ®æi s¸ch l-îc chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. 2. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn HTTT. Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. T¹i sao l¹i nh- vËy? Mét HTTT lµ mét ®èi t-îng phøc t¹p, vËn ®éng trong mét m«i trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là : Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh. Nguyªn t¾c 2: Chuyển từ cái chung sang cái riªng. Nguyªn t¾c 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế ng-êi khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3. C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn mét HTTT. Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cần lưu ý rằng cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT. 3.1. Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công doạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Lµm râ yªu cÇu. - §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Ph©n tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiªn cøu m«i tr-êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i. - Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: - Thiết kế CSDL. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic. - Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic. 3.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - X©y dùng c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. - §¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 3.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là : - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 3.6. Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - LËp tr×nh. - Thö nghiÖm hÖ thèng. - Chuẩn bị tài liệu. 3.7. Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cài đặt hệ thốnglà pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - ChuyÓn ®æi. - Khai th¸c vµ b¶o tr×. - §¸nh gi¸. Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống. 1. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô (BFD). Bước đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năng nghiệp vụ cần được tiến hành bởi hệ thống. Để thực hiện một cách thuận lợi, chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích. 1.1. Khái niệm về BFD: BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là: - Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. - Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này. - Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ những tiến trình trùng lặp, dư thừa. 1.2. X©y dùng BFD theo ph©n cÊp chøc n¨ng. - Ph©n møc c¸c chøc n¨ng. + Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con của nó trong sơ đồ. + Khi thiết lập sơ đồ không nên có quá 6 mức, thông thường khoảng 3 mức là phù hợp với những hệ thống trung bình. + Một chức năng cũng không nên có quá 6 chức năng con sẽ làm mô hình trở nên khó kiểm soát. Do đó, trong trường hợp có nhiều chức năng con ta nên tạo một mức trung gian để gom các chức năng con lại. + Nh×n chung, s¬ ®å nªn c©n b»ng tøc lµ c¸c chøc n¨ng cùng một mức nên có kích thước và độ phức tạp tương đương nhau. + Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế nó giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu đưîc t-êng minh. Møc Lo¹i 1 Lo¹i 2 0 1 2 a a a a a a a a a a a a 3 - Xác định các chức năng. + Trong mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng chính sẽ là một trong những loại sau: * S¶n xuÊt s¶n phÈm. * Cung cấp dịch vụ. * Quản lý tµi nguyªn. Sau khi xác định nó thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tên cho chức năng đó. + Để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính ta đặt nó trong chu kỳ sống gồm các giai đoạn sau: * Xác định nhu cầu. * Mua s¾m. * B¶o tr× vµ hç trî. * Thanh lý hoÆc chuyÓn nh-îng. Tương ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con + Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việc phân tích tiếp không cần thiết nữa. Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiÖm vô nhá do c¸c c¸ nh©n ®¶m tr¸ch. + Cần biết BFD sau khi được tạo cần đơn giản và chính xác. Trong những hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông qua khảo sát để xác định các chức năng một cách trực tiếp. - Xây dựng BFD theo phân tích c«ng ty. a a a + Trong các hệ thống lớn, đòi hỏi việc phân tích sao cho xử lý dữ liệu thống nhất. Như vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thường từ việc xem xét kế hoạch của công ty. + BÊt kú mét dù ¸n nµo cũng là một bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này. + Với BFD dạng công ty, ta có thể dùng các đường đứt quãng để thể hiện ranh giới của hệ thống. Trong một chức năng đang khảo cứu, để làm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khung không liền nét. 2. S¬ ®å luång th«ng tin (IFD). - Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp của sơ đồ luồng th«ng tin nh- sau: + Xử lý: Thñ c«ng Tin häc ho¸ hoµn toµn Giao t¸c Ng­êi – m¸y + Kho l-u tr÷ d÷ liÖu: + Dßng th«ng tin - Điều khiển Lưu ý: * Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. * Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. - Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý... sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. + Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu. Tin häc ho¸ Thñ c«ng + Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu. + Loại thứ ba: Phích xử lý. Tªn tµi liÖu: M« t¶: Tên IFD có liên quan: VËt mang: H×nh d¹ng: Tªn kho d÷ liÖu: M« t¶: Tên IFD có liên quan: VËt mang: Tªn xö lý: M« t¶: Tên IFD có liên quan: Ph©n r· thµnh c¸c IFD con: Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Sù kiÖn khëi sinh: Luång Phích Kho dữ liệu Phích S¬ ®å luång th«ng tin IFD Xử lý Phích IFD Điều khiển Phích Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống. 3. S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD). - Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. - Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau: + Xác định yªu cÇu cña User. + Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và User xem xét. + Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của DFD. + Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống. - Các ký pháp của sơ đồ luång d÷ liÖu nh- sau: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu. - C¸c møc cña DFD. Kho d÷ liÖu Tệp dữ liệu Tªn ng­êi/bé phËn ph¸t/nhËn tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Dßng d÷ liÖu Tiến trình xử lý + S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram): bao gåm mét vßng trßn qu¸ tr×nh trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống. Các đường nối thể hiện thông tin vào ra hệ thống. Nó thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ.: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1... - Các phích logic: Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. + Mẫu phích xử lý logic. + Mẫu phích luồng dữ liệu. + Mẫu phích phần tử thông tin. + Mẫu phích kho dữ liệu. + Mẫu phích tệp dữ liệu. Tên xử lý: M« t¶: Tªn DFD liªn quan: C¸c luång d÷ liÖu vµo: C¸c luång d÷ liÖu ra: Phích xử lý logic Phích luồng dữ liệu Phích phần tử thông tin Phích kho liệu Tªn luång: M« t¶: Tªn DFD liªn quan: Nguån: Tªn phÇn tö th«ng tin: Lo¹i: §é dµi: Tên DFD có liên quan: Tªn kho: M« t¶: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tªn tÖp: M« t¶: Tªn DFD liªn quan: C¸c phÇn tö th«ng tin: Phích tệp dữ liệu - Mét sè quy t¾c vµ quy -íc liªn quan tíi DFD. + Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. + D÷ liÖu chøa trªn 2 vËt mang kh¸c nhau nh-ng lu«n lu«n ®i cïng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. + Xử lý luôn phải được đánh mã số. + VÏ l¹i c¸c kho d÷ liÖu ®Ó c¸c luång d÷ liÖu kh«ng c¾t nhau. + Tên cho xử lý phải là một động từ. + Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. - §èi víi viÖc ph©n r· DFD + Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. + Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. + Tất cả các xử lý trên mét DFD ph¶i thuéc cïng mét møc ph©n r·. + Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) cña DFD. + Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. II. Cơ sở lý luận về tiền lương. 1. ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó, lao động là yếu tố có tính chất quyết định. Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của xã hội. Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là điêù kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội. Xã hội càng phát triển, tính chất quyết định của lao động con người đối với qu¸ tr×nh t¹o ra cña c¶i vËt chÊt cho x· héi cµng biÓu hiÖn râ rÖt. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương. 1.1. Tiền lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Mặt khác, đối với doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc, dịch vụ. 1.2. Các khoản trích theo lương. - Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, họ còn được hưởng các khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị như thưởng do phát huy sáng kiến, thưởng do thi đua, do tăng năng suất lao động và các khoản tiền thưởng khác. - Trong trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất… sẽ được hưởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội. Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỉ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Theo qui định hiện nay thì tỉ lệ này là 20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%. Kho¶n chi trî cÊp BHXH cho ng-êi lao ®ộng khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất được tính trên cơ sở số lượng, chất lượng lao động và thời gian mà người lao động đã cống hiến trước đó cho xã hội. Tỷ lệ tính bảo hiểm xã hội tính vào chi phí sản xuất được qui định 10% doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho hai nội dung hưu trí và tử tuất, còn 5% được dùng để chi cho ba nội dung: ốm đau, thai sản và tai nạn lao động. Khoản chi này có thể cho phép doanh nghiệp để lại để chi trả (thay lương) cho người lao động khi có phát sinh thực tế, số thừa thiếu sẽ được thanh toán với cơ quan quản lý: nếu chi thiếu sẽ được cấp bù, chi không hết sẽ phải nộp lên hoặc có thể nộp hết 5% quỹ này cho cơ quan quản lý, khi có phát sinh thực tế sẽdo cơ quan quản lý thực hiện chi trả cho người lao động căn cứ vào các chứng từ chứng minh. Tỷ lệ trích mà người lao động phải chịu được doanh nghiệp nộp hộ lên cơ quan quản lý (cùng với 10% ở trên). Như vậy nếu doanh nghiệp được phép để lại 5% khoản chi bảo hiểm xã hội thì chỉ phải nộp 15% còn nếu doanh nghiệp không được phép thực hiện trực tiếp chi thì phải nộp hết 20% cho cơ quan quản lý. Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí, thuốc men… khi bị ốm đau. Điều kiện để người lao động được khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ bảo hiểm y tế. Thẻ bảo hiểm y tế được mua từ tiền trích Bảo hiểm y tế, theo qui định hiện nay BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí SXKD là 2% và khấu trừ tiền lương công nhân là 1%. - Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập quĩ kinh phí công đoàn. Quĩ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo qui định hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động của công đoàn cấp trên. Khoản chi cho hoạt động công đoàn cơ sở có thể được thể hiển trên sổ sách kế toán hoạt động SXKD của doanh nghiệp hoặc không – nếu khoản này không thể hiện trên sổ sách kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, thì sau khi trích vào chi phí doanh nghiệp sẽ chuyển nộp toàn bộ kinh phí này. Mọi khoản chi tiêu tại cơ sở sẽ do tổ chức công đoàn quản lý và quyết toán với công đoàn cấp trên. Tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn được xem là một phương tiện hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động SXKD, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động. Trên cơ sở các chính sách chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn Nhà nước đã ban hành, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành mình phải tổ chức tốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng… nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. 2. C¸c h×nh thøc tr¶ l­¬ng trong doanh nghiÖp. Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ ở cơ sở, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội. HiÖn nay, việc tính trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức chủ yếu: hình thức tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm. 2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao ®éng cña doanh nghiÖp. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng. Hình thức tiền lương tính theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến đầy đủ chất lượng lao động, do đó chưa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động. Do nh÷ng h¹n chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp như: giáo dục chính trị tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần dưới các hình thức tiền thưởng, thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho người lao động tự giác lao động có kỷ luật, có kỹ thuật và có năng suất cao. 2.2. Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo kết quả lao động – khối lượng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã qui định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc lao vụ đó. Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau: - Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương, không hạn chế khối lượng sản phẩm, công việc là hụt hay vượt mức qui định. - Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp cũng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất hưởng lương phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất. Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào tiền lương theo sản phẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục vụ sản xuất. Cách tính lương này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. - Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp qui định như thưởng chất lượng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lượng cao, thưởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động. Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị. Cách tính lương này có tác dụng kích thích người lao động không phải chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Khoản tiền thưởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được… - Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất sản phẩm. Suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm do doanh nghiệp qui định. Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động ở những bộ phận sản xuất cần thiết phải đẩy mạnh tốc độ sản xuất. Nó khuyến khích người lao động phải luôn phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động đảm bảo cho đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm một cách đồng bộ và toàn diện. Tuy nhiên khi áp dụng tính lương theo sản phẩm luỹ tiến doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tiền thưởng luỹ tiến nhằm hạn chế hai trường hợp có thể xảy ra đó là: người lao động phải tăng cường độ lao động, không bảo đảm sức khoẻ cho lao động sản xuất lâu dài và tốc độ tăng tiền lương lớn hơn tốc độ tăng năng suất lao động. - Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho từng người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán. Tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc từng công việc phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nông nghiệp, tiền lương khoán có thể được thiện theo cách khoán từng phần công việc hoặc khoán thu nhập cho ng-êi lao ®éng. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng có thể thực hiện theo cách khoán gọn lương theo hạng mục công trình cho đội sản xuất. Khi thực hiện cách tính lương theo tiền lương khoán cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu nhất là đối với công trình xây dựng cơ bản có những phần công việc khuất khi nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành sẽ khó thực hiện. - Tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng Theo cách tính lương này, tiền lương đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất khai thác sẽ dựa trên cơ sở giá trị sản lượng đạt được sau khi đã trừ đi các khoản tiêu hao vật chất, nộp thuế, trích nộp các quỹ theo chế độ quy định và tỷ lệ thích đáng phân phối cho người lao động. Đối với các doanh nghiệp có tính chất chế biến, doanh nghiệp cần tạo các điều kiện ổn định sản xuất, tổ chức lại từng dây chuyền sản xuấtvà xác định rõ giai đoạn cuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm. Trên cơ sở xác đinh giai đoạn cuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm để xác định tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng cho từng người lao động hay một tập thể người lao động Cách tính lương này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của cá nhân hoặc tập thể người lao động với chính sản phẩm mà họ làm ra. Như vậy trong trường hợp tính lương theo sản phẩm cuối cùng, tiền lương phải trả cho người lao động không thuộc CPSX mà ở trong thu nhập còn lại sau khi đã trừ đí các khoản chi phí hợp lý và các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm nếu tính cho tập thể người lao động thì doanh nghiệp vận dụng những phương án chia lương thích hợp để tính lương cho từng người lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động và khuyến khích người lao động có trách nhiệm với tập thể cùng lao động. Tính chia lương cho từng người lao động trong tập thể có thể có thể được tiến hành theo các phương án khác nhau. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc được phân công cho từng người lao động trong tập thể có phù hợp giữa cấp bậc kỹ thuật công nhân với cấp bậc công việc được giao, lao động giản đơn hay lao động có yêu cầu kỹ thuật cao…để lựa chọn phương án chia lương cho thích hợp nhằm động viện, khuyến khích và tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết năng lực của mình. H×nh thøc tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao đông quan tâm đến số lương và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội. Tuy nhiên để hình thức tính lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xây dựng được đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc lao vụ một cách khoa học hợp lý. Bên cạnh đó doanh nghiệp phảo xây dựng được chế độ thưởng phạt rõ ràng, xây dựng thưởng luỹ tiến thích hợp với từng loại sản phẩm, công việc lao vụ. Việc nghiệm thu sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành cũng phải được tổ chức quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đủ, đúng số lượng, chất lượng theo quy định. Các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất cũng phải đựoc đảm bảo như cung cấp vật tư, thiết bị, các đIều kiện về an toàn, vệ sinh công cộng… Chương iii phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương I. Khảo sát, đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống. 1. Kh¸i qu¸t. Lao ®éng là một trong những yếu tố đầu vào mà thiếu nó thì dù có vốn, công nghệ, thị trường được chuẩn bị kỹ, doanh nghiệp cũng không thể tiến hành sản xuất - kinh doanh. Quản trị nhân sự là khâu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường. Ho¹t ®éng của người lao động bao giờ cũng nhằm mục đích thoả mãn lợi ích vật chất hoặc tinh thần của họ. Chính lợi ích là động lực thôi thúc người lao động hoạt động. Vì vậy, người lao động chỉ gắn bó với chủ doanh nghiệp khi doanh nghiệp thoả mãn các lợi ích chính đáng của họ. Mô hình tổ chức quản trị nhân sự phụ thuộc vào thái độ của doanh nghiệp đối với lợi ích của ngươì lao động. Một trong các nguyên tắc để quản trị nhân sự đạt được hiệu quả cao là định ra các chính sách khen thưởng, kỷ luật sát thực đủ liều lượng sức nặng tạo thành các đòn bảy kinh tế, tinh thần đối với mọi người. Chính từ tầm quan trọng của tiền lương đối với người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống quản lý tiền lương tại công ty Thiết bị điện Cửu Long cần quản lý được tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động tính và trả lương, từ đó giúp nhà quản lý có chính sách phù hợp đối với từng nhân viên. - Các thông tin đầu vào của hệ thống bao gồm: Các thông tin liên quan đến nhân viên như trình độ chuyên môn, năng lực, chức vụ, phụ cấp, khen th-ëng, b¶o hiÓm... vµ thêi gian lao ®éng cña nh©n viªn. - Các thông tin đầu ra của hệ thống: Từ các thông tin đầu vào, xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của nhà lãnh đạo bao gồm: + Báo cáo về lý lịch của nhân viên. + Báo cáo về tình trạng làm việc của nhân viªn. + Bảng tính lương theo yêu cầu cho phòng kế toán. + Thống kê chi tiết lương của nhân viên hoặc tổng hợp lương của các phòng. 2. Yêu cầu của hệ thống quản lý lương. Do c«ng ty míi ®-îc thµnh lËp vÉn ®ang trong qu¸ tr×nh tù hoµn thiÖn vµ më réng qui mô, ban lãnh đạo muốn khuyến khích thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng việc tính lương phải dựa trên công sức lao động thực thụ của từng nhân viên trong công ty. Vì vậy, việc tính lương không chỉ phụ thuộc vào hệ số lương của từng nhân viên mà còn phụ thuộc vào bảng chấm công nhân viên. Vì lí do đó, hệ thống quản lý lương phải bao gồm bộ phận quản lý chấm công và bộ phận quản lý tính lương. 2.1. Quản lý chấm công. Trong hệ thống thông tin quản lý lương, bộ phận quản lý về chấm công có trách nhiệm tổng hợp thông tin chấm công của tất cả các phòng ban rồi từ đó làm cơ sở cho bộ phận tính lương. Mỗi phòng ban đều có bảng chấm công riêng để ghi chép lại toàn bộ thông tin về thời gian lao động của nhân viên như: tổng số ngày công làm việc, số ngày nghỉ phép có lương, số ngày nghỉ phép không lương, số giờ làm thêm... Hệ thống cần lưu tất cả các thông tin về chấm công trong một kho dữ liệu. Cán bộ trực tiếp tham gia cập nhật dữ liệu chấm công phải hoàn toàn chính xác, tránh bỏ xót, nhầm lẫn các thông tin làm sai lệch việc tính lương. 2.2 Quản lý tính lương. Động cơ quan trọng nhất thúc đẩy tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp hoạt động là phân phối thu nhập và kích thích vật chất. Tiền lương là một nội dung cơ bản của vấn đề đãi ngộ nhân sự. Tiền lương là khoản thu nhập cơ bản của người lao động. Khi nhân viên cảm thấy việc trả lương không xứng đáng với việc làm của họ, họ sẽ không bao giờ hăng hái tích cực làm việc. Kích thích vật chất (tiền thưởng) là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất và công tác. Từ những thông tin về chấm công, bộ phận quản lý tính lương cần phải tính toán chính xác, kịp thời tiền lương cho người lao động. Đặc biệt là các khoản tiền thưởng, mức lương hợp lý cho những nhân viên có năng lực cao, hoàn thành tốt công việc và tận tâm với sự phát triển của công ty. 3. Đánh giá tính khả thi. 3.1. Khả thi về tổ chức. Đề tài được áp dụng tại công ty Thiết bị điện Cửu Long dự kiến không chỉ phù hợp với các chính sách về nhân sự mà còn có thể giúp nhà quản lý thực hiện tốt hơn công việc quản lý của mình. Việc tạo ra một hệ thống quản lý lương mới mẻ, tiện lợi, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng đồng thời tạo tâm lý thoải mái cho người lao động. ViÖc ®-a hệ thống quản lý lương mới vào không gây bất cứ trở ngại nào cho các hệ thống hoạt động khác. Và vì hệ thống mới sử dụng khá dễ dàng nên người trực tiếp sử dụng sẽ nhanh chóng thích ứng và thực hiện thành thạo. 3.2. Khả thi về kỹ thuật Hệ thống quản lý lương cũ hầu hết được thực hiện bằng tay và nếu dùng đến phần mềm thì chỉ đơn thuần là các bảng tính Excel. Trong khi, công ty lại trang bị một hệ thống các thiết bị khá tiên tiến. Do vậy, việc đưa vào hệ thống quản lý lương mới sẽ khai thác được một cách tốt nhất các tính năng của thiết bị kỹ thuật trong công ty. Như vậy, việc áp dụng hệ thống mới không chỉ phù hợp với công nghệ sẵn có mà lợi ích của nó còn bù lại chi phí mà nhà quản lý bỏ ra để mua công nghệ. 4. Khả thi về tài chính. Do phần mềm không quá lớn, việc cài đặt và sử dụng dễ dàng nên tổn thất về mặt thời gian là không đáng có. Mặt khác, chi phí bỏ ra để sử dụng cũng không nhiều nên khả năng thu được lợi ích là có thể. II. Phân tích chi tiết hệ thống. 1. Sơ đồ luồng thông tin hệ thống tính lương tại công ty Thêi ®iÓm Nh©n viªn Phòng kế to¸n Gi¸m ®èc Sæ chÊm c«ng Kiểm tra đối chiếu số ngày công Ngày công đã đối chiếu CËp nhËt d÷ liÖu vµo m¸y. TÖp d÷ liÖu chÊm c«ng LËp b¸o c¸o B¸o c¸o l­¬ng Hµng ngµy Cuèi kú Sæ chÊm c«ng Tính lương Các phích vật lý.  Phích luồng thông tin.  Phích kho dữ liệu. Tªn tµi liÖu: Sæ chÊm c«ng M« t¶: Lµ sæ ghi ngµy c«ng cña tÊt c¶ nh©n viªn Tên IFD có liên quan: SDLTT VËt mang: B»ng giÊy Nguån: B¶ng chÊm c«ng của từng phòng Tªn tµi liÖu: Ngày công đã đối chiếu M« t¶: Số ngày công của nhân viên đã kiểm tra và đối chiếu là đúng Tên IFD có liên quan: SDLTT VËt mang: B»ng giÊy Nguån: Bảng chấm công của từng phòng Tªn tµi liÖu: B¸o c¸o l­¬ng M« t¶: B¶ng tæng hîp l­¬ng cña tÊt c¶ nh©n viªn. Tên IFD có liên quan: SDLTT. VËt mang: Bằng giấy (in) hoặc đĩa mềm, đĩa cứng. Nguån: Phòng kế toán . Đích: L·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn liªn quan  Phích kho dữ liệu. Tªn kho d÷ liÖu: Sæ chÊm c«ng M« t¶: Là nơi lưu trữ số liệu về ngày công của nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT VËt mang: B»ng giÊy Ch­¬ng tr×nh hoÆc ng­êi truy nhËp : Kế toán viên Tªn kho d÷ liÖu: TÖp d÷ liÖu chÊm c«ng M« t¶: Là nơi lưu trữ số liệu về ngày công của tất cả nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT VËt mang: §Üa cøng. Ch­¬ng tr×nh hoÆc ng­êi truy nhËp : Kế toán viªn  Phích xử lý. Tên xử lý: Kiểm tra đối chiếu số ngµy c«ng M« t¶: Kiểm tra tính chính xác của số ngày công Tên IFD có liên quan: SDLTT Ph©n ra thµnh c¸c IFD con: ­ KiÓm tra sè ngµy c«ng ­ KiÓm tra sè ngµy nghØ. Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Thñ c«ng. Sù kiÖn khëi sinh: Ph¸t sinh ngµy c«ng nh©n viªn. Tên xử lý: CËp nhËt d÷ liÖu vµo m¸y. M« t¶: Nhập các số liệu về chấm công đã được kiểm tra vào máy. Tên IFD có liên quan: SDLTT Ph©n ra thµnh c¸c IFD con: ­ Tæng hîp th«ng tin. ­ NhËp d÷ liÖu vµo c¸c form. Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Giao t¸c ng­êi vµ m¸y. Sù kiÖn khëi sinh: C¸c sè liÖu ®· tæng hîp. Tên xử lý: LËp b¸o c¸o. M« t¶: Lập bảng báo cáo về tình hình lương của nhân viên. Tên IFD có liên quan: SDLTT. Ph©n ra thµnh c¸c IFD con: ­ Tæng hîp d÷ liÖu. ­ LËp b¸o c¸o theo mÉu. Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Tù ®éng b»ng m¸y. Sù kiÖn khëi sinh: Yªu cÇu lËp b¸o c¸o cña l·nh ®¹o cÊp trªn. Chu kú: Cuèi kú b¸o c¸o hoÆc thêi ®iÓm yªu cÇu b¸o c¸o. 2. S¬ ®å luång d÷ liÖu cña hÖ thèng. 2.1. S¬ ®å ng÷ c¶nh. Tên xử lý: Tính lương. M« t¶: Tính lương chi tiết và tổng hợp của nhân viên trong công ty. Tên IFD có liên quan: SDLTT. Ph©n ra thµnh c¸c IFD con: ­ KiÓm tra tính đúng đắn của dữ liệu. ­ Tính lương theo yêu cầu. Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Tù ®éng b»ng m¸y. Sù kiÖn khëi sinh: Yêu cầu tính lương của lãnh đạo cấp trên. Chu kú: Cuối kỳ tính lương. Bộ phận quản lý tính lương Lãnh đạo Công ty thiết bị điện Cửu Long Tính lương Yªu cÇu phiếu l­¬ng B¸o c¸o l­¬ng Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống tính lương. 2.2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc 0. Sơ đồ DFD mức 0 hệ thống tiền lương. Nh©n viªn 1.0. KiÓm tra ngµy c«ng 2.0. NhËp d÷ liÖu Ngµy c«ng D2: TÖp chÊm c«ng 3.0. Tính lương 4.0. Thèng kª l­¬ng D1: Nh©n viªn L·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn k B¸o c¸o Ngµy c«ng ®· kiÓm tra L­ơng đã tính D3: B¶ng l­¬ng Sè liÖu trong hÖ thèng Các phích logic.  Phích xử lý logic. Tên xử lý: KiÓm tra ngµy c«ng. M« t¶: Xem xét tính chính xác của số ngày công. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Luång d÷ liÖu vµo: Sè ngµy c«ng cña nh©n viªn trong c«ng ty. Luång d÷ liÖu ra: Số ngày công đã được kiểm tra tính chính xác. Kho d÷ liÖu sö dông: D1: TÖp nh©n viªn. Mô tả logic của xử lý: Sau mỗi ngày, kế toán viên tiến hành kiểm tra và tổng hợp ngày công rồi mới nhập vào máy. Tên xử lý: NhËp d÷ liÖu. M« t¶: Tæng hîp d÷ liÖu vµ nhËp vµo m¸y. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Luång d÷ liÖu vµo: Sè ngµy c«ng ®· ®­îc kiÓm tra. Luång d÷ liÖu ra: Sè liÖu trong hÖ thèng Kho d÷ liÖu sö dông: D2: TÖp chÊm c«ng. Mô tả logic của xử lý: Sau khi đã tổng hợp ngày công, kế toán tiến hành nhập liệu vào các màn hình phù hợp. Tên xử lý: Tính lương. M« t¶: Máy tính tự động xử lý dữ liệu và tính lương. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Luång d÷ liÖu vµo: Yêu cầu tính lương của lãnh đạo. Luång d÷ liÖu ra: Lương đã được tính, chuẩn bị cho việc lập báo cáo. Mô tả logic của xử lý: Dựa vào điều kiện lọc, xuất dữ liệu, máy tự động xử lý dữ liệu và tính lương sao cho phù hợp với yêu cầu. Tên xử lý: Thèng kª l­¬ng. M« t¶: Kế toán viên sử dụng những dữ liệu về lương đã được tính để lập báo cáo đáp ứng yêu cầu quản lý. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Luång d÷ liÖu vµo: Lương đã được tính. Luång d÷ liÖu ra: Các báo cáo tổng hợp và chi tiết.  Phích luång d÷ liÖu. Tªn luång: Ngµy c«ng ®· kiÓm tra. M« t¶: Ngày công đã được kiểm tra và đều chính xác. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Nguån: Bé phËn kiÓm tra ngµy c«ng. Đích: Bé phËn nhËp liÖu. Tªn luång: Ngµy c«ng . M« t¶: Ngµy c«ng ®­îc chÊm sau mçi ngµy lµm viÖc. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Nguån: Nh©n viªn trong c«ng ty.  Phích kho dữ liệu. Tªn luång: Lương đã tính. M« t¶: Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống được đưa ra để xử lý và tính lương theo yêu cầu. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Nguån: Bộ phận tính lương trong hệ thống. Đích: Bé phËn lËp b¸o c¸o trong hÖ thèng. Tªn luång: B¸o c¸o. M« t¶: C¸c b¸o c¸o l­¬ng göi cho ban l·nh ®¹o vµ c¸c ®¬n vị khác trong và ngoài công ty. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Nguån: Bé phËn lËp b¸o c¸o trong hÖ thèng. Đích: Ban lãnh đạo và các đơn vị khác trong và ngoài công ty. Tªn kho: TÖp nh©n viªn ­ D1. M« t¶: Tệp là nơi lưu trữ các thông tin về nhân viên. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Các xử lý liên quan: Kiểm tra ngày công và xử lý dữ liệu. 2.3. S¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng. Phân rã mức 1 của chức năng 1.0 Kiểm tra chứng từ. Tªn kho: TÖp chÊm c«ng – D2. M« t¶: Đây là nơi lưu trữ dữ liệu về ngày công của nhân viên. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Các xử lý liên quan: Tính l­¬ng. Tªn kho: B¶ng l­¬ng – D3. M« t¶: §©y lµ n¬i l­u tr÷ c¸c b¸o c¸o l­¬ng ®· lËp cña c¸c kú b¸o c¸o tr­íc. Tªn DFD liªn quan: DFD møc 0. Các xử lý liên quan: Thèng kª l­¬ng. Nh©n viªn 1.2. ChÊm c«ng 1.3. In b¶ng chÊm c«ng Ngµy c«ng ®· kiÓm tra 1.1. KiÓm tra ngµy c«ng B¶ng chÊm c«ng B¶ng chÊm c«ng Phòng kế toán ngµy c«ng Ph©n r· møc 1 cña chøc n¨ng 2.0 NhËp d÷ liÖu. Nh©n viªn Ngµy c«ng ®· kiÓm tra 3.0. Tính l­¬ng 2.2. NhËp d÷ liÖu vµo form Sè liÖu ®· tæng hîp D÷ liÖu ®· nhËp D2: TÖp chÊm c«ng 2.1. Tæng hîp sè liÖu Phân rã mức 1 của chức năng 3.0 Tính lương. HÖ sè BHXH Nh©n viªn 3.1. Xác định số ngày công 3.2. Tính BHXH 3.3. Tính lương phép M· NV D1: B¶ng nh©n viªn D2: B¶ng chÊm c«ng Tæng ngµy c«ng Khen th­ëng Tiền thưởng Tiền nghỉ phép Ph©n r· møc 1 cña chøc n¨ng 4.0 Thèng kª l­¬ng. Nh©n viªn 4.1. Xác định yêu cầu thống kê Yªu cÇu Yêu cầu đã III. Thiết kế logic. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra. Để thiết kế CSDL cho hệ thống, phân tích viên dựa vào các thông tin đầu ra sau: Bảng chấm công, bảng lương. B¶ng l­¬ng Danh sách thuộc tính của thông tin đầu ra Bảng lương: - Th¸ng - STT (R) - M· nh©n viªn (R) - Tªn nh©n viªn (R) - HÖ sè l-¬ng c¬ b¶n (R) - HÖ sè l-¬ng b¶o hiÓm (R) - HÖ sè phô cÊp chøc vô (R) - BËc th-ëng (R) - Tiền ăn trưa (R) - Tiền làm thêm (R) - Tiền nghỉ phép (R) - Tiền thưởng (R) - Tiền BHXH (R) - Bæ sung (R) - Tiền phụ cấp lưu động (R) - Tiền phụ cấp khu vực (R) - Tiền phụ cấp chức vụ (R) - Tæng l-¬ng (S) - Gi¸m ®èc - Kế toán - Ký nhận Những thuộc tính thứ sinh và những thuộc tính ít có ý nghĩa (Giám đốc, kế toán, ký nhận, STT) được loại bỏ khi chuẩn hoá mức1. ChuÈn ho¸ møc 1 (1.NF) B¶ng l­¬ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn - HÖ sè l-¬ng c¬ b¶n - HÖ sè l-¬ng b¶o hiÓm - HÖ sè phô cÊp chøc vô - BËc th-ëng - Tiền ăn trưa - Tiền làm thêm - Tiền nghỉ phép - Tiền thưởng - Tiền BHXH - Bæ sung - Tiền phụ cấp lưu động - Tiền phụ cấp khu vực - Tiền phụ cấp chức vụ ChuÈn ho¸ møc 2 (2.NF) B¶ng l­¬ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - BËc th-ëng - Tiền ăn trưa - Tiền làm thêm - Tiền nghỉ phép - Tiền thưởng - Tiền BHXH - Bæ sung - Tiền phụ cấp lưu động - Tiền phụ cấp khu vực - Tiền phụ cấp chức vụ Nh©n viªn - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn - HÖ sè l-¬ng c¬ b¶n - HÖ sè l-¬ng b¶o hiÓm - HÖ sè phô cÊp chøc vô ChuÈn ho¸ møc 3 (3.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 3 từ tệp ban đầu thu được các tệp sau: Nh©n viªn - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn - HÖ sè l-¬ng c¬ b¶n - HÖ sè l-¬ng b¶o hiÓm - HÖ sè phô cÊp chøc vô B¶ng l­¬ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - Tiền ăn trưa - Tiền làm thêm - Tiền nghỉ phép - Tiền thưởng - Tiền BHXH - Bæ sung - Tiền phụ cấp lưu động - Tiền phụ cấp khu vực - Tiền phụ cấp chức vụ Khen th­ëng - Th¸ng - M· nh©n viªn - BËc th-ëng B¶ng chÊm c«ng. B¶ng chÊm c«ng nh©n viªn c«ng ty bao gåm c¸c th«ng tin sau: - Th¸ng - STT (R) - M· nh©n viªn (R) - Tªn nh©n viªn (R) - M· chøc vô (R) - M· phßng ban (R) - Ngµy c«ng (R) - Ngµy ¨n tr-a (R) - Ngµy lµm thªm (R) - Ngµy nghØ h-ëng BHXH (R) - Ngµy c«ng t¸c xa (R) - Ngµy l-u ®éng (R) - Tæng sè (S) - Ng-êi lËp - Ký nhận (S) ChuÈn ho¸ møc 1 (1.NF) B¶ng chÊm c«ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn - M· chøc vô - M· phßng ban - Ngµy c«ng - Ngµy ¨n tr-a - Ngµy lµm thªm - Ngµy nghØ h-ëng BHXH - Ngµy c«ng t¸c xa - Ngµy l-u ®éng ChuÈn ho¸ møc 2 (2.NF) B¶ng chÊm c«ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - Ngµy c«ng - Ngµy ¨n tr-a - Ngµy lµm thªm - Ngµy nghØ h-ëng BHXH - Ngµy c«ng t¸c xa - Ngµy l-u ®éng Nh©n viªn - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn - M· chøc vô - M· phßng ban ChuÈn ho¸ møc 3 (3.NF) B¶ng chÊm c«ng - Th¸ng - M· nh©n viªn - Ngµy c«ng - Ngµy ¨n tr-a - Ngµy lµm thªm - Ngµy nghØ h-ëng BHXH - Ngµy c«ng t¸c xa - Ngµy l-u ®éng Nh©n viªn - M· nh©n viªn - Tªn nh©n viªn Chøc vô - M· chøc vô - Tªn chøc vô Phßng ban - M· phßng ban - Tªn phßng ban 2. M« t¶ c¸c b¶ng d÷ liÖu. 2.1. B¶ng Nh©n viªn Thực thể NHANVIEN lưu trữ thông tin về nhân viên đang làm việc trong công ty. Bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm về cập nhật cũng như chỉnh sửa thông tin nhân viên mỗi khi có thay ®æi. 2.2. B¶ng L-¬ng Thùc thÓ BANGLUONG lưu trữ thông tin về tính lương của nhân viên theo từng tháng, sau đó dựa vào số liệu này để đưa ra các báo cáo lương. STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 MaNV TenNV §iachi §ienthoai LCB LBH HSPC MaCV MaPB C C C N Float Float Float C C 10 20 30 10 8 8 8 10 10 Khoá chính Kho¸ ngo¹i Kho¸ ngo¹i STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Thang MaNV TienAT TienLT Tienthuong TienNP TienBHXH TienPCLD TienPCCV TienPCKV Bosung N C N N N N N N N N N 8 10 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Khoá chính Kho¸ ngo¹i 2.3. B¶ng chÊm c«ng Thực thể CHAMCONG lưu thông tin về thời gian làm việc của nhân viên. Bộ phận quản lý chấm công sẽ có trách nhiệm tổng hợp thông tin vµ cËp nhËt vµo hÖ thèng. STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 2 3 4 5 6 7 8 Thang MaNV NgayAT NgayLT Ngaycong NgayNBH NgayCTX NgayLD N C N N N N N N 8 10 8 8 8 8 8 8 Khoá chính Kho¸ ngo¹i 2.4. B¶ng Chøc vô Thùc thÓ CHUCVU lưu thông tin về các loại chức vụ hiện có trong công ty. STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 2 MaCV TenCV C C 10 20 Khoá chính 2.5. B¶ng Phßng ban Thực thể PHONGBAN lưu thông tin về các phòng ban trong công ty. STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 2 MaPB TenPB C C 10 20 Khoá chính 2.6. B¶ng Khen th­ëng Thực thể KHENTHUONG lưu thông tin về bậc thưởng của từng nhân viên trong mỗi tháng. STT Tên thuộc tính KiÓu Kích thước Rµng buéc 1 Thang N 8 Khoá chính 2 3 MaNV Bacthuong C Float 10 8 Kho¸ ngo¹i 3.S¬ ®å quan hÖ thùc thÓ IV. Các phương án của giải pháp. 1. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức. 1.1. Các ràng buộc có liên quan tới tổ chức. - Ph©n bè ng-êi sö dông: HÖ thèng phôc vô cho tæ chøc có qui mô nhỏ nên chỉ phân bố cho người sử dụng trong cùng một toà nhà. - Thời gian: Hệ thống sẽ đưa ra báo cáo sau cuối mỗi tháng để tổng hợp tình hình lương của toàn công ty từ đó nộp báo cáo cho ban giám đốc. Hµng ngµy bé phËn chuyªn tr¸ch cËp nhËt d÷ liệu trên giấy, cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp sau đó nhập vào hệ thống để từ đó làm căn cứ tính lương. - Nhân lực: Các kế toán tham gia trực tiếp vào hệ thống phải có kinh nghiệm sử dụng máy tính ít nhất là trên 1 năm. Mức độ hiểu biết tin học cũng cần phải nắm rõ ít nhất là tin học văn phòng, có thể sử dụng được phần mềm khi đã được hướng dẫn kỹ. - Phân bố của trang thiết bị: 1 máy in đặt tại phòng kế toán phục vụ việc in các báo cáo tiền lương. Máy chủ đặt tại phòng giám đốc, hệ thống máy trạm chia sÎ d÷ liÖu ®Æt t¹i c¸c phßng. 1.2. Các ràng buộc về tin học. - Phần cứng: Để đảm bảo phần mềm chạy với tốc độ nhanh, hệ thống máy vi tính cần phải đạt tiêu chuẩn sau: + RAM: ít nhất 64MB + Dung lượng bộ nhớ trong: ít nhất 120MB RAM. + Dung l-îng bé nhí ngoài: ít nhất ổ cứng 20GB. - Phần mềm: hệ thống máy tính tại công ty đã được cài đặt sẵn phần mềm kế toán, phần mềm Microsoft Office… và chưa dùng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để lưu trữ dữ liệu, mới chỉ dùng bảng tính Excel. Vì vậy, cần phải cài đặt hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro. 2. Xác định biên giới cho phần tin học hoá. Tin học hoá hoàn toàn mọi xử lý. Khi đó, các thông tin liên quan đến nhân viên sau khi được nhập vào hệ thống thông qua màn hình nhập liệu sẽ được tự động xử lý để lên các báo cáo về lương đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. . V. Thiết kế vật lý ngoài. 1. Thiết kế chi tiết vào/ra. Thiết kế vật lý các đầu ra. Các đầu ra của hệ thống tính lương là các báo cáo có liên quan đến lương như báo cáo tổng hợp và chi tiết lương kỳ1 và kỳ 2, báo cáo thanh toán BHXH... - Lựa chọn vật mang tin: Vật mang tin có nhiệm vụ chuyển tải và lưu trữ thông tin. Có 4 vật mang chính được sử dụng để trình bày thông tin. Với các báo cáo về lương thì vật mang tin là bằng giấy khổ A4, nhưng trước khi in ra giấy cho phép người sử dụng xem trước báo cáo trên màn hình. - Bố trí thông tin trên vật mang (trên màn hình hoặc trên giấy): theo qui định của ban giám đốc và công ty. 1.2. Thiết kế vào. §Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c th«ng tin liªn quan đến nhân viên như số ngày công làm việc, chức vụ... Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Lùa chän ph-¬ng tiÖn nhËp: ở đây, phương thức nhập được lựa chọn cho hệ thống là nhập trực tiếp lên các thiết bị vào (bàn phím, chuột). Tức là nhân viên nhập liệu thực hiện nhập thủ công những dữ liệu đã được ghi trên một tài liệu nguồn vào máy tính thông qua một thiết bị cuối. 2. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là: giao tác bằng tập hợp lệnh, giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn và giao tác dựa vào các biểu tượng. Hệ thống thông tin tiền lương sử dụng cách thức giao tác với phần tin học hoá chủ yếu bằng các phím trên bàn phím và qua thực đơn, trong nhiều trường hợp phải dùng đến tập hợp lệnh. VI. Triển khai hệ thống thông tin. 1. C«ng cô sö dông ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng. Hệ thống thông tin quản lý lương có nhiệm vụ chính là tự xử lý các thông tin liên quan đến việc tính lương cho nhân viên và đưa ra các báo cáo khi cần thiết. Những báo cáo về tiền lương là một trong nhiều báo cáo kế toán không quá phức tạp song đòi hỏi độ chính xác cao. Do vậy, nó đòi hỏi phải sử dụng một hệ quản trị dữ liệu tin cậy. Mặt khác, do Công ty thiết bị điện Cửu Long có qui mô không quá lớn nên dữ liệu về hệ thống tính lương không nhiều nên không cần đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu lớn mà chỉ cần một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở mức trung bình. Từ những lí do trên cùng với những ưu điểm nổi bật của Visual Foxpro mà em đã trình bày ở chương I, nên em quyết định lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro làm công cụ để phát triển hệ thống. 2. Menu hÖ thèng. 2.1. Menu hÖ thèng møc 1. 2.2. Menu hÖ thèng møc 2. HÖ thèng HÖ thèng quản lý tiền lương Kế toán lương và các khoản phải nộp HÖ thèng HÖ thèng L­u tr÷ sè liÖu Trî gióp Quản lý người sử dụng Tham sè hÖ thèng Các qui định Khai b¸o ng­êi sö dông Khai b¸o tham sè hÖ thèng Cµi ®Æt ph«ng ch÷ L­u tr÷ sè liÖu Kế toán lương và các khoản phải nộp. 2.3. Menu hÖ thèng møc 3. Kế toán lương Danh mục từ điển và tham số Báo cáo về tiền lương CËp nhËt sè liÖu B¶ng c«ng s¶n xuÊt/¡n tr­a/Ca ba HÖ sè th­ëng s¶n phÈm CËp nhËt sè liÖu Danh mục từ điển và tham số Danh môc phßng ban ph©n x­ëng Danh s¸ch CBCNV B¶ng thanh to¸n BHXH Danh môc phßng ban ph©n x­ëng Danh s¸ch CBCNV B¶ng tæng hîp l­¬ng kú 2 B¶ng thanh to¸n l­¬ng kú 1 B¶ng l­¬ng ®éc h¹i B¶ng tæng hîp l­¬ng Báo cáo về tiền lương B¶ng thanh to¸n l­¬ng kú 2 Bảng tiền thưởng sản phẩm 3. Phân quyền. 3.1 Phân nhóm cho các user. Theo c«ng ty, ta có 3 nhóm bộ phận sau: - Ban gi¸m ®èc. - Bộ phận kế toán. - Nh©n viªn Để tiện việc phân quyền, ta chia ra thành 3 nhóm như sau: - Ban giám đốc: nhóm 1N. - Bộ phận kế toán: nhóm 2N. - Nhân viên: nhóm 3N. 3.2. Phân quyền sử dụng các chức năng trong chương tr×nh. Menu HÖ thèng. HÖ thèng Tham sè hÖ thèng L-u tr÷ sè liÖu Quản lý người sử dụng Trî gióp Kết thúc - Nhóm 1N có toàn quyền trên menu hệ thống. - Nhóm 2N có quyền trên menu hệ thống, trừ menu Quản lý người sử dụng. - Nhóm 3N chỉ có quyền trên menu L-u tr÷ sè liÖu. Menu Kế toán lương và các khoản phải nộp. Kế toán lương và các khoản phải nộp CËp nhËt sè liÖu Danh mục từ điển và tham số Báo cáo về tiền lương - - Nhóm 1N có quyền trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Cập nhật số liÖu. - Nhóm 2N có quyền trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Danh mục từ điển và tham số. - Nhóm 3N chỉ có quyền xem trên menu Kế toán lương và các khoản phải nộp, trừ menu Cập nhật số liệu. VII. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống. 1. Ph­¬ng ph¸p cµi ®Æt. Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Có 4 kiểu cài đặt cơ bản: Trực tiếp, Song song, Cục bộ từng bộ phận và Phân giai đoạn. Do phần mềm không quá lớn, việc sử dụng dễ dàng và cũng được sự ủng hộ của các thành viên trong công ty, hệ thống mới dễ thích nghi với yêu cầu của công ty, nên phương pháp cài đặt thí điểm cục bộ được lựa chọn. Với phương pháp này, công ty tránh được việc bỏ ra chi phí lớn so với cài đặt song song. Mặt khác, nếu hệ thống mới tỏ ra không đáp ứng được các yêu cầu của công ty thì việc huỷ bỏ cũng trở nên dễ dàng. 2. §µo t¹o vµ hç trî ng­êi sö dông. 2.1 ViÖc ®µo t¹o ng­êi sö dông bao gåm c¸c c«ng viÖc: Cµi ®Æt hÖ thèng míi Thêi gian HÖ thèng míi HÖ thèng míi Hệ thống cũ Thêi gian Hệ thống cũ Cµi ®Æt hÖ thèng míi Thêi gian Phương pháp cài dặt song song áp dụng cho bộ phận 1 Phương pháp cài đặt trực tiếp áp dụng cho bộ phận 2 - H-íng dÉn c¸ch sö dông hÖ thèng: Do chương trình có giao diện với người sử dụng là các menu hệ thống, nên người sử dụng dễ dàng đăng nhập hệ thống. Khi người sử dụng đưa ra các yêu cầu, họ chỉ việc theo các menu để đi vào chi tiết rồi từ đó, phần mềm sẽ tự động tính toán và xuất thông tin ra theo đúng yêu cầu của ng-êi sö dông. - Các kiến thức máy tính cơ bản: Với các kế toán tham gia trong hệ thống tính lương, việc nắm rõ các kiến thức cơ bản về máy tính là đã có như sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, các kiến thức nghiệp vụ kế toán tiền lương thµnh th¹o. Tuy nhiên, cần giúp người sử dụng nắm rõ được một số câu lệnh cơ bản của ngôn ngữ Visual Foxpro để khi cần có thể dùng để điều khiển hệ thống. 2.2. Hç trî ng­êi sö dông. Khi hÖ thèng ®-îc chÊp nhËn thö nghiÖm, hç trî ng-êi sö dông cµi ®Æt phÇn cứng hoặc phần mềm. Trong quá trình thử nghiệm hệ thống, người sử dụng tuy đã làm quen được với hệ thống song vẫn có nhiều vướng mắc cần tháo gỡ. Vì vậy, người hỗ trợ phải giúp trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của người sử dụng. Khi gÆp bÊt kÓ mét vÊn ®ề nào không phù hợp với hệ thống, người hỗ trợ có thể đưa ra các đề nghị thay đổi hệ thống. 3. Một số thuật toán chính của chương trình 3.1. ThuËt to¸n ®¨ng nhËp hÖ thèng. Kết thúc NhËp tªn ng­êi sö dông NhËp mËt khÈu ng­êi sö dông KiÓm tra tªn ng­êi sö dông B¾t ®Çu Truy nhËp hÖ thèng KiÓm tra mËt khÈu HiÖn th«ng b¸o Tiếp tục? T F T F T F 3.2. ThuËt to¸n nhËp d÷ liÖu B¾t ®Çu HiÖn th«ng b¸o Kết thúc HiÖn giao diÖn thªm míi d÷ liÖu NhËp d÷ liÖu míi L­u d÷ liÖu KiÓm tra d÷ liÖu Tiếp tục thêm? T F T F 3.3. ThuËt to¸n in b¸o c¸o l­¬ng Hiện giao diện nhập yêu cầu tính lương Nhập yêu cầu tính lương HiÖn b¶ng l­¬ng theo yªu cÇu Hiện màn hình định dạng báo cáo Nhập yêu cầu định dạng In b¸o c¸o? B¾t ®Çu Tiếp tục in? In b¸o c¸o Kết thúc F F T T 4. Thiết kế giao diện người máy 4.1. Mµn h×nh ®¨ng nhËp hÖ thèng. 4.2. Màn hình giao diện chính 4.3. Giao diÖn Form Khai b¸o tham sè hÖ thèng 4.4. Giao diện Form Phân quyền người sử dụng 4.5. Giao diÖn Form Söa ®æi ng­êi sö dông 4.6. Giao diÖn Form Khai b¸o ng­êi sö dông 4.7. Giao diÖn Form Thªm nh©n viªn 4.8. Giao diÖn Form Thªm phßng ban 4.9. Giao diện Form Tính lương 5. Kết quả đầu ra 5.1. B¸o c¸o danh môc phßng ban 5.2. B¸o c¸o B¶ng thanh to¸n l­¬ng kú 2 5.3. B¸o c¸o B¶ng tæng hîp l­¬ng Kết luận Với ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực, tiền lương là một đòn bẩy kinh tế giúp nhà quản lý khai thác tối đa năng lực người lao động. Vì vậy, đề tài này được thực hiện xuất phát từ nhu cầu thực tế nhằm đáp ứng những yêu cầu của hệ thống thông tin tiền lương một cách chính xác và đầy đủ nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của nhà quản lý. Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty Thiết bị điện Cửu Long” tuy có qui mô nhỏ song nếu việc thử nghiệm thành công sẽ góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển và hoàn thiện của Công ty. Chương trình cơ bản đã hoàn thành song phần quản lý nhân sự vẫn còn sơ sài, nếu có thể em sẽ nhanh chóng phát triển và bổ sung thêm phần này. Với việc thực hiện chuyên đề này, em đã nghiên cứu được nhiều vấn đề lý luận cũng như thực tiễn về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý tiền lương nói riêng. Tài liệu tham khảo 1. TS. Trương Văn Tú – TS. Trần Thị Song Minh Gi¸o tr×nh hÖ thèng th«ng tin quản lý, NXB Thèng Kª, Hµ néi, 2000 2. ThS. TrÇn C«ng Uèn Gi¸o tr×nh c¬ së d÷ liÖu, NXB Thèng Kª, Hµ néi, 2000 3. PGS.TS. Hàn Viết Thuận Gi¸o tr×nh cÊu tróc d÷ liÖu, NXB Thèng Kª, Hµ Néi, 1999 4. Th¹c B×nh C-êng Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Khoa häc vµ Kü ThuËt, Hµ Néi, 2000 5. ThS. Đinh Thế Hiển Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thèng Kª, Hµ Néi, 1999 6. TS. Võ Văn Nhị Kế toán tài chính (áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam), NXB Thèng Kª, Hµ néi, 2001