Luận văn Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp

KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 1/244 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN LÊ ÁNH HẰNG – TÔN THANH THỦY PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC TP. HCM, NĂM 2004 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 2/244 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN LÊ ÁNH HẰNG – 0012211 TÔN THANH THỦY – 0012676 PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TS. TRƯƠNG MỸ DUNG NIÊN KHÓA 2000 – 2004 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 3/244 Đầu tiên chúng con xin bày tỏ lòng biết ơn đến ba mẹ, người đã nuôi dạy và nâng đỡ trong suốt chặng đường mà chúng con đi. Chúng em chân thành cảm ơn các thầy cô khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên, những người đã truyền đạt bao kiến thức, kinh nhgiệm quý báu để chúng em có được hành trang tri thức bước vào đời. Em xin kính gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Trương Mỹ Dung, người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này. Xin cảm ơn Ban Giám Đốc cùng các anh chị trong Công ty TNHH AZ đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ chúng em trong việc thu thập dữ liệu, tìm hiểu nghiệp vụ cũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành luận văn. Và cuối cùng xin cảm ơn các bạn bè trong lớp đã giúp đỡ và động viên trong suốt quá trình học tập, cũng như trong thời gian thực hiện đề tài Một lần nữa xin chân thành cảm ơn. TP. HCM, tháng 7 năm 2004 Nhóm thực hiện luận văn LỜI CẢM ƠN KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 4/244 MỤC LỤC G F Mục lục .......................................................................................................................1 Danh mục hình ảnh...................................................................................................7 Mở đầu .....................................................................................................................13 Chương 1: Bài toán Quản lý dự án trong Doanh nghiệp ....................................16 1.1 Giới thiệu về Quản lý dự án trong Doanh nghiệp...............................................16 1.1.1 Khái niệm về dự án ..........................................................................................16 1.1.2 Quản lý dự án ...................................................................................................17 1.1.3 Tầm quan trọng của quản lý dự án...................................................................18 1.1.4 Quản lý dự án trong doanh nghiệp...................................................................19 1.2 Nghiệp vụ quá trình xúc tiến hình thành, Đấu thầu, Theo dõi thực hiện............22 1.2.1 Quá trình xúc tiến hình thành dự án.................................................................22 1.2.2 Quá trình thực hiện dự án.................................................................................27 1.2.3 Quá trình thẩm định .........................................................................................44 1.3 Xác định yêu cầu bài toán ...................................................................................48 1.3.1 Yêu cầu chức năng ...........................................................................................48 1.3.2 Yêu cầu phi chức năng.....................................................................................50 Chương 2: Phân tích và Thiết kế ...........................................................................51 2.1 Phân tích yêu cầu ................................................................................................51 2.1.1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án .........................................51 2.1.2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu ......................................................58 2.1.3 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình thẩm định ....................................................66 2.1.4 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình thực hiện .....................................................69 2.1.5 Sơ đồ Usecase Báo cáo-Thống kê-Quản lý danh mục-Tra Cứu ......................74 2.2 Thiết kế lớp .........................................................................................................77 2.2.1 Sơ đồ lớp ..........................................................................................................77 2.2.2 Danh sách lớp...................................................................................................81 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 5/244 2.2.3 Danh sách quan hệ giữa các đối tượng ............................................................82 2.2.4 Đặc tả lớp .........................................................................................................89 2.3 Mô tả ràng buộc toàn vẹn..................................................................................109 2.4 Sơ đồ trình tự thực hiện-Sơ đồ cộng tác ...........................................................117 2.4.1 Lập/Hiệu chỉnh tờ trình xin thành lập dự án ..................................................117 2.4.2 Nhập/Hiệu chỉnh thông tin dự án ...................................................................119 2.4.3 Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn .................................123 2.4.4 Nhập/Hiệu chỉnh kế hoạch đấu thầu ..............................................................127 2.4.5 Nhập/Hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu ...................................................................128 2.4.6 Xét chọn Hồ sơ dự thầu..................................................................................131 2.4.7 Xét thầu ..........................................................................................................132 2.4.8 Nhập/Hiệu chỉnh hợp đồng thầu ....................................................................134 2.4.9 Tổng hợp ý kiến thẩm định ............................................................................135 2.4.10 Nhập kế hoạch cấp vốn cho dự án ...............................................................137 2.4.11 Nhập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện của gói thầu................................140 2.4.12 Xét duyệt biên bản kiểm tra .........................................................................142 2.4.13 Nhập/Hiệu chỉnh biên bản nghiệm thu gói thầu ..........................................143 2.5 Sơ đồ trạng thái .................................................................................................144 2.5.1 Dự án ..............................................................................................................144 2.5.2 Gói thầu..........................................................................................................145 2.5.3 Hồ sơ dự toán .................................................................................................146 2.5.4 Kế hoạch đầu thầu..........................................................................................146 2.5.5 Hồ sơ mời thầu ...............................................................................................147 2.5.6 Hồ sơ dự thầu .................................................................................................147 2.5.7 Hồ sơ thẩm định .............................................................................................148 Chương 3: Tồ chức và cài đặt chương trình.......................................................149 3.1 Tổ chức dữ liệu .................................................................................................149 3.1.1 Danh sách bảng dữ liệu ..................................................................................149 3.1.2 Mô tả thuộc tính các bảng ..............................................................................151 3.2 Tổ chức giao diện..............................................................................................183 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 6/244 3.2.1 Cây chức năng chính......................................................................................183 3.2.2 Sơ đồ liên kết các màn hình ...........................................................................185 3.2.3 Thiết kế màn hình...........................................................................................191 3.2.4 Thiết kế Báo biểu ...........................................................................................209 3.2.5 Thiết kế các mẫu biên bản..............................................................................215 3.2.6 Thiết kế Trợ giúp-Help ..................................................................................219 3.3 Tổ chức chương trình ........................................................................................220 3.3.1 Qui trình xử lý cơ sở dữ liệu ..........................................................................220 3.3.2 Mô tả xử lý của một vài chức năng chính......................................................221 3.4 Kết quả thử nghiệm...........................................................................................228 Kết luận ..................................................................................................................233 Phụ lục....................................................................................................................236 Tài liệu tham khảo ................................................................................................244 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 7/244 DANH MỤC HÌNH ẢNH G F Hình 1-1 Vị trí của ban quản lý dự án trong doanh nghiệp ......................................19 Hình 1-2 Qui trình tổng quan quản lý dự án .............................................................22 Hình 1-3 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình xúc tiến hình thành dự án ...............................26 Hình 1-4 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thực hiện dự án ...............................................27 Hình 1-5 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quát quá trình đấu thầu ...........................................31 Hình 1-6 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn Chuẩn bị đấu thầu ...........................................33 Hình 1-7 Sơ đồ tổng quát giai đoạn thực hiện đấu thầu............................................34 ình 1-8 Sơ đồ nghiệp vụ Thông báo mời thầu, Nhận HSDT và Đóng thầu...........36 Hình 1-9 Sơ đồ nghiệp vụ Mở thầu và Xét thầu .......................................................39 Hình 1-10 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn kết thúc đấu thầu...........................................40 Hình 1-11 Sơ đồ nghiệp vụ quá trình theo dõi thực hiện..........................................43 Hình 1-12 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thẩm định......................................................45 Hình 2-1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án...................................51 Hình 2-2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu ................................................58 Hình 2-3 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình Thẩm định ............................................66 Hình 2-4 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình Theo dõi thực hiện ...............................69 Hình 2-5 Sơ đồ Usecase Báo cáo-Thống kê-Quản lý danh mục-Tra cứu.................74 Hình 2-6 Sơ đồ Lớp tổng quan..................................................................................77 Hình 2-7 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình hình thành dự án............................78 Hình 2-8 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình đấu thầu .........................................79 Hình 2-9 Sơ đồ các lớp trong quản lý quá trình thẩm định.......................................80 Hình 2-10 Sơ đồ các lớp trong quá trình theo dõi thực hiện.....................................80 Hình 2-11 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập/hiệu chỉnh tờ trình thành lập dự án ..117 Hình 2-12 Sơ đồ công tác của chức năng Lập/hiệu chỉnh tờ trình thành lập dự án118 Hình 2-13 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin chính ........................................................................................................................119 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 8/244 Hình 2-14 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin chính ........................................................................................................................119 Hình 2-15 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin gói thầu....................................................................................................................120 Hình 2-16 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin gói thầu....................................................................................................................120 Hình 2-17 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin hạng mục .................................................................................................................121 Hình 2-18 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin hạng mục .................................................................................................................121 Hình 2-19 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin các giai đoạn của dự án. ..........................................................................................122 Hình 2-20 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án-Thông tin các giai đoạn của dự án. ..........................................................................................122 Hình 2-21 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-thông tin hồ sơ dự toán........................................................................123 Hình 2-22 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-thông tin hồ sơ dự toán........................................................................123 Hình 2-23 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-dự toán hạng mục. ...............................................................................124 Hình 2-24 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-dự toán hạng mục. ...............................................................................124 Hình 2-25 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-phân hạng mục vào gói thầu. ..............................................................125 Hình 2-26 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-phân hạng mục vào gói thầu. ..............................................................125 Hình 2-27 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-Lập tờ trình xin cấp vốn ......................................................................126 Hình 2-28 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn-Lập tờ trình xin cấp vốn ......................................................................126 Hình 2-29 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh kế hoạch đấu thầu ........127 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 9/244 Hình 2-30 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh kế hoạch đấu thầu......127 Hình 2-31 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-Thông tin chính ........................................................................................................................128 Hình 2-32 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-Thông tin chính ........................................................................................................................128 Hình 2-33 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-Nhập/hiệu chỉnh hạng mục mời thầu........................................................................................129 Hình 2-34 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu- Nhập/hiệu chỉnh hạng mục mời thầu ......................................................................129 Hình 2-35 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu-Nhập/hiệu chỉnh tiêu chuẩn xét thầu.........................................................................................130 Hình 2-36 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu- Nhập/hiệu chỉnh tiêu chuẩn xét thầu.......................................................................130 Hình 2-37 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét chọn hồ sơ dự thầu ............................131 Hình 2-38 Sơ đồ công tác của chức năng xét chọn hồ sơ dự thầu ..........................131 Hình 2-39 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản chầm điểm hồ sơ dự thầu ..................................................................................................132 Hình 2-40 Sơ đồ công tác của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản chầm điểm hồ sơ dự thầu ..................................................................................................132 Hình 2-41 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản đánh giá hồ sơ dự thầu .....................................................................................................133 Hình 2-42 Sơ đồ công tác của chức năng xét thầu thầu-Lập/chỉnh sửa biên bản đánh giá hồ sơ dự thầu .....................................................................................................133 Hình 2-43 Sơ đồ tuần tự của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hợp đồng thầu ..............134 Hình 2-44 Sơ đồ công tác của chức năng Nhập/hiệu chỉnh hợp đồng thầu............134 Hình 2-45 Sơ đồ tuần tự của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi-Xem tình hình phản hồi ...................................................................................................................135 Hình 2-46 Sơ đồ công tác của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi-Xem tình hình phản hồi ...................................................................................................................135 Hình 2-47 Sơ đồ tuần tự của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi .......................136 Hình 2-48 Sơ đồ công tác của chức năng Tổng hợp ý kiến phản hồi .....................136 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 10/244 Hình 2-49 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án.............137 Hình 2-50 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án...........137 Hình 2-51 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn định kỳ.....................................................................................................................138 Hình 2-52 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn định kỳ.....................................................................................................................138 Hình 2-53 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn theo sự kiện .............................................................................................................139 Hình 2-54 Sơ đồ công tác của chức năng Lập kế hoạch cấp vốn cho dự án- cấp vốn theo sự kiện .............................................................................................................139 Hình 2-55 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện- Thông tin chính. ......................................................................................................140 Hình 2-56 Sơ đồ cộng tác của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện- Thông tin chính. ......................................................................................................140 Hình 2-57 Sơ đồ tuần tự của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện- Danh sách tham gia kiểm tra...................................................................................141 Hình 2-58 Sơ đồ công tác của chức năng Lập biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện- Danh sách tham gia kiểm tra...................................................................................141 Hình 2-59 Sơ đồ tuần tự của chức năng xét duyệt biên bản kiểm tra .....................142 Hình 2-60 Sơ đồ công tác của chức năng xét duyệt biên bản kiểm tra...................142 Hình 2-61 Sơ đồ Tuần tự của chức năng nhập/hiệu chỉnh biên bản kiểm tra gói thầu .................................................................................................................................143 Hình 2-62 Sơ đồ công tác của chức năng nhập/hiệu chỉnh biên bản kiểm tra gói thầu .................................................................................................................................143 Hình 2-63 Sơ đồ trạng thái của đối tượng dự án.....................................................144 Hình 2-64 Sơ đồ trạng thái của đối tượng gói thầu.................................................145 Hình 2-65 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ dự toán .......................................146 Hình 2-66 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Kế hoạch đấu thầu................................146 Hình 2-67 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ mời thầu.....................................147 Hình 2-68 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ dự thầu .......................................147 Hình 2-69 Sơ đồ trạng thái của đối tượng Hồ sơ thẩm định ...................................148 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 11/244 Hình 3-1 Sơ đồ nhóm chức năng tổng quan............................................................185 Hình 3-2 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình hình thành dự án.................185 Hình 3-3 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Đấu thầu .............................186 Hình 3-4 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Theo dõi thẩm định ............187 Hình 3-5 Sơ đồ Liên kết các màn hình của Quá trình Theo dõi thực hiện .............188 Hình 3-6 Sơ đồ Liên kết các màn hình của nhóm chức năng Báo cáo-thống kê-Tra cứu...........................................................................................................................189 Hình 3-7 Sơ đồ Liên kết các màn hình của nhóm chức năng Quản lý danh mục-tham số .............................................................................................................................190 Hình 3-8 Màn hình chính ........................................................................................192 Hình 3-9 Màn hình nhập thông tin tờ trình .............................................................193 Hình 3-10 Màn hình Hiển thị danh sách tờ trình đã xét duyệt, chưa xét duyệt, quá hạn nhưng chưa xét duyệt .......................................................................................195 Hình 3-11 Màn hình Hiển thị thông tin xét duyệt tờ trình......................................196 Hình 3-12 Màn hình Lập hồ sơ dự toán-Thông tin chính .......................................197 Hình 3-13 Màn hình Lập hồ sơ dự toán-Dự toán cho từng hạng mục....................199 Hình 3-14 Màn hình lập hồ sơ dự toán-phân hạng mục vào gói thầu.....................201 Hình 3-15 Màn hình xem thôngt in kế hoạch cấp vốn cho dự án ...........................202 Hình 3-16 Màn hình Lập phiếu cấp vốn cho dự án ................................................203 Hình 3-17 Màn hình nhập thông tin kế hoạch đấu thầu..........................................205 Hình 3-18 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án ..........................205 Hình 3-19 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án-Cấp vốn theo bút toán/sự kiện .............................................................................................................206 Hình 3-20 Màn hình nhập thông tin kế hoạch cấp vốn cho dự án-Cấp vốn định kỳ .................................................................................................................................207 Hình 3-21 Màn hình Các tiêu chuẩn tra cứu dự án .................................................208 Hình 3-22 Màn hình Các tiêu chuẩn thống kê dự án ..............................................208 Hình 3-23 Màn hình Báo cáo danh sách hồ sơ dự toán ..........................................209 Hình 3-24 Màn hình Báo cáo danh sách gói thầu...................................................210 Hình 3-25 Màn hình Báo cáo kế hoạch đấu thầu....................................................212 Hình 3-26 Màn hình Báo cáo hồ sơ dự thầu ...........................................................213 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 12/244 Hình 3-27 Màn hình Báo cáo Tình hình rót vốn cho gói thầu................................214 Hình 3-28 Màn hình trợ giúp ..................................................................................219 Hình 3-29 Qui trình xữ lý sơ sở dữ liệu ..................................................................220 Hình 3-30 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng lập tờ trình xin lập dự án ................221 Hình 3-31 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng xét duyệt tờ trình xin lập dự án ......222 Hình 3-32 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập hồ sơ dự toán...........................223 Hình 3-33 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập dự toán cho từng hạng mục.....224 Hình 3-34 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng phân hạng mục vào gói thầu...........225 Hình 3-35 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng lập tờ trình xin cấp vốn ..................226 Hình 3-36 Lưu đồ thuật giải xử lý chức năng Lập Biên bản kiểm tra ....................227 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 13/244 MỞ ĐẦU G F Các dự án trong thực tế thường rất đa dạng và phức tạp, tồn tại trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, xã hội,… ở nhiều cấp độ khác nhau. Xuất phát từ một ý tưởng hay một mục tiêu nào đó mà dự án được hình thành và tổ chức thực hiện. Các quá trình này có nhiều người tham gia, liên quan với nhau và diễn ra phức tạp. Để đạt được kết quả tốt nhất, đúng tiến độ, đúng chất lượng trong sự giới hạn về tài nguyên thì cần có sự quản lý chặt chẽ và logic. Do đó, việc quản lý dự án rất quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin mà các công việc được xử lý một cách dễ dàng, thuận tiện hơn so với trước kia, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án đã giúp các nhà quản lý dự án quản lý công việc một cách hệ thống hơn, thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong quá trình xúc tiến hình thành và thực hiện dự án, nhờ đó có thể ra các quyết định quản trị kịp thời, chính xác, hợp lý. Từ đó giảm thiểu được các rủi ro trong các quá trình hình thành và thực hiện dự án. Hiện nay, trên thị trường đã có những phần mềm như Microsoft Project, @Risk, Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp cho các nhà quản lý dự án lập tiến độ, phân bổ nguồn lực, chi phí, phân tích rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Còn đối với việc kiểm soát thông tin, hồ sơ trong quá trình xúc tiến hình thành, đấu thầu dự án thì hầu như ít có phần mềm nào đáp ứng được do các phần mềm này đòi hỏi phải bám sát vào hệ thống của doanh nghiệp và pháp lý. Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm AZ là một công ty chuyên gia công các phần mềm trong lĩnh vực quản lý: nhân sự, kế toán, sản xuất…Hiện nay, công ty đang thực hiện giải pháp ERP(Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp - vào trong quản lý doanh nghiệp với phần mềm IRP (Intelligent Resource Planning). Trong thời gian thực tập tại công ty, chúng em thực hiện việc tìm hiểu và xây dựng phân hệ trong hệ thống tích hợp IRP KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 14/244 về quản lý thông tin trong quá trình xúc tiến hình thành, đấu thầu, theo dõi thực hiện dự án. Xuất phát từ nhu cầu xã hội và yêu cầu đặt ra của công ty, đề tài “Xây dựng phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp” được hình thành. Phân hệ này sẽ quản lý dự án từ quá trình xúc tiến hình thành đến quá trình thực hiện dự án ( tổ chức đấu thầu, theo dõi thực hiện) và cuối cùng là kết thúc dự án. Một dự án từ khi hình thành, thực hiện và kết thúc có rất nhiều hồ sơ để xử lý như: tờ trình, thông tin dự án, hồ sơ dự toán, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu….Mỗi một hồ sơ có nhiều tình trạng và qui trình xử lý phức tạp sẽ làm cho người quản lý bị rối rắm, một vài dự án thì có thể quản lý được nhưng khoảng vài chục dự án trở lên sẽ tạo thành một mớ bồng bông không kiểm soát được. Do đó, mục tiêu chính của đề tài là lưu trữ, sắp xếp trật tự có hệ thống các loại hồ sơ, kiểm soát tình trạng và các giai đoạn của dự án, cấp vốn, rót vốn giúp người quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện của dự án, tình trạng các loại hồ sơ, hướng dẫn người sử dụng thực hiện theo đúng qui trình nghiệp vụ. Bên cạnh đó, chương trình tạo cho người quản lý có một cái nhìn tổng thể về dự án giúp đơn giản hóa việc quản lý khi doanh nghiệp có nhiều dự án. Đề tài được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng, sử dụng công cụ Rational Rose. Cài đặt trên môi trường Visual Basic 6.0 kèm theo bộ User Control của công ty AZ có hổ trợ font Unicode. Dùng hệ quản trị SQL Server 2000, thiết kế các báo biểu bằng Crystal Report 9.2 để có thể hiện thị được font Unicode, soản thảo hướng dẫn sử dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML Help WorkShop để dịch thành file Help. Luận văn bao gồm 3 chương chính và phần phụ lục: ¾ Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp Chương này sẽ trình bày sơ nét về các khái niệm: dự án, quản lý dự án, tầm quan trọng của việc quản lý dự án, khái quát về quản lý dự án trong doanh nghiệp. Đồng thời mô tả chi tiết nghiệp vụ quá trình xúc tiến hình thành, tổ chức đấu thầu và theo dõi thực hiện dự án, từ đó xác định yêu cầu của bài toán. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 15/244 ¾ Chương 2: Phân tích và Thiết kế Phân tích nghiệp vụ, đặc tả yêu cầu, thiết kế lớp với các sơ đồ: Use case, sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự, sơ đồ cộng tác, sơ đồ trạng thái. ¾ Chương 3:Tổ chức và cài đặt chương trình Chương này sẽ đặc tả chi tiết về tổ chức cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, báo biểu, mô tả một số xử lý chính của chương trình và các kết quả thử nghiệm ¾ Phụ lục Trong phần phụ lục đưa ra một vài dự án mẫu mà chương trình đã thử nghiệm. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 16/244 CHƯƠNG 1: BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm về dự án Dự án là một chuỗi các công việc có liên quan mật thiết với nhau nhằm đạt được mục đích hay những yêu cầu được xác định trước. Những công việc này được thực hiện bởi con người trong sự giới hạn về tài nguyên và trong khoảng thời gian nhất định. Khái niệm dự án như vậy chỉ là cái nhìn tổng quan, còn đối với từng đối tượng cụ thể thì sẽ có những quan niệm khác nhau về dự án. Doanh nghiệp xây dựng: dự án là những công trình xây dựng: nhà cửa, trường học, cầu đường…. Doanh nghiệp phát triển phần mềm: dự án là quá trình thực hiện ra một sản phẩm công nghệ thông tin: Phần mềm Quản lý Dự án, phần mềm xử lý ảnh, Đối với viện nghiện cứu khoa học: Dự án là một quá trình tìm tòi nghiên cứu để phát minh ra một qui luật, điều kỳ lạ trong tự nhiên, xã hội và trong vũ trụ. Doanh nghiệp mua bán: dự án có thể đơn giản chỉ là một đơn đặt hàng, thành lập một công ty chi nhánh… Do có nhiều loại dự án trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dự án đầu tư, dự án nghiên cứu khoa học, dự án phát triển kinh doanh…, vì vậy để phân biệt các dự án ta dựa vào sản phẩm hay dịch vụ mà dự án đó đã tạo ra. Ví dụ: dự án “Đường dây tải điện xuyên Việt 500 KV” z Mục đích: Chuyển tải nguồn điện dự trữ từ Bắc vào Nam: khoảng 3-4 tỷ KWh/năm; Giải quyết một phần nạn thiếu điện ở các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên và miền Nam. z Tổng quan: - Dựng 3436 trụ điện, trải qua 13 tỉnh, thành phố - Kéo đường dây dài 1487 km, xuất phát từ Nhà máy thủy điện Hòa Bình, tới trạm biến thế 500 KV, Phú Lâm, Thành Phố Hồ Chí Minh. - Xây 4 trạm biến thế và 1 trạm bù trên toàn tuyến - Xây dựng Trung tâm điều độ quốc gia để Điều hành lưới điện toàn quốc. - Bảo đảm công suất chuyển tải trên đường dây: khoảng 600-800 MW KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 17/244 Có thể nói, có dự án mới là điều kiện “cần” còn để đảm bảo cho dự án được thực hiện thành công thì điều kiện “đủ” chính là quản lý tốt các hoạt động ở mỗi giai đoạn của dự án về các mặt chất lượng, tiến độ và chi phí gọi chung là quản lý dự án. 1.1.2 Quản lý dự án Quản lý dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm thực hiện được mục đích và yêu cầu mà dự án đã đề ra. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối và kiểm soát một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đạt được những mục tiêu về thời gian, chi phí, kỹ thuật và chất lượng. Quản lý dự án có một số chức năng chính sau đây: z Chức năng kế hoạch: là việc xác định rõ mục tiêu của dự án, thực hiện phân tích công việc, xác định mối quan hệ logic giữa các công việc, xây dựng một lịch trình thời gian và lập kế hoạch nguồn lực để thực hiện dự án. z Chức năng tổ chức: để quản lý dự án cần thiết lập một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với từng loại dự án, xây dựng các văn bản hướng dẫn, thiết lập các chuẩn mực vể quyền lực và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm quản lý dự án. z Chức năng lãnh đạo: theo chức năng này, cần thiết lập giới hạn quyền lực đối với việc ra quyết định về việc thành lập dự án, phân bổ nguồn lực (vốn, thiết bị, con người), thiết lập những chuẩn mực về kỹ thuật, thời gian, chi phí dành cho dự án chuẩn bị kế hoạch đánh giá, thiết lập một hệ thống thông tin quản lý. Quá trình quản lý dự án gồm có: quá trình xúc tiền hình thành dự án, quá trình triển khai thực hiện dự án và cuối cùng là báo cáo, đánh giá kết quả đã đạt được. Đặc trưng cơ bản của dự án là có điểm bắt đầu và kết thúc, đồng thời sản phẩm của dự án là duy nhất, không có tính lặp lại và liên tục. Do đó quản lý dự án khác với quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có tính thường xuyên liên tục và có tính lặp lại. Vì vậy việc quản lý thời gian và quản lý sự thay đổi đối với các dự án giữ vị trí rất quan trọng. Việc quản lý dự án thực chất là quản lý các vấn đề sau: KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 18/244 z Quản lý phạm vi: giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án. Xác định công việc nào thuộc dự án cần phải thực hiện, công việc nào không ngoài pham vị dự án. z Quản lý thời gian: việc lập kế hoạch phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bào thời gian hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ công việc bắt đầu bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. z Quản lý chi phí: dự toán kinh phí cho dự án , giám sát thực hiện chi phí tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. z Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng đảm bảo chất lượng của dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra. z Quản lý nhân lực: hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thanh viên tham gia dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào. z Quản lý thông tin: quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Quản lý các hồ sơ, thông tin về dự án từ khi bắt đầu đến kết thúc. z Quản lý rủi ro: xác định các yếu tố rủi ro dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó. z Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua bán: quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mụa bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án. z Lập kế hoạch tổng quan: quá trình đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. 1.1.3 Tầm quan trọng của quản lý dự án Để đạt được những yêu cầu, mục đích của dự án một cách có hiệu quả, đúng tiến độ, đúng chất lượng, trong nguồn tài nguyên giới hạn thì việc quản lý dự án đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nếu để dự án diễn ra một cách tự phát, không có sự quản lý thì sẽ không tránh khỏi tình trạng thất thoát tài nguyên, tổn hao chi phí, chất lượng không đảm bảo, dự án sẽ bị phá sản. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 19/244 Quản lý dự án nhằm liên kết chặt chẽ các hoạt động của dự án trong những giai đoạn khác nhau, điều hành các bộ phận thực hiện khác nhau của dự án hoạt động một cách đồng bộ và đúng kế hoạch, tăng cường sự điều phối và hợp tác giữa các bộ phận.Giúp phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng những khó khăn vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án. Tạo điều kiện cho việc đàm phán giữa những người liên quan đến dự án để giải quyết những bất đồng. 1.1.4 Quản lý dự án trong doanh nghiệp Như đã nói ở phần 1.1.1 Khái niệm dự án, thì mỗi đối tượng sẽ có một quan niệm khác nhau về dự án. Một doanh nghiệp tùy theo qui mô, chức năng hoạt động chuyên môn mà có thể thường xuyên thực hiện dự án hay không có một dự án nào. Đối với các doanh nghiệp không thường xuyên thực hiện dự án: khi dự án được đề xuất thì doanh nghiệp sẽ thành lập ra một Ban Quan lý Dự án. Ban Quản lý Dự án này sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự án từ khi mới hình thành cho đến khi kết thúc dự án. Và khi dự án kết thúc thì Ban Quản lý Dự án sẽ được giải thể. Những người trong Ban Quản lý dự án có thể là nhân viên của công ty hay những người chuyên môn bên ngoài được mời về và làm việc cho đến khi dự án kết thúc. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động chuyên môn là thực hiện các dự án: như công ty xây dựng, công ty phần mềm, thì Ban Quản lý dự án chính là Ban Quản lý của công ty. Còn đối với nhà nước hay các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các dự án thì Ban Quản lý dự án sẽ tồn tại song song và liên quan với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Hình 1-1 Vị trí của ban quản lý dự án trong doanh nghiệp Ban Lãnh Đạo Bộ phận kinh doanh ….. Bộ phận Kế toán Bộ phận Sản xuất Ban Quản lý Dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 20/244 Trong Ban Quản lý dự án sẽ có một người giữ chức vụ cao nhất gọi là Trưởng dự án, có thể có hai hay nhiều phó dự án và các nhân viên thực hiện các công việc do trưởng dự án yêu cầu. Vòng đời sống của một dự án bắt đầu từ khi có ý tưởng về dự án, xác định rõ mục đích và khái quát một số vấn đề cần thực hiện. Sau khi trình lên cấp trên về dự án đó, nếu được cấp trên đồng ý thì sẽ tiến hành hoạch định dự án, lên kế hoạch từ tổng quát đến chi tiết. Bước kế tiếp là triển khai thực hiện dự án, cuối cùng là đánh giá và báo cáo kết quả đạt được. Một dự án có thể do chính công ty thực hiện bằng chính nguồn tài nguyên (nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu…) của công ty hoặc thuê công ty bên ngoài thực hiện, hoặc có thể công ty thực hiện một phần và thuê bên ngoài thực hiện một phần. Để hiểu rõ thêm về dự án, việc quản lý quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án, ở đây sẽ trình bày một số khái niệm trong dự án và quản lý dự án. z Chủ đầu tư: là cá nhân hay công ty sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng vốn để thực hiện dự án theo quy định của pháp luật. z Chủ quản đầu tư: một dự án có thể có hoặc không có chủ quản đầu tư, chủ quản đầu tư là cá nhân hay công ty quản lý quá trình thực hiện dự án. z Hình thức quản lý dự án: Tùy theo quy mô, tính chất của dự án và năng lực mà chủ đầu tư lựa chọn một trong các hình thức quản lý sau: - Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án. - Chủ nhiệm điều hành dự án. - Chìa khóa trao tay. - Tự thực hiện dự án z Hạng mục: một dự án có nhiều hạng mục, tùy vào qui mô và khối lượng của dự án. Hạng mục là một tập hợp các công việc nhằm thực hiện một mục tiêu cùng hướng đến một mục đích chung của dự án. z Gói thầu: Một dự án mà có sự thuê công ty bên ngoài thực hiện thì sẽ phân bổ các hạng mục vào trong các gói thầu. Một dự án có thể được chia thành nhiều gói thầu hoặc là một gói thầu( nếu dự án nhỏ ). KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 21/244 z Đấu thầu: là một hình thức lựa chọn công ty bên ngoài thực hiện dự án dựa trên một số tiêu chuẩn do công ty qui định. z Xét thầu: là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu thích hợp. z Đóng thầu: đến thời hạn hết nhận hồ sơ dự thầu, tập hợp các hồ sơ dự thầu lại, niêm phong và không nhận bất kỳ một hồ sơ dự thầu nào thêm nữa. z Mở thầu: là việc mở các hồ sơ dự thầu và công bố giá dự thầu của từng hồ sơ dự thầu, trong cuộc họp mở thầu có các nhà thầu tham gia. z Nhà thầu: là các công ty tham gia đấu thầu và thực hiện các gói thầu của dự án z Dự toán dự án: là việc hoạch định các công việc cụ thể cho từng hạng mục của dự án, tính toán tất cả các chi phí khi thực hiện hạng mục đó dựa trên bản báo giá thị trường do nhà nước qui định. z Hồ sơ mời thầu: là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập bao gồm các thông tin về gói thầu và yêu cầu cho một gói thầu dùng làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu. z Thẩm định: là việc xem xét, đánh giá về một hồ sơ nào đó có tầm quan trọng cao. Thẩm định khác với xét duyệt ở chổ thẩm định do nhiều người xét duyệt, cùng nhau thảo luận, bàn bạc và đưa ra một quyết định thống nhất, còn xét duyệt là chỉ do một người có thẩm quyền xem xét và ký duyệt. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 22/244 1.2 NGHIỆP VỤ QUÁ TRÌNH XÚC TIẾN HÌNH THÀNH, ĐẤU THẦU, THEO DÕI THỰC HIỆN DỰ ÁN Sau đây là qui trình tổng quan của quản lý dự án: Hình 1-2 Qui trình tổng quan quản lý dự án 1.2.1 Quá trình xúc tiến hình thành dự án Đây là quá trình đầu tiên và là cơ sở để hình thành dự án. Tuy mỗi doanh nghiệp có cách thức thực hiện, thủ tục khác nhau nhưng cũng đều trải qua các giai đoạn cơ bản sau: lập tờ trình xin lập dự án, xét duyệt tờ trình, lập dự toán cho dự án, lập tờ trình xin cấp vốn, thẩm định dự án, và cuối cùng là ra quyết định thành lập hay hủy bỏ dự án. ™ Lập tờ trình xin phép thành lập dự án Khi muốn thành lập một dự án, người đề xuất phải lập tờ trình gởi lên cấp trên hay ban quản lý dự án của công ty (nếu có) để xin phép thành lập dự án. Tờ trình xin lập dự án phải theo mẫu và có đầy đủ những thông tin sau: họ tên người lập tờ trình, ngày lập tờ trình, nội dung của tờ trình và kèm theo những thông tin tổng quan về dự án như: tên dự án, địa điểm thực hiện, mục tiêu hình thành dự án, vốn đầu tư dự kiến (nếu có), nhóm dự án(nếu có)-được phân chia theo mức vốn đầu tư-, loại dự án(nếu có): dự án đầu tư, dự án nghiên cứa khoa học, dự án kinh doanh…, QUẢN LÝ DỰ ÁN Quá trình xúc tiến hình thành dự án Quá trình thực hiện dự án Quá trình thẩm định Bắt đầu Kết thúc KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 23/244 lĩnh vực đầu tư: công nghiệp, nông nghiệp, giáo dục, giao thông vận tải, xây dựng…, qui mô sử dụng, qui mô thực hiện, thời gian thực hiện, ngày khởi công và kết thúc dự kiến, tên công ty lập dự án, tên công ty đầu tư dự án, tên công ty quản lý dự án (nếu có), hình thức đầu tư(nếu có), hình thức quản lý dự án, và thông tin về những hạng mục của dự án: nội dung của từng hạng mục, khối lượng qui mô, giải pháp thực hiện... Có thể có hoặc không có những thông tin chi tiết về các giai đọan thực hiện dự án. Đối với những công ty có qui mô lớn hay có nhiều chi nhánh, khi nhận tờ trình xin lập dự án của cấp dưới hay của các công ty chi nhánh thì người nhận phải ghi lại biên nhận là đã nhận tờ trình để làm cở sở chứng nhận sau này. ™ Xét duyệt tờ trình Việc xét duyệt tờ trình phải được thực hiện trong thời hạn xét duyệt hồ sơ theo qui định của công ty. Người có thẩm quyền hay những người có chuyên môn sẽ xem xét, phân tích tính khả thi của dự án. Nếu dự án khả thi thì tờ trình sẽ được duyệt. Ngược lại dự án không khả thi thì tờ trình không được duyệt. Thông tin duyệt tờ trình gồm có: người duyệt, ngày duyệt, kết quả duyệt, ý kiến bổ sung (nếu có), nếu tờ trình không được duyệt thì phải ghi rõ lý do. Tờ trình sau khi được xét duyệt sẽ do một người có thẩm quyền ký xác nhận và ghi rõ họ tên, ngày ký. Kết quả xét duyệt nếu chưa phản hồi và còn trong thời hạn được phép chỉnh sửa thì được phép chỉnh sửa thông tin xét duyệt. Sau khi nhận phản hồi của cấp trên nếu tờ trình được duyệt thì sẽ sang giai đoạn tiếp theo là lập dự toán cho dự án. Nếu tờ trình không được duyệt thì dự án xem như bị hủy bỏ ngay giai đọan đầu tiên. Nếu cấp trên có yêu cầu chỉnh sửa hay bổ sung thêm cho dự án thì người đề xuất phải chỉnh sửa lại dự án sau đó lập tờ trình tiếp tục gởi lên cấp trên xin xét duyệt. ™ Lập hồ sơ dự toán và lập tờ trình xin cấp vốn Hồ sơ dự toán có thể do chính nhân viên của công ty lập, nếu công ty không có nhân viên chuyên môn trong lĩnh vực này thì có thể thuê công ty bên ngoài lập dự toán cho dự án. Ở đây, việc dự toán cho dự án chỉ quan tâm đến chi phí thực KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 24/244 hiện các hạng mục chứ không quan tâm đến từng công việc sẽ thực hiện như thế nào. Hồ sơ dự toán sẽ chi tiết đến từng hạng mục của dự án gồm các thông tin sau: tên hạng mục, nội dung của từng hạng mục, thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc, thời gian thực hiện, khối lượng qui mô, tiêu chuẩn thiết kế(nếu có), tiêu chuẩn kỹ thuật (nếu có), giải pháp thực hiện, các chi phí về: nhân công, thiết bị, vật liệu, chi phí thiết kế, tư vấn, chi phí dự phòng, thuế, chi phí giải tỏa(nếu có), chi phí hoạch định,….. Khi dự toán, các chi phí phải được tính toán dựa trên số thông báo giá thị trường gần nhất theo qui định của nhà nước. Trong khi lập hồ sơ dự toán, ta phải xác định dự án này sẽ do ai thực hiện, chính bản thân công ty, thuê công ty ngoài, hay công ty thực hiện một phần thuê công ty ngoài thực hiện một phần. Nếu dự án có phần do công ty ngoài thực hiện thì phải phân những hạng mục vào gói thầu để làm cơ sở cho việc tổ chức đấu thầu sau này. Thông tin các gói thầu gồm có: tên gói thầu, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, ngày khởi công dự kiến, hình thức rót vốn cho gói thầu( có thể lập sau và được chỉnh sửa trong quá trình thực hiện). Sau khi tổng kết hồ sơ dự toán sẽ đưa ra được mức vốn đầu tư cho toàn dự án. Trên cở sở đó người đề xuất sẽ lập tờ trình xin cấp vốn cho dự án, đồng thời có thể nêu chi tiết các thông tin về hình thức cấp vốn, các giai đọan cấp vốn(nếu cần). Tờ trình phải theo mẫu có đầy đủ các thông tin: ngày lập tờ trình, người lập, nội dung tờ trình, tổng mức vốn xin cấp( dựa trên hồ sơ dự toán), lý do xin cấp vốn, hình thức cấp vốn. Có các hình thức cấp vốn sau: Cấp vốn định kỳ, Cấp vốn theo giá cố định và cấp vốn theo bút toán Tùy theo qui trình xử lý của từng doanh nghiệp mà hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn sẽ được xét duyệt hay thẩm định. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 25/244 ™ Thẩm định/ xét duyệt hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn Nếu xét duyệt thì chỉ do một người có thẩm quyền xét duyệt. Nếu thẩm định thì cấp trên sẽ tổ chức thẩm định dự toán và tờ trình xin cấp vốn, có hai hình thức thẩm định là tổ chức họp thẩm định hay thẩm định qua ý kiến. Quá trình thẩm định sẽ được trình bày ở phần sau. Sau khi thẩm định sẽ đưa ra một trong ba kết quả: z Đồng ý tuyệt đối: cấp trên sẽ lập quyết định chính thức thành lập dự án đây là cơ sở để dự án bước sang giai đọan thực hiện. z Đồng ý nhưng có yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung: người đề xuất phải chỉnh sửa, bổ sung và tiếp tục trình lên để thẩm định lại. z Không đồng ý: sẽ lập quyết định hủy bỏ dự án và nêu lý do hủy bỏ. Giai đoạn này kết thúc khi có quyết định chính thức thành lập dự án hay hủy bỏ dự án. Nếu dự án được thành lập sẽ bước sang giai đoạn mới đó là giai đoạn thực hiện dự án. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 26/244 Thời điểm Nhân viên đề xuất Cấp trên Hình 1-3 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình xúc tiến hình thành dự án Yêu cầu chỉnh sửa Có yêu cầu lập dự án Quá trình Thực hiện dự án Đồng ý Không đồng ý Hủy dự án Không Không đồng ý Có Bắt đầu Lập thông tin chi tiết của dự án và Lập tờ trình xin lập dự án Đồng ý Hủy dự án Xét duyệt Yêu cầu chỉnh sửa Chỉnh sửa thông tin dự án và lập tờ trình Lập tờ trình xin cấp vốn Gởi lên cấp trên thẩm định Chỉnh sửa qui mô dự án Lập dự toán cho từng hạng mục và phân hạng mục vào gói thầu Gởi tờ trình lên cấp trên xét duyệt Kết thúc Tờ trình xin cấp vốn và hồ sơ dự toán Thẩm định KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 27/244 1.2.2 Quá trình thực hiện dự án Trong phần này, sẽ trình bày việc theo dõi thực hiện dự án ở mức tổng quan không đi sâu chi tiết vào việc quản lý về nguồn nhân lực, thiết bị, chi phí, rủi ro…mà chỉ trình bày những phần sau: cấp vốn cho dự án, tổ chức đấu thầu cho các gói thầu do công ty ngoài thực hiện, rót vốn cho các gói thầu, thực hiện kiểm tra tiến độ thực hiện của gói thầu và báo cáo kết quả. Đối với những gói thầu do chính công ty tự thực hiện sẽ được bàn giao sang bộ phận khác quản lý (không thuộc phạm vi của đề tài). Hình 1-4 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thực hiện dự án 1.2.2.1 Quản lý cấp vốn cho dự án Việc cấp vốn sẽ được thực hiện khi dự án khởi công và theo kế họach cấp vốn đã được lập. Cấp vốn cho dự án có ba hình thức: z Cấp vốn định kì: chia dự án thành từng giai đoạn để cấp vốn, mỗi một giai đoạn sẽ được chia ra thành nhiều khoảng thời gian để cấp. Một giai đoạn có ngày bắt đầu và kết thúc của giai đoạn, ngày bắt đầu cấp đầu tiên, số tiền cấp, khoảng thời gian lặp lại việc cấp tiền trong giai đoạn này. Chỉ lập kế hoạch cấp vốn cho giai đoạn hiện tại, hết giai đoạn này mới lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo. z Cấp vốn theo giá cố định: chia việc cấp vốn cho dự án thành các giai đoạn theo các sự kiện của dự án như cấp khi dự án bắt đầu, dự án kết thúc, gói thầu nào bắt đầu, gói thầu nào kết thúc, hạng mục nào bắt đầu,….. với số tiền định trước. Kết thúc dự án Dự án đã hình thành Quản lý cấp vốn cho dự án Tổ chức đấu thầu Quản lý thực hiện gói thầu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 28/244 z Cấp vốn theo bút toán: cũng chia việc cấp vốn thành các giai đoạn theo các sự kiện của dự án như hình thức cấp vốn theo giá cố định, nhưng khác nhau ở chỗ là không biết trước được số tiền cấp, số tiền cấp sẽ do nhà thầu yêu cầu sau khi đã tính toán chi phí thực hiện đến thời gian hiện tại. Mỗi lần cấp vốn phải ghi nhận lại phiếu cấp vốn gồm có các thông tin: số phiếu cấp vốn, ngày lập, số vốn cấp, hình thức cấp, người nhận vốn, người ký duyệt. 1.2.2.2 Tổ chức đấu thầu cho các gói thầu do công ty ngoài thực hiện a/ Giới thiệu về đấu thầu Đối với các gói thầu do công ty ngoài thực hiện, sẽ tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế của dự án. Qui trình đấu thầu bao gồm các nội dung sau: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, thẩm định và phê duyệt hồ sơ trúng thầu, công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng. Các giai đoạn trong quá trình đấu thầu có thể khác nhau tùy thuộc vào phương thức đấu thầu, hình thức chọn nhà thầu, loại hợp đồng của mỗi gói thầu. ™ Phương thức đấu thầu Phương thức đấu thầu sẽ qui định cách thức các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu để tham gia đấu thầu. Sau đây là hai phương thức đấu thầu thường dùng: z Đấu thầu “Một túi hồ sơ”: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) trong 1 túi hồ sơ, áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa và xây lắp. z Đấu thầu “Hai túi hồ sơ”: các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ kỹ thuật sẽ được xem xét đánh giá trước để làm cơ sở chọn lựa. Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để tiếp tục đánh giá. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn. ™ Hình thức chọn nhà thầu Có các hình thức lựa chọn nhà thầu như sau: z Đấu thầu rộng rãi: là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin hoặc thông báo trên tờ thông tin về đấu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 29/244 thầu và trang Web về đấu thầu của nhà nước và của Bộ, ngành, địa phương tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. z Đấu thầu hạn chế: là hình thức đấu thầu mà Bên mời thầu mời một số nhà thầu(tối thiểu 5) có đủ kinh nghiệm và năng lực tham dự. Trong trường hợp thực tế chỉ có ít hơn 5, bên mời thầu phải báo cáo chủ dự án trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chủ dự án quyết định danh sách nhà thầu tham dự trên cơ sở đánh giá của bên mời thầu về kinh nghiệm và năng lực của các nhà thầu. Song phải đảm bảo khách quan, công bằng và đúng đối tượng. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau: ƒ Chỉ một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu ƒ Do nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế ƒ Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế. z Chỉ định thầu: là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hợp đồng. Khi đã chỉ định thầu xong phải xác định được các nội dung sau: lý do chỉ định thầu; kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu; giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ chỉ định thầu z Chào hàng cạnh tranh: hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị dưới 2 tỷ đồng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của Bên mời thầu. Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. z Mua sắm trực tiếp: được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện xong( dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hóa hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 30/244 z Tự thực hiện: hình thức này chỉ được áp dụng đối với các gói thầu mà chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện. z Mua sắm đặc biệt: hình thức này được áp dụng đối với các nghành hết sức đặc biệt mà nếu không có những qui định riêng thì không thể đấu thầu được. ™ Hợp đồng thầu Có các loại như sau: z Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng theo giá khoán gọn, được áp dụng cho những gói thầu đựơc xác định rõ về số lượng, yêu cầu về chất lựơng và thời gian z Hợp đồng chìa khóa trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu. Chủ nhiệm có trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện và nghiệm thu bàn giao khi nhà thầu hoàn thành z Hợp đồng có điều chỉnh giá: là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 31/244 b/ Quá trình đấu thầu Đối với gói thầu do công ty ngoài thực hiện, công ty sẽ tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà thầu thực hiện gói thầu. Qui trình đấu thầu bao gồm các nội dung sau: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, thẩm định và phê duyệt, công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng.Trong đó chi tiết như lập kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, xét thầu, ký hợp đồng thầu với nhà thầu trúng thầu. Hình 1-5 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quát quá trình đấu thầu ™ Giai đoạn chuẩn bị đấu thầu Đây là giai đoạn lên Kế hoạch đấu thầu cho các gói thầu và lập Hồ sơ mời thầu cho từng gói thầu. z Lập kế họach đấu thầu Tùy vào tình huống mà có thể lên kế hoạch đấu thầu cho tất cả các gói thầu hoặc là chỉ lên kế hoạch cho các gói thầu cần phải đấu thầu trước, các gói còn lại Theo dõi thực hiện Dự án đã hình thành Sai Đúng Thực hiện đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu Kết thúc đấu thầu Giao cho Bộ phận khác thực hiện Công ty tự thực hiện gói thầu? KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 32/244 sau này sẽ lên kế hoạch tiếp. Giai đoạn này có thể phân lại các hạng mục vào gói thầu nếu thấy cần thiết, tính lại giá gói thầu, tổng thời gian cần thiết để thực hiện gói thầu. Thông tin của kế hoạch đấu thầu gồm có: ngày lập kế hoạch, người lập, thông tin chi tiết về kế hoạch đấu thầu của các gói thầu như: tên gói thầu, giá đấu thầu, ngày tổ chức đấu thầu cho gói thầu này, ngày dự kiến thực hiện hợp đồng, phương thức đấu thầu, loại hợp đồng, hình thức chọn nhà thầu, ghi chú của kế hoạch của gói thầu này(nếu có). Kế hoạch đấu thầu sau khi lập xong sẽ được gửi lên cho cấp trên xét duyệt hay thẩm định. Nếu không đồng ý, sẽ phải lập lại kế hoạch đấu thầu và tiếp tục gửi lên để thẩm định. Chỉ đến khi kế hoạch đấu thầu được duyệt, mới chuyển qua giai đoạn Lập hồ sơ mời thầu. z Lập hồ sơ mời thầu ƒ Nếu gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là tự thực hiện: Tức là công ty tự thực hiện gói thầu này, do đó sẽ không tổ chức đấu thầu, giao gói thầu này cho bộ phận khác thực hiện, đồng thời lên kế hoạch rót vốn cho gói thầu này. ƒ Đối với các gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu khác: Sẽ lập hồ sơ mời thầu cho gói thầu dựa trên kế hoạch đấu thầu đã duyệt. Mỗi gói thầu có một hồ sơ mời thầu. Thông tin của hồ sơ mời thầu bao gồm các thông tin của kế hoạch đấu thầu cho gói thầu này, ngoài ra còn có chi tiết các hạng mục mời thầu (giá hạng mục, ngày khởi công, ngày hoàn thành, giải pháp thực hiện), thời gian bắt đầu thông báo mời thầu, thời gian phát hành hồ sơ mời thầu, thời gian nhận hồ sơ dự thầu, thời gian, địa điểm đóng thầu, thời gian, địa điểm mở thầu, thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, ngày khởi công, ngày hoàn thành, giá mở thầu, số lượng của hồ sơ phát hành và các tiêu chuẩn xét thầu( qui định tiêu chuẩn nào phải được bao nhiêu phần trăm điểm trở lên mới được chọn). Sau khi đã lập hồ sơ mời thầu, sẽ gửi lên cho cấp trên xét duyệt hay thẩm định các thông tin của hồ sơ mời thầu. Nếu kết quả thẩm định là không duyệt, sẽ phải lập lại hồ sơ mời thầu và tiếp tục gửi lên để thẩm định. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 33/244 Sau khi hồ sơ mời thầu đã được duyệt, sẽ chuyển sang giai đoạn tổ chức đấu thầu cho các gói thầu đã được lập hồ sơ mời thầu. Hình 1-6 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn Chuẩn bị đấu thầu Thời điểm Nhân viên Cấp trên SaiĐúng Thực hiện đấu thầu Thực hiện gói thầu Dự án đã hình thành Đồng ý Bắt đầu Kế hoạch đấu thầu đã được xét duyệt Không đồng ý Đồng ý Lập kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu Chỉnh sửa lại kế hoạch đấu thầu Kế hoạch đấu thầu chờ thẩm định Không đồng ý Yêu cầu chỉnh sửa Lập hồ sơ mời thầu Thẩm định Hồ sơ mời thầu Kết thúc Gói thầu tự thực hiện? Chuyển giao cho Bộ phận quản lý thực hiện Thẩm định KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 34/244 ™ Giai đoạn thực hiện đấu thầu Gồm có các giai đoạn: thông báo mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, đóng thầu, mở thầu, xét thầu. Hình 1-7 Sơ đồ tổng quát giai đoạn thực hiện đấu thầu z Thông báo mời thầu Trước tiên phải thông báo đến các nhà thầu về việc nhận Hồ sơ dự thầu(HSDT). Có hai cách thông báo cho nhà thầu: ƒ Thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin cho tất cả các nhà thầu được biết. Cách thông báo này chỉ được thực hiện khi Hình thức lựa chọn nhà thầu là “Đấu thầu rộng rãi”. ƒ Thông báo chỉ một số nhà thầu mà công ty muốn mời thầu. Cách thông báo này chỉ được thực hiện khi Hình thức lựa chọn nhà thầu là đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh,mua sắm trực tiếp, mua sắm đặc biệt, chỉ Kết thúc đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu Sai Đúng Thông báo mời thầu Hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu? Nhận hồ sơ dự thầu Đóng thầu Mở thầu Xét thầu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 35/244 định thầu. Riêng đối với hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu thì chỉ thông báo cho một nhà thầu duy nhất mà công ty thấy có đủ năng lực thực hiện gói thầu này. Phải thông báo tối thiểu là trước 10 ngày trước khi phát hành Hồ sơ mời thầu (thời gian bắt đầu thông báo phải được ghi trong Hồ sơ mời thầu) để các nhà thầu nhận được thông báo mời thầu. z Nhận hồ sơ dự thầu Sau khi đã thông báo mời thầu và phát hành hồ sơ mời thầu, các nhà thầu sẽ đến mua Hồ sơ mời thầu để dựa trên cơ sở đó lập HSDT của mình. Khi nộp HSDT, nhà thầu phải nộp tiền Bảo lãnh dự thầu để bảo đảm trách nhiệm của nhà thầu đối với HSDT của mình. Mỗi HSDT khi nộp sẽ có một biên nhận gồm: số biên nhận, danh sách các hồ sơ nhận, ngày nhận, người nhận, người nộp. Trong trường hợp đặc biệt cần sửa đổi một số nội dung trong HSMT khi chưa hết hạn đóng thầu (nội dung sửa đổi phải được cấp trên đồng ý), thì có thể gia hạn thời gian chuẩn bị HSDT. Nội dung yêu cầu sửa đổi HSMT phải được gửi bằng văn bản tới tất cả các nhà thầu đã tham gia dự thầu trước thời điểm đóng thầu đã qui định, ít nhất là 10 ngày để nhà thầu có đủ thời gian hoàn chỉnh HSDT. z Đóng thầu Hết hạn nhận HSDT, sẽ lập biên bản đóng thầu để niêm phong các Hồ sơ dự thầu chờ chuyển sang giai đoạn chọn nhà thầu. Nếu Hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu thì không lập biên bản đóng thầu mà chuyển qua giai đoạn Kết thúc đấu thầu. Biên bản đóng thầu có các thông tin sau: thời gian bắt đầu đóng thầu, thời gian kết thúc đóng thầu, địa điểm đóng thầu, nội dung biên bản, số lượng hồ sơ dự thầu đã nộp, người lập biên bản, danh sách các nhân viên tham gia lập biên bản đóng thầu. Thời hạn có hiệu lực của HSDT tối đa không quá 180 ngày kể từ thời điểm đóng thầu. Trường hợp cần gia hạn hiệu lực của HSDT, Bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu sau khi được phép của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền. Nếu nhà thầu không chấp nhận thì được hoàn trả tiền bảo lãnh dự thầu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 36/244 Thời điểm Nhà thầu Công ty Hình 1-8 Sơ đồ nghiệp vụ Thông báo mời thầu, Nhận HSDT và Đóng thầu Xét chọn hồ sơ dự thầu Kết thúc đấu thầu Giai đoạn chuẩn bị đấu Đúng Sai Nhà thầu lập HSDT dựa trên HSMT Nhận hồ sơ dự thầu của các nhà thầu HS dự thầu Bắt đầu Thông báo mời thầu Tổ chức đóng thầu Kết thúc Biên bản đóng thầu Thông báo rộng rãi Thông báo cho một số nhà thầu Thông báo mời thầu Phát hành hồ sơ mời thầu HT lựa chọn NT là Chỉ định thầu? KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 37/244 z Mở thầu Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ và địa điểm ghi trong HSMT. Thông tin chính nêu trong HSDT của từng nhà thầu phải được thông báo công khai trong buổi mở thầu và ghi lại trong biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu bao gồm những nội dung sau: tên gói thầu; thời gian bắt đầu mở thầu, thời gian kết thúc mở thầu, địa điểm mở thầu, số lượng Hồ sơ dự thầu, thông tin chính của các HSDT như tên nhà thầu, giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu đối với hàng hóa mua sắm hàng hóa hoặc xây lắp và tiến độ thực hiện; các nội dung liên quan khác. Đại diện của công ty, đại diện các nhà thầu được mời tham dự nếu có mặt phải ký vào biên bản mở thầu. z Xét thầu Nếu số HSDT quá nhiều, sẽ phải chọn ra một số danh sách HSDT được chọn vào giai đoạn xét thầu. Thông tin của biên bản xét chọn HSDT: số biên bản, ngày lập, nội dung, danh sách các HSDT được chọn, lý do, danh sách tham gia xét chọn HSDT. Sau đó, sẽ tiến hành nghiên cứu, đánh giá chi tiết và xếp hạng các HSDT (được tham gia xét chọn) theo yêu cầu của HSMT và tiêu chuẩn đánh giá được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi mở thầu. Các cách xét thầu phụ thuộc vào loại gói thầu và loại phương thức đấu thầu. Việc đánh giá HSDT thực hiện theo nguyên tắc sau: ƒ Sử dụng phương pháp chấm điểm đối với việc đánh giá HSDT các gói thầu mua sắm hàng hóa hoặc xây lắp, gói thầu đấu thầu lựa chọn đối tác, đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, đánh giá về mặt kỹ thuật đối với các gói thầu tư vấn. Biên bản chấm điểm gồm thời gian bắt đầu và kết thúc việc chấm điểm, điểm của từng HSDT (tổng điểm, xếp hạng, chi tiết điểm và nhận xét theo từng tiêu chuẩn xét thầu của hồ sơ mời thầu), danh sách những người tham gia chấm điểm. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 38/244 ƒ Sử dụng phương pháp giá đánh giá đối với các gói thầu tư vấn theo 2 bước sau: - Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong HSMT để chọn danh sách ngắn. HSDT khi có tổng số điểm đạt từ mức điểm tối thiểu trở lên được qui định trong tiêu chuẩn đánh giá hoặc đáp ứng yêu cầu theo tiêu chí “Đạt”, “Không đạt” đều được coi là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật. Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật (đối với phương pháp chấm điểm): nguyên tắc không được qui định thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật. Đối với gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, mức điểm tối thiểu qui định không thấp hơn 90% tổng số điểm về mặt kỹ thuật Biên bản chấm điểm giống ở trên, chỉ khác là không xếp hạng các HSDT theo điểm mà chỉ ghi nhận là HSDT đạt hay không đạt để được qua bước 2. - Bước 2: Xác định giá đánh giá đối với các HSDT thuộc danh sách ngắn để xếp hạng. Sau khi đánh giá giá xong sẽ có biên bản giá đánh giá. Nội dung của biên bản như sau: số biên bản, thời gian bắt đầu và kết thúc đánh giá giá, nội dung biên bản, người lập biên bản, thành phần tham gia đánh giá giá, chi tiết đánh giá giá của từng HSDT (sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch thừa, hiệu chỉnh sai lệch thiếu, giá đánh giá, xếp hạng). ƒ Không sử dụng giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu được duyệt Sau khi đã xét thầu xong, ta sẽ chọn ra được một HSDT xếp hạng cao nhất. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 39/244 Hình 1-9 Sơ đồ nghiệp vụ Mở thầu và Xét thầu Đúng Sai Lập biên bản đóng thầu Sử dụng phương pháp giá đánh giá Sử dụng phương pháp chấm điểm các HSDT Chọn các HSDT đạt tiêu chuẩn xét thầu Mở thầuBiên bản mở thầu Chọn HSDT xếp hạng cao nhất Kết thúc đấu thầu Gói thầu có thuộc loại gói thầu tư vấn? Sử dụng phương pháp chấm điểm về mặt kỹ thuật các HSDT KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 40/244 ™ Kết thúc đấu thầu HSDT được chọn sẽ gửi lên cấp trên để xét duyệt hay thẩm định. Nếu không đồng ý thì lập Kế hoạch đấu thầu lại cho gói thầu này. Còn nếu được duyệt, sẽ công bố nhà thầu đã trúng thầu. Sau khi đã chọn được nhà thầu thực hiện gói thầu, công ty và nhà thầu trúng thầu sẽ cùng nhau thương thảo để hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng. Khi lập hợp đồng thầu, nhà thầu phải nộp tiền Bảo lãnh thực hiện hợp đồng để bảo đảm trách nhiệm thực hiện hợp đồng đã ký. Thông tin hợp đồng thầu gồm: mã hợp đồng, tên gói thầu, giá gói thầu ký hợp đồng, ngày khởi công, ngày hoàn thành, các điều kiện thực hiện, ngày ký, địa điểm ký, người lập hợp đồng, đại diện bên A (Người có thẩm quyền của công ty), đại diện bên B (Nhà thầu trúng thầu). Hình 1-10 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn kết thúc đấu thầu Thực hiện đấu thầu Theo dõi thực hiện gói thầu Không đồng ý Đồng ý Thương thảo với nhà thầu, lập hợp đồng thầu Thẩm định HSDT được chọn Hợp đồng thầu Lập Kế hoạch đấu thầu lại cho gói thầu này KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 41/244 1.2.2.3 Thực hiện gói thầu a/ Lập kế hoạch rót vốn cho gói thầu Đối với các gói thầu do công ty ngoài thực hiện, tùy thuộc vào loại hợp đồng mà việc lập kế hoạch rót vốn sẽ khác nhau z Đối với loại hợp đồng trọn gói và hợp đồng chìa khoá trao tay: công ty đã tính được số tiền cần thiết cho dự án, sau đó sẽ lập kế hoạch rót vốn cho toàn bộ gói thầu. Tiếp theo là theo dõi tiến độ thực hiện của gói thầu và sẽ điều chỉnh kế hoạch rót vốn lại dựa trên kế hoạch cũ và tiến độ thực hiện. z Đối với loại hợp đồng điều chỉnh giá: công ty chưa tính được số tiền cần thiết cho toàn bộ gói thầu mà chỉ tính được số tiền trong 1 khoảng thời gian (chẳng hạn 1 năm). Do đó chỉ lập được kế hoạch trong khoảng thời gian đó. Hết khoảng thời gian đó, sẽ phải lập tiếp kế hoạch cho khoảng thời gian tiếp theo. Trong trường hợp gói thầu do công ty tự thực hiện, cũng qui về 2 loại trên: hoặc là có kế hoạch rót vốn cho toàn bộ gói thầu, hoặc là chỉ có kế hoạch rót vốn trong 1 khoảng thời gian. Cũng giống như cấp vốn cho dự án, ta có 3 hình thức rót vốn sau: z Rót vốn định kì: chia gói thầu thành từng giai đoạn để cấp vốn, mỗi một giai đoạn sẽ được chia ra thành nhiều khoảng thời gian để cấp. Một giai đoạn có ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày bắt đầu cấp, số tiền cấp, khoảng thời gian lặp lại việc cấp tiền trong giai đoạn này. Chỉ lập kế hoạch cấp vốn cho giai đoạn hiện tại, hết giai đoạn này mới lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo. z Rót vốn theo giá cố định: chia việc cấp vốn thành các giai đoạn theo các sự kiện của gói thầu như khi gói thầu bắt đầu, gói thầu kết thúc, hạng mục nào bắt đầu,….. với số tiền định trước. z Rót vốn theo bút toán: cũng chia việc cấp vốn thành các giai đoạn theo các sự kiện của gói thầu như hình thức cấp vốn theo giá cố định, nhưng khác ở chỗ là không biết trước được số tiền cấp, số tiền cấp sẽ do bộ phận thực hiện hay nhà thầu yêu cầu cấp sau khi đã tính toán các số tiền đã chi cho việc thực hiện trong giai đoạn đó. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 42/244 b/ Theo dõi thực hiện Việc theo dõi thực hiện các gói thầu là rất quan trọng, để kiểm tra xem gói thầu có thực hiện đúng với tiến độ dự kiến không, từ đó điều chỉnh các kế hoạch cho thích hợp, cụ thể là kế hoạch rót vốn. Để kiểm tra tiến độ thực hiện, công ty sẽ cử người đại diện đến kiểm tra việc thực hiện gói thầu. Nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra trên từng hạng mục (đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm, có đúng tiến độ, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn thiết kế không) và kiểm tra trên tổng quát gói thầu (phần trăm hoàn thành gói thầu, có đúng tiến độ không). Việc kiểm tra sẽ được ghi nhận lại trong biên bản kiểm tra có các nội dung: ngày lập biên bản, ngày giờ bắt đầu và kết thúc kiểm tra, nội dung kiểm tra, danh sách các thành phần tham gia kiểm tra, danh sách cá nhân bên nhà thầu chứng thực việc kiểm tra. Dựa trên biên bản kiểm tra, cấp trên sẽ xét duyệt tiến độ thực hiện. Có các kết quả xét duyệt sau: z Được thực hiện tiếp gói thầu, không cần điều chỉnh kế hoạch rót vốn. z Được thực hiện tiếp gói thầu, điều chỉnh kế hoạch rót vốn: do nhà thầu thực hiện chậm tiến độ, hay có một số thay đổi nên cần phải điều chỉnh kế hoạch rót vốn cho gói thầu. z Không thực hiện tiếp gói thầu, chờ nghiệm thu: có 2 trường hợp: ƒ Đã thực hiện xong gói thầu ƒ Do nhà thầu thực hiện chậm tiến độ, hoặc sai tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn thiết kế,vi phạm hợp đồng thầu… nên không cho nhà thầu thực hiện tiếp. Lập biên bản nghiệm thu các công việc nhà thầu đã thực hiện được. Thông tin của biên bản nghiệm thu(hay bàn giao) gồm: số biên bản, ngày lập, phần trăm đã hoàn thành, có đúng tiến độ, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, đúng tiêu chuẩn thiết kế không, nội dung biên bản, người lập biên bản, đại diện bên A(Ban quản lý dự án), đại diện bên B (nhà thầu). KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 43/244 Thời điểm Nhà thầu Nhân viên của công ty Cấp trên Hình 1-11 Sơ đồ nghiệp vụ quá trình theo dõi thực hiện Đã hoàn thành hoặc Không được thực hiện tiếp Gói thầu đang thực hiện Lập KHĐT cho gói thầu này Kết thúc gói thầu Kết thúc dự án Điều chỉnh kế hoạch rót vốn Không điều chỉnh kế hoạch rót vốn S Đ Đ S Bắt đầu lặp Kiểm tra đột xuất tiến độ thực hiện gói thầu của nhà thầu Bỉên bản kiểm tra tiến độ thực hiện Lập văn bản nghiệm thu Nhà thầu thực hiện tiếp gói thầu Điều chỉnh kế hoạch rót vốn Kết thúc Gói thầu đã hoàn thành? Dự án đã hoàn thành? Xét duyệt tiến độ thực hiện KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 44/244 1.2.2.4 Kết thúc dự án Sau khi tất cả các gói thầu của dự án đã thực hiện xong, ta sẽ lập biên bản nghiệm thu (hay bàn giao) dự án gồm thông tin: số biên bản, người lập, ngày lập, thông tin tổng quát về thời gian thực tế thực hiện gói thầu. Ngoài ra trong suốt quá trình từ khi xúc tiến hình thành dự án cho đến khi thực hiện dự án, bất kì lúc nào cũng có thể ra quyết định hủy dự án. Thông tin quyết định hủy dự án gồm: số quyết định, ngày lập quyết định, người ký, lý do hủy, nội dung hủy dự án. 1.2.3 Quá trình thẩm định Trong suốt quá trình xúc tiến hình thành dự án, đấu thầu thì việc thẩm định các loại hồ sơ xuất hiện nhiều lần như: thẩm định dự toán (giai đoạn xúc tiến hình thành dự án), thẩm định kế hoạch đấu thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu, thẩm định hồ sơ dự thầu trúng thầu (giai đoạn đấu thầu). Thẩm định có một qui trình riêng, đầu vào là hồ sơ cần thẩm định, đầu ra là kết quả xét duyệt hồ sơ. Có hai hình thức thẩm định: tổ chức hợp thẩm định và thẩm định qua ý kiến. được thực hiện theo qui trình sau: KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 45/244 Hình 1-12 Sơ đồ nghiệp vụ Quá trình thẩm định a/ Nhận hồ sơ yêu cầu thẩm định Khi có hồ sơ quan trọng sẽ trình lên cấp trên và yêu cầu thẩm định. Người nhận hồ sơ sẽ xác định hình thức thẩm định, ghi lại biên nhận và các nội dung chính cần phải thẩm định. Biên nhận phải ghi rõ người nhận, ngày nhận, người nộp hồ sơ, hình thức thẩm định để làm cơ sở sau này. Hồ sơ cần thẩm định Không Có Nhận hồ sơ cần thẩm định Lập giấy mời tham gia thẩm định Nhận ý kiến phản hồi Tổng hợp ý kiến phản hồi Họp thẩm định Phê duyệt kết quả thẩm định Có yêu cầu thẩm định lại không? Quyết định kết quả thẩm định Văn bản tổng hợp ý kiến phản hồi Biên bản họp thẩm định Văn bản quyết định Thẩm định qua ý kiến Họp thẩm định Loại thẩm định KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 46/244 b/ Lập giấy mời tham gia thẩm định Sau khi đã nhận hồ sơ, sẽ lên danh sách các cá nhân liên quan và công ty có chuyên môn để lập giấy mời tham gia thẩm định. Giấy mời theo mẫu có nội dung sau: z Nếu là thẩm định qua ý kiến, giấy mời phải ghi rõ thời gian hết hạn phản hồi ý kiến, loại hồ sơ thẩm định, nội dung thẩm định. z Nếu là tổ chức họp thẩm định, giấy mời sẽ có thêm thông tin ngày giờ tổ chức họp thẩm định, địa điểm tổ chức họp thẩm định. Giấy mời sau khi lập xong sẽ được gửi đến các cá nhân, công ty. Đối với thẩm định qua ý kiến, sẽ gửi hồ sơ cần thẩm định kèm với giấy mời. c/ Tổ chức thẩm định ™ Đối với Thẩm định qua ý kiến Ý kiến thẩm định phải được phản hồi về trước thời hạn đã ghi trong giấy mời. Đối với các công ty sẽ do một người đại diện của công ty đó chịu trách nhiệm xem xét hồ sơ. Khi phản hồi bên cạnh những ý kiến thẩm định cho từng nội dung: đồng ý, không đồng ý, ý kiến bổ sung, ý kiến khác còn phải ghi rõ thông tin của người phản hồi, ngày nhận ý kiến phản hồi và số văn bản phản hồi (nếu có). Hết hạn phản hồi ý kiến, sẽ do người có chuyên môn tổng hợp lại ý kiến phản hồi. Sau khi xem xét các văn bản phản hồi ý kiến người tổng hợp sẽ thống kê số lượng ý kiến phản hồi, đối với từng hạng mục thì có bao nhiêu ý kiến đồng ý. Từ đó kết luận là nội dung đó được duyệt hay không, nêu lên ý kiến khác(nếu có), ý kiến bổ sung (nếu có). Văn bản tổng hợp ý kiến phải ghi rõ ngày tổng hợp, người tổng hợp và kết luận chung cho toàn hồ sơ thẩm định là: được duyệt, không được duyệt, yêu cầu chỉnh sửa lại và phải ghi rõ lý do vì sao có kết luận đó. Tổng hợp xong sẽ đưa văn bản cho cấp trên xét duyệt kết quả tổng hợp. ™ Đối với Tổ chức họp thẩm định Vào ngày giờ đã định trong giấy mời, sẽ tổ chức họp thẩm định. Các cá nhân tham gia thẩm định sẽ cùng nhau thảo luận, bàn bạc ý kiến cho từng hạng mục. Sau khi họp thẩm định xong, sẽ có biên bản họp thẩm định ghi nhận lại các kết quả cuối cùng. Biên bản họp thẩm định gồm có các nội dung: số biên bản, ngày lập, người lập, thẩm định cho hồ sơ nào, ngày giờ bắt đầu và kết thúc họp thẩm định, địa KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 47/244 điểm tổ chức họp thẩm định, những ý kiến đặc trưng, chi tiết thẩm định đối với từng nội dung hạng mục có bao nhiêu phần trăm đồng ý, kết luận cuối cùng có đồng ý hay không, nêu ý kiến bổ sung, ý kiến khác(nếu có), kết quả thẩm định hồ sơ là duyệt, không duyệt, yêu cầu chỉnh sửa lại, lý do. Đính kèm đó là danh sách các cá nhân tham gia thẩm định và vai trò của cá nhân trong cuộc họp. Biên bản họp thẩm định sau khi được lập xong sẽ được gửi lên cho cấp trên phê duyệt kết quả thẩm định. d/ Phê duyệt kết quả thẩm định Khi nhận được văn bản tổng hợp ý kiến hoặc biên bản họp thẩm định thì cấp trên hay người có thẩm quyền sẽ phê duyệt là đồng ý hay không đồng ý với kết quả thẩm định. Nếu kết quả thẩm định không được duyệt sẽ phải tồ chức thẩm định lại. Nếu kết quả phê duyệt là đồng ý, sẽ ra văn bản quyết định kết quả thẩm định. Văn bản quyết định có thông tin: số quyết định, ngày ký, người ký, nội dung quyết định và kết quả thẩm định. Đến lúc này quá trình thẩm định hồ sơ sẽ kết thúc. Kết quả thẩm định sẽ được thông báo trong thời hạn nhất định (theo qui định của công ty). KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 48/244 1.3 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU BÀI TOÁN Sau khi tìm hiểu nghiệp vụ quá trình xúc tiến hình thành, đấu thầu và theo dõi thực hiện dự án, ta xác định và giới hạn lại các yêu cầu chính mà đề tài cần thực hiện. 1.3.1 Yêu cầu chức năng 1.3.1.1 Lưu trữ - Tờ trình xin lập dự án, thông tin xét duyệt tờ trình. - Thông tin dự án. - Hồ sơ dự toán của dự án, thông tin xét duyệt (nếu có). - Tờ trình xin cấp vốn cho dự án, kế hoạch cấp vốn, phiếu cấp vốn. - Kế hoạch đấu thầu của dự án, thông tin xét duyệt (nếu có). - Hồ sơ mời thầu của gói thầu, thông báo mời thầu, thông tin xét duyệt hồ sơ mời thầu. - Thông tin hồ sơ dự thầu, biên nhận nhận hồ sơ dự thầu, thông tin xét duyệt hồ sơ dự thầu trúng thầu. - Biên bản đóng thầu, biên bản mở thầu, biên bản xét chọn hồ sơ dự thầu, biên bản chấm điểm, biên bản xét thầu, hợp đồng thầu. - Kế hoạch rót vốn cho gói thầu, phiếu rót vốn - Kế hoạch cấp vốn cho dự án, phiếu cấp vốn. - Biên bản kiểm tra tiến độ thực hiện của các gói thầu, thông tin xét duyệt biên bản kiểm tra, biên bản nghiệm thu gói thầu, biên bản nghiệm thu dự án - Hồ sơ thẩm định, giấy mời tham gia thẩm định, biên bản họp thẩm định, thông tin phản hồi ý kiến, văn bản tổng hợp ý kiến phản hồi, thông tin phê duyệt kết quả thẩm định, quyết định phê duyệt hồ sơ thẩm định. - Các quyết định thành lập dự án, hủy dự án - Thông tin về các danh mục thuộc lĩnh vực đầu tư: lọai dự án, hình thức đầu tư, nhóm dự án,…; các danh mục thuộc lĩnh vực đấu thầu: hình thức chọn nhà thầu, hình thức đấu thầu,..; các danh mục khác: chức vụ, phòng ban,.. - Thông tin nhân viên. - Thông tin các công ty liên quan và những người đại diện cho các công ty. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 49/244 1.3.1.2 Xử lý - Xử lý, cập nhật tình trạng của các loại hồ sơ theo đúng qui trình nghiệp vụ. - Phát sinh mã tự động cho các loại hồ sơ theo các tham số do người dùng tự qui định. - Tính toán tự động vốn đầu tư của dự án, giá từng gói thầu, hạng mục khi lập dự toán. Tự động cập nhật vốn đầu tư của dự án, giá gói thầu, giá hạng mục khi một hồ sơ dự toán được xét duyệt. - Tính số lượng ý kiến đồng ý trên tổng ý kiến phản hồi trong quá trình thẩm định. - Thống kê danh sách những người phản hồi ý kiến và chưa phản hồi ý kiến. - Xếp hạng tự động danh sách hồ sơ dự thầu dựa trên các tiêu chuẩn xét thầu. - Phát sinh tự động các giai đoạn cấp rót vốn định kỳ, kiểm sóat được giai đọan nào đã cấp, đã quá hạn cấp hay chưa cấp. - Tự động có tín hiệu thông báo bằng màu sắc về những hồ sơ đang năm trong giai đoạn nào và bước kế tiếp sẽ thực hiện việc gì, thông báo hồ sơ nào cần xét duyệt, yêu cầu xét duyệt nhưng đã quá lâu mà chưa xét duyệt, hồ sơ nào đã xét duyệt. - Tính tổng số vốn đã cấp cho dự án, rót cho gói thầu. - Tính toán ngày thực tế bắt đầu và kết thúc của gói thầu dựa vào các biên bản kiểm tra trong quá trình thực hiện gói thầu. Từ đó tính ra được ngày thực tế bắt đầu và kết thúc của dự án. - ….. 1.3.1.3 Tra cứu ™ Tra cứu dự án theo các tiêu chuẩn: z Tình trạng của dự án: mới lập tờ trình, yêu cầu chỉnh sửa dự án, tờ trình đã được duyệt, đã lập dự toán, yêu cầu chỉnh sửa dự toán, dự án được hình thành, Dự án đang trong quá trình thực hiện, dự án bị hủy, dự án kết thúc z hình thức đầu tư, chủ đầu tư, loại dự án, hình thức quản lý dự án… KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 50/244 ™ Tra cứu hồ sơ thầm định theo các tiêu chuẩn: z Tình trạng thẩm định: mới nhận hồ sơ, đã lập giấy mời, đã tồ chức họp thẩm định, đã tổng hợp ý kiến, kết quả thẩm định đã được duyệt.. z Loại hồ sơ thẩm định: hồ sơ dự toán, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu… z Hình thức thẩm định: họp thẩm định, thẩm định qua ý kiến. ™ Tra cứu gói thầu ™ Tra cứu các loại hồ sơ theo nhiều tiêu chuẩn: z Hồ sơ dự toán. z Kế hoạch đấu thầu. z Hồ sơ mời thầu. z Hồ sơ dự thầu. 1.3.1.4 Báo cáo – Thống kê z Báo cáo tiến độ thực hiện của dự án, của gói thầu. z Báo cáo kế hoạch và tiến độ cấp, rót vốn. z Thống kê dự án theo tình trạng. z Thống kê gói thầu . z Thống kê các hạng mục. 1.3.2 Yêu cầu phi chức năng 1.3.2.1 Đối với nguời sử dụng z Dễ sử dụng: giao diện đơn giản gần gũi với người dùng, các chức năng bố trí theo đúng qui trình nghiệp vụ. z Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. z Tính toán, tra cứu, xử lý nhanh. z Thực hiện đúng qui trình nghiệp vụ. 1.3.2.2 Đối với phân mềm z Tích hợp được với hệ thống ERP, thực hiện giao diện đa ngôn ngữ. z Xử lý dữ liệu theo cơ chế 3 lớp Server-client. z Dễ mở rộng, dễ tiến hoá, xử lý chương trình theo cơ chế tham số hoá. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 51/244 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ 2.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU Dựa vào thông tin nghiệp vụ và các yêu cầu của đề tài, phần này sẽ phân tích và đặc tả yêu cầu qua các sơ đồ Usecase. Mục đích chương trình là phục vụ việc lưu trữ và quản lý thông tin của dự án một cách có logic và nhất quán. Nên chương trình không thực hiện phân quyền, đối tượng sử dụng có thể là: thư ký, giám đốc, trưởng dự án, trưởng phòng….được xác định chung thành một tác nhân là Nhân Viên Vì có quá nhiều chức năng, để việc trình bày được rõ ràng nên những chức năng sẽ phân chia thành 5 nhóm chính: - Nhóm chức năng thuộc quá trình hình thành dự án - Nhóm chức năng thuộc quá trình đấu thầu - Nhóm chức năng thuộc quá trình thẩm định - Nhóm chức năng thuộc quá trình theo dõi thực hiện - Nhóm chức năng thuộc Báo cáo-Thống kê-Quản lý danh mục-Tra cứu 2.1.1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án Laäp/hieäu chænh tôø trình thaønh laäp döï aùn Xeùt duyeät tôø trình xin thaønh laäp döï aùn Nhaäp hieäu chænh thoâng tin döï aùn Nhaäp/hieäu chænh hoà sô döï toaùn vaø tôø trình xin caáp voán Thaåm ñònh/xeùt duyeät hoà sô döï toaùn vaø tôø trình xin caáp voán Nhaân Vieân Hình 2-1 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình hình thành dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 52/244 2.1.1.1 Lập/hiệu chỉnh tờ trình thành lập dự án a/ Mô tả Usecase này hỗ trợ người sử dụng lập mới, xem hay chỉnh sửa thông tin của tờ trình đề xuất lập dự án, xuất tờ trình thành tập tin văn bản nếu người dùng yêu cầu. b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản z Lập mới tờ trình Người dùng nhập các thông tin của tờ trình và dự án: Số tờ trình, số biên nhận, ngày lập, người lập, nội dung tờ trình, thông tin về dự án: mã dự án tên dự án, tổng quan, địa điểm, mục tiêu, ngày khởi công, ngày hoàn thành, vốn đầu tư, công ty lập dự án, chủ đầu tư… Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu nhập vào. ƒ Nếu dữ liệu hợp lý hệ thống thêm mới tờ trình và dự án vừa nhập. ƒ Nếu người dùng muốn nhập/xem/chỉnh sửa thông tin xét duyệt tờ trình, hệ thống sẽ gọi Usecase Xét duyệt tờ trình xin thành lập dự án. ƒ Nếu người dùng muốn nhập mới/thêm/xem/chỉnh sửa thông tin dự án, hệ thống sẽ gọi usecase Nhập/chỉnh sửa thông tin dự án. z Xem tờ trình Người dùng nhập hay chọn số trình cần xem. Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của tờ trình trong dữ liệu theo số tờ trình, nếu tồn tại hệ thống sẽ hiển thị thông tin tờ trình. z Chỉnh sửa tờ trình Người dùng nhập hay chọn số trình cần chỉnh sửa. Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của tờ trình trong dữ liệu theo số tờ trình, nếu tồn tại hệ thống sẽ hiển thị thông tin tờ trình. Người dùng nhập thông tin cần chỉnh sửa. Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu, nếu hợp lệ hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu mới chỉnh sửa. ™ Dòng đặc biệt Hệ thống sẽ thông báo khi: người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, hay nhập số tờ trình, mã dự án không đúng tình trạng. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 53/244 c/ Điều kiện trước khi thực hiện Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống. d/ Điều kiện sau khi thực hiện Sau khi thực hiện tác vụ hệ thống sẽ thêm mới tờ trình, dự án vào CSDL hay cập nhật những thông tin mới chỉnh sửa. 2.1.1.2 Xét duyệt tờ trình xin thành lập dự án a/ Mô tả Usecase này thực hiện khi người dùng có yêu cầu xét duyệt tờ trình xin lập dự án, xem/chỉnh sửa thông tin xét duyệt. Usecase thông báo cho người sử dụng biết tờ trình nào đã xét duyệt, chưa xét duyệt hay đã quá hạn mà vẫn chưa xét duyệt. b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản Người dùng muốn xem danh sách tờ trình đã xét duyệt, chưa xét duyệt hay đã quá hạn qui định nhưng vẫn chưa xét duyệt thì chọn mục chọn tương ứng. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tờ trình theo yêu cầu ở trên. Hệ thống có thể in danh sách tờ trình nếu người dùng yêu cầu. Nếu muốn xét duyệt hay xem thông tin tờ trình và thông tin xét duyệt thì người dùng nhấp chuột hai cái vào tờ trình cần xem z Nếu tờ trình chưa xét duyệt: hệ thống sẽ hiển thị thông tin tờ trình, người dùng nhập thông tin xét duyệt: ngày xét duyệt, người xét duyệt, kết quả xét duyệt, lý do, người ký, ngày ký. Hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu thông tin xét duyệt. z Nếu tờ trình đã xét duyệt: hệ thống hiển thị thông tin tờ trình và thông tin xét duyệt. Nếu còn thời hạn chỉnh sửa thì người dùng có thể chỉnh sửa thông tin xét duyệt, hệ thống kiểm tra dữ liệu và cập nhật thông tin mới chỉnh sửa. ™ Dòng đặc biệt Hệ thống sẽ thông báo khi: người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ hay nhập tờ trình không tồn tại. c/ Điều kiện trước khi thực hiện Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống và phải có tờ trình xin lập dự án. d/ Điều kiện sau khi thực hiện Hệ thống sẽ cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 54/244 2.1.1.3 Nhập/hiệu chỉnh thông tin dự án a/ Mô tả Usecase này thực hiện khi nguời dùng muốn xem, nhập, bổ sung, xóa hay chỉnh sửa thông tin dự án. b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản Người dùng chọn dự án cần thao tác. Nếu dự án tồn tại, hệ thống sẽ hiện thị các thông tin đã có của dự án. Tùy tình trạng dự án, người dùng có thể nhập thêm hoặc chỉnh sửa thông tin dự án. Thông tin dự án: z Thông tin chính: mã dự án, tên dự án, chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, công ty lập dự án, Lĩnh vực đầu tư, hình thức quản lý dự án, hình thức đầu tư, số bước thiết kế, tiêu chuẩn thiết kế, nhóm thiết kế, loại dự án, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành, qui mô xây dựng, qui mô sử dụng, mục tiêu dự án, tổng quan, ghi chú z Các hạng mục của dự án: mã hạng mục, tên hạng mục, khối lượng, đơn vị tính, giá trị, thời gian khởi công, thời gian hoàn thành, nguồn vốn z Phân kỳ dự án: mã phân kỳ, tên phân kỳ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, nội dung Hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu lại những thay đổi của dự án vào CSDL. Hệ thống sẽ xoá tất cả những thông tin, hồ sơ liên quan đến dự án nếu người dùng yêu cầu. ™ Dòng đặc biệt Hệ thống sẽ thông báo lỗi khi: người dùng nhập dự án không tồn tại, hay nhập dữ liệu không hợp lệ. c/ Điều kiện trước khi thực hiện ƒ Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống ƒ Phải nộp tờ trình xin thành lập dự án. ƒ Dự án yêu cầu chỉnh sửa phải tồn tại. d/ Điều kiện sau khi thực hiện Hệ thống sẽ cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 55/244 2.1.1.4 Nhập/ hiệu chỉnh hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn a/ Mô tả Usecase này hỗ trợ người dùng lập hồ sơ dự toán cho các hạng mục trong dự án, Tính giá hạng mục từ các chi phí khi thực hiện hạng mục, tính tổng dự toán của dự án, sau đó lập ra các gói thầu và phân phát các hạng mục vào các gói thầu, tính giá của gói thầu. Từ các thông tin dự toán, người dùng có thể lập tờ trình xin cấp vốn cho dự án, xem/ chỉnh sửa thông tin dự toán. Hệ thống còn cho biết dự án nào đã lập dự toán hay chưa lập dự toán (màu xanh: đã lập dự toán, màu đen cần lập dự toán). b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản z Nhập mới hồ sơ dự toán Người dùng chọn/ nhập dự án cần nhập hồ sơ dự toán. Hệ thống kiểm tra tình trạng dự án có nằm trong giai đoạn lập dự toán hay không? nếu có thì người dùng nhập thông tin dự toán: mã hồ sơ dự toán, ngày lập, số văn bản đơn giá, ngày văn bản đơn giá, số thông báo giá, ngày thông báo giá, các thành viên tham gia lập hồ sơ: mã nhân viên, hoặc mã công ty. Hệ thống sẽ thêm mới hồ sơ dự toán, người dùng tiếp tục nhập thông tin dự toán cho từng hạng mục.Người dùng chọn hạng mục cần dự toán, hệ thống hiển thị thông tin hạng mục, người dùng nhập them hay chỉnh sửa thông tin hạng mục:tên hạng mục, khối lượng quy mô, giải pháp thực hiện, ngày hạng mục bắt đầu, ngày hạng mục kết thúc, tiêu chuẩn thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật, ghi chú, các chi phí cho hạng mục. Hệ thống sẽ tính giá dự toán cho hạng mục bằng tổng các chi phí, cập nhật thông tin dự toán cho từng hạng mục xuống cơ sở dữ liệu. Khi dự toán hết các hạng mục trong dự án, người dùng sẽ phân các hạng mục vào các gói thầu với thông tin: mã gói thầu, tên gói thầu, nội dung gói thầu, địa điểm thực hiện, chọn các hạng mục cho gói thầu, ngày bắt đầu gói thầu, ngày kết thúc gói thầu, ghi chú. Hệ thống kiểm tra dữ liệu, tự động tính giá gói thầu bằng tổng giá hạng mục trong gói thầu, cập nhật thông tin xuống cơ sở dữ liệu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 56/244 z Xem/chỉnh sửa hồ sơ dự toán Người dùng nhập mã dự án hoặc chọn dự án từ danh sách cần xem hồ sơ dự toán, chọn mã hồ sơ dự toán cần xem. Nếu còn thời hạn chỉnh sửa thì người dùng sẽ nhập thông tin chỉnh sửa. Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào, cập nhật thông tin xuống cơ sở dữ liệu. z Lập tờ trình xin cấp vốn Hệ thống sẽ tính được vốn đầu tư xin cấp bằng tổng dự án, người dùng có thể chỉnh sửa số vốn cấp, nhập thông tin: số tờ trình, ngày lập, người lập. Hệ thống kiểm tra sự hợp lý của dữ liệu, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu. ™ Dòng đặc biệt Hệ thống sẽ thông báo khi: dự án chưa đến giai đoạn lập dự toán, dự án đã lập dự toán rồi nhưng chưa được xét duyệt, mã dự án không tồn tại, mã hồ sơ dự toán không tồn tại, dữ liệu nhập thiếu, không hợp lệ. c/ Điều kiện trước khi thực hiện ƒ Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống. ƒ Tờ trình xin lập dự án phải được duyệt. ƒ Khi muốn lập tờ trình xin cấp vốn thì phải dự toán hết các hạng mục của dự án. d/ Điều kiện sau khi thực hiện ƒ Hệ thống sẽ cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu ƒ Phát sinh tờ trình xin cấp vốn thành tập tin văn bản. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 57/244 2.1.1.5 Thẩm định/xét duyệt hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn a/ Mô tả Usecase này thực hiện khi người dùng muốn xét duyệt hay thẩm định hồ sơ dự toán, xem thông tin xét duyệt. Usecase cho biết hồ sơ dự toán nào đã xét duyệt rồi và hồ sơ dự toán nào cần phải xét duyệt. b/ Dòng sự kiện Người dùng chọn mục chọn là xét duyệt hay thẩm định hồ sơ dự toán. ™ Dòng cơ bản z Xét duyệt Người dùng chọn hồ sơ dự toán cần xét duyệt: màu xanh là đã xét duyệt, màu đen là chưa xét duyệt, màu đỏ là đã quá hạn qui định nhưng chưa xét duyệt. Người dùng nhập thông tin xét duyệt: ngày xét duyệt, người xét duyệt, kết quả xét duyệt, lý do. Hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu vào CSDL. z Thẩm định (giống usecase 2.1.2.19 Nhập/hiệu chỉnh hồ sơ thẩm định, được trình bày sau ) ™ Dòng đặc biệt Hệ thống sẽ thông báo lỗi nếu: nhập dữ liệu không hợp lệ, nhập mã hồ sơ dự toán không tồn tại. c/ Điều kiện trước khi thực hiện ƒ Phải đăng nhập vào hệ thống ƒ Dự án đã lập hồ sơ dự toán và tờ trình xin xấp vốn. d/ Điều kiện sau khi thực hiện Hệ thống sẽ cập nhật những thay đổi vào CSDL. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 58/244 2.1.2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu Nhaäp/hieäu chænh keá hoaïch ñaáu thaàu Thaåm ñònh/xeùt duyeät keá hoaïch ñaáu thaàu Nhaäp/ hieäu chænh hoà sô môøi thaàu Thaåm ñònh/xeùt duyeät hoà sô môøi thaàu Laäp danh saùch mô øi tha àu Laäp bieân nhaän nhaän hoà sô döï thaàu Nhaäp/hieäu chænh bieân baûn ño ùng thaàu Nhaäp hieäu chænh bieân baûn môû thaàu Nhaäp/hieäu chænh noäi dung hoà sô döï thaàu Xeùt choïn hoà sô döï thaàu Nh aäp/ h ieäu chæn h hô ïp ño àng thaàu Thaåm ñònh/xeùt duyeät hoà sô döï thaàu truùng thaàu Nhaân Vieân Xeùt thaàu Hình 2-2 Sơ đồ Usecase Quản lý quá trình đấu thầu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 59/244 2.1.2.1 Nhập/ hiệu chỉnh kế hoạch đấu thầu a/ Mô tả Usecase này thực hiện khi người dùng muốn lập mới/xem/chỉnh sửa kế hoạch đầu thầu. Usecase thông báo dự án nào đã lập kế hoạch đấu thầu, dự án nào cần lập kế hoạch đấu thầu: màu xanh là đã lập, màu đen là cần lập hay chỉnh sửa kế hoạch đấu thầu. b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản z Nhập mới kế hoạch đấu thầu Hệ thống hiển thị những dự án và gói thầu có tình trạng thích hợp để có thể nhập mới, hiệu chỉnh hay xem kế hoạch đấu thầu. Người sử dụng có thể chọn (nhấn F4) hoặc nhập vào Mã dự án cần lập kế hoạch đấu thầu và các thông tin chính của kế hoạch đấu thầu cho dự án Người sử dụng có thể phân chia lại các hạng mục vào các gói thầu và lập kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu đó. Thông tin cơ bản kế hoạch đấu thầu gói thầu: mã gói thầu, tên gói thầu, giá gói thầu, thời gian khởi công, thời gian hoàn thành, loại hợp đồng, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, nguồn tài chính, thời gian tổ chức đấu thầu,.. Hệ thống kiểm tra dữ liệu và thêm mới kế hoạch đấu thầu vào CSDL. z Xem/chỉnh sửa kế hoạch đấu thầu Người sử dụng có thể chọn (nhấn F4) hoặc nhập vào Mã dự án cần lập kế hoạch đấu thầu và các thông tin chính của kế hoạch đấu thầu cho dự án Người dùng chọn mã kế hoạch đấu thầu cần xem, hệ thống kiểm tra sự tồn tại của kế hoạch đấu thầu và hiển thị thông tin. Nếu còn trong giai đoạn chỉnh sửa, người dùng có thể nhập thông tin chỉnh sửa, hệ thống kiểm tra dữ liệu và cập nhật thông tin vào CSDL. ™ Dòng đặc biệt Hệ thống thông báo lỗi khi: người dùng nhập mã dự án không tồn tại, hay dự án không ở trong giai đoạn lập kế hoạch đấu thầu, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ quản lý dự án trong doanh nghiệp Trang 60/244 c/ Điều kiện trước khi thực hiện Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống, dự án phải được duyệt. d/ Điều kiện sau khi thực hiện Hệ thống sẽ thêm, cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu. 2.1.2.2 Thẩm định/xét duyệt kế hoạch đấu thầu Usecase này thực hiện khi người dùng muốn xét duyệt hay thẩm định kế hoạch đấu thầu, xem thông tin xét duyệt. ( Giống như Usecase 2.1.2.5 Thẩm định/xét duyệt hồ sơ dự toán và tờ trình xin cấp vốn, đã trình bày ở trên). 2.1.2.3 Nhập/ hiệu chỉnh hồ sơ mời thầu a/ Mô tả Usecase này thực hiện khi người dùng muốn nhập/xem/chỉnh sửa hồ sơ dự thầu cho một gói thầu. Hệ thống thông báo gói thầu nào đã lập hồ sơ mời thầu và gói thầu nào cần phải lập hồ sơ mời thầu, cho biết tình trạng của gói thầu. b/ Dòng sự kiện ™ Dòng cơ bản z Nhập mới hồ sơ mời thầu Người dùng nhập mã dự án, hệ thống kiểm tra sự tồn tại của dự án và tình trạng của dự án. Người dùng nhập mã gói thầu cần nhập hồ sơ mời thầu, hệ thống kiểm tra sự tồn tại gói thầu và tình trạng của gói thầu. Người dùng nhập mã kế hoạch đấu thầu gói thầu, hệ thống kiểm